DIRECTRIZ RONDAS ESTRUCTURADAS Y CUIDADO BSICO DE

EQUIPOS EN ECOPETROL S. A.
RESPONSABILIDAD INTEGRAL
DIRECCIN HSE Y GESTIN SOCIAL
ECP-DHS-J-003

Elaborado
10/06/2010

Versin: 2

1. OBJETIVO
Establecer lineamientos y directrices para la estandarizacin del diseo, desarrollo e implementacin de
Rondas Estructuradas en las reas operativas y de produccin de ECOPETROL, para mejorar la
confiabilidad e integridad de las plantas, sistemas y equipos, as como las responsabilidades de las
reas involucradas en el proceso.
2. GLOSARIO
Accin de mitigacin: acciones que deben ejecutarse cuando la solucin de un evento detectado en
la ronda no puede ser corregido inmediatamente.
Confiabilidad: es la probabilidad de que un sistema cumpla su funcin de acuerdo a un contexto
operacional y a un intervalo de tiempo previamente establecido.
Confiabilidad Operacional: se define como la capacidad probada de los equipos, el proceso y las
personas de una organizacin de produccin para cumplir con las expectativas establecidas en las
reas claves de desempeo.
Cuidado bsico de equipos: son todas aquellas tareas de monitoreo, control y reacondicionamiento,
que son realizadas por parte del equipo de operaciones o produccin y que impactan de manera
positiva la confiabilidad e integridad de los sistemas, plantas, estaciones o equipos; dichas tareas se
deben realizar de forma sistemtica.
DCS: Sistema de Control Distribuido.
Ellipse: sistema de informacin para la gestin del mantenimiento en ECOPETROL.
Funcin de Proteccin Instrumentada (IPF): funciones instrumentadas de seguridad acorde con
las mejores prcticas internacionales y las recomendaciones de la IEC 61511, como una va para
garantizar que una vez realizada una adecuada identificacin y valoracin de riesgos en las unidades de
proceso, se tenga un proceso sistemtico y confiable de prcticas para la determinacin de la
Integridad de Seguridad requerida por cada funcin instrumentada de seguridad (Safety Integrity
Level, SIL), y para realizar una adecuada implementacin y prueba de las mismas, de acuerdo al nivel
SIL determinado.
HSE: Occupational Health, Industrial Safety and Environment: Salud Ocupacional, Seguridad Industrial
y Ambiente.
Inspeccin Basada en Riesgo (RBI): metodologa basada en el anlisis de riesgo (probabilidad de
falla versus consecuencia de las fallas), para determinar la estrategia de inspeccin, monitoreo y
mitigacin del riesgo para un activo fsico.
Lnea de Operaciones y Produccin: se refiere al grupo encargado de las actividades operativas
diarias y comprende los siguientes cargos: Jefe de Departamento, Coordinador de Operaciones o
Produccin, Supervisor, Recorredor, Tcnico y Operador.
Mantenimiento: es la combinacin de todas las acciones tcnicas y administrativas, encaminadas a
mejorar o restaurar la funcin requerida de un activo.

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Mantenimiento Centrado en Confiabilidad (RCM): es un proceso estructurado en el anlisis

funcional de los equipos que busca establecer las estrategias de mantenimiento ptimas.
Mantenimiento menor por operaciones: son las tareas producto de los estudios de Mantenimiento
Centrado en la Confiabilidad (RCM), Inspeccin basada en riesgos (RBI), y Funcin de Proteccin
instrumentada (IPF), y enmarcan las acciones de mantenimiento que debe realizar el operador para
corregir las desviaciones encontradas durante el proceso de ejecucin de la ronda estructurada y
enfocadas en preservar la confiabilidad y la integridad de la infraestructura.
Ronda Estructurada: lista de tareas de campo, organizada en secuencia y frecuencia, que se deben
ejecutar para mejorar el correcto desempeo de las plantas, estaciones, sistemas o equipos.
Tarea: accin que se le debe aplicar a un equipo o sistema.
Tarea crtica: es una tarea que tiene un impacto significativo en el desempeo de las plantas,
estaciones, sistemas o equipos (HSE, Margen, Confiabilidad, Costos, entre otros). La informacin y los
datos generados como resultado de las Tareas Crticas se conocen como Datos Crticos.
Terminales porttiles: dispositivos para recoleccin de datos de campo, que permiten transmisin de
datos a sistemas de informacin oficiales de ECOPETROL.
3. CONDICIONES GENERALES
Esta directriz es de aplicacin en todas las reas operativas y de produccin de ECOPETROL, y forma
parte del trabajo diario de los operadores, tcnicos, supervisores, recorredores y asesores tcnicos,
responsables de la confiabilidad e integridad de las plantas, sistemas y equipos de las reas operativas
y de produccin.
La ejecucin de las rondas estructuradas garantiza el monitoreo de la operacin y el aseguramiento de
la confiabilidad e integridad de las unidades, sistemas y equipos de las reas operativas y de
produccin.
Las actividades claves para la ejecucin de rondas estructuradas involucran:
Definir el proceso para crear listas de tareas de campo.
Definir el proceso de captura y manejo de la Informacin crtica de campo.
Definir cmo se incorporan en este proceso las tareas requeridas por las distintas reas de
desempeo, tales como HSE, confiabilidad, integridad, margen de refinacin, costos de
transporte, costos de produccin, energa y prdidas, costos operacionales, entre otros.
Definir niveles de seguridad del sistema de rondas estructuradas.
Generar cultura del anlisis operacional y toma de decisiones con base en los hallazgos de las
rondas estructuradas realizadas en las reas operativas y de produccin.
De acuerdo con las mejores prcticas, se definen las tareas y actividades que deben ser consideradas,
estandarizadas y optimizadas para asegurar la correcta operacin de las plantas, estaciones, sistemas
y equipos de las reas operativas de ECOPETROL.
3.1.

