Pérdidas de Mercancías en Centros de Distribución y Almacenaje

Recomendaciones AECOC para la Logstica
RAL
Prevencin de Prdidas de Mercanca en
Centros de Distribucin y Almacenaje
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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGSTICA

RAL Prevencin de Prdidas en Centros de Distribucin y
Almacenaje
RAL - Prevencin de Prdidas en Centros de Distribucin y Almacenaje.

ndice
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1 Introduccin................................................................................................................. 3
1.1 Objetivos ............................................................................................................... 3
1.2 Alcance de la recomendacin ............................................................................... 3
1.3 Metodologa seguida ............................................................................................. 3
1.4 A quin va dirigida ................................................................................................. 4
1.5 El impacto de las Prdidas. Definiciones............................................................... 4
2 El clculo de las Prdidas ........................................................................................... 5
2.1 La diferencia de inventario y su metodologa de clculo ....................................... 5
2.2 Consideraciones sobre la diferencia de inventario ................................................ 6
2.3 Errores y puntos de riesgo que deben tenerse en cuenta en el clculo ................ 7
2.4 Mejores prcticas en el clculo de la diferencia de inventario............................... 7
2.5 Mejores prcticas en la ponderacin del peso de los tres factores causantes de
prdidas ...................................................................................................................... 8
2.6 Conclusiones......................................................................................................... 9
3 Las Prdidas en Centros de Distribucin y Almacenaje.............................................. 9
3.1 Componentes de las Prdidas en Centros de Distribucin y Almacenaje ............10
3.2 Hurto / Robo interno en Centros de Distribucin y Almacenaje ............................10
3.2.1 Causas / Puntos de riesgo ...........................................................................10
3.2.2 Mejores prcticas en la prevencin y control del Hurto / Robo Interno ........11
3.3 Hurto / Robo externo en Centros de Distribucin y Almacenaje............................13
3.3.2 Mejores prcticas en la prevencin y control del Hurto / Robo Externo .......13
3.4 Errores de gestin en Centros de Distribucin y Almacenaje................................14
3.4.2 Mejores prcticas en la prevencin y control de los errores de gestin .......15
3.5 Conclusiones.........................................................................................................18
ANEXO I - Plan de Prevencin de Prdidas de mercanca: Procedimiento para el
desarrollo de un Manual de Seguridad en Centros de Distribucin y Almacenaje.
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1. Introduccin
1.1 Objetivos
Esta recomendacin de AECOC para la prevencin de las Prdidas en Centros de
Distribucin y Almacenaje tiene como principales objetivos:
Sensibilizar de la gravedad de este problema en el entorno de los centros de

distribucin y almacenaje.
Ofrecer modelos operativos de buenas prcticas para minimizar el impacto de los
tres factores causantes de prdidas en Centros de Distribucin y Almacenaje
(Hurto / Robo Externo, Hurto / Robo Interno y Errores de Gestin).
1.2 Alcance de la recomendacin

Esta recomendacin forma parte de un conjunto de recomendaciones orientadas a la
prevencin de prdidas de mercanca en la cadena de suministro. Estas
recomendaciones se componen de:
-
RAL sobre Prevencin de Prdidas de Mercancas en Centros de Distribucin y

Almacenaje, que incluye el Anexo I Procedimiento para el desarrollo de un
Manual de Seguridad en Centros de Distribucin y Almacenaje. (Presente
documento).
RAL sobre Prevencin de Prdidas de Mercancas en el Transporte por Carretera,

que incluye el Anexo I Check List de Seguridad y el Anexo II Procedimiento para
el desarrollo de un Manual de Seguridad en el Transporte por Carretera.
El apartado 2 de las recomendaciones El clculo de las prdidas es comn, siendo

los dems apartados los especficos de cada parte.
El alcance de esta recomendacin contempla desde la fabricacin del producto hasta
la salida de almacn y los entornos de ste.
Respondiendo a este alcance, a lo largo del documento se tratarn los puntos de
riesgo, causas de prdidas y mejores prcticas que pretenden dar solucin a las
prdidas, un problema que tambin existe en los almacenes y sus entornos.
1.3 Metodologa seguida
Esta recomendacin se ha desarrollado con la colaboracin y consenso de las
empresas de Proveedores, Distribuidores y Transportistas y Operadores Logsticos
colaboradores de AECOC. Dichas empresas han colaborado ofreciendo sus
experiencias y conocimientos, as como ofreciendo soluciones o mejores prcticas
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para el control, seguimiento, prevencin y reduccin de las Prdidas en Centros de

Distribucin y Almacenaje.
1.4 A quin va dirigida
Esta RAL pretende ayudar a las empresas, proveedores y distribuidores y
transportistas y operadores logsticos, a reducir el impacto de las prdidas, sealando
sus puntos de riesgo y sus causas en centros de distribucin y almacenaje y sus
entornos, as como ofreciendo mejores prcticas y herramientas que minimicen su
impacto.
No obstante, en cualquier empresa, el primer paso para reducir la incidencia de las
prdidas es contar con el apoyo de la alta direccin y de los mximos responsables
de la empresa, entendiendo que las prdidas no tienen una nica solucin, y que para
prevenirlas y reducirlas debe contarse con la implicacin de toda la organizacin.
Especialmente, esta recomendacin se dirige a todos aquellos responsables
involucrados en el clculo, prevencin y control de las prdidas en almacenes y sus
entornos. De esta forma, las causas, mejores prcticas y herramientas que se
proponen tienen incidencia en los siguientes departamentos:
Auditora.
Control de gestin.
Seguridad.
Logstica.
Comercial.
Recursos humanos.
1.5 El impacto de las Prdidas. Definiciones.

