INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL

Escuela Superior de Comercio y Administracin

Unidad Tepepan

SEMINARIO

LA AUDITORA OPERACIONAL - ADMINISTRATIVA Y EL CONTADOR PBLICO

TEMA:
CASO PRCTICO DE AUDITORA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA
ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TTULO DE

CONTADOR PBLICO
PRESENTAN:

LILIANA CORTS VELASCO

MIRNA DAZ ORTEGA
ALBA NORMA JARA JIMENEZ
HECTOR IVAN RODRGUEZ GONZLEZ
ELIZABETH VILLA CARRETO

CONDUCTOR DE SEMINARIO:
C.P. HECTOR HERNNDEZ MARQUEZ

MXICO D.F.

JUNIO DE 2006

AGRADECIMIENTOS

AL INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

Por ser fuente perdurable de nuestros conocimientos profesionales y
cedernos las herramientas necesarias para el desempeo de una
profesin digna y honorable. Porque es Institucin de propuesta y
solucin, de diversidad y afirmacin. Porque en el Politcnico
encontramos identidad, no slo acadmica, tambin moral.
Agradecemos tambin la coherencia en toda su estructura y la
consecuencia de su ideologa. El Politcnico vive hoy en cada uno de
sus egresados, y ahora nosotros manifestaremos La tcnica al
servicio de la Patria.

A LA ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y

ADMINISTRACIN
Por los fundamentos brindados a lo largo de nuestras carreras y por
ser culminacin de nuestros propsitos. Reconocimos en nuestra
escuela magna la congruencia del Instituto Politcnico Nacional, el
valor de las intenciones y la representatividad profesional.

A LOS PROFESORES
Por transmitirnos sus valiosos conocimientos, experiencias, apoyo y
orientacin. Por expresar que la enseanza no slo es instruccin sino
actividad gratificante, clida pasin. Porque ustedes son el vnculo
que consolida nuestro amor por el estudio y con ustedes, queridos
profesores, vivimos la amistad ms entraable con nuestra honorable
Escuela Superior.

NDICE
Pg
INTRODUCCIN ....................................................................................................................................

CAPTULO I
1.

Aplicacin de la Auditoria Operacional Administrativa

1.1 Origen y Evolucin de la Auditoria Interna ........................................................................
1.1.1

11

Definicin de Auditoria Interna ............................................................................

12

1.2 Aplicacin de la Metodologa .............................................................................................

12

1.2.1

Solicitud del Servicio ............................................................................................

12

1.2.2

Contratacin del Servicio ......................................................................................

13

1.2.2.1 Estipulacin de Honorarios ...................................................................................

14

1.2.2.2 Honorarios Fijos ....................................................................................................

14

1.2.2.3 Honorarios Variables ............................................................................................

15

1.2.2.4 Honorarios con base a igualas ...............................................................................

16

1.3 Normas de tica Profesional que deben tenerse presentes en trabajos de Auditoria .

16

1.3.1

Capacidad ..............................................................................................................

17

1.3.2

Independencia ...........................................................................................

19

1.3.3

Equidad .....................................................................................................

20

1.3.4

Seleccin de clientes .....................................................................................

20

1.3.5

Secreto profesional ....................................................................................

20

1.3.6

Honorarios .................................................................................................

21

1.3.7

Difusin de servicios .................................................................................

21

1.4 Caractersticas del Auditor ......................................................................................

22

1.5 Ubicacin del Departamento de Auditoria Interna .................................................

24

1.5.1

Reportando a la Direccin General ...........................................................

24

1.5.2

Anlisis de la correcta ubicacin ...............................................................

25

1.6 Dimensin del Departamento de Auditoria Interna ................................................

26

Recursos Humanos en la Auditoria Interna ..............................................

27

1.7 Estructura Operativa ...............................................................................................

30

1.8 Enfoques de Revisin .............................................................................................

31

1.6.1

En base a ciclos de operaciones ............................................................

31

1.8.1.1 Caractersticas de los Ciclos de Transacciones .........................................

31

1.8.1.2 Los Ciclos de Operaciones ....................................................................

32

1.8.2

En Base a Funciones o Actividades ......................................................

62

1.8.2.1 El Plano Organizativo Dinmico ..........................................................

68

1.8.2.2 Principales reas Funcionales ..................................................................

87

1.8.1

CAPITULO II
2.

Metodologa de la Funcin a Auditar ......................................................................................... 109

2.1 Descripcin del Procedimiento de Auditoria Administrativa.................................................. 109
2.2 Metodologa de la Auditoria Operacional Administrativa.................................................. 112
2.2.1

Etapas de la metodologa......................................................................................... 113

2.2.2 Objetivo de Auditoria de Recursos Humanos.......................................................... 114

2.2.3

Planeacin de la Auditoria....................................................................................... 114

CAPITULO III
3.

Ejecucin de la Auditoria.............................................................................................................. 116

3.1 Estudio General.................................................................................................................... 116
3.2 Anlisis de la Funcin a Auditar.......................................................................................... 116
3.3 Estudio y Evaluacin del Control Interno............................................................................ 120
3.4 Verificacin de la Informacin............................................................................................ 130
3.4.1

Obtencin de Informacin...................................................................................... 131

3.4.2

Entrevista y Cuestionario....................................................................................... 131

3.4.3

Informacin Adicional........................................................................................... 133

3.4.4

Obtencin de Evidencia Documental..................................................................... 134

3.5 Preparacin de Papeles de Trabajo...................................................................................... 134

3.6 Diagramas de Flujo.............................................................................................................. 139
3.7 Aplicacin de pruebas de Auditoria..................................................................................... 142
3.8 Programas de Trabajo.......................................................................................................... 144
3.9 Evaluacin........................................................................................................................... 148
3.10 Verificacin de Funciones, Procesos y Sistemas................................................................. 149
3.11 Control de Hallazgos y Observaciones................................................................................ 150

CAPITULO IV
4.

Informe de Auditoria Operacional Administrativa................................................................... 151

4.1 Definicin de Informe.. 151
4.1.1

Importancia y Concepto............................................................................................. 151

4.1.2

Caractersticas........................................................................................................ 152

4.1.3

Objetivos e Importancia del Informe de Auditoria Operacional-Administrativa.. 153

4.1.4

Propsito del Informe............................................................................................. 155

4.1.5

Anatoma del Informe............................................................................................ 156

4.1.6

Tratamiento de la informacin............................................................................... 164

4.1.7

Reuniones preliminares con Auditores.................................................................. 165

4.1.8

Anlisis de cada observacin, honestidad, convencimiento y complementacin.. 166

4

4.1.9

Borrador del Informe.................................................................................................. 169

4.1.10 Ventajas y Desventajas de discutir el Informe con el rea Auditada........................ 170

4.1.11 Emisin del Informe Final..................................................................................... 171
4.1.12 Declogo para preparar un buen Informe de Auditoria Operacional Administrativa 173
4.1.13 Distribucin del Informe........................................................................................ 174

CAPITULO V
5.

Seguimiento del Informe de Auditoria Operacional Administrativo....................................... 176

5.1 Seguimiento......................................................................................................................... 176
5.1.1

Realizacin del Seguimiento.................................................................................. 179

5.1.2

Restablecimiento de Compromisos, Fechas y Firmas................................................ 184

CAPITULO VI
6.

Desarrollo del Caso Prctico........................................................................................................ 186

6.1 Introduccin ............................................................................................................................ 186
6.2 Marco Terico ..................................................................................................................... 186
6.2.1

Antecedentes......................................................................................................... 187

6.2.2

Actividad Preponderante........................................................................................... 191

6.3 Conformacin del Departamento de Auditoria Interna....................................................... 195

6.3.1

Justificacin de la creacin de Departamento de Auditoria Interna...................... 195

6.3.2

Estructura Organizacional sin contemplar el rea de Auditoria Interna................... 197

6.3.3

Estructura Organizacional Contemplando el rea de Auditoria Interna... 198

6.3.4

Estructura Organizacional del Departamento de Auditoria Interna........................... 199

6.3.5

Justificacin de la ubicacin del Departamento de Auditoria Interna dentro del

organigrama de la Compaa. 200

6.4 Manuales del Departamento de Auditoria Interna............................................................... 201

6.4.1

Manual de Recursos Humanos............................................................................... 201

6.4.1.1 Objetivo...................................................................................................................... 201

6.4.1.2 Funciones Generales.................................................................................................. 201
6.4.1.3 Anlisis y Descripcin de puestos.............................................................................. 201
6.4.1.4 Perfil de los puestos................................................................................................... 205
6.4.1.5 Reclutamiento y seleccin.......................................................................................... 206
6.4.1.6 Capacitacin............................................................................................................... 207
6.4.2

Manual de Recursos Materiales............................................................................. 208

6.4.2.1 Objetivo.................................................................................................................. 208

6.4.2.2 Descripcin del equipo requerido.............................................................................. 208
6.5 Programa General de Auditoria........................................................................................... 211
5

6.6 Desarrollo del Programa General de Auditoria................................................................... 214

6.6.1

FASE-1 Estudio Preliminar................................................................................... 214

6.6.1.1 Calendario de Entrevistas

.............................................................................. 214

6.6.1.2 Obtencin de Informacin...................................................................................... 215

6.6.1.2.1

Cuestionario Aplicado......................................................................................... 215

6.6.1.2.2

Carta de Informacin Requerida..................................................................... 221

6.6.1.2.3

Manuales de operaciones.................................................................................... 222

a)

Manual de Cierre de Estados Financieros................................................................. 222

b)

Manual de Ventas y Cuentas por Cobrar................................................................... 231

c)

Manual de Compras y Cuentas por Pagar................................................................. 236

Manual de Autorizacin para la Adquisicin de Activo Fijo y su Depreciacin .... 245

e)

Manual para la Administracin y Control de Almacenes......................................... 249

f)

Manual de Nminas................................................................................................... 260

g)

Manual de Entradas de Efectivo................................................................................ 266

h)

Manual de Estimacin de Cuentas Incobrables......................................................... 271

i)

Manual de Movimientos de Capital.. 275

i)

Manual de Pensiones y Prima de Antigedad....................................................... 276

k)

Manual de Participacin en Subsidiarias............................................................... 277

l)

Manual de Salidas de Efectivo...................................................................... 278

6.6.2

FASE-II Comprensin de la Entidad Auditada.................................................. 279

6.6.2.1 Objetivo de Auditoria............................................................................................. 279

6.6.2.2 Procedimientos....................................................................................................... 279
a)

Anlisis de Antecedentes........................................................................................... 279

b)

Marco legal................................................................................................................ 284

c)

Anlisis de niveles jerrquicos.................................................................................. 285

6.6.3

FASE-III Identificacin y seleccin de las reas crticas o dbiles a ser auditadas o

examinadas en detalle............................................................................................ 287

6.6.3.1 Identificacin de procesos.......................................................................................... 287

1)

Recorrido de Cierre de Estados Financieros............................................................. 287

2)

Recorrido de Ventas y Cuentas por Cobrar............................................................... 298

3)

Recorrido de Compras y Cuentas por Pagar.............................................................. 303

4)

Recorrido de autorizacin para la adquisicin de Activos Fijos y su

depreciacin... 312

5)

Recorrido de Determinacin de Inventarios.............................................................. 318

6)

Recorrido de Nmina................................................................................................ 324

7)

Recorrido de Estradas de Efectivo............................................................................ 329

8)

Recorrido de estimacin de cuentas incobrables......................................................

6

333

9)

Recorrido de Movimientos de Capital....................................................................... 339

10) Recorrido de Pensiones y Prima de Antigedad....................................................... 342

11) Recorrido de Participacin de Subsidiarias............................................................... 345
12) Recorrido de Salidas de Efectivo.............................................................................. 346
6.6.1

Identificacin de controles y riesgos ................................................................ 348

6.6.2

Identificacin de reas crticas (Justificacin de revisin de inventarios)................. 367

6.7 Programa Detallado de Auditoria ....................................................................................... 369

6.8 Desarrollo del Programa Detallado de Auditoria.................................................................... 375
6.8.1

Aplicacin de cuestionarios para la evaluacin del control interno........................... 375

6.9 Carta de Sugerencias de la revisin del Control Interno......................................................... 377

6.10 Informe Final de la revisin del Control Interno..................................................................... 385
6.11 ANEXOS................................................................................................................................. 396
a) Acta Constitutiva de la Entidad.................................................................................... 396
b)

Asamblea Extraordinaria del Consejo de Administracin........................................ 404

c)

Propuesta de servicios............................................................................................... 407

c) ndices ocupados en papeles de trabajo........................................................................ 415

d) Flujogramas para la revisin de los procesos de Inventarios....................................... 418
e) Seleccin de las muestras a revisar.............................................................................. 424
f) Matrices de revisin de pruebas del control interno..................................................... 429
g) Formatos:
Formato de Orden de Venta.................................................................................. 484
Formato de Vale de Devolucin para las Materias Primas................................... 485
Formato de Vale de Entrada al Almacn de Productos Terminados.................... 486
Formato de Nota de Entrada................................................................................. 487
Formato de Orden de Produccin......................................................................... 488

CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 491

BIBLIOGRAFA ........................................................................................................................... 492

INTRODUCCIN

El origen de la auditoria operacional administrativa surge con la necesidad de crear controles inicialmente
para evitar fraudes con el paso de tiempo fue necesario debido al crecimiento acelerado de las industrias. Su
origen se remonta desde la poca del antiguo Egipto, una de las reas donde la civilizacin apareci primero,
debido al centralizado y eficiente sistema fiscal creado por los faraones para el cobro de contribuciones y
tributos, as como en la prosperidad de las finanzas de los gobernantes, ya que obligaban a sus recaudadores a
rendir un informe mensual completo sobre todas las cuestiones fiscales.

La accin primera y comn de la auditoria en el transcurso de la historia ha sido la comprobacin, la

bsqueda de errores, situaciones indebidas y el informe.

Luego se fue convirtiendo en un instrumento de direccin y control de toda organizacin o entidad financiera
y econmica.

A partir de la Edad Media y a lo largo de la Revolucin Industrial se practicaban las auditorias a fin de
determinar si los obligados para con el fisco cumplan honestamente con sus compromisos, as como para
comprobar, no solo la calidad en el manejo de los negocios confiados a los administradores por los
propietarios particulares; si no que tambin pensando en errores y fraudes.

La auditoria como profesin fue reconocida por primera vez bajo la ley britnica de sociedades annimas de
1862 el reconocimiento general tuvo lugar durante el periodo de mandato de la ley un sistema metdico y
normalizado de contabilidad era deseable para una adecuada informacin y para la prevencin del fraude.

Tambin reconoca una aceptacin general de la necesidad de efectuar una versin independiente de las
cuentas de las pequeas y grandes empresas. Desde 1862 hasta 1905, la profesin de la auditoria creci y
floreci en Inglaterra y se introdujo en Estados Unidos hacia 1900. En Inglaterra se sigui haciendo hincapi
en cuanto a la deteccin del fraude como objetivo primordial de la auditoria.

En Mxico una de las comisiones normativas ms antiguas y trascendentes de la auditoria es la comisin de

normas y procedimientos de auditoria (denominada as desde 1971) la cual fue establecida en el ao de 1955,
con el propsito de determinar los procedimientos de auditoria recomendables para el examen de los estados
financieros que sean sometidos a la opinin del contador pblico.

Como grupo los auditores independientes han progresado no solo en haber obtenido el reconocimiento como
una profesin con altas normas de conducta tica, sino tambin imponer tales normas a la mayor parte de los
miembros de la profesin. Se debe considerar que el auditor utilice su sentido comn, capacidad intelectual,
anlisis profesional, criterio e independencia los cuales se vern reflejados en su trabajo realizado.

El objetivo primordial de la auditoria independiente debe ser la revisin del control interno como se indica en
los estados financieros del cliente, sus manuales de polticas y procedimientos y todo el marco normativo
legal aplicable a la empresa de manera que pueda ofrecerse una opinin sobre la adecuacin de esas
presentaciones a las partes interesadas.

Consideramos que es de suma importancia el anlisis del desempeo del recurso humano dentro de la
auditoria operacional administrativa, de esta forma obtendremos elementos suficientes para determinar el
correcto funcionamiento del rea de Recursos Humanos y de los departamentos que la integran como son
Reclutamiento y Seleccin, Capacitacin y Desarrollo.

As mismo se debe verificar si las personas que se ocupan del Reclutamiento y Seleccin inicial estn al da
con las polticas de contratacin, si se emplean exmenes en la seleccin inicial y si stos son apropiados para
su aplicacin.

Por lo tanto el reclutamiento no debe servir nicamente como una actividad de escoger gente si no en
considerar cada vacante como una oportunidad para elevar la calidad del puesto.

En lo que respecta al departamento de Capacitacin y Desarrollo, la capacitacin debe tratarse como una
funcin de enseanza no tan solo como condicionamiento, el desarrollo significa aplicar conocimientos en la
compaa. Una vez que las personas aptas para desempear el puesto, han sido identificadas y sus
capacidades descritas con exactitud, empieza el procedimiento de prepararlas para sus nuevas labores. La
9

compaa s quiere tener una proyeccin a futuro debe considerar el perfeccionamiento de su personal a travs
de cursos de capacitacin, las actividades de capacitacin y desarrollo son vitales para el inters de es por eso
que proporcionan un valioso campo de investigacin para nuestra auditoria.
Con el fin de evaluar su control interno y de esta manera poder emitir recomendaciones que contribuyan a la
correcta toma de decisiones para alcanzar sus objetivos planteados ya que el principal objetivo de recursos
humanos es colaborar con la lnea para garantizar el empleo, desarrollo y retencin de los recursos humanos
necesarios en el marco de las estrategias de la empresa y de acuerdo con esas necesidades manteniendo el
conflicto al nivel ms bajo posible en cada caso.

La auditoria operacional administrativa es una profesin seria, formal y regulada por organismos
profesionales, que en coordinacin de esfuerzos han dictado normas y criterios para el ejercicio de esta
disciplina a nivel nacional e internacional; la estructura departamental de la auditoria interna trata de su
ubicacin dentro de la organizacin as como los factores que influyen para determinar su estructura y
dimensiones; y su estructura operativa bsica que incluye programa de trabajo, programa de auditoria, sistema
de ndices de papeles de trabajo, control de tiempo de los auditores, evaluacin del desempeo del personal de
auditoria as como su capacidad y entrenamiento; para concluir con el perfecto manejo de la planeacin
general de este departamento.

Se inicia con un anlisis y estudio del proceso administrativo como punto de referencia hacia la prctica de la
auditoria operacional administrativa, as mismo se propone la conformacin de ciclos de operaciones como
base inicial para el ejercicio de la auditoria operacional administrativa, se identifican tambin los ciclos de
informacin que se generan en una organizacin, los elementos que comprenden un sistema de contabilidad y
los objetivos desagregados de la informacin contable.

Para el enfoque integral de la auditoria que consiste en las consideraciones y criterios que soportan su
filosofa y prctica en la postura institucional, objetivos derivados del la definicin de control interno, revisin
de resultados de operacin, y lo que se debe esperar de la funcin de la auditoria operacional administrativa.

10

CAPITULO I

1. APLICACIN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA

1.1 ORIGEN Y EVOLUCIN DE LA AUDITORA INTERNA

Se ubica con el advenimiento de la actividad comercial, cuando un productor o comerciante ante la realidad
de no poder cubrir o abarcar todo un rango de intervencin personal sobre sus procesos productivos o
comerciales se ve en la necesidad de contratar o allegarse a personas capacitadas u de su confianza para que
acten en su representacin o por cuenta de l. En este proceso de delegacin, el productor o comerciante idea
mecanismos para supervisar, vigilar y controlar a sus empleados, son las primeras acciones de auditoria
interna ejercidas por el propio dueo de la empresa, y se pueden considerar como actividades bsicas y
elementales segn su concepto de administracin.

La primera etapa se ocup primordialmente de la verificacin detallada de los registros contables, la

proteccin de los activos y el descubrimiento y prevencin de fraudes. Se vea al auditor interno como un
revisor de cuentas o como un polica administrativo de criterio estrecho e inquisidor.

Una segunda etapa en la evolucin surge como consecuencia de la creacin de la Comisin para la Vigilancia
del Intercambio de Valores.

Una tercera etapa nace con la creacin del Instituto de Auditores Internos en Estados Unidos de Norteamrica
en el ao 1941. Instituto que al nuclear a los auditores internos permite el desarrollo de la profesin de manera
armnica y ordenada y la emisin de pronunciamientos normativos que regulan su ejercicio.

La cuarta y ltima, surge con el advenimiento de dos nuevos tipos de auditoria administrativa y la auditoria
operacional, practicadas por auditores internos dependientes de una organizacin. Auditorias que al
complementarse con la financiera, cierran el amplio ciclo de servicios a la administracin.

11

1.1.1

Definicin de Auditoria Interna

El trmino auditoria, puede ser circunscrito hacia la comprobacin de la veracidad aritmtica de cifras o la
existencia de activos, as como la revisin y evaluacin a fondo de los aspectos administrativos y
operacionales a cualquier nivel, ms an, en trminos genricos puede aplicarse como sinnimo de revisin.

El trmino interna se aplica para dejar claro que es una actividad llevada a cabo por la misma organizacin,
empleando su propio personal, por tanto, su alcance puede y debe extenderse hacia la revisin conjunta o
separada de los aspectos administrativos, operacionales, financieros y el sistema de informacin en general.

Por lo tanto auditoria interna es una funcin independiente de evaluacin, establecida dentro de una
organizacin, para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a al misma organizacin.

Es un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la adecuacin y eficiencia de otros controles.

1.2. APLICACIN DE METODOLOGA

Contratacin del servicio: Es el acuerdo celebrado entre el despacho de auditoria y la entidad a auditar, para
que se efecte la revisin, identificando las fortalezas y debilidades de la entidad, para ello es necesario
considerar los siguientes puntos:

1.2.1. Solicitud del servicio

Cuando un cliente se muestra interesado en los servicios del auditor, es necesario que est precise las causas
que motivan su requerimiento de servicio, en ocasiones, tomando en consideracin situaciones particulares y
caractersticas del trabajo a desarrollar, se hace necesario la formulacin de un contrato formal, por medio del
cual cliente y auditor especifican derechos y obligaciones mutuas.

12

De la exposicin de motivos que el cliente haga en las primeras entrevistas, el auditor conocer l o los
problemas de que trata y quedara en condiciones de apreciar las siguientes consideraciones:

El cliente conoce o cree conocer el problema.

El cliente desconoce las causas del problema o la forma de atenderlo.

El cliente esta en las mejores condiciones de aportar.

En ambos casos, el auditor deber practicar una investigacin previa, por medio de la cual podr confirmar lo
expuesto por el cliente o percatarse de la magnitud del problema o situacin objeto de consulta.

Esta fase inicial de los trabajos del auditor es de vital importancia, ya que por medio de ella, precisara las
caractersticas y alcance del problema, permitiendo estimar el tiempo probable para la realizacin de los
trabajos, los elementos tanto humanos como materiales que necesitar y su costo.
Queda a juicio del auditor, segn el tiempo empleado, la magnitud de los trabajos previos, de cobrar o no
honorarios por estos pasos preliminares y, en caso afirmativo, lo har saber a su cliente.

Posteriormente, el auditor formulara una carta por medio de la cual confirmara los acuerdos tomados durante
las primeras entrevistas.

1.2.2. Contratacin del servicio

Aceptados los servicios, el auditor formulara una carta en la que especificara detalladamente lo convenido con
el cliente, con el fin de evitar errores o malas interpretaciones que posteriormente pudieran traer desacuerdos.

En la carta de referencia debern quedar asentadas las condiciones especficas a las que se ajustara el trabajo,
que en trminos generales sern las siguientes:

Mencin de antecedentes de contratacin del servicio.

Objetivo de los trabajos a realizar y alcance de los mismos.

Especificaciones sobre el tipo de colaboracin y medios que la empresa se obliga a proporcionar para
la ejecucin del trabajo.
13

Mencin de la categora y personal que utilizara.

Tiempo probable para su ejecucin.

Horarios por devengar y forma de pago.

Forma como el cliente cubrir gastos especficos que el auditor, en el desempeo de su encargo se
vea precisado a erogar y que no quedaron incluso en el rengln de honorarios.

Fecha de iniciacin de los trabajos.

Periodicidad y tipo de informacin que deba formularse, en relacin al avance de los trabajos que se
efecten.

En ocasiones, tomando en consideracin situaciones particulares y caractersticas del trabajo a desarrollar, se

hace necesaria la formulacin de un contrato formal, por medio del cual cliente y auditor especifican derechos
y obligaciones mutuas.

1.2.2.1 Estipulacin de honorarios

La fuente de ingresos para el sostenimiento de un despacho, proviene de los honorarios del auditor. La forma
de calcular los honorarios es un factor importantsimo sobre el cual el auditor deber meditar y reflexionar
hasta lograr su justa estimacin, pues una falla, por pequea que sea, redundara en perjuicio grave de sus
intereses.

Es importante que establezca la forma en que cubrir sus honorarios, porque de no hacerlo incurrir en
errores y deficiencias que lesionaran su economa. Los honorarios del auditor pueden ser contratados de tres
formas:

Honorarios fijos.

Honorarios variables.

Honorarios con base en iguala.

1.2.2.2 Honorarios fijos

El auditor acepta, a cambio de sus servicios, una cantidad fija, previamente acordada con el cliente.
14

Esta forma de contratar los servicios tiene la conveniencia de que ambos contratantes conocen con precisin
el monto de los honorarios, situacin que permite al auditor enterarse, de antemano, que el cliente esta
conforme en hacer la erogacin.

Por otro lado, presenta una desventaja que estriba en la posibilidad de incurrir en errores en cuanto a la
estimacin del tiempo probable que se utilizara en los trabajos, ya que la practica ha demostrado que resulta
difcil prever la serie de factores que pueden surgir en la ejecucin de los trabajos de auditoria, circunstancia
que puede afectar a una de las dos partes.

l calculo de honorarios se lleva a cabo tomando en consideracin el tiempo en que se estima llevar a cabo el
trabajo y el costo del personal que lo va a efectuar.

Generalmente el importe se determina multiplicando el costo real por tres (un tercio que corresponde al costo,
otro tercio corresponde a los gastos de oficina el otro tercio a la utilidad).

1.2.2.3 Honorarios variables

El auditor conviene en percibir sus honorarios con base en la estimacin de tiempo trabajando, y l numero y
categora del personal empleado.

Esta forma de contratar honorarios es mas justa y equitativa para ambas partes, en razn de que los honorarios
por devengar van con relacin al trabajo ejecutado, el tiempo empleado y el personal utilizado.

Por otra parte, no existiendo presin para ejecutar los trabajos en determinado tiempo, el auditor queda en
aptitud de desempear su cometido con mas dedicacin y consecuentemente, con mejores resultados.

15

Esta forma de contratacin de honorarios presenta una gran desventaja, en vista de que no es posible conocer,
de antemano, el importe de los trabajos, y puede darse el caso de que al cliente, a determinado avance de los
mismos, se le hagan onerosos, se niegue a pagar, o no disponga de efectivo en el momento de liquidar los
honorarios, colocando al auditor en una situacin comprometida.
El importe de los honorarios se determina de conformidad con el tiempo empleado, y con el costo del
personal que llevo a cabo el trabajo, multiplicando, generalmente, el importe que resulte por tres, como en el
caso de los honorarios fijos.

1.2.2.4 Honorarios con base en iguala

Esta forma de contratacin consiste en que el auditor acepta el pago de sus honorarios por periodos
determinados, durante el tiempo que dure la ejecucin de los trabajos. Esta forma de pactar los honorarios
aporta varias ventajas, pues permite conocer la cantidad que se acepta como iguala, la cual generalmente no es
elevada y puede ser fcilmente erogada por el cliente. Adems, el auditor percibe una cantidad fija
peridicamente, que le permitir hacer una distribucin adecuada de este ingreso.

El importe de los honorarios con base en iguala, se calcula tomando en consideracin el tiempo en que se
estima llevar a cabo el trabajo total y el costo del personal que lo va a efectuar, dividiendo el importe total que
se determine entre los periodos en que vaya a ser cubierta la iguala. Tambin puede calcularse en funcin del
personal y el trabajo que se vaya a llevar a cabo en cada periodo que comprenda la iguala. El costo real se
multiplica por tres.

1.3 NORMAS DE ETICA PROFESIONAL QUE DEBEN TENERSE PRESENTES EN TRABAJOS

DE AUDITORIA

El auditor debe reflexionar, y tener presente que en todo trabajo que dirija o ejecute, deber apegarse a las
normas de tica profesional, a fin de que su manera de conducirse en el campo de la auditoria, no slo le
prestigie, sino que este prestigio se extienda hacia la universidad que lo forj y a sus colegas.

A continuacin se citan algunas normas de tica profesional que deben ser consideradas:
16

Capacidad.

Independencia.

Equidad.

Seleccin de clientes.

Secreto profesional.

Honorarios.

Difusin de servicios.

1.3.1. Capacidad

El auditor, al hacerse cargo de algn trabajo, debe estar consiente de que tiene la capacidad de desempearlo
eficazmente. Del mismo modo, cuando su personal colaborador desempee funciones en su representacin, se
cerciorar de su capacidad para ejecutarlas.

La capacidad profesional es responsabilidad del departamento de auditoria interna y de cada auditor interno
en lo individual. El departamento debe asignar en cada auditoria aquellas personas que en conjunto posean el
conocimiento como habilidades y disciplinas necesarias para conducir la auditoria con propiedad.

El departamento de auditoria debe asegurarse que la capacidad tcnica y los antecedentes educacionales de los
auditores internos son adecuados para las auditorias que efectan.

El director de auditoria debe establecer criterios adecuados de educacin escolar y experiencia para designar
las posiciones de auditoria, tomando en consideracin el alcance del trabajo y nivel de responsabilidad. Se
debe obtener una razonable seguridad de las calificaciones y capacidad de cada prospecto para auditor.

Los auditores internos deben poseer u obtener, los conocimientos, habilidades y disciplinas necesarias para
hacer frente a sus responsabilidades de auditoria.

17

El personal del departamento de auditoria interna, en su conjunto, debe obtener los conocimientos y
habilidades esenciales para la prctica de su profesin dentro de la organizacin. Estos atributos incluyen
capacidad en la aplicacin de los estndares, tcnicas y procedimientos de auditoria interna.

El departamento de auditoria interna debe tener auditores, o valores de consultores, calificados en disciplinas
tales como: contabilidad, economa, finanzas, estadsticas, procesamiento electrnico de informacin,
ingeniera, impuestos, y leyes tanto como sea necesario para hacer frente a las responsabilidades de auditoria.
Sin embargo no se requiere que cada auditor del departamento est calificado en todas esas disciplinas.

El departamento de auditoria interna debe asegurarse que los auditores internos son adecuadamente
supervisados.

El director de auditoria interna es responsable por allegarse de adecuada supervisin de auditoria. La auditoria
es un proceso continuo, inicia con la planeacin y termina con la conclusin de la asignacin de la auditoria.

El grado de supervisin requerido depender de la capacidad de los auditores internos y de la dificultad de la

asignacin de auditoria. Los auditores internos deben cumplir con estndares profesionales de conducta.

El Cdigo de tica del Instituto de Auditores Internos (Estados Unidos de Amrica.) establece estndares de
conducta y proporciona bases para su cumplimiento entre todos sus miembros. El cdigo se refiere a los altos
estndares de honestidad, objetividad, diligencia y lealtad que deben observar los auditores internos.

1.

Los auditores internos deben poseer los conocimientos, habilidades y disciplinas esenciales para

llevar a cabo sus trabajos de auditoria. Se requiere capacidad en la aplicacin de estndares, tcnicas y
procedimientos de auditoria interna para el ejercicio de esa profesin.

2.

Capacidad significa habilidad para aplicar conocimientos a situaciones que se van presentando y

enfrentarse a ellas sin excederse en el uso de asistencia tcnica o investigacin.

18

3.

Se requiere capacidad en los auditores internos en tcnicas y principios de contabilidad en virtud de

su constante intervencin en reportes registros financieros durante el desarrollo de su trabajo.

4.

Los auditores internos deben mantener su competencia tcnica a travs de la educacin continua.

5.

Los auditores internos son responsables por su propia educacin continua a efectos de mantener su

nivel de capacidad. Se debern mantener informados acerca de actualizaciones y desarrollos recientes en

materia de estndares, tcnicas y procedimientos de auditoria. La educacin continua se puede obtener a
travs de la membresa y participacin en asociaciones profesionales; asistiendo a seminarios, conferencias,
cursos y programas de entrenamiento en su propia organizacin; participando en proyectos de investigacin.

1.3.2 Independencia

Los auditores internos son independientes cuando llevan acabo libremente su trabajo, la independencia
permite a los auditores el rendir juicios imparciales esenciales para la propia conduccin de la auditoria esto
se logra a travs de la posicin organizacional y la objetividad. La posicin organizacional debe ser lo
suficientemente relevante para que le permita el cumplimiento de sus responsabilidades.

El auditor, durante el desahogo de su trabajo, deber estar consiente de que acta con entera libertad, sin
influencia mental ni material por parte de quienes contratan sus servicios, ni de cualquier otra persona
conectada con la empresa. Sus opiniones, sugerencias o consejos, deben ser resultado de circunstancias y
observaciones personales, emitidas con imparcialidad.

Los auditores deben contar con el apoyo de la administracin y del consejo de administracin para poder
obtener as la cooperacin de los auditados y poder llevar a cabo su trabajo libres de cualquier interferencia.

Los auditores deben ser objetivos en el desarrollo de sus auditorias. La objetividad es una actitud de
independencia mental que deben mantener los auditores internos en el desarrollo de sus auditorias. Los
auditores internos no deben subordinar su juicio al de otros en materia de auditoria.

19

La objetividad requiere que los auditores internos lleven a cabo sus auditorias de manera tal que tenga una
honesta confianza en el resultado de su trabajo y que no hayan creado compromisos respecto a la calidad de lo
auditado. No se debe intervenir en situaciones en que se sientan inhabilitados para presentar juicios objetivos
y profesionales.

1.3.3. Equidad

El auditor debe tener presente que sus consejos, al ponerse en prctica, pueden afectar los intereses del
elemento humano, por lo que procurar que sean emitidos con equidad y protejan los intereses morales y
materiales de la comunidad, del trabajador y de la firma que lo contrata.

1.3.4. Seleccin de clientes

El auditor rechazar aquellas proposiciones de trabajo cuya finalidad se oponga a los lineamientos morales y
honestos que debe ostentar en su actuacin profesional. Asimismo, rechazar aquellos trabajos en los que
considere no ser de utilidad para su cliente.

1.3.5. Secreto profesional

El auditor esta obligado a no divulgar, por ningn motivo, hechos, datos y circunstancias de los que ha tenido
conocimiento por su intervencin en el desempeo de su trabajo.

Los auditores internos deben revisar la confiabilidad e integridad de la informacin financiera y operacional y
los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin.

El auditor interno debe examinar sistemas de informacin y asegurarse de que:

20

Los registros y reportes financieros y de operacin contengan informacin correcta, confiable,

oportuna, completa y til.

Los controles sobre los registros y reportes son los adecuados y efectivos.

1.3.6. Honorarios

El rengln de honorarios es un punto que merece atencin especial por la repercusin que puede tener en el
prestigio del auditor. Dentro de algunos puntos que debe reflexionar, se citan los siguientes:
1.

Los honorarios que determinen deben estar estimados en relacin directa de la importancia,

responsabilidad, calidad y justa valoracin del servicio.

2.

Las retribuciones del auditor deben ser lo suficientemente justas que le permitan cubrir, con

dignidad, las necesidades de l y de sus colaboradores.

3.

El auditor no deber incurrir en el error de reducir sus honorarios mediante la disminucin de costos,

con menoscabo de la calidad de los trabajos.

4.

El auditor en ningn caso recurrir a hacer ddivas o gratificaciones para obtener preferencia en la

contratacin de sus servicios.

5.

El auditor, en ningn caso disminuir la calidad y caractersticas de trabajos contratados.

6.

El auditor, en ningn caso prolongar el tiempo y alcance de los trabajos en perjuicio del cliente.

1.3.7 Difusin de servicios

21

El auditor tiene que adquirir, en el terreno de la practica, la experiencia necesaria que le d la madurez, juicio
y capacidad indispensables para actuar eficientemente como auditor.

Ahora bien, al iniciarse como auditor, afronta el problema de dar a conocer su campo de accin,
desenvolvindose en principio, a travs de sus relaciones como elemento capacitado para prestar este tipo de
servicios.
Un buen trabajo, saturado de calidad y eficiencia, es el mejor medio de difusin puesto que un cliente
satisfecho tendr ocasiones de hablar en pro de la utilidad de los servicios recibidos.

Para la difusin de los servicios de auditoria, es aconsejable que el auditor participe en conferencias,
seminarios, mesas redondas, colabore en publicaciones de carcter tcnico, artculos de fondo, con el objeto
de aumentar sus relaciones y dar a conocer su calidad profesional.

Es conveniente, adems, que las asociaciones, colegios u organismos similares se encarguen de difundir, entre
los hombres de negocios, los alcances y beneficios que reportan los servicios de auditoria en la administracin
de empresas.

Es importante que el desempeo del auditor se apegue a los estatutos marcados por el Cdigo de tica
Profesional ya que es la mejor referencia para que un cliente pueda contratar nuestros servicios.

1.4 CARACTERISITICAS DEL AUDITOR

Dentro de las principales caractersticas que debe reunir el auditor consideramos las siguientes:

Imaginacin

Es la capacidad caracterstica de una persona que le permita idear, crear, apreciar y resolver cobre
determinadas situaciones. Un auditor con imaginacin est en posibilidades de idear sistemas y
procedimientos y proporcionar soluciones eficaces con mayor rendimiento a favor de las empresas.
22

Inteligencia

Es el don de entender o comprender con agilidad. Un auditor dotado de talento, podr razonar y apreciar con
mayor facilidad los problemas y discernir sobre ellos con acierto, encontrando soluciones adecuadas.

Criterio

Es la facultad de discernir y formar juicios con lgica y sentido comn. El auditor con esta cualidad est en
condiciones de atacar los problemas, utilizando las tcnicas adecuadas, bajo las circunstancias existentes, a fin
de encontrar soluciones sencillas y prcticas.

Iniciativa

Es la accin oportuna y razonada de formar planes y tomar decisiones con rapidez y eficacia. Esta cualidad en
manos del auditor lo coloca en situacin tal, que le permite elegir caminos a seguir y encontrar soluciones a
los objetivos deseados.

Responsabilidad

El auditor debe tener presente la responsabilidad social y de servicio que contrae al aceptar un trabajo
profesional, condicin que lo obliga a aceptar solamente aquellos trabajos para los cuales est capacitado para
ejecutarlos o dirigirlos, ajustndose a los lineamientos que fija la tica profesional.

Trato

Es la forma de conversar, comunicar y tratar a las personas. Cualidad adquirida que lleva al auditor a tratar,
conducir y motivar a las personas sin ofender su dignidad, principio fundamental de las relaciones humanas.
23

La forma de tratar a las personas, es un factor determinante para obtener xito en los trabajos de auditoria que
son:

1.

Los auditores internos deben tener habilidad para tratar a las personas y comunicarse con efectividad.

2.

Los auditores internos deben comprender las relaciones humanas y mantener satisfactorias relaciones

con los auditados.

3.

Los auditores internos deben ser hbiles en la comunicacin escrita y oral de tal manera que puedan

transmitir clara y efectivamente aspectos tales como objetivo de la auditoria, evaluaciones, conclusiones y
recomendaciones.

1.5 UBICACIN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA

La posicin organizacional del departamento de auditoria interna debe ser relevante para asegurar el
cumplimiento de las responsabilidades de auditoria que le son asignadas. El director de auditoria interna es
responsable, en lo individual, ante la organizacin; y habr de ser investido con autoridad suficiente para
promover la independencia del departamento y para asegurar un amplio margen de cobertura de auditoria, que
sean aceptados de manera adecuada los informes de auditoria, y que se adopten acciones apropiadas con base
en las recomendaciones de auditoria.

La frase debe ser relevante infiere que el departamento de auditoria interna debe estar dentro de los primeros
niveles de la organizacin, como posicin jerrquica que permita asegurar el cumplimiento de las
responsabilidades de auditoria que le son asignadas, hacia los mismos niveles colaterales donde se ubique y
hacia los inferiores; es por dems entendible que si se ubica al departamento de auditoria interna a un tercer,
cuarto, o nivel ms bajo no tendr la ascendencia suficiente para auditar, ser aceptado y respetado por los
niveles superiores.

La aseveracin para que se adopten acciones apropiadas con base en las recomendaciones de auditoria
refuerza el contenido del comentario que antecede. A mayor nivel jerrquico del departamento de auditoria
interna, mayor peso tiene dentro de la organizacin, y mayor respeto y autoridad encontrar sobre los

24

hallazgos y observaciones detectados como producto de su trabajo, as como, la aceptacin a las

recomendaciones o sugerencias propuestas.

De lo anterior se concluye que entre ms alto se a el nivel donde se ubique al departamento de auditoria
interna dentro de la organizacin, mayor ser la aceptacin y respeto a esta funcin, en concordancia mayor
ser la interaccin con los niveles de toma de decisiones, y por supuesto, mayor y mejor ser el ser vicio que
prestar a la organizacin.

1.5.1 Reportando a la Direccin General

Este puede y debe ser el enfoque por excelencia de ubicacin organizacional del departamento de auditoria
interna en una entidad.

El principal responsable en y por una entidad u organizacin es el director o gerente general. Responder por
ella ante sus accionistas, su consejo de administracin, sus deudores y acreedores, el fisco, su personal, y por
los recursos que se le han confiado para que los administre. Hacer frente a esa responsabilidad infiere que se
le alleguen los elementos necesarios para que el director general pueda responder ante sus superiores. Un
elemento de control bsico e indispensable, es el departamento de auditoria interna.

El director de auditoria interna proveer al director general de un aspecto esencial en toda buena
organizacin; informacin. A travs de este profesional el director general sabr hasta qu punto es confiable
y veraz la informacin administrativa, operacional y financiera que se le est presentado; sabr qu tanto la
organizacin se est apegando y respetando las polticas, criterios y procedimientos instaurados o aprobados
por l, sabr que tan eficientes son esas polticas, criterios y procedimientos en funcin de una operacin sana
y rentable sabr que tan bien utilizados y protegidos estn los recursos de que dispone la organizacin. El
departamento de auditoria interna es el elemento idneo para esos propsitos.

Un director general sensato e inteligente no permitir que este valioso elemento del control, sea administrado
por algn otro directivo que no sea l.

Por otra parte, y siguiendo la regencia bsica preliminar tratada al inicio del presente captulo, al depender el
departamento de auditoria interna del gerente general, asegura el amplio margen de cobertura de auditoria, no
25

tiene limitaciones a su alcance de intervencin cuenta con independencia y libertad de accin, tiene una lnea
directa de comunicacin en funcin de decisiones oportunas, in intermediarios, conoce, comprende y entiende
los estilos, mtodos y criterios de administracin del gerente general para una mejor coadyuvancia con su
misin, puede interactuar sin interferencias, y asegura acciones

efectivas sobre los hallazgos y

recomendaciones de auditoria.

1.5.2 Anlisis de la correcta ubicacin

En el tratamiento de los temas que anteceden, ya se dieron elementos para que el lector saque sus propias
conclusiones respecto de la ubicacin del departamento de auditoria interna en una entidad. En complemento
habr de considerarse un elemento indispensable para reforzar el juicio al que se llegue, ente elemento es el
tamao de la entidad u organizacin.

En entidades medianas o pequeas que no cuentan con una gran infraestructura administrativa, es ms comn
que el departamento de auditoria interna dependa del director general o dueo de la entidad, ya que por ser
mayor su rango de control y supervisin, le permite este mejor acercamiento hacia sus auditores internos.

En organizaciones de mayor envergadura debe pugnarse por el reporte directo del director de auditoria interna
hacia el director o gerente general, o al menos, reportar directamente al contralor, quien depende del director
general. Nunca a un menor nivel. Nunca al director de finanzas.
En esta decisin de ubicacin, favor de tomar en cuenta la relacin costo-beneficio. Nunca crear ms
infraestructura de la indispensable requerida; el exceso de intermediaciones distorsiona el proceso de
comunicacin y reporte, y por supuesto, repercute en el incremento de costos administrativos.

1.6 DIMENSIN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA

Uno de los aspectos ms importantes que inciden en la relacin administracin-auditoria interna es la

estructura y dimensin que se le habr de dar al departamento de auditoria interna. El punto determinante es
cuntos auditores lo deben conformar, qu niveles jerrquicos lo integrarn, y con qu infraestructura se le
dotar. Decisin difcil y complicada. Con el propsito de aportar elementos de juicio que coadyuven en este
intento, enseguida se analizarn los factores a considerar en esta determinante decisin; en el entendido de
26

que no existen criterios, lineamientos o parmetros definidos o recomendados, a los que se pueda acudir en
soporte de este proceso decisorio. Todo depender de la importancia que represente el departamento de
auditoria interna para la administracin, nivel o grado de servicios deseados y la capacidad de convencimiento
del director de auditoria interna sobre el gran potencial de apoyo y servicio que puede aportar su
departamento a la administracin.

Tamao de la organizacin. El tamao de la organizacin o entidad, medido en la magnitud de sus activos,

volmenes de produccin y venta, personal con que cuenta, complejidad y variabilidad de sus operaciones,
son elementos bsicos a considerar. A mayor amplitud mayor control se requiere, auditoria interna es parte
esencial de ese control. Es evidente que entre ms pequea sea la organizacin, su director o gerente general
podr ejercer mayor supervisin sobre las operaciones en su conjunto y disminuir el tamao del
departamento de auditoria interna.
Relacin costo beneficio. Un departamento de auditoria interna la mayora de las veces se considera un costo
para la organizacin. Auditoria Interna no es un costo, es una inversin, y como tal habr de redituar
beneficios y rendimientos. Este aspecto en ocasiones es factible de ser medido.

Confianza en la funcin de auditoria interna. La evolucin y desarrollo que ha alcanzado la profesin de

auditoria interna, producto de un esfuerzo firme y sostenido, la ha hecho acreedora de merecer la confianza de
quienes creen y se apoyan en sus servicios. A mayor confianza, mayor necesidad de ella y mayor apoyo e
infraestructura para dotrsele. Corresponde al auditor interno actuar con honradez, disciplina, esmero,
entusiasmo y profesionalismo para mantener, y superar la bonanza que la administracin ha depositado en l.

Mente abierta al cambio. Aceptar los servicios de una auditoria interna moderna infiere una amplitud de
criterio, y mente abierta para administrar con apoyo en esta disciplina. Auditoria interna reportar aciertos y
errores que fueron cometidos por el personal de la organizacin a cualquier nivel, lo cual incluye mandos de
direccin, y habrn de reconocerse y aceptarse. Asimismo recomendar cambios en estilos y modos de
administrar y operar, a las recomendaciones sern evaluadas y aceptadas en lo aplicable con un espritu de
superacin mejora. Auditoria interna, para el que la ejerce, y para el que se vale de sus servicios, debe ser una
dimensin de interaccin hacia el cambio positivo, ya que no comulga con interactuantes de criterio estrecho
y resistente al cambio.

27

El tamao y la dimensin de la estructura que se asigne al departamento de auditoria interna definirn los
niveles de mando y operacin a adoptar, partiendo de su director hacia gerentes, supervisores, encargados y
auditores auxiliares.

1.6.1 Recursos Humanos en la Auditoria Interna

Director de Auditoria

Descripcin del puesto.

a)

Perfil del puesto: Planear, coordinar y dirigir la ejecucin de auditorias a todas las unidades

administrativas que conforman la organizacin, as como, a las funciones que dependen de ellas.
b)

Principales obligaciones y responsabilidades:

Dirigir a sus subordinados en el desempeo de sus funciones de auditoria interna, lo cual

incluye la planeacin, coordinacin y direccin de sus actividades.

Desarrollar polticas y procedimientos para llevar a cabo la actividad de auditoria interna.

Planear a corto, mediano y largo plazos las actividades de auditoria interna.

Disponer la prctica de auditorias y trabajos especiales tendientes a proveer asistencia ala

administracin y a la solucin de sus problemas.

Disponer la prctica de revisiones especiales en caso de fraudes, su seguimiento y alegatos,

en estrecha coordinacin con los abogados designados para el efecto.

c)

Superior jerrquico. Reportar nica y exclusivamente al superior jerrquico inmediato establecido

en el cuadro de organizacin

d)

Reclutamiento y seleccin. Las fuentes ms comunes inician con la propia promocin de un gerente

de auditoria con los mritos, capacidades y cualidades suficientes para merecer un ascenso. Los despachos de
auditores externos son una importante fuente de captacin, en especial los de aquellos auditores que ya
trabajaron y conocen la organizacin reclutante.

28

e)

Atributos y cualidades. Contador pblico, preferentemente con estudios de postgrado tcnicamente

actualizado, experiencia previa indispensable, con madurez personal y profesional, casado, sin limitaciones
para viajar y trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria.

Supervisor de auditoria

Descripcin del puesto.

a)

Perfil del puesto: Supervisar la ejecucin de auditorias a las unidades administrativas y actividades

de la organizacin que le fueron asignadas para supervisar, de conformidad con el plan o programa general de
auditoria, e instrucciones especiales o extraordinarias que reciba del gerente de auditoria a quien reporta.

b)

Principales obligaciones y responsabilidades.

Supervisar el cumplimiento de dos o ms auditorias en que concurra.

Planear el trabajo a desarrollar y establecer prioridades en la auditoria.

Seleccionar y asignar al personal que sea necesario para ejecutar las auditorias planeadas.

Proporcionar gua y orientacin al personal de auditoria en aquellas reas de especial

importancia y para el cumplimento de tiempos establecidos.

Coordinar con los otros supervisores la planeacin de auditorias, as como la asignacin de

personal.

c)

Superior jerrquico. Trabaja bajo la dependencia de un gerente de auditoria, provee informacin

tanto a su superior jerrquico inmediato como al director de auditoria.

d)

Reclutamiento y seleccin. Promocin de un encargado de auditoria. Miembros de despachos de

auditores externos, de preferencia aquellos que conocen o han trabajador en la organizacin. Auditores
internos de otras organizaciones que han alcanzado un nivel equivalentes al puesto a cubrir. La seleccin
puede darse en un grupo colegiado, en el que participen el director de auditoria, los gerentes de auditoria y los
otros supervisores de auditoria. Solicitar ratificacin de la direccin general a la decisin adoptada.

29

e)

Atributos y cualidades. Contador pblico, preferentemente con estudios de postgrado, no descartar la

eventualidad de allegarse de un profesional no contador pblico con experiencia o especialidad en los

diversos tipos de auditoria a desarrollar, tcnicamente actualizado, experiencia previa indispensable, con
madurez personal y profesional, de preferencia casado, sin limitaciones para viajar y trabajar en condiciones e
eventual exigencia extraordinaria. Mesurado, objetivo, imparcial, justo en sus apreciaciones, comentarios y
observaciones, con independencia de criterio y accin, no influenciable. Don de mando y excelentes
relaciones humanas, alta capacidad de interaccin. Probada honradez.

Auditor auxiliar

Descripcin del puesto

a)

Perfil del puesto: Recibir, por parte del auditor encargado de la auditora, asignaciones con

instrucciones especficas respecto del propsito de su revisin, y cmo llevar a cabo el trabajo que le ha sido
encomendado. Recibe orientaciones continuamente y su trabajo es monitoreado muy de cerca por el
encargado y el supervisor de la auditora.

b)

Principales obligaciones y responsabilidades.

Asistir al encargado de la auditora en la planeacin del trabajo y en el desarrollo del

enfoque aplicado a al auditora.

Desempear el trabajo asignado, o aquel segmento para ser revisado, con la direccin y
orientacin del auditor encargado.

Desarrollar o asistir en la preparacin del programa de auditora.

Evaluar la adecuacin y eficiencia de los controles de operacin.

Asistir en la seleccin de procedimientos de auditora, y en la ejecucin del programa de

auditora.

Preparar papeles de trabajo que sumaricen y den evidencia de la informacin obtenida, y de

las conclusiones a que se lleg.

c)

Superior Jerrquico. Est bajo la supervisin tcnica y administrativa de un encargado de auditora.

30

d)

Reclutamiento y seleccin. Transferencia de personal de la propia organizacin interesado y con

cualidades para ser integrado al departamento de auditora interna. Miembros de despachos de auditora
externa. Captacin de recin egresados de escuelas y universidades. Auditores internos de otras
organizaciones. Medios masivos de reclutamiento.

e)

Atributos y cualidades. Contador pblico o pasante de la carrera; profesional o pasante de otra

carrera con especialidad en los diversos tipos de auditora a desarrollar, tcnicamente actualizado, experiencia
no indispensable, formalidad e incipiente madurez personal y profesional, soltero o casado, sin limitaciones
para viajar y trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria. Mesurado, objetivo, imparcial,
justo en sus apreciaciones, comentarios y observaciones, con independencia de criterio y accin.

1.7 ESTRUCTURA OPERATIVA

La estructura operativa se refiere a los elementos bsicos, considerados para el ejercicio de la auditora
interna, partiendo del programa de trabajo, los programas especficos de auditora que se aplicarn, y el sus de
ndices, estos elementos se complementan con el enfoque especfico y particular de cada tipo de auditora a
prcticas: administrativa operacional o financiera.

Como adicin a los elementos referidos, tambin se considerarn aquellos conceptos propios de la evaluacin,
el desarrollo y el control de la funcin de auditora interna, como son: control de tiempos de auditora, la
evaluacin de desempeo de los auditores, capacitacin y entrenamiento y el archivo de auditora interna.

Su objetivo es identificar los elementos bsicos de la estructura operativa soporte para el ejercicio y prctica
de la auditora interna en sus tres tipos o modalidades: administrativa, operacional y financiera.

1.8 ENFOQUES DE REVISION

Para la realizacin de la auditoria es necesario clasificar los enfoques de revisin que se utilizarn para el
desarrollo y la conclusin ptima de la misma. Antes de iniciar con los tipos de revisin empezaremos por
definir la palabra enfoque

31

Enfoque: es una caracterstica positiva dirigida a la obtencin de mayores resultados de la gestin

empresarial. Podemos considerar tres enfoques bsicos para la revisin de la auditoria operacional
administrativa.

1.- En base a ciclos de operaciones.

2.- En base a funciones o actividades.
3.- En base a instrucciones directas.

1.8.1

En base a ciclo de operaciones

1.8.1.1 Caractersticas de los ciclos de transacciones

Los hechos econmicos que involucran cambios inmediatos en la estructura financiera de una entidad se
denominan transacciones, la vida en una empresa es, en consecuencia, un flujo de transacciones que
modifican los recursos que constituyen sus finanzas. A su vez, los propietarios, los trabajadores, los
acreedores y terceros en general con intereses en la entidad, necesitan informacin sobre lo que ocurre en ella
como consecuencia de las operaciones llevadas a cabo. Con tal propsito, las transacciones deben clasificarse
homogneamente.

Surgen as ciclos de operacin constituidos por transacciones de naturaleza semejante que, con el concurso de
procedimiento y sistemas, producen informacin accesible y til para tomar decisiones. De esta manera es
ms fcil evaluar la eficacia de los procedimientos administrativos implantados

Cada ciclo de transacciones est compuesto de una o ms funciones. Cada funcin es un conjunto de
actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para reconocer, autorizar, procesar, clasificar, controlar,
verificar e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso que las ordena de manera lgica y
secuencial. Una transaccin es un hecho econmico que involucra cambios en la estructura financiera de una
entidad.

32

De acuerdo con lo anterior, la auditoria operacional se efecta en cualquiera de los ciclos de transacciones ya
comentados y por consiguiente, sobre uno o varios sistemas implementados para el control y el procesamiento
de las operaciones.

Debemos tomar en consideracin que la informacin proveniente de los sistemas que integran un ciclo de
transacciones no es siempre de carcter contable o financiero, una de las primera tareas a las que se debe
aplicar el auditor operacional es precisamente, la de identificar los diversos ciclos de operacin y las
funciones que los integran a efecto de precisar el alcance de su revisin. No existe una receta frmula clara
y especfica que coadyuve en ese intento; sern la propia experiencia y conocimientos del auditor los que le
indiquen cul ser la segregacin a efectuar atendiendo a las propias necesidades y caractersticas de la
organizacin donde intervendr.

1.8.1.2 Los ciclos de operacin

La clasificacin de los ciclos de las operaciones que se realizan puede variar dependiendo de la ndole de la
empresa y del criterio que se aplique. La divisin de ciclos que a continuacin se presenta y que servir para
propsitos de este estudio con las modificaciones que requieran las circunstancias:

Ciclo de tesorera.

Ciclo de ventas y cuentas por cobrar.

Ciclo de compras y cuentas por pagar.

Ciclo de nominas y personal.

Ciclo de produccin.

Ciclo de informes financieros.

El ciclo de tesorera

El ciclo de tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento
del capital y que comprende las siguientes reas: entradas y salidas de dinero, inversiones temporales,
obligaciones a largo plazo y operaciones referentes al capital social de la empresa.

33

Para una administracin correcta de los recursos financieros de una entidad es necesario llevar a cabo una
planeacin a corto y largo plazo de los flujos de fondos y necesidades de financiamiento y de capital, con el
fin de determinar los recursos que se requieren para poner en marcha los programas de mercadotecnia,
produccin, investigacin, inversiones y gastos diversos.

Asimismo, es necesario incluir en las proyecciones financieras la planeacin fiscal, de conformidad con la
legislacin en vigor. Por lo tanto, ser indispensable establecer los presupuestos respectivos con el fin de
controlar las actividades.

Debido a la diversidad en el volumen de operaciones de las compaas y distintos criterios en relacin con el
manejo de los recursos, no es posible sealar un modelo nico de estructura financiera que pudiera adaptarse
a cualquier tipo de ente econmico.

Independientemente de la estructura financiera de las organizaciones, es preciso definir las funciones y

responsabilidades de los empleados de conformidad con las polticas y objetivos propuestos

para las

transacciones de caja, inversiones temporales y financiamiento a travs de pasivo o capital. Por otra parte, es
necesario que la autoridad delegada sea adecuada a las responsabilidades de cada persona, pero no al grado
que anule la autoridad.

La calidad de los funcionarios y empleados encargados de los asuntos financieros no deber subestimarse, as
como la debida coordinacin de las labores, a travs de sistemas de comunicacin apropiados. El organigrama
de la empresa, la descripcin de puestos y los manuales de polticas, sistemas y procedimientos debern
reflejar claramente los puestos asignados, obligaciones y responsabilidades de cada uno de los funcionarios,
as como la definicin de las polticas y objetivos propuestos, a travs de los sistemas y procedimientos
implantados.

Informacin para el control

Los sistemas de informacin establecidos deben proporcionar a los ejecutivos responsables suficientes datos
que les permitan controlar las operaciones relacionadas con el manejo de fondos y estar en condiciones de
34

planear para el futuro. Un examen de las caractersticas especiales de la empresa proveer del tipo de
informaciones necesarias, as como su periodicidad y oportunidad.

Una planeacin efectiva y control de los recursos financieros requiere no slo de informacin de los flujos de
efectivo, sino tambin de una proyeccin de las necesidades de fondos y referencias acerca de las
cotizaciones, de cambios, en el caso de monedas extranjeras y tendencias del mercado. Sern necesarios
informes diarios o semanales de entradas, salidas y saldos en caja; pronsticos de flujos de fondos mensuales,
cada tres meses y anuales: estados que muestren cmo han sido aplicados los recursos y cmo se dispondr
de ellos en el futuro e informaciones diversas, segn las necesidades, entre ellas, cotizaciones de monedas
extranjeras y pronsticos de las tendencias econmicas.

La informacin respecto a inversiones temporales en bonos, obligaciones, acciones u otro tipo de inversin,
vara segn los objetivos que se persigan.

La administracin del pasivo a largo plazo est ntimamente relacionada con otros planes financieros y
manejo de fondos. La recepcin de fondos provenientes de prstamos y pagos del principal e intereses
debern reportarse oportunamente al tesorero o responsable de las finanzas. Asimismo, debern formularse
estados peridicos

que contengan una descripcin completa de los adeudos y provisiones efectuadas;

programa de pagos de los prstamos e intereses respectivos y, en su caso, informacin sobre garantas o
activos comprometidos. Tambin es necesario incluir dentro de las proyecciones financieras la planeacin
fiscal, de conformidad con estudios que se lleven a cabo, siendo conveniente, en la mayora de los casos, la
intervencin de expertos profesionales que se asesoren a los ejecutivos en materia tributaria.

El sistema de informacin debe suministrar datos suficientes y oportunos acerca del manejo del capital social
a la persona responsable, quien deber llevar un registro de acciones y accionistas con todos los datos
necesarios y tendr la obligacin de reportar los cambios efectuados y autoridades respectivas. Generalmente
sern necesarios informes sobre propiedad de acciones, aumentos o disminuciones de capital, de conformidad
de decisiones del Consejo de Administracin y Asamblea de Accionistas, as como decreto de dividendos.

Funciones tpicas del ciclo de tesorera

35

Las funciones que se llevan a cabo dentro del ciclo de tesorera son extensas y muy variadas, particularmente
originadas por el nivel de operaciones de la entidad econmica; el desarrollo constante de la tecnologa, el
crecimiento econmico del pas, as como de los factores que afectan de manera interna y externa en el
mismo.

Esta rea es vital dentro de cualquier organizacin, ya que es la administra y provee de los recursos
generados, a todas las personas involucradas en la misma, ya sea en forma interna (empleados, accionistas,
etc.) y externa (proveedores, acreedores, fisco federal, etc.), su funcin es la de optimizar por todas las vas
posibles los recursos econmicos para fortalecer la estructura y el rendimiento del capital de la organizacin.

Las relaciones con sociedades financieras y de crdito es frecuentemente una de las operaciones ms
importantes y comunes dentro del ciclo de tesorera, por las opciones que permite fomentar el flujo de
efectivo mediante la administracin de los recursos generados por la organizacin.

Por comodidad las sociedades financieras son a grandes rasgos un instrumento sumamente confiable para el
resguardo a corto y largo plazo de los recursos monetarios de la organizacin. La obtencin de prstamos por
medio de estas instituciones permite el desarrollo econmico y crecimiento de las empresas, no siempre es la
ms viable, pero es una forma de lograr en forma inmediata la liquidez que se necesita dentro de cualquier
organizacin.

Este ciclo tiene relacin directa con los accionistas, ya que los recursos generados por la organizacin sirven
de base para tomar decisiones sobre el destino de las utilidades generadas, ya sea en forma de reinversin en
la propia empresa, pago de dividendos a los accionistas o reembolsos de capital, emisin de acciones
(comunes, seriadas, preferentes, etc.) de tal manera que el ingreso desembolso de los recursos monetarios
sirvan de base para fortalecer la estructura de la organizacin; las operaciones efectuadas en esta etapa como
en muchas otras deben quedar asentados en documentos legales que para el efecto existan. Las decisiones
tomadas por los accionistas son fundamentales para el desarrollo de la propia organizacin.

La administracin de efectivo y las inversiones debe realizarse por funcionarios competentes que le permitan
a la empresa y a los accionistas tener la seguridad de que los recursos generados son manejados
adecuadamente y para los fines propios de la organizacin

36

La custodia fsica del efectivo y los valores, desde el punto de vista del control financiero es de especial
inters, ya que su utilizacin debe hacerse con la mayor eficiencia, y al mismo tiempo, con la mxima
proteccin, es preciso que en cualquier etapa del manejo de dinero se establezca a la mayor brevedad la
responsabilidad de los empleados.

