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Interrelacin e interdependencia entre los elementos del sistema: los elementos no relacionados no
forman parte del sistema.
Totalidad: enfoca al sistema complejo como una totalidad. No trata de inferir hiptesis o proponer soluciones
a partir de una parte del sistema o problema concreto.
Teleologa: es decir, que los sistemas buscan objetivos implcitos y estos objetivos tienden a la
supervivencia. Todos los sistemas incluyen componentes que interactan, y la interaccin hace que se
alcance alguna meta.
Existencia de un ciclo: se relacin con insumos, procesos y productos. Se refiere a materias primas, mano
de obra, dinero e informacin que ingresan, sufren una transformacin dentro de la organizacin y vuelven a
salir en trminos de productos, servicios, pagos, remuneraciones, intereses, etc. (explicar "FEEDBACK").
Este ciclo es necesario para el logro de las metas.
Entropa: los elementos si no se mantienen ordenados, tienden al desorden. Los sistemas tienen la
posibilidad
de
mantener
el
orden
mediante
la
incorporacin
de
energa.
La incorporacin
de
energa: incorporacin de informacin acerca de los resultados de sus actividades que le permite realizar
ajustes y correcciones.
Jerarqua y diferenciacin: el trmino jerarqua implica niveles de sistemas y subsistemas. Un primer nivel
sera el de la empresa global y despus subsistemas en el segundo nivel, como pueden ser:
comercializacin, produccin, finanzas, administracin de personal. O un tercer nivel dentro de esos
subsistemas: ventas, servicios a clientes, publicidad, etc. Diferenciacin: los subsistemas tienen funciones
diferenciadas.
Regulacin o control por retroaccin: (retroalimentacin) la informacin acerca de las salidas permite
ajustar el comportamiento de la empresa para el logro de los objetivos. El control nos permitir determinar
desvos en la ejecucin y corregirlos.
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Modelo Mecnico: coincide con el enfoque clsico basado en la divisin de tareas por especialidades y la
estructuracin de la organizacin de acuerdo con principios cientficos. Formalizacin para lograr el control del
comportamiento. (TAYLOR, FAYOL, WEBER)
Modelo Organicista: enfoque sociolgico; se comienza a hablar del concepto de equilibrio, introducido por
Homans, y que se asemeja al de la teora del equilibrio de Simons donde la subsistencia de la organizacin
depende del balance de compensaciones y contribuciones. (PARSONS, SIMONS, MAYO, HOMANS)
Modelo de Sistemas: Segn este enfoque las organizaciones son sistemas caracterizados por condiciones
de:
Complejidad: Los primeros niveles de complejidad estn referidos a sistemas fsico-mecnicos, los 3 niveles
siguientes a los sistemas biolgicos y sus 3 niveles de mayor complejidad estn constituidos por el sistema
humano, el sistema social (las organizaciones) y los sistemas trascendentes.
Artificialidad: es decir que la interaccin entre los componentes del sistema (personas, recursos fsicos e
informacin) no son relaciones naturales, sino relaciones deliberadamente diseadas por el hombre.
Apertura: Esta condicin se refiere al intercambio cclico de energa con el ambiente, a travs de la secuencia
entradas procesos salidas y retroalimentacin (cuadro, pgina 19).Schoderberck establece dos
condiciones para caracterizar el ambiente:
Que est constituido por variables no controladas por la organizacin.
Que los factores que constituyen el ambiente sean importantes para la organizacin.
El lmite entre la organizacin y su ambiente est explicado por Katz y Kahn que lo definen
como la zona donde el intercambio de energa es ms bajo que en el resto del sistema.
Intencionalidad: la organizacin funciona en torno de determinados objetivos y sus actividades tienden a la
consecucin de los mismos. Los objetivos sirven de orientacin al comportamiento y la informacin acerca de
su cumplimiento permite un control por retroalimentacin que mantiene el funcionamiento del sistema de
acuerdo con lo planeado.
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El trmino administrativo es aplicable a toda actividad que requiere de informacin o que la genera a travs de la
terminal de una computadora o mediante un formulario, nota o registro. Esto es independiente del sector donde se
realiza la actividad. Esas mltiples actividades permitirn que el producto sea elaborado y est disponible en
cantidad y calidad para ser entregado al cliente y de igual manera se necesitarn actividades de cobranzas que
permitan contar con los fondos necesarios para pagar los insumos.
El sistema administrativo no puede asegurar por s solo el xito de una empresa, pero sta difcilmente pueda ser
exitosa sin l.
