Simplificacion Admnistrativa

SIMPLIFCACION ADMNISTRATIVA
I.
ANTECEDENTES
Con el propsito de contextualizar la problemtica de la simplificacin administrativa,

presentaremos preliminarmente determinados aspectos de la poltica administrativa.
Seguidamente, revisaremos la situacin de la metodologa de simplificacin
administrativa y la metodologa de determinacin de costos.
II.
REESUMEN
Desde fines de los ochenta, la simplificacin de trmites es considerada un requisito

para mejorar la competitividad de las empresas. Este tema cobra vigencia para nosotros
debido a la reciente implementacin de tratados de libre comercio, as como a la
ubicacin rezagada del pas en la dimensin de desarrollo institucional del ranking de
competitividad del foro econmico mundial y la significativa presencia de empresas
informales en el Per
La de simplificacin administrativa debe orientar la actuacin de las entidades pblicas
a brindar trmites y servicios administrativos valiosos u oportunos para los ciudadanos.
Ofrecer esta ayuda generara un marco normativo y modelos de servicio modernos
basados en criterios de simplicidad, calidad, mejoramiento continuo, anlisis costobeneficio y participacin ciudadana. Asimismo en la metodologa de simplificacin
administrativa se plantea las estrategias y las lneas de accin que debern ser revisadas
y evaluadas permanentemente de manera que garanticen el ajuste institucional necesario
para lograr los objetivos estratgicos
En la determinacin de costos de plantea la manera de determinar los costos de los
procedimientos administrativos simplificados
III.
INTRODUCCION
La simplificacin administrativa ha sido con frecuencia reconocida como una

metodologa til para mejorar procesos y reducir costos, tiempos y tramites. Esto es
parcialmente cierto, en tanto sus instrumentos no solamente permiten obtener las
mejoras antes referidas, sino que, a travs de su relacin directa con diferentes variables
econmicas y sociales, contribuye a impulsar la competitividad, la generacin del
empleo, la reduccin de la pobreza y la informalidad
Para poder entender el sentido de la relacin entre la simplificacin administrativa y las
variables econmicas y sociales relevantes, as como describir el entorno nacional.
Conforme a la ley correspondiente a la secretaria de gestin pblica tutelar el
cumplimiento de las reformas administrativas en la administracin pblica, as como
disear y proponer instrumentos y metodologas que faciliten la atencin a los
ciudadanos y la calidad en los servicios pblicos. Por ello, vamos a profundizar sus
principales desarrollos tanto en modernizacin del Estado como simplificacin
administrativa
IV.
POLTICA NACIONAL DE SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA
Este documento contiene la Poltica Nacional de Simplificacin Administrativa

formulada por la Presidencia del Consejo de Ministros en el marco de la Ley
Orgnica del Poder Ejecutivo, mediante un proceso participativo que ha
involucrado al gobierno nacional, a gobiernos regionales y municipales, a la
sociedad civil y la cooperacin internacional.
La aprobacin de la Poltica Nacional de Simplificacin Administrativa que
contiene principios, objetivos estratgicos y estrategias orientar la actuacin de las
entidades pblicas para la implementacin de la poltica en todo el mbito
nacional con la finalidad que las entidades pblicas brinden trmites y servicios
administrativos valiosos y oportunos para la ciudadana, a partir de una poltica
nacional que integra y promueve la generacin de un marco normativo y modelos de
gestin modernos basados en criterios de simplicidad, calidad, mejoramiento
continuo, anlisis costo beneficio y participacin ciudadana.
Principios Orientacin a la ciudadana. La simplificacin administrativa debe
orientar a las entidades pblicas al servicio de la ciudadana, para que desarrollen
los procedimientos y los servicios administrativos en funcin de los usuarios y
usuarias.
Integralidad de las soluciones. La simplificacin administrativa debe abordar la
problemtica que la ocupa de manera integral, con visin sistmica en el marco del
proceso de modernizacin y, por ende, con modelos de solucin integrales. Sin
perjuicio de lo anterior, debe aplicarse el principio de focalizacin, el cual implica
que las entidades pblicas prioricen intervenciones en sectores o temas de mayor
impacto.
Gestin basada en procesos. En los procedimientos administrativos, y para la
prestacin de servicios en exclusividad, debe darse relevancia a la optimizacin de
procesos superando las desventajas de los modelos de organizacin que puedan
tener,
basados en estructuras rgidas y jerrquicas, la operacin por funciones
manuales bajo una ptica tradicional.

Rigor tcnico. La simplificacin administrativa debe realizarse siguiendo un modelo
Y desarrollando metodologas elaboradas con rigor tcnico, implementadas en el
4
Marco de un sistema de modernizacin.

Principio de transversalidad. La simplificacin administrativa debe abordarse
como un proceso que integra a todas las entidades de los diferentes mbitos de
gobierno de la administracin pblica, y no como un proceso que corresponde a
cada entidad individualmente.
Mejoramiento Continuo. Las entidades pblicas deben buscar permanentemente
mejorar su atencin a la ciudadana, adaptndose a los cambios del entorno,
autoevalundose y sometindose a evaluacin permanentemente. En ese sentido,
debe primar una visin autocrtica que las lleve a dejar de lado su auto
Ratificacin respecto de todo lo que lo hacen bien y se puedan ver en una perspectiva
de optimizacin contina.
En relacin con lo anterior, debe establecerse un principio de competencia a fin de
que las entidades trabajen en funcin de logros concretos que puedan ser
medidos, exhibidos y comparados.
Valoracin de la funcin de atencin a la ciudadana, para dignificar y dar
relevancia al personal de las entidades pblicas dedicado a la tramitacin de
procedimientos o la prestacin de servicios en contacto directo con el pblico.
Participacin ciudadana, por el cual la ciudadana individualmente u organizada es
involucrada y consultada en el diseo de polticas, la formulacin de normas y el
seguimiento
las
acciones
de
simplificacin
administrativa,
y estas son
ampliamente difundidas para su cabal conocimiento.

Este principio recoge la participacin ciudadana como un elemento transversal y
continuo de las polticas pblicas contemplado en la Carta Iberoamericana de
Participacin Ciudadana en la Gestin Pblica.1 Asimismo, se consideran principios
aplicables a la Poltica Nacional de Simplificacin Administrativa los contenidos en la
Ley del Procedimiento Administrativo General (Ley 27444), particularmente los de
simplicidad, presuncin de veracidad y privilegio de controles posteriores.
Objetivos estratgicos
La simplificacin administrativa requiere de cinco pilares fundamentales para lograr

cambios trascendentes y sostenibles: estos pilares son poner a disposicin de las
5
entidades pblicas metodologas e instrumentos que faciliten la implementacin de

procesos de simplificacin administrativa, el uso intensivo de tecnologas de
informacin y comunicacin, contar con recursos humanos idneos, un marco
normativo adecuado con mecanismos de incentivos y desincentivos y por ltimo un
liderazgo institucional en todas las entidades pblicas para impulsar estos procesos.
A partir de ellos se han determinado los siguientes objetivos:

1. Generalizar la gestin por procesos en los procedimientos y los servicios
administrativos por medio de mecanismos definidos por el ente rector.
2. Universalizar en forma progresiva el uso intensivo de las tecnologas de la
informacin y de la comunicacin en las distintas entidades pblicas y
promover la demanda de servicios en lnea por la ciudadana.
3. Proveer al personal de las entidades pblicas de las competencias
adecuadas para facilitar su relacin con la ciudadana y las empresas, e
incentivar su participacin y motivacin.
4. Involucrar a los diferentes actores para impulsar y consolidar el proceso
de simplificacin administrativa.
5. Optimizar el marco normativo de la simplificacin administrativa y reforzar
los mecanismos para su cumplimiento.
6. Fortalecer la institucionalidad y liderazgo vinculados a la simplificacin
administrativa.
1
Aprobada en el XI Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administracin Pblica y

Reforma del Estado, celebrada en Lisboa, Portugal, el 25 y 26 de junio de 2009.
ESTRATEGIAS
Se han definido estrategias para cada objetivo estratgico
OBJETIVO1: Generalizar la gestin por procesos en los procedimientos y los servicios
administrativos por medio de mecanismos definidos por el ente rector
Estrategia:
Desarrollar
metodologas
de
simplificacin
administrativa
que
contribuyan a la optimizacin de los procedimientos y los servicios administrativos y a

la eliminacin de los innecesarios.
Estrategia: Desarrollar mecanismos que faciliten la simplificacin administrativa
Estrategia: Establecer accesos multicanal para los procedimientos y los servicios
administrativos en funcin de su naturaleza, con nfasis en los canales no presenciales
OBJETIVO 2 : Universalizar en forma progresiva el uso intensivo de las tecnologas de
la informacin y de la comunicacin en las distintas entidades pblicas y promover la
demanda de servicios en lnea por la ciudadana
Estrategia: Ampliar la cobertura de acceso a herramientas tecnolgicas en las
instituciones del Estado para la simplificacin de procedimientos y servicios
administrativos.
Estrategia: Implantar el intercambio de informacin entre las entidades pblicas
Estrategia: Generar una cultura informtica y promover el acceso de la ciudadana
a los servicios en lnea para la simplificacin administrativa.
OBJETIVO 3: Promover al personal de las entidades pblicas de las competencias
adecuadas para facilitar su relacin con la ciudadana y las empresas, e incentivar su
participacin y motivacin
Estrategia: Revalorar el rol del personal de atencin a la ciudadana.
Estrategia: Generar mecanismos de participacin de los funcionarios en los procesos
de simplificacin administrativa.
Estrategia: Crear competencias en el personal que participa en los procesos de
simplificacin administrativa.
Estrategia: Desarrollar mecanismos de evaluacin e incentivo del personal
involucrado en los procedimientos y servicios administrativos.
Estrategia: Promover la implementacin de la estrategia para mejorar y fortalecer

los mecanismos de promocin de la tica y la transparencia en la administracin
pblica, contemplada en el Plan Nacional Anticorrupcin
OBJETIVO 4 : Involucrar a las diferentes actores para impulsar y consolidar el proceso
de simplificacin administrativa
Estrategia: Asegurar la prioridad de la simplificacin administrativa en la agenda
pblica y la respectiva asignacin de recursos
Estrategia: Impulsar equipos de trabajo con la participacin de los sectores pblico y
privado, la cooperacin internacional, la academia y la sociedad civil.
Estrategia: Asegurar la participacin de la ciudadana en los procesos de
simplificacin administrativa
Estrategia: Establecer una red de expertos pblicos y privados en materia de
OBJETIVO 5: Optimizar el marco normativo de la simplificacin administrativa y
reforzar los mecanismos para su cumplimiento
Estrategia: Sistematizar y optimizar el diseo e implementacin del marco
normativo vinculado a la simplificacin administrativa.
Estrategia: Revisar y redisear el sistema de supervisin, fiscalizacin y sancin
para el cumplimiento de las normas de simplificacin administrativa.
Estrategia:
Aprobar las normas sobre simplificacin administrativa involucrando a
las entidades y la ciudadana

