PROGRAMA DE EDUCAO CONTINUADA A DISTNCIA

Portal Educao

CURSO DE

BENEFCIOS DA BOA
ADMINISTRAO DO TEMPO

Aluno:
EaD - Educao a Distncia Portal Educao
AN02FREV001/REV 4.0

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CURSO DE

ABENEFCIOS DA BOA
ADMINISTRAO DO TEMPO

MDULO II

Ateno: O material deste mdulo est disponvel apenas como parmetro de estudos para este
Programa de Educao Continuada. proibida qualquer forma de comercializao ou distribuio
do mesmo sem a autorizao expressa do Portal Educao. Os crditos do contedo aqui contido
so dados aos seus respectivos autores descritos nas Referncias Bibliogrficas.

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MDULO II

5 ESTRESSE - A REDUO DO ESTRESSE POR MEIO DA ADMINISTRAO

DO TEMPO

Estresse a resposta do organismo a determinados estmulos que

representam circunstncias sbitas ou ameaadoras. O corpo, como forma de
adaptao, desencadeia reaes que ativam a produo de hormnios, entre eles a
adrenalina. Isso deixa o indivduo em "estado de alerta" e em condies de reagir.
Em instantes, esses hormnios se espalham por todas as clulas do corpo,
provocando acelerao da respirao e dos batimentos cardacos, dentre outros
sintomas, denominados "reao de luta ou fuga".

FIGURA 5

FONTE: Disponvel em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photo-stress-manimage13812115>. Acesso em: 26 maio 2010.

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Essa substncia, produzida pelas glndulas suprarrenais, impulsiona a

pessoa. Ela motiva, energiza, d nimo e ambio. Durante momentos de estresse
em sua fase inicial podemos passar horas ou dias sem dormir direito, sem nos
alimentarmos adequadamente e sem pensarmos em outras coisas que no sejam a
nossa preocupao principal.
O estresse gera esta fora toda e sem um pouco disso a vida se torna
tediosa e desmotivada. Todos ns precisamos da energia gerada pelo estresse para
vivermos uma vida mais adequada. Existe uma correlao entre o estresse ao qual a
pessoa est submetida e seu nvel de produtividade. De incio, a correlao
positiva, mas quando o estresse se torna pronunciado demais, passa a ser negativo.
Deste modo, no incio de perodos de tenso a produtividade aumenta
medida que o estresse se acentua e depois de algum tempo, se o estresse no
reduzido, o organismo comea a se enfraquecer e a produtividade cai. Se o estresse
passa dos limites de resistncia da pessoa, a a produtividade diminui gradualmente
at

que

dficit

seja

significativo.

As

pessoas

mais

bem-sucedidas

profissionalmente so justamente quelas que sabem gerenciar o estresse ao seu

favor.
Quem no sabe gerenci-lo corre o risco de entrar na fase mais negativa do
processo de estresse, aquela em que a produtividade se torna prejudicada. Com
esses conhecimentos a pessoa se torna capaz de reconhecer em si mesmo os
sinais de que seu limite est se aproximando, saber eliminar os estressores
desnecessrios e se fortalecer para no sofrer qualquer efeito negativo. Se aps
momentos de estresse fazemos exerccios de relaxamento ou praticamos esporte;
se tivermos uma alimentao rica em nutriente antiestresse e uma atitude
psicologicamente adequada dificilmente entraremos em uma fase perigosa.
Quem administra o tempo reduz o estresse causado pelo seu mau uso. A
ideia de mau uso ou desperdcio do tempo pressupe a noo de objetivos. Se no
temos nenhum objetivo, seja profissional, seja pessoal, ento provavelmente
deixaremos o tempo fluir, despreocupadamente. No h como avaliar meu uso do
tempo nesse caso. A nica coisa que podemos querer fazer matar o tempo. Em
uma situao como essa provavelmente no teremos estresse.