Es primordial que las personas responsables cumplan estrictamente las funciones a su cargo y que las
obligaciones asignadas a las personas deben hacerse de tal manera que ningn empleado controle todas las
fases del proceso.

La custodia del efectivo en la organizacin no significa necesariamente tener en cajas fuertes de la empresa
los valores; ms bien es tener los medios necesarios para su uso en cualquier momento y circunstancia adems
de proveer la recuperacin del mismo si surge algn siniestro.

La administracin de valores en moneda extranjera incluyendo riesgos cambiarios en una economa tan frgil
aunada a la incertidumbre de los acontecimientos econmicos que afectan al pas en el mbito nacional e
internacional no se debe de tomar a la ligera ya que sera poner en riesgo la estructura financiera de la
empresa.

Es necesario evaluar los riesgos cambiarios para precisar si el costo-beneficio permite el desarrollo de las
operaciones normales que involucren al ciclo de tesorera.

Las operaciones de inversin y financiamiento que realiza la empresa debe hacerse mediante los instrumentos
que permitan tener una estabilidad y que los riesgos inherentes al mercado burstil y cambiario o cualquier
otro tipo de inversin permitan obtener rendimientos incrementando el capital inicial para su posterior re
inversin.

El pago de impuestos constituye una de las funciones ms usuales dentro del ciclo de tesorera, el efectivo
utilizado debe provenir de fuentes confiables y seguras de tal manera que permita liquidar las contribuciones a
cargo de una forma oportuna; logrando as una imagen de contribuyente cumplido ante las entidades
recaudadoras y evitando dentro de lo posible las sanciones que involucren desembolsos adicionales de
37

efectivo y posibles revisiones por parte de la autoridad y que obliguen a la empresa actuar con cautela por
miedo a sanciones posteriores.

Dentro del ciclo de tesorera la administracin financiera de planes de beneficio a empleados, comprende
aquellos en los cuales el personal que labora en la organizacin recibe como una percepcin adicional a su
sueldo y tiene como finalidad motivar al empleado manteniendo as una relacin estable y provechosa que
permite la continuidad y una eficiente labor acorde a los objetivos implantados por la administracin.

Los planes de beneficio a los que se hace mencin comprende entre otros los siguientes: planes de jubilacin,
fondos de ahorro, etc.
La Administracin de seguros se refiere a la forma en que se estn utilizando los recursos para el
aseguramiento de los bienes de la compaa, es decir si cumplen con las polticas establecidas.

Asientos contables frecuentes

Uno de los mtodos comprobatorios que permiten conocer de forma real, cualitativa y cuantitativamente las
operaciones y eventos econmicos dentro de una organizacin, son los registros contables, mediante los
cuales se reflejan de forma ordenada y clasificada dichas operaciones y eventos econmicos; durante el
proceso del ciclo de tesorera se presentan de forma general los siguientes eventos que generan un
movimiento contable los cuales son:

Obtencin y pago de financiamiento.

Emisin y retiro de acciones.

Compra-venta de inversiones y valores.

Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos.

Amortizacin de descuentos, gastos y primas diferidos, en relacin con las deudas e inversiones.

Cambios en los valores segn libros de inversiones y deuda.

Compra y venta de moneda extranjera.

Pago de sueldos del personal que labora en la organizacin.

Pago de impuestos.

Formas y documentos importantes

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Entre los documentos y formas de importancia que se utilizan dentro del ciclo de tesorera podemos
mencionar los siguientes:

Certificados provisionales de acciones.

Acciones emitidas.

Obligaciones, bonos, papel comercial.

Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones.

Ttulos de crdito como cheques, pagares, cartas de crdito, etc.

Contratos de cambios de moneda extranjera futura.

Fideicomiso o convenios para el plan de beneficios a empleados.

Plizas de seguro.

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos, estn representadas por archivos, catlogos, listas, auxiliares, etc., que contienen
aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin
que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso
que se les da, se pueden clasificar como sigue:

Bases de referencia. Representadas por informacin que se utiliza para el proceso

de las

transacciones.

Bases Dinmicas Representaciones por informacin resultante del proceso de las transacciones y

que como tal se est modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podran ser las siguientes:

Bases de referencia
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Cumplimiento de estipulaciones de prstamos.

Archivo maestro de accionistas.

Cdulas de trabajo de intereses y dividendos.

Libro de registro de accionistas y utilidades.

Contratos de prstamos.

Bases dinmicas

Cartera de inversiones.

Saldos de las cuentas bancarias y de inversiones.

Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores.

Enlaces con otros ciclos

Desembolsos de efectivo, que se enlaza con el ciclo de compras.

Ingresos de efectivo que se enlaza con el ciclo de ingresos.

Desembolsos de dinero por beneficios al personal como gratificaciones o prestaciones adicionales,

enlazado con el ciclo de nminas.

Ciclo de ventas y cuentas por cobrar

El objetivo en la auditoria del ciclo de ventas y cobranza es evaluar si los saldos en cuenta afectados por el
ciclo se presentan razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

El ciclo de ventas y cobranza implica las decisiones y procesos necesarios para la transferencia de la
propiedad de bienes y servicios a los clientes despus de que se ponen a disposicin para su venta. Se inicia
con una peticin por parte de un cliente y concluye con la conversin del material o servicio en una cuenta
por cobrar y por ltimo en efectivo.
40

Funciones tpicas

Las funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que una empresa realiza para
ejecutar y registrar las operaciones administrativas.

Las funciones tpicas de un ciclo de ingresos podran ser:

Otorgamiento de crdito.

Toma de pedidos.

Entrega o embarque de mercanca y/o presentacin del servicio.

Facturacin.

Contabilizacin de comisiones.

Contabilizacin de garantas.

Cuentas por cobrar.

Cobranza.

Ingreso de efectivo.

Ajuste a facturas y/o notas de crdito.

Determinacin del costo de ventas.

Pedido del cliente: Es una peticin de mercanca por parte de un cliente. Esta puede recibirse por telfono o
carta, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya existentes, a travs de los
vendedores o en otras formas.

Otorgamiento del crdito: Antes de que embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada aprueba
el crdito para el cliente por las ventas a su cuenta. Las prcticas malas de la aprobacin de crdito
frecuentemente ocasionan un nmero excesivo de ventas malas y cuentas por cobrar que quizs sean
incobrables.

41

Embarque de los bienes: En esta funcin es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compaa
son otorgados.

La mayor parte de las compaas reconoce las ventas cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un
documento de embarque en el momento del mismo; esto puede hacerse automticamente en una computadora
con base en la informacin de la orden de venta. El documento de embarque, que a menudo cuenta con varias
copias, es esencial para la facturacin adecuada de los embarques a los clientes.

Facturacin: Dado que la facturacin a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado del monto
que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Los aspectos importantes de la
facturacin son asegurarse que todos los embarques hayan sido facturados, que ningn embarque haya sido
facturado ms de una vez y que cada uno sea facturado por el monto adecuado. El precio autorizado incluye
los cargos de flete, seguro y condiciones de pago.

Asientos contables comunes

Dada la naturaleza del ciclo de Ingresos (Ventas y Cuentas por Cobrar), es sumamente importante cuantificar
correctamente las transacciones, mismas que podemos clasificar de la manera siguiente:

Procesamiento y registro del diario de ventas.

Procesamiento y registro de las entradas de efectivo.

Procesamiento y registro de ganancias y provisiones de ventas.

Dbito de las cuentas por cobrar incobrables.

Estimacin para cuentas malas.

Procesamiento y registro del diario de ventas

En la mayora de los sistemas, la facturacin de los clientes incluye la preparacin de una factura de ventas
con varias copias y la actualizacin simultnea del archivo de operaciones de ventas, del archivo maestro de
cuentas por cobrar y el archivo maestro del mayor para ventas y cuentas por cobrar.

42

Esta informacin se utiliza para generar el diario de ventas y, junto con las entradas de efectivo y los cargos
varios, permite la preparacin del balance de comprobacin de cuentas por cobrar.

Procesamiento y registro de las entradas de efectivo

El procesamiento y registro de las entradas de efectivo incluye el recibir, depositar y registrar el efectivo. La
preocupacin ms importante es la posibilidad de un robo. Un robo puede ocurrir antes que las entradas se
capturen los registros. La consideracin ms importante en el manejo de las entradas de efectivo es que todo
el efectivo debe ser depositado en el banco en el monte adecuado en forma oportuna y registrado en el
archivo de operaciones de entradas de efectivo y actualizar los archivos maestros de cuentas por cobrar y del
libro mayor.

Procesamiento y registro de ganancias y provisiones de ventas

Cuando un cliente no esta satisfecho con los bienes, a menudo el vendedor acepta la devolucin de bienes u
otorga una reduccin en los cargos. Las devoluciones y rebajas se registran en forma correcta y oportuna en
el archivo de operaciones de devoluciones y rebajas de sobre ventas, y del archivo maestro de cuentas por
cobrar.

Dbito de las cuentas por cobrar incobrables

Cuando la compaa llega a la a conclusin que una cantidad ya no se puede cobrar a menudo es descartada.
Comnmente, esto ocurre despus que un cliente se declara en suspensin de pagos o cuando la cuenta se
transfiere a una agencia de cobranzas. La contabilidad adecuada requiere un ajuste para estas cuentas
incobrables.

Formas y documentos importantes

En el ciclo de ventas las principales formas y documentos generadores de informacin son los siguientes:
43

rdenes de embarque.

Factura de ventas.

Notas de crdito por rebajas y devoluciones sobre ventas.

Documento de embarque, Es un documento preparado para indicar el embarque de los bienes, especificando
la descripcin de la mercanca, la cantidad embarcada y otros datos pertinentes. El original es enviado al
cliente y una o ms copias se conservan en la compaa.

Factura de venta, Es un documento en el que se indica la descripcin y cantidad de los bienes vendidos. El
precio incluye el flete, el seguro, condiciones de pago y otros datos pertinentes.

La factura de ventas es el mtodo para indicar al cliente el monto de una venta y la fecha de vencimiento.

Notas de crdito, es un documento que indica una reduccin en el monto a favor de un cliente debido a la
devolucin de bienes o a una previsin otorgada. Con frecuencia es el mismo formato de una factura de venta,
pero apoya reducciones en las cuentas por cobrar en lugar de aumentarlas.

Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podran ser las siguientes:
Bases de referencia

Listas y/o archivos maestro de clientes y de crdito.

Catlogos de productos y listados o archivos de precios.

Bases dinmicas

Archivos de rdenes de clientes pendientes de surtir.

Auxiliares de clientes.
44

Estadsticas de ventas.

Diario de ventas.

Enlaces con otros ciclos

Dentro del ciclo de ingresos podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

Ingresos de caja que se enlaza con el ciclo de tesorera.

Embarques de productos que se enlaza con el ciclo de produccin.

Concentraciones de actividades (plizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe

financiero.

Ciclo de compras

El ciclo de compras involucra las decisiones y procesos necesarios para obtener las mercancas y servicios, y
operar un negocio. El ciclo comienza por lo general con la preparacin de una requisicin de compra por un
empleado autorizado que necesita las mercancas o servicios y termina con el pago por los beneficios
recibidos.

Objetivo de autorizacin: Se tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que
se estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin.

Objetivo de procesamiento y clasificacin de transacciones: Estos objetivos tratan de todos

aquellos

controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin,
registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa; as como los ajustes a estas.

Objetivo de verificacin y evaluacin: Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos a la verificacin y
evaluacin

peridica de los saldos

que se informan, as como de la integridad de los sistemas de

procesamiento.
45

Objetivos de salvaguarda fsica: Se tratan de aquellos controles relativos al acceso, a los activos, registros,
formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.

El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancas o servicios por el personal del cliente. La forma
exacta de la solicitud y la aprobacin necesaria depende de la naturaleza de las mercancas y servicios, y de la
poltica de la empresa.

Requisicin de compra: Solicitud de mercancas y servicios que presenta un empleado autorizado. Puede
tomar la forma de una peticin de adquisicin de materiales por un superintendente o el supervisor del
almacn, reparaciones externas por personal de oficina o de fbrica, o de una pliza de seguro por el
vicepresidente a cargo de la propiedad o equipo.

Orden de compra: Es el documento que identifica la descripcin, cantidad e informacin relacionada con las
mercancas y servicios que la empresa piensa comprar. Con frecuencia se utiliza este documento para indicar
la autorizacin para la adquisicin de mercancas y servicios.

La autorizacin correcta de las adquisiciones es una parte esencial de esta funcin, porque asegura que las
mercancas y servicios se adquieran para propsitos autorizados de la organizacin y evita la adquisicin de
partidas excesivas innecesarias. La mayora de las compaas permiten la autorizacin general para la
adquisicin de necesidades regulares de operacin como inventario, en un nivel, y para la adquisicin de
activo fijo o partidas similares a otro nivel.

Despus de haberse aprobado una adquisicin, se inicia una orden para adquirir las mercancas o servicios. Se
emite una orden a un vendedor para una partida especfica a determinado precio, que se entregara en
determinado lugar o en un tiempo designado.

Es comn que las compaas cuenten con departamento de compra para asegurar una calidad adecuada de
mercancas y servicios a un precio mnimo. Para un buen control interno, el departamento de compras no es
responsable de autorizar la adquisicin o recepcin de mercancas. Todas las rdenes de compra estn
foliadas previamente e incluyen suficientes columnas y espacios para minimizar la probabilidad de omisiones
no intencionadas en la forma cuando se ordenan las mercancas.
46

La recepcin de mercancas o servicios del proveedor es un punto crtico en el ciclo de la empresa, porque es
el punto en donde la mayora de las compaas reconocen por primera vez la adquisicin y pasivo relacionado
en sus registros. Cuando se reciben las mercancas, un control adecuado exige que se examine su descripcin,
cantidad, arribo oportuno y condicin.

Reporte de recepcin: Es el documento que se prepara en el momento que se reciben las mercancas
tangibles, que indica la descripcin de las mercancas, cantidades recibidas, fecha de recibida y otros datos
pertinentes. La recepcin de mercancas y servicios en el curso normal del negocio representa la fecha en que
los clientes reconocen normalmente la constitucin de un pasivo por la adquisicin.

La mayora de las empresas hacen que el departamento de recepcin inicie un reporte como evidencia de la
misma y el examen de las mercancas. Por lo regular se enva una copia al almacn y otra al departamento de
cuentas por pagar para sus necesidades de informacin. Para evitar el robo y el mal uso, es importante que se
controlen fsicamente las mercancas desde el momento de recepcin hasta la salida. El personal en el
departamento de recepcin debe ser independiente del personal de almacn y del departamento de
contabilidad.

Diario de adquisiciones: Se utiliza para registrar las transacciones de adquisiciones. Por lo general, incluye
varias clasificaciones para los tipos ms significativos de adquisiciones, como la compra para inventarios,
reparaciones y mantenimiento, suministros, su registro a las cuentas por pagar, los dbitos y crditos
miscelneos. Tambin puede incluir devoluciones de adquisiciones y rebajas de transacciones.

Factura del proveedor: Es el documento que indica conceptos como la descripcin y cantidad de mercancas
y servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete, trminos de descuento en efectivo, fecha de facturacin.
Es un documento esencial porque especifica la cantidad de dinero que se le debe al proveedor por la
adquisicin.

Pliza de cargo: Es el documento que indica la reduccin en la cantidad que se le debe al proveedor por
mercanca devuelta o por rebaja concedida. A menudo toma la misma forma general que la factura de un
proveedor, pero apoya las reducciones en las cuentas por pagar en lugar de aumentarlas.

47

Pliza: Documento que las organizaciones utilizan frecuentemente para establecer un medio formal de
registrar y controlar las adquisiciones. Las plizas incluyen una hoja o flder de cubierta para contener los
documentos y un paquete de documentos relevantes, como la orden de compra, copia de la boleta de
empaque, reporte de recepcin, y factura del proveedor. Despus del pago se agrega una copia del cheque al
paquete de plizas.

Archivo maestro de cuentas por pagar:

Es el archivo para registrar las adquisiciones individuales,

desembolsos en efectivo, y devoluciones y rebajas en las adquisiciones para cada proveedor. Se actualiza el
archivo maestro de los archivos de adquisiciones, devoluciones y rebajas, y desembolsos en efectivo y
archivos de transacciones de desembolsos en efectivo, por computadora.

Relaciones de cuentas por pagar: Es el listado de la cantidad que se debe a cada proveedor, o por cada
factura o pliza en un momento determinado.

Estado de cuenta del proveedor: Es un estado de cuenta que se prepara mensualmente por el proveedor que
indica el saldo inicial, las adquisiciones, devoluciones y rebajas, pagos al proveedor, y saldo final.

Estos saldos y actividades representan las transacciones para el periodo por parte del proveedor y no del
cliente. En las compaas, el registro de los pasivos por adquisiciones se hace sobre la base de recepcin de
mercancas y servicios, y en otras empresas, se registra hasta que se recibe la factura del proveedor. En
cualquier caso, el departamento de cuentas por pagar generalmente tiene la responsabilidad de verificar lo
correcto de las adquisiciones.

Cheque: Es el medio de pago de la adquisicin cuando se vence el pago. Despus una persona autorizada
firma el cheque, y este se convierte en un activo. Cuando lo hace efectivo y el banco del cliente lo acepta, se
le llama cheque cancelado.

Los controles ms importantes en la funcin de salidas de efectivo incluyen la firma de cheques de la persona
con la autoridad necesaria, separacin de responsabilidades para firmar los cheques y desempear la funcin
de cuentas por pagar, y un examen cuidadoso de los documentos de respaldo por el que firma el cheque.

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Los cheques estn foliados previamente e impresos en papel especial que dificulte la alteracin del nombre
del receptor o la cantidad. Tambin es importante tener un mtodo de cancelacin de los documentos de
respaldo, para evitar que se usen de nuevo como apoyo para otro cheque en los documentos de respaldo.

Formas y documentos importantes.

Requisiciones de compras.

rdenes de compra y contratos.

Documentos de recepcin de mercancas.

Factura de proveedores.

Notas de cargo y de crdito.

Solicitudes de cheque.

Recibos de servicios.

Plizas de cheques.

Bases usuales

Archivos de proveedores conteniendo nombre, direccin, productos que ofrece, precios, etc.

Archivos de cuentas por pagar que contengan las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial

de pagos efectuados.

Los pedidos a proveedores pendientes de surtir.

Enlace con otros ciclos

Se distinguen los siguientes enlaces con otros ciclos:

Desembolsos de efectivo y cheque que se enlazan con el ciclo de tesorera

Recepcin de bienes, mercanca y servicios que se enlazan con el ciclo de produccin

Resumen de actividad (pliza de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.
49

Ciclo de nominas y personal

El ciclo de personal y nminas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la
clasificacin o mtodo con que se determine su compensacin.

Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo ms bonificacin, oficinistas con sueldo mensual con
tiempo extra o sin l, vendedores a comisin, personal de fbrica y sindicalizados a los que se les paga por
hora.

Funciones tpicas

El ciclo de nminas y personal comienza con la contratacin del personal y termina con el pago a los
empleados por los servicios prestados, al gobierno y otras instituciones, los impuestos retenidos y acumulados
en las nminas.

Las funciones tpicas de nminas podran ser:

Reclutamiento y seleccin de personal.

Contratacin de personal.

Llevar las relaciones laborales.

Preparar informes de asistencia.

Registro, informacin y control de nmina.

Desembolso de efectivo.

Promocin y evaluacin de personal.

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de nminas existen diversos registros dentro de los cuales podramos distinguir
siguientes asientos contables comunes:
50

los

Pago de nminas.

Anticipos de sueldos y prstamos al personal.

Distribuciones de mano de obra.

Otras prestaciones al personal.

Ajustes de nminas.

Formas y documentos importantes

Las formas y documentos importantes del ciclo de nminas podran ser:

Solicitud de empleo.

Contratos de trabajo.

Informes de tiempo.

Tarjetas de reloj.

Autorizacin de ajustes de nminas.

Autorizacin de pagos especiales.

Recibos de pago.

Cheques.

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos, estn representadas por archivos, catlogos, listas, auxiliares, etc., que contienen
aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin
que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso
que se les da, se pueden clasificar como sigue:

Bases de referencia. Representadas por informacin que se utiliza para el proceso de las transacciones.

Bases Dinmicas Representaciones por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como
tal se est modificando constantemente.
51

Las bases usuales de datos para nminas podrn ser las siguientes:

Archivo maestro de personal conteniendo nombres e informacin de referencia, tipos de retribucin,

prestaciones a empleado, etc.

Registro de salarios de empleados.

Enlaces con otros ciclos

Podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

Desembolso de efectivo que se enlaza con el ciclo de tesorera.

Recepcin de servicios de mano de obra que se enlaza con el ciclo de produccin.

Resumen de actividades (pliza de registro contable que se enlaza con el ciclo de informe

financiero).

El ciclo de produccin

El trmino produccin se aplica a todo el proceso en el cual determinados materiales se combinan o modifican
de alguna manera por la intervencin de personas que utilizan maquinaria y equipo.

La gran variedad de empresas manufactureras y la diversidad de artculos que se producen hace sumamente
difcil establecer un procedimiento nico para efectos de control. Sin embrago, existen elementos comunes en
todo ciclo de produccin, tales como: materias primas y materiales, mano de obra y maquinaria y equipo. La
utilizacin y combinacin de todos estos factores, de acuerdo con las particularidades de la empresa, dan por
resultado los productos que se venden.

La importancia del proceso de produccin vara en cada empresa. En algunos casos podr ser insignificante,
como por ejemplo en cadenas de supermercados; en cambio, en una fabrica de automviles o en una
fundidora de metales, la mayor parte de las operaciones estar concentrada precisamente en el proceso
52

productivo. Al mismo tiempo, esta rea se complica por las diversas actividades relacionadas con los
procedimientos para obtener y procesar los materiales, utilizacin de maquinaria y equipo y el entrenamiento
del personal.

Adems existen problemas de coordinacin con otras actividades importantes de la empresa como compras,
financiamiento, personal y mercadotecnia. Por lo tanto, se deduce que el proceso productivo es de gran
trascendencia en la administracin de una empresa manufacturera y requiere de gran cuidado para lograr un
control verdadero, tanto desde el punto de vista tcnico como administrativo.

Las caractersticas de la fabricacin influyen para determinar los procedimientos administrativos ms

adecuados. Si es una lnea de ensamble, ordenes de trabajo o procesos de produccin, los procedimientos y
controles tendrn que adaptarse a las situaciones existentes. El control de las diferentes operaciones debe
ampararse necesariamente en las polticas establecidas para la produccin y en la asignacin especifica de
responsabilidades de los participantes en los procesos. Lo anterior incluye: preparacin de presupuestos de
produccin; coordinacin de la maquinaria y equipo y el personal necesario con los planes de venta de los
productos; requerimientos de financiacin y programas de inversin.

Funciones tpicas del ciclo de produccin

El ciclo de produccin en un negocio de manufactura en sus distintas variantes comprende la planeacin y

control de la produccin, que a su vez incluye la contabilidad de costos, la administracin de inventarios y la
contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.

Debe atenderse a las caractersticas de la empresa respecto a volmenes, complejidad y costo de mantener los
controles en comparacin con los riesgos de errores o fraudes, debe existir una separacin de labores entre los
responsables de la operacin de la produccin y custodia de los inventarios, de los encargados de la
contabilidad de costos, registros de inventarios y cuentas de control, es necesario implantar procedimientos
para asegurar que toda la documentacin se procese adecuadamente, y evitar cambios no autorizados en
registros maestros.

53

La efectividad de un sistema de costos en una empresa industrial se determina, en primer lugar, por el diseo
adecuado de sus procedimientos productivos y la operacin eficiente de la planta. Por otra parte, la planeacin
e implantacin del sistema de costos debe ser hecha por expertos en la materia, aunque cabe advertir que la
intervencin de los ejecutivos responsables de la empresa es indispensable para lograr resultados prcticos.

La razn es que, en ocasiones los contadores de costos tienden a incluir detalles que si bien son correctos en
su forma, poseen escaso valor para el control de las actividades de produccin.

El establecimiento de costos estndar en la mayora de los casos produce resultados satisfactorios. No

obstante, es necesaria la revisin inmediata de las desviaciones y la investigacin de las causas que las
provocan.

No debe perderse de vista el objetivo fundamental de la contabilidad de costos, que es obtener el control de la
produccin. Por lo tanto, entre otros puntos, la presentacin oportuna y correcta de los reportes a los
encargados de las operaciones de produccin, as como estadsticas con detalles sobresalientes e informes
consolidados a la gerencia, sern esenciales para lograr dicho control.

El control de inventarios debe hacerse siempre

travs de la contabilidad mediante las cuentas

correspondientes y los registros auxiliares que contengan los movimientos y saldos de cada uno de los
artculos, controlarlos mediante inventarios fsicos es una forma muy clara y precisa de la forma en que se
utilizan los materiales, el objetivo primordial del sistema de control se consigue con la determinacin de las
discrepancias y la bsqueda de las causas que la originaron.

Los controles administrativos para el control de activo fijo deben basarse en la importancia que posean dentro
de la operacin de la empresa, el inters principal de la administracin debe encaminarse a que los bienes que
intervienen en la produccin provean sus servicios en forma eficiente.

La mano de obra es importante en este ciclo ya que de l depende la produccin de los artculos materias
primas que se elaboren para su posterior venta, se debe tomar en cuenta que constantemente hay rotacin de
personal y que estos movimientos afectan de manera directa, se tienen que establecer planes estratgicos para

54

que la produccin no pare y que constantemente se capacite al personal para el buen funcionamiento de la
maquinaria y la produccin sea satisfactoria de acuerdo a las proyecciones establecidas.

La planeacin de actividades a corto y largo plazo de adquisiciones o construccin de edificios y maquinaria

con sus presupuestos correspondientes y la asignacin de funciones y responsabilidades para la
administracin de esta clase de bienes, as como la debida comunicacin y coordinacin con los
departamentos de produccin y de finanzas sern condiciones esenciales para el control de las operaciones de
este carcter.

A continuacin se hace mencin de puntos importantes necesarios para el control de los inmuebles,
maquinaria y equipo:

Todas las adquisiciones de activo fijo deben iniciarse por los funcionarios autorizados y conforme a

los presupuestos aprobados por la gerencia.

En caso de construcciones dentro de la empresa, aparte de las autorizaciones respectivas, debern

mantenerse registros actualizados y emitirse reportes peridicos a los funcionarios responsables.

Todos los bienes de activo fijo deben registrarse en contabilidad. Peridicamente practicar

inventarios fsicos y, en caso de discrepancias, investigarlas y aclararlas.

Una ventaja adicional derivada de la inspeccin fsica es la oportunidad de verificar la operacin de

los equipos, su cuidado y posible obsolescencia.

Definir por escrito las polticas y procedimientos respectivos a capitalizacin de inversiones y gastos

de mantenimiento, as como en lo que se refiere a depreciaciones.

Las reevaluaciones del activo fijo debern hacerse conforme a las polticas aprobadas por la

direccin general.

Todos los equipos debern estar protegidos contra robo o destruccin. (Administracin de seguros,

visto ya en el ciclo de tesorera).

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de produccin se pueden distinguir, entre otros los siguientes asientos contables comunes:

55

Transferencias de inventarios (de materia prima a proceso y a producto terminado).

Aplicacin del costo de la mano de obra.

Aplicacin de los gastos de fabricacin.

Depreciacin y amortizacin de inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos.

Variaciones (incluyendo desperdicios).

Cambios en el valor den libros de inventarios, inmuebles, maquinaria, equipo y otros costos diferidos

(actualizacin).

En algunos casos extraordinarios la venta de maquinaria y equipo.

Aplicacin de los seguros contratados para el traslado de la materia prima.

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos para el ciclo de produccin son entre otras las siguientes:

Bases de referencia

1.

Informacin de los elementos del costo.

2.

Relaciones de materiales.

3.

Hojas de ruta e ingeniera del producto.

Bases dinmicas

1.

Auxiliares de inventarios.

2.

Hojas de costos.

3.

Listados de valuacin de inventarios.

4.

Archivo maestro de inmuebles, maquinaria.

5.

Anlisis de otros costos amortizables.

Formas y documentos importantes

56

Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de produccin pueden ser:

Ordenes de produccin.

Requisiciones de materiales.

Tarjetas de tiempo (mano de obra).

Informe de produccin.

Informe de desperdicios.

Hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin.

Enlaces con otros ciclos

Dentro del ciclo de produccin se pueden distinguir algunos de los siguientes enlaces con otros ciclos de
transacciones:

Recepcin de bienes, mercancas y servicio, con el ciclo de compras.

Embarques de productos, con el ciclo de ingresos.

Uso de mano de obra, con el ciclo de nminas.

Recopilacin de la informacin con el ciclo de informe financiero.

Recepcin de servicios indirectos, con el ciclo de compras.

Ciclo de informes financieros

Independientemente del volumen de operaciones o peculiaridades de una organizacin, el objeto principal de

los informes financieros es proporcionar informacin suficiente y oportuna a los usuarios.
Por otra parte, con el fin de asegurar que ella es confiable, es preciso establecer en la contabilidad los sistemas
y procedimientos adecuados de tal manera que las transacciones se registren correctamente. Adems, es
indispensable aplicar criterios y juicios apropiados por parte de la gerencia de la interpretacin de las cifras
registradas en la contabilidad.

57

Los estados financieros y, en general, toda la informacin financiera est sujeta al cumplimiento de los
principios de contabilidad generalmente aceptados y, en ocasiones, a las leyes y reglamentos
gubernamentales.

La estructura de los informes financieros tambin puede variar, dependiendo de la forma de operar de la
compaa. Una corporacin de tipo internacional con empresas filiales en el extranjero, requiere de reportes
especiales y ms amplios que una compaa que solo opera en le pas. Adicionalmente, una organizacin
internacional necesitar preparar los reportes de conformidad con los requerimientos estipulados en las
localidades donde opera. Asimismo, es probable que necesite planear su estrategia tributaria para minimizar el
pago de impuestos y la presentacin de declaraciones fiscales.

Por lo que se refiere a la informacin financiera de carcter interno, los reportes pueden adoptar diferentes
formas y propsitos. Algunos pueden contener datos sobre costos de operacin, contribuciones marginales o
anlisis de utilidades. Otros ms, se referan a los resultados de los centros de operacin o de la organizacin
en su totalidad.

En algunas compaas sern necesarios reportes analticos. Todo esto deber tomarse en cuenta para disear
los procedimientos de informacin financiera, que ser utilizada por la gerencia para la administracin y el
control de las operaciones.

La informacin financiera de carcter interno puede variar en importancia segn el tamao y volumen de
operaciones. Algunas compaas, particularmente las pequeas o medianas, pueden operar eficientemente con
un sistema sencillo, ya que la informacin que se requiere se obtiene fcilmente por medio del contacto
personal con los encargados de las ventas, compras y produccin. A medida que la empresa crece necesitar
sistemas ms elaborados y mayor control para la obtencin de la informacin financiera.

Sin embargo, en materia de informacin sta debe ser la necesaria; demasiada informacin puede causar
tantos problemas como la muy escasa, de manera que habr de buscarse la cantidad y calidad optima de
informacin que se requiera para satisfacer las necesidades.

La informacin disponible para quienes toman decisiones se pueden clasificar en dos grupos generales:
58

Informacin Cuantificable. Este tipo de informacin es la susceptible de ser medida: en unidades monetarias;
en peso, en unidades o volmenes. En sntesis, todo lo susceptible de medirse debe ser cuantificable.

Por lo general, mientras mayor sea la cantidad de datos medibles de que pueda disponer, ms fcil ser la
decisin. Un ejecutivo puede analizar la informacin y decidir que curso de accin o decisin adoptar.

Informacin no Cuantificable. Se dispone de informacin no cuantificable pero que sin embargo debe tomarse
en cuenta en un proceso decisorio; en estos casos las estimaciones, apreciaciones, expectativas, perspectivas
de las personas que decide juegan un papel determinante en la vida de su organizacin.

Como ejemplo de ello se tienen las polticas gubernamentales cuando no se tiene claro su alcance u objetivo;
cambios en satisfactores de los consumidores; influencias externas en gustos y modas; problemas sociopolticos difciles de predecir; huelgas potenciales internas o externas a la entidad y que la afectan; etc.,
mientras mayor sea la informacin no cuantificable -y en ocasiones imponderables- ms difcil ser la
decisin.

Por otro lado, no se debe soslayar que entre ms informacin cuantitativa se posea, mayor ser el numero de
opciones o alternativas a elegir, lo cual dificulta el proceso de decisin. En este punto entra en juego la
informacin no cuantificable que, al combinarse con la que s se puede medir, amalgamar un conjunto de
elementos informativos que sern el punto de apoyo para tomar la decisin final.

Bajo el prembulo comentado, se entra ahora a los ciclos de informacin que se identifican en tres vertientes:
contable-financiera, administrativa y operativa.

Informacin Contable-Financiera. El propsito de la contabilidad es proporcionar informacin cuantitativa,

de carcter financiero primordialmente, representada en informar cual es la situacin financiera de una
entidad econmica a una fecha dada, y cules son los resultados de operacin por un periodo determinado.
Para cumplir en forma adecuada con su objetivo, el proceso contable infiere un ciclo compuesto por:

59

Identificacin de las transacciones susceptibles de registro. Medicin y valuacin de esas transacciones

susceptibles en unidades monetarias; clasificacin y registro de transacciones; comunicacin de los resultados
del proceso a travs de los estados financieros emanados de la propia contabilidad.

Informacin Administrativa. Los estados financieros no informan todo ni representan una verdad absoluta, ya
que parte de su conformacin est desarrollada en base a estimaciones, lo anterior no quiere decir que la
contabilidad necesita complementarse porque tambin es necesario reconocer que tiene sus limitaciones. En
este punto es en donde entra en juego la informacin administrativa para complementar la informacin
contable-financiera.

Al respecto la profesin contable ha desarrollado las denominadas Notas a los Estados Financieros que vienen
a coadyuvar en este proceso de generar informacin. Las notas a los estados financieros las prepara el
contador y las revisa el auditor con base a la informacin que obtienen de la administracin. Las Notas a los
estados financieros son explicaciones que amplan el origen y significado de los datos y cifras que se
presentan en dichos estados, aluden a polticas o procedimientos contables, reglas particulares, proporcionan
informacin acerca de ciertos eventos econmicos que han afectado o podran afectar a la entidad. Las Notas
a los Estados Financieros forman parte integrante de los estados financieros.

El ciclo de informacin administrativa se complementa con los reportes e informes de tipo administrativo que
fluyen dentro de la organizacin: de nivel a nivel, de ejecutivo a subordinado, y de subordinado a ejecutivo.
Dichos reportes e informes, adems de informacin contable-financiera, las ms de las veces incluyen
tambin informacin operativa.

Informacin Operativa. Existe una verdadera necesidad de que la informacin contable-financiera esa
complementada con informacin operativa que habr de ser preparada por las propias reas operativas que la
generan y manejan. El punto central aqu es la es que la informacin operativa u operacional de detalle sea
igual (en su cuantificacin y totalizacin) a las cifras totales de control consignadas en la contabilidad.

Por ultimo, se puede concluir que el ciclo de informacin tiene como eje central a la contabilidad y a la
informacin que de ella emana. La contabilidad es el eje de control; una entidad sin contabilidad correcta y
confiable, es una entidad sin control. Por tanto el punto de partida del ciclo de informacin se inicia con la
contabilidad.
60

El sistema de contabilidad

Un sistema de contabilidad es el constituido por el conjunto de mtodos y procedimientos que se emplean en

una entidad econmica para registrar las transacciones y reportar sus efectos.

Desde el punto de vista procesal, un sistema contable es aquel que registra datos de manera lgica y ordenada
para proveer informacin. El ciclo operativo de un sistema de contabilidad inicia con la preparacin u
obtencin de una forma o documento comercial o un documento operativo; contina despus con la
cuantificacin y captacin de los datos contenidos en tales documentos y su respectivo flujo a travs de los
pasos o etapas de un sistema: clasificacin, registro, proceso de resumen, e informacin a suministrar.

Un sistema de contabilidad se consigna en un manual de contabilidad que debe contener, enunciativamente:

flujo de sistema contable, catlogo de cuentas, gua de contabilizacin, instructivo de contabilidad, catalogo
de formas que inciden en el sistema, paquete de estados financieros, claros sealamientos del apego a
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Flujo de Sistema Contable. Este proceso se divide en etapas, llevando un orden de la siguiente secuencia:

Identificacin de las transacciones o conceptos a contabilizar. Concomitante con esa etapa inicial ser el
allegarse de documentacin que soporte las transacciones o conceptos a registrar.
Las transacciones o conceptos registrar ms la documentacin que los soporta constituyen la informacin
fuente que se consignar en una pliza de registro contable, siendo stas las siguientes atendiendo a la
naturaleza del movimiento a contabilizar.

Las plizas se registrarn en el libro diario general y en los diarios o registros auxiliares que se considere
necesario utilizar atendiendo a las necesidades de informacin y control que demande la organizacin.

Los registros efectuados en el libro diario general pasarn en forma concentrada al libro mayor o principal.
Los registros resumidos consignados en el libro mayor o principal servirn de base para la elaboracin de los
Estados Financieros.
61

Catlogo de Cuentas. El catlogo de cuentas representa la estructura del sistema contable. Es una relacin
secuencial y ordenada de las cuentas contables que conforman un sistema de contabilidad.

Gua de contabilizacin. Sirve de base y orientacin al contador de una entidad para el registro de las
transacciones y operaciones. Estandariza y homogeneiza los criterios de registro de las operaciones, evitando
con ellos discrepancias que provoquen falta de continuidad en los mtodos y procedimientos de registro; y
asegura consistencia en los criterios para efectos de lograr comparabilidad entre estados financieros de
diferentes fechas y periodos con el propsito de conocer la evolucin de la organizacin

Estado Financieros. Estar conformado por los cuatro bsicos y otros estados complementarios.

Apego a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. El sistema de contabilidad y todo el proceso

contable que se deriva de l deber ser en estricto apego y cumplimiento a Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, que los define en los
siguientes trminos: Los principios de contabilidad son conceptos bsicos que establecen la delimitacin del
ente econmico, las bases de cuantificacin de las operaciones y la presentacin de la informacin financiera
cuantitativa por medio de los estados financieros.

1.8.2 En base a funciones o actividades

Este enfoque de revisin dentro de la auditoria operacional-administrativa se basa en funciones que se refiere
al desempeo de un cargo y de las obligaciones impuestas por este cargo, establecido despus de existir los
niveles jerrquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y
actividades que habrn de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puesto de los
distintos departamentos de la organizacin.

La descripcin de funciones se realiza primordialmente a travs de las tcnicas de anlisis de puesto y de la

carta de distribucin del trabajo o cuadro de distribucin de actividades (conjunto de operaciones o tareas
propias de una entidad o persona).

62

La funcin debe expresar el resultado de la actividad realizada en forma tal que no quede circunscrito en un
contexto laboral especfico; de esta manera la funcin es menos cambiante que la tarea. Por otra parte, la
funcin favorece -conlleva a- la identificacin de distintas capacidades que se ponen en prctica al realizar
una actividad determinada.

Por ejemplo, si se dice que la persona "abre y cierra las vlvulas en una lnea de conduccin de un lquido
determinado", slo se reconoce la puesta en prctica de su capacidad fsica de trabajo; mientras que si se
identifica que una persona es capaz de "mantener regulado el flujo de lquidos en una lnea de conduccin" se
est reconociendo su capacidad para interpretar las distintas circunstancias en que se puede presentar el flujo
y la capacidad para decidir cmo actuar frente a las condiciones del flujo para mantenerlo regulado, adems
de su capacidad para operar la vlvula.

La apertura o el cierre de las vlvulas, si fuera el caso, es el resultado de una decisin inteligente no un simple
acto mecnico.

Las Actividades es el conjunto de labores o tareas especficas, generalmente llevadas acabo por una persona o
un grupo pequeo, con el propsito de cumplir con los objetivos de la subfusin en que estn comprendidas.

Definicin y caractersticas

El enfoque de esta revisin se basa en la organizacin y el funcionamiento de acuerdo a sus polticas

establecidas por la gerencia y el consejo de administracin, que deber ser congruente con las Normas para la
Prctica Profesional, que establecer claramente los propsitos del departamento de la auditoria interna,
especificando el alcance del trabajo, el cul no debe tener restricciones y sealar que los auditores internos no
tendrn autoridad y/o responsabilidad respecto de las actividades que auditan.

Caractersticas

1.

Enfoca su revisin en funciones y actividades a un nivel jerrquico.

2.

Verifica informacin en base, a manuales, polticas, misin y objetivos de la empresa.

63

3.

Busca la calidad total dentro del funcionamiento de la empresa.

4.

Se enfoca a la organizacin en niveles de una estructura institucional de controles automticos y

mecanismos reguladores.
5.

Ayudan a la funcin de la divisin del trabajo en las cuestiones tcnicas de planes y programas de la

informacin de la gerencia y de la cual dependen los diferentes departamentos.

6.

La revisin en base a funciones se aplica de lo general (el Propsito Principal reconocido) a lo

particular.
7.

Debe identificar funciones delimitadas (discretas) separndolas de un contexto laboral especfico.

8.

El desglose de la revisin se realiza con base en la relacin causa consecuencia.

Importancia

Es de vital importancia para cualquier organizacin que se cumplan con los objetivos que se han establecido
desde el instante en que se lleva a cabo su planeacin.

En la actualidad vivimos en un ambiente globalizado por lo que tenemos que navegar al ritmo de los cambios
competitivos que se van presentando con el paso del tiempo.

Los nuevos desafos que deben enfrentar en la actualidad las empresas consisten en:

En luchar contra el incremento de la competencia a nivel mundial.

El deterioro ecolgico.

La negligencia respecto a la infraestructura.

El estancamiento econmico.

Escasez de mano de obra calificada y muchos otros problemas de ndole poltica, econmica y social.

Es por ello que las empresas deben centrar su atencin en la Auditoria Interna no como un gasto, sino como
una inversin que ayudara a contribuir a la evaluacin y estudio de todos desafos a los que se tiene que
enfrentar la empresa diariamente.

64

Es necesario que se tenga conciencia del objetivo que se pretende con el trabajo del auditor es el estudio y
evaluacin de las fases del proceso administrativo.

1.

Revisar que la estructura en base a jerarquas necesarias y sus agrupaciones de actividades, con el fin

de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social sean ejecutadas de acuerdo a las necesidades
del la organizacin, planes, polticas, lineamientos y procedimientos establecidos por la administracin.
2.

Que la comunicacin y los sistemas de informacin sean canalizados adecuadamente en cada sector

o rea para su adecuada coordinacin.

3.

Rectificar que el factor humano con el que se cuenta para la ejecucin de los objetivos establecidos

sea el adecuado, capaz y que conocen el rol que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan
unas con otras.
4.

Confirmar que la estructura de la organizacin esta diseada de manera tal, que sea perfectamente

clara para todos los que debe realizar determinada tarea y quin es responsable por determinados resultados;
en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y
se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la
empresa.
5.

Estudiar que el crecimiento de la empresa y el aumento del personal sean los necesarios y no los

innecesarios para la empresa.

Es importante para evaluar la prdida de capacidad competitiva, falta de eficiencia en el uso de los recursos.
El estudio de las estructuras organizacionales se hace debido a que la eficacia y eficiencia de una
organizacin en lograr sus objetivos, depende de su organizacin.

Alcance de la revisin en base a funciones

La revisin de funciones, subfusiones y actividades deben hacerse estudiando por separado cada uno de ellas,
para despus hacerlo en conjunto. En una empresa hay que considerar hasta la unidad ms mnima de la
empresa, ya sea en la actividad realizada por cada persona.

Este apartado de revisin consiste en llevar a cabo una descripcin de las actividades inherentes a cada uno de
los cargos y/o unidades administrativas contenidas en la estructura orgnica, que le permitan cumplir con sus
responsabilidades y deberes.

65

Para una mejor comprensin, se hacen las siguientes recomendaciones:

Que primero se indiquen los objetivos de la unidad administrativa de que se trate.

Que los ttulos de los rganos sean los mismos que se sealen en el apartado de la estructura
funcional.

Que la descripcin de funciones siga el orden establecido en la estructura organizacional.

Que la descripcin de las funciones se inicie con un verbo en tiempo indefinido.

Para que el auditor pueda darse cuenta de la estructura orgnica, as como el equipo humano del rea sujeta a
revisin deber empezar por obtener un organigrama detallado de la misma, no lo tiene la entidad? ; o, si lo
tiene esta actualizado? Razones de ms para que el auditor lo elabore y en la ejecucin encontrar la
magnifica oportunidad de empezar a conocer la operacin organizacional del rea que est revisando y, sobre
todo las personas involucradas.

Para llevar acabo esta etapa de trabajo, el auditor se auxiliar de tcnicas de anlisis de sistemas con las que
revisar absolutamente todas las actividades de la funcin sujeta a auditoria, as como el personal que las
realiza y con qu elementos las lleva a cabo.

Aspectos a considerar en est revisin.

Los aspectos a considerar en este anlisis son los siguientes:

Organigrama detallado.

Descripcin de puesto y/o actividades principales.

Costo-hombre de cada actividad de la funcin sujeta a auditoria.

Cuadro de distribucin costo-cargas de trabajo.

Anlisis de procedimientos de operacin.

Anlisis del sistema de informacin.

66

Se puede contemplar tambin la administracin en trminos de las reas funcionales de una organizacin
tpica. Estas reas se refieren al agrupamiento de diferentes trabajos cuyas caractersticas o actividades
guardan similitud; en este caso, la clasificacin podr variar dependiendo de la importancia del rea funcional
en lo particular en una organizacin dada. Como ejemplo de reas tpicas se pueden incluir las siguientes:
investigacin y desarrollo, ingeniera, produccin, mercadotecnia, administracin, personal y finanzas.

Ventajas de la revisin en base a funciones o actividades. En este tipo de revisin se puede mencionar las
siguientes:

Establece el grado en que el ente y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y

atribuciones que les han sido asignados.

Determina si tales funciones se han ejecutado de manera econmica, eficiente y eficaz.

Determina si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.

Determina si se estn llevando a cabo, exclusivamente, aquellos programas o actividades legalmente

autorizados.

Proporciona una base para mejorar la asignacin de recursos y la administracin de stos por parte

del ente.

Mejora la calidad de la informacin sobre los resultados de la administracin del ente que se

encuentra a disposicin de los formuladores de polticas, legisladores y de la comunidad en general.

Alienta a la administracin de la entidad para que produzca procesos tendientes a brindar

informacin sobre la economa, eficiencia y eficacia, desarrollando metas y objetivos especficos y

mensurables.

Evala el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a operaciones

gubernamentales, como as tambin de los planes, normas y procedimientos establecidos.

Determina el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalan la calidad tanto en

los servicios que presta como en los bienes adquiridos.

Auditar y emitir opinin sobre el grado de cumplimiento de los planes de accin y presupuesto de la

organizacin.

El mejor control es aquel que como resultado de su aplicacin se presenta en acciones correctivas oportunas
tomadas o iniciadas por los superiores en el nivel jerrquico de implantacin de la accin, sin necesidad de
llevar el asunto a los niveles ms altos.

67

Bajo este concepto la alta direccin debe ocuparse nicamente con los aspectos muy significativos de control,
es decir acciones correctivas de impacto general o muy importantes; mientras tanto, los auditores internos y
externos se ocuparn solamente de las excepciones o debilidades principales en el sistema de control interno.

La administracin es conduccin racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organizacin, resultando

algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento.

La Teora General de la Administracin (TGA) es el campo del conocimiento que se ocupa de la

administracin de las organizaciones.

En el trabajo de la auditoria operacional-administrativa, se deben tener en cuenta los conceptos bsicos de la

administracin y se debe comprender el entorno en el que se desenvuelve al estudiar si una rea funcional es
debidamente coordinada, los responsables del puesto deben tener muy slidos los conceptos mencionados y es
ah donde el Auditor debe estudiar y analizar dicha funcin.

1.8.2.1 El plano organizativo dinmico

Segn Henry Farol, considerado el padre de la teora de la administracin clsica. Este plano dentro de una
organizacin debe contar con ciertos principios administrativos, que son: Planeacin, Organizacin,
Direccin, Control. En el momento en que realizamos una investigacin y revisin especfica de lo que
corresponde al Plano Organizativo Dinmico, nos enfocamos en el cumplimiento eficiente y eficaz de cada
uno de tales postulados.

Planeacin

La primer fase en la cual el auditor debe considerar al iniciar la auditoria en el proceso administrativo, que
consiste fundamentalmente en prever el futuro y con base al planear cursos alternativos de accin, evaluarlos
y as definirlos adecuadamente para alcanzar determinados objetivos. Pueden comprender por lo tanto el
establecimiento de polticas, procedimientos, presupuestos y procedimientos, etc., o de cualquier otro
elemento que tienda a precisar las caractersticas y condiciones del curso de accin.
68

Revisin de pronsticos: Resulta de gran beneficio para el auditor si este define claramente con el cliente, la
colaboracin que este proporcionar al auditor en el desarrollo de la revisin. Ejemplo: El personal de cliente
que tanto apoyar al auditor, esto con el fin de darnos una idea de los resultados de la auditoria.

Revisin por objetivos: Es el acuerdo entre el cliente y el auditor, debido a que, es contratado es con el
objetivo de detectar posibles anomalas de la empresa, para esto se fijan metas a alcanzar con la auditoria.

Revisin de polticas: Es cuando el cliente le da a conocer las normas que rige la empresa, las cuales el
auditor debe respetar y cumplir, ya que esta en juego el prestigio del auditor y de la empresa (cliente), estas
polticas deben realizarse y en algunos casos son confidenciales, para el auditor son secreto profesional.

Revisin de programa: Es la revisin en conjunto de funciones y actividades que integran un programa

especifico, asignado a una o varias unidades. Y el programa de auditoria es un plan de trabajo con
condiciones de elementos de tiempo que sirve para desarrollar una auditoria y obtener resultados
satisfactorios, guiar a sus ayudantes en el desarrollo de su trabajo, controlar el tiempo real y comparar lo con
lo estimado, determinado el trabajo que falta por realizar y estimar el presupuesto de la auditoria.

Cuestionario del control interno: Es aquel donde se hace una serie de preguntas de las labores que realiza
cada uno de los empleados.

Programas de auditoria: Son aquellos que se les llama papeles de trabajo en donde esta situado el desarrollo
de las actividades a realizar el auditor y teniendo derechos de realizar preguntas ya sea orales o escritas.

Carta de sugerencias: Es el tipo de cuestionario que el auditor realiza dando posibles alternativas a los
problemas, que haya encontrado en la empresa.

Organizacin

69

La organizacin es una unidad social coordinada, conciente, compuesta por dos personas o ms, que funciona
con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes.

Segn esta definicin, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como tambin lo son
escuelas, hospitales, iglesias, unidades militares, tiendas minoristas, departamentos de polica y los
organismos de los gobiernos locales, estatales y federal, etc.

El propsito de la organizacin: Es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la
eficiencia organizacional. La estructura de una organizacin es eficaz si le permite al personal contribuir a los
objetivos de la empresa, se considera un principio de la eficiencia organizacional estructurada, para ayudar al
logro de los objetivos de la empresa con un mnimo de consecuencias o costos no deseados. Esto quiere decir
que la causa bsica de la estructura organizacional es la limitacin del tramo de la administracin ya que si no
existiera esa limitacin, una empresa no organizada podra tener un solo gerente.

Fundamentos bsicos de la importancia de la organizacin en la auditoria:

Es de carcter continuo, jams de puede decir que se ha terminado ya que los recursos cambian.

Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un

mnimo de esfuerzo.

Evitar lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la

productividad.

Reduce e elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

El proceso de organizacin: Los diversos principios de delegacin de la autoridad y de la departa

mentalizacin son verdades fundamentales del proceso organizacional. Se relacionan con fases de los dos
aspectos primarios de organizar: la autoridad y los agrupamientos de actividades.

Existen otros principios que se refieren al proceso de organizar, a travs de cuya aplicacin los gerentes
obtienen un sentido de proporcin o una medida del proceso total de la organizacin.

70

Evaluacin de la estructura de la organizacin.

Se proporciona un equilibrio entre las varias actividades.

Disminuye la duplicidad del trabajo.

A los miembros se les sealan tareas para las cuales estn bien calificados.

Las lneas de autoridad son claras.

Se proporcionan controles y se utilizan.

Direccin

La direccin es hacer que todos los miembros del grupo deseen alcanzar los objetivos y se esfuercen en lograr
los objetivos que el gerente desea que logren por que ellos quieren lograrlos esto es esencial en la fase del
proceso administrativo, un jefe debe tratar que sus subordinados acten no por imposicin de l, sino
mediante la colaboracin espontnea de ellos. Dicha colaboracin se lograra precisamente cuando se motiva a
la gente, cuando se hacen reconocer que dentro de los objetivos generales de la empresa estn latentes sus
objetivos individuales.

Los principales sentimientos que muevan a la gente son los siguientes:

Ingresos suficientes.

Reconocimiento a su dignidad.

Reconocimiento de su trabajo.

Posibilidad de superacin personal.

Seguridad en su empleo.

Las relaciones humanas de ests depender el xito d quien dirige. La colaboracin de los subordinados
depende de la armona que existe entre estos y su jefe, considerando que la iniciativa es de este ultimo en
cuanto a que debe reconocerle primordialmente su dignidad humana. Este reconocimiento se refleja en la
forma en que los jefes guan a sus subordinados, como les comunican las rdenes, cmo dan un
reconocimiento a su trabajo y an una llamada de atencin.

71

El auditor debe tener una visin ms real a cerca de las relaciones humanas que se practican. Para tener
informacin bsica que sirva para emitir un juicio suficiente significativo sobre las relaciones humanas que
privan, el auditor puede guiarse con un cuestionario ejemplo:

Existen frecuentes crticas y quejas entre el personal, tanto de jefes como de subordinados?
Los rumores, las rdenes mal dadas, las reprimendas injustas, los favoritos, etc. Son generalmente causas de
criticas y quejas que desintegran la armona entre el personal.

Saben los jefes dar el debido reconocimiento a los empleados que lo merecen?
A los empleados les gusta que se les reconozca el merito cuando hacen algo bien

Cmo se llama la atencin a los empleados?

A toda la gente le disgusta las criticas y las comparaciones desfavorables hechas en pblico; no les gusta el
desprestigio.

Cmo se llama la atencin a los empleados?

A los trabajadores no les gustan los jefes dominantes, siempre prefieren a aquellos que les inspira respeto y
confianza, no por temor sino por facultad de mano.

La evaluacin de los dirigentes debe ser mediante los resultados que logran slo tendrn veracidad cuando los
planes se hayan determinado lo ms perfectamente posible y se encuentren en una estructura orgnica
adecuada para poder deslindar responsabilidades entre niveles ejecutivos.

El auditor administrativo para llevar a cabo dicha evaluacin y debe percatarse en lo siguiente:

Cada jefe o directivo debe tener fijados claramente sus planes y objetivos.

Los planes y objetivos de los niveles inferiores deben estar subordinados a los planes y objetivos

generales.

Los objetivos sealados y los obtenidos, deben medirse sobre bases cuantitativas tales como el costo,

volumen de venta, rendimiento de inversin, utilidad e ingresos.

72

Los jefes directivos deben tener una gua de presupuesto de rea que dirijan, el cual estar derivados

de los presupuestos generales.

La estructura orgnica de cada jefe o directivo, sealando su autoridad y responsabilidad as como

las relaciones con los dems miembros de la organizacin.

La responsabilidad de quien dirige la funcin es el titular del rgano interno de control de una

dependencia o entidad, no puede supervisar personalmente todas las labores que supone la ejecucin de la
auditoria.

Es indispensable delegar parte de esa tarea en el rango de supervisores que dependen de l.

Toda vez que le incumbe la responsabilidad de la totalidad del trabajo, tendr que establecer

mecanismos y procedimientos adecuados de supervisin.

Vigilar de cerca la actuacin de los supervisores, asegurndose de que poseen los conocimientos

tcnicos y capacidad profesional suficiente para el adecuado cumplimiento de las atribuciones que se les
confieren.

Es la funcin ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados. Las funciones o papeles que desempea un
director general se pueden fundamentar en tres esferas:

Interpersonal.

Informacional.

Decisional.

Tambin lleva a cabo las siguientes actividades:

Realiza ceremonias, actividades de estatus, invitaciones.

Es responsable de la motivacin y actividad de los subordinados.

Mantiene y desarrolla contactos exteriores, favores e informacin.

Maneja toda la correspondencia y contactos con el objeto primordial de incrementar la recepcin de

informacin.

Traspasa la correspondencia a la organizacin con el propsito de informar, contiene contactos

verbales que envuelven los flujos su informacin hacia los subordinados.

Realiza estrategias y revisa el diseo de proyectos de mejoras.

Afronta alteraciones y crisis.

73

Programa, peticiones para el visto bueno; toda la actividad que este relacionada con presupuestos y

programas de trabajo de los subordinados.

Negocia.

Caractersticas:

Persistencia. Tenacidad, confianza en s mismo y en lo que va a emprender, as como una resistencia ante las
dificultades, aun cuando las condiciones parezcan imposibles.

Visin. La persona que pone en marcha un negocio debe dedicar todo su esfuerzo para lograr sus objetivos.

Creatividad. Es en los cambios e innovaciones donde la imaginacin juega un papel extraordinario.

Comunicacin. Debe tener la habilidad de comunicarse tanto con los miembros de una empresa como con sus
clientes.

Conocimiento y experiencia.

El conocimiento de la administracin y de las relaciones humanas es

fundamental para combinar y optimizar los recursos.

Otras cualidades. Debe ser dirigente: buen juicioso, don de mando, apreciar el valor, etc.

Control

El "control interno" es una expresin utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas por los
propietarios y directores de empresas o titulares y administradores de entidades pblicas para dirigir y
controlar las operaciones de sus instituciones. Normalmente para una entidad especifica se refiere a su
"sistema de control interno" a pesar de que no existe un sistema definido en forma separada con sus propios

74

procedimientos, normas, manuales, etc., siendo los procedimientos y procesos de control interno incluidos en
todos los dems sistemas administrativos y operativos.

Es importante reconocer la necesidad de canalizar en la direccin deseada los esfuerzos del personal
designado para llevar a cabo la labor de establecer y operar el control. Por lo tanto, aun cuando existen ciertos
principios y requerimientos que deben observarse al calificar y seleccionar el personal adecuado, todos los
otros elementos de control interno estn diseados para "controlar" las actividades de los funcionarios y
empleados de la entidad. En otras palabras, el concepto de control se refiere a la accin y no a la forma.

Las tcnicas especficas empleadas para ejercer un control sobre las operaciones y recursos varan de una
entidad a otra segn la magnitud, naturaleza, complejidad y dispersin geogrfica de las operaciones. Sin
embargo, los siguientes pasos bsicos deben ser parte de un sistema de control eficaz.

1.

Establecer normas, metas u objetivos (criterios).

2.

Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparacin).

3.

Tomar acciones correctivas.

Cada uno de estos pasos implica algn tipo de accin. Su eficacia depende de la competencia y actitud de
todos los funcionarios y empleados directamente encargados de llevar a cabo una tarea y de rendir cuenta de
los resultados.

El proceso administrativo no est en manos de unos cuantos funcionarios, an tratndose de organismos

pequeos. Cubre todos los niveles de supervisin y su eficacia es los resultados de los esfuerzos de muchos
funcionarios empleados.

La esencia del control est en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las operaciones. Dichas
medidas incluyen el corregir las deficiencias y adaptar las operaciones para que estn de conformidad con las
normas prescritas o con los objetivos perseguidos.

75

El control es consustancial a todos los actos y procesos administrativos de una entidad, de tal forma que no se
puede ni debe concebirse separadamente. El trmino "control" se emplea en una amplia gama de sentidos y
aplicaciones; por tal motivo, para enfocarlo en el contexto de la entidad, se emplea el trmino "control
interno" para dar nfasis a su naturaleza interna en la entidad, pudindose agregar el trmino "gerencia" con
fines de enfatizar en la responsabilidad principal de la gerencia por el funcionamiento efectivo de todos los
niveles.

1.

Formulacin de objetivos

El primer paso es determinar lo que se desea lograr, expresando normalmente en trminos de objetivos. Un
objetivo puede ser establecido a nivel elevado en trminos generales o puede establecerse a un nivel inferior
en mucho ms detalle.

Frecuentemente objetivos a niveles ms inferiores son considerados como normas. Muchas veces existen
diferencias de opinin sobre la definicin de objetivos y de metas. En la realidad una definicin exacta no es
tan importante, en todo caso debe existir algo determinado que tiene que ser logrado y lo importante es la
validez del objetivo, meta o norma. La evaluacin de validez incluye el cuidado al desarrollarlo si es lo
suficientemente especfico, si hay acuerdo general respecto a su aplicabilidad y el grado al cual su logro
puede ser medido. Asimismo, la efectividad del proceso de control est vinculada directamente con lo
adecuado de los objetivos establecidos.

Es la medicin de las actividades de los subordinados para asegurar que los eventos se ajustan a los

planes.

Es la medicin de los resultados obtenidos y confrontacin con los resultados esperados, analizando

las desviaciones.

Establecimiento y fijacin de la ms convenientes base y reas de capacitacin de datos.

Elaboracin de procedimientos ms adecuados para la medicin de la actuacin.

Evaluacin y determinacin de las desviaciones, mediante la confrontacin de resultados alcanzados

con los esperados.

Fijar las bases y el aspecto formal de las informaciones para facilitar la toma de decisiones y la

aplicacin de las medidas correctivas.

Emplear adecuadamente los controles: financieros (presupuesto, contabilidad, estadstica, etc.) y

administrativos (relacin de estndares de eficiencia, reporte de cumplimiento, estadstica etc.).

76

El campo de control en los ltimos aos dada la importancia que tiene el aspecto control interno, se ha dado
por dividir a este en dos ramas:

El control administrativo: Que es el que debe observar y aplicar en todas las fases o etapas de proceso
administrativo.

El control contable: Orientado fundamentalmente hacia el control de las actividades financieras y contables
de una entidad.

El proceso de Control no puede existir si no existen objetivos, metas, normas o criterios. Si no se conocen los
resultados deseados es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos ni evaluar el grado de su
alcance. Por esta razn el concepto de Control Interno esta ntimamente vinculado con la aplicacin de
"gerencia o administracin por objetivos", a veces denominado "gerencia por objetivos y resultados" para dar
nfasis a los resultados concretos.

Los siguientes son algunos componentes bsicos de control interno que son necesarios para su eficaz
funcionamiento:

Un deseo bsico, necesidad, directiva o disposicin y la autoridad y capacidad para su ejecucin.

Un entendimiento comn de los objetivos perseguidos y de los resultados esperados.

Un plan de organizacin.

Un plan de accin.

Unidades de organizacin con autoridad claramente delimitada.

Evidencia de que se ha asumido la responsabilidad para el ejercicio de tal autoridad.

Identificacin de los objetivos a ser logrados por cada unidad de organizacin y las funciones y

actividades a ser efectuadas para lograrlos.

Establecimiento de polticas que orienten las operaciones, incluyendo polticas pertinentes a control

interno, informacin gerencial y auditoria interna.