El mbito de la recomendacin sern las Prdidas, tanto conocidas como
desconocidas; entendiendo la prdida desconocida como una ineficiencia en los
procedimientos o sistemas de una empresa, bien sea por no estar definidos, por no
ser adecuados o porque no se apliquen.
As, se definirn las prdidas como:
Prdida Desconocida: Diferencia entre los stocks tericos y los stocks reales.
Aquella prdida no identificada, no registrada
o no contabilizada
correctamente.
Perdida Conocida: Cualquier prdida detectada, registrada y contabilizada.
Estas prdidas tienen su origen en tres causas principales:
Hurto/Robo Externo: Provocado por personas ajenas a la empresa.
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Hurto/Robo Interno: Producido por los empleados de la propia organizacin o

personas relacionadas laboralmente con la empresa.
Errores de Gestin: Derivados de fallos de gestin no intencionados. Por
ejemplo, la no contabilizacin de mermas por roturas, etc.
Donde Hurto y Robo tendrn las siguientes definiciones:
Robo: Delito contra el patrimonio consistente en el apoderamiento de bienes

ajenos, con intencin de lucrarse, empleando para ello la fuerza, violencia o
intimidacin.
Hurto: Delito contra el patrimonio consistente en el apoderamiento de bienes
ajenos, con intencin de lucrarse, sin el empleo para ello de la fuerza, violencia
o intimidacin.
2. El clculo de las Prdidas en la cadena de suministro

En este apartado se analizar la manera en que las empresas pueden calcular el
alcance e impacto de las prdidas. Para ello se abordarn:
La diferencia de inventario y su metodologa de clculo.

Consideraciones sobre la diferencia de inventario.
Errores y puntos de riesgo que deben de tenerse en cuenta en el clculo de la
diferencia de inventario.
Mejores prcticas en:
o El clculo de la diferencia de inventario.
o La determinacin del peso de los tres factores causantes de prdidas en
la diferencia de inventario: hurto/robo externo, hurto/robo interno y
errores.
2.1 La diferencia de inventario y su metodologa de clculo

El primer paso para reducir y eliminar el impacto de las prdidas en la empresa, es
conocer y recopilar informacin acerca de este problema. Para hacerlo, un paso
imprescindible es calcular la diferencia de inventario.
La diferencia de inventario es igual al inventario terico menos el inventario real o
fsico; es decir, lo que se debera tener de acuerdo con la actividad de la empresa, y
lo que realmente se tiene:
Inventario Terico = Inventario Inicial Salidas de producto (Ventas,

devoluciones a proveedores, mermas, roturas, taras) + Entradas de producto
(Compras, devoluciones de clientes)
Diferencia de Inventario = Inventario Terico (Cantidad contable de que se
dispone administrativamente) Inventario Real (Cantidad fsica de que se
dispone).
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La valoracin de las prdidas en una empresa podr variar segn se trate de

Fabricante / Proveedor, Operador Logstico / Transportista o Distribuidor.
La valoracin de las prdidas se podr efectuar segn el precio de coste, el valor
declarado de la mercanca, o el precio en detallista. Tambin podr calcularse en
unidades o en valor econmico.
Se recomienda que para un correcto control y gestin de la informacin las empresas
utilicen siempre la misma unidad de medida.
2.2 Consideraciones sobre la diferencia de inventario
Como se ha indicado, la diferencia de inventario permitir medir el alcance de las
prdidas.
Esta medicin no slo se debe utilizar para tener conocimiento del problema, sino que
tambin debe ser la base de la toma de decisiones sobre la correccin del mismo. As
pues, las diferencias de inventario sirven para aplicar:
La revisin o establecimiento de nuevos procedimientos internos (logstica,

seguridad, pedidos, etc.)
La adopcin de medidas de seguridad puntuales sobre determinados
productos, zonas, medios, etc.
Las acciones para ubicar el producto en lugares ms seguros.
Las medidas de correccin que se puedan tomar sern ms eficientes cuanto mayor
sea la calidad de la informacin. Esta calidad vendr determinada por:
El volumen de movimientos del rea, diversidad de categoras y referencias,

etc.
La frecuencia del registro de la informacin.
Adems, el clculo de la diferencia de inventario permite corregir las desviaciones que

pueda haber en el inventario terico respecto de la actividad real. Este hecho es de
vital importancia ya que el inventario terico es la base sobre la que se toman muchas
decisiones que traspasan el mbito de las prdidas.
Un inventario terico deficiente puede derivar en:
Roturas de inventario, por ejemplo, los sistemas de informacin reflejan que

hay un producto en el almacn cuando en realidad no existe.
Cadena de suministro ineficiente, por ejemplo, la gestin de suministro se
establece a partir de los datos del inventario terico. Datos errneos de
inventario conducen a un suministro ineficiente.
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2.3 Errores y puntos de riesgo que deben tenerse en cuenta en el clculo

En el clculo del inventario terico suelen producirse errores tales como:
Los producidos por movimientos de mercancas no registrados en el momento

de la realizacin del inventario fsico.
Gestionar informacin errnea o incompleta. En este sentido son
especialmente crticos los siguientes procedimientos y documentos:
o
o
o
o
o
Los albaranes de almacn.

Devoluciones de producto.
Regularizaciones de precio.
Recepciones y expediciones incorrectas.
Mercanca en Trnsito (p.e. entre almacenes de la misma compaa).
Fuentes de riesgo durante la realizacin del inventario fsico:
Almacenes desordenados: Dificultan la tarea de contar fsicamente los

productos.
2.4 Mejores prcticas en el clculo de la diferencia de inventario

Ante todo se recomienda realizar inventarios fsicos y tericos y calcular la diferencia
de inventario puesto que:
Conocer el problema es el primer paso para solucionarlo.