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O tempo aparece como bem ou mal usado apenas para a pessoa que tem
objetivos, que quer realizar alguma coisa. O bom ou mau uso do tempo depende do
que se pretende alcanar. O mau uso do tempo causa estresse porque tempo mal
usado tempo empregado para fazer aquilo que no consideramos importante e
prioritrio. Mau uso do tempo no ficar sem fazer nada, gastar tempo no lazer,
dedicar tempo aos hobbies ou famlia, se isso que julgamos importante e
queremos e todos ns desejamos isso em determinados momentos.
Se, entretanto, voc realmente quer ler um livro, ou trabalhar um relatrio, e
se v obrigado a fazer um passeio com as crianas, ou a entreter familiares, se
sente tenso porque o tempo no estar sendo utilizado para aquilo que voc
considera importante e prioritrio naquele momento, seu tempo no estar sendo
bem usado.
Uma pessoa competente e capaz menos provvel que se deixe cair em
fase de estresse excessivo do que uma pessoa menos capaz. Pois, em geral, elas
assumem mais responsabilidade de forma organizada e sempre enfrentam as
dificuldades da vida sem repass-las aos outros. sempre bom lembrar que, da
mesma forma que o mau uso do tempo causa estresse, o bom uso normalmente traz
satisfao, sentido de realizao e felicidade.

Sorria mais, leve a vida simplesmente.

(Msica - Dont worry, be happy)
Vdeo Motivacional
Estresse.wmv
Disponvel em: <http://migre.me/57WXK>.
Acesso em: 27 jun.2011.

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6 POR QUE ADMINISTRAR O TEMPO?

Vamos leitura do texto de Marco Aurlio de Lima: Por que administrar o

tempo?

FIGURA 6

FONTE: Disponvel em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photography-narrow-escapeimage4478087>. Acesso em: 5 jun. 2010.

Por que administrar o tempo?

Discutir o tempo algo muito complicado, pois o tempo parece ser,
quando no tentamos discorrer sobre ele, algo simples, que todo o mundo
conhece. Basta, porm, tentar teorizar sobre ele para que nos vejamos diante
de grande confuso.
Ao me propor discutir a administrao do tempo estou, de certa forma,
correndo riscos semelhantes. De um lado, o risco de ficar discutindo o bvio,
que do conhecimento geral. De outro, o de tentar fugir do bvio, cair na
maior confuso.
Neste trabalho tento evitar confuso, mesmo correndo o risco de s

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dizer bvio. Na verdade, s vezes precisamos ser relembrados do bvio...

Mitos sobre Administrao do Tempo

Comecemos por analisar alguns mitos acerca da administrao do

tempo.
Primeiro: quem administra o tempo torna-se escravo do relgio. A
verdade bem o contrrio. Quem administra o tempo coloca-o sob controle,
torna-se senhor dele. Quem no o administra por ele dominado, pois acaba
fazendo as coisas ao sabor das presses do momento, no na ordem e no
momento em que desejaria.
Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam
administrar o tempo acreditam (pelo menos no incio) que possvel
programar 100% do seu tempo. Administrar o tempo, para elas, acaba sendo,
por causa disso, como vestir uma camisa de fora e no mais tir-la.
A verdade que administrar o tempo no programar a vida nos
mnimos detalhes: adquirir controle sobre ela. necessrio planejar, sem
dvida. Mas preciso ser flexvel, saber fazer correes de curso. Se voc
est fazendo algum trabalho e est inspirado, produzindo bem, no h razo
para parar, simplesmente porque o tempo alocado quela tarefa expirou.
Se a tarefa que viria a seguir, em seu planejamento, puder ser
reagendada, sem maiores problemas, no interrompa o que voc vem fazendo
bem. Administrar o tempo fazer o que voc considera importante e
prioritrio, ser senhor do prprio tempo, no program-lo nos mnimos
detalhes e depois tornar-se escravo dele.
O segundo mito que a gente s produz mesmo, ou ento s trabalha
melhor, sob presso. Esse um mito criado para racionalizar a preguia, a
indeciso, a tendncia procrastinao. No h evidncia que o justifique, at
porque os que assim agem poucas vezes tentam trabalhar sem presso para
comparar os resultados sobre si mesmos e sobre os que os circundam. A

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evidncia, na verdade, justifica o contrrio daquilo que expressa o mito.

