1.5.2.

Informes
TIPOS DE INFORMES DE INVESTIGACION
Segn la audiencia a que este destinado, el informe puede ser de enfoque
tcnico o divulgativo. Si bien ambos enfoques describen el estudio, su
metodologa, resultados, conclusiones y recomendaciones, pueden diferir
mucho en cuanto a los pormenores, estilo de redaccin, empleo de trminos
tcnicos y extensin del informe. En general, cuanto mas alto sea el rango de
los destinatarios, ms breve deber ser el informe. Algunas audiencias son
ms impresionables que otras ante la jerga tcnica y el lenguaje de los
especialistas. Pare ellos, el prrafo anterior deberla invertirse y rezar as:
"Habr una relacin inversa entre el contenido de la comunicacin escrita y la
jerarqua de los lectores".
Informe tcnico
Esta relacin casi siempre esta destinada a otros investigadores o bien a los
gerentes del departamento de investigacin; describir con detalle lo
realizado. Debe permitir a otro colega criticar la metodologa, comprobar los
clculos y la precisi6n; tambin le permitir seguir paso a paso los
procedimientos. En este informe, se pueden usar trminos como grados de
libertad, error por Hoja de respuesta, intervalo de confianza, validez externa y
confiabilidad de test-retest. Sin embargo, para facilitar la lectura hay que dar
una breve definicin de los trminos tcnicos con que el destinatario quizs
no este familiarizado. Si quiere tener una "definicion operacional" del estilo de
un informe tcnico consulte los artculos que aparecen en una revista
especializada. Si bien los autores de esa clase de artculos no suelen incluir
sus datos iniciales, tienden a utilizar un estilo y un esquema propios del
informe tcnico.
Informe divulgativo
Este informe esta destinado a una audiencia mas general, la cual no esta
familiarizada con los detalles de los mtodos y terminologa de la
investigacin (o bien no le interesan). Esta clase de lectores aprecia "el
panorama general" y "el fondo de la cuestin"; no dudara un momento en
archivar o arrojar al cesto de la basura un informe demasiado tcnico. El
estilo y la complejidad tendern a darnos la impresin de la seccin de
negocios de los peridicos ms importantes o de revistas de gran circulacin.
En comparacin con el informe tcnico, la presentacin divulgativa ser un
poco mas vivaz; se prestara mayor atencin a la redaccin de encabezados,
incluyndose ademas diagramas de flujo, graficas, Tablas y a veces
resmenes recalcar los puntos centrales. Al preparar una relacin de este
tipo, no debe tratarse de "impresionar" a los destinatarios. No se olvide que la
finalidad que se persigue no es de-. Mostrar nuestros conocimientos al lector,
sino informarle.

ORGANIZACION Y REDACCION DEL INFORME

Cuando se comienza a escribir el informe, conviene que organicemos nuestras
ideas y contenidos en un esquema estructurado que sea a la vez un "empaque "
atractivo para los frutos de nuestra labor. Si bien no hay un formato que cumpla
los requisitos de Todos los informes, los componentes que a continuaci6n
describiremos sern tiles en la mayor parte de los casos. _AI leer nuestra
exposicin de esos componentes, quizs el lector decida que uno o varios no
son indispensables para dar a conocer los resultados de su estudio. Una vez
seleccionados los elementos del esquema, conviene que haga un esbozo de los
puntos que incluir' en cada componente. Adems, se dispone de estrategias
especficas de redaccin que le sern de mucha ayuda al comenzar a escribir en
papel sus ideas.
Componentes del informe de Investigacin
CARTA DE TRANSFERENCIA
PORTADA
RESUMEN PARA EJECUTIVOS
TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCION
METODOLOGIA
RESULTADOS
LIMITACIONES
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
APENDICES
BIBLIOGRAFIA

