caro Fernndez Martn

TRABAJO FIN DE MSTER

Mster en Ingeniera en Informtica

Implantacin de la metodologa BPM en la EPS:

Aplicacin para la Gestin de Comisiones

Autor:
caro Fernndez Martn
Director:
Virgilio Gilart Iglesias
Andrs Montoyo Gijarro
Curso
2012-13

Septiembre, 2013

ndice

1. Introduccin2
2. Alcance...2
3. Estado del arte..3
4. Especificacin8
5. Metodologa para la gestin del proyecto de BPM.11
5.1. Fase de descubrimiento......11
5.1.1. Comprender el funcionamiento ......11
5.1.2. Roles y asignacin de tareas..........13
5.1.3. Comprender objetivos y definir KPIs......15
5.2. Fase de Modelado...........16
5.2.1. Modelado del proceso......16
5.2.2. BPMN.........20
5.3. Fase de diseo..21
5.3.1. Identificacin de tipo de actividades.......22
5.3.2. Datos entre actividades............27
5.3.3. Conectores.............29
5.3.4. Lgica de negocio, integracin e implementacin31
6. Fase de Despliegue, ejecucin y Monitorizacin40
7. Fase de Anlisis y mejora...48
8. Conclusiones........48
9. Referencias bibliogrficas...49

1. Introduccin
Actualmente en la Escuela Politcnica existen diversas comisiones en las que
sus labores administrativas se realizan en mayor parte de forma manual por
cada uno de los miembros implicados.
El objetivo de una comisin es la informacin, aprobacin y resolucin de
temas del mbito al que se encuentra asociada dicha comisin que,
posteriormente, deben pasar por la Junta de la Escuela.
Con el fin de automatizar y agilizar en la medida de lo posible las labores que
desempean cada uno de los miembros pertenecientes a la comisin se ha
adoptado para el desarrollo del presente proyecto el uso de la metodologa de
administracin de procesos de negocio ( Business Process Management
BPM), con el fin de desarrollar un software que nos permita conseguir los
objetivos propuestos.
2. Alcance
Actualmente, el proceso de gestin de comisiones se realiza prcticamente de
forma manual lo que implica un coste temporal y administrativo que podra ser
resuelto a travs de la automatizacin del proceso. Por estos motivos nos
hemos planteado los siguientes objetivos estratgicos:

Reducir el tiempo de la gestin de comisiones

Distribuir tareas
Mejorar la interaccin entre los diferentes roles implicados
Automatizar las tareas de gestin que sean posibles

Con la vista puesta en mejorar el actual funcionamiento de la gestin de

comisiones, el uso de la metodologa BPM se perfila como una opcin vlida
para aumentar la eficiencia y generar ventajas competitivas al identificar los
elementos de un proceso y mejorar su control.
Mediante esta estrategia, se pretende que antes de disear cualquier software
para la gestin de comisiones, se deba realizar un anlisis y un modelado
exhaustivo de cada uno de los procesos que se dan en una comisin. De sta
forma, se conseguir un mayor conocimiento de ellos y, adems, mediante su
anlisis se podr intentar mejorar su rendimiento de cara al producto final. Tras
sta primera etapa de anlisis se proseguir con la siguiente etapa definida por
la metodologa BPM, hasta cumplir su ciclo de vida iterativo de cada uno de los
procesos de la gestin de comisiones.

3. Estado del arte

BPM (Business Process Management) surgi como un concepto de xito de
gestin de calidad total (TQM) en la dcada de 1980 y el proceso de
reingeniera de negocios (BPR) en la dcada de 1990. Despus de BPR, varios
sistemas de TI, tales como la planificacin de recursos empresariales (ERP) y
gestin de relaciones con clientes (CRM) gan enfoque organizacional.
Teniendo en cuenta esta historia de los sistemas de TI, BPM se centr
inicialmente en los aspectos tcnicos, relacionados con las TI de procesos de
negocio y su diseo a travs de la tecnologa. A pesar de una toma de
conciencia por parte de algunos principios, investigadores slo en los ltimos
aos de manera ms amplia consideran BPM como un enfoque integrado que
va ms all de una mero enfoque de TI.
Un proceso de negocio es una secuencia de actividades que son realizadas en
serie o en paralelo por dos o ms individuos o aplicaciones informticas, con el
fin de lograr un objetivo comn. Todas las organizaciones son dirigidas por
procesos, bien sea a travs de la realizacin de sus actividades de forma
controlada y formal, o bien a travs del conocimiento tcito, la informalidad y
dominio del conjunto de actividades ejecutadas diariamente por las personas y
sistemas.
BPM constituye una de las tendencias en gestin, que permite de manera
deliberada y colaborativa manejar sistemticamente todos los procesos de
negocio de una empresa. De manera general e integral se puede definir BPM
como el mejoramiento de la gestin de los procesos de negocio de una
organizacin de inicio a fin, a partir de la definicin deliberada, colaborativa e
incremental de la tecnologa, para de esta forma lograr claridad en la direccin
estratgica, alineacin de los recursos de la organizacin y disciplina de
mejoramiento continuo, las cuales son necesarias y fundamentales para
cumplir las expectativas de los clientes. El rol del modelado de procesos de
negocio es permitir tanto la visin de los procesos en los diferentes niveles
(estratgico, tctico y operacional), como tambin identificar las necesidades
de optimizacin de los procesos en estos niveles.
BPM ha surgido gracias a la evolucin de procesos de negocios y la
convergencia de una cantidad de tendencias de tecnologa que generan mayor
eficiencia operativa y mayora adaptabilidad a los requerimientos de los clientes.
Para soportar esta estrategia es necesario contar con Sistemas de
Administracin de Procesos de Negocio (Business Process Management
System-BPMS), un conjunto de utilidades de software para definir, modelar
implementar y mejorar procesos de negocio que cumplen con un grupo de
caractersticas tcnicas necesarias para aplicar el concepto de BPM.
Todas las organizaciones se basan en procesos que constituyen su operativa,
siendo uno de sus activos ms valiosos; de hecho, su mejora permite alcanzar
resultados significativos en el uso de los recursos. BPM aporta la habilidad de
modelar, administrar y optimizar los procesos, obteniendo ganancias
significativas. Por todo ello, la importancia de BPM para las organizaciones
radica en dos aspectos: por un lado, no existe organizacin sin procesos, y por
otro, BPM se perfila como una opcin vlida para aumentar la eficiencia y
generar ventajas competitivas al identificar los elementos de un proceso y
3

mejorar su control.
La decisin de mejorar los procesos de negocio como un camino para lograr
mayor desempeo en los resultados de las organizaciones no es un tema
nuevo. Desde principios de siglo se han venido abordando los procesos con
diferentes metodologas con el fin de elevar los resultados financieros de las
firmas. Sin embargo, con el paso del tiempo estas iniciativas han abordado el
problema de mejoramiento desde pticas que no integran las variables que
influyen directamente en los resultados de la actividad organizacional.
Las empresas actuales han ido evolucionando al mismo tiempo que lo han
hecho las nuevas tecnologas, hasta el punto de que ahora mismo los sistemas
informticos son esenciales para seguir mantenindose competitivas. Con el
objeto de que estas empresas pudieran obtener los sistemas software que las
soportan en un menor tiempo, los modelos de gestin y desarrollo del software
han tenido que ir evolucionando para ser cada vez ms eficientes y giles. As,
para conservar su competitividad, las compaas de desarrollo de software se
estn viendo forzadas a reducir sus costes y el tiempo de desarrollo, sin que
ello signifique una penalizacin sobre la calidad de los productos que se
generan. La consecucin de este doble objetivo pasa por la utilizacin de
herramientas muy perfeccionadas no solo de soporte al proceso de desarrollo
sino tambin para la gestin de dicho proceso.
Durante el proceso de desarrollo, un aporte importante en las fases de
entendimiento y modelado de los requisitos del sistema lo constituye el enfoque
basado en el modelado de los procesos de negocio (BPM). Mediante esta
estrategia, se pretende que antes de empezar a desarrollar cualquier tipo de
software, se deba realizar un anlisis y un modelado exhaustivo de los
procesos de negocio de la organizacin. De sta forma, se conseguir un
mayor conocimiento de ellos y, adems, mediante su anlisis se podr intentar
mejorar el rendimiento de cada uno de ellos. La importancia de este enfoque se
convierte en crucial desde el momento en que ayuda a las empresas a estar
constantemente mejorando y adaptndose a los continuos cambios del
mercado, con unos sistemas de informacin que se adecuan perfectamente a
dichos cambios, con unos costes y en un tiempo razonable y, sobre todo, sin
que ello suponga una penalizacin a la calidad del servicio que se presta.
Mientras que con las tcnicas tradicionales los desarrolladores se centraban en
analizar y modelar un sistema orientado a casos de uso; con este nuevo
enfoque, se incide en analizar y obtener un conocimiento pleno de cada uno de
los procesos de negocio, consiguiendo un modelo del sistema que se adapta
mejor a sus necesidades, evitando posteriores reajustes debidos a la visin
parcial que suponen los casos de uso aislados. En cualquier caso, el enfoque
basado en el modelado de procesos de negocio no ha de entenderse como una
ruptura con los desarrollos basados en casos de uso, sino que ambos enfoques
se complementan para conseguir especificaciones de requisitos de ms calidad
que adems generan mejores productos.
Para la gestin de los procesos de negocio, de una organizacin, se proponen
una serie de etapas y actividades que establecen el ciclo de vida que se debe
seguir para alcanzar, de una forma eficaz, todos los objetivos y beneficios
perseguidos por BPM. Las principales fases son:
4

Descubrimiento: el principal objetivo es descubrir y entender cada uno

de los procesos de negocio que forman la organizacin. Especificando
todos los detalles de cada uno de los requisitos y centrndose,
principalmente, en las funcionalidades clave del sistema.

