El rea de compras es un rea muy sensible a los problemas de control interno, tanto por el

importe comprometido en la misma como por las dificultades propias de la gestin. El trabajo
incluye una gua prctica para asegurar su eficacia

1. LOS PROBLEMAS DEL APROVISIONAMIENTO

La gestin del aprovisionamiento de mercancas ocupa un lugar preponderante entre las funciones
operativas de la empresa al ocuparse de la adquisicin de los bienes necesarios para el desarrollo de la
actividad empresarial.
Esta funcin, que compete al Departamento de Compras, tiene la misin de ocuparse de tareas como la
adquisicin de mercancas en las cantidades adecuadas para mantener el ritmo continuo del proceso
productivo y satisfacer la demanda de los clientes, el ejercicio de una gestin eficiente en la relacin con
los proveedores o la bsqueda de fuentes alternativas de aprovisionamiento (Guas de Gestin de la
pequea empresa, 1995: 53-60; Perrotin y Heusschen, 1997: 13 y 27; Syaf y Martnez Moya, 1999: 11-14;
Castro y otros, 1999: 49).
Junto con las funciones anteriores, tambin debe dedicarse una notable atencin al proceso operativo de
las transacciones de compras, con el propsito de que se adecen a la organizacin interna dispuesta por
la Direccin, como garanta de la eficiencia operativa y del cumplimiento de las directrices empresariales.
Estos objetivos manifiestan la necesidad de implementar un sistema de control interno para el rea de
compras que permita sentar las bases para estructurar la gestin de las compras en relacin con los
aspectos siguientes:
La gestin de proveedores y las cuentas a pagar, en el sentido de efectuar una seleccin de proveedores
competitivos y proteger la funcin financiera, con acciones tendentes a la bsqueda del equilibrio entre las cuentas
a pagar y la gestin del disponible.
Establecer un proceso operativo acorde con la estructura departamental que identifique las actividades y tareas,
los centros de control y los documentos soportes de las compras, incidiendo en las fases de autorizacin y ejecucin
que caracterizan el control interno operativo.
Suministrar informacin contable fiable y relevante para el ejercicio del presupuesto, para la formulacin de la
contabilidad analtica y para la toma de decisiones a travs del anlisis del capital circulante y la rotacin de
existencias, donde el volumen de compras y el saldo de proveedores constituyen variables bsicas.
Favorecer el conocimiento, formacin y adaptabilidad del personal a la implantacin de sistemas integrados de
gestin informtica, tipo ERP (1) (Martnez Lpez y otros, 2001: 52-61; Sevillano, 2001; 17-22).
Favorecer, asimismo, la supervisin de los administradores y directivos, y facilitar el ejercicio de la auditora de
cuentas, lo que se traducira en limitar el riesgo de la gestin y en el ahorro de costes.

2. EL CONTROL INTERNO DE LAS ACTIVIDADES DEL REA DE COMPRAS

Aunque el control interno va ligado, generalmente, a la actividad de la auditora externa e interna
(Herrador y De los Rios, 2002: 48-53), existen muchas empresas (pymes) que al no tener que someterse
a la actividad de auditora no contemplan la relevancia del control interno al servicio de la gestin. Por
ello, independientemente de que constituye una herramienta bsica al servicio de la auditora,
destacamos su relevancia de cara al control de gestin (Anthony, 1990: 19-21 y Mallo y Merlo, 1995: XXI
de la introduccin ).
El control interno constituye una disciplina integral al servicio de la Direccin, constituyendo su propsito
la implementacin de instrumentos, tcnicas y medidas tiles y relevantes para mantener o modificar
determinadas pautas en las actividades de la organizacin y que coadyuven a proporcionar a la Direccin
la conviccin objetiva de que su actuacin empresarial es acertada, eficaz y eficiente; lo que facilitar el
control de gestin y su competitividad en el mercado.
Para efectuar el estudio del control interno tomamos como base de referencia, junto con otros
pronunciamientos (Cooper & Lybrand, 1984: 18 y Almela, 1987: 93), el informe COSO (2) , que lo contempla
como un proceso interno de la estructura empresarial cuyos objetivos se enmarcan en tres categoras
(Cooper & Lybrand, 1996: tomo I, 15; Coopers & Lybrand, 1997: 17):
a) Operacionales

Que se refieren a la utilizacin eficaz y eficiente de los recursos de la entidad y a la salvaguarda de activos. En este
sentido abarca aspectos sobre la organizacin como la asignacin de responsabilidades y la disposicin de
documentos soportes de las actividades, la implementacin de tcnicas como la segregacin de funciones y la
bsqueda de resultados como el equilibrio financiero.
b) Informacin financiera
Referente a la preparacin y publicacin de estados financieros estables.
c) Cumplimiento
Referente al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y los reglamentos aplicables.
En este trabajo nos hemos centrado en el anlisis de los objetivos operacionales del rea de compras,
utilizando como hilo conductor las actividades que constituyen los vrtices del circuito administrativo del
rea de compras y las funciones de autorizacin y ejecucin que caracterizan al control interno.
Posteriormente aplicaremos medidas de mbito estrictamente contable tendentes al registro oportuno y
fiable de cada operacin.

