CAPITULO IV:

Especificacin de Requerimientos

4.1 Alcances y limitaciones del Sistema Propuesto

4.1.1 Alcances
El sitio Web permitir facilitar el mejoramiento de atencin al estudiante basndose
en un estudio de las necesidades actuales y el recurso tecnolgico con que cuenta
actualmente el colegio Clemente Baquerizo, en el cual se encontrar la informacin
siguiente de:
Registrar y mantener los datos de estudiante actualizados.
Registrar un nuevo estudiante para que registre su cuenta en el Sitio.
Consultar calificaciones de los estudiantes.
Obtener informacin acerca de los valores organizacionales, su estructura
organizativa, del colegio.
Registrar y mantener datos de los usuarios.
Generacin de todos los reportes correspondientes.
verificar de forma gil el registro de calificaciones por parte de los estudiantes.
4.1.2 Limitaciones

El sistema no manejar los procesos internos de cada catedrtico.

El sistema ser desarrollado por el Colegio.
El sistema planteado requerir que la empresa donde ser instalado adquiera
un servidor Web, y los materiales para la instalacin de una red estndar.

4.2 Caractersticas del Sistema

El sistema web deber proporcionar una interfaz de usuario fcil de aprender y
sencillo de manejar, adems deber presentar un alto grado de usabilidad.
Confiabilidad
Con el sistema propuesto la informacin que se obtendr a travs de consultas y
reportes es 100% real y confiable, ya que la seguridad de los datos es uno de los
puntos relevantes del presente proyecto.
Amigable
Las aplicaciones tienen un diseo sencillo, fcil, de manejar, con opciones claras y
ordenadas.
Seguridad
Los datos solo podrn ser manipulados por personal autorizado, que cumpla con
todas las exigencias de seguridad, evitando que los datos sean modificados por
personas no autorizadas.
Efectividad
Se pondrn obtener datos reales, confiables, rpidamente y sin mayor esfuerzo.

-69-

4.3 Desarrollo de Diagramas

4.3.1 Modelo Conceptual

Profesor

Secretaria

Estudiante

Curso

-70-

Notas

4.3.2 Diagramas de Datos

4.3.2.1 Diagrama de Contexto General

Especialidad

Ingreso de especialidades

Datos del estudiante

Registros y Consultas

Sistema
Web
Colegio

Registrar
profesor

Profesores

Estudiante
Informes de
calificaciones

Ingreso de datos de
estudiantes profesores
representantes
Secretaria

-71-

Notas

4.3.2.2 Diagramas de Contexto de Nivel de Usuario

Estudiante

Consulta de
datos,
registro de
matricula

Pedido/Informe Estudiantes

Secretaria

-72-

4.3.3 Diseo Arquitectnico

En esta fase se establece de la forma estructural del Sitio Web del Colegio Clemente
Baquerizo

Sitio Web de Colegio Clemente Baquerizo

Interfaz Lgica

Consulta de
notas

Registro de
Notas

Matricula

Interfaz Lgica
PHP

Interfaz Lgica

Base de Datos

Interfaz Lgica

Sistema Operativo

-73-

Per. Docente

Historia

Cuando un usuario visita la Web se ejecuta la pgina principal donde el usuario

tiene acceso a sus diferentes opciones, el cual al darle clic podr realizar las
diferentes consultas, donde se realizara una peticin que se ejecutara en el servidor
y

procesara las paginas PHP las cuales se enlazaran con los datos que se

encuentran almacenados en la base de datos MYSQL y este obtendr los resultados

en una pgina solo con cdigo HTML.

Para controlar los errores que puedan existir al ingresar mal un cdigo de registro,
se ha validado el evento key press, para que en ese momento salga un mensaje de
error que diga lo siguiente: El cdigo ingresado es invalido.

