Sei sulla pagina 1di 33

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 1 de 33

Proyecto:
Gestin de Logstica Vehicular - PANDERO
Integrantes:
- Franco Gilbonio
- Joel Ingaruca
- Jhordan Len
- Paola Riofrio
Profesor:
Rosario Villanueva

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 2 de 33

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 3 de 33

Historial del Cambio


Versin

Autor

Resumen de los Cambios

Fecha

1.0

FG

1er avance

04/11/2014

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 4 de 33

NDICE
INTRODUCCIN ....................................................................................................................... 7
OBJETIVOS DEL PROYECTO................................................................................................. 8
CAPTULO 1: DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN .................................................... 9
1.1

Organizacin Objetivo (Objeto de Estudio) ............................................................................... 9

1.2

Mapa de Procesos ................................................................................................................... 14

CAPTULO 2: IDENTIFICACIN Y SELECCIN DEL PROCESO EN ESTUDIO ....... 18


2.1

Descripcin del Proceso/Subprocesos ..................................................................................... 18

2.2

Justificacin del Proceso bajo estudio ..................................................................................... 19

2.3

Datos Histricos y Relevantes ................................................................................................. 21

CAPTULO 3: DESCRIPCIN DEL PROCESO ACTUAL (AS-IS) ................................. 22


3.1

Caracterizacin del Proceso/Subprocesos ............................................................................... 22

3.2

Representacin de Procesos con BPMN ........................................ Error! Bookmark not defined.

3.2.1

Diagrama de subprocesos. ........................................................... Error! Bookmark not defined.

3.2.2

Diagrama workflow detallado del proceso. ................................. Error! Bookmark not defined.

CAPTULO 4: IDENTIFICACIN DE PROBLEMAS DEL PROCESO/SUBPROCESO


...................................................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
4.1

Identificacin de Problemas por cada subproceso ......................... Error! Bookmark not defined.

4.2

Matriz de Priorizacin de Problemas ............................................. Error! Bookmark not defined.

4.3

Descripcin del Problema Seleccionado ........................................ Error! Bookmark not defined.

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 5 de 33

CAPTULO 5: ANLISIS DEL PROBLEMA SELECCIONADOERROR!

BOOKMARK

NOT DEFINED.
CAPTULO 6: PLAN DE ACCIN .......................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
CAPTULO 7: DOCUMENTACIN DEL PROCESO (TO BE)ERROR!

BOOKMARK

NOT DEFINED.
CONCLUSIONES ....................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
GLOSARIO DE TRMINOS .................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
SIGLARIO .................................................................. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
BIBLIOGRAFA ........................................................ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
ANEXOS ..................................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 6 de 33

No se encuentran elementos de tabla de ilustraciones.

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 7 de 33

INTRODUCCIN

Actualmente las organizaciones se encuentran en la bsqueda de enfoques o herramientas que


les permitan identificar y optimizar sus procesos de negocio, a raz de esta gran necesidad es
que nosotros como equipo hemos decidido desarrollar el presente trabajo basndonos en el
enfoque conocido como Gestin de Procesos de Negocio BPM.

Para lo cual hemos seleccionado a la empresa Pandero SA EAFC con el fin de identificar
especficamente a su proceso de Gestin de Logstica Vehicular, as como la problemtica que
este presenta; as mismo, poder utilizar los conocimientos aprendidos en el curso y ponerlos en
prctica con la finalidad de construir un modelo del proceso en cuestin tal y como se presenta
en la actualidad.

De esta manera esperamos poder entenderlo, describirlo, identificar alternativas de mejora,


definir indicadores de gestin, evaluar los resultados de las simulaciones que se puedan realizar
en el modelo y finalmente proponer las mejoras en el proceso.

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 8 de 33

OBJETIVOS DEL PROYECTO


Desarrollar correctamente el modelado de un Mapa de Procesos la empresa Pandero y el
desarrollo de los procesos y procedimientos, por parte del equipo.

