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CLASIFICACION DE LA AUDITORIA
Es conveniente exponer las distintas formas de practicar la auditora la mayor
parte de los expertos en la materia, adoptando formas especificas de abordarlas
de acuerdo con las clases de auditora existente en relacin con la que se ha
decidido aplicar.
Entre otras cosas, esto nos conduce a considerar las similitudes y diferencias de
las principales formas de practicar la auditora.
2) ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS:
-Manuales de organizacin
-Polticas
-Anlisis de puestos. etc.
3) REGISTROS CONTABLES:
-Descripcin del sistema
-Gua de contabilizacin
-Formas, registros e informes.
-Presupuestos. etc.
4) DE GRFICAS
-Punto de equilibrio
-Ventas
-Produccin. etc.
5) GENERAL
-Folletos de antecedentes histricos
-Locales para oficinas, almacn, plantas, sucursales.
-Atencin a clientes, empleados y proveedores. etc.
Representacin grfica del plan de auditora Administrativa
Para la descripcin grfica del plan general y de los programas especficos de
la investigacin, se recomienda utilizar graficas de flechas diagramas red,
como los que son utilizados en las tcnicas de camino critico y tcnicas de
programacin, evaluacin y revisin, tambin los llamados diagramas de
bloque o de barras como los de Gantt.
Programas de auditora administrativa
La elaboracin de un mtodo sistemtico del procedimiento de auditora
administrativa constituye, hasta cierto punto, una norma uniforme sobre la cual
es sumamente til basarse.
Los programas son medios que sirven de gua al auditor administrativo y a sus
ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se
cubrirn todos los aspectos.
Los programas se concretan a sealar slo orientaciones sobre la forma en
que habr de plantearse la revisin y una serie de procedimientos de los
cuales se seleccionaran los que se estimen convenientes para la obtencin de
datos, en base con las circunstancias; en l se registrar posteriormente lo
hecho por el auditor para dar cumplimiento a cada uno de los pasos.
Aun cuando resulta cierto, en algunos aspectos, que los detalles del
procedimiento proporcionan al auditor administrativo cierto grado de
flexibilidad, los mtodos establecidos, en general, deben ser apoyados por la
totalidad del personal de auditora, a efecto de mantener un control apropiado
sobre el programa completo.
Clasificacin de los programas
El desarrollo de los procedimientos de auditora, que son establecidos como
gua de trabajo, se puede modificar o adaptar de acuerdo con las
circunstancias en cada caso particular.
Los programas se clasifican en:
1- PROGRAMAS GENERALES:
Son aquellos que se limitan a un enunciado genrico de los procedimientos de
auditora que se deben aplicar, con mencin de los objetivos particulares.
2-PROGRAMAS ANALITICOS:
Son aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar los
procedimientos de auditora administrativa.
3- PROGRAMAS TIPO:
Son aquellos que enumeran los procedimientos de auditora a seguirse en
situaciones afines a dos o ms empresas.
4- PROGRAMAS POR REAS:
Son aquellos que se preparan para el desarrollo de la revisin de cada una de
las funciones de la empresa, como gerencia, ventas, produccin, compras,
personal, etc.
CONVENIO, CARTA COMPROMISO
Recopilacin de datos.
Registro de datos.
Anlisis de datos.
Conclusiones.
-Observacin.
-El cuestionario.
-La entrevista.
La base sobre la que giran estas tcnicas es substancialmente la misma, o sea,
todas aplican sistemticamente a las siguientes preguntas claves:
Quin? De qu se trata?, Cules son los sucesos?
Qu? Qu deber ser investigado?
Cmo? Cmo se producen?
INVESTIGACIN DOCUMENTAL
Trata principalmente de recolectar y hacer un primer examen de la informacin
que exista, grfica y escrita, sobre el objeto definido de estudio que se trate.
Toda tcnica de investigacin requiere de:
Fuentes. Las fuentes son los archivos privados.
Medios. Son aquellos documentos
(administrativos, contables, estadsticos).
como
formas,
reportes,
informes
conozca todos y cada uno de los datos; sino principalmente, porque no toma en
cuenta el tiempo requerido y los medios para transmitir esos datos a la direccin.
Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor administrativo es
transmitir de una manera eficaz la informacin que ha obtenido en sus
investigaciones, y que tiene que ver directamente con los problemas de la
administracin. El texto de su informe debe ser interesante y ameno, adems de
comunicar el mensaje de manera objetiva y fcil de comprender. Es necesario
presentar el informe a la mayor brevedad posible, para que la direccin pueda
actuar con oportunidad.
Un buen informe estimula la accin e influye rotundamente en una decisin que se
tome.
El informe representa para el auditor la conclusin de su actividad y, para la
direccin o cliente, el aspecto ms importante y til de esta tcnica. No debemos
aceptar una auditora total o parcial sin un informe; toda actividad de investigacin,
anlisis y evaluacin, quedara nula sin este vital elemento.
Aspectos que hacen til un informe de auditora administrativa
La utilidad de un informe de auditora administrativa depende principalmente de
los siguientes aspectos:
1.- Redaccin adecuada.
Redactar significa compilar o poner en orden; en un sentido ms preciso, consiste
en expresar por escrito los pensamientos o conocimientos ordenados con
anterioridad.
Redactar bien es construir la frase con exactitud, originalidad, concisin y claridad.
2.- Oportunidad de presentacin.
El informe de auditora tiene como finalidad la comunicacin del detalle de la
evaluacin hecha por el auditor. Pero el informe debe presentarse
oportunamente para que la direccin pueda formular adecuadamente sus planes,
ejercer acciones correctivas y tomar mejor las decisiones.
3.- Seleccin adecuada del material.
Para seleccionar adecuadamente el material que debe contener el informe, es
necesario aplicar el principio de la excepcin. O sea: la necesidad de los directivos
de concentrarse en aspectos donde no se logr lo previsto, ms bien que en los
resultados donde se obtuvo lo planeado.
La conclusin.
Entre las tcnicas que por lo comn se utilizan para realizar o auxiliar en el anlisis
de problemas administrativos, se encuentran las siguientes:
1.- Organigramas: Representan la estructura de un organismo social, se
clasifican: contenido-mbito de aplicacin-presentacin.
2.- Cuadro de distribucin del trabajo: Estudiar la posibilidad de reestructurar la
organizacin con el fin de lograr ms fcilmente los objetos.
3.- Grficas de flujo: Representar el flujo de las operaciones, por ejemplo:
operaciones-formas-hombres-productos, etc.
4.- Grficas de distribucin: Representar el bosquejo del rea fsica de trabajo,
puede ser para: maquinara-equipo-rea trabajo.
5.- Grficas estadsticas: Resumir las relaciones numricas y cronolgicas.
6.- Grficas de programacin: Planear y controlar un conjunto complejo
actividades-funciones y relaciones, por ejemplo: grfica de Gantt, PERT-CPM.
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