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Qumica Orquino S.A. de C.V.

Tecnologa en el Lavado
http://www.elsel.com.mx

Procedimiento de
Control de Registros

N de
EL-AG-007
procedimiento
Revisin
01
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Edicin

16/05/2012

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Registros de Calidad


2. OBJETO: Asegurar la rastreabilidad, control, actualizacin, difusin, disponibilidad, resguardo,
almacenamiento, proteccin, recuperacin, consulta, conservacin y mantenimiento de todos los Registros
de Calidad establecidos en el Sistema de Gestin de la Calidad y su Estructura Documental.
3. ALCANCE: Aplica a todos los registros generados en el Sistema de Gestin de la Calidad.
4. DESARROLLO:
Actividad
1. Legibilidad

2. Identificacin

3. Almacenamiento

4. Proteccin

5. Recuperacin

Descripcin de la actividad
Para asegurar que los registros son legibles (claros, completos y
entendibles para la lectura) los registros (formatos) se imprimen en papel
o se generan en medios electrnicos.
El personal responsable de la elaboracin de procedimientos o manuales,
al generar o modificar un registro asociado a los mismos, lo identifica
mediante las siguientes opciones:
A) Nombre y Cdigo (de acuerdo a la Gua para la Elaboracin de
Documentacin).
B) Nombre.
El Coordinador de Calidad de cada Divisin concentra en la Lista de
Formatos (LF) el total de los registros generados.
Cuando un formato sufra alguna modificacin, el responsable comunicar
el cambio al Director General quien registrar la modificacin en el
Control de Revisiones dentro del Manual de Calidad (MC) en la seccin
0.4, el responsable pasar copia del formato actualizado a los usuarios
correspondientes y al Director General para actualizar el Manual
Operativo.
Los registros son contenidos en los dispositivos y equipos que se
requieran como son carpetas, archiveros, CDs, zip, disco duro, servidor y
cualquier otro dispositivo que se requiera de acuerdo a la tecnologa
utilizada.
Los registros en papel se mantienen en reas de almacenamiento como
gavetas, archiveros,
cajones, etc. debidamente identificados, y
organizados en consecutivo, orden alfabtico, cronolgico o como mejor
convenga al usuario.
Los jefes de departamento son los responsables de la integridad de los
registros generados por el personal a su cargo, por lo que designan el
lugar adecuado para la ubicacin de los mismos vitando que puedan ser
daados, perdidos o deteriorados.
Todos los registros de calidad en papel o electrnicos son clasificados
fsicamente por el generador (por nombre, fecha, tipo de informacin u
otra forma conveniente para el usuario (s), y ubicados en sitios accesibles
al personal que los requiere para el desarrollo de su trabajo permitiendo
su fcil y oportuna recuperacin. Los responsables de rea analizan cada
tipo de registros y determinan el periodo en que se guardarn; tanto en la
oficina como en el archivo central, considerando lo estipulado en la ley y

Qumica Orquino S.A. de C.V.


Tecnologa en el Lavado
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7. Disposicin

8. Revisin de
Registros

Procedimiento de
Control de Registros

N de
EL-AG-007
procedimiento
Revisin
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Edicin

16/05/2012

las necesidades propias de la empresa, este tiempo de retencin se


registra en cada procedimiento y en el control de registros de calidad.
Cuando se requiere archivar en forma permanente un registro su tiempo
de retencin se define como vigente.
El destino final, guarda permanente o eliminacin de los registros, lo
determinan los lderes de proceso de acuerdo a su uso y/o a lo indicado
en la ley cuando aplique. Los registros pueden ser eliminados por el
responsable una vez que se cumpla el tiempo de retencin.
Los responsables de procedimientos depuran al menos una vez al ao sus
archivos de registros para dar disposicin final a aquellos que hayan
cumplido su tiempo de retencin.

5. RESPONSABILIDADES:
Responsables de las reas. Controlar y conservar los registros de calidad del Sistema de Gestin de
Calidad, as como vigilar que su resguardo sea en forma ordenada, evitar tachaduras o
enmendaduras y garantizar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en este
procedimiento.
Representante de la Direccin general: Asegurar los registros de calidad generados por el Sistema
de Gestin de Calidad.
6. DOCUMENTACIN:
Lista de Formatos (LF)
Manual de Calidad (MC)

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