Tambin para controlar el acceso a nuestro sistema hemos realizado cuentas de

usuario, donde para ingresar como administrador deber de ingresar un login y con
el evento clic o presionando la tecla enter saldr una pantalla donde se visualizara
si esta correcto o incorrecto, de estar correcto se obtendr otra pantalla donde el
administrador podr realizar las operaciones respectivas que tiene que ver en el
Sistema de registro y Consultas.

Para

ingresar al sistema como profesor deber ingresar un password y con el

evento clic del mouse saldr una pantalla donde se visualizara si esta correcto o
incorrecto, de estar correcto automticamente ingresara a la pantalla en la cual el
podr realizar los registros de notas y consultas de calificaciones.
Y para ingresar al sistema como estudiante deber ingresar un password y con el
evento clic del mouse saldr una pantalla donde se visualizara si esta correcto o
-74-

incorrecto, de estar correcto automticamente ingresara a la pantalla en la cual el

podr realizar las consultas de calificaciones,

4.3.4 Casos de Uso

4.3.4.1 Caso de Uso # 1
Caso de Uso: Solicitud de matrcula para el primer curso para un estudiante en el
colegio Fiscal Clemente Baquerizo
Actores: representante, Secretaria.
Propsito: Registrar y matricular al estudiante al primer curso y asignar paralelo al,
asimismo genera un ficha de registro impresa con los datos requeridos
Resumen: El representante llega y solicita un a matricula con la secretaria, ella
verifica si existe cupo disponible y de acuerdo a eso revisa la documentacin que el
representante tiene entregar para que posteriormente ella ingrese los datos del
estudiante, de los padres de familia y del representante si ese fuera el caso,
despus de ets paso se imprimir un hoja donde se detalla datos especficos de la
matricula el cual debe de ser firmado para que tenga un valor legal
Tipo: Primario y esencial.

-75-

CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS

ACCION DEL ACTOR

RESPUESTA DEL SISTEMA

El representante llega al Colegio

para solicitar una matrcula para su
representado.
Muestra la cantidad de estudiantes
La
secretaria
atiende
al matriculados.
representante e ingresa al sistema
para verificar si existe cupo
disponible.

La
secretaria
verifica
documentacin del estudiante.

Registra
los
datos
del
representante, padres de familia y
la estudiante e imprime una ficha.

-76-

DIAGRAMA DE CASO DE USO

Solicita una matriicula

Ingresa al sistema para verificar si existe cupo

Verifica los documentos y registra datos

E el sistema
REPRESENTANTE

Imprime la matricula

-77-

SECRETARIA

4.3.4.2 Caso de Uso # 2

Caso de Uso: Matricula de

estudiantes regulares del colegio al nuevo periodo

lectivo en el Colegio Clemente Baquerizo Cceres

Actores: Representante, Secretaria
Propsito: Actualizar los datos de estudiantes regulares del colegio como por
ejemplo datos del representante y padres de familia, verificar si el estudiante aprob
o no el curso para de acuerdo a eso proceder a la matricula
Resumen: El representante llega Colegio Clemente Baquerizo Cceres y solicita
matricula para un curso regular, la secretaria verifica en el sistema si el estudiante a
aprobado o no el nivel que estaba cursando, de ser as procede a registrarlo en el
curso inmediato superior y lo que hace es actualizar la informacin

tanto del

representante, padres de familia como la del estudiante, se imprimir la matrcula

para que por medio de firma se legalice este documento
Tipo: Primario y esencial

-78-

CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS

ACCION DEL ACTOR

RESPUESTA DEL SISTEMA

El representante llega al Colegio

Clemente Baquerizo y solicita
matricula para el nivel que le
correponda a su representando

La
secretaria
atiende
al
representante e ingresa al sistema Actualiza los datos del estudiante
para verificar el estado del junto con los del los representantes
estudiante.
y padres de familia.

La secretaria asigna al estudiante la

matricula el curso correspondiente Registra
los
datos
del
para el estudiante
representante, padres de familia y
estudiante e imprime una ficha.
La secretaria archiva la matricula
impresa.

