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NOMBRE INSTITUCION

BASES PARA LA ELABORACIN

Y GESTION DE PROCEDIMIENTOS

GCAL-M-001-03

GERENCIA DE ___________

SEPTIEMBRE 2014

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TITULO:
BASES PARA LA ELABORACION Y
GESTION DE PROCEDIMIENTOS

NOMBRE
EMPRESA

ESTABLECE EL PROCEDIMIENTO:
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:

COD.: GCAL-M-001
VERSIN: 01
FECHA: 6/9/2014
PGINA: 2/18

GERENCIA DE _________
6 DE SEPTIEMBRE 2014

RESPONSABLE DEL ARCHIVO Y MODIFICACIN:

GERENCIA DE ___________

RESPONSABLE DE LA REVISIN Y PUESTA AL DA:

NOMBRE RESPONSABLE

NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y REGLAS CITADOS:

NOTA : Todos los procedimientos realizados conforme a las versiones anteriores de este
procedimiento no sern modificados y adaptados al formato establecido por la presente versin hasta
que sea necesario realizar sobre ellos modificaciones o puestas al da, momento que ser
aprovechado para adecuarlos a la presente versin.
Los procedimientos que se elaboren a partir de la recepcin de este documento se regirn por las
bases contenidas en l.

Edita: GCIA.DE _________

Aprueba: GCIA.DE ________

Fdo: FIRMA RESPONSABLE

Fdo: FIRMA RESPONSABLE Fdo: FIRMA RESPONSABLE

DIRECCION DE ALMACENAMIENTO DEL ARCHIVO

Redaccin / Puesta al da

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NOMBRE
EMPRESA

TITULO:
BASES PARA LA ELABORACION Y
GESTION DE PROCEDIMIENTOS

COD.: GCAL-M-001
VERSIN: 01
FECHA: 6/9/2014
PGINA: 3/18

DIFUSIN
GERENCIA:
GENERAL
CALIDAD
RECURSOS HUMANOS
FABRICACIN
PRODUCTO-PROYECTO

RESPONSABLE DE:
MOD. CALIDAD
MOD. RECURSOS HUMANOS
MOD. FABRICACION
MOD. TRATAMIENTOS TERMICOS
MOD. LOGISTICA
MOD. COMERCIO EXTERIOR
MOD. LOGISTICA
MOD. CONT/TESORERIA
MOD. COMPRAS
MOD. INFORMATICA
SEGURIDAD INDUSTRIAL
CONTRALORIA

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EMPRESA

TITULO:
BASES PARA LA ELABORACION Y
GESTION DE PROCEDIMIENTOS

COD.: GCAL-M-001
VERSIN: 01
FECHA: 6/9/2014
PGINA: 4/18

NDICE:
CAPTULO

PGINA

OBJETIVO

II

MBITO DE LA APLICACIN

III

DEFINICIONES

IV

PRINCIPIOS BSICOS

RESPONSABILIDADES

VI

PROCEDIMIENTO DETALLADO

VII

ANEXOS

DIRECCION DE ALMACENAMIENTO DEL ARCHIVO

9-15
16-20

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TITULO:
BASES PARA LA ELABORACION Y
GESTION DE PROCEDIMIENTOS

NOMBRE
EMPRESA

COD.: GCAL-M-001
VERSIN: 01
FECHA: 6/9/2014
PGINA: 5/18

I.-OBJETIVO
El presente documento tiene por objeto definir la metodologa a seguir para la redaccin,
presentacin, codificacin, difusin y archivo de todos los procedimientos elaborados en NOMBRE
DE LA EMPRESA.
II-MBITO DE LA APLICACIN
Este documento deber aplicarse en la elaboracin de todos los procedimientos que afecten al
mbito interno de la empresa.
Estos documentos se clasificarn en funcin de su finalidad, de su relacin con otros procedimientos y
de su campo de aplicacin como:

PROCEDIMIENTOS MARCO

PROCEDIMIENTOS ASOCIADO

PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS
III-DEFINICIONES

PROCEDIMIENTO:

Documento que establece la finalidad y el campo de aplicacin

de una actividad y que especifica como realizarla.
Un procedimiento puede incluir los mtodos a emplear, la lista
de equipos y materiales exigidos, as como el orden de las
operaciones.

