Memoria de Prácticas: 2010-2011 Archivo de La Universidad de Salamanca

UNIVERSIDAD DE SALAMANCA
FACULTAD DE TRADUCCIN Y
DOCUMENTACIN
GRADO EN INFORMACIN Y DOCUMENTACIN
Memoria de prcticas
Curso 20102011
Alumno: Fidel Antonio Bellido Hernndez

Tutor Acadmico: Jos Antonio Merlo Vega
Tutor profesional: Miguel ngel Jaramillo Guerreira
MEMORIA DE PRCTICAS 2010-2011
TABLA DE CONTENIDOS
1. INTRODUCCIN
2. CENTRO DE PRCTICAS
2.1 HISTORIA, TITULARIDAD, TIPO DE CENTRO, ETC.

2.1.1 ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE SALAMANCA
2.1.2 EL SISTEMA ARCHIVSTICO DE LA UNIVERSIDAD DE SALAMANCA
ESTRUCTURA
FONDOS
2.2 DESCRIPCIN DE LAS INSTALACIONES
2.3 DESCRIPCIN DE SECCIONES Y SERVICIOS
2.4 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIN
2.4.1 GUAS
2.4.2 INVENTARIOS
2.4.3 CATLOGOS
2.4.4 CUADRO DE CLASIFICACIN
2.5 OPININ PERSONAL SOBRE EL CENTRO EN CUANTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS
5
8
15
16
17
18
20
22
23
23
25
25
26
3.
28
PRCTICAS DESARROLLADAS
3.1 CRONOGRAMA
3.2 TAREAS TCNICAS
3.3 SERVICIOS AL USUARIO
3.4 DESARROLLO DE LAS PRCTICAS
28
30
32
33
4. OPININ PERSONAL SOBRE LAS PRCTICAS
35
5. CONCLUSIONES
36
6. SUGERENCIAS Y PROPUESTAS DE MEJORA DEL PRACTICUM
37
7. BIBLIOGRAFA
38
6. ANEXOS:
41
ANEXO 1- ORGANIGRAMA DEL SERVICIO DE ARCHIVOS

ANEXO 2- CUADRO DE CLASIFICACIN
ANEXO 3- TABLA SOBRE LA QUE SE HA CREADO EL DIAGRAMA DE GANTT
ANEXO 4- DIAGRAMA DE GANTT
ANEXO 5 CALENDARIO
ANEXO 6 REPRODUCCIN DE LA BASE DE DATOS
42
43
45
46
47
48
Fidel Antonio Bellido Hernndez
1. INTRODUCCIN
Esta memoria recoge, a modo de cuaderno de bitcora, las tareas
realizadas en el desarrollo de las prcticas en el Servicio de Archivos de la
Universidad de Salamanca que es la unidad tcnica de apoyo a la
administracin, a la docencia y a la investigacin, encargada de la gestin del
Archivo Universitario.
Se sigue la estructura planteada en el informe para su elaboracin puesto a
disposicin de los alumnos; pero se pretende, adems, ampliar la informacin
recogida en dicho informe de prcticas, abrir nuevas lneas de reflexin y dotar
a los conocimientos adquiridos durante el desarrollo de las prcticas de un
corpus terico complementario y anexo a los conocimientos
prcticos
adquiridos.
Comienza con una breve referencia a la titularidad y la naturaleza del centro
seguida de una descripcin de la historia de la Institucin a la que sirve y que,
en gran medida, puede ser considerada la propia historia del centro, como se
ver. Se har mencin, de igual modo, a su naturaleza y se incluir una
descripcin de las instalaciones, servicios y una opinin personal sobre ellos. El
siguiente epgrafe profundiza en las tareas prcticas desarrolladas en el centro
durante el periodo de prcticas. Parte de un cronograma, donde se distribuye y
organiza en forma de secuencia temporal las actividades llevadas a cabo y le
sigue una descripcin detallada de las tareas tcnicas y servicios llevados a
cabo. Hasta aqu el cuerpo del trabajo, en los siguientes epgrafes se recoge
informacin ms subjetiva: desde la opinin personal de las prcticas, la
presentacin de conclusiones, hasta la propuesta de mejoras y sugerencias
para el desarrollo del Prcticum. El listado de referencias bibliogrficas
empleadas pondr punto y final al trabajo, aunque se explicar a continuacin
qu y para qu. Finalmente se recoge
La revisin bibliogrfica de la memoria responde, en gran medida, a los
objetivos marcados en el primer prrafo de sta introduccin. Se sustenta
sobre dos pilares; por un lado la necesidad de construir esta memoria sobre
una slida base terica meramente bibliogrfica, por otro lado, es ineludible
acudir a ciertas fuentes del propio archivo que nos permitirn una mayor
profundidad en ciertos aspectos que se han considerado ineludibles.
-
Bibliografa
La bibliografa recoge una lista con la bibliografa general ordenada

alfabticamente por nombre de autor, empleada directa o indirectamente en la
confeccin de este trabajo. Sigue las recomendaciones ISO 690 e ISO 690-2,
de referencias bibliogrficas y referencias bibliogrficas de documentos
electrnicos, respectivamente.
Nos encontramos con bibliografa, especialmente, empleada para
contextualizar histricamente tanto a la institucin como al propio archivo;
bibliografa acerca del sistema archivstico de la Universidad; bibliografa propia

de la disciplina archivstica y bibliografa de apoyo para la elaboracin de
ciertas partes muy concretas del trabajo. Las diferencias entre los distintos
fines a los que sirve la bibliografa no se han credo convenientes sealar,
debido a que en ocasiones una misma obra se empleo para varios aspectos.
-
Fuentes
Por su parte, bajo el trmino fuentes se listan los documentos del Archivo
Universitario consultados como ayuda para la redaccin de diversas partes de
este trabajo, como el epgrafe de instrumentos de descripcin. Por supuesto,
esta parte es mucho menor dada la escasa disponibilidad de tiempo, aunque la
considero fundamental, dado que ser a partir de stas que se pueda conocer
la realidad histrica del archivo.
2. CENTRO DE PRCTICAS
Para empezar, no soy capaz de elaborar esta memoria sin dejar de
llamar la atencin sobre la magnifica escalera, tantas veces subida y bajada, y
su cuidado programa alegrico. Esta escalera que nos conduce a la Biblioteca
General y al Archivo Histrico, es una clarsima evidencia del ascenso al
conocimiento y del tortuoso camino de decisin y renuncia que ste exige y el
gozoso fruto de su descubrimiento y consecucin y que entronca con el ideario
de la institucin.
2.1 Historia, titularidad, tipo de centro, etc.

Las universidades generan y reciben documentacin, consecuencia
directa del cumplimiento de sus funciones, detalladas en el artculo 1 de la Ley
Orgnica de 11/1983 de Reforma Universitaria1. Todas estas competencias
atribuidas tienen un reflejo en la documentacin. Para su organizacin se han
constituido servicios de de archivo y de gestin documental para racionalizar la
documentacin en las diferentes fases y garantizar la conservacin y difusin
de su patrimonio. La creacin de este servicio, contribuye a la eficiencia y
eficacia de la gestin administrativa y a la gestin de la universidad que supone
un ahorro temporal y econmico; a la par, se asegura la actuacin de estas
instituciones en el marco de la Ley 30/922 de Rgimen Jurdico de las
Administraciones pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.
Recordemos que las Universidades tienen autonoma para gestionar sus
archivos y documentos, dentro del sometimiento al ordenamiento jurdico
General. Se hace referencia a la obligacin de las administraciones de ofrecer
la consulta de documentacin por los interesados y por los ciudadanos en
general, de modo que esa documentacin ha de conservarse y organizarse
para responder a esas tareas.
La ley de Patrimonio Histrico Espaol 16/19853 es un punto de referencia para
cualquier Administracin que disponga de un patrimonio documental.
Destacamos la definicin de archivos como conjuntos orgnicos de
documentos, o la reunin de varios de ellos, reunidos por las personas
jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de
su utilizacin para la investigacin, la cultura, la informacin y la gestin
administrativa. El carcter orgnico y jurdico-administrativo de los archivos los
diferencia de otros servicios universitarios; por su parte, la Ley Orgnica de
Universidades no hace referencia a los archivos debido a su carcter genrico
que deja autonoma a cada centro. A parte de la normativa Estatal, las
1
Espaa. Ley orgnica 11/1983, de 25 de Agosto, de Reforma Universitaria. Boletn Oficial del
Estado, 1 de Septiembre de 1983, nm. 209, p. 24034-24042.
2
Espaa. 30/1992, de 26 de. noviembre. de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas
y del Procedimiento Administrativo Comn. nm. 155, p. 20342-40319.
3
Espaa. 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol. nm. 285, p. 20342-20352
Comunidades Autnomas tienen sus competencias en materias de archivos y

por lo tanto deber someterse a stas normas.
Joaquim Borrs, Joaquim Llans y ngeles Moreno, definen archivo
universitario como el conjunto de documentos de cualquier fecha, forma o
soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y
actividades de los diferentes miembros y rganos universitarios, organizados y
conservados para la informacin y gestin administrativa, para la investigacin
y para la cultura4. Sin embargo, de igual modo, se entiende el archivo
universitario como el servicio especializado en la gestin, conservacin y
difusin de los documentos con finalidades administrativas, docentes,
investigadoras y culturales de la Universidad5. Para Lluch Adelantado, es en la
historia de estas instituciones donde mejor se registra la historia social de la
cultura, puesto que son instituciones educativas que transmiten saberes
reglados, que permiten dar cuenta del tejido social y de las corrientes
intelectuales de cada momento histrico6.
Para entender el centro, adems de la breve introduccin anterior acerca de
como se insertan los archivos en el entorno universitario genrico, es preciso
situar correctamente el sistema archivstico en la institucin concreta a la que
sirve, una labor nada desdeable debido al largo periodo de existencia de la
institucin y a su dinamismo a lo largo del tiempo.
Para acceder a la vasta historia de la Universidad de Salamanca seguiremos el
sencillo modelo propuesto por Vivas Moreno7, quien establece 3 grandes
periodos para abordar la historia de esta institucin:
1. Etapa medieval o de afianzamiento (SIGLO XIII-SIGLO XV):
2. Etapa moderna o de clasicismo (SIGLO XVI-SIGLO XVIII):
3. Etapa decimonnica o de decadencia (SIGLO XIX):
La primera de las etapas est especialmente marcada por la fundacin

de la Universidad de Salamanca hacia el 1218 por Alfonso IX de Len
con la categora de Estudio General del Reino. Afn al modelo bolos
en el que se prima la participacin estudiantil y la formacin en derecho
frente a otos estudios como filosofa o teologa, en estos aos recibir
numerosos favores regios y pontificios: Privilegios Reales y Bulas,
respectivamente, que incrementan las arcas del estudio. La Universidad
est sometida en este periodo a una regionalizacin.
En la segunda de las etapas, la Universidad supera el mbito regional

para convertirse en una Universidad modelo y de referencia,
LLUCH ADELANTADO, Ascensin. Los fondos universitarios para la historia de las