Anlisis: en esta fase se analizan cada uno de los procesos de negocio

del sistema, modelndolos con las nuevas caractersticas y reglas que
deben seguir para obtener una mayor productividad.

Desarrollo: se desarrollan los procesos de negocio analizados y

diseados en la etapa anterior.

Monitorizar: cada proceso de negocio debe ser medible para saber su

grado de xito y calidad con el que ha sido llevado a cabo; de esta
forma, se pueden analizar los resultados de cada uno de los procesos
para que puedan ser redefinidos y optimizados.

Optimizar: aquellos procesos que no han cumplido las expectativas

deseadas, bien porque no poseen un conjunto coherente de tareas, o
bien porque las necesidades han cambiado, son optimizados para que
puedan mejorar su rendimiento y as tambin el de la empresa. Si se
necesita crear una nuevo software que soporte las optimizaciones, ser
imprescindible que estos procesos pasen, de nuevo, a la fase de
anlisis.

Figura . Ciclo de vida iterativo de los procesos de negocio.

Sin embargo, a pesar de contar con estos elementos tericos de administracin

de procesos de negocio y una amplia gama de soluciones tecnolgicas que ya
implementan las mejores prcticas de negocio y soportan la gestin y
operatividad de los procesos de una compaa, se aprecia, que se tiene una
5

alta dificultad en la transformacin del diseo optimizado del proceso, hacia

procesos implantados en tecnologas de informacin; por lo que un gran
porcentaje las empresas deciden realizar contrataciones a consultores externos
conocedores de las mejores prcticas a nivel global de sus procesos de
negocio y con alto conocimiento en las soluciones tecnolgicas.
La tecnologa que posibilita la implantacin y adopcin de BPM constituye una
categora nueva de sistemas de informacin denominada Business Process
Management System (BPMS).
Los Sistemas de Gestin de Procesos de Negocio (BMPS, Business Process
Management System) son plataformas software que permiten el modelado,
despliegue y seguimiento de los procesos de negocio de una organizacin por
parte de desarrolladores, analistas del negocio y administradores del sistema.
En la siguiente figura se muestra un cuadrante resultado de un estudio de
Gartner sobre la situacin de los proveedores de sistemas para la
administracin de procesos de negocio (BPMS).

Figura . Magic Quadrant for Business Process Management Suites

Existen diversos mtodos para la implementacin de un sistema de

administracin de procesos de negocio, la investigacin sobre los mtodos
existenes est basada en la informacin que brindan las comunidades,
organismos, consultores, seminarios y publicaciones sobre BPM y BPMS. El
resultado obtenido es que no existe una metodologa estndar para la gestin
de estos proyectos, y que las metodologas existentes abarcan la gestin de
proyecto en general y las metodologas de proyectos estndares de IT no son
buenas para proyectos BPMS.
6

Actualmente, la forma de implementar los procesos todava utiliza las viejas

metodologas estndar de TI (Tecnologa de la informacin), que no son un
buen ajuste para los proyectos de BPMS. La mayora de metodologas de
gestin de proyectos no pueden hacer frente al iterativo y precipitado ritmo de
BPMS; las tcnicas en cascada simplemente no son diseadas para reaccionar
y responder a la agilidad, flexibilidad, visibilidad y cortos plazos que promete
BPMS.
Para entregar una solucin completa se necesita una metodologa que tenga
en cuenta un levantamiento de requerimientos suficientemente detallado para
determinar claramente el alcance del proyecto. Estos requerimientos deben
cubrir tanto los requerimientos funcionales, como el modelo del proceso, la
aplicaciones integradas y su interfaz de usuario, los puntos de integracin con
otros sistemas, las reglas de negocio, las reglas de validacin, la gestin de
documentos, etc., como los requerimientos no funcionales, como arquitectura,
seguridad, manejo de transacciones, etc.
Al carecer de una metodologa que abarque todos estos elementos y permita
que puedan ser capturados en forma estandarizada, se divide el proceso segn
las necesidades, con el uso de diferentes herramientas que no se comunican
entre s, logrando que la solucin y la entrega sean un verdadero desafo para
el equipo de desarrollo, y exigiendo un reto an mayor para el equipo de control
de calidad, que no puede elaborar una serie completa de casos de prueba para
garantizar la calidad de la solucin.
Son exactamente estos recursos los que deben ser recopilados en una
metodologa de implementacin de BPMS, de manera que los proyectos
puedan ser abordados mediante un proceso definido, aprovechando las
mejores prcticas, estandarizando la ejecucin de proyectos de resultados
repetibles y gestionando la ejecucin de proyectos de BPMS.

4. Especificacin
A continuacin de describe detalladamente el ciclo de la gestin de una
comisin, con el objetivo de comprender su funcionamiento y proceder a la
etapa de descubrimiento perteneciente a la metodologa de administracin de
procesos de negocio:
El responsable de la titulacin debe ir anotando todas aquellas cuestiones que
deben pasar por la comisin que, en muchos casos, pueden provenir de
diferentes fuentes como un departamento, delegacin de alumnos,
directamente del responsable de la titulacin, un Vicerrectorado, de la direccin
de la EPS. En algunos casos, el responsable suele esperar a tener un volumen
suficiente de cuestiones para realizar una comisin mientras que en otros
casos las fechas de celebracin vienen impuestas por un calendario externo.
Por otro lado, por agilizar el trabajo administrativo que genera una comisin, las
comisiones pueden celebrarse de forma presencial o en lnea. Este ltimo caso
se dar sobre todo en aquellos casos donde los aspectos a tratar sean ms
bien de puro trmite.
El proceso actual se describe brevemente a continuacin:
1. Propuesta de comisin.
a. Se establece una fecha de celebracin de la comisin.
b. Se genera la convocatoria de comisin incluyendo:
i. Lugar y fecha de celebracin
ii. Hora, en primera y segunda convocatoria.
iii. Puntos del da.
1. En toda convocatoria generalmente hay cuatro
puntos similares el a y b que empiezan la
convocatoria y el c y d que la terminan:
a. Lectura y aprobacin del acta de la comisin
anterior
b. Informe del equipo directivo
c. Asuntos de trmite
d. Ruegos y preguntas
La convocatoria debe ser realizada en los dos idiomas cooficiales.
c. A travs del los e-Services se crea la comisin.
d. Se debe realizar el registro de la convocatoria de comisin a
travs del servicios de registro, firmarla el secretario de la
comisin y una vez escaneada, subirla a los e-Services.
e. Subir a los e-Services todos los anexos necesarios para la
celebracin de la comisin entre ellos, el acta de la sesin
anterior.
f. Enviar por correo electrnico la convocatoria a los miembros de la
comisin.
g. Hacer pblica la convocatoria en los e-Services.
8

