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NOMEPAGINA: ENTILOCALI EL1IN NAZ XII 20/04/07 Autore: BTRALDI Data e Ora di stampa: 20/04/07 16.

19 Colore: Co

COMUNICAZIONE

Piano condiviso per rinnovare dall’interno


di Domenico Pennone
Migliorare lo scambio
I
dipendenti di un’ammi- municazione interna pos- e dal Portavoce - le funzio-
nistrazione pubblica do- sano essere percepite co- ni di programmazione, in-
di informazioni vrebbero essere sempre me un’ulteriore incomben- dirizzo e raccordo per la
messi nella condizione di za e creare scontento e di- redazione del piano di co-
e la condivisione conoscere e di sentirsi par- sagio. Occorrerà chiarire municazione dell’Ente.
degli obiettivi comuni: te dei programmi e delle sempre che le attività pro- La soluzione proposta dal-
iniziative del proprio En- poste sono occasione e op- la Direttiva consiste dun-
è la mission te. Questa partecipazione portunità per i singoli e que nell’istituzione di un
del progetto “attiva” alla vita della pro-
pria amministrazione dà
per l’intera struttura ammi-
nistrativa.
“organismo” collettivo for-
malizzato.
di comunicazione che un senso al proprio ruolo Il principale obiettivo del Purtroppo, tale struttura
e alla propria specifica at- piano deve essere, dun- non ha alcuna esplicita au-
ogni amministrazione tività. Grazie alla comuni- que, proprio quello di cre- torità formale. È invece
deve adottare quale cazione interna è possibi- are un ambiente favorevo- opportuno che il piano di
le coinvolgere i lavoratori le e soprattutto bene infor- comunicazione generale,
strumento per governare a vario livello facendo lo- mato sulle attività pro- ma anche e soprattutto
ro condividere valori e me- grammate di comunicazio- quello interno, sia appro-
i processi informativi todologie di lavoro comu- ne interna. Il piano do- vato formalmente dal mas-
che caratterizzano ne. vrebbe per questo godere simo organo decisionale
È buona norma definire del massimo di legittima- dell’amministrazione. Al
la propria attività. periodicamente le attività zione e condivisione possi- gruppo di lavoro, andreb-
Sui contenuti di questo che consentono di raggiun- bile. be affidata l’attività di ste-
gere tali ambiziosi obietti- sura e coinvolgimento col-
strumento deve agire vi, adottando strategie di CHI LO REDIGE lettivo nella definizione
comunicazione interna La stesura del piano di co- del Piano. All’organo poli-
un gruppo di lavoro idonee al risultato. Questo municazione interna an- tico o tecnico decisionale
dei comunicatori è possibile redigendo e ap- drebbe ovviamente affida- il compito di approvare e
provando uno specifico ta allo stesso gruppo di la- quindi legittimare il pia-
istituzionali dell’ente piano di comunicazione. voro che si occupa della no. Ovviamente tale legit-
Il piano di comunicazione definizione del piano gene- timazione non ha senso se
interna è sempre parte rale di comunicazione l’organo politico o tecni-
(non secondaria) del pia- “aziendale”. In tal senso, co è anche promotore del
no generale di comunica- il gruppo di lavoro potreb- progetto.
zione. be essere identificato con
quanto indicato dalla diret- COSA DEFINISCE
LE RESISTENZE tiva Frattini del 7 febbraio Scopo del piano è quello
Nella stesura del piano oc- 2002 - Direttiva sulle atti- di migliorare il sistema in-
corre prestare particolare vità di comunicazione del- formativo all’interno del-
attenzione alle difficoltà e le Pubbliche Amministra- l’Amministrazione, mi-
resistenze fisiologiche le- zioni. La direttiva indivi- gliorando la produttività e
gate alle novità che l’intro- dua nella creazione di una il clima generale che si re-
duzione di metodologie di struttura di coordinamen- alizza nell’organizzazione
comunicazione articolata to trasversale - composta nel suo complesso.
può generare. Bisogna evi- dal Responsabile URP, Il piano dovrebbe allora
tare che le attività di co- dal Capo Ufficio Stampa in primo luogo individua-

XII APRILE 2007


NOMEPAGINA: ENTILOCALI EL1IN NAZ XIII 20/04/07 Autore: BTRALDI Data e Ora di stampa: 20/04/07 16.19 Colore: C

