Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
timbrado
de recibos
Manual
de Usuario
4.
VIGENCIA: SE REGIRA DE ACUERDO A LAS ESPECIFICACIONES DE COMPRA YA SEA EN a) MODALIDAD DE RENTA
PERIODICA MENSUAL CON VIGENCIA DE OPERACION DURANTE EL MES ADQUIRIDO O b) LA MODALIDAD DE USO
PERMANENTE CON CADUCIDAD A LOS 24 MESES DE LA ACTIVACION DE EL PROGRAMA INFORMATICO. UNA VEZ VENCIDO
CUALQUIERA DE LAS MODALIDADES EL LICENCIATARIO PODRA OPTAR POR RECONTRATAR UNA NUEVA LICENCIA DE
ACUERDO A LAS MODALIDADES COMERCIALES VIGENTES AL MOMENTO. EXISTE LA POSIBILIDAD QUE AL RECONTRATAR
UNA NUEVA LICENCIA ALGUNAS DE LAS FUNCIONALIDADES, MODULOS O ACCESORIOS SE DESCONTINUEN O DEBAN SER
REEMPLAZADOS (EN EL CASO DE DISPOSITIVOS DE HARDWARE) O CONTRATADOS, EN TODOS LOS CASOS CON UN COSTO
ADICIONAL.
ALGUNOS MODULOS COMPLEMENTARIOS TENDRAN CADUCIDAD A LOS 12 MESES Y ESTARA INDICADO EN EL
ACUERDO DE LICENCIAMIENTO CORRESPONDIENTE, EN LA SECCION DE LOS TERMINOS Y CONDICIONES DE USO O EN
ALGUN APARTADO DE ACUERDO DE LICENCIA EN EL PRODUCTO RESPECTIVO O EN SU CASO LA ESPECIFICACION DENTRO
DE LA FACTURA DE COMPRA DEL LICENCIANTE.
Pg.
10
10
11
11
11
12
13
14
15
16
18
20
20
20
21
21
21
21
21
21
21
21
21
21
24
27
28
28
29
29
29
30
30
31
34
35
INGRESO AL SISTEMA.
Para ingresar al Mdulo de timbrado de recibos, puede utilizar:
Nota: Puede obtener ayuda acerca del funcionamiento del sistema presionando F1 en su teclado o bien, por medio de los botones con la
leyenda Ayuda.
Si el sistema no se encuentra registrado (activado) y no se tienen das evaluacin, algunas opciones del sistema no se visualizarn o se
bloquearn.
Contar con un listado de folios, solicitados al SOLCEDI (Solicitud de Certificado Digital del SAT).
A continuacin se muestra el procedimiento general de implementacin:
1. Finalizar el
asistente de CFDI
y certificados
2. Registrar
cdigos de
servicio.
3. Realizar las
configuraciones
generales.
4. Validar tablas
del ISR, IMSS,
percepciones.
5. Capturar
informacin de
los empleados.
6. Generar
periodos de
nmina.
1
2
1.3 Registro de nuevo cliente. Para dar alta el nuevo cliente, deber proporcionar los datos solicitados en pantalla. Estos datos sern
enviados al proveedor de servicio de timbrado. Cuando termine presione el botn Siguiente.
1.4 Configuracin de certificados de sello digital. Esta configuracin puede hacerla tanto en este paso del asistente o dentro de la pantalla
de configuracin del sistema. Necesitar contar con los archivos de certificados en su computadora y es importante no confundirlos con
los archivos CER y KEY de la FIEL. Para finalizar este paso realice las siguientes acciones:
1. Escriba la clave privada de los certificados.
2. Haga clic en Abrir para localizar el archivo .key (Es un requisito indispensable tener capturada la clave privada, ya que de
lo contrario, no se podr cargar el archivo de certificado).
3. Haga clic en Abrir para localizar el archivo .cer.
4. Presione el botn Siguiente.
Nota: En caso de no contar con estos archivos, podr configurarlos posteriormente en el sistema. Estos archivos son un requisito
indispensable para el uso de la facturacin electrnica.