3. ELEMENTOS QUE COMPONEN EL CIRCUITO OPERATIVO DE COMPRAS

En primer lugar, y como paso previo a efectuar un anlisis pormenorizado del control interno, debemos
identificar los elementos que constituyen el proceso operativo de una transaccin de compras, los cuales
se muestran en el grfico 1.
GRFICO 1. PROCESO OPERATIVO DE UNA TRANSACCIN DE COMPRAS

Fuente: Elaboracin propia

Este grfico ilustra los vrtices (representado en columnas) que deben comprenderse para la
implementacin del sistema de control interno integral del rea de compras.
En la primera columna se representa los departamentos que intervienen en el ejercicio operativo de cada
compra, en la segunda y tercera se muestran las actividades y tareas que deben efectuarse, as como el
orden en que se suceden las mismas (3) , en la cuarta los documentos representativos de cada actividad y
en la quinta se expone los riesgos en que se incurrira en caso de incumplimiento.
En relacin con los Departamentos, hemos de precisar que Compras debe constituir un departamento
independiente del resto, al frente del que se situar un responsable. Con respecto a Administracin
hemos separado dos funciones, que si bien podran presentarse por separado en muchas empresas se
anan bajo un nico responsable. Por un lado, la funcin administrativa se encarga del proceso inherente
a la aprobacin de la factura, mientras que el cometido de la funcin contable sera el registro y control de
la informacin financiera.
Dentro de las actividades que componen el circuito, la primera tiene por finalidad el ejercicio de las tareas
preliminares para la contratacin de la compra, es decir, centralizar las necesidades de suministro, como
paso previo al aprovisionamiento, seleccionar el proveedor ms competitivo y que se verifique la
existencia de fondos para la adquisicin. Para este fin debera cumplimentarse un documento "ad hoc". La
ausencia de esta actuacin conllevara la realizacin de compras desmesurada a proveedores
inadecuados y en condiciones poco ventajosas.
La contratacin implica la aceptacin de las condiciones comerciales y financieras por ambas partes que
debern sustentarse sobre el contrato de compra u orden de pedido. La ausencia de este documento o su
falta de cumplimentacin podra provocar diferencias de opinin entre los contratantes en relacin con el
precio pactado, portes, condiciones comerciales o financieras, lugar de entrega, etc.
La recepcin de la mercanca requiere el cumplimiento del contrato comprobando el plazo de entrega, la
cantidad y la calidad. Debe destacarse que la mercanca deber recibirse junto con su albarn de
expedicin, como base para la aceptacin.
La aprobacin de la factura debe efectuarse una vez cotejada la cantidad, condiciones comerciales y
financieras y el precio estipulado en contrato, y siempre que reuna los requisitos exigidos por la
legislacin vigente.

Finalmente, y una vez que cada actividad y tarea ha sido autorizada y ejecutada correctamente se
procede al registro contable.
Con base en el grfico 1 abordamos el estudio del sistema de control interno tomando las actividades
como hilo conductor.