Los tipos de actividades que comprende un sistema administrativo tpico se encuentran contempladas en
los subsistemas, divididos en 3 crculos concntricos (a) 5 subsistemas: COMPRAS PAGOS
PRODUCCIN VENTAS - COBRANZAS en la (b) CONTABILIDAD se concentra la INFORMACIN
OPERATIVA de todos los subsistemas, el sistema de (c) INFORMACIN GERENCIAL es la informacin
resumida y sistematizada de acuerdo con los requerimientos de ese nivel.
B) ELEMENTOS
Los elementos que componen un sistema administrativo son:personas, recursos fsicos e informacin.
1. Un conjunto de personas ubicadas en distintos niveles y con distintas funciones y responsabilidades:
directivos, gerentes, empleados, obreros, especialistas que se dedicarn a temas comerciales, tcnicos,
financieros o contables y que adems de sus actividades especficas, tambin debern captar, procesar,
conservar y transmitir informacin.
2. Un conjunto de recursos fsicos: abarca edificios, instalaciones, maquinarias, computadoras, materia prima,
herramientas, fondos, etc. La empresa los podr tener disponibles o en su defecto, incorporarlos del ambiente
(a travs de proveedores, financistas, etc) y sern procesados por los subsistemas (compras, produccin,
ventas, pagos y cobranzas, pertenecientes al primer crculo).
3. La informacin, como elemento administrativo de excelencia, es la materia prima de la administracin, ya
que la carencia de ella hace imposible la toma de decisiones que relacionan a los distintos niveles: directivos,
gerenciales y operativos, y el control de las operaciones. Es utilizada por procesadores humanos y
tecnolgicos.
C) FUNCIONES
Un sistema administrativo es el conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar en
actividades los objetivos de una empresa y adems generar la informacin para el control de los
resultados alcanzados. Debe atender simultneamente a la ejecucin de actividades en funcin de los objetivos
(eficacia); al costo de tales actividades (eficiencia); a la seguridad de los bienes y los valores involucrados (control
interno); y a las necesidades de informacin para la toma de decisiones (informacin gerencial). Debe posibilitar que
las operaciones se ejecuten en el tiempo y en la forma planeada para lograr de esa forma las metas establecidas
(eficacia).
DRUCKER, en La Gerencia, define a la eficacia como hacer las cosas que se deben hacer (enfoque de logro
de objetivos) y a laeficiencia como hacer las cosas bien (enfoque del uso de recursos). No obstante, en la
prctica, la definicin de un sistema administrativo debe atender al mismo tiempo a:
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1. EFICACIA: Hacer las cosas que se deben hacer. Un sistema administrativo debe posibilitar que las
operaciones se ejecuten en el tiempo y en la forma planeada para lograr las metas. La empresa necesita la
provisin de materia prima para el proceso productivo y debe tenerla en determinadas cantidades y plazos.
Los sistemas administrativos sern los encargados de especificar los pasos por seguir, las normas que deben
cumplirse para asegurar la calidad y la relacin entre los procesos. Si se tiene en cuenta el uso de los
recursos, se alcanzar la eficiencia. Para alcanzar la eficacia, cumpliendo las metas, stas deben reunir
requisitos:
una
meta
es
un
objetivo
cuantificable,
debe
definirse
en
los
niveles
de
decisin correspondientes, deben ser compatibles entre s eintegrarse en orden de preferencia y adems,
contemplar la relacin de la empresa con su medio.
2. EFICIENCIA: La relacin costo beneficio. Un sistema ser ms eficiente que otro cuando pueda ser
ejecutado en menor tiempo por requerir menos pasos, contar con mtodos ms simples o utilizar
medios electrnicos, pero en la relacin insumo-producto se deber considerar adems del tiempo, el uso de
otros recursos como el costo de procesamiento electrnico, del personal, de los formularios, del espacio de
archivos, etc. Existen ejemplos en que los pasos, controles, documentos, archivos o registros requeridos
hacen incompatible su costo con el beneficio que pretenden generar, y esa es la crtica que se realiza a la
burocracia. MINTZBERGdice que en la prctica la eficiencia se asocia con el criterio de lo medible, tangible y
demostrable pero que en realidad surge de una ideologa que hace prevalecer las metas econmicas e ignora
aspectos menos tangibles e identificables como la responsabilidad social.