PROCEDIMIENTO MARCO:

Documento que tiene por objeto definir las reglas de

funcionamiento y/o los procesos de decisin vlidos para toda
la empresa.

PROCEDIMIENTO ASOCIADO:

Documento que tiene como objeto definir las reglas de

funcionamiento y/o los procesos de decisin que afecten a dos
o ms reas de actividad.

PROCEDIMIENTO ESPECIFICO:

Procedimiento relativo a una actividad localizada o a un

proyecto particular.

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EMPRESA

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PGINA: 6/18

IV-PRINCIPIOS BSICOS
Toda empresa celosa, por alcanzar sus objetivos, experimenta la misma imperiosa necesidad
de disponer de reglas.
Estas reglas descriptivas de los procesos constituyen todo un saber hacer de la empresa. Son, por otra
parte, la base necesaria para todo verdadero progreso, dando un carcter de duracin a las mejoras
aportadas a los procesos.

Debe ser verificada la conformidad de la situacin respecto a las

disposiciones preestablecidas y la adecuacin de estas ltimas al objetivo buscado.

V-RESPONSABILIDADES
V.1.

ELABORACIN, DIFUSIN Y ARCHIVO

La elaboracin, redaccin, revisin, distribucin, archivo e implantacin de cualquiera de los
procedimientos es responsabilidad del rea que tiene asignada la funcin a la cual se refiere
dicho procedimiento.
El original de todos los procedimientos MARCOS Y ASOCIADOS vinculados a la Gestin de
Calidad de la empresa, debern obrar en poder de la Gerencia de ___________.

La

responsabilidad de su envo a la Gerencia de ____________ corre a cargo de las reas

emisoras, una vez difundida la versin definitiva.
El archivado de los PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS es responsabilidad de las reas que
lo generan (incluido el original).
A la recepcin de una nueva versin de un procedimiento, los afectados por su aplicacin
destruirn la versin anterior.
La Gerencia de __________ recibir una copia de los PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS y
le ser enviada una copia siempre que se produzca una actualizacin de estos documentos.
La elaboracin, redaccin, modificacin, distribucin, archivo y puesta en aplicacin del
presente documento es responsabilidad de la Gerencia de _______________.
V.2.

APROBACIN
Todo procedimiento deber ser sometido a una fase probatoria antes de su difusin e
implantacin definitiva.

El responsable del rea que realiza el procedimiento, realizar una

primera difusin del mismo a los responsables de su aplicacin. En esta fase, el procedimiento
es aplicable y ser especialmente til en los procedimientos Marcos y Asociados para verificar
si las competencias de los diversos sectores de actividad estn completadas de forma correcta
en el procedimiento y si existen dificultades de orden prctico que deban ser corregidas. En el
perodo de 15 das los sectores que consideren necesaria la realizacin de alguna modificacin,
la sugerirn por escrito al responsable de la elaboracin del procedimiento para que considere
la introduccin de la misma. Una vez superada esta fase probatoria, que servir para

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afinar el procedimiento e introducir eventuales correcciones, los procedimientos sern firmados

conforme al siguiente cuadro:

TIPOS DE PROCEDIMIENTOS
MARCO
ASOCIADO
ESPECIFICO
V.3.

EDICION
AREA EMISOR
AREA EMISOR
AREA EMISOR

FIRMAS
APROBACION
GERENTE GENERAL
GERENTE AREA
GERENTE AREA

COORDINACION
La funcin de coordinacin del archivado de los originales de los PROCEDIMIENTOS MARCOS
Y ASOCIADOS es ejercida por la Gerencia de ____________. Con el fin de garantizar que la
ltima edicin ha sido difundida y est en vigencia, todos los originales de estos procedimientos
debern ser remitidos para su archivo a la Gerencia de __________. De estos procedimientos slo
podrn circular los timbrados con la sigla COPIA, en color rojo.
Igualmente se debe hacer llegar el archivo informtico a la Gerencia de ___________ para tener el
respaldo del conjunto de Procedimientos.

V.4.

MODIFICACIONES A LOS PROCEDIMIENTOS

En las modificaciones que no implican necesariamente un cambio de versin en el procedimiento,
podrn ser modificadas y difundidas solamente las hojas implicadas. Estos cambios no deben
alterar la correlacin de las pginas.