universidades. En: CRUZ MUNDET, Jos R. Archivos Universitarios e Historia De Las
Universidades. Getafe Madrid: Instituto Antonio de Nebrija de Estudios sobre la Universidad,
2003, p. 16
5
Ibid, p.16
6
Ibid., p.14
7
VIVAS MORENO, Agustn. El Archivo Histrico de la Universidad de Salamanca: historia y
clasificacin de sus fondos documentales. Gijn: Trea, 2003.
establecindose como Universidad de la Monarqua Hispnica. Este

periodo est marcado por una mayor intervencin de la corona en los
asuntos de gobierno de la Institucin, mediante el establecimiento de
visitadores peridicos y el establecimiento de Estatutos. A la vez que la
Corona muestra un mayor inters en el devenir Institucional de la
Universidad, como institucin vertebradora del Estado, se percibe una
cierta debilidad de las resoluciones pontificias. Los ingresos de la
Universidad proceden en gran parte de las tercias reales sobre los
diezmos del obispado de Salamanca pero, los gastos crecen como
corresponde a una institucin en desarrollo.
En el siglo XVII la Universidad coopera con el fortalecimiento de la
Monarqua Hispnica Imperial ya que fue un siglo de crisis, conflictos
sociales y tensiones disgregadoras. En todo momento, sigue siendo una
universidad eminentemente jurdica y teolgica, estudios a los que sigue
la formacin en medicina, filosofa escolstica, lgica
En el siglo XVIII distinguimos dos etapas, una continuista y una segunda
a partir del plan de 1771, conocido como Plan general de estudios
dirigido a la Universidad de Salamanca por el Real y Supremo Consejo
de Castilla. Es relevante el cambio de plan de estudios que implica la
supresin y creacin de ctedras, cambios en textos y lecturas
La tercera etapa comienza en el siglo XIX coincidiendo con la

transformacin de la Universidad de Salamanca en una ms de las
Universidades Espaolas como fruto de la bsqueda de la uniformidad
en planes de estudio, libros de texto que sern las claves de la nueva
Universidad Liberal. La Universidad de Salamanca dejar de ser la
universidad modelo que hasta entonces fue. Imponindose, a partir de
aqu, una estructura basada en un sistema burocrtico, liberal y
centralista; basada en el establecimiento de una Universidad Central en
Madrid; las ctedras se obtienen por oposicin y la financiacin de la
universidad responde a los derechos de matricula y los presupuestos
estatales ante la desaparicin de los diezmos y de los beneficios. El
nuevo modelo enarbola la bandera de la enseaza libre y gratuita. La
universidad deja a un lado los fundamentos tradicionales dando la
bienvenida a la universidad contempornea.
La siguiente frase resume la historia de la Institucin universitaria salmantina:

Son ocho siglos de institucin que [] configuran un modelo universitario
iniciado en los siglos medievales, consolidado durante la etapa moderna y,
posteriormente, quebrantado por el centralismo liberal decimonnico8
Ibid., p.158.
2.1.1 ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE SALAMANCA

Incardinado en el anterior contexto institucional, encontramos al
Archivo de la Universidad de Salamanca que carece de una historia []
que analice su fundacin, crecimiento y desarrollo [] Los escasos
datos con los que contamos son difusos y fragmentarios [] 9. El
Archivo de la Universidad de Salamanca es una administracin de origen
Estatal independiente desde la Ley de Autonoma Universitaria10.
La existencia de este archivo se remonta al siglo XIII, en el que la
escuela catedralicia11 se convierte en Studium. Esto implica una
necesidad de conservar toda la documentacin relativa a su fundacin,
as como las disposiciones normativas derivadas. Desde ese siglo XIII,
por tanto, somos conscientes de la existencia de un archivo aunque en
estado embrionario; surgido con la propia Universidad y ante la
necesidad de conservar los privilegios y ttulos para la salvaguarda de
sus derechos y como testimonio legtimo de sus actividades12. De modo
que, el archivo se convierte en palabras de Hernndez Vicente en la
memoria de la actuacin de la Universidad desde la fundacin y el reflejo
involuntario de su historia13. A pesar del papel regio inicial en la
fundacin, proteccin y dotacin del Estudio salmantino; pronto la
Universidad sera tutelada directamente por la Santa Sede que ratific la
fundacin regia. Los factores que segn Hernndez Vicente14
contribuyeron al depsito de los documentos y el archivo de stos
fueron: el avance de las fronteras militares, la introduccin del derecho
romano, la sustitucin del latn por las lenguas romances y la difusin de
las actividades burocrticas que contribuy al establecimiento de la
administracin. Durante la Edad media, toda esta documentacin se
guard en las arcas. En los Estatutos de 1561 se hace referencia a la
existencia de un archivo al que se obliga a remitir todos los registros. En
1563 se lleva a cabo un primer inventario de los documentos. Sin
embargo, no ser hasta la aparicin de los Estatutos de 1594 en los que
nos encontraremos con una referencia ms clara al Archivo y a los
procedimientos archivsticos empleados. A finales del siglo XVI exista
una clara diferenciacin entre la documentacin histrica y la
documentacin administrativa. De aqulla se hacan cargo los miembros
del claustro, mientras que de sta se encargaba el secretario. Otra parte
de la documentacin, aquella relacionada con el entorno eclesistico,
era gestionada por el Maestrescuela.
9
Ibid, p.160.
Espaa. 6/2001.Ley Orgnica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. nm. 307, p.
39400-49425.
11
Parece un interesante campo de investigacin porque, no en pocas ocasiones, la
Universidad de Salamanca se desliga de sus orgenes como escuela catedralicia.
12
HERNNDEZ VICENTE, Severiano. El Archivo de la Universidad de Salamanca. Boletn de
la ANABAD, 1997, vol. 47, no. 3-4. p. 200.
13
Ibid., p. 200
14
Ibid.
10
Ya en el siglo XVII, concretamente en 1605 se comienza a redactar un

nuevo inventario que concluy con la construccin del mueble que se
colocara en la casa del bedel y que actualmente est situado en la sala
de manuscritos de la Biblioteca de la Universidad de Salamanca.
La aparicin en el siglo XVIII de la llamada Junta de Comisarios de
Archivos en los Libros de Claustros, permiten un mayor seguimiento del
Archivo. En 1722 la Universidad es obligada por el Consejo Real a
redactar un ndice general de los documentos existentes que sirvi para
el trabajo y la localizacin de los documentos hasta mediados del siglo
XIX a la vez que nos permite conocer algunas de las perdidas acaecidas
con posterioridad. La ltima parte del siglo XVIII y la primera del siglo
XIX dan pie a la crisis de la Institucin universitaria salmantina debido a
la supresin de varias figuras que fueron claves en su historia
(Maestrescuela, Primicerio, Consiliarios) y a la unificacin del modelo
universitario bajo la tutela del Estado. Esta crisis afect gravemente a la
documentacin, de manera que debido al abandono al que fue sometida
hizo necesaria un estudio sobre ella, trabajo conocido como Memoria
para el arreglo del Archivo15 de Vicente de la Fuente y Juan de Urbina
que, supone un intento de organizar, normalizar y unificar el archivo. En
1876, el Archivo se incorpora a la red de archivos del Ministerio de
Fomento, se pone bajo el servicio del Cuerpo Facultativo de Archiveros,
Bibliotecarios y Anticuarios y adquiere la clasificacin de archivo de
tercera clase. Entre 1921 y 1944 se produce el traslado de la
documentacin de la Seccin Histrica desde el Hospital del Estudio a la
Biblioteca General. Se crearon, igualmente, algunos instrumentos para la
localizacin de la informacin, como el vaciado de una parte de los
Libros de Grados que llevo a cabo Florencio Marcos. Ser a partir de
ese traslado cuando, una vez ms, la documentacin administrativa
quede descuidada como indica Severiano Hernndez con la siguiente
afirmacin: la Seccin Administrativa haba sido abandonada a su
suerte en 192216. A la par, se produce la desaparicin de instrumentos
de descripcin creados por los diferentes archiveros. Distintos archiveros
desarrollan su profesin de diferentes maneras. Destaca el archivero
Jos Mara Ons, por mostrar una mayor preocupacin por la
documentacin administrativa, ya que consideraba que la nica manera
de asegurar el futuro del archivo histrico era ocuparse de la
organizacin del archivo administrativo; a la vez que mantiene el ndice
creado en 1777 para el archivo histrico y propone una normalizacin.
Divide la documentacin
histrica que comprenda toda la
documentacin producida con anterioridad al Plan de Estudios de 1845
en: Universidad y Colegios Universitarios; y la documentacin
administrativa que recoga documentacin posterior al Plan de Pidal en
las secciones: Enseanza Superior, Segunda Enseanza, Instruccin
Primaria y Varios.
15
URBINA, Juan de; Fuente, Vicente de la. Memoria sobre la revisin y arreglo del Archivo de
la Universidad de Salamanca. Ao 1854. BUSA, Ms, 381, f.27v. Apud: VIVAS MORENO,
Agustn. El Archivo Histrico De La Universidad De Salamanca : Historia y Clasificacin De Sus
Fondos Documentales. Gijn: Trea, 2003. p.184
16
HERNANDEZ VICENTE, Severiano. Op. cit., p. 204.
No ser hasta 1975, cuando el archivo que estaba a cargo de Teresa

Santander reciba nuevas transferencias; hasta esta fecha los distintos
encargados del archivo se desentendieron de ello, a pesar de que
estaban obligados por una Real Orden de 1895.
La necesidad de una nueva organizacin de todo este riqusimo
patrimonio, junto a las demandas de los usuarios e investigadores
supuso una nueva rehabilitacin del sistema archivstico apoyado sobre
la contratacin de nuevo personal. El sistema archivstico de la
Universidad de Salamanca se convierte, as, en la unidad tcnica de
apoyo a la administracin universitaria. En 1992 se aprueba el
Reglamento del servicio de Archivos y Bibliotecas17 que proporciona una
serie de preceptos para el rgimen de los servicios, aunque parece que
est prevista su actualizacin. El proyecto de informatizacin del legado
histrico que proporciona informacin textual de los documentos de las
series ms significativas dio comienzo alrededor de 1994.
Paralelamente, se asume un proceso de identificacin y descripcin de
los fondos respetando las tipologas documentales, la elaboracin de
instrumentos de trabajo y el desarrollo de un control de autoridades
adecuado. La Comisin Calificadora de Documentos Administrativos que
tiene vinculacin orgnica con la Secretara General sanciona las
propuestas de valoracin y elabora calendarios de conservacin. El 4 de
noviembre de 2010 el Archivo de Salamanca se hace accesible a travs
de la web18.
Vivas Moreno, en otra obra que fundamenta este epgrafe, recoge una
cudruple procedencia de los fondos del AUSA:
1.
2.
3.
4.
Archivo histrico antiguo o Archivo Secreto

Archivo Universitario Administrativo
Colegios suprimidos
Audiencia eclesistica
1. El Archivo histrico antiguo est formado por la documentacin
fundacional o constitucional; es decir, aquella compuesta
esencialmente por constituciones, privilegios y bulas pontificias;
estatutos, provisiones, cedulas y privilegios reales; ttulos de
propiedad y escrituras de rentas; censos y ejecutorias. Se trata de
una documentacin reglamentaria y normativa que regula la vida
universitaria. Estos fondos representan al archivo como instrumento
jurdico de garanta y salvaguarda de derechos19.
La universidad, desde sus comienzos, parece que muestra un
especial inters por conservar toda esta documentacin tendencia
que queda patente en el hecho de que sea el claustro de diputados el
rgano encargado de la custodia de estos documentos y de la
importancia que otorgan las sucesivas constituciones a su
17
REGLAMENTO DEL SERVICIO DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Universidad de