3.1. Acciones preliminares para la contratacin de compras

Para acometer con eficiencia esta actividad, deberan realizarse tres tareas:
3.1.1. La centralizacin de las necesidades de aprovisionamiento
El objetivo perseguido es cerciorarse de que se compran las cantidades oportunas de cada producto.
Para ello, y como paso previo a su ejecucin, se debera:
a) Revisar los registros de inventarios para comprobar el nivel de existencias del producto objeto de la compra.
b) Consultar a los responsables de otras dependencias (almacenes, establecimientos comerciales, etc.) acerca de las
necesidades de este producto.
c) Revisar el presupuesto de unidades de compras (en empresas comerciales).
Con esta actuacin se conseguir, cada vez que se vaya a realizar un pedido, adquirir la cantidad
necesaria y suficiente y se asegurar el mantenimiento del stock de seguridad, se atender eficazmente
la demanda de ventas y se evitar incurrir en costes econmicos o funcionales por adquirir un volumen
insuficiente o excesivo.
3.1.2. La seleccin del proveedor
Slo debera comprarse a proveedores autorizados por la Direccin. Este hecho tiene como finalidad
(REA, 1994: 90):
a) Asegurar que los artculos tengan una contrastada calidad
b) Que el precio haya sido previamente comprobado
c) Que sean proveedores acreditados en el mercado, con capacidad actual y potencial para atender nuestras
demandas de bienes (respetando las condiciones pactadas, como la fecha de servicio, la cantidad y calidad del
producto...)
d) Que no tengan ninguna restriccin financiera (para cuyo fin debe solicitarse una consulta al Registro de
Aceptaciones Impagadas, RAI) ni legal para ejercer su actividad.
Para ello, se debe disponer de una base de datos protegida con la relacin de proveedores autorizados y,
en su caso, con otros potenciales (interesados en contratar con la compaa) que incluya:
Datos identificativos: nombre comercial, direccin y, en su caso, personal de contacto;
Relacin de los productos ofertados y la calidad exhibida;
Condiciones comerciales;
Relacin de precios ofertados;
Relacin de descuentos financieros y rappels;
Histrico del volumen de compras realizadas en perodos anteriores; e,
Histrico del RAI, que exprese las devoluciones de efectos comerciales de los ltimos ejercicios.
Este archivo debe actualizarse peridicamente, lo que requiere el mantenimiento de contactos peridicos
con proveedores habituales y otros potenciales con el fin de conocer las condiciones comerciales,
financieras, precios y calidades que constituyan un principio de acuerdo de voluntades para la
contratacin. Esta medida pretende seleccionar el proveedor ms competitivo y asegurar el suministro
(con la calidad exigida) en situacin de crisis del proveedor habitual o del mercado.
Cuando surjan diferencias importantes entre los datos histricos de la base de datos y los nuevos, stas
debern justificarse por los responsables, ya que podran deberse bien a variaciones reales del sector

(aspecto, que a modo de ejemplo, se ha puesto de manifiesto en empresas demandantes de materias

primas dependientes del petrleo) o a manipulaciones.
Adems, y sin perjuicio de aplicar todos estos controles para la seleccin de proveedores, sera
recomendable que se realizaran peridicamente controles por parte de personas independientes de
Compras para (REA, 1994: 92):
a) Comparar los precios contratados con las listas de precios autorizados; y,
b) Comparar los precios contratados, con los ofertados por otros eventuales proveedores.
Un riesgo aadido, en relacin con la segregacin de funciones, surge cuando se delega la
responsabilidad de la contratacin en un nico actor, debido a que ste podra seleccionar a proveedores
no competitivos por intereses personales. Para evitar este hecho debera acreditarse una poltica de
compras que disponga la participacin de al menos dos personas en la ejecucin de la compra, e incluso
que a partir de un importe determinado sta sea aprobada por un tercero.
3.1.3. Verificar la existencia de crdito para la compra
El propsito de esta tarea reside en solicitar al Departamento de Tesorera la existencia y disposicin de
fondos para acometer los aprovisionamientos, bien sea con cargo a:
a) Presupuesto de compras
b) A fondos extraordinarios, cuando sean partidas no presupuestadas.
Para este fin, Tesorera deber responder informando de la disposicin de fondos o en su caso de la
insuficiencia de stos, y la necesidad de contratar cantidades "extras", que eviten una situacin de
desequilibrio financiero. El riesgo de incumplimiento, es decir, contratar sin previo control sobre la
financiacin, puede desnivelar la poltica financiera, provocando costes por descubiertos bancarios,
anotaciones en el RAI y una deficiente imagen empresarial.

3.2. El contrato de compras

Terminada la fase anterior se procede a la contratacin, accin que supone la firma del contrato (Vidal,
2004: 13) por ambas partes, con el consiguiente efecto:
a) Supone la aceptacin de un precio para una marca y calidad de producto.
b) Se aceptan las condiciones comerciales pactadas: fecha de suministro y pago y descuentos y condiciones
inherentes al transporte (por cuenta de quin, coste y seguro durante la travesa). A este respecto debera
concretarse el modo del transporte y, en su caso, verificar que el medio seleccionado es el apropiado para la fecha
de envo y la naturaleza del material (Cashin y otros, 1988: 815).
Ahora bien, en el supuesto de que posteriormente a la firma se produzcan modificaciones del contrato,
debern aprobarse por el Director de Compras y adjuntarse en un anexo al contrato, que debe enviarse a
los departamentos interesados para informarles de los cambios.
El proceso administrativo u operativo que se deriva de la firma del contrato, requiere la emisin de copias
que se distribuyan al resto de departamentos que intervienen en la operacin.
Con el objeto de representar grficamente el proceso operativo de la actividad de la contratacin, as
como del resto de actividades (la recepcin de la mercanca o devolucin de sta y la recepcin de la
factura) utilizamos la simbologa que mostramos en el grfico 2.
GRFICO 2. SIMBOLOGA PARA LA REPRESENTACIN DEL PROCESO DE ACTIVIDADES