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 9 de 33

CAPTULO 1: DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN


1.1 ORGANIZACIN OBJETIVO (OBJETO DE ESTUDIO)
Pandero es una empresa administradora de Fondos Colectivos de Capitales Peruanos
supervisada por la Superintendencia de Mercados y Valores.
La finalidad de esta gestin de fondos es la obtencin de un vehculo nuevo, mediante un
sistema de plazos no bancario.
La modalidad de Fondos Colectivos en la que se basa Pandero es la de adquirir bienes y/o
servicios, a travs de los aportes mensuales de un nmero determinado de cuotas a pagar
peridicamente por las personas naturales o jurdicas asociadas en un grupo.
Quienes someten sus intereses individuales respecto de los intereses del grupo.
Una empresa de Fondos Colectivos se constituye con ese nico fin, de acuerdo con el
reglamento oficial emitido por SMV (Superintendencia de Mercado de Valores)

El diseo de este sistema es el siguiente:


Duracin: 60 meses (5 aos).
Grupos de 180 asociados.
Cuotas Sin Intereses.
Se exoneran las cuotas administrativas por pago puntual.
Solo cobramos una reducida cuota de inscripcin.
Se adjudica un vehculo mensual por Sorteo y otros por remate (en funcin del fondo
acumulado en el grupo).

Cuota de Inscripcin:
4% del valor del Certificado al momento de la inscripcin.
2% del valor del Certificado al momento de adjudicarse o liquidacin del grupo, en caso
de resolucin del contrato.
6% del valor del Certificado al momento de la liquidacin del grupo, en caso de
resolucin del contrato.

Cuota Capital:
Valor que resulta de dividir el monto del Certificado entre 60.

Cuota de Administracin (*):


24% del valor de la cuota capital (Este monto es exonerado por pago puntual).

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 10 de 33

Cuota de Seguro (*):


Valor de la cuota de financiamiento de la prima. Su cobranza inicia despus que el Asociado
haya recibido el vehculo.

Cuota Total Mensual:


Cuota Capital, Cuota de Administracin y Cuota de Seguro (solo adjudicados con vehculo).

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 11 de 33

Lineamientos Estratgicos:

Visin

Ser la principal alternativa de venta a plazos de vehculos nuevos en el Per.

Misin

Facilitamos el acceso al vehculo nuevo, transformando la gestin responsable del


ahorro grupal en el sistema de venta a plazos no-bancario ms confiable y
econmico del mercado.

Estrategia

Impulsar el crecimiento de la empresa y aumentar la rentabilidad mediante un


mejor alineamiento de los productos al mercado, la adopcin de mejores prcticas
comerciales y excelencia operativa.

Brindar los
productos ms
adecuados e
innovadores del
mercado.

Asegurar una
rentabilidad
mnima de 9% en
cada grupo. L

Generacin y
confianza

Responsabilidad y
transparencia

Ser el N 1 en
las marcas
lderes.

Entregar
vehculos en 50
das promedio.

Prioridades
Estratgicas

Vocacin y
servicio

Mejora
Continua

Alcanzar un nivel
de satisfaccin
(NDS) al asociado
de 85%.

Preocupacin
por las
personas

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 12 de 33

Estructura Organizacional:

reas o Departamentos de Estudio:


-

Gerencia Automotriz
o Departamento de Logstica Vehicular
o Departamento de Ventas Derco/VW
o Departamento de Ventas HY/Multimarcas
Gerencia de Administracin de Fondos
o Departamento de Crditos

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 13 de 33

Cadena de Valor:
Pandero es una empresa que cuenta con mucha experiencia en el mercado de Fondos
Colectivos, no en vano actualmente tiene una participacin del 70 % en ese sector.
El flujo de valor de la organizacin se centra en la captacin de asociados mediante su fuerza
de ventas, cada asociado ingresa al sistema de fondos eligiendo un valor de certificado, esto
quiere decir que se inscriben seleccionando un monto que es equivalente al valor de un vehculo
que deseen adquirir. Por ejemplo un certificado con un valor de 24 mil dlares que equivale a
una camioneta 4x4 en las marcas Hyundai, Kia o Chevrolet.
Una vez que el asociado se encuentra en el sistema se realiza la gestin de los fondos del
mismo mediantes la cobranza de las cuotas mensuales, la gestin de sus asambleas y remates,
los movimientos administrativos que realice dentro del sistema (como transferencia de
contratos, resolucin o suspensin de contrato, recuperacin de un contrato resuelto o
suspendido, anulacin definitiva, etc.), hasta el cierre o finalizacin del contrato.
Por ltimo y no siendo menos importante debido a que es la finalidad del sistema, se encuentra
la entrega del vehculo al asociado una vez que cumpla con la adjudicacin de este. Cada vez
que un asociado salga sorteado en una de las asambleas mensuales ingresa en un proceso de
logstica vehicular, en donde se realiza un pedido vehicular a la concesionaria de la marca
seleccionada por el asociado y la compra del mismo, luego se realiza todo trmite referente a
la gestin notarial y de garantas sobre el vehculo. Es importante saber que el vehculo
entregado al asociado sigue estando a nombre de Pandero hasta que el asociado termine de
pagar las 60 cuotas en donde se realizar una gestin adicional para el cierre del contrato y el
traspaso definitivo del vehculo a nombre del asociado.