TAREA DE CAMPO

En las reas operativas y de produccin de ECOPETROL, los operadores o trabajadores realizan

diferentes acciones, tanto sobre los equipos en funcionamiento como sobre los equipos de respaldo,
con el objeto de preservarlos y garantizar que estn disponibles y cumplan con su funcin.
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Las tareas de campo predeterminadas corresponden aproximadamente al 80% del total de tareas de
campo y deben estar incluidas como Ronda Estructurada, el 20% restante corresponde a tareas
variables que hacen parte a acciones de reacondicionamiento.
3.2.

REAS DE DESEMPEO QUE CUBREN LAS TAREAS DE CAMPO

Las reas de desempeo que involucran las tareas de los operadores o trabajadores de campo son:

Seguridad y Salud: estado de las vlvulas de seguridad y alivio, equipo contra incendio,
emisiones de vapor, fugas, elementos de proteccin personal, aislamiento seguro de plantas y
equipos, iluminacin de la planta, sistemas de deteccin de gas combustible y gases txicos,
contrapozos, rejillas, entre otros.

Ambiental: ruido, calidad del efluente de agua, humo en las chimeneas, emisin de gases y de
humos de combustin, fugas de hidrocarburos, separadores, sistemas de drenaje de aguas
lluvias y aceitosas, disposicin de residuos slidos y desechos, entre otros.

Integridad y Confiabilidad: cuidado bsico del equipo, mantenimiento menor, lubricacin,

enfriamiento de bombas, operacin de hornos, operacin de las vlvulas de salvaguarda,
operacin del equipo rotativo, sistemas elctricos, sistemas de respaldo, sistemas de proteccin
y salvaguarda, sistemas de control distribuido, monitoreo de variables de proceso que no estn
en el DCS o cuya seal no sea confiable, control de cambios de planta, entre otros.

Economa: mximo rendimiento econmico de las operaciones con adecuada produccin y

realizacin de crudos y productos, seleccin y distribucin ptima de cargas, reduccin de la
degradacin de productos, cumplimiento de las funciones objetivo, entre otros.

Costos de transporte, costo de levantamiento, Costos operacionales: inventario de

qumicos, catalizadores, lubricantes, materiales, costos de mantenimiento, costos de energa,
costos de operacin.

Energa y Prdidas: consumos de energa, control de la eficiencia mecnica y trmica, control

de fugas de vapor e hidrocarburos, venteo de vapores, descargas a la tea, vapor de despojo,
temperatura de gases de combustin, exceso de oxgeno en gases de combustin, estado de
revestimiento de equipos, dimensionamiento adecuado de equipos motrices, optimizacin de la
potencia reactiva, disminucin de prdidas de energa, aplicacin de reductores de friccin en
transporte de crudos, entre otros.

Calidad del Producto: toma de muestras, anlisis, condiciones operacionales, entrega de

productos, entre otros.

Utilizacin de la infraestructura: capacidad de equipos, capacidad de bombeo, capacidad del

tren de intercambiadores, factor de utilizacin, lazos de control en automtico, sistemas de
control avanzado, uso ptimo de sistemas, entre otros.

3.3.

