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Se entiende que las herramientas de gestin son todos los sistemas, aplicaciones, controles,
soluciones de clculo, metodologa, etc., que ayudan a la gestin de una empresa en los
siguientes aspectos generales:
Herramientas:
1. Anlisis Coste-Beneficio
2. Anlisis de Pareto
3. Anlisis multicriterio
4. Anlisis del valor
5. Diagrama de rbol
6. Diagrama de Causa-Efecto
7. Diagrama de Dispersin
8. Diagrama de Flujo
9. Estratificacin
10. Grfico de Control
11. Grficos y Cuadros
12. Histogramas
13. Matriz de Control
14. Tormenta de Ideas
Anlisis Coste-Beneficio
Un anlisis de coste-beneficio se utiliza para determinar si los beneficios de
un proceso o procedimiento dado estn en proporcin con los costes. Se aplica
frecuentemente para determinar cul de las distintas opciones ofrece mejor
rendimiento sobre la inversin. Esta herramienta es especialmente til en
Proyectos de mejora de la calidad, cuando un equipo est evaluando las
alternativas de solucin a una situacin determinada.
Cmo
interpretar
un
anlisis
de
coste-beneficio:
Aunque no es una ciencia exacta, se trata de un sistema muy til para
identificar todos los costes y beneficios que se esperan de una solucin
propuesta. Dado que la cuantificacin econmica no resulta fcil en ocasiones,
la pregunta a formularse debera ser: Cul de las soluciones ofrece los
mayores beneficios en relacin con los recursos invertidos? en vez de Qu
solucin es la ms barata?. Adems, incluso una solucin con una relacin de
coste-beneficio ptima puede desestimarse a causa de otros factores ms
importantes.
Cmo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
elaborar
un
anlisis
de
coste-beneficio:
Ejemplo:
Anlisis de Pareto
El anlisis de Pareto es una comparacin ordenada de factores relativos a un
problema. Esta comparacin nos va a ayudar a identificar y enfocar los pocos
factores vitales diferencindolos de los muchos factores tiles. Esta
herramienta es especialmente valiosa en la Asignacin de prioridades a los
problemas de calidad, en el Diagnstico de Causas y en la Solucin de las
mismas.
Cmo interpretar un anlisis de Pareto?
El objetivo es utilizar los hechos para encontrar la mxima concentracin de
potencial de mejora con el mnimo nmero de soluciones, separando los pocos
elementos pero vitales relativos al problema, de los muchos y tiles. El equipo
responsable del proyecto identificar los elementos vitales mediante el
porcentaje acumulado del total, que nos dir qu elementos (pocos)
contribuyen en el problema en un alto porcentaje. Normalmente, este bajo
nmero de elementos, sobre el 20%, constituir aproximadamente un 80% del
problema. La solucin se focaliza entonces en estos pocos elementos, pero
vitales, separados del resto por un Punto de Inflexin en el grfico lineal del
porcentaje acumulado del total.
Cmo elaborar un anlisis de Pareto?
1. Cuantificar los factores del problema y sumar los efectos parciales
hallando el total.
2. Reordenar los elementos de mayor a menor.
3. Determinar el % acumulado del total para cada elemento de la lista
ordenada.
4. Trazar y rotular el eje vertical izquierdo (unidades).
5. Trazar y rotular el eje horizontal (elementos).
6. Trazar y rotular el eje vertical derecho (porcentajes).
Anlisis multicriterio
Un anlisis multicriterio, basado en criterios explcitos para evaluar varias
alternativas, se utiliza siempre que un grupo de personas debe tomar una
decisin importante en la que concurren distintos aspectos, complejos o
controvertidos, fundamentalmente en las etapas de Seleccin y Evaluacin de
alternativas.
Cmo interpretar un anlisis Multicriterio?
5. Lo mejor posible.
Cmo elaborar un anlisis multicriterio?
1. Acordar los criterios a usar para valorar las alternativas.
2. Cada miembro de equipo asigna un total de 100 puntos entre los
criterios.
3. Calcular el nmero promedio de puntos asignados a cada criterio
4. Revisar y acordar los pesos (ponderacin).
5. Incluir la lista de alternativas a valorar.
6. Valoracin de cada alternativa de 1 a 5 por cada miembro del equipo.
7. Calcular el valor medio de cada miembro del equipo para cada
alternativa.