Salamanca. Salamanca, 1992.
18
Este hecho se desarrolla ms detenidamente en el epgrafe 2.5 de esta memoria, pues se ha
considerado como un nuevo servicio ofrecido por el AUSA.
19
VIVAS MORENO, Agustn. Op. Cit., p.164
10
salvaguarda; este es el caso de las otorgadas por Martn V en la que

varias disposiciones aluden a la custodia adecuada de esos
documentos en el arca, haciendo especial hincapi en las
constituciones y los privilegios. Sin embargo; la multitud de
documentos del arca eran un problema para el cumplimiento de las
disposiciones y, no son pocos los llamamientos al orden de esos
documentos en las actas de claustros pidiendo la confeccin de
algn instrumento que permitiera la bsqueda y recuperacin de la
informacin pertinente. Para lograrlo se emplearon inventarios que
permitan conocer el nmero y naturaleza de los documentos
contenidos por el arca.
Con la presencia cada vez mayor del poder regio en la universidad,
un mayor nmero de documentos fueron sumados al contenido del
arca haciendo necesaria la redaccin de un nuevo ndice encargado
para su arreglo y que separaba los documentos constitutivos de los
dems, a la vez que prestaba una mayor atencin a privilegios y
bulas. Poco despus, en un claustro se dispuso que el archivo fuera
protegido por cuatro llaves en poder del rector, maestrescuela, Dr.
Bergas y Pedro Cornejo. Por entonces, se mandaron construir los
armarios de nogal que hoy descansan en la sala de manuscritos,
para guardar los documentos y fueron ubicados en la casa del bedel,
su decoracin fue encargada al pintor Cervera que represent el
escudo de armas de la universidad bajo el cual, recre dos ctedras
con su ambiente. Parece que el archivo continu ocupando la casa
del bedel durante el siglo XVII y buena parte del siglo XVIII. En 1769
se orden el traspaso del archivo a una sala de la Librera Antigua, la
actual sala de manuscritos. Sin embargo; esa sala pasara a contener
el arca de caudales de la universidad por seguridad ya que, hasta su
traslado, estuvo en la casa del bedel. Durante el siglo XIX, marcados
por la reforma liberal, los documentos estuvieron en peligro de
perderse al igual que la propia institucin debido a que las reformas
hicieron tambalear al mundo universitario. La situacin era compleja
la supresin de instituciones universitarias, y, en consecuencia la
desaparicin de las actividades y los procedimientos administrativos
acostumbrados condujo a un abandono singular de la
documentacin20. Es en este contexto en el que la institucin
encarga un informe a una comisin encabezada por Juan de Urbina y
Vicente de la Fuente para poner orden en el archivo. De los
resultados de dicho informe se desprende la mala organizacin y se
hace una propuesta de mejora que implica el empleo de la
clasificacin segn el ndice propuesto con anterioridad, el traslado
del archivo a la capilla del Hospital de Estudiantes y la fusin de los
diversos fondos en un nico archivo. Alrededor de 1940 el Archivo
fue definitivamente trasladado a las actuales dependencias que
ocupa. Hecho en el que Fulgencio Riesco jug un papel importante y
gracias a quien contamos con una organizacin global de todo el
20
Ibid., p.171
11
sistema de informacin
Salamanca21.
documental
de
la
Universidad
de
2. El Archivo Universitario Administrativo o Secretara del Estudio

es un fondo que recoge la documentacin generada en el devenir
natural de la labor docente y discente22 y est formada por libros de
claustros, de matricula, de probanzas de cursos y bachilleramientos,
de juramentos y licenciamientos, doctoramientos y magisterios,
procesos de ctedra, visitas de ctedras, visitas de pupilaje, libros de
tercias, libros de rentas, libros de cuentas, expedientes de alumnos,
etctera23. Estos documentos conforman la documentacin ms
interesante y ms consultada, puesto que son los que hacen historia
de la institucin, como institucin an viva. El secretario era un oficial
fundamental para la Universidad; no solo porque por sus manos
pasaran la mayor parte de los documentos, sino porque tena que
estar en todos los actos universitarios, llevar varios de los registros y
actas, firmar y sellar los documentos
Alrededor de 1540 se crearan algunas series que quedarn bajo la
custodia del Secretario, tambin se cree oportuno la construccin de
unos cajones para guardar toda esa documentacin. En estos
momentos se est haciendo ya la distincin entre las distintas
procedencias. Diego de Covarrubias en los Estatutos de 1561
especifica la existencia de un archivo universitario al que es
obligatorio remitir los registros producidos por las diferentes
actividades. La distincin entre la documentacin contenida en el
arca y la documentacin del secretario quedar patente en los
Estatutos de 1594. La falta de espacio ante el crecimiento de toda
esta documentacin llev a la necesidad de tener que trasladar parte
de la documentacin a la casa del Secretario. No ser hasta el siglo
XIX cuando, debido a la reforma de la enseanza universitaria, la
documentacin fue prcticamente abandonada quedando expuesta a
la humedad y a los insectos, quedando finalmente mezclada con la
documentacin del arca.
3. Colegios Suprimidos
Se trata de documentacin relativa a los Colegios Suprimidos que
son instituciones que surgen con las universidades clsicas. En
Salamanca existan los denominados Colegios Mayores y Colegios
Menores. Los primeros son centros que becaban a estudiantes con
falta de recursos resolviendo sus necesidades, el ingreso en estos
centros requera cumplir con ciertas condiciones como la pobreza, la
procedencia, limpieza de sangre La Universidad de Salamanca
contaba con cuatro Colegios Mayores: Colegio de San Bartolom,
Colegio de Cuenca, Colegio de Oviedo y Colegio del Arzobispo. Por
21
Ibid., p.172
Ibid.
23
Ibid.
22
12
otro lado, los Colegios Menores podan ser de adscripcin religiosa o

secular.
La documentacin producida por stos fue sometida a diversas
vicisitudes que supusieron la ruptura de la integridad del fondo
debido a prdidas, extravos Un primer hecho que afect a la
documentacin ocurre en el siglo XVII cuando las reforma carolinas
implican importantes cambios en los Colegios Mayores. En el siglo
XVIII esta documentacin pasar a ser custodiada por el obispado de
Salamanca en el Colegio Mayor del Arzobispo, aunque durante un
tiempo estuvo en el stano del Colegio de San Bartolom. El
comienzo del siglo XIX fue terrible para la integridad del fondo
documental de los Colegios. Diversas rdenes requeran el traslado
de parte de documentacin a la Biblioteca Real, a la Biblioteca del
Seminario de Nobles, al Archivo de Simancas. Poco despus los
documentos estaran de vuelta en Salamanca aunque en muy mal
estado. Aos ms tarde, una nueva desmembracin de la
documentacin coincide con la supresin de los colegios, pero, otra
vez nuevas disposiciones devuelven la documentacin a Salamanca,
ubicndose en el Colegio de la Magdalena donde estuvieron hasta
que en 1860 pasaron a formar parte del Archivo Universitario.
4. Audiencia eclesistica
Corresponde a documentacin producida por otro gran pilar en el
contexto universitario de la poca: maestrescuela, canciller,
cancelario o escolstico como recoge Vivas moreno24. Se trata de un
representante del poder pontificio en la universidad cumpliendo con
dos grandes funciones; por un lado, conferir los grados universitarios
y por otro, ejercer de juez supremo sobre el Estudio, a la vez que era
custodio de una de las llaves que permitan abrir el arca. Esta
documentacin se encontraba en muy mal estado en alguna estancia
de las Escuelas Menores durante los siglos XVII y XVIII como
cuentan Juan de Urbina y Vicente de la Fuente25.
Adems de estos fondos de carcter institucional, histricos y
administrativos, el Archivo de la Universidad cuenta con importantes
archivos personales donados a la institucin y que permitirn un
estudio profundo del siglo XX, como expone Severiano Hernndez
Vicente26, aunque actualmente se custodian los fondos de Alain Guy,
Antonio Lpez Eire, Jos Antonio Valverde, Doctor Jos Iglesias,
Ricardo Espinosa Maeso; adems de los fondos de Miguel de
Unamuno y Pedro Dorado Montero.
Es necesario si pretendemos hablar del AUSA hacer referencia al
documento anteriormente citado: Memoria sobre la revisin y arreglo
del Archivo de la Universidad de Salamanca. Ao 185427. Informe
24
VIVAS MORENO, Agustn. Op. Cit.

URBINA, Juan de; Fuente, Vicente de la. Op. Cit., p.184
26
HERNANDEZ VICENTE, Severiano. Op. cit., p. 205.
27
VIVAS MORENO, Agustn. Op. Cit., p. 184
25
13
que por encargo del rector busca poner de manifiesto las deficiencias
y carencias del Archivo para darles solucin. Se trata de organizar y
normalizar el archivo; a la par que plantea una estructura para el
archivo histrico que aun hoy est vigente. De este trabajo es
especialmente sealable la tercera parte, en la que se trata de
aportar soluciones a los problemas y carencias del Archivo con
objeto de organizarlo correctamente y en los que se aboga por un
nuevo local que diera cabida a los fondos de distintas procedencias
de manera unificada, establecimiento de un mayor control en la
entrada y salida de documentosEste informe supone, al menos
incipientemente, la creacin de un sistema archivstico de la
universidad de Salamanca, partiendo de la disposicin de la
documentacin en una sala, desligar esa documentacin segn
procedencias, clasificar, ordenar en carpetillas, instalacin,
elaboracin de una adecuada descripcin, normalizacin de
prstamo.
14
2.1.2 EL SISTEMA ARCHIVSTICO DE LA UNIVERSIDAD

DE SALAMANCA
El Servicio de Archivos de la Universidad de Salamanca,
integrado en el Servicio de Archivos y Bibliotecas de la Universidad de
Salamanca, aparece en 1997 como la unidad tcnica de apoyo a la
administracin, a la docencia y a la investigacin, encargada de la
gestin del Archivo Universitario. Est constituido por la totalidad de los
archivos de gestin (archivos de oficina), los archivos centrales, el
archivo intermedio y el archivo histrico de la Universidad. Esta
estructura se corresponde con las distintas etapas del ciclo vital de los
documentos, desde que se producen en el archivo de gestin, se
transfieren al archivo central y al intermedio, hasta que se eliminan o se
conservan definitivamente en el archivo histrico. Todos estos aspectos
aparecen regulados en el Reglamento del Servicio de Archivos y
Bibliotecas de 30/10/199228.
El Archivo universitario es la unidad encargada de la organizacin,
conservacin y servicio del Patrimonio Documental de la Universidad de
Salamanca; as como el conjunto orgnico de documentos producidos o
reunidos por la Universidad de Salamanca, o por los miembros de su
comunidad, en el ejercicio de sus funciones, al servicio de su utilizacin
para la gestin administrativa, la informacin, la cultura y la
investigacin.
Entre sus funciones se encuentran las siguientes:

-
Establecer el sistema archivstico de la Universidad.
Organizar, coordinar y dirigir los diferentes archivos.
Reunir, identificar, estudiar y valorar las series documentales

producidas por los distintos rganos universitarios.
Elaborar normas para cada serie documental, con el fin de

establecer los perodos de permanencia en los distintos tipos de
archivos del sistema y los plazos de conservacin y accesibilidad;
es decir, elaboracin de un calendario de conservacin
Controlar las transferencias, las eliminaciones y los plazos de

reserva de consulta de los documentos por parte de los
ciudadanos. Las transferencias se realizan de forma peridica
teniendo en cuenta el calendario de transferencias creado para tal
28
REGLAMENTO DEL SERVICIO DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Universidad de

Salamanca, 1992.
15
fin, los documentos transferidos estn perfectamente identificados

y son acompaados por su correspondiente relacin de entrega e
implementados, siempre que es posible, en bases de datos.
Cuando los documentos pasan a una nueva seccin se les da
registro en el Registro General de Entrada de Fondos, as como
en el Registro de Entrada por Organismos. Para el control de las
unidades de instalacin y los depsitos se elabora el Registro
topogrfico.
Los documentos se clasifican con un criterio orgnico funcional de
acuerdo con el principio de procedencia. El rgano encargado del
estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacin y
utilizacin de los documentos administrativos de la Universidad, as
como su integracin en el Archivo y el rgimen de acceso e inutilidad
administrativa es la Comisin Calificadora de Documentos
Administrativos, vinculada orgnicamente a la Secretara General. Se
lleva a cabo, adems, la tarea de descripcin que se materializa en
bases de datos que cada seccin elabora con diversos niveles de
detalle. En cualquier caso, las descripciones a nivel de fondo se realizan
empleando la norma ISAD (G)29.
ESTRUCTURA
-
El Archivo Central del Rectorado es el encargado de reunir y

gestionar los documentos transferidos por los rganos de
gobierno de la Universidad y los servicios administrativos
centrales de la Gerencia.
El Archivo Intermedio se encarga de la gestin de los

documentos que se transfieren desde los diferentes archivos
centrales de los distintos centros acadmicos administrativos
cuando su consulta por los rganos productores resulta
espordica. Los documentos permanecen en l hasta su
eliminacin definitiva o transferencia al Archivo Histrico. Este
archivo recibe transferencias desde el Archivo Central y desde los
archivos de gestin de las diferentes facultades; y slo de forma
puntual recibe fondos antiguos. Los archivos central e intermedio
realizan estudios de identificacin y valoracin de series
documentales30
El Archivo Histrico conserva la documentacin histrica

producida por la Universidad, as como la documentacin de
custodia permanente.
La Seccin Archivo/Biblioteca Unamuno Igualmente, forman

parte del mismo el Archivo de D. Miguel de Unamuno, el Archivo
29
CIA. Norma Internacional de Descripcin Archivstica. ISAD (G). 2 ed. Madrid: CIA, 2000.
ROSELL GARCA, Carmen; OVILO MANSO, Mara de los ngeles, BARCINA CUEVAS,
Mara V. El Archivo De La Universidad De Salamanca: Situacin Actual. 2008., p.250
30
16
de D. Pedro Dorado Montero, el Archivo de D. Ricardo Espinosa

Maeso y el resto de los fondos y colecciones documentales
vinculados a la Universidad que tienen naturaleza histrica o se
incorporen en el futuro por donacin, depsito, compraventa o
cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurdico31.
Cada una de estas secciones cuenta con personal tcnico de la escala

de Ayudantes de Archivos. Si observamos el organigrama del Servicio
de Archivos y Bibliotecas (Anexo 1) vemos como el servicio de archivos
se inserta al mismo nivel que el servicio de bibliotecas y por cada
seccin existen dos puestos base, excepto en la seccin de Archivo
Histrico que cuenta con un administrativo de la subescala de archivos y
bibliotecas y un tcnico especialista operador en digitalizacin.
FONDOS
-
Fondos del Archivo Histrico: En el archivo histrico destacan

cuatro tipos de fondos: fondos del archivo universitario; fondo de
los Colegios Universitarios; fondo de la Audiencia Escolstica, que
ya han sido recogidos con anterioridad, y documentacin del
Archivo Nacional de Cuba. Igualmente se custodian tres archivos
personales que fueron donados a la Universidad: Fondo de Jos
Mara Valverde Gmez (1926-2003); fondo de Alain de Guy
(1818-1998) , Archivo de Ricardo Espinosa Maese (1894-1980),
Fondo de Julio Senador Gmez (1872-1962) y Fondo de Pedro
Dorado Montero (1861-1919).
Fondos del Archivo Intermedio: Incluye la documentacin

transferida desde el ao 1997 por los archivos centrales de
algunos centros y el Archivo Central del Rectorado. En 2008 se
contaban ms de 7300 cajas, cerca de los 900 metros lineales de
documentacin como exponen en su artculo Rosell Garca, Ovilo
Manso y Barcina Cuevas32.
Fondos del Archivo Central: Custodia los documentos

contemporneos transferidos de forma regular desde el ao 1990
desde el Rectorado y los servicios centrales33; tambin, custodia
parte de la documentacin de esos rganos desde el siglo XIX.
Un total de 15.000 cajas y un total de 1800 metros lineales.
Fondos de la Casa-Museo Miguel de Unamuno. Custodia los

archivos personales anteriormente citados.
31
Ibid., p.248
Ibid, p.253
33
Ibid
32
17
2.2 Descripcin de las instalaciones

El archivo de la Universidad de Salamanca comparte dependencias con
la Biblioteca General de la Universidad en el edificio de Escuelas Mayores.
Aqu encontramos un primer depsito, el depsito del Archivo Histrico de la
Universidad de Salamanca que alberga la documentacin hasta 1845 del
llamado fondo universitario que son libros de: claustros, matriculas, pruebas de
cursos, procesos de ctedra, libros de juramentos, libros de cuentas, el fondo
de los colegios universitarios desde el siglo V La cantidad ingente de
documentacin conservada desde los albores de la institucin y la escasa
disponibilidad de espacio, redundan en la necesidad de buscar nuevos
espacios para albergar la documentacin, esto hace que el servicio de archivo
sea descentralizado, de modo que diversos servicios se encuentran dispersos
en diferentes lugares. As el archivo tambin cuenta con los siguientes
depsitos, que a la larga sern insuficientes ante la produccin documental
actual. La aparicin del formato electrnico podra ser la solucin aunque es un
territorio complicado ya que no se tiene conciencia del tiempo de conservacin
(aunque sin duda parece, notablemente, inferior)
2 Depsitos en el edificio de Secretara General

Depsito de la Casa-museo Miguel de Unamuno
Depsito en Santa Mara de los ngeles
Depsito del Colegio Oviedo
En todo momento, estos espacios estn acondicionados para la conservacin

adecuada de los fondos custodiados. La necesidad no solo de espacio, sino
tambin de mejores condiciones hacen que de vez en cuando el servicio deba
abordar obras de acondicionamiento de diversos espacios. As, por ejemplo, el
depsito 1 situado en los stanos de la Secretara General fue reformado y
saneado para eliminar las humedades existentes, pintura y renovacin de la
instalacin de iluminacin34. Pude recoger informacin de ese mismo depsito
de la Secretaria General, in situ tras las obras de reformas.
- Realic una pequea tabla que recoga las condiciones climticas: la
temperatura y la humedad relativa durante 10 das, y en tres momentos
de la maana (9:10; 11.:30; 14:00), el resultado obtenido de la media de
las temperaturas recogidas fue de unos 20 C; mientras que la humedad
aproximadamente era de una media del 30%. Para m, que hasta ahora
pensaba que los depsitos eran fros, fue una sorpresa.
-Los enchufes de la luz, estaban adecuadamente protegidos con
tapaderas, para evitar los fuegos generados por cortocircuitos; por su
parte, las conducciones elctricas estaban adecuadamente cubiertas.
Curiosamente, busqu extintores pero no los encontr.
34
Memoria Del Servicio De Archivos Correspondiente Al Curso 2009-2010. Servicio De

Archivos. Universidad De Salamanca, 2010. p 2. Consulta en 04/5/2011, disponible en:
<http://campus.usal.es/~memoria/0910/11_rectorado/11_7_archivo_universitario.pdf>.
18
- La documentacin estaba recogida, en su mayora, en las tradicionales

cajas de cartn con la preparacin adecuada para no transmitir acidez a
la documentacin y protegerla adecuadamente. Otra parte de la
documentacin eran libros, en buen estado de conservacin.
-El mobiliario esencialmente estanteras metlicas, que de igual modo
que las cajas habran sido adecuadamente tratadas para evitar transmitir
su acidez al papel. Tambin, haba una mesa para el trabajo del
personal.
-La ltima semana de mi estancia all, se instal un telfono en el
depsito, que sin lugar a dudas, hubiera mejorado mi rendimiento y se
habra ahorrado tiempo sobre todo a la hora de preguntar dudas.
Para la consulta de la documentacin, el archivo dispone de:
Sala de consultas con 29 puestos de trabajo para documentacin

original y dos ordenadores para la consulta de los fondos.
2 salas para reproducciones en microfilm
1 sala para consultas especiales con luz de infrarrojos
Otras salas:
Sala de control: por la que han de pasar los investigadores, hacer

su ficha, realizar sus peticiones
Sala de trabajo tcnico: donde el personal trabaja con la
documentacin.
19
2.3 Descripcin de secciones y servicios

Nos encontramos con un centro de archivo que comparte espacios e
incluso servicios y secciones con la Biblioteca General de la Universidad de
Salamanca. Este hecho, a mi entender, le quita un poco de visibilidad al archivo
aunque, por otro lado se la da.
El archivo de la Universidad de Salamanca presta servicios tanto a usuarios
particulares como a la propia Universidad; a continuacin se muestran los
diversos servicios clasificados:
Informacin a los usuarios: Este servicio proporciona acceso a los
ciudadanos e investigadores a los fondos de la Universidad de Salamanca
sometido a restricciones de la ley 30/1992 de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y Procedimiento Administrativo Comn y la Ley
16/1985 de Patrimonio Histrico Espaol. El derecho de acceso a la
documentacin de archivo de la Universidad de Salamanca por parte de
usuarios particulares se realiza en la salas de consultas, compartidas con la
biblioteca general en el edificio de escuelas mayores y en la casa museo
Miguel de Unamuno para los documentos publicados en ese centro. En
cualquier caso, se desarrolla de acuerdo a las normas de consulta35 que se
articulan en tres apartados relativos a: el acceso a los documentos, a cmo se
debe realizar la consulta y a la reproduccin de la documentacin.
Los servicios ofrecidos a los usuarios son:
- Informacin personalizada de la documentacin existente en el archivo

- Atencin de consultas in situ
- Atencin de consultas por correo ordinario, fax y correo electrnico
- Bsquedas relativas a la documentacin existente en el archivo
- Asesoramiento sobre fuentes documentales complementarias
- Asesoramiento sobre la utilizacin de la documentacin del archivo
- Informacin sobre los nuevos ingresos de fondos
- Consulta de sus fondos documentales
35
NORMAS DE CONSULTA EN SALA DEL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