1.5 Firmar el manifiesto. En este paso se registran sus datos de la FIEL y clave privada (estos le sern proporcionados por el SAT), cuando los
capture haga clic en la opcin de Aceptar y marque la casilla He proporcionado los datos correspondientes de la FIEL, con ello se
habilitar el botn Siguiente, presinelo por favor para continuar.
1.6 Crear usuario. Una vez firmado el manifiesto, tendr que crear un usuario para poder utilizar el servicio de timbrado de nminas. Para
ello, proporcione un usuario (su correo electrnico) y una contrasea (favor de confirmarla en ambos cuadros de texto). Es importante
que resguarde estos datos, ya que sern necesarios para la facturacin electrnica. Cuando termine presione el botn Siguiente.
1.8 Validacin de estaciones actualizadas. Es el ltimo paso del asistente y le ayudar a identificar las estaciones que an no se encuentran
actualizadas al a versin correcta del sistema. Esto con el fin de evitarle problemas al momento de realizar el timbrado de nmina.
Una vez que haya verificado que las estaciones que usar para timbrar la nmina se encuentran correctamente actualizadas, haga clic en
el botn Finalizar para terminal el asistente.
10
. En la pantalla de
En la pantalla de registros capture todos los cdigos de servicio que haya adquirido con su ejecutivo de ventas y presione el botn con el signo
de ms con lo que se agregarn en la tabla debajo del botn mencionado.
En caso de haberse equivocado en alguno de los nmeros capturados, puede hacer clic al botn de la columna editar para poder modificar el
cdigo. Si se equivoc y agreg uno incorrecto o no desea registrar alguno en especfico, solo haga clic al botn de la columna eliminar para
quitarlo de la lista.
Nota: Al ingresar el cdigo, debe escribirlo exactamente igual como se lo proporciona National Soft
Cuando termine la captura presione el botn validar con lo que se comenzar la validacin de dichos cdigos y les pondr un estatus con los
resultados. Finalmente presione el botn de guardar para que los cdigos sean guardados y On the minute los identifique.
Al guardar los cdigos de servicio, el sistema comenzar a verificar que la configuracin para el uso de Facturacin Electrnica CFDI sea
correcta, en caso de que no, se mostrar cada pantalla para configurar lo necesario.
11
Configuracin de certificados. Este es un paso del asistente de configuracin inicial, se muestra dentro de las opciones del sistema
por si en el momento no contaba con la informacin. Necesitar contar con los archivos de certificados en su computadora y es
importante no confundirlos con los archivos CER y KEY de la FIEL. Para finalizar este paso realice las siguientes acciones:
1. Escriba la clave privada de los certificados.
2. Haga clic en Abrir para localizar el archivo .key (Es un requisito indispensable tener capturada la clave privada, ya que de
lo contrario, no se podr cargar el archivo de certificado).
3. Haga clic en Abrir para localizar el archivo .cer.
Usuarios de PAC. Estos son configurados tambin dentro del asistente de implementacin inicial, en caso de no haberlo hecho en el
sistema puede hacerlo en esta seccin. Son requeridos en usuario (es el correo electrnico) y una contrasea que realizo en el
asistente (ver paso 1.5).
Registro patronal. Se trata de su registro patronal y es enviado a los servicios del SAT. Es un dato requerido segn la publicacin del
SAT para generar los timbres de nmina.
Rgimen fiscal. Permite seleccionar el rgimen fiscal en el que tributa. Para consultar su rgimen fiscal, acceda al siguiente apartado:
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobantes_fiscales/66_22080.html
Folios y serios. El recibo de nmina es muy similar a las facturas electrnicas, en esta seccin se dan te alta la serie y folio que se
utilizarn para llevar un control de los recibos emitidos.
Leyenda de aceptacin para recibo (SUELDOS Y SIMILARES): Es la leyenda que se muestra en el recibo para colaboradores del tipo
sueldos y similares.
