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PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
DE
LOS
MANUALES
DE
DEFINICION DE PROCESO
Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos
organizados interrrelacionados, orientadas a obtener un resultado especfico y
predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las
fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que
desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgnica.
DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS
Mdulos homogneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman
un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente
en relacin con los responsables de la ejecucin, que deben cumplir polticas y
normas establecidas sealando la duracin y el flujo de documentos. Por ejemplo:
procedimiento para pago de nmina, cobro de cuentas por servicios prestados,
compra y suministro de materiales, etc.
DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO
Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas
similitudes y muchos autores utilizan indistintamente dichos trminos, cuando se trata
de manuales que orienten la ejecucin del trabajo, es ms generalizado el uso de
procedimientos, por razones de orden jurdico, confirmado por la Constitucin y las
Leyes. En este instructivo para tener didcticos los trminos "proceso y
procedimiento" se emplea en forma anloga, especialmente por que se est
describiendo el trabajo de una persona responsable y de all se origina la descripcin
del Manual de Funciones.
DEFINICIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual
es un documento instrumental de informacin detallado e integral, que contiene, en
forma ordenada y sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre
polticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o
actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en
todas sus reas, secciones, departamentos y servicios.
Requiere identificar y sealar quin?, cuando?, como?, donde?, para qu?, por qu?
de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.
3
COMPONENTES
DEL
MANUAL
DE
INICIO O FIN
EMPLEADO
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
DESCRIPCIN
ACTIVIDAD
DE
DECISIN
ARCHIVO
CONECTOR
ACTIVIDADES
DE Indicando
dentro
del
procedimiento el paso siguiente a
una operacin. (lleva en el interior
la letra de la actividad).
CINTA MAGNTICA
(diskette).
TIRA DE SUMADORA
Ser base para la evaluacin del desempeo tanto a nivel individual como de la
unidad o dependencia.
Objetivos del Levantamiento de Procedimientos
Con el levantamiento de procedimientos por parte de los empleados se pretenden
alcanzar los siguientes objetivos:
Implementar mtodos y procedimientos del Sistema de Control Interno de la
empresa.
Identificar los tramites de cada operacin y su funcionario responsable.
Identificar las funciones del personal en cada actividad, tramite, proceso,
operacin o transaccin.
Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la
duracin total del procedimiento. Ejemplo: cuanto tiempo se gasta el tramite de
un contrato, una cuenta, recepcin de suministros, etc.?
Establecer controles para fomentar la descentralizacin y desconcentracin de
funciones por medio de una adecuada segregacin y planeacin de las cargas de
trabajo.
Fomentar la modernizacin y simplificacin de los tramites, evitando demoras,
pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados.
Establecer tiempos estndar o promedio para cada paso de un procedimiento,
con el fin de detectar las dependencias que demoran los tramites sin justa causa.
Sentar la base documental para la elaboracin de los Manuales de
Procedimientos y Funciones.
Estimular la innovacin, el constante perfeccionamiento y actualizacin de los
procedimientos.
Establecer indicadores, estndares, ndices o razones vlidos para evaluar la
gestin.
TECNICAS PARA REALIZAR EL LEVANTAMIENTOS DE PROCEDIMIENTOS
Para hacer el levantamiento de los procedimientos que forman parte del manual, se
pueden utilizar una o varias de las siguientes tcnicas, as:
1. A TRAVES DE LOS JEFES DE OFICINA Y EL GRUPO DE TRABAJO
PARTICIPANTE EN EL PROCEDIMIENTO
El jefe de oficina, de las distintas unidades de la empresa, en forma simultnea, se
rene con todos los empleados de la misma, y nombrando un relator, comenzarn a
describir en orden ascendente (1. , 2. ..), cada una de las actividades que se
realizan bajo la responsabilidad individual, para cada uno de los procesos o tareas y
se diligencia un Formato nico en borrador, por cada uno, de esta manera
quedar registrado el respectivo procedimiento en esa oficina, el que podr continuar
UN
FUNCIONARIOCON
CONOCIMIENTO
DE
LOS
10
como resultado se podrn hacer ajustes, previas las explicaciones justificadas del
caso.
5. MIXTO
Combinacin de los anteriores mtodos utilizados.