Desarrollo de normas de rendimiento factibles a ser cumplidas y preparadas en trminos que faciliten

la comparacin.

77

Revisiones continuas por los niveles superiores, del flujo de operaciones y rendimiento efectivo, por

medio de la observacin directa e informes internos (retroalimentacin), seguidas por decisiones dirigidas a
tomar medidas en cuanto a los cambios propuestos de propsito, alcance y procedimiento.

Exmenes profesionales e independientes efectuados en forma peridica (auditorias internas y

externas) de los objetivos de la entidad, de los logros reflejados en sus actividades, de la presentacin
razonable de su situacin financiera, de los cambios en al misma y de los resultados de sus operaciones
presentados en sus estados financieros; la evaluacin del valor y aceptacin de sus servicios o productos, de la
pertinencia del actual plan de operacin en lo relativo a su ejecucin y rendimiento, as como las
recomendaciones para mejoras, modificaciones, reducciones y posibles eliminaciones.

2.

Medicin de los resultados

Cuando el objetivo ha sido enunciado en trminos a travs de los cuales puede ser medido, el segundo paso de
control es comprobar el rendimiento actual. Es necesario determinar los logros alcanzados en el proceso de
consecucin de los objetivos, debiendo entregarse esta informacin oportunamente a los funcionarios
responsables de tomar decisiones.

3.

Comparacin del rendimiento real con los objetivos

Esto involucra la comparacin de los datos sobre rendimiento real con los objetivos previamente establecidos,
haciendo posible la identificacin de diferencias o variaciones.
Este tipo de comparacin puede efectuarse por perodos actuales cortos tanto como para perodos ms largos.
En la prctica esta comparacin frecuentemente est combinada con el informe de los resultados a travs de
reportes internos presentados en forma comparativa.

4.

Anlisis de las causas de diferencias

El siguiente paso es determinar las causas de las diferencias o variaciones informadas e incluye la
determinacin de varios factores que pueden influenciar en los resultados para medir factores que pueden
influenciar en los resultados para medir el efecto de dichas causas. Se debe determinar en ms detalle los
motivos de variaciones en las actividades operacionales. Es necesario determinar las causas principales as
78

como las subyacentes y a la vez hacerse un juicio sobre la importancia de los factores individuales que
resultan ser causas.

5.

Determinacin de la accin gerencial apropiada

Necesariamente el anlisis de las causas de diferencias est ntimamente vinculado con la determinacin de
las acciones gerenciales apropiadas a ser tomadas. En muchos casos el supervisor responsable efecta dicho
anlisis y en otros casos lo hace la persona que prepara las recomendaciones para acciones gerenciales. La
determinacin de la accin gerencial, en cualquier evento, corresponde a la persona que tiene la
responsabilidad bsica sobre las actividades operacionales involucradas.

A este nivel las alternativas disponibles tienen que evaluarse y es necesario formarse un juicio sobre la accin
especfica que debe tomarse.

6.

Toma de accin

Esta es la implementacin de la accin gerencial decidida. Es necesario emitir las instrucciones necesarias de
manera que incluyan la consideracin del grado de oportunidad, el nivel del personal y la complejidad de las
acciones a tomarse.

La accin a tomarse puede ser algo factible de rectificar rpidamente, por ejemplo, la correccin de un error o
puede extenderse sobre un perodo largo; por ejemplo, la revisin completa de un sistema. En todo caso, es
necesario un seguimiento para determinar si la accin ha sido tomada completamente y con los resultados
deseados.

7.

Evaluacin contina

El ltimo paso en el proceso de control es la evaluacin de los resultados despus de haber implantado las
acciones gerenciales. En efecto esta es una verificacin posterior sobre la solidez de los juicios en que se bas
79

la accin necesaria y la manera en la cual las acciones fueron tomadas. Esta evaluacin continua normalmente
es funcin de la auditora interna, pero tambin puede ser efectuada por auditores externos.

Niveles Bsicos de Control

Los niveles bsicos del control sobre las actividades de las entidades del gobierno es la constitucin del
Estado, cuyas disposiciones gobiernan la estructura y operaciones bsicas del mismo. Este documento
establece su organizacin en poderes legislativos, ejecutivos y judiciales, as como las facultades y
obligaciones de cada uno. Esta separacin de poderes es el fundamento del control.

Control Interno Operacional

El control interno operacional para una entidad o de un rea determinada, implica un proceso cuyos elementos
son los siguientes:

1.

El Desarrollo de los Objetivos: El Primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben

sealar los objetivos de la Unidad y las metas peridicas a alcanzar, que deben estar dentro del marco de los
objetivos y polticas generales de la organizacin como conjunto.
2.

La Efectividad del control interno operacional est relacionada directamente con la forma como se

establecen los objetivos y las metas.

3.

La medicin de los resultados: Una vez establecidos los objetivos y metas, es necesario proveer la

medicin del rendimiento actual para determinar si la unidad est progresando hacia el logro de dichos
objetivos. Esta informacin tiene que estar disponible oportunamente.
4.

Comparacin del rendimiento actual o real con los Objetivos y metas propuestas: Esta comparacin

hace posible la identificacin de diferencias o desviaciones que se pueden emplear para determinar los puntos
dbiles en el proceso.
5.

Anlisis de las causas de las diferentes desviaciones: Determinar por que resultaron las desviaciones

significativas.
6.

La determinacin de la accin gerencial apropiada: Al analizar la situacin es necesario determinar

que accin correctiva debe tomar la gerencia respecto a las desviaciones de los objetivos.
7.

La toma de accin: La accin correctiva debe ser tomada lo ms rpido posible para concordar las

operaciones reales con los objetivos.

80

8.

Revisin continua: Despus de haber efectuado la accin correctiva es necesario efectuar un

seguimiento para asegurar si ha sido efectiva y si han surgido otras desviaciones.

El plano funcional

En este plano se examina y evala cmo y de qu forma realiza la organizacin sus actividades productivas,
para lo cual el Auditor se puede valer de herramientas tales como los organigramas, mapas funcionales,
cuadros de distribucin de trabajo, diagramas de flujo, entre otros. Uno de los fines ms importantes de la
investigacin de este plano, es el determinar cmo poder mejorar y hacer ms efectivos los procesos
productivos de la organizacin.

Descentralizacin de Funciones

Se considera como la dispersin de los trabajadores y de las instalaciones fsicas de una empresa. La
descentralizacin o desconcentracin requiere definicin de la delegacin de autoridad y coparticipacin de la
responsabilidad:

Precisin de la descentralizacin. Es el establecimiento de unidades alejadas del tronco o lugar

matriz.

Niveles de autoridad en la descentralizacin.

El problema ms delicado es que se sigue

compartiendo la responsabilidad, y si bien se concedi la autoridad a las descentralizadas, no se les puede

eximir de un control o supervisin que garantice un cumplimiento homogneo.

Precisin de la desconcentracin. Busca la localizacin de los que demandan productos o servicios.

El establecimiento de sucursales acerca a los demandantes pero impone limitaciones a la operacin de estas
unidades.

Niveles de autoridad en la desconcentracin. No recibe autoridad, sino en una proporcin que

permite atender los asuntos ms fciles y que no comprometan la autoridad central.

Niveles de responsabilidad en la desconcentracin. Es en la magnitud de la autoridad concedida y

tambin ser supervisada aunque implica menos riesgo.

Problemtica de la descentralizacin. La transferencia de autoridad y de responsabilidad hace

necesario establecer un sistema adecuado de supervisin y vigilancia.

81

Problemtica de la desconcentracin. Las limitaciones de autoridad y de responsabilidad para las

unidades desconcentradas no permiten flexibilidad de operacin y crean problemas en los demandantes.

Tendencia a la autocracia Benevolente en Mxico. Resultante de una problemtica histrica y de una

realidad social que favorece las actitudes centralistas, poder ilimitado.

Al realizar la desagregacin de las funciones resulta til identificar lo que debe hacerse (los resultados de la
actividad) para alcanzar el resultado que se espera lograr en la funcin que se est desagregando. Los
desgloses derivados de una determinada funcin deben ser los suficientes y los necesarios para el logro de la
funcin que les dio origen.

Delegacin de autoridad

La autoridad es el adhesivo de la estructura de la organizacin, el vnculo que la hace posible, los medios
mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades bajo el mando de un administrador y se puede
fomentar la coordinacin de las unidades organizacionales. Es la herramienta con la que el administrador esta
en posibilidad de ejercer su discrecionalidad y de crear un ambiente para el desempeo individual. Algunos de
los principios ms tiles de la organizacin estn relacionados con la autoridad.

Cuanto ms clara sea la lnea de autoridad desde el puesto administrativo ms alto de una empresa cada
puesto subordinado, ms clara ser la responsabilidad para tomar decisiones y ms eficaz la comunicacin
organizacional. La autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su
capacidad de cumplir los resultados esperados.

La responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la implcita en la autoridad delegada, ni debe ser
menor. El mantenimiento de la delegacin requiere que las decisiones propias de la autoridad de los
administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de hacerlas ascender por la estructura de la
organizacin.

La autoridad de una empresa debe ejercerse mas como producto de una necesidad de todo el organismo
social, que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. Al transmitirse una orden, deben seguirse

82

los conductos previamente establecidos y jams saltarlos sin razn y nunca de manera constante. Hay varios
tipos de autoridad:
Jurdica, que se divide en:

1. - Formal.

Es aquella que se recibe de un jefe superior para ser ejercida sobre otras personas o

subordinados.
2. - Operativa. Es aquella que no se ejerce directamente sobre las personas, sino ms bien da facultad para
decidir sobre determinadas acciones.

Moral, se divide en:

1. - Tcnica. Es aquella que se tiene en razn del prestigio y la capacidad que dan ciertos conocimientos,
tericos o prcticos, que una persona posee en determinada materia.
2. - Personal. Es aquella que poseen ciertas personas en razn de sus cualidades morales, sociales, etc.

El plano estructural

Podramos decir, sin temor a equivocarnos, que muchas de las Firmas o Empresas actuales, todava sufren
influencias de tales organizaciones ancestrales. Una de las caractersticas de la Administracin actual, es el
cambio constante; el cual se aplica a ste plano estructural, en tanto las estructuras organizacionales deben
investigarse con el fin de mejorarlas cada vez, y as brindar al cliente un servicio que llene sus expectativas.

Elementos de la Estructura

1.

Autoridad: Derechos y deberes inherentes a una posicin de jefe para dar rdenes y esperar que sean

obedecidas.
2.

Especializacin: Grado en que las tareas en la organizacin se subdividen en puestos separados.

3.

Departamentalizacin.

83

Identificacin y clasificacin de las actividades.

Agrupacin de dichas actividades para cumplir los objetivos de la organizacin.

Asignacin de las actividades a administradores con autoridad para supervisarla.

Establecimiento de la coordinacin horizontal y vertical.

Entender que no hay un esquema Universal.

Por funcin empresarial.

Geogrfica: Empresas de Gran Envergadura Geogrficamente dispersas.

Se aplica, generalmente a las funciones de Produccin y Ventas mas no as a Finanzas.

Matricial:

La

estructura

matricial

crea

lneas

dobles

de

autoridad;

generalmente

combina

departamentalizacin funcional con la de producto.

Cadena de Mando: Se refiere a la Lnea de toma de decisiones: Por ejemplo del Gerente General al Gerente
de Finanzas al Jefe de Tesorera al Contador de Tesorera.

Tramo de Control: Es la respuesta a: Cuntos subordinados tiene un jefe?

Centralizacin / Descentralizacin

Hablamos de Centralizacin o Descentralizacin cuando vemos si la toma de decisiones se concentra o se

reparte.

Estructuracin de un Puesto
Un puesto esta altamente estructurado cuando podemos describir un conjunto finito y claro de actividades
rutinarias. Ejemplo: Un trabajador en lnea de ensamblaje. Un puesto con tendencia a la in estructuracin es
aquel que es diverso y que no puede ser descrito en trminos de rutinas claramente definidas.
84

Diseos Organizacionales ms comunes:

Simple. Bajo grado de departamentalizacin, grandes tramos de control, autoridad centralizada y poca
formalizacin

Burocracia. Operaciones altamente rutinarias que se alcanza por especializacin, muy formalizada, tareas por
departamentos funcionales, autoridad centralizada, cortos tramos de control y cadena de mando para la toma
de decisiones.

Matricial. Crea lneas dobles de autoridad, combina la departamentalizacin funcional con la de producto.

Nuevas tendencias de estructura:

Equipos.- El uso de equipos como base del diseo para coordinar y ejecutar las actividades de trabajo.

Virtual.- Organizacin central, pequea, que contrata externamente sus principales funciones de
Negocios.

Organizacin sin fronteras.- Busca eliminar la cadena de mando, tiene tramos de control ilimitados y
reemplaza los departamentos con equipos facultados.

Facultados.- que tiene poder (en base a delegacin para la toma de decisiones, capacitacin, etctera.)

Bases de las diferencias estructurales

Estrategia.

Tamao de la organizacin.
85

Tecnologa.

Ambiente.

El plano del comportamiento

Las organizaciones ya han aceptado que su recurso ms valioso y preciado es el Humano. Los investigadores
actuales prestan una especial atencin a este factor como uno de los ms crticos en la gestin de una empresa.
Las relaciones interpersonales, tanto formales como informales, son las que se investigan en este plano; ya no
observando al humano como una simple mquina productiva, sino como una de las partes ms importantes de
la empresa a la cual hay que mantener, desarrollar y potencializar. Las empresas actuales, concientes de la
importancia del recurso humano, han implementado programas de Desarrollo Organizacional con el fin de
preparar para el cambio a sus apreciados colaboradores, concomitantemente con una efectiva capacitacin
tcnica.

El Comportamiento humano y el sistema social

El Criterio importante es la accin administrativa de la conducta del ser o seres humanos. Todo lo que se
logra la forma en que se logra y por qu se logra es visto en elacin a su impacto e influencia sobre la gente
que, segn se cree, constituye la entidad realmente importante de la administracin. La administracin no lo
hace, hace que otros lo hagan.

Se consideran al individuo como un ente sociolgico, y el problema al que se enfrenta el gerente va desde
comprender y lograr los mejores esfuerzos de un empleado satisfaciendo sus necesidades sicolgicas, hasta
entender toda la gama de la conducta sicolgica, hasta entender toda la gama de la conducta sicolgica de los
grupos representantes de toda la administracin.

La fuerte tendencia en esta direccin ha popularizado la designacin de la escuela administrativa

organizacin-comportamiento.
La influencia de la conducta es vital e incuestionable en el estudio de la administracin, en donde se han
realizado contribuciones significativas: ejemplo, el nfasis sobre la participacin, por medio del cual un
86

gerente trata de obtener de sus subordinados que tomen una parte activa en el proceso de la formacin de
decisiones. El campo del comportamiento humano es amplio que hasta duplica el rea de la administracin.

1.8.2.2 Principales reas funcionales

Las reas de responsabilidad conocidas tambin como, departamentos o divisiones, estn en relacin directa
con las funciones bsicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. De dichas reas de
responsabilidad, actividades, funciones y labores homogneas ms usuales y comunes de todas las empresas
son ventas, mercadotecnia, produccin, compras, inventarios, recursos humanos y finanzas.

Trabajo de Revisin:

Tome el organigrama con el que cuenta la empresa.

Describa la organizacin a partir del organigrama.

Mencione las tendencias de dicha organizacin. Como por ejemplo: velocidad en la toma de

decisiones, cmo influye sobre las personas, etc.

Compras

Las compras constituyen una operacin de primordial importancia dentro de las empresas. El costo y
abastecimiento de los artculos que se adquieren para su reventa o su transformacin es factor determinante en
los resultados econmicos de la empresa, por la influencia que suelen tener en el costo total.

El propsito de la auditoria operacional-administrativa es establecer el grado de desempeo dentro de esta

rea encaminado al a satisfacer el objetivo establecido por la administracin.

Definicin y caractersticas

87

La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos
necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de sus objetivos.
Caractersticas de funciones especficas del rea compras:

Realizar el contrato con el proveedor (es decir, efectuar la operacin de adquisicin del servicio).

Seguimiento de la compra.

Registros y archivos.

Localizacin y seleccin de fuentes de aprovisionamiento.

Desarrollo de proveedores.

Caractersticas de funciones generales del rea.

Conocimiento del producto / servicio que se elabora / presta y del mtodo para hacerlo.

Conocimiento de la planta y de todos los procesos y subsistemas que operan en la misma.

Aseguramiento de la calidad y cantidad de envos realizados por proveedores de materiales, partes o

piezas muy especiales.

Reclamos por atrasos y calidad no adecuada.

Conocimiento de las normas de derecho atinentes a contratos de compra venta.

Conocimiento general del mercado.

Mantenimiento de registros actualizados sobre tecnologa y tendencia general de la economa del

pas.

Funciones de dactilografa, convencional o computarizada.

Operacin de computadoras, para apoyo de la propia gestin.

Conocimiento de los factores que inciden en el costo de fabricacin.

Estructura organizativa:

Por producto (materia prima).

Por fbrica o planta.

Combinada: cada fbrica o planta adquiere las materias primas que requiere para el proceso

respectivo. En todos los casos, dependiendo del tipo de producto, su participacin relativa y el tamao de la
empresa.

Ubicacin en la estructura organizativa integral:

88

Dependiendo de la gerencia general, como un departamento o rea. Esta ubicacin es recomendable cuando
se trata de materias primas muy escasas o crticas (metales y piedras preciosas, petrleo, materiales
estratgicos para la defensa), o cuando la negociacin de compras implica volmenes econmicos muy
significativos, o cuando los productos adquiridos son partes, componentes o subconjuntos esenciales para la
fabricacin de los productos finales.

Dependiendo de la gerencia de operaciones. Si las materias primas requeridas deben tener una calidad
especial, o bien caractersticas fsicas o qumicas particulares, el rea compras debe ser ubicada en
Produccin, porque se requieren conocimientos cientfico tcnicos para evaluar el control de la calidad de
ingreso.

Dependiendo del rea de administracin central.

Relaciones de compras con otras subreas y reas de la empresa:

Con ingeniera del producto.

Con ingeniera industrial.

Con mantenimiento.

Con higiene y seguridad industrial.

Con finanzas de la empresa.

Con control de calidad.

Las relaciones se establecen en base a las solicitudes de adquisicin de bienes / servicios que las subreas
hacen a compras y la informacin provista por compras sobre existencia de los solicitado, o bien de sustitutos.

Preguntas que un gerente de compras debe responder para lograr xito en su gestin:

Qu comprar? Ingeniera del producto, ingeniera industrial, mantenimiento, higiene y seguridad

industrial y control de calidad requieren: materias primas, maquinarias, instalaciones y equipos, elementos de
proteccin para los operarios y para bienes del activo fijo, materiales y equipos para efectuar controles de
calidad.

Dnde comprar? Es necesario llevar registros de proveedores.

Cunto comprar? Aplicar tcnicas de investigacin operativa.

89

Cunto comprar? Aplicando las mismas tcnicas mencionadas.

Cmo comprar? La utilizacin de una metodologa para efectuar las compras, el conocimiento de

diferentes formas de hacerlo (compra directa, licitacin) y las normas financieras fijadas por la empresa.

Planeamiento de requerimiento de materiales (MRP): es un sistema costoso cuya utilidad es significativa en

los casos de empresas productoras de lneas muy variadas y extensas, o bien, en casos de productos integrados
por una gran variedad de partes, piezas o componentes. Permite contar con informacin muy precisa en
tiempos relativamente breves, lo que posibilita la toma de decisiones en tiempo real.

Subrea Mantenimiento o ingeniera de planta.

Tipos de mantenimiento:

Preventivo.

Correctivo.

Predictivo.

La existencia de un programa de mantenimiento preventivo es la nica garanta de eficacia y eficiencia,

porque el programa establece con claridad:

1.

Qu mquinas, equipos e instalaciones deben controlarse peridicamente.

2.

Cmo, cuando, dnde y quines deben realizar esta tarea.

Divisin de la estructura organizativa:

Mantenimiento de edificios.

Mantenimiento elctrico.

Mantenimiento mecnico.

Mantenimiento electrnico.

PCP del rea. Otros registros.

90

Existen situaciones en las cuales se verifica la necesidad de conocimientos cientficos y tcnicos

especializados, a efectos de realizar estudios de mtodos y las distribuciones fsicas de planta. En estos casos,
actan profesionales de la ingeniera, quienes sern los responsables del futuro mantenimiento. De all la
denominacin de ingeniera de planta. Existen software especiales para el rea mantenimiento, diseados
operativamente en base al funcionamiento de PCP y a conocimientos tcnicos y cientficos de mecnica,
electricidad y otras ciencias.

Alcance de la revisin

La operacin de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:

Proponer objetivos, polticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.

Formular en plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades de

produccin, ventas, condiciones y ciclos de mercados, etc.

Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicos que integran la operacin

de compras y proponer los cambios pertinentes.

Establecer y actualizar el registro de precios y condiciones de compras de los diversos artculos, que

de manera repetitiva, requieren la empresa y mantener informacin histrica de estos artculos.

Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artculos y servicios que las

diversas reas de la empresa requieran.

Vigilar los departamentos que solicitan la adquisicin de algn artculo lo hagan cumpliendo con los

requisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones adecuadas de los artculos requeridos y con la
oportunidad que permita su abastecimiento normal.

Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los artculos y

servicio.

Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisicin de cada artculo requerido.

Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artculo requerido, as como las

propias su empresa, garanticen una compra ptima al menor costo y aseguren el abastecimiento ptimo de los
artculos adecuados.

Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades,

especificaciones, tiempo, precio y dems condiciones de entrega.

Presentar reclamaciones y en su caso hacer la devolucin de artculo surtidos en desacuerdo con lo

pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que
presenten los proveedores.
91

Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago a proveedores considerando las

condiciones de Tesorera de la empresa para aprovechar al mximo las posibilidades de negociacin de las
compras.

Coordinar sus actividades con reas relacionadas, principales, produccin, ventas, almacenes, control

de calidad y tesorera.

El objetivo de la auditoria operacional-administrativa de compras es examinar las actividades que integran

con el propsito de mejorar controles operativos componentes y la propia eficiencia del desarrollo de dichas
actividades.

Mercadotecnia y/ o comercializacin

La mercadotecnia representa tanto los esfuerzos que requiere tanto para satisface necesidades del vendedor
como las carecas del comprador. La mercadotecnia es gran escala regula el paso de la produccin en gran
escala. Deben encontrarse mercados masivos, deben ser servidos y satisfechos para que los negocios
modernos prosperen y cubran sus obligaciones.

El uso del enfoque de funciones permite flexibilidad al gerente de mercadotecnia para hacer frente a los
problemas de una situacin individual. Con frecuencia el problema es separado y distintito para cada miembro
de una lnea de productos por empresa. Ms an, la exigencia de un rea mercantil puede deferir totalmente
de los de otra rea. Adems las condiciones competitivas vararan de producto a producto y de zona a zona.

Definicin y caracterstica

La administracin de mercadotecnia es el proceso de planear y ejecutar la concepcin, fijacin de precios,

promocin y distribucin de ideas, mercancas y servicios para dar lugar a intercambios que satisfagan
objetivos individuales y organizacionales.

La administracin de la mercadotecnia es la respuesta de un gran problema de halar una distribucin adecuada

y econmica de los productos o servicios. Estimular la demanda y llegar llega a los clientes potenciales que
92

necesitan los productos o servicios constituye un reto para los gerentes de mercadotecnia. Como resultado, se
intenta nuevas ideas y nuevos mtodos y nuevos productos, se han intentado y se seguir intentando. Todas
las actividades de una empresa que tiende a mantener un flujo constante de bienes y servicios del productor al
consumidor.

El mercado globalizado significa que las empresas pueden confiar en un mercado potencial mucho mayor
donde ofrecer sus bienes y servicios, pero donde debern enfrentar una muy considerable cantidad de
competidores. El deterioro del ambiente presenta incontables oportunidades para empresas capaces de
concebir mtodos ms efectivos para depurar de contaminantes el entorno ambiental; la negligencia respecto a
la infraestructura ofrece oportunidades para las industrias como la construccin, el transporte y las
comunicaciones.

El estancamiento econmico y la recesin favorecen a las empresas capaces de producir y comercializar sin
necesidad de apoyos. La carencia de mano de obra calificada plantear retos importantes a empresas
educativas y que se ocupan de la capacitacin, para que diseen programas efectivos que contribuyan a
perfeccionar las destrezas humanas.
Es una funcin trascendental ya que a travs de ella se cumplen algunos de los propsitos institucionales de la
empresa. Su finalidad es reunir factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor
quiere, desea y necesita, distribuyndolo en forma tal, que est a su disposicin en el momento oportuno, en el
lugar preciso y al precio ms adecuado.

Principales Funciones Del Departamento:

1. Investigar el mercado.
2. Precio.
3. Distribucin y logstica.
4. Administracin de venta.
5. Comunicacin (promocin de ventas, publicidad y relaciones pblicas).
6. Estrategias de mercadeo.
7. Planeacin y desarrollo del producto (empaque y marca).

93

Importancia de su Revisin

La mercadotecnia es vital para la mayora de las empresas. Por lo general, para que una empresa subsista, los
productos o servicios que ofrecen deben estar de acuerdo con lo que los clientes desean, pueden y quieren
comprar. La mercadotecnia tambin es amplia, afecta hasta cierto grado a casi todas las empresas y concierne
a casi todas las personas. La mercadotecnia representa los esfuerzos que se requieren tanto para satisfacer las
necesidades del vendedor como las carencias del comprador.

Por todo lo anterior, es que se considera a esta rea como un departamento de vital importancia en una
organizacin, lo que implica que la auditoria Interna juega un papel muy importante.

Peter Drucker expone que "puede suponerse que siempre habr necesidad de vender algo". No obstante, el
objetivo de la mercadotecnia es hacer que las ventas sean superfluas. El objetivo de la mercadotecnia es
conocer y comprender tan bien al cliente que el producto o servicio se adecue a l y se venda por s mismo.
En su acepcin ideal, la mercadotecnia debe dar por resultado un cliente que est listo para comprar, en cuyo
caso todo lo que se requerir es que el producto o servicio se encuentre disponible".
De esta manera, las ventas, para que sean efectivas, deben estar precedidas de varias actividades de
mercadotecnia, como la evaluacin de las necesidades, investigacin de mercado, desarrollo del producto,
fijacin del precio y distribucin.

Alcance de la revisin.

Dentro del departamento de mercadotecnia el auditor debe tener un alcance amplio, verificando los canales de
distribucin e investigacin de los mismos. Puntos esenciales que el auditor debe considerar, la verificacin
de:

La planeacin de la mercadotecnia.

Programas publicitarios, que maximicen la efectividad total de la publicidad.

Los productos que se hayan colocado recientemente en el mercado y el resultado de estos.

El trabajo del control de la mercadotecnia.

94

Finanzas

Definicin y caractersticas

Es de vital importancia sta funcin ya que todas las empresas trabajan con base en constante movimiento del
dinero. Esta rea se encarga de obtencin de fondos y del suministro de capital que se utiliza en el
funcionamiento de la empresa procurando disponer con medios econmicos necesarios para cada uno de los
departamentos, con el objeto de funcionar debidamente. Esta rea de finanzas tiene implcito el objeto del
mximo aprovechamiento y administracin de los recursos financieros, que comprende las siguientes
funciones:

1. Financiamiento: planeacin, financiera, relaciones financieras, tesorera, obtencin de recursos,

inversiones.
2. Contralora: contabilidad general, contabilidad de costos, presupuestos, auditoria interna, estadstica,
crdito y cobranzas e impuestos.

Caractersticas

La administracin, incluyendo el control de las finanzas de un ente pblico, se relaciona con

decisiones que requieren un conocimiento completo de implicaciones de responsabilidad. Sus caractersticas

de la responsabilidad de finanzas.

Asegurarse que el dinero es gastado o invertido con el debido cuidado en trminos de economa,

eficiencia y eficacia.

Proveer seguridad mediante controles que protegen los activos o derechos de la entidad o de terceros

en poder de la misma.

Asegurar que el dinero es recaudado y desembolsado de acuerdo con las normas legales.

Importancia

Las finanzas representan un asunto de capital importancia en muchas actividades administrativas. Se requiere
dinero para cubrir la nomina, para la compra de materia prima, para equipar una planta con la maquinaria
requerida y para vender a los clientes y esperar el pago hasta una fecha posterior.
95

Las finanzas hacen posible afrontar esas necesidades esenciales, y su administracin es de vital importancia.
Es la planeacin bsica de las necesidades y uso de fondos de una Empresa obteniendo fondos necesarios y
aplicndolos para fines rentables. Puesto que todas las reas de las empresas necesitan y utilizan fondos, la
funcin que desempea el administrador financiero es de suma importancia para todos los diversos sectores
de la administracin de la empresa ya que este participa en mtodos y polticas recomendables para la
dinmica de su economa y las posibles funciones concernientes de teoras y principio bsicos universalmente
en forma legal de negocios, resolviendo problemas con confianza y habilidad.

Como ya se mencion, el requerimiento de evaluar el cumplimiento de la responsabilidad, siempre implicar

examinar la calidad del sistema de informacin que genera datos financieros, operativos o administrativos
segn aplique. En lo que tiene que ver con la generacin de informacin financiera, debe entenderse que para
estudiar la responsabilidad es requisito auditar los Estados Financieros como una base para "rendir cuenta".
Sin embargo, debido a que stos no revelan condiciones de desempeo de factores distintos a los financieros,
es necesario ampliar el alcance para estudiar, mediante la Auditoria Operacional, la eficiencia, la eficacia y la
economa.

En trminos de lo que aporta la metodologa de la Auditoria Financiera, es necesario recordar algunas de las
condiciones financieras ms importantes que necesariamente estn presentes en las operaciones de las
entidades pblicas. En trminos de sistema de control, las responsabilidades se pueden cumplir mediante La
formulacin de planes, programas y presupuestos para adquirir y utilizar recursos de una manera costoefectiva.

El diseo de medidas de proteccin contra desperdicio, prdida y fraude a travs de controles como la
segregacin de funciones y el diseo y cumplimiento de controles dirigidos a racionalizar los riesgos en el
proceso de las transacciones y en el mantenimiento y manejo de activos.

El acatamiento de las normas de autoridades financieras, incluyendo el diseo de polticas, procedimientos y

controles que provean razonable seguridad de que se cumpla con las normas mencionadas. La preparacin y
suministro de informacin de apoyo para la toma de decisiones, incluyendo aspectos como costo real y
estndar, anlisis de impacto de los costos e inversiones en el mediano y largo plazo y el uso de los fondos.

96

La preparacin y suministro de informacin financiera para apoyar las operaciones, como presupuesto,
sistemas y polticas contables, para asegurar una adecuada y oportuna disposicin de datos para los Gerentes,
alertndolos sobre desviaciones de los presupuestos y la necesidad de modificar los planes y programas,
polticas y operaciones. Cuando las operaciones se relacionan con recaudo o recuperacin de costos, la
informacin financiera puede ayudar a identificar recursos adicionales para recaudar o recuperar
oportunamente.

El diseo de informacin apropiada para la rendicin de cuentas, involucra establecer controles para asegurar
la confiabilidad, oportunidad y seguridad de la informacin que debe reportarse a los entes de control y en su
caso a la Asamblea Nacional, de tal forma que se facilite la evaluacin del cumplimiento de
responsabilidades.

Alcance de la revisin

El control interno financiero comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que
conciernen a la custodia de los recursos, as como a la verificacin de la exactitud y confiabilidad de los
registros e informes financieros. Este control debe estar proyectado a dar una seguridad razonable de que:

Las operaciones y transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfica de la

administracin, dichas transacciones se registran adecuadamente para permitir la preparacin de estos estados
financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados y otros criterios aplicables
a estos estados (ejemplo: ciertos dispositivos legales).

El acceso a los bienes y/o el movimiento de los mismos, solo es permitido previa autorizacin de la

administracin.

Los asientos contables se hacen para controlar la obligacin de responder por los recursos y que

adems el resultado de su registro se compara peridicamente con los recursos fsicos. Por ejemplo: las
tarjetas de control de inventario perpetuo de suministros con los recuentos fsicos tomados por la entidad.

Produccin u operacin

97

Una de las primeras reas a las cuales se aplicaron tcnicas administrativas cuantitativas y cualitativas fue a la
administracin de la produccin. Los representativos de control de calidad estadstico evaluacin tcnicas de
control en programa.

Se considera uno de los departamentos ms importantes ya que formula y desarrolla los mtodos ms
adecuados para la elaboracin de productos, suministrar y coordinar: mano de obra, equipo e instalaciones,
materiales y herramientas requeridas.

Alcance de revisin

Es representativo el control de calidad estadstico; tcnico de estudio para la evaluacin del programa,
distribucin de las instalaciones para la produccin, programacin lineal de varias formas, programacin de
computadoras y centro de programas de compras.

Funciones

1.

Ingeniera del producto.

2.

Ingeniera de la planta.

3.

Ingeniera industrial.

4.

Planeacin y control de la produccin.

5.

Abastecimiento.

6.

Fabricacin.

7.

Control de calidad.

Una de las primeras reas a las cuales la direccin le aplica tcnicas administrativas cuantitativas y
cualitativas fue a la administracin productiva. En el proceso de produccin esta dividido por entrada
(insumo), proceso (elaboracin del producto y sus etapas

en conjunto de polticas, procedimientos, la

maquinaria y la mano de obra en su conjunto) y la salida que es cuando se obtiene el producto final.

Recursos Humanos
98

Definicin y sus funciones

El objeto del rea es conseguir y conservar un producto humano de trabajo cuyas caractersticas vayan de
acuerdo con los objetivos de la empresa a travs de un programa adecuado de reclutamiento, de seleccin, de
capacitacin y desarrollo.

Son funciones principales:

Contratacin

empleo:

Reclutamiento,

seleccin,

contratacin,

induccin,

promocin,

transferencias, ascenso.

Capacitacin y desarrollo: Entrenamiento, capacitacin y desarrollo

Sueldos y salarios: Anlisis y valuacin de puestos, calificacin de mritos, renumeraciones y

vacaciones.

Relaciones laborales: Comunicacin, contratos colectivos de trabajo, disciplina, investigacin de

personal, relaciones de trabajo.

Servicios y prestaciones: Actividades recreativas, actividades culturales, prestaciones.

Higiene y seguridad industrial: Servicio mdico, campaas de higiene y seguridad, ausentismos y

accidentes.

Planeacin de recursos humanos: Inventario de recursos humanos, rotacin, auditoria de personal.

El rea de administracin del personal o recurso humano dirige su atencin al reconocimiento de los
problemas administrativos desde el punto de vista del personal en su efectividad, as como su trabajo se dice
que es la clave del xito.

Esta rea le incumbe concebir y conservar un equipo humano satisfactorio y

satisfecho.

Importancia

Cubre todas las actividades que lleva a cabo este departamento, as como las actividades de personal que
llevan a cabo los gerentes de lnea. Puede incluir a una divisin de la compaa o a toda la organizacin.
Proporciona retroalimentacin sobre la forma en que los gerentes de lnea estn cumpliendo sus funciones de
personal, as como sobre el desempeo de los especialistas del departamento encargado de esta materia.
99

Caractersticas

Identificar a la persona responsable de cada actividad.

Determinar los objetivos postulados por cada actividad.

Verificar las polticas y los procedimientos que se utilizan para el logro de esos objetivos.

Efectuar muestreos de los registros del sistema de informacin sobre el personal para determinar si

se estn aplicando adecuadamente las polticas y los procedimientos.

Preparar un informe especificando nuevos objetivos, polticas y procedimientos.

Desarrollar un plan de accin para corregir las desviaciones en objetivos, polticas y procedimientos.

Efectuar seguimiento del plan de accin.

Ventajas

Se identifican las contribuciones que hace el departamento de personal a la organizacin.

Se mejora la imagen profesional del departamento de personal.

Se aliena al administrador del personal a asumir mayor responsabilidad y actuar en un nivel ms alto

de profesionalismo.

Se esclarecen las responsabilidades y los deberes del departamento.

Se facilita la uniformidad de las prcticas y las polticas.

Se detectan problemas latentes potencialmente explosivos.

Se garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales.

Se reducen los costos en recursos humanos mediante prcticas mejoradas.

Se promueven los cambios necesarios en la organizacin.

Alcance de la Revisin

Auditoria de las funciones de personal de los gerentes de lnea:

En una auditoria global de la situacin de personal de una compaa, se considera la manera en que los
gerentes de lnea llevan a cabo su funcin de personal y la manera en que se aplican las polticas y
procedimientos. Si los gerentes ignoran alguna regla o no la cumplen, la auditoria debe detectar esa
irregularidad y proceder a realizar las recomendaciones para aplicar medidas correctivas. El cumplimiento de
las obligaciones legales es especialmente importante.
100

Auditoria del nivel de satisfaccin de los empleados:

A fin de evaluar la manera en que se estn atendiendo las necesidades de los empleados, el departamento de
personal obtiene informacin sobre niveles salriales, prestaciones, prcticas de los supervisores, asistencia en
la planeacin de la carrera profesional y la retroalimentacin que los empleados reciben de su desempeo.

Tcnicas de investigacin para auditar la administracin del rea de recursos humanos.

Las actividades del departamento de personal se evalan mediante procedimientos de investigacin derivados
de los avances logrados en las ciencias sociales, como la sociologa. El objetivo de la investigacin del
departamento de personal es el mejoramiento de la administracin de los recursos humanos de la
organizacin.

Enfoque comparativo:

El equipo de evaluacin compara la divisin, seccin o departamento con otra entidad anloga, a fin de
identificar reas de desempeo insuficiente.

Este enfoque se emplea para la evaluacin del ausentismo, la tasa de rotacin y los niveles salriales. Tambin
cuando se est poniendo a prueba un nuevo sistema.

Consultora externa:

Los estndares establecidos por el consultor (o los derivados de las estadsticas que publican las revistas
especializadas) sirven como parmetro para el comit de evaluacin.

Enfoque estadstico:

101

A partir de los registros existentes, el comit de evaluacin genera estndares estadsticos contra los cuales se
evalan los programas y actividades. Suele complementarse con comparaciones hechas respecto a
informacin externa, que puede obtenerse por intercambio con otras compaas o por referencia a estudios
publicados en fuentes especializadas. Esta informacin frecuentemente se expresa en forma de tasas.

Enfoque retrospectivo de logros:

Este mtodo verifica las prcticas del pasado, para determinar si las acciones se apegaron a los requisitos
legales y las polticas y procedimientos de la compaa. El comit de evaluacin examina documentos sobre
contratacin, compensacin, disciplina y evaluacin del desempeo. El objetivo es garantizar la existencia de
iguales normas y procedimientos para toda la organizacin, as como el cumplimiento de las disposiciones
legales.

Evaluacin por objetivos:

Se crean objetivos especficos, respecto a los cuales puede medirse el desempeo. El comit de evaluacin
verifica los niveles reales de desempeo y los compara con los objetivos fijados con anterioridad.

Ninguno de estos enfoques puede aplicarse a todas las actividades de administracin de personal. Lo ms
comn es que los comits de evaluacin empleen varias de estas estrategias, El equipo de evaluacin
proporciona al departamento de personal retroalimentacin sobre los temas examinados y lo mismo hace con
los gerentes de lnea y el personal en general. La retroalimentacin desfavorable conduce a emprender una
accin correctiva que mejora la contribucin a todas las actividades de personal.

Instrumentos para efectuar investigaciones de personal

Existen varias tcnicas para obtener informacin sobre las actividades de administracin de los recursos
humanos. Cada uno de estos elementos proporciona informacin parcial:

102

Entrevistas: los comentarios que derivan de estas entrevistas ayudan al comit de evaluacin a identificar
reas que se pueden mejorar. Las crticas hechas por el personal pueden poner de relieve las acciones que el
departamento deber emprender a fin de satisfacer tanto las necesidades de los empleados como de la
organizacin. La entrevista de salida constituye otra fuente de informacin. Se llevan a cabo con los
empleados que abandonan la organizacin. Los comentarios del empleado se registran en el momento en que
se produce la separacin y el comit de evaluacin estudia posteriormente el documento, para determinar (s
las hubo) las causas de insatisfaccin, as como otros problemas.

Encuestas de opinin: tambin se las denomina sondeos de actitudes. Las entrevistas consumen mucho
tiempo, son costosas y generalmente deben limitarse a pocas personas. Mediante cuestionarios
cuidadosamente preparados se puede obtener una descripcin ms precisa del estado real de determinados
aspectos de la organizacin. Asimismo, es probable que los cuestionarios conduzcan a respuestas ms
honestas y confiables. Son de especial importancia las tendencias que se revelan en el curso de varias
encuestas.

Anlisis de los registros de recursos humanos: se llevan a cabo para asegurarse de estar cumpliendo las
polticas de la compaa y ciertos aspectos legales (de seguridad e higiene, evaluacin de las quejas de los
empleados, evaluacin de la compensacin y de programas y polticas).

Experimentacin de tcnicas de personal: permite la comparacin entre un grupo experimental y uno de

control en condiciones realistas. Hay varios aspectos inconvenientes de la experimentacin. Muchos gerentes
son renuentes a ella, debido al potencial de problemas en la moral del grupo y a la posible desconfianza que se
genera entre los no seleccionados para participar en los programas.

Los empleados que son parte de los grupos experimentales pueden considerarse manipulados. El experimento
puede arrojar resultados que no sean totalmente claros o confiables, debido a cambios en el entorno laboral o
simplemente por el contacto diario y el intercambio de informacin que puede ocurrir entre los grupos.

Informacin externa: las comparaciones con otras organizaciones y con el entorno proporcionan perspectivas
para evaluar las polticas de la compaa. Ciertos datos externos se pueden obtener con relativa facilidad, en
tanto otros requieren considerables esfuerzos. Los datos ms difciles de obtener se refieren a informacin
especializada sobre la competencia.
103

El informe de auditoria:
El comit de evaluacin se sirve de una variedad de instrumentos y tcnicas para determinar la forma en que
se llevan a cabo las actividades de personal. Para que esta informacin resulte til, se compila en un informe
global. El informe de auditoria constituye una descripcin general de las actividades de personal e incluye
tanto recomendaciones como el reconocimiento formal de las prcticas que estn logrando su objetivo.

Contiene varias partes. Una se dirige a los gerentes de lnea, otra a los gerentes que tienen a su cargo
funciones especficas del departamento de personal y la parte final se dirige al gerente general del
departamento de personal. En el caso de los gerentes de lnea, el informe resume los objetivos de personal que
se han postulado, as como las responsabilidades y los deberes de cada gerente.

Entre las responsabilidades y deberes de los gerentes de lnea se cuentan la responsabilidad de entrevistar a
los solicitantes, capacitar a sus empleados, evaluar el desempeo, motivar a su equipo de trabajo y satisfacer
sus necesidades personales.

El informe identifica tambin los problemas de personal. Se destacan las desviaciones respecto a las polticas
vigentes y/o disposiciones legales. Las prcticas insuficientes o errneas se sealan en el informe, junto con
recomendaciones para solucionar los problemas. Los especialistas que manejan aspectos especficos de
contratacin, capacitacin, compensacin y otras actividades tambin necesitan retroalimentacin.

El informe puede contener tambin informacin sobre las actitudes prevalecientes entre los gerentes de lnea
respecto a los programas de personal, en ocasiones con informacin enriquecida mediante estadsticas
externas.

El informe dirigido al gerente de personal contiene toda la informacin dada a los gerentes de lnea y a los
gerentes de departamento de personal. Adems de las actitudes entre gerentes de lnea y empleados respecto
al desempeo del departamento de personal:

Los objetivos del departamento y sus planes para alcanzarlos.

Los problemas de recursos humanos y sus implicaciones.

104

Recomendaciones respecto a los cambios necesarios y la prioridad de cada uno.

Mediante la informacin que contiene el informe de auditoria, el gerente de personal puede lograr

una perspectiva amplia e integral de la condicin de las funciones de personal de su empresa.

La evaluacin permite establecer una estrategia a futuro y sirve como punto de referencia para

futuras evaluaciones.

Ventas

Es el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos del cliente,
atendiendo al mismo tiempo sus objetivos econmicos.

El objeto de la auditoria tiene como objetivo examinar ciertos aspectos administrativos que constituye el
conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operacin de ventas, con el propsito
detectar problemas o deficiencias en los controles operacionales existentes o en la realizacin misma de la
operacin.

La auditoria operacional de ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que
constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de las operaciones de venta con
el propsito de detectar problemas o deficiencias en los controles existentes o en la realizacin misma de las
operaciones, de cuya solucin puede surgir de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa.

Funciones

1.

Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para la venta, dentro de los objetivos

gerenciales de la empresa y vigilar su cumplimiento. Especficamente los objetivos pueden estar relacionados
con el nivel de servicio, el crecimiento de las ventas, su estabilidad, las ganancias, la determinacin de
precios, el tipo de producto, la distribucin, los canales de ventas, etc. Las polticas pueden referirse al
volumen y frecuencia de las ventas, las zonas, las remuneraciones al personal de ventas, etc.
2.

Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos que integran la operacin

de ventas y proponer los cambios pertinentes.

105

3.

Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el lugar en que se necesiten,

oportunamente, en las cantidades convenientes y a los precios correctos.

4.

Identificar las necesidades de los clientes en el campo de accin de la empresa y coordinar con los

dems departamentos involucrados la posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. Para ello, debe

aprovecharse el resultado de investigaciones de mercado efectuadas para conocer sus preferencias y las
condiciones del mercado.
5.

Conocer las caractersticas de sus competidores y condiciones de venta que ofrecen.

6.

Participar en el establecimiento de las listas de precio.

7.

Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y establecer condiciones de

pago.
8.

Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su cumplimiento.

9.

Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca un pedido, hasta que se

hace la entrega del artculo en cuestin, con oportunidad y satisfaccin del interesado.

Esta secuencia incluye la distribucin fsica de los artculos y la seleccin de los canales ms adecuados.

Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar la efectividad de

ambas.

Realizar promociones de ventas.

Llevar registros de clientes que incluyan su historia, necesidades presentes y potenciales y otras

caractersticas convenientes.

Preparar el pronstico de ventas.

Someter a la direccin de la empresa presupuesto de venta y una vez aprobado, explicar

peridicamente las variaciones que tengan. Estas explicaciones permitirn tomar las medidas correctivas
necesarias y retroalimentar el proceso de planeacin.

Establecer estadsticas necesarias, por zonas, lneas, artculos, agentes u otros criterios de

clasificacin, para tener informacin oportuna y suficiente que permita reaccionar adecuadamente ante las
exigencias del mercado.

Seleccionar y mover lneas y/o artculo con mejores mrgenes.

Adiestrar el personal de ventas en la obtencin de sus objetivos, cumplimiento las polticas de

comercializacin y crdito y su aplicacin.

Inventarios

106

Es la existencia fsica y el consumo probable dentro de un lapso corto son generalmente los atributos relativos
de una partida que se identifica como inventario. Las funciones de la divisin de precios, atencin de normas,
recordatorios, controles de inspeccin o almacenaje, funcin del recibo abarcando responsabilidades relativas
a cantidades y calidad, salidas de almacenes y de mercanca.

Las funciones de Inventarios:

1.

Incluir los objetivos, estructura organizacional, polticas y procedimientos de la Administracin de

inventarios, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar cumplimiento.

2.

Definir actividades y funciones que integran la operacin y asignar los recursos materiales y

humanos necesarios.
3.

Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos que integran la

administracin.
4.

Planear y efectuar oportunamente los requerimientos de materiales en base a los programas de

produccin y/o ventas.

5.

Establecer los niveles de inventarios adecuados que aseguren la existencia de materiales en la

calidad, cantidad y oportunidad necesaria.

6.

Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la salvaguarda, custodia,

distribucin acomodo y movimiento de materiales, as como la ptima utilizacin de reas de almacenaje.

7.

Disear la documentacin para controlar los movimientos de existencia y definir el flujo de las

mismas, de tal forma que permita el procesamiento correcto y oportuno de datos.

8.

Implantar sistemas de costos y mtodos de evaluacin para el registro contable de inventarios.

9.

Definir la forma la oportunidad y el grado de detalle y frecuencia de los informes necesarios que

permitan mantener la comunicacin en olas diferentes niveles de la organizacin.

10.

Implantar sistemas de informacin que permita conocer los costos de ordenar, reponer y mantener

los inventarios, as como el costo beneficio atribuible a la dinmica de los inventarios.

11.

Coordinar actividades con reas relacionadas como compras, produccin, ventas, control de calidad

y finanzas, para vigilar e incrementar la productividad.

La caracterstica importante de un inventario fsico es un plan cuidadosamente diseado al que se sujeta el

recuento, listado, precios, multiplicaciones y sumas.

107

Un plan bien trazado, administrado hbilmente, no solo ahorrara trabajo al auditor, sino que justifica su
confianza en los totales a que finalmente se llega. El plan deber ser por escrito y si es posible darse la
oportunidad al auditor de revisarlo cuando todava esta en proyecto, agregando sus sugestiones cuando sea
necesario, estos puntos debern ser semejantes a los siguientes:

Responsabilidad en general.

Fecha y formas.

Localizacin de existencia.

Adiestramiento del empleado.

Mejora en procedimientos.

Registro transitorios.

Calificacin de existencia.

Trabajo en proceso.

Compra en trnsito.

Inventario perteneciente a otro.

El profesional a cargo de la Comisin preparar la planificacin de la auditoria, sobre la base del presupuesto
de tiempo sealado en el formulario "Iniciacin de auditoria", en el cual constar la asignacin de
responsabilidades entre todos los miembros de la Comisin, de acuerdo a las actividades y tiempos
requeridos.

108

CAPITULO II

2. METODOLOGIA DE LA FUNCION A AUDITAR

2.1 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PROCEDIMIENTO.

Se elabora el programa de auditoria. Determinando las reas que han sido sujetas a diagnostico
administrativo.

Se revisa y autoriza el programa. Asignando intervenciones de acuerdo a las prioridades de la empresa, se

giran instrucciones al jefe del departamento a auditarse.

Se ordena la formulacin del o de los programas de trabajo. Solicitando al coordinador que los realice,
considerando la informacin capturada durante los diagnsticos administrativos practicados.

Se elabora el o los programas de trabajo. Describiendo las actividades que se tienen que cubrir en cada etapa
del proceso de la auditoria, as como el tiempo de duracin y los recursos necesarios. Una vez terminado lo
turna al jefe del departamento para su aprobacin.

Se aprueba el programa. Revisndolo por cada una de sus etapas.

Se revisa el programa y autoriza la intervencin. Verificando la secuencia de actividades a desarrollar.

Se giran instrucciones para que proceda la intervencin. Comunicndole al coordinador las instrucciones y el
programa.

109

Se presentan con el responsable de la unidad a auditar. Explicndole el proceso constructivo del estudio, de
acuerdo a las etapas del proceso de la auditoria. Posteriormente presenta al personal de auditoria a intervenir.

Se establecen las bases que regirn la auditoria. Fijando prioridades en la distribucin de las reas a estudiar,
y explicando todas aquellas consideraciones atribuibles a la auditoria.

Se elabora el control de entrevistas. Basndose en todos los puestos todos los puestos tipo que estructuran la
organizacin de la unidad.

Se aplica el cuestionario general de auditoria. Entrevistando al personal que ocupa los niveles de supervisin.
Paso seguido se analiza la informacin captada y se determinan las principales observaciones, con el objeto de
orientar, sobre una base, el desarrollo de la auditoria.

Se practica anlisis funcional. Determinando que las funciones diarias, peridicas y eventuales de los puestos
tipo correspondan con las que realiza el personal. Paso seguido calculan la frecuencia de cada actividad por el
tiempo que dura. Con el resultado obtenido se comprueba el equilibrio de las cargas de trabajo y se obtiene las
holguras de tiempo ocioso entre una actividad y otras. Por otra parte, se verifica que cada actividad cumpla
con una finalidad definida. Determinando as aquellas actividades que incurren en duplicidad y multiplicidad
de funciones. Finalmente verifican que la estructura orgnica establecida, coincida con la prctica.

Se aplica anlisis operacional. Aplicando los cuestionarios de anlisis de formas y hojas de diagramas. Con
los resultados obtenidos se determina: cuellos de botella, fugas de responsabilidad, puntos de control e
inspeccin, demoras, flujos de las actividades, etctera. Con el objetivo de corroborar si los procedimientos
con que cuenta la unidad son lo suficiente expeditos.

Se practica anlisis de la productividad de trabajo. Basndose en los reportes de labores e incidencias del
personal de la unidad, relacionando de esta forma las cantidades fsicas de trabajo contra el nmero de horas
aplicadas.

110

Se practica anlisis de las condiciones de trabajo. Encuestando al personal de la unidad mediante el

cuestionario de anlisis de las condiciones de trabajo. Con los resultados obtenidos se determinan los
indicadores ms sobresalientes en dos grandes rubros: higiene y seguridad en el trabajo.

Se practica anlisis de la actitud del personal hacia el trabajo. Por medio de la aplicacin del cuestionario de
tcnicas proyectivas, se recaba la opinin del personal en forma aleatoria, determinando as las inquietudes
del mismo.
Se revisa el avance obtenido a la fecha de los programas de trabajo. Verificando que los objetivos y metas
calendarizadas se hayan cubierto total o parcialmente.

Se revisa el marco normativo. Corroborando el cumplimiento de las disposiciones, y fundamento legal que
regule las actividades de la unidad.

Se integran las carpetas de papeles de trabajo. Considerando la informacin resultante de los cuestionarios,
de la investigacin documental practicada y de la observacin directa. Posteriormente se disean las
recomendaciones sugeridas por cada observacin.

Se formula relacin de las observaciones ms relevantes. Basndose en la informacin contenida en las

carpetas de papeles de trabajo.

Se coordinan los trabajos tendientes a evaluar la informacin captada en la etapa de examen. Reuniendo al
personal de auditoria en mesa redonda, para analizar y evaluar cada una de las observaciones detectadas.

Se comenta la relacin de las observaciones con el responsable de la unidad. Explicndole el problema, el

origen, las consecuencias, algunos ejemplos y el rea en que se localiza. Cubriendo as la parte de asuntos
tratados con los responsables.

111

Se elaboran las hojas de evaluacin. Basndose en las observaciones detectadas, y de acuerdo a las funciones
de la administracin, por cada una de las reas auditadas y el resumen global de la unidad. Posteriormente, se
anexaran al informe de auditoria, dando as por concluida la etapa de evaluacin.

Se elabora el informe de auditoria. Describiendo el propsito y amplitud de la auditoria, los aspectos de

mayor importancia, los aspectos por rea, las recomendaciones, los asuntos tratados con los responsables, los
comentarios de los auditores y los anexos.

Se revisa el informe. Corrigiendo todos aquellos aspectos que considere que requieren de una mayor claridad
para su entendimiento.

Se aprueba el informe. Revisndolo y comentando cada una de las observaciones asentadas con el
coordinador.

Se revisa y autoriza a comentar el informe con el responsable de la unidad. Verificando y comentando con el
jefe del departamento los aspectos de mayor relevancia detectados durante la auditoria.

Se comenta el informe con el responsable de la unidad. Analizando los resultados del informe por cada uno
de sus aspectos.

2.2 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA

Es la identificacin de un marco de referencia para la ejecucin y practica sistemtica y ordenada de la

auditoria administrativa-operacional.

Tiene como objetivo asegurar la cobertura de todas las fases o etapas que comprende el ejercicio de una
auditoria interna en sus tres tipos: administrativa operacional o financiera.

112

2.2.1 Etapas de la metodologa

Las etapas de la metodologa son las siguientes:
1.

Precisin del objetivo de la auditoria.

2.

Planeacin de la auditoria.

3.

Estudio General.

4.

Anlisis de la funcin a auditar.

5.

Estudio y evaluacin del control interno.

6.

Verificacin de la informacin.

7.

Conocimientos tericos y prcticos del auditor.

8.

Aplicacin de pruebas de auditoria.

9.

Evaluacin.

10.

Informe.

11.

Seguimiento.

Al iniciarse cualquier trabajo relacionado con la auditoria es necesario plantear adecuadamente los objetivos
claros y especficos con el solicitante del servicio de lo que se busca o espera de la intervencin.

Requerir al solicitante o a quien ordena un trabajo de auditoria interna objetivos claros y precisos de lo que se
busca o espera de la intervencin. Objetivos ambiguos o difusos provocaran incertidumbre en el auditor, no
precisar alcance, dificultad en la planeacin del trabajo, no saber a donde o a que meta llegar. Solicitante y
auditor deben saber exactamente que quieren o esperan de la auditoria. El peor error que puede cometer un
auditor es presentar un informe sobre algo que no era lo que esperaba el solicitante de la auditoria.

Acuerdo de objetivos.

Para que se realice eficientemente debe haber una clara comprensin de sus objetivos. Esto quiere decir que
uno debe determinar hasta donde quiere ir, antes de una inteligente conformacin y orientacin de sus
actividades profesionales. Esta no es una tarea fcil ya que es muy frecuente hacerla de manera inadecuada;
en este punto prevalece el enfoque general de apoyar efectivamente a las actividades operacionales sujetas a
revisin.

113

Adicionalmente, es conveniente hacer notar que las metas y objetivos establecidos no duran toda la vida ya
que las condiciones cambiantes obligan a revaluar las metas y objetivos previamente establecidos, y as llevar
a cabo las modificaciones que sean apropiadas.

As, los costos de nomina se convierten en uno de los elementos ms importantes de las operaciones en
conjunto de una organizacin. Los objetivos en este punto se enfocaran desde el mecanismo que da inicio a la
creacin de la nomina, como es subsecuentemente procesada y concluye con su pago y archivo
correspondiente. Se guarda un especial inters tambin en alcanzar un control adecuado; esto es de especial
relevancia debido a los frecuentes casos d fraudes relacionados con las actividades de nominas.

2.2.2 Objetivo de una auditoria de recursos humanos.

La misin del departamento de personal consiste en aumentar al mximo el rendimiento de la inversin de la

compaa en el personal. Lo anterior no significa explotar al personal; significa establecer un clima donde los
mejores talentos ingresan a la compaa, se desarrollan y se emplean al mximo. En semejante ambiente, el
personal y las metas de la compaa se pueden unir mediante un proceso de ajuste y acomodo, que fomente el
desarrollo de ambas partes.

La existencia de una unidad organizacional creada para los asuntos del personal no constituye prueba
fehaciente de que la funcin del departamento de personal se reconoce o trata debidamente. Los
departamentos de personal ms efectivos son como agencias extrovertidas dentro de sus compaas, cuyo
trabajo esta estrechamente ligado al esfuerzo de lograr los objetivos establecidos.

2.2.3 Planeacin de la auditoria.

Es la funcin donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los
programas, as como la determinacin del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas.

114

La finalidad de la planeacin consiste en poder prever, anticipadamente a la accin; todos aquellos factores
que se requieran, y que por ausencia de estos no limiten el curso de accin a seguir en pro de los objetivos
esperados.

En la planeacin, el auditor debe considerar, entre otros, los siguientes puntos:

Caractersticas particulares de la empresa. A fin de que la planeacin de los trabajos se ajusten a ella

y puedan as, obtener resultados satisfactorios.

Finalidad de los trabajos. En virtud de que esta constituye el punto bsico para desarrollar

adecuadamente un plan y determine, de acuerdo a las circunstancias existentes, los elementos necesarios para
su desarrollo.

Secuencia de su desarrollo. En virtud de que los trabajos por ejecutar debern seguir un

ordenamiento que permita su desarrollo normal, dentro de los limites de tiempo fijados.

Determinacin de las tcnicas que se utilizaran. Las cuales se ajustaran a las caractersticas

particulares del objetivo, a la capacidad y experiencia del personal que le auxiliara en el desarrollo de los
trabajos y al lmite de tiempo disponible para conocer resultados.

Determinacin del apoyo que el organismo social proporcionara. Punto a precisar de comn acuerdo

con la empresa, en funcin al desarrollo que se obtendr de parte de ella y al personal que colaborara en la
coordinacin de actividades.

Estimacin de tiempos, para la estimacin de cada trabajo, precisando la fecha de iniciacin y

terminacin de los mismos.

Determinacin del personal que intervenga, punto por dems importante, pues la seleccin de

personal apto para intervenir en los trabajos a desarrollar, es de vital importancia para la realizacin del
trabajo de auditoria.

La estimacin de tiempo a invertir en un trabajo de auditoria interna y el personal a asignar

contempla dos vertientes: la planeacin en tiempo y personal por cada intervencin individual de auditoria y
el compendio de las auditorias a practicar en un periodo de tiempo dado, que viene a formar parte del
Programa de Trabajo de Auditoria Interna, compendio en el cual se habr de pronosticar el tiempo a invertir y
el personal a asignar, as como las pocas en que se llevaran a cabo los trabajos de auditoria y las unidades
administrativas o funciones a auditar llamados Programa anual de auditoria y cronograma de auditoria, que se
refiere al pronostico de horas a invertir en cada etapa de la auditoria y las fechas en que se llevaran a cabo
dicha inversin, la estimacin del personal se refiere al nivel de auditor que intervendr en los trabajo en
conexin con los tiempos pronosticados, as como la asignacin de personal, que se dar atendiendo a la
disponibilidad de los mismos y a las caractersticas, experiencia o especialidades que requiera el trabajo.

115

CAPITULO III

3. EJECUCION DE LA AUDITORIA

3.1 ESTUDIO GENERAL

Apreciacin sobre las caractersticas generales de la empresa, de sus estados financieros, as como del control
interno, aspectos legales y dems normatividad que le aplique significativamente. Esta apreciacin se hace
aplicando el juicio profesional del contador pblico, que basado en su preparacin y experiencia podr
allegarse de informacin proporcionada por los altos mandos, as como de evidencia documental de la
empresa a fin de emitir una opinin sobre el estado que guarda la misma.

El estudio general deber aplicarse con mucho cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su
aplicacin la lleve a cabo un auditor con preparacin, experiencia, criterio y madurez, para asegurar un juicio
profesional slido y amplio.

Concluida la investigacin preliminar en la cual se conocieron las caractersticas y condiciones de la empresa

o rea a auditar, se proceder a un anlisis de la informacin y documentacin recabada, a fin de detectar las
fortalezas y debilidades o reas crticas que debern ser tratadas con mayor profundidad.

El estudio general deber aplicarse con mucho cuidado y diligencia por lo que es recomendable que su
aplicacin la lleve a cabo un auditor con preparacin, experiencia y madurez para asegurar un juicio
profesional slido y amplio.

3.2 ANLISIS DE LA FUNCION A AUDITAR

Llevar a cabo un anlisis especfico de la unidad administrativa, actividad o funcin a auditar. Este anlisis
incluir, enunciativamente: evaluacin de su estructura organizacional evaluacin de puestos y/o actividades
principales contemplados en la estructura, costo-hombre de cada actividad de la funcin sujeta a auditoria,

116

cuadro de distribucin costo- cargas de trabajo, anlisis de procedimientos de operacin, anlisis de formas de
papelera en uso, anlisis de archivos y anlisis de sistema de informacin.