OBJETIVO 6: Fortalecer la institucionalidad y liderazgo vinculados con la
Estrategia: Fortalecer a las entidades pblicas con competencia en la
simplificacin administrativa.
Estrategia: Fortalecer a las entidades pblicas para la implementacin de la Poltica
Nacional de Simplificacin Administrativa.
Estrategia: Comunicar la Poltica Nacional de Simplificacin Administrativa para
contribuir a su implementacin
V.
METODOLOGIA DE LA SIMPLIFICACIONA DMNISTRATIVA
Metodologa de la Simplificacin Administrativa constituye el documento orientador

para todas las entidades de la Administracin Pblica que se proponen desarrollar
procesos de simplificacin administrativa.
La presente metodologa es aplicable a los procedimientos administrativos y servicios
prestados en exclusividad. Ambos, forman parte del Texto nico de Procedimientos
Administrativos (TUPA) de las entidades pblicas; no obstante, la simplificacin
administrativa no se limita solamente a la mejora de stos sino que abarca adems
todos los aspectos vinculados al desarrollo de los procedimientos administrativos y
servicios prestados en exclusividad en las entidades. Por ejemplo: la atencin al
ciudadano, el sistema de gestin documental, el soporte informtico de tramitacin,
todo el proceso interno de tramitacin de las solicitudes y adopcin de decisiones o
prestacin de los servicios, capacitacin del personal involucrado, notificaciones, etc..
A efectos de la presente metodologa entindase como procedimiento administrativo
tanto a al procedimiento administrativo como a los servicios prestados en exclusividad
en las entidades pblicas.
Asimismo, si bien la presente Metodologa ha sido desarrollada para los procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad contenidos en el TUPA, algunas
herramientas y pautas contenidas en la Metodologa pueden usarse para la
simplificacin de procedimientos internos as como de los servicios colectivos y
pblicos.
DEFINICION
Simplificacin Administrativa se define como servicio colectivo: servicio pblico a
cargo de la entidad pblica que consiste en la prestacin brindada a un grupo de
administrados sin exclusividad alguna.
A su vez se define servicio pblico: actividad propia del Estado, cuya prestacin
positiva es de carcter esencial, debiendo desarrollarse con continuidad, en condiciones
de igualdad para los administrados y en estricto cumplimiento de los estndares
mnimos de calidad correspondientes por la naturaleza del servicio
OBJETIVOS
Orientar a las entidades pblicas en la eliminacin y simplificacin de

procedimientos administrativos desde un enfoque integral que aborde el anlisis
de procesos
Generar un modelo estandarizado de simplificacin
Coadyuvar a la optimizacin de los costos de los procedimientos administrativos

actuales en beneficio de la ciudadana
MARCO NORMATIVO
Ley N 27444 ley del procedimiento administrativo general
Ley N 29158 ley del poder ejecutivo
Ley N 29060 ley del silencio administrativo
A) ETAPAS DE LA SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA

1.- ETAPA PREPARATORIA PLANIFICANDO EL PROCESO
El objetivo de esta etapa es planificar el proceso a desarrollar y delimitar su alcance
Al trmino de esta etapa los resultados esperados son los siguientes:
Se cuenta con un equipo responsable sensibilizado y preparado para llevar

adelante el proceso
Se cuenta con una lista de procedimientos identificados y priorizados
Se ha identificado a los actores relacionados directa e indirectamente con los

procedimientos a simplificar, a efectos de conocer quines pueden ser aliados o
no del proceso
Se cuenta con un plan de trabajo que contiene el detalle de las actividades a

realizar, los responsables, los tiempos estimados y los recursos necesarios
A) FASE: IDENTIFICACIN Y CONFORMACIN DEL EQUIPO

A efectos de desarrollar el proceso de simplificacin administrativa, se debern
conformar los siguientes equipos: Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin
Administrativa y Equipo de Mejora Continua
Comit de Direccin de Simplificacin Administrativa.
Constituye la instancia poltica responsable de la puesta en marcha del proceso de
simplificacin y de supervisar y facilitar la labor del Equipo de Mejora Continua al que
se aludir ms adelante. El Comit deber estar conformado por:
10
Los funcionarios con poder de decisin y conocimiento de la entidad (e.g.

Secretario General, Viceministro, Asesor de Alta Direccin, Gerente General
Regional, Gerente Municipal),
Los representantes de los gremios representativos para la entidad o asociaciones

de Usuarios o de la sociedad civil. Pueden ser entidades privadas o pblicas.
El responsable de la Oficina de Planificacin y Presupuesto de la entidad
Equipo de Mejora Continua (en adelante EMC).

Este equipo est encargado de planificar y gestionar el proceso de simplificacin
administrativa. En el caso de entidades pequeas o cuando los procesos de
simplificacin no son complejos; por ejemplo entidades que tengan 30 personas o
cuando la simplificacin del procedimiento administrativo elegido no es compleja, es
decir no involucra el uso de herramientas informticas, bastar que el EMC est
compuesto por un equipo bsico de 3 personas de preferencia una con experiencia en
procesos (responsable del rea de racionalizacin de la entidad), otra en derecho
administrativo y una tercera con experiencia en costos.
A continuacin se detalla el perfil requerido en el EMC bsico:
Especialista en procesos: dado que las herramientas utilizadas para el rediseo
de los procedimientos administrativos requieren un buen nivel de conocimiento
de stas es necesario contar con un especialista en procesos capaz de utilizar
estas herramientas y desarrollar soluciones creativas sobre la base de su
conocimiento y experiencia. Este especialista se encargar de analizar los
procesos, elaborar las propuestas de rediseo y su ejecucin.
Especialista en costos: se requiere una persona familiarizada con mtodos de
costeo de recursos que intervienen en el desarrollo del procedimiento
administrativo.
Especialista legal: se ha observado en varios procesos de simplificacin que una
de las trabas ms importantes para la simplificacin administrativa son las
normas legales que regulan los procedimientos administrativos. En este sentido,
la asesora constante de un abogado especialista en derecho administrativo es
muy importante para la buena marcha del proceso.
Especialista en procesos: dado que las herramientas utilizadas para el rediseo
de los procedimientos administrativos requieren un buen nivel de conocimiento
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de stas es necesario contar con un especialista en procesos capaz de utilizar

estas herramientas y desarrollar soluciones creativas sobre la base de su
conocimiento y experiencia. Este especialista se encargar de analizar los
procesos, elaborar las propuestas de rediseo y su ejecucin.
Especialista en costos: se requiere una persona familiarizada con mtodos de
costeo de recursos que intervienen en el desarrollo del procedimiento
administrativo.
Especialista legal: se ha observado en varios procesos de simplificacin que una
de las trabas ms importantes para la simplificacin administrativa son las
normas legales que regulan los procedimientos administrativos. En este sentido,
la asesora constante de un abogado especialista en derecho administrativo es
muy importante para la buena marcha del proceso.
Si la entidad es grande (ms de 30 personas) o cuando el proceso de simplificacin
involucre el uso de TIC, se recomienda se ample este equipo incorporando a
especialistas de apoyo por ejemplo: especialista de sistemas, facilitador de talleres,
especialista en rediseo de infraestructuras y especialista en comunicaciones. El perfil
del equipo de apoyo es el siguiente:
Facilitador de talleres: para viabilizar las actividades que permitan involucrar a
los diferentes miembros de la organizacin recogiendo aportes, consensuando
hallazgos y/o propuestas, as como facilitando las diferentes actividades de
capacitacin.
Especialista en Sistemas / Programador: destacado del rea de informtica o
sistemas, para que pueda acompaar los procesos y plantear oportunidades de
desarrollo de herramientas informticas como un software ad hoc, o la
adecuacin de software existente dentro de la entidad, etc.
Especialista en rediseo de infraestructura: que replantee la distribucin del
espacio de acuerdo con el rediseo del procedimiento administrativo.
Especialista
en
comunicaciones:
para
desarrollar
una
estrategia
de
comunicacin tanto interna como externa de los objetivos, avances y resultados

del proceso. Asimismo, este experto asesorar al equipo sobre las herramientas
que se pueden emplear y la oportunidad para la difusin del proceso.
12
B) SEGUNDA FASE: CAPACITACIN Y SENSIBILIZACIN DE LOS

EQUIPOS
El lder del EMC debe encargarse de que todos los miembros del equipo as como los
responsables del procedimiento, se encuentren sensibilizados con el objetivo del
proceso de simplificacin. Para ello, es importante realizar talleres de sensibilizacin
sobre la importancia de la simplificacin administrativa, el servicio al ciudadano y de
gestin del cambio.
C) TERCERA FASE: IDENTIFICACIN Y PRIORIZACIN DE LOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS A SIMPLIFICAR
Si revisamos los procedimientos administrativos contenidos en los TUPA de las
entidades pblicas, observaremos que existe una gran cantidad de procedimientos.
Abordar la simplificacin de todos estos procedimientos administrativos en un primer
momento de manera simultnea puede resultar un esfuerzo difcil de gestionar. En este
sentido, se recomienda que el esfuerzo inicial, se centre en identificar y priorizar
procedimientos administrativos o servicios prestados en exclusividad para iniciar el
proceso de simplificacin.
Se sugiere los siguientes pasos:
1. Primer paso: Identificar el universo de procedimientos
Para identificar los procedimientos administrativos a simplificar, se debe tomar como
Referencia el total de procedimientos contenidos en el TUPA de la entidad. De acuerdo
con el marco normativo que rige la simplificacin administrativa, todos los
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad deben estar
contenidos en dicho documento.
2. Segundo paso: Eliminar procedimientos administrativos innecesarios o que
no aaden valor
El siguiente paso es determinar si estos procedimientos administrativos aaden valor. Es
importante tener en cuenta que los procedimientos administrativos se justifican si son
relevantes en funcin al inters pblico y los beneficios para la comunidad que se
derivan de su existencia. Para este efecto se recomienda reflexionar respecto de la
Misin y los Objetivos Estratgicos de la entidad en reuniones bajo el esquema de
lluvia de ideas, en la que se deben analizar los siguientes aspectos:
Valor del procedimiento administrativo para el inters pblico y la sociedad.