A continuacin se indican las funciones de los grupos utilizados en estas labores de
levantamiento, elaboracin, revisin, modernizacin y actualizacin de los Manuales
de Procedimientos:
FUNCIONES DEL GRUPO DIRECTIVO:
La Gerencia, incluyndose, designar un grupo de nivel directivo para que supervise
todas las tareas que esto origine como el levantamiento, la revisin, ajustes de los
procedimientos y posteriormente su mantenimiento, de acuerdo con las orientaciones
de Asesores o Coordinadores encargados de estas labores y sus funciones son:
Dirigir y supervisar el cumplimiento del levantamiento de los procedimientos por
parte del Grupo de Apoyo, de los Jefes de Oficina u otro mtodo que se utilice.
Sealar las directrices y polticas para el levantamiento de los procedimientos
actuales.
Controlar la ejecucin y cumplimiento del levantamiento de los procedimientos
mediante un plan de trabajo, teniendo en cuenta el tiempo y la calidad de las
labores
Canalizar la recoleccin de los distintos procedimientos por cada rea en las
fechas o plazos establecidos
FUNCIONES DEL GRUPO DE APOYO:
Estar integrado por un representante de cada rea de la empresa segn su
organigrama, con un perfil del empleado, as: Que se destaque por su colaboracin,
inters, actitud positiva al cambio y la modernizacin; las funciones de este grupo
son:
Con los Jefes de Oficina y/o el empleado respectivo levantar mediante formato
nico los procedimientos actuales efectuando las verificaciones y correcciones de
los mismos (en borrador).
Acatar y sujetarse a la metodologa y orientaciones emanadas por los Asesores y
por estas instrucciones.
Proporcionar sugerencias y recomendaciones para la simplificacin,
mejoramiento y modernizacin de los procedimientos, as como el sealamiento
de puntos de control.
Llevar un registro e informar por escrito sobre los procedimientos que estn bajo
su cargo.
Proponer objetivos, normas legales o base legal medidas de seguridad e informes
a elaborar por cada uno de los procedimientos que conformen el Manual.
11
METODOLOGIA
Con el objeto de hacer explcita la metodologa para el levantamiento de los
procedimientos, se indica a continuacin adicionalmente las reglas y los formatos,
con su uso, diseados para tal fin y que son de obligatorio cumplimiento, en razn a
que se deben unificar en toda la empresa.
FASES
El desarrollo de la metodologa para la elaboracin de manuales de procedimientos
involucra las siguientes fases:
1 IDENTIFICACION DE LOS PROCESOS BASICOS Y DE SOPORTE
Al comenzar la elaboracin de los manuales de procedimientos se hace necesario su
identificacin mediante un Mapa de Procedimientos que incluya las siguientes
clases de procesos:
12
GESTION
ESTRATEGICA DE
LOS
PROCESOS 1
Se centra en los procesos crticos para
el xito del negocio, con independencia
de las unidades funcionales implicadas.
La
responsabilidad
es
nica,
conviviendo la organizacin vertical con
la horizontal.
Los procesos se mantienen bajo control.
Mejora gradual y radical, de carcter
productivo.
Benchmarking sistemtico dentro y
fuera del sector.
La Gestin por Procesos: La Gestin estrategia de los procesos. Metodologa para mejorar permanentemente los procesos.
J.B. Roupe - M. Muino y M.A. Rodrguez. Biblioteca IESE. Pg. 15
13
Este tipo de organizaciones considera que sus estructuras debe ser temporales, para
as o dificultar el logro de los objetivos y facilitar la implantacin de estrategias. Es
por ello que la gestin estratgica de procesos es un elemento clave para adaptarse
con xito al nuevo entorno y as influir en su desarrollo.
De esta manera las organizaciones centran alrededor de actividades que tienen
mayor importancia en la generacin de valor aadido para stas, de esta forma, las
diferentes actividades y funciones miran hacia su cliente interno o externo y procuran
conseguir la mxima satisfaccin y mxima eficacia interna.
Priorizacin de Procesos:
Como se menciono anteriormente las organizaciones transformadoras se esfuerzan
por priorizar sus procesos y as tener xito en su gestin. Antes de conocer alguna
metodologa de esta priorizacin de procesos, sern definidos los conceptos bsicos
relacionados con los procesos.