2. Realizacin
a. La comisin siempre se celebra en segunda convocatoria.
b. El secretario de la comisin debe recoger los documentos de
dicha comisin que se encuentran en la secretara de direccin de
la EPS compuesto por:
i. Convocatoria registrada
ii. Acta de la sesin anterior
iii. Hoja de firmas
c. El secretario debe asegurarse de que existe el quorum suficiente
para poder celebrarse. Tambin debe recoger las delegaciones
de votos que el resto de los miembros de la comisin aporten.
d. Adems, debe anotar la hora de inicio de dicha comisin.
e. El presidente da inicio a la comisin siguiendo los puntos del
orden del da. El secretario debe ir tomando nota de las
decisiones y la informacin que all se indica para,
posteriormente, generar el acta de la comisin que ser aprobada
en la siguiente reunin. Un aspecto importante es que en el
apartado de ruegos y preguntas se pueden realizar cuestiones
que se deberan tener en cuenta para resolver en las siguientes
comisiones.
f. Al finalizar se debe marcar la hora de finalizacin, firmar el
presidente el acta aprobada en dicha comisin y recoger la hoja
de firmas. Toda la documentacin de la sesin debe ser recogida
y entregada a uno de los administrativos de la secretara de
direccin de la EPS que almacenarn dicha informacin.
3. Finalizacin
a. Una vez realizada la comisin el secretario debe terminar el acta
y almacenarlo para que sea aprobado en la siguiente comisin.
b. Los responsables de la comisin deben subir un informe con
todos los acuerdos alcanzados en dicha comisin.
c. Resolver aquellas cuestiones planteadas en la comisin que
sern plasmadas en el informe del equipo responsable de la
comisin en la siguiente convocatoria. No obstante, se puede
informar en cuanto sean resueltas a las personas interesadas.
4. Relacin con calidad
a. La EPS ha definido un sistema de gestin de calidad interna de
acuerdo con las directrices marcadas por el Vicerrectorado de
Estudios, Formacin y Calidad y la ANECA. En este sentido, se
ha creado una aplicacin orientada a llevar el seguimiento de
9

calidad de las titulaciones. Tanto en las comisiones como en la

Junta de Escuela de la EPS se aprueban documentos
relacionados con dicho seguimiento de la calidad. Toda esta
documentacin se debe subir a la aplicacin de calidad provista
por el Vicerrectorado para que pueda ser referenciada en los
informes de los responsables de la titulacin y verificada por los
inspectores de la ANECA.
Actualmente todo este proceso se realiza de forma manual
implicando un elevado coste temporal en tareas administrativas.

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5. Metodologa para la gestin del proyecto de BPM

BPTrends es la fuente principal de inteligencia comercial para la comunidad
global de ejecutivos comerciales y profesionales enfocados en la
administracin de procesos de negocios. La industria pensaba que los lderes
proporcionan anlisis y opiniones sobre tendencias, directivas y mejores
prcticas relacionadas con todos los aspectos del cambio de procesos de
negocios que incluye estrategia, arquitectura, rediseo, automatizacin y
desempeo humano. BPTrends es la fuente de informacin sobre procesos de
negocios ms integral y detallado, dedicado a educar e informar al mercado, y
a instar a gerentes a observar la amplia gama de oportunidades y soluciones
de procesos de negocios disponibles.
Para el desarrollo de la aplicacin para la gestin de comisiones nos
basaremos en las fases que segn BPTrends debe de tener un proyecto en el
mbito de la administracin de procesos de negocio.
5.1 Fase de descubrimiento.
5.1.1. Comprender el funcionamiento.
Inicialmente el responsable de la comisin se encarga de gestionar las
cuestiones que deben de pasar por comisin, las cules pueden provenir de
diferentes fuentes como un departamento, delegacin de alumnos,
directamente del responsable de la titulacin, un Vicerrectorado, de la direccin
de la EPS. Dado que dichas cuestiones suelen llegarle al responsable por
diferentes vas (por correo electrnico, por telfono, en el boca a boca con el
implicado, etc.), se desea proporcionar a cada miembro de la comisin, de un
formulario que le permita anotar y almacenar en el servidor las distintas
cuestiones que le llegan, para disponer de ellas en cualquier momento
deseado, de cara a la posterior comisin en la que sern tratadas.
En algunos casos, el responsable suele esperar a tener un volumen suficiente
de cuestiones para realizar una comisin mientras que en otros casos las
fechas de celebracin vienen impuestas por un calendario externo. El
responsable acumular cuestiones hasta el plazo mximo en el que se puede
convocar dicha comisin, pudiendo convocarla en una fecha anterior a dicha
fecha lmite.
Tras disponer de la fecha de celebracin de la comisin, seleccionada por su
responsable, se le notificar al secretario por correo electrnico para que
proceda a visualizar las cuestiones que han ido proponiendo cada uno de los
miembros de la comisin y a seleccionar a travs de un formulario las que van
a ser tratadas en la prxima comisin. Posteriormente se encargar de generar
la comisin a travs de un formulario diseado para el caso en el que se
establece el nombre de la comisin, el lugar y fecha de celebracin, y por
ltimo, la hora, en primera y segunda convocatoria.
Adems de los puntos del formulario descritos anteriormente, se ofrecern ms
campos adicionales, los cules podrn ser utilizados de forma opcional si la
situacin lo requiere.
11

Una vez generada la comisin, a travs de los e-Services se crea la comisin.

Tambin se le enviar un email al secretario avisndole de que debe de pasar
para firmar la convocatoria de la comisin.
Posteriormente el secretario se encargar de firmar el registro de la
convocatoria de la comisin, una vez la tenga firmada, dispondr de un
formulario sencillo en el que seleccionar la casilla referente a la firma del
registro de la convocatoria de la comisin, y posteriormente se le avisar por
correo electrnico al PAS para que proceda a realizar el registro de la
convocatoria, para ello dispondr de un formulario sencillo para que una vez
realizada la tarea, indique en l que ha realizado el registro de la convocatoria,
y proceder a firmarlo y a escanearlo.
A continuacin, el PAS se encargar de subir a los e-Services tanto el registro
de la convocatoria de la comisin, como todos los anexos necesarios para la
celebracin de la comisin entre ellos, el acta de la sesin anterior. Tras esto,
se le enviar por email al responsable de la comisin una notificacin.
El responsable de la comisin recibir un aviso, y ste har publica en los eServices la convocatoria de la comisin, y se enviar un correo electrnico a
los miembros de la comisin con la convocatoria.
Antes de su realizacin, el PAS recibir un aviso de que en las prximas horas
se va a realizar una comisin, y ste se encargar de citar al secretario de la
comisin para pasarse a recoger los documentos de dicha comisin, que se
encuentran en la secretara de la direccin de la EPS, compuesto por la
convocatoria registrada, el acta de la sesin anterior y la hoja de firmas.
El siguiente paso en el proceso ser la realizacin de la comisin, la cul
siempre ser en segunda convocatoria.
El secretario debe debe recoger las delegaciones de votos que el resto de los
miembros de la comisin aporten y asegurarse de que existe el quorum
suficiente para poder celebrarse. Tambin, tras esto, firmar el acta de la
comisin anterior y anotar la hora de inicio de la comisin.
El presidente da inicio a la comisin siguiendo los puntos del orden del da.
Tras eso, el secretario dispondr de un formulario personalizado que le
permitir generar de forma rpida y segura el acta de la comisin, dicho
formulario dispondr de todos los campos que necesita para poder anotar la
hora de inicio de la comisin, ir tomando notas de las decisiones y la
informacin que se obtiene de la convocatoria, as como los ruegos y
preguntas.
Al finalizar, el secretario debe marcar la hora de finalizacin, generndose el
acta de la comisin, y posteriormente se encargar de recoger la hoja de
firmas.
Toda la documentacin de la sesin debe ser recogida y entregada a uno de
los administrativos de la secretara de direccin de la EPS que almacenarn
dicha informacin. El secretario dispondr de un formulario donde podr marcar
12

que la documentacin de la comisin ha sido entregada al PAS, para dejar

constancia de ello.
A continuacin, el secretario deber de encargarse de generar un informe con
todos los acuerdos alcanzados en dicha comisin, para ello dispondr de un
formulario diseado para el caso. Tras terminar el informe, lo subir a los eservices.
Tras haber realizado la comisin, el secretario podr acceder al acta que
gener durante el desarrollo de la comisin, la cul est alojada en el servidor.
Tras eso, la terminar y volver a ser almacenada en el servidor para ser
aprobada en la siguiente comisin.
El equipo de responsables de la comisin, dispondrn de un formulario con la
lista de cuestiones planteadas en la comisin, lo que les permitir ir indicando
si se ha logrado dar solucin a cada una de ellas, de cara a la siguiente
convocatoria de la comisin, pudiendo adems, informar si se desea cada vez
que se da solucin a cualquiera de las cuestiones planteadas.

13

5.1.2. Roles y asignacin de tareas.

Rol

Funciones a desempear
Anotar cuestiones para comisin.
Establecer fecha de comisin.
Hacer pblica la convocatoria en los e-Services.
Miembros
Responsables
Comisin

Enviar email con convocatoria de comisin a los

miembros de comisin.
Aprobar acta de la comisn anterior.
Resolver las cuestiones planteadas en la comisin,
pudiendo informar a los miembros cuando se haya
dado solucin.

Rol

Funciones a desempear
Seleccionar cuestiones a tratar en comisin
Generar comisin.
Crear comisin en e-Services.
Firmar registro de convocatoria de comisin.

Secretario

Recoger en secretara los documentos para la realizacin de la

comisin
Recoger las delegaciones de votos que el resto de los miembros
de la comisin aporten.
Asegurarse de que existe el quorum suficiente para poder
celebrarse la comisin.
Anotar hora de inicio y finalizacin de la comisin.
Tomar notas de decisiones e informacin de la comisin.