ACCIONES EN LAS TAREAS DE CAMPO

Los tipos de acciones que se realizan en las tareas de campo son:

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Ajuste y Optimizacin: revisin del valor de control (set point) y la realizacin de los ajustes
requeridos, en especial cuando se tiene una recomendacin con control de cambios aprobado.

Cambio de Operacin: cambio de productos, cambio de condiciones de bombeo en pozos de

produccin, cambio de ratas o tasas de produccin, cambio de tipo de alimentacin a unidades,
cambios de alineacin en circuitos, entre otros.

Monitoreo, inspeccin y verificacin: verificacin de seales en general, verificacin de

niveles de aceite, presiones, temperaturas, voltajes, corrientes, caudales, vibraciones, estado
de los instrumentos, vlvulas de seguridad, equipos de contra incendio, muestreo / anlisis de
productos, venteos y descargas a la tea, operacin de los sistemas de proteccin, ratas de
corrosin, velocidades, conversin, escapes y derrames, estado de los sistemas de drenajes,
entre otros.

Orden y Aseo: aseguramiento de limpieza del rea de trabajo, registro del estado de orden y
aseo de las reas y realizacin o seguimiento de las actividades de limpieza, cuando se
requieran.

Pruebas: toma de muestras, anlisis de productos en lnea, corridas de evaluacin, toma de

informacin de desempeo de equipos.

Reacondicionamiento: limpieza de filtros, destapar lneas de agua de enfriamiento, engrase

de motores, restitucin de fluidos (nivel de aceite, refrigerante), chequeo del cero de
instrumentos, ajuste de bridas, correccin de escapes, reapriete de prensaempaques y
tornillera, entre otros.

Reportar y comunicar: documentar, registrar y comunicar hallazgos a la lnea de la planta u

operacin, como la condicin actual de la planta u operacin, degradaciones de productos,
estado de equipos, sistemas, pruebas ejecutadas y sus resultados, anlisis realizados,
incidentes investigados y corregidos, condiciones y actos subestndar.

3.4.

CRITICIDAD DE LAS TAREAS

Las tareas se clasifican en dos clases, crticas y no crticas.

Tarea Crtica (calificacin RAM VH, H, M): es una tarea que tiene un impacto significativo
en el desempeo de la planta o equipo (HSE, margen, confiabilidad, costos, entre otros) La
informacin/los datos generados como resultado de las Tareas Crticas se conocen como Datos
Crticos. Las tareas crticas requieren metas claras, una frecuencia de ejecucin, adecuado
registro de los datos asociados y un proceso de seguimiento claramente definido por parte de la
lnea de operaciones y de produccin e ingenieros de soporte, entre otros.

Tareas no Crticas (calificacin RAM L, N): es una tarea que tiene un impacto marginal en
el desempeo de la planta (HSE, margen, confiabilidad, costos, entre otros).

3.5.

FRECUENCIA DE EJECUCIN DE TAREAS

Las tareas se ejecutan dependiendo de la criticidad de acuerdo con la siguiente tabla:

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M ATRIZ PARA DEFINIR LA FRECUENCIA DE EJECUCION DE TAREAS

EN RONDAS ESTRUCTURADAS

MATRIZ CRITICIDADPROB ABILIDAD DE

CAMB IO

C
R
I
T
I
C
I
D
A
D

No cam bia

Ha Cam biado en
Plantas sim ilares

Ha Cam biado en la
Planta

Cam bia varias veces

en la sem ana

Cam bia todos los

turnos

Probabilidad de Cam bio de la variable en el tiem po

RAM

VH

M ENSUAL

SEM ANAL

DIARIO

TURNO

>1TURNO

SEM ESTRAL

M ENSUAL

SEM ANAL

DIARIO

TURNO

ANUAL

SEM ESTRAL

M ENSUAL

SEM ANAL

DIARIO

ANUAL

ANUAL

SEM ESTRAL

M ENSUAL

SEM ANAL

ANUAL

ANUAL

ANUAL

SEM ESTRAL

M ENSUAL

La frecuencia resultante del anlisis debe ser la mnima de la inspeccin.

3.6.

ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIN RECOLECTADA

La informacin recolectada en las rondas estructuradas se enva a una base de datos oficial de la
compaa, con el fin de que est disponible para quien la requiera, de manera que pueda ser analizada
para la toma de las decisiones correspondientes.
3.7.