Infraestructura de la empresa:
-Auditora interna.
-Gestin contable presupuestal.
-Gestin de recursos humanos

-Servicios de atencin al cliente.


-Gestin documentaria.

Desarrollo de tecnologa:
-Sistemas de informacin

Compras/Abastecimiento:
-Compras de bienes y servicios de la empresa.

Comercializacin:
-Seleccin de marca.
-Ingreso del valor de
certificado.
-Ingreso de venta de
contrato.
-Planificacin comercial.

Administracin
de Fondos:
-Inscripcin de grupos.
-Gestin de cobranzas.
-Gestin administrativas.
-Gestin de asambleas.
-Gestin de crditos.
-Liquidacin de grupos.
-Cierre de contratos.

Logstica Vehicular:
-Seleccin de marca y modelos de
entrega.
-Gestin de pedidos a
concesionaros.
-Constitucin de garantas
vehiculares.
-Entrega de vehculos.
-Gestin de vehculos
rematados.

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 14 de 33

1.2 MAPA DE PROCESOS

PROCESOS ESTRATGICOS

Planificacin Estratgica: Es el proceso que busca definir los lineamientos y polticas


que se debern ejecutar en los procesos operativos para cumplir con el objetivo de la
empresa.

Revisin del Sistema de Fondos Colectivos: Es el proceso que busca evaluar el mercado
de los Fondos Colectivos y definir las directrices del sistema de fondos en la empresa.

Evaluacin de la Satisfaccin de Clientes: Es el proceso que engloba todas las


actividades asociadas a la obtencin de la informacin con respecto al cumplimiento
de los requisitos de los asociados con el fin de medir su satisfaccin.

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 15 de 33

Cumplimiento de Prevencin de Lavado de Activos: Es el proceso que engloba todas


las actividades para definir polticas y directrices para prevenir e informar toda
actividad que sea participe de lavado de activos en los asociados.

Gestin de Calidad: Es el proceso que engloba todas las actividades para definir
mejoras en los procesos que se realizan en la empresa.

PROCESOS OPERATIVOS

Venta de Contratos: Es el proceso de captacin de nuevos asociados al sistema de


fondos colectivos que realiza la fuerza de ventas.

Ingreso de Ventas: Es el proceso en el que se ingresa toda la documentacin de los


nuevos asociados y el inicio formal de la administracin de sus fondos.

Gestin de Cobranza-Asociados: Es el proceso que abarca toda la gestin de las


cuentas de los asociados (cuotas mensuales, obligaciones, seguros, etc.), cobranza de
morosos y cobranza judicial.

Administracin de Asociados: Es el proceso que trata de la gestin de los contratos de


los asociados, tales como movimientos administrativos y la atencin de los clientes.

Asambleas mensuales: Es el proceso en el que se realiza la preparacin y ejecucin de


las asambleas mensuales incluido la difusin de los resultados.

Compra y Venta de Bienes y Servicios Asociados: Es el proceso en el que se realiza la


compra y/o contratacin de bienes o servicios para los asociados.

Constitucin de Garantas Vehiculares: Es el proceso en el que se evala y aprueban el


crdito a los asociados adjudicados, y la constitucin de las garantas vehiculares.

Entrega de vehculos: Es el proceso en el que se prepara y equipa el vehculo para


finalmente entregar el vehculo al asociado.

Cancelacin de contratos: Es el proceso en el que se realizan todas las actividades para


finalizar el contrato de un asociado que ya termino de cancelar toda la deuda con la
empresa.