8. Trazar un grfico lineal representado el porcentaje acumulado.
9. Analizar el diagrama localizando el "Punto de inflexin" en este ltimo
grfico.
Ejemplo:
Diagrama de Arbol
Un diagrama de rbol es un mtodo grfico para identificar todas las partes
necesarias para alcanzar algn objetivo final. En mejora de la calidad, los
diagramas de rbol se utilizan generalmente para identificar todas las tareas
necesarias para implantar una solucin.
Cmo interpretar un diagrama de Arbol?
Han de realizarse dos preguntas importantes para cada rama de un diagrama
de rbol: garantizar la realizacin de todas las actividades que figuran a la
derecha de un rectngulo concreto que se alcance el objetivo que contiene
dicho rectngulo?, y son necesarias todas las actividades que figuran a la
derecha de un rectngulo concreto para alcanzar con xito ese objetivo? Habr
que tener en cuenta los errores ms comunes que se suelen cometer, como
son omitir una tarea importante, llevar a cabo tareas innecesarias o no utilizar
los resultados para el seguimiento y aseguramiento de que se realiza el trabajo
convenientemente. Para evitar dichos errores, nos apoyaremos en otras
herramientas, como la tormenta de ideas, el diagrama de flujo o la matriz de
planificacin.
Cmo elaborar un diagrama de Arbol?
1. Escribir el objetivo principal en el extremo izquierdo de un papel amplio.
2. Subdividir y separar el objetivo principal en objetivos secundarios.
3. Continuar subdividiendo o separando, identificando y relacionando otros
objetivos.
4. Garantizar una relacin directa causa-efecto entre un subttulo y sus
divisiones.
5. Confirmar que alcanzando todas las submetas y tareas se logra el
objetivo principal
Ejemplo:
Diagrama de Causa-Efecto
Diagrama de Dispersin
Un diagrama de dispersin es una representacin grfica de la relacin entre
dos variables, muy utilizada en las fases de Comprobacin de teoras e
identificacin de causas raz y en el Diseo de soluciones y mantenimiento de
los resultados obtenidos. Tres conceptos especialmente destacables son que el
descubrimiento de las verdaderas relaciones de causa-efecto es la clave de la
resolucin eficaz de un problema, que las relaciones de causa-efecto casi
siempre muestran variaciones, y que es ms fcil ver la relacin en un
diagrama de dispersin que en una simple tabla de nmeros.
Cmo interpretar un Diagrama de Dispersin?
El anlisis de un diagrama de dispersin consta de un proceso de cuatro
pasos, se elabora una teora razonable, se obtienen los pares de valores y se
dibuja el diagrama, se identifica la pauta de correlacin y se estudian las
posibles explicaciones. Las pautas de correlacin ms comunes son
correlacin fuerte positiva (Y aumenta claramente con X), correlacin fuerte
negativa (Y disminuye claramente con X), correlacin dbil positiva (Y aumenta
algo con X), correlacin dbil negativa (Y disminuye algo con X), correlacin
compleja (Y parece relacionarse con X pero no de un modo lineal) y correlacin
nula (no hay relacin entre X e Y). Errores comunes son no saber limitar el
rango de los datos y el campo de operacin del proceso, perder la visin
grfica al sintetizarlo todo en resmenes numricos, etc.
Cmo elaborar un Diagrama de Dispersin?
1. Obtener tabla de pares de valores con valores mximos y mnimos de
cada variable.
2. Situar la causa sospechada en el eje horizontal.
3. Dibujar y rotular los ejes horizontales y verticales.
Diagrama de Flujo
Un diagrama de flujo es una representacin grfica de la secuencia de pasos a
realizar para producir un cierto resultado, que puede ser un producto material,
una informacin, un servicio o una combinacin de los tres. Se utiliza en gran
parte de las fases del proceso de Mejora Continua, sobretodo en Definicin de
proyectos, Diagnstico, Diseo e Implantacin de soluciones, y Mantenimiento
de las mejoras. Para elaborar un diagrama de flujo se utilizan diversos
smbolos segn el tipo de informacin que contengan (proceso, decisin, base
de datos, conexin, etc.).