Clasificacin de los Procesos: En materia de gestin los procesos pueden
clasificarse en operativos y de apoyo o gestin.
Los primeros tienen por objeto entregar los productos o servicios que el cliente
externo o interno necesita. Los segundos tienen como objetivo prestar apoyo a los
procesos operativos o tomar decisiones sobre planificacin, control, mejoras y
seguridad de las operaciones de la organizacin.
Algunos ejemplos de procesos de estos dos tipos de procesos, para una
organizacin son:2
1. Procesos Operativos
Gestin de la Informacin:
Planificar la informacin de gestin.
Desarrollar y desplegar sistemas de soporte de empresa.
Implantar sistemas de seguridad y control.
Gestionar el archivo y recuperacin de informacin.
Idem. Pg. 17
14
Objetivo ...
4
D
D
D
D
En este anlisis se debe prescindir de los procesos sin objetivo para liberar recursos.
3
Idem. Pgs. 20 y 21
15
Si se encuentran objetivos sin proceso se concluye que fue por olvido o realmente se
persigue un objetivo para el cual la empresa no ha establecido ningn proceso.
Por tanto se debe decidir, en funcin de la visin y objetivos globales, y de los
recursos si se ha de desarrollar dicho proceso o aplazar la consecucin del objetivo.
Otra metodologa seguida por varias organizaciones consiste en considerar tanto en
qu medida los procesos contribuyen a la visin y objetivos de la organizacin, como
el grado de dificultad que su gestin y mejora conllevan.
Los procesos que quedan encuadrados en el caso A alta contribucin y baja
dificultad recibirn, obviamente, una alta prioridad. Los procesos incluidos en el
caso B, habrn de ser cuidadosamente seleccionados y solo algunos podrn ser
considerados como altamente prioritarios, ya que los recursos con que cuenta
cualquier organizacin son siempre limitados. Los procesos de categora C son
aquellos que, muchas veces perviven aun a pesar de su baja contribucin. Sin
embargo, y sobretodo cuando su contribucin es negativa, las organizaciones han de
plantearse seriamente la posibilidad de prescindir de ellos, aun cuando a veces la
decisin pueda ser dolorosa.
En cuanto a los procesos de Categora D, son claros candidatos a ser eliminados sin
mas, o bien, en ocasiones, a considerar posibles planteamientos de Outsourcing.
ALTA
A
ALTA
CONTRIBUCION
C
D
16
NEGATIVA
BAJA
BAJA
BAJA
ALTA
ALTA
DIFICULTAD
18
mejorarlo, reducirlo y
Bueno
19
20
VAR
Aportan un valor agregado real agregado real aquellas acciones que son
estrictamente necesarias para generar el producto o servicio objeto del
procedimiento y/o aquellas que satisfacen una necesidad al cliente interno o externo.
SVA
Transportes:
Espera
Acciones que se identifiquen como demoras, retencin de documentos y espera en
general.
Verificacin:
22
23
D Tiempo de demora
TP Tiempo del procedimiento Sumatoria de todos los tiempos tanto del proceso
como de demora de los diversos pasos del
procedimiento.
%D=(D/TP)% Porcentaje de demora Muestra la proporcin del tiempo de demora
frente a la duracin total del procedimiento.
24
FECHA DE
2. OBJETIVOS:
3. BASE LEGAL:
4. MEDIDAS Y POLTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL:
5. INFORMES:
6. FORMATOS Y DOCUMENTOS:
26
Se registrar en este formato informacin bsica del procedimiento, que incluye los
siguientes aspectos:
Dependencia:
Nombre del rea que tiene bajo su responsabilidad la ejecucin del procedimiento.
Procedimiento:
Nombre o denominacin que permite al usuario tener una idea general de la
naturaleza del procedimiento.
Objetivos:
Descripcin del (los) fin (es) que se persigue (n) a travs de la ejecucin del
procedimiento.
Base Legal:
Leyes, Decretos, Resoluciones y normas que soportan legalmente la ejecucin del
procedimiento. Su consulta es necesaria si se quiere profundizar en los aspectos de
tipo legal que lo conforman el procedimiento y para realizar reformas a la estructura
del mismo.