HERRAMIENTAS PARA CAPTURA DE INFORMACIN

Las reas operativas y de produccin aseguran la disponibilidad de las herramientas necesarias para
llevar a cabo las rondas estructuradas, de manera que siempre se encuentren disponibles, calibradas y
en buen estado. Estas herramientas pueden ser terminales porttiles para recoleccin de datos,
equipos para ejecucin del cuidado bsico de equipos, entre otros. Como respaldo, en caso de fallas de
los terminales porttiles, se dispone de un mecanismo alterno para reporte de datos manualmente con
equipo de cmputo disponible.
3.8.

HALLAZGOS EN LAS RONDAS

Siempre que en la ronda estructurada se detecte una desviacin de los parmetros establecidos
en la misma, se genera un reporte de no-conformidad, se investiga y se toman acciones para
corregir la causa raz. El reporte de no conformidades se genera en el sistema oficial de
Ecopetrol establecido para tal fin.

Con la informacin de campo capturada de las tareas, el operador debe analizar la tendencia en
su turno y generar acciones proactivas para mitigar el riesgo de las variables que han salido de
control y registrar el anlisis y recomendaciones en el formato de entrega de turno.

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3.9.

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El lder del sistema de rondas estructuradas de cada rea operativa y de produccin, y de cada
especialidad de soporte tcnico, debe presentar informe mensual del desempeo de las
variables operativas monitoreadas en las rondas, con el anlisis realizado y las
recomendaciones de mejoramiento para el siguiente periodo.
SEGURIDAD DEL SISTEMA

Para garantizar la seguridad del sistema se han definido los siguientes niveles de usuarios:

Administradores: Coordinadores, Ingenieros de Proceso, lderes de confiabilidad y/o

contratistas. Tienen derechos para habilitar y deshabilitar variables de medicin (tags), cambiar
parmetros de ventanas y guas de control y administrar el sistema de rondas estructuradas.

Supervisores y/o Tcnicos: Personal que ejecuta labores de supervisin en las unidades.
Pueden habilitar y deshabilitar escenarios operativos, desbloquear claves para ejecucin de
rondas estructuradas de acuerdo con la justificacin y necesidad operativa especial.

Ejecutores: Operadores, recorredores y tcnicos. Tienen derechos para realizar las rondas,
realizar reportes, documentar incidentes y no conformidades de su trabajo.

3.10.

RESPONSABILIDADES

3.11.

LDER
DE
OPTIMIZACIN,
FACILITADOR LOCAL

3.12.

3.13.

CONFIABILIDAD,

INTEGRIDAD

OPERATIVA

Orientar y recomendar para que la definicin de las rondas y los detalles relacionados se
realicen de acuerdo con la metodologa y estndares (mejor prctica)
Solucionar las dudas que se presenten durante el desarrollo de las rondas y detalles asociados
Suministrar toda la documentacin de soporte requerida para cumplir el objetivo.
Asegurar la obtencin del resultado y apoyo a la implementacin
Alinear todas las actividades asegurando la integridad del programa
Definir el procedimiento para desarrollar, implementar y optimizar las rondas estructuradas
Definir donde no es aplicable la implementacin de ronda estructurada
LNEA DE OPERACIONES Y PRODUCCIN
Asegurar la disponibilidad, entrenamiento y cumplimiento de los operadores, recorredores y
supervisores para el desarrollo de la actividad de su rea.
Revisar la definicin de las rondas y los detalles relacionados y orientar su desarrollo.
Contribuir a la planeacin de la instalacin de las rondas cuando se hayan definido.
Instalar las rondas estructuradas con el apoyo del equipo.
Facilitar y promover la transmisin del conocimiento.
Asegurar la sostenibilidad de las rondas estructuradas en las reas a cargo.
LINEA DE SOPORTE TCNICO Y DE MANTENIMIENTO
Contribuir al desarrollo del trabajo con su conocimiento del rea.
Asegurar la inclusin de todas las actividades y tareas definidas en los numerales 6.2 y 6,3, as
como aquellas que se requieran de manera especfica y que son relevantes para una ptima
operacin de la infraestructura, segn mejores prcticas establecidas.
Analizar de manera integral todo el proceso.
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Proveer la informacin requerida de su especialidad y consultar la de otras reas.

Consultar con sus pares para enriquecer la informacin.
Entender la metodologa acordada.
Difundir entre las personas de su rea el proceso.
Comunicar inconvenientes e inquietudes.