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 16 de 33

Liquidacin de grupos: Es el proceso en que se finaliza el grupo cuando todos los


asociados han finalizado su contrato dentro del grupo.

PROCESOS DE SOPORTE

Control de Documentacin: Se encarga de elaborar, revisar, actualizar, conservar,


almacenar y disponer de los documentos y registros del sistema.

Recaudacin de Administracin de Fondos: Se encarga de llevar el control de los


fondos fijos para garantizar una adecuada administracin.

Gestin de Cobranza Empresa: Se encarga de recuperar el capital de la empresa.

Gestin Humana: Se encarga de llevar el control de los recursos humanos,


estableciendo responsabilidades a los gerentes, jefes y trabajadores.

Auditora Interna: Se encarga de la evaluacin objetiva del cumplimiento de las


operaciones de las reas.

Logstica de Puntos de Exhibicin: Se encarga del movimiento y mantenimiento de


vehculos en los puntos de exhibicin, asegurando el buen estado de los mismos.

Administracin de Seguros: Se encarga de la venta de seguros vehiculares y SOAT a los


asociados que han adjudicado su contrato.

Administracin Documentaria: Se encarga de la administracin de toda la


documentacin presentada por los asociados.

Sistemas de Informacin: Se encarga de garantizar el uso adecuado de los aplicativos y


computadoras de la empresa.

Control de Calidad: Se encarga de revisar la buena funcionalidad de los aplicativos.

Almacenamiento: Se encarga de guardar y conservar la documentacin y que se


encuentre disponible.

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 17 de 33

Compra de Bienes y Servicios Empresa: Se encarga de gestionar y atender de


manera oportuna las compras de los bienes y servicios requeridos.

Gestin Presupuestal: Se encarga de planificar y administrar los gastos para realizar


las actividades de la empresa.

Gestin de Mantenimiento: Se encarga de mantener y mejorar los equipos de la


empresa.

Gestin Contable: Se encarga de realizar el inventario de las unidades vehiculares,


operaciones de pago y emisin de estados financieros.

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 18 de 33

CAPTULO 2: IDENTIFICACIN
PROCESO EN ESTUDIO

SELECCIN

DEL

2.1 DESCRIPCIN DEL PROCESO/SUBPROCESOS


PROCESO DE GESTIN DE LOGISTICA VEHICULAR
Una vez que el asociado inscrito en Pandero ha salido adjudicado en una asamblea (modalidad
sorteo o remate) se da inicio a la segunda etapa del negocio de la empresa, la compra del
vehculo con los fondos que el asociado ha ido aportando mensualmente.
En este proceso el asociado slo tendr comunicacin con un Ejecutivo Vehicular asignado de
acuerdo a la marca del vehculo que el asociado seleccione. Por su parte el ejecutivo registrar
el pedido vehicular con los datos (Marca, modelo, color, etc.) y realizar todo el seguimiento de
este pedido hasta la programacin de la fecha de entrega de la unidad al asociado.
De forma paralela una Gestora de Crditos se encargar de la evaluacin crediticia y la
constitucin de garantas para el asociado, en donde revisarn informacin sobre su estado
financiero, si es que presenta deudas, ingresos y los avales que tenga. Una vez evaluado y
aprobado por un comit se procede a la constitucin de garantas y la inscripcin de plizas de
seguro y tramite notariales.
Por otro lado, un Asistente de Logstica Vehicular realizar actividades desde generacin de
orden de compra a los proveedores, registro de facturas emitidas por los proveedores, la
recepcin de la unidad vehicular en el almacn de Pandero y finalmente la entrega de la unidad
al asociado en la fecha programada por el Ejecutivo Vehicular.

SUBPROCESO COMPRA Y VENTA DE BIENES Y SERVICIOS ASOCIADOS


Este subproceso inicia con un contrato adjudicado en una asamblea mensual, el Ejecutivo
Vehicular se encarga de contactar con el asociado al que pertenece el contrato adjudicado
quien le indicar al Ejecutivo cuales son las caractersticas del vehculo que desea adquirir, el
ejecutivo generar un pedido vehicular en el sistema comercial con esta informacin.
Un Asistente de Logstica Vehicular recepcionar este pedido e ingresar los valores de costo y
precio de venta con la finalidad de emitir una orden de compra con el margen de compra que
deber ser evaluado y aprobado por el Gerente Automotriz. Una vez aprobado el margen
comercial el Asistente de Logstica enviar la orden de compra al proveedor, el cual le emitir
una factura indicando el precio, nmero de serie y nmero de motor.
El logstico registrar la factura en el sistema y generar la liquidacin de los fondos del
asociado hacia la unidad vehicular.
Un asistente de contabilidad recibir una notificacin acerca de la factura del proveedor y
proceder a darle su visto bueno, a continuacin un asistente de tesorera proceder a generar
el pago al proveedor por esa factura.