A continuacin ilustramos, mediante el grfico 3, el proceso de la contratacin que debera observarse

para asegurar un buen control de esta actividad.
GRFICO 3. PROCESO OPERATIVO DE LA CONTRATACIN DE COMPRAS

Fuente: Elaboracin propia

En esta operatoria participan los Departamentos de Compras, Almacn y Administracin, y el proceso
operativo es el siguiente:
Del contrato o pedido (PD), y tras entregar al proveedor su correspondiente ejemplar, la compaa
0
debera emitir tres copias prenumeradas: la primera, a modo de original (PD ) se archivar en Compras
para el ejercicio de posteriores controles.
Las dos siguientes copias, que deben llevar impreso el sello o la rbrica del responsable de Compras,
como indicacin de que es una operacin autorizada, deben destinarse a:
1

a) Copia PD al Almacn para informar de la cantidad y calidad del producto contratado y la fecha de servicio. La
recepcin de este documento le informar, a su vez, de la necesidad de buscar un espacio fsico para ubicar la
mercanca. Esta copia quedar archivada en Almacn como medio para su control.
2

b) La copia PD se enviar a Administracin, cuya funcin residir en guardarla en un archivo transitorio para que
posteriormente se coteje con otra copia del albarn (para la comprobacin de cantidades recibidas) y de la factura
(para la comprobacin de precios contratados).

3.3. La recepcin de mercancas

La actividad siguiente es la recepcin de la mercanca, para cuyo cometido el jefe de Almacn habr
recibido previamente una copia del contrato.
La recepcin requiere que en el contrato se especifique el lugar de destino (para evitar que se cometan
errores en el envo por parte del proveedor). A este respecto deben considerarse las siguientes medidas
(REA, 1994: 99):
a) Deben recepcionarse en lugares habilitados que permitan la supervisin e inspeccin de los bienes por el
responsable;
b) En lugares separados de las funciones de embarque y almacenamiento, o en su defecto debera habilitarse una
zona separada en el caso de la existencia de un nico almacn;
c) Adems, este lugar debera permitir el acceso cmodo de los transportistas al mismo.
Una vez recepcionada, en lugar autorizado, se debe inspeccionar su estado fsico, la calidad, las
especificaciones incluidas en el contrato y la cantidad de la mercanca recibida. Para ello, el jefe de
Almacn, responsable de la recepcin, comprobar:
a) Que la cantidad y la calidad del producto coincide con la relacionada en el albarn. En caso contrario ste debera
modificarse en presencia del transportista, quin deber ratificarlo con su firma;
b) Que la cantidad, calidad y otras especificaciones se corresponden con las contratadas, segn consta en la copia
del contrato que obra en su poder, es decir, que no se reciba cantidad diferente de la contratada y que la calidad se
ajusta al pedido.

Para la comprobacin cualitativa es recomendable que el jefe de Almacn sea asistido por un tcnico
cuando el producto lo requiera (productos qumicos, tecnolgicos, etc.) y que utilice todos los medios
disponibles para comprobar el peso u otras medidas (bsculas y balanzas de peso, anlisis de
laboratorio, etc.).
Ahora bien, una vez que el producto y el albarn han sido debidamente conformados se deber iniciar el
proceso administrativo consistente en elaborar las copias del albarn que deben emitirse y su distribucin
al resto de departamentos. Para facilitar la comprensin del mismo lo representamos por medio del
grfico 4, como gua para su desarrollo.
GRFICO 4. PROCESO OPERATIVO DE LA RECEPCIN DE MERCANCAS

Fuente: Elaboracin propia

El proceso se inicia con el visto bueno del jefe de Almacn a la mercanca recibida mediante la firma de
0
las dos copias del albarn, una se devolver al proveedor, y con la original (ALBARN , que archivar
posteriormente en sus dependencias) confeccionar, como mnimo, dos copias ms distribuyndolas:
1

a) La 1 copia (ALBARN ) a Compras para confirmarle la recepcin correcta de la mercanca. Copia que quedar
archivada en Compras.
2

