3.

Tablas

Objetivo especfico:
Al finalizar el captulo, el participante aprender a crear y manipular
tablas para almacenar la informacin de la base de datos. Adems de
conocer y trabajar los tipos de datos y propiedades de los campos.
Las tablas son los objetos principales de una base de datos que se utilizan para
almacenar la informacin. Se puede tener ms de una tabla para guardar informacin
relacionada.
Cada tabla se compone de campos y registros:
CAMPOS

REGISTROS

Un campo es un conjunto de valores de datos de un tipo en particular. Por ejemplo

Ttulo, Autor, Editorial, etc.
Un registro est conformado por el conjunto de informacin que rene un elemento de
la tabla. Por ejemplo todos los datos de un libro.
Cada campo de Access slo puede tener un tipo de datos (puede ser de texto, numrico,
fechas, autonumrico, etc.), y esto depende del valor que se quiera guardar.
En Access se pueden crear tablas desde las siguientes opciones:
Crea una tabla vaca que permite introducir los datos
directamente; segn el valor que introduzca en la columna
determinar el tipo de datos que tendr cada campo.
Crea una tabla en blanco en Vista diseo para definir la estructura
de la tabla (agregar los campos, tipos de datos y propiedades). Es
el mtodo ms utilizado.
Permite crear un objeto compatible con un sitio SharePoint para
compartir los datos almacenados en las tablas con otras personas
que tengan acceso al sitio.
Crea una nueva tabla basada en plantillas prediseadas, con
campos y tipos de datos personalizados. Las plantillas son:
Contactos, Tareas, Problemas, Eventos y Activos.

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3.1.

Crear una tabla en Vista Diseo

En la vista Diseo, se crea la estructura de la tabla, definiendo los campos, tipos de

datos y propiedades.
Para crear una tabla en vista diseo:
1. D clic en la ficha Crear
2. Dentro del grupo Tablas, d clic en el comando:
Aparecer una pantalla similar a la siguiente:
3

3. Para agregar un campo nuevo, escriba un nombre en la columna Nombre de

campo.
4. Seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos. Cuando se especifica el
tipo de dato en la parte inferior de la ventana (Propiedades del campo), se
activan diferentes opciones para indicar ms caractersticas del campo.
5. Escriba una explicacin de la informacin que guardar el campo en la columna
Descripcin, que sea de utilidad para guiar al usuario en la introduccin de los
registros. La entrada de datos en esta opcin no es obligatoria.
6. Repita el proceso hasta completar la definicin de todos los campos de la tabla.

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3.2.

Tipos de datos y Propiedades

Cuando se crea un campo en una tabla, se debe especificar el tipo de datos que va a
almacenar dicho campo. Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:
Texto: Almacena texto, nmeros y caracteres especiales. Su longitud mxima es de
255 caracteres. Se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o
cualquier nmero que no se utilice en clculos matemticos, como nmeros de
telfono o cdigos postales.
Memo: Almacena bloques de textos de ms de 255 caracteres. Se puede utilizar para
almacenar observaciones, descripciones detalladas o comentarios. Su longitud
mxima es de 65,536 caracteres.
Nmero: Almacena valores numricos utilizados en clculos matemticos. La
propiedad tamao del campo permite elegir diferentes tamaos: Byte, Entero,
Entero largo, etc.
Fecha/Hora: Almacena fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Los formatos
disponibles para las fechas son: Fecha general, fecha larga, fecha mediana y fecha
corta; hora larga, hora mediana y hora corta.
Moneda: Almacena valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos
matemticos.
Autonumrico: Es un nmero secuencial nico, que se incrementa de uno en uno
cada vez que se agrega un nuevo registro.
S/No: Almacenan uno de los dos valores posibles: S/No, Verdadero/Falso o
Activado/Desactivado.
Objeto OLE: Almacena objetos como hojas de clculo de Excel, documento de Word,
grficos, imgenes, sonidos, etc. y otros tipos de archivos adjuntos a los registros.
Hipervnculo: Almacena texto o combinacin de texto y nmeros que se utilizan
como direccin de hipervnculo.
Datos adjuntos: Almacena imgenes, archivos de hojas de clculo, documentos,
grficos y otros tipos de archivos que sean compatibles.
Cada campo de una tabla dispone de una serie de propiedades que proporcionan un
control adicional sobre la forma de funcionar.

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Las propiedades aparecen en la parte inferior de la ventana Diseo y varan de acuerdo

al campo seleccionado.