COMUNICAZIONE

re le strutture e le attività
che consentono di raziona-
te la loro modalità d’uso e
gli strumenti da utilizzare
Link utili
lizzare la rete di comuni- per favorirne l’utilizzo at-
cazione interna. Questo
dovrà avvenire senza per-
tivo.
Attività più innovative,
C antieri è il programma che il Dipartimento della Funzio-
ne Pubblica ha promosso per accelerare e dare concre-
tezza ai processi di innovazione nelle amministrazioni
dere di vista che lo scopo che possono essere inseri- pubbliche.
è anche quello di migliora- te in un piano di comuni- Sul sito una ricca area dedicata ai piani di comunicazione
re, grazie a queste attivi- cazione, sono quelle che www.cantieripa.it
tà, la comunicazione ester- utilizzano i cosiddetti stru- URPdegliURP, promosso dal Dipartimento della Funzione
na. Nel piano vanno inse- menti di ascolto interni. Pubblica per sostenere e valorizzare la funzione di comuni-
rite: Queste attività vanno pro- cazione nell’ambito delle istituzioni pubbliche. Tutto quello
che serve per redigere un piano di comunicazione.
Ÿ le modalità di scambio grammate e sicuramente
www.urp.it
delle informazioni; possono rappresentare oc- Il piano di comunicazione nelle amministrazioni pubbli-
Ÿ le regole cui tutti i setto- casioni per lo scambio di che, a cura di Nicoletta Levi, Analisi e strumenti per l’inno-
ri dovranno attenersi idee e la verifica delle vazione, I manuali, Edizioni Scientifiche Italiane, Napoli
nello scambio di infor- aspettative singole e col- 2004.
mative e atti; lettive. È possibile scaricare l’intero testo dal sito http://www.urp.
Ÿ i migliori canali comu- Ricerche e sondaggi sulla it nella sezione “Le pubblicazioni”
nicativi interni ed ester- motivazione, sullo stato Un esempio di piano. Il piano di comunicazione 2007 del
Ministero degli affari esteri.
ni da utilizzare; dei rapporti interpersona-
www.esteri.it Vedere nalla sezione “Comunicazione”
Ÿ le regole minime per li, ma anche “la cassetta
migliorare la qualità delle idee e dei suggeri-
delle informazioni da menti” rappresentano ini- linguaggi e competenze. ganizzativi e affermare un
veicolare e soprattutto ziative idonee da inserire Di questo bisognerà tene- modo diverso di essere e
le opportunità e i van- in un buon piano di comu- re conto nella stesura del fare amministrazione. Per-
taggi per tutti i parteci- nicazione. piano. L’errore principale sonale informato, che si
panti. Particolare Attenzione va che si può compiere è di senta parte di un progetto
posta infine agli strumen- predisporre un piano che collettivo, crea motivazio-
GLI STRUMENTI ti che consentono di con- ni e partecipazione ai pro-
sia rivolto solo a una par-
All’interno dell’ammini- servare le informazioni te, anche se maggiorita- cessi di cambiamento.
strazione esistono sicura- rendendole sempre dispo- ria, della struttura organiz- Col piano di comunicazio-
mente canali e strumenti nibili a chi ha la necessità zativa. Non è mai corret- ne interna, l’organizzazio-
di comunicazione già atti- di utilizzarle in seguito. to, ad esempio, escludere, ne potrà definire e standar-
vi e funzionanti. Lo scopo dizzare le fasi di questo
tra i soggetti coinvolti nel
del piano sarà quello di DESTINATARI cambiamento. Superare re-
piano, i settori decisiona-
cercarne di nuovi e di ren- La programmazione, ga- sistenze culturali e orga-
li, apicali e/o organi politi-
dere, quelli già presenti, rantita da un Piano condi- nizzative. Creare le condi-
ci. Ovviamente rivolgersi zioni affinché le strategie
adeguati al cambiamento viso, aumenta l’efficacia ai ruoli decisionali piutto-
in corso. della comunicazione e di cambiamento divenga-
sto che ai ruoli operativi no chiare, esplicite, condi-
Gli strumenti classici uti- consente di segmentare il comporta la scelta di me- visibili.
lizzabili sono le newslet- target interno sulla base todi e strategie diverse. Se la comunicazione inter-
ter o bollettini periodici delle loro caratteristiche e Metodi e strategie che an- na è uno strumento impre-
di informazione ma anche bisogni particolari. Qua- dranno opportunamente scindibile per il cambia-
la definizione di un qua- lunque organizzazione è “profilate”. mento e la riorganizzazio-
dro di riunioni periodi- composta al proprio inter- ne della Pubblica ammini-
che. Anche gli strumenti no da segmenti di pubbli- CONTRIBUIRE strazione, il piano può as-
elettronici (intranet, posta co identificabili e aggrega- AL CAMBIAMENTO sumere la connotazione di
elettronica) possono or- bili secondo criteri diver- Il piano di comunicazione strumento di aggregazio-
mai essere considerati si ed è composta di figure interna può diventare una ne e definizione dei pro-
“tradizionali”. Nel piano molto differenziate e arti- risorsa importantissima cessi informativi dello
dovrebbero essere defini- colate per professionalità, per modificare processi or- stesso cambiamento. l

APRILE 2007 XIII