b) La 2 copia (ALBARN ) la enviar al director de Administracin (funcin administrativa) para la verificacin de los
datos cuantitativos con la factura a recibir, la cul quedar guardada en un archivo transitorio para que ste coteje
las cantidades que realmente han entrado con las recogidas en la factura a recibir.
Ahora bien, la copia interna del albarn que confecciona el jefe del Almacn (a la que hemos aludido
anteriormente), debe ser un modelo diseado y prenumerado cuyas copias debern estar preimpresas y
emitidas en colores distintos donde deberan constar, como
Datos identificativos: N del albarn original y datos del proveedor.
Datos descriptivos: Relacionar la descripcin de la mercanca recibida (marca, modelo, etc.).
Condiciones cuantitativas y cualitativas de la mercanca, es decir, nmero de unidades recibidas y descripcin de
calidad (peso, materiales, etc.).
Aceptacin del pedido: Se habilitar un espacio para que conste la firma o visado del responsable de almacn,
confirmando la idoneidad de la mercanca.
No obstante, en otras ocasiones, en vez de crear un albarn estndar, la empresa puede optar por
distribuir fotocopias del albarn emitido por el proveedor. En este caso, debe consignarse un sello que
indique la fecha de recepcin, la persona que lo ha recepcionado (jefe de Almacn) y su autorizacin.
Otras medidas de control complementarias que podran implantarse para mejorar el control son:
a) La llevanza de un libro de albaranes recibidos, emitido manual o informatizadamente, en el que se anotarn
cronolgicamente cada uno. En caso de llevarse electrnicamente, se debe tener en el almacn un soporte

informatizado que deber estar unido on line con otros departamentos (Comercial, Produccin y Compras), lo que
permite informar a stos en tiempo real del suministro recibido.
b) No debera aceptarse una mercanca para la que no exista copia del contrato de compra, ya que se podran
aceptar mercancas excesivas o que no renan los requisitos de calidad especficos; o bien, comunicar este hecho al
responsable de Compras para que acte autorizando o no la recepcin.
c) En el supuesto de retraso del servicio de una mercanca, el jefe de Almacn deber notificarlo al responsable de
Compras; bien a travs del soporte informatizado on line o bien por un mecanismo interno ("parte de retraso en el
pedido"), para que ste indague sobre los posibles motivos del retraso, autorizando el retraso o procediendo a su
cancelacin por haber transcurrido el perodo de servicio contratado (el cual deber especificarse en el contrato).
En este caso, el director de Compras notificar a Almacn la decisin adoptada.

3.4. La devolucin de mercancas

Puede ocurrir que en la actividad de la recepcin e inspeccin de la mercanca se detecten anomalas o
irregularidades que aconsejen su no aceptacin y, por tanto, que se proceda a su devolucin.
Con independencia de que la devolucin sea total o parcial, debera seguirse un procedimiento
administrativo para tener un control sobre cada devolucin. Con este fin, vamos a representar por medio
del grfico 5 el proceso de una devolucin, que sirva de gua para su desarrollo.
GRFICO 5. PROCESO OPERATIVO DE LA DEVOLUCIN DE MERCANCAS

Fuente: Elaboracin propia

Cada devolucin, en el mbito administrativo, supone la no aceptacin del albarn recibido y la
generacin de un albarn o nota interna de devolucin "Parte de devolucin", que podr ser total o parcial
(incluir una relacin de las mercancas devueltas). Para esta actividad se debera emitir una original
0
(parte devolucin ) que se enva al proveedor y, como mnimo, tres copias ms con los siguientes
destinos:
1

a) La 1 copia se archiva en las dependencias del almacn (Parte devolucin ).

2

b) La 2 copia (Parte devolucin ) se enva al responsable de Compras para informarle de la devolucin . ste deber
informar, a su vez, a Produccin de los problemas inherentes al suministro, ya que la falta de una materia prima u
otro aprovisionamiento puede provocar una ruptura del stock. Esta copia quedar archivada en las dependencias de
Compras.
3

c) La 3 copia (Parte devolucin ) se enva a Administracin, y quedar guardada en un archivo transitorio para que
no se d conformidad a la factura original y, por tanto, se espere recibir la factura de abono correspondiente.

Posteriormente, el proveedor deber enviar una factura de abono por la devolucin, parcial o total, que
incluya los requisitos fiscales exigidos por la legislacin.

3.5. La aprobacin de facturas

La factura, que se recibe habitualmente en las dependencias de Administracin, constituye el documento
no formal de reconocimiento de la obligacin de pago y el documento utilizado generalmente por las
empresas para contabilizar una compra. Ahora bien, pese a este hecho, el registro podra efectuarse, de
acuerdo a derecho, con el albarn de recepcin, ya que cumplen las dos siguientes condiciones:
a) Previamente a su recepcin, existe el reconocimiento de la obligacin del pago, que se produce por acuerdo de
voluntades, o bien, a la firma del contrato de compraventa.
b) Cuando se adquiere la propiedad del bien, la cual se produce cuando ste se transmite o se pone a disposicin
del adquirente.
Pero la factura aporta como ventaja que es un documento ms completo que el albarn (incluye la
repercusin del IVA) y facilita el proceso de control y organizacin interno.
Independientemente de que la factura se reciba en papel o por otros medios, debe establecerse un
proceso administrativo tendente a su aprobacin. Para este fin, y en la lnea mostrada con respecto a las
actividades anteriores, creemos oportuno ilustrar mediante el grfico 6 el proceso operativo afecto a la
factura (que tiene lugar en el departamento de Administracin).
GRFICO 6. PROCESO OPERATIVO DE LA RECEPCIN Y ACEPTACIN DE FACTURAS