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 19 de 33

El Ejecutivo Vehicular tambin recibir una notificacin acerca de la liquidacin de los fondos
del asociado y generar una solicitud de facturacin al asociado. El asistente de logstica
generar en el sistema comercial la factura que ser emitida al asociado.

SUBPROCESO ENTREGA DE VEHICULOS


Una vez emitida la factura al asociado y pagada la factura del proveedor, el Ejecutivo Vehicular
validar en el sistema que el asociado no deba ninguna cuota de inscripcin y que la unidad
adquirida presente seguro vehicular, luego programar en el sistema la fecha y hora de
entrega de la unidad vehicular al asociado.
Mientras el Asistente de Logstica recepcionar la unidad enviada desde el local del proveedor
en el almacn de Pandero. Y finalmente la entregar al asociado en la fecha y hora
programada por el Ejecutivo Vehicular.

SUBPROCESO CONSTITUCIN DE GARANTIAS VEHICULARES


De la misma manera que en el primer subproceso descrito, la pre-evaluacin crediticia iniciar
una vez el contrato del asociado haya salido adjudicado en alguna de las asambleas
mensuales. Es en este momento en que una Gestora de Crdito registrar en el sistema todas
las caractersticas y la informacin financiera del asociado con la finalidad de enviarla a un
comit de crdito que se encargar de aprobar o denegar el crdito.
Una vez aprobado el crdito la gestora registrar y emitir las garantas vehiculares para el
asociado y realizar la inscripcin en la notaria y los registros pblicos.

2.2 JUSTIFICACIN DEL PROCESO BAJO ESTUDIO


Identificamos que uno de los principales problemas de la empresa radica en la satisfaccin del
asociado, esto se hace notar bastante al momento de la entrega del vehculo y el cierre del
contrato. Lo que sucede es que al ser la finalidad del sistema de fondos, la entrega del vehculo,
a pesar de que la gestin de fondos satisface al asociado, los das en que la empresa tarda en
gestionar el pedido y entregarlo al asociado ha ido incrementando en los ltimos periodos
generando una mala relacin con sus cliente, esto se detect segn encuestas realizadas en
donde se intentaba identificar el nivel de recomendacin del asociados acerca del sistema de
Pandero a sus amistades o familiares. Este resultado indic que la mayora de asociados no
pensaba recomendar los servicios de Pandero por la razn de que la entrega del vehculo
tardaba demasiado y de la misma manera el trmite de traspaso de vehculo cuando el
asociado finaliza de cancelar todas las cuotas lo cual se ve reflejado en una baja satisfaccin
del cliente.
Otro punto importante a tener en cuenta es que Pandero realiza un acuerdo en el contrato de
ingreso al sistema con el asociado, en donde detalla que si al momento de que el asociado
salga adjudicado, es decir sorteado en asamblea, Pandero no puede demorar ms de 45 das
en entregar el vehculo al asociado y si esto sucediera la empresa pagara una penalidad al
asociado equivalente a un porcentaje de la cuota mensual por cada da que demore la entrega
del vehculo.

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 20 de 33

Es por esto que Pandero, en sus lineamientos estratgicos, se traz dos objetivos que intentan
minimizar el impacto de este problema:

Entregar vehculos en un promedio de 50 das.

Alcanzar un nivel de satisfaccin del asociado de 85%.

Asegurar una rentabilidad mnima del 9 % en cada grupo.

Nuestro enfoque para la justificacin del proceso de estudio parte de que la causa raz se
encuentra en los das que demora la entrega del vehculo y la gestin notarial lo que impacta
directamente en el Nivel de Recomendacin del Asociado y en una disminucin en el Margen de
Contribucin de la Empresa.
Este impacto se ve reflejado en la Baja Satisfaccin del cliente y en la rentabilidad de las
Unidades de Negocio en la empresa.