Leyenda de aceptacin para recibo (ASIMILADOS A SALARIOS): Es la leyenda que se muestra en el recibo para colaboradores del tipo
asimilador a salarios.
Correo electrnico. Parte de los requerimientos del timbrado de nmina es enviar por correo electrnico el timbrado de nmina al
trabajar, en esta seccin se configuran los datos para que el sistema hacerlo. Presione el botn de Configurar correo para que le
muestre la pantalla correspondiente:
12
Servidor de Correo: Direccin electrnica del servidor de correo que utiliza para el envo del correo. Se recomienda usar el
servidor de correo de su empresa para evitar problemas de envos.
Correo de Envo: Direccin que desea se tome como remitente de los mensajes que se enva, es recomendable tener una
cuenta para que el correo se pueda entregar al destinatario sin problemas.
Requiere Autentificacin: Debe activar esta opcin si se requiere una cuenta de usuario y contrasea para poder autentificarse
en el servidor de correo. Si el aviso se enva pero no se entrega el mensaje, es debido a que se requiere la autentificacin.
Nmero de Puerto: Nmero de puerto por el cual ser enviado el mensaje. Puerto de salida.
Correos de administrador: son el o los correos de su personal administrativo a los que On the minute enviar copia de los
recibos de nmina. Para registrar un correo capturelo en el cuadro de texto direccin de correo y presione el botn de agregar.
Prueba: para validar que los datos de configuracin de correos sean correctos capture un correo electrnico en el cuadro de
texto correspondiente y presione el botn de Prueba con lo que se enviar un correo. En caso que haya algn inconveniente
en sistema le mostrar un mensaje con lo cual deber de validar los datos de la cuenta del correo.
Para que los datos sean guardados finalmente en el sistema deber presionar el botn de Prueba
Esta pantalla permite configurar los parmetros de envo de Correos electrnicos como parte de un aviso que se les da a los usuarios cuando
se genera una incidencia de Falta o Retardo al momento de checar su registro de entrada. La pantalla permite enviar el aviso tanto a un
administrador como al empleado al cual se le haya generado la incidencia. As mismo para el envo por correo de los recibos de nmina
electrnicos.
13
14
Dado que estos catlogos son los requeridos por el SAT y especificados por On the minute en su recibo de nmina, no pueden ser
modificados. Lo que puede hacer es agregar otros registros seleccionando el botn Nuevo, capturando los registros y finalmente presionando
el botn Guardar.
Imagen del catlogo de Percepciones.
Los campos Contiene excepto y Contiene gravado le indican al sistema que estas percepciones generarn importes de excepto y grado y
mostrar los cuadros de texto para captura de importes en la asignacin individual de empleado en la hoja de trabajo. Esta configuracin es
importante que sea validada con su contador. Favor de ver el tema 2.2.3 Agregar prestaciones (percepciones / deducciones).
15
Domicilio por campos separados (calle, colonia, # exterior, cdigo postal, poblacin, ciudad, entidad federativa y pas).
Correo electrnico (para enviarle el recibo al empleado, si por el tipo de trabajo no cuenta con un correo puede utilizar uno genrico
de su empresa como recibos.nominas@nationalsoft.com.mx).
CLABE (clave nica para transferencia) y Banco (el sistema tiene un catlogo predefinido que fue publicado por el SAT).
Direccin completa en cada uno de los campos. La revisin anterior manejaba en un solo cuadro de texto extendido toda la
informacin. El SAT requiere el domicilio de forma separada por lo que debes considerarlo.
CURP, RFC y No. De seguro social. Este dato ya exista en el sistema, solamente debes asegurarte que est completo y capturado ya
que tambin se trata de un dato requerido para timbrar tu nmina.
Fecha de alta. Aplica el mismo comentario que el punto anterior ya exista en la revisin anterior, sin embargo es importante que se
asegur que est correcto ya que el sistema lo utiliza para enviar un dato requerido por el SAT en cuanto al nmero de semanas que
tiene trabajando el empleado en su empresa.