Portada
La pagina inicial del informe propiamente dicho contiene datos como: 1) el
titulo del informe, 2) el nombre del autor (o autores) del mismo, 3) destinatario
del informe y 4) la fecha en que se preparo. Si bien algunos de estos datos
parecen duplicar la funci6n de la carta de transferencia, recuerdese que ella
probablemente no acompae al informe en su recorrido por las diversas
audiencias; cabe asimismo la posibilidad de que se conserve en la biblioteca
de la compaa o en sus archivos para consultas posteriores. Esta parte del
informe debe ser breve, pero describir bien la finalidad del trabajo. Si los
objetivos se delinean con precisin, ser fcil seleccionar un titulo idneo. He
aqu algunos ejemplos de ttulos:
"Actitudes de los estudiantes ante la disponibilidad de fondos para adquirir
libros"
"Potencia de personajes importantes: eficacia de los mensajes transmitidos
por celebridades"
"Un perfil de los automovilistas de las grandes ciudades"
"Patrones de compras de los consumidores de productos
genricos" "Lentes de contacto: empieza a disminuir el mercado?"
El titulo deber ser descriptivo, pero a la vez incisivo. Tambin en este caso
no se olvide que se debe suscitar el inters por parte del lector. Pero
cualquiera que sea el titulo de su eleccin, nunca utilice este: informe de
investigacin". A nadie le importara que a una mascota le impongamos el
nombre de "Perro", pero aplicar a un trabajo el titulo de "Informe de
investigacin" nos har aparecer como personas poco creativas y sin
imaginacin.

Resumen para ejecutivos

Si el informe es largo, hay que ser realistas y pensar que algunas personas
en puestos clave quizs no tengan tiempo para leerlo ntegramente. Adems,
el hecho de proporcionar una sntesis garantizara que los lectores se
enteraran de los puntos principales que se desea darles a conocer. El
resumen para ejecutivos puede abarcar desde unos pocos prrafos hasta
una o dos paginas, segn la longitud y el grado de detalle que contenga. Al
escribir el resumen, tngase presente que puede constituir la parte mas
importante del informe, por lo cual ha de ser lo mas sucinto posible y no
incluir .trminos tcnicos. Si no puede leerlo en unos dos o tres minutos, lo
mas seguro es que sea demasiado extenso.
Tabla de contenidos
Esta seccin se ajustara al mismo formato que los puntos enumerados en la
tabla, por lo menos en lo tocante a los componentes que, a su juicio, son
importantes para el informe. En caso de informes mas cortos (por ejemplo, de
cinco paginas), este paso ser indispensable, en especial si tiene buenos
ttulos para las secciones que se incluyen. Cada seccin se identificara con un
numero romano; el numero de pagina correspondiente acompaara el
encabezado de cada seccin en la tabla de contenidos.
Introduccin ,
Algunas veces llamada "generalidades" o con otro titulo afn, esta seccin
explica por quo se realiz el estudio, es decir, el problema o pregunta de
investigacin que dio origen a el. En ciertos casos, el lector no estar
familiarizado con las circunstancias del trabajo, y entonces apreciara una
descripcin del asunto, o producto en cuestin. En esta parte hay que sealar
explcitamente los objetivos del trabajo.
Metodologa
En la seccin precedente se describi lo que se pretende hacer y los motivos.
En esta secci6n, hay que indicar cOmo se lograron los objetivos. Si la
investigacin incluye una encuesta y otra forma de obtencin de datos
primarios, describiremos Ios mtodos con que se consigui6 Ia informaci6n y los
tamaos de la muestra. En esta secci6n conviene ofrecer por lo menos una
fundamentacin sucinta de Ios motivos que justifican las tcnicas utilizadas (por
ejemplo, por que' se prefiri un cuestionario por correo a una entrevista
personal o la encuesta telef6nica). Sin embargo, no es preciso defender todos
Ios aspectos de la metodologa, pues ello lo hara aparecer ante Ios dems
como un investigador inseguro de sus procedimientos. Apoye Ias decisiones
mas trascendentes, y entonces los lectores supondrn que esta usted en
condiciones de defender las otras.
En la secci6n dedicada a la metodologa conviene explicar los mtodos de
analisis a los cuales se recurri, incluyendo una mencin de Ios paquetes
estadsticos de computadora. Si esta escribindose un informe divulgativo, no
se detenga en detalles tcnicos ni alargue demasiado el material anexando
copias del cuestionario, instrucciones para los trabajadores de Campo, datos