Medidas y Polticas de Seguridad y de Autocontrol:
Medidas que permiten salvaguardar los bienes y recursos de la empresa de
situaciones irregulares como el despilfarro, la malversacin y el hurto. As mismo,
todas las polticas tendientes a incrementar la eficiencia y eficacia del procedimiento.
Informes:
Reportes o datos que permitan detallar el empleo de los recursos y el alcance de las
actividades realizadas, incluyendo ndices, razones aplicables.
Formatos y Documentos:
De trabajo que se elaboran o participan para desarrollar el procedimiento.
27
CDIGO:
FORMATO TIEMPO
28
EMPLEADO
DEPENDENCI
RESPONSABL A
E
Jefe de Divisin Recursos
Humanos
DESCRIPCIN
FORMAT TIEMP
O
O
Expedir
certificados Certificad 1/2
de servicio y salario os
hora
que le soliciten
Formato:
Es la columna donde se relacionan los documentos que se generan en la actividad
desarrollada conforme a la nomenclatura explica. Se deben incluir todos los
formatos, fotocopias, desprendibles de sumadora, tiquetes, reportes de fax, diskettes
y cualquier soporte escrito o magntico descrito en el procedimiento.
Con la finalidad de agilizar la lectura, el anlisis del procedimiento y destacar las
actividades que conforman los puntos o momentos de control, se han diseado las
convenciones que a continuacin se presentan:
Tiempo:
horas, minutos que se requieren para hacer la actividad (opcional)
P.C. Punto de Control:
Actividad del procedimiento encaminado al logro de los objetivos propuestos,
mediante la verificacin y evaluacin del cumplimiento de los requisitos establecidos
por la(s) autoridad (es) competente (s), y que generalmente debe ser mediante
comprobacin, o verificacin automtica (ejemplo: Listado de Proveedores
pendientes para cancelar una cuenta por pagar y evitar doble pago.
(O.N.):
Original y No. de copias del documento que se genera en la ejecucin de la
actividad.
29
IDEAS
PARA
MODERNIZAR
EL
En este formato se anotar en forma numerada las sugerencias que los empleados
consideren convenientes para mejorar, modernizar y simplificar los diferentes
procedimientos levantados.
REGISTRO DE PROCEDIMIENTOS LEVANTADOS
DEPENDENCIA:
___________________________________________________________________
RESPONSABLE:
__________________________________________________________________
CARGO : ______________________________ FECHA DE ENTREGA:
_______________________
No.
REFERENCIA
MAGNETICA
FIRMA:_____________________________________________________________
____________
30
(3) CODIGO
TRAMITE
(12) MEDICION DEL TRAMITE
(7) ACTIVIDAD
(8) DEPENDENCIA
(10) INGRESO - RETIRO
Pas Descrip Cdi Carg Fecha Hora (11)
Tiem Tiem Depende (13)
o
cin
go
o (9) (mm/d (hh/m Firma
po
po
ncia
Observacion
d)
m)
del
real norm Da
es
y
emplead Da al
Hora
recomendaci
o
Hora Da
ones
responsa
Hora
ble
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
NOTA:
QUIEN ENTREGA COLOCA LA FIRMA Y QUIEN RECIBE FIRMA
(15) REVISADO POR: __________________________________________
(16) APROBADO POR: _________________________________________
(17) V.B. RESPONSABLE: ______________________________________
1.
2.
3.
32
12. Medicin del Trmite: Este campo ser diligenciado por la oficina asignada para
tal fin, anotando el tiempo real (das y horas) frente a los tiempos normales
previamente determinando cuanto dura cada actividad y la operacin total.
13. Observaciones y Recomendaciones: Se indican las observaciones que el
empleado considere necesarias. Ejemplo: Las explicaciones al procedimiento
por sus demoras, devoluciones, sealando las causas y formulando las
recomendaciones para hacer ms gil y eficiente la tramitacin.
14. Total: Este campo ser diligenciado a nivel interno, por la oficina asignada para
tal fin (Oficina de Organizacin y Mtodos), a nivel externo por los organismos
de planeacin y control. Se anotar la sumatoria de los tiempos de tramitacin.
15. Revisado por: Muestra la firma del empleado que aprueba el contenido y
diligenciamiento del procedimiento que refleja en la hoja de ruta.