13
Alineamiento del procedimiento administrativo con los procesos operativos o de

realizacin de la entidad y estos a su vez alineados con la misin y objetivos
estratgicos.
Si el procedimiento administrativo cuenta con marco jurdico.
Si corresponde a la entidad la gestin del procedimiento administrativo o sera

conveniente que sea realizado por otra entidad de gobierno.
Si el procedimiento administrativo ha sido usado o no en un perodo igual o

mayor a un ao.
A. Valor aadido del procedimiento administrativo para el inters pblico y la

sociedad
El equipo debe responder la siguiente pregunta: Cul es el valor aadido del
procedimiento administrativo para el inters pblico y la comunidad? Se debe buscar
describir sus beneficios para la sociedad. Por ejemplo se puede analizar si los
procedimientos administrativos cautelan que no se vulneren los siguientes aspectos
i)
afectacin del medio ambiente,
ii)
afectacin a la salud,
iii)
afectacin a los recursos naturales,
iv)
defensa nacional,
v)
seguridad ciudadana,
vi)
patrimonio cultural de la Nacin,
vii)
afectacin de intereses colectivos
B. Alineamiento del procedimiento administrativo con los procesos operativos

o de realizacin de la entidad
Normalmente el enfoque en las entidades pblicas es un enfoque funcional y no de
procesos. En ese sentido, las reas dentro de las entidades funcionan como
departamentos estancos, que se gestionan verticalmente, con la responsabilidad por los
resultados obtenidos dividida entre unidades funcionales. Esto conlleva a la escasa o
nula mejora para las partes interesadas, ya que las acciones estn frecuentemente
enfocadas en las funciones ms que en el beneficio global de la organizacin.
De acuerdo con el enfoque de procesos, en las entidades pblicas podemos encontrar
diferentes tipos de procesos los cuales pueden clasificarse de la siguiente manera:
14
Procesos estratgicos o para la gestin de una organizacin. Incluyen procesos

relativos a la planificacin estratgica, establecimiento de polticas, fijacin de
objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de
recursos necesarios y revisiones por la direccin.
Procesos operativos o de realizacin. Son los procesos relacionados con las

funciones sustantivas de la entidad, es decir aquellas ejercidas directamente
sobre su mbito de competencia e indispensables para el cumplimiento de su
finalidad resultando en la prestacin de servicios a la poblacin o la regulacin o
promocin de determinada actividad social o econmica, tambin conocidos
como procesos esenciales8.
Procesos de apoyo o para la gestin de recursos. Incluyen todos aquellos

procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos
estratgicos, operativos y de medicin de la entidad.
Procesos de medicin, anlisis y mejora. Incluyen aquellos procesos necesarios

para medir y recopilar datos para realizar el anlisis del desempeo y la mejora
de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento y
auditora, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los
procesos estratgicos, operativos y de apoyo.
En las entidades pblicas, las dependencias tienen nombres definidos pero los procesos
no. En ese sentido, los procesos se fragmentan por reas. Un enfoque de procesos parte
de analizar cules son los insumos usados, y cul es el resultado independientemente del
rea que lo ha realizado. En ese sentido, para definir los procesos operativos es
importante tener claro los siguientes elementos de la caracterizacin de un proceso:
-
Entrada/Insumos/Requisitos: Qu insumos se han usado para iniciar el proceso.
Salida/Resultados: Cul es el producto o servicio creado por el proceso.
Cliente: Para quin hacemos el proceso.
Objetivo: Para qu hacemos el proceso.
Propietario: Quin es el responsable del proceso.
C. Marco jurdico del procedimiento administrativo

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Se debe analizar dos aspectos: el primero est referido a si la entidad es competente para
realizar el procedimiento administrativo y en segundo lugar si se ha observado la forma
legal correcta para su creacin.
Competencia de la Entidad: consiste en la identificacin de las normas que otorgan
competencia a la entidad para la creacin o tramitacin del procedimiento
administrativo.
Base legal del procedimiento administrativo: de acuerdo con la Ley 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General, los procedimientos, requisitos y costos
administrativos se establecen exclusivamente mediante decreto supremo o norma de
mayor jerarqua, norma de la ms alta autoridad regional, de Ordenanza Municipal o de
la decisin del titular de las entidades autnomas conforme a la Constitucin, segn su
naturaleza.
D. Demanda del procedimiento administrativo
Finalmente, se debe revisar s el procedimiento administrativo ha sido demandado en un
perodo igual o mayor a un ao. En muchos TUPA de entidades existen procedimientos
administrativos que no son solicitados. De esta manera se pueden eliminar
procedimientos administrativos innecesarios, que durante aos se han consolidado en la
entidad, por la inercia, la fuerza de la costumbre, o porque el contexto o la misin de la
entidad en el pasado, eran diferentes a los actuales
Tercer paso: Priorizar procedimientos administrativos a simplificar
Eliminados los procedimientos administrativos de acuerdo con las pautas sealadas
anteriormente, se cuenta con un nuevo universo de procedimientos administrativos. Se
procede entonces a priorizar aquellos con los que se iniciar la simplificacin
administrativa. Para priorizar los procedimientos administrativos, se recomienda tener
en cuenta los siguientes criterios
1. Alineamiento a los objetivos y procesos operativos de la entidad. Es decir
escoger los procedimientos administrativos que forman parte del negocio
principal de la entidad y que sean consistentes con las prioridades estratgicas.
2. Demanda del procedimiento administrativo. Elegir los procedimientos
administrativos que presentan una alta frecuencia de uso anual en comparacin
con los dems procedimientos administrativos de la entidad.
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3. Poblacin
usuaria
del
procedimiento
administrativo.
Elegir
los
procedimientos administrativos solicitados por poblacin considerada de alta

prioridad para el Estado en razn a su vulnerabilidad y/o para la Entidad en
razn a su misin.
4. Impacto en
una o
varias
actividades
econmicas. Procedimientos
administrativos que tienen un efecto significativo en una o varias reas de

actividad econmica.
5. Tiempos de respuesta elevados. Se puede priorizar procedimientos
administrativos cuya gestin se realiza fuera de los plazos legales establecidos
6. Elevado costo. Los procedimientos administrativos ms costosos para los
ciudadanos, derivados del pago de derechos, de los documentos que se tengan
que presentar, y de otros costos asociados a su gestin.
7. Elevado nmero de quejas y sugerencias del servicio. Se pueden priorizar
procedimientos administrativos respecto de los que los usuarios presentan el
mayor nmero de quejas.
Cuarto paso: Elija el primer procedimiento administrativo a ser simplificado
El EMC y el Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin debern elegir aquel
procedimiento administrativo sobre el cual se aplicar primero la simplificacin
Se proponen algunas consideraciones, a tomar en cuenta para elegir el primer
procedimiento administrativo a simplificar:
El que no es muy complejo.
El que no abarca demasiadas reas
El que menos impacto respecto a suposiciones de reduccin de personal puede

ocasionar.
El que es altamente simblico, y cuya simplificacin puede generar un corriente

favorable
proceso para la simplificacin.
El que polticamente generar ms apoyo para continuar con la simplificacin en

la entidad.
El que tiene mayor impacto meditico y generar ms apoyo a la reforma.
El que vincula reas con personal motivado hacia el cambio.
El que posteriormente resultar muy sencillo de automatizar.

17
El de mayor demanda.
El que no requiere modificaciones legislativas importantes para su

simplificacin.
El que no implicar mayores gastos para la implementacin de su versin

simplificada.
D) CUARTA
FASE:
IDENTIFICACIN
DE
LOS
ACTORES
INVOLUCRADOS
Identificado el o los procedimientos administrativos con los que se iniciar la
simplificacin es importante identificar a los actores. Quines son los actores? son
personas
organizaciones
que
estn
relacionados
con
los
procedimientos
administrativos y/o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la

ejecucin de la simplificacin administrativa. Estos pueden influir sobre los objetivos y
resultados del proceso; en este sentido, es muy importante que el EMC identifique a los
actores claves y analice sus intereses, su importancia e influencia sobre los resultados.
i) Los actores externos son las personas que se relacionan de alguna manera con los
procedimientos administrativos a simplificar pero se encuentran fuera de la entidad

ii) Los actores internos son aquellas personas dentro de la entidad que estn
relacionados con los procedimientos administrativos y pueden influir favorable o
desfavorablemente en la buena marcha del proceso de simplificacin
E) QUINTA
FASE:
PLAN
DE
SIMPLIFICACIN
18
TRABAJO
DEL
PROCESO
DE
Una vez que el EMC est conformado, el lder del Equipo proceder a realizar
reuniones para la planificacin de las actividades a desarrollar durante el proceso de
simplificacin. Para este efecto se sugieren seguir los siguientes pasos:
1. Establecer las etapas y asociarlas con actividades especficas.
2. Establecer el plazo en que debe ser desarrollado el proceso de simplificacin,
asocindolo a cada uno de las actividades sealadas.
3. Identificar los recursos con los que se cuenta para realizar estas actividades.
Recursos humanos, financieros y tecnolgicos.
4. Identificar las restricciones, desafos y logros esperados sobre los que se deber
trabajar.
5. Ajustar las actividades y plazos establecidos en los pasos primero y segundo
sobre la base de la informacin de los pasos tercero y cuarto.
6. De ser necesario hacer ajustes y redactar el documento final del plan.
7. Elaborar un Plan de Seguimiento y Evaluacin sobre la base del Plan del
Proceso de Simplificacin. El Plan de Seguimiento deber establecer fechas en
las que se revisar el avance del proceso, los indicadores y herramientas que se
definirn para esa medicin y los responsables de desarrollarlo. Tambin deber
elaborarse un Plan de Evaluacin en el que se identificarn los momentos en que
se analizar la informacin recogida en el seguimiento y las estrategias que se
seguirn para realizar los ajustes necesarios para el cumplimiento del Plan del
Proceso de Simplificacin.
8. Informar sobre el Plan al Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin.
2.- ETAPA DE DIAGNSTICO
En esta etapa, se realiza el diagnstico detallado del procedimiento administrativo o
procedimientos administrativos priorizados por reas de intervencin a fin de contar con
una visin integral de la problemtica del procedimiento administrativo y abordar la
estrategia de simplificacin con un enfoque sistmico
Al inicio de esta etapa se pueden fijar como indicadores de lnea de base los siguientes:
Numero de pasos del procedimiento administrativo
Numero de requisitos solicitados
Costos del procedimiento administrativo

19
Tiempo del procedimiento administrativo
Nmero de actos administrativos que han dado fin al procedimiento

administrativo tales como autorizaciones, registros, licencias, entre otros,
expedidos al momento de elaborar el diagnostico
A) PRIMERA FASE: CARACTERIZACIN DEL PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVO Y HERRAMIENTAS A UTILIZAR
Esta fase consiste en la caracterizacin detallada del procedimiento administrativo, es
decir las actividades que ste comprende, las reas involucradas, el tiempo que demanda
y los recursos que se requieren para su realizacin
Para la caracterizacin del procedimiento administrativo, es necesario realizar los
siguientes pasos
1. Primer paso: Recorrido fsico
Se identifica el punto de partida o inicio del procedimiento administrativo y se hace un
recorrido a lo largo de las actividades que ste implica hasta su punto final. En este
recorrido, se observarn las actividades realizadas por el personal, el pblico usuario,
los Documentos que utilizan, reciben y generan, y con ello se va construyendo un mapa
mental inicial del procedimiento administrativo
2. Segundo paso: Construccin de la Tabla ASMEVM
La tabla ASMEVM permite registrar ordenada y secuencialmente las actividades que
se han encontrado a lo largo del recorrido fsico y que conforman el procedimiento
administrativo.
20
Para completar la tabla ASME-VM, primero se prepara una hoja de papel, con lneas
verticales y horizontales.
REGISTRO DE ACTIVIDADES EN LA TABLA ASME-VM
Paso
Actividad
rea
Tiempo(Min)
Llamar al siguiente usuario en cola
Informes
Preguntar al usuario sobre el trmite que informes
desea
3
Escuchar al usuario
informes
4
5
21
Para cada actividad se analiza si eta es de operacin, revisin, traslado, espera archivo, y
segn ello se marca un punto en la columna correspondiente.
Posteriormente se completan las tres columnas del extremo derecho, que clasifican, de
valor que aporta al procedimiento administrativo; para ello se utilizan los conceptos del
siguiente cuadro:
22
3. Tercer paso: Construccin del Diagrama de Bloques