Periodo. Este dato es sumamente importante ya que como veremos en la seccin de operacin del timbrado el sistema clasifica los
empleados y lo toma para realizar el clculo.
CLABE y Banco. Son los datos del pago de sus trabajadores, estos no son manejados por el SAT como opcionales, sin embargo le
damos la opcin para tener un control de estos datos. En cuanto a los Bancos se cuenta con un catlogo precargado y definido
previamente por el SAT.
Tipo de empleado, departamento y puesto. Estos datos corresponden a sus respectivos catlogos de On the minute. Son
considerados como datos requeridos por el SAT. En cuanto al tipo de empleado el sistema lo utiliza para el manejo del clculo de los
sueldos y salarios por lo que es importante que valide su captura.
Sueldo y sueldo diario integrado. El sistema ha manejado el campo de Sueldo, ahora cuenta con el sueldo diario integrado que es el
salario que percibe un trabajador considerando todas las prestaciones que recibe en el ao como aguinaldos, vacaciones u otras
prestaciones (como bonos, seguros de gastos mdicos mayores, entre otros). Este ltimo dato es utilizado para los clculos del IMSS.
Se ha modificado la opcin de importar empleados desde Excel para que pueda incorporar los nuevos campos como el domicilio y no tenga
que capturarlo de manera manual. Puede accesarlo en el mdulo administracin en el men Operaciones->Empleados->Importar empleados
(Excel).
16
17
Tipo de sueldo: Indica la forma de pago del empleado. Esta opcin no se encuentra visible al seleccionar un tipo de turno Docente.
o Por da. A los empleados se les paga por da asistido a la empresa.
o Por Hora. A los empleados se les paga por cada hora de trabajo.
Sueldo: Es la cantidad monetaria que se le paga al empleado, por da o por hora, por su trabajo. Si lo desea, escriba el sueldo del
empleado correspondiente al periodo especificado y presione este botn
para calcular el sueldo correspondiente. Esta opcin no
se encuentra visible al seleccionar un tipo de turno Docente.
Nota: El tipo de sueldo y el sueldo se toman del catlogo de puestos, pero si lo desea puede modificarlos, por cada empleado.
Puede acumular vacaciones de periodos anteriores. Si activa esta opcin podr asignarle vacaciones al colaborador aun cuando no
haya cumplido el ao (el sistema hace el clculo considerando la fecha de ingreso y restando a la fecha actual).
Opciones Adicionales.
Tipo de Turno: Esta opcin permite filtrar el listado de empleados basado en el tipo de turno del empleado, turno normal,
turno abierto o Docente.
Empleados: Esta opcin permite filtrar el listado de empleados basado en el status actual del empleado, Activo o
Suspendido.
Departamentos: Esta opcin permite filtrar el listado de empleados basado en el departamento asignado al empleado.
Huella Digital
Asignar: Esta opcin permite asignar la huella digital del empleado, al presionarlo se inicia la captura de la huella
digital. Si el empleado ya tiene registrado una huella, esta ser reemplazada con la nueva.
Fotografa
Asignar: Esta opcin permite asignar la fotografa del empleado. Si el empleado ya tiene asignada una fotografa
esta ser reemplazada con la nueva.
Empleados Activos: nmero de empleados registrados como activos, nicamente es posible tener activos la cantidad de
empleados que el tipo de licencia le permita.
En el momento de registra al empleado el sistema le preguntar si desea asignarle una huella digital y /o fotografa al
empleado.
Puede asignarle con posterioridad la huella digital y/o fotografa presionando los botones de asignar Huella y/o
fotografa.
Para asignar una huella digital y/o fotografa a algn empleado registrado, primero debe localizarlo en la lista de la izquierda o
mediante el botn de bsqueda. Para seleccionar a un empleado de la lista es necesario realizar un doble click sobre el registro del
mismo.
Independientemente de la opcin que elija para asignar la huella digital y/o fotografa, deber observar las siguientes pantallas:
PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR HUELLA DIGITAL (LECTOR DP).