-79-

DIAGRAMA DE CASO DE USO

Solicita matricula

Verifica el estado del estudiante

Actualiza los datos del

estudiante y de representante
REPRESENTANTE

SECRETARIA

Verifica y selecciona en el curso

Imprime matricula y archiva

-80-

4.3.4.3 Caso de Uso # 3

Caso de Uso: Registro de calificaciones al sistema e impresin de ficha de notas
de los estudiantes del colegio Clemente Baquerizo Cceres
Actores: Profesor, Secretaria.
Propsito: Mostrar el proceso de registro de notas del estudiante e la secretaria
Resumen: Una vez que el estudiante a asistido a clases y ha cumplido con las
tareas y exmenes correspondientes, el profesor evala su desempeo y asigna una
calificacin en base a las normas establecidas por la institucin. Para este proceso
el profesor es previamente registrado como uno de los tipos de usuario

para

designarle el nombre de usuario y una clave, con esta clave el profesor la digitara en
la pgina principal, si es correcta acceder al men de opciones el cual para este
caso estar restringida ciertas opciones dejndole al profesor solo las opciones a l
asignada que en este caso ser de registrar las calificaciones, para ello el tendr
que seleccionar el curso y materia en el que desea validar las notas, para que se
pueda mostrar el listado de los estudiantes a l asignados
Tipo: Primario y esencial

-81-

CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS

ACCION DEL ACTOR

RESPUESTA DEL SISTEMA

El profesor solicita nombre de

usuario y password a la secretaria

El profesor ingresa su nombre

usuario y clave al sistema para
acceder al men de opciones
Le solicita que seleccione curso y
paralelo para que muestre seccione
de ingreso de notas

Registra las calificaciones de los

estudiantes al sistema
El
especialista
revisa
las
calificaciones
registradas
para
poder imprimir y tener como
respaldo
Imprime el cuadro de notas de los
El profesor entrega la lista de notas estudiantes en base a la materia
dictada por el profesor
impresa en secretaria.

-82-

DIAGRAMA DE CASO DE USO

solicita nombe de usuario y password

entrega nombre de usuario y password al profesor

PROFESOR

SECRETARIA

Profesor ingresa al sistema y

registra las notas e imprime.

Entrega registro de notas

-83-

4.3.4.4 Caso de Uso # 4

Caso de Uso: Consulta de calificaciones por parte de los estudiantes del colegio
Clemente Baquerizo
Actores: estudiante, Secretaria..
Propsito: Capturar el proceso de consulta de calificaciones por parte de los
estudiantes
Resumen: El Paciente asiste a la cita mdica de acuerdo al nmero del turno y el
especialista asignado. Una vez concluida la atencin del especialista, el paciente se
acerca a la secretaria y le solicita la factura de la cita mdica, la secretaria verifica
los datos y los registra en el sistema para que este emita la factura y pueda ser
entregada al paciente.
El estudiante puede realizar nicamente consulta de las calificaciones en el sistema,
una vez que el estudiante ha sido evaluado por parte del profesor, y l a su vez a
ingresado las calificaciones al sistema. El estudiante solicita un nombre de usuario y
un password, con el cual puede acceder solo a opciones especificas para ese tipo
de usuario que en su caso ser solamente las de consulta de calificaciones.
Tipo: Primario y esencial