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 21 de 33

2.3 DATOS HISTRICOS Y RELEVANTES

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 22 de 33

CAPTULO 3: DESCRIPCIN
(AS-IS)

DEL PROCESO

ACTUAL

3.1 CARACTERIZACIN DEL PROCESO/SUBPROCESOS

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN DE LOGISTICA VEHICULAR


DUEO DEL PROCESO: GERENTE AUTOMOTRIZ
OBJETIVO: Realizar las actividades necesarias para realizar la entrega de la unidad vehicular al
asociado adjudicado, en el tiempo programado.

EMPIEZA

La adjudicacin del contrato de un asociado en las asambleas mensuales y la


generacin del pedido vehicular.
Venta de Bienes y Servicios al asociado.

INCLUYE

Evaluacin Crediticia.
Constitucin de Garantas vehiculares.
Equipamiento y preparacin de la unidad vehicular.

ALCANCE

Entrega de la unidad vehicular al asociado adjudicado.


TERMINA

POLTICAS Y LINEAMIENTOS QUE APLICAN AL PROCESO


Solo se pueden emitir rdenes de compra con margen mayor al 7%.
Los proveedores son predeterminados para pandero.
El gerente automotriz es responsable de la aprobacin del margen comercial.

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 23 de 33

SUBPROCESOS

LDER SUBPROCESO

REA

Compra y Venta de Bienes y


Servicios- Asociados

Ejecutivo Vehicular

Departamento de Ventas
VW/Derco/HY/Multimarca

Entrega de Vehculos

Asistente de Logstica Vehicular

Departamento de Logstica
Vehicular

Constitucin de Garantas
Vehiculares

Gestora de Crditos

Departamento de Crditos

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

ENTRADA
Registro

SALIDA
Proveedor
de la
actividad

PROCEDIMIENTOS
PR.BA.04 Venta de nuevo vehculo por indemnizacin de siniestro con prdida total
PR.BSA.01 Venta e instalacin de accesorios
PR.BSA.02 Venta e instalacin de carroceras completo
PR.BSA.03 Compra de Vehculos
PR.EV.01 Entrega de vehculos
IN.EV.01 Protocolo de entrega del vehculo al asociado
PR.GV.01 Emisin de la Declaracin de Medio de Pago
PR.GV.02 Procedimiento de Evaluacin Crediticia
PR.GV.03 Procedimiento de Constitucin de Garantas

Registro

Cliente de
la
actividad

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 24 de 33

REGISTROS
Certificado de Adjudicacin del Asociado

Acta de registro de N chasis y N motor

Pedido Vehicular

Acta de Liquidacin

Orden de compra con margen generado

Solicitud de Facturacin al asociado

Orden de compra con margen evaluado

Acta de Liquidacin

Factura del proveedor

Acta de aprobacin contable

Acta de entrega Proveedor

Turnos de entrega de vehculos

Acta de Vehculo Cancelado

Check list de entrega vehicular

Acta de entrega asociado

Pagar

Expedito Vehicular

Garanta Mobiliaria

Crdito Aprobado

RECURSOS HUMANOS

OTROS RECURSOS

Gerente Automotriz

Sistema Comercial

Ejecutivo Vehicular
Asistente de Logstica Vehicular
Asistente de Contabilidad
Asistente de Tesorera
Gestor de Crditos
Comit de Crditos

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 25 de 33

NOMBRE DEL PROCESO: COMPRA Y VENTA DE BIENES Y SERVICIOS - ASOCIADOS


DUEO DEL PROCESO: EJECUTIVO VEHICULAR
OBJETIVO: Realizar las actividades para la adquisicin de la unidad vehicular por parte de pandero
al proveedor predeterminado.

EMPIEZA

La adjudicacin del contrato de un asociado en las asambleas mensuales y la


generacin del pedido vehicular.
Generacin, aprobacin y emisin de la orden de compra al proveedor.

INCLUYE

Registro de la factura emitida por el proveedor.


Liquidacin de la unidad vehicular.
Facturacin al Asociado.

ALCANCE

Pago al Proveedor.
TERMINA

POLTICAS Y LINEAMIENTOS QUE APLICAN AL PROCESO


Solo se pueden emitir rdenes de compra con margen mayor al 7%.
Los proveedores son predeterminados para pandero.
El gerente automotriz es responsable de la aprobacin del margen comercial.

