Asignatura

Profesor

: PREPARACION Y EVALUACION DE PROYECTOS

: Tomas lvarez Sebastin
(ZCO208)

PROCESO DE IDENTIFICACION Y RESOLUCION DE PROBLEMAS

I
N
F
O
R
M
A
C
I
O
N

TENER PRESENTE LA FINALIDAD Y LOS OBJETIVOS DE LA

INSTITUCION (PROGRAMAS, ESTATUTOS, ETC.)

IDENTIFICAR LOS SINTOMAS Y SIGNOS DE LAS

SITUACIONES QUE CAUSAN PROBLEMAS

DEFINIR LOS PROBLEMAS CON LA INFORMACION

DISPONIBLE

APLICAR CRITERIOS PARA PRIORIZAR LOS PROBLEMAS

D
E

PLANTEAR Y FORMULAR ALTERNATIVAS TENTATIVAS DE

SOLUCIONES POSIBLES

B
U
E
N
A

ANALIZAR LAS SOLUCIONES POSIBLES

APLICAR CRITERIOS PARA ELEGIR SOLUCIONES

TOMAR LA DECISION RESPECTO A LAS SOLUCIONES

C
A
L
I
D
A
D

DISEAR ESTRATEGIAS PARA IMPLEMENTAR SOLUCION

10

IMPLEMENTAR LA SOLUCION

11

EVALUAR EL IMPACTO DE LA SOLUCION APLICADA

 QUE HACER PARA NO RESOLVER LOS PROBLEMAS ?

Negar el problema = No hacer nada
Evitar hablar del problema
Ver todo negro y trgico
Enojarse con los dems
Golpear las cosas
Echar culpas y criticas
Enfermarse
Irse de vacaciones ... pedir permiso
Drogarse, emborracharse.
Teorizar sobre el problema
Hacer cosas no relacionadas con el problema con gran energa y dedicacin

EFECTOS DESTRUCTIVOS PARA LA PERSONA

Y/O LA EMPRESA

POSIBLES CURSOS DE ACCION CONSTRUCTIVA

FRENTE A PROBLEMAS EN LA ORGANIZACION

Sntomas y Signos de
Problemas en la
organizacin
Identificacion y Definicin
de los Problemas con la
informacin disponible
Formulacin de soluciones
opcionales tentativas, con
la informacion disponible

EVALUAR

EVALUAR

IMPLEMENTAR

Proponer e implementar
el rediseo del trabajo

EJECUTAR LA
MEJOR OPCION

DECISION
Efectuar controles y
estudiar lo que sucede
despus de la decisin

Redefinir los problemas

reales y las mejores
soluciones opcionales

Determinar qu
informacin es necesaria
para clarificar los
problemas y vas de
solucin

Analizar lo que sucede

despus de la decisin,
con los resultados
disponibles.

Planificar la recoleccin de
la informacin
Disear y probar
instrumentos
Recolectar, procesar y organizar la
informacin recolectada

DEFINICION DE PROBLEMAS
1.-

Un problema describe una

diferencia existente entre lo que
es y lo que debera ser, entre lo
real y lo deseado.

Frecuentemente se pretende
describir un problema y, en
realidad, lo que se hace
equivocadamente es enunciar
una solucin.

Ejemplo de formulacin o
definicin correcta :

Ejemplo de formulacin o
definicin incorrecta :

a) Antecedentes :
Lo deseado : el 100% de las
emergencias deberan ser
transportadas a este centro
asistencial antes de dos horas.
Lo real : en la actualidad slo
llega el 20%

Mi problema es que necesito dos

ambulancias ms y no se de
dnde sacarlas.

b) El problema es :
El 80% de las emergencias no
son transportadas
oportunamente a este centro.

Aqu estamos expresando una de

las posibles soluciones a un
problema, sin embargo, el
problema no se menciona.

2.Algunos problemas pueden ser fcilmente solucionados

una vez que son identificados y definidos.
Algunos problemas son complejos y requieren de un buen
anlisis para desmenuzarlos en varios subproblemas que
pueden ser resueltos separadamente o en conjunto.
Algunos problemas suelen no poder ser solucionados por una
persona, pero pueden ser resueltos por otra u otras personas.
Algunos problemas pueden no tener solucin y uno puede
gastar demasiada energa en forma innecesaria, al seguir
considerndolos como problemas, parece ms provechoso
dedicarse a controlar su influencia y dedicar esa energa a
cosas ms productivas.
3.- Para afinar y comprender mejor un
problema conviene describir
claramente los aspectos negativos y
los positivos referentes a l

As pueden aparecer algunas

prioridades y conexiones con
otros conflictos o problemas.

Un problema puede causar o ser causado por otros problemas.