Con esta informacin se tomarn mejores acciones de prevencin y control.
Constituye una base para sensibilizar e implicar al personal de la empresa en
la prevencin de las prdidas.
Se recomienda calcular la diferencia de inventario con una frecuencia proporcional al

riesgo que cada seccin, categora, producto, tenga a efectos de hurtos/robos y/o
errores. Para establecer esta frecuencia se recomienda tener en consideracin:
El atractivo de los productos para los hurtadores. (ver apartado 3.2.1 El

Hurto/Robo Interno en Centros de Distribucin y Almacenaje).
Las diferencias de inventario detectadas anteriormente.
La consistencia de los datos anteriores.
Con el objetivo de evitar errores, evitar altas tasas de incidencias que se producen en
el flujo fsico, se recomienda que en el conteo de los inventarios fsicos participen, de
forma directa o indirecta, responsables de los siguientes departamentos:
Auditora.
Control de gestin.
Logstica.
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Cada empresa, segn sus procesos, deber definir los integrantes de los equipos de
conteo. En ningn caso participar el rea de seguridad.
Se recomienda realizar acciones de formacin y seguimiento a las personas
involucradas en el conteo del inventario fsico. Lo que se persigue con estas acciones
formativas es:
Unificar y estandarizar aspectos como:

o Definicin de las rutas y la documentacin o herramientas de apoyo
(terminales, etc.). En el caso de zonas de imposible acceso a personas,
por ejemplo en almacenes automatizados, se harn muestreos.
Se recomienda que en el caso de que se produzcan diferencias notables entre las

ltimas diferencias de inventarios calculadas, o bien la evolucin de los datos no haya
sido muy consistente:
Verificar los puntos de conflicto.

Revisar la metodologa de clculo.
Aumentar la frecuencia de clculo.
Se recomienda, en el caso de no disponer de sistemas de informacin que lo permitan

(programas informticos, lectores, etc.), hacer el conteo del inventario fsico cuando la
empresa no tenga actividad en determinadas reas crticas como expediciones,
recepcin de mercanca, reas de movimientos internos de mercanca, etc.
Se recomienda aumentar el nivel de precisin de los inventarios en aquellas
categoras o productos con riesgos de prdidas elevados. Para ello se deben:
Verificar aquellos productos con diferencias de recuento.
2.5 Mejores prcticas en la ponderacin del peso de los tres factores causantes
de prdidas
Consideraciones previas:
El clculo de la diferencia de inventario indica la cuanta de las prdidas que ha

sufrido la empresa, pero en ningn caso permite determinar qu parte de esa
prdida es debida al Hurto/Robo Externo, Hurto/Robo Interno y a los Errores de
Gestin.
La nica forma de obtener una aproximacin a este dato es recopilar
informacin de los incidentes que se producen en la empresa, y a partir de
aqu, extraer conclusiones que permitan ponderar el peso de las tres causas.
La ponderacin de la importancia de los tres factores ayuda a evaluar mejor la

situacin, adems de resultar til en el momento de asignar recursos.
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Se recomienda, para determinar el peso de los tres factores causantes de prdidas,

recopilar informacin y llevar un registro de aquellos hechos que son causa de
prdidas, o bien de las pruebas que demuestran que se ha producido uno de estos
hechos. As pues las informaciones ms tiles para determinar el peso de las tres
causas son:
Los intentos de hurto/robo que han sido detectados (producto, seccin, etc...).
Las pruebas que demuestran que se ha producido un hurto/robo: cajas
abiertas, huecos en palets, cambios en ubicaciones, embalajes de productos
consumidos, etc.
Discrepancias detectadas en los pedidos.
Esta informacin ofrecer una aproximacin sobre el nivel de impacto que han
producido los hechos relativos a hurto/robo externo, hurto/robo interno o bien errores,
y en consecuencia, una aproximacin al peso que ha tenido cada una de las tres
causas en el conjunto de la cifra de prdidas.
La gestin de los registros de todos estos hechos que se producen en la empresa y
su anlisis puede conllevar la aplicacin de grandes recursos que no estaran
justificados. En estos casos, se recomienda realizar este seguimiento y posterior
anlisis durante un periodo de tiempo determinado y para una muestra representativa
de almacenes de la empresa, extrapolando posteriormente las conclusiones obtenidas
al conjunto de la empresa.
2.6 Conclusiones
Como conclusin, las medidas necesarias para ayudar a la toma de decisiones a
travs del desarrollo y la identificacin de buenas prcticas, consistirn en:
El registro de datos por producto.

Registro peridico y en cada almacn.
Estos datos ayudarn a identificar dnde se producen las prdidas y facilitarn la

toma de decisiones sobre dnde aplicar las correcciones para controlarlas.
3. Las Prdidas en Centros de Distribucin y Almacenaje
Este apartado se estructura en tres bloques correspondientes a los tres factores
causantes de Prdidas: Hurto/Robo Externo, Hurto/Robo Interno y Errores de Gestin.
Dentro de cada bloque se tratarn:
Las causas / puntos de riesgo: Se pretende sealar puntos crticos, reas de

actuacin... sobre los que centrar la atencin y posibles acciones de control y
prevencin.
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Las mejores prcticas y herramientas para la prevencin y el control de las

Prdidas en Centros de Distribucin y Almacenaje.
3.1 Componentes de las Prdidas en Centros de Distribucin y Almacenaje

Como anteriormente se ha indicado, los factores causantes de Prdidas se agrupan
en tres categoras: Hurto/Robo Interno, Hurto/Robo Externo y Errores de Gestin.
Hurto/Robo Interno
Aquellos casos en que los propios empleados de la empresa o empleados

ajenos pero relacionados comercialmente con la compaa, se apropian sin
autorizacin de bienes o dinero.
Hurto/Robo Externo
Aquellos casos en que personas ajenas a la empresa o bandas organizadas se

apropian sin autorizacin de bienes o dinero.
Errores de Gestin en la cadena de suministro
Prdidas debidas a procedimientos dentro de la empresa en relacin a

productos caducados, productos mal identificados, recuento incorrecto de
inventario, productos que han sido daados, errores de lectura en cdigo de
barras, errores en las entregas de mercancas (por ejemplo, falta de entregas
debido a errores de picking y expediciones de centros de distribucin),
alineamiento de ficheros maestros, diferencias entre movimientos fsicos y
documentacin, etc.
3.2 Hurto/Robo Interno en Centros de Distribucin y Almacenaje

3.2.1 Causas / Puntos de riesgo
La gestin de los recursos humanos de la empresa:
Los siguientes factores influyen en el comportamiento de los empleados y, por lo tanto
tambin pueden actuar como inhibidores / potenciadores de ciertos comportamientos
deshonestos:
Ambiente laboral: Nivel de implicacin, motivacin, etc.