SALAMANCA. Universidad De Salamanca, 1992.
20
- Consulta de documentos originales del archivo

- Consulta de reproducciones de documentos del archivo
- Consulta de obras de la biblioteca auxiliar
- Consulta de instrumentos de descripcin
- Consulta in situ de bases de datos
- Consulta de documentos a travs del portal www.ausa.usal.es.
- Reserva de documentos a consultar
- Reproduccin de sus fondos documentales
- Reproduccin de documentos del archivo en fotocopia, microfilm y digital
- Reproduccin de registros de bases de datos
- Envo a distancia de las reproducciones.
Servicios administrativos:
- Expedicin de compulsas y certificaciones de documentos del archivo
- Expedicin de certificaciones de asistencia
Actividades culturales y educativas: Son una pequea parte de las

actividades relacionadas con la funcin de difusin:
- Organizacin de visitas guiadas de grupos
- Prstamo de documentacin para exposiciones, previa autorizacin mediante
Orden Ministerial
- Organizacin de exposiciones
21
2.4 Instrumentos de descripcin

Los instrumentos de descripcin, como indica Lpez Yepes36, permiten
el acceso a un fondo y a sus partes indicando los datos para su localizacin y
la informacin que contiene, con el fin de controlar la documentacin y dar
informacin al usuario37. Esta definicin es compatible con el punto de vista
que ofrece Carol Couture que los entiende como un punto de enlace entre los
archivos y la investigacin. Por su parte, Antonia Heredia los entiende como
representaciones de los documentos o de sus agrupaciones, por cuanto los
transforman mediante una forma distinta de la original
Si se considera que la descripcin pretende por un lado ofrecer informacin al
usuario y por otro facilitar el control del archivero quedan presentados los dos
tipos de instrumentos segn su finalidad. Los instrumentos responden a una
doble naturaleza, se puede hablar, siguiendo a Pescador del Hoyo38, de los
siguientes tipos de instrumentos:
Instrumentos de control: Son todos los instrumentos que una vez

terminada la descripcin y puesta al servicio de los usuarios sirven para
el control de su uso. Son instrumentos para su uso interno en el servicio,
Pescador, habla de la existencia de dos tipos: sobre servicio y sobre
contenido. Dentro de los instrumentos de control de contenido
encontramos: registro de fondos, relaciones de entrega, relaciones de
contenido e inventario cuantitativo de los fondos. Por otro lado dentro de
los instrumentos de control de servicio incluye: registro de usuarios,
identificacin de usuarios y boletines de consulta.
A la par, es posible diferenciar dos tipos de usuarios: los internos; es
decir, los de la propia administracin y los externos o investigadores.
Instrumentos de referencia: sirven los archiveros para llevar a cabo las

funciones de los archivos entre las que encontramos la custodia y la
difusin. A pesar que su definicin los convierte en realidades
destinadas para archiveros, sirven tambin a los usuarios.
Se puede hacer referencia a 4 instrumentos, de los cuales se recoge algn

ejemplo del Archivo de la Universidad de Salamanca.
37
LPEZ YEPES, Jos. Diccionario Enciclopdico De Ciencias De La Documentacin. Madrid:

Sntesis, 2004.
38
PESCADOR DEL HOYO, Mara del Carmen. El Archivo: Instrumentos De Trabajo. Madrid:
Norma, 1986.
22
2.4.1 Guas
Tienen la funcin de dar una visin de conjunto del depsito para que el
investigador conozca los recursos, el inters y naturaleza de los fondos y los
instrumentos de investigacin de los que se dispone. Son los principales
instrumentos para abordar el primer nivel de agregacin; es decir, los niveles
de archivo, fondo, seccin de fondo y seccin de archivos. Ofrecen orientacin
e informacin general en la que destacan: la historia del archivo, la historia de
la custodia; el sistema de organizacin, cuadro de clasificacin de las
secciones y series de los documentos que custodia el archivo, repertorio crtico
de todos los catlogos, inventarios e ndices, manuscritos, impresos o
informatizados, que facilitan el acceso directo a la documentacin; los servicios
que presta el archivo en horario, servicio de reprografa, biblioteca y telfono.
Para Antonia Heredia, las guas describen secciones con una amplitud de
datos variable no solo relativos a los documentos en s, sino a la organizacin
del archivo de donde proceden y la gnesis documental39.
Martnez de Sousa hace constar que la gua generalmente se divide en
fondos, secciones o series y se completa con un anlisis histrico de la
administracin productora y la lita de los correspondientes instrumentos de
descripcin, bibliografa40 La informacin proporcionada por la gua tiene
tres usos: ayuda al profesional archivero a la hora de planificar otros
instrumentos de descripcin ms analticos, ayuda a la administracin del
propio archivo y al investigador permitindole decidir sobre la necesidad de
acudir al centro o no41. No existe una gua del archivo, propiamente dicha,
apenas se dispone de algunos estudios que considerados en conjunto, podran
asemejarse a una gua.
2.4.2 Inventarios
Aunque est rodeado de incgnitas, existe un acuerdo en cuanto a que entre
un instrumento tan genrico como la gua y otro tan exhaustivo como el
catlogo debe haber uno intermedio42 parece ser, entonces que esta es la
posicin que ocupa el inventario. Esta posicin intermedia exige que se
describa a una profundidad para ofrecer una informacin suficiente a los
usuarios, al tiempo que permite describir grandes grupos documentales.
Para Antonia Heredia la palabra que define a estos es somero. Pescador del
Hoyo los entiende como una enumeracin de todos los elementos que forman
39
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripcin documental. Sevilla:

Diputacin Provincial de Sevilla, 1982
40
MARTNEZ DE SOUSA, Jos. Diccionario De Bibliologa y Ciencias Afines : Terminologa
Relativa a La Archivstica, Artes e Industrias Grficas, Bibliofilia, Bibliografa... 3a , corr y
notablemente aum ed. Gijn: Trea, 2004, p.427
41
GMEZ DAZ, Raquel; HERNNDEZ OLIVERA, Luis. Censo Gua De Los Archivos Pblicos
De La Ciudad De Salamanca. Facultad de Traduccin y Documentacin, Salamanca:
Universidad de Salamanca, 1994, p. 13
42
Ibdem, p. 282.
23
un conjunto de documentacin. En un principio su finalidad era de control, de

ah su orden topogrfico; pero ante la falta de otro instrumento se emple este
para informar al pblico. La dificultad que entraaban estos para buscar lo
deseado, llev necesariamente a la elaboracin de ndices. Sin embargo, para
Cruz Mundet
El inventario describe las unidades que componen las series
documentales, dispuestas segn el orden que tienen en el cuadro de
clasificacin y reproduciendo su estructura [se considera que] este
instrumento es la verdadera obra del archivero, pues condensa la
actividad intelectual del trabajo sobre el fondo documental: la
clasificacin y la descripcin, aunados con una doble finalidad: conocer
qu es lo que se tiene y como est organizado, de una parte, e informar
con precisin acerca de su contenido y localizacin.43
Se desprende de aqu una doble finalidad, por un lado dar asiento a los
documentos y por otro informar de su contenido y localizacin. Pescador del
Hoyo44, expone cmo permite conocer los fondos de un archivo. Se trata de la
enumeracin de todos los elementos que forman un conjunto de
documentacin. Segn esta autora, en un principio su finalidad era de control,
de ah su orden topogrfico; pero ante la falta de otro instrumento se emple
este para informar al pblico. La dificultad que entraaban estos para buscar lo
deseado llev, necesariamente a la elaboracin de ndices. Habitualmente, y tal
como expone Pescador del hoyo45 este instrumento toma especial relevancia
mediante el empleo de los ndices que consideramos como instrumentos
auxiliares de los anteriores y cuyos epgrafes redactados en orden alfabtico
pueden aportar una informacin meramente indicativa o detallada y completa.
Estos ndices auxiliares, pueden ser onomsticos, topogrficos y de materia y
pueden servir a cualquiera de stos instrumentos que nos ocupan.
HERNNDEZ VICENTE, S. (dir.) et al. Inventario de la Serie Libros de

Matrcula de la Universidad de Salamanca. Salamanca. (1993). [No
publicado].
HERNNDEZ VICENTE, S. (dir.) et al. Inventario de las Series de actas

de Claustros y Juntas de la Universidad de Salamanca. Salamanca,
(1993). [No publicado].
Los inventarios tambin son herramientas para el control archivstico, de

manera que ayudan al desempeo de las labores archivsticas. Y como tal se
hicieron presentes durante las prcticas llevadas a cabo para el control de la
documentacin de las tareas.
43
Ibid., p. 283.
PESCADOR DEL HOYO, Mara del Carmen; Op. cit.
45
Ibid
44
24
2.4.3 Catlogos
El trmino ha sido tomado de la terminologa bibliotecaria. Son
instrumentos que describen exhaustivamente ciertos documentos, porque no
interesa realizarla sobre todos los documentos de un fondo, salvo que sea muy
pequeo. Suelen crearse sobre algunos documentos que tienen un inters
especial. Incluye la descripcin interna y externa de los documentos, haciendo
constar el tipo diplomtico, la originalidad, soporte, hojas, folios y tamao, clase
de letra, idioma, sellos, elementos grficos, critica e informacin documental o
bibliogrfica.
Cruz Mundet dice de stos:
El catlogo es el menos recomendable de todos los instrumentos de
descripcin, desde un punto de vista prctico y de servicio, a tenor de las
necesidades descriptivas y de las carencias de medios manuales y
humanos de la mayora de los archivos.46
Los catlogos en el pasado eran algo comn y se dedicaban muchos recursos
a su confeccin; actualmente son instrumentos a los que se recurre
ocasionalmente y muy centrado en colecciones47 de documentos que
presenten un valor cientfico o artstico.
Antonia Heredia, frente a la cualidad de someros de los anteriores, explica
como la cualidad de analticos es la que representa a los catlogos.
HERNNDEZ VICENTE, S. (dir.) et al. Catlogo de la Serie Borradores

de Claustros y Juntas de la Universidad de Salamanca. Salamanca.
(1993). [No publicado].
2.4.4 Cuadro de clasificacin

El Cuadro de clasificacin es posiblemente el instrumento de descripcin
ms importante para el archivo. El Archivo de la Universidad de Salamanca no
dispone de un cuadro de clasificacin definitivo, actualmente emplea un cuadro
de clasificacin (Anexo 2) de uso interno. La creacin de un cuadro de
clasificacin de una institucin con tantos aos de historia es un asunto
complicado y ser, en ltimo trmino la prctica la que permitir configurar un
mejor cuadro de clasificacin.
Se trata de un cuadro orgnico-funcional que integra los fondos encomendados
a la institucin: Archivos de Unamuno, Dorado Montero, Espinosa Maeso,
Cuesta Dutari, Jos Antonio Valverde, Julio Senador, Alain de Guy.
46
CRUZ MUNDET, Jos R. Op. Cit., p. 288.