TOMA DE DECISIONES
1.
1.1

1.2

2.
2.1

2.2
2.3
2.4
2.5

2.6
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
4.
4.1
4.2

4.3
4.4

TIPO DE DECISIONES
Segn quin toma la decisin.
- Decisin que yo solo tomo.
- Decisiones que deben ser tomadas por m y alguien ms.
- Decisiones que son tomadas por otras personas.
Segn cmo se toma la decisin.
- Reflexivas o pensadas.
- Impulsivas o instantneas
EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES.
Identificar el problema y definirlo
Qu hacer acerca de...?
- diferenciar el problema de sus sntomas Qu hacer para...........?
- recolectar informacin relacionada
En qu.........................?
Producir soluciones opcionales
Podra..........................
Predecir resultados esperables
Entonces.....................
tanto positivos como negativos
Anticipar sentimientos y valores en juego .... y sentira................
para cada solucin opcional
.... y estara valorando....
Seleccionar la mejor opcin
En consecuencia y
de acuerdo a criterios fijados
aplicando los crriterios
y ponerla en ejecucin
elegidos, decido..........
Evaluar la solucin aplicada
Cmo me est resultando?
CRITERIOS PARA TOMAR DECISIONES
Factibilidad de tiempo, recursos y capacidades personales
para realizar la solucin elegida.
Deseo o necesidad de realizar la solucin elegida.
Peligros o seguridad en la ejecucin o resultado de
la solucin elegida
Medida en que la solucin escogida sirve para resolver el
problema.
VENTAJAS DEL PROCESO DE ANALISIS DE OPCIONES PARA
LA TOMA DE DECISIONES
Aumenta la probabilidad de quedar satisfecho con la decisin
tomada y sus resultados
Aumenta los sentimientos de confianza en si mismo e
independencia, ya que se experimenta cierto control sobre la
propia vida.
Permite lograr lo que desea, valora y/o necesita
Aumenta el conocimiento y la capacidad de anlisis de la realidad

CUADRO PARA FACILITAR EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

I.- PROBLEMA :

Quin debe tomar la decisin?

Yo solo
Yo con otro(s)
Otros

Qu hacer para

Informacin necesaria :

SOLUCIONES
2

1
II
SOLUCIONES

Describir cada una

Costo

III
RESULTADOS
PREDECIBLES
IV
SENTIMIENTOS
Y VALORACIONES
ANTICIPABLES
V
SELECCION

POSITIVOS
NEGATIVOS
POSITIVOS
NEGATIVOS

1 Es factible ?
2 Soy capaz ?
3 No es peligroso?
4 Quiero hacerlo ?
5 Soluciona el problema ?

ALTERNATIVA ELEGIDA

(
(
(
(
(

)
)
)
)
)

( )

Cmo funcion la solucin escogida ?

VI
EVALUACION

Si no funcion,
Qu tratar de hacer la prxima vez ?

(
(
(
(
(

)
)
)
)
)

( )

(
(
(
(
(

)
)
)
)
)

( )

Problema :
Informacin Necesaria :
Responsable(s) de resolverlo :
EVALUACION
1
RESULTADOS
PREDECIBLES

COSTOS

EFECTOS
COLATERALES

DESEO DE
IMPLEMENTACION

VALORES EN
JUEGO

SENTIMIENTOS
QUE EVOCARIA

OTROS

SOLUCIONES
2

LA INFORMACION Y LOS PROBLEMAS

Para resolver problemas es fundamental
disponer de informacin de buena calidad,
esto significa que sea :
- vlida.
- relacionada con el tema (pertinente)
- confiable
Para recolectar informacin de buena calidad,
es fundamental saber con claridad y precisin :
1 Qu se requiere ?
Saber que informacin se necesita.
2 Dnde se encuentra ?
Ubicar la fuente primaria donde ella se
encuentra, o sea, el lugar donde est
aconteciendo la informacin.
3 Cmo puedo obtenerla ?
Se decide cul es la mejor forma de
obtenerla.
4 Qu mtodo de
recoleccin uso ?
Se elige el mtodo y se disean el o los
instrumentos para recolectar la
informacin. Se prueba y se ajusta.
5 Cundo y cmo voy a
recolectar la informacin?
Se procede a ir a la fuente para
recolectar la informacin.
Con la informacin recolectada y procesada en la mano, se procede a
clarificar el problema, la viabilidad de las posibles soluciones y a evaluar las
posibles estrategias necesarias para implementar las mejores soluciones.
Es importante lo anterior dado que en la realidad, es frecuente encontrar
que se sigue una secuencia inversa, que suele convertir en intiles muchos
esfuerzos destinados a la obtencin de informacin.