Fuente: Elaboracin propia

Este proceso se inicia cuando la factura recibe en las dependencias de la compaa donde est ubicada
Administracin. Las facturas se irn depositando en un archivo transitorio para que sean conformadas con
la copia del contrato y del albarn recibido.
Ahora bien, este proceso requiere que, previamente, se hayan creado en Administracin dos archivosregistros transitorios:
a) De contratos de compras firmados y pendiente de verificar con facturas. Reunir ordenadamente una copia de
2
cada contrato (orden de pedido) recibido de Compras, cuya copia (PD ) se utilizar para verificar si la factura rene
las condiciones comerciales contratadas (descuentos por pronto pago o por volumen de pedido) y que el precio
facturado coincide con el contratado.

b) De albaranes recibidos pendientes de verificar con las facturas. En este registro se irn guardando los albaranes
2
(ALB ) recibidos de Almacn, los cuales servirn para verificar si las cantidades facturadas corresponden a las que
efectivamente entraron y, por tanto, confirmar que no se ha producido ninguna incidencia.
Este sistema permite que peridicamente se revise el estado de las tres carpetas, de tal manera que se
pueda detectar la existencia de algn contrato para el que no se ha recibido albarn o viceversa, de un
albarn que no corresponda a ninguna factura, o bien, que exista alguna factura para la cual no haya
contrato o albarn.
Si como resultado del proceso quedan facturas para las que no existe copia de contrato o albarn, se
debe comunicar al responsable de Compras para que investigue los motivos. De otra manera su registro
facilitara el pago de la misma sin tener constancia de que haya sido contratada o recibida la mercanca.
Una vez cotejada la factura con los datos del contrato y de los albaranes, y como paso previo a su
aprobacin definitiva, se debera realizar dos controles sobre la misma:
a) Comprobar los datos aritmticos, especialmente en aquellas emitidas manualmente
b) Comprobar que la factura recibida contiene todos los datos requeridos por la legislacin fiscal (4) . En caso
contrario, antes de su conformidad, se deber avisar al proveedor para que rehaga adecuadamente la misma.
Una vez verificados los puntos anteriores se da conformidad a sta mediante un visado impreso en la
misma o por firma personalizada del director de Administracin.
Terminado este proceso la copia del contrato, el albarn y su factura se unen y se envan a Contabilidad,
donde tras su registro quedarn archivadas (tambin tendr acceso el responsable de Administracin),
evitando as la emisin de duplicados de la factura.
A veces, como medida complementaria de control, tambin podra emitirse un duplicado para Compras
con el fin de informarle que el proceso ha concluido satisfactoriamente, estando nicamente pendiente el
pago.
Finalmente, debemos relatar el hecho referente a la existencia de variaciones entre la factura recibida y
los datos consignados en el contrato o en el albarn recibidos. Para este fin, presentamos el grfico 7 que
muestra el proceso operativo que realiza la funcin administrativa.
GRFICO 7. PROCESO OPERATIVO DEBIDO A VARIACIONES ENTRE LA FACTURA RECIBIDA Y LA
COPIA DEL CONTRATO O DEL ALBARN

Fuente: Elaboracin propia

Este grfico muestra una variacin con respecto al proceso habitual. Ocurre cuando se comprueba que
los datos facturados no coinciden con los del albarn y pedido. En este, caso se inician dos procesos
simultneos:
3

a) Se acude al archivo transitorio de "partes de devolucin" (DEV ), y se comprueba que existe un parte de
devolucin referente a esa factura. En este sentido, una vez identificada la incidencia debe reclamarse la factura de
abono coincidente con el parte anteriormente citado.
b) La factura original junto con el albarn y el pedido se unen, y quedan pendientes de enviar a Contabilidad.
Finalmente, cuando se recibe la factura de abono, se comprueba y, si se da la conformidad, se unen los
cinco documentos, formando una unidad, y se envan a Contabilidad para su registro y archivo.