Esta hojas deben ser difundidas a todos los afectados,

siendo el encargado de la documentacin del sector quien deber actualizar la HOJA DE VIDA
DEL PROCEDIMIENTO (esta hoja siempre debe estar al final del procedimiento), registrando
una sntesis de la modificacin, el motivo y la fecha de la actualizacin. Los cambios de versiones
tambin llevan el mismo tratamiento en la hoja de vida.
La fecha de las pginas de actualizacin o modificacin debe corresponder a la fecha de entrada en
vigencia de las modificaciones o cambios, sin embargo la fecha de las otras pginas deben
permanecer, no as cuando se modifica la versin.

V.5.

ANULACION DE LOS PROCEDIMIENTOS

Determinadas circunstancias, como el cese de la actividad a que estaba destinado, puede dar lugar
a la anulacin de un procedimiento. Cuando el rea toma esta decisin, lo comunicar a todos los
destinatarios de la difusin, quienes procedern a la destruccin del mismo. La Gerencia de
________________ eliminar, si se trata de un procedimiento Marco o Asociado, el ttulo del
procedimiento anulado de su ndice y guardar el documento original por un ao, o cinco aos si el

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PGINA: 8/18

procedimiento afecta la Seguridad o Reglamentacin, aplicando un sello con la leyenda

ANULADO en cada una de las pginas del documento. El cdigo asignado al procedimiento
anulado y su ltima versin, permanecer vaco en el ndice con la leyenda ANULADO, por
espacio de un ao. Pasado ese tiempo, el rea emisora del procedimiento anulado podr utilizar el
cdigo para un nuevo procedimiento.

VI.- PROCEDIMIENTO DETALLADO

La redaccin de un procedimiento debe obedecer a un objetivo concreto, precisando EL QU,
EL QUIN/QUINES Y EL CMO, constitutivos del FONDO del procedimiento.

RENAULT
QUE:

Objeto/finalidad del procedimiento. El objetivo del procedimiento debe ser claro y preciso, y
responder por completo a los objetivos de la empresa. El principio en el que se basa debe ser
exhaustivo, realista, claro y preciso.

QUIEN: Las responsabilidades y deberes de las personas implicadas en el procedimiento deben quedar
claramente definidas. Se har constar el responsable de la funcin.
COMO: El principio bsico debe ser desarrollado de forma detallada en el procedimiento. Debe estar
realizado de modo que el cumplimiento estricto de lo establecido en el procedimiento permita
alcanzar el objetivo buscado.

VI.1. ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO

Cada procedimiento deber constar de las partes siguientes:

Portada

Hoja de entrada en vigencia

Hoja de difusin

Indice de procedimiento

Desarrollo del procedimiento

Flujogramas

Anexos

Hoja de vida del procedimiento

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VI.1.1.

NOMBRE
EMPRESA

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VERSIN: 01
FECHA: 6/9/2014
PGINA: 9/18

PORTADA.
La portada deber realizarse conforme al ANEXO 1 del presente procedimiento. En ella
deber constar:

VI.1.2.

Logo EMPRESA

Ttulo del procedimiento

Cdigo

Estamento emisor

Fecha de edicin

HOJA DE ENTRADA EN VIGENCIA (como ejemplo ver pgina N 2)

En esta hoja se consignarn:

Estamento que elabora y establece el procedimiento

Fecha de entrada en vigencia

Estamento responsable de las modificaciones y el archivo.

Nombre del responsable de la redaccin del mismo y de su puesta al da (propietario).

Relacin de Normas, Procedimientos, Reglas de Calidad u otros documentos que se citan

en el procedimiento y se han servido de base para la elaboracin del mismo. En el caso
de procedimientos, se citar el cdigo pero no la versin, para evitar actualizaciones
continuas.

VI.1.3.

HOJA DE DIFUSIN (como ejemplo ver pgina N 3)

En esta hoja se relacionarn todos los responsables a quienes se ha enviado una copia oficial
del procedimiento as como el estamento o rea al que pertenecen.
Por razones prcticas de continuas actualizaciones, no se emplearan nombres propios.

VI.1.4.

INDICE DEL PROCEDIMIENTO (como ejemplo ver pgina N 4)

Se seleccionarn de forma ordenada los captulos, indicando a la derecha de la pgina el
comienzo de cada uno.
Los captulos irn numerados en romanos y escritos en maysculas.