Al usar el lector de huellas DP, es necesario registrar 4 veces el mismo dedo en dos pantallas diferentes; de
esta manera el sistema obtiene un mejor registro de la huella y se ampla el margen de comparacin evitando
que existan errores durante la identificacin del empleado.
Procedimiento:
1. Elija el dedo que va a utilizar para registrar y presione el botn Asignar, espere a que aparezca la
pantalla de registro de la Huella Digital.
2. Primer Registro. Coloque el mismo dedo 4 veces en el lector tratando que abarque la mayor
superficie posible para tener un buen registro de la huella. Es muy importante que no levante el
dedo del lector hasta que se muestre la imagen de la huella en el recuadro correspondiente.
3. Segundo Registro. En esta segunda pantalla es necesario colocar el mismo dedo que se registr en
la primera pantalla. Coloque el mismo dedo 4 veces en el lector tratando que abarque la mayor
superficie posible para tener un buen registro de la huella
4. Cuando haya finalizado, esta pantalla desaparecer y la huella se almacenar en la base de datos.
18
3.
Elija el dedo que va a utilizar para registrar y presione el botn Asignar, espere a que aparezca la
pantalla de registro de la Huella Digital.
Coloque el mismo dedo 3 veces en el lector tratando que abarque la mayor superficie posible para
tener un buen registro de la huella. Es muy importante que no levante el dedo del lector hasta que se
muestre la imagen de la huella en el recuadro correspondiente.
Cuando haya finalizado, esta pantalla desaparecer y la huella se almacenar en la base de datos.
Riesgo: representa el nivel de riesgo segn el IMSS (los niveles son del 1 al 5, siendo el 5 el trabajo con mayor
riesgo). Este dato es importante ya que es enviado en el timbrado de nminas a los empleados que tienen este
puesto.
19
Campos:
20
21
Haber concluido satisfactoriamente la seccin I: Configuracin e implementacin del sistema de nminas del presente manual.
1. Abrir el periodo actual de trabajo.
Para comenzar a trabajar en su nmina lo primero que debe realizar es abrir su periodo actual de trabajo. Al hacerlo le indicamos a On the
minute que todas las operaciones del sistema como la generacin de nmina se aplicarn a dicho periodo. Esto tambin aplica por si tiene un
periodo cerrado y desea consultarlo para ver algn importe que le pida un colaborador o para ver los totales que pago.
Para asignar el periodo actual de trabajo presione el botn Abrir periodo en la barra de herramientas de la pantalla principal.
22
El botn Buscar permite identificar a un colaborador en base al apellido paterno, materno o nombre. La opcin de Reportes permite
imprimir en pantalla, en Excel o PDF la informacin de los recibos de nmina para que pueda recabar la firma o imprimirlo para temas
operativos y de control.
2.1 Calcular la nmina.
Este proceso permite actualizar la informacin de los empleados dentro del listado como sueldos y salarios, sus incidencias del control de
asistencias con lo cual se genera su importe de sueldo en base a la multiplicacin del sueldo diario por el nmero de das trabajados y otras
percepciones y deducciones previamente capturadas.
Este proceso puede hacerlo presionando el botn calcular de la botonera de tratamiento general de la nmina o al dar clic a un empleado en
lugar de mostrarle las opciones especficas de nmina para el empleado mostrar un mensaje por si desea hacerlo, al presionar que si se
realizar el proceso del clculo. Los datos de la tabla de la nmina sern actualizados con la informacin actual.
23
2.2.1 Gestin de incapacidades. Las incapacidades son una situacin de enfermedad o de padecimiento fsico o psquico que impide
a una persona, de manera transitoria o definitiva, realizar una actividad profesional y que normalmente da derecho a una prestacin
de la seguridad social en una cantidad de das determinada. Segn los requerimientos del SAT para el timbrado de recibos de nmina
la informacin de estos debe de enviarse a travs de los servicios del proveedor de timbrado. Las opciones de captura de la
incapacidad estn alineada a las hojas que emite el IMSS por lo que tambin puede servirle para tener un control de las mismas.