Al llevar a cabo un anlisis especifico de la unidad administrativa, actividad o funcin sujeta a auditoria,
deber empezar por obtener un organigrama general de la entidad as como uno detallado de las reas en que
inciden la unidad administrativa, actividad o funcin sujeta a auditoria, razn que permite al auditor conocer
la administracin y operacin del rea o reas que est revisando y, sobre todo, las personas involucradas.

a) EVALUACIN DE LA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

En la obtencin del organigrama detallado es recomendable que se contemple los siguientes aspectos:

Que cubra todas las reas involucradas en la unidad administrativa, actividad o funcin sujeta a
auditoria.
Que contemple los puestos y nombres de quienes los ocupan e intervienen en lo que se est
auditando.
Deben quedar perfectamente definidos los tipos de autoridad: lineal, funcional y staff.

b) EVALUACIN DE PUESTOS Y/O ACTIVIDADES PRINCIPALES

Una realidad muy frecuente a que se enfrenta el auditor es que si bien resulta muy difcil que una entidad
sujeta a revisin cuente con un organigrama actualizado, ms difcil es el que tenga una descripcin de
puestos

o, cuando menos las actividades principales y responsabilidades de cada uno. Si no le es

proporcionada esta informacin al auditor, l tendr que obtenerla y proceder a su evaluacin.

c) COSTO-HOMBRE DE CADA ACTIVIDAD DE LA FUNCION SUJETA A AUDITAR

117

El auditor necesita conocer las funciones o actividades principales de las actividades que realiza el personal
que integra la organizacin, as como el costo de las mismas, de manera que pueda evaluar en forma objetiva
su justificacin y beneficio o no para la entidad.

Para evaluar este anlisis el auditor puede valerse de una cdula descriptiva, la cual sirve para investigar las
actividades principales del personal de la funcin sujeta a revisin sealados en la evaluacin de puestos y de
actividades.

d) CUADRO DE DISTRIBUCIN DE COSTO-CARGAS DE TRABAJO

Una vez determinado el costo-hombre de cada actividad de la funcin sujeta a auditoria, reflejar la
informacin obtenida y analizada en cdulas de trabajo desarrollada por l de acuerdo a sus propias
necesidades y a las de la empresa en donde refleje el anlisis de las actividades principales desarrolladas por
cada individuo que interviene en el departamento, el tiempo utilizado en cada actividad y el costo por la
intervencin especifica de los empleados en cada actividad.

e) ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS DE OPERACIN

Este anlisis de procedimientos de operacin representa una de las acciones ms importantes en el desarrollo
de cualquier trabajo de auditoria, ya que el auditor debe cubrir el aspecto de la extensin que se le va a dar y
que esta relacionada con el tiempo asignado por el auditor para realizar su trabajo, as como su habilidad para
describir y diagramar los flujos de operacin. Este anlisis se puede llevar a cabo en el siguiente orden:

Generalidades del procedimiento:

1.

Nombre.

2.

A qu sistema o funcin operacional pertenece.

3.

Donde se inicia.

4.

Donde termina.

5.

Que objetivos persigue.

118

6.

Qu polticas o disposiciones de control debe respetar.

7.

Descripcin de las actividades.

8.

Descriptivo.

9.

Grfico.

10. Descriptivo-grfico.

El mtodo descriptivo resulta ms fcil y de rpida elaboracin, los tipos grafico y descriptivo-grfico
requieren que el auditor tenga cierta habilidad como dibujante; adems requiere de mayor tiempo y tienen la
gran ventaja de que son un magnfico medio para evaluar los mecanismos de control en cada unidad de
trabajo, puesto que en su respectiva columna o rengln se ven de manera objetiva todas las actividades en que
incurren.

f) ANALISIS DE FORMAS DE PAPELERIA

La revisin de auditoria se complementa con el anlisis y/o estudio de todas las formas de papelera
empleadas en la funcin sujeta a auditoria.

Se utilizaran aquellas formas que sean tiles de acuerdo a las caractersticas de la empresa, y complementarios
con la informacin que se requiera y desechar aquella informacin que no se utilice para complementar de
manera positiva su revisin.

g) ANALISIS DE ARCHIVOS

Es un rea fundamental puesto que en ellos se concentra y se conserva la historia de las operaciones
efectuadas en esa funcin.

Un buen archivo representa informacin inmediata y confiable, ahorros en tiempo de localizacin de datos y
proporciona los elementos clave para la toma de decisiones adecuadas.

119

h) ANLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIN

Un buen sistema de informacin es aquel que permite localizar aciertos y errores de las operaciones
efectuadas y que, adems, sirve de base para la toma de decisiones.

Los ejecutivos de cualquier entidad econmica que intervienen en el proceso administrativo de una entidad
requieren que se les provea de informacin para que pueda desarrollar eficientemente su actividad
administrativa (proceso continuo de toma de decisiones).

Dependiendo de la calidad de la informacin, en un momento dado puede fincarse la diferencia entre una
buena o mala decisin.

3.3 ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

Comprende el plan de organizacin y de los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan
en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la racionabilidad y confiabilidad de su informacin
financiera, promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a las polticas preescritas por la
organizacin.
1.- Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia a las polticas prescritas o
establecidas en la administracin. Contar con slidas y estructuradas polticas nos permitir una
administracin adecuada, que normarn, orientarn y regularn la actuacin.
2.- Promover eficiencia en la administracin. Las polticas establecidas servirn para identificar metas, medir
el desempeo y calificar la eficiencia.
3.- Asegurar racionabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la informacin administrativa,
operacional y financiera que se genera en la entidad. Esta informacin es bsica para saber como se encuentra
la entidad en la actualidad, as como para una buena toma de decisiones que garanticen el bienestar en un
futuro.
4.- Proteccin de los activos de la entidad. Las polticas deben involucrar el buen cuidado, proteccin y
administracin de los activos.

120

Los activos deben estar registrados correctamente e informar como se estn utilizando.

El auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuado del control interno existente, que le sirva de base
para determinar el grado de confianza que va a depositar en l y le permita determinar la naturaleza, extensin
y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria.

El conocimiento y evaluacin del control interno deben permitir al auditor establecer una relacin especfica
entre la calidad del control interno de la entidad y el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de
auditoria. El auditor deber comunicar las debilidades o desviaciones al control interno del cliente.

La estructura del control interno de una entidad consiste en las polticas y procedimientos establecidos para
proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad.

Dicha estructura consiste de los siguientes elementos:

El Ambiente de Control.
La Evaluacin de Riesgos.
Los Sistemas de Informacin y Comunicacin.
Los Procedimientos de Control.
La Vigilancia.

Estos cinco elementos proporcionan al auditor una estructura til para evaluar el impacto de los controles
internos de una Entidad en la auditoria, esto no necesariamente refleja como una Empresa considera e
implementa su control interno; as mismo, la primera consideracin del auditor se refiere a como un control
especifico afecta las aseveraciones en los Estados Financieros ms que su clasificacin en uno de los
elementos de Control Interno, antes mencionados, en particular.

Ambiente de Control

121

El ambiente de control representa la combinacin de los factores que afectan las polticas y procedimientos de
una Entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles, estos factores son los siguientes:

Actitud de la Administracin hacia los Controles Internos Establecidos

Para que una Empresa tenga un ambiente de control satisfactorio depende fundamentalmente de la actitud y
las medidas de accin que tome la administracin. Si el compromiso para ejercer un buen control es
deficiente, seguramente el ambiente de control ser deficiente.

La efectividad del control interno depende en gran medida de la integridad y de los valores ticos del personal
que disea y administra el Control Interno de la Entidad.

Estructura de Organizacin de la Entidad

Si el tamao de la estructura de la Organizacin no es el apropiado para las actividades de la Entidad, o el
conocimiento y la experiencia de los Gerentes y el personal clave, no son los adecuados, puede haber un
mayor riesgo en el debilitamiento de los controles.

Funcionamiento del Consejo de Administracin y sus Comits

Las actividades del Consejo pueden ser importantes para fortalecer los controles, siempre y cuando estos sean
participativos y sean independientes de la Direccin.

Mtodos para Asignar Autoridad y Responsabilidad

Es muy importante que la asignacin de autoridad y responsabilidad se realice de acorde con los objetivos y
metas organizacionales, y que estos se hagan a un nivel adecuado, sobre todo las autorizaciones para cambios
en polticas, prcticas y mtodos de control administrativos para supervisar y dar seguimiento al
cumplimiento de las polticas y procedimientos, incluyendo la funcin de auditoria Interna.

La supervisin continua de la administracin hacia las operaciones de una Entidad, da una evidencia
importante de si el sistema de control interno esta funcionando adecuadamente y si las medidas correctivas se
realizan en forma oportuna.

122

Polticas y Prcticas de Personal

Los procedimientos y polticas para contratar, entrenar, promover y compensar a los empleados, as como la
existencia de normas de conducta y comportamiento, fortalecen el ambiente de control.

Influencias Externas que Afectan las Operaciones y Prcticas de la Entidad

La existencia de canales de comunicacin con clientes, proveedores y otros entes externos que permitan
informar o recibir informacin sobre las normas ticas de la Entidad sobre cualquier cambio en las
necesidades de la misma, as como el seguimiento a dichas comunicaciones, fortalecen los controles de una
Entidad. La calidad del ambiente de control es una clara indicacin de la importancia que la Administracin
de la Entidad le da a los controles establecidos

Evaluacin de Riesgos
La evaluacin de riesgos puede contemplar como la Entidad considera la posibilidad de transacciones no
registradas o cmo identifica y analiza estimaciones o provisiones importantes en los Estados Financieros.
Los riesgos relevantes para la emisin de reportes financieros confiables, tambin se refieren a eventos o
transacciones especficas.

Los riesgos relevantes a la Informacin Financiera incluyen eventos o circunstancias externas e internas que
pueden ocurrir y afectar la habilidad de la Entidad; en el registro, procesamiento, agrupacin o reporte de
informacin consistente con las aseveraciones de la Administracin en los Estados Financieros. Estos riesgos
podrn surgir o cambiar, debido a circunstancias como las que se mencionan a continuacin:

Cambios en el Ambiente Operativo

Los cambios de reglas, y en la forma de realizar las operaciones pueden resultar en diferentes, presiones
competitivas, y por lo tanto en riesgos diferentes.

Nuevo Personal
El nuevo personal puede tener un diferente enfoque con relacin al control interno.

Nuevos o rediseados sistemas de informacin

123

Los cambios rpidos y significativos a los sistemas de informacin pueden cambiar el riesgo relativo al
Control Interno.

Crecimientos acelerados
El crecimiento acelerado de las operaciones, conlleva a que los controles internos muchas veces no se lleven
acabo o se ignoren.

Nuevas tecnologas
La incorporacin de nueva tecnologa dentro del proceso productivo a los sistemas de informacin puede
cambiar los riesgos asociados con el Control Interno.

Nuevas lneas de productos o actividades

El incorporarse en negocios o transacciones en donde la Entidad tenga poca experiencia, puede crear nuevos
riesgos asociados con el Control Interno.

Cambios en pronunciamientos contables

La adopcin de un nuevo pronunciamiento contable o un cambio en los ya existentes, puede afectar los
riesgos relacionados con la preparacin de los estados financieros.

Personal con mucha antigedad en el puesto

La persona con mucha antigedad en el puesto puede ignorar los controles por exceso de confianza, inercias o
vicios adquiridos.

Operaciones en el extranjero
La expansin o adquisicin de operaciones en el extranjero, crean nuevos riesgos que pueden impactar el
control interno, por ejemplo, cambio en los riesgos considerados en las operaciones en moneda extranjera.

El auditor deber obtener un entendimiento suficiente de los procesos de evaluacin de riesgos de la Entidad,
con el objeto de conocer como la administracin considera los riesgos relevantes respecto a los objetivos de
los reportes financieros y que acciones esta tomando para minimizar estos riesgos. Este entendimiento debe
124

incluir en adicin a lo mencionado anteriormente, un conocimiento de cmo la administracin estima los

riesgos como mide la probabilidad de ocurrencia de los mismos y como los relaciona con los Estados
Financieros. La administracin puede iniciar planes o acciones para mitigar riesgos especficos o puede
decidir aceptar un riesgo por el costo que puede implicar el corregirlo u otras consideraciones.

La evaluacin de riesgos de la Entidad difiere de la consideracin de riesgos de auditoria; que realiza el

auditor en una auditoria de Estados Financieros. El propsito de evaluacin de riesgos de la Entidad es el de
identificar, analizar y administrar riesgos que pueden afectar los objetivos de la Entidad, en cambio en una
auditoria de estados financieros, el auditor identifica los riegos y califica los riesgos inherentes y de control
para evaluar la probabilidad de que un error significativo pueda existir en los estados financieros (ver Boletn
3030, importancia relativa y riesgo de auditoria).

Los Sistemas de Informacin y Comunicacin

Los sistemas de informacin relevantes a los objetivos de los reportes financieros, los cuales incluyen el
sistema contable, consisten en los mtodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar,
registrar y producir informacin cuantitativa de las operaciones que realiza una Entidad econmica. La
calidad de los sistemas generadores de informacin afecta la habilidad de la gerencia en tomar las decisiones
apropiadas para controlar las actividades de la Entidad y preparar reportes financieros confiables y oportunos.

Para que un sistema contable sea til y confiable, debe contar con mtodos y registros que:

Identifiquen y registren nicamente las transacciones reales que renan los criterios establecidos por la
administracin.
Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle necesario que permita su adecuada
clasificacin.
Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
Registren las transacciones en el periodo correspondiente.
Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los Estados Financieros.

125

Los sistemas de comunicacin incluyen la forma en que se dan a conocer las funciones y responsabilidades
relativas al Control Interno de los reportes financieros, por lo que el auditor debe obtener un entendimiento de
las formas que la Entidad utiliza para informar las funciones responsabilidades y cualquier aspecto importante
con relacin a la informacin financiera.

Procedimientos de Control

Como se vio anteriormente en los objetivos del auditor interno; existen dos tipos de controles los de carcter
preventivo y los de carcter correctivo o detectivo, por lo que a continuacin se mencionan:

Los procedimientos dirigidos a cumplir con dichos objetivos.

Debida autorizacin de transacciones as como de actividades.
Adecuada segregacin de funciones y, a la par, de responsabilidades.
Diseo y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de la operaciones.
Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.
Verificaciones independientes de la actualizacin de otros y adecuada valuacin de las operaciones
registradas.

La Vigilancia

Una importante responsabilidad de la Administracin es la de establecer y mantener los controles internos, as

como vigilarlos; con el objeto de identificar si estos estn operando efectivamente y si deben ser modificados
cuando existen cambios importantes.

La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del Control Interno a travs del tiempo, e incluye la
evaluacin del diseo y operacin de procedimientos de control en forma oportuna, as como el de aplicar
medidas correctivas cuando sea necesario. Este proceso se lleva acabo a travs de actividades en marcha (en
el momento en que se llevan acabo las operaciones normales), evaluaciones separadas o por la combinacin
de ambas. La existencia de un departamento de auditoria interna, o de una persona que realice operaciones
similares contribuye en forma significativa en el proceso de vigilancia.

126

Este proceso debe incluir el uso de informacin o comunicacin de Entidades externas como pueden ser
cartas donde los clientes se quejan o un registro de comentarios, los cuales pueden indicar problemas o
subrayar reas donde se necesita mejorar. Tambin la administracin, podr considerar sugerencias de los
auditores externos relativas al Control Interno dentro de las actividades de vigilancia.

Para una mejor comprensin de las polticas y procedimientos, el auditor deber obtener conocimiento
suficiente sobre cada uno de los elementos de la estructura del Control Interno, a travs de experiencias
anteriores con la Entidad y de averiguaciones con el personal apropiado, inspeccin de documentos, registros,
observacin de las actividades y operaciones. La naturaleza y alcance de los procedimientos, suelen variar de
una Entidad a otra y se ven afectados por el tamao y complejidad de la misma, experiencias anteriores,
naturaleza de la poltica o procedimiento en particular y la documentacin existente.

El auditor deber documentar su conocimiento y comprensin de la estructura de Control Interno, como parte
del proceso de planeacin de la auditoria. La forma y alcance de esta documentacin se vern influidos por el
tamao y complejidad de la Entidad y la naturaleza de la estructura del Control Interno de la misma. Por
ejemplo, la documentacin de una Entidad grande y compleja, podr incluir diagramas de flujo, cuestionarios
o rboles de decisiones. En cambio en una Entidad pequea, la documentacin en forma de memorando,
podr ser suficiente.

Evaluacin Preliminar

En esta etapa el auditor efecta un anlisis general de riesgo implcito en el trabajo que va a realizar; con
objeto de considerarlo en el diseo de sus programas de trabajo de auditoria y para identificar gradualmente
las actividades y caractersticas especficas de la Entidad. An cuando en esta etapa no se han probado los
controles internos y por lo tanto, cualquier decisin preliminar el auditor deber primeramente:

Comprender el ambiente de control establecido por la administracin para detectar errores potenciales.
Describir y verificar su comprensin de los procedimientos de control de la administracin, incluyendo
aquellos relativos a la evaluacin de riesgos.
Conocer los procesos de mayor riesgo de la Entidad y evaluar su importancia.
Evaluar el diseo de los sistemas de control en los procesos de mayor riesgo, para determinar si es probable
que sean eficaces para prevenir o destacar y corregir los errores potenciales identificados.
127

Formarse un juicio sobre la confianza que podr depositarse en el control que ser evaluado.

Una vez que el auditor ha adquirido un conocimiento general de la estructura de Control Interno, estar
capacitado para decidir el grado de confianza que depositara en los controles existentes, para la prevencin y
deteccin de errores importantes, o bien definir si los objetivos de auditoria se pueden alcanzar de manera
ms eficiente y efectiva a travs de la aplicacin de pruebas sustantivas.

La evaluacin final de los procedimientos de control seleccionados, se harn despus de llevar a cabo las
pruebas de cumplimiento de dichos controles.

El Procesamiento Electrnico de Datos al Evaluar la Estructura del Control Interno. Por la importancia que
han adquirido los sistemas de PED en la informacin contable, por el volumen de operaciones procesadas en
ellos, as como por la perdida de huellas visibles y concentracin de funciones contables que frecuentemente
se dan en un ambiente de este tipo, el auditor debe conocer, evaluar, y en su caso probar el sistema PED como
parte fundamental del estudio y evaluacin del control interno y documentar adecuadamente sus conclusiones
sobre su efecto en la informacin financiera y el grado de confianza que depositara en los controles.

La finalidad de las pruebas de cumplimiento, es reunir evidencia suficiente para concluir si los sistemas de
control establecidos por la administracin prevendrn, detectarn y corregirn errores potenciales que
pudieran tener un efecto importante en los Estados Financieros. Esta conclusin permite confiar en el control
como fuente de seguridad general de auditoria y disminuir el alcance de las pruebas sustantivas.

Las pruebas de cumplimiento estn diseadas para respaldar la evaluacin de la aparente confiabilidad de
procedimientos especficos de control. La evaluacin se har determinando si los procedimientos de control
estn funcionando de manera efectiva segn se disearon durante todo el perodo. Estas pruebas implican el
examen de documentos de transacciones para buscar la presencia o ausencia de atributos especficos
(controles detectivos):

Al efectuar una prueba de cumplimiento en una muestra de transacciones seleccionadas se puede determinar
una tasa mxima estimada de desviaciones y as llegar a una conclusin sobre la eficacia de los
procedimientos de control sobre el periodo examinado.
128

Adems de las pruebas que se describen, es necesario establecer por indagacin y observacin e inspeccin de
documentacin, la forma en que la administracin se ha asegurado en que el sistema de control contina
operando efectivamente, a pesar de posibles cambios en el medio ambiente.

Los procedimientos de auditoria podran variar si como resultado de las pruebas de cumplimiento se detectan
debilidades o desviaciones a los procedimientos de control.

Comunicacin de Situaciones a Informar

En virtud de que las expectativas de los usuarios con respecto a la responsabilidad del auditor para informar
por escrito sobre debilidades o desviaciones relacionadas con la estructura de control interno se han
incrementado, ha sido necesario definir las situaciones a informar, as como la forma y contenido de dicho
informe.

Durante el curso de su trabajo el auditor debe estar al tanto de los asuntos relacionados con el Control Interno,
que puedan ser de inters para el cliente; los cuales se identifican como situaciones a informar. Estas
situaciones son asuntos que llaman la atencin del auditor y que en su opinin deben comunicarse al cliente,
ya que representan deficiencias importantes en el diseo u operacin en la estructura del Control Interno, que
podran afectar negativamente la capacidad de la organizacin para registrar, procesar, resumir y reportar
informacin financiera uniforme con las afirmaciones de la administracin en los estados financieros. Tales
deficiencias pueden incluir diferentes aspectos de control interno.

Esta comunicacin se debe hacer con personas de alto nivel de autoridad y responsabilidad; tales como el
Consejo de Administracin, el dueo de la Entidad o con quienes haya contratado al auditor, preferentemente
por escrito y deber ser documentada por papeles de trabajo.

El juicio del auditor con respecto a las situaciones a informar vara en cada trabajo y esta influenciado por la
naturaleza y extensin de los procedimientos de auditoria y de otros factores, tales como el tamao de la
Entidad su complejidad y naturaleza y diversificacin de sus actividades. Como parte de su trabajo el auditor
debe, adems proporcionar sugerencias que permitan mejorar la estructura de control interno existente y en
caso de que el auditor identifique asuntos que a su juicio no sean estrictamente situaciones a informar o bien
129

sean de poca importancia tendr que decidir si comunica o no estos asuntos en beneficio de la
Administracin.

La existencia de situaciones a informar con relacin al diseo y operacin de la estructura del control interno
representa una decisin conciente de la gerencia, en donde esta deber comparar el grado de riesgo que
implica dicha debilidad contra los costos a incurrir necesarios para implementar las medidas correctivas y, por
lo tanto, es responsabilidad de la gerencia tomar las decisiones con respecto a los costos a ser incurridos y los
beneficios relacionados.

Para que la administracin tenga conocimiento de tales diferencias y de sus posibles riesgos, el auditor debe
decidir cuando es necesario reportar un asunto peridicamente o, en su caso, deber evaluar si a causa de
cambios en la gerencia o simplemente por el paso del tiempo, es apropiado y oportuno reportar tales asuntos
nuevamente.

3.4 VERIFICACIN DE LA INFORMACIN

Esta etapa de la auditoria consiste en verificar la cantidad, calidad veracidad y procedencia de la informacin
recopilada base para ser verificada y / o auditada. La verificacin se puede llevar a cabo en dos fases:
verificacin sobre la marcha y verificacin va pruebas de auditoria.

La metodologa para la ejecucin de la auditoria comprende etapas iniciales fundamentales que recopilan
informacin: precisin del objetivo de auditoria, estudio general, anlisis de la funcin a auditar, y el estudio
y evaluacin del control interno. Dicha informacin, si las circunstancias y condiciones lo permiten, puede ser
verificada en el momento en que se hace del conocimiento del auditor; si del resultado de tal verificacin
preliminar, o si no es posible en ese momento llevar a cabo tal verificacin, se infiere la necesidad para que
sea cubierta durante la aplicacin de la auditoria.

La necesidad de verificar determinada informacin obtenida pasar a ser incorporada en el programa de

auditoria que corresponda para su revisin formal y aplicacin de las tcnicas y procedimientos de auditoria
que el auditor juzgue necesarias y adecuadas a las circunstancias.

130

3.4.1 Obtencin de informacin

La obtencin de la informacin se define como las actividades que lleva a cabo el auditor para allegarse de
elementos base para conocer la unidad administrativa, actividad o funcin sujeta a su intervencin; para
estudiar y evaluar su comportamiento y desempeo; y para sustentar la aplicacin de sus pruebas de auditoria.
Entre los mtodos para la obtencin de la informacin se encuentran los siguientes:

3.4.2 Entrevista y cuestionario

Al efectuar cualquier tipo de entrevista es necesario saber de antemano que clase de informacin se desea
obtener y para ello se deben formular preguntas concretas.

Cualquier cuestionario, bsqueda, prueba o examen, requiere de una cierta dosis de preparacin anticipada, a
efecto de evitar posibles prdidas de esfuerzo y tiempo. Para asegurar la informacin que se pretende, hay que
cuidar de entrevistar al personal adecuado. El auditor decidir qu personas son las que conocen la
informacin pretendida y a quines recurrir para mayores detalles. El momento y sitio de la entrevista son
cosas que convendr precisar con anticipacin y habr que notificar oportunamente a la persona o personas
que entrevistarn, advirtindoles los asuntos que se van a tratar para que se tengan preparados los informes,
registros y otros datos que sean necesarios y convenientes.

La entrevista se realizar de un modo informal, utilizando el canal o autoridad apropiada, solicitando

anticipadamente el permiso del supervisor o jefe de departamento. Es de suma importancia emplear en todo
momento el tacto y diplomacia. Al iniciarse la entrevista el auditor deber establecer con el mayor cuidado
qu es lo que pretende y sealar que desea una informacin especfica y la recopilacin de datos pertinentes
que puedan ayudar a llevar a cabo su tarea.

La tarea del auditor al llevar a cabo una entrevista, es obtener informacin suficiente y digna de confianza, lo
cual no siempre es fcil. Hay personas siempre dispuestas a proporcionar toda clase de informes, pero en
cambio hay otras que dudan y en ocasiones se muestran escpticas. En ocasiones suelen presentarse una
actitud de resistencia y temor a suministrar datos, porque el individuo piensa que ms tarde pueden ser

131

utilizados en contra suya o que su jefe le haga objeto de reproches. Asimismo, suele temerse que la
divulgacin de los informes le cueste su trabajo a quien los da.

Por otra parte, hay ejecutivos recios a hablar porque no conocen como debieran, los diferentes aspectos de
la labor que desempean. Tal vez algunos ejecutivos se inclinen a criticar los procedimientos y desempeo de
otros, mientras callan los suyos propios. Otros ms, viven cambiando sus sistemas a fin de disimular su
incapacidad.

El auditor debe estar preparado a reconocer y corregir estas clases de reacciones, explicando para ellos cuales
con sus finalidades y objetivos del servicio de auditoria, que consisten en producir medios mejor coordinados
que ayuden a la direccin a alcanzar una mejor administracin de las funciones. Las actitudes referidas habrn
de ser indicadas por el auditor.

La tarea de recopilar informacin verdica y acertada demanda mucha inteligencia, visin e imaginacin. A
veces el auditor puede haber sido mal informado, pero pronto sabr evaluar la informacin que obtenga,
separando solo la de utilidad. Estar alerta a observar y analizar los distintos aspectos de la informacin, a
efecto de precisar su correccin y exactitud. La experiencia suele servirle de base para elaborar una forma de
proceder que le produzca buenos resultados; y al pasar de una a otra entrevista o de una a otra auditoria, har
lo que est en su mano para mejorar su actuacin y tornarse ms experto en sus mtodos.

Sin embargo, puede ocurrir que el auditor no sea un conocedor a fondo de todos los aspectos de la
administracin y particularmente del arte de la persuasin y en hacer que la gente confiese sus deficiencias en
actuacin y procedimientos. Cuando ste sea el caso podra resultar til aplicar las siguientes sugerencias:
durante la entrevista, conviene que el auditor no se comprometa definindose o haciendo recomendaciones,
aun cuando se siente inclinado, en principio, a favor de lo que se le ste diciendo; abr de comprobar los
puntos dudosos haciendo preguntas cuyas repuestas necesitan ser estudiadas posteriormente. Siempre que le
sea posible, deber respaldar las notas que tome con formas, informes, etctera, las cuales pasarn a formar
parte de sus papeles de trabajo. Cuando el tiempo y las circunstancias se lo permitan, comprobar y asimilara
la informacin obtenida en una entrevista, antes de efectuar la siguiente. En ciertos casos, ser aconsejable
respaldar la precisin de datos, solicitando al entrevistado que lea y firme lo asentado en el papel.

132

Cuestionarios

Es el instrumento del cual se allega el auditor para medir la efectividad organizacional o funcional de la
empresa, por medio de la tcnica de conversacin donde se obtiene la informacin necesaria en base a
preguntas previamente formuladas para identificar las fortalezas o debilidades de la entidad, a continuacin
mencionaremos algunos modelos de cuestionarios que de acuerdo a sus respuestas pueden ser:

Cuestionario para la evaluacin del control interno (para conocer las fortalezas y debilidades de la
empresa).
Cuestionario general de auditoria.
Cuestionario funcional.
Cuestionario de anlisis de las condiciones de trabajo.
Cuestionarios dirigidos: (abiertos, cerrados y selectivos).
Cuestionarios por ciclos.
Cuestionario de anlisis y procedimientos.
Cuestionario de anlisis de formas.

La tarea de recopilar informacin verdica y acertada demanda mucha inteligencia, visin e imaginacin, por
lo que el auditor estar alerta a observar y analizar los distintos aspectos de la informacin, a efectos de
precisar su correccin y exactitud.

3.4.3 Informacin adicional:

Solicitar la informacin necesaria que considere el auditor para el inicio de la auditoria, en el entendido de
que se har con dos objetivos especficos:

Integrar el archivo permanente, con el fin de conocer los antecedentes de la empresa, en el caso de
ser una empresa que fue auditada con anterioridad, solo se proceder a actualizar los datos con el fin de
ser lo ms objetivos, precisos y atinados posible en la apreciacin en general de la entidad.

Allegarse de los documentos o fuentes de informacin necesarios para elaborar las cdulas de
trabajo, donde se manifiesten los resultados obtenidos.
133

Observaciones de campo

La observacin como una tcnica de auditoria, es la presencia fsica del auditor para ver cmo se realizan
ciertas operaciones o hechos. El auditor se cerciorar de la forma como se realizan las operaciones dndose
cuenta ocularmente de la forma como el personal de la entidad las realiza. Como ejemplo de esta tcnica se
tiene observando cmo se atiende a un cliente, cmo le entregan la mercanca, cmo le cobran; cmo se toma
un inventario fsico; cmo se comporta el personal cuando no est su jefe; cmo estn los archivos, cmo se
aprecian las medidas de seguridad; etctera.

3.4.4 Obtencin de evidencia documental

Esta tcnica corre de manera paralela o simultanea cuando se est entrevistando u observando. Es conveniente
y necesario que el auditor se allegue de evidencia fsica que soporte las aseveraciones hechas por sus
entrevistados, al igual que debe soportar el resultado de sus observaciones.

Habr ocasiones en que no es factible obtener evidencia documental, como puede ser le caso de haber
observado un reclamo justificado de un cliente, o bien un mal comportamiento de los empleados. Ante estas
circunstancias la evidencia documental se habr de soportar con un acta administrativa que se levante para
dejar constancia de lo observado.

El criterio o poltica de auditoria a seguir en materia de evidencia documental es que todos los hallazgos,
comentarios o colusiones de auditoria siempre debern estar apoyados en evidencia documental o testimonial
como por ejemplo las actas administrativas, estas habrn de formar parte de los papeles de trabajo del auditor.
Una conclusin de auditoria sin soporte dejar en entredicho la calidad personal y profesional del auditor.

3.5 PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO

El trabajo del auditor queda anotado en una serie de papeles que constituyen en principio la prueba material
del trabajo realizado; adems, en ellos se deja constancia de la profundidad de las pruebas y de la evidencia

134

suficiente de los elementos en que se apoyo la opinin, en otras palabras, son evidencia de la calidad
profesional del trabajo.

Los papeles de trabajo son los documentos en que el auditor registra los datos e informaciones obtenidas en su
examen y los resultados de las pruebas realizadas.

Los papeles de trabajo representan una ayuda en la planeacin llevada a cabo por el auditor, la naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria aplicados y las conclusiones alcanzadas.

Los papeles de trabajo que documentan la auditoria deben ser preparados por el auditor y revisados por el
responsable del departamento de auditoria interna. Estos papeles contendrn la informacin recopilada y los
anlisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar. Los papeles de trabajo tendrn los
siguientes elementos: Propsito; Contenido; Tcnicas de preparacin; Proceso de Revisin; Propiedad,
Custodia y Actualizacin.

1. Propsito

Los papeles de trabajo de auditoria, generalmente, sirven para:

Proporcionar la evidencia principal que respalde los hallazgos de los auditores internos.

Auxiliar en la planeacin, desarrollo y supervisin de las auditorias.

Documentar si fueron logrados los objetivos de auditoria.

Facilitar la supervisin por parte de otros auditores o revisores.

Proporcionar bases para evaluar la calidad de grupo de auditoria interna.

Proporcionar apoyos documentales en circunstancias tales como reclamaciones de seguros y fianzas,

casos de fraude y demandas judiciales.

Auxiliar en le desarrollo profesional del grupo de auditores internos.

Apoyar el cumplimiento, por parte del grupo de auditoria interna, de las Normas de la Prctica
Profesional de la auditoria Interna.

135

2. Contenido

La organizacin, el diseo y el contenido de los papeles de trabajo de auditoria dependern de la naturaleza y

tipo de auditoria que se pretenda realizar. Adems debern documentar fehacientemente los siguientes
aspectos del proceso de auditoria:

1.

Planeacin.

2.

Examen y evaluacin respecto a s se considera que el Sistema de Control Interno es adecuado y

efectivo, utilizando las tcnicas y procedimientos de auditoria aplicadas, la informacin obtenida y las
conclusiones alcanzadas; Supervisin y revisin; Informes generales y Seguimiento a los informes de
auditoria.

3.

Los papeles de trabajo de auditoria deben estar completos e incluir el soporte adecuado sobre las
conclusiones de auditoria a que se haya llegado. Entre otras condiciones, los papeles de trabajo de
auditoria interna incluirn:

Documentos relativos a la planeacin as como de programas y cuestionarios de auditoria.

Mtodo aplicado, con su correspondiente documental o cuestionario, referente al estudio y
evaluacin del control interno; diagramas de flujo, descripciones narrativas; evidencia competente y
suficiente sobre las pruebas de auditoria efectuadas.
Notas y memoranda resultantes de las entrevistas.
Informacin relativa a la estructura organizacional as como descripcin de puestos y / o actividades
principales; estudios de costos de actividades o funciones.
Informacin relativa a anlisis de procedimientos de operacin, anlisis de formas de papelera en
uso, anlisis de archivos y anlisis del sistema de informacin.
Copias de contratos o convenios que se consideren importantes.
Informacin relativa a polticas administrativas, de operacin y financieras.
Resultados sobre la evaluacin de controles.
Cartas de presentacin y confirmacin.
Anlisis de pruebas sobre las operaciones, procesos y saldos de las cuentas (que sean aplicables).
Resultados de los procedimientos analticos de revisin.
Informe de auditoria, comentarios de los auditados y mandos superiores.
Correspondencia de auditoria si contribuye a documentar las conclusiones a que se lleg en la
auditoria.

136

Los papeles de trabajo de auditoria pueden estar constituidos por cedulas de auditoria, hojas de trabajo, cintas
magnticas, discos, diskettes, audio y video grabaciones, y otros medios semejantes. Si los papeles de trabajo
de auditoria estn constituidos por elementos diferentes a cedulas de auditoria, se debe considerar la
posibilidad de generar copias de soporte.

Si el auditor interno formula reportes sobre la informacin financiera, los papeles de trabajo de la auditoria
debern demostrar que los registros contables concuerdan o permiten la conciliacin con tal informacin
financiera.

Algunos papeles de trabajo de auditoria pueden ser catalogados como archivos permanentes o como archivos
de seguimiento de auditoria. Los expedientes continuos de auditoria generalmente contienen informacin de
considerable importancia.

3. Tcnicas de Preparacin

El director de auditoria interna debe establecer polticas relativas a los tipos de expedientes que deben
mantenerse como papeles de trabajo de auditoria, papelera que debe utilizarse, ndices y otros aspectos
similares. La uniformidad sobre los papeles de trabajo de auditoria, como es la utilizacin de cuestionarios y
programas, contribuir a mejorar la eficiencia de una auditoria. Las siguientes son tcnicas para la preparacin
tpica de papeles de trabajo de auditoria:

Cada papel de trabajo de auditoria debe contener un encabezado que usualmente comprender el
nombre de la organizacin o entidad, funcin sujeta a auditoria, titulo u objetivo de papel de trabajo, y
fecha o periodo que abarca la auditoria.

Cada papel de trabajo de auditoria debe ser firmado o inicialado, adems de fechado, por el auditor
interno.

Cada papel de trabajo de auditoria debe contener un ndice o nmero de referencia, as como las
marcas de auditoria utilizadas y su significado.

Habrn de identificarse claramente las fuentes de informacin.

4. Proceso de Revisin
137

Todos los papeles de trabajo de auditoria deben ser revisados para garantizar que soportan en forma adecuada
el informe de auditoria y que se utilizaron todos lo procedimientos de auditoria que se consideraron
necesarios.

Se deber documentar adecuadamente y dejar evidencia del proceso de revisin. El director de auditoria
interna tiene absoluta responsabilidad sobre la revisin, pero puede designar y delegar miembros del grupo de
auditoria interna para que realicen dicha supervisin; en cuyo caso tal supervisin deber ser realizada por
auditores de niveles de responsabilidad superiores a nivel de autoridad de auditor que prepar los papeles de
trabajo. La evidencia sobre el examen de supervisin consistir en las iniciales y la fecha consignadas por el
supervisor una vez que la revisin ha quedado concluida.

Otras tcnicas de revisin que producen evidencia sobre el trabajo de supervisin incluyen el cumplimiento de
una lista de pruebas sobre los papeles de trabajo, o bien la preparacin de un reporte o memorando que detalle
la naturaleza, el alcance y los resultados de la revisin.

Los supervisores pueden formular un reporte escrito o notas de revisin, (tambin llamadas relacin de
pendientes) sobre preguntas o dudas que hubieran surgido en el curso de la revisin, se tendr especial
cuidado en comprobar que los papeles de trabajo contienen suficiente evidencia de que han quedado resueltas
las dudas y preguntas surgidas del proceso de revisin.

5. Propiedad, Custodia y Actualizacin

Los papeles de trabajo de auditoria son propiedad de la organizacin o entidad cuyo grupo de auditoria interna
los gener.

Los expedientes sobre papeles de trabajo de auditoria generalmente deben quedar bajo el control de la
direccin de auditoria interna y solamente estarn a disposicin del personal autorizado. La direccin general,
as como otros miembros de la organizacin, pueden solicitar acceso a los papeles de trabajo de auditoria.
Este acceso ser por causa justificada para comprobar o explicar los resultados de auditoria para otros
propsitos relacionados con la propia organizacin. El director de auditoria interna deber autorizar tales
solicitudes.
138

Es prctica comn entre auditores internos y auditores externos independientes permitir acceso reciproco a
sus respectivos papeles de trabajo de auditoria. En todo caso, ser el director de auditoria interna quien lo
autorice el permitir a los auditores externos el tener acceso a los papeles de trabajo de auditoria.

Existen circunstancias por las cuales surgen solicitudes para tener acceso a los papeles de trabajo e informes
de auditoria interna por parte de personas ajenas a la entidad, adems de los auditores externos. Antes de
otorgar el acceso a dicha documentacin, el auditor de auditoria deber obtener autorizacin de la direccin
general y consultar el rea jurdica o abogados de la entidad, segn resulte conveniente.

El director de auditoria interna debe implementar los requisitos necesarios para la conservacin y
actualizacin de los papeles de trabajo de auditoria, los cuales habrn de ser acordes con las polticas de la
organizacin y cualesquiera otras condicionantes legales o de otra naturaleza que resulten aplicables a las
circunstancias.

3.6 DIAGRAMAS DE FLUJO

Uno de los instrumentos que permiten hacer una adecuada evaluacin al control interno de una organizacin,
es le mtodo de graficacin.

Este mtodo ha utilizado la tcnica de elaboracin de flujogramas, que son documentos en los que se plasman
los pasos que integran un proceso o procedimiento en forma ordenada y secuencial, y que permiten conocer
en resumen la actividad del rea que va a ser examinada.

Los flujogramas dan la posibilidad al auditor de adquirir conocimiento preliminar de las operaciones que va a
examinar, as como la comunicacin que estas generan con los diversos integrantes de la corporacin.

Por lo anterior es necesario que el personal encargado de realizar la flujogramacin tenga los conocimientos
suficientes para llevarlo a cabo, de tal manera que tenga la posibilidad de:

139

Deducir el flujo del proceso adecuadamente.

Determinar suficiencia o insuficiencia de controles.

Establecer conclusiones y recomendaciones.

Promover la eficiencia en la operacin y la oportunidad de la informacin.

Definicin

El diagrama de flujo es un modelo grafico que muestra las operaciones que integran un procedimiento o
proceso, el flujo de informacin y documentacin que se originan en l y las unidades organizacionales
encargadas de llevarlo a cabo.

Utilidad

Su utilidad se deriva del hecho de que es un instrumento que permite a cualquier persona, conocer el proceso
que se describe en el diagrama, las actividades y su secuencia, as como la informacin que genera. Por lo
anterior, el diagrama debe utilizar un lenguaje sencillo y ser lo suficientemente claro, para que cumpla con su
cometido. La utilizacin de estas graficas ha ido adquiriendo importancia en todas las organizaciones y en
todas las funciones, volvindose parte integrante de los manuales de procedimientos, ya que al
interrelacionarlos se puede obtener una visin completa de las funciones especificas de un rea.

Objetivos

Los objetivos que se persiguen al diagramar los procesos que participan en el funcionamiento de una
dependencia o entidad. Visualizar la forma en que s interrelacionan los diferentes elementos, componentes
del rea a auditar.

Lo anterior se lograra si dentro del diagrama de flujo se incluyen todas y cada una de las operaciones del
proceso y su comunicacin real. Mostrar grafica y simplificadamente los procesos y procedimientos
principales del rea a auditar.

140

Ya que la flujogramacin no debe introducir al auditor en la operacin de la dependencia o entidad, sino ser
un medio complementario de sus papeles de trabajo, por lo que se debern seleccionar las graficas a elaborar.

Indicar la secuencia de operaciones conjuntamente con las unidades administrativas o elementos de la

organizacin que intervienen en su ejecucin.

Los flujogramas deben reflejar una visin integral del departamento a examinar y la responsabilidad de cada
miembro, as mismo indicar si las actividades aisladas son coordinadas adecuadamente.

Permitir conocer los documentos, as como su contenido, que se utilizan en el rea a auditar. En virtud de que
el mismo procedimiento va definiendo el origen del documento y su destino.

Servir de gua para la comprensin y comunicacin entre el auditor y el rea a auditar. Ya que el encargado
del trabajo de auditoria sabr dirigirse a la persona indicada, en vista de que la misma secuencia de las
personas se lo indica.

Para lograr los anteriores puntos, es necesario que se tenga un criterio adecuado en la elaboracin,
interpretacin y presentacin de diagramas de flujo, que d la posibilidad de que no slo el auditor comprenda
en enfoque de su trabajo, sino que cualquier persona pueda llegar a sus mismas conclusiones.

Smbolos

Cada da se generaliza mas la idea de estandarizar los smbolos que se utilizan en los diagramas de flujo, pero
esto no es sencillo si consideramos que, en la mayora de las organizaciones, los smbolos han sido adecuados
a las necesidades de cada una de ellas. Por eso es conveniente dar a conocer al lector, previamente al uso de
los diagramas de flujo, los smbolos que se utilizan.

En un diagrama de flujo, los smbolos son los signos o las figuras que se han tomado convencionalmente para
representar las operaciones de una organizacin.
141

Descripciones narrativas

Como su nombre lo indica, consiste en la descripcin o narracin secuencial de las actividades y

procedimientos utilizados por el personal que interviene en las diversas actividades y procedimientos
utilizados por el personal que interviene en las diversas unidades administrativas por donde fluyen las
operaciones; narracin que deber hacer referencia a los sistemas o registros contables y polticas o
disposiciones de control relacionados con esas actividades y procedimientos. Esta descripcin narrativa debe
hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que
intervienen; nunca se practicar en forma aislada o con subjetividad. Siempre deber tenerse en cuenta la
operacin en la unidad administrativa precedente y su impacto en la aplicacin de pruebas de auditoria.

Recopilacin de informacin complementaria

Se refiere a los papeles o informacin que va recopilando el auditor durante el desarrollo de su trabajo sobre
los que aplicar sus pruebas de auditoria los que, a su vez, sern sustento, conjuntamente con lo que recopil
en la aplicacin de sus papeles de trabajo, para llegar a sus conclusiones de auditoria.

3.7 APLICACIN DE PRUEBAS DE AUDITORIA

Los trabajos de auditoria dieron inicio con la cobertura de las seis primeras etapas referidas en la metodologa
propuesta para el ejercicio de la auditoria administrativa, operacional o financiera. Contina la etapa de
examen y revisin de la informacin recopilada, y aplicacin de las tcnicas y procedimientos de auditoria
sobre esa informacin, y otras pruebas de auditoria aplicables a las circunstancias. Esta ejecucin de la
auditoria se llevara acabo con la base en el seguimiento de programas de auditoria diseados con ese
propsito.

Estructura operativa.

142

Son los elementos bsicos a considerar para el ejercicio de la auditoria interna, partiendo del programa de
trabajo, los programas especficos de auditoria a aplicar, el uso de ndices y catlogo de marcas a utilizar en la
elaboracin de los papeles de trabajo, y los cuestionarios a emplear para la evaluar los objetivos.

Programas de auditoria

Por programa de auditoria se entender el documento que contempla, de manera sistemtica y ordenada, los
pasos a seguir y los procedimientos de auditoria a aplicar en una asignacin de auditoria. Los programas de
auditoria forman parte de los papeles de trabajo de auditoria y siempre debern ser colocados al inicio de la
seccin a que aludan o correspondan. Los programas de auditoria se complementaran con cuestionarios que
contemplen la cobertura de aspectos de detalle implcitos en cada una de las partes o secciones de la unidad
administrativa, actividad o funcin sujeta a auditoria.

Es un documento de planeacin en el cual se consignan los trabajos a realizar a las unidades administrativas y
actividades susceptibles de ser auditadas, por lo general los programas de trabajo parten de lo general a lo
particular, por lo que es comn que en este medio se desarrolle un programa anual de auditoria seguido de un
programa de trabajo especfico para cada auditoria y finalmente un programa detallado de los aspectos
importantes a considerar.

Es una herramienta que sirve para planear, dirigir y controlar el trabajo de auditoria a efectuar a una empresa,
actividad, o rubro contable o interno. Representa especificar claramente los pasos y acciones a seguir para la
consecucin de la auditoria, indicando los procedimientos a aplicar, la extensin de su aplicacin y su
relacin con los papeles de trabajo. Representa la seleccin, por parte del auditor, de los mejores mtodos
para hacer bien su trabajo. Sirve tambin para dejar constancia del trabajo realizado.

El programa de auditoria debe ser considerado como modelo de la asignacin a discutir entre el gerente de
auditoria y su personal; sin embargo, los auditores son responsables por nueva evidencia, cambios en las
asignaciones de personal, los rubros o reas que se verificaran o validaran, los alcances de acuerdo a los
tiempos, as como otros cambios y condiciones

que en su momento ellos consideren pertinentes. En las

primeras etapas de la auditoria puede ser necesario reorientar la asignacin tanto de personal como de cargas
de trabajo y modificar los objetivos, en caso de posibles deficiencias o debilidades.

143

Son elementos a considerar en la formulacin del programa anual de auditoria, los siguientes: volumen de
incidencias, hallazgos u observaciones detectados en auditorias anteriores; acciones emprendidas por los
auditados para la solucin de los mismos, su seguimiento; coberturas previas de auditoria, por lo que siempre
se iniciar con un programa anual de auditoria como primer paso, continuando con la fuerza de trabajo anual
para concluir con un programa general de auditoria especfica a la empresa, rea, direccin, rubro o
departamento a auditar y se finalizara con un programa detallado de la misma donde quede incluido el
cronograma de actividades a desarrollar por cada uno de los auditores.

Programas de auditoria de aplicacin general.

Es el documento en el que se reflejan las pruebas de cumplimiento y las pruebas sustantivas que se disearon
como resultado de la evaluacin de los objetivos de control interno.
Programas de aplicacin general y especifica

En coadyuvancia al proceso evaluatorio, y con el propsito de que este se lleve una secuencia ordenada, y
adems para evitar que se omitan aspectos relevantes. El auditor se auxiliara de programas de auditoria
previamente elaborados. Los programas son los referidos en la aplicacin de pruebas de auditoria,
obviamente, y con el nimo de evitar duplicidad de esfuerzos, en los programas (especialmente los
especficos) habr de comprenderse tanto en lo relativo a procedimientos a aplicar para el caso de pruebas de
auditoria, como a las instrucciones de evaluacin correspondientes.

3.8 PROGRAMAS DE TRABAJO:

El objetivo de la etapa de la ejecucin es obtener evidencias suficiente de la empresa, programa, rea o rubro
que se analiza, para contar con los elementos suficientes de juicio que permitan al auditor determinar el grado
de razonabilidad de las situaciones observadas, la veracidad de la documentacin revisada y la confiabilidad
de los sistemas y registros examinados, para que en base a ello emita una opinin slida, sustentada y vlida,
motivo por el que la evidencia que se obtenga debe ser de calidad y para ello debemos de allegarnos de:

En el diseo del programa de auditoria habr de considerarse:

144

1.

Definicin de prioridades y otras intervenciones que se puedan desahogar durante el transcurso del
ao.

2.

Requerimientos de la administracin y otras reas interesadas.

3.

Intervenciones en casos excepcionales que no se tenan contempladas.

4.

Espacios razonables de tiempo de fuerza de trabajo en auditoria que se reservan para atender
emergencias o requerimientos no planeados de origen.

En la preparacin del programa de trabajo, el director de auditoria interna solicitar sugerencias de la

administracin y otras reas interesadas en que se les revise; esto incluye tanto a los ejecutivos de nivel medio
como a la alta administracin. Los gerentes y supervisores de auditoria tambin pueden requerir y presentar
propuestas de auditorias a efectuar; sin soslayar, adems, la participacin de los encargados y auditores
auxiliares recibiendo de estos ideas e innovaciones y estimulacin en el proceso de apertura de la funcin de
auditoria interna como un servicio a la organizacin.

Planeacin del trabajo de auditoria.

La planeacin de la auditoria es la funcin donde se define el desarrollo secuencial de las actividades

encaminadas dentro de los programas, as como la determinacin del tiempo requerido pare el desarrollo de
cada una de sus etapas.

La finalidad de la planeacin consiste en poder prever, anticipadamente a la accin, todos aquello factores que
se requieran y que por ausencia de estos se limite el curso de accin a seguir en pro de los objetivos
esperados.

En la planeacin, el auditor debe considerar, entre otros, los siguientes puntos:

Caractersticas particulares de la empresa. A fin de que la planeacin de los trabajos se ajuste a ella y puedan
as, obtener resultados satisfactorios.

145

Finalidad de los trabajos. En virtud de que esta constituye el punto bsico para desarrollar adecuadamente un
plan y determine, de acuerdo a las circunstancias existentes, los elementos necesarios para su desarrollo.

Secuencia de su desarrollo. En virtud de que los trabajos por ejecutar debern seguir un ordenamiento que
permita su desarrollo normal, dentro de los limites de tiempo fijados.

Estimacin de tiempos, para la estimacin de cada trabajo, precisando la fecha de iniciacin y terminacin de
los mismos, determinacin del personal que intervenga, punto por dems importante, pues la seleccin de
personal apto para intervenir en los trabajos a desarrollar, es de vital importancia para la realizacin del
trabajo de auditoria. La estimacin de tiempo a invertir en un trabajo de auditoria interna y el personal a
asignar contempla dos vertientes: la planeacin en tiempo y personal por cada intervencin individual de
auditoria y el compendio de las auditorias a practicar en un periodo de tiempo dado, que viene a formar parte
del Programa de Trabajo de Auditoria Interna, compendio en el cual se habr de pronosticar el tiempo a
invertir y el personal a asignar, as como las pocas en que se llevaran a cabo los trabajos de auditoria y las
unidades administrativas o funciones a auditar llamados Programa anual de auditoria y cronograma de
auditoria, que se refiere al pronostico de horas a invertir en cada etapa de la auditoria y las fechas en que se
llevaran a cabo dicha inversin.

La estimacin del personal se refiere al nivel de auditor que intervendr en los trabajos en conexin con los
tiempos pronosticados, as como la asignacin de personal, que se dar atendiendo a la disponibilidad de los
mismos y a las caractersticas, experiencia o especialidades que requiera el trabajo.

La planeacin es especialmente importante en pocas de incertidumbre. Para hacer frente a las demandas de la
vida moderna de los negocios, es importante que el auditor interno cambie con frecuencia sus planes
conforme vayan surgiendo necesidades. Cuando las necesidades de la administracin cambien, el auditor debe
analizar todas las tendencias y ser flexible para ajustarse a las nuevas condiciones.

La planeacin se refiere a la formulacin de metas y objetivos que proveern el captar las oportunidades del
medio y los recursos disponibles, para lograr la mejor utilizacin de esos recursos. Para el auditor sus
recursos son su personal, su presupuesto asignado y la reputacin que se ha ganado dentro del personal de la
organizacin. Estos recursos incluyen lo actualmente disponible y razonables expectativas de buenos
resultados de soporte a la direccin.
146

Respecto al medio ambiente, incluye a la organizacin de la que es integrante y, en su sentido amplio, del
mundo del que es parte.

Alcance de las pruebas de auditoria.

Muestreo

Alcance de las pruebas de auditoria. Dado que no es practico revisar la totalidad de las operaciones de la
unidad administrativa o funcin sujeta a auditoria, o el universo susceptible de auditarse, debido al volumen o
cantidad de estas y al tiempo que se tiene programado para la revisin, ya que resultara demasiado onerosos y
fuera de contexto el efectuar revisiones al cien por ciento-excepto en casos de fraude o situaciones
verdaderamente excepcionales-, el auditor interno habr de aplicar sus procedimientos de revisin a solo una
parte del total de las operaciones susceptibles de ser revisadas. Este proceso se denomina pruebas selectivas y
la determinacin y seleccin del nmero de pruebas o muestras se har con base en un muestreo.
En tal virtud, el alcance tambin llamado extensin-, del numero de muestras a seleccionar y revisar, se har
aplicando el plan de muestreo que mas se adapte a las circunstancias y necesidades del auditor interno; y
sobre las muestras seleccionadas aplicara sus procedimientos de revisin, en funcin de la naturaleza de las
muestras, y en la oportunidad o momento que juzgue adecuado, atendiendo a su criterio profesional.

A manera de gua orientacin, el auditor interno elegir el plan de muestreo a utilizar y los procedimientos de
auditoria a aplicar con base en los siguientes aspectos:

El objetivo de la auditoria y los resultados obtenidos en el estudio general, el anlisis de ala funcin a auditar,
y el estudio y evaluacin del control interno. La importancia de las operaciones y su representatividad en el
contexto general de la entidad y en los estados financieros. El riesgo probable de error o irregularidades en las
operaciones y su registro contable.

Muestreo.- El muestreo en la auditoria es un procedimiento mediante el cual se obtienen conclusiones sobre

las caractersticas de un conjunto numeroso de partidas (universo) a travs del examen de un grupo parcial de
ellas (muestra).

147

Dentro del campo de muestreo en la auditoria existen dos grandes grupos que representan, cada uno de ellos,
corrientes de aplicacin que pueden llevarse a la prctica atendiendo al propio criterio, conocimientos, juicio
y discernimiento del auditor y de los resultados que espera de su trabajo. Estos dos grupos son: muestreo de
criterio y muestreo estadstico, los cuales, a su vez, estn integrados por diferentes tipos de muestreo.

Muestreo de criterio. Mediante este muestreo dirigido (no estadstico), el auditor, basado en un criterio
subjetivo, determina el tamao de la muestra, la seleccin de las partidas que lo integran y la evaluacin de
los resultados.

Muestreo estadstico. Es aquel en el que la determinacin del tamao de la muestra, la seleccin de las
partidas que la integran, y la evaluacin de los resultados, se hace por mtodos matemticos basados en el
clculo de probabilidades.

3.9 EVALUACIN

Al llegar a este punto del desarrollo de la auditoria, el auditor interno previamente ya preciso el objetivo de su
intervencin, planeo la auditoria, llevo a cabo un estudio general de la entidad sujeta a auditoria, hizo un
anlisis de la funciona auditar, efectu un estudio y evaluacin del control interno y verifico la informacin
recopilada, bien sea conforme la fue obteniendo, o aplicando pruebas de auditoria. A continuacin evaluara
todo ese cmulo de informacin y resultados alcanzados.

En este orden, por evaluacin se entender el proceso mediante el cual se compara lo que esta sucediendo o se
est haciendo en la funcin sujeta a auditoria, as como la calidad de accin y resultados obtenidos, contra lo
que debe ser o lo ideal a hacer, en sntesis, es comparar lo que es con lo que debe ser. Obviamente, el debe ser
implica un adecuado conocimiento del auditor interno de la teora y la practica de lo que esta evaluando. No
puede comparar ni juzgar si desconoce la referencia de conocimientos previamente o sobre la marcha como
punto de comparacin.

Identificacin de objetivos del proceso sujeto a evaluacin. Abundado en el proceso de comparacin

sealado, el auditor administrativo identificara primeramente los objetivos tericos generales de aquella fase
del proceso administrativo aplicables a al unidad administrativa o funcin sujeta a auditoria; el auditor
148

operacional identificara los objetivos de operacin de la unidad administrativa o funcin sujeta a auditoria; y
el auditor financiero los correspondientes a cada rubro o cuenta contable sujeta a revisin, despus los
comparara en lo aplicable con los correspondientes establecidos en la unidad administrativa o funcin
auditar. De tal comparacin se deriva el proceso que se evala.

3.10 VERIFICACIN DE FUNCIONES, PROCESOS Y SISTEMAS.

Consiste en la narracin o descripcin secuencial de las actividades y procedimientos utilizados por el

personal que interviene en las diversas unidades administrativas por donde fluyen las operaciones; narracin
que deber hacer referencia a los sistemas o registros contables y polticas o disposiciones de control
relacionadas con estas actividades y procedimientos. Esta verificacin debe hacerse de manera tal que siga el
curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen; nunca se practicar en forma
aislada o con subjetividad.

Entenderemos por evaluacin el proceso mediante el cul se compara lo que esta sucediendo o se est
haciendo en la funcin sujeta a auditoria, as como la calidad de accin y resultados obtenidos, contra lo que
debe ser o lo ideal a hacer, es decir es comparar lo que es con lo que debe ser.

Para poder realizar dicha evaluacin el auditor ya debi precisar el objetivo, llevar a cabo un estudio general,
hacer un anlisis de la funcin a auditar, efectuar un estudio y evaluacin del control interno y verificar la
informacin recopilada, es entonces el momento de evaluar toda esa informacin obtenida y resultados
alcanzados.

Este proceso implica un adecuado conocimiento del auditor interno de la teora y la prctica de lo que esta
evaluando. Para poder evaluar correctamente es necesario llevar a cabo los siguientes puntos.

Identificacin de Objetivos del Proceso Sujeto a Evaluacin. En este punto el auditor administrativo
identificar primeramente los objetivos tericos generales de aquella fase del proceso administrativo
aplicables a la unidad administrativa o funcin sujeta a auditoria y el auditor financiero los correspondientes
a cada cuenta contable sujeta a revisin, posteriormente los comparar en lo aplicable con los

149

correspondientes establecidos en la unidad administrativa o funcin a auditar. De tal comparacin se deriva el

proceso evaluatorio.

Programas de Aplicacin General y Especfica. Para que se omitan aspectos relevantes, el auditor se auxiliar
de programas de auditoria previamente elaborados.

3.11 CONTROL DE HALLAZGOS Y OBSERVACIONES DE AUDITORIA.

El auditor administrativo, operacional o financiero, durante el desarrollo de su trabajo y en cualquiera de sus

etapas ir detectando irregularidades o anomalas que merecen ser tomadas en consideracin para su anlisis y
discusin con el personal de la unidad administrativa o funcin sujeta a auditoria del resultado de tal proceso
se deriva su eventual inclusin en el informe de auditoria. El auditor ante todo no debe dejar de tener cortesa,
tacto y buenas relaciones con el auditado.

El proceso de registro de observaciones se debe de anotar, as como sus causas, consecuencias, opciones de
solucin y beneficios esperados; de igual manera se indicar el nombre de la persona con quien se coment y
los comentarios recibidos. En cada observacin que se registre se deber anexar la documentacin que la
soporte. El conjunto de observaciones registradas y numeradas en forma consecutiva para efectos de control,
se deben de integrar en una seccin especfica de los papeles de trabajo; y se har referencia a ellas, por su
nmero, en el programa de auditoria y en los papeles de trabajo relativos al rea o seccin donde fue
detectada.

Si el auditor sabe dar un correcto uso de este procedimiento ver, sin lugar a dudas, que al concluir su
auditoria tendr en sus manos el fondo de su intervencin al que solo tendr que darle forma y presentacin
por medio del informe.

150

CAPITULO IV

4. EL INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA.

4.1 Definicin de Informe

El diagnostico o informe constituye el producto terminado de la auditoria, es la forma de dar a conocer tanto
al hombre de empresa como a los funcionarios y encargados de los departamentos que se vean afectados, de
todos los hechos o circunstancias importantes observadas en la revisin, as como tambin de exponerles las
sugerencias de carcter general que permitan mejorar el desempeo de las mismas.

El informe de auditoria operacional-administrativa es el documento, por medio del cual, se dan a conocer

los resultados de las revisiones que efectan los auditores de una dependencia o entidad.

l diagnostico o informe constituye el producto terminado de la auditoria, es la forma de dar a conocer

tanto al hombre de empresa como a los funcionarios y encargados de los departamentos que se vean afectados
de todos los hechos o circunstancias importantes observadas en la revisin, as como tambin de exponerles
las sugerencias de carcter general que permitan mejorar el desempeo de las mismas.

Se le conoce tambin como el diagnostico por ser esta su verdadera naturaleza, es decir, la de una

apreciacin sobre la eficiencia con que se efectan las operaciones de la empresa, que se acompaa de las
recomendaciones que se estiman necesarias al caso, pero sin constituir, por lo menos actualmente, una
opinin tipo dictamen de estados financieros, y en igual forma las sugerencias tampoco son de carcter
especifico.

Es la narracin escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un cargo, cuya presentacin debe

causar impacto de profesionalismo, calidad, y confianza dada su importancia.

El diagnostico o informe constituye el producto terminado de la auditoria, es la forma de dar a conocer

tanto al hombre de empresa como a los funcionarios y encargados de los departamentos que se vean
afectados, de todos los hechos o circunstancias importantes observadas en la revisin, as como tambin de
exponerles las sugerencias de carcter general que permitan mejorar el desempeo de las mismas.

El informe es el documento en el cual se presenta la evidencia obtenida durante la auditoria operacional-

administrativa con la presentacin de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo.

4.1.1 Importancia y concepto

151

El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo
nico que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor.

Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relacin con la
eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide
fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitir as mismo, que de la
solucin dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia
operativa y en ltima instancia, en la productividad.

Para que la auditoria operacional sea til a la empresa, el informe debe ser gil y orientado hacia la accin.
Adems, siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles
cambios.

4.1.2 Caractersticas.

El informe debe reunir principalmente las siguientes caractersticas:

Oportunidad: presentar los resultados en el momento preciso, es decir, a tiempo para que las observaciones
sean atendidas.

Integridad: Incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar informacin completa acerca de
las situaciones advertidas, las conclusiones y las recomendaciones.

Competencia: Presentar la informacin de modo que los resultados correspondan a los objetivos de la
auditoria.

Relevancia: Considerar solamente los hechos importantes que repercutan en la operacin del rea auditada.

152

Objetividad: Presentar con imparcialidad los hechos comprobados, que debern estar respaldados con
evidencia indudable.

Conviccin: Hacer que las evidencias gue al lector a las mismas conclusiones a las que llego el auditor.