Se hace referencia a colecciones, puesto que se trata de conjuntos documentales que son
agrupados por criterios que responden a motivos, sobre todo, subjetivos.
47
25
2.5 Opinin personal sobre el centro en cuanto a

instalaciones y servicios
El archivo aprovecha al mximo los recursos que se le ofrecen. En todo
momento se hace presente la necesidad de encontrar solucin a problemas
con los que la mayora de archivos lidian a diario:
El ms importante, a mi juicio, podra ser la falta de espacio, espacios
mnimamente adecuados para la conservacin de los documentos. Y otro, no
menos importante y relacionado con el anterior, la partida presupuestaria que
recibe el servicio; sin embargo, poco a poco se van sorteando estas dificultades
acondicionando espacios nuevos, un tanto distantes entre s de modo que da
lugar a un nuevo problema: la descentralizacin del servicio que supone costes
temporales en la prestacin del servicio (el de consulta, por ejemplo) y costes
econmicos, pues se necesitar que alguien recoja los documentos y los sirva.
Los compactos, podran ser la solucin, el problema sera el alto gasto que
suponen.
Me parece especialmente interesante el nuevo servicio que comenz a
ofrecerse con gran repercusin en la prensa tanto en papel como electrnica.
Es el portal del Archivo Universitario de Salamanca, con el que se trata de dar
presencia al archivo en la web, incrementando el nmero de usuarios
potenciales y reales y como destaca Miguel ngel Jaramillo en la presentacin
del sitio web48 responde a la necesidad y preocupacin por la preservacin y
conocimiento de este patrimonio, ya desde 1989. En aquel ao se empieza a
desarrollar un proyecto de descripcin, consulta y gestin informtica que, con
el paso de los aos, en torno al ao 2000 qued obsoleto e inutilizado. Gmez
Daz recoge informacin acerca de aquel instrumento creado, de la siguiente
manera:
Es posible acceder a los documentos y visualizarlos a travs del
ordenador. El programa empleado es una adaptacin del utilizado en el
Archivo de
Indias. Permite hacer bsquedas de descriptores
topogrficos, temticos y cronolgicos, y las combinaciones de ellos. El
visualizado de los documentos tambin puede ser manipulado
agrandando determinada parte, limpindola, dndole ms tinta Se
pueden obtener copias lser y transparencias
de las imgenes
digitalizadas.49
Ante esa situacin en la que toda esa informacin pareca perdida, se hizo
necesaria su recuperacin, tarea que emprendieron Jos Luis Alonso Berrocal
y Carlos Garca Figuerola. Finalmente, la informacin fue recuperada y puesta
a disposicin del personal del archivo para su identificacin y estructuracin.
49
GMEZ DAZ, Raquel; HERNNDEZ OLIVERA, Luis. Op. Cit.
26
La creacin de esta herramienta tiene una doble vertiente: por un lado sirve a
la difusin y por otro a la conservacin de los documentos.
Difusin: Permitir llegar a los documentos a un mayor nmero de usuarios
eliminando cualquier impedimento geogrfico, a la vez, que ofrece una mejor
imagen institucional ante la sociedad.
Conservacin: Pero no solo los beneficios redundan sobre el servicio a los
usuarios, sino que permite mejorar la conservacin de los documentos, sin
renunciar a su consulta.
Pero la intencin del archivo no queda ah, seguir digitalizando e incorporando
nuevos documentos al portal, a la vez que tratar de vincular las descripciones
a los documentos digitalizados consiguiendo as perfeccionar el servicio al
usuario.
27
3. PRCTICAS DESARROLLADAS
3.1 Cronograma
Un cronograma es una herramienta para la gestin de proyectos consistente en
una lista de tareas con sus fechas previstas de comienzo y final. En este caso,
como el grafico est realizado a posteriori, somos conscientes de la duracin
exacta de cada tarea.
El diagrama de Gantt fue la forma de representacin escogida, aunque ste es
solamente til para las programaciones simples, muestra de una forma muy
clara el tiempo dedicado a cada tarea y las ordena temporalmente en un eje de
coordenadas (X,Y). El grfico fue creado en Excel a partir de la tabla que se
recoge en el Anexo 3. La grfica del diagrama de Gantt se prefiri recoger en el
Anexo 4 debido a sus dimensiones, paralelamente se presenta un calendario
con los das en los que acud al archivo (Anexo 5) dado que no fueron
consecutivos, lo que da problemas con las fechas de finalizacin de las tareas.
La tabla (recordemos Anexo 3) a partir de la cual se elabor el diagrama
recoge 4 columnas (Tareas, fecha de inicio, duracin y fecha final) y 10 tareas
que, tras hablar del grfico, se explicarn. El grfico (recordemos Anexo 4)
aparece dividido en bloques de 10 das marcados por lneas verticales en el eje
x; mientras las tareas ocupan el eje Y. Por su parte, el calendario (Anexo 5)
que se adjunta recoge mediante un cdigo de color explicado ms abajo, los
das dedicados a cada tarea.
A continuacin se ha credo conveniente, recoger una breve descripcin de la

documentacin sobre la que se llev a cabo las tareas desarrolladas durante el
periodo de prcticas (recogidas en el cronograma y que sern explicadas en el
siguiente epgrafe); as como las instalaciones en las que fueron desarrolladas.
Expedientes de alumnos
La documentacin de expedientes de alumnos es una serie muy controlada y

bien delimitada. Estos expedientes estn formados por los documentos que
origina la estancia en la universidad de los alumnos e incluye desde el trmite
administrativo que debe efectuar el alumno al realizar la matrcula ms las
incidencias posteriores hasta la obtencin del ttulo. Las unidades productoras,
son pues las secretarias de los centros. Tienen valor administrativo durante la
tramitacin del expediente, valor judicial porque deja constancia de la vida
academia del alumno, valor fiscal pues refleja el pago del importe de matrcula,
valor informativo en cuanto que refleja el trmite administrativo, la vida
28
acadmica y las incidencias hasta la consecucin del ttulo. El valor histrico

queda reflejado como testimonio de los estudios cursados por los estudiantes
en la universidad, y es este valor de la presente documentacin descrita.
Esta tarea se desarrollo en la sala de trabajo tcnico, junto al personal del
Archivo Histrico.
Libros del Depsito 1 LR,1-346
En este caso, se trataba de una serie de 346 libros de muy diversa naturaleza,
pero controlados; es decir, ya se conoca su procedencia. Inventario de la serie
en mano me traslade a uno de los depsitos que se encuentra en la Secretara
General, el Depsito 1 que a partir de este momento seria el lugar en el que
desarroll las prcticas. Estaba compuesta por: libros de matrcula y
exmenes, Libros de actas de exmenes, libros de grados, libros de
certificaciones. La tarea consista en describir los libros.
Libros de cuentas generales
Era una serie de libros de cuentas generales de la Universidad de Salamanca

con una caracterstica encuadernacin roja. Se trata de documentacin
contable que suele comenzar con una memoria del presupuesto.
Libros del Depsito 1 LR, 347-404
Esta serie de libros contiene: libros contables de material, presupuestos, de

rentas y censos, personal y nminas, as como modelos. Aunque,
primariamente, la labor era la descripcin de dichos libros, cre conveniente
emprender su foliacin antes de proceder con su descripcin, luego lo coment
con mi tutor de prcticas que me dio el visto bueno.
Libros del Depsito 1 LR/ (libros sin organismo productor)
Estos libros requeran una descripcin ms detallada, tenan un menor control,

hasta el punto de que carecan de unidad productora y tampoco estaban
foliados. En este caso, lo principal, en esta documentacin archivstica era
encontrar el rgano productor.
Al darle signatura, para no confundirlos en la base de datos con los anteriores,
se introdujo antes del nmero el carcter /.
29
3.2 Tareas tcnicas

Descripcin
Para un referente como Antonia Heredia, La descripcin es el anlisis
realizado por el archivero sobre los fondos y los documentos de archivo
agrupados natural o artificialmente, a fin sintetizar y condensar la informacin
en ellos contenida para ofrecerla a los interesados [] la descripcin es el
puente que comunica el documento con los usuarios50. Se trata, pues, de un
proceso de anlisis documental archivstico, cuyo producto ltimo sern los
instrumentos de descripcin (ya desarrollados en el punto 2.4 de esta
memoria), que sern considerados representaciones de los documentos.
Persigue dos objetivos: dar informacin a los usuarios y ayudar a los archiveros
en el desempeo de sus labores.
Se busca una descripcin archivstica normalizada. Esta pretensin se
convierte en objetivo con la aparicin de la informtica debido a que hace
necesaria la bsqueda de formatos que permitan el adecuado intercambio de
informacin. En este contexto de necesidad el Consejo Internacional de
Archivos (CIA) saca la norma ISAD (G), que dado su carcter genrico
necesitar de otras normas que la desarrollen.
La base de datos que alimentaba en las tareas de descripcin (ver Anexo 6)
contena los campos que propone ISAD G. Y era necesario, como mnimo
completar aquellos campos que en la norma se consideran obligatorios.
Supongo que, paralelamente, existir otra base de datos de productores que
vinculada a la anterior permita una descripcin completa.
Se llev a cabo esta tarea en 4 ocasiones, en unas series con mayor o menor
profundidad dependiendo del control de la serie:
Descripcin de expedientes de alumnos AUSA Cj. 4220/4223

Descripcin de las series del D1 LR,1-346
Descripcin de Libros de D1 LR, 347-404
Descripcin D1 LR/ (libros sin organismo productor)
Control de calidad
El control de calidad es un proceso de supervisin y revisin de un producto en el que
se compara el grado de conformidad o desviacin del producto respecto a un estndar de
calidad para tratar de evitar variaciones respecto a ese estndar. En el caso que nos
ocupa consista en comprobar que los registros introducidos en la Base de Datos, eran
tantos como el nmero de documentos que se disponan. Por lo tanto, sta era una tarea
que haba que repetir cada vez que se trataba de introducir registros. Se llev a cabo esta
tarea en 4 ocasiones:
Control de calidad AUSA CJ 4220/4223
50
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica general: teora y prctica. 5a. ed. act. y aum.
Sevilla: Diputacin Provincial de Sevilla, 1991. p 299-300
30
Control de calidad D1 LR,1-346

Control de calidad D1 LR, 347-404
Control de calidad de libros sin organismo productor (LSOP)
Foliado
La foliacin consiste en numerar correlativamente los folios de la unidad documental.
Este proceso que puede parecer extremadamente reiterativo es muy importante para la
localizacin de los documentos y la digitalizacin. Solo se llev a cabo una vez esta
tarea, aunque muchas otras veces hubiese sido necesario; sin embargo se prefiri optar
por avanzar en otras tareas ms urgentes.
Foliado D1 LR, 347-404
Recuento de libros
Consista en elaborar un pequeo instrumento de descripcin que contuviera la
siguiente informacin: Fecha inicial y final, ttulo y volumen, es necesario decir
que los libros no tenan signatura.
Recuento de Libros de cuentas generales
31
3.3 Servicios al usuario