14

Recoger hoja de firma de los miembros asistentes a la comisin.

Entregar documentacin de comisin al PAS.
Terminar Acta de comisin y almacenarla.
Generar y subir informe con todos los acuerdos alcanzados en
comisin.

Rol

Funciones a desempear
Registro de convocatoria de comisin.
Escanear documentacin de registro de convocatoria de comisin.
Subir a e-Services la documentacin de registro de convocatoria de
comisin, as como los anexos necesarios.

PAS
Citar al secretario de la comisin para pasarse a recoger los documentos
de dicha comisin.
Almacenar documentacin de comisiones.

Rol

Funciones a desempear
Dar inicio a la comisin.

Presidente Firmar acta aprobada de la comisin

anterior.

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5.1.3. Comprender objetivos y definir KPIs

Procesos de Negocio - Indicadores clave de rendimiento
KPI : Promedio de tiempo de atraso proceso
KPI : Porcentaje de procesos pendientes
KPI : Promedio de tiempo de proceso activo.
KPI : Porcentaje de procesos en los que el nmero real de los recursos
asignados es menor que el nmero planificado de los recursos asignados
KPI : El tiempo medio para completar la tarea
KPI : Suma de la desviacin de tiempo comparada con la programacin
prevista de todas las comisiones
Acuerdo de Nivel de Servicio ( SLA ) - Indicadores clave de rendimiento
KPI : Porcentaje de solicitudes de servicio resolver en un plazo de tiempo
aceptable
KPI : El coste de la prestacin de servicios tal como se define en el Acuerdo
de Nivel de Servicio ( SLA ) con base en un perodo como el mes o trimestre
KPI : Porcentaje de interrupcin ( no disponibilidad ), debido a la aplicacin
de los cambios previstos , con respecto a las horas de servicio
KPI : Tiempo medio ( por ejemplo, en horas ) entre la ocurrencia de un
incidente y su resolucin
KPI : El tiempo de inactividad - el porcentaje del tiempo de servicio est
disponible
KPI : Disponibilidad - el tiempo de servicio total = tiempo medio entre fallos (
MTBF ) y el tiempo medio de reparacin ( MTTR )
KPI : Nmero de acciones en circulacin contra la ltima revisin de SLA
KPI : Porcentaje de solicitudes de servicio entrantes de los clientes tienen
que ser completamente respondidas en x cantidad de tiempo
KPI : Nmero de quejas recibidas en el periodo de medicin
KPI : Porcentaje de los problemas de los clientes que se han resuelto en su
primera notificacin
KPI : El nmero de incidencias resueltas
KPI : Nmero de correos electrnicos sin responder
KPI : Nmero de quejas recibidas en el periodo de medicin
Calidad de Servicio - Indicadores clave de rendimiento
KPI : Tiempo de ciclo desde el inicio de la comisin hasta su finalizacin
KPI : Volumen de incidencias resueltas
KPI : Nmero de recordatorios
KPI : Nmero de alertas - Resumen general
KPI : Calificacin de los clientes del servicio - la satisfaccin del cliente
KPI : Nmero de quejas de los clientes - problemas
KPI : Nmero de tareas atrasadas tarde
KPI : El nmero de personal involucrado
KPI : Nmero de errores de proceso
KPI : Nmero de errores humanos
KPI : El tiempo asignado para la administracin , la gestin , la formacin
16

5.2. Fase de modelado

5.2.1. Modelado del proceso.
Para realizar el modelado hay que identificar inicialmente los procesos que han
de llevarse a cabo, siendo stos:
Nombre del Proceso

Descripcin

Actores que la
desempean

Establecer Fecha
Comisin

Establece la fecha de
celebracin de la comisin.

Miembro
responsable de la
comisin

Almacenar Cuestiones

Almacena cuestiones para

la comisin

Miembro
responsable de la
comisin

Modificar Fecha
Comisin

Establece la nueva fecha

de celebracin de la
comisin

Miembro
responsable de la
comisin

Aviso para Generar

Convocatoria

Avisa al secretario para

que proceda a generar la
convocatoria de la
comisin.

Automtica

Seleccionar Cuestiones
Comisin

Selecciona las cuestiones

a tratar en la prxima
comisin

Secretario

Tratar Cuestiones
Comisin

Marca en la base de datos

las cuestiones que van a
ser tratadas en la
comisin.

Secretario

Generar Convocatoria
Comisin

Generar la convocatoria de
la prxima comisin

Secretario

Crear Comisin

Crea la comisin en los eServices

Secretario

Firmar Registro
Convocatoria Comisin

Para indicar si el registro

de la convocatoria de
comisin ha sido firmado

Secretario

Registro Convocatoria

Realizar el registro de la
convocatoria de comisin

PAS

17

Comisin

en los e-Services

Escanear Registro
Convocatoria Comisin

Para indicar si se ha
escaneado registro de la
convocatoria de la
comisin

PAS

Subir Registro
Convocatoria Comisin y
Anexos

Subir Registro
Convocatoria Comisin y
Anexos a los e-Services

PAS

Hacer Pblica
Convocatoria

Hacer publica en los eServices la convocatoria

de la comisin

Miembro
responsable de la
comisin

Enviar Convocatoria a
los Miembros

Envo de email a los

miembros de la comisin
con la convocatoria

Miembro
responsable de la
comisin

Aviso de Convocatoria al
PAS

Avisa al PAS de que se ha Automtica

generado una convocatoria
de comisin

Recoger Documentos
Comisin

Pasar por la secretara de

la direccin de la EPS para
recoger la Convocatoria
registrada, el Acta de la
sesin anterior y la Hoja de
firmas

Secretario

Recoger Delegaciones
de Votos

Recoger las delegaciones

de votos que el resto de
los miembros de la
comisin aporten

Secretario

Revisar Quorum

Asegurarse de que existe

el quorum suficiente para
poder celebrarse

Secretario

Iniciar Comisin

Indicar inicio de la
comisin

Presidente

Aprobar Acta Comisin

Anterior

Aprobar Acta de la
Comisin Anterior

Miembros de la
comisin

Firmar Acta Comisin

Anterior

Firmar acta de la comisin

anterior

Presidente

18

Tratar Puntos del Da y

Tomar Notas

Tratar Puntos del Da y

Tomar Notas para generar
el acta de comisin

Secretario

Anotar Hora Finalizacin

Comisin

Anotar hora de finalizacin

de la comisin

Secretario

Generar Acta Comisin

Genera el acta de la
comisin que se ha
realizado

Automtica

Recoger Hoja Firmas

Recoger la hoja de firmas

Secretario

Entregar Documentacin
Comisin

Entregar la documentacin
de la comisin a Uno de
los Administrativos de la
secretara de la direccin
de la EPS

Secretario

Generar Informe
Acuerdos Comisin

Generar el Informe de
Acuerdos de la Comisin

Secretario

Subir Informe Acuerdos

Comisin

Subir Informe Acuerdos

Comisin a los e-Services

Secretario

Terminar Acta

Modificaciones que el
Secretario crea
conveniente del acta de la
comisin.

Secretario

Visualizar Cuestiones

Visualiza en un formulario
las cuestiones que han
sido tratadas en la
comisin

Miembros de la
comisin

Marcar Resueltas

Marca en la base de datos

las cuestiones de la
comisin que han sido
resueltas

Miembros de la
comisin

Notificar Cuestiones
Resueltas

Notifica a los miembros de

la comisin de las
cuestiones que han sido
resueltas de la comisin

Miembros de la
comisin

19

5.2.2. BPMN
Business Process Modeling Notation o BPMN (en espaol Notacin para el
Modelado de Procesos de Negocio) es una notacin grfica estandarizada que
permite el modelado de procesos de negocio, en un formato de flujo de trabajo
(workflow). BPMN fue inicialmente desarrollada por la organizacin Business
Process Management Initiative (BPMI), y es actualmente mantenida por el
OMG (Object Management Group), despus de la fusin de las dos
organizaciones en el ao 2005. Su versin actual, a abril de 2011, es la 2.0.
El principal objetivo de BPMN es proporcionar una notacin estndar que sea
fcilmente legible y entendible por parte de todos los involucrados e
interesados del negocio (stakeholders). Entre estos interesados estn los
analistas de negocio (quienes definen y redefinen los procesos), los
desarrolladores tcnicos (responsables de implementar los procesos) y los
gerentes y administradores del negocio (quienes monitorizan y gestionan los
procesos). En sntesis BPMN tiene la finalidad de servir como lenguaje comn
para cerrar la brecha de comunicacin que frecuentemente se presenta entre el
diseo de los procesos de negocio y su implementacin.
El bpmn diseado para la gestin de comisiones es el siguiente:

20

5.3.