Claridad: Cuidar que la estructura, terminologa y redaccin empleadas, permitan que la informacin que se
presenta sea entendida por las personas a quines se dirige el informe.

Utilidad: Aportar elementos que contribuyan a la mejor administracin y utilizacin de los recursos de la
entidad.

La evolucin del informe de auditoria se dio en cuatro etapas:

1.

La misin del auditor era buscar si se haban cometido errores y fraudes.

2.

Los auditores tienen ahora una nueva actividad que es la de verificar, certificar que la informacin
que se les presenta sea veraz.

3.

El auditor toma como base el muestreo para realizar su trabajo.

4.

El auditor ya elabora un informe en cual emite su opinin.

4.1.3 Objetivos e Importancia del Informe de Auditoria Operacional-Administrativa.

Los objetivos principales que se persiguen al realizar un informe de auditoria son:

Informar: Es dar a conocer al titular de la entidad los resultados importantes del trabajo. (Toma de
conciencia).

Persuadir: Demostrar que los resultados son vlidos y tienen razn de ser. (Aceptacin).

153

Obtener Resultados: Presentar recomendaciones para cambios constructivos. (Accin).

El objetivo es analizar las condiciones en que el Contador Pblico pueda emitir un informe desde el punto de
vista de su profesin precisando la naturaleza y alcance de tal informe, con el propsito de proteger los
intereses de los usuarios del mismo.

Importancia relativa:

La importancia relativa representa el importe acumulado de los errores y desviaciones de principios de

contabilidad, que podran contener los informes, sin que estos afecten significativamente las decisiones de los
accionistas o altos mandos, considerando algunos aspectos cualitativos tales como una revelacin o
presentacin inadecuada, la importancia de un rubro especfico de la empresa.

El auditor debe establecer el lmite de la importancia relativa basado en su criterio profesional y considerando
las necesidades o expectativas del cliente.

Riesgo de auditora:

El riesgo de auditoria representa la posibilidad de que el auditor pueda dar una opinin sin salvedades de
alguna empresa, rea o rubro especfico que contengan errores y desviaciones de principios de contabilidad en
exceso a la importancia relativa, este riesgo de auditoria esta integrado por el efecto combinado de:

Riesgo inherente: representa el riesgo que ocurran errores de importancia en una empresa especfica en su
conjunto, en un rea o en un rubro especfico, en funcin de las caractersticas especficas del mismo, sin
considerar el efecto de los procedimientos de control interno que pudieran existir.

Riesgo de control: representa el riesgo de que los errores importantes pudieran existir en un rea o rubro
especfico y de que estos no fueran detectados oportunamente por el sistema de control interno en vigor, amn
de la normatividad.
154

Riesgo de deteccin. Representa el riesgo de que los procedimientos aplicados por el auditor no detecten los
posibles errores importantes que hayan escapado a los procedimientos de control interno.

Naturaleza: Por las caractersticas de la auditoria operacional, el informe debe tener la naturaleza equivalente
a un diagnstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia
operacional y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados.

Congruentemente con la afirmacin anterior debe precisarse que no es posible que como resultado final del
trabajo se presente una opinin fundamentada tipo dictamen sobre estados financieros, sobre el grado de
eficiencia existente.

Empresa. El informe o diagnstico de auditoria operacional no tiene la finalidad de emitir un dictamen, no es

posible darle tal alcance. Por otra parte, tambin debe quedar claro que el informe de la auditoria operacional
es distinto al producto terminado de un proyecto de consultora en administracin pues en este ltimo, el
resultado final implica necesariamente proporcionar sugerencias especficas, el diseo de las formas,
procedimientos y sistemas necesarios, la instalacin de ellos y posteriores visitas de supervisin; todo ello con
el propsito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados. En algunos
casos, el informe de auditoria operacional puede ser el inicio de un trabajo de consultora en administracin a
cargo de consultores externos e internos.

4.1.4 Propsito del Informe.

Es informar en forma clara, pero concisa, l por qu? Y cmo? de la auditoria. Este cumple muchas
funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la administracin. Las siguientes funciones
deben ser cuidadosamente consideradas durante el desarrollo de la auditoria y en la determinacin de cmo
redactar el documento sealado.

El informe sirve para sumarizar la evidencia obtenida durante la revisin, con la presentacin de hallazgos y
conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoria.

155

Reportar Condiciones

Este reporta a la organizacin un resumen de las principales reas que requieren mejoras; El informe puede
ser visto como una herramienta de que se vale la administracin para reconocer sus operaciones y evaluar su
ejecucin. El informe seala que reas estn bien y cules pueden ser susceptibles de optimizar.

Marco de Referencia de la Accin Administrativa

Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser
tomadas por la administracin. Con base en las condiciones reportadas y en la identificacin de causas, las
recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y
mejorar las operaciones.

Aclarar Puntos de Vista del Auditor

Es normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que esta en
desacuerdo. Una clara posicin del auditado y los comentarios del auditor ayudarn a puntualizar los criterios
de la administracin y proporcionarn bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias.

4.1.5 Anatoma del Informe

Antes de iniciar la redaccin de un Informe, es conveniente ordenar todos los puntos que se deben incluir en
l. Al redactar el informe se deben utilizar expresiones cortas y apoyndose en esquemas. El orden ms
conveniente de las ideas expresadas, ser determinado por la importancia de ellas.

Se deben utilizar ttulos para el desarrollo de los puntos importantes. Esta titulacin debe referirse, en forma
breve, al contenido del apartado.

156

Se debe cuidar la conjugacin de los verbos usados en la redaccin, que sea la ms adecuada, de tal manera
que refleje el sentido de la expresin.

Ser preciso y convincente. Se es preciso cuando se redacta en la forma ms directa y breve posible.
Se es convincente cuando el argumento preciso no requiere de explicaciones excesivas en el texto.

Antes de presentar el informe, es conveniente leerlo en voz alta para apreciar la fluidez fontica. De
esta forma se localizar la repeticin de ideas o palabras. Si este es el caso, se recomienda seguir, en el
orden en que se indican los siguientes procedimientos:

Eliminar la idea o palabra repetida. Sustituirla. Dar otro giro a la construccin de la frase.

Evitar que los trminos que puedan originar duda o confusin en los lectores y el uso innecesario de
tecnicismos.

Utilizar correctamente las palabras, de tal manera que facilite la comprensin de las ideas que
expresa en el informe.

La redaccin del Informe debe caracterizarse por la cortesa. Expresar con tacto los asuntos delicados
y confidenciales y haga referencia a las personas con respeto y distincin.

Indicar el nombre de los documentos o reportes a los que se hace referencia, en lugar de la clave o
codificacin que se utiliza para ellos en el rea auditada.

Cuando sea necesario utilizar cifras, unidades de medida, porcentajes, etc., ser consistente.

Cerciorarse del uso correcto de la ortografa y eliminar abreviaturas o palabras extranjeras

innecesarias.

La importancia del resumen radica en:

Despertar el inters del titular de la entidad por conocer, con ms detalle, lo problemtica planteada.

Dar agilidad a las soluciones de los problemas detectados.

Resultados.- En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditoria
operacional-administrativa pero como una trascripcin o sntesis de las observaciones determinadas.

Los resultados debe de proporcionar informacin valiosa para la toma de decisiones, por ello el auditor
vincular las diferentes desviaciones para mostrar como, en su conjunto, repercuten y afectan la planeacin,
programacin, y ejecucin para el logro de objetivos.
157

Es la formulacin de recomendaciones en el mbito de sugerencia como posible solucin a la problemtica

detectada. Y estn integrados por:

Titulo.- Es el encabezado con que se designa, en forma breve al resultado que se presenta. Cabe mencionar
que el ttulo debe reflejar la esencia de dicho resultado.

Observacin.- Son las deficiencias, irregularidades, desviaciones u oportunidades de mejora, su relacin y

alcance de la revisin. La observacin debe incluir el criterio establecido, que son aquellos lineamientos,
norma y polticas que ayudan al auditor a tener un punto de referencia para reconocer, clasificar y medir los
objetivos, metas y realizaciones de las organizaciones.

Causas.- Son los motivos que originan las observaciones.

Efecto.- Son las repercusiones o riesgos a los que estn expuestas las entidades como consecuencia de las
observaciones detectadas.

Recomendaciones.- Son las sugerencias que se hacen con el fin de atender y dar solucin a las causas que
dieron origen a las situaciones observadas.

El informe de auditoria esta integrado por varias secciones, que dan como resultado un documento o
diagnostico til para la toma de decisiones.

Cabe destacar que existen diversas formas de estructurar al informe; a continuacin se mencionar una de
ellas la cual se divide en:
a) De Identificacin.
b) De Contenido.
c) De Complemento.
d) De Identificacin.

158

a) De Identificacin.

Cartula interior.- Presenta un resumen de los datos ms importantes de la auditoria para su fcil e inmediata
identificacin. Se prepara en una hoja membretada de le entidad y deber de reunir como mnimo: Titulo
(Informe de auditoria), rea o departamento auditado, fecha o periodo revisado, fecha de conclusin del
informe, nmero de la revisin, si corresponde, especificacin de reservado o confidencial.

ndice.- En este punto se enumeran los aspectos que tratan el informe y se indica la pagina en que se
encuentra.

Objetivos.- Aqu se sealan los propsitos que se persiguieron con la revisin efectuada, tales como: evaluar,
verificar, analizar, comprobar, etc. las operaciones de un rea de la entidad.

b) De Contenido.

Resumen.- Es un indicador importante a travs del cual se cumplen lo objetivos del informe. En el se
sintetizan los principales problemas detectados en la revisin con la finalidad de atraer la atencin del titular
de la entidad hacia aquellos aspectos que requieren mayor esmero para su resolucin.

Los objetivos que se persiguen al elaborar y presentar un resumen son:

Enterar de los hechos relevantes al titular de la entidad que no dispone de tiempo suficiente para leer todo el
informe. Atrae la atencin del titular de la entidad hacia los aspectos de mayor importancia que se detectaron
en la revisin.

La importancia del resumen radica en:

1)

Despertar el inters del titular de la entidad por conocer, con ms detalle, lo problemtica planteada.
159

2)

Dar agilidad a las soluciones de los problemas detectados.

Resultados.- En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditoria
operacional-administrativa pero como una trascripcin o sntesis de las observaciones determinadas.

Los resultados debe de proporcionar informacin valiosa para la toma de decisiones, por ello el auditor
vincular las diferentes desviaciones para mostrar como, en su conjunto, repercuten y afectan la planeacin,
programacin, y ejecucin para el logro de objetivos.

Es la formulacin de recomendaciones en el mbito de sugerencia como posible solucin a la problemtica

detectada. Y estn integrados por:

1)

Titulo.- Es el encabezado con que se designa, en forma breve al resultado que se presenta. Cabe

mencionar que el ttulo debe reflejar la esencia de dicho resultado, de tal manera que capte la atencin y el
inters del lector.
2)

Observacin.- Son las deficiencias, irregularidades, desviaciones u oportunidades de mejora, su

relacin y alcance de la revisin. La observacin debe incluir el criterio establecido, que son aquellos
lineamientos, norma y polticas que ayudan al auditor a tener un punto de referencia para reconocer, clasificar
y medir los objetivos, metas y realizaciones de las organizaciones.
3)

Causas.- Son los motivos que originan las observaciones.

4)

Efecto.- Son las repercusiones o riesgos a los que estn expuestas las entidades como consecuencia

de las observaciones detectadas.

5)

Recomendaciones.- Son las sugerencias que se hacen con el fin de atender y dar solucin a las causas

que dieron origen a las situaciones observadas.

c) De Complemento.

Anexos.- Son todos aquellos documentos que sirvan como evidencia para argumentar lo manifestado en el
contenido del informe. El objetivo principal de incluir anexos al informe consiste en aclara al lector los
aspectos que por su extensin e importancia debe agregarse al contenido del informe estos anexos pueden ser:
graficas, cuadros comparativos, relaciones elaboradas por el auditor.
160

Su finalidad es:

Presentar los pormenores necesarios en forma separada, aunque formando parte del contenido general del
informe, con el propsito de contribuir la mayor concisin del texto, hacer del mismo un material de lectura
ms fcil.

Facilitar la agrupacin ordenada de las observaciones de naturaleza similar, para su distribucin entre los
empleados responsables de su correccin y los funcionarios que debieran conocer dichas observaciones.

Cada anexo tendr un titulo apropiado ala naturaleza de su contenido.

Planeacin de la auditoria.

Los auditores internos deben planear cada auditoria. La planeacin se debe documentar, incluyendo:

1.

Objetivo de la auditoria y alcance del trabajo.

2.

Informacin sobre antecedentes de las actividades a ser auditadas.

3.

Determinacin de los recursos necesarios para llevar a cabo la auditoria.

4.

Comunicacin a las partes que requieren saber de la auditoria a realizar.

5.

La realizacin, en lo posible, de un estudio general a efectos de familiarizarse con las actividades y

controles a auditar, identificando reas que requieren mayor atencin de auditoria invitando a los auditados a
que presenten comentarios y recomendaciones.
6.

Programa por escrito, de auditoria.

7.

Determinacin de cmo, cuando y a quin se comunicara los resultados de auditoria.

8.

Aprobacin del plan de trabajo de la auditoria.

Examen y evaluacin de la informacin.

161

Los auditores internos deben recopilar, analizar, interpretar y documentar la informacin que soporta los
resultados de auditoria.

El proceso de examen y evaluacin de la informacin es como sigue:

1.

Se debe recolectar informacin respecto a todos los asuntos relacionados con los objetivos de la

auditoria y el alcance del trabajo.

2.

La informacin debe ser suficiente, competente, relevante y til a efectos de que proporcione bases

slidas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditoria.

3.

Los procedimientos de auditoria, incluyendo las pruebas selectivas y el uso de muestreo, deben ser

utilizados, segn se avance en la auditoria, donde sea practico su aplicacin y se puede ampliar o reducir de
acuerdo a las circunstancias que se vayan presentando.
4.

El proceso de obtener analizar, interpretar y documentar la informacin debe ser supervisado a

efectos de asegurar, con cierta racionabilidad, que se mantiene la objetividad del auditor y que se van
logrando las metas de auditoria.
5.

Los papeles de trabajo que documenten la auditoria deben ser preparados por el auditor y revisados

por el responsable del departamento de auditoria interna. Estos papeles contendrn la informacin recopilada
y los anlisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar.

Comunicacin de resultados.

Los auditores internos deben reportar los resultados de su trabajo de auditoria.

1.

Se debe emitir un reporte por escrito, y firmado, cada vez que se concluya con un examen de

auditoria.
2.

Durante el transcurso de la auditoria se podrn transmitir, formal o informalmente, reportes orales o

escritos.
3.

Los auditores internos debern discutir sus conclusiones y recomendaciones a un nivel adecuado de

la administracin antes de emitir su reporte escrito final.

4.

Los reportes debern ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.

5.

Los reportes contendrn el propsito el alcance y resultados de la auditoria y, en lo aplicable, la

opinin del auditor.

162

6.

Los reportes pueden incluir recomendaciones de mejoras potenciales y un satisfactorio

reconocimiento de la ejecucin de acciones correctivas.

7.

El director de auditoria interna, o la persona designada, deber revisar y aprobar el reporte final de

auditoria antes de su emisin y deber decidir a quien se le distribuir el reporte.

Seguimiento.

Los auditores internos deben llevar un seguimiento para asegurarse que se toman acciones apropiadas sobre
los hallazgos reportados en la auditoria.

Los auditores internos deben cerciorarse que se han tomado acciones correctivas para alcanzar los resultados
deseados, o que la administracin o el consejo de administracin asuman el riesgo por no adoptar acciones
correctivas sobre los hallazgos reportados.

El Informe Normal y el Confidencial.

Los informes referentes a las designaciones de auditoria de ndole confidencial, cuyos informes
invariablemente habr de tener el mismo carcter, los auditores con frecuencia tienen la necesidad de
informar, tambin de manera confidencial ciertos aspectos relativos a la ejecucin del su trabajo.

De acuerdo con lo anterior ha de inferirse que de una designacin de auditoria no confidencial ser posible
que se origine un informe que si fuese, al menos parcialmente. En todo informe marcado con l rotulo de
confidencial, el auditor general deber, con el objeto de hacer resaltar esta caracterstica, imprimir su sello de
goma con la misma leyenda en la parte superior derecha de la cubierta de cada uno de los ejemplares del
informe, antes de elevarlo a las autoridades superiores para su examen y resolucin.

En el original del informe dichos sellos se imprimirn en la cubierta exterior de cartulina, a dems en la
cubierta interior.

163

El auditor general tambin podr imprimir el sello de confidencial a cualquier informe que hubiese recibido
del auditor informante sin la expresa clasificacin, siempre que, a juicio de aquel funcionario superior, el
informe de que se trate debiera ser tratado en forma confidencial.

Auque todo informe de auditoria a de tener como caracterstica distintiva, la de ser un documento
intrnsecamente confidencial, todas las persona autorizadas a leer dichos informes debern extremar el
cumplimiento de las disposiciones de secreto profesional de la auditoria, cuando se trate de un informe
marcado con el sello de confidencial.

4.1.6 Tratamiento de la Informacin.

La informacin es la materia prima con la que trabaja en auditor. Establecido este hecho surgen las siguientes
preguntas: qu informacin hay que buscar?, dnde sen encuentra esta informacin?, cmo darle una
coherencia? Y otras ms.

El auditor antes de iniciar la recopilacin de informacin necesita:

Saber que informacin es significativa y cual no lo es.

Tener un esquema conceptual con el cual ordenarla y clasificarla.

Saber cuales son los medios para obtenerla.

Saber como se puede obtener al menor costo posible.

La informacin para la auditoria se recoge con el objeto de poder realizar un diagnostico y emitir unas
recomendaciones. Sin embargo se necesita un tratamiento para obtener informacin ms elaborada y ajustada
a nuestros propsitos.

El tratamiento no es otra cosa que la aplicacin de tcnicas especificas para cada nivel de la organizacin las
tcnicas de tratamiento pueden ser cuantitativas o cualitativas.

164

En la fase de capturacin de informacin es recomendable recopilar la informacin de las variables de los tres
niveles; aqu ya se verifica una primera seleccin de la informacin, posteriormente habr que analizar los
procesos a fondo con las tcnicas correspondientes.

Los papeles de trabajo que documentan la auditoria deben ser preparados por el auditor y revisados por el
responsable del departamento de auditoria interna. Estos papeles contendrn la informacin recopilada y los
anlisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar.

4.1.7 Reuniones preliminares con auditores.

Una vez que el auditor anot en sus papeles de trabajo todas las deficiencias que a su juicio existen, debe
efectuar un examen crtico sobre cada observacin y cada sugerencia.

Este examen debe incluir un estudio integral de cada observacin con los papeles de auditoria en que se
apoyan los comentarios, la descripcin de los problemas y las sugerencias derivadas del criterio del auditor; es
necesario enfatizar que no deben admitirse observaciones y sugerencias que no estn respaldadas por
evidencia suficiente y competente en cdulas de auditoria.

Todos los papeles de trabajo deben estar revisados y firmados por el gerente o el supervisor de auditoria.

Esta es una norma de carcter universal que no puede dejar de aplicarse bajo ninguna circunstancia.

1.

En consecuencia, tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben tener un conocimiento profundo de
los mtodos, procedimientos y sistemas que se han examinado en la empresa.

2.

Tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben estar convencidos de la autenticidad de cada
observacin incluida en los papeles de trabajo.

3.

El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo con su importancia, a la luz del impacto
presente y futuro sobre los recursos de la entidad.

4.

Los papeles de auditoria deben incluir no slo descripciones de problemas, sino sugerencias tiles, claras
y objetivas para corregirlos.
165

5.

El auditor y sus ayudantes deben discutir, analizar y evaluar cada una de las sugerencias para corregir los
problemas detectados.

6.

Es ms importante estar convencido de que las sugerencias de auditoria estn bien estructuradas y sern
de utilidad, que el convencimiento respecto a las fallas o deficiencias en los sistemas.

7.

En los papeles de trabajo es esencia que las sugerencias de auditoria deben ser:
a)

Factibles: Es decir, susceptibles de llevarse a la prctica y no slo quimeras obtenidas de

manuales que nunca se han puesto en operacin.

b)

Accesibles: Esto es, al alcance de la empresa desde el punto de vista de su capacidad

econmica.

c)

Objetiva e integrales: Es decir, congruentes con la estructura de rea en la que se van a

implantar y con la estructura del rea en la que se van a implantar y con la estructura de
otras reas que se relacionen con sta.

En resumen, antes de proceder al inicio del proceso de preparacin del informe, el auditor y sus ayudantes
deben trabajar sobre los papeles que contienen las descripciones de los sistemas, el sealamiento de fallas y el
detalle de las sugerencias, a fin de agotar todas las posibilidades existentes respecto a todo aquello que pueda:

Eliminarse.

Combinarse.

Transferirse.

Cambiarse.

Corregirse.

4.1.8 Anlisis de cada observacin, honestidad, convencimiento, y complementacin.

Una vez que los papeles de trabajo han sido revisados y aprobados por el gerente o el supervisor de auditoria,
se tiene la certeza de que las observaciones y sugerencias representan los puntos de vista definitivos en torno
a los problemas localizados dentro de los sistemas y procedimientos en vigor. Procede, a continuacin,
solicitar a los gerentes y a los directores de las reas involucradas en la auditoria, la celebracin de una junta
para comentar las recomendaciones del auditor, llegar a conclusiones respecto a ellas y establecer de manera
conjunta las acciones necesarias para su implantacin dentro de la estructura de la entidad.

166

A dicha reunin debe asistir el gerente o el supervisor de auditoria y el ayudante que ms haya sobresalido en
el desarrollo del examen del flujo de transacciones.

Un elemento indispensable para que la junta se lleve a cabo, son los papeles de trabajo y las cdulas que
contienen las observaciones y sugerencias derivadas de la auditoria operacional.

En la mayora de las ocasiones, los gerentes y directores solicitan que el auditor demuestre la autenticidad de
las fallas que se reportan; por ello, el legajo de cdulas de auditoria debe estar escrupulosamente completo y
ordenado tanto para la localizacin inmediata de los papeles requeridos como para la clara y rpida lectura de
sus datos por el personal del cliente o de la empresa.

La reunin para discutir las observaciones y sugerencias debe llevarse a cabo con los ejecutivos a cuyo cargo
estn los departamentos o reas funcionales que involucran los hallazgos y recomendaciones del auditor. La
discusin debe ser conducida por el gerente o supervisor de auditoria considerando los siguientes aspectos
esenciales.

1.

Iniciar la reunin explicando previamente los objetivos de la auditoria en cada una de las reas que fueron
revisadas. Esta explicacin deber ser breve y sin tecnicismos.

Hacer hincapi en que la auditoria operacional tiene propsitos esencialmente constructivos y no

destructivos; es decir, los problemas localizados y las fallas detectadas sern divulgadas para
beneficio de la entidad y no para sealar o culpar al personal involucrado.
Se debe hacer nfasis para reconocer y agradecer la colabor5acin de todo el personal de cada una de
las reas funcionales que han sido auditadas.
Comenzar la reunin en su aspecto propiamente tcnico dando lectura a cada una de las
observaciones y sugerencias de acuerdo con el texto de las cdulas de auditoria.
Este hecho permite recordar a los ayudantes que deben redactare sus recomendaciones en forma clara
y objetiva.
Enfatizar la mejor disposicin en que se encuentra el auditor para ofrecer las pruebas en que basa
cada una de sus observaciones.

167

 Hacer hincapi en que las sugerencias propuestas son nicamente el punto de vista de los auditores y
que, en consecuencia, el punto de vista de los ejecutivos que tienen a su cargo las reas involucradas
es importante y valioso para depurar o mejorar dichas sugerencias.
Respecto a las sugerencias que reflejan su punto de vista, el auditor debe procurar CONVENCER
antes que VENCER.
Es vital tomar nota acuciosa de las respuestas y puntos de vista que los ejecutivos expresen respecto
a cada una de las sugerencias y las observaciones de los auditores. Este es un punto esencial, ya que
dichas respuestas van a formar parte del reporte de auditoria; por ello, es conveniente que los
comentarios de directores y gerentes se transcriban literalmente a los papeles de trabajo y se lean en
voz alta antes de dar paso ala siguiente recomendacin.
Deben evitarse comentarios hirientes, irnicos o tendenciosos respecto a cualquier empleado o
funcionario de las reas que se han examinado y de la empresa en su conjunto; las apreciaciones del
auditor no deben ir ms all de los hechos concretos, aun en los casos en que los problemas
detectados se relacionen con actitudes negativas o incapacidad del personal. Respecto a este ltimo
punto, el gerente de auditoria deber hacer comentarios en privado con el superior a quien reporte el
empleado o el ejecutivo involucrado en este tipo de hallazgos.
Cuando procede, se admiten y son recomendables los comentarios positivos acerca del desempeo y
las actitudes constructivas del personal en las reas auditadas; sin embargo, debe tomarse en
consideracin la importancia de evitar tambin los excesos para no incurrir en adulaciones que
resultan molestas y que restan categora a la imagen del auditor.

2.

Como corolario del punto anterior, el auditor debe aceptar y solicitar un plazo razonable para su
evaluacin, los puntos de vista expresados por los directores y gerentes en discrepancia con las
observaciones y sugerencias.

En relacin con las observaciones y sugerencias que los ejecutivos acepten durante la reunin a la que se ha
hecho referencia en los prrafos anteriores, es importante poner en prctica los puntos que se detallan a
continuacin.

El auditor debe lograr que los ejecutivos de las reas involucradas establezcan y se comprometan a respetar
fechas o plazos en los que las recomendaciones aceptadas quedarn cumplidas en forma integral.

168

De acuerdo con las fechas o plazos establecidos por la empresa para cumplir las recomendaciones aceptadas,
es necesario que el auditor las anote claramente en los papeles de trabajo.

Respecto a las sugerencias cuyo cumplimiento requiera de la intervencin de especialistas internos o externos,
los directores y gerentes deben establecer fechas tentativas para obtener las autorizaciones de los funcionarios
en quienes recaiga esta responsabilidad.

El establecimiento de fechas en los trminos indicados es la mejor garanta de que el esfuerzo de los auditores
y de los ejecutivos no ser estril. Cualquiera que sea la razn por la que los directores o gerentes rehacen las
recomendaciones de auditor, tambin es indispensable que las respuestas se transcriban literalmente en los
papeles de trabajo. Es importante dejar bien establecido que tanto las recomendaciones de auditoria
rechazadas por la empresa con el texto ntegro de las respuestas que incluyen dichos rechazos, deben formar
parte del reporte de auditoria operacional-administrativa.

4.1.9 Borrador del Informe.

El auditor redacta su informe en un borrador dicho borrador debe ser redactado por el gerente o el supervisor
de auditoria

con base en los papeles de trabajo que incluyen la descripcin de los problemas, las

recomendaciones para corregirlos y los comentarios de la empresa.

A medida que avanza la auditoria, pondr por escrito, inmediatamente, los detalles mientras todava estn
frescos en su mente, con lo que evitar la posibilidad de tener que volver a recopilar los datos. Se deben de
tener presentes varios aspectos fundamentales al redactarlo y el mtodo para organizar los hallazgos debe ser
objeto de particular atencin. Todos los hechos que reflejen circunstancias fuera de lo normal, deficiencias,
irregularidades, embotellamientos, puntos dbiles, desperdicio exagerado, prdidas innecesarias, mtodos
inadecuados, etc., se mencionaran en orden de importancia relativa.

Posteriormente los detalles de aspectos tratados con los supervisores y otros empleados. Finalmente, se harn
las recomendaciones formuladas por el auditor, las cuales debern redactarse sencilla y claramente.

169

El esbozo de informe de auditoria establece un plan o gua para la ordenada presentacin del informe. Por
medio de este el auditor tendr una idea de lo que busca hacer.

El informe deber ser uniforme en cuanto a diseo, esto es, en cuanto a plan general, pero no en cuanto a
contenido, tambin deber expresar la finalidad y alcance del estudio de auditoria, las limitaciones que se
tuvieron los problemas que se encontr y los hallazgos, opiniones, conclusiones y recomendaciones.
El borrador del informe constituye la versin final de los hallazgos derivados de la auditoria operacionaladministrativa; es la base para el trabajo de mecanografa y, en consecuencia, su redaccin debe ser clara,
objetiva y sin ninguna clase de errores.

El borrador del informe constituye la versin final de los hallazgos derivados de la auditoria operacionaladministrativa; es la base para el trabajo de mecanografa y, en consecuencia, su redaccin debe ser clara,
objetiva y sin ninguna clase de errores.

4.1.10 Ventajas y Desventajas de discutir el Informe con el rea Auditada.

Los sistemas que se siguen para informar de los descubrimientos hechos en el curso de una auditoria son muy
variados. En ocasiones se prepara el informe y se presenta lo descubierto hasta el trmino de la auditoria. En
otros casos antes de presentar el informe final a la direccin, se hace un intercambio de impresiones con los
afectados, con el objeto de darles la oportunidad de manifestar sus observaciones personales respecto a los
hallazgos hechos.

Ventajas:
Se puede obtener ms informacin del rea auditada para el mejor desempeo de nuestro trabajo.
Despus de la discusin con el rea auditada, el auditor puede tomar con ms certeza sus apreciaciones y as
defenderlas con profesionalismo hasta las ltimas consecuencias.
Este procedimiento hace que comprendan mejor los aspectos que requieren interpretacin y determinen los
mejores procedimientos.

170

Desventajas:

No es conveniente ya que pueden hacer correcciones a los hallazgos encontrados y de esta forma pude perder
veracidad en los resultados de nuestra auditoria.

Si no se tiene experiencia en reuniones de esta naturaleza, los jefes del rea auditada ejercer algn tipo de
presin en cuanto a las observaciones as como las sugerencias, de tal manera que puede variar la opinin
del auditor.

4.1.11 Emisin del informe final

Es un documento donde se asienta, fidedignamente, todas las anomalas e irregularidades detectadas durante
la prctica de la auditoria operacional-administrativa, as como las recomendaciones y sugerencias.

La publicacin definitiva del reporte de auditoria debe llevarse a cabo slo si el cuestionario de control de
calidad ha sido aprobado por el gerente, el director o el socio responsable del examen del reas o reas
examinadas. La emisin de dicho informe contempla los siguientes pasos:

a)

Mecanografa del borrador.

b) Confronta.
c)

Envin a destinatarios.

El borrador como tal, es susceptible de cambios para mejorar su contenido; son embargo, el informe
mecanografiado una vez entregado a sus destinatarios se convierte en el representante del departamento de
auditoria interna o del despacho de contadores pblicos.

La mecanografa debe ser pulcra, de excelente calidad y debe estar de acuerdo con las tcnicas y usos
modernos para garantizar una presentacin actualizada del resorte de auditoria.

171

La confronta, a su vez, forma parte de las responsabilidades del auditor y en la mayora de las ocasiones se
lleva a cabo por los ayudantes. Consiste en comparar acuciosamente la versin mecanogrfica del informe de
auditoria con el borrador correspondiente.

En relacin con al confronta es necesario recordar a los ayudantes que la colocacin incorrecta de una coma
o de unpunto y la falta de un acento pueden cambiar radicalmente el sentido del informe de auditoria.

Finalmente cabe sealar que es necesario que el gerente de auditoria, el director o socio lean con cuidado el
informe mecanografiado que ya pas la confronta; no es excepcional que en esta lectura se localizan algunos
errores cuya correccin debe llevarse a cabo de inmediato.

En la preparacin del informe final el auditor trata de que ste tenga una calidad que satisfaga las normas
apetecidas y gane la estima de la direccin. Una comunicacin que realmente transmita los hechos esenciales,
es la culminacin del trabajo del auditor.

Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor es transmitir de una manera eficaz la informacin
que ha obtenido en sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los problemas de la empresa.

El texto de su informe debe ser interesante y ameno, adems de transmitir el mensaje de un modo objetivo y
fcil de entender. Necesita rendirse con la mayor brevedad, a efecto de que la direccin pueda actuar con
oportunidad. Un informe bien concebido estimula la accin e influye rotundamente en la decisin que se
tome.

El auditor deber revisar cuidadosamente el informe antes de darlo por terminado para quedar plenamente
satisfecho con el mismo, se planteara las siguientes preguntas:
Expongo todos los hechos de importancia?
Estn presentados los distintos aspectos en forma sustanciosa la redaccin del informe?

172

Estn descritos posteriormente, en el cuerpo del informe los hechos de importancia especiales y
en el mismo orden en que figura dentro de la seleccin respectiva?
Esta redactado el informe con la claridad necesaria para que mis exposiciones no sean mal
entendidas?
Comprende el informe exposiciones claras respecto a los cambios de impresiones tenidos con
los supervisores as como las respuestas y reacciones de estos?
Al expresar mis sugerencias o comentarios he tenido presente el equilibrio que debe prevalecer
en el informe, la expresin correcta de mis ideas y toda la informacin que necesita el
lector?
Mis recomendaciones son oportunas fciles de realizar, convenientes para la direccin y xito
de la empresa?
Lo tratado en mi informe es interesante, bien redactado, comprensible y es en realidad til a la
direccin?

Si el auditor puede contestar afirmativamente estas preguntas podr estar seguro de que el informe es
correcto.

Antes de entregar el borrador para escribirlo en forma definitiva, se acostumbra que un supervisor o algn
otro empleado del departamento de auditoria le d los toques finales y lo prepare para su versin definitiva. Se
somete el documento a la revisin de una persona que recibe el ttulo de supervisor. El propsito de esto es
comprobar el contenido del informe antes de escribirlo en forma definitiva y presentarlo.

4.1.12

Declogo para preparar un buen Informe de Auditoria Operacional Administrativa.

El boletn dos de la comisin de auditoria operacional presenta las diez siguientes recomendaciones al
respecto.

173

Enfatizar los aspectos significativos que mejoren las operaciones de la entidad, relacionados con los

cambios en los sistemas y procedimientos tendentes a la reduccin de costos y gastos.

Omitir hechos o partidas poco significativos (atendiendo a la importancia relativa.

Limitar el informe al mnimo indispensable.

Redactar el informe libre tecnicismos.

Presentar las cifras o los problemas, solo cuando vayan acompaados de la sugerencia relativa.

No haga circular material que no contenga el informe.

Obtenga en lo posible el acuerdo de los ejecutivos afectados por las observaciones y sugerencias,

para lograr presentarlas, finalmente como recomendaciones conjuntas.

Comentar el borrador del informe con los responsables afectados

por las observaciones y

sugerencias.

Enviar copia del informe a todos los afectados por el mismo, as como el ejecutivo superior

responsable de la operacin revisada.

4.1.13 Distribucin del Informe.

La entrega del informe se har al titular de la dependencia o entidad, a los responsables de las reas
comprendidas en la auditoria y aquellos niveles decisorios que por sus atribuciones deban participar en la
implantacin de las medidas correctivas y preventivas necesarias.

El auditor interno entregar oficialmente su informe a travs de un oficio o memorando, en el que se

incluirn, como mnimo los siguientes datos:

Lugar y fecha de elaboracin del oficio o memorando.

Nmero de referencia.
Referencia la oficio de comisin.
Periodo revisado.
Indicacin que se comentaron los resultados obtenidos con los responsables de rea auditada.
Firma del titular del rgano Interno de Control.

Una vez que el titular del rgano Interno de control present su informe al titular de la dependencia o entidad,
es necesario que el auditor interno haga un seguimiento de las medidas adaptadas, como resultado de las
174

observaciones y recomendaciones que se indicaron en el informe de auditoria, puesto que el verificar que las
medidas correctivas y preventivas se lleven a la prctica constituye una de sus responsabilidades.

En el caso de que no se hayan tomado las medidas sugeridas en asuntos que en opinin de auditor, son
importantes para lograr los objetivos de las reas auditadas, debe hacer constar ese hecho en los informes que
presente posteriormente ante los niveles decisorios o autoridades competentes.

El envo del informe a los destinatarios constituye el ltimo evento de la auditoria y debe llevarse a cabo una
vez que los trabajos de mecanografa, confronta y firma del informe estn incluidos.

El informe se enva a los directores y gerentes que participaron en la junta en que se discutieron las
observaciones y sugerencias; asimismo, deben remitirse ejemplares al director gerente, y en su caso, al
consejo de administracin y a la asamblea de accionistas.

La encuadernacin del informe debe supervisarse con objeto de evitar que el orden y secuencia de las pginas
vayan a alterarse. El auditor en jefe necesita estar alerta ante un posible error de esta naturaleza que podra
causar una impresin particularmente negativa en los destinatarios.

Cuando el reporte final sale del departamento de auditoria interna o del despacho concluye todo un proceso de
actividades profesionales que, sin embargo, debe todava complementarse con los trabajos de seguimiento.

175

CAPITULO V

5. SEGUIMIENTO DEL INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA

5.1 SEGUIMIENTO

Los auditores internos deben llevar un seguimiento para asegurarse que se toman acciones apropiadas sobre
los hallazgos reportados en la auditoria. Los auditores internos deben cerciorarse

que se han tomado

acciones correctivas para alcanzar los resultados deseados, o que la administracin o el consejo de
administracin asuman el riesgo por no adoptar acciones correctivas sobre los hallazgos reportados.

Los informes referentes a las designaciones de auditoria de ndole confidencial, cuyo informes
invariablemente habr de tener el mismo carcter, los auditores con frecuencia tienen la necesidad de
informar, tambin de manera confidencial ciertos aspectos relativos a la ejecucin del su trabajo.

El trabajo de auditoria es un proceso continuo, se debe entender que no servira de nada el trabajo de auditoria
si no se comprueba que las acciones correctivas tomadas por la gerencia, se estn realizando, para esto se
debe tener un programa de seguimiento, la oportunidad de seguimiento depender del carcter crtico de las
observaciones de auditoria. El nivel de revisin de seguimiento del auditor de sistemas depender de diversos
factores, en algunos casos el auditor de sistemas tal vez solo necesite inquirir sobre la situacin actual, en
otros casos tendr que hacer una revisin ms tcnica del sistema.

La auditoria operacional-administrativa no concluye con la entrega del informe en realidad, la emisin y

entrega del reporte constituyen el inicio de un nuevo proceso. Este nuevo proceso se relaciona con la
implantacin de las recomendaciones del auditor que fueron aceptadas por los gerentes y directores en los
trminos de las respuestas que aparecen en el reporte de auditoria.

La finalidad principal del seguimiento posterior a la auditoria es completar cualquiera de los aspectos que
figuren en las recomendaciones sugeridas en el informe y sobre los cuales no se haya hecho algo.
El auditor podr considerar necesario vigilar y comprobar la realizacin de sus recomendaciones, ayudar a
planear nuevas formas o procedimientos, contribuir a hacer ms fluida la produccin, laborar en combinacin
176

con otros en la organizacin de una nueva divisin o departamentos o en la formulacin de nuevas polticas o
mtodos ms eficientes y as por el estilo. Tal vez encuentre necesario discutir con la direccin general ciertos
aspectos de sus sugerencias, con la idea de impulsar todava ms una administracin eficiente.

La asignacin al detalle de las actividades inherentes a la implementacin de las sugerencias no siempre

aparece en el informe de auditoria; en realidad es excepcional que ocurra as, pues durante la reunin con
dichos ejecutivos no sera prctico discutir esta clase de pormenores. El auditor debe conocer e identificar a
las personas involucradas en el establecimiento de las acciones correctivas que incluye en su reporte, pues con
ellas es con quienes se llevar a cabo una parte importante de los trabajos del seguimiento.

De acuerdo con las anteriores consideraciones las sugerencias de auditoria pueden clasificarse a la luz de las
tareas que implica su implantacin en los siguientes grupos:

Recomendaciones que constituyen ajustes o cambios poco significativos a los sistemas y procedimientos.
Recomendaciones que involucran una modificacin sustancial a los sistemas y procedimientos.

Las recomendaciones que involucran ajustes o cambios poco significativos, cabe sealar que el conocimiento
que sobre los sistemas tienen empleados de las reas sujetas a modificaciones facilita que las sugerencias se
cumplan con mayor prontitud y eficacia.

Es necesario que el auditor participe en los trabajos de implantacin asesorando al personal en aquellos
puntos en que, a su juicio, es necesario. Cabe aclarar que el auditor debe dejar perfectamente establecido, que
la responsabilidad de la implantacin es del personal de la empresa en general y de los empleados del
departamento auditado en particular.

Una intervencin profunda del auditor en la implantacin de sus propias sugerencias, crea el peligro de
conflictos de independencia cuando en revisiones posteriores se enfrente al estudio y la evaluacin e mtodos
y procedimientos cuyos detalles fueron diseados por l.

177

Lo cierto es que el auditor debe auto-considerarse como una parte importante del camino que conduce a la
solucin de los problemas que aquejan a su empresa o a su cliente, esforzarse por contemplar dichos
problemas como verdaderamente suyos.

Estas reflexiones basadas en hechos reales y no en hiptesis conducen al concepto de enfoque de negocios
en la auditoria, puesto en vigor con mpetu en algunas firmas mexicanas de contadores pblicos durante la
dcada de los 80.

El enfoque de negocios en la auditoria obliga al auditor a contemplar la empresa como suya; l es el

propietario o principal accionista y tiene el compromiso de mantener esta actitud mental durante el desarrollo
de todo su trabajo y, con ms nfasis, en la fase del seguimiento.

El auditor que aplica este enfoque de negocios enriquece su examen y provoca mayores beneficios para la
empresa. La solucin de los problemas localizados en los sistemas ser ms gil y eficaz si el propietario d la
compaa est presente para coordinar y supervisar las actividades que se hacen necesarias. Ese propietario
debe ser el auditor.

Las recomendaciones que implican cambios sustanciales en los sistemas. En estos casos la seleccin, el
diseo y la implantacin de los nuevos procedimientos deben asignarse considerando las siguientes opciones:

Que exista un Departamento de Organizacin y Sistemas en la empresa.

Que la empresa decida contratar servicios de asesora administrativa externa.

Es necesario que el auditor establezca en coordinacin con el Departamento de Organizacin y Sistemas un

programa que incluya fechas tentativas para el cumplimiento de las sugerencias.
Es importante sealar que se requiere una comunicacin constante y formal enfocada a que el diseo de los
procedimientos satisfaga, a juicio del auditor, los requisitos de control interno establecidos en su reporte.

Dicha comunicacin debe partir del propio auditor y consiste esencialmente en visitas peridicas. Lo que se
busca con ello es que el personal encargado de los trabajos de implantacin encuentre apoyo y asesora para
178

resolver problemas especficos inherentes a una resistematizacin y, paralelamente, ejercer presin

constructiva de evitar retrasos en el desarrollo de las tareas.

Cualquier situacin anormal o cualquier circunstancia que pudiera influir en la implementacin de los
cambios programados, debe ser comunicada de inmediato por el auditor al funcionario con facultades para
emitir las instrucciones que resulten necesarias. En ningn caso se puede admitir que surja una crisis en los
trabajos de implantacin, atribuible a que el auditor se haya abstenido de comunicar la existencia de
problemas en los trminos descritos.

La contratacin de asesora externa para establecer nuevos sistemas o modificar los ya existentes es muy
controvertida. Existen los ejecutivos que se oponen a este servicio porque consideran que es inevitable que
surja un vaci entre los externos, los procedimientos creados por ellos y el personal de la empresa que vive
diariamente desde adentro todas las circunstancias que influyen en el desarrollo de los trabajos que
presupone un sistema.

El asesor externo es un visitante que por su mismo carcter de protagonista transitorio, contempla la empresa
desde una dimensin que se aparta de su realidad cotidiana; su trabajo y sus propuestas enfrentan el
inconveniente que deriva de este hecho. El riesgo es alto y evidente: Al concluir su intervencin, el asesor
externo entregar un manual de organizacin y procedimientos cuyo contenido es muy tcnico y satisface los
requerimientos bsicos y universales de control, mas no las necesidades de la empresa; el destino de dicho
manual podra ser un librero en la oficina del director gerente, a gran distancia de los acontecimientos y de
los problemas detectados por la auditoria operacional-administrativa.

La universalidad de experiencias que caracterizan al consultor independiente ofrece, por lo general, un

panorama ms rico en expectativas para la mejor solucin de los problemas que a la entidad.
El auditor debe tambin establecer y mantener una comunicacin constante y formal con el asesor externo, a
fin de cerciorarse de que el diseo de los nuevos sistemas o los cambios a los ya existentes cumplan con las
recomendaciones que incluye el informe de auditoria operacional-administrativa.

5.1.1 Realizacin del Seguimiento.

179

El seguimiento de las recomendaciones en proceso de ejecucin o de aquellas sobre las que no se ha tomado
ninguna accin, puede requerir la pronta atencin del auditor, debido a la urgencia de eliminar posibles
discrepancias futuras. Otras recomendaciones pueden no requerir accin inmediata cuando la necesidad que
se trata de satisfacer no sea de mayor importancia.

Puede analizar con los supervisores responsables los cambios, nuevas instalaciones o modificaciones,
organizacin de funciones, entrenamiento de personal, mejores medios de comunicacin e informacin,
compra y utilizacin de nuevo equipo, expansin o contraccin, especializacin

o diversificacin,

centralizacin o descentralizacin, nuevas y mejores normas, polticas, mtodos y procedimientos.

El seguimiento puede significar el anlisis o inspeccin de una funcin o actividad, en un rea particular o en
varias, para que el auditor se asegure que la funcin o actividad en cuestin opera correctamente.

Aun con el mejor plan para poner en prctica sus recomendaciones, pueden surgir dificultades complejas al
enfrentarse a nuevas situaciones y a la necesidad de tomar nuevas decisiones. Cuando no es posible demorar
la accin, el auditor necesita analizar de nuevo una situacin de la manera ms objetiva posible y decidir qu
alternativa parece ms ventajosa, dadas las circunstancias.

El seguimiento del auditor empezar inmediatamente al terminarse la auditoria o iniciara algn tiempo
despus, para dar tiempo a que las recomendaciones puedan cumplirse. Para llevar a cabo la labor del
seguimiento el auditor necesitar antes estudiar minuciosamente la lista de recomendaciones que figuran en su
informe de auditoria y pasar a investigar cada una de ellas a fin de determinar su situacin en trminos de
ejecucin.

Conviene que el auditor enfoque primero sus esfuerzos a trabajar con quienes estn tratando de cumplir con
las recomendaciones ms fciles de realizar.

Toda recomendacin que no sea admitida de buen grado y puesta en obra deber vigilarse muy cerca para que
se cumpla.

180

Todas aquellas situaciones que no hayan sido objeto de atencin en un plazo razonable, sern puestas en
conocimiento del director general.

Conviene recordar que el programa de auditoria susceptible de xito, ser el que prescriba estudios y
evaluaciones peridicas de las funciones y actividades de la empresa. Su propsito ser ayudar a la direccin,
en forma constante, a conseguir una marcha ms eficaz de las operaciones. Los estudios peridicos
constituirn el medio de valorar realizaciones y resultados.

La auditoria operacional-administrativa constituye una evaluacin de los mtodos y desempeo

administrativos, llevada a cabo por personas autorizadas por la alta direccin, en inters de la administracin
en general.

Para la realizacin del seguimiento deben tomarse en cuenta los siguientes puntos:

a)

Entrevistas con los ejecutivos de las reas involucradas y recopilacin de respuestas.

b) Verificacin del cumplimiento.

Los trabajos del seguimiento comienzan con estas entrevistas que se basan en el informe de auditoria
operacional-administrativa. Durante ellas el auditor da lectura a las sugerencias y a las fechas en que los
departamentos involucrados se comprometieron a concluir los cambios sugeridos.

El objetivo de las entrevistas es obtener informacin de carcter verbal sobre el cumplimiento de las
sugerencias contenidas en el reporte de auditoria.

Otros comentarios relativos a trabajos en proceso para la implantacin de las sugerencias, constituyen
aspectos sujetos a verificacin y dan al auditor una pauta inicial para planear el enfoque que dar a su examen
o seguimiento.

181

Las respuestas en el sentido de que las sugerencias han quedado implementadas quedan sujetas a una
verificacin integral por parte del auditor. Durante el desarrollo de las entrevistas el auditor debe limitarse a
escuchar las respuestas de su interlocutor a fin de esta persona proporcione los datos requeridos en los
trminos y en la forma que l desee utilizar.

a)

Verificacin del Cumplimiento.

Se basa en la aplicacin de procedimientos de auditoria cuyas caractersticas estarn determinadas por la

naturaleza de los cambios incorporados a los sistemas para cumplir con las recomendaciones contenidas en el
informe de auditor.

b) Evaluacin del cumplimiento.

Los procedimientos de auditoria aplicados para verificar el cumplimiento de las recomendaciones deben
quedar reflejados en papeles de trabajo. El detalle de las pruebas selectivas, de las excepciones o errores y los
comentarios de los auditores deben plasmarse en cdulas de auditoria.

Es importante enfatizar que la evaluacin, por simple que resulte, slo puede llevarse a cabo si el auditor ya
verific la autenticidad de las respuestas que sobre las actividades de implantacin le proporcionaron los
directores y los gerentes de las reas involucradas.

Es conveniente que se destinen algunas horas de los programas de auditoria de aos venideros a la aplicacin
de pruebas sorpresivas sobre la observancia uniforme de los mtodos y los procedimientos auditados.

Control de Observaciones Cumplidas

Durante la verificacin del cumplimiento de las sugerencias, debe fijarse un lapso al que se referirn las
pruebas de auditoria. Este lapso es el perodo durante el cual las recomendaciones han sido acatadas y
aplicadas por los departamentos involucrados; su extensin ser establecida a criterio del auditor.

182

Durante la verificacin del cumplimiento de las sugerencias pueden presentarse dos situaciones respecto a las
cuales el auditor debe enfocar toda su atencin:

Correcciones definitivas.

Correcciones temporales.

Las correcciones definitivas son un reflejo de la aceptacin del personal a las recomendaciones de auditor.
Son una muestra indudable del xito alcanzado en la auditoria operacional-administrativa; son el resultado de
los esfuerzos conjuntos del personal de la empresa y de los auditores que tuvieron a cargo el desarrollo el
examen y la preparacin del informe con las observaciones y sugerencias.

Las correcciones temporales son el resultado de la resistencia al cambio y se localizan frecuentemente en la

ejecucin de actividades asignadas a personal de menor jerarqua.

Control del Observaciones No cumplidas

Un problema que suele presentarse es que al realizar la tarea del seguimiento, el auditor se encuentra con que
nadie hace nada para poner en prctica las recomendaciones. Tambin sucede que puede haber resistencia por
parte de los afectados, por diversas razones, aun cuando la recomendacin en cuestin haya sido aprobada por
ellos durante el cambio de impresiones al respecto con el auditor. En estos casos, el auditor deber tratar de
obtener una explicacin clara del motivo o motivos subyacentes y convencer a los renuentes de que
modifiquen su actitud.

Es importante sealar que en algunas ocasiones los directores y los gerentes se refieren a promesas sobre
nuevas fechas para el cumplimiento de las recomendaciones. Cuando esto ocurre, el proceso de seguimiento
debe suspenderse y programarse en funcin a las fechas mencionadas.

Generacin de Papeles de Trabajo de Seguimiento

El auditor no debe pasar por alto la necesidad de dejar evidencia en papeles de trabajo relativa a los
procedimientos de verificacin que se han aplicado.

183

Deben abrirse y actualizarse en forma oportuna, cedulas de observaciones y ratificacin de sugerencias sobre
los puntos en esto resulte procedente.

5.1.2 Restablecimiento de Compromisos Fechas Firmas

Secuencia del Informe de Seguimiento

Este reporte est basado en los resultados del seguimiento y en la evaluacin que el auditor ha hecho de los
trabajos emprendidos por la empresa para solucionar los problemas que se localizaron en las reas sujetas a
examen.

Es importante sealar que el informe derivado del seguimiento debe referirse slo a las recomendaciones de
auditoria que fueron aceptadas y que, no se han cumplido satisfactoriamente en las fechas prometidas por el
personal a cargo de su implementacin.

El reporte derivado de los trabajos de seguimiento debe, sujetarse a los pasos siguientes:

Preparacin del borrador.

Discusin del borrador con el personal involucrado.

Emisin y entrega del informe.

El contenido de dicho borrador lo integran, en primer lugar, las recomendaciones originalmente hechas por el
auditor; no una trascripcin literal de ellas, sino un compendio que incluya sus principales caractersticas.

Incluir nuevamente las observaciones puede resultar imprctico ya que se corre el riesgo de publicar un
reporte demasiado extenso. En los casos en que a juicio del auditor sea importante describir un problema, se
deben resumir sus principales aspectos a fin de mencionarlos en el compendio de la recomendacin
respectiva.

184

El segundo elemento del borrador es la trascripcin fiel de las respuestas que los funcionarios de la compaa
dieron a cada una de las recomendaciones del auditor.

Dicha trascripcin hace nfasis en las acciones y fechas acordadas para la implementacin de las sugerencias
y, en consecuencia, fortalece la postura del auditor durante la discusin del borrador a que nos referimos
posteriormente.

La situacin encontrada por el auditor en sus trabajos de seguimiento es el tercero y ltimo componente del
borrador de este informe.

Aqu debe describirse de manera breve y objetiva el panorama que el auditor o sus ayudantes encontraron con
motivo de la aplicacin de los procedimientos de auditoria.

185

CAPITULO VI

6. DESARROLLO DEL CASO PRCTICO

6.1 INTRODUCCIN

Sabemos que al paso del tiempo, lo que hace a un hombre exitoso son todas aquellas metas, propsitos y
objetivos que ya sean simples o complejas logre realizar por si mismo. Este equipo lo conformamos cinco
personas y el desarrollo de este trabajo representa una de las metas a alcanzar por cada uno de nosotros.

As mismo, con el presente trabajo nos comprometimos a dar nuestro mayor esfuerzo dedicando tiempo,
aportando conocimientos y experiencia profesional. Lo anterior con el propsito de presentar un trabajo de
buena calidad contando con el apoyo del ponente el C.P. Hctor Hernndez Mrquez durante el seminario.

En este proyecto se detalla la creacin de un Departamento de Auditoria Interna. Se mencionan algunos

factores de los cuales depender el xito del departamento en el desarrollo de sus funciones como son: la
ubicacin eficaz dentro del organigrama de la empresa, la estructura organizacional del departamento,
funciones y obligaciones de cada integrante del equipo de auditoria as como la ubicacin fsica dentro de la
empresa y recursos materiales, los cuales constituyen las herramientas de trabajo de dicho departamento.

Presentamos tambin la metodologa que nosotros consideramos la ms adecuada para llevar a cabo el
trabajo de auditoria, la cual tiene como base principal la ejecucin de las normas y practicas profesionales de
Auditoria. Y de esta manera coadyuvar al logro de mejores prcticas para el alcance de metas y objetivos de
la entidad.

La Prctica de Auditoria Operacional-Administrativa se desarrolla en una empresa llamada Especialidades

Qumicas Mxico, S.A. de C.V., la cual fue constituida el 17 de agosto de 1960. Su actividad principal es la
fabricacin y venta de especialidades qumicas.

6.2 MARCO TEORICO

186

6.2.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

Especialidades Qumicas Mxico, es una compaa global que genera efectos que mejoran la calidad de vida.
Sus especialidades qumicas, aadidas en pequeas cantidades, mejoran el desempeo, apariencia y tacto de
una amplia gama de materiales como: la proteccin, el color y la resistencia de los automviles, la ropa, los
empaques, los productos para el cuidado personal, entre otros.
Specialty Chemicals Inc. tiene sus oficinas centrales en Basilea, Suiza.
Una compaa global Pensando globalmente, actuando localmente

Sus productos se venden en ms de 120 pases en todos los continentes.

La compaa se hizo independiente en Enero de 1997, se form a partir de las operaciones

en Especialidades Qumicas de la anterior Geigy Limited, cuando esa compaa se fusion con
Sandoz Limited para dar origen a Novartis AG.

Las races de la Compaa se remontan a 1757 cuando J.R. Geigy, la compaa ms antigua

en Basilea, empez a comercializar qumicos y colorantes.

Dan empleo a cerca de 19,000 colaboradores en 60 localidades en 23 pases y 22 centros de

investigacin en 11 pases.

Sus ventas estn balanceadas dentro de los tres mayores mercados: Europa, las Amricas y

la regin Asia-Pacfico.

Principales compaas del grupo y centros de produccin a nivel global:

Alemania, Arabia Saudita, Argentina, Australia, Blgica, Brasil, Chile, China, Colombia, Corea, Espaa,
Estados Unidos, Filipinas, Finlandia, Francia, Grecia, Guatemala, India, Indonesia, Italia, Japn, Malasia,
Mxico, Pases Bajos. Nueva Zelanda, Portugal, Reino Unido, Singapur, Sudfrica, Suecia, Suiza, Taiwn,
Tailandia y Turqua.

Las competencias bsicas trayendo la innovacin del laboratorio a la vida diaria

Mejoran las calidades de los materiales existentes o de los nuevos, en cada etapa de su produccin, de su
diseo o sobre la amplia experiencia a nivel mundial en sntesis orgnica, qumica de estado slido y fsica,
187

qumica de polmeros, catlisis, biocatlisis, fotoqumica, fotofsica y desde luego las aplicaciones de sus
clientes.

Protegen los plsticos, recubrimientos y materiales fotogrficos de los daos causados por la luz, el calor,
el aire y el trabajo fsico.
Crean color para los textiles, plsticos, recubrimientos, papel y madera.
Incrementan la blancura del papel.
Optimizan el manejo del agua.
Mejoran el rendimiento de los textiles, su produccin y detergentes para ellos.
Utilizan la luz para curar los recubrimientos, las superficies impresas y los componentes electrnicos.
Ayudan a la proteccin de las personas y de los objetos de la radiacin ultravioleta daina y de los
microorganismos.
Sintetizan econmicamente complejas molculas funcionales.

Investigacin y desarrollo cada innovacin inicia como una idea

Con ms de 1,500 personas colaborando en investigacin y desarrollo en ms de veinte localidades alrededor
del mundo, tienen el conocimiento para que sus clientes prosperen.

Su estrategia incluye un slido compromiso constante hacia la investigacin bsica y la aplicada.

La investigacin y desarrollo est localizada dentro de los Segmentos, manteniendo la innovacin y las
necesidades del cliente tan cerca como sea posible.

La estrategia general de investigacin est dirigida por Chief Technology Officer y por el Research &
Technology Board trabajando de manera muy cercana con el comit ejecutivo.

Mantienen un contacto cercano con los investigadores de ms de 70 universidades en 14 pases. Muchos de

sus colaboradores tambin tienen posiciones de enseanza dentro de instituciones acadmicas.

188

El fondo anual de 10 millones de francos suizos apoya proyectos de investigacin innovadores del tipo alto
riesgo / alto retorno.

Visin
Crear efectos para mejorar la calidad de vida Mejorar el desempeo, la proteccin, el color y la resistencia de
los automviles, la ropa, los empaques, los productos para el cuidado personal y mucho ms. Desarrollar
aspectos que benefician productos de uso diario hacindolos mejores y podemos hacer realidad grandes
avances con relacin a ellos.

Carreras donde las personas crecen, los negocios crecen

Los 19,000 colaboradores son individuos que trabajan juntos como un equipo global. Comparten una visin
clara, misin y valores comunes, alrededor del mundo.
Ofrecen a su gente la oportunidad para mostrar su iniciativa y tomar responsabilidad.

Consideran en tiempo utilizado trabajando en el extranjero como un elemento clave en el desarrollo de

carrera.

Luchan por la comunicacin abierta y honesta de manera permanente dentro y fuera de la compaa.

Le dan la bienvenida y fomentan la creatividad para mejorar la manera en que hacen los negocios.

Aspiran a atraer, desarrollar y mantener a los mejores talentos dentro de la organizacin.

Reconocen y recompensan el desempeo excelente.

Misin

189

Especialidades Qumicas Mxico es un lder global, comprometido a ser el nmero uno en todos los mercados
donde participamos. Busca ser el socio de eleccin para aquellos clientes que buscan efectos innovadores que
resalten el desempeo de sus productos. Se esfuerzan en ser la mejor opcin de empleo para las mejores
personas. Est comprometida a crear valor para sus accionistas.

Valores

Desempeo, Prioridad al cliente, Innovacin, Liderazgo y Sustentabilidad

Metas

Incrementar el valor de mercado para sus accionistas - crecimiento de ingresos y utilidades en los mercados
abarcados. Global leader, committed to be number one in all our chosen markets Flujo de efectivoclave para el crecimiento.

Crecimiento Sustentable

Buena prctica tambin significa buen negocio

Estn comprometidos para incorporar factores medioambientales relacionados con la salud y

la seguridad (EHS) dentro de cada una de las prcticas de negocio. Ven la necesidad de cumplir
estrictas metas medioambientales como una oportunidad para innovar y mejorar la eficiencia.

Tienen la poltica La Seguridad Primero en todas sus instalaciones. Creen que la excelente

concientizacin el conocimiento y la comunicacin de riesgos son esenciales en su industria.

Mantienen una supervisin cercana con sus actividades en cada pas para garantizar

satisfacer las regulaciones locales. En los lugares en donde no existen regulaciones relevantes,
aplican estndares de buenas prcticas.

Reportan de manera regular el desempeo ambiental y de seguridad a todos los grupos de

inters con los que interactan: colaboradores, comunidades locales, autoridades regulatorias, los
medios y accionistas.
190

Tienen un Grupo de Desarrollo Tecnolgico Medioambiental, quien desarrolla procesos

para el tratamiento de residuales en la compaa y ofrece su grado de experiencia a los clientes.

Se encuentran dentro de las primeras compaas, de la industria, en medir el desempeo

medioambiental comparado con el valor aportado, en vez de slo compararlo con los niveles de
produccin, mostrando la manera en que la mejora en el desempeo medioambiental es un buen
negocio.

Objetivos

Incrementar volumen de ventas mediante la incorporacin de nuevos productos, canales de distribucin y

mejorando la calidad de sus productos, as como ser innovador.

Reduccin de Gastos de operacin (con relacin al porcentaje de ventas y reduccin con respecto a aos
anteriores), cambiando estructuras etc.

Posicin de capital trabajo estable (cartera con terceros ms inventarios), obtenido financiamiento a travs de
su casa matriz.

6.2.2 ACTIVIDAD PREPONDERANTE

Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V., fue constituida el 17 de agosto de 1960. Su actividad
principal es la fabricacin y venta de especialidades qumicas, tales como aditivos plsticos, lubricantes,
poliuretanos, recubrimientos, especialidades epxicas, productos termo fijos, pigmentos, pastas solventes y
colorantes destinados a la tintura de fibras naturales y sintticas.

Mercados que atienden

Sus efectos estn en cada casa, cada oficina y cada automvil. Atienden varios mercados de alta relevancia,
cada uno contemplando una amplia gama de sus productos y servicios.
191

La estructura operativa y financiera de Especialidades Qumicas Mxico y a nivel mundial, esta organizada en
4 segmentos, orientados a los mercados: Plastic Additives, Coating Effects, Water & Paper Treatment, Textile
Effects los cuales se dividen a su vez en varias unidades de negocio.