Las posibilidades de modificacin y configuracin son:

Tamao del campo Determina la cantidad de espacio en disco que necesita el campo
texto y nmero.
Texto: Determina el nmero de caracteres que se pueden introducir en el
campo. Permite un valor mximo de 255 caracteres.
Nmero: Para los campos de tipo Numrico, se encuentran varias opciones:
Byte: Almacena dgitos enteros entre 0 y 255
Entero: Enteros comprendidos entre -32,768 y 32,767
Entero largo: Enteros comprendidos entre -2,147,483,648 y 2,147,483,647
Simple: Valores comprendidos entre -3.4 x 1038 y 3.4 x 1038
Doble: Valores comprendidos entre -1,797 x 10308 y 1797 x 10308
Id. de rplica: Para claves autonumricas en bases rplicas.
Decimal: Almacena valores comprendidos entre -9,999 x 1027 y 9,999 x
1027
Formato Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en
pantalla. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto: el Objeto OLE,
Datos adjuntos y Autonumrico.
Nmero y Moneda: Para los campos Nmero y Moneda, las opciones son:
General: Nmeros sin formato adicional, los muestra tal y como fueron
introducidos.
Moneda: Agrega a los valores introducidos el separador de millares y el
smbolo monetario $.
Euro: Utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro .
Fijo: Muestra los nmeros sin separador de millares.
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Estndar: Se utiliza para datos numricos que contienen decimales.
Porcentaje: Aade el signo de porcentaje %.
Cientfico: Presenta el nmero con notacin cientfica.

Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: Visualiza la fecha completa y la hora (19/09/2011
07:54:21 p.m.)
Fecha larga: Se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes
completo. (Lunes 21 de agosto de 2008)
Fecha mediana: Presenta el mes con los tres primeros caracteres. (21Ago-2008)
Fecha corta: Presenta la fecha con un formato abreviado. Dos dgitos
para el da, mes y ao. (01/08/08)
Hora larga: Presenta la hora con el formato normal. (17:35:20)
Hora mediana: Presenta la hora con formato PM o AM. (5:35 PM)
Hora corta: Presenta la hora sin los segundos. (17:35)
Si/No tienen formatos predefinidos:
Si/No
Verdadero/Falso
Activado/Desactivado
El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por
lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una
casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato.
Lugares decimales Indica el nmero de decimales que se quieran asignar a un tipo de
dato Numrico o Moneda.
Mscara de entrada Muestra caracteres de edicin para guiar al usuario en la entrada
de datos y controlar los valores que se pueden introducir.
Por ejemplo, se puede crear una mscara de entrada para un campo Nmero de
telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo:
(___) ___-___-___-___.
Al crear una mscara de entrada, se utilizan caracteres especiales para hacer que la
introduccin de determinados datos sea obligatoria y que los dems datos sean
opcionales. Estos caracteres especifican el tipo de datos, el nmero o el carcter que
debe introducir para cada espacio de la mscara de entrada.
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Para crear una mscara de entrada, se utilizan los siguientes caracteres:

Carcter

0
9
#
L
?
A
a
&
C
<
>

Definicin
Dgito del 0 al 9, entrada obligatoria. Signos [+] y [-] no permitidos.
Dgito o espacio, entrada no obligatoria. Signos [+] y [-] no
permitidos.
Dgito o espacio, entrada no obligatoria; los espacios se muestran en
blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los
datos; signos ms y menos permitidos.
Letra de la A a la Z, entrada obligatoria.
Letra de la A a la Z, entrada opcional.
Letra o dgito, entrada obligatoria.
Letra o dgito, entrada opcional.
Cualquier carcter o un espacio, entrada obligatoria.
Cualquier carcter o un espacio, entrada opcional.
Hace que todos los caracteres introducidos se conviertan a
minsculas.
Hace que todos los caracteres introducidos se conviertan a
maysculas.

Algunos ejemplos de mscaras de entrada son:

RFC: LLLL000000AAA
Nmero de telfono: (00) 0000-0000
ISBN: ISBN 0-&&&&&&&&&-0
Ttulo Se utiliza esta propiedad para indicar el texto que se mostrar de forma
predeterminada en las tablas, consultas, formularios e informes.
Por ejemplo, si un campo se llama Apater, escriba en esta propiedad el texto Apellido
Paterno.

Valor predeterminado Es el valor que se almacena automticamente en el campo

cuando se agrega un nuevo registro. Se utiliza cuando se sabe que un determinado
campo va a contener la mayora de las veces el mismo valor.
Por ejemplo, si se tiene la tabla Ventas en el campo fecha de venta se coloca =Fecha()
para que coloque siempre la fecha actual del sistema.