-84-

CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS

ACCION DEL ACTOR

El estudiante solicita un password

y nombre de usuario

El estudiante ingresa su nombre de

usuario y password para acceder al
sistema

RESPUESTA DEL SISTEMA

Le solicita que seleccione curso y

paralelo para que se pueda
visualizar las calificaciones

muestra las calificaciones de los

estudiantes al sistema

-85-

DIAGRAMA DE CASO DE USO

solicita nombe de usuario y password

entrega nombre de usuario y password al profesor

ESTUDIANTE

SECRETARIA

Estudiante ingresa al sistema

y consulta las notas

-86-

4.4 Descripcin General de los Procesos

4.4.1 Ingreso de estudiantes
Permite registrar los datos de los estudiantes para almacenarlos en la base de
datos del colegio Clemente Baquerizo Cceres, para que de ah e adelante pueda
matricularse en base al curso paralelo o especialidad
4.4.2 Ingreso de padres de familia
Almacenar los datos de los padres de familia y de su representante los cuales
sonde mucha importancia, esto datos son actualizados anualmente cada que los
estudiantes se matriculen en el nuevo periodo lectivo
4.4.3 Ingreso de notas
Permite registrar todo el historial clnico de cada paciente junto con las recetas
enviadas para facilitar la bsqueda de datos.
Permite registrar las notas obtenidas por los estudiantes durante un trimestre o
periodo lectivo
4.4.4 Ingreso de estudiante al primer curso
Permite registrar todos los turnos de citas mdicas que hallan separado los
pacientes de acuerdo a cada necesidad y a cada especialista; ya sean por medio de
la web o por el sistema.
4.4.5 Ingreso de profesores.
Permite registrar toda la informacin de profesores del colegio.
4.4.6 Ingreso de curso
Contiene el nombre del curso y el paralelo
4.4.7 Ingreso de materia
Contiene y registra el cdigo del curso y el nombre de la materia

-87-

4.4.8 Ingreso de Materia en base al Pensum

Permite registrar el nombre de la materia en base a parmetros o requerimiento del
pensum de estudios
4.4.9 Ingreso De Materias Por Profesor
Contiene y registra el nombre del profesor, el curso y la materia a l asignada para
el presente periodo lectivo
4.4.10 ingreso de la especializacin
Permite registrar el cdigo de la especialidad que dicta el colegio
4.4.11 ingreso de periodo lectivo
Permite registrar un periodo lectivo en la base de datos
4.4.12 ingreso de usuarios
Genera y registra los datos de usuario as como la prioridad del mismo
4.4.13 Consultas generales
Permite consultar de manera general cursos profesores estudiantes calificaciones
especialidades
4.4.14 Consultas de especficas
Permite consultar de manera especfica datos de los profesores estudiantes,
calificaciones
4.4.15 listados de materias profesores y personal
Permite mostrar y listar a los docentes titulares y contratados con los que cuenta el
colegio

-88-

4.5 Requerimientos

4.5.1 Personal
4.5.1.1 Para el Anlisis, Diseo, Desarrollo e Implementacin:
Cantid

Funcin

Asignado

Tiempo

ad

Asesor
Investigacin
Preliminar

Anlisis

Ing. Ral Ramos

Darwin Daniel Barbera Valdez

17 Semanas

2 Semanas

Sandy Marcelo Giler Mariduea

Darwin Daniel Barbera Valdez

3 Semanas

Sandy Marcelo Giler Mariduea

Darwin Daniel Barbera Valdez

Diseo

Desarrollo e
Implementacin

4 Semanas

Sandy Marcelo Giler Mariduea

Darwin Daniel Barbera Valdez

Sandy Marcelo Giler Mariduea

-89-

8 Semanas

4.5.1.2 Para la Operacin:

Cant.

Ocupacin

Administrador de Base de Datos

Digitador

20

Usuarios de Internet

4.5.2 Equipos

4.5.2.1 Para el Anlisis, Diseo, Desarrollo y Operacin

HARDWARE (3)

Para la realizacin de nuestro Sitio Web hemos utilizado lo siguiente:

Computadora Pentium IV de 2.4 Ghz.

Memoria DDR 512 Mb.

Disco Duro de 80 Gb.

Mainboard MSI

Tarjeta de Red incorporada 100/10.

Monitor

Mouse

Teclado

Impresora

CPU( disquetera, Cd- Rw ).