3. CONTROL INTERNO: en el uso profesional se lo asocia con la proteccin de activos, es decir los valores y
bienes involucrados en las operaciones de una empresa, pero desde una visin ms amplia, tiene como
finalidad prevenir y evitar errores, anomalas o fraudes. El control interno est estrechamente ligado con los
sistemas administrativos y atiende simultneamente a estos objetivos: eficacia de los procedimientos y
controles, eficiencia operativa, seguridad de los bienes y valores involucrados y confiabilidad de la informacin.
El control interno depende dela calidad de los sistemas administrativos y de procesamiento de la
informacin. Estos sistemas administrativos deben tener en cuenta: separacin de funciones, asignacin de
responsabilidades, niveles de autorizacin, recaudos de seguridad sobre bienes y valores, diseo de
formularios y archivos, normas para el personal, controles cruzados, registros contables, etc.
4. LOS REQUERIMIENTOS DE LA INFORMACIN: una de las caractersticas de los sistemas administrativos
es la captura de datos sobre las operaciones (a medida que stas se realizan) para luego procesarlos segn
los requerimientos de informacin de los distintos niveles decisorios; de esta forma se va estructurando la
pirmide informativa. La informacin de que se debe disponer es un sistema administrativo debe satisfacer
distintos requerimientos. Se debe captar los datos necesarios una sola vez y a travs de distintos tipos de
procesos obtener las salidas para los distintos fines. Tanto los informes impresos como por pantalla deben
ser inteligibles y fcilmente accesibles cualquiera sea su forma. En el caso de la informacin gerencial en
particular, sta debe ser resumida, esquemtica y significativa, considerando: anlisis de los desvos
(desfasaje entre los datos reales y los estndares presupuestados explicando las causas), indicadores
(miden el comportamiento de las variables con respecto a otras para evaluar la calidad del desempeo o
detectar problemas, pudiendo ser: comparativos, evolutivos o combinados).
C) ESTUDIO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Cuando crece la organizacin ya no es suficiente el ajuste mutuo y la supervisin directa, entonces hay que emplear
nuevas formas de coordinacin como la estandarizacin y los flujos de trabajo.
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a) El rol del analista: los modelos para estandarizar el comportamiento y asegurar el logro de los objetivos son
dos: uno ms estable que define funciones y responsabilidades (la estructura) y otr ms dinmico que se refiere a
cmo se realizan las actividades para transformar los recursos en salidas (los procesos). Quien se ocupa de esta
tarea es el analista de la tecnoestructura y que asume principalmente las funciones de planificacin y
estandarizacin administrativa. El analista de sistemas incluye tanto los sistemas donde las operaciones y manejo
de informacin son manuales como aquellos que estn automatizados. Se recurrir a l cuando aparezcan
problemas de coordinacin en las tareas, faltas de sincronizacin, disfunciones, demoras en las decisiones, costos
administrativos excesivos, informacin insuficiente, no oportuna, poco fiable, errores o fraudes. La funcin puede ser
desempeada por un sector especializado o recurrir al asesoramiento externo. Si se opta por encarar internamente
el estudio, hay dos alternativas: que la tarea se centre en un sector especializado (Organizacin y Mtodos o
Sistemas) y bajo responsabilidad exclusiva de los especialistas, o que se encargue la tarea a un equipo de proyecto
integrado por analistas y personal de los sectores usuarios.
b) Perfil requerido: su trabajo requiere esfuerzo intelectual para idear soluciones apropiadas, tenacidad y
perseverancia para vencer la resistencia al cambio y tambin paciencia para ver concretadas sus propuestas. En
materia de conocimientos, principios y conceptos generales de Administracin; procedimientos y mtodos de
trabajo; metodologa de anlisis; diseo de grficos, diagramas, formularios y archivos; medios electrnicos de
procesamiento. En cuanto a lascondiciones personales: visin global; predisposicin para el cambio, mente
abierta; creativo; capacidad analtica para la observacin y la interpretacin de los hechos, sentido comn,
predisposicin para lo prctico y concreto, perseverancia en la tarea y tenacidad para sobreponerse a dificultades,
adems de aptitud para las relaciones humanas, capacidad de comunicacin y habilidad negociadora para lograr
adhesin al proyecto. Acta como un asesor, que en todo momento realiza preguntas y recopila informacin en
todos los niveles. No da rdenes, sino que asiste, sugiere y recomienda, explicando los motivos y alcances de la
tarea.
Un mtodo o una metodologa es una gua para el razonamiento y, como tal, un recurso para la accin. Una
metodologa para el estudio de los sistemas administrativos es una descripcin lgica y secuencial de pasos
para cumplir la tarea y la disposicin de tcnicas y herramientas utilizables para tal fin. Es importante
emplear una metodologa de anlisis porque permitir:
Programar el desarrollo del proyecto en trminos de tiempo y recursos que se emplearn y disponer de una
estimacin de su costo.
