Notas debito y crdito

Las notas debito y crdito son documentos o comprobantes que las

empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por
el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.
Nota debito: Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la
deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el
pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una
cuenta.
Nota crdito: Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el
objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto
que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden
ser por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o
descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturacin. La nota crdito
disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la
nota crdito significa una erogacin.
Por ejemplo, si se le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el pago de sus
obligaciones, la empresa emite una nota debito por el valor de los intereses, intereses
que son un ingreso financiero para la empresa. En este caso, para el cliente la nota
debito se convierte en un egreso puesto que con ella se le esta causando un cobro de
intereses.
Caso contrario, si por error, al cliente se le cobr por las mercancas que se le vendieron,
un valor mayor al real, la empresa emite una nota crdito mediante la cual disminuye la
deuda del cliente por el valor cobrado en exceso. Esta nota crdito es una erogacin para
la empresa puesto que se debe disminuir el valor que inicialmente se registr como
venta. Desde el punto de vista del cliente, como su obligacin se disminuye con la nota
crdito, sta se convierte en un ingreso en la medida en que disminuye el valor de las
mercancas que adquiri inicialmente a un mayor valor.
En la Conciliacin bancaria, es comn confundirse con el concepto de la nota debito y
crdito, puesto que el banco enva a al empresa propietaria de una cuenta de ahorros o
corriente, una nota debito y la confundimos como un ingreso para la empresa, pero en
realidad lo que el banco ha hecho con esa nota debito es disminuir el saldo de la cuenta
bancaria por conceptos como la cuota de manejo, que es un ingreso para el banco
(Recordemos que la nota debito es un ingreso slo para quien la emite, para el que la
recibe es un egreso).
En el caso de las cuentas bancarias, la nota crdito que emite el banco, s es un ingreso
para la empresa, puesto que con sta el banco ha consignado en la cuenta valores como
por ejemplo los intereses ganados por el dinero depositado en la cuenta. (Caso contrario

a la nota debito, la nota crdito es un egreso para quien la emite y un ingreso para quien
la recibe).

Tema 5: Reglas del cargo y el abono

Objetivo: Practicar las reglas del cargo y el abono.

Para registrar correctamente en las cuentas las variaciones de los valores que representan es
necesario considerar tanto la causa como el efecto que produce cada operacin, por sencilla
que sta sea afectar cuando menos a dos cuentas.
Con el propsito de analizar lo anterior, veamos los siguientes ejemplos:
1. Si compramos mercancas y las pagamos en efectivo, debemos considerar, al mismo
tiempo y por la misma cantidad, tanto el aumento del Activo en mercancas, como la
disminucin del Activo en caja.
2. Si pagamos en efectivo una letra de cambio a nuestro cargo, debemos considerar, al
mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto la disminucin del Pasivo en documentos por
pagar, como la disminucin del Activo en caja.
3. Si pagamos en efectivo algn gasto, debemos considerar, al mismo tiempo y por la misma
cantidad, tanto la disminucin que por el gasto sufre el Capital, como la disminucin del
Activo en clientes.
Como puede verse en los ejemplos anteriores, cualquiera que sea la operacin que se haya
efectuado, siempre habr una causa y un efecto que, por la misma cantidad, variar nuestros
valores del Balance.
Las variaciones, o sea, los aumentos y disminuciones que sufran los valores del Activo, Pasivo
y del Capital, por las operaciones que se efectan en el negocio, se deben registrar en las
cuentas correspondientes por medio de cargos y abonos
Ahora bien, como las cuentas representan valores de distinta naturaleza, se presenta el
problema de saber qu cargos y qu abonos van a significar los aumentos o las disminuciones
en las diferentes cuentas del Activo, Pasivo y del Capital.
Reglas o principios: Con base en la causa y el efecto, se instituyeron las siguientes reglas.
Toda cuenta del Activo debe empezar con un cargo, es decir, con una anotacin en el
debe.
Toda cuenta del Pasivo debe comenzar con un abono, o sea, con una anotacin en el
2.
haber.
La cuenta del Capital debe empezar con un abono, es decir, con una anotacin en el
3.
haber
1.

Principios que deben observarse.

a) Los aumentos del Activo se
cargan.
b) Las disminuciones del Activo se
abonan.
c) Los aumentos del Pasivo se
abonan.
d) Las disminuciones del Pasivo se
cargan.
e) Los aumentos del Capital se
abonan.
f)

Las disminuciones del Capital se

cargan.

El Saldo de la cuenta de Capital contable por lo regular es acreedor, porque casi siempre los
aumentos del Capital contable son mayores que las disminuciones del mismo, solamente en el
caso contrario tendr saldo deudor.