Si el usuario no desea conservar el contenido, puede cambiarlo.

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Regla de validacin Controla la entrada de datos segn la condicin que se escriba en

esta propiedad. El usuario deber cumplir con esa condicin para que se le permita la
entrada de los datos.
Las reglas de validacin se pueden escribir directamente haciendo uso de los siguientes
caracteres:

>
<
>=
<=
<>
Entre __ y __

Mayor que

>1000

Menor que

<500

Mayor o igual

>=0

Menor o igual

<=#30/08/2010#

Diferente

<> Cuento

Entre Valor1 y Valor2

Entre 1 y 5000

Puede utilizar el Generador de expresiones para establecer de forma sencilla reglas de

validacin ms complejas.
Texto de validacin Es el texto que aparecer en un pequeo cuadro de dilogo
cuando se introduzca un valor que no cumpla con la regla de validacin definida.
Escriba un mensaje que haga referencia al error que se cometi, para que la persona
que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqu de su error y pueda
solucionarlo.

Requerido Esta propiedad se utiliza cuando se quiere establecer que sea Obligatoria la
introduccin de datos en el campo.
Permitir longitud cero Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para
controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o
estn vacos.
Indexado Se utiliza esta propiedad para crear un ndice para el campo, lo cual
permitir que se realicen bsquedas ms rpidas, adems de acelerar las operaciones de
ordenamiento y agrupacin. Tiene tres valores:
1) No: Valor por defecto.
2) S (con duplicados): Crea un ndice para el campo y admite valores duplicados.
3) S (sin duplicados): Crea un ndice para el campo sin admitir valores duplicados.
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Alineacin del texto Se utiliza para establecer un tipo de alineacin al texto que
contiene el campos: General, Izquierda, derecho, Izquierda, Distribuir.

3.3.

Clave principal

La clave principal es un campo que identifica de forma exclusiva cada uno de los
registros de la tabla, es un valor nico y se utiliza como identificador de registros.
Algunos ejemplos de clave principal son: Nmero de credencial, Nmero de trabajador,
RFC, Nmero de factura, Cdigo del libro, etc.
Una vez que se definieron los campos, tipos de datos y propiedades, puede establecerse
una clave principal; se recomienda generarla antes de guardar la tabla.
Para asignar una clave principal a un campo, realice lo siguiente:
1. Dentro de la rejilla, seleccione el nombre del campo que ser clave principal.
2. D clic sobre el icono Clave principal de la ficha Diseo
A la izquierda del nombre del campo, aparecer una llave indicando que dicho campo es
la clave principal de la tabla. Un campo con clave principal:

NO puede contener valores nulos.

NO pueden existir dos registros en la tabla con el mismo valor.

Cuando se inserte un nuevo registro con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema
no deja insertar dicho valor.

3.4.

Guardar una tabla

Una vez que se definieron los campos y sus propiedades deber guardar la tabla de la
siguiente manera:
1. D clic en el botn de Office y seleccione el comando:
2. Escriba el nombre de la tabla en el cuadro de dilogo que aparece y
3. D clic en el botn Aceptar.

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Si no se ha asignado una clave principal antes de guardar la tabla, aparece un cuadro

de dilogo preguntando si desea que Access asigne un campo como clave:

Si, aadir un campo de tipo

autonumrico y lo definir como
clave principal.

No, guardar la tabla sin

clave principal.

Para cerrar la tabla, d clic en el icono cerrar que aparece a la derecha o d clic
derecho sobre la pestaa de la tabla y elija la opcin Cerrar.

Observe que en el panel de exploracin aparecer la(s) tabla(s) creada(s):

3.5.

Modificar Diseo de tabla

Si desea realizar algn cambio en la estructura de su tabla, por ejemplo cambiar,

agregar o eliminar algn campo, tipo de dato o propiedad, deber entrar al diseo de la
tabla:
D clic con el botn derecho del ratn,
encima del nombre de la tabla y elija la
opcin Vista Diseo.

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O bien:
D doble clic encima del nombre de la tabla (se abrir en vista hoja de datos) y
posteriormente, d clic en el botn Vista Diseo que aparece dentro de la
Ficha Inicio.
Para modificar el nombre del campo: D clic en el nombre y realice la
modificacin.
Para cambiar el tipo de datos: D clic y elija el tipo que necesite.
Para aadir un nuevo campo: Vaya al final de la tabla, escriba el nombre del
nuevo campo y elija el tipo de datos.
Para eliminar un campo: Coloque su cursor en el campo y d clic en el comando:

Realice los cambios necesarios y guarde la tabla, dando clic en el botn Guardar:

3.6.