Estratificacin
La estratificacin es la separacin de datos en categoras o clases. Su
utilizacin ms frecuente se da durante la etapa de Diagnstico, para identificar
qu clases o tipos contribuyen al problema que hay que resolver. Podemos
clasificar o separar una masa de datos en diferentes grupos o categoras. Los
datos observados en un grupo dado comparten unas caractersticas comunes
que definen la categora. Este proceso de clasificacin recibe el nombre de
estratificacin. La estratificacin es la base para otras herramientas, como el
Anlisis de Pareto, y se utiliza conjuntamente con otras herramientas, como los
Diagramas de dispersin.
Cmo interpretar la estratificacin:
Si los resultados de la estratificacin se presentan en forma de grfico de
barras, es fcil examinar las categoras de una variable para ver si alguna o
algunas de las categoras destacan sobre el resto. Tiene un proveedor un
porcentaje de defectos particularmente elevado? Qu tipos de pernos son
ms propensos a error? Despus de la estratificacin, si los resultados dan una
indicacin clara de la fuente probable del fenmeno que se estudia, el equipo
Grficos de Control
La variacin ocurre en todos los procesos, ya sean fenmenos naturales o
invenciones humanas. Se dan dos clases de variacin, la variacin aleatoria
(que es natural en el proceso tal y como se desarrolla habitualmente) y la no
aleatoria (resultado de una causa atribuible especfica). La primera es
predecible (proceso bajo control), sin embargo la segunda hace que el proceso
se encuentre fuera de control. Un grfico de control presenta la variacin total
en un proceso (aleatoria y no aleatoria) y se utiliza para monitorizar un proceso
y mantenerlo dentro de su capacidad operativa, es decir, bajo control. El tipo
Grficos y Cuadros
Los grficos y cuadros son representaciones visuales de datos cuantitativos.
Pueden resumir grandes cantidades de informacin en poco espacio y
comunicar situaciones complejas de forma clara y precisa. La variable
independiente (eje horizontal) se considera causa o determinante de la
dependiente (eje vertical). Los grficos lineales sencillos tienen una sola
variable dependiente para cada valor de la variable independiente, pudiedo
existir mltiples puntos con el mismo valor para la variable dependiente. Cada
tipo de grfico tiene sus ventajas particulares: los grficos lineales son buenos
para mostrar tendencias, los de barra son particularmente tiles para
representar comparaciones entre clases y los grficos de tarta se emplean para
poner de manifiesto proporciones.
Cmo interpretar los grficos y cuadros:
Es importante tener en cuenta algunos puntos, tales como la integridad del
grfico, consistencia en las escalas, facilidad de lectura, consistencia de los
smbolos y simplicidad.
Cmo elaborar los grficos y cuadros:
Grficos lineales:
1. Definir el rango del eje vertical y el tamao de cada incremento.
Rotularlo.
2. Definir el rango del eje horizontal y el tamao de cada incremento.
Rotularlo.
Histogramas
Un histograma es un resumen grfico de la variacin de un conjunto de
datos. La naturaleza grfica del histograma nos permite ver pautas que son
difciles de observar en una simple tabla numrica. Esta herramienta se utiliza
especialmente en la Comprobacin de teoras y Pruebas de validez. El error
ms comn consiste en no utilizar la herramienta porque se supone que los
miembros del equipo conocen ya todo lo que necesitan o se piensa que un
simple ndice numrico puede proporcionar un resumen adecuado de los datos.
Cmo interpretar un histograma:
Sabemos que los valores varan en todo conjunto de datos. Esta variacin
sigue cierta pauta. El propsito del anlisis de un histograma es, por un lado,
identificar y clasificar la pauta de variacin, y por otro desarrollar una
explicacin razonable y relevante de la pauta. La explicacin debe basarse en
los conocimientos del equipo y en la observacin de las situaciones especficas
y debe ser confirmada mediante un anlisis adicional. Las pautas habituales de
variacin ms comunes son la distribucin en campana, con dos picos, plana,
en peine, sesgada, truncada, con un pico aislado, o con un pico en el extremo.
Cmo elaborar un histograma:
1. Determinar el valor mximo, el mnimo y el rango.
2. Establecer el nmero de intervalos.
3. Calcular la amplitud aproximada de los intervalos.
4. Redondear la amplitud de los intervalos a un nmero conveniente.
5. Construir los intervalos anotando sus lmites.
6. Totalizar los datos que caen en cada intervalo.
7. Dibujar y rotular el eje horizontal.
8. Dibujar y rotular el eje vertical.
9. Dibujar las barras para representar el nmero de datos en cada
intervalo.