16. Aprobado por: Muestra la firma del empleado que aprueba el contenido y
diligenciamiento del procedimiento que refleja en la hoja de ruta.
17. Responsabilidad: La responsabilidad del trmite de la hoja de ruta es del jefe
de la oficina donde se inicia el proceso, quien debe dar las instrucciones para el
adecuado uso de la misma. El jefe de la dependencia donde finaliza el trmite o
procedimiento estar a cargo de remitir la hoja de ruta a la dependencia que
sea asignada.
REINGENIERIA EN EMPRESAS
QUE ES REINGENIERIA DE PROCESOS ORGANIZACIONALES
Repensar y redisear radicalmente los procesos de las empresas, logrando cambios
y mejoras en las medidas de desempeo como:
PRINCIPIOS DE LA REINGENIERIA
33
NO
NECESARIA PARA PRESENTAR
SERVICIO AL USUARIO
NO
CONTRIBUYE A LO QUE EL USUARIO NECESITA?
SI
VALOR AGREGADO
REGISTRAR
REGISTRAREN
UN
LA
INVESTIGAR
REAL
RECLAMO
ORDEN
DATOS
SI
ACTUALIZAR
INFORMACION
VALOR
AGREGADODEL
PREPARAR
REGISTRAR
INFORMES
LA FECHA
PERSONAL
PARA LA EMPRESA
FINANCIEROS
DE
RECIBO 34
NO
REPETICION DEL
SIN VALOR
ALMACENAMIENTO
TRABAJO
REVISIONES Y
AGREGADO
TRANSPORTES
AUTORIZACIONES
Si las metas, los medios o los objetivos para lograr el cambio no quedan claros,
los funcionarios se opondrn a ellos.
35
perfeccionada si los
Todo esfuerzo para cambiar implica cambio en las actitudes de los funcionarios.
El cambio bsico se logra creando aquellas condiciones dentro de las cuales los
funcionarios afectados por el, puedan lograrlo en forma significativa y sistemtica.
EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO
36
37
FORMATO
1.
Empleado
Interesado
2.
Profesional
Divisin
Especializad Recursos
o
Humanos
Oficio
solicitud
avance
cesanta
Avance
cesanta
3.
Jefe
Divisin
3.a.
de Divisin
Recursos
Humanos
TIEM
PO
MINU
TOS
de
de 5
de
de 20
15
3.b.
Devolver formulario y hoja
de vida al profesional
especializado indicando los
errores (vuelve paso 2).
4.
5.
6.
7.
Profesional
Especializad
o
Profesional
Especializad
o
(Tesorero)
Profesional
Especializad
o
Divisin
Recursos
Humanos
Divisin
Presupuesto
Remite a Presupuesto.
(ver
procedimiento :
Correspondencia ).
Revisa y firma el formulario
de avance de cesantas.
20
Presupuesto Devuelve
a
Recursos
(Tesorera)
Humanos.
(ver
procedimiento :
Correspondencia - ).
Profesional
Divisin
Guarda en el archivador la
Especializad Recursos
hoja de vida.
o
Humanos
10
38
10
20
8.
9.
Profesional
Divisin
Especializad Recursos
o
Humanos
Empleado
Interesado
P.C.
2 HORAS
10
Lleva el formulario de
avance de cesantas (0-2)
al Fondo Nacional del
Ahorro para trmite interno.
FIN
DEL TOTAL
PROCEDIMIENTO
PUNTO
DE
10
39
120'
CONTROL
LIQUIDACION DE AVANCES
DE CESANTIAS
53520403010-122
INICIO
a
1
FUNCIONARIO
INTERESADO
NO
EL FORMULARIO ESTA
DILIGENCIADO
CORRECTAMENTE?