SUBPROCESOS

LDER SUBPROCESO

REA

Compra y Venta de Bienes y


Servicios- Asociados

Ejecutivo Vehicular

Departamento de Ventas
VW/Derco/HY/Multimarca

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 26 de 33

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

ENTRADA
Registro

SALIDA
Proveedor
de la
actividad

Registro

Cliente de la
actividad

Generacin del
pedido vehicular

Ejecutivo
Vehicular

Certificado de
Ejecutivo de Pedido
Adjudicacin
Asamblea
Vehicular
del Asociado

Registro de la orden
de compra al
proveedor

Asistente de
Logstica
Vehicular

Pedido
Vehicular

Orden de
Asistente de
compra con
Logstica
margen
Vehicular
generado

Gerente
Automotriz

Orden de
compra con
margen
generado

Orden de
Asistente de
compra con
Logstica
margen
Vehicular
evaluado

Asistente de
Logstica
Vehicular

Emisin de la O/C

Asistente de
Logstica
Vehicular

Orden de
compra con
margen
evaluado

Gerente
Automotriz

Orden de
compra

Proveedor

Registro de Factura
del Proveedor

Asistente de
Logstica
Vehicular

Factura del
proveedor

Proveedor

Acta de
registro de
N chasis y
N motor

Asistente de
Logstica
Vehicular

Liquidacin de
unidad vehicular

Asistente de
Logstica
Vehicular

Acta de
Asistente de
registro de N
Acta de
Logstica
chasis y N
Liquidacin
Vehicular
motor

Asistente de
Contabilidad

Generacin de la
solicitud de
facturacin al
asociado

Ejecutivo
Vehicular

Acta de
Liquidacin

Asistente de Solicitud de
Logstica
Facturacin
Vehicular
al asociado

Asistente de
Logstica
Vehicular

Aprobacin del
Gerente
margen comercial en
Automotriz
O/C

Facturacin al
asociado

Asistente de
Logstica
Vehicular

Solicitud de
Ejecutivo
Facturacin al
Vehicular
asociado

Asistente de
Logstica
Vehicular

Ejecutivo
Vehicular

Comprobant
Asociado
e de pago
(Factura)
Acta de
Vehculo
Cancelado

Ejecutivo
Vehicular

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 27 de 33

Visto Bueno
contable

Pago a proveedor

Asistente de
Contabilidad

Asistente de
Tesorera

Acta de
Liquidacin

Acta de
aprobacin
contable

Asistente de Acta de
Logstica
aprobacin
Vehicular
contable
Carta de
recojo de
placas

Asistente de
Contabilidad Acta
irrevocable
de compra
de unidad

Asistente de
Tesorera

Gestora de
crditos
Asistente de
Logstica
Vehicular

PROCEDIMIENTOS
PR.BA.04 Venta de nuevo vehculo por indemnizacin de siniestro con prdida total
PR.BSA.01 Venta e instalacin de accesorios
PR.BSA.02 Venta e instalacin de carroceras completo
PR.BSA.03 Compra de Vehculos

REGISTROS
Certificado de Adjudicacin del Asociado

Acta de registro de N chasis y N motor

Pedido Vehicular

Acta de Liquidacin

Orden de compra con margen generado

Solicitud de Facturacin al asociado

Orden de compra con margen evaluado

Acta de Liquidacin

Factura del proveedor

Acta de aprobacin contable

RECURSOS HUMANOS

OTROS RECURSOS

Gerente Automotriz

Sistema Comercial

Ejecutivo Vehicular
Asistente de Logstica Vehicular

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 28 de 33

Asistente de Contabilidad
Asistente de Tesoreria

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 29 de 33

NOMBRE DEL PROCESO: ENTREGA DE VEHICULOS


DUEO DEL PROCESO: ASISTENTE DE LOGISTICA VEHICULAR
OBJETIVO: Realizar las actividades para recepcionar la unidad vehicular en el almacn de pandero y
la entrega al asociado.
La recepcin de la unidad vehicular
EMPIEZA
Programacin de la fecha y hora de entrega de unidad al asociado.
INCLUYE

Equipamiento de la unidad.

ALCANCE

Entrega de la unidad vehicular.