iniciales o clculos. El apndice es con mucho la parte mas apropiada para ese
material, pues a muchos lectores no Ies interesa.
Resultados
Esta secci6n es la parte medular del informe y, por lo mismo, merece atenci6n
especial. Una combinacin de texto con graficas, tablas y diagramas tendera a
dar excelentes resultados, aunque a veces tal recomendacin resulta difcil de
poner en practica. Ante todo, hemos de ser muy organizados en esta secci6n y
presentar los hallazgos en forma clara, coherente y visualmente atractiva.
Aunque es tentador incluir todo cuanto se ha descubierto, procrese limitar la
presentaci6n a los resultados de mayor importancia; los dems pueden
relegarse al apndice. Un problema comn, especialmente en los informes de
investigacin elaborados por estudiantes, ocurre cuando el autor de un informe
de investigacin por encuesta se limita a ofrecer una serie de frecuencias de
respuesta, una para cada punto del cuestionario. En ello se refleja no s6lo la
falta de empeo, sino tambin poca creatividad. No todas las preguntas darn
origen a resultados que son significativos a interesantes; es preferible ser
riguroso al momento de decidir cuales figuraran en esta secci6n del informe.
Limitaciones
Esta secci6n de informe plantea un dilema. Por una parte, estamos tratando de
impresionar al lector con nuestra rigurosidad y profesionalismo, de comunicarle
nuestros hallazgos y, quiz, de convencerlo de la conveniencia de cierto curso
de accin. Por otra parte, ningn estudio es perfecto; hay muchas cosas que
pudieran haber sido hechas en otra forma. Si hubiramos tenido mas tiempo,
dinero o ayuda tcnica. Adems, podramos haber tenido los tipos de
problemas que a menudo surgen en los trabajos reales, en la investigacin y en
otras actividades; por ejemplo, por enfermedad a veces debe sustituirse a un
entrevistador entre la premedicin y posmedicin de un experimento. Y esto, a
su vez, puede provocar el problema de validez interna denominado
instrumentaci6n.
Las opciones disponibles en esta situacin se localizan entre dos extremos:
1.
Omitir totalmente la secci6n. Se trata de la actitud del avestruz; ni al
empleado ni al cliente se le da a conocer todo lo relacionado con el trabajo y
con los hallazgos. Pese a las mejores intenciones del investigador, es posible
que la ciudad escogida para el experimento de publicidad no sea
completamente representativa de otras ciudades del pas. Si la campaa del
nuevo anuncio se lanza a nivel nacional y fracasa, es muy probable que el
investigador se encuentre molesto y sin empleo porque entrego Ia secci6n de
"limitaciones" despus del hecho.
2.
Hacer una autocrtica del informe. Esta decisi6n asegurara que ni el
investigador ni Ios resultados de su labor merecern una seria consideracin
por parte de la gerencia de mercadotecnia; e incluso habr quienes se
pregunten por que se efectu6 un estudio que adolece de tantas Fallas.

Bibliografa
Si algunas partes del informe se fundan en datos secundarios, inclyase una
secci6n bibliografica para enumerar Ias publicaciones o fuentes que se han
consultado. Esta parte del informe puede destinarse a pies de paginas, pues
ponerlas dentro del texto puede dificultar la lectura del mismo.
Redaccin del Informe Nivel de formalidad
Al escribir un informe formal, se recomienda evitar los pronombres personales
"Yo", "Nosotros", etc,' Su empleo hace que el informe parezca un diario
personal y no una descripcin de un trabajo serio. Con un poco de prctica, se
aprende a no utilizarlos. Sin embargo, al hacerlo no hay que caer en los
extremos, pues entonces el informe parecer un documento escrito por un
refinado lingista o literato. He aqu algunos ejemplos de c8mo evitar esas
palabras:
I. "Me situ en la entrada principal de la galera y aplique el mtodo de
muestreo sistemtico, entrevistando a cada dcima persona que sala de la
galera comercial."
Mejor: "De pie en la entrada principal de la galera, el autor empleo el muestreo
sistemtico para entrevistar a cada dcima persona que sala de la galera."
2.
"Dada la complejidad de las preguntas, me van de entrevistas
personales en vez de cuestionarios por correo."
Mejor: "Dada la complejidad de las preguntas, se usaron entrevistas personales
en vez de cuestionarios por correo."
3.
"Basndome en estos hallazgos, creo que debe posponerse la
introduccin del producto hasta tener la seguridad de que se han resuelto ya
las incertidumbres de tipo legal."
Mejor: "Segn estos resultados, parece conveniente posponer la introduccin
de producto hasta que hayan sido resueltas las incertidumbres legales."
Seleccin de las palabras
Cuando uno se pone ante la computadora o ante el estrado, estar en
condiciones de escoger entre una amplia diversidad de palabras que significan
lo mismo 0 casi lo mismo. Y es aqu donde un buen diccionario o enciclopedia
pueden ser de gran utilidad. Segn el trmino que se use en un caso
especifico, su significado puede cambiar en forma muy radical respecto a su
carga emocional. Los siguientes ejemplos ilustran c6mo las palabras pueden
servir para transmitir imgenes favorables, neutrales o negativas de un objeto
esencialmente idntico:
Positiva
erudito
meticuloso
fragancla
Extrovertido ,
Dinmico