Poltica de recursos humanos y de contratacin: Temporalidad de los contratos,
rotacin del personal, polticas de retribucin, etc.
Adecuacin del nmero de personas a la carga de trabajo.
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El producto:
El riesgo de que sea un producto hurtado/robado aumentar en funcin de su
atractivo para el posible hurtador. Los parmetros que determinan este atractivo son:
El valor.
La novedad.
La facilidad de venta.
Facilidad de ser hurtado/robado (tamao, etc.)
Localizacin en las instalaciones (hay partes de las instalaciones en las que es
ms sencillo actuar).
Facilidad de consumo.
Los procedimientos:
La forma en que tengamos diseados o se ejecuten los procedimientos ser
determinante para inhibir o facilitar los comportamientos deshonestos. La no
existencia de procedimientos o el que no estn adaptados al tipo de mercanca y
actividad de la empresa puede ser un punto crtico. En este sentido, algunos de los
riesgos en la cadena de suministro son:
Los pedidos en los que es imposible controlar el contenido en el momento de la

entrega.
Las entregas en las que se desconoce su contenido exacto.
3.2.2 Mejores prcticas en la prevencin y control de Hurto/Robo Interno

Ante todo, se recomienda establecer:
Normativas internas, tanto para el funcionamiento general de la empresa, como

para aquellos procedimientos ms crticos, adems de hacer evaluaciones y
seguimientos constantes de la aplicacin de estas normativas.
Las medidas de prevencin y control de productos. Asignar los responsables
encargados de aplicarlas.
Se recomienda valorar y analizar, al nivel que sea necesario y posible (empresa,

departamento, organizacin, empleado...), una serie de factores que actan como
potenciadores / inhibidores de comportamientos deshonestos. Los factores en
concreto son:
La percepcin del empleado acerca de las posibles repercusiones que pueda

tener un comportamiento deshonesto. Esta depender de:
o El riesgo a ser descubierto.
o La seguridad de ser sancionado.
o El sentirse infractor.
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La tentacin. Esta variar en funcin de:

o La necesidad del empleado.
o El deseo del empleado.
Nivel de tolerancia del personal en relacin a las acciones deshonestas

contrarias a la empresa.
La facilidad que tiene el personal de la empresa para cometer un hurto interno.
sta variar en funcin de tres factores:
o Acceso a la mercanca.
o Tiempo disponible.
o Posicin jerrquica que ocupa en la empresa.
La valoracin de estos factores permitir aplicar aquellas acciones de prevencin y

control ms adecuadas para cada caso. En concreto se trata de:
Evitar percepciones en el personal como:

o La empresa ya gana suficiente dinero: En este caso existe un elevado
nivel de tolerancia hacia las personas que cometen acciones
deshonestas.
o Aqu robar es muy fcil: Los empleados no tienen miedo a ser
descubiertos y/o sancionados.
Trabajar de manera eficiente el concepto de:

o La empresa es mi casa: Factores como la cultura corporativa, la
integracin del empleado y la poltica de recursos humanos, actan
como inhibidores de los deseos de hurto que los empleados puedan
tener.
Se recomienda implementar soluciones como:
Una formacin adecuada los empleados en procedimientos, poltica de la

empresa y buenas prcticas.
Valorar el riesgo de prdidas en los procedimientos e instalaciones.
Inspeccionar productos de alto riesgo.
Incrementar los medios de seguridad para productos de alto riesgo.
Ubicar los productos de alto riesgo en zonas de almacenamiento especial, de
forma que se aseguren las operaciones de recepcin, picking y carga de
camin.
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3.3 Hurto/Robo Externo en Centros de Distribucin y Almacenaje

Tal como se ha comentado en el apartado anterior, se incrementa el riesgo de
hurto/robo cuanto ms atractivo es el producto para el hurtador. Los parmetros que
determinan este atractivo son:
El valor.
La novedad.
La facilidad de venta en mercados paralelos.
Facilidad de ser hurtado/robado (tamao, etc.)
Localizacin en las instalaciones.
Localizacin de las instalaciones.
Informacin acerca del almacn.
3.3.2 Mejores prcticas en la prevencin y control del Hurto/Robo Externo

Se recomienda tomar medidas de control y prevencin en los siguientes mbitos:
Control de edificios:
Controlar el acceso a las instalaciones a toda persona visitante y vehculo

ajeno.
Asignar acreditaciones a las personas visitantes ajenas a la empresa y colocar
distintivos en los vehculos externos para que sean identificados en el interior.
Asignar tarjetas de identificacin a todos los empleados que tengan acceso a
las instalaciones.
Reducir en la medida de lo posible el nmero de entradas y salidas en las
instalaciones.
Mantener permanentemente vigiladas las puertas por las que entran y salen
vehculos y personal.
Construir vallados alrededor del edificio. Se recomienda:
o Hacer inspecciones diarias.
o Evitar almacenamientos prximos al vallado.
Respecto al aparcamiento de vehculos, se recomienda:

o Sealizar las zonas y las plazas.
o Situar los aparcamientos de los vehculos de los empleados alejados de
los edificios.
o Tener una previsin de las visitas.
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Potenciar la iluminacin, puesto que:

o Supone un elemento de seguridad para el vigilante.
o Es un elemento disuasorio de gran importancia.
Diferenciar los niveles de control y prevencin en funcin de que el almacn se

encuentre con o sin actividad.
Control de la mercanca:
No permitir aparcar los vehculos particulares en las zonas de carga y descarga

o en zonas adyacentes a los edificios en los que se almacena producto.
Mantener vigiladas las zonas crticas, como el acceso de los vestuarios a la
zona en la que est la mercanca, el acceso a los muelles, etc.
Ubicar las mercancas de mayor valor en las zonas especialmente vigiladas y
registrar los movimientos de entrada y salida en esas zonas, fecha, hora,
nmero de precinto, etc.
En los casos en que sea necesario, y en base a las necesidades de la empresa y a la

legislacin vigente, se recomienda aplicar alguna tecnologa de control y prevencin
en almacenes, elementos de disuasin y gestin de informacin tales como:
Alarmas detectoras en las entradas y salidas de recintos.