Reglas del cargo y del abono:

Tomando en consideracin los casos en los cuales se cargan y se abonan las diferentes
cuentas del Activo, del Pasivo y del Capital, se instituyeron las siguientes reglas:

Se debe
cargar:

Cuando aumenta el

Activo
Cuando disminuye el
Pasivo
Cuando disminuye el
Capital

Cuando disminuye el
Se debe
abonar:

Cuentas del Capital o de

resultados:

Activo
Cuando aumenta el
Pasivo
Cuando aumenta el
Capital

Gastos de venta
Gastos de administracin
Gastos y productos
financieros
Otros gastos y productos

Las cuentas de Gastos de venta y de administracin estn destinadas nicamente al registro

de operaciones que producen disminuciones del capital, razn por la cual siempre se deben
cargar, puesto que, de acuerdo con las reglas instituidas, las disminuciones del capital se
deben cargar; en consecuencia, como nicamente se cargan, su saldo siempre ser deudor.
Las cuentas de Gastos y productos financieros y de Otros gastos productos, por estar
destinados al registro de operaciones que produzcan, tanto un aumento como disminuciones
del capital, lo mismo se pueden cargar que abonar, segn sea la clase de operacin que en
ellas se registre.
Se debe cargar, cuando en ellas se registren disminuciones del capital, de acuerdo con las
reglas establecidas, las disminuciones del capital se debe cargar, en el caso contrario, su saldo
podr ser deudor o acreedor

4. Mtodos para elaborar una conciliacin bancaria

4.1. Saldos correctos
A tales efectos me primero me centrar en el mtodo Saldos Correctos
por ser el mtodo ms utilizado y didctico en cuanto a su aprendizaje
para la elaboracin de una conciliacin y que en s para efectos de lo que
a continuacin explicar ser igual para los dos mtodos. Lo cual
consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los
registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para
luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos
sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho
mtodo, es de suma importancia que se conozcan las normas de
presentacin y estructuracin del cuerpo del mismo:
1) Primero, se presentan las Partidas no registradas en el Banco, donde
se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se
toman en cuenta en este rengln los:
1)a). Cheques en Trnsito: o cheques pendientes, son aquellos que a
consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar
la conciliacin, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el
banco, por lo que aparecer Abonado el los libros de la empresa y no

estar Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.

1)b). Depsitos en Trnsito: son aquellos depsitos que se por lo general
se envan al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo
que estarn Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de
cuenta del mes.
2) Segundo, se presentan las Partidas no registradas en Libros donde
se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa
donde se encuentran:
2)a). Notas de Crdito: son todos los abonos efectuados por parte del
banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares,
intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado
en nuestros libros.
2)b). Notas de Dbitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa
por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados
devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la informacin
respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.
2)c). Cheques Omitidos no Registrados: son los cheques que se
emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la
empresa.
2)d). Depsitos Omitidos no Registrados: son los depsitos que se
realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.
3) Tercero, se deben presentar los Errores, donde se reflejan todos los
ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos
documentos cotejados:
3)a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los
errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales
tenemos:
3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con
un monto por encima o por debajo del monto de emisin.
3) Depsitos de diferentes cantidades: son los depsitos que se cargan
con un monto por encima o por debajo del monto de emisin.
3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se
cargaron.
3) Depsitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron
abonados en los libros de la empresa.
3) Notas de Dbito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se
cargan en vez de abonarse y viceversa.
3) Depsitos Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se
cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o
banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.
3) Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha
de vencimiento y todava no se han ido a cobrar en el banco, por lo que
hay que desincorporarlos hacindoles un cargo por el monto del mismo.
3)b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aqu se incluyen

los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte

del Banco, entre las cuales tenemos:
3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con
un monto por encima o por debajo del monto de emisin.
3) Depsitos de diferentes cantidades: son los depsitos que se abonan
con un monto por encima o por debajo del monto de emisin.
3) Cheques Omitidos no registrados: son los cheques que se emitieron
realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
3) Depsitos Omitidos no registrados: son los depsitos que se
emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.
3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se
abonaron.
3) Depsitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron
cargados en el estado de cuenta bancario.
3) Notas de Dbito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se
cargan en vez de abonarse y viceversa.
3) Depsitos Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se
cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta,
puesto que un banco posee diversos clientes.
Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostr
aqu, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser
cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios
para lograr los saldos correctos o encontrados.
Ejemplo de una conciliacin elaborada por el mtodo saldos correctos:
El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el
libro mayor de banco Bolvar Fuerte perteneciente a El Trbol C.A.:

5.2 Reglas del cargo y de abono

Para registrar correctamente en las cuentas las variaciones de los valores que
representan es necesario considerar tanto la causa como el efecto que produce cada
operacin, por sencilla que sta sea afectar cuando menos a dos cuentas. Con el
propsito de analizar lo anterior, veamos los siguientes ejemplos: 1. Si compramos
mercancas y las pagamos en efectivo, debemos considerar, al mismo tiempo y por la
misma cantidad,
tanto el aumento del Activo en mercancas, como la disminucin del Activo en caja. 2.
Si pagamos en efectivo una letra de cambio a nuestro cargo, debemos considerar, al
mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto la disminucin del Pasivo en documentos
por pagar, como la disminucin del Activo en caja. 3. Si pagamos en efectivo algn
gasto, debemos considerar, al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto la
disminucin que por el gasto sufre el Capital, como la disminucin del Activo en