Fase de Diseo

Su objetivo es el de enriquecer con detalles de implementacin los modelos de

procesos de la fase anterior. Esta fase va orientada a la implementacin de los
procesos (programacin de aquel software que sea necesario para informatizar
y automatizar los procesos) y la implantacin de los procesos.
Uno de los puntos en esta fase de diseo es el de modelar los procesos para
que puedan ser ejecutados por sistemas de informacin. Los sistemas crean
ocurrencias del proceso definido en funcin de la recepcin de un mensaje o
evento. A partir de ah el sistema va secuenciando el trabajo de manera que
para que ese proceso se lleve a cabo se contacta con un nmero determinado
de personas, o se inician operaciones o transacciones en determinados
sistemas de informacin o mquinas de forma totalmente automtica.
Para poder realizar toda esta funcionalidad se debe de comprender y haber
definido correctamente toda la fase de descubrimiento del proyecto.
Los sistemas BPMS son la evolucin natural de los sistemas workflow. Los
anteriores sistemas workflows gestionaban la asignacin de tareas o tems de
trabajo a lista de trabajo de cada persona dando lugar a una forma de trabajar
asncrona. Los nuevos sistemas BPMS han de dar soporte a la invocacin de
los sistemas de informacin empresariales de una forma sncrona. A su vez, el
BPMS tambin se ha vuelto ms interactivo y potente con los usuarios. Ya no
se limita a aceptar o rechazar tareas de la lista de tareas, o indicar cuando se
ha finalizado dicha tarea, sino que mediante interfaces web se facilita la
interaccin de los usuarios con los sistemas de informacin en aquellas tareas
que no sean totalmente automticas o manuales. Para ello hace falta pues
editar dichas interfaces de usuario, y por ello la necesidad de un mdulo de
interfaces de usuario en nuestra arquitectura BPMS.
Para nuestro proyecto de gestin de comisiones, la herramienta BPMS
seleccionada es Bonita Open Solution, el cul es una suite ofimtica para la
Gestin de procesos de negocio (BPM) y realizacin de Workflows, creada en
21

2001. Es cdigo abierto y puede ser descargado bajo GPL v2.

Uno de los motivos por lo que se ha elegido dicha herramienta es porque
ofrece soporte a casi todo el ciclo de vida de BPM, adems de por tener una
gran comunidad activa que realizan aportes para ir mejorando progresivamente
las posibilidades de la herramienta.
Bonita est compuesta de 3 partes principales:

Bonita Studio (estudio): permite al usuario modificar grficamente los

procesos de negocio siguiendo el estndar BPMN ste puede tambin
conectar procesos a otras piezas del sistemas de informacin(tales
como: mensajera, ERP, ECM, bases de datos) para generar una
aplicacin de negocios autnoma accesible como formulario web. Bonita
Studio permite tambin al usuario disear grficamente el formulario web
que ser mostrado al usuario final para interactuar con el proceso.
Adems, el Studio permite al usuario comenzar con procesos diseados
con otros estndares y tecnologas tales como XPDL o jBPM. Para ello,
confa en Eclipse.
Bonita BPM Engine (motor): El motor BPM es una JAVA API que permite
al usuario interactuar programticamente con el proceso o los procesos.
Est disponible bajo licencia LGPL. Confa en Hibernate.
Bonita User Experience (experiencia de usuario): es un portal web que
permite a cada usuario final gestionar en una interfaz similar a la del
correo web (webmail-like) todas las tareas y procesos en las cuales l o
ella est involucrado. El portal tambin permite al propietario de un
proceso administrarlo y obtener informes sobre procesos. ste confa en
GWT.

5.3.1. Identificacin de tipo de actividades

A continuacin se muestra la informacin detallada de los procesos de la
gestin de comisiones, divididos por tablas al igual que en el BPMN lo estn en
pools cuando se tratan de subprocesos.
Nombre del
Proceso

Descripcin

Actores que lo
desempean

Tipo de
Actividad

Establecer Fecha
Comisin

Establece la fecha de
celebracin de la
comisin.

Miembro
responsable de
la comisin

Humana

Almacenar
Cuestiones

Almacena cuestiones
para la comisin

Miembro
responsable de
la comisin

Humana

Modificar Fecha

Establece la nueva fecha

de celebracin de la

Miembro
responsable de

Humana

22

Comisin

comisin

la comisin

Aviso para
Generar
Convocatoria

Avisa al secretario para

que proceda a generar la
convocatoria de la
comisin.

Automtica

Servicio de
Tarea

Seleccionar
Cuestiones
Comisin

Selecciona las
cuestiones a tratar en la
prxima comisin

Secretario

Humana

Tratar Cuestiones
Comisin

Marca en la base de
datos las cuestiones que
van a ser tratadas en la
comisin.

Secretario

Servicio de
Tarea

Generar
Convocatoria
Comisin

Generar la convocatoria
de la prxima comisin

Secretario

Humana

Crear Comisin

Crea la comisin en los

e-Services

Secretario

Servicio de
Tarea

Gestionar
Convocatoria
Comisin

Proceso que recoge

todos los subprocesos
que abarcan la gestion la
convocatoria de la
comisin

Actividad
de llamada

Realizar Reunin
Comisin

Proceso que recoge

todos los subprocesos
que abarcan la
realizacin de la comisin

Actividad
de llamada

Generar Acta
Comisin

Genera el acta de la
comisin que se ha
realizado

Recoger Hoja
Firmas

Recoger la hoja de firmas Secretario

Humana

Entregar
Documentacin
Comisin

Entregar la
documentacin de la
comisin a Uno de los
Administrativos de la
secretara de la direccin
de la EPS

Humana

Automtica

Secretario

Servicio de
Tarea

23

Generar Informe
Acuerdos
Comisin

Generar el Informe de
Acuerdos de la Comisin

Secretario

Humana

Subir Informe
Acuerdos
Comisin

Subir Informe Acuerdos

Comisin a los eServices

Secretario

Humana

Terminar Acta

Modificaciones que el
Secretario crea
conveniente del acta de
la comisin.

Secretario

Humana

Resolver
Cuestiones
Planteadas en
Comisin

Proceso que recoge

todos los subprocesos
que abarcan la resolucin
de cuestiones planteadas

Actividad
de llamada

Subproceso Gestionar Convocatoria Comisin:

Nombre del
Proceso

Descripcin

Actores que lo
desempean

Tipo de
Actividad

Firmar Registro
Convocatoria
Comisin

Para indicar si el
registro de la
convocatoria de
comisin ha sido
firmado

Secretario

Humana

Registro
Convocatoria
Comisin

Realizar el registro de
la convocatoria de
comisin en los eServices

PAS

Humana

Escanear Registro
Convocatoria
Comisin

Para indicar si se ha
escaneado registro de
la convocatoria de la
comisin

PAS

Humana

Subir Registro
Convocatoria
Comisin y
Anexos

Subir Registro
Convocatoria Comisin
y Anexos a los eServices

PAS

Humana

Hacer Pblica
Convocatoria

Hacer publica en los eServices la

convocatoria de la

Miembro
responsable de
la comisin

Humana

24

comisin
Enviar
Convocatoria a los
Miembros

Envo de email a los

miembros de la
comisin con la
convocatoria

Miembro
responsable de
la comisin

Aviso de
Convocatoria al
PAS

Avisa al PAS de que se Automtica

ha generado una
convocatoria de
comisin

Servicio de
Tarea

Servicio de
Tarea

Subproceso Realizar Reunin Comisin:

Nombre del
Proceso

Descripcin

Actores que lo Tipo de

desempean
Actividad

Recoger
Documentos
Comisin

Pasar por la secretara de la

direccin de la EPS para
recoger la Convocatoria
registrada, el Acta de la
sesin anterior y la Hoja de
firmas

Secretario

Humana

Recoger
Delegaciones
de Votos

Recoger las delegaciones

de votos que el resto de los
miembros de la comisin
aporten

Secretario

Humana

Revisar Quorum Asegurarse de que existe el

qurum suficiente para
poder celebrarse

Secretario

Humana

Iniciar Comisin Indicar inicio de la comisin

Presidente

Humana

Aprobar Acta
Comisin
Anterior

Aprobar Acta de la Comisin

Anterior

Miembros de la
comisin

Humana

Firmar Acta
Comisin
Anterior

Firmar acta de la comisin

anterior

Presidente

Humana

Tratar Puntos
del Da y Tomar
Notas

Tratar Puntos del Da y

Secretario
Tomar Notas para generar el
acta de comisin

Humana

25

Anotar Hora
Finalizacin
Comisin

Anotar hora de finalizacin

de la comisin

Secretario

Humana

Subproceso Resolver Cuestiones Comisin:

Nombre del
Proceso

Descripcin

Actores que lo
desempean

Tipo de
Actividad

Visualizar
Cuestiones

Visualiza en un formulario
las cuestiones que han sido
tratadas en la comisin

Miembros de la
comisin

Humana

Marcar
Resueltas

Marca en la base de datos

las cuestiones de la
comisin que han sido
resueltas

Miembros de la
comisin

Servicio de
Tarea

Notificar
Cuestiones
Resueltas

Notifica a los miembros de

la comisin de las
cuestiones que han sido
resueltas de la comisin

Miembros de la
comisin

Servicio de
Tarea

26

5.3.2. Datos entre actividades

Los datos que se han definido para la implantacin de la metodologa BPM
para la gestin de comisiones son los siguientes:
Nombre Variable

Tipo
Presente en Procesos
Dato
actaComAnteriorFirmada
Booleano Firmar Acta Comision
Anterior
actaComision
Adjunto
Generar Acta Comision
actaComisionAntAprobada
Booleano Aprobar Acta Comision
Anterior
anticiparFechaComision
Booleano Almacenar Cuestiones
asuntosTramite
String
Tratar Puntos del Da
contadorCuestionesTratar
Entero
Tratar Cuestiones Comision
convocatoriaComision
Adjunto
Generar Convocatoria
Comision
cuestin
String
Almacear Cuestiones
cuestionCalidad
String
Almacear Cuestiones
cuestionesTratadas
ArrayList Tratar Cuestiones Comision
delegacionesVotosRecogidas
Booleano Recoger Delegaciones de
Votos
documentacionComisionEntregada Booleano Entrega Documentacion
Comision
documentosComisionRecogidos
Booleano Recoger Documentos
Comision
fechaCelebracionComision
Date
Establecer Fecha Comision.
Modificar Fecha Comision.
Generar Convocatoria
Comision. Tratar Puntos del
Da
fuenteCuestion
String
Almacear Cuestiones
hojaFirmasRecogida
Booleano Recoger Hoja Firmas
hora1convComision
String
Generar Convocatoria
Comision
hora2convComision
String
Generar Convocatoria
Comision
horaInicioComision
String
Tratar Puntos del Da
horafinalizacionComision
String
Anotar Hora Finalizacion
Comision
inforInformeAcuerdos
String
Generar Informe Acuerdos
Comision
informacionObtenidaComision
String
Tratar Puntos del Da
informeAcuerdos
Adjunto
Generar Informe Acuerdos
Comision
informeAcuerdosComisionSubido
Booleano Subir Informe Acuerdos
Comision
informeEquipo
String
Tratar Puntos del Da
introduccionActa
String
Tratar Puntos del Da
27

LecturaAprobacionActaAnt
listaCuestionesComision

String
ArrayList

lugarCelebracionComision

String

modificarFechaComision
nombreComision

Booleano
String

plantillaComision
plantillaConvocatoria

Adjunto
Adjunto

plantillaInformeAcuerdos

Adjunto

puntosDia

ArrayList

quorumRevisado
quorumSuficiente
ruegosPreguntas
contadorCuestionesResueltas
cuestionesResueltas
listadoCuestionesComAnterior
notificarCuestionesResueltas
actaComisionAnterior

Booleano
Booleano
String
Entero
ArrayList
ArrayList
Booleano
Adjunto

convocatoriaComisionPublicada

Booleano

registroConvComisionEscaneado

Booleano

registroConvocatoriaComision

Booleano

registroConvocatoriaFirmada

Booleano

publicadaConvComision

28

Tratar Puntos del Da

Seleccionar Cuestiones
Comision
Generar Convocatoria
Comision
Almacenar Cuestiones
Generar Convocatoria
Comision. Tratar Puntos del
Dia
Tratar Puntos del Da
Generar Convocatoria
Comision
Generar Informe Acuerdos
Comision
Generar Convocatoria
Comision. Tratar Puntos del
Da
Revisar Quorum
Revisar Quorum
Tratar Puntos del Da
Marcar Resueltas
Marcar Resueltas
Visualizar Cuestiones
Visualizar Cuestiones
Subir Registro Convocatoria
Comision y Anexos
Subir Registro Convocatoria
Comision y Actas
Escanear Registro
Convocatoria Comision
Registro Convocatoria
Comision
Firmar Registro
Convocatoria Comision
Hacer Publica Convocatoria

5.3.3. Conectores
Los conectores que se han implementado para lograr la solucin son:
Nombre
ADgrupoComision
insertarCuestionesComision
AvisoGenerarConvocatoria
obtenerCuestionesComision
incrContadorCuestionesTratar
indicarCuestionesTratar

obtenerCuestionesATratar
generarPDFconvocatoria

AvisofirmaComision
RegistroConvComisionFirmado
RegistroConvComisionSubido

ConvocatoriaComision
avisoConvocatoriaPAS
editarPuntosDia

Tipo
LDAP

Descripcin
Grupo de usuarios para la
gestin de comisiones.
MySQL
Almacena en la BD las
cuestiones provenientes de
los miembros de la comisin.
E-Mail
Avisa por email al secretario
para que proceda a generar la
comisin
MySQL
Obtiene de la BD el listado de
cuestiones pendientes de
comisin.
Establecer Recorre el listado de
Variable
cuestiones a tratar e
incrementa el contador.
MySQL
Indica en la BD las cuestiones
que han sido seleccionadas
para ser tratadas en la
prxima comisin.
MySQL
Obtiene de la BD el listado de
cuestiones a tratar en la
comisin.
Script
Genera un .pdf de la
Groovy
convocatoria de comisin a
partir de un formulario y de la
informacin de la
convocatoria.
E-Mail
Avisa al secretario para firmar
o que se imprime para ir a
firmar.
E-Mail
Avisa al al PAS para que
proceda a realizar el registro
de la convocatoria.
E-Mail
Avisa al responsable de la
comisin para que haga
pblica la comisin en los eServices
E-Mail
Envia a los miembros de la
comisin la convocatoria de la
comisin.
E-Mail
Avisa al PAS de que hay una
convocatoria de comisin
pendiente.
MySQL
Obtiene de la BD las
cuestiones que van a ser
tratadas en la comisin en el
29

formado adecuado para tomar

anotaciones.
generarPDFcomision
Script
Genera un .pdf de la comisin
Groovy
a partir de un formulario y de
la informacin de la comisin.
generarPDFinformeAcuerdos
Script
Genera un .pdf con el informe
Groovy
de acuerdos a partir del
formulario indicado y de la
informacin proporcionada.
ObtenerCuestionesComAnterior MySQL
Obtiene de la BD el listado de
cuestiones tratadas en la
comisin anterior.
incrContCuestionesResueltas
Establecer Recorre el listado de
Variable
cuestiones resueltas e
incrementa el contador.
marcarCuestionesResueltas
MySQL
Indica en la BD las cuestiones
que han sido resueltas.
notificarCuestionesResueltas
E-Mail
Enva un email a los
miembros de la comisin
indicando de las cuestiones
que han sido resueltas.

30

5.3.4. Lgica de negocio, integracin e implementacin necesaria

Inicialmente se configur un conector de LDAP para definir los actores que
intervienen en la gestin de comisiones.
Para ello inicialmente se accedi a la configuracin del dominio del grupo

Figura . Dominio y Grupo de Gestin de Comisin

Figura . Miembros del grupo de Gestin de Comisin

Figura . Informacin del Dominio

Posteriormente se cre en Bonita un grupo con el conector de LDAP
ADRoleResolver y se procedi a introducir la informacin del dominio:

31

Figura . Configuracin del dominio

Figura . Configuracin de la ruta del grupo

Tras tener el acceso de los actores del directorio activo a la aplicacin, se
procedi a crear la base de datos para gestionar las cuestiones de la comisin.
La base de datos se denomin DBComisin y la tabla cuestionesComision
presenta la siguiente estructura:

Figura . Estructura de la tabla cuestionesComision

32

Figura . Modelado de Almacenar cuestiones

Al iniciar el proceso el responsable de la comisin establece una fecha para la
celebracin de la misma, y los miembros de la comisin van almacenando
cuestiones en la base de datos hasta que:
El temporizador1 llegue a la fecha de celebracin de la comisin
establecida anteriormente.
El responsable seleccione la opcin de modificar la fecha de comisin,
en la que la compuerta1 le dar acceso al proceso para llevar a cabo
dicha accin.
El responsable seleccione la opcin de anticipar fecha de comisin, en el
que el proceso de almacenamiento de cuestiones finalizar, y la
compuerta1 dar paso al proceso encargado de avisar al secretario para
generar la convocatoria de la comisin.