La otra herramienta a utilizar para caracterizar el procedimiento administrativo, es el
Diagrama de Bloques, que sirve para ilustrar grficamente el procedimiento
administrativo, mostrando el flujo de las actividades que fueron recogidas con la Tabla
ASMEVM, segn el acpite anterior
23
Los smbolos que se utilizan para dibujar un diagrama de bloques, se describen en el

siguiente cuadro
SMBOLOS QUE SE UTILIZAN EN UN DIAGRAMA DE BLOQUES
Uso del smbolo
smbolo
Rectngulo: es un bloque que registra una

actividad especfica del procedimiento
Smbolo que se utiliza para graficar el

inicio y el fin del procedimiento
Rombo se utiliza para ilustrar una decisin
la misma que pueda llevar el flujo en dos
direcciones diferentes
Flecha muestra el flujo lgico del
procedimiento
Como se puede apreciar en la siguiente figura, desde la lista de actividades
recogidas en la TABLA ASME-VM
B) SEGUNDA FASE: DIAGNSTICO LEGAL

Esta fase se puede desarrollar de manera paralela a la caracterizacin del procedimiento
administrativo. La idea es identificar la normativa relacionada con el procedimiento
administrativo que se est caracterizando as como los requisitos solicitados
La informacin que se sugiere recopilar es la siguiente:
24
Nmero, descripcin, fecha y artculos relevantes de las principales normas que

regulan el procedimiento administrativo: Normas sectoriales (leyes y decretos),
ordenanzas regionales o municipales que regulan los procedimientos
administrativos, etc.
TUPA, Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), MAPRO vigentes por
cuanto la simplificacin de un procedimiento administrativo puede incluir
modificacin de dichos documentos.
Registro sobre la existencia de propuestas de modificacin de cada una de las
normas descritas y descripcin del estado de las propuestas de modificacin.
C) TERCERA
FASE:
DIAGNSTICO
DE
EQUIPAMIENTO
INFRAESTRUCTURA
Si bien se ha observado en las experiencias exitosas analizadas que la mejora de la
infraestructura no es condicin necesaria ni limitante para exhibir resultados de buenas
prcticas de simplificacin administrativa, mejorar la infraestructura puede potenciar los
resultados alcanzados en el rediseo de un procedimiento administrativo
D) CUARTA FASE: DIAGNSTICO DE COSTOS
Con la informacin levantada en la primera fase de caracterizacin del procedimiento
administrativo y usando la Metodologa de Determinacin de Costos de los
Procedimientos Administrativos y Servicios Prestados en Exclusividad se puede realizar
el diagnstico del costo del procedimiento administrativo
E) QUINTA FASE: MAPEO DE LAS CAPACIDADES DE LOS RECURSOS
HUMANOS
Para el diseo de una estrategia eficiente de simplificacin es importante conocer las
capacidades del personal involucrado con el procedimiento24 a fin de poder maximizar
25
sus habilidades en provecho del objetivo de simplificacin y optimizacin planteado En

este sentido, los objetivos planteados en esta fase son:
Identificar las habilidades y destrezas del personal.
Contar con informacin veraz sobre el nivel de asimilacin por parte de los
funcionarios del proceso de simplificacin, con el fin de reforzar los puntos
dbiles y aclarar las dudas en futuros talleres.
Detectar futuras necesidades de capacitacin.
Identificar personas que puedan ejercer las funciones de orientadores o gestores
del procedimiento administrativo.
En lo referido a habilidades y capacidades, la evaluacin se debe realizar a partir de
pruebas psicolgicas que midan la facilidad del trabajador a adaptarse y relacionarse
con el entorno. De esta manera se debe medir las siguientes habilidades:
intrapersonal
interpersonal
Capacidad de adaptarse al
Manejo de estrs
cambio
Comprensin de s mismo:
Empata: la persona es
Solucin de problemas: la
Tolerancia al estrs: la
la persona conoce y
consciente de los
persona tiene la habilidad
persona enfrenta
entiende sus sentimientos
sentimientos y
de reconocer y definir
situaciones estresantes de
y emociones
necesidades de los otros
problemas, as como para
manera activa y positiva
generar e implementar
soluciones potencialmente
efectivas
Asertividad: la persona es
Relaciones
Prueba de realidad: la
Control de impulsos: la
capaz de expresar sus
interpersonales: la persona
persona es realista y con
persona rara vez se
sentimientos,
es capaz de establecer y
los pies en la tierra
impacienta o sobresalta
pensamientos y creencias
mantener relaciones
abiertamente
mutuamente satisfactoria
Autorrealizacin: la
Responsabilidad social: la
Flexibilidad: la persona es
persona est
persona es colaboradora y
capaz
comprometida en procesos
miembros constructivos de
emociones, sentimientos,
que le dan significado a su
grupos sociales
pensamientos
comportamiento
vida
de
adecuar
sus
situaciones y condiciones
cambiantes
Independencia: la persona
es autnoma y confa en s
misma. No dependen de
los dems para tomar
decisiones
26
A partir de los resultados obtenidos con las pruebas, se deben completar el siguiente
cuadro en el cual se encuentra todo el personal evaluado
Habilidad Intrapersonal: es la capacidad para construir una percepcin
precisa respecto a uno mismo y utilizar dicho conocimiento para organizar y
dirigir la propia vida.
Habilidad Interpersonal: la capacidad para entender a otras personas, que les
motiva, y utilizar dicho conocimiento para relacionarse con los dems.
Capacidad de adaptarse al cambio: capacidad de adecuarse a las nuevas
situaciones.
Manejo de estrs: es la capacidad de sobrellevar situaciones de presin
motivadas por el cambio
Se sugiere aplicar evaluaciones escritas o entrevistas que incluyan temas como:
Descripcin del procedimiento administrativo, requisitos, costos y plazo para

resolver.
Marco legal general de la simplificacin administrativa (Ley 27444 y Ley

29060) y especfico del procedimiento administrativo.
Consecuencias derivadas de simplificar el procedimiento administrativo.
Uso de TIC
F) SEXTA FASE: PRESENTACIN DE RESULTADOS AL COMIT DE

DIRECCIN DEL PROCESO DE SIMPLIFICACIN
El objetivo de esta etapa es dar a conocer al Comit de Direccin del Proceso de
Simplificacin, la situacin que se ha encontrado en la etapa de diagnstico.
3.- ETAPA DE REDISEO
El objetivo de esta etapa es dar a conocer al Comit de Direccin del Proceso de
Simplificacin, la situacin que se ha encontrado en la etapa de diagnstico.
Reingeniera del mismo, cuyo objetivo es simplificarlo lo ms posible, con la menor
cantidad de pasos, recursos y requisitos, pero manteniendo la seguridad y control
necesario de tal manera que el procedimiento administrativo cumpla con los objetivos
para el que fue creado.
27
A) PRIMERA FASE: ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVO
El objetivo de esta fase es analizar el procedimiento administrativo caracterizado de
acuerdo con la informacin proporcionada por la tabla ASMEVM y el Diagrama de
Bloques. A fin de realizar el anlisis, se pueden plantear las siguientes preguntas:
Es necesaria esta actividad?
No es redundante con una anterior y no lo ser con una subsiguiente?
Cul ser lo lgica ms eficiente que deba seguir el procedimiento
administrativo para que ste sea seguro y eficiente a la vez?
El objetivo de esta fase es analizar el procedimiento administrativo caracterizado de
acuerdo con la informacin proporcionada por la tabla ASMEVM y el Diagrama de
Bloques. A fin de realizar el anlisis, se pueden plantear las siguientes preguntas:
Es necesaria esta actividad?
No es redundante con una anterior y no lo ser con una subsiguiente?
Cul ser lo lgica ms eficiente que deba seguir el procedimiento administrativo
para que ste sea seguro y eficiente a la vez?
Cunto tiempo le tomar al usuario obtener los requisitos, los tiempos de traslado a la
entidad, etc.?
En que beneficia al usuario y la sociedad en general, la ejecucin de este
procedimiento administrativo?
BLOQUES Y LA TABLA ASME- VM

(Para analizar un procedimiento administrativo de bloques y tabla ASME- VM)
28
TABLA ASME-VM
Hay demasiadas etapas de
revisin?
hay demasiadas etapas de
traslado?
hay demasiadas etapas de espera?
demora demasiado esta
operacin?
es excesivo el tiempo de espera?
DIAGRAMA DE BLOQUES
Es necesaria la participacin de
etas reas?
Hay retroceso en el flujo del
procedimiento?
el flujo del procedimiento regresa
sobre reas que ya paso?
Al tener la informacin de cada actividad, se puede analizar y tomar la decisin de

eliminacin o modificacin del procedimiento administrativo, requisitos, etc. Para
luego paras ala etapa de rediseo.
Para decidir la eliminacin de requisitos innecesarios: los que solicitan al usuario al
inicio del procedimiento administrativo, o aquellos que a lo largo del procedimiento
administrativo, un rea le solicita a otro rea: los miembros del equipo, deben tener en
cuenta que un requisito debe solicitarse si cumple las siguientes condiciones:
-
De acuerdo con la ley del procedimiento administrativo general, os requisitos

que deben ser exigidos para la realizacin
de cada procedimiento
administrativos son aquellos que razonablemente sean indispensables para

obtener el pronunciamiento correspondiente, atendindose a dems a sus costos
y beneficios.
-
Permite obtener informacin de valor
para cumplir el objetivo del
procedimiento administrativo, que no fue aportada ya por otro requisito o que la

entidad no tiene.
-
Permite el control, que no fue aportado y por otro
B) SEGUNDA FASE: REDISEO

El objetivo de esta fase es esbozar el nuevo procedimiento administrativo luego de
eliminar innecesarias y /o modificaciones la secuencia correspondiente.
Teniendo en cuenta el ejemplo que se est utilizando,
se puede considerar otras
actividades que todas las actividades se puedan realizar en el rea de informes sin que
el administrado tenga que pasar el rea de orientacin.
29
Las condiciones para eliminar son las siguientes.