Em contextos escolares, por exemplo, quem estuda ao longo do ano,
com calma e sem presses, sai-se, geralmente, muito melhor do que quem
deixa para estudar nas vsperas das provas e, por isso, v-se obrigado a
passar noites em claro para fazer aquilo que deveria vir fazendo durante o
tempo todo. Nada nos permite concluir que o que vale no contexto escolar, a
esse respeito, no valha em outros contextos.
O terceiro mito que administrar o tempo algo que se aplica apenas
vida profissional. Falso. Certamente h muitas coisas em sua vida pessoal e
familiar que voc reconhece que deve e deseja fazer, mas no faz por falta de
tempo.
Voc pode estar querendo, h anos, reformar algumas coisas em sua
casa, escrever um livro ou um artigo, aprender uma lngua estrangeira, ou
ento

danar,

perturbaes

desenvolver
nas

algum

montanhas,

hobby,

tirar

duas

semanas

sem

curtir

os

filhos

que

esto

crescendo, tudo isso sem conseguir.

A culpa sempre ser a falta de tempo. A administrao do tempo
poder permitir que voc faa essas coisas em sua vida pessoal e familiar.
O quarto mito que ter tempo questo de querer ter tempo. Voc
certamente j ouviu muita gente dizer isso.
De certo modo, essa afirmao verdadeira at onde ela vai.
Normalmente damos um jeito de arrumar tempo para fazer aquilo que
realmente queremos fazer. Mas a afirmao no diz tudo. No basta
simplesmente querer ter tempo para ter tempo. preciso tambm querer o
meio indispensvel de obter mais tempo e esse meio a administrao do
tempo.
Contrrio a esses mitos, a verdade que administrar o tempo saber
us-lo para fazer aquelas coisas que voc considera importantes e prioritrias,
profissional ou pessoalmente. Administrar o tempo organizar a sua vida de
tal maneira que voc obtenha tempo para fazer as coisas que realmente
gostaria de fazer, profissional e pessoalmente, e que possivelmente no vem

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fazendo porque anda to ocupado com tarefas urgentes e de rotina (muitas

delas no to urgentes nem to prioritrias) que no sobra tempo.
Quem tem tempo no quem no faz nada: quem consegue
administrar o tempo que tem. Todos ns conhecemos pessoas (um tio idoso,
uma prima) que (pelos nossos padres) no fazem nada o dia inteiro e, no
entanto, constantemente se dizem sem tempo.
Por outro lado, quem administra o tempo no quem est todo o
tempo ocupadssimo. Pelo contrrio. Se voc vir algum que trabalha o tempo
todo, fica at mais tarde no servio, traz trabalho para casa noite e no fim de
semana, pode concluir, com certeza, que essa pessoa no sabe administrar o
tempo. Quem administra o tempo geralmente no vive em uma corrida
perptua contra o tempo, no precisa trabalhar horas extras e, geralmente,
produz muito mais!
Mas no se engane: o processo de administrar o tempo no fcil.
preciso realmente querer tornar-se senhor de seu tempo para conseguir
administr-lo.

Uma das grandes desvantagens de termos pressa

o tempo que nos faz perder. Gilbert Chesterton
Algumas dicas para utilizar bem o seu tempo
Disponvel em: http://migre.me/57RW8
Acesso em: 27 jun. 2011.

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7 VOC SABE COMO USAR SEU TEMPO?

Cada um de ns nico. Percebemos e processamos as coisas de

maneiras diferentes, usamos o tempo de formas diversas. Portanto, nenhum estilo
de administrao ou gerenciamento serve para todos. Antes que voc consiga
comear a organizar melhor seu tempo, precisa identificar a forma como tem agido
at agora.
Que escolhas voc est fazendo, consciente ou inconscientemente?
Qual o seu estilo organizacional? De que maneira voc emprega seu
tempo?

Voc mantm uma agenda diria?

Voc tira cpia de cada documento que assina?

Em geral, confirma antecipadamente seus compromissos?

Voc tenta retornar telefonemas dentro de 24 horas?

Quando chega em casa, sempre coloca as chaves no mesmo lugar?

Voc costuma ter papel e caneta perto do telefone?

Se voc ficar doente amanh, existe algum que possa assumir

temporariamente suas responsabilidades no trabalho?