Figura . Formulario para almacenar cuestiones de comisiones

Tras recibir el secretario el email que se gener automticamente avisndole
de que puede proceder a generar la convocatoria de comisin, ste accede a
un formulario en el que visualiza todas las cuestiones disponibles en la base de
datos para la convocatoria de la comisin, de las cuales l seleccionar las que
sern tratadas en la prxima convocatoria de comisin.
Para obtener el listado de las cuestiones disponibles en la base de datos, se
configur un conector MySQL denominado obtenerCuestionesComision, cuya

33

configuracin es:

Figura . Configuracin del conector MySQL obtenerCuestionesComision

Siendo la consulta de dicho conector:
select * from cuestionesComision
Los valores obtenidos se almacenan en un hashMap mediante la siguiente
funcin:
def listCuestiones = new HashMap<Integer, String>();
rowSet.getValues().each {
row -> listCuestiones.put(row.get(1), row.get(0))
}
listCuestiones
Cuyo destino es la variable listaCuestionesComision de tipo arrayList.
Posteriormente el proceso Tratar Cuestiones Comisin ser el encargado de
indicar en la base de datos las cuestiones que el secretario ha indicado que
sern tratadas en la prxima convocatoria de comisin. Para ello el proceso
realiza un bucle recorriendo las cuestionesTratadas y aumentando el contador
de la variable contadorCuestionesTratar mediante el script
incrContadorCuestionesTratar de tipo establecer variable:

Figura . Conector incrContadorCuestionesTratar

34

El proceso descrito posibilita el marcar en la base de datos una a una las

cuestiones que van a ser tratadas en la prxima comisin, gracias al conector
MySQL indicarCuestionesTratar, que realiza la consulta:
UPDATE cuestionesComision SET cuestionTratada='true' WHERE
idcuestionComision='${cuestionesTratadas.get(contadorCuestionesTratar.intVal
ue())}'
El siguiente proceso de generar convocatoria comisin, obtiene incialmente de
la base de datos las cuestiones que se indicaron anteriormente que se iban a
tratar en la comisin, mediante la siguiente consulta por parte del conector
obtenerCuestionesATratar:
select * from cuestionesComision where cuestionTratada='true'
Las cuestiones obtenidas son almacenadas en la variable puntosDia de tipo
String para ser visualizadas correctamente en el formulario, ello gracias a la
siguiente funcin:
def list = [];
def fila = "";
def cuestionesComision = "";
def count = 0;
List<Object> listaObj = new ArrayList<Object>();
rowSet.getValues().each {
row -> list.add(row.get(1))
}
for(int i=0; i<list.size();i++){
if(i!=2 && i!=3){
if(i<2){
listaObj.add(i);
listaObj.add(list.get(i));
fila=fila + new String((i+1).toString()) + ". " + list.get(i) +
"\n";
}
else{
listaObj.add(i-2);
listaObj.add(list.get(i));
fila=fila + new String((i-1).toString()) + ". " + list.get(i) +
"\n";
}
}
count++
if(i == list.size()-1){
for(int j=2;j<4;j++){
listaObj.add(count+j-3);
listaObj.add(list.get(j));
fila=fila + new String((count+j-3).toString()) + ". " +
list.get(j) + "\n";
}
35

}
}
cuestionesComision = String.format(fila, listaObj.toArray());
cuestionesComision
El secretario tendr acceso al formulario para rellenar los campos requeridos, y
podr visualizar los puntos del da para ver si son correctos. Cuando haya
terminado se generar la convocatoria de la comisin, gracias al conector
generarPDFconvocatoria de tipo script de groovy que ejecuta la siguiente
funcin:
import org.ow2.bonita.facade.runtime.AttachmentInstance;
import org.ow2.bonita.util.AccessorUtil;
import java.io.FileOutputStream;
import com.lowagie.text.pdf.PdfStamper;
import com.lowagie.text.pdf.PdfReader;
import com.lowagie.text.pdf.AcroFields;
AttachmentInstance attach =
AccessorUtil.getQueryRuntimeAPI().getAttachments(processInstance.getUUID(
),"plantillaConvocatoria")[0]
attachment = AccessorUtil.getQueryRuntimeAPI().getAttachmentValue(attach)
PdfReader reader = new PdfReader(attachment);
ByteArrayOutputStream BOS = new ByteArrayOutputStream();
PdfStamper stamp1 = new PdfStamper(reader, BOS);
AcroFields form1 = stamp1.getAcroFields();
form1.setField("nombreComision", "$nombreComision");
form1.setField("fechaCelebracionComision", "$fechaCelebracionComision");
form1.setField("horaPrimeraConvocatoria", "$hora1convComision");
form1.setField("horaSegundaConvocatoria", "$hora2convComision");
form1.setField("lugarCelebracionComision", "$lugarCelebracionComision");
form1.setField("puntosDia", "$puntosDia");
stamp1.close();
AccessorUtil.getRuntimeAPI().addAttachment processInstance.getUUID(),
"convocatoriaComision", "convocatoriaComision.pdf", BOS.toByteArray()
Dicha funcin va almacenando las variables pertenecientes a los campos que
ha ido rellenando el secretario en el formulario, en la plantilla de la convocatoria
de comisin, siendo posible al configurar dicha plantilla con reas de texto de
formulario con los nombre de los campos similares a los que se indican en las
funciones form1.setField().

36

Figura . Ejemplo de campo de texto de plantillaConvocatoria.pdf

A continuacin, tras recibir el secretario el aviso automtico de que firme la
convocatoria de la comisin, llegamos a la actividad de llamada Gestionar
Convocatoria Comisin, que da paso a su subproceso Gestin Convocatoria.
Posteriormente el secretario se encargar de firmar el registro de la
convocatoria de la comisin, una vez la tenga firmada, dispondr de un
formulario sencillo en el que seleccionar la casilla referente a la firma del
registro de la convocatoria de la comisin, y posteriormente se le avisar por
correo electrnico al PAS para que proceda a realizar el registro de la
convocatoria, para ello dispondr de un formulario sencillo para que una vez
realizada la tarea, indique en l que ha realizado el registro de la convocatoria,
y proceder a firmarlo y a escanearlo.
A continuacin, el PAS se encargar de subir a los e-Services tanto el registro
de la convocatoria de la comisin, como todos los anexos necesarios para la
celebracin de la comisin entre ellos, el acta de la sesin anterior. Tras esto,
se le enviar por email al responsable de la comisin una notificacin.
El responsable de la comisin recibir un aviso, y ste har publica en los eServices la convocatoria de la comisin, y se enviar un correo electrnico a
los miembros de la comisin con la convocatoria.
Antes de su realizacin, el PAS recibir un aviso de que en las prximas horas
se va a realizar una comisin, y ste se encargar de citar al secretario de la
comisin para pasarse a recoger los documentos de dicha comisin, que se
encuentran en la secretara de la direccin de la EPS, compuesto por la
convocatoria registrada, el acta de la sesin anterior y la hoja de firmas.
Cuando llegue la fecha de la segunda convocatoria, el timer Inicio Comisin
dar paso al proceso tipo actividad de llamada Realizar Reunin Comisin que
dar paso a su subproceso. El primero de los procesos ser un formulario
sencillo en el que el secretario indicar si ha recogido los documentos de la
comisin, dando paso a otro formulario similar para indicar si ha recogido las
delegaciones de votos.
37

Posteriormente el secretario se encontrar con el proceso de Revisar qurum,

que en el caso de que no hubiera el volumen suficiente de miembros, la
compuerta2 dara paso a la finalizacin del proceso completo. En caso de que
todo est correcto, se dar paso al proceso protagonizado por el presidente de
Iniciar Comisin. Tras ste se acuerda entre todos los miembros de la comisin
si se aprueba el acta de la comisin anterior, la cul ser firmada por el
presidente.