4. CONTROLES CONTABLES
Una vez finalizado el proceso operativo, es decir que una compra ha sido adecuadamente autorizada y
ejecutada, se procede al registro de la operacin. Esta etapa requiere que se apliquen controles sobre el
registro en el entorno informatizado y sobre el tratamiento contable dirigidos a asegurar el registro
oportuno y fiable de cada compra: son controles tendentes a evitar la prdida de algn documento, la
duplicidad del mismo, acciones de fraude en el registro o la aplicacin incorrecta de normas contables.
Los controles que debern emplearse en esta fase sern medidas sobre la captura de datos, la entrada,
el procesamiento y la salida de datos constituyendo, por tanto, un compendio de controles "a priori" y "a
posteriori" (Snchez Fernndez de Valderrama, 1997: 349-357; Fernndez, 1995: 9-15; Heffes y otros,
1994: 291-296).
1. Los controles sobre la captura y entrada de datos, abarcan medidas administrativas relacionadas con la
aceptacin de los documentos, la exactitud y la integridad de los datos. En concreto, destacamos las siguientes:
a. Slo se registrarn facturas debidamente originales, completas y autorizadas.
b. Controles de correccin de errores. Es consecuencia de facturas que no cumplen los requisitos fiscales o que no
han sido autorizadas. En este caso es recomendable emitir un documento interno de reclamacin al proveedor o de
identificacin del error, iniciando la va reclamatoria.
2. Controles de proceso. Su finalidad reside en la integridad y verificacin del sistema, evitando la prdida de datos
durante el proceso. Este control, de ndole informtico, es inherente al resto de reas.
3. Exactitud en la salida de datos. Es una medida "a posteriori", que tiene por objetivo comprobar, una vez anotado
el asiento, la exactitud de los datos de salida del proceso con respecto a todos y cada uno de los datos de entrada:
incluye la fecha, los cdigos de subcuentas de la masa patrimonial de compras (incluyendo descuentos por pronto
pago, rappels, etc.), proveedores, HP IVA soportado, y los importes.
Una vez registrada la compra, y observadas las medidas anteriores, se deben aplicar otros controles
contables, "a posteriori", con la finalidad de:
- Asegurar la integridad y fiabilidad de los saldos de proveedores y compras; o bien,
- Detectar algn indicio de accin irregular o delictiva.
Entre las medidas que pueden comprenderse, en este sentido, destacamos las siguientes:
a) Verificar, peridicamente, que todos los proveedores que tienen subcuenta abierta han tenido movimiento
durante el ejercicio. De esta manera se pueden conocer y seleccionar:
- Aquellos que han tenido un mayor volumen de movimiento durante el ejercicio. Esta informacin se podra utilizar
para negociar descuentos comerciales por volumen de pedido, etc.;
- Los proveedores que tienen mayor saldo, los cuales sern incluidos en la circularizacin;
- La existencia de proveedores sin movimientos, en cuyo caso recabaremos informacin de los motivos por los que
estas cuentas estn activas y, en su caso, se cancelar su subcuenta; y,
- La existencia de proveedores con saldo deudor, lo que puede deberse a errores en el registro, o al hecho de haber
abonado un mayor importe que el facturado.

b) El corte de operaciones de compras (Cashin, J.A. y otros, 1988: 585). Se realiza al final del ejercicio y antes de
proceder a la regularizacin. Consiste en verificar que las ltimas mercancas recibidas e incluidas en el inventario
final han sido registradas en el mismo perodo, bien con la factura o, en su defecto, con el albarn del proveedor
(facturas pendientes de recibir o formalizar). Para ello, se seleccionan los ltimos albaranes recibidos, y se verifica
que:
- La factura a la que corresponde est contabilizada en el perodo; y,
- Que la mercanca, a la que hace referencia, ha sido incluida en el inventario de existencias.
Complementariamente, se seleccionan las ltimas facturas recibidas y se verifica que estn registradas en el
perodo, y que corresponden a mercanca inventariada.
Tambin podra comprobarse que las primeras facturas contabilizadas en el perodo siguiente corresponden, bien a
albaranes recibidos en el perodo anterior y que se contabilizaron con abono en la cuenta de proveedores facturas
pendientes de recibir o formalizar, o bien a los primeros albaranes recibidos.
c) Verificar, aleatoriamente, que los documentos contables (facturas y albaranes) contienen los diversos niveles de
autorizacin y aprobacin referente a la utilizacin de sellos impresos o firmas de los responsables.
d) Aplicar controles para comprobar la veracidad de los saldos de proveedores:
- Mediante el rastreo minucioso del libro Mayor de cada proveedor, lo que permite averiguar la existencia de
partidas mal registradas.
- Efectuar conciliaciones peridicas con los proveedores con el fin de corregir los posibles errores de contabilidad o
descubrir la prdida de algn documento, lo que puede obstaculizar su registro y el reconocimiento de la deuda.
Debe realizarse como mnimo al final de cada perodo contable verificando que la deuda mantenida con el
proveedor coincide con el saldo de las cuentas de control del Mayor. En caso de errores se deben aclarar las
diferencias, y las partidas en disputa deben ser objeto de resolucin por parte del departamento de Administracin
o Compras.
La circularizacin (REA, 1998a: C12-22; REA, 1988b: A.15-1 a A.15-6) debera realizarse por un director de rea
distinto de aqullos que habitualmente tratan con los proveedores o manejan sus cuentas (director de compras o
de administracin y contabilidad), de manera ocasional y preferiblemente por sorpresa.
- Asimismo, se deben investigar los saldos mantenidos con proveedores con poco movimiento, con el objeto de
averiguar si se han utilizado para contabilizar asientos ficticios que generen una deuda ficticia y para los que se
pueden haber efectuado pagos ficticios.
e) Comprobar que se han efectuado los ajustes provocados por situaciones atpicas como diferencias de conciliacin
con otros proveedores, pagos anticipados, etc., y que hayan sido autorizados por el responsable.