-
Indicar al usuario que pase a orientacin pues las actividades que realizan se
pueden pasar a la rea de informes
Llamar al usuario, se puede eliminar, pues se ha determinado previamente, que

todo se puede realizar en el rea de informes
verificar los requisitos que tare, se puede eliminar pues esta sera una actividad
duplicada, pues ya se ha ejecutado en actividad en el rea de informes
Eliminacin de actividades innecesarias
Modificado el procedimiento administrativo, debe generarse la nueva tabla ASME-VM

y el nuevo procedimiento administrativo rediseado.
El tiempo total del procedimiento rediseado debe calcularse del mismo modo que se
calcul el tiempo total del procedimiento administrativo en la etapa de diagnstico.
Nuevo procedimiento administrativo luego del rediseo
30
En esta etapa se recomienda organizar talleres con la participacin del personal

involucrado en el procedimiento administrativo, incluyendo tanto a aquellos que
orientan e informan al pblico como a quienes procesan internamente el
procedimiento administrativo. El objetivo de estos talleres es validar la propuesta,
recoger los aportes de los participantes y lograr la apropiacin de la misma.
Participantes que dibujan propuesta de diagrama de bloques
C) TERCERA FASE: MODIFICACION O ELABORACION DEL MARCO

NORMATIVO QUE REGULE EL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO REDISEADO
Sobre la base de la informacin obtenida en el diagnstico y en funcin a la propuesta
de rediseo del nuevo procedimiento administrativo, se recomienda elaborar una norma
31
legal que documente el procedimiento administrativo rediseado de tal manera que al

aprobarse sea obligatoria para el personal.
Adicionalmente se debe modificar el MAPRO en lo que respecta al procedimiento
administrativo rediseado.
D) CUARTA FACE: PROPUESTA DE ACONDICIONAMIENTO DE LA
INFRAESTRUCTURA Y EL EQUIPAMIENTO
En lo que respecta al equipamiento en la etapa de diagnstico se ha definido la situacin
del hardware y software de las reas donde se realiza el procedimiento administrativo
as como las competencias del personal de sistemas. El anlisis de dicha informacin as
como la propuesta de rediseo del procedimiento administrativo nos permitan tomar
decisiones respecto de la necesidad y del uso en TIC en la propuesta de simplificacin
del procedimiento administrativo.
En ese sentido de identificarse que las condiciones de equipamiento en trminos de
hardware son las ptimas para emprender la simplificacin, en esta fase deber
Proponerse la relacin de equipamiento mnimo con que deber contar el rea para
simplificar el procedimiento administrativo.
Del mismo modo de be plantear la redistribucin del espacio fsico orientado a la
optimizacin del proceso, la adecuacin atencin al pblico y un buen clima laboral.
E) QUINTA FASE: PROPUESTA DE NUEVO COSTEO
Sobre la base de la informacin administrativa en el diagnstico y en funcin a la
propuesta de rediseo del nuevo procedimiento administrativo se costea el nuevo
procedimiento administrativo utilizando la metodologa de costo aprobada por decreto
supremo N064-2014-PCM.
F) SEXTA FASE: PRESENTACION AL COMIT DE DIRECCION DEL
PROCESO DE SIMPLIFICACION
El objetivo es presentar el procedimiento administrativo rediseado al comit a travs
de diagrama de bloques y la tabla ASME-VM adems del cuadro comparativo o del
acpite que se muestran con claridad las bondades de la propuesta.
32
G) SEPTIMA FASE: ELABORACION DE LA PROPUESTA FINAL

Con la opinin del comit se procede a ajustar final la misma que incluye el diagrama
de bloques y ASME-VM el cuadro comparativo de mejoras.
H) OCTAVA FASE: ELABORACION DE LA PROPUESTA FINAL
Con la opinin del comit, se procede a ajustar la propuesta final, la misma que incluye
el diagrama de bloques y ASME-VM, el cuadro comparativo de mejoras, las normas
legales e instrumentos de gestin, las adecuaciones del ambiente fsico, los
requerimientos de equipamiento y tic y el plan de capacitacin
4. ETAPA DE IMPLEMENTACION
El objetivo general de esta etapa es poner en marcha la propuesta diseada en la etapa
prevista para este efecto se recomienda seguir las
siguientes fases: capacitar y
sensibilizar al personal involucrado con el procedimiento administrativo rediseado,

aprobar e marco normativo que sustente el procedimiento rediseado, adecuar los
ambientes fsicos en caso fuese difundir el procedimiento rediseado, adecuar los
ambientes fsicos en casos fuese necesario y difundir el procedimiento administrativo.
PRIMERA FASE: CAPACITACION Y SENSIBILIZACION ESPECIFICA A
ATODAS LAS ARES INVOLUCRADAS
El objetivo de esta fase es capacitar y sensibilizar es compartir y sociabilizar la
propuesta del nuevo procedimiento administrativo y entrenar al personal respecto del
rol que cumpla en el procedimiento administrativo rediseado.
SEGUNDA
FASE:
APROBACION
DEL
MARCO
NORMATIVO
QUE
FUNDAMENTO EL NUEVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

El objetivo de esta fase es formalizar la propuesta de procedimiento administrativo
rediseado realizando todos los cambios normativos necesarios para su implementacin.
TERCERA FASE: ADECUACION DE AMBIENTES
CARACTERISTICAS
DEL
PROCEDIMIENTO
SIMPLIFICADO Y TIC
33
DIFUCION DE
ADMINISTRATIVO
Para que la propuesta de simplificacin
tenga un impacto importante en los
trabajadores as como el pblico usuario, es importante que esta vaya acompaada de la

adecuacin o reorganizacin de ambientes que estn alineados a la lgica del nuevo
procedimiento administrativo.
CUARTA FASE: DIFUCION MASIVA DE LA REFORMA EMPRENDIDA
Esta difusin masiva
debe realizarse lo ms profesionalmente posible, y es muy
importante aqu la participacin de reas que han aplicado la simplificacin as como las
reas encargadas de la participacin vecinal y comunicacin institucional.
5. ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION
El seguimiento son herramientas interdependientes y bsicas para la
gestin
del
proceso de simplificacin por lo tanto no pueden pensarse como acciones a encarar en

forma separada.
Ambas deben efectuarse durante todo el proceso de simplificacin lo que implica una
verificacin constante.
A) SEGUIMIENTO
El seguimiento se deber realizar como un proceso continuo y sistemtico por el cual se
verifica la eficiencia y la eficacia del proceso de simplificacin mediante la
identificacin de los logros y debilidades del proceso as por ejemplo como resultado
de las actividades de seguimiento se pueden realizar medidas correctivas para optimizar
los resultados esperados del proceso de los tipos de informacin que se usa para el
seguimiento son de ndole cualitativa y cuantitativa y pueden referirse a aspectos
relacionados con: la gestin del proceso y el avance del procedimiento administrativo
rediseado respecto de los indicadores razados como lneas de base en la etapa de
diagnstico.
34
INDICADORES
EJEMPLOS DE INDICADORES
Indicadores sobre el avance de la gestin

proceso de simplificacin
% de avance de actividades realizadas de

acuerdo con el
Numero de pasos del procedimiento
Costo del procedimiento
Indicadores sobre los logros de la simplificacin
en trminos del procedimiento rediseado
Costo del procedimiento
Nmero de actos administrativos que han dado

fin al procedimiento tales
Indicadores
Ejemplos de indicadores

en trminos del proceso de simplificacin
% de avance de actividades realizadas de

acuerdo con el plan
nmero de metas cumplidas
% de presupuesto ejecutado
en trminos del procedimiento
costo del procedimiento
tiempo del procedimiento
B) EVALUACION
La evaluacin est orientada la eficacia de los
procedimientos administrativos en
relacin con sus fines adems de promover mayor eficiencia en el uso de los recursos.
La evaluacin puede darse en diferentes momentos .en algunos casos a evaluacin
posterior ser suficiente, mientras que en otros ser realizar evaluacin previas y
durante el proceso. El nmero puede darse en diferentes momentos. En algunos casos la
evaluacin posterior ser suficiente mientras que en otros ser realizar evaluaciones
previas y durante el proceso. El nmero y la frecuencia de las evaluaciones estarn a
simplificar y los recursos disponibles a continuacin se presentan los tipos de
evaluacin que se pueden realizar:
evaluacin ex-ante
evaluacin
evaluacin ex-post
35
evaluacin de impacto
6. ETAPA DE MEJORAMIENTO CONTINUO Y SOSTENIBILIDAD

Partimos de que el estado es un proveedor de servicios al ciudadano y dado que su
existencia est orientada a la satisfaccin de las necesidades de los ciudadanos debe
procurar prestar servicios de calidad y sostenibles en el tiempo.
De esta manera una vez emprendida la reforma el objetivo siguiente s darle continuidad
a partir de un conjunto de actividades articulada entre si para garantizar la calidad de los
servicios y productos generados por el proceso de simplificacin una vez culminado el
proceso. Para ello es importante incorporar en nuestras entidades y herramientas de
mejora continua y otras orientadas a la sostenibilidad de los procesos de reforma.
El enfoque de la mejora continua contempla 4 pasos
Rueda de Deming
1. INDICADORES DE DESEMPEO: Tiempo, costo, nmero de visitas

realizado por el solicitante rechazados de la solicitud presentada por el usuario
2. INDICADORES DE PROCESO: por ejemplo complejidad de los formularios
claridad de la informacin brindad por la entidad acceso a la informacin sobre
el procedimiento administrativo, consistencia de la informacin proporcionada
calidad de las instalaciones uso de tecnologa de informacin y comunicaciones
delegacin de firmas, etc.
36
A) SOSTENIBILIDAD
Una vez implementada la reforma debemos darle continuidad a esta herramienta que la
consoliden y fortalezcan evitando retrocesos.
-
DIFUCION: una vez llevada a cabo la reforma es importante dar a conocer al

personal y public usuario las mejoras los beneficios y las caractersticas ms
amigables y se conviertan en fiscalizadores.
RECOMENDACIONES FINALES
Se debe tener en cuenta que las diferentes etapas del proceso de simplificacin no son
necesariamente consecutivas sino que ms bien se entrelazan y en algunos momentos se
desarrollan de manera continuara realizando mientras se realiza la etapa de
implementacin. Detallar el quehacer institucional en procesos es fundamental para
transparentar las actividades que le dan valor o no a los procedimientos pensando
siempre en lo que ello reprenda al ciudadano. As mismo es importante entender que el
proceso de cambio es continuo en tal sentido culminados el proceso de simplificacin
de acuerdo con las fases antes descritas se debe seguir evaluando si los procedimientos
administrativos pueden seguirse mejorando.
37
MODELO DE RESOLUCION DE CONFORMACION DEL COMIT DE

DIRECCION DEL PROCESO DE SIMPLIFICACION Y EL EQUIPO DE MEJORA
CONTINUA
Resolucin N..
Ciudad, fecha
CONSIDERANDO
Que, la simplificacin administrativa como poltica nacional de
obligatorio cumplimiento es aplicable a todas las entidades que tramitan
procedimientos administrativos o brindan servicios
administrativos en
exclusividad; en ese sentido, involucra a las entidades del Gobierno Nacional