Neutral
bien educado
exacto
aroma
comunicativo
activo

Negativa
academico
escrupuloso
olor
locuaz
hiperactivo

Uso de trminos tcnicos y de la jerga profesional

Ya antes dijimos que el lenguaje esotrico y la terminologa tcnica tienden a
obstaculizar la comunicaci6n en un informe divulgativo. Sin embargo, hay
ocasiones en que un poco de jerga profesional es una estrategia acertada.
Ciertas personas no se impresionan si no les proporcionamos ideas o palabras
que no comprendan del todo. Y adems hay otras que esperan eso. Por
ejemplo, por experiencia personal se que los organismos gubernamentales
tienden a caer dentro de la segunda categora. Si bien a veces conviene
"enriquecer" el informe con un poco de jerga profesional, determinar el grado
exacto resulta una decisi6n muy subjetiva (y potencialmente peligrosa). Por tal
razn, o se evita la jerga por completo o se utiliza con extremas precauciones
para fines estratgicos.
EI ndice de Fog
Dada la dificultad de medir objetivamente la facilidad con que se lee un informe
escrito, es posible que optemos por emplear un instrumento denominado ndice
de Fog. Este ndice, inventado por Robert Gunning, se basa en el tamao de
las palabras y en la extensi6n de las oraciones en una muestra del manuscrito.
El ndice tiene por objeto expresar el numero de aos de escuela que una
persona necesita para comprender to que esta Leyendo. En una muestra
determinada del manuscrito, se calcula del modo siguiente:
1.
Se selecciona una muestra que contenga por lo menos 100 palabras que
terminen en una oracin completa.
2.
Se cuenta el nmero de palabras y el nmero de oraciones; despus se
calcula el promedio de palabras por oraci6n.
3.
De las primeras I00 palabras en la muestra, se cuenta cuantas tienen
tres o mas silabas. No se incluyen: a) palabras con maysculas, b) palabras
que forman su tercera silaba combinando dos palabras (por ejemplo, "maquina
de escribir") o c) verbos que forman la tercera silaba agregando la terminaci6n
propia del participio pasivo (ado, do) (por ejemplo, completado).
4.
Se suman los resultados obtenidos en los pasos 2 y 3 y luego se
multiplican por .41
Conclusiones y recomendaciones
En esta secci6n se resumen los hallazgos principales y se describen las
consecuencias que tienen para la toma de decisiones de mercadotecnia. Si
bien el investigador no siempre tiene un conocimiento exhaustivo de los
factores de la empresa que intervienen en la toma de decisiones, ello no debe
impedir que recomiende medidas que sean atractivas atendiendo a los
resultados del estudio. Si el que hizo el trabajo de investigacin fue un asesor
de mercadotecnia, el cliente espera que haga esas recomendaciones como
parte del contrato de sus servicios profesionales,
Apndices
Esta secci6n es la adecuada para incluir los materiales de apoyo que sean
excesivamente tcnicos o que no conviene colocar en el cuerpo del informe.
Puntos como datos iniciales, analisis estadstico, clculos, copias del
cuestionarlo e instrucciones para Ios entrevistadores deben relegarse a esta
parte. De esa manera, el lector a quien le interesa podr encontrarlas y
evaluarlas; en cambio, los dems tendrn que soportarlos mientras lean el

informe. Si se duda si un tema debe colocarse en el cuerpo del informe o en el

apndice, lo mas seguro es que vaya en el apndice.