Todas las actividades desarrolladas en el archivo se realizan pensando
en el usuario; desde la descripcin, para que los documentos sean
recuperados adecuadamente; hasta la foliacin de los documentos que
permitir la localizacin de cierta informacin y, en ltimo trmino, facilitar la
digitalizacin. Dicho esto, cualquiera de las tareas que se me encomendaron
responden a la necesidad de ofrecer un adecuado servicio al usuario.
Conversando con el personal he descubierto la tendencia de los
investigadores, dado que en la sala de consulta hace fro, el nmero de
investigadores disminuye en los meses ms fros del ao mientras que la
llegada de la primavera supone un incremento de investigadores; estas
tendencia estaba tambin mediatizada por la crisis econmica occidental, y
ms an la psima situacin de nuestro pas. Sabemos que las becas de
investigacin y dems subvenciones se reducen, de modo que la asistencia de
usuarios no puede servir de indicador, para al menos no alarmarnos por el
descenso en el nmero de investigadores que acuden a nuestro centro.
Aunque, en ningn momento tuve relacin directa con los usuarios, hubo dos
momentos que justificaron el trabajo realizado y la necesidad de hacerlo.
Ambos momentos tuvieron lugar en el Depsito 1 en el que desarroll mi labor
en la segunda parte de mis prcticas (10/01/2011-29/03/2011)
-
El da 28/02/2011 Carmen Rosell pas por el depsito

preguntndome sobre unos libros de escuelas en Cceres, para
prestar ayuda a un usuario. En este caso, yo los conoca a la
perfeccin porque acababa de completar la informacin en la
base de datos y pude ofrecerle mi ayuda.
El da 10/03/2011, de nuevo bajaron Carmen y Mara de los

ngeles, esta vez preguntando por nminas, justo cuando das
antes acababa de hacer un recuento de los Libros de Cuentas
Generales, les ense la relacin que haba hecho de dichos
libros, desgraciadamente, no satisfaca sus necesidades.
32
3.4
Desarrollo de las prcticas
Desde un principio me plante una serie de objetivos sobre las prcticas

y un modo de proceder para conseguirlos. Saba que debera contar con un
cuaderno para tomar notas, que debera tener un calendario en el que llevar
una segunda contabilidad de las horas de prcticas que iba completando y,
ante todo, hacerme una idea de la institucin a la que serva; posteriormente, y
ante nuevas necesidades, incorpor algn objetivo ms, como la eleccin de
un da de la semana para rendir cuentas ante el tutor del centro y solucionar
alguna de las dudas surgidas en la prctica.
En cuanto a la necesidad de tomar nota de lo que haca, cre conveniente
emplear un cuaderno de anillas, por si en algn momento era necesario
intercalar alguna hoja nueva o pasar ciertas anotaciones a limpio. Pronto
sirvieron tambin para recopilar las preguntas que deba hacer a mi tutor.
Antes de comenzar las prcticas ya haba construido una pequea tabla en
Excel que recoga las fechas, en principio lunes y martes, y las tareas. Con el
tiempo y tras pedir permiso a Miguel ngel para acudir las maanas de das
que no tenan clase, la tabla vari incluyendo todos esos das que me
permitiran acabar antes de lo previsto las prcticas, para dedicar tiempo a la
memoria y a otras asignaturas. Quiero dejar claro que en ningn momento dej
de acudir a clase por avanzar en las prcticas.
La necesidad de comprender la institucin y el centro en el que se realizaron
las prcticas hicieron que desde el primer da me pusiera a buscar bibliografa
que ha quedado reflejada en el aparato crtico de la memoria.
Como el Archivo de la Universidad est descentralizado y durante bastante
tiempo estuve trabajando en el Depsito 1 en el stano de la Secretara
General, necesitaba tomar una decisin para comunicarme con Miguel ngel.
La carencia de telfono, sumada a que no poda estar para arriba y para abajo
todo el da, tanto por incapacidad fsica como por la prdida de tiempo que ello
conllevara; adems de la incomodidad de molestar a Miguel ngel, al que
como director le supongo un mayor trabajo, decid escoger un da de la semana
para cuando necesitara, visitarlo en su despacho para solucionar dudas
surgidas durante el desempeo de mis labores.
Me parece importante que para asegurar la integridad de las bases de datos

mediante el empleo de copias de la base de datos original o, por medio del uso
de pequeas bases de datos que incorperen la informacin para cada tarea.
Claro esto, solo ser posible si los programas de getin de bases de datos son
compatibles entre s. Por ejemplo, yo trabajaba en Access y Carmen Rosell
empleaba Filemaker. Llegar a una gestin del archivo normalizada sera
33
imposible si los archivos producidos por los distintos programas no pudieran

ponerse en comn.
Sera interesante que la base de datos permita la inclusin de valores a partir
de mens desplegables, por ejemplo los productores. Esto, sin embargo, no
ser aplicable a ciertos campos de la descripcin que son variables en sus
valores, por ejemplo: el rea de notas, ttulo, alcance y contenido
Supongamos la entrada de los productores, campo obligatorio para ISAD (G),
habramos de disponer de dos bases de datos, una de las descripciones de
documentos y otra de los productores generada a partir de la normaa ISAAR
(CPF), de modo que ambas estaran relacionadas y a cada descripcin
correspondera, al menos, una relacin con un productor.
34
4. OPININ PERSONAL SOBRE LAS PRCTICAS

Las prcticas son un importante componente formativo porque pone al
alumno en un contexto de ejercicio real de la profesin y l mismo puede
valorar hasta qu punto son importantes los conocimientos adquiridos y como
se relacionan con la prctica.
Personalmente, las prcticas desarrolladas en el Archivo Histrico de la
Universidad las valoro como una experiencia muy positiva. La variedad de
tareas que me fueron encomendadas me ayudaron a mantener una mayor
motivacin; aunque el cambio de tareas implicaba, siempre, un cierto grado de
inseguridad que poco despus desapareca con las ganas de hacer las cosas
bien. En todo momento, el tutor del centro justificaba las tareas que tena que
hacer por si dudaba de para qu servan; es decir, era consciente de tareas
son, tal vez, ms duras por reiterativas.
Calificara el trato de todos y cada uno de los empleados del archivo como
excelente. Solo fui el alumno en prcticas y me sent como tal en los
momentos en los que me presentaban al personal, pues pronto lo de el
alumno en prcticas qued a un lado. Puedo decir, que todos fueron realmente
amables conmigo y estaban dispuestos a prestarme su ayuda.
Me concedieron un espacio que me permita no agobiarme y a un mismo
tiempo sentirme respaldado. Me parece estupendo que se le de espacio al
alumno de prcticas, los conocimientos tericos se ponen a prueba de un modo
diferente sabiendo que no tienes en la mesa de al lado al tutor para corregir tus
errores. Adems obliga a una mayor planificacin de lo que haces y te da una
mayor autonoma. Sin embargo, puede haber momentos en los que si
necesitaras la ayuda de alguien y tienes que esperar bien a cuando salgas,
bien a otro da (Ya se dijo que en ciertos momentos el telfono habra servido
de ayuda).
Como nico punto negativo, si algo ech de menos y creo que podra haber
sido interesante, es el enfrentarme a alguna peticin de informacin de
usuarios, aunque como ha quedado registrado en la memoria esto no falt.
Ya casi completado el tiempo de prcticas, tuve la oportunidad de visitar el
archivo en calidad de usuario, aunque mi aparicin por all no gener ningn
expediente ni nada semejante. Tan solo necesitaba consultar la biblioteca
auxiliar para un trabajo acerca de instrumentos de descripcin, que tambin ha
quedado reflejado en esta memoria y que no exiga mayor trmite que dejar el
carn universitario hasta abandonar la sala de consulta. La experiencia tambin
fue buena y reveladora.
En definitiva, se cumplieron las expectativas que tena sobre las prcticas en
este centro. Hasta ahora, tan solo, tena la experiencia del trabajo en un
archivo ms pequeo, como es el Archivo de la Catedral de Salamanca, y
necesitaba comprobar cmo era el trabajo en un archivo ms grande.
35
5. CONCLUSIONES
Frente a la teora, la prctica archivstica es notablemente diferente.
Existe una diferencia manifiesta entre lo que debera ser (todo lo estudiado) y lo
que en realidad es. En s mismo este hecho no es problemtico, por mucho que
los diversos paradigmas centren su atencin sobre uno u otro aspecto, de una
u otra forma, conocemos la meta a la que se ha de llegar: servir al usuario.
Hacia ella se tiende, no en vano todas las tareas se hacen pensando en ese
elemento de la cadena documental. Es aqu donde el archivero juega un
importante papel.
Un aspecto fundamental es su iniciativa y la bsqueda de la normalizacin que,
entre otros asuntos, pretende y permite el intercambio de informacin. La
primera se refiere a que el archivero ha de estar preparado para tomar
decisiones ante situaciones novedosas y estar seguro que ante situaciones
semejantes se proceder de igual manera, la segunda permite conseguir un
modelo nico que permita el intercambio de informacin archivstica.
En el trabajo de archivo, de igual modo que en otros centros, es preciso no
perder de vista el fin ltimo para el que se realizan las tareas que se te
encomiendan, los usuarios. El hecho de ver cmo el trabajo que vas realizando
sirve para algo, que es necesario para la recuperacin de la informacin y para
que los usuarios accedan a esa informacin, supone una inyeccin de moral.
Entran en juego, en todo momento, los conocimientos adquiridos durante las
clases, desde los conocimientos adquiridos en asignaturas ms estrechamente
relacionadas con la archivstica u otras ms relacionadas con la documentacin
o las bibliotecas. Con lo que, de algn modo, se podra esgrimir como
argumento contra aquellos profesionales que creen en la necesidad de separar
el conocimiento archivstico de otras disciplinas del mbito de la informacin,
aunque puedo comprenderlos si lo que pretenden es una mayor
especializacin, aunque para eso ya existae los msteres.
36
6. SUGERENCIAS Y PROPUESTAS DE MEJORA DEL