(incluidos los Ministerios y las Entidades Pblicas del Poder Ejecutivo), de los
Poderes Legislativo y
Judicial, de los Gobiernos Regionales, de los
Gobiernos Locales u Organismos Constitucionales Autnomos.
Que, con la finalidad de orientar a las entidades en el desarrollo de

procesos de reingeniera o simplificacin administrativa, mediante Decreto
Supremo N XXXX2010PCM, se ha aprobado la
Metodologa de
Simplificacin Administrativa;
Que, de acuerdo con dicha Metodologa se dispone la conformacin

de un Comit de Direccin del Proceso de Simplificacin como instancia
poltica responsable de la puesta en marcha del proceso de simplificacin y el
Equipo de Mejora Continua como responsable de planificar y gestionar el
proceso de simplificacin administrativa al interior de cada entidad del sector
pblico;
Que, en mrito a lo expuesto, es necesario emitir el acto administrativo
correspondiente;
De conformidad con lo establecido en la Ley N 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General, y el Decreto Supremo N XXXX2010
PCM
38
MODELO DE ENCUESTA DE SATISFACCION PARA EL CIUDADANO

1 = nada de
acuerdo 2 =
en desacuerdo
3 = indiferente
4 = de acuerdo
5 = muy de acuerdo
Seale NS/NC si no tiene un juicio formado sobre la pregunta realizada
Si tiene algn comentario o sugerencia sobre la atencin del trmite por favor
indicarlo en las lneas abajo:
2. El personal se muestra dispuesto a ayudar a los ciudadanos
3.
El trato del personal con los usuarios es considerado y amable
4.
El personal da la imagen de estar cualificado para atenderlo
5.
Respondieron sus dudas de manera clara

39
6.
Recibi informacin clara sobre los requisitos del trmite
EJEMPLO DE APLICAION DE LAS HERRAMIENTAS TABLA ASME-VM Y

DIAGRAMA DE BLOQUES
Contenido
Caso
Descripcin textual de procedimiento
Caracterizacin del procedimiento con la Tabla ASMEVM
Conteo de recursos
Tabla ASMEVM del caso
Diagrama de Bloques
Anlisis
Rediseo Tabla ASMEVM Eliminacin de actividades innecesarias
Rediseo del Diagrama de Bloques Eliminacin de actividades
innecesarias
Tabla ASMEVM luego que el procedimiento se redisea
Diagrama de Bloque luego que el procedimiento se redisea
Indicadores de comparacin, procedimiento actual y procedimiento
propuesto
DIAGRAMA
DE BLOQUES LUEGO QUE EL PROCEDIMIENO SE REDISEA
40
INDICADORES
DE
COMPARACION
PROCEDIMIENTO
ACTUAL
PROCEDIMIENO PROPUESTO
Actual
Actividades total
Propuest
16o
12
Diferenc
ia
50
5
Con valor aadido
De control
Sin valor aadido
2
244,5
Tiempo
Cantidad
17
de
reas minutos
5
42
133,5
111
minutos
3
participantes
Recursos
R1
R2
R3
R4
13
R5
61
22
R6
11
R7
41
25
0
41
VI.
METODOLOGA DE DETERMINACIN DE COSTOS DE LOS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y SERVICIOS PRESTADOS
EN EXCLUSIVIDAD COMPRENDIDOS EN LOS TEXTOS NICOS DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LAS ENTIDADES
PBLICAS
La Ley N 27658, que se refiere a la Modernizacin de la Gestin del Estado,

declara al Estado Peruano en proceso de modernizacin con la finalidad de mejorar la
gestin pblica y establece que las normas referidas a la organizacin del Estado
requieren la opinin tcnica previa de la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del
Consejo de Ministros.
El inciso c) de la Norma II del Ttulo Preliminar del Texto nico Ordenado del Cdigo
Tributario, aprobado por Decreto Supremo
135-99-EF, y sus normas
modificatorias establecen que la tasa es el tributo cuya obligacin tiene como hecho
generador la prestacin efectiva por el Estado de un servicio pblico individualizado en el
contribuyente.
Los derechos de tramitacin comprendidos en los Textos nicos de Procedimientos
Administrativos TUPA de las entidades pblicas constituyen un tipo de tasa de acuerdo
con lo sealado en la norma citada;
la Ley N 27444, Ley del Procedimiento
Administrativo General, en su artculo 48 otorga competencia a la Presidencia del

Consejo de Ministros para garantizar el cumplimiento de las normas sobre
simplificacin administrativa y para asesorar a las entidades en esta materia; en el
proceso de modernizacin de la gestin del Estado y la mejora continua de los
procedimientos administrativos resulta necesaria la actualizacin de la normativa
vigente para aplicar una nueva metodologa de determinacin de costos de los
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad los cuales se
encuentran comprendidos en los respectivos TUPA que sea de utilizacin obligatoria en
todas las entidades pblicas, y que esta metodologa se sustenta en los criterios de
razonabilidad, simplicidad y flexibilidad de los recursos humanos y materiales.
Con el fin de establecer disposiciones de carcter general que conlleven a una adecuada
determinacin de costos de tos procedimientos administrativos y servicios prestados en
exclusividad, la Secretara de Gestin Pblica, en coordinacin con el Ministerio de Economa
y Finanzas, ha cumplido con elaborar y proponer la aplicacin de esta nueva metodologa
42
de determinacin de costos, y que esta metodologa se ha obtenido como resultado de haberse

efectuado consecutivas exposiciones, anlisis y conversatorios en entidades de los niveles de gobierno
nacional, regional, y local en el pas, estrategia que ha permitido acercarse con mayor precisin
a las realidades de dichas entidades, el numeral 44.6 del artculo 44* de la Ley N. 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General, dispone que mediante decreto supremo refrendado
por el Presidente del Consejo de Ministros y el Ministro de Economa y Finanzas se
precisarn los criterios y procedimientos para determinar los costos de los procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad que brinda la administracin, para que se
fijen los derechos de tramitacin.
Artculo 1o Aprobacin de la metodologa
Se aprueba la nueva metodologa de determinacin de costos de los procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad para las entidades pblicas,
que como Anexo forma parte integrante del presente Decreto Supremo, la que ser de
uso obligatorio en los procesos de elaboracin y/o modificacin de los
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad contenidos en los
TUPA.
Artculo 2 Publicacin
El presente Decreto Supremo ser publicado en el Diario Oficial El Peruano". El
Anexo a que se refiere el artculo 1 del presente Decreto Supremo deber ser publicado en el
Portal de Servicios al Ciudadano y Empresas - PSCE, y en el Portal Institucional de la
Presidencia del Consejo de Ministros de acuerdo con lo establecido en la Ley N 29091 y su
Reglamento aprobado por el Decreto Supremo N 004-2008-PCM.
Artculo 3o rganos responsables
Se establece unidades orgnicas responsables de la determinacin de costos, sobre la
base de los criterios de la metodologa aprobados en el artculo Io de la presente
norma, a las comprendidas en los artculos 6o y 7o del Decreto Supremo N 0792007-PCM, as como a las unidades orgnicas responsables de ejecutar
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad, que se
encargarn de proporcionar la informacin sustentara
Relacionada directamente con la prestacin y ejecucin de los procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad.
43
La mxima autoridad administrativa de la institucin se encargar de velar por el

cumplimiento de la presente norma.
Artculo 4o Refrendo
El presente Decreto Supremo ser refrendado por el Presidente del Consejo de
Ministros y la Ministra de Economa y Finanzas.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES

Primera.-
Disposicin
Complementaria
Final.-Plazo
de
adecuacin
financiamiento.
En un plazo mximo de noventa das calendario, la Presidencia del Consejo de
Ministros, mediante Resolucin de Secretaria de Gestin Pblica, establecer los
mecanismos y plazos para la implementacin gradual en las entidades pblicas de la
nueva metodologa de determinacin de costos aprobada en el artculo 1 de la
presente norma.
La aplicacin de la presente norma, se ejecuta con cargos a los recursos de los
respectivos presupuestos institucionales sin demandar recursos adicionales al Tesoro
Pblico.
Segunda.-
Disposicin
Complementaria
Final.-Aprobacin
de
la
Gua
Metodolgica de Determinacin de Costos de los Procedimientos Administrativos y

Servicios Prestados en Exclusividad
La Presidencia del Consejo de Ministros, dentro de los treinta das siguientes a la
publicacin de la norma sealada en la Primera Disposicin Final, aprobar, mediante
Resolucin de Secretara de Gestin Pblica, la Gua Metodolgica de Determinacin
de Costos de los Procedimientos Administrativos y Servicios Prestados en
Exclusividad.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TRANSITORIAS
primera disposicin transitoria.- Aplicacin normativa .En tanto se implement la
nueva metodologa de costos en todas las entidades de la Administracin Pblica,
stas podrn aprobar, modificar o ratificar sus Textos nicos de Procedimientos
Administrativos utilizando las pautas metodolgicas contenidas en la Directiva
N001-95-INAP/DTSA, aprobada por la
44
Resolucin
Jefatural
N 087-95-
INAP/DTSA, o las pautas metodolgicas para la estimacin o determinacin de costos

aprobadas en otras disposiciones legales, con anterioridad a la entrada en vigencia del
Decreto Supremo N 079-2007-PCM.
La aplicacin de las pautas metodolgicas a que hace referencia el prrafo anterior,
podr realizarse hasta el da anterior a la implementacin de la nueva metodologa, de
acuerdo con los plazos que establezca la Secretara de Gestin Pblica, de
conformidad con la Primera Disposicin Final del presente Decreto Supremo.
La fecha en que se implementar la nueva metodologa ser indicada expresamente
en un Comunicado de la Secretara de Gestin Pblica.
SEGUNDA DISPOSICIN TRANSITORIA.- Prohibicin de expedir normas que
aprueben metodologas distintas a la aprobada en el artculo 1

A partir de la fecha, no podrn expedirse normas que aprueben metodologas
distintas de la sealada en el artculo 1o del presente decreto supremo y/o aquellas que
aprueben disposiciones diferentes, se opongan o resulten contradictorias con lo
sealado en la presente norma.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los cuatro das del mes de junio del ao
dos mil diez.
45
ANEXO DEL D.S. NO. 064-2010-PCM QUE APRUEBA LA METODOLOGA DE

DETERMINACIN DE COSTOS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
SERVICIOS PRESTADOS EN EXCLUSIVIDAD COMPRENDIDOS EN LOS TEXTOS
NICOS DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LAS ENTIDADES PBLICAS,
EN CUMPLIMIENTO DEL NUMERAL 44.6 DEL ARTCULO 44 DE LA LEY N. 27444, LEY
DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO GENERAL
1. ANTECEDENTES
La Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros, en
coordinacin con el Ministerio de Economa y Finanzas, ha elaborado la Metodologa
de Determinacin de costos de los Procedimientos Administrativos y Servicios
Prestados en Exclusividad con la finalidad de dar cumplimiento al numeral 44.6 del
artculo 44 de la Ley N. 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
2. OBJETIVO
La presente metodologa tiene por objetivo promover una adecuada determinacin de
costos en los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad.
3. ALCANCE
La utilizacin de la presente metodologa de determinacin de costos de los
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad ser de
cumplimiento obligatorio para todas las entidades pblicas comprendidas dentro de los
alcances del artculo I del Ttulo Preliminar de la Ley N. 27444, Ley del Procedimiento
Administrativo General.
4. DISPOSICIONES GENERALES
La metodologa de determinacin de costos se basa en las siguientes consideraciones:
Sistema de costeo base: Sistema de costeo basado en actividades.
Concepto de clculo: Estimacin de costos.
Objeto de costo: Costeo de los procedimientos administrativos y servicios prestados
en exclusividad considerados en el TUPA, con su correspondiente base legal.
Perodo de costeo: Por prestacin y perodo anual, para obtener los datos para el
costeo.
46
Moneda de costeo: Nuevos soles.