VI.1.5.

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Todos los procedimientos debern estar redactados en castellano.

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VERSIN: 01
FECHA: 6/9/2014
PGINA: 10/18

Para el desarrollo del procedimiento, se seguir el siguiente esquema. Cada uno de los
apartados es un captulo.
A) OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO.
Expresar de una manera clara el fin perseguido por el procedimiento.

Puede hacerse

referencia al procedimiento MARCO o Regla de Calidad que se quiere desarrollar y al

procedimiento base sobre el que se apoya la redaccin del procedimiento.
Si es un procedimiento ASOCIADO, citar su relacin con el procedimiento MARCO.
B)

AMBITO DE LA APLICACIN.
Expresar, de una manera clara, el fin perseguido por el procedimiento. Puede hacerse
referencia al procedimiento MARCO o Regla de Calidad que se quiere desarrollar y al
procedimiento base sobre el que se apoya la redaccin del procedimiento.
Si es un procedimiento ASOCIADO, citar su relacin con el procedimiento MARCO.

C)

DEFINICIN Y ABREVIATURAS.
Debern definirse los trminos empleados en el procedimiento.
Todas las abreviaturas y siglas que sean mencionadas en el procedimiento y que no sean
explicadas al menos una vez en el desarrollo del mismo, deber figurar en este apartado
debidamente desarrolladas.

D) PRINCIPIO BSICO.
Exponer con precisin la razn o razones que animan el procedimiento y que son la base de
su realizacin.
Las razones de la implantacin del procedimiento deber ser documentadas en este captulo,
as como los lmites de la actividad a la que va destinado.
Har referencia a las competencias del sector emisor del procedimiento en la materia y
mencionar las reas que se vern implicadas por la aplicacin del mismo en vistas a
conseguir el objetivo buscado por la aplicacin del procedimiento.
E)

PROCEDIMIENTO DETALLADO.
Es la parte central del procedimiento y que debe contener clara y detalladamente las fases de
aplicacin del mismo, el modo operatorio o de anlisis, los documentos a emplear, la
actualizacin y el archivo de los mismos, las responsabilidades de las personas implicadas.
El desarrollo de este captulo debe estar regido por la respuesta a las preguntas QU hay que
hacer, CMO hay que hacerlo y QUIN debe hacerlo.

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VERSIN: 01
FECHA: 6/9/2014
PGINA: 11/18

Debe buscarse que la estricta aplicacin de lo contenido en este captulo consiga el objetivo
pretendido por el procedimiento.
La utilizacin de sinpticos puede ayudar a la mejor comprensin del desarrollo del
procedimiento y, en general, deben realizarse en todos los procedimientos.
F)

ANEXOS
Este captulo estar destinado a contener los modelos de documentos a utilizar y los
flujogramas que por su extensin no quepan en la exposicin del procedimiento o es
aconsejable presentar desarrollados como complemento del detalle del procedimiento.
Los ANEXOS se identificarn con nmeros. El formato de las hojas de los anexos ser el
mismo que el del resto de hojas del procedimiento. Los documentos preconizados por el
procedimiento o por el procedimiento MARCO, sern representados en la hoja de anexo,
aunque en tamao adaptado a las dimensiones de la hoja.
Si fuera necesario utilizar varias hojas para el contenido de un ANEXO, se sealizar de la
forma siguiente :
Ejemplo: ANEXO 1, ANEXO 1 (continuacin). ANEXO 1 (fin).

VI.2.

FORMATOS.
El procedimiento se redacta, tomando como ejemplo este procedimiento.

VI.2.1. PORTADA
El formato de la portada ser conforme al modelo presentado en el ANEXO 1.
Debe contener:

TITULO DEL PROCEDIMIENTO

CODIGO Y VERSION
AREA EMISORA
FECHA DE LA LTIMA EDICIN.

VI.2.2. FORMATO PAGINAS

El formato del encabezado de pginas ser conforme al ANEXO 2.
En la casilla

se indicar el departamento responsable de la elaboracin del procedimiento.

En la casilla

el ttulo del procedimiento indicar de forma resumida el objetivo principal del

figurar:

procedimiento.
En la casilla

Cdigo

Versin

Fecha

N de pgina del total de pginas del procedimiento, incluido los

anexos.

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