-90-

SOFTWARE

Los Software utilizados para la realizacin del Sistema de Ferrisariato son:

Sistema Operativo Windows XP

SQLYOG

Macromedia DreamWeaver

WAMP5

XARA VERSION 5

4.5.3 Materiales

4.5.3.1 Para el Anlisis

CANTIDAD

MATERIAL

Pen Drive

Cds

Rema de hojas para impresin A4

Cartuchos de tinta: negro y color

-91-

4.5.3.2 Para la Capacitacin

MATERIAL

CANTIDAD

Manual de Usuario

Rema de hojas para impresin A4

Cartuchos de tinta: negro y color

4.5.3.3 Para la Operacin

CANTIDAD

MATERIAL

Pen Drive

Caja de CDs

Rema de hojas para impresin A4

Cartuchos de tinta: negro y color

Otros Suministros (bolgrafos,carpetas,clips,etc.)

-92-

4.6 Estudio de Factibilidad

Como resultado de la investigacin preliminar se determina que el proyecto es
factible, basndose en lo siguiente:
4.6.1 Factibilidad Humana
El Colegio Nacional Mixto Clemente Baquerizo Cceres cuenta con un personal
con experiencia y con vastos y amplios conocimientos especializados en sus ramas
y especialidades, por lo que no se requerir contratar otros recursos humanos,
adems no existe ningn inconveniente en implantar este sistema computarizado;
ya que mejorara y controlara todos los procesos de matriculacin y control de
calificaciones.
4.6.2 Factibilidad Operativa
Por parte de la Administracin Colegio Nacional Mixto Clemente Baquerizo
Cceres existe todo el respaldo y apoyo al desarrollo del sistema; para facilitar los
servicios de atencin a los estudiantes profesores y padres de familia, por tanto se
asegura un total xito en la implementacin de este sistema que contribuir
enormemente a su desarrollo y mejorara el control administrativo de la misma.
El apoyo que brindaron en el desarrollo del proyecto fue vital ya que expresaron su
total confianza en la futura operacin del sistema debido a que trabaja con el
sistema operativo Windows XP, con la base de datos en MY SQL y las paginas web
diseadas en PHP; lo que asegura una mxima seguridad a prueba de intrusos
informticos y proporciona un fcil manejo al usuario.

-93-

4.6.3 Factibilidad Tcnica

Tcnicamente este sistema es factible ya que en la etapa de Desarrollo del Sistema
y Portal Web contamos con las herramientas Hardware y software necesarios para
la construccin del mismo. El colegio Nacional Mixto Clemente Baquerizo Cceres
cuenta actualmente con equipos de computacin en los cuales el presente sistema
puede implantarse, sin embargo se necesitara contratar servicios de internet e
implementar una red que permita compartir la informacin a nivel interno para de
esta forma cumplir con los requisitos tcnicos necesarios.
4.6.4 Factibilidad Econmica
Este sistema demanda de nuevos recursos necesarios para su desarrollo, como se
menciono anteriormente en la factibilidad tcnica. Por lo tanto los posibles gastos
resultantes del Anlisis, Diseo e Implementacin del mismo sern detallados en el
Presupuesto o Evaluacin de Costo que se encontrara en las pginas siguientes.

4.7 Evaluacin de Costos

4.7.1 Costos de Operacin del Sistema Actual

En base al estudio realizado al sistema manual que se utiliza actualmente en el

Colegio Nacional Mixto Clemente Baquerizo Cceres se obtuvo los siguientes
resultados:

-94-

COSTO DE OPERACIN DEL SISTEMA ACTUAL

RECURSOS

COSTO ANUAL

Materiales de Oficina

$ 1000

Personal (servicio y administrativo)

$ 5.400

Valor estimado por prdida de tiempo en la bsqueda

de calificaciones e imresion.

$ 1.200

Valor estimado por prdida de tiempo en la atencin al

representante.