El detalle de actividades se describe con el siguiente Flujograma

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4. DESARROLLO
Las rondas estructuradas se deben definir para todas las reas operativas y de produccin de
ECOPETROL en las cuales se realiza monitoreo de equipos y unidades, de acuerdo con lo indicado por
esta directriz.
Dichas rondas se optimizan en la medida que las recomendaciones tcnicas, la experiencia del da a
da con dichas rondas y los
responsables de las reas operativas validen la conveniencia de
modificarlas, para mejorar la eficiencia y efectividad de las mismas con base en:

Flujograma descrito en el numeral 3.10

Procedimiento Diseo de una Ronda Estructurada en el Formato ECP-DHS-F-026
Formato con informacin mnima para recoleccin de datos de tareas para rondas en el Formato
ECP-DHS-F-027
Tareas de Cuidado Bsico de Equipos y Tareas de Mantenimiento menor realizadas por
Operaciones que contempla:
Tareas Cuidado Bsico de Equipos

Item
1
2
3
4
5
6
7
8

Descripcin
Medir y analizar las variables de condicin del equipo - Lubricacin
Probar sistemas de salvaguarda de bombas operando y de respaldo
Medir y analizar las variables de condicin del equipo - Vibracin
Medir y analizar las variables de condicin del equipo Temperatura
Revisar condicin mecnica de vlvulas de la planta (Lubricacin, escapes)
Inspeccionar estructuras, abrazaderas, resortes, tensores de equipos y tuberas del rea de
proceso
Orden y aseo y actividades de limpieza
Chequear los interruptores de nivel (Ej: colectores de aceite o sumideros de 'slops', etc.)

Tareas
Mantenimiento
Menor
realizado
por
Operaciones
y
Produccin:
stas
deben ser definidas y validadas por el equipo de trabajo, el responsable del rea y lder de
confiabilidad.
Cada Vicepresidencia deber asegurar los procesos de transferencia de conocimiento y adquisicin de
competencias para ejecutar mantenimiento menor.
Item
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Descripcin
Ajustar dosificador de lubricante
Cambiar aceite lubricante y tomar muestras de aceite
Cambiar aceite a consolas
Lubricacin y engrase de mecanismos y acoples
Correccin de anomalas de lubricacin
Limpiar filtros en bombas y lneas
Destapar sistema de enfriamiento (lneas y filtro)
Cambiar indicadores de presin / temperatura
Correccin de escapes menores (bridas, prensaempaques, universales hasta 4")
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21
4.1.

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Cambiar trampa de vapor roscadas

Cambiar vlvulas roscadas o bridadas (hasta 4")
Re-apretar prensaempaques en vlvulas
Engrasar vstagos de vlvulas (globo/compuerta/corredera)
Ajustar / calibrar reguladores de presin
Instalar / Reemplazar tapas y tapones de drenajes y venteos
Instalar lneas de venteo y drenaje hasta 1"
Corregir fugas en universales en conexiones roscadas hasta 2"
Limpieza y cambio de filtros en lneas de proceso hasta de 4"
Conexiones a lneas de servicios industriales y lanzas de vapor para enfriamiento de puntos
calientes
Conectar compresores de aire porttiles
Reponer tornillera faltante en cajas elctricas y bridas hasta 4"
INSUMOS

Planos de la planta o rea operativa: diagrama donde aparezca la distribucin fsica de los
equipos del rea operativa para la cual se disea la Ronda Estructurada.

Registros fotogrficos de los equipos del rea operativa: conjunto de imgenes con
suficiente detalle que permitan identificar potenciales puntos de ejecucin de tareas durante el
desarrollo de la actividad sin necesidad de tener que visitar el campo.

rbol de equipos Ellipse: listado cdigos y descripciones de equipos y componentes presentes

en el sistema de informacin de Mantenimiento.

Listado de tareas estndar de Rondas: tareas tpicas agrupadas por tipo de equipo,
producto de la realizacin de Rondas Estructuradas en diferentes reas operativas.

Resultado de talleres de RCM, RBI e IPF disponibles: listas de tareas generadas a partir de
la aplicacin de metodologas Mantenimiento Centrado en Confiabilidad, Inspeccin Basada en
Riesgo y Funciones de Proteccin Instrumentadas, recomendadas que sean ejecutadas por los
operadores.

Listas de tareas para operadores recomendadas por el personal de Mantenimiento:

complemento a los resultados del estudio de Mantenimiento Centrado en Confiabilidad.

Informacin de entrega de turno: informacin que pasa entre turnos de operacin y que
podra ser integrada a la Ronda para asegurar su registro oportuno.

Procedimientos, Instructivos y formatos de operaciones: documentos especficos de la

planta que definen la manera como se deben desarrollar las actividades operativas.

Formatos de inspecciones HSE: guas de inspeccin de sistemas contra incendio, alarmas,

vehculos, etc.

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5. CONTINGENCIAS
No Aplica.

RELACIN DE VERSIONES

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