Voc tem um arquivo para seus documentos particulares?

Tem o hbito de levar algo para ler quando tem hora marcada em algum

consultrio?

Quanto mais respostas (sim) voc tiver dado s questes anteriores,

melhor.

Voc perdeu a data de vencimento de alguma conta nos ltimos trs meses?

Voc leva trabalho para casa mais de uma vez por semana?

Fica trabalhando alm do seu horrio mais de duas vezes por semana?
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Existe alguma atividade em que voc esteja envolvido que o deixe

aborrecido?

Voc evita responder telefonemas quando no gosta do interlocutor ou

quando o assunto o faz sentir-se desconfortvel?

Pedaos de papel com nmeros de telefone, endereos, anotaes, etc. se

acumulam em sua mesa de trabalho ou superlotam seus bolsos?

Nas questes anteriores as respostas (sim) identificam fatores que o

fazem perder tempo.
Avalie seu comportamento com honestidade e identifique as reas de sua
vida que mais precisam de ajuda. Para iniciar a melhor forma de utilizao do tempo,
a primeira observao verificar como ele vem sendo empregado. Muitas pessoas
imaginam que sabem como usam seu tempo, mas quando eles so registrados, em
uma tabela de tempo, o resultado no o que se esperava.
importante saber o tempo que voc gasta em cada trabalho, no entanto,
no queremos que voc fique apenas fazendo anotaes em agendas. A melhor
maneira de ver o que acontece com seu tempo fazer uma tabela de atividades de
um dia comum e somar o tempo gasto em cada uma delas. Distribuindo as
respectivas atividades em porcentagens, voc saber de maneira geral quanto
tempo tem gastado em cada atividade, para posteriormente estudar a melhor forma
de administrar seu tempo nas atividades.
Veja um exemplo simples do que estamos dizendo:
Maria Fernanda inicia seu dia s 8 horas e termina s 18 horas. Ela quer
administrar melhor seu tempo no trabalho. Veja como ela dividiu seu dia atualmente:

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Tempo em horas

1 hora (ida e volta)

10%

Chamadas telefnicas

1 hora

10%

Reunies

2 horas

20%

Almoo

1 hora

10%

Atendimento a fornecedores

2 horas

20%

Buscando Informaes

1 hora

10%

Fazendo relatrios

1 hora

10%

Revendo processos

1 hora

10%

10 horas

100%

Descrio
Deslocamento ao trabalho

Total

FIGURA 7

FONTE: Disponvel em: <http://www.dreamstime.com/stock-photography-finding-time-to-keep-fitimage2802672>. Acesso em: 26 maio 2010.

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Provavelmente seu caso no tem nada a ver com o exemplo acima, mas
isso no interessa. O importante mostrar o que tem tomado muito tempo em suas
atividades e que poderia ser mais bem administrado. Ao fazer sua tabela, descrevaa de forma que chegue mais prximo de sua realidade, descrevendo todas as
atividades que acarretam tomadas de tempo de seu dia a dia, assim teremos um
diagnstico de sua situao.
Algumas situaes comuns observadas em uma tabela de tempo:
Falta de tempo para pensar e planejar, acostumando-se com a rotina;
Falta de decises sobre assuntos importantes;

Conversas

telefnicas

que

se

estendem

demasiadamente,

sem

necessidade;
Perodos de interrupes constantes;

Concentrao em assuntos poucos importantes;

Perodos de escravido ao papel, em que se manuseiam muitos papis

sem importncia;
Perodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades
anteriores.
Com sua tabela, podem-se observar os momentos que voc considera
tempo perdido, analisar como reduzir essas atividades ao mnimo possvel e
estabelecer suas metas em como poderia trabalhar melhor nestes momentos. Por
exemplo, em relao ao exemplo acima, Maria Fernanda tem interesse de aprimorar
seu ingls, ento poderia delegar algumas chamadas telefnicas e os contatos com
os fornecedores, diminuindo seu tempo disponvel em pelo menos 1 hora e 30
minutos, que poderia ser utilizado para fazer um curso de ingls pela internet, sem
sair de seu trabalho.

FIM DO MDULO II

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