Circuito Cerrado de Televisin. A travs de sistemas remotos es posible
controlar una serie de puntos estratgicos repartidos en el interior y exterior de
los edificios y en las entradas y salidas. Existe tambin la posibilidad de
obtener una mxima cobertura incluso en ngulos muertos, a travs de
domos (cmaras que pueden desplazarse a travs de un rail).
3.4 Errores de Gestin en Centros de Distribucin y Almacenaje

Nota: Los errores no detectados en la gestin reducen la exactitud de las cuentas de
resultados. Algunos ejemplos de ello son la anotacin de ventas con precios
incorrectos, la no contabilizacin de prdidas o mermas de productos, preparacin de
pedidos incorrectos, etc.
Los errores de gestin en centros de distribucin y almacenaje suelen tener como
consecuencia:
La discrepancia entre los flujos fsicos de mercanca y el flujo de informacin

asociada, que deriva en diferencias de inventario por:
o Cantidades de producto incorrectas.
o Productos incorrectos (referencia, formato...).
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Deterioro de los productos.

Las principales causas de la discrepancia entre el flujo fsico de mercanca y el flujo
de informacin son:
La falta de formacin y de medios materiales adecuados para el tratamiento de

la informacin.
La falta de Alineamiento de Ficheros Maestros (A.F.M) provoca que los
agentes que intervienen en la cadena de suministro empleen una informacin
no actualizada del producto (formato promocional, dimensiones, precio...).
Los procedimientos que suponen un mayor riesgo de discrepancia entre el flujo fsico
de mercanca y el flujo de informacin son:
La preparacin de los pedidos.

Los procesos de entrega y recepcin de la mercanca.
La gestin de las devoluciones.
Las mermas y roturas de productos.
El deterioro de los productos o merma se debe a muchas causas, entre ellas cabe
citar:
Una inadecuada temperatura de conservacin de los productos.

Ejecutar una incorrecta paletizacin.
La incorrecta manipulacin.
3.4.2 Mejores prcticas en la prevencin y control de los Errores de Gestin

Se recomienda que la prevencin y el control de los errores en almacenes se base en:
Una definicin eficiente de los procedimientos ms crticos.

El control sobre la ejecucin de los mismos.
La gestin adecuada del flujo de informacin.
La aplicacin eficiente de las herramientas adecuadas.
Se recomienda realizar acciones formativas dirigidas a los empleados sobre la

aplicacin de:
Los procedimientos establecidos.

La gestin y el manejo de las herramientas necesarias.
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Se recomienda el registro de:
Las prdidas de material.

El consumo de producto por parte del personal interno.
Los errores de identificacin / codificacin.
Las mermas o productos desechados como defectuosos; ya sea de origen o
fruto de la manipulacin.
En las actividades relacionadas con los productos perecederos o en los

procedimientos de devoluciones es necesaria una gestin correcta de las mermas.
Para ello se recomienda:
Controlar e identificar las referencias crticas; mediante un anlisis de

referencias se identifican aquellas con mayor prdida.
A la hora de controlar productos perecederos se pueden tener en cuenta varias
familias de productos y proveedores hacindoles un seguimiento especial
(peso y calidad).
Formar a jefes de seccin (incluyendo la preparacin de productos, la logstica
interna, etc.)
Incorporar nuevos parmetros de clculo en la gestin de pedidos de productos
de alto riesgo y puesta en marcha de un proceso de gestin de caducidades.
Se recomiendan aplicar controles sobre:
Las reducciones de inventario en la recepcin, almacn y zona de despacho de

mercancas.
El peso y la calidad en la recepcin de mercanca.
La revisin de pedidos y formatos mnimos que tienden a dificultar la gestin.
Los indicadores (KPIs - Key Performance Indicators -) de productos de alto
riesgo (por ejemplo la rotacin).
A continuacin se indican, de forma ms concreta, un conjunto de mejores prcticas y

herramientas de cuya aplicacin se derivan importantes avances en la eficiencia del
flujo de mercanca y de informacin en la cadena de suministro:
Acuerdos logsticos entre las partes, RAL (Recomendaciones AECOC para la

Logstica): renen un conjunto de acuerdos entre las partes sobre buenas
prcticas en los procedimientos ms crticos de la cadena de suministro, por
ejemplo, entrega y recepcin de mercanca, manipulacin, carga, transporte, y
descarga.
Intercambio Electrnico de Datos (EDI): Mediante los mensajes del lenguaje

estndar EANCOM, las empresas pueden, entre otras cuestiones:
o Comunicar con antelacin el contenido exacto de los envos.
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o Confirmar la recepcin de la mercanca e informar sobre las posibles

incidencias en el proceso de recepcin.
o Informar sobre el estado de los pedidos.
Codificacin GS1 128 (antes EAN.UCC 128): Es un sistema de identificacin

creado para entornos de almacn, que conecta el flujo fsico de mercancas
con el de informacin. La codificacin GS1 128 (EAN.UCC 128), entre otras
cuestiones, permite:
o Automatizar la gestin de los almacenes. Por ejemplo, la lectura del
cdigo permite la ubicacin de la mercanca en el almacn en funcin de
la fecha de caducidad del producto, al ser una informacin contenida en
el cdigo GS1 128.
o Agilizar los procesos de recepcin de mercanca. Con la lectura del
SSCC (Cdigo Seriado de Unidad de Envo o Nmero de Matrcula) que
contiene la etiqueta GS1 128 (EAN.UCC 128), se puede relacionar el
contenido del envo con el aviso de expedicin que se ha hecho
previamente mediante el mensaje DESADV del lenguaje EANCOM de
EDI.
Identificacin por Radiofrecuencia (RFID); se obtendrn beneficios como:

o Agilizacin de la recogida de datos. Reduce la intervencin humana en
la supervisin de los procesos y proporciona visibilidad en todo el
recorrido del producto para detectar y reducir errores de gestin.
o Ubicacin de los lectores en puntos estratgicos. De esta manera
quedan cubiertos los puntos crticos del proceso. As, los datos que
proporciona el sistema permiten identificar los puntos exactos donde se
ha producido la diferencia de inventario y actuar inmediatamente.
o Incremento del control unitario de los embalajes con tag en la recepcin
de mercancas.
o Reduccin de ajustes de inventario e incidencias debido a la disminucin
de faltantes, errores y hurtos.
o Control y actualizacin de inventarios en tiempo real.
o Reduccin de tiempo dedicado a resolver incidencias, debido al menor
nmero de stas.
o Racionalizacin de recursos ubicados en la recepcin de mercancas, la
preparacin y verificacin de pedidos, por efecto de la lectura del tag.
o Reduccin de errores por inventario manual.
o Reduccin de tiempo previo a la carga del camin debido a la
verificacin de las unidades de carga sin necesidad de abrir los
embalajes.
AECOC.DATA: Con este catlogo electrnico y centralizado de producto, las

empresas tienen acceso inmediato a la informacin actualizada y precisa de
los productos (cdigo EAN, formatos, variables logsticas, dimensiones...). Las
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empresas consiguen alinear los ficheros maestros con la informacin

actualizada.
En definitiva, estas herramientas y recomendaciones sobre mejores prcticas,
permiten reducir las incidencias y controlar aquellos puntos de riesgo que son fuente
de errores en la cadena logstica:
Agilizan y aumentan la calidad de los flujos de informacin y fsicos.

Reducen las incidencias en las entregas y en el proceso de facturacin.
Incrementan los niveles de informacin y trazabilidad de los productos.
3.5 Conclusiones
A continuacin se recomiendan, en distintas fases de implantacin, algunas acciones
para la prevencin de prdidas:
Etapas
Largo Plazo
Centros de
Distribucin y
Almacenaje
Prevencin de las
Prdidas:
Diseo eficiente de los
procesos.
Colaboracin con los
distintos agentes de la
Cadena.
Transporte
Prevencin de las
Prdidas:
Diseo eficiente de los
procesos.
Colaboracin con los
distintos agentes de la
Cadena.
Abrir reas de
colaboracin entre los
departamentos de
seguridad y los de
operaciones.
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Medio Plazo
Corto Plazo
Disear e implementar
procesos y prcticas
para:
Distinguir y gestionar
Productos de Alto
Riesgo
Poner en
funcionamiento:
Auditoras, Fomentar la
Responsabilidad,
Formacin.
Disear e implementar
procesos y prcticas
para:
Distinguir y gestionar
Productos de Alto
Riesgo
Poner en
funcionamiento:
Auditoras, Fomentar la
Responsabilidad,
Formacin.
Auditoras diarias y
registro y control de
la informacin y
Normas de
actuacin.
Gestin de
incidencias
Identificacin de
zonas de Productos
de Alto Riesgo.
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Auditoras diarias y
registro y control de
la informacin y
Normas de
actuacin.
Gestin de
incidencias
Comprobar que el
transporte se adecua
a la mercanca a
transportar.
Dotar al transporte
de medidas de
seguridad
adecuadas.
Recogida de
incidencias en el
albarn como fuente
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Producto
Personal
Sistemas de
Comunicacin
e Informacin
de informacin de
posibles prdidas.
Correcta definicin
de la unidad de
carga consensuada
por las partes.
Muestreos aleatorios
en la recepcin de
mercancas.
Recuento regular
Compras: Alinear el
Prevencin de las
para la deteccin de
suministro con la
prdidas relacionadas
las prdidas de
demanda para prevenir
con el diseo del
producto en tiempo
el exceso de
producto, del envase y
real.
existencias.
del embalaje (por
Precintos en el
Implantar
ejemplo, precinto de
embalaje en caso
procedimientos para la
seguridad, visibilidad
necesario.
trazabilidad.
del embalaje, etc.)
Seleccin del personal. Auditoras y registro
Asegurar el
y control de la
Por ejemplo, solicitando
compromiso del
informacin y
referencias o
personal.
Normas de
estableciendo controles
Evitar las oportunidades
actuacin.
de comprobacin de
de prdida con medidas
Formacin en
informacin curricular,
tales como:
cuestiones de
etc.
- Incentivos
seguridad y
Planificacin de
- Normas en la
prevencin de
recursos humanos
bsqueda de personal
prdidas.
necesarios.
- Poltica antihurto
Formacin y
Labores de
sensibilizacin con la
sensibilizacin y firma
poltica de la empresa y
de acuerdos con ETTs,
los procedimientos.
Administraciones
Asegurar el
Pblicas, etc. en
cumplimiento de las
relacin a la
normas
problemtica de
prdidas.
Prevencin de prdidas Asegurar el
Gestin de
diseando procesos
cumplimiento de las
incidencias.
eficientes.
normas.
Alineamiento de
Ficheros Maestros.
Teniendo en cuenta las anteriores indicaciones se podra concluir que un

procedimiento de prevencin de Prdidas est basado en:
Clculo de las prdidas; permitiendo identificar las reas de vulnerabilidad de

una empresa o un proceso y as emplear estrategias de prevencin correctas.
Implantacin de anlisis y control de prdidas en seccin, unidades de
mantenimiento de stock (SKU), almacn y regin, con el soporte de nuevas
herramientas de informacin sencillas.
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Almacenaje
Automatizacin de procesos y agilizacin de los procedimientos de

comprobacin de mercancas para evitar errores, tanto de gestin como de
procesos.
Seguimiento detallado del movimiento exacto de un producto a lo largo del
almacn para ver qu elementos han sido sustrados y en qu lugar.
En resumen, unas buenas prcticas en la prevencin de Prdidas en Centros de

Distribucin y Almacenaje deben basarse en:
Soporte de la Direccin General y Financiera.