ENTREGA FORMULARIO DE
AVANCE DE CESANTIA
DILIGENCIADO
REMITE A RECURSOS
HUMANOS
FUNCIONARIO
INTERESADO
SI
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
RECURSOS
HUMANOS
SOLICITUD DE AVANCE
DE CESANTIAS
CORRESPONDENCIA
53520405120-010
AVANCE DE CESANTIA
(0-2)
REMITE A
PRESUPUESTO
CORRESPONDENCIA
53520405120-010
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
RECURSOS
HUMANOS
DILIGENCIA FORMULARIOS
CONFRONTANDO CON HOJA
DE VIDA
LLEVA EL FORMULARIO AL
FONDO NACIONAL DEL
AHORRO PARA TRAMITE
INTERNO
FIN
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
(TESORERO)
PRESUPUESTO
REVISA Y FIRMA EL
FORMULARIO
JEFE DE DIVISION
RECURSOS HUMANOS
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
RECURSOS
HUMANOS
DECIDE
GUARDA EN EL ARCHIVADOR LA
HOJA DE VIDA
40
MANUAL DE FUNCIONES
Una vez elaborados los procedimientos de cada una de las reas y operaciones
respectivas se proceder a elaborar los manuales de funciones los cuales tendrn
como base principal los formatos nicos donde en las columnas de responsabilidad y
cargo se trasladan a el respectivo manual de funciones el cual a continuacin se
define y se indica su contenido.
DEFINICION DEL MANUAL FUNCIONES
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que
desarrolla cada empleado en sus actividades cotidianas y ser elaborado
tcnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que
resumen el establecimiento de guas y orientaciones para desarrollar las rutinas o
labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonoma
propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u
operarios de una empresa ya que estos podrn tomar las decisiones ms acertadas
apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la
responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus
requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo
menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en
resumen las labores realizadas en el perodo, los problemas e inconvenientes y sus
respectivas soluciones tanto los informes como los manuales debern ser evaluados
permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y
calidad de la gestin.
El manual de funciones indica que hacer y como hacer el trabajo en funcin de
cumplir con la planeacin, aplicable al Recurso Humano, es decir misin, visin,
objetivos, procedimientos para que stos se cumplan con eficiencia y eficacia,
despus la organizacin, ejecucin y control que dispone el proceso administrativo
aplicada a la administracin de personal. Para su desarrollo se tendr en cuenta los
manuales de procedimientos, reglamento de trabajo, manuales de operaciones y
mantenimiento, anlisis de cargos, valuacin de cargos, anlisis de carga laboral.
METODOLOGIA PARA ELABORAR EL MANUAL DE FUNCIONES
El proceso de elaboracin del Manual de Funciones: Para la elaboracin del Manual
de Funciones se asimila a cualquier proyecto que requiere organizar, los elementos
del proceso de administracin, es decir en Planeacin, Organizacin, Ejecucin y
Control.
1. Planeacin: Aplicada al Recurso Humano, cumpliendo entre otros los siguientes
pasos:
a.
Problema
b.
Justificacin
41
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Marcos de referencia
Objetivos del proyecto
Metodologa
Actividades
Cronograma
Costos
2. Organizacin
.a Asignacin de tareas al equipo
.b Capacitacin al equipo y a los funcionarios
.c Asignacin de presupuestos y equipos
Titulares
* Jefes
* Supervisores
* Subalternos
I) Panel con expertos
J) Hojas de ruta
K) Manuales de procedimientos
b. Transcripcin de la informacin a travs de borradores y posteriormente y una
vez hechas las correcciones y cambios, elaborar el definitivo.
El ordenamiento de la informacin
Titulares
* Jefes
* Supervisores
42
*Subalternos
4. Induccin, capacitacin e implementacin
5. Control: Mediante verificacin y evaluacin para mejorar y perfeccionar.
Basados en el esquema anterior y de acuerdo con sus unidades, funciones y
objetivos se cumplir las siguientes fases:
Fase I.
Descripcin de la empresa
Organizacin
Distribucin de cargos
Fase II.
Clasificacin de cargos
Tipificacin de cargos
Justificacin de cargos
Criterios de evaluacin
Metodologa
Formatos bsicos:
Entrevista individual
Entrevista grupal
Jefes
Supervisores
Subalternos
Reportes de terceros
Panel de expertos
Capacitacin al personal
Fase III.
Recoleccin de informacin
Fase IV.
Fase V.
Fase VI.
Revisin y correcciones
Fase VII.
Fase VIII.