Redondeo de cifras: Truncar a un solo decimal el resultado final del costo unitario
calculado para facilitar el cobro a los usuarios.
Base legal: Considerar solo los costos vinculados directamente a la prestacin de los
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad.
Proceso general de determinacin de costos de los procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad.
La metodologa de determinacin de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados en exclusividad como proceso general se asienta en las bases
sealadas en el grfico 1.
Los pasos que se deben seguir para determinar los costos de los procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad son los siguientes:
a. PASOS PREVIOS
Determinar los objetos de costo.
Realizar el mapeo de actividades por cada centro de actividad que realiza la prestacin
de procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad.
47
Recopilar la informacin de consumo en cantidad de los elementos de costo

considerados.
Recopilar la informacin del costo unitario por cada elemento de costo.
b. Proceso de determinacin de costos
El proceso de determinacin de costos de los procedimientos administrativos y servicios
prestados en exclusividad se desarrolla en tres pasos:
Paso 1: Clculo del costo directo identificable. Se desarrolla el proceso de
clculo por identificacin directa del costo de los elementos de costo (personal
directo, material fungible y servicio directo identificable) mediante un
inductor denominado directo de costos al procedimiento y servicio
administrativo.
Paso 2: Clculo del costo directo no identificable. Se desarrolla el proceso de
clculo por identificacin va inductores del costo de los elementos de costo
(material no fungible, depreciacin y amortizacin, servicios de terceros y
costos fijos), primero de los centros de actividad, mediante la identificacin de
otros inductores adecuados a la realidad de cada entidad; luego, de cada
centro de actividad a las actividades mediante el inductor tiempo de
duracin de las actividades; y finalmente, hacia los objetos de costos,
mediante el inductor tiempo de duracin de la actividad relacionada con el
objeto de costo, procedimiento administrativo y servicio prestado en
exclusividad.
Paso 3: Clculo del costo unitario del procedimiento administrativo y servicio
prestado en exclusividad. Se suman los valores totales obtenidos en los pasos
1 y 2 por cada elemento de costo por cada procedimiento administrativo o
servicio prestado en exclusividad, y el resultado se divide entre el nmero de
prestaciones anuales; as se obtiene el costo unitario por elemento de costo por
procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad. Finalmente,
se suman estos costos unitarios y se obtiene el costo unitario total del
procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad.
48
PROCESO
LOS
ESPECFICO DE
DETERMINACIN DE
COSTOS
DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y SERVICIOS PRESTADOS EN
EXCLUSIVIDAD.
A continuacin, se detalla el proceso especfico de determinacin de costos de los
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad; se presenta la
informacin necesaria y las frmulas para su aplicacin.
PASO 1. CLCULO DE COSTO DIRECTO IDENTIFICABLE
Por identificacin directa (para los siguientes elementos de costo: personal directo,
material fungible y servicio directo identificable)
I. Clculo del costo del personal directo
El objetivo es determinar el costo del personal directo por prestacin de cada
procedimiento administrativo y servicio prestado en exclusividad. Para ello, se siguen
dos pasos: primero se determina el costo del personal directo por minuto y luego el
costo del personal directo por prestacin. En el cuadro 1 se detalla el primer paso, y en
el cuadro 2, el segundo paso.
I.a Clculo del tiempo mensual efectivo (por cargo)

HEd = Horas efectivas trabajadas al da DL = Nmero de das laborables por mes TMe
= Tiempo mensual efectivo
TMe = 60 x Hed x DL
I.b Clculo del costo de personal directo por minuto (por cargo)
CMp = Costo mensual del personal directo CPm = Costo del personal directo por
minuto CPm = CMp / TMe
49
Paso 1: Se debe tomar como base el costo mensual del personal directo (CMp) por
centro de actividad, el cargo y, segn escala de ingresos, las horas efectivas por da
(HEd) y el nmero de das laborables por mes (DL). Se calcula el costo del personal
directo por minuto (CPm) dividiendo el costo mensual del personal directo (CMp) entre
el tiempo mensual efectivo en minutos (TMe).
II. CALCULO DE COSTO DEL MATERIAL FUNGIBLE
El objetivo es determinar el costo del material fungible por prestacin de cada
procedimiento administrativo y servicio prestado en exclusividad. Para ello, se siguen
dos pasos. En primer lugar, se determina el costo total del material fungible por
actividad, y luego, el costo del material fungible por prestacin. En el cuadro 3 se
detallan los pasos 1 y 2. Cuadro N 03: COSTO DEL MATERIAL FUNGIBLE POR
PRESTACION
PROCEDIMIENTO XX
II.a Clculo del costo de material fungible (por actividad)

Cm = Cantidad de material fungible
Cu = Costo unitario del material por la unidad de medida
CTm = Costo total del material fungible
CTm = Cm x Cu
50
II.b Clculo del costo de material fungible (por prestacin)

CMp = CTm
Paso 1: Tomando en cuenta el dato del material fungible, su unidad de medida, la
cantidad de consumo de material fungible (Cm) en la actividad del procedimiento o
servicio administrativo y su costo unitario (Cu) segn la unidad de medida, se determina
el costo total del material fungible por actividad (CTm) del procedimiento
administrativo o servicio prestado en exclusividad multiplicando la cantidad (Cm) por el
costo unitario (Cu).
Paso 2: Tomando en cuenta el valor del costo total por actividad (CTm) por el
procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad, se suman todos los
valores de todas las actividades y se obtiene el costo de material fungible (CMp) por
prestacin del procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad.
III. CLCULO DE SERVICIOS DIRECTOS IDENTIFICABLES (POR

CENTRO DE ACTIVIDAD)
El objetivo es determinar el costo del servicio directo identificable por prestacin de
cada procedimiento administrativo y servicio prestado en exclusividad. Para ello, se
siguen dos pasos. Primero, se determina el costo total del servicio directo identificable
por actividad; y luego, el costo del servicio directo identificable por prestacin. En el
cuadro 4 se detallan los pasos 1 y 2.
Cuadro N04.COSTO DE <<SERVICIOS DIRECTOS IDENTIFICABLES>> POR
PRESTACION
III.a Clculo del costo de servicios directos identificables (por centro de actividad)
CS = Cantidad de servicio directo
Cu = Costo unitario de servicio directo
CTS = Costo total de servicio directo
51
CTS = CS x Cu
III.b Clculo del costo de servicios directos identificables (por prestacin)

CSp = CTS
Paso 1: Tomando como base el dato de servicio directo identificable, su unidad de

medida, la cantidad de consumo del servicio directo identificable (CS) en la actividad
del procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad y su costo unitario
(Cu) segn la unidad de medida, se determina el costo total de servicio directo
identificable (CTS) por actividad del procedimiento administrativo o servicio prestado
en exclusividad multiplicando la cantidad (CS) por el costo unitario (Cu).
Paso 2: Teniendo el valor del costo total por actividad (CTS) del procedimiento
Administrativo o servicio prestado en exclusividad, se suman todos los valores de todas
las actividades y se obtiene el costo de servicio directo identificable (CSp) por
prestacin del procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad.
PASO 2. CLCULO DEL COSTO DIRECTO NO IDENTIFICABLE
Por identificacin mediante inductores (para los siguientes elementos de costos:
material no fungible, servicio de terceros, depreciacin de activos, amortizacin de
intangibles y costos fijos)
El objetivo es determinar, por cada uno de los elementos de costo considerados como
costo directo no identificable mediante inductores, el valor que le corresponde a cada
procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad.
IV. Clculo del costo de elemento de costo (material no fungible, servicio de
terceros, depreciacin de activos y amortizacin de intangibles y costos fijos)
Para la determinacin del costo de los costos directos no identificables se siguen los
siguientes pasos:
Paso 1: Clculo del costo del elemento de costo por centro de actividad
Paso 2: Clculo del costo del elemento de costo por actividad y por centro de
actividad
Paso 3: Clculo del costo del elemento de costo por objeto de costo, por actividad y por
centro de actividad
Paso 4: Clculo del costo del elemento de costo por prestacin.
52
En los cuadros 5 y 6 se describe el paso 1; en el cuadro 7, el paso 2; y en el cuadro 8, el

paso 3, el paso 4 en el punto IV.d.
Paso 1: Clculo del costo del elemento de costo por centro de actividad
El objetivo es determinar el costo del elemento de costo por cada centro de actividad
relacionado con el objeto de costo.
Para ello, se realizan dos pasos: primero, se determina el inductor que se va a utilizar en
el proceso de clculo, as como la recopilacin de los valores del inductor por centro de
actividad (cuadro 5); y segundo, se calcula el costo del elemento de costo por centro de
actividad (cuadro 6).
IV.a Clculo del costo del elemento de costo (por centro de actividad)
INDca = Valor del inductor por centro de actividad
INDt = Valor total del inductor
INDt= INDca
CAec = Costo anual del elemento de costo (por entidad)

CECca = Costo del elemento de costo por centro de actividad
CECca= CAec x INDca / INDt
Tomando como dato el valor del costo anual del elemento de costo (CAec) y los valores
de inductores por centro de actividad (INDca), se calcula el valor del elemento de costo
por centro de actividad multiplicando el costo anual del elemento de costo (CAec) por el
valor del inductor por cada centro de actividad (INDca). El resultado se divide entre el
valor total
53
de inductor (INDt) y se obtiene el valor del costo del elemento de costo por centro de
actividad.
Paso 2: Clculo del costo del elemento de costo por actividad y por centro de
actividad
El objetivo es determinar el costo del elemento de costo por cada actividad de cada
centro de actividad relacionado con el objeto de costo.
IV.b Clculo del costo del elemento de costo (por actividad por centro de
actividad)
Cuadro 7. Costos del elemento de costo por actividad por centro de actividad
TEi = Tiempo efectivo (por actividad) en la prestacin del procedimiento i