Brindando los siguientes productos y servicios:

Automotriz

Aditivos de desempeo y color para plsticos

Color, agentes de curado y proteccin para los recubrimientos
Colorantes y acabados textiles
Ahorradores de combustible, reductores de emisiones, aditivos para lubricantes

Textil

Colores resistentes a la luz y a las lavadas para todas las fibras

Acabados antiarrugas y antimanchas
Agentes que mejoran el desempeo en cada etapa desde la fibra hasta la prenda final

Empaque

Colores seguros para papel de envoltura para alimentos, plsticos y tintas para impresin
Recubrimientos resistentes a la grasa para papel y cartn
Filtros ultravioleta en empaques plsticos para proteger sus contenidos
Absorbedores de oxgeno para mantener la frescura
Agentes de curado ultravioleta

192

Cuidado del Hogar y Personal

Blanqueadores pticos para textiles

Efectos de higiene para jabones, pasta de dientes, limpiadores para la casa y plsticos
Filtros ultravioleta para cremas solares
Efectos que mejoran la textura de los productos para el cabello y cuidado de la piel as como para los de
limpieza del hogar
Colorantes para vibrantes colores de cabello

Papel y Mineras

Blanqueadores para papel ms brillante

Color ms intenso y abundante para las tintas
Colorante, pigmentos y polmeros para impresin digital
Aditivos y agentes para curar con el fin de mejorar el rendimiento y la eficiencia en la elaboracin e
impresin del papel
Dispersantes para mejorar el desempeo de pigmentos y aditivos para el papel
Formadores y desarrolladores del color para papel trmico

Construccin

Color y aditivos para proteger / retardar la flama para los plsticos de arquitectura y construccin
Color y aditivos para proteger pinturas, recubrimientos en polvo y terminados en madera
Color y agentes de curado ultravioleta para cables y recubrimientos de alambres

Electrnica

Curado ultravioleta para circuitos impresos

Medios para almacenamiento de datos en CD regrabable
Pigmentos para pantallas de cristal lquido
193

Agentes para curado para recubrimientos de fibra ptica

Tratamiento de Agua

Administracin de los circuitos de agua para todas las industrias

Productos para separar los slidos suspendidos en agua
Polmeros diseados a la medida de las necesidades del cliente para el tratamiento de aguas y la
recuperacin de minerales

Agricultura

Agentes para acondicionamiento de tierras

Aditivos para plsticos agrcolas degradables
Aditivos para pelculas agro plsticas para mejorar la calidad y la productividad de los cultivos

Servicios y Soluciones

Adems de sus productos, ofrecen una amplia gama de servicios basados en el conocimiento y la experiencia
sustentados en sus competencias fundamentales, ofreciendo a los clientes soluciones integrales que mejoran
sus negocios.

Servicios expertos apoya a las industrias entre las que podemos mencionar la del plstico, recubrimientos,
impresin, textil, lubricantes, papel y agua, ayudando a sus clientes y los clientes de sus clientes para acelerar
los tiempos de lanzamiento al mercado, para incrementar la productividad, mejorar la calidad de los productos
y facilitar el crecimiento.

Los servicios incluyen:

194

 Servicios de color: ayudando a los clientes para administrar el color a lo largo de sus operaciones
asegurando consistencia, rendimiento y calidad
Servicios educativos: ofreciendo conferencias y seminarios as como cursos de entrenamiento para
especialistas para crear el grado de experiencia en las industrias cliente
Servicios medioambientales: consultando con clientes sobre el cumplimiento de regulaciones
medioambientales y apoyo tcnico para el manejo de gases, flujo de gases, agua y tratamiento de agua
residual
Apoyo para productos y procesos: trabajando con los clientes para desarrollar y aplicar nuevos
productos, procesos y efectos de alto desempeo
Servicios Regulatorios: ayudando a que los clientes entiendan y cumplan con las regulaciones locales y
globales para los qumicos
Servicios de seguridad: asesorando a clientes sobre el manejo de materiales, almacenamiento o
seguridad en los procesos
Servicios de prueba: ayudando a los clientes a clasificar materiales, pruebas de rendimiento, control de
calidad y definicin de sistemas para pruebas

6.3 CONFORMACIN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA

6.3.1 JUSTIFICACIN DE LA CREACIN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORA.

Durante los ltimos aos Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V. ha tenido una expansin, por lo que
la complejidad y el nmero de operaciones se han incrementado, generando as una cantidad considerable de
posibles errores en el registro de las mismas y un importante nmero de deficiencias en los controles
establecidos.

Aunado a lo anterior y considerando el gran tamao de la compaa, el Consejo de Administracin considera,

que debera de haber un grupo de personas especializadas, en la evaluacin continua de los controles y del
funcionamiento de los sistemas dentro de la empresa, que proporcione informacin peridicamente, de forma
oportuna, veraz, confiable e independiente.

195

Por tal motivo dicho Consejo convoca a una asamblea extraordinaria, en la que incluye en el orden del da, la
creacin del departamento de Auditoria Interna en la estructura orgnica, misma que fue aprobada por
unanimidad. (Ver Anexo 1)

196

6.3.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SIN CONTEMPLAR EL REA DE AUDITORIA INTERNA

197

6.3.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CONTEMPLANDO EL REA DE AUDITORIA INTERNA

198

6.3.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

199

6.3.5 JUSTIFICACIN DE LA UBICACIN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORA

INTERNA DENTRO DEL ORGANIGRAMA DE LA COMPANA

Para conseguir que los distintos niveles de la organizacin colaboren con acciones efectivas y participen
en la mejora de los mtodos de gestin, es necesario que las funciones de auditora interna queden
enmarcadas dentro de la organizacin de una empresa en una unidad que, por su situacin jerrquica,
permita la consecucin de sus fines.

El departamento de auditoria interna debe estar dentro de los primeros niveles de la organizacin, como
posicin jerrquica que permita asegurar un amplio margen de cobertura; si se ubica a un tercer, cuarto, o
ms bajo nivel no tendr la autoridad suficiente para auditar, ser aceptado y respetado por los niveles
superiores.

El objetivo de ubicar a nuestro departamento de auditoria interna a este nivel es que el auditor general
este obligado a reportarle a la direccin general.

El principal responsable en una entidad u organizacin, es el director o gerente general, el cual habr de
responder por ella ante sus accionistas, su consejo de administracin, sus deudores y acreedores, el fisco,
su personal y por los recursos que se le han confiado para que los administre.

Por lo tanto el nivel donde qued ubicada la unidad departamental de Auditora Interna rene la siguiente
caracterstica:

Jerarqua suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad de la empresa.

El xito de la Auditora Interna depende no slo de la actitud de la direccin superior, sino tambin del
grado de aceptacin acordado al equipo de trabajo de Auditora por los niveles medio y bajo de la
empresa.

200

6.4 MANUALES DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA

6.4.1 MANUAL DE RECURSOS HUMANOS

6.4.1.1 OBJETIVO DEL REA DE AUDITORA INTERNA

Apoyar a la administracin de la Compaa, realizando anlisis y evaluaciones, y proporcionando

recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades auditadas.
Asistir a la mxima autoridad en el cumplimiento de los objetivos, evaluando los sistemas de control
existentes y fomentando la cultura de control.

6.4.1.2 FUNCIONES GENERALES

El departamento de auditoria interna, desarrollar las siguientes funciones:

1.

Validar la confiabilidad e integridad de la informacin.

2.

Vigilar el cumplimiento constante de polticas, planes, procedimientos, objetivos y

metas establecidas para operaciones programadas, as como con las legislaciones a las que se
estn obligados.
3.

Verificar la efectividad de la salvaguarda activos.

4.

Analizar la eficiencia de la utilizacin de recursos humanos y materiales.

5.

Revisin constante de la estructura orgnica.

6.

Estudio constante de las operaciones de la empresa.

7.

Revisin del equilibrio de las cargas de trabajo.

8.

Revisin constante de los mtodos de control.

6.4.1.3. ANLISIS Y DESCRIPCIN DE LOS PUESTOS

I.DIRECTOR DE AUDITORIA

Principales obligaciones y responsabilidades.

201

 Dirigir a sus subordinados en el desempeo de sus funciones de auditoria interna, lo cual

incluye la planeacin, coordinacin y direccin de sus actividades.
Desarrollar polticas y procedimientos para llevar a cabo la actividad de auditoria interna.
Planear a corto, mediano y largo plazos las actividades de auditoria interna.
Disponer la prctica de auditorias y trabajos especiales tendientes a proveer asistencia a
la administracin y a la solucin de sus problemas.
Disponer la prctica de revisiones especiales en caso de fraudes, su seguimiento y
alegatos, en estrecha coordinacin con los abogados designados para tal efecto.
Disponer la revisin permanente a la eficiencia con que est operando el sistema de
control interno establecido en la organizacin.
Desarrollar un efectivo programa de desarrollo de personal de auditoria interna que
incluya reclutamiento, entrenamiento, evaluacin de desempeo y promocin.
Asistir a la administracin con reportes de auditoria individuales, y resmenes peridicos
de hallazgos y observaciones de auditoria.
Proporcionar asistencia tcnica en la resolucin de problemas especiales o complejos, que
puedan surgir durante una auditoria.
Mantener un sistema de seguimiento de deficiencias detectadas en auditoria y determinar
la adecuacin de las acciones tomadas para su solucin.
Monitorear la preparacin del presupuesto para el departamento de auditoria interna y
hacerse responsable de su ejercicio.
Coordinar la planeacin de las auditorias y sus hallazgos con el comit de auditoria.
Coordinar la planeacin de las auditorias y otras actividades de auditoria interna con los
auditores externos.
Proporcionar los reportes finales de auditoria, asegurndose de que se cumpli con la
normatividad y los estndares aplicables, para garantizar la calidad del trabajo efectuado.
Proporcionar los reportes finales de auditoria, asegurndose de que se cumpli con la
normatividad y los estndares aplicables, para garantizar la calidad del trabajo efectuado.
Promover sugerencias e innovaciones de auditoria y revisar los mtodos para conducir las
auditorias.
Asegurarse de que los trabajos de auditoria se efecten de acuerdo con la normatividad y
los estndares profesionales, y que son llevados a cabo dentro del presupuesto de tiempo
asignado.
Vigilar que el comportamiento, desempeo y trabajos de sus subordinados se lleven a
cabo dentro de los ms altos niveles de conducta, honradez, tica personal y profesional,
apego a lineamientos y disposiciones de orden legal y de pronunciamientos y criterios
institucionales.
Ser responsable por la administracin del departamento de auditoria interna a su cargo.

202

Superior Jerrquico. Reportar nica y exclusivamente al superior jerrquico inmediato

establecido en el organigrama de la organizacin.

II.SUPERVISOR DE AUDITORIA

Principales obligaciones y responsabilidades.

Supervisar el cumplimiento de dos o ms auditorias en que concurra.

Planear el trabajo a desarrollar y establecer prioridades en la auditoria.
Seleccionar y asignar al personal que sea necesario para ejecutar las auditorias planeadas.
Proporcionar gua y orientacin al personal de auditoria en aquellas reas de especial
importancia, y para el cumplimiento de tiempos establecidos.
Proporcionar asistencia tcnica para el cumplimiento del plan de auditoria, y la ejecucin
del trabajo en campo.
Asegurarse de que la normatividad y los estndares aplicables a la planeacin, trabajo en
campo, y reporte de resultados son conocidos por los auditores subordinados.
Monitorear la conduccin de las auditorias para asegurarse de que se cumpla con los
tiempos asignados.
Aprobar los cambios en el alcance de las revisiones, as como los ajustes
correspondientes en cuanto a tiempos de trabajo.
Participar en el reclutamiento, seleccin, entrenamiento y evaluacin del personal.
Identificar reas que requieran especial atencin por parte de la administracin,
incluyendo patrones de deficiencias y asuntos delicados.
Planear y conducir auditorias en las unidades administrativas y actividades de la
organizacin, y actuar como lder frente a un equipo de auditores. Ejercer un alto grado
de responsabilidad y juicio profesional.
Evaluar la eficiencia del control interno reflejado en polticas, procedimientos y prcticas
administrativas y de operacin.
Determinar la confiabilidad en la contabilidad y otros registros, y la informacin que de
ellos emana.
Evaluar el grado en que las prcticas administrativas son conducidas de una manera
eficiente y econmica, en que las operaciones estn de acuerdo con las polticas y
regulaciones, y el grado en que se van alcanzando los resultados de los planes y
programas.

203

 Conducir la presentacin y cierre de entrevistas con funcionarios o empleados auditados.

Es responsable de informarles respecto de los hallazgos y observaciones que va
encontrando, y las respuestas que se le han dado.
Revisar los papeles de trabajo preparados por sus subordinados, y preparar el borrador del
informe de auditoria.
Preparar reportes internos, tales como planes y programas de auditoria, reportes de
avance y reportes de hallazgos significativos.

Superior Jerrquico. Trabaja bajo la dependencia de un director de auditoria, provee informacin

tanto a su superior jerrquico inmediato como al director de auditoria.

III.AUXILIAR DE AUDITORA

Principales obligaciones y responsabilidades.

Asistir al supervisor de la auditoria en la planeacin del trabajo y en el desarrollo del

enfoque aplicado a la auditoria.
Desempear el trabajo asignado, o aquel segmento para ser revisado, con la direccin y
orientacin del auditor encargado.
Desarrollar o asistir en la preparacin del programa de auditoria.
Evaluar la adecuacin y eficiencia de los controles de operacin.
Asistir en la seleccin de procedimientos de auditoria, y en la ejecucin del programa de
auditoria.
Preparar papeles de trabajo que den evidencia de la informacin obtenida, y de las
conclusiones a que se lleg.
Discutir con la administracin los resultados del trabajo, que incluye observaciones,
deficiencias encontradas, y acciones correctivas recomendables.
Participar en la preparacin del informe de auditoria, el cual incluye hallazgos y
recomendaciones efectuadas.

Superior Jerrquico. Esta bajo la supervisin tcnica y administrativa de un supervisor de

auditoria.

204

6.4.1.4. PERFIL DE LOS PUESTOS Atributos y Cualidades

I.DIRECTOR DE AUDITORIA

Contador Pblico Titulado;

Preferentemente con estudios de postgrado; en rea econmico-administrativa;
Tcnicamente actualizado;
Experiencia previa indispensable (mnimo 6 aos);
Conocimiento de Paquetera Contable;
Con madurez personal y profesional;
Sin limitaciones para viajar;
Mesurado; objetivo; imparcial; justo en sus apreciaciones, comentarios y observaciones;
Con independencia de criterio y accin; no influenciable;
Don de mando y excelentes relaciones humanas;
Alta capacidad de interaccin;
Probada honradez;

II.SUPERVISOR DE AUDITORIA

Contador Pblico preferentemente con estudios de postgrado;

Tcnicamente actualizado;
Experiencia previa indispensable; (mnimo 4 aos)
Con madurez personal y profesional;
Sin limitaciones para viajar y trabajar en condiciones de eventual exigencia extraordinaria.
Objetivo; imparcial; justo en sus apreciaciones, comentarios y observaciones;
Con independencia de criterio y accin; no influenciable.
Don de mando y excelentes relaciones humanas;
Alta capacidad de interaccin.
Probada honradez.

III.AUXILIAR DE AUDITORIA

Pasante o estudiante de la carrera; (mnimo 6to semestre)

Tcnicamente actualizado;
205

Experiencia no indispensable;
Formalidad e incipiente madurez personal y profesional;
Objetivo; imparcial; justo en sus apreciaciones, comentarios y observaciones;
Con independencia de criterio y accin; no influenciable.
Excelentes relaciones humanas,
Adecuada capacidad de interaccin.
Probada honradez

6.4.1.5. RECLUTAMIENTO Y SELECCIN

I.DIRECTOR DE AUDITORIA

Como fuente principal se pueden considerar los miembros de despachos de auditores

externos, de preferencia aquellos que ya trabajaron o conocen la entidad reclutante.
Otra forma para allegarnos de la persona adecuada seran Directores de auditoria de
otras organizaciones que buscan un cambio o mejora, pueden ser una buena fuente.
Por ltimo, valerse de agencias especializadas de reclutamiento, las cuales adems
suelen ser coadyuvantes en el proceso de seleccin
La decisin final al proceso de seleccin la dar el consejo de administracin o el
director general de la organizacin.

II.SUPERVISOR DE AUDITORIA

Miembros de despachos de auditores externos, de preferencia aquellos que conocen o

han trabajado en la organizacin.
Auditores internos de otras organizaciones que han alcanzado un nivel equivalente al
puesto a cubrir.
La seleccin se har de forma colegiada, con la participacin del director de la
organizacin y el director del departamento de auditora interna

III.AUXILIAR DE AUDITORIA

Miembros de despachos de Auditoria externa.

206

 Capacitacin de recin egresados de escuelas y universidades.

Auditores internos de otras organizaciones.
Medios masivos de reclutamiento, por ejemplo, anuncios en peridicos o publicaciones
especializadas.
La seleccin se har de manera colegiada, en la que participaran el director y supervisor
de auditoria interna

6.4.1.6. CAPACITACIN

La administracin de recursos humanos tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades
humanas requeridas por una organizacin y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo
ms satisfactorio as mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. No se debe olvidar que las
organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolucin, primordialmente del elemento humano
con que cuenta. Puede decirse, sin exageracin, que una organizacin es el retrato de sus miembros.

Por lo tanto Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V. ha decidido impartir un curso de induccin a
los nuevos integrantes e implantar un perodo de capacitacin anual.

207

6.4.2 MANUAL DE RECURSOS MATERIALES

6.4.2.1 OBJETIVO

Que el personal de auditora interna cuente con los recursos materiales necesarios para desempear sus
labores de forma independiente

6.4.2.2. DESCRIPCIN DEL EQUIPO REQUERIDO

Debido a las necesidades de la empresa se tendr que asignar materiales a los elementos de auditora para
la realizacin eficiente de su trabajo.

Haciendo referencia a la estructura del departamento de Auditora Interna se requerir los siguientes
elementos:

Se requiere de un rea donde puedan laborar 5 personas, de las cuales por lo menos una de ellas tendr
una oficina privada.

Dentro de los materiales de cmputo y perifricos se requerirn como sigue:

1)

5 Computadoras las cuales debern tener las siguientes caractersticas:

Lap tops marca HP
Memoria de 250 mbites
Procesador centrino 2.5 mb
Con Combo de 2x 4x 12x

2)

Impresoras
Dos equipos
Especificaciones: Marca HP psc 750
Entrada usb
208

3)

Escner
Un equipo
Especificaciones: Marca HP SX2200
Funcin de copiado

4)

Reguladores
5 equipos
Especificaciones: Marca Koblenz
250 mhz
4 entradas

5)

Paquetera requerida y especificaciones:

Instalacin de una red local para uso exclusivo del departamento y acceso a la red general de
la compaa.
Paquetera requerida para las computadoras: Oficce, Lotus Notes, Paquetera contable
utilizada por la compaa (MOVEX AS400, BPCS, BPCS, C-info, IDHammer, ACR y
ACD, CSI, Mdulos AUM y EUM, Hyperion.)

Dentro del mobiliario y equipo de oficina:

1)

6 Escritorios

2)

6 Sillas

3)

5 Gavetas

4)

2 Anaquel

5)

1 Librero

Dentro de los materiales de papelera:

1)

Hojas tamao carta y oficio (400 paquetes de cada uno por cada 2 meses)

2)

Flder tamao carta y oficio (1 paquete de cada uno por cada 2 meses)

3)

3 Engrapadoras

4)

5 Sumadoras

5)

Espirales de metal

6)

Paquete de CDS y discos de 3 1/2

7)

Paquetes de plumas de color: negro, rojo y azul

8)

Marca textos
209

9)

Sobres tamao carta y oficio

10)

Hojas membretadas con el logo la empresa.

11)

Sobres membretados

12)

3 Perforadoras

Para un mejor manejo de los recursos planteados anteriormente, se requerirn por medio de formatos de
solicitudes de papelera, con previa autorizacin del gerente del departamento.

210

6.5 PROGRAMA GENERAL DE AUDITORA

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.
AUDITORA INTERNA ADMINISTRATIVA-OPERACIONAL

FASE I Estudio preliminar

Objetivo

Recopilar informacin, clasificarla y referenciarla

Procedimientos

1.

Preparar un calendario para las entrevistas con los responsables de reas y Subreas,

con el fin de explicarles el objetivo de la auditora e identificar y solicitar informacin adicional

a la ya identificada en la elaboracin de los trminos de referencia y que no est en los archivos
de la contralora.

2.

3.

Obtener informacin sobre:

Antecedentes

Marco legal

Organizacin

Operaciones, proyectos y programas

Visitar las instalaciones de Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C. V. a nivel

central y establecer con claridad en que otros lugares o regiones tiene instalaciones, anotando la
respectiva direccin. En esta visita saludar a los funcionarios responsables y explicarles
brevemente el enfoque constructivo de esta auditora.

FASE II Comprensin de la entidad auditada

Objetivo
211

El propsito de esta fase es que el equipo responsable de la auditora comprenda la misin principal, los
objetivos principales y las operaciones de importancia de Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V.
Igualmente, que el equipo tenga claridad sobre la organizacin, procedimientos generales, fuentes de
financiamiento y dems aspectos relativos al ente auditado. Esto se basa en los resultados de la Fase de
Estudio Preliminar.

Procedimientos

1.

Analizar la informacin sobre antecedentes recopilada en la Fase I y determinar con

claridad:

Por qu y para qu se cre la organizacin auditada

Si los objetivos iniciales han sido modificados desde su creacin hasta la fecha

de inicio de la auditora

2.

Analizar los antecedentes, marco legal y planificacin estratgica de Especialidades

Qumicas Mxico, S.A. de C.V. y establecer con claridad la visin y misin primordial actual y
los objetivos principales que debe desarrollar para cumplirla.

3.

Analizar la informacin sobre organizacin de Especialidades Qumicas Mxico, S.A.

de C.V. y establecer con claridad la organizacin formal y real, las principales delegaciones de
autoridad y asignacin de responsabilidades a las diversas unidades que la integran.

4.

Analizar la informacin sobre las operaciones de Especialidades Qumicas Mxico, S.A.

de C.V. para determinar con claridad las operaciones tpicas de importancia que debe ejecutar en
el ao actual para lograr los objetivos principales y las actividades que debe cumplir para
desarrollarlas, indicando los procedimientos generales para su ejecucin. Deben incluirse los
proyectos que se hayan terminado o estn en ejecucin en el ao actual.

FASE III

Identificacin y seleccin de las reas crticas o dbiles a ser auditadas o examinadas en

detalle.

Objetivo
212

El propsito de esta Fase es el de identificar las reas dbiles o crticas de la entidad, mediante la
evaluacin del control interno administrativo-operacional, obteniendo evidencias sobre su efectividad y
seleccionar las ms importantes para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditora. Las limitaciones de
tiempo y de recurso pueden limitar el alcance de la auditora operacional a una sola rea, en cuyo caso se
seleccionarn las operaciones o actividades ms importantes que de acuerdo a la disponibilidad de
recursos puedan ser examinadas a profundidad.

Procedimientos

1.

Identificar los procesos de la entidad y efectuar pruebas de recorrido.

2.

Identificar los controles clave y deficiencias y formular conclusiones al respecto.

3.

Elaborar un informe sobre la efectividad del control gerencial u operacional,

formulando las recomendaciones pertinentes para mejorar.

4.

Identificar las reas dbiles o crticas, con base en los resultados de la evaluacin del

control interno y seleccin de las reas hacia las cuales se orientarn los esfuerzos de auditora y
las operaciones a examinar.

213

6.6 DESARROLLO DEL PROGRAMA GENERAL DE AUDITORIA

|- 2.4.1.A -|

6.6.1 FASE I. Estudio Preliminar

6.6.1.1 CALENDARIO DE ENTREVISTAS
ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

DA

HORA

PLANTA

16-Ene-06

09:00

INSURGENTES SUR,
TLALPLAN
INSURGENTES SUR,
TLALPLAN

12:00
17-Ene-06

09:00
10:00

TULTITLAN

11:00
12:00
15:00
18-Ene-06

ATOTONILQUILLO

11:00
12:00
15:00
19-Ene-06

PUEBLA

11:00
12:00
15:00

Direccin General

S. Pulido

Contralora

C. Gonzlez

Comunicaciones

C. Gmez

Recursos Humanos

C. Surez

Legal

R. Villasana

Segmentos

O. Ordoez

Almacn

J. Palacios

Comunicaciones

D. Rojas

Recursos Humanos

P. Osorio

Legal

M. Durn

Segmentos

L. Parra

Almacn

D. Contreras

Comunicaciones

F. Ramos

Recursos Humanos

A. Mrquez

Legal

R. Palafox

Segmentos

U. Cansinos

Almacn

M. Arzate

ATOTONILQUILLO

09:00
10:00

RESPONSABLE DE REA

TULTITLAN

09:00
10:00

REA

PUEBLA

214

AUDITOR ASIGNADO

PUESTO

Hctor Rodrguez Gonzlez/

Liliana Corts Velasco
Liliana Corts Velasco / Mirna
Daz Ortega

Director y supervisor de Auditora

Interna
Supervisor de Auditora Interna. /
Auxiliar de Auditora Interna

Hctor Rodrguez Gonzlez / Alba

Jara Jimnez

Director de Auditora Interna / Auxiliar

de Auditora Interna

Hctor Rodrguez Gonzlez / Alba

Jara Jimnez

Director de Auditora Interna / Auxiliar

de Auditora Interna

Liliana Corts Velasco / Mirna

Daz Ortega

Supervisor de Auditora. Interna /

Auxiliar de Auditora Interna

Liliana Corts Velasco / Mirna

Daz Ortega

Supervisor de Auditoria Interna /

Auxiliar de Auditora Interna

Elizabeth Villa Carreto

Auxiliar de Auditora Interna

Elizabeth Villa Carreto

Auxiliar de Auditora Interna

6.6.1.2 OBTENCIN DE INFORMACIN

|- 2.4.1.B -|

6.6.1.2.1 CUESTIONARIO APLICADO

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

CUESTIONARIO APLICADO PARA EL ESTUDIO PRELIMINAR DE LA EMPRESA

1.

Datos Generales

Razn o denominacin social

Especialidades Qumicas S.A. de C.V.

Giro u objeto

Fabricacin y venta de especialidades qumicas, tales como aditivos plsticos, lubricantes, poliuretanos,
recubrimientos, especialidades epxicas, productos termo fijos, pigmentos, pastas solventes y colorantes
destinados a la tintura de fibras naturales y sintticas.

Domicilio y telfonos de oficina y plantas

Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V.

Mxico
Av. de los Insurgentes No. 3579, Torre 3, Piso 3
Colonia Tlalpan La Joya
Delegacin Tlalpan
Mxico, 14000, D.F.
Tel.: + 52 (55) 55 28 93 00 / 55 28 94 00/ 55 28 95 00
Fax: + 52 (55) 55 289551

Planta Tultitln
Av Centro Industrial No. 4513
Zona Industrial Izcalli del Valle
Mpo. Tultiltlan Edo. de Mxico
Tel.: + 52 (55) 59 75 23 00 / 55 28 94 00/ 55 28 95 00
Fax: + 52 (55) 59 75 2301
215

Planta Puebla
Carretera a Fbricas 5000
Puebla, Pue.
72100 Mxico
Tels: (222) 223 23 23 Lada 800: 01 800 2274100
Fax: (222) 223 23 00

Planta Atotonilquillo
Km. 43.5 Carretera Guadalajara -Ocotln
Atotonilquillo, JAL.
45930 Mxico
Tels.: (376) 737 06 50 (376) 737 02 60
Fax: (376) 737 11 60 (376) 737 00 49

Fecha de constitucin

Constituida el 17 de agosto de 1960.

Existen manuales de procedimientos?

S y se encargan de llevarlos a cabo los responsables de cada proceso, por tal motivo, se hizo una carta
de informacin requerida, en la cual los incluimos.

Llevar a cabo un recorrido a las instalaciones de la entidad.

2.

Datos Comerciales

Cul es la situacin de la entidad con respecto al mercado en que compite?

Se coloca en los primeros lugares del mercado, siendo el socio de eleccin para aquellos clientes que
buscan efectos innovadores que resalten el desempeo de sus productos.

Enumerar los productos que vende la entidad.

Automotriz
216

Aditivos de desempeo y color para plsticos

Color, agentes de curado y proteccin para los recubrimientos
Colorantes y acabados textiles
Ahorradores de combustible, reductores de emisiones, aditivos para lubricantes

Textil
Colores resistentes a la luz y a las lavadas para todas las fibras
Acabados antiarrugas y antimanchas
Agentes que mejoran el desempeo en cada etapa desde la fibra hasta la prenda final

Empaque
Colores seguros para papel de envoltura para alimentos, plsticos y tintas para impresin
Recubrimientos resistentes a la grasa para papel y cartn
Filtros ultravioleta en empaques plsticos para proteger sus contenidos
Absorbedores de oxgeno para mantener la frescura
Agentes de curado ultravioleta

Cuidado del Hogar y Personal

Blanqueadores pticos para textiles
Efectos de higiene para jabones, pasta de dientes, limpiadores para la casa y plsticos
Filtros ultravioleta para cremas solares
Efectos que mejoran la textura de los productos para el cabello y cuidado de la piel as como para los de
limpieza del hogar
Colorantes para vibrantes colores de cabello

Papel y Mineras
Blanqueadores para papel ms brillante
Color ms intenso y abundante para las tintas
Colorante, pigmentos y polmeros para impresin digital
Aditivos y agentes para curar con el fin de mejorar el rendimiento y la eficiencia en la elaboracin e
impresin del papel
Dispersantes para mejorar el desempeo de pigmentos y aditivos para el papel
Formadores y desarrolladores del color para papel trmico

Construccin
217

Color y aditivos para proteger y/o retardar la flama para los plsticos de arquitectura y construccin
Color y aditivos para proteger pinturas, recubrimientos en polvo y terminados en madera
Color y agentes de curado ultravioleta para cables y recubrimientos de alambres

Electrnica
Curado ultravioleta para circuitos impresos
Medios para almacenamiento de datos en CD regrabable
Pigmentos para pantallas de cristal lquido
Agentes para curado para recubrimientos de fibra ptica

Tratamiento de Agua
Administracin de los circuitos de agua para todas las industrias
Productos para separar los slidos suspendidos en agua
Polmeros diseados a la medida de las necesidades del cliente para el tratamiento de aguas y la
recuperacin de minerales

Agricultura
Agentes para acondicionamiento de tierras
Aditivos para plsticos agrcolas degradables
Aditivos para pelculas agro plsticas para mejorar la calidad y la productividad de los cultivos

Clientes importantes.

Procter & Gamble

Fabricas de papel
Zaldivar y Asociados
Plasticoncentrados
Manufacturas Kaltex
Santiago Textil S.A. de C.V.
American Textil SA de C.V.

Proveedores importantes.

Mettler Toledo SA de CV
Combustibles de Occidente, S.A de C.V.
Ecoltec, S.A. de C.V.
ECCO Servicios de Personal S.A. de C.V.
218

Instrumentos y Equipos FALCON

Qumica Mexicana Industrial S.A. de C.V.
Mangueras y Conexiones de Puebla

3.

Organizacin

Obtener un organigrama general de la entidad.

Se incluy en la Carta de Informacin Requerida

Obtener una descripcin de los principales puestos reflejados en el organigrama o, a falta de

esto, investigar las principales actividades y responsabilidades de cada uno.

Director General (Country Head)

Elaboracin del programa anual de trabajo.

Elaboracin y control del presupuesto anual.

Dar seguimiento a la aplicacin del presupuesto.

Supervisar la aplicacin del control administrativo para la recepcin y expedicin de recursos

financieros.

Vigilar los excedentes de ingresos, ahorros, rendimientos financieros y econmicos del

presupuesto.

Verificar que los recursos financieros se canalicen a los objetivos propuestos en los programas
operativos.

Dirigir y supervisar las asignaciones y resguardos, uso, destino, mantenimiento y baja de

maquinaria, vehculos, equipo y mobiliario.

Director de Contralora

Asegurar el buen funcionamiento de la empresa.

Implementar medidas, para garantizar el control interno dentro de la empresa.

Director de Comunicaciones

Crear un impacto de los productos elaborados por la empresa, en el mercado (consumistas).

Director de Recursos Humanos

Realizar el proceso de reclutamiento y seleccin de personal.

219

Administra a los empleados especializados, semiespecializados, oficinistas y administrativos.

Diseo de puestos.

Establecer sistemas de motivacin.

Proponer e informar a Direccin General, del nombramiento de empleados, de las resiciones

laborales.

Otorgar estmulos y recompensas.

Director del rea Legal

Identificacin de de leyes que le son aplicables a la compaa.

Especificar las normas laborales, bajo las cuales debe estar funcionando la compaa.

Atender todo tipo de juicios.

Director de Segmentos

Disear del sistema de produccin material.

Eleccin de la tecnologa, distribucin de las instalaciones, anlisis del flujo del proceso, control
de proceso y anlisis de transportes.

Determinacin de los niveles ptimos de produccin.

Garantizan la calidad de los productos y servicios producidos.

Director de Almacn

Resguarda de manera correcta las materias primas.

Supervisa de forma constante el proceso del despacho de requisiciones y entradas al almacn.

Clasifica de manera adecuada las diversas materias primas y les da el tratamiento debido.

Por medio de las personas a su cargo realiza inventarios.

Solicitar apoyo en la coordinacin de las entrevistas con las distintas subdirecciones o con los

responsables de cada proceso, lo que se requiera.

220

|- 2.4.1.C -|

6.6.1.2.2 CARTA DE INFORMACION REQUERIDA

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V

Auditora al 31 de diciembre de 2005

Informacin general
1

Organigrama actualizado de la compaa.

Ao 2005

Copia de las actas de las juntas celebradas del Consejo de

Administracin y Asamblea de Accionistas firmadas

Ao 2005

Estados Financieros y notas comparativas 2005 y 2004 que se

Ao 2005

acompaan al dictamen.
4

Documentos fuente que avalen el marco legal de la compaa.

Copia de las actas, oficios y comunicados,

Ao 2005

dirigidos y

emitidos por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico

(sobre inspecciones realizadas a la Institucin); en su caso, la

Ao 2005

respuesta de la compaa al respecto

6

Informes mensuales remitidos a la Direccin General, sobre

los resultados de la Institucin (desempeo administrativo y
operativo).

Ao 2005

Relacin de contratos de servicios, rentas, fideicomisos,

honorarios, convenios, compra-venta y otros que hayan
entrado en vigor durante 2005 o anexos que modifiquen
contratos

previamente

convenidos,

nacionales

del

extranjero, en su caso, (adicionalmente seleccionaremos

Ao 2005

algunos para su revisin) que afecten la organizacin de la

empresa.
8

Manuales sobre polticas y procedimientos establecidos en

cada uno de los procesos que realiza la compaa.

Actualizados a 2005

De requerirse informacin adicional en el transcurso de la revisin, se har de su conocimiento con la

debida oportunidad.
221

6.6.1.2.3 MANUALES DE OPERACIONES

a) MANUAL DE CIERRE DE ESTADOS FINANCIEROS

OBJETIVOS

Proporcionar al usuario involucrado en el cierre de Estados Financieros, un instrumento de

consulta que le indique en forma clara y concisa, las polticas establecidas por Especialidades Qumicas
Mxico, S.A. de C.V. en el proceso de cierre de Estados Financieros.

Unificar criterios entre las reas involucradas.

LINEAMIENTOS Y POLITICAS

1.

Las polticas y los procedimientos establecidos en el presente manual, sern aplicables a todas

las sucursales en territorio mexicano.

2.

El presente manual ser difundido a todo el personal de Especialidades Qumicas Mxico, S.A.

de C.V. involucrado en el proceso de cierre de Estados Financieros, quienes recibirn adicionalmente

capacitacin peridica en materia de los programas utilizados.
3.

El presente manual se revisar por lo menos una vez al ao y actualizar conforme se vaya

requiriendo.
4.

Es responsabilidad de Auditora Interna, revisar que el presente manual sea acorde con los

objetivos.

DESARROLLO

De las funciones y responsabilidades de las principales reas que participan en el proceso de cierre de
Estados Financieros:

BSC control
Presupuestos e Informes
BCO (Business Control Operations)
NAFTA E.U.
GIS (Global Infraestructure Services)
222

Contralora:
El rea de contralora que depende de la direccin general tendr las funciones que al efecto se
establecen, en lineamientos generales de control interno vigentes.

De las funciones y responsabilidades de las direcciones:

Las direcciones de las reas que intervienen en el proceso de cierre de Estados Financieros, tendrn las
siguientes responsabilidades:

1.

Coordinar la definicin de los procedimientos y polticas relacionados con el proceso.

2.

Participar en la revisin y actualizacin de las polticas y procedimientos aplicables.

3.

Apegarse a los lineamientos generales de control interno implementados.

4.

Coordinar el establecimiento de un sistema de control interno que permita que las operaciones se

lleven a cabo de manera eficiente.

5.

Supervisar el adecuado funcionamiento de su proceso y en su caso implementar las medidas

correctivas
6.

Analizar las observaciones a los procesos, que realicen los auditores internos y externos, as

como autoridades, con objeto de establecer las medidas correctivas que eviten su reincidencia.

Proceso de cierre de Estados de Cuenta:

1.

Especialidades Qumicas, Mxico, enva sus reportes mensuales en pesos (MXN) a Estados

Unidos para ser consolidados dentro de la regin NAFTA.

2.

Los estados financieros son consolidados posteriormente por casa matriz en Basilea (Suiza).

El sistema de reporte que usa Especialidades Qumicas, Mxico a nivel global es el Hyperion.
3.

El proceso de Cierre de Estados Financieros se realiza con las cifras del ltimo da natural de

cada mes, y es un proceso que va desde 5 das antes del da de reporte, hasta 5 das despus.
4.

El proceso de cierre se divide en dos grandes subprocesos:

a) Cierre de cifras a nivel local en el programa BPCS (auxiliar y mayor auxiliar).
b) Cierre de cifras a nivel reporte en el programa Hyperion, una vez que se efectu el cierre
contable definitivo (cdulas de informacin financiera)

Los sistemas de cmputo que intervienen en el Proceso de Cierre de los Estados Financieros de
Especialidades Qumicas, Mxico, son los siguientes:

223

Sistema/ Subsistema

Funciones

AS 400

Servidor. Se encuentra en las instalaciones del Corporativo en EU.

BPCS

ERP Contable
En BPCS se procesa la informacin financiera. Input de informacin

Cinfo

Este subsistema controla Ventas, Costo de ventas e inventarios

Se encarga de controlar los clculos de nmina.

IDHammar

Este subsistema controla el activo fijo

ACR y ACP

Mdulos Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar

CS1

Efecta la distribucin de Service Analysis

Mdulos AUM y EUM

Distribuyen 1) los centros de costos colectivos (cartera terceros,

ACP terceros y algunos saldos de otros activos circulantes y otros

pasivos circulantes) y 2) los shared o analisis unit compartidos (a
nivel segmento) para que cierren en ceros.

Transfieren informacin de AS 400 a Hyperion (Codifican la

informacin, creando otro archivo que se carga en Hyperion)

Hyperion

Reporte Mensual a Casa Matriz (Sistema de reporteo)

Calendario de cierre (mensual): Para llevar un control de los subprocesos, el departamento de

5.

Contabilidad elabora un calendario en el cual programa con detalle cada una de las actividades que se
efectan en el proceso de cierre mensual as como las fechas en que deben efectuarse.

De conformidad al calendario mensual de actividades del cierre, los registros no rutinarios

6.

mensuales son realizados en los primeros dos das del siguiente mes al que corresponde el cierre.
Contabilidad se gua con el calendario de cierre mensual para verificar que se incluyan todas las plizas
fijas.

7.

Los registros no rutinarios y de estimacin son:

Provisiones de nmina del personal

Creacin de pasivos de impuestos sobre nmina

Reevaluacin de posiciones en moneda extranjera: Cuentas por Pagar a terceros ACP, Cuentas por
Cobrar a terceros ACR, prstamos, intereses y otras cuentas

Reevaluacin mensual de inventarios

Estimacin de cuentas incobrables (en febrero, mayo, agosto y noviembre)

Estimacin de inventarios de lento movimiento/ sin movimiento

Activaciones y procesos de depreciacin y bajas de activos fijos (va interfase)

Registro de amortizaciones de seguros

224

Registro de clculo de B-10 estatutario

Registro de regalas y comisiones por pagar a casa matriz

Registro de intereses sobre prstamos bancarios

Registro de hedging (derivados) y Mark to Market

Registro de provisiones de gastos de agentes aduanales

Registro de mtodo de participacin de la subsidiaria Coveca, S.A. de C.V.

Registro de pliza generada por SC1 (software adicional a AS400) Service Anlisis (prorrateo de

gastos de las unidades corporativas a los segmentos)

Registro de Ajuste Interco

Registro de impuestos corrientes y diferidos

El sistema BPCs est configurado para contabilizar por partida doble.

Cierre de cifras a nivel reporte en BPCS (sistema contable)

1. El Primer paso es correr los procesos de cierre, desde el da -5, hasta el da Cero (da de cierre natural)
de acuerdo a lo indicado por el calendario de cierre Conciliacin

Envo de informacin de provisiones de incentivos anuales (bonos, slo en diciembre)

Envo a Control de clculo de las provisiones de inventarios (lento movimiento), enviando

documentacin soporte de los cambios

B-10 calculado hasta fin del ltimo cierre del mes

Determinacin de las comisiones y regalas a pagar a intercompaas (La determinacin es de

acuerdo a un calendario que enva Basilea 5 das antes del cierre de mes, forma FI070)

El rea de Costos corre el proceso para la deteccin de errores de registro (proceso INV920)

Revisin y actualizacin del costo estndar.

Interfase de activaciones y procesos de depreciacin y bajas de activos fijos terminados

Revisin de errores de la conciliacin de CINFO contra Hyperion

Integracin de auxiliar de inventarios (excluyendo ajuste interco)

Cierre mensual de produccin (Deben cerrar en cero al mes de diciembre)

Corte de cuenta corriente Coveca

ltima facturacin, etc.

El responsable de cada rea de Control Business Support Center (BSC) revisa que se corran los procesos
que les corresponden y que estos concilien contra. General Ledget (GLD), en donde el encargado de
inventarios, debe revisar que concilie stock on hand y cuentas de costeo contra. GLD (General Ledget). El
encargad de Cuentas por Pagar a terceros (ACP), revisa que concilie GLD (General Ledget) contra el
auxiliar de cuentas por pagar.
225

Una vez que se corrieron los procesos de cierre de acuerdo a lo establecido en el calendario de cierre.
El rea de Presupuestos e Informes revisa en forma general que no falte algn proceso por correr.
Tambin revisa que no existan incongruencias en la informacin. Posteriormente, entre el 1er y 2do da
hbil posteriores al mes de cierre natural se corren los siguientes procesos:

Ajuste Intercompaas
1. El 2do da hbil posterior al da de cierre la encargada de Cuentas por Pagar a terceros (ACP) ajusta los
saldos intercompaa mediante una conciliacin que se realiza a fin de mes.

2. Cada pas enva sus estados de cuenta. Hay una regla en la que las cifras se ajustan conforme a la
Compaa que tenga el saldo por cobrar. Este ajuste interco se registra mediante pliza reversible, y es
reversado automticamente por el sistema al inicio del mes siguiente. La encargada de ACP investiga las
partidas pendientes.

Service Analysis (prorrateo de gastos de las unidades corporativas a los segmentos)

1. El 2do da hbil posterior al da de cierre se distribuye de forma interna el Service Analysis. El Service
Analysis consiste en prorratear a cuentas especiales los gastos de las unidades de servicio a cada uno de
los cuatro segmentos. El prorrateo lo efecta el sistema SC1 (software adicional a AS400) por medio de
ciertas llaves (criterios). SC1 (software adicional a AS400) obtiene la informacin de gastos de GLD y
con base en las llaves introducidas, efecta el prorrateo de los gastos.

2. Las unidades de servicio son las siguientes:

- SCS (Supply Chain Services Group)
- GIS (Global Infraestructure Services, antes IM)
- RPO (Recursos humanos, legal, auditora interna) (Regional President Offices)
- BCO (Business Control Operations)
- BSC (Business Support Center)

Codificacin (Se efecta en GLD y sirve tambin para Hyperion)

1. Cuando se concluyen los cierres de las cuentas se revisan aspectos de codificacin y centros de costos.
Hay cuentas que deben cerrar con cero.

Procesos AUM y EUM

226

Se corren los procesos Analysis Unit Module (AUM) y Economic Unit Module (EUM), con los que se
distribuyen los gastos a los centros de costos correspondientes y se verifica la integridad de los datos.

Proceso Analysis Unit Module (AUM)

El proceso Analysis Unit Module AUM lo corre Estados Unidos (Tammy Stickler).
9

Analysis Unit Module (AUM) en resultados

El proceso AUM consiste en distribuir los gastos de AU Shared a sus correspondientes AU (Analysis
unit) con base en ciertas llaves (*).
(*) Llaves: criterios introducidos al sistema

Las cuentas shared o compartidas se pueden identificar en una balanza por AU (analysis unit) con los
siguientes nmeros de AU (analysis unit):
Segmento Plastic Additives (PA): AU 24
Segmento Coating Effects (CE): AU 25
Segmento Water and Paper Treatment (WPT): AU 26
Segmento Textile Effects (TE): AU 27

En la forma FI300 (Resultados) de Hyperion, se distinguen estas cuentas con el nombre de Local
Allocations y cierran con cero a fin de mes. Las llaves de distribucin de los gastos de las cuentas shared
se cambian cada ao.

Analysis Unit Module (AUM) en balance

Con Analysis Unit Module (AUM) se distribuyen a los cuatro segmentos los centros de costos 96, que
son cuentas colectivas. Se distribuyen Cuentas por Cobrar a terceros (ACR terceros), las Cuentas por
Pagar a terceros (ACP terceros), las cuentas de acreedores, proveedores y otros pasivos acumulados
(Other current liabilities).

Economic Unit Module (EUM)

Todas las cuentas de gastos y saldos en balance del centro de costos 71 (SCS; Suply Chain Services), y
73 (BCO; Business Control Operations) se deben redistribuir con el proceso Economic Unit Module
(EUM) de acuerdo a poltica global de Basilea.
El proceso Economic Unit Module (EUM) redistribuye los centros de costos mencionados (71 y 73) a
AUs (analysis units).
227

Contabilidad (ACP y ACR) emiten un reporte de las cuentas por cobrar y por pagar con terceros de
AS400, y lo envan a Tammy Stickler. Con esos reportes Tammy actualiza las llaves de distribucin en el
sistema.
Las cuentas resultantes de correr este proceso se llaman Cuentas Estadsticas y como su nombre lo
indica son para efectos de datos estadsticos que empiezan con 9, de tal forma que cuando se carga
Hyperion, se redistribuye la informacin que ser til para algunas cdulas de ese reporte (ejemplo: forma
FI 160, 166, 180, 183 de Hyperion). Estas cuentas estadsticas las reversa automticamente el sistema al
mes siguiente. Estas cifras no afectan el estatus financiero de la Compaa.

El objeto de estas cuentas es determinar todo el gasto de las unidades de servicio, para su anlisis.

Al mismo tiempo que Estados Unidos. corre procesos Analysis Unit Module (AUM) y

Economic Unit Module (EUM), Contabilidad Mxico registra pliza de Ajuste Interco.

Al mismo tiempo que se est corriendo Analysis Unit Module (AUM) y Economic Unit Module

(EUM) en Estados Unidos, Georgina Hernndez de Contabilidad Mxico registra la pliza reversible de
Ajuste Interco (Mercancas en trnsito contra proveedores). Las partidas pendientes son investigadas y
conciliadas.

Carga a Hyperion
Despus de que Tammy Stickler corre los procesos Analysis Unit Module (AUM) y Economic Unit
Module (EUM), avisa (Coordinador de Hyperion de la regin NAFTA) que ya se puede correr el proceso
para la carga a Hyperion. Este efecta los siguientes pasos para cargar los datos en Hyperion:
9

Entra a Hyperion

Se corre opcin archivo para cargar a Hyperion

Corre las validaciones:

1.

Hyperion tiene una validacin automtica en la que concilia cada cdula y todos los valores.

2.

Verifica que los importes totales de AS 400 concilien con los de Hyperion en Balance y Estado

de Resultados, exceptuando el centro de costos 99 (Clculo de B.10).

3.

Imprimir reportes en Excel Retrieve (opcin del sistema Hyperion). (BSC Contralora) (Business

Support Center), (Departamento de Presupuestos e Informes) se renen para verificar la informacin

impresa y efectan un anlisis comparativo de las cifras donde comparan las tendencias y el Outlook.
Revisan principalmente las ventas por segmento (Reporte Comparisson) y algunas cuentas de balance
(cash). El objetivo de que revisen esta informacin es verificar la razonabilidad de la informacin de
228

Hyperion y detectar alguna posible incongruencia. Business Control Operation (BCO) tambin analiza las
cifras del reporte. Una vez que terminan de revisar la informacin, avisan que ya est verificado el reporte
Hyperion va e-mail.
Una vez que el reporte ha sido verificado y es el definitivo, se bloquea el sistema Hyperion del mes en la
opcin. Ya bloqueado el programa (looked), enva un e-mail a Basilea indicando que Hyperion est
cerrado. En este momento el reporte Hyperion puede ser consultado por casa matriz, quien tiene acceso a
los reportes de todas las subsidiarias del mundo va sistema.

Cuando el reporte Hyperion del periodo est bloqueado, no se puede efectuar cambio alguno en la
informacin. Si posterior al bloqueo alguna cifra tuviera que corregirse, slo casa matriz puede
desbloquear el periodo (mes) del programa.

Cuando una cifra reportada en Hyperion tiene variaciones no esperadas o importantes segn criterio de
casa matriz, solicita a BSC Contralora llenar el cuestionario Financial Control Checklist para explicar las
causas que originaron dichas variaciones.

Reportes adicionales que se elaboran

Posteriormente al cierre contable el rea de Presupuestos e Informes elabora ciertos reportes de

revisin de la gestin de la Compaa que contienen lo siguiente:

o

Estado de resultados (total)

Estado de resultados (por segmento)

Detalle de gastos por A.U. (Analysis Unit)

Ventas a terceros

Resumen de inventarios

ndices financieros (ejemplo: inflacin)

Para cada unidad corporativa (SPS, RPO, GI, etc.) y para cada segmento (TE, PA, CE y WPT).
Disponibles en intranet, estos reportes incluyen la siguiente informacin POR SEGMENTO:

Estado de resultados

Cartera de clientes

Inventarios

Activos circulantes (Current Assets)

Pasivos circulantes (Current Liabilities)

229

Presenta cada mes en la junta del Comit, lo siguiente:

o

Ventas locales a terceros

Ventas interco.

Cartera de clientes

Vencimientos de la cartera de clientes

Grficas que muestran los das cartera por segmento (PA, TE, WPT y CE)

Total de inventarios (comparados contra ao anterior y contra Outlook)

Estado de resultados a un nivel muy resumido (Ventas, utilidad neta, etc.) Este est

comparado contra el ao anterior y contra Outlook.

o

Otro estado de resultados por Compaa (Especialidades Qumicas Mxico y Raisio,

esta ltima es Compaa en periodo de liquidacin).

Reportes que elabora Business Control Operation (BCO)

Preparar cada mes un anlisis de gastos de cada uno de los segmentos (explicacin escrita) y

los enva al segmento correspondiente. Tambin realiza un anlisis de gastos de la unidad corporativa
SPS (Supply Chain Services)

Estados financieros anuales

Los estados financieros anuales se elaboran de la misma forma. Adicionalmente se preparan revelaciones
de estados financieros. Los estados financieros anuales y sus notas son revisados y aprobados por (BSC
Contralora) antes de su emisin.

230

b) MANUAL DE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR

OBJETIVOS

Proporcionar al usuario involucrado en las ventas y cuentas por cobrar, un instrumento de consulta que
le indique en forma clara y concisa, las polticas establecidas por Especialidades Qumicas Mxico, S.A.
de C.V.

Unificar criterios entre las reas involucradas.

POLTICAS Y LINEAMIENTOS

Generales

1. Las polticas y los procedimientos establecidos en el presente manual, sern aplicables a todas las
sucursales en territorio mexicano.

2. El presente manual ser difundido a todo el personal de Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V.
involucrado en el procedimiento de ventas y cuentas por cobrar, quienes recibirn adicionalmente
capacitacin peridica en materia de los programas utilizados.

3. El presente manual se revisar por lo menos una vez al ao y actualizar conforme se vaya requiriendo.

4. Es responsabilidad de Auditora Interna, revisar que el presente manual sea acorde con los objetivos.

DESARROLLO

Descripcin del proceso

231

Emisin de rdenes de ventas (pedidos)

El proceso de venta de un producto comienza con el pedido de un cliente. El departamento de Customer

Service es el encargado de levantar los pedidos de los mismos.

El pedido se elabora de la siguiente manera:

1)

Customer Service recibe el pedido de un cliente, ya sea por va telefnica, fax, e-mail o por My

Business. Todos los pedidos que se ingresan al mdulo de BPCS deben tener como origen el pedido de
un cliente.
2)

Una vez que el cliente pide la mercanca, Customer Service elabora la orden de compra en

BPCS.
3)

Dentro del pedido interno elaborado por el personal de Costumer Service se selecciona el

producto (por medio de un cdigo) as como la cantidad solicitada y el sistema asigna el precio de los
productos. Los artculos ingresados para surtimiento en los pedidos internos de sistema son de acuerdo al
pedido del cliente.
4)

Posteriormente aparece otra pantalla en la que se muestra el nombre del producto y se verifica

que sea el correcto, ya que en la pantalla anterior slo aparece el cdigo del mismo
5)

Se busca en el sistema la ubicacin del inventario y se selecciona en qu lote hay suficiente

producto para enviar al cliente. (Se toman los lotes ms antiguos).

6)

Una vez seleccionado el lote, el sistema disminuye del inventario la cantidad que se solicit del

mismo para enviar al cliente

7)

El sistema le asigna un nmero consecutivo de orden de pedido.

8)

Se indica en el estatus del sistema que la orden est asignada (*ALOC*)

9)

Se genera el pedido y ahora debe aparecer en el estatus el concepto* PICK *

10)

Posteriormente se ordena imprimir el pedido.

11)

La orden de compra del cliente se imprime automticamente en el almacn.

Preparacin documentos de embarque, Manejo de inventarios para embarque y

Autorizacin de los mismos

Una vez que el departamento de Costumer Service ingresa los pedidos dentro del sistema AS-400 BPCS,
el almacn confirma la orden, apareciendo en pantalla el estatus * CONF *, esta leyenda aparece cuando
el embarque fue surtido pero no enviado an al cliente.

Elaboracin de factura y registro de ventas (Cuentas por cobrar, Ventas e IVA pendiente de

trasladar)
Una vez que est la mercanca lista para embarcarse al cliente, el personal del almacn procesa la
facturacin, apareciendo en pantalla el estatus * 8 * que indica que la orden ha sido facturada. En este
momento el sistema registra automticamente el asiento contable en el sub-sistema.
232

Diariamente se emite el reporte diario del Financial Report Online Global Standard (FROGS): Frogs es
una herramienta que realiza validaciones en el sistema y que emite reportes sobre las fallas detectadas y
cuyo servidor se encuentra en Estados Unidos. Con dicho programa el sistema realiza conciliaciones
diarias de los mdulos de Cuentas por Cobrar y Ventas La revisin de este reporte la realiza en las
oficinas regionales de NAFTA Chris Cave BSC (Business Support Center).

Cada mes BSC (Business Support Center) Control, amarra el mdulo ACR (Cuentas por cobrar contra el
GDL (General Ledger). En caso de existir discrepancias, se debe solicitar conciliar las diferencias
localizadas.

Conciliacin de embarques con facturacin. Acepta el cliente de la mercanca

El personal de almacn que despacha la mercanca en el almacn, concilian mediante la revisin de los
pick slips contra la mercanca fsicamente. Despus de que envan los productos al cliente, estos ltimos
firman o sellan la copia de la factura que ser enviada a crdito y cobranzas. El transportista retorna la
factura sellada por el cliente a Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V. Diariamente se envan por
mensajera interna las facturas que ya pueden cobrarse, al departamento de crdito y cobranzas para que
este departamento programe la cobranza

Mantenimiento de registros de cuentas por cobrar/entradas de efectivo

Subgerente de Operacin Financiera, elabora diariamente el formato de Relacin de ingresos del da. La
afectacin contable la hace BSC (Business Support Center) Control:
En donde se carga a la cuenta de Banco que corresponda el ingreso con un dbito a la cuenta puente de
clientes.

Caja
Banco

Crdito y Cobranzas
x

Cuenta Puente

Cuenta Puente
x

x
Clientes

La cuenta puente para clientes en moneda nacional es la 32.12.910

Para clientes en moneda extranjera es la cuenta 32.12.911 Los depsitos bancarios (por cobranza) son
relaciona en una hoja Excel, desglosando cada transaccin. Con este archivo los analistas de crdito
depuran la cuenta puente de clientes.

233

Diariamente los analistas ingresan a la intranet y consultan el reporte de en hoja de Excel con Macros
bloqueada para no modificar los datos, para realizar la aplicacin a sus clientes.

Los analistas identifican los depsitos de sus clientes de acuerdo con las programaciones de cobro
consultando con los ellos directamente. As es como depuran la cuenta puente de clientes y aplican las
partidas individuales dentro del mdulo ACR (Accounts Receivable).

Tratamiento contable del IVA(Impuesto al Valor Agregado) trasladado

El IVA (Impuesto al Valor Agregado) pendiente de trasladar se contabiliza en el momento en que se

factura la mercanca:

Cobra la factura del cliente, el IVA (Impuesto al Valor Agregado) pendiente de trasladar es registrado por
el rea de crdito y cobranzas.
Afecta las siguientes cuentas contables, al dar mantenimiento a los registros.

De esta forma Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V. cumple con disposiciones fiscales vigentes
de la Ley del IVA (Impuesto al Valor Agregado), referentes a registrar el IVA (Impuesto al Valor
Agregado) con base a flujos de efectivo.

MODIFICACIONES A MAESTRO DE VENTAS Y CLIENTES. ANLISIS A PRECIOS DE VENTA.

INTEGRIDAD DE LA FACTURACIN
Aprobacin de accesos a los archivos de informacin sobre precios de ventas
Aprobacin de accesos a los archivos de informacin sobre crditos

Anlisis de los precios de venta

Diariamente se genera una lista con los precios de cada producto, la cual es revisada por los gerentes de
promocin y marketing con la finalidad de verificar que los productos sean razonables, tengan un precio
competitivo en el mercado y deben de responder al departamento de ventas si es que se puede mejorar el
precio o no. Mediante este procedimiento se analizan los precios de venta de los productos.

Verificacin de la integridad de la facturacin

234

La Compaa a travs de - BSC (Business Support Center) Inventarios realiza un anlisis entre las
cantidades registradas en BPCS y el reporte del mdulos de ventas (reporte CINFO) que es un anlisis de
productos facturados, para verificar que no existen diferencias.

APROBACIN DE CRDITOS Y SUS CONDICIONES

La Compaa realiza estudios y anlisis crediticios para soportar las condiciones de crdito otorgadas a
sus clientes.

Existe un score a nivel mundial. Cada regin establece sus parmetros para calificar a los clientes como
riesgosos, de mediano o bajo riesgo.

Para calificar al cliente, debe ser en base a tres puntos:

1 Anlisis de la Agencia ASECOEM
2 Anlisis de las cifras financieras
3 Score de Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V. en Cisar, que es el sistema estndar para
evaluar el riesgo del crdito solicitado por los clientes, en la que se da la calificacin del 1 al 5 al cliente
basndose en criterios cuantitativos y cualitativos.

Durante el ejercicio fueron utilizados dos procedimientos, actualmente y debido a los requerimientos
legales (SOX [Ley Sartenes Oxley]-404), y la integracin de Mxico a NAFTA se adecuaron las reglas
para el establecimiento del crdito.

Los crditos otorgados a los clientes deben ser autorizados de acuerdo a sus montos por diferentes niveles
de jerarqua.

235

c) MANUAL DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

OBJETIVOS

Proporcionar al usuario involucrado en las compras y cuentas por pagar, un instrumento de

consulta que le indique en forma clara y concisa, las polticas establecidas por Especialidades Qumicas
Mxico, S.A. de C.V.

Unificar criterios entre las reas involucradas.

LINEAMIENTOS Y POLTICAS

Generales
5.

Las polticas y los procedimientos establecidos en el presente manual, sern aplicables a todas

las sucursales en territorio mexicano.

6.

El presente manual ser difundido a todo el personal de Especialidades Qumicas Mxico, S.A.

de C.V. involucrado en el procedimiento de compras y cuentas por pagar, quienes recibirn

adicionalmente capacitacin peridica en materia de los programas utilizados.
7.

El presente manual se revisar por lo menos una vez al ao y actualizar conforme se vaya

requiriendo.
8.

Es responsabilidad de Auditora Interna, revisar que el presente manual sea acorde con los

objetivos.

DESARROLLO

El rea de Cuentas por Pagar ACP (Account Payable) es el rea encargada de registrar los pasivos con
base a los documentos recibidos y crea las provisiones para los gastos de luz, telfono, predial, etc.
Las reas que crean los pasivos son:

Compra de Inventarios (Ambiente rojo).

Compras no inventarios de Parque Esmeralda (Oficinas Generales) y Puebla (Ambiente azul).

Compras no inventarios de Atotonilquillo (Ambiente Azul).

Registro
No se puede registrar una cuenta por pagar en el mdulo de ACP (Account Payable), si no se cumplen
con los requisitos necesarios para cada tipo de servicio.
236

La creacin de la cuenta por pagar se realiza a partir del soporte documental, verificando que exista la
orden en el sistema y/o el documento y se cumplan los requisitos segn el tipo de pasivo. Se anota un
nmero en la factura para identificar el registro contable del pasivo.

Proveedores de origen Nacional

Para compras de inventarios se necesitan tres cotizaciones de proveedores. El acceso al archivo maestro
de proveedores (ACP100) esta restringido nicamente a personal autorizado.

La Orden de Compra debe llevar dos firmas la de quien solicita y la otra de una persona autorizada,
posteriormente, debe enviarse por fax al proveedor y se espera la factura original o copia, adems de
certificados de origen y calidad (en el caso de compras de importacin).

Especialidades Qumicas Mxico, S.A. confirma el proveedor si est de acuerdo con las cantidades y
fecha de entrega.

Para dar de alta un nuevo proveedor es necesario que este llene un formato de transferencia Bancaria. Se
deben recibir los documentos de moneda nacional en original, los cuales llegan por medio de buzn
(locales), correo (forneos) o correo interno (Puebla y Atotonilquillo), al momento de recibir la
documentacin se les pone el sello de recibido por Cuentas por pagar.

Los requisitos para crear la cuenta por pagar son los siguientes:

Tipo de pasivo

Requisitos para crear ACP (Account

Catlogo de cuenta

Payable)
Gastos

Activo Fijo

Materiales

Bienes y Servicios: Factura original,

4310.730 Acreedores Nacionales

Pedido, Aviso Entrada y autorizacin.

/ Gastos

Bienes y Servicios: pedido, factura

4310.730 Proveedores Nacionales

original, AE y autorizacin.

Activo Fijo

Puebla: Factura original, AE, Pedido

4310.10 Proveedores Nacionales

(este ltimo es consultado en el

sistema y el analista de ACP (Account
237

Payable) lo integra cuando registra el

pasivo)
Atotonilquillo y Tultitlan: Factura
original con sello de que se recibi la
mercanca en el almacn, Pedido
Maquila

Factura + orden maquila, AE

4310.32 Acreedores Nacionales

Maquila

AE = Aviso de entrada que aparece en sistema.