Introducir y manipular registros

Una vez creada la estructura de su tabla, proceda a ingresar la informacin necesaria.

Para introducir datos en una tabla, realice lo siguiente:
1. En el panel de Exploracin, d doble clic sobre el nombre de la tabla que desea
trabajar:

2. Escriba el valor del primer campo del registro. Presione la tecla Enter o Tab para
avanzar al siguiente campo del registro.
Cada fila representa un registro
3. Rellene todos los campos del registro.

Si desea modificar algn campo o propiedad, d clic en el botn

Para continuar con la introduccin de los datos, d clic en el botn
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Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

Para ELIMINAR registros:

1. D clic encima del registro que desea eliminar y d clic en el comando
que se encuentra dentro de la Ficha Hoja de datos.
2. En el cuadro de dialogo que aparece, d clic en el botn SI para eliminar de
forma DEFINITIVA el registro o puede dar clic en el botn NO si desea cancelar la
accin.
Para MODIFICAR valores introducidos:
Coloque su puntero sobre el valor a modificar.
Escriba el nuevo valor.
Para DESPLAZARSE por los registros:
D clic en la barra que aparece en la parte inferior de su pantalla y utilice los siguientes
botones:
Ir al primer registro.
Ir al registro anterior.
Ir al registro siguiente.
Ir al ltimo registro.
Crear un registro nuevo.
Para ORDENAR los registros por algn campo, coloque su cursor dentro del campo
a ordenar y d clic en el comando Ascendente y/o Descendente que se encuentra
dentro del grupo Ordenar y Filtrar de la Ficha Inicio.
Puede filtrar sus registros dando clic en el comando Filtro y seleccione el valor
que necesita o aplique los filtros de texto, nmero, fechas, etc.
Para cualquiera de las opciones anteriores puede dar clic en la lista desplegable que
aparece a la derecha del encabezado del campo y seleccionar el orden que necesita o
aplicar los filtros necesarios:

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3.7.

Importar y Exportar tablas

Cuando se tiene la necesidad de trabajar con informacin de otros programas, por

ejemplo con Excel, Dbase, Archivos de texto, etc. Microsoft Access cuenta con un
asistente que permite Importar datos de otras aplicaciones. Asimismo, se puede enviar
informacin de Access hacia otros programas mediante la opcin Exportar.

Importar:
Al importar los datos se crea una copia de la informacin en una tabla nueva o existente
de la base de datos de Access. En ese caso la tabla ya existente no se modificar.
Se puede, por ejemplo importar de Excel si desea mover los datos de las hojas de
clculo a una o varias tablas de Access.
Para importar datos de Excel a Access, realice lo siguiente:
1. D clic en la Ficha Datos externos.
2. Dentro del grupo Importar, d clic en el comando:

En el Asistente que aparece realice las siguientes acciones:

3. D clic en el botn Examinar y seleccione el archivo que contiene los datos que
desea importar:

4. Especifique dnde desea almacenar los datos

a. Importar el origen de datos en una nueva tabla
b. Anexar una copia de los registros a la tabla
c. Vincular al origen de datos
5. D clic en el botn Aceptar.

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6. Active la opcin Primera fila contiene encabezados de columna y d clic en el
botn Siguiente

7. Especifique el tipo de dato que tendr cada campo y d clic en el botn

Siguiente.
8. Especifique si desea una clave principal o elija de los campos disponibles:

9. D clic en Siguiente.
10. Escriba el nombre de la nueva tabla y d clic en el botn Finalizar.
Al finalizar la importacin aparecer un cuadro de dilogo como el siguiente:

Una vez importada la informacin, se pueden realizar las modificaciones necesarias en

el diseo de la tabla de datos y en la informacin.

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Si lo desea puede importar tambin datos de otros programas si da clic en la opcin Ms.

Exportar:
Mediante el Asistente para exportacin de Access, puede exportar un objeto de base de
datos de Access, como una tabla, una consulta o un formulario, incluso registros
seleccionados en una vista a una hoja de clculo de Excel.
Para exportar datos, realice lo siguiente:
1. Seleccione la tabla que desea exportar.
2. D clic en la Ficha Datos Externos.
3. Seleccione el programa a donde desea enviar la informacin. Por ejemplo Excel.

Se abrir el cuadro Exportar tabla.

4. D clic
Examinar.

en

el

botn

5. Cambie el nombre del

archivo
y
especifique
la
ubicacin.
6. Active
la
opcin
Exportar datos con formato y
diseo.
7. D
Aceptar.

clic

en

el

botn

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