5. CONCLUSIONES
Una vez que se ha conseguido alcanzar cierta estabilidad en la esfera econmica, hoy da existe un
inters cierto por parte de las Direcciones empresariales hacia el control de la gestin; inters que tiene
como propsito la bsqueda de la eficiencia del negocio y del ejercicio de las actividades operativas para
defenderse eficazmente en un mercado competitivo.
En este contexto econmico la actividad de auditora (y ms concretamente la auditora interna) han
contribuido al perfeccionamiento de la gestin de las grandes compaas al estudiar y ayudar a la
implantacin de sistemas de control interno. Sin embargo, no se adivina este mismo escenario fuera de
ese entorno, especficamente, en las pymes. Por ello, adems de abogar por el desarrollo de la auditora
interna, debera comprenderse el control interno como una disciplina estructurada y compacta dirigida a
cualquier tipo de empresa. Y es en este marco donde las distintas reas que configuran una empresa
deben ser estudiadas, ocupando el rea de compras una parcela muy relevante.
As, la divisin de la transaccin de compras en actividades posibilita incidir de manera particular en
aspectos bsicos del desarrollo completo de estas operaciones para conocer los puntos dbiles y fuertes
de cada actividad y poder emitir propuestas de mejora que redunden en beneficio de la gestin.
El control interno para el rea de compras comprende dos tipos de controles: operativos y contables.

Los operativos se apoyan en los principios de autorizacin y ejecucin, y de acuerdo con criterios
directivos tienen como finalidad la implementacin de controles sobre las siguientes actividades: en primer
lugar, la aprobacin de la compra una vez que se han realizado las tareas preliminares, que son, la
centralizacin de las necesidades de compras, la seleccin del proveedor competitivo y la verificacin de
la existencia de crdito para el aprovisionamiento; seguidamente, la contratacin, fijando las condiciones
comerciales y financieras; la recepcin de la mercanca que conlleva la correspondiente verificacin
cuantitativa y cualitativa; finalmente, el reconocimiento de la compra por la aceptacin de la factura.
Los controles contables, a su vez, tienen un doble objetivo: evitar riesgos en el registro de la compra y
velar por el cumplimiento de la normativa contable.
Nuestra intencin no ha sido proponer de forma generalizada bateras de controles inconexos, sino
exponer los fundamentos de cada control que posibilite su comprensin y relevancia por parte de los
directivos. As, y a modo de resumen, exponemos aquellos aspectos que dan consistencia a lo
anteriormente expuesto:
En relacin con las acciones preliminares para la contratacin, debe disponerse de informacin detallada
sobre las necesidades reales de la mercanca a adquirir y de la existencia de fondos disponibles para esta
operacin a fin de evitar riesgos financieros. Asimismo, debe efectuarse un seguimiento comercial y
financiero a los proveedores con el propsito de asegurar el suministro en las mejores condiciones
posibles del mercado.
En relacin con la contratacin, la recepcin e inspeccin de la mercanca y la aprobacin de la factura,
incidimos en la relevancia de la segregacin de funciones y de la creacin de un circuito documental gil
que posibilite el buen fin de la operativa y la determinacin de responsabilidades en caso de
incumplimiento o errores.
La irrupcin de la informtica en el proceso contable exige que se implementen nuevos controles
exclusivamente informticos sobre el proceso de registro del asiento. En este sentido, son necesarios
controles que aseguren que las compras grabadas son correctas en lo referente a la fecha del registro, las
cuentas y los importes; y tambin controles relacionados directamente con los saldos de compras y
proveedores mediante revisiones peridicas del mayor, conciliaciones, circularizaciones y pruebas sobre
el corte de operaciones de compras.
Finalmente, sera recomendable la elaboracin de informes inherentes a cada actividad de compras
donde se detallen los puntos dbiles detectados en relacin con las medidas de control recomendables.
Informes que deben servir de gua para el ejercicio de posteriores revisiones y en aras a alcanzar la
eficiencia operativa de cada actividad.