Para entrar a las opciones de incapacidades debe de dar clic en el botn Incapacidad que se encuentra ubicado en la parte
izquierda de la botonera individual de clculos de empleados. Le mostrar una pantalla como la siguiente:
Los datos a capturarse para la incapacidad son los mismos que vienen en su hoja que emite el seguro social.
Certificado de incapacidad.
Nivel de atencin.
Patron (es).
Observaciones.
Los datos que son requeridos y se envan al SAT son el tipo Tipo de incapacidad y los Das autorizados.
Para guardar los cambios presione el botn Guardar. El sistema le mostrar un mensaje de confirmacin.
24
Casillas de verificaciones de horas dobles y triples. Esta opcin le indica al sistema si va a considerarlos dentro del clculo y
finalmente enviarlas al SAT.
Total. Representa el importe pagado al empleado por las horas extras asignadas, ya sean dobles o triples.
Das. Representa el nmero de horas trabajadas por el empleado, aplica para horas dobles o triples.
Cantidad. Es un dato calculado automticamente por el sistema y representa la sumatoria de los importes a pagar de horas
dobles y triples.
ISR (Horas extras): Es el importe que se pagar de ISR. Este dato ser reflejado en el recibo de nmina del empleado en la
columna de Deducciones, se ver como otro rubro diferente al ISR de sueldo para que pueda identificarlo mejor
visualmente.
Para guardar los cambios en el sistema presione el botn Guardar. Se mostrar un mensaje de confirmacin y el importe a pagar
ser sumado en la columna de percepciones. El importe de ISR capturado como se mencion ser reflejado en la columna de
Deducciones y ser restado en la cantidad a pagar del colaborador.
2.2.3 Agregar prestaciones (percepciones / deducciones). Como se mencion anteriormente el mdulo de timbrado de recibos le
permite calcular automticamente las percepciones y deducciones bsicas de su nmina. En esta opcin puede agregar otras
percepciones y deducciones que maneje su empresa para que sean consideradas en el clculo de la nmina.
Para ingresar a esta pantalla de clic en el botn Percepcin o Deduccin de la botonera de clculo individual de empleados.
Se mostrar una pantalla como la siguiente:
25
Campo observacin: la informacin que capture en este campo ser mostrado en el recibo de nminas.
Exento, gravado e impuestos: cantidades relativas a los impuestos.
Periodo inicial e final. Es un dato que muestra el sistema automticamente y muestra el periodo a aplicarse, en este caso
se trata del periodo actual de trabajo.
Para guardar los datos en el sistema presione el botn Guardar. Con esto los datos se vern reflejados en el recibo de nmina del
trabajador y sern considerados para los clculos de su pago.
2.2.3 Consultar recibo. Esta opcin le permite consultar a un mayor detalle el recibo de nmina de su trabajador y poder consultar
los importes de todas las percepciones y deducciones. Es importante que cada uno de sus trabajadores le firme este recibo como
garanta que recibi el pago.
Para ingresar a esta opcin presione el botn Recibo que se encuentra ubicado hasta la derecha de la botonera individual del
clculo de nmina. Se mostrar una pantalla similar a la siguiente:
Puede realizar una impresin fsica del recibo de nmina presionando el botn Visualizar y posteriormente presionar el botn
imprimir del reporte en pantalla que se mostrar despus de realizar la accin.
Para salir de la pantalla puede presionar la tecle Escape [ESC] o presionar el botn Salir.
Las opciones Timbrar y Enviar se utilizan para realizar estas acciones de manera individual a diferencias de la botonera general de
hoja de trabajo. Puede utilizar estas opciones para ir timbrando y enviando de manera individual para agilizar la generacin de su
nmina.
26
27
Para entrar a esta opcin de clic en el botn Asig. Prestaciones ubicado en la barra de herramientas.
A continuacin se muestra una imagen de la pantalla con las opciones completas:
28