SECUENCIA PARA OBTENER INFORMACION

DIAGRAMA DE FLUJO
El siguiente diagrama de flujo ilustra la secuencia requerida para obtener
la informacin necesaria para resolver problemas :

O
F
I
C
I
N
A

QUE O CUAL
INFORMACION
ESPECIFICA?

DONDE ESTA?

COMO SE
PUEDE
OBTENER?

T
E
R
R
E
N
O

INFORMACION
ESPECIFICA
REQUERIDA

FUENTES DONDE SE
ENCUENTRA LA
INFORMACION

METODO E
INSTRUMENTOS
ADECUADOS

O
F
I
C
I
N
A

CLARIFICACION
DEL PROBLEMA

SOLUCIONES

TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION

Entre las principales tcnicas de recoleccin de informacin necesarias
para una buena gestin de una organizacin o empresa, destacan :
1.

La entrevista
Consiste en una serie de preguntas dirigidas a una
persona que posee determinada informacin, durante
una interaccin personal con ella.

2.

Los cuestionarios
Consisten en una serie de preguntas escritas que se
formulan al mismo tiempoa muchas personas con las
que no se tiene una interaccin directa.

3.

4.

5.

6.

La observacin
Consiste en mirar intencionadamente una realidad,
con el fin de obtener inforamcin que all se genera.
Los diarios de trabajo
Son anotaciones o registros en los que se trata de
observar y registrar las actividades realizadas por uno
mismo en un lapso de tiempo dado, con su respectiva
duracin y observaciones relevantes al respecto.
El incidente crtico
Consiste en una discusin grupal sobre una situacin
critica en la cual particip anteriormente uno o ms
miembros del grupo, es en cierta manera una
observacin distanciada en el tiempo.
Observacin y anlisis de registros o documentos
Se trata de una lectura dirigida a la obtencin de
determinada informacin, la cual es registrada en un
formulario ad-hoc diseado para tal efecto.

1.

La entrevista
Se realiza en una atmsfera :
Preparada para que
Inspire confianza
Asegure privacidad y confidencialidad
Estimule la espontaneidad
En que el entrevistador
alienta la participacin del entrevistado
respeta y considera la autonoma e intimidad del
entrevistado
est alerta a las expectativas y temores del entrevistado
procura dar continuidad y flexibilidad al desarrollo de la
entrevista
usa lenguaje comprensible para el entrevistado
trata de establecer una relacin emptica comprendiendo
al entrevistado en su sentir, pensar y acontecer, y para
ello evita enjuiciar y entregar informacin personal
Para que el entrevistado
se sienta tratado y valorado como persona
pueda describir la realidad y aportar la informacin
pertinente
pueda expresar y explorar sus problemas
pueda explorar diferentes soluciones con sus ventajas y
desventajas
pueda tomar decisiones acertadascuando sea pertinente
La tcnica de la entrevista considera los siguientes elementos :
a) Un proceso general que contempla :
Acogida
en que el entrevistador con su lenguaje corporal y
verbal demuestra inters y respeto por el entrevistado
Iniciacin
mediante preguntas abiertas, vale decir, que no
puedan ser contestadas con monoslabos y que
permitan que el entrevistado se exprese sobre lo que
siente ms importante.
Facilitacin de la entrega de informacin
retroinformacin para verificar y explorar
silencios, para facilitar la expresin del entrevistado
confrontacin de discrepancias aparecidas
preguntas directas para obtener informacin
especfica

Finalizacin sntesis de lo fundamental

disipacin de dudaas que pueden quedar en el
entrevistado
concertar seguimiento cuando sea pertinente
despedida personal
b) La expresin corporal
da mucha informacin acerca de actitudes y sentimientos
puede ser til para efectuar confrontaciones con lo
expresado verbalmente
apariencia
forma de caminar
postura corporal
expresin facial
gestos
forma de hablar
congruencia de elementos verbales y no verbales.
c) Indicaciones y contraindicaciones
Cuando sea necesario
claras
precisas
considerando la realidad del entrevistado

2.

Los cuestionarios
El cuestionario es recomendado hacerlo cuando
los que responden saben leer y escribir
se desea obtener informacin de un gran nmero de
personas
no se tiene el tiempo necesario para visitar a las
personas que se quiere entrevistar
Las preguntas del cuestionario conviene que sean
simples
breves
directas
especficas, sin ambiguedad
exenta de palabras con carga emocional
no inductoras de la respuesta
acerca de una sola idea
Para disear un cuestionario hay que :
1 tener clara la lista de informacin especfica que se
necesita obtener
2 decidir el universo a estudiar
3 redactar el cuestionario, con sus partes de
identificacin, instrucciones y preguntas
las preguntas deben ser claras,
relevantes, crebles y pertinentes
4 probar el cuestionario con unas pocas personas de una
poblacin similar a la que se le va a enviar
5 corregirlo segn los resultados de la prueba preliminar
y diagramarlo de forma que resulte agradable a la vista
y fcil de responder.
Debe considerar :
especifique la direccin donde se debe enviar de vuelta
el cuestionario respondido
especifique la fecha, antes de la cual deben ser
devueltos
disee una estrategia para las preguntas no
respondidas
disee una estrategia para los posibles cuestionarios no
devueltos

3.