El trabajo y compromiso de un equipo de trabajo multidisciplinar (seguridad,
operaciones, compras, logstica, auditora).
Utilizacin de tcnicas de optimizacin de la Cadena de Suministro (pedidos,
logstica, rotacin y caducidad, Alineamiento de Ficheros Maestros).
Control, mediante indicadores, de las principales secciones y referencias,
asignando objetivos y responsabilidades.
Identificacin de los Productos de Alto Riesgo que permita definir medios de
proteccin.
Aplicacin de un programa de prevencin de prdidas facilitado por inversiones
en seguridad.
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ANEXO I
Plan de Prevencin de Prdidas de mercanca:
Procedimiento para el desarrollo de un Manual de
Seguridad en Centros de Distribucin y Almacenaje.
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RAL Prevencin de Prdidas de mercanca en Centros de
Distribucin y Almacenaje
1. Introduccin
La seguridad es un factor fundamental en las empresas. Debe adaptarse a las
necesidades y situaciones propias de cada compaa para cumplir un buen servicio,
detectando amenazas y el nivel de riesgo a fin de minimizar las prdidas causadas
por el hurto y robo de mercancas.
1.1 Objetivos
Este procedimiento pretende orientar a distribuidores, proveedores y operadores
logsticos en la creacin de un manual de seguridad para la aplicacin de las normas
y procedimientos establecidos que permitan reducir el ndice de prdidas en los
Centros de Distribucin y Almacenaje.
1.2 A quin va dirigida
Especialmente, esta recomendacin se dirige a todos aquellos responsables
involucrados en la prevencin y control de prdidas en Centros de Distribucin y
Almacenaje y sus entornos.
2. Marco Legal
Previo a la elaboracin de un Manual de Seguridad se debe definir el marco legal,
decretos, resoluciones, normativas y leyes que puedan afectar a los Centros de
Distribucin y Almacenaje. Asimismo, es preciso comprender que no solamente se
aplican las normas dirigidas a la actividad como tal, sino que se ven involucradas
todas las ramas del derecho, as:
Derecho Penal:
Cuando con ocasin o causa del ejercicio de la actividad, se constituya un delito de
conformidad con lo establecido en el cdigo penal. Como ejemplo ms comn de
aplicacin de este derecho se tiene el hurto / robo de las mercancas que se estn
manipulando.
Derecho Administrativo:
Como ejemplo de aplicacin de este derecho se tiene todo aquello que pueda estar
relacionado con la Ley de Seguridad Privada, Ley de Proteccin de datos, etc.
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Derecho civil:
Normalmente se tramitan mediante este derecho todos los siniestros que ocurran con
las mercancas y las reclamaciones ante las compaas de seguros.
3. Composicin del equipo de seguridad
La Ley 23/1992, de 30 de Julio, de Seguridad Privada, dicta las normas necesarias
para determinar las medidas de seguridad que pueden ser impuestas a entidades y
establecimientos y aquellas actividades que quedan fuera del mbito de aplicacin del
Reglamento de Seguridad Privada.
Entre las funciones de los DIRECTORES DE SEGURIDAD, que vienen establecidas
en los artculos 95, 97 y 98 del Reglamento de Seguridad Privada, se destacan las
siguientes:
-
Analizar las situaciones de riesgo y planificar y programar las actuaciones precisas

para la implantacin y realizacin de los servicios de seguridad.
Organizar, dirigir y coordinar al personal y servicios de seguridad privada.
Proponer los sistemas de seguridad que resulten pertinentes, as como supervisar
de su utilizacin, funcionamiento y conservacin.
Asegurar la colaboracin de los servicios de seguridad con los de las
correspondientes dependencias de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del
Estado.
Velar por el cumplimiento de la regulacin de seguridad aplicable.
Canalizar hacia las dependencias de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del
Estado las comunicaciones de cualquier informacin relevante para la prevencin,
el mantenimiento o restablecimiento de la seguridad ciudadana, as como todo
hecho delictivo del que tuviesen conocimiento en el ejercicio de sus funciones.
Proponer o adoptar medidas para subsanar las deficiencias que se observen o
sean comunicadas por el personal en relacin con los servicios o sistemas de
seguridad.
4. Procedimientos generales
En este apartado se desarrollarn las recomendaciones bsicas de seguridad que
deben tener en cuenta las empresas distribuidoras, proveedoras y operadores
logsticos y de transporte.
4.1 Seleccin de personal
El proceso de seleccin de personal se realizar segn los procedimientos habituales
de la empresa y debe incluir, adicionalmente a lo requerido, los siguientes procesos:
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Verificacin de la autenticidad de los documentos.

Comprobacin de referencias laborales y personales, formacin recibida,
certificados de capacitacin, etc.
Peticin de documentos originales.
Estos requisitos tambin sern aplicables a las empresas de trabajo temporal

encargadas de la seleccin de personal.
4.2 Personal de seguridad y vigilancia
-
El personal de seguridad debe ser personal legalmente habilitado para tal labor,
empleados mediante contrato de trabajo con una empresa de seguridad
legalmente autorizada.
Las funciones del personal de seguridad vienen definidas segn el Real Decreto
2364/1994, de 9 de Diciembre, de Seguridad Privada.
La empresa o el departamento de seguridad debe vigilar el proceso de seleccin y
capacitacin del personal de seguridad. Este proceso de seleccin debe incluir los
requisitos fijados en el punto 4.1 de este apartado.
4.3 Valoracin de riesgos

Se recomienda valorar los riesgos de prdidas en los procedimientos e instalaciones
en los siguientes mbitos:
-
Administrativo.
Logstico y Operativo.
Econmico.
Impacto corporativo.
Seguridad (cargas crticas, etc.).
4.4 Seleccin de la compaa de seguros

Se recomienda seleccionar una pliza de seguros que se adecue a los riesgos que
puedan sufrir.
4.5 Programas de formacin / capacitacin.
Las empresas de proveedores, distribuidores, operadores logsticos y transportistas
deben establecer una planificacin de programas de formacin y capacitacin para
empleados que conformen la cadena logstica y de seguridad. La temtica variar
segn las necesidades y se debe hacer seguimiento de los resultados. Entre los
temas a tratar estaran, entre otros:
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La manipulacin de productos de alto riesgo.