clientes. Como puede verse en los ejemplos anteriores, cualquiera que sea la operacin
que se haya efectuado, siempre habr una causa y un efecto que, por la misma cantidad,
variar nuestros valores del Balance. Las variaciones, o sea, los aumentos y
disminuciones que sufran los valores del Activo, Pasivo y del Capital, por las
operaciones que se efectan en el negocio, se deben registrar en las cuentas
correspondientes por medio de cargos y abonos Ahora bien, como las cuentas
representan valores de distinta naturaleza, se presenta el problema de saber qu cargos y
qu abonos van a significar los aumentos o las disminuciones en las diferentes cuentas
del Activo, Pasivo y del Capital. Reglas o principios: Con base en la causa y el efecto,
se instituyeron las siguientes reglas. 1. Toda cuenta del Activo debe empezar con un
cargo, es decir, con una anotacin en el debe. 2. Toda cuenta del Pasivo debe comenzar
con un abono, o sea, con una anotacin en el haber. 3. La cuenta del Capital debe
empezar con un abono, es decir, con una anotacin en el haber
Principios que deben observarse. A) Los aumentos de Activo se cargan.
B) Las disminuciones de Activo se abonan.
C) Los aumentos de Pasivo se abonan.
D) Las disminuciones de Pasivo se cargan.
E) Los aumentos de Capital se abonan.
F) Las disminuciones de Capital se cargan.
El Saldo de la cuenta de Capital contable por lo regular es acreedor, porque casi siempre
los aumentos del Capital contable son mayores que las disminuciones del mismo,
solamente en el caso contrario tendr saldo deudor. Reglas del cargo y del abono:
Tomando en consideracin los casos en los cuales se cargan y se abonan las diferentes
cuentas del Activo, del Pasivo y del Capital, se instituyeron las siguientes reglas: Se
debe cargar: { Cuando aumenta el Activo Cuando disminuye el Pasivo Cuando
disminuye el Capital
Se debe abonar: { Cuando disminuye el Activo Cuando aumenta el Pasivo Cuando
aumenta el Capital
Cuentas del Capital o de resultados: { Gastos de venta Gastos de administracin Gastos
y productos financieros Otros gastos y productos
Las cuentas de Gastos de venta y de administracin estn destinadas nicamente al
registro de operaciones que producen disminuciones del capital, razn por la cual

siempre se deben cargar, puesto que, de acuerdo con las reglas instituidas, las
disminuciones del capital se deben cargar; en consecuencia, como nicamente se
cargan, su saldo siempre ser deudor. Las cuentas de Gastos y productos financieros y
de Otros gastos productos, por estar destinados al registro de operaciones que
produzcan, tanto un aumento como disminuciones del capital, lo mismo se pueden
cargar que abonar, segn sea la clase de operacin que en ellas se registre. Se debe
cargar, cuando en ellas se registren disminuciones del capital, de acuerdo con las reglas
establecidas, las disminuciones del capital se debe cargar, en el caso contrario, su saldo
podr ser deudor o acreedor

BANCOS.
SE CARGA:
POR LOS DEPSITOS EN INSTITUCIONES BANCARIAS EN CUENTA DE CHEQUES.
DE LOS DEPSITOS QUE SE HAGAN EN BILLETES, GIROS POSTALES, GIROS TELEGRFICOS,
GIROS BANCARIOS, MONEDAS.
DE LOS INTERESES O COBROS QUE NOS PAGA EL BANCO.
SE ABONA:
POR LOS CHEQUES EXPEDIDOS O SEA LA CANTIDAD QUE SE RETIRA DEL BANCO EN PAGO DE
COMPROMISOS PROPIOS DEL NEGOCIO.
POR LAS CANTIDADES QUE NOS CARGAN EN EL BANCO POR CONCEPTO DE COMISIONES,
INTERESES, ETC.
CLIENTES.
SE CARGA:
POR LAS CANTIDADES QUE ADEUDAN LOS CLIENTES.
DEL IMPORTE DE LAS MERCANCAS QUE SE CONTINAN VENDIENDO A CRDITO.
SE ABONA:
DEL IMPORTE DE LAS DEVOLUCIONES QUE HAGAN LOS CLIENTES.
DE LAS REBAJAS QUE SE AUTORICEN DE LOS DESCUENTOS QUE SE LES CONCEDE POR
PRONTO PAGO DE SU ADEUDO.
DE LAS CANTIDADES QUE PREVIO ESTUDIO SE CONSIDEREN INCOBRABLES.
DOCUMENTOS POR COBRAR .
SE CARGA:
POR EL VALOR NOMINAL DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR AL INICIARSE EL EJERCICIO.

POR EL VALOR NOMINAL DE LOS DOCUMENTOS QUE SE RECIBEN PARA SER COBRADOS A LA
FECHA DE SU VENCIMIENTO.
SE ABONA:
POR EL VALOR NOMINAL DE LOS DOCUMENTOS QUE HAN SIDO COBRADOS O CANCELADOS.