$ 2.400

Costo de revisin y actualizacin de Informacin

$ 2.400

Costos de mantenimiento del edificio (servicios bsicos,

limpieza)

$ 1.800
TOTAL

$ 14200

-95-

4.7.2 Costos de Operacin del Sistema Propuesto

En base a la realizacin y aplicacin del nuevo sistema en el Colegio Nacional Mixto

Clemente Baquerizo Cceres se obtuvo los siguientes resultados:

COSTO INICIAL DEL SISTEMA PROPUESTO

RECURSOS

COSTO INICIAL

Anlisis del sistema

500

Diseo y programacin

$ 2.000

1 servidor Pentium IV 3.06 GHZ, 256

Gb Ram, 80 Gb HDD

900

Instalacin y configuracin del

sistema

$ 300

Instalacin y configuracin del

servidor.

200

Licencias de Programas

$ 1.500

Subir la aplicacin PHP al Servidor de

Internet

$ 150
TOTAL

$ 5.550

-96-

COSTO DE OPERACIN DEL SISTEMA PROPUESTO

RECURSOS

Materiales de Oficina
Personal (servicio y
administrativo)

Mantenimiento de equipos

Contratacin de Internet

Mantenimiento del sistema

Mantenimiento del edifico
(servicios bsicos, limpieza)
Compra de 1 impresora
TOTAL

COSTO

COSTO

COSTO

COSTO

COSTO

PRIMER

SEGUND

TERCER

CUARTO

QUINTO

AO

O AO

AO

AO

AO

500

550

580

585

600

$ 4.400

$ 4.500

$ 4.500

$ 4.600

$ 4.700

450

450

480

480

490

150

150

155

160

165

400

400

450

450

500

$ 2.000

$ 2.150

$ 2.160

$ 2.170

$ 2.180

------------

------------

200

----------

$ 8200

$ 8325

$ 8445

$ 8635

150

$ 8050

4.7.3 Anlisis Costo Beneficio

Tomando como referencia y analizando los costos de operacin del sistema manual
y los costos de operacin del sistema propuesto, se puede observar la marcada
diferencia de costos que existe, ya que el nuevo sistema generara desde el primer
ao de su implementacin un ahorro considerable de dinero de $ 6150

-97-

Dentro de los beneficios que brinda el nuevo sistema esta el ahorro de tiempo en la
atencin a los estudiantes y padres de familia, ya que se cuenta con una mejor
organizacin y control de la informacin brindando as datos exactos y confiables
para brindar un mejor servicio.
Con la utilizacin del nuevo sistema los ahorros de tiempo y dinero son
considerables porque evitan la perdida de tiempo en los procesos de administracin,
bsqueda de informacin, atencin al paciente, facturacin y emisin de recetas. Por
tanto los costos de dinero y tiempo serian reducidos considerablemente.
Las razones por las cuales se toma la decisin de implantar el nuevo sistema se
debe a los beneficios que brinda, los mismos que se detallan a continuacin:
MAYOR SEGURIDAD Y CONTROL DE LA INFORMACION:
El sistema constara con cuentas de usuario para el ingreso y utilizacin del mismo,
por tanto la informacin estar protegida, ya que ningn usuario a diferencia del
administrador podr realizar modificaciones, eliminaciones e ingreso de datos.
MAYOR ORGANIZACIN DE LA INFORMACION:
La informacin estar mejor organizada debido a que cualquier cambio o
modificacin ser actualizada instantneamente en la base de datos del sistema y
por tanto ser mucho mas fcil contar con informacin exacta y en el tiempo
requerido.

-98-

CONTROL DE EMISION DE REPORTES DE CALIFICACIONES Y MATRICULA

Se reducirn las tareas manuales notablemente, se podr realizar cambios de algn
dato mal ingresado antes de imprimir, ahorrando as el volumen de papel. Adems
se contara con un registro bien organizado de todas las facturas y recetas emitidas.
CONTROL DE PROCESOS:
Se reducirn los procesos y trabajos manuales, ya que al contar con una informacin
veraz y organizada en el sistema se podr ahorrar tiempo en bsqueda,
actualizacin de datos y matriculacin.

-99-