PRACTICUM
Aunque pueda parecer interesante, e incluso, tentador hacer un
prcticum en dos centros diferentes. No es algo que deba ser tenido muy en
cuenta, a priori, pues hasta bien avanzadas las primeras 100 horas no se es
consciente de cmo funcionan las cosas. S sera necesario, a mi entender,
una pequea contextualizacin del centro y de su funcionamiento antes de
empezar a trabajar en cualquier tarea, aunque tambin es cierto que eso es
una parte importante de esta memoria con lo cual, podra ser muy interesante
partir de la memoria elaborada por el alumno que realiz el prcticum en ese
mismo sitio el ao anterior; de modo que se entrara en el centro con cierta
idea. Tambin, es cierto que esto puede dar lugar a trabajos muy parecidos y
poco creativos pero un conocimiento inicial redundara, en mi opinin en un
mejor aprovechamiento de las prcticas. Esto tiene especial relevancia en los
centros archivsticos, ante la gran variedad de series, tipologas documentales
y la importancia que tienen en stos los productores, que son mltiples y no en
pocas ocasiones pueden dar lugar a errores.
Se podra intentar, tambin, comenzar antes; no lo digo por experiencia propia
(en marzo ya haba terminado), sino por la de algunos compaeros que an en
mayo y teniendo por delante el trabajo de grado y las asignaturas del
cuatrimestre, estaban un poco agobiados. Aunque entiendo que sea necesario
retrasarlo en lo que los centros dan contestacin y, por otro lado, los alumnos
estabilizan su situacin (matrculas, comienzo de las clases).
37
7. BIBLIOGRAFA
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Madrid: Tecnos, 1994.
2. ALBERCH FUGUERAS, Ramn. Los archivos, entre la memoria histrica y
la sociedad del conocimiento. 1 ed. Barcelona: Uoc, 2003.
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universidades. Madrid: Instituto Antonio de Nebrija de estudios sobre la
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11. ESPAA. 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol. nm.
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12. ESAPAA. 30/1992, de 26 de. noviembre. de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. nm.
155, p. 20342-40319.
13. ESPAA. 6/2001.Ley Orgnica 6/2001, de 21 de diciembre, de
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38
14. GMEZ DAZ, Raquel; HERNNDEZ OLIVERA, Luis (dir). Censo gua de
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Salamanca, 1994.
15. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica general: teora y prctica. 5a.
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16. HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripcin
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18. HERNNDEZ VICENTE, S. (dir.) et al. Inventario de las Series de actas de
Claustros y Juntas de la Universidad de Salamanca. Salamanca, (1993). [No
publicado].
19. HERNNDEZ VICENTE, S. (dir.) et al. Catlogo de la Serie Borradores de
Claustros y Juntas de la Universidad de Salamanca. Salamanca. (1993). [No
publicado].
20. HERNNDEZ VICENTE, Severiano. El archivo de la Universidad de
Salamanca. Boletn de la ANABAD, Tomo 47, N 3-4, 1997, pp. 199-210.
21. LOS ARCHIVOS UNIVERSITARIOS Y LA DOCUMENTACIN DE LAS
UNIVERSIDADES ESPAOLAS: SITUACIN ACTUAL Y PROPUESTAS DE
ACTUACIN. Boletn de la ANABAD, Tomo 47, N 3-4, 1997, pp. 15-41
22. Memoria del Servicio de Archivos correspondiente al curso 2009-2010.
Servicio De Archivos. Universidad De Salamanca, 2010. [Consultado el 20 de
Abril de 2011], Disponible en:
<http://campus.usal.es/~memoria/0910/11_rectorado/11_7_archivo_universitari
o.pdf>.
23. Normas de consulta en sala del Archivo de la Universidad de Salamanca.
Universidad De Salamanca, 1992.
24. RECOMENDACIONES PARA ARCHIVOS UNIVERSITARIOS. Boletn de la
ANABAD, Tomo 47, N 3-4, 1997, pp.
25. REGLAMENTO DEL SERVICIO DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS.
Universidad De Salamanca, 1992.
26. RODRGUEZ-SAN PEDRO BEZARES, Luis E. Historia de la Universidad
de Salamanca. 1 ed. Salamanca: Ediciones Universidad de Salamanca, 2006.
39
27. ROSELL GARCA, Carmen; OVILO MANSO, Mara de los ngeles;

BARCINA CUEVAS, Mara V. El Archivo de la Universidad de Salamanca:
Situacin actual. Boletn de la ANABAD, Tomo 58, N 1, 2008, pp.247-254
28. SCHELLENBERG, Theodore R.; SMITH, Jane F. The management of
archives. Washington: National Archives and Records Administration, 1984.
29. VIVAS MORENO, Agustn. El Archivo Histrico de la Universidad de
Salamanca: historia y clasificacin de sus fondos documentales. Gijn: Trea,
2003.
30. Web de Archiveros Espaoles en la Funcin Pblica (AEFP). [Consultado el
13 de febrero de 2011]. Disponible en: <http://www.aefp.org.es/>.
40
6. ANEXOS:
ANEXO 1- ORGANIGRAMA DEL SERVICIO DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS
41
ANEXO 2- CUADRO DE CLASIFICACIN
42
ANEXO 3- TABLA SOBRE LA QUE SE HA CREADO EL DIAGRAMA DE GANTT
44
ANEXO 4- DIAGRAMA DE GANTT
45
ANEXO 5 CALENDARIO
46
ANEXO 6 REPRODUCCIN DE LA BASE DE DATOS
47
41
ANEXO 1- Organigrama del Servicio de Archivos
ANEXO 2- Cuadro de clasificacin

1. UNIVERSIDAD DE SALAMANCA
1.1. Rector
1.2. Claustros y juntas
1.3. Secretario
1.4. Administrador
2. AUDIENCIA ESCOLSTICA
2.1. Maestrescuela
2.2. Administrador
2.3. Rector y claustro
3. COLEGIOS
3.1. Colegio de la Concepcin

3.2. Colegio de las Once Mil Vrgenes
3.3. Colegio de San Ildefonso
3.4. Colegio de San Milln
3.5. Colegio de San Pedro y San Pablo
3.6. Colegio de San Pelayo
3.7. Colegio de Santa Cruz de Caizares
3.8. Colegio de Santa Cruz de San Adrin
3.9. Colegio de Santa Mara y Todos los Santos-Monte Olivete
3.10. Colegio Mayor de San Bartolom
3.11. Colegio Mayor de San Salvador de Oviedo
3.12. Colegio Mayor de Santiago del Arzobispo
3.13. Colegio Mayor de Santiago el Cebedeo, Cuenca
3.14. Colegio Trilinge
3.15. Colegio viejo de Oviedo, de Pan y Carbn

3.16.
Administracin de los Colegios Universitarios de Salamanca
ARCHIVOS INCORPORADOS
4.1. Unamuno, Miguel de

4.2. Dorado Montero, Pedro
4.3. Espinosa, Ricardo
4.4. Cuesta Dutari, Norberto
4.5. Valverde, Jos Antonio
4.6
Senador, Julio
4.6. Guy, Alain
44
ANEXO 3- Tabla sobre la que se ha creado el diagrama de Gantt

Diagrama de Gantt
Tareas
Descripcin de expedientes de alumnos AUSA Cj. 4220/4223
Descripcin de las series del D1 LR,1-346
Control de calidad (LSOP)
Fecha inicio Duracin

02/11/2010
11
21/12/2010
1
10/01/2011
16
17/02/2011
1
18/02/2011
1
21/02/2011
13
17/03/2011
1
18/03/2011
1
22/03/2011
4
29/03/2011
1
50
45
Fecha final
20/12/2010
21/12/2010
15/02/2011
17/02/2011
18/02/2011
15/03/2011
17/03/2011
18/03/2011
28/03/2011
29/03/2011
ANEXO 4- Diagrama de Gantt

2-nov 12-nov 22-nov
Descripcin de expedientes de alumnos
AUSA Cj. 4220/4223
Descripcin de las series del D1 LR,1346
Descripcin D1 LR/ (libros sin organismo

productor)
Control de calidad (LSOP)
2-dic
12-dic
22-dic
1-ene 11-ene 21-ene 31-ene 10-feb 20-feb
2-mar 12-mar 22-mar
ANEXO 5 Calendario
2010
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
10 11 12 13 14
L
6
M
7
10 11 12
15 16 17 18 19 20 21 13 14 15 16 17 18 19
22 23 24 25 26 27 28 20 21 22 23 24 25 26
29 30
27 28 29 30 31
2011
ENERO
L
FEBRERO
S
L
7
1
8
10 11 12 13
10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20
17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27
24 25 26 27 28 29 30 28
31
MARZO
L
7
10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31
Descripcin de expedientes de alumnos

Control de calidad
Descripcin de D1, LR 1-346
Recuento de libros de cuentas
generales
ANEXO 6 Reproduccin de la base de datos
Descriptores:
O-Onomstico
M-Materia
G- Geogrfico
<....................................................
....................................................>
Nivel de Descripcin
<...>
Ttulo
<...>
Fechas extremas
</...>
Volumen
<..>
Expediente
<...>
Unidad
<...>
Fecha de inicio
<...>
Folios
<>
Signatura
<...>
Subexpediente
<...>
Signatura antigua
<......>
Sig. Otro soporte

<....>
Alcance y contenido
<........>
Acceso
<..>
Medidas
<.>
Lengua
<...>
Tipo de letra
<>
Fecha final
<...>
Caja/libro
<...>
Bibliografa
<
........>
Documentacin
relacionada
<..........>
Notas
<
........>
Soporte
<......>
48
49

Memoria de Prácticas: 2010-2011 Archivo de La Universidad de Salamanca

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UNIVERSIDAD DE SALAMANCA

Alumno: Fidel Antonio Bellido Hernndez

MEMORIA DE PRCTICAS 2010-2011

2.1 HISTORIA, TITULARIDAD, TIPO DE CENTRO, ETC.

4. OPININ PERSONAL SOBRE LAS PRCTICAS

6. SUGERENCIAS Y PROPUESTAS DE MEJORA DEL PRACTICUM

ANEXO 1- ORGANIGRAMA DEL SERVICIO DE ARCHIVOS

Fidel Antonio Bellido Hernndez

La bibliografa recoge una lista con la bibliografa general ordenada

MEMORIA DE PRCTICAS 2010-2011

bibliografa acerca del sistema archivstico de la Universidad; bibliografa propia

Fidel Antonio Bellido Hernndez

2.1 Historia, titularidad, tipo de centro, etc.

MEMORIA DE PRCTICAS 2010-2011

Comunidades Autnomas tienen sus competencias en materias de archivos y

La primera de las etapas est especialmente marcada por la fundacin

En la segunda de las etapas, la Universidad supera el mbito regional

LLUCH ADELANTADO, Ascensin. Los fondos universitarios para la historia de las

Fidel Antonio Bellido Hernndez

establecindose como Universidad de la Monarqua Hispnica. Este

La tercera etapa comienza en el siglo XIX coincidiendo con la

La siguiente frase resume la historia de la Institucin universitaria salmantina:

MEMORIA DE PRCTICAS 2010-2011

2.1.1 ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE SALAMANCA

Fidel Antonio Bellido Hernndez

Ya en el siglo XVII, concretamente en 1605 se comienza a redactar un

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No ser hasta 1975, cuando el archivo que estaba a cargo de Teresa

Archivo histrico antiguo o Archivo Secreto

REGLAMENTO DEL SERVICIO DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Universidad de

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salvaguarda; este es el caso de las otorgadas por Martn V en la que

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2. El Archivo Universitario Administrativo o Secretara del Estudio

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otro lado, los Colegios Menores podan ser de adscripcin religiosa o

VIVAS MORENO, Agustn. Op. Cit.

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2.1.2 EL SISTEMA ARCHIVSTICO DE LA UNIVERSIDAD

Entre sus funciones se encuentran las siguientes:

Establecer el sistema archivstico de la Universidad.

Organizar, coordinar y dirigir los diferentes archivos.

Reunir, identificar, estudiar y valorar las series documentales

Elaborar normas para cada serie documental, con el fin de

Controlar las transferencias, las eliminaciones y los plazos de

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fin, los documentos transferidos estn perfectamente identificados

El Archivo Central del Rectorado es el encargado de reunir y

El Archivo Intermedio se encarga de la gestin de los

El Archivo Histrico conserva la documentacin histrica

La Seccin Archivo/Biblioteca Unamuno Igualmente, forman

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de D. Pedro Dorado Montero, el Archivo de D. Ricardo Espinosa

Cada una de estas secciones cuenta con personal tcnico de la escala

Fondos del Archivo Histrico: En el archivo histrico destacan

Fondos del Archivo Intermedio: Incluye la documentacin

Fondos del Archivo Central: Custodia los documentos

Fondos de la Casa-Museo Miguel de Unamuno. Custodia los

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2.2 Descripcin de las instalaciones

2 Depsitos en el edificio de Secretara General