Figura. Modelado de Realizar Reunin Comisin

A continuacin, el secretario dispondr de un completo formulario en el que ir
anotando toda la informacin referente a la comisin y a los puntos tratados en
ella. Los puntos del da son obtenidos en su debido formato para permitir ser
editados correctamente mediante el conector editarPuntosDia. Tras esto, el
secretario anotar la hora de finalizacin de la comisin y se llegar al fin de
ste subproceso.
El siguiente proceso denominado Generar Acta Comisin, permitir partiendo
de un formulario, volcar en un pdf toda la informacin recogida por el secretario
de la comisin y generar el acta, gracias al conector generarPDFcomision, el
cul ejecuta un script de groovy similar al descrito anteriormente en el conector
generarPDFconvocatoria, cambiando el fichero de plantilla y los nombres de las
cajas de texto del formulario.
El siguiente proceso ser el de Recoger Hoja Firmas, en el que mediante un
formulario sencillo el secretario indicar si ha recogido la hoja de firmas de la
comisin, para dar paso al proceso de Entregar Documentacion Comision, en
el que de forma similar el secretario indicar si ha realizado dicha tarea, para
dar paso al proceso de Generar Informe Acuerdos Comisin, en el secretario
ser el encargado de generar dicho informe mediante un formulario sencillo y
una plantilla, siendo el conector generarPDFInformeAcuerdos el encargado de
convertirlo en .pdf.
Despus el secretario tendr acceso al acta de la comisin, para poder
modificarla si fuera necesario y volver a subirla.
Por ltimo, se llegar al proceso tipo actividad de llamada denominado
Resolver Cuestiones planteadas en Comisin, el cul inicialmente visualizar
las cuestiones que han sido tratadas, obtenindolas mediante una consulta por
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medio del conector ObtenerCuestionesComAnterior, pudiendo marcar las que

han sido resueltas, y actualizando los cambios en la base de datos, mediante
los conectores incrContadorCuestionesResueltas y
marcarCuestionesResueltas, del proceso bucle Marcar Resueltas. El
funcionamiento de stos conectores es similar al que vimos anteriormente con
las cuestiones que eran marcadas para ser tratadas.
En el formulario que se dispone en el proceso de Visualizar Cuestiones, se
puede indicar si se desea notificar a los miembros de la comisin las
cuestiones que han sido resueltas, por lo que la compuerta3 dar paso al
proceso Notificar Cuestiones Resueltas si as se es indicado, o en caso
contrario dar paso al fin del proceso de gestin de comisiones.

Figura . Modelado de Resolver Cuestiones Comisin

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6. Fase de Despliegue, ejecucin y Monitorizacin

Antes de empezar con el proceso de ejecucin observamos las cuestiones
disponibles en la base de datos

Figura .Base de datos de cuestiones de comisin

Iniciamos la ejecucin, y seleccionamos una fecha de comisin lejana para
proceder a insertar cuestiones.

Figura . Ejemplo de insercin de cuestiones en el formulario

Comprobamos que se ha insertado correctamente en la base de datos de
cuestionesComision:

Figura . Base de datos cuestionesComision tras insertar cuestin

A continuacin, seleccionamos Anticipar Fecha Comisin, y vemos que el
miembro de la comisin no tiene ms tareas asignadas por el momento, por lo
que se loguea el secretario y vemos que ha llegado al formulario de
Seleccionar Cuestiones Comisin:

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Figura . Formulario Seleccionar Cuestiones Comisin

En dicho formulario selecciona las cuestiones que van a ser tratadas en la
prxima comisin, y observamos en la base de datos que las cuestiones
seleccionadas se han marcado que van a ser tratadas:

Figura . Base de datos cuestionesComision

Posteriormente el secretario rellenar el formulario para generar la
convocatoria de comisin

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Figura . Formulario de Generar Convocatoria Comisin

Tras generar la convocatoria, vemos que en la bandeja de entrarda del correo
del secretario le ha llegado un email avisndole de que debe de firmar la
convocatoria, cuando lo haga, lo indicar en el formulario:

Figura . Formulario Firmar Registro Convocatoria Comisin

El PAS recibir un email indicndole que debe de registrar la convocatoria de
comisin, tras registrarla, escanearla y subirla, lo indicar en sus
correspondientes formularios, enviando entonces un email al responsable de la
comisin para que la haga pblica, y tras ello se enviara automticamente la
convocatoria de comisin a todos los miembros, la cul tendr la siguiente
forma:

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Figura . Ejemplo de Convocatoria Comisin

Tras recibir el aviso correspondiente por parte del PAS, el secretario deber
pasar para recoger los documentos necesarios para la realizacin de la
comisin, posteriormente recoger las delegaciones de votos y revisar que
existe el qurum suficiente para poder celebrarse la comisin, indicndolo en el
formulario, para dar paso al proceso protagonizado por el presidente de Iniciar
Comisin. Tras ste se acuerda entre todos los miembros de la comisin si se
aprueba el acta de la comisin anterior, la cul ser firmada por el presidente.
A continuacin el secretario ir tomando notas en el formulario preparado para
el caso:

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Figura . Ejemplo de Formulario Tomar Notas

Posteriormente se anota la hora de finalizacin de la comisin y se dar paso al
proceso automtico de Generar Acta de Comisin, tras ello el secretario deber
de recoger la hoja de firmas e indicarlo, para posteriormente entregar la
documentacin de la comisin.
El siguiente paso, tambin protagonizado por el secretario, es el de generar el
informe de acuerdos de la comisin, para ello dispondr de un formulario y de
una plantilla por defecto, tras generarlo lo publicar.
Posteriormente el secretario podr acceder al acta de la convocatoria de la
comisin, para modificar algn campo si as lo desea, y posteriormente volver a
publicarla.

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Figura . Ejemplo de formulario de terminar acta

Como podemos ver, el acta generado tiene la siguiente forma:

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Figura . Fragmento de ejemplo de acta de comisin

Por ltimo, los miembros de la comisin pueden visualizar las cuestiones que
fueron tratadas en la comisin anterior, con el fin de marcar las que vayan
siendo solucionadas, con la posibilidad de notificarlo por correo electrnico a
los miembros de la comisin

Figura . Formulario de Visualizar cuestiones y marcar resueltas

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Finalmente observamos en la base de datos que las cuestiones indicadas

como resueltas se han marcado correctamente:

Figura . Ejemplo de cuestionesComision

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7. Fase de Anlisis y mejora

Analizando el proceso actual de gestin de comisiones se observa que hay un
exceso de formularios en los que nicamente tienen un checkbox, lo que hace
de cara al usuario presente un aspecto pobre, y llegue a desesperar el pasar
sucesivas pginas similares. Sera conveniente hacer formularios dinmicos en
los que al seleccionar el campo de la tarea que han desempeado, se presente
automticamente otro campo para otra tarea.
En cuanto a mejoras podemos destacar varias:

Implementar en el proceso la interaccin con los e-Services de la EPS

de la Universidad de Alicante.
Implementacin de la relacin con calidad
o La EPS ha definido un sistema de gestin de calidad interna de
acuerdo con las directrices marcadas por el Vicerrectorado de
Estudios, Formacin y Calidad y la ANECA. En este sentido, se
ha creado una aplicacin orientada a llevar el seguimiento de
calidad de las titulaciones. Tanto en las comisiones como en la
Junta de Escuela de la EPS se aprueban documentos
relacionados con dicho seguimiento de la calidad. Toda esta
documentacin se debe subir a la aplicacin de calidad provista
por el Vicerrectorado para que pueda ser referenciada en los
informes de los responsables de la titulacin y verificada por los
inspectores de la ANECA.
Se contempla la posibilidad de introducir la firma electrnica, para
agilizar an ms el proceso de firmas.

8. Conclusiones
El modelado de los procesos de negocio est adquiriendo gran importancia en
la ingeniera del software, suscitando el anlisis y modelado de los procesos de
una organizacin, consiguiendo un perfecto conocimiento de las distintas
actividades y flujos de trabajo que se siguen para as, ms tarde, poder disear
y construir aplicaciones que sigan escrupulosamente los deseos y necesidades
del cliente. Adems, el conocer los procesos de negocio ofrece la oportunidad
de analizarlos, mediante una serie mtricas de calidad, y poder determinar su
estado para, posteriormente, disear mejoras y optimizaciones.
Los beneficios que pueden aportar los avances en el modelado de procesos de
negocio son claros, en el presente proyecto de gestin de comisiones, pese a
no haber llegado an a la fase de despliegue, se ha visto el potencial de las
soluciones BPM, y las ventajas de ser capaces de redefinir y automatizar los
procesos, simplificndolos, acortando su duracin, y reduciendo el nmero de
errores.

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9. Referencias Bibliogrficas
Harmon, Paul. Business process change : a guide for business managers and
BPM and six sigma professionals.
Ryan K.L. Ko, Stephen S.G. Lee, Eng Wah Lee. (2009). Business process
management (BPM) standards: a survey. Singapur.
Berrocal Javier, Garca Jos Manuel, Murillo Juan Manuel. (2005). Hacia una
gestin del proceso software dirigida por Procesos de Negocio. Caceres
(Espaa).
Rudden J. (2007). Making the Case for BPM: A Benefits Checklist.
www.bptrends.com
Sanchez Maldonado, L.F. (2005). Business Process Management (BPM):
articulando estrategia, procesos y tecnologa.
Jensen, C. (2007). An Introduction to Business Process Management. White, S.
Introduction to BPMN.
McGoveran, David. An Introduction to BPM. BPM.com. Marzo, 2005.
OMG. Business Process Modeling Notation Specification. Febrero 2006.
Miers, Derek. Getting Past the First BPM Project:Developing a Repeatable BPM
Delivery Capability. BPTrends. Marzo 2006.
Rashid N. Kand. BPM: A global view. BPTrends. Junio 2007.

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