(1) Copia de factura original.- con sello de recibido por AF para que la original se quede en los
expedientes de Activo Fijo. A partir de 2005, Archivo, es el encargado de recibir las facturas de activo
fijo, debido a que el encargado de esta rea, esta en Estados Unidos a partir de 2005.
(2) Las firmas deben estar autorizadas de acuerdo con lo establecido en FICO (FICO se encuentra en
Intranet de la Compaa y es una base de datos diseada en Basilea en la que desde 2004 se muestran las
personas que tienen autorizacin para determinado gasto y se puede consultar por nombre del empleado o
por centro de responsabilidad).
(3) El sello de entrada al almacn en realidad no es un control que el rea de ACP (Account Payable)
considera como el ms vlido. Para cerciorarse de que la mercanca entr en el almacn, lo que hace el
analista de ACP (Account Payable) es:

a)

Entrar a la opcin 16 (PUR 300) en BPCS mdulo ACP

b)

Teclea el nmero de pedido (nmero con el cual realiz su pedido al proveedor)

c)

Verifica que se indique la cantidad de material recibido en la columna Quantity received

(Cantidad recibida)

Nota: Desde junio de 2004 como parte del cambio de BSC a Nafta, se le incluye un cdigo de barras (Bar
code) a todas las facturas de proveedores nacionales y son escaneadas las facturas en el Sistema AP
Work Flow, donde queda su registro.
El objetivo del Sistema AP work flow es tener un mayor control en los documentos.

Calendario anual de pagos

238

Los pagos se realizan dos veces al mes conforme al calendario de pagos elaborado por Tesorera

Proceso para efectuar pagos a proveedores y acreedores

ACP (Account Payable) elabora en cada periodo de pagos (de acuerdo a fechas de calendario
anteriormente descrito) un reporte previo, generado en una opcin en BPCS de seleccin de pagos, con el
cual elige el pago a proveedores con base a vencimientos slo para moneda nacional. Este ltimo reporte
es conocido como Cash Requirements Summary, y debe de coincidir con el total de pagos generados
por el rea de Tesorera.

El reporte previo se prepara el viernes anterior al mircoles de pago, el cual es enviado a Tesorera para
que verifique los datos del proveedor respecto a sus datos bancarios, una vez verificados los datos de los
proveedores, Tesorera elabora una RELACION DE TRANSFERENCIAS RECHAZADAS Y
EXCLUIDAS PENDIENTES DE REENVIAR incluye todos los proveedores que no tiene los datos
bancarios, los cuales son excluidos para el pago, este archivo es colocado en las carpetas de red, compras
debe verificar la situacin y obtener la informacin.

ACP (Account Payable) entrega la relacin de todos los documentos originales a Tesorera para que se
realice el pago. Cuando son pagados, Tesorera perfora los documentos con la fecha del da de pago.
Tesorera cierra los pasivos abiertos al momento de realizar los pagos (Sergio Leong). Los pagos slo
pueden ser autorizados por Ramn Pantoja y Enrique Vzquez, ya que ellos son los nicos aqu en
Mxico que tienen ese perfil predeterminado en BPCS para autorizarlos, los pagos en Moneda Extranjera
son autorizados por Nafta.

Todos los proveedores nacionales se registran en PESOS a pesar que los proveedores facturen en dlares,
la reevaluacin del pasivo se hace de forma mensual a partir de agosto de 2004. Anteriormente slo se
volvan a revaluar estas facturas hasta el momento en que eran pagadas.

Proveedores de origen extranjero:

Tipo de pasivo

Requisitos para crear ACP (Account

Catlogo de cuenta

Payable)
Facturas terceros

a) Bienes: Copia factura, orden de

pago, Pedido

(se consulta en el
239

4310.710

Sistema), Relacin
b)

Servicios:

Copia

factura,

autorizacin de acuerdo a FICO,

Relacin
Facturas Intercompaas

Copia Factura, Orden de Pago y

4320.1

ACP

Mercancas

del

excepto Basilea

Relacin (Ver Nota A)

grupo.

Basilea

Copia Factura, Orden de Pago y

4210.10 GC Basilea Mercancas

Relacin (Ver Nota A)

Generalmente la informacin es recibida por el rea de International Trade, (Suply Chain), puede ser
enviada por fax, e-mail, correo interno y en forma persona. Para estos pasivos no siempre se cuenta con
documentos originales ya que las facturas y pedimentos deben ser conservadas en cada expediente.
Dichos expedientes son conservados durante 10 aos.

Nota A: A partir de mayo de 2005 se elabora una Relacin que va acompaada de la copia de la factura,
esta Relacin debe contener:
Fecha de envo
No. de Proveedor
No. Factura
Importe a pagar
Moneda en la que se va a pagar la factura
No. de embarque
Fecha de vencimiento de pago

Desde 2004 como parte del cambio de BSC a Nafta, se le incluye un cdigo de barras (Bar code) a todas
las facturas de proveedores extranjeros terceros y son deben ser escaneadas.

Diariamente por las tardes, cuando se cierra el proceso, el sistema realiza de manera automtica un
macheo entre lo registrado en ACP (Account Payable) y lo escaneado. El departamento de ACP (Account
Payable) en Estados Unidos se encarga diariamente de revisar esta conciliacin, en caso de que hubiera
diferencias, se habla a Mxico para que sean revisadas.

Proceso de pago de moneda extranjera

240

La documentacin para pago se enva a tesorera despus de haber sido procesada por ACP (Account
Payable).

Para realizar el pago es necesario que se tengan los siguientes documentos:

1. Orden de pago
2. Relacin de datos
3. Copia factura
4. Copia pedido (si es tercero) (No necesario a partir de Junio de 2005)
5. Copia del pedimento (No necesario a partir de Junio de 2005)

Tesorera es la encargada de correr el reporte de pagos para moneda extranjera y realizar los pagos.

Una vez que se pagan las facturas de proveedores de moneda extranjera se les pone el sello de pagado,
actividad realizada por Tesorera.

Fletes y Gastos aduanales

Fletes
Una vez que el proveedor entrega el producto, hace llegar al rea de International Trade el Bill of
Landing. Esta rea se encarga de revisar que la entrega de los materiales se haya realizado de acuerdo a
las condiciones pactadas con el proveedor, posteriormente, International Trade lo enva al analista,
autorizado para su pago, aqu mismo se procede a aadir al documento su cdigo de barras y a escanearlo
en AP Work Flow, donde queda su registro.

Posteriormente la analista de ACP procede a registrar el pasivo en BPCS, y despus elabora una orden de
pago especial para fletes (archivo en Excel prediseado) en el que se tienen especificados los datos
bancarios de los proveedores. Finalmente, turna a Tesorera el Bill of Landing escaneado junto con la
orden de pago en Excel.

Tanto los pagos de fletes como a agentes aduanales se programan para su pago de acuerdo a los
calendarios de pagos a proveedores extranjeros y nacionales.

241

Gastos aduanales
La recepcin de la documentacin se lleva a cabo directamente en las oficinas en Mxico. Los agentes
aduanales deben enviar la cuenta de gastos con todos los documentos originales de soporte (excepto el
pedimento, en este caso se enva una copia y el original es enviado al rea de International Trade). Al
igual que con las facturas de proveedores nacionales y las de proveedores extranjeros terceros, se adiciona
un cdigo de barras y se procede a escanear el documento para que sea registrado en AP Work Flow.
Una vez que es escaneado, el documento queda con estatus pendiente de autorizacin.

Opciones en AP Work Flow:

Las opciones en esta pantalla son las siguientes:
Invoice Box: Facturas escaneadas pendientes de enviar para su autorizacin
Return: Facturas autorizadas que sern registradas por el analista en BPCS
Circulation: Facturas pendientes de regresar que estn por ser autorizadas
Remove: Posteriormente se remueven por el analista de ACP (Account Payable) todos los documentos
que ya fueron escaneados y registrados en BPCS.

International Trade revisa la cuenta de gastos del agente aduanal y cuando la regresa va sistema ACP
(Account Payable) workflow (ya autorizada), el analista de ACP (Account Payable) procede a registrar la
transaccin en el sistema BPCS:
A)

Se registra un crdito por el importe total de gastos

B)

Se registra un dbito por el anticipo que se va a descontar

C)

Se registra otro crdito para asociarlo en el anticipo dado de alta o pendiente de comprobar (en

caso de que quede un remanente por comprobar)

Reevaluacin
La reevaluacin se realiza al final de cada mes por los proveedores extranjeros, segn el tipo de cambio
corporativo de cierre de mes.

Provisiones de gastos
Los movimientos realizados en los mdulos se quedan como Journal (en lnea) y al realizarse el day
end es cuando se traspasa la informacin al GLD de cada mdulo.

242

Reportes
Se crea diario una conciliacin del mdulo de ACP (Account Payable) y GLD, es enviado por el sistema
BIST, esta conciliacin permite identificar las diferencias y analizarlas. Esta conciliacin se llama reporte
FROGS (Financial Report Online Global Standard).

Al cierre de mes se crean queries llamados Open posting para verificar los datos reportados en el GLD
1.

Reporte de Cuenta Controladora Concentrado.- resumen por cuenta control y por tipo de

proveedor. Este reporte permite verificar lo que queda registrado GLD con los pasivos originados en ACP
(Account Payable) por tipo de proveedor, ya que cada tipo de proveedor tiene asignada una subcuenta
tanto en moneda nacional como en moneda extranjera.
2.

Reporte por cuenta controladora.

3.

Reporte por nmero de proveedor.

El open posting de Cuenta Controladora Concentrado, verifica todos los pasivos antes del ajuste de
reevaluacin de moneda extranjera.

Proveedores Real Estndar

Existe una cuenta dentro de la Contabilidad llamada Proveedores Real Estndar (PRE), en esta cuenta se
registran todas las entradas de materiales realizados en el periodo. ACP (Account Payable) se encarga de
registrar los pasivos con base a los documentos recibidos. La conciliacin entre los pasivos estndar y las
compras reales lo realiza el rea de costos.

A continuacin se analiza el registro de movimientos segn la participacin de las reas: Costos y ACP
(Account Payable):

1) Movimiento de registro donde se registra toda la mercanca recibida. (Costos)

2) Creacin de la cuenta por pagar cuando se reciben los documentos. (ACP)
3) Registro de la variacin entre la compra real y el costo estndar. (Costos)
4) Pago al proveedor. (Tesorera)

PRE = Proveedor Real Estndar

PPV= Purchase Price Variance

243

Conciliacin de saldos intercompaas

Todos los saldos con partes relacionadas acreedoras se derivan de:

Compra de productos

Prstamos

Regalas

Esta conciliacin s realiza con base a la moneda extranjera y tipo de cambio (T.C). corporativo por ACP
(Account Payable). En caso de variaciones, la compaa compradora se ajusta al saldo para efecto de
consolidacin pero se siguen analizando las partidas en las conciliaciones.

Las partidas ajustadas son registradas en la cuenta de inventarios en trnsito.

244

d) MANUAL DE AUTORIZACIN PARA LA ADQUISICIN DE ACTIVO FIJO Y

SU

DEPRECIACION

OBJETIVO

Proporcionar al personal involucrado en el control de los recursos de la empresa un instrumento de

consulta que le indique en forma clara y concisa, el debido registro, valuacin y revisin de stos, as
como la correcta aplicacin de las tasas de depreciacin a cada uno de los Activos Fijos. De la igual
forma llevar un control adecuado de todas las inversiones, y as evitar el mal uso o destruccin de las
mismas, con el fin de darlo de baja posteriormente.

LINEAMIENTOS Y POLTICAS

Se sealan los lineamientos a seguir para toda las inversiones que se realicen en Especialidades Qumicas,
S.A. de C.V. as como para todos los proyectos de inversin.

Inversin:

a) Gasto de capital en activos fijos (edificios, equipos, propiedad y terreno)

b) Proyectos de Tecnologas de Informacin (IT, por sus siglas en Ingles) incluyendo hardware y software
c) Rentas a largo plazo por ms de 10 aos de duracin.
d) Contratos de arrendamiento o rentas con cualquier duracin, donde 5 veces la renta anual excede la
autorizacin aprobada del segmento.
e) Arrendamiento financiero.

Las inversiones tienen que ser asignadas a una o ms de las siguientes categoras:

Mantenimiento de la capacidad existente.

Incremento de productividad

Expansin del negocio

De acuerdo con la ley

245

General

El sistema auxiliar que se maneja es CS7. Consiste en un sistema satelital que no es propio de BPCS.
Para bajas y ventas de activo fijo se debe de llenar un formato de Movimientos de Activo Fijo mismo que
se encuentra en la red interna de la Compaa. Los activos fijos son asignados a un centro de
responsabilidad desde el origen (es decir, desde el auxiliar). Existe tambin un Reglamento para la venta
de autos utilitarios

Inversiones
Para el control de las inversiones existe otro sistema satelital local que no es estndar de la Ca., es decir,
slo se utiliza para Activos Fijos. Se llama IDHAMMAR (este subsistema controla el activo fijo) y
realiza una interfase automtica con CS7. Esta interfase genera una aplicacin contable mensual.
Posteriormente, se realiza otra interfase entre CS7 y BPCS. El proceso de inversiones en Activos Fijos
no es muy automatizado. Existe el Procedimiento Estndar de Trabajo PST-40 para Proyectos de
Inversiones y Control de Activos Fijos

Depreciacin

Para poder realizar un clculo correcto y en el menor tiempo posible se adquiri un programa

especializado en la administracin de Activos Fijos denominado CS7.

Para poder considerar una inversin como activo fijo, y poderle dar este seguimiento, por

poltica interna de la compaa es necesario que el costo de adquisicin de dicha inversin, sea mnimo de
tres mil dlares.

Para poder dar de baja un Activo Fijo ser necesario que se lleve acabo una inspeccin ocular del

estado del mismo y redactar un pequeo escrito en el cual se mocionen las fallas y/o defectos que
presente dicho activo.

DESARROLLO

1) El encargado de activos fijos da de alta el proyecto mediante una solicitud de compra de Activo Fijo
previamente firmada por el Director de Planta, y el Director General (dependiendo los lmites del importe
de la inversin)
246

A un proyecto se le puede cargar el nmero de pedidos que sean. Existe un reporte por segmento llamado
Capital Expenditure Report en el que se detallan todos los proyectos (Inversiones); cunto se ha invertido
y cunto falta. La nica persona autorizada para dar de alta algn proyecto de Activo Fijo es el encargado
de activos fijos.

2) Una vez dado de alta el Activo Fijo, se crean unidades, un equipo = 1 unidad. Los ingenieros deben
de decir cuntos equipos se dan de alta.

3) Llegan las solicitudes de compra de Activo Fijo y se envan a compras, quien genera pedidos.

4) La siguiente autorizacin es el pedido (consecutivo pro comprador) firmado por los responsables del
centro de costos del segmento. El pedido es dado de alta en el sistema Idhammar (este subsistema
controla el activo fijo) por el encargado de activo fijo. Compras elabora los pedidos mediante un formato
preestablecido.

5) Despus llega la factura. Cada una viene modificada con el proyecto y el pedido. Se jala informacin
de cuentas por pagar a Idhammar (este subsistema controla el activo fijo).

De cuentas por pagar las facturas originales llegan al encargado del activo fijo y a final de mes se realiza
una conciliacin total de inversiones contra. Facturas fsicas, Se lleva un archivo con las facturas de los
proyectos. Se considera como inversin una vez que est creado el pasivo.

Un proyecto de inversin lo integran tres conceptos:

Facturas

Horas de Ingeniera ocupadas en el proyecto (Sueldos)

Refacciones utilizadas en los proyectos (inventario de refacciones controlado por Fernando Filio)

La poltica de la Compaa para registrar un Activo Fijo es que el valor de la inversin debe de ser a partir
de 3,000 dlares. Para llevar a cabo una oportuna capitalizacin de proyectos, se solicita a cada segmento
que trimestralmente llene un formato de Outlook, en el que el segmento avisa al encargado del activo fijo
qu activos fijos se van a capitalizar. Ya definida la activacin, se transmite a Active. (Interfase entre
Idhammar [este subsistema controla el activo fijo], CS7 y GLD).
247

Clculo de la depreciacin

Este clculo se genera conforme al procedimiento de CS7 Setup. Al final de cada mes se corren las
depreciaciones tomando en cuenta las bajas, altas o activaciones y cambios. Las tasas de depreciacin se
generan por item, y se genera una pliza a nivel por tipo de activo fijo y por centro de responsabilidad.
Existen 11 tipos de activos fijos. La pliza de bajas y depreciaciones se genera automticamente. La
pliza de altas y cambios se genera de forma manual. El encargado del activo fijo revisa ocularmente que
tanto las nuevas inversiones como las bajas de activo fijo tengan un correcto registro de depreciacin.
Anualmente se realizan 4 Outlooks (0, 1, 2 y 3). El Outlook 0 se realiza en Diciembre y es un reporte de
la depreciacin presupuestada, para los prximos 12 meses, el Outlook 1 se realiza en Marzo y abarca la
depreciacin real de 3 meses y 9 meses presupuestados, el Outlook 2 se realiza en Junio y abarca la
depreciacin real de 6 meses y lo presupuestado para los siguientes 6 meses y el Outlook 3 se realiza en
Agosto y seala la depreciacin real de 8 meses y lo presupuestado para los siguientes 4 meses.

El sistema actualiza el AFPF02 (maestro de activo fijo) y GGM (maestro de contabilidad). Tambin hay
un archivo llamado RCL1 (que contiene el maestro de centros de responsabilidad).
Se corre la ltima macro de reconciliacin a nivel por AU (anlisis unit) y Tipo de Activo.
Se concilian tres valores:

Macro en valor histrico (factura)

Macro valor MISS (Reposicin)

Macro de depreciacin acumulada.

Si se encuentran errores en conciliacin, se regresa el proceso (se analiza). Si la conciliacin es correcta,

se genera otra macro de reportes por segmento.
Tambin se corre una macro de B-10. Se realiza de FA Master, jala los datos (tales como los INPC, que
se tienen capturados en Excel). Hace clculos entre los dos archivos y se genera un reporte de detalle de
Activo Fijo con reevaluacin y un pvot de Activo Fijo con reevaluacin.

En general el proceso de calculo de las depreciaciones, es automatizado puesto que todos los clculos
aritmticos son realizados por el programa denominado CS7, nicamente sern introducidos los datos por
el encargado de los Activos Fijos, y posteriormente tomara pequeas muestras realizara el calculo manual
para verificar que el calculo sea el correcto.

248

e) MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS

I. OBJETIVO

Establecer criterios que regulen y promuevan el uso eficiente, eficaz y transparente de los recursos, as
mismo, que permitan una adecuada administracin de los materiales, bajo criterios de racionalidad,
simplificacin y modernizacin administrativa.

II. FUNCIONES

Salvaguarda fsica de los inventarios de materias primas, produccin en proceso y productos terminados.

Mantener el nivel de stock requerido por la compaa de cada uno de los inventarios

Mantener los materiales de cada uno de los inventarios en condiciones adecuadas para su correcta
conservacin, evitando desperdicios y mermas que pudiesen afectar a la compaa.

Informar al rea de compras los requerimientos de materias primas.

Proveer al rea de ventas los materiales necesarios para satisfacer las necesidades de los clientes.

POLTICAS GENERALES

El Sistema Almacenario de ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V., lo

conforman tres diferentes tipos de almacenes que controlan y resguardan los diversos bienes de consumo
as como los bienes muebles con los que cuenta la entidad.

Por su importancia y funcionamiento los almacenes se clasifican en:

249

a)

MP Materia prima

b) PP Produccin en Proceso
c)

PT Producto Terminado

El almacn general ser la nica rea dentro de ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE

C.V. para controlar los bienes adquiridos y solicitados para las diferentes reas, al amparo de contratos
de suministros, de produccin y otros.

Realizar el registro, seguimiento y control de las erogaciones por concepto de las adquisiciones de

materiales.

Garantizar por medio de la implementacin del manual, que el personal que forme parte del rea del

Almacn General; cumpla con las polticas y normas en sus actividades, as como en los servicios que
presta a las diferentes reas.

III. NORMATIVIDAD ESPECFICA

Se debern seguir los lineamientos del presente manual en las actividades realizadas por el rea del

Almacn General de ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

nicamente se recibir la documentacin que cumpla con los requisitos normativos para realizar el

trmite de recepcin de producto y de pago correspondiente.

Registrar, controlar y suministrar oportunamente los materiales para los diferentes almacenes,

mediante un control de entradas y salidas de dichos materiales as como su correcto resguardo.

Todos los bienes adquiridos por la entidad debern ser registrados en el almacn general, previamente

a su asignacin a las diferentes reas del organismo.

Dispondr de informacin oportuna y veraz sobre todos los bienes y existencias con que cuenta el

organismo, mediante el control de inventarios.

El almacn general solo podr entregar bienes de consumo mediante rdenes de produccin y/o vales

de salida, los cuales debern quedar bajo resguardo del inventario correspondiente.

IV. PROCEDIMIENTOS
IV.1. OBJETIVOS ESPECFICOS

Proporcionar al personal adscrito al almacn general tenga una gua de cmo efectuar cada una gua de
cmo efectuar cada una de las actividades propias de su trabajo para obtener resultados confiables, a
tiempo y de calidad para satisfaccin de sus clientes tanto internos como externos.
250

IV.2. POLTICAS ESPECFICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS

El titular del almacn es el responsable del orden, registro, control, guarda y administracin de las

existencias de los materiales que se encuentran bajo su custodia.

Ser responsabilidad del titular del departamento del almacn tener al da los registros de control de

los artculos en su custodia.

Ser responsabilidad del titular del departamento del almacn coordinar a su personal para que los

almacenes estn en buenas condiciones de higiene y seguridad.

Ser responsabilidad del titular del departamento del almacn notificar al rea solicitante la

incorporacin de los bienes cuando se hubiese requerido con anterioridad y que no se hubiese surtido en
el momento solicitado.

Ser responsabilidad del titular del almacn entregar la informacin inherente a los movimientos de

entradas y salidas al Departamento de Contabilidad y Tesorera as como cualquier aclaracin de los

movimientos.

El Almacn General ser la nica rea facultada para recibir materiales.

Al recibir los bienes, el personal del almacn certificarn que cumplan con las caractersticas de

calidad y contenido estipuladas en el contrato que ordene su incorporacin almacenara; asimismo,

solicitar al rea usuaria o tcnica, emita el visto bueno de los mismos, de considerarse necesario.

Previo a la adquisicin de bienes se consultar en la base de datos Cinfo las existencias de los

bienes requeridos a efecto de evitar compras innecesarias.

Debern llevar a cabo inventarios fsicos por lo menos una vez al ao as como por muestreo fsico

cada tres meses.

Los movimientos de salidas de bienes de consumo debern de ser con una orden de produccin y/o

vale de salida.

En ningn caso se surtir materia prima que exceda de los estndares determinados en la orden de

produccin.

Sistema Cinfo: Existe una base de datos llamada Cinfo que incluye a la fecha de reporte, el costo
estndar congelado de las partidas de inventario y la informacin de ventas por producto. Esta
informacin es utilizada por las divisiones de la administracin de negocios y por Basilea para calcular la
eliminacin de pre-utilidad intercompaa a nivel consolidado.

Sistema de Costo Estndar: El costo estndar es un sistema que predetermina los costos unitarios para
materiales, mano de obra, overhead. Los costos estndar son usados para determinar la base sobre el
costo que debiera ser por cada unidad de inventario (materia prima, produccin en proceso y producto
terminado) cuando la planta de manufactura opera en capacidades factibles y aun nivel de eficiencia.

251

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA: ALMACN DE MATERIAS PRIMAS

PAGINA: 1/8

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN Y ENTREGA DE MATERIA PRIMA

FECHA: MARZO 2006

CLAVE 1

REVISIN 1

RESPONSABLE

NUM

ACTIVIDAD
DESCRIPCIN

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN Y ENTREGA

DE MATERIA PRIMA.

PROVEEDOR

1.1

Entrega materia prima con factura original

y cuatro copias anexando copia del pedido
y/o de requisicin de compra.

DEPARTAMENTO DE ALMACN GENERAL

(ALMACENISTA)

1.2

Recibe materia prima del proveedor con la

documentacin
correspondiente,
verificando fsicamente la materia prima,
respecto a cantidad, nmero de lote y fecha
de caducidad, firma de verificacin en la
factura y la entrega al proveedor.

DEPARTAMENTO DE ALMACN GENERAL

(JEFE DEL DEPTO.)

1.3

Recibe el jefe del departamento de almacn

la factura del proveedor, sella y firma de
recibido una vez validada por el
almacenista.

1.4
Registra en el sistema Cinfo en el modulo
de captura de facturas accesando el pedido
y/o la requisicin de compra registrando el
numero de la factura, cantidad, precio,
fecha de caducidad y nmero de lote.
DEPARTAMENTO DE ALMACN GENERAL

1.5
Al recibir la mercanca verifica que sea la
correcta y revisa selectivamente los
materiales y determina si cumple con las
especificaciones que se requieren.
En caso de que las mercancas no cumplan
con lo requerido, se le notificar al
proveedor.
1.6

PROVEEDOR

Recoge
producto
rechazado
por
Especialidades Qumicas y procede a
realizar el cambio fsico correspondiente

ELABOR

REVIS

AUTORIZ

252

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA: ALMACN DE MATERIAS PRIMAS

PAGINA: 2/8

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN Y ENTREGA DE MATERIA PRIMA

FECHA: MARZO 2006

CLAVE 1

REVISIN 1

RESPONSABLE

NUM

ACTIVIDAD
DESCRIPCIN

PLANEACIN DE LA PRODUCCIN Y/O

REA SOLICITANTE

1.7

Emite rdenes de produccin y/o vale de

salida de material extra.

DEPARTAMENTO DE ALMACN GENERAL

1.8

Recibe orden de produccin y/o vale de

salida de material extra, aplica la salida de
materia prima descontndose la cantidad de
las existencias en el sistema Cinfo y
entrega para surtimiento.

DEPARTAMENTO DE ALMACN GENERAL

(ALMACENISTA)

1.9

Recibe orden de produccin, prepara la

materia prima que va a surtir verificando
cantidad, nmero de lote y fecha de
caducidad, entrega y firma con nombre en
la hoja de material surtido para ordenes de
produccin y entrega para su folio.

REA SOLICITANTE

1.10

Recibe materia prima verifica y firma con

nombre de recibido y entrega orden de
produccin y/o vale de salida de material
extra.

DEPARTAMENTO DE ALMACN GENERAL

1.11

Recibe orden de produccin, folia y

entrega original para el rea solicitante, una
copia para el departamento de contabilidad
y tesorera y copia para el almacn.

1.12

Recaba la documentacin de movimientos

de entradas y salidas del da y elabora
reportes y entrega un acopia a contabilidad

1.13

Archiva original de los movimientos de

recepcin y entrega de materia prima.
Fin del procedimiento

ELABOR

REVIS

AUTORIZ

253

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA: PRODUCCIN EN PROCESO

PAGINA: 3/8

PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR LOS BIENES EN EL AREA

DE

CLAVE 2

PRODUCCIN EN PROCESO
FECHA: MARZO 2006

REVISIN 1

RESPONSABLE

NUM

AREA DE PRODUCCION EN PROCESO

ACTIVIDAD
DESCRIPCIN

PROCEDIMIENTO

2.1

Recibe las Materias Primas y materiales

solicitadas en las distintas rdenes de
Produccin.

2.2

Asigna las Materias Primas recibidas a

cada uno de los procesos en que van a ser
utilizados.

2.3

Se van anotando los tiempos reales

utilizados en cada uno de los procesos.

2.4

Cuando se terminan los procesos y se

obtiene un Producto Terminado se le
asigna una ubicacin en el almacn de
Produccin en Proceso.

2.5

En el almacn de Produccin en Proceso se

someten los Productos Terminados a las
pruebas de calidad.

2.6

Si los Productos Terminados cumplen con

los requisitos de calidad, se entrega al
Almacn de Artculos Terminados junto
con el vale de traspaso y se registra en el
sistema Cinfo.

PARA CONTROLAR LOS

BIENES EN EL REA DE PRODUCCIN EN
PROCESO.

Fin del procedimiento.

ELABOR

REVIS

AUTORIZ

254

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA: PRODUCCIN EN PROCESO

PAGINA: 4/8

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CANCELACIONES Y DEVOLUCIONES DE

CLAVE 3

MATERIAL UTILIZADO EN PRODUCCIN.

FECHA: MARZO 2006

REVISIN 1

RESPONSABLE

NUM

ACTIVIDAD
DESCRIPCIN

PROCEDIMIENTO
PARA
REALIZAR
CANCELACIONES Y DEVOLUCIONES DE
MATERIAL UTILIZADO EN PRODUCCIN

REA SOLICITANTE

3.1

Solicita material para surtir a travs de

rdenes de produccin y/o vale extra de
material de produccin en el sistema Cinfo.

DEPARTAMENTO DE ALMACN
GENERAL

3.2

Surte material a travs de la emisin de

rdenes de produccin y vales de salida de
produccin en el sistema Cinfo y el material
es surtido a costo promedio actual del
producto.

3.3

Devuelve material sobrante al almacn a

travs de los mdulos de cancelaciones,
devoluciones y cierre de rdenes de
produccin

3.4

Recibe materiales y vale de devolucin y

los aplica en el sistema Cinfo costeado con
el costo promedio actual del artculo.

REA SOLICITANTE

DEPARTAMENTO DE ALMACN
GENERAL

Nota: a travs de estos mdulos el usuario

elige el material y la cantidad que ser
devuelta al almacn, el movimiento
generado por el reingreso del material es
costeado con el costo promedio actual del
artculo. En caso de que el material que fue
devuelto no pueda ser utilizado , se sigue el
procedimiento para dar de baja los
productos rechazados
Fin del procedimiento

ELABOR

REVIS

AUTORIZ

255

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA:

ALMACN

DE

ARTICULOS

PAGINA: 5/8

TERMINADOS
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN DE PRODUCTOS AL ALMACN DE

CLAVE 4

PRODUCTO TERMINADO.
FECHA: MARZO 2006

REVISIN 1

RESPONSABLE

NUM

ACTIVIDAD
DESCRIPCIN

PROCEDIMIENTO

DEPARTAMENTOS DE PRODUCCIN

4.1

Elabora el cierre de orden de produccin y

liberacin al almacn de producto
terminado.

DEPARTAMENTO DE ALMACN
GENERAL- (PRODUCTO TERMINADO)

4.2

Recibe producto, cierre de orden de

produccin al almacn de producto
terminado
y
liberacin,
verifica
descripcin, cantidad y nmero de lote.

4.3

Firma de recibido el cierre de orden de

produccin al almacn de producto
terminado

4.4

Acomoda producto terminado en la cmara

de refrigeracin. y/o en el lugar asignado
del almacn de producto terminado

4.5

Captura la entrada en el sistema Cinfo para

actualizar existencias, se procede a foliar el
cierre de orden de produccin y se
distribuye de la siguiente manera
a) rea de contabilidad. (una
copia)
b) rea de almacenes (original
para
archivo).

4.6

Archiva cierre de orden de produccin.

DE
RECEPCIN
DE
PRODUCTOS AL ALMACN DE PRODUCTO
TERMINADO.

Fin del procedimiento.

ELABOR

REVIS

AUTORIZ

256

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA: ALMACN DE ARTICULOS TERMINADOS

PAGINA: 6/8

PROCEDIMIENTO PARA SURTIR PRODUCTO DEL ALMACN DE

CLAVE 5

PRODUCTO TERMINADO.
FECHA: MARZO 2006

REVISIN 1

RESPONSABLE

NUM

DEPARTAMENTO DE ALMACN GENERAL

(PRODUCTO TERMINADO)

DEPARTAMENTO DE ALMACN GENERAL

(PRODUCTO TERMINADO)

DEPARTAMENTO DE ALMACN GENERAL

(PRODUCTO TERMINADO)

ELABOR

ACTIVIDAD
DESCRIPCIN

PROCEDIMIENTO

5.1

Recibe del departamento de ventas copia

del pedido y / o remisin.

5.2

Prepara productos de acuerdo al pedido.

5.3

Recibe del departamento de ventas las

copias de la factura una de las cuales sirve
como soporte de la salida del producto.

5.4

Empaca y acondiciona cotejando con la

copia de la factura.

5.5

Coloca una de las copias del pedido (hoja

verde) dentro de la caja para enviar
conjuntamente con el producto al cliente.

5.6

Entrega caja(s) con producto al chofer de

ventas o al cliente segn corresponda.

5.7

Coloca en la(s) caja(s) la(s) etiqueta(s) de

envo para su destino (en caso de ser venta
fornea).

5.8

Traslada la mercanca a la compaa fletera

para que esta a su vez la entregue al cliente
(esto solo en caso de ser venta fornea).

5.9

Registra y actualiza las existencias en el

sistema Cinfo con base a la copia de la
factura correspondiente del almacn.

REVIS

PARA SURTIR PRODUCTO

DEL ALMACN DE PRODUCTO TERMINADO.

AUTORIZ

257

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA:

ALMACN

DE

ARTICULOS

PAGINA: 7/8

TERMINADOS
PROCEDIMIENTO PARA SURTIR PRODUCTO DEL ALMACN DE PRODUCTO

CLAVE 5

TERMINADO.
FECHA: MARZO 2006

REVISIN 1

RESPONSABLE

NUM

DEPARTAMENTO DE ALMACN
GENERAL (PRODUCTO TERMINADO)

5.10

ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
Archiva copia de factura y pedido del
almacn.
Fin del procedimiento.

ELABOR

REVIS

AUTORIZ

258

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN Y CONTROL DE ALMACENES E INVENTARIOS
AREA: ALMACN GENERAL

PAGINA: 8/8

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FSICO

FECHA: MARZO 2006

CLAVE 6

REVISIN 1

RESPONSABLE

NUM
6

ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
PROCEDIMIENTO

PARA

REALIZAR

EL

INVENTARIO FSICO

DEPARTAMENTO DE ALMACN
GENERAL

6.1

Realiza, dos veces al ao el inventario

fsico.

6.2
Distribuye el instructivo para llevar a cabo
la toma fsica del inventario, indicando las
actividades a realizar los das, horas y
personal que formara parte en la toma fsica
del inventario.
6.3
DEPARTAMENTO DE ALMACN
GENERAL

Acomoda los bienes y coloca los marbetes a

cada uno de ellos y proceden al conteo
fsico, con la participacin del personal de
almacn, notificando este evento a la
contralora interna de Especialidades
Qumicas Mxico, S.A. de C.V. y auditores
externos.
6.4
Se captura en el modulo de inventarios las
cantidades obtenidas del conteo fsico y
obtiene cifras de existencias fsicas y
compara contra existencias reportadas en el
sistema Cinfo
6.5
Informa al rea de contabilidad de la
terminacin del inventario para realizar el
cierre anual y los ajustes correspondientes.
Fin del procedimiento.

ELABOR

REVIS

AUTORIZ

259

f) MANUAL DE NMINAS

OBJETIVO

Para un mejor control de los empleados y el pago de sus sueldos de acuerdo a ley, se tienen lineamientos
para sus clculos exactos y su registro pertinente.

LINEAMIENTOS Y POLTICAS

reas involucradas en el proceso de nminas

Gerente de Recursos Humanos
Sub-gerente de Administracin de Personal
Responsable IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social)
Asesor de nminas
Gerente de Recursos Humanos Puebla
Jefe de nminas de Planta Puebla
Gerente de Recursos Humanos Atoto
Jefe de nminas de Planta Atotonilquillo
Personal por Honorarios (es personal que fue jubilado y ahora trabaja por honorarios)
Gerente de Contabilidad
BCO (Business Control Operations)

General

Especialidades Qumicas Mxico tiene alrededor de 684 empleados al mes de agosto 2005, el personal se
encuentra repartido en tres ubicaciones (oficinas generales, planta de Atotonilquillo (Atoto) y planta de
Puebla).

La Compaa cuenta con 3 registros patronales, uno para cada ubicacin. Especialidades Qumicas realiz
la sustitucin patronal de los trabajadores durante las fusiones/ escisiones de esta compaa por lo que el
personal conserva su antigedad.

260

La compaa cuenta con los siguientes tipos de nmina las cuales son:

Tipo

Forma de pago

Confidencial

Mensual

Personal de confianza

Mensual

Personal sindicalizado

Catorcenal y semanal

DESARROLLO

Los procesos de la nmina se hacen en cada ubicacin, siendo el Distrito Federal la que se encarga de
consolidar la informacin para efectos de reportes. La nmina confidencial se lleva por una persona
independiente contratada por honorarios.

Los obreros cuentan con contratos colectivos de trabajo con 3 sindicatos distintos, uno en cada localidad
arriba mencionada, derivado de lo anterior, las prestaciones otorgadas a los obreros varan en cada
ubicacin. El contrato colectivo de trabajo es revisado cada dos aos.

Plan de pensiones. Este clculo es determinado por peritos independientes (AON).

Ambiente IT (tecnologas de Informacin por sus siglas en Ingles) en el proceso de nminas. Los sistemas
que se utilizan en el proceso de la nmina son:

Human
Starfinger007
BPCS
Caja de ahorro
El sistema Human es un sistema comprado a proveedor.

Caja de Ahorro

261

La Caja de Ahorro es un cajero automtico comprado por Especialidades Qumicas, funciona con la
credencial de los empleados y se ubican en cada planta y en las oficinas. En estos cajeros es depositado el
sueldo a los empleados, y estos pueden retirarlo cuando gusten.

Interfases entre sistemas

Los sistemas que realizan una interfase son los siguientes:

Human

Enva registro de pliza contable

BPCS

Human

Enva transferencias por pagos

Caja de ahorro

Proceso de nmina
Alimentacin de datos
Las tablas, salarios mnimos y en general, los parmetros en el mdulo Procesos se actualizan.

Asistencias
En DF la asistencia se planea controlar por medio del sistema Starfinger007.

Clculo de la nmina

En el mdulo de Procesos del sistema Human, aqu se verifican: datos de la nmina, se procesan y
calculan las percepciones y deducciones de forma automtica, as como la determinacin de los impuestos
a retener por concepto de ISR (Impuesto Sobre la Renta) y las retenciones por concepto de seguridad
social.

Pago en caja de ahorros (cajero de Especialidades Qumicas)

La caja de ahorros de la Compaa, ofrece rendimientos que fija Tesorera y pertenece a la Compaa.
Genera un estado de cuenta mensual y el trabajador retira el dinero cuando lo desea.

262

Impresin de nminas y recibos.

Los siguientes reportes son emitidos por la Compaa:

Nmina totalizada por empleado (percepciones y deducciones)
Resumen Nmina Total por Concepto
Pliza contable A (No. de cuentas e importes netos)
Pliza contable B (2% sobre nminas)
Pliza contable C (1% sobre nminas Puebla)
Pliza contable D (Provisin para fondo de ahorro)
Pliza contable E (Provisin de aguinaldo)
Pliza contable F (2% sobre nminas Atotonilquillo)
Pliza contable G (impuesto a cargo dela compaa por premios)
Acumulado de conceptos gravados y exentos

Los empleados deben firmar sus recibos de nmina, de lo contrario, se les bloquea el retiro de efectivo
para que acudan a firmarlos.

Aplicacin de plizas contables

El ERP GI emite las plizas contables de acuerdo a los parmetros asignados previamente. Las plizas
contables incluyen provisiones mensuales y pagos reales.

Conciliacin de Registros Contables con pagos de Nmina

Adicionalmente a la conciliacin de gastos, se realiza la conciliacin de las cuentas de impuestos

siguiendo el mismo procedimiento.

Prestaciones

Las prestaciones se actualizan de acuerdo a la revisin de contrato colectivo de trabajo.

263

Bonos e Incentivos

La poltica relativa a este punto se maneja a escala mundial, la base de clculo es conforme a los
resultados de los segmentos mundiales. La Casa Matriz da a conocer a final de ao los resultados
definitivos

Para efectos del clculo de provisiones cada BSC realizar una provisin con base a los porcentajes
fijados de acuerdo a resultados segn Target.

Los tipos de incentivos y el personal al que se otorgan son como sigue:

Tipo

Descripcin

Personal implicado

STIP

Short Term Incentive Plan

Directores y Gerentes Seor

SIP

Sales Incentive Plan

Personal de ventas

MMIP

Middle Management Incentive Plan

Ejecutivos Medios

EIP

Employee Incentive Plan

Empleados

Los indicadores (Target) que se utilizan para esta medicin y los porcentajes son:

Flujo de efectivo

EBITDA
Incremento en las ventas en porcentaje y moneda local

Con lo anterior los porcentajes a distribuir por concepto de bonos, en el caso de que se cumpla con el
objetivo, no se cumpla o se cumpla por mucho, son los siguientes:

STPI: el porcentaje que corresponda sobre el Salario Anual Integrado (SAI):

Thrash Hola

Target

Stretch Target

0%

20%

40%
264

MMIP: El porcentaje que corresponda sobre el salario anual integrado SAI :

Thrash Hola

Target

Stretch Target

0%

15%

30%

EIP: El porcentaje que corresponda sobre el SAI:

Thrash Hola

Target

Stretch Target

0%

5%

10%

SIP: en funcin del aumento en las ventas y del Target establecido a nivel NAFTA:
1% de ms en ventas = 1% de ms en el SAI del empleado

Integracin de salario diario

Los datos de todos los trabajadores se toman del Human y en su caso, solo las altas y bajas se verifican
contra los avisos internos aviso mltiple de personal de baja a Recursos Humanos cada mes (los cuales
se actualizan en Human). Estos formatos deben estar autorizados por el Jefe, la divisin y Recursos
Humanos y puede ser para altas, cambios y bajas del personal.

Las tarifas estn incluidas en el Human as como tambin las tablas en cuanto a la integracin de salario
fijo (con base a las prestaciones y antigedad de cada persona, los conceptos que se integran son los que
se tienen incluidos como denominados 322).

Cada bimestre se obtiene la variabilidad de los sueldos y se actualiza los salarios diarios integrados, estos
se envan por diskette al Instituto Mexicano del Seguro Social.

265

g) MANUAL DE ENTRADAS DE EFECTIVO

La Compaa posee las siguientes cuentas bancarias:

BANCO Y CUENTA
Santander Serfin M.N. 65-50163142-4

Cuenta para fondeo y pago de nmina

BBVA Bancomer 443065758

Cuenta de cheques

Banamex M.N.6548016

Cuenta de cheques

Banamex M.N. 870 560946

Cuenta de concentradora

Banamex M.N. 2983929004

Cuenta de cheques

Banamex M.N. 6548032

Cuenta de cheques

Banamex M.N. 870 8771

Cuenta de concentradora

Banamex M.N.870 8836

Cuenta de concentradora

Banamex M.N. 870 527612

Cuenta de concentradora

Banamex M.N. 870 533876

Cuenta de concentradora

Banamex 9726004

Cuenta de cheques

Banamex US 298 9300469

Cuenta de cheques

Banamex Inversiones M.N. 9726004

Cuenta de Inversiones

Banamex Inversiones M.N. 1012315

Cuenta de Inversiones

Banamex Inversiones M.N. 510123105

Cuenta de Inversiones

Banamex Inversiones M.N.4943 8874 4000 0091

Cuenta de Inversiones

City Bank US 4079-7325

Cuenta de cheques

Formas de Recepcin del Efectivo

- Ingresos en cheque
Los encargados de recaudar los cheques de los clientes son los gestores de cobranza. Una vez que
recaudan los cheques, los gestores de cobranza elaboran el formato de relacin de ingresos (cheques)
diariamente (5).

- Transferencias bancarias y otros diferentes a cheques

El total de ingresos del da (diferentes a cheques) los recauda la Compaa por los siguientes medios:

Lnea Banamex. (El estado de cuenta de Lnea Banamex del da anterior lo captura el rea de

Tesorera- directamente)

Cuentas Concentradoras. La Compaa tiene a su servicio cuentas bancarias concentradoras,

asociadas a sus cuentas de cheques. Estas cuentas concentradoras estn asociadas a las cuentas de cheques
que maneja la Compaa, en las cuales son enviados los depsitos recibidos de las cuentas concentradoras
a las cuentas de cheques de Especialidades Qumicas Mxico S.A. de C.V., mediante una sola
266

transferencia al da siguiente. Las cuentas concentradoras al final de todos los das deben quedar sin
saldo.

City Bank (dlares). Sergio Leong revisa los estados de cuenta de City Bank cuenta 40797325

(ingresos en dlares del da anterior). Despus relaciona estos depsitos en un archivo de excel.

Bancomer y Banamex (moneda nacional). Los clientes realizan transferencias en moneda

nacional a las cuentas de Bancomer o Banamex, en las que incluye en el formato de Relacin de ingresos,
ya sea en cheque o transferencia.

Reporte diario de ingresos

El rea de operacin financiera, realiza un reporte de cobranza recibida en el cual incluye todos los
depsitos recibidos en el banco y que ya se encuentran disponibles, cheques depositados en el banco,
cobros hechos a travs de la lnea SADE Banamex y en general todo el efectivo recibido disponible.
Este reporte lo realiza diariamente, para amarrar el efectivo identificado con clientes y es el que turna al
rea de cobranza para verificar la aplicacin.

Para otro tipo de ingresos diferentes de la cobranza, como lo pueden ser las transferencias de cuentas, etc,
El encargado de comunicar al departamento de contabilidad, para que se registren estas operaciones en
plizas de diario.

Aplicacin de la cobranza a las cuentas de clientes individuales

Se elabora diariamente el formato de Relacin de ingresos del da. La afectacin contable es la siguiente:
Cargo a la cuenta de Banco que corresponda el ingreso con un dbito a la cuenta puente de clientes.
Crdito y Cobranzas

Caja
Banco

x
Cuenta Puente

Cuenta Puente

Clientes

x
x

La cuenta puente para clientes en moneda nacional es la 31.10.910. Para clientes en moneda extranjera es
la cuenta 31.10.911

La cobranza es puesta en una relacin en Excel desglosada depsito por depsito para que los analistas de
crdito, puedan depurar la cuenta puente de clientes.

Los analistas ingresan a la intranet y consultan esa hoja de excel, para realizar la aplicacin a sus clientes.
267

As mismo de acuerdo con las programaciones de sus clientes consultando con los ellos directamente se
va depurando la cuenta puente de clientes y se aplican las partidas individuales dentro del mdulo.

Otros ingresos no identificados

Los ingresos no identificados derivados de la cobranza diaria los registra Contabilidad en centro de costos
95.01.050, de la cuenta 31.10.910 con abono a la cuenta 30.10.991 para ser analizados:

Ingresos no identificados (Cobranza fin de mes)

31.10.910.1
31.10.991

Proceso de Conciliaciones Bancarias

Las conciliaciones bancarias son realizadas por el sistema BPCS (AS-400), a travs de un proceso
especial, con el que se concilian los movimientos en las cuentas de bancos contra los movimientos del
auxiliar de bancos.

En este proceso se realiza un match entre los montos en el auxiliar de bancos de contabilidad contra los
depsitos bancarios reales, el proceso de conciliacin automtica realiza la confrontacin de ambos
reportes dando como resultado otro reporte en el cual se muestran las partidas que no fueron
correspondidas.

Este proceso es ejecutado y posteriormente se realiza una depuracin de estas partidas en donde aplica
manualmente las partidas no identificadas por el sistema.

En ocasiones el pre-listado de la conciliacin incluye muchas partidas. Esto es originado a dos situaciones
en particular:

268

1.

Que los importes en el banco y los que fueron registrados contablemente difieran por diferencias

pequeas (centavos pesos) para lo cual se revisa el estado de cuenta y se realizan los ajustes al
momento.

2.

Que en el banco se hayan depositado varios documentos en una sola ficha de depsito, por lo

cual el estado de cuenta bancario muestra un solo movimiento, sin embargo en contabilidad los
documentos depositados fueron contabilizados los depsitos de manera separada por lo que varias
partidas del auxiliar contable de bancos corresponden a una sola partida de bancos.

Una vez depurados estos movimientos se imprime el reporte de resumen de conciliacin donde se indica
Compaa, numero de banco y mes de conciliacin.

Efectivo en Caja y otros Ttulos

Dentro del balance de la Compaa se encuentran las cuentas:

Cobranza Fin de mes M.N. Cuenta contable 3010719

Cobranza Fin de Mes USD Cuenta contable 3010790

Estas cuentas son utilizadas para registrar todos aquellos valores los cuales ya se encuentran en poder de
la compaa, pero que an no se encuentran a disposicin lquida de la misma, como lo pueden ser los
cheques salvo buen cobro, etc.

El asiento contable a fin de mes como parte el proceso de cierre mensual es el siguiente:
Debe
Cobranza Fin de mes
Cuenta puente de clientes

Haber

X
X

La cobranza fin de mes es originada bsicamente por las siguientes operaciones:

Cheques recibidos por la Compaa aun no depositados en el banco.

Cheques depositados en las cuentas de la compaa los cuales aun ya se encuentran en las

cuentas bancarias pero que aun no se encuentran como disponible para la Compaa (cheques salvo buen
cobro)
269

Estos ttulos son registrados dentro de esas cuentas en plizas reversibles al cierre de cada mes, para
efectos de presentacin.

El da posterior al cierre, sta pliza es reversada automticamente por el sistema, debido a que los
cheques son depositados el da siguiente al cierre y de no cancelar esta pliza estaran duplicando el
depsito.

270

h) MANUAL DE ESTIMACIN DE CUENTAS INCOBRABLES

OBJETIVO

Establecer los lineamientos necesarios para tener un control ptimo de la cartera de cuentas por cobrar as
como evitar la existencia de cuentas incobrables.

LINEAMIENTOS

Personal involucrado en el proceso de cuentas por cobrar

Gerente de crdito y cobranzas
Analista de crdito

El analista de crdito tendr las siguientes funciones:

Ser el encargado del control y conciliacin de cuentas por cobrar

Administrar el maestro de clientes

Ser el encargado de las lneas de crdito (autorizaciones de lmites de crdito, plazos y

estudios de crdito)

Administrar la cobranza (relaciones de ingresos y conciliacin de cobranza contra la

entrada en bancos caja-)

DESARROLLO

Lneas de crdito (Credit Management Procedure)

1.- El analista de crdito llenar el formato para estudio de crdito Credit Application Que viene dentro
de la Poltica Regional de Crdito, y se revisar que la solicitud contenga los datos generales de la
empresa.

2.- Una vez revisado el formato, se contratan los servicios de una compaa externa para que realice un
estudio econmico de los prospectos de clientes.
271

Dicha compaa deber entregar a Especialidades Qumicas, S.A. de C.V. un reporte con toda la
informacin que el cliente proporcion. Esta informacin incluir:

Solicitud de crdito

Reporte con datos generales, resumen de informacin financiera, constitucin, accionistas,

participacin en otros negocios, referencias comerciales, antecedentes legales, experiencia con bancos,
lneas de crdito, propiedades, ramo, operacin (local, nacional e internacional), otros domicilios,
seguros, planes de expansin, observaciones del analista y evolucin del negocio.

Una vez recibido el reporte final de la compaa externa asignada el analista de crdito deber revisar el
resultado de la investigacin y elaborar un segundo anlisis para el otorgamiento de crdito con lo que
emite una recomendacin de crdito, la cual es enviada a la direccin del segmento correspondiente.

3.- El segmento revisa la recomendacin y si est de acuerdo, es firmada por el jefe del mismo. De ser
autorizada, se pone la informacin en el archivo de clientes

4. Una vez aceptado el cliente, se prepara una nueva recomendacin que firma el jefe de segmento, y se
deber dar de alta a dicho cliente en el Maestro de Clientes y en un archivo de Excel donde se
documentar cualquier cambio.

Calificacin del cliente

Existe un score a nivel mundial. Cada regin establece sus parmetros para calificar a los clientes de alto,
mediano o bajo riesgo.

La calificacin del cliente se basar en tres puntos:

1 Anlisis de la Agencia Externa de Crdito y Cobranza asignada

2 Anlisis de las cifras financieras realizado por Rodolfo del Cueto
3 Score de Especialidades Qumicas, S.A. de C.V. en la que se da la calificacin del 1 al 5 al cliente
basndose en criterios cuantitativos y cualitativos.
272

4. Proceso para llevar a cabo la cobranza

Cobranza:
5. Los gestores de cobranza elaboraran el formato de relacin de ingresos diariamente
6.- Los formatos de ingresos sern entregados al analista de crdito, quien se encargar de
revisarlos y capturarlos en una hoja de Excel para su control.
7.- Diariamente, el departamento de caja cargar a la cuenta de Banco que corresponda el ingreso
contra la cuenta puente de clientes
8.-Diariamente el rea de crdito y cobranzas, con los archivos que contienen la relacin de los
formatos de relacin de ingresos del da anterior, y se realizar una conciliacin de saldos de la cuenta
puente de clientes, misma que debe de estar saldada al final del da

Proceso para modificar el maestro de clientes

9.- Para modificar el maestro de clientes se necesita primero de la autorizacin del segmento (por
medio de la solicitud de autorizacin al maestro de clientes mediante la cual se puede dar de alta,
modificar o dar de baja a un cliente).
10.- Una vez que ha revisado que est correctamente llenada y autorizada la solicitud de
autorizacin para modificar el maestro de cliente, se realizar la modificacin correspondiente mediante
sistema.

Estimacin de cuentas incobrables

11. El primer da de cada mes se extraen del sistema todos los datos de las cuentas por cobrar y
se introducen en Excel.
12. Esta informacin calcula automticamente la antigedad de saldos de las cuentas por cobrar
en un archivo diseado en Excel.
13.- El Gerente de Crdito y el Segmento de Ventas deben ser informados de la aprobacin de
estas excepciones para que el departamento de crdito descuente la factura al clculo de la Estimacin de
cuentas incobrables.
14.- Una vez calculada la reserva de cuentas incobrables por AU, se hacen ajustes a la reserva
(por aquellas excepciones en las que se tiene evidencia que son recuperables a pesar de la antigedad de
las cuentas) y se hace un resumen en donde se compara la reserva del mes anterior contra la reserva
nueva.

Trminos de cobro al cliente

273

15.- El trmino de cobro a nivel mundial es de 30 das factura. Das netos sobre fecha factura

Ventas locales
Pas

Coating

Textile Effects

Effects
Mxico

30

60

Water & Paper

Plastic

Home

&

treatment

Additives

Personal Care

60

60

30

Reporte de cartera

16.- El reporte correspondiente lo preparar crdito y cobranza mediante la descarga de un

query (requisicin) a excel en el que se toman en cuenta las disminuciones al saldo de la cuenta, tales
como las notas de crdito. Automticamente se determina la antigedad de saldos y en otra hoja de excel
se determina el reporte por segmentos.
17. Se realiza un anlisis de cartera por AU y por cliente, y se llevan a cabo mensualmente juntas
de crdito para analizar las cuentas de los clientes

ntercompaas

Se elaborar un reporte ntercompaas. Cada una tiene un representante encargado de ver los pagos
nter compaas. El banco Mndez Gans realiza un neteo de saldos y enva los estados de cuenta de
manera mensual.

274

i) MANUAL DE MOVIMIENTOS DE CAPITAL

OBJETIVO

La informacin de carcter financiero debe cumplir, entre otros, con el fin de reportar las modificaciones
en la inversin de los accionistas durante un periodo contable definido, requirindose el establecimiento,
mediante criterios especficos, de los objetivos y estructura general que debe tener el estado de
variaciones en el capital contable.

LINEAMIENTOS Y POLTICAS

La asamblea de accionistas ser el nico rgano que tendr el poder para decretar dividendos y

realizar un aumento o disminucin de capital.

Cualquier movimiento que el capital sufra, ser verificado a travs de las actas de asamblea y

con base en stas, se realizar el registro contable.

Para cada asamblea de accionistas se elaborar un acta, la cual ser registrada ante notario

pblico y se distribuir al departamento de jurdico y al comisario de la Compaa.

275

j) MANUAL DE PENSIONES Y PRIMA DE ANTIGEDAD

OBJETIVO

La Administracin de la Compaa evaluar, determinar y registrar el monto de las provisiones a su

cargo con motivo de los efectos del plan de pensiones y los cargos por concepto de prima de antigedad a
favor de los trabajadores al servicio de la Compaa, as como el registro de las bajas por concepto de
pagos por dichos planes de pensiones.

LINEAMIENTOS Y POLTICAS

La Administracin de la Compaa se auxiliara de un despacho externo, el cual elaborara los

clculos y determinar los montos de las provisiones en el ejercicio.

La informacin sobre los empleados que servir de base para el estudio actuarial, ser

proporcionada por el rea de nminas y autorizada por el director de recursos humanos.

Los montos determinados en el plan actuarial debern ser dados a conocer al contralor y

posteriormente al departamento de contabilidad para el registro oportuno de los mismos.

DESARROLLO

Para la determinacin de dichos montos la compaa considerara entre otros, la antigedad de

los empleados y su nivel de ingresos; as como una estimacin de vida probable para cada empleado, con
el fin de ir aumentando las provisiones respectivas hasta un monto que le permita cubrir los riesgos
relativos a los conceptos antes sealados.

276

k) MANUAL DE PARTICIPACION DE SUBSIDIARIAS

OBJETIVO

La participacin de Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V. en sus subsidiarias debe aplicarse y
presentarse en los estados financieros de la compaa en forma y tiempo. Ya que un error al presentar
dicha informacin contribuira a una toma de decisiones incorrecta; la cual en lugar de convenir a la
empresa, podra perjudicarla.

LINEAMIENTOS Y POLTICAS.

El contador verificar que el calculo de participacin de la compaa se efectu en base a los

estados financieros definitivos de la subsidiaria a la fecha y por los periodos de registro.

DESARROLLO

Mensualmente el contador verificar que el registro haya sido aplicado correctamente en BPCS,

contra el clculo que l determin. Se verificar adems, que la proporcin de inversin en la Compaa,
sea la correcta.

277

l) MANUAL DE SALIDAS DE EFECTIVO

OBJETIVO

La Administracin de la Compaa llevar un adecuado control de las obligaciones que se tienen, para
poder as ver la manera en que se har frente a dichas obligaciones, este control permitir planear las
erogaciones con cierto periodo de anticipacin lo cual permitir obtener ms y mejores fuentes de
financiamiento en caso de que sean requeridas.

LINEAMIENTOS Y POLITICAS

Esta conformado dentro de la organizacin una rea de Cuentas por Pagar (ACP), rea

especializada en llevar un control adecuado de los das de vencimiento de los proveedores y acreedores.

El departamento que mencionamos en el prrafo anterior se coordina con el departamento de

tesorera, que va a ser el que es encargue de conseguir y administrar los recursos que posteriormente se
utilizaran para el pago de dichas cuentas (salida de efectivo).

Todas las salidas de efectivo por cualquier concepto, se tendrn que informar al departamento de

contabilidad mediante la entrega de los documentos que soporten dichos movimientos, en menos de tres
das hbiles despus de haber hecho la transaccin, para su captura dentro del sistema.

DESARROLLO

Para determinar el importe de las salidas de efectivo por cada periodo (dos periodos por mes), el

departamento de Tesorera lleva un calendario de pagos en el cual se especifican las fechas, montos,
clientes y formas de pago que se van a realizar en los periodos, gran parte de esta informacin es tomada
del departamento de Cuentas por Pagar, aunque tambin hay que mencionar que existen gastos por parte
de los gerentes de rea los cuales son reembolsados en caja, lo que genera tambin una salida de efectivo.

278

6.6.2 FASE II.- COMPRENSIN DE LA ENTIDAD AUDITADA

6.6.2.1 OBJETIVO DE AUDITORIA

Detectar reas crticas, seleccionar la de mayor importancia, analizar informacin correspondiente y

evaluar la efectividad del control interno, posteriormente dar

sugerencias para el mejoramiento y

fortalecimiento de los controles.

6.6.2.2 PROCEDIMIENTOS

a) ANLISIS DE ANTECEDENTES

|- 2.4.2.A -|

Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V. (CibaMex), fue constituida el 17 de agosto de 1960. Su
actividad principal es la fabricacin y venta de especialidades qumicas, tales como aditivos plsticos,
lubricantes, poliuretanos, recubrimientos, especialidades epxicas, productos termo fijos, pigmentos,
pastas solventes y colorantes destinados a la tintura de fibras naturales y sintticas.

Los socios de CibaMex son los que se muestran a continuacin:

Ciba Specialty Chemicals Inc.

99.80%

Ciba Specialty Chemicals International Inc.

00.20%

Organizacin
Specialty Chemicals Mexico

Est conformado por 4 grupos:

279

Plastic
Additives
Coating
Effects

Textile Effects
Water & Paper
Treatment

Esta empresa tiene representaciones alrededor del mundo

280

Segmentos

Especialidades Qumicas, S.A. de C.V. muestra apego con sus clientes para hacer ms fuerte cada
segmento del negocio con una direccin clara, un enfoque de mercado y una responsabilidad de global del
negocio.

Cada segmento es responsable de entender y anticiparlas necesidades del mercado para hacerse de sus
propios clientes y que sus productos sean mas competitivos y viables.

La estructura operativa y financiera de Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V., y a nivel mundial,
esta organizada en 4 segmentos; los cuales se dividen a su vez en varias unidades de negocio, de acuerdo
a lo siguiente:

Plastic Additives

El segmento de Plastic Additives Segmento de Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V., provee de
plsticos, lubricantes, Home & Fabric Cuidado de personas e industrias. Nuestros productos marcan la
diferencia con casi todos los productos de plstico, lubricantes para el hogar y todo lo que se pueda
imaginar.

Descubrir nuestros efectos en el mundo es importante para nuestro mercado

Plsticos e industria de caucho.
Lubricantes industriales
Industria al cuidado de Fbricas y Hogar
Industria del cuidado personal

Elaborar nuestros productos lo mas durable posible y su crecimiento en comodidad, funcionalidad y

perfil, se elaboran sin tener efectos ambientales. Nosotros creamos efectos para incrementar la calidad de
vida

Coating Effects
281

Esta rea busca introducirse con la ms alta tecnologa y tcnicas comprensivas de servicios. Los efectos
que le dan a la compaa proporcionan un valor extra.

The Coating Effects Segment ofrece soluciones innovadoras para seguir en el mercado:

Recubrimientos

Materiales Elctricos

Imgenes y tinta

Plsticos

Se realizan los productos con mas colorantes, ms durables y pigmentos amigables con el ambiente,
preparaciones de pigmentos, antioxidantes entre otros.

Textil Effects

Servicios Textiles esta dedicado a realizar colorantes y efectos estndares con relaciona las

marcas de la casa comercializndolos en el Mercado alrededor del mundo.

Hemos establecidos alunas reglas a cerca de las marcas internacionales. Nosotros impulsamos la

calidad conforme la experiencia

La actividad principal de la Compaa es la fabricacin y venta de especialidades qumicas, tales como

aditivos plsticos, lubricantes, poliuretanos, recubrimientos, especialidades epxicas, productos
termofijos, pigmentos, pastas solventes y colorantes destinados a la tintura de fibras naturales y sintticas.
Dentro del catlogo de productos existe un aproximado de 2,900 productos.

Breve descripcin de cmo ve el negocio la gerencia.

Aspectos importantes por segmento:

282

Coating Effects:

General:

Fortalecer la fuerza de ventas: se conoce que Especialidades Qumicas se encuentra como un

segundo lugar en el mercado nacional, detrs de Clariant.