Organizar y distribuir las tareas del equipo de analistas, indicando los pasos a seguir y los plazos a cumplir.
Coordinar la participacin del usuario en el proyecto.
Controlar los tiempos y tareas ejecutadas.
La metodologa no constituye en fin en s mismo, es un elemento que ser til al analista en la medida que lo ayude
al logro del objetivo de su tarea. No es suficiente ya que la tarea de anlisis necesita tambin de la estandarizacin
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ETAPA
OBJETIVOS
ACTIVIDADES
PRODUCTOS A
GENERAR
Etapa I:
Establecer
Estudio
Proyecto que
Definicin del
claramente el
preliminar:contactos con
abarque
plan de trabajo
objetivo y el
objetivos,
alcance de la
alcances y plan
tarea y a partir
de trabajo.
de all el plan de
involucrados en el
accin.
Etapa II:
Detectar
Recopilacin de
Antecedentes
Relevamiento
problemas
antecedentes:(manuales
generales
existentes y
de organizacin,
sobre normas
obtener
cursogramas, normas de
de
elementos para
procedimientos
el proceso de
operativos y de gestin).
y de control
anlisis y
diseo, por
medio de la
bsqueda e
investigacin de
la realidad en
Encuestas: son
interno.
formularios diseados
Sistemas
administrativos
informacin detallada y
vigentes,
en breve tiempo.
formularios y
archivos en
materia de
Entrevistas:medio
sistemas
administrativos.
informacin clave,
Soporte
especialmente para
informtico
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uso.
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niveles jerrquicos y de
utilizado.
supervisin.
Observacin directa: es
complementaria a las
anteriores. El analista
toma conocimiento
directo de aspectos no
relevados en pasos
previos, y corrobora y
amplia la informacin
obtenida.
Etapa III:
Se analizar la
Compatibilizacin de la
Anlisis
informacin
informacin: se
recopilada en
la etapa para
relevados entre s
evaluar los
sistemas
obtenidos de distintas
administrativos
personas en un mismo
vigentes y
proceso, estableciendo
elaborar un
la consistencia de ellos,
diagnstico de
la situacin
completando la
observada y de
informacin faltante, y
la que se
sintetizando la
intenta superar
informacin resultante en
mediante
mejoras o un
nuevo diseo.
Diagnstico.
Presentacin
ejecutiva.
Evaluacin tcnica: de la
congruencia del sistema,
disponibilidad de
informacin operativa y
gerencial, pertinencia de
la intervencin de
puestos y sectores,
cumplimiento de control
interno, cantidad y grado
de capacitacin del
personal, adecuacin de
formularios
Elaboracin del
diagnstico:manifiesta
los problemas que se
han detectado en la
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Se elaborar la
Diseo global:delimitar el
Manuales de
solucin final
procedimiento
que se
sistema, definindolo
(con
presentar al
sintticamente mediante
descripciones
cliente, es
un esquema de
de los
decir los
entradas, archivos,
procedimientos,
nuevos
procesos, salidas.
cursogramas y
sistemas
administrativos.
Presentacin del
formularios)
proyecto: a las
Software de
autoridades para la
aplicacin para
ejecutar los
global y la inversin
procedimientos.
necesaria.
Diseo detallado:se
realiza a parir del diseo
global aprobado y
comprende la
elaboracin de
cursogramas o
diagramas de flujo del
nuevo sistema, la
redaccin de manuales
de procedimiento, el
diseo de formularios y
archivos y desarrollo de
software especializado.
Esta etapa termina
cuando todos los
elementos detallados
estn a disposicin del
usuario.
Etapa V:
Comprende las
Programar la
Nuevo sistema
Implementacin
actividades
implementacin:se
en condiciones
necesarias
de operar.
para la puesta
necesarias para
en
funcionamiento
espacio fsico,
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del nuevo
equipamiento, personal,
sistema en
formularios). Se crea el
sustitucin del
cronograma usando el
anterior.
diagrama de Gantt o
PERT.
Entrenamiento de
personal: sobre la base
de los manuales
entregados, se los
capacita explicando el
contenido y forma de uso.
Puesta en marcha: la
implementacin est
completa cuando se
realizan las pruebas de
funcionamiento y
conversin de archivos.