La observacin

Significa simplemente mirar a alguien haciendo algo.

No se puede observar lo que no puede ser visto,
odo, palpado u olido.
por lo tanto es necesario saber de antemano cundo y dnde
va a ocurrir lo que se desea observar.
Se utiliza la observacin cuando :
se necesita informacin acerca de loq ue
realmente ocurre
las actividades a observar se pueden realizar
normalmente mientras se observa
se tiene una idea clara y especfica de lo que se
pretende observar
Hay que estar alerta y tener cuidado con :
pasar por alto cosas importantes
interpretar (bien o mal) lo que uno esta viendo
que la presencia del observador perturbe o cambie
el comportamientode la gente observada
ver cosas que no existenno tener claro qu
registrar y como hacerlo
la decisin acerca de en que momento y por cuanto
tiempo observar
Es muy importante diferenciar entre :
Hechos
son las cosas y sucesos que realmente
vemos, omos, palpamos u olemos y que
pueden ser detectadospor otras personas
capacitadas
Impresiones u opiniones
son inferencias acerca de lo que esta
pasando, en otras palabras, son juicios o
interpretaciones acerca de lo que
pensamos que est pasando
Las observaciones pueden ser :
a) Estructuradas o no estructuradas
b) Directas o indirectas
c) En tiempo continuado o intermitente
Qu observar ?

PROPOSITO
Qu es lo que realmente se hace ?
Por que o para qu es esto necesario ?
Qu otra cosa podra hacerse ?
LUGAR
Dnde se hace ?
Por qu se hace all ?
En qu otra parte se podra hacer ?
SECUENCIA
Cundo se hace ?
Por qu o para qu en ese momento ?
En qu otro momento podra hacerse ?
MEDIOS
Cmo se hace ?
Por qu se hace as ?
De qu otra manera es posible hacerlo ?
Qu herramientas se usan ?
DURACION
Cunto demora ?
Por qu demora ese tiempo ?
Podra ser hecho ms rpido ?
EN TODO EL PROCESO DE OBSERVACION CONVIENE
TENER PRESENTE LAS SIGUIENTES PREGUNTAS
Se podrn eliminar algunas partes necesarias o
innecesarias de ste trabajo ?
Se podrn cambiar algunas partes ?
Se podrn reordenar algunas partes ?
Se podrn simplificar algunas partes ?

5.

El incidente crtico
Es una tcnica grupal
Se requiere :
de una atmsfera tranquila
que la gente se conozca previamente
que todos o gran parte de los integrantes hayan
tenido experiencias similares.
Consiste en :
discutir un incidente o hecho verdico que haya
afectado a uno o varios miembros del grupo
Aporta :
gran cantidad de informacin acerca de
actitudes y habilidades

PROCEDIMIENTO
1 Se distribuye una hoja en blanco a cada miembro del grupo.
2 Se invita a recordar un incidente crtico verdadero en el cual ellos hayan
estado involucrados
3 Cada uno escribe una descripcin concisa de su incidente crtico, o sea
un incidente que le haya impactado mucho y que todava recuerda
claramente.
4 Se recogen los papelitos, se mezclan bien, se saca uno al azar y se lee.
5 Se realiza un intercambio de ideas y experiencias
Quines en el grupo han experimentado situaciones similares a la
descrita ?
Cules fueron las actitudes, conductas y sentimientos de las personas
involucradas en el incidente descrito ?
Cmo se manejan habitualmente esas actitudes y sentimientos ?
Cmo podran ser manejados ?
Qu efectos tuvieron las conductas que all se dieron ?
Cules son los efectos de manejar las actitudes y sentimientos de la
manera en que habitualmente se manejan en esas circunstancias ?
Qu sucedera si se manejaran de otra forma ? Especificar.
Qu fue lo positivo y lo negativo en el incidente ?
Qu pudo ser aprendido en el incidente ?
6 Se sigue con otro incidente elegido al azar segn el tiempo que se disponga.
Esta tcnica puede ser aplicada a un incidente recin ocurrido, con
participacin de algunos o todos los involucrados, contando ojal
con la ayuda de alguna persona experta en la tcnica de facilitacin