43
DENOMINACION
DELCARGO:______________________CDIGO:_____________GRADO:_______
___NIVEL:__________
UBICACION
DEL
CARGO:
__________________________DIVISION:
____________SECCION:________________________
UNIDAD:______________________
O
CLASIFICACIN
POR
PLANTA
MOVIBLE:__________________________________
SALARIO BASICO:______________PRESTACIONES BSICAS LEGALES O
EXTRALEGALES:______________________
PERFIL:_______________________FORMACION
ACADEMICA:________________________________________________
REQUISITOS
MINIMOS:__________ESTUDIOHOMOLOGACIONES
Y/O
EXPERIENCIA:____________________________
ANTECEDENTES:_____________________________(INTERNO
Y
EXTERNO)_____________________________________
FUNCION
GENERAL
O
BSICA
(BASADO
EN
PROCEDIMIENTO):______________________________________________
____________________________________________________________________
__________________________________
____________________________________________________________________
__________________________________
____________________________________________________________________
__________________________________
FUNCIONES
ESPECIFICAS:_______________________________________________________
_______________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
__________________________________
RESPONSABILIDADES:_______________________________________________
___________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
44
OBLIGACIONES,
DEBERES
Y
DERECHOS
(RENDIMIENTO
Y
ELEMENTOS):____________________________(Ver anexo)
CARACTERISTICAS:___________________________(Ver
anexo)
COMPETENCIAS: ______________________(Ver anexo)
FECHA
DE
ELABORACION:_____________________EVALUACIONES
1______________ ___2_________________
APROBACIN
POR
EL
JEFE
JERRQUICO:______________________________________CARGO:__________
_________
FIRMA
DEL
EMPLEADO
EN
SEAL
DE
CONOCIMIENTO
Y
ACUERDO:__________________________________________
OBSERVACIONES:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
45
46
(RENDIMIENTO
anexo
1.)
FECHA
DE
ELABORACION:_____________________EVALUACIONES
1_______________2_________________
APROBACIN
POR
EL
JEFE
JERRQUICO:__________________________________CARGO:____________
________
FIRMA
DEL
EMPLEADO
EN
SEAL
DE
CONOCIMIENTO
Y
ACUERDO:_______________________________________
OBSERVACIONES :
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
47
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Anexo 1.
Caractersticas: Las actividades que se desarrollan en el cargo implican. Marque
con X
Diseo y/o evaluacin de proyectos
Manejo de:
X Supervisin de personal
Software Qu programas?
Trabajo interdisciplinario
X Equipos
- cuales- Mquina de
escribir y calculadora
X Trabajo en y /o con grupos
X Materiales / elementos Cules?
X Lectura y / o interpretacin de X Documentos / valores Cules?
documentos
Correspondencia
X Elaboracin y /o presentacin de X Informacin confidencial
informes:
Orales X Escritos X
(anual )
X Organizacin y / o programacin de X Dinero
actividades
X Cuantificacin de informacin
Distribucin de:
X Clasificacin de informacin
Software
X Transcripcin de informacin
Equipos Cules?
X Contacto y atencin al pblico
X Materiales / elementos Cules?
X Seguimiento de instrucciones
X Documentos / valores / -Cules?
X Labores fsicas
X Informacin confidencial
Otros - Cules ?
Dinero
Anexo 2.
Competencias:
Asigne una calificacin a las siguientes competencias y
habilidades del empleado, de acuerdo con la prioridad para el desempeo ptimo
en el cargo, donde es el valor mnimo (no se requiere) y 5 es el valor mximo
(fundamental).
1 X 3 4 Fuerza / resistencia fsica
1 X 3 4 5 Habilidades de digitacin
5
1 2 3 X Memoria visual
1 2 X 4 5 Capacidad de anlisis
5
1 2 3 X Memoria verbal
1 2 3 4 X Planeacin
5
1 2 3 X Concentracin
1 2 3 4 X Organizacin
5
1 2 3 X Rapidez / Precisin visual
1 2 3 4 X Liderazgo
48
5
1
5
1
5
1
X
1
5
1
5
1
5
1 2 3 4 X Creatividad
2 3 4 Razonamiento numrico
1 2 3 4 X Habilidades de conciliacin
2 X 4 Razonamiento simblico
2 3 X Comunicacin oral
1 2 3 4 5 Otros Cules?
2 3 X Comunicacin escrita
1 2 3 4 5
49