LA PERSPECTIVA DE LA REINGENIERA
Es una metodologa desarrollada por Hammer y Champy para armonizar los cambios en el mercado, con el fin de
ofrecer siempre un valor creciente a los clientes, es decir, reorganizar las tareas de la empresa centrando su
atencin en el negocio. Es repensar los fundamentos de los procesos de un negocio y redisearlos para obtener
una mejor en el rendimiento (costo, calidad y servicio).
Cuatro principios bsicos:
Se enfoca hacia el cliente: productos de mayor calidad, menores costos y mejor servicio. Desecha el
enfoque en el puesto.
Se centra en los procesos: se piensa en los tipos de tareas que se realizan en trminos de estados
iniciales y finales. En los procesos claves. No se limita a las operaciones, tareas y estructuras, va ms all.
Rompe con las reglas: desechar las prcticas actuales y empezar de cero. Analizar las actividades de la
empresa viendo si hay razones para que existan.
Usa creativamente la tecnologa: qu nos ofrece la tecnologa para hacer cosas que no estbamos
haciendo.
ETAPA
OBJETIVOS
ACTIVIDADES
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PRODUCTOS A
GENERAR
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Etapa I:
Conocer
Movilizacin
quienes
integrarn el
equipo de
reingeniera
por parte del
usuario.
Etapa II:
Confirmar la
Identificar la
Mapas de los
Anlisis
estrategia de la
estrategia:tomando las
principales
empresa, es
instrucciones de la alta
procesos
decir, obtener
actuales.
una
estrategias y planes. Se
comprensin
hacen entrevistas.
clara de cul
es su ventaja
competitiva.
Hay que
obtener una
visin global
de los
procesos
clave, de la
estructura que
los soporta y
de los
recursos
humanos e
informticos.
Sectores y
niveles
involucrados en
los procesos.
relevamiento global en
trminos de flujos de
trabajo, departamentos,
normas y prcticas adm, se
Performance de
los procesos
existentes.
analiza el soporte
informtico de los
procesos, se evala el
perfil de los recursos
humanos y los que deben
cubrirse y se realizan los
mapas de procesos.
Evaluar la performance: se
analizara la performance de
los procesos actuales de
acuerdo a la cantidad de
entradas y salidas, costo,
tiempo, personal
participante y calidad.
Etapa III:
Se determina
Identificar las
Lista de
Seleccin
sobre qu
transformaciones
procesos
procesos se
seleccionados
centrar el
para el diseo o
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esfuerzo de
reingeniera.
rediseados, indicando
rediseo.
Etapa IV:
Se realizar el
Anlisis de detalle: se
Diseo de los
Rediseo
diseo o
procesos,
rediseo de
para determinar
incluye mapas y
los procesos
redundancias en
manuales de
clave del
actividades y procesos,
procedimientos y
negocio y se
cuellos de botella
normas.
definirn los
requerimientos
trabajo, operaciones
en materia de
ineficaces o ineficientes,
soporte
soluciones razonables a
informtico y
los problemas en
recursos
operaciones de negocios y
humanos.
de apoyo, validez y
consistencia de las
interfases entre procesos y
uso pleno de la capacidad
tecnolgica.
Definir procesos
alternativos:solucin de
Diseo
actualizado de la
estructura,
incluye
organigrama y
descripciones
de cargos.
Diseo de las
aplicaciones de
los sistemas de
computacin y
comunicaciones.
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alternativas de operacin
para determinar el mejor
diseo y elaboracin de los
mapas de los procesos
definitivos.
Determinar cambios en la
estructura:adecuar la
estructura vigente para
llevar al mximo el
beneficio del nuevo diseo.
Obtener la aprobacin: los
diseos definitivos son
sometidos a aprobacin de
la alta direccin.
Etapa V:
Se programar
Elaborar el plan de
Plan de
Implementacin
la puesta en
implementacin:estimando
implementacin.
marcha de los
tiempos, la implementacin
cambios
de la nueva estructura
resultantes de
la reingeniera,
as como los
tiempos y
costos
entrenamiento de personal.
estimados.
Nuevo proceso
en condiciones
de operar.
Determinar los
costos: incluye costos de
sistemas de computacin y
comunicaciones,
adaptacin o cambios en la
planta y equipos, traslados
o incorporacin de
personal y su capacitacin,
gastos generales de la
implementacin.
Como conclusin: parte de un enfoque de negocio, donde las actividades deben agregar valor para el cliente no slo
en trminos de costos sino tambin de calidad y servicio. El usuario participa en los equipos de trabajo. Impacta
sobre la estructura organizativa ya que modifica o elimina sectores funcionales y niveles de supervisin.
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