El hurto y robo y sus implicaciones penales, familiares y sociales.
La delincuencia comn y organizada.
La denuncia y la investigacin.
La ejecucin de protocolos para empleados y personal de seguridad.
Funciones y procedimientos del personal de seguridad.
La formacin del personal de seguridad viene definida segn el Real Decreto

2364/1994, de 9 de Diciembre, de Seguridad Privada.
5. Medidas de seguridad
Ver RAL Prevencin de Prdidas de mercanca en Centros de Distribucin y Almacenaje
donde se desarrollan las principales medidas de seguridad que deben adoptar las
empresas de proveedores, distribuidores, operadores logsticos y transportistas para
hacer frente al hurto y robo de mercancas.
6. Definicin de protocolos
En este apartado se definen los protocolos que deben seguir los responsables de
Seguridad y los empleados en caso de hurto o robo de mercanca. Estos protocolos o
procedimientos de actuacin deben figurar por escrito y ser conocidos por el personal de
la empresa.
Hurto / Robo de mercanca:
-
Informar de forma inmediata a quien corresponda segn el protocolo.

Aportar la mayor cantidad de informacin, a ser posible por escrito, sobre los
hechos segn protocolo (Check-List definidas, procedimientos de gestin de
incidencias, recogida de fotografas, etc.).
Interponer la denuncia si procediera.
Elaborar un informe de incidentes, con anlisis y conclusiones de los hechos
ocurridos en caso de que se considerara necesario.
7. Definicin de contingencias
Las contingencias son aquellas eventualidades que se pueden presentar en el momento
del movimiento de mercancas.
Cada empresa deber definir las contingencias que puedan ocurrirle y desarrollar los
procedimientos o protocolos de actuacin adecuados a las mismas.
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8. Denuncias
Las empresas debern tener definido por escrito el momento en que se debe efectuar
una denuncia (por ejemplo, en el caso de ser hurtos repetitivos, robos, segn el importe
de las prdidas, etc.) as como el responsable por parte de la empresa de la
presentacin de la misma y la forma de proceder.
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Pérdidas de Mercancías en Centros de Distribución y Almacenaje

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Pérdidas de Mercancías en Centros de Distribución y Almacenaje

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Recomendaciones AECOC para la Logstica

RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGSTICA

RAL - Prevencin de Prdidas en Centros de Distribucin y Almacenaje.

RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGSTICA

Sensibilizar de la gravedad de este problema en el entorno de los centros de

1.2 Alcance de la recomendacin

RAL sobre Prevencin de Prdidas de Mercancas en Centros de Distribucin y

RAL sobre Prevencin de Prdidas de Mercancas en el Transporte por Carretera,

El apartado 2 de las recomendaciones El clculo de las prdidas es comn, siendo

RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGSTICA

para el control, seguimiento, prevencin y reduccin de las Prdidas en Centros de

1.5 El impacto de las Prdidas. Definiciones.

Estas prdidas tienen su origen en tres causas principales:

Hurto/Robo Externo: Provocado por personas ajenas a la empresa.

RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGSTICA

Hurto/Robo Interno: Producido por los empleados de la propia organizacin o

Robo: Delito contra el patrimonio consistente en el apoderamiento de bienes

2. El clculo de las Prdidas en la cadena de suministro

La diferencia de inventario y su metodologa de clculo.

2.1 La diferencia de inventario y su metodologa de clculo

Inventario Terico = Inventario Inicial Salidas de producto (Ventas,

RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGSTICA

La valoracin de las prdidas en una empresa podr variar segn se trate de

La revisin o establecimiento de nuevos procedimientos internos (logstica,

El volumen de movimientos del rea, diversidad de categoras y referencias,

Adems, el clculo de la diferencia de inventario permite corregir las desviaciones que

Roturas de inventario, por ejemplo, los sistemas de informacin reflejan que

RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGSTICA

2.3 Errores y puntos de riesgo que deben tenerse en cuenta en el clculo

Los producidos por movimientos de mercancas no registrados en el momento

Los albaranes de almacn.

Fuentes de riesgo durante la realizacin del inventario fsico:

Almacenes desordenados: Dificultan la tarea de contar fsicamente los

2.4 Mejores prcticas en el clculo de la diferencia de inventario

Conocer el problema es el primer paso para solucionarlo.

Se recomienda calcular la diferencia de inventario con una frecuencia proporcional al

El atractivo de los productos para los hurtadores. (ver apartado 3.2.1 El

RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGSTICA

Unificar y estandarizar aspectos como:

Se recomienda que en el caso de que se produzcan diferencias notables entre las

Verificar los puntos de conflicto.

Se recomienda, en el caso de no disponer de sistemas de informacin que lo permitan

Verificar aquellos productos con diferencias de recuento.

El clculo de la diferencia de inventario indica la cuanta de las prdidas que ha

La ponderacin de la importancia de los tres factores ayuda a evaluar mejor la

RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGSTICA

Se recomienda, para determinar el peso de los tres factores causantes de prdidas,

El registro de datos por producto.

Estos datos ayudarn a identificar dnde se producen las prdidas y facilitarn la

Las causas / puntos de riesgo: Se pretende sealar puntos crticos, reas de

RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGSTICA

Las mejores prcticas y herramientas para la prevencin y el control de las

3.1 Componentes de las Prdidas en Centros de Distribucin y Almacenaje

Aquellos casos en que los propios empleados de la empresa o empleados

Aquellos casos en que personas ajenas a la empresa o bandas organizadas se

Errores de Gestin en la cadena de suministro

Prdidas debidas a procedimientos dentro de la empresa en relacin a

3.2 Hurto/Robo Interno en Centros de Distribucin y Almacenaje

Ambiente laboral: Nivel de implicacin, motivacin, etc.

RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGSTICA

Los pedidos en los que es imposible controlar el contenido en el momento de la

3.2.2 Mejores prcticas en la prevencin y control de Hurto/Robo Interno

Normativas internas, tanto para el funcionamiento general de la empresa, como

Se recomienda valorar y analizar, al nivel que sea necesario y posible (empresa,