TERMINA

POLTICAS Y LINEAMIENTOS QUE APLICAN AL PROCESO


Solo se pueden entregar un promedio de 25 unidades diarias.
La entrega de las unidades vehiculares solo se realiza en los locales autorizados por pandero.
Para la programacin de la entrega el asociado no deber cuotas de inscripcin a Pandero.

SUBPROCESOS

LDER SUBPROCESO

REA

Entrega de Vehculos

Asistente de Logstica Vehicular

Departamento de Logstica
Vehicular

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 30 de 33

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

ENTRADA
Registro

SALIDA
Proveedor
de la
actividad

Registro

Formato de
ingreso de
unidad
vehicular a
inventario

Recepcin de la
unidad vehicular

Asistente de
Logstica
Vehicular

Acta de
entrega
Proveedor

Proveedor

Programacin de
Entrega

Ejecutivo
Vehicular

Acta de
Vehculo
Cancelado

Asistente de Acta de
Logstica
entrega
Vehicular
asociado

Entrega de Unidad
Vehicular

Asistente de
Logstica
Vehicular

Acta de
entrega
asociado

Ejecutivo
Vehicular

Asistente de
Logstica
Vehicular

Asistente de
Logstica
Vehicular

Acta de
entrega
Asociado
firmada por
asociado

PROCEDIMIENTOS
PR.EV.01 Entrega de vehculos
IN.EV.01 Protocolo de entrega del vehculo al asociado

REGISTROS
Acta de entrega Proveedor

Turnos de entrega de vehculos

Acta de Vehculo Cancelado

Check list de entrega vehicular

Acta de entrega asociado

RECURSOS HUMANOS

OTROS RECURSOS

Ejecutivo Vehicular

Sistema Comercial

Asistente de Logstica Vehicular

Cliente de la
actividad

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 31 de 33

NOMBRE DEL PROCESO: CONSTITUCIN DE GARANTIAS VEHICULARES


DUEO DEL PROCESO: GESTOR DE CRDITO
OBJETIVO: Realizar las actividades para garantizar que el asociado se encuentra en condiciones
aptas para aprobar el crdito y constituir las garantas vehiculares y seguros.

EMPIEZA

La adjudicacin del contrato de un asociado en las asambleas mensuales y la preevaluacin crediticia.


Evaluacin crediticia.

INCLUYE

Constitucin de Garantas.
Inscripcin en Notaria y registros pblicos.

ALCANCE

Registro de Pliza de seguros


TERMINA

POLTICAS Y LINEAMIENTOS QUE APLICAN AL PROCESO


Solo se pueden entregar un promedio de 25 unidades diarias.
La entrega de las unidades vehiculares solo se realiza en los locales autorizados por pandero.
Para la programacin de la entrega el asociado no deber cuotas de inscripcin a Pandero.

SUBPROCESOS

LDER SUBPROCESO

REA

Constitucin de Garantas
Vehiculares

Gestor de Crditos

Departamento de Crditos

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 32 de 33

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

ENTRADA

SALIDA

Registro

Proveedor
de la
actividad

Registro

Cliente de la
actividad

Pre-Evaluacin
Crediticia

Gestor de
Crditos

Certificado de
Ejecutivo de Expedito
Adjudicacin
Asamblea
Vehicular
del Asociado

Comit de
Crditos

Evaluacin Crediticia

Comit de
Crditos

Expedito
Vehicular

Gestor de
Crditos

Gestor de
Crditos

Constitucin de
Garantas

Gestor de
Crditos

Crdito
Aprobado

Comit de
Crditos

Crdito
Aprobado
Pagar
Garanta
Mobiliaria

PROCEDIMIENTOS
PR.GV.01 Emisin de la Declaracin de Medio de Pago
PR.GV.02 Procedimiento de Evaluacin Crediticia
PR.GV.03 Procedimiento de Constitucin de Garantas

REGISTROS
Certificado de Adjudicacin del Asociado

Pagar

Expedito Vehicular

Garanta Mobiliaria

Crdito Aprobado

RECURSOS HUMANOS

OTROS RECURSOS

Gestor de Crditos

Sistema Comercial

Comit de Crditos

Asociado

Cdigo

DP.13.2

Versin

1.0

Pgina 33 de 33

Potrebbero piacerti anche