NPi = Nmero de prestaciones anuales del procedimiento i
TTact = Tiempo total consumido en la actividad (por entidad)
TTact = (TEi x NPi)
FT = Factor TUPA = Porcentaje de tiempo de actividades relacionadas con el TUPA
(por centro de actividad)
TTEca = Tiempo total efectivo consumido en el centro de actividad (por entidad)
TTEca = ( Ttact) / FT
PDact = Porcentaje de dedicacin (por actividad)
PDact = TTact / TTEca
CECact = Costo del elemento de costo por actividad
CECact = CECca x PDact
Para realizar el clculo del costo del elemento de costo por actividad y por
centro deactividad se realiza el siguiente procedimiento:
54
Por cada elemento de costo en cada actividad de cada centro de actividad se

coloca
S o No en el campo Identificacin del uso, que viene a ser una identificacin de

si la actividad participa o no en el procedimiento administrativo o servicio prestado en
exclusividad. Si se coloca S, tambin se debe especificar el factor en porcentaje de
dedicacin de la actividad al procedimiento administrativo o servicio administrativo; si
se coloca No, el factor es 0%.
Se calcula el tiempo consumido en la actividad para todos los objetos de costo
(TTact) sumando el producto de los tiempos efectivos por actividad (TEi) en una
prestacin del procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad al
nmero de prestaciones en el ao (NPi) que tengan como campo de identificacin
S.
Se calcula el tiempo total efectivo de actividad por centro de actividad de la

entidad (TTEca) sumando los tiempos de la actividad (Ttact) dividida entre el
factor FT.
Se calcula el porcentaje de dedicacin de la actividad (PDact) dividiendo el

tiempo total consumido en la actividad por entidad (TTact) entre el tiempo total
efectivo consumido en el centro de actividad por entidad (TTEca).
Tomando el dato de costo por centro de actividad del cuadro 6, se multiplica este
valor por el porcentaje de dedicacin por actividad (PDact) y se calcula el valor
del costo del elemento de costo por actividad (CECact).
Paso 3: Clculo del costo del elemento de costo por objeto de costo por
actividad por centro de actividad
El objetivo es determinar el costo del elemento de costo por objeto de costo, por
actividad de cada centro de actividad.
IV.C CLCULO DEL COSTO DEL ELEMENTO DE COSTO (POR OBJETO
DE COSTO POR ACTIVIDAD POR CENTRO DE ACTIVIDAD)
Cuadro 8. COSTOS DEL ELEMENTO DE COSTO POR OBJETO DE COSTO,
POR ACTIVIDAD POR CENTRODE ACTIVIDAD
55
TE = Tiempo efectivo por actividad (de una prestacin)

NP= Nmero de prestaciones anuales
TToc =Tiempo total consumido en el objeto de costo (por entidad)
TToc =TE x NP
PDoc = Porcentaje de dedicacin (por objeto de costo)
PDoc = TToc / TTact
CECoc = Costo del elemento de costo por objeto de costo
CECoc = CECact x Pdoc Para realizar el clculo del costo del elemento de costo del
objeto de costo, por actividad, por centro de actividad se realiza el siguiente
procedimiento:
Se toman como base los datos del elemento de costo, el centro de actividad, la
actividad, el objeto de costo, el tiempo total de consumo en la actividad y el
costo por actividad.
Se calcula el tiempo total consumido en el objeto de costo por entidad (TToc)

multiplicando el tiempo efectivo por actividad de una prestacin (TE) por el
nmero de prestaciones anuales (NP).
Se calcula el porcentaje de dedicacin por objeto de costo (PDoc) dividiendo el

tiempo total consumido en el objeto de costo por entidad entre el tiempo total
consumido en la actividad de la entidad (TTact).
Tomando el dato de costo por actividad del centro de actividad (CECact) del
cuadro 7, se multiplica este valor por el porcentaje de dedicacin por objeto de
costo (PDoc) y se calcula el valor del costo de la actividad por centro de
actividad y por objeto de costo (CECoc).
56
Paso 4: Clculo del costo del elemento de costo por prestacin.

IV.D CLCULO DEL COSTO DEL ELEMENTO DE COSTO (POR
PRESTACIN)
CECp = Costo del elemento de costo por prestacin
NP = Nmero de prestaciones
CECp = CECoc/NP = CEC/NP
El proceso de clculo se muestra en los anexos 4, 5, 6 y 7. Para ello, se multiplica el
costode la actividad por centro de actividad y por objeto de costo (CECoc) por el
nmero de prestaciones (NP) del ao, y se obtiene el costo del elemento de costo por
prestacin (CECp) del objeto de costo por actividad por centro de actividad.
PASO 3. CLCULO DEL COSTO UNITARIO DEL PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVO Y SERVICIO PRESTADO EN EXCLUSIVIDAD
Cp = Costo de una prestacin (por procedimiento administrativo o servicio prestado en

exclusividad) Cp = CPp + CMp + CSp +CECp (para materiales fungibles) + CECp
(para servicios de terceros) + CECp (para depreciacin de activos y amortizacin de
intangibles) + CECp (para costos fijos)
El proceso de clculo se muestra en los anexos 4, 5, 6 y 7. Para ello, se suma el costo
unitario de cada elemento de costo de cada procedimiento administrativo o servicio
prestado en exclusividad
Cuadros maestros base para la aplicacin de la metodologa de costos de
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad
57
58
59
8. Formato de presentacin de costos de procedimientos administrativos y

servicios prestados en exclusividad
I. CALCULO DE COSTO DIRECTO IDENTIFICABLE

CALCULO DE COSTOS POR IDENTIFICACION DIRECTA
60
61
II. CALCULO DE COSTO DIRECTO NO IDENTIFICABLE

CALCULO DE COSTO POR IDENTIFICACION MEDIANTE INDUCTORES
62
63
64
VII.
CONCLUSIONES
La poltica de Mejor Atencin al Ciudadano es importante porque responde a

una problemtica de atencin a ciudadanos y empresarios que registra regulares
niveles de satisfaccin, tiempos extendidos para los trmites, demanda
priorizada de buen trato e informacin suficiente para los ciudadanos.
La poltica de Mejor Atencin al Ciudadano coincide con el anlisis realizado

por Lahera de la articulacin entre la poltica y las polticas pblicas para la
relacin "Gobierno y polticas". En el texto Lahera sostiene que para los
servicios pblicos es muy conveniente definir estndares de servicios y mediar
la satisfaccin de los usuarios haciendo uso de diversos indicadores y MAC, por
su parte, tiene un protocolo de servicio diferenciado para el usuario y aplica
encuestas que miden atencin del personal, trato del personal, tiempo de espera
La poltica de Mejor Atencin al Ciudadano responde a los principios

expresados en la Carta Iberoamericana de Calidad de la Gestin Pblica pues
prioriza que las administraciones pblicas estn al servicio de los ciudadanos,
exige la coordinacin y cooperacin de las entidades de la administracin
pblica, apunta a universalizar el acceso de los servicios a todos los ciudadanos,
busca ser eficaz en el trabajo para alcanzar sus objetivos y ejecuta una
evaluacin permanente de sus servicios brindados.
65

Simplificacion Admnistrativa

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SIMPLIFCACION ADMNISTRATIVA

Con el propsito de contextualizar la problemtica de la simplificacin administrativa,

Desde fines de los ochenta, la simplificacin de trmites es considerada un requisito

La simplificacin administrativa ha sido con frecuencia reconocida como una

POLTICA NACIONAL DE SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA

Este documento contiene la Poltica Nacional de Simplificacin Administrativa

basados en estructuras rgidas y jerrquicas, la operacin por funciones

manuales bajo una ptica tradicional.

Marco de un sistema de modernizacin.

ampliamente difundidas para su cabal conocimiento.

La simplificacin administrativa requiere de cinco pilares fundamentales para lograr

entidades pblicas metodologas e instrumentos que faciliten la implementacin de

A partir de ellos se han determinado los siguientes objetivos:

Aprobada en el XI Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administracin Pblica y

contribuyan a la optimizacin de los procedimientos y los servicios administrativos y a

Estrategia: Promover la implementacin de la estrategia para mejorar y fortalecer

Aprobar las normas sobre simplificacin administrativa involucrando a

las entidades y la ciudadana

METODOLOGIA DE LA SIMPLIFICACIONA DMNISTRATIVA

Metodologa de la Simplificacin Administrativa constituye el documento orientador

Orientar a las entidades pblicas en la eliminacin y simplificacin de

Generar un modelo estandarizado de simplificacin

Coadyuvar a la optimizacin de los costos de los procedimientos administrativos

Ley N 27444 ley del procedimiento administrativo general

Ley N 29158 ley del poder ejecutivo

Ley N 29060 ley del silencio administrativo

A) ETAPAS DE LA SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA

Se cuenta con un equipo responsable sensibilizado y preparado para llevar

Se cuenta con una lista de procedimientos identificados y priorizados

Se ha identificado a los actores relacionados directa e indirectamente con los

Se cuenta con un plan de trabajo que contiene el detalle de las actividades a

A) FASE: IDENTIFICACIN Y CONFORMACIN DEL EQUIPO

Los funcionarios con poder de decisin y conocimiento de la entidad (e.g.

Los representantes de los gremios representativos para la entidad o asociaciones

El responsable de la Oficina de Planificacin y Presupuesto de la entidad

Equipo de Mejora Continua (en adelante EMC).

de stas es necesario contar con un especialista en procesos capaz de utilizar

comunicacin tanto interna como externa de los objetivos, avances y resultados

B) SEGUNDA FASE: CAPACITACIN Y SENSIBILIZACIN DE LOS

Valor del procedimiento administrativo para el inters pblico y la sociedad.

Alineamiento del procedimiento administrativo con los procesos operativos o de

Si el procedimiento administrativo cuenta con marco jurdico.

Si corresponde a la entidad la gestin del procedimiento administrativo o sera

Si el procedimiento administrativo ha sido usado o no en un perodo igual o

A. Valor aadido del procedimiento administrativo para el inters pblico y la

afectacin del medio ambiente,

afectacin a los recursos naturales,

patrimonio cultural de la Nacin,

afectacin de intereses colectivos

B. Alineamiento del procedimiento administrativo con los procesos operativos

Procesos estratgicos o para la gestin de una organizacin. Incluyen procesos

Procesos operativos o de realizacin. Son los procesos relacionados con las

Procesos de apoyo o para la gestin de recursos. Incluyen todos aquellos

Procesos de medicin, anlisis y mejora. Incluyen aquellos procesos necesarios

Entrada/Insumos/Requisitos: Qu insumos se han usado para iniciar el proceso.

Salida/Resultados: Cul es el producto o servicio creado por el proceso.

Cliente: Para quin hacemos el proceso.

Objetivo: Para qu hacemos el proceso.

Propietario: Quin es el responsable del proceso.

C. Marco jurdico del procedimiento administrativo

procedimientos administrativos solicitados por poblacin considerada de alta

administrativos que tienen un efecto significativo en una o varias reas de

El que no es muy complejo.

El que no abarca demasiadas reas