10. Poner ttulo al grfico; indicar el nmero de datos totales.
11. Identificar y clasificar la pauta de variacin.
12. Desarrollar una explicacin para esa pauta.
Ejemplos:
Matriz de Control
La matriz de control es una herramienta complementaria a todos los
aspectos relacionados con el control de un proceso y que sirve para
planificar el contenido y el desarrollo de un sistema de control. Resume el plan
de accin aplicado a un proceso fuera de control. Normalmente incluye la
variable de control (lo que se mide), la forma de medicin, el lugar y momento
de medicin, el estndar, quin hace el anlisis, quin acta y cmo actuar. Las
matrices de control son claves para el Diseo del sistema de control, la
Implantacin y el Mantenimiento de los resultados obtenidos.
Cmo interpretar una Matriz de Control:
Las matrices de control deben revisarse utilizando preguntas como estn
todas las caractersticas crticas del proceso y sus productos medidas con, al
menos, una variable de control?, permitir el plan propuesto para cada
variable de control recuperar el control pronto? o hace el plan de control el
mximo uso posible de los principios de autocontrol?. Esta herramienta es muy
recomendada siempre que se desarrolle un sistema de control.
Cmo elaborar una Matriz de Control:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Tormenta de Ideas
La tormenta de ideas es una tcnica de grupo para la generacin de ideas
nuevas y tiles, que permite, mediante reglas sencillas, aumentar las
probabilidades de innovacin y originalidad. Esta herramienta es utilizada en
las fases de Identificacin y definicin de proyectos, en Diagnstico y Solucin
de la causa.
Cmo interpretar una tormenta de ideas?
La tormenta de ideas (tambin llamada Brainstorming) es, ante todo, un medio
probado de generar muchas ideas sobre un tema. Es un medio de aumentar la
creatividad de los participantes. Normalmente, las listas de ideas resultantes
contienen mayor cantidad de ideas nuevas e innovadoras que las listas
obtenidas por otros medios. Los errores ms comunes son utilizar este tipo de
generacin de ideas como un sustituto de los datos y la mala gestin de las
sesiones, ya sea a causa del dominio de una sola o unas pocas personas en la
presentacin de ideas o por la incapacidad del grupo para no juzgar ni analizar
hasta que la lista de ideas se termine. Es muy recomendable seguir una reglas
prcticas de procedimiento:
1. Los participantes harn sus aportaciones por turno.
2. Slo se aporta una idea por turno.
Anlisis FODA
FODA (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) o SWOT en
ingls
(Strengths,
Weakness,
Oportunities
and
Tretas).
El anlisis FODA ha alcanzado una gran importancia dentro de la direccin
estratgica de la empresa. Su objetivo consiste en concretar, en un grfico o
una tabla resumen, la evaluacin de los puntos fuertes y dbiles de la empresa
(competencia o capacidad para generar y sostener sus ventajas competitivas)
con las amenazas y oportunidades externas, en coherencia con la lgica de
que la estrategia debe lograr un adecuado ajuste entre sus capacidad interna y
su posicin competitiva externa.
Cmo interpretar un anlisis FODA?
PUNTOS FUERTES
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
PUNTOS FUERTES
Estrategias defensivas
Estrategias ofensivas
PUNTOS DEBILES
Estrategias de supervivencia
Estrategias de reorientacin
Six Sigma
Qu es Seis Sigma?
DMAIC
Seis Sigma busca mejorar los procesos a travs de la medicin y anlisis
estadstico de los factores que contribuyen a su funcionamiento y
rendimiento. Sigue la llamada metodologa DMAIC:
DEFINE
Definir de forma cuantitativa las necesidades de los clientes y lo que
constituye un defecto. Establecer los objetivos concretos de mejora.
MIDE
Medir la capacidad o rendimiento del proceso frente a las necesidades de
los clientes. Recopilar datos sobre ste para su posterior anlisis.
ANALIZA
Analizar estadsticamente los datos para identificar los factores crticos que
afectan al funcionamiento del proceso y el origen de los errores
MEJORA
Identificar y verificar estadsticamente posibles mejoras.
CONTROL
Establecer controles que aseguren la sostenibilidad de las mejoras
introducidas.