Nuevos productos a nivel mundial: durante el 2003, la Compaa introdujo varios productos al

mercado, se trataba de desarrollos de los productos existentes. Actualmente estos productos se encuentran
en una etapa de conocimiento en el mercado nacional, sin destacar alguno en cuento a sus niveles de
venta, se cree que estos productos tiene un potencial a futuro.

Atacar el mercado por cada unidad de negocio con productos innovadores.

Mantener una posicin agresiva de precios con relacin a los precios en el mercado (contra la

competencia)

En la unidad de negocios de pintura:

Durante el ejercicio pasado se realizaron nuevas negociaciones con fabricantes de pintura de la

industria automotriz, tal es el caso de SW-Excelo y de Dupont. La intencin en lograr penetrar el mercado
de pintura automotriz.

En la unidad de negocios de Tintas:

Se espera atacar los nichos de tintas para etiquetas, tintas de inyeccin y tintas especiales.

En la unidad de negocios de plsticos:

Se espera tener presencia en la industria de tubos de PBC y ser ms agresivos en los precios.

Textil Effect:

Desarrollo tcnico de sus productos y la medicin de la vigencia de los que se encuentran en el

mercado, a travs de la razn de vigencia

Entrada en el mercado de dos nuevos productos, ERIOFAST y el TERASIL WW los cuales son dos

colorantes que proporcionar mayor intensidad y brillo con gran nivel de solidez.

Otorgar a los clientes: Solidez, calidad, disminucin de costos y menor riesgo ecolgico de los

clientes

Water & Paper:

283

Basa su crecimiento en el desarrollo tcnico de sus productos y en la maximizacin de la materia

prima de sus clientes, en particular en el segmento de papel.

Entrada en el mercado de un producto llamado LODYNE; que permite que el cartn o el papel que

se produzca con este material, sea muy resistente a la grasa; la intencin es la de atacar el nicho de la
comida rpida (fast food), sin embargo no ha respondido de una forma muy positiva an, se sigue
importante el producto, pero en pequeas cantidades.

Ubicacin geogrfica de la fuerza de ventas: se mantienen puntos estratgicos de venta y atencin al

cliente.

b)

|- 2.4.2.B -|

MARCO LEGAL

Se refiere a la legislacin aplicable a las operaciones de comercio, a la cual debe apegarse una
organizacin. Asimismo nos proporciona un panorama general de todas las obligaciones que sta debe
cumplir.

Nombre, Denominacin o Razn Social

Especialidades Qumicas Mxico, S.A. DE C.V.

RFC
EQM970301NP2

Actividad:
Su actividad principal es la fabricacin y venta de especialidades qumicas, tales como aditivos plsticos,
lubricantes, poliuretanos, recubrimientos, especialidades epxicas, productos termo fijos, pigmentos,
pastas solventes y colorantes destinados a la tintura de fibras naturales y sintticas.

Obligaciones ante la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico:

Persona Moral Sociedades Mercantiles

Impuesto al Activo

Retenedor de salarios

Retenedor arrendamiento

Retenedor por honorarios

284

Retenedor por ingresos de personas fsicas

Impuesto al valor agregado

Reglas de comercio exterior

Permisos especiales para destruccin de mercancas.

Obligaciones ante la Secretaria de Finanzas del Distrito Federal:

Impuesto sobre nominas

Impuesto sobre tenencia

Impuesto predial

OTRAS CONTRIBUCIONES:

Aportaciones de seguridad social

Aportaciones al fondo de vivienda

Leyes, Normas y Reglamentos que le son aplicables:

Ley General de Sociedades Mercantiles

Ley federal del trabajo

Ley del Seguro Social

Ley del Impuesto Sobre la Renta

Ley del Impuesto al Valor Agregado

Cdigo Civil

Cdigo Fiscal de la Federacin

c)

Anlisis de niveles jerrquicos

|- 2.4.2.C -|

Los niveles jerrquicos estn ubicados dentro del organigrama de acuerdo a la segregacin de funciones,
el control que tiene Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V. puede resultar eficaz en el logro de
los objetivos de control interno.

Ningn empleado o grupo de empleados, est en posicin de cometer errores o fraude en el curso normal
de sus actividades y de poder ocultarlos, debido a que las principales funciones estn segregadas, las
cuales son:

285

Custodia de activos

Autorizacin o aprobacin de transacciones relacionadas que afectan a esos activos

Registro de transacciones relacionadas con esos activos, o informacin sobre ellas.

Ningn nivel jerrquico tiene el control exclusivo sobre alguna transaccin, de igual forma, la persona
que ejerce control sobre el procesamiento de una transaccin no es la misma persona responsable de su
registro o de informacin sobre la misma.

Para llegar a esta conclusin se analizaron los niveles que representa la estructura organizacional, para
establecer los casos en que una persona realiza funciones que pudieran considerarse incompatibles.
Pueden existir funciones incompatibles cuando la misma persona realiza funciones en ms de una
categora (autorizacin o aprobacin, custodia, o registro y/o informacin) o cuando una persona es
responsable de ejecutar un control sobre la misma transaccin en la que es responsable, tambin, de su
registro y/o informacin.

Una vez que se identificaron funciones incompatibles a cargo de una persona, se consideraron todas las
funciones a su cargo para determinar si la falta de segregacin de funciones disminuye o elimina la
eficacia de tales funciones, en este caso, se consideraron los efectos sobre nuestras evaluaciones de los
controles en las aplicaciones afectadas; sobre los riesgos de fraude, y sobre nuestro enfoque de auditora.
La segregacin inadecuada de funciones tiende a afectar nuestro enfoque de auditora en las siguientes
formas:

Los conflictos pueden debilitar la eficacia de un procedimiento de control.

Los conflictos pueden indicar procedimientos inapropiados de autorizacin, salvaguarda de activos o

de responsabilidad sobre los mismos, como cuando la misma persona tiene custodia de los activos y al
mismo tiempo registra transacciones. Ello puede indicar la necesidad de aumentar nuestros
procedimientos para comprobar la existencia de los activos a la fecha del balance general.

286

6.6.3 FASE III.- Identificacin y seleccin de las reas crticas o dbiles a ser auditadas o
examinadas en detalle

6.6.3.1 IDENTIFICACIN DE PROCESOS

1) RECORRIDO DE CIERRE DE ESTADOS FINANCIEROS

|- 2.4.3.A -|

Especialidades Qumicas, Mxico, enva sus reportes mensuales en pesos (MXN) a Estados Unidos para
ser consolidados dentro de la regin NAFTA. Los estados financieros son consolidados posteriormente
por casa matriz en Basilea (Suiza). La compaa no realiza cierres trimestrales ya que no le son
requeridos. El sistema de reporte que usa Especialidades Qumicas, Mxico a nivel global es el Hyperion.

El proceso de Cierre de Estados Financieros se realiza con las cifras del ltimo da natural de cada mes, y
es un proceso que va desde 5 das antes del da de reporte, hasta 5 das despus. Dicho proceso de cierre
se divide en los siguientes subprocesos:
c)

Cierre de cifras a nivel local en el programa BPCS (auxiliar y mayor auxiliar).

d)

Cierre de cifras a nivel reporte en el programa Hyperion, una vez que se efectu el cierre

contable definitivo (cdulas de informacin financiera)

En este proceso participan las siguientes reas:

BSC Control

Presupuestos e Informes

BCO (Business Control Operations)

NAFTA E.U.

GIS (Global Infraestructure Services)

Los sistemas de cmputo que intervienen en el Proceso de Cierre de los Estados Financieros de
Especialidades Qumicas, Mxico son los siguientes:

287

Sistema/ Subsistema

Funciones

AS 400

Servidor. Se encuentra en las instalaciones del Corporativo en Estados

Unidos.

BPCS

ERP Contable
En BPCS se procesa la informacin financiera de Especialidades
Qumicas Input de informacin

Cinfo

Este subsistema controla Ventas, Costo de ventas e inventarios

Human

Se encarga de controlar los clculos de nmina.

IDHammar

Este subsistema controla el activo fijo

ACR y ACP

Mdulos Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar

CS1

Efecta la distribucin de Service Analysis

Mdulos AUM y EUM

Distribuyen 1) los centros de costos colectivos (cartera terceros,

ACP terceros y algunos saldos de otros activos circulantes y otros

pasivos circulantes) y 2) los shared o analisis unit compartidos (a nivel
segmento) para que cierren en ceros.

Transfieren informacin de AS 400 a Hyperion (Codifican la

informacin, creando otro archivo que se carga en Hyperion)

Hyperion

Reporte Mensual a Casa Matriz (Sistema de reporteo)

Calendario de cierre

Para llevar un control de los subprocesos antes mencionados, Georgina Hernndez (del departamento de
Contabilidad) elabora un calendario en el cual programa con detalle cada una de las actividades que se
efectan en el proceso de cierre mensual as como las fechas en que deben efectuarse.

El calendario para fechas de cierre se elabora de forma mensual en 2005. Hasta 2004, la elaboracin del
calendario era anual y se espera que a partir de 2006 se elabore de forma anual nuevamente. La razn por
la que en 2005 se hace el calendario cada mes, se debe a que en este ao hay cambios en Mxico que
Estados Unidos est implementando para la alineacin de Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V.
con NAFTA (ejemplo: fechas lmite, cambios en segregacin de funciones, etc.)

De conformidad al calendario mensual de actividades del cierre, los registros no rutinarios mensuales son
realizados en los primeros dos das del siguiente mes al que corresponde el cierre. Contabilidad se gua con
el calendario de cierre mensual para verificar que se incluyan todas las plizas fijas

288

Los registros no rutinarios y de estimacin son:

Provisiones de nmina del personal

Creacin de pasivos de impuestos sobre nmina

Reevaluacin de posiciones en moneda extranjera: ACP, ACR, prstamos, intereses y otras

cuentas

Reevaluacin mensual de inventarios

Estimacin de cuentas incobrables (en febrero, mayo, agosto y noviembre)

Estimacin de inventarios de lento movimiento/ sin movimiento

Activaciones y procesos de depreciacin y bajas de activos fijos (va interfase)

Registro de amortizaciones de seguros

Registro de clculo de B-10 estatutario

Registro de regalas y comisiones por pagar a casa matriz

Registro de intereses sobre prstamos bancarios

Registro de hedging (derivados) y Mark to Market

Registro de provisiones de gastos de agentes aduanales

Registro de mtodo de participacin de la subsidiaria Coveca, S.A. de C.V.

Registro de pliza generada por SC1 Service Anlisis (prorrateo de gastos de las unidades

corporativas a los segmentos)

Registro de Ajuste Interco (Ver definicin ms adelante)

Registro de impuestos corrientes y diferidos

Nota: El sistema BPCS est configurado para contabilizar por partida doble.

Cierre de cifras a nivel reporte en BPCS (sistema contable)

El Primer paso es correr los procesos de cierre, desde el da -5, hasta el da Cero (da de cierre natural) de
acuerdo a lo indicado por el calendario de cierre Conciliacin CINFO contra GLD (general leadget)

Envo de informacin de provisiones de incentivos anuales (bonos, slo en diciembre)

Envo a control de clculo de las provisiones de inventarios (lento movimiento), enviando

documentacin soporte de los cambios

Reconocimiento de los efectos de la inflacin en la Informacin Financiera Boletn B-10

calculado hasta fin del ltimo cierre del mes

Determinacin de las comisiones y regalas a pagar a intercompaas (La determinacin es de

acuerdo a un calendario que enva Basilea 5 das antes del cierre de mes, forma FI070)

El rea de Costos corre el proceso para la deteccin de errores de registro (proceso INV920)

Revisin y actualizacin del costo estndar.

289

Interfase de activaciones y procesos de depreciacin y bajas de activos fijos terminados

Revisin de errores de la conciliacin de CINFO contra Hyperion

Integracin de auxiliar de inventarios (excluyendo ajuste interco)

Cierre mensual de produccin (Deben cerrar en cero al mes de diciembre)

Corte de cuenta corriente Coveca

ltima facturacin, etctera.

El responsable de cada rea de Control BSC revisa que se corran los procesos que les corresponden y que
estos concilien contra GLD (ejemplo. Jos Luis Aguilar, encargado de inventarios, revisa que concilie
stock on hand y cuentas de costeo contra GLD. Georgina Hernndez, encargada de ACP, revisa que
concilie GLD contra el auxiliar de cuentas por pagar).

Una vez que se corrieron los procesos de cierre de acuerdo a lo establecido en el calendario de cierre,
Alejandro Benitez (del rea de Presupuestos e Informes) revisa en forma general que no falte algn
proceso por correr. Tambin revisa que no existan incongruencias en la informacin.

Posteriormente, entre el primer y segundo da hbil posteriores al mes de cierre natural se corren los
siguientes procesos:

Ajuste Intercompaas
El segundo da hbil posterior al da de cierre la encargada de ACP (Account Payable) ajusta los saldos
intercompaa mediante una conciliacin que se realiza a fin de mes. Con objeto de que las cuentas
interco concilien a nivel consolidado cuando la informacin sea integrada en Basilea, se hace esta
conciliacin en cada pas. Cada pas enva sus estados de cuenta. Hay una regla en la que las cifras se
ajustan conforme a la Compaa que tenga el saldo por cobrar.

Este ajuste interco se registra mediante pliza reversible, y es reversado automticamente por el sistema
al inicio del mes siguiente. La encargada de ACP (Account Payable) investiga las partidas pendientes.

Service Analysis (prorrateo de gastos de las unidades corporativas a los segmentos)

El segundo da hbil posterior al da de cierre se distribuye de forma interna el Service Analysis. El
Service Analysis consiste en prorratear a cuentas especiales los gastos de las unidades de servicio a cada
uno de los cuatro segmentos. El prorrateo lo efecta el sistema SC1 (software adicional a AS400) por
290

medio de ciertas llaves (criterios). CS1 obtiene la informacin de gastos de GLD y con base en las llaves
introducidas, efecta el prorrateo de los gastos.

Las unidades de servicio son las siguientes:

- SCS (Supply Chain Services Group)
- GIS (Global Infraestructure Services, antes IM)
- RPO (Recursos humanos, legal, auditora interna) (Regional President Offices)
- BCO (Business Control Operations)
- BSC (Business Support Center)

Las llaves establecidas para la distribucin de gastos son controladas actualmente por NAFTA Estados
Unidos. Hay todo un manual de procedimientos donde se seala cules gastos se distribuyen, cules no
y los criterios o llaves utilizados.

Estos criterios son negociados por Armando Acosta (BCO) con cada unidad de negocios y con la parte
que va a recibir el gasto (cada uno de los cuatro segmentos: Textil Effects, Paper Additives, Couting
Effects y Walter and Paper Treatment). Aunque Armando Acosta negocia las llaves, l no las introduce
en el sistema. Las captura en una hoja de Excel y las turna a Antonio Vzquez, quien las enva por mail al
responsable de CS1 en NAFTA Estados Unidos. El responsable de CS1 en Estados Unidos es el nico
que actualmente puede actualizar las llaves y correr los procesos de Service Analysis (antes del cambio a
regin NAFTA, las llaves eran introducidas por BCO).

Cuando el encargado de CS1 en Estados Unidos corre el proceso de Service Analysis, el sistema genera
las plizas CS que se contabilizan de forma automtica en GLD. Antes de correr el proceso definitivo, se
hacen dos pruebas.

Las cuentas contables en las que se identifican los gastos prorrateados por Service Analysis son las no.
186, de acuerdo a la poltica global de Especialidades Qumicas.

Codificacin (Se efecta en GLD y sirve tambin para Hyperion)

Cuando se concluyen los cierres de las cuentas se revisan aspectos de codificacin y centros de costos.
Hay cuentas que deben cerrar con cero. Alejandro Benitez revisa mediante un query (requisicin) que
algunas de las codificaciones (o Group Codes -GC-) para centros de costos sean correctas. Algunos
ejemplos de Group Codes son los siguientes:
291

GC130 - Administracin

GC140 - Produccin

GC120 - Marketing

GC3 - Unidades corporativas (SCS, RPO, etc.)

Alejandro Benitez revisa tambin que ciertos aspectos de codificacin sean correctos en AS400, de
acuerdo a un cheklist mensual que l dise. Estos datos deben ser correctos para poder correr los
mdulos.

Procesos AUM y EUM

Se corren los procesos Analysis Unit Module (AUM) y Economic Unit Module (EUM), con los que se
distribuyen los gastos a los centros de costos correspondientes y se verifica la integridad de los datos.

Proceso AUM
Este proceso era realizado hasta 2004 por Alejandro Benitez del rea de Presupuestos e Informes. Con el
cambio a NAFTA, ahora el proceso AUM lo corre Estados Unidos (Tammy Stickler).

AUM en resultados

El proceso AUM consiste en distribuir los gastos de AU Shared a sus correspondientes AU (Analysis
unit) con base en ciertas llaves.

Lo anterior se efecta en gastos variables, peridicos, de produccin o no produccin, servicio y las

cuentas de otros ingresos y otros gastos. Tambin se hace para el head count (nmero de personal).

Las cuentas shared o compartidas se pueden identificar en una balanza por AU (analysis unit) con los
siguientes nmeros de AU:
Segmento Plastic Additives (PA): AU 24
Segmento Coating Effects (CE): AU 25
Segmento Water and Paper Treatment (WPT): AU 26
Segmento Textile Effects (TE): AU 27

En la forma FI300 (Resultados) de Hyperion, se distinguen estas cuentas con el nombre de Local
Allocations y cierran con cero a fin de mes.
292

Las llaves de distribucin de los gastos de las cuentas shared se cambian cada ao.

AUM en balance

Con AUM se distribuyen a los cuatro segmentos los centros de costos 96, que son cuentas colectivas. Se
distribuyen Cuentas por Cobrar a terceros (ACR terceros), las Cuentas por Pagar a terceros (ACP
terceros), las cuentas de acreedores, proveedores y otros pasivos acumulados (Other current liabilities).

EUM

Todas las cuentas de gastos y saldos en balance del centro de costos 71 (SCS; Suply Chain Services), 72
(IM; conocido como GIS desde 2005-informtica-) y 73 (BCO; Business Control Operations) se deben
redistribuir con el proceso EUM de acuerdo a poltica global de Basilea.
El proceso EUM redistribuye los centros de costos mencionados (71, 72 y 73) a AUs (analysis units).

Contabilidad (ACP y ACR) emiten un reporte de las cuentas por cobrar y por pagar con terceros de
AS400, y lo envan a Tammy Stickler. Con esos reportes Tammy actualiza las llaves de distribucin en el
sistema.

Las cuentas resultantes de correr este proceso se llaman Cuentas Estadsticas y como su nombre lo
indica son para efectos de datos estadsticos que empiezan con 9, de tal forma que cuando se carga
Hyperion, se redistribuye la informacin que ser til para algunas cdulas de ese reporte (ejemplo: forma
FI 160, 166, 180, 183 de Hyperion). Estas cuentas estadsticas las reversa automticamente el sistema al
mes siguiente.

Estas cifras no afectan el estatus financiero de la Compaa.

El objeto de estas cuentas es determinar todo el gasto de las unidades de servicio, para su anlisis.

NOTA: Al mismo tiempo que Estados Unidos. corre procesos AUM y EUM, Contabilidad Mxico
registra pliza de Ajuste Interco.

Ajuste Interco

Al mismo tiempo que se est corriendo AUM y EUM en Estados Unidos, Georgina Hernndez de
Contabilidad Mxico registra la pliza reversible de Ajuste Interco (Mercancas en trnsito vs.
proveedores). Las partidas pendientes son investigadas y conciliadas.
293

Carga a Hyperion
Despus de que Tammy Stickler corre los procesos AUM y EUM, avisa a Dan Smith (Coordinador de
Hyperion de la regin NAFTA) que ya se puede correr el proceso para la carga a Hyperion.
Dan Smith efecta los siguientes pasos para cargar los datos en Hyperion:
9

Entra a Hyperion

Se corre opcin archivo para cargar a Hyperion

Cabe mencionar que hay informacin en las cdulas de Hyperion que se carga automticamente al correr
el proceso, y hay informacin que debe ser ingresada manualmente. Por ejemplo, ciertos datos de la
cdula FI 160 Cuentas por cobrar a clientes, son capturados manualmente.

Una vez que Dan Smith ha cargado los datos en Hyperion, Alejandro Benitez ingresa en el sistema y
revisa las cdulas de Hyperion. Limpia el reporte Hyperion, ingresa datos con la opcin export de
Hyperion. Introduce datos manuales tambin.

Posteriormente Alejandro Benitez corre las validaciones:

Hyperion tiene una validacin automtica en la que concilia cada cdula y todos los valores. La
validacin en Hyperion la corre Alejandro Benitez mediante la opcin en sistema valid. Alejandro
Benitez revisa que todo quede en ceros en el reporte de validacin, con esto el sistema indica que no
hay diferencias entre cruces de las formas de Hyperion.
Alejandro Benitez verifica que los importes totales de AS 400 concilien con los de Hyperion en Balance y
Estado de Resultados, exceptuando el centro de costos 99 (Clculo de B.10).

Adems de la validacin de Hyperion, Alejandro Benitez corre un proceso en Access y genera un archivo
de resultados y otro para balance. Con estos archivos efecta una simulacin en Excel que el dise para
verificar cmo agrupara Hyperion las cifras y efecta una validacin unos tres das antes de que se vaya
a correr el proceso.

Posteriormente Alejandro Benitez imprime reportes en Excel Retrieve (opcin del sistema Hyperion).
Griselda Csar (BSC Contralora), Lupita Rosas y Alejandro Benitez (Departamento de Presupuestos e
Informes) se renen para verificar la informacin impresa y efectan un anlisis comparativo de las cifras
donde comparan las tendencias y el Outlook. Revisan principalmente las ventas por segmento (Reporte
Comparisson) y algunas cuentas de balance (cash). El objetivo de que revisen esta informacin es
verificar la razonabilidad de la informacin de Hyperion y detectar alguna posible incongruencia. BCO
294

tambin analiza las cifras del reporte. Una vez que terminan de revisar la informacin, avisan a Dan
Smith que ya est verificado el reporte Hyperion va e-mail.

Dan Smith hace otra revisin al reporte Hyperion y si detecta alguna incongruencia, avisa a Alejandro
Benitez, quien investiga la incongruencia y la explica a Dan Smith y se corrige en su caso.

Una vez que el reporte ha sido verificado y es el definitivo, Dan Smith entra al sistema Hyperion y
bloquea el reporte Hyperion del mes en la opcin look program (cierra el programa). En ausencia de
Dan Smith, Alejandro Benitez ha efectuado esta operacin.

Ya bloqueado el programa (looked), Dan Smith enva un e-mail a Basilea indicando que Hyperion est
cerrado. En este momento el reporte Hyperion puede ser consultado por casa matriz, quien tiene acceso a
los reportes de todas las subsidiarias del mundo va sistema.
En adicin Estados Unidos. tiene acceso a reporte Hyperion de Mxico y Canad (Regin NAFTA).

Cuando el reporte Hyperion del periodo est bloqueado, no se puede efectuar cambio alguno en la
informacin. Esto se verific ocularmente con Alejandro Benitez, quien entr en el reporte del mes de
julio y mostr que las celdas de las formas de Hyperion estaban protegidas y no fue posible modificarlas.
As mismo, entr en el reporte del mes de septiembre (en ceros al da de hoy, inicios de septiembre) y
mostr como s se pueden ingresar nmeros en las celdas del programa. Si posterior al bloqueo alguna
cifra tuviera que corregirse, slo casa matriz puede desbloquear el periodo (mes) del programa. En este
caso el proceso sera el siguiente:
9

Basilea manda las correcciones a Dan Smith

Dan Smith las reenva a Alejandro Benitez

Basilea abre el perodo en Hyperion

Alejandro Benitez efecta las correspondientes correcciones

Se notifica a Basilea para que se cierre el periodo nuevamente.

Alejandro Benitez guarda en una carpeta de su computadora los papeles de trabajo del cierre de estados
financieros de cada mes. Tambin almacena una carpeta en servidor por cada mes (carpeta Hyperion->
users->cierres)

Reportes adicionales que se elaboran

295

Posteriormente al cierre contable el rea de Presupuestos e Informes elabora ciertos reportes de

revisin de la gestin de la Compaa:

Alejandro Benitez y Griselda Csar elaboran para el Director General (Sergio Pulido) el

reporte Monthly Business Orientation (MBO). Este reporte lo colocan en una carpeta de red a la que tiene
acceso el Dir. Gral. y contiene:
o

Estado de resultados (total)

Estado de resultados (por segmento)

Detalle de gastos por A.U. (Analysis Unit)

Ventas a terceros

Resumen de inventarios

CAPEX

ndices financieros (ejemplo inflacin)

Alejandro Benitez extrae datos de Excel retrive en Hyperion para elaborar reportes

mensuales llamados Books para cada unidad corporativa y para cada segmento (TE, PA, CE y WPT).
Estos reportes los sube a un sitio compartido en la red en una carpeta llamada Books. Alejandro
Benitez o Lupita Rosas avisan va e-mail a los interesados cuando estn disponibles los reportes Books
para su consulta en intranet.
Estos reportes incluyen la siguiente informacin por segmento:
o

Estado de resultados

Cartera de clientes

Inventarios

Activos circulantes (Current Assets)

Pasivos circulantes (Current Liabilities)

Griselda Csar y Alejandro Benitez elaboran una presentacin en power point que se presenta

cada mes en la junta del Comit. Esta presentacin incluye lo siguiente:

o

Ventas locales a terceros

Ventas interco.

Cartera de clientes

Vencimientos de la cartera de clientes

Grficas que muestran los das cartera por segmento (PA, TE, WPT y CE)

Total de inventarios (comparados contra el ao anterior y contra Outlook)

Estado de resultados a un nivel muy resumido (Ventas, PPC, utilidad neta, etc.) Este

est comparado contra el ao anterior y contra Outlook.

296

Otro estado de resultados por Compaa (Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de

C.V)

Alejandro Benitez efecta desde febrero de 2005 de forma mensual un anlisis escrito de los

gastos de las unidades corporativas GIS (Antes IM) y RPO. Griselda Csar efecta comentarios de los
gastos de la unidad corporativa BSC.

Reportes que elabora BCO (Armando Acosta)

Armando Acosta prepara cada mes un anlisis de gastos de cada uno de los segmentos

(explicacin escrita) y los enva al segmento correspondiente. Tambin realiza un anlisis de gastos de la
unidad corporativa SPS (Supply Chain Services)

297

2) RECORRIDO DE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR

|- 2.4.3.B -|

Emisin de rdenes de ventas (pedidos)

El proceso de venta de un producto comienza con el pedido de un cliente. El departamento de Customer

Service es el encargado de levantar los pedidos de los mismos.

El pedido se elabora de la siguiente manera:

1)

Customer Service recibe el pedido de un cliente, ya sea por va telefnica, fax, e-mail o por My

Business. Todos los pedidos que se ingresan al mdulo de BPCS deben tener como origen el pedido de
un cliente. (1)
2)

Una vez que el cliente pide la mercanca, Customer Service elabora la orden de compra en

BPCS.
3)

Dentro del pedido interno elaborado por el personal de Costumer Service se selecciona el

producto (por medio de un cdigo) as como la cantidad solicitada y el sistema asigna el precio de los
productos. Los artculos ingresados para surtimiento en los pedidos internos de sistema son de acuerdo
al pedido del cliente. (2)
4)

Posteriormente aparece otra pantalla en la que se muestra el nombre del producto y se verifica

que sea el correcto, ya que en la pantalla anterior slo aparece el cdigo del mismo
5)

Se busca en el sistema la ubicacin del inventario y se selecciona en qu lote hay suficiente

producto para enviar al cliente. (Se toman los lotes ms antiguos).

6)

Una vez seleccionado el lote, el sistema disminuye del inventario la cantidad que se solicit del

mismo para enviar al cliente

7)

El sistema le asigna un nmero consecutivo de orden de pedido.

8)

Se indica en el estatus del sistema que la orden est asignada (*ALOC*) (3.3)

9)

Se genera el pedido y ahora debe aparecer en el estatus el concepto* PICK *(4)

10)

Posteriormente se ordena imprimir el pedido.

11)

La orden de compra del cliente se imprime automticamente en el almacn.

Preparacin documentos de embarque, Manejo de inventarios para embarque y Autorizacin de los

mismos

Una vez que el departamento de Costumer Service ingresa los pedidos dentro del sistema AS-400 BPCS,
el almacn confirma la orden, apareciendo en pantalla el estatus * CONF *(5), esta leyenda aparece
cuando el embarque fue surtido pero no enviado an al cliente. (6)
298

Elaboracin de factura y registro de ventas (Cuentas por cobrar, Ventas e IVA pendiente de trasladar)
Una vez que est la mercanca lista para embarcarse al cliente, el personal del almacn procesa la
facturacin, apareciendo en pantalla el estatus * 8 *(6) que indica que la orden ha sido facturada. En
este momento el sistema registra automticamente el asiento contable en el sub-sistema. (7)
El registro contable es el siguiente:
3110100

Clientes terceros locales Moneda Nacional,

3110150

Clientes terceros locales Moneda Extranjera,

3120100

Intercompaas.

1000001

Ventas

4412750

IVA Pendiente de Cobro 15%

Diariamente se emite el reporte diario del Financial Report Online Global Standard (FROGS): Frogs es
una herramienta que realiza validaciones en el sistema y que emite reportes sobre las fallas detectadas y
cuyo servidor se encuentra en Estados Unidos. (11) Con dicho programa el sistema realiza conciliaciones
diarias de los mdulos de Cuentas por Cobrar y Ventas La revisin de este reporte la realiza en las
oficinas regionales de NAFTA Chris Cave (BSC).

Cada mes Georgina Hernndez (BSC Control) amarra el mdulo ACR (Cuentas por cobrar contra el
GDL General Ledger). En caso de existir discrepancias, solicita a Luz Maria Solorio que concilie las
diferencias localizadas. (12)

Conciliacin de embarques con facturacin. Acepta el cliente de la mercanca

El personal de almacn que despacha la mercanca en el almacn, concilian mediante la revisin de los
pick slips contra la mercanca fsicamente. Despus de que envan los productos al cliente, estos ltimos
firman o sellan la copia de la factura que ser enviada a crdito y cobranzas. El transportista retorna la
factura sellada por el cliente a Especialidades Qumicas. Diariamente se envan por mensajera interna
las facturas que ya pueden cobrarse, al departamento de crdito y cobranzas para que este departamento
programe la cobranza. (10)

Aprobacin de crditos y sus condiciones

La Compaa realiza estudios y anlisis crediticios para soportar las condiciones de crdito otorgadas a
sus clientes. (3)

299

Existe un score a nivel mundial. Cada regin establece sus parmetros para calificar a los clientes como
riesgosos, de mediano o bajo riesgo.

Para calificar al cliente, Claudio Hernndez se basa en tres puntos:

1 Anlisis de la Agencia ASECOEM
2 Anlisis de las cifras financieras realizado por Claudio Hernndez
3 Score de Especialidades Qumicas en Cisar, que es el sistema estndar para evaluar el riesgo del crdito
solicitado por los clientes, en la que se da la calificacin del 1 al 5 al cliente basndose en criterios
cuantitativos y cualitativos.

Durante el ejercicio fueron utilizados dos procedimientos, actualmente y debido a los requerimientos
legales (SOX-404), y la integracin de Mxico a NAFTA se adecuaron las reglas para el establecimiento
del crdito.

Los crditos otorgados a los clientes deben ser autorizados de acuerdo a sus montos por diferentes
niveles de jerarqua. (4)

Mantenimiento de registros de cuentas por cobrar/entradas de efectivo

Ramn Pantoja (Subgerente de Operacin Financiera) elabora diariamente el formato de Relacin de

ingresos del da. La afectacin contable la hace Rafael Flores (BSC Control):
Carga a la cuenta de Banco que corresponda el ingreso con un dbito a la cuenta puente de clientes.
Crdito y Cobranzas

Caja
Banco

x
Cuenta Puente

Cuenta Puente

Clientes

x
x

La cuenta puente para clientes en moneda nacional es la 31.10.910 Para clientes en moneda extranjera es
la cuenta 31.10.911

Los depsitos bancarios (por cobranza) son relaciona en una hoja Excel por Ramn Pantoja, desglosando
cada transaccin. Con este archivo los analistas de crdito depuran la cuenta puente de clientes.

300

Diariamente los analistas ingresan a la intranet y consultan el reporte de Ramn Pantoja (hoja de Excel
con Macros bloqueada para no modificar los datos), para realizar la aplicacin a sus clientes.

Los analistas identifican los depsitos de sus clientes de acuerdo con las programaciones de cobro
consultando con los ellos directamente. As es como depuran la cuenta puente de clientes y aplican las
partidas individuales dentro del mdulo ACR (Accounts Receivable).

Tratamiento contable del IVA trasladado

El Impuesto al Valor Agregado IVA pendiente de trasladar se contabiliza en el momento en que se factura
la mercanca:

3110100

Clientes terceros locales Moneda Nacional,

3110150

Clientes terceros locales Moneda Extranjera,

3120100

Intercompaas.

1000001

Ventas

4412750

IVA Pendiente de Cobro 15%

Cuando Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V. cobra la factura del cliente, el IVA pendiente de
trasladar es registrado por Guadalupe Coronado del rea de crdito y cobranzas.
Ella afecta las siguientes cuentas contables, al dar mantenimiento a sus registros.

31.10.910
4412750

Cuenta puente de clientes

IVA Pendiente de Cobro 15%

X
X

3110100

Clientes terceros locales moneda nacional

4412754

IVA Cobrado 15%

Con esto se cumple con disposiciones fiscales vigentes de la Ley del Impuesto al Valor Agregado,
referentes a registrar el Impuesto al Valor Agregado con base a flujos de efectivo.

MODIFICACIONES A MAESTRO DE VENTAS Y CLIENTES. ANLISIS A PRECIOS DE VENTA.

INTEGRIDAD DE LA FACTURACIN

301

Aprobacin de accesos a los archivos de informacin sobre precios de ventas. Las modificaciones al
maestro de precios en el sistema se elaboran de la siguiente manera:

Liliana Montero y Nova Snchez (asistentes de ventas) envan un e-mail indicando el precio a modificar,
el producto afectado y el cliente correspondiente a Susana Gutirrez y Marcos Vega, personas autorizadas
a afectar el sistema. Ellos hacen el cambio capturando los datos de modificaciones a precios en BPCS.

Aprobacin de accesos a los archivos de informacin sobre crditos

En Mxico slo Luz Mara Solorio (Gerente de Crdito Local) y Claudio Hernndez (Control Credit)
estn autorizadas para modificar condiciones de los clientes respecto de estatus de crdito con su
respectiva autorizacin. (5)

Anlisis de los precios de venta

Diariamente se genera una lista con los precios de cada producto, la cual es revisada por los gerentes de
promocin y marketing (8) con la finalidad de verificar que los productos sean razonables, tengan un
precio competitivo en el mercado y deben de responder al departamento de ventas si es que se puede
mejorar el precio o no. Mediante este procedimiento se analizan los precios de venta de los productos.

Verificacin de la integridad de la facturacin

La Compaa a travs de Jos Luis Aguilar- BSC Inventarios realiza un anlisis entre las cantidades
registradas en BPCS y el reporte del mdulos de ventas (reporte CINFO) que es un anlisis de
productos facturados, para verificar que no existen diferencias. (9)

302

3) RECORRIDO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

|- 2.4.3.C -|

Las personas que crean los pasivos son:

Mariana Ziga: Compra de Inventarios (Ambiente rojo).
Sofa Aguilar: Compras no inventarios de Parque Esmeralda (Oficinas Generales) y Puebla (Ambiente
azul).
Rubn Ortega: Compras no inventarios de Atotonilquillo (Ambiente Azul).

Registro
No se puede registrar una cuenta por pagar en el mdulo de ACP, si no se cumplen con los requisitos
necesarios para cada tipo de servicio.

La creacin de la cuenta por pagar se realiza a partir del soporte documental, verificando que exista la
orden en el sistema y/o el documento y se cumplan los requisitos segn el tipo de pasivo. Se anota un
nmero en la factura para identificar el registro contable del pasivo en BPCS.

Proveedores de origen Nacional

Para compras de inventarios se necesitan tres cotizaciones de proveedores. El acceso al archivo maestro
de proveedores (ACP100) esta restringido nicamente a personal autorizado

Cuando se trata de un proveedor tercero el sistema BPCS contiene un historial de cotizaciones que
previamente fue almacenado por Alejandro Baltazar para que los compradores realicen rdenes de
compra. La orden de compra debe llevar dos firmas la de quien solicita y la otra de una persona
autorizada segn FICO (L)

La orden de compra. se manda por fax al proveedor y se espera confirmacin. Despus se espera la
factura original o copia, adems de certificados de origen y calidad (en el caso de compras de
importacin) que son enviados por el proveedor a Alejandro Baltazar para que verifique precios y
cantidades que se le estn enviando.

A Alejandro Baltazar le confirma el proveedor si est de acuerdo con las cantidades y fecha de entrega.

Para dar de alta un nuevo proveedor es necesario que este llene un formato de transferencia Bancaria
303

Se deben recibir los documentos de moneda nacional en original , los cuales llegan por medio de buzn
(locales), correo (forneos) o correo interno (Puebla y Atotonilquillo), al momento de recibir la
documentacin se les pone el sello de recibido por Cuentas por Pagar.

Los requisitos para crear la cuenta por pagar son los siguientes:

Tipo de pasivo

Requisitos para crear ACP

Catlogo de cuenta

Gastos

Bienes y Servicios: Factura original,

4310.730 Acreedores Nacionales

Pedido,

/ Gastos

Aviso

Entrada

(AE)

autorizacin de acuerdo con FICO (2)

Activo Fijo

Bienes y Servicios: pedido, factura

4310.730 Proveedores Nacionales

original (1),

Activo Fijo

AE y autorizacin de

acuerdo con FICO (2)

Materiales

Puebla: Factura original, AE, Pedido

4310.10 Proveedores Nacionales

(este ltimo es consultado en el

sistema y el analista de ACP lo integra
cuando registra el pasivo)
Atotonilquillo y Tultitln: Factura
original con sello de que se recibi la
mercanca en el almacn (3), Pedido
(este ltimo es consultado en el
sistema y el analista de ACP lo integra
cuando registra el pasivo)

Maquila

Factura, orden maquila, AE

4310.32 Acreedores Nacionales

Maquila

AE = Aviso de entrada que aparece en sistema

(1)

Copia de factura original.- con sello de recibido para que la original se quede en los expedientes

de Activo Fijo. A partir de 2005, Alberto Lira (Archivo) es el encargado de recibir las facturas de activo
fijo, debido a que el encargado de esta rea, esta en Estados Unidos a partir de 2005.
304

(2)

Las firmas deben estar autorizadas de acuerdo con lo establecido en FICO (FICO se encuentra en

Intranet de la Compaa y es una base de datos diseada en Basilea en la que desde 2004 se muestran las
personas que tienen autorizacin para determinado gasto y se puede consultar por nombre del empleado o
por centro de responsabilidad)
(3) El sello de entrada al almacn en realidad no es un control que el rea de ACP considera como el ms
vlido. Para cerciorarse de que la mercanca entr en el almacn, lo que hace el analista de ACP es:
a) Entrar a la opcin 16 (PUR 300) en BPCS mdulo ACP
b) Teclea el nmero de pedido (nmero Especialidades Qumicas con el cual realiz su pedido al
proveedor)
c) Verifica que se indique la cantidad de material recibido en la columna Quantity. received

Nota: Desde junio de 2004 como parte del cambio de BSC a Nafta, se le incluye un cdigo de barras (Bar
code) a todas las facturas de proveedores nacionales y son escaneadas las facturas en el Sistema AP
Work Flow, donde queda su registro. El objetivo del Sistema AP work flow es tener un mayor control en
los documentos.

Calendario anual de pagos

Los pagos se realizan dos veces al mes conforme al calendario de pagos elaborado por Tesorera

Proceso para efectuar pagos a proveedores y acreedores

ACP (Mariana Ziga) elabora en cada periodo de pagos (de acuerdo a fechas de calendario
anteriormente descrito) un reporte previo, generado en una opcin en BPCS de seleccin de pagos, con el
cual elige el pago a proveedores con base a vencimientos slo para moneda nacional. Este ltimo reporte
es conocido como Cash Requirements Summary, y debe de coincidir con el total de pagos generados
por el rea de Tesorera.

El reporte previo se prepara el viernes anterior al mircoles de pago, el cual es enviado a Tesorera para
que verifique los datos del proveedor respecto a sus datos bancarios, una vez verificados los datos de los
proveedores, Tesorera elabora una RELACION DE TRANSFERENCIAS RECHAZADAS Y
EXCLUIDAS PENDIENTES DE REENVIAR incluye todos los proveedores que no tiene los datos
bancarios, los cuales son excluidos para el pago, este archivo es colocado en las carpetas de red, compras
debe verificar la situacin y obtener la informacin.

ACP entrega la relacin de todos los documentos originales a Tesorera para que se realice el pago.
Cuando son pagados, Tesorera perfora los documentos con la fecha del da de pago.
305

Tesorera cierra los pasivos abiertos al momento de realizar los pagos (Sergio Leong). Los pagos slo
pueden ser autorizados por Ramn Pantoja y Enrique Vzquez, ya que ellos son los nicos aqu en
Mxico que tienen ese perfil predeterminado en BPCS para autorizarlos, los pagos en Moneda Extranjera
son autorizados por NAFTA.

Todos los proveedores nacionales se registran en PESOS a pesar que los proveedores facturen en dlares,
la reevaluacin del pasivo se hace de forma mensual a partir de agosto de 2004. Anteriormente slo se
volvan a revaluar estas facturas hasta el momento en que eran pagadas.

Proveedores de origen extranjero e intercompaas.

Tipo de pasivo

Requisitos para crear ACP

Catlogo de cuenta

Facturas terceros

a) Bienes: Copia factura, orden de

4310.710

pago, Pedido

(se consulta en el

Sistema), Relacin. (Ver Nota A)

b)

Servicios:

Copia

factura,

autorizacin de acuerdo a FICO,

Relacin. (Ver Nota A)
Facturas Intercompaas

Copia Factura, ms Orden de Pago y

4320.1

ACP

Mercancas

del

excepto Basilea

Relacin. (Ver Nota A)

grupo.

Basilea

Copia Factura, ms Orden de Pago y

4210.10 GC Basilea Mercancas

Relacin. (Ver Nota A)

En compras a Intercompaas no aplica el anexar el pedido, no obstante este se puede consultar en el

sistema, ya que es necesario para efectuar la compra y su registro. Generalmente la informacin es
recibida por el rea de International Trade, (Suply Chain), puede ser enviada por fax, e-mail, correo
interno y en forma personal; para intercompaas las copias de facturas son de EDI. Para estos pasivos no
siempre se cuenta con documentos originales ya que las facturas y pedimentos deben ser conservadas en
cada expediente. Dichos expedientes son conservados durante 10 aos.

Nota A: A partir de mayo de 2005 se elabora una Relacin que va acompaada de la copia de la factura,
esta Relacin debe contener:

Fecha de envo
306

No. de Proveedor

No. Factura

Importe a pagar

Moneda en la que se va a pagar la factura

No. de embarque

Fecha de vencimiento de pago

Desde 2004 como parte del cambio de BSC a NAFTA, se le incluye un cdigo de barras (Bar code) a
todas las facturas de proveedores extranjeros terceros (para intercompaas no aplica este cdigo) y son
escaneadas las facturas en el Sistema AP Work Flow, donde queda su registro.

Diariamente por las tardes, cuando se cierra el proceso, el sistema realiza de manera automtica un
macheo entre lo registrado en ACP (BPCS) contra AP Work Flow. El departamento de ACP en Estados
Unidos se encarga diariamente de revisar esta conciliacin, en caso de que hubiera diferencias, se habla a
Mxico para que sean revisadas. Hasta el momento no se han reflejado diferencias en las compras de
inventarios.

Proceso de pago de moneda extranjera

La documentacin para pago se enva a tesorera despus de haber sido procesada por ACP.

Para realizar el pago es necesario que se tengan los siguientes documentos:

1. Orden de pago
2. Relacin de datos
3. Copia factura
4. Copia pedido (si es tercero)
5. Copia del pedimento

Tesorera es la encargada de correr el reporte de pagos para moneda extranjera y realizar los pagos.

Una vez que se pagan las facturas de proveedores de moneda extranjera se les pone el sello de pagado,
actividad realizada por Tesorera.

Fletes y Gastos aduanales

307

Fletes

Una vez que el proveedor entrega el producto, hace llegar al rea de International Trade el Bill of
Landing. Esta rea se encarga de revisar que la entrega de los materiales se haya realizado de acuerdo a
las condiciones pactadas con el proveedor.

Posteriormente, International Trade hace llegar al analista de ACP (Mariana Ziga) el Bill of Landing
autorizado para su pago.
Mariana Ziga procede a aadir al documento su cdigo de barras y a escanearlo en AP Work Flow,
donde queda su registro.

Posteriormente la analista de ACP procede a registrar el pasivo en BPCS, y despus elabora una orden de
pago especial para fletes (archivo en excel prediseado) en el que se tienen especificados los datos
bancarios de los proveedores. Finalmente, turna a Tesorera el Bill of Landing escaneado junto con la
orden de pago en excel.

Tanto los pagos de fletes como a agentes aduanales se programan para su pago de acuerdo a los
calendarios de pagos a proveedores extranjeros y nacionales

Gastos aduanales
La recepcin de la documentacin se lleva a cabo directamente en las oficinas en Mxico. Los agentes
aduanales envan la cuenta de gastos con todos los documentos originales de soporte (excepto el
pedimento, en este caso se enva una copia y el original es enviado al rea de International Trade). Al
igual que con las facturas de proveedores nacionales y las de proveedores extranjeros terceros, se adiciona
un cdigo de barras y se procede a escanear el documento para que sea registrado en AP Work Flow.
Una vez que es escaneado, el documento queda con estatus pendiente de autorizacin.

Opciones en AP Work Flow:

Las opciones en esta pantalla son las siguientes:
Invoice Box: Facturas escaneadas pendientes de enviar para su autorizacin
Return: Facturas autorizadas que sern registradas por el analista en BPCS
Circulation: Facturas pendientes de regresar que estn por ser autorizadas
Remove: Posteriormente se remueven por el analista de ACP todos los documentos que ya fueron
escaneados y registrados en BPCS.
308

Posteriormente International Trade revisa la cuenta de gastos del agente aduanal y cuando la regresa va
sistema ACP workflow (ya autorizada), el analista de ACP procede a registrar la transaccin en el sistema
BPCS:
A)

Se registra un crdito por el importe total de gastos

B)

Se registra un dbito por el anticipo que se va a descontar

C)

Se registra otro crdito para asociarlo en el anticipo dado de alta o pendiente de comprobar (en

caso de que quede un remanente por comprobar)

Reevaluacin
La reevaluacin se realiza al final de cada mes por los proveedores extranjeros y las intercompaas,
segn el tipo de cambio corporativo de cierre de mes.

En el caso de intercompaas, ACP realiza una conciliacin de saldos y posteriormente se reevalan (al
final de mes). La reevaluacin se hace con base a las cifras conciliadas en moneda extranjera y
considerando el tipo de cambio corporativo. Este registro se hace en plizas de tipo reversible, es decir
slo se crea al final de mes, el clculo lo hace el sistema.

Provisiones de gastos
Los movimientos realizados en los mdulos se quedan como Journal (en lnea) y al realizarse el day
end es cuando se traspasa la informacin al GLD de cada mdulo.

Desde 2004, las plizas de provisiones son enviadas va excel a NAFTA en Estados Unidos, al rea GLD.
Esta rea ser la encargada de validar, aprobar y postear las plizas contables en BPCS. Posteriormente,
NAFTA enviar un mail a Georgina Hernndez (Encargada de ACP) para avisar que la pliza est
posteada.

Reportes
Se crea diario una conciliacin del mdulo de ACP y GLD, es enviado por el sistema BIST, esta
conciliacin permite identificar las diferencias y analizarlas. Esta conciliacin se llama reporte FROGS
(Financial Report Online Global Estndard).
Al cierre de mes se crean queries llamados Open posting para verificar los datos reportados en el GLD
1.

Reporte de Cuenta Controladora Concentrado.- resumen por cuenta control y por tipo de

proveedor. Este reporte permite verificar lo que queda registrado GLD con los pasivos originados en ACP
309

por tipo de proveedor, ya que cada tipo de proveedor tiene asignada una subcuenta tanto en moneda
nacional como en moneda extranjera.
2.

Reporte por cuenta controladora.

3.

Reporte por nmero de proveedor. (ProvDt)

El open posting de Cuenta Controladora Concentrado, verifica todos los pasivos antes del ajuste de
reevaluacin de moneda extranjera y del ajuste intercompaas.

Proveedores Real Estndar

Existe una cuenta dentro de la Contabilidad llamada Proveedores Real Estndar (PRE), en esta cuenta se
registran todas las entradas de materiales realizados en el periodo. ACP se encarga de registrar los pasivos
con base a los documentos recibidos. La conciliacin entre los pasivos estndar y las compras reales lo
realiza el rea de costos.

A continuacin se analiza el registro de movimientos segn la participacin de las reas: Costos y ACP:
1)

Movimiento de registro donde se registra toda la mercanca recibida. (Costos)

2)

Creacin de la cuenta por pagar cuando se reciben los documentos. (ACP)

3)

Registro de la variacin entre la compra real y el costo estndar. (Costos)

4)

Pago al proveedor. (Tesorera)

Almacn
1)

PRE

3)

Proveedores Nacionales.
4)

(1

Mercancas en Trnsito
(2

2)

Bancos

(3

(3

PPV
X

(4

3)

PRE = Proveedor Real Estndar

PPV= Purchase Price Variance
310

Conciliacin de saldos intercompaias

Todos los saldos con partes relacionadas acreedoras se derivan de:

Compra de productos

Prstamos

Regalas

Esta conciliacin se realiza con base a la moneda extranjera y tipo de cambio corporativo por ACP
(Account Payable). En caso de variaciones, la compaa compradora se ajusta al saldo para efecto de
consolidacin pero se siguen analizando las partidas en las conciliaciones.

Las partidas ajustadas son registradas en la cuenta de inventarios en trnsito.

Cada mes se realiza un cuadro resumen de las conciliaciones intercompaas y se archiva toda la
documentacin soporte de las conciliaciones.

Esta conciliacin se efecta mensualmente como parte del cierre de estados financieros, y es efectuada a
nivel global. Esto se hace para que no haya diferencias al cierre de mes entre cuentas interco. La pliza
que se efecta es reversible, y es reversada por el sistema automticamente en el da al cierre.

311

4)

RECORRIDO

DE

AUTORIZACIN

PARA

LA

|- 2.4.3.D -|

ADQUISICIN DE ACTIFOS FIJOS Y SU DEPRECIACIN

Personal Involucrado

Eduardo Lpez

Encargado de Activos Fijos

Para bajas y ventas de activo fijo se debe de llenar un formato de Movimientos de Activo Fijo A-15 (1),
mismo que se encuentra en la red interna de la Ca.

Los activos fijos son asignados a un centro de responsabilidad desde el origen (es decir, desde el auxiliar).
Eduardo Lpez coteja datos del formato A-15 Movimientos de Activo Fijo contra el Auxiliar (2).
El procedimiento es el siguiente:

1)

Eduardo Lpez da de alta el proyecto mediante una solicitud de compra de Activo Fijo

previamente firmada por el Director de Planta, y el Director General (dependiendo los lmites del
importe de la inversin) (3).
A un proyecto se le puede cargar el nmero de pedidos que sean.
Existe un reporte por segmento llamado Capital Expenditure Report en el que se detallan todos los
proyectos (Inversiones) (4); cunto se ha invertido y cunto falta.
La nica persona autorizada para dar de alta algn proyecto de Activo Fijo es Eduardo Lpez (5).

2)

Una vez dado de alta el Activo Fijo, se crean unidades. Los ingenieros deben de decir cuntos

equipos se dan de alta.

3)

Llegan las solicitudes de compra de Activo Fijo y se envan a compras, quien genera pedidos.

4)

La siguiente autorizacin es el pedido (consecutivo pro comprador) firmado por los

responsables del centro de costos del segmento (6). El pedido es dado de alta en el sistema Idhammar por
Eduardo Lpez.
312

Compras elabora los pedidos mediante un formato preestablecido.

5)

Despus llega la factura. Cada una viene modificada con el proyecto y el pedido. Se jala

informacin de cuentas por pagar a Idhammar.

De cuentas por pagar las facturas originales llegan a Eduardo Lpez y a final de mes se realiza una
conciliacin total de inversiones vs. Facturas fsicas, Se lleva un archivo con las facturas de los
proyectos (7).

Para llevar a cabo una oportuna capitalizacin de proyectos, se solicita a cada segmento que
trimestralmente llene un formato de Outlook, en el que el segmento avisa a Eduardo Lpez qu activos
fijos se van a capitalizar. Ya definida la activacin, se transmite a Active. (Interfase entre Idhammar, CS7
y GLD).

Clculo de la depreciacin
Este clculo se genera conforme al procedimiento de CS7 Setup

Al final de cada mes se corren las depreciaciones tomando en cuenta las bajas, altas o activaciones y
cambios (8).

Las tasas de depreciacin se generan por item, y se genera una pliza a nivel por tipo de activo fijo y por
centro de responsabilidad.

Eduardo Lpez revisa ocularmente que tanto las nuevas inversiones como las bajas de activo fijo tengan
un correcto registro de depreciacin.

Anualmente se realizan 4 Outlooks (0, 1, 2 y 3). El Outlook 0 se realiza en Diciembre y es un reporte de

la depreciacin presupuestada, para los prximos 12 meses, el Outlook 1 se realiza en Marzo y abarca la
depreciacin real de 3 meses y 9 meses presupuestados, el Outlook 2 se realiza en Junio y abarca la
depreciacin real de 6 meses y lo presupuestado para los siguientes 6 meses y el Outlook 3 se realiza en
Agosto y seala la depreciacin real de 8 meses y lo presupuestado para los siguientes 4 meses.
313

El sistema actualiza el AFPF02 (maestro de activo fijo) y GGM (maestro de contabilidad). Tambin hay
un archivo llamado RCL1 (que contiene el maestro de centros de responsabilidad).

Se hace un query FAmaster de AFPF02 y se baja un Query (GLDFA) de GGM. Generan un archivo cada
uno, tanto FA Master y GLD FA.y se bajan archivos a excel (excel FA Master y excel GLD FA ).

Se corre macro FA1 que ordena por Anlisis Unit (AU) y se corre macro de Pivot3. Aqu es en donde
Eduardo Lpez se da cuenta si la informacin est correctamente asignada a cada AU.

Se corre la ltima macro de reconciliacin a nivel por AU y Tipo de Activo.

Se concilian tres valores:

Macro en valor histrico (factura)

Macro valor MISS (Reposicin)

Macro de depreciacin acumulada.

Si se encuentran errores en conciliacin, se regresa el proceso (se analiza). Si la conciliacin es correcta,

se genera otra macro de reportes por segmento.

Tambin se corre una macro de B-10. Se realiza de FA Master, jala los datos (tales como los ndices
nacionales de precio al consumidor INPC, que se tienen capturados en excel). Hace clculos entre los dos
archivos y se genera un reporte de detalle de Activo Fijo con reevaluacin y un pvot de Activo Fijo con
reevaluacin.

ALTA DE UN ACTIVO FIJO

Para nuestro recorrido se nos proporcion el alta de un automvil de marca Chrysler Voyager.

El primer paso de nuestro recorrido, fue verificar, que la autorizacin previa, llamada Solicitud de
compras de Activo Fijo, estuviera firmada por el Director de la planta solicitante: Ing. Arturo Luna; para
el alta de este Automvil no fue necesaria la firma de autorizacin del Director General: Sergio Pulido
314

Se verific que el pedido de compra del automvil estuviera autorizado por Anglica Patio, persona
encargada del rea de Compras, as como la autorizacin de Xavier Musi, Replenishment

Para dar de alta el proyecto en el sistema CS7 o en Idhammar, slo Eduardo Lpez, es el nico
autorizado, contando con un password para entrar al sistema. Una vez dado de alta el proyecto en el
sistema, se desglosa este por unidades. Una vez que se autoriz el proyecto, el rea de Compras levanta
un pedido, el cual verificamos que los datos del pedido No. 500513, correspondieran a los establecidos en
la solicitud de compra.

Posteriormente, verificamos el alta del pedido en el sistema CS7, a travs de la impresin de la pantalla
que nos proporcion Eduardo Lpez.

En cuanto el departamento de Compras avisa a Contabilidad que el auto se tiene fsicamente, el

Departamento de Contabilidad identifica la unidad de activo fijo a activar en el sistema. Se genera un
proceso de activacin automtico, que consiste en:

a)

Se identifica la Unidad de Activo Fijo en el sistema

b)

Una vez identificada, el sistema revisa el nmero de proyecto, que no existan diferencias entre

pedido y factura y que est cerrado el pedido.

c)

Una vez revisado lo anterior, se activa automticamente el activo en el sistema.

Existe una interfase entre Idhammar y CS7 (donde se crea el alta del activo fijo) y con BPCS (en la que
se registra la contabilizacin del proceso).

Cabe mencionar que en este caso en especfico el departamento de compras es quien avisa a contabilidad
por tratarse de un automvil, pero tambin puede ser el departamento de Produccin quien avise que un
proyecto ya debe de activarse, ya sea verbalmente o mediante un documento de alta de activo fijo).

Posteriormente verificamos que se generara el registro contable en BPCS, en el que se cancela la cuenta
de Maquinaria y Equipo en Proceso y se da de alta el vehculo como Activo Fijo.
Todos los lineamientos a seguir en las inversiones que se realicen en Especialidades Qumicas SA se
sealan en el Guideline for the Investment process, as como para todos los proyectos de inversin.
315

Dentro de esta gua nos seala entre los puntos ms importantes los siguientes:

1.

El sistema auxiliar que maneja el control de Activo Fijo es el denominado CS7, que consiste en

un sistema satelital que nos propio de BPCS (que es el principal sistema que maneja la empresa)

2.

Para las bajas y ventas de activo fijo se debe de llenar un formato de Movimientos de Activo

Fijo A-15, mismo que se encuentra en la red interna de la compaa. Una vez que se ha llenado dicho
formato se le entrega a Eduardo Lpez, que es el encargado de Activos Fijos, y va a cotejar los datos del
formato con los datos de su base de datos, para posteriormente dar la salida de dicho Activo.

3.

Para llevar a cabo el proceso de inversin en Activos Fijos:

Eduardo Lpez da de alta el proyecto mediante una solicitud de compra de Activo Fijo

previamente firmada por el Director de plata, y el Director General

Una vez dado de alta el Activo fijo, se crean unidades, bajo el siguiente esquema, un

equipo = 1 unidad. Los ingenieros deben de decir cuntos equipos se dan de alta.

Se generan las solicitudes de compra de Activo Fijo y se envan a compras, quien

genera los respectivos pedidos.

La siguiente autorizacin es el pedido, el cual debe de ir firmado por los responsables

del centro de costos del segmento. Posteriormente el pedido es dado de alta por Eduardo Lpez en el
sistema.

Despus llegan las facturas, cada una con las especificaciones requeridas para cada uno

de los proyectos.

De cuentas por pagar loa facturas originales llegan a Eduardo Lpez y al final del mes

se realiza una conciliacin del total de inversiones contra facturas fsicas.

Una poltica interna que lleva a cabo la empresa es que para registrar un Activo Fijo el valor mnimo de
la inversin debe de ser de 3,000.00 dlares.

Calculo de las depreciaciones

Este procedimiento esta automatizado, y se genera conforme al procedimiento de CS7 Setup. Al final de
cada mes se corren las depreciaciones tomando en cuenta las bajas, altas o activaciones y cambios.

316

Las tasas de depreciacin se generan por un procedimiento interno del sistema, las plizas de bajas y
depreciaciones se generan automticamente, por otro lado las plizas de altas y cambios se generan de
forma manual.

Eduardo Lpez revisa ocularmente que tanto las nuevas inversiones como las bajas de Activo Fijo tengan
un correcto registro de la depreciacin.

Mediante el uso de varios procesos, de aplicacin de macros y otros procedimientos se concilian, el valor
histrico (factura), el valor MISS (reposicin) y la depreciacin acumulada. Por ultimo se corre una
ltima macro con la cual se genera un reporte de detalle de Activo Fijo con reevaluacin de Activo Fijo.

317

5) RECORRIDO DE INVENTARIOS

|- 2.4.3.E -|

Recorrido Clave: 1 Proceso de Funciones Generales del Almacn de Materias primas y materiales
(recepcin de materias primas, almacenaje y entrega a produccin en proceso)

El proceso de recepcin de materias primas o materiales comienza, cuando el proveedor llega al Almacn.
Una vez que se identifica, se le autoriza la entrada a la zona de descarga para entregar los materiales.
Muestra la Factura y la copia de la requisicin de materiales al almacenista, quien verifica la cantidad,
numero de lote y fecha de caducidad de los materiales.

Una vez verificados estos datos. El almacenista firma la factura en seal de que los datos son correctos.
Enseguida pasa a manos del Jefe del departamento del Almacn para que la selle y la firme.

As, El Sr. Daniel Rosas Gmez genera la nota de entrada correspondiente y la imprime.

El siguiente paso es el desembarque de las materias primas o materiales, para lo cual se coordinan los
seores Juan Diego Velsquez Ramos y Carlos Mndez Ruiz con el proveedor para desembarcar en el
rea designada para este fin, y al mismo tiempo comprobar que la cantidad facturada sea la misma
cantidad recibida as como que los materiales cumplan con los requisitos de calidad que se requieren, si es
rechazada la mercanca se le informa al proveedor cual es la razn y se le indica la fecha, lugar y hora
para que pase a recoger los materiales y posteriormente proceda a realizar el cambio fsico
correspondiente.

Se registra la entrada de los materiales al sistema de inventarios Cinfo, el cual debe arrojar en cada
reporte el nmero de pedido, numero de factura, cantidad, precio, fecha de caducidad y numero de lote.

Se procede a identificar los materiales con un numero de cdigo que ya esta previamente asignado en el
catalogo de materias primas y materiales, dependiendo de este numero va a ser la ubicacin que se les da
a las materias primas mas peligrosas, o que se les debe tener mas cuidado; asignndoles cdigos que van
desde el 01000 y hasta el 1200, esto significa que su ubicacin ser el rack a y que estarn bajo llave y
quizs algunas de ellas en refrigeradores o compartimentos especiales. Las dems materias primas les son
asignadas los cdigos restantes que van desde el 01201 y hasta el 02999, y su ubicacin ser a partir del
rack b y hasta el rack d.
318

Al igual que a las materias primas, a los materiales tambin se les asigna un numero de cdigo, para estos
los cdigos asignados van desde el 03000 y hasta el 30000, estos cdigos se les asignan dependiendo del
material con el que estn elaborados, para envases, recipientes, tapas e instrumentos de vidrio se les
asignan los cdigos del 02000 y hasta el 09999 y se ubican en la parte centro del Almacn en los racks E,
F, G y H. Despus tenemos lo que son los recipientes, envases, material de empaque, tapas y envolturas
de plstico, PVC y sus derivados los cuales son clasificados con los cdigos 10000 al 19999 y su
ubicacin esta en la parte centro y sur del Almacn en los racks I, J, K, L, M. N y O. Por ultimo tenemos
los empaques y cajas de cartn y papel, las cuales son clasificadas con cdigos de 20000 al 24999 y se
ubican en la parte sur del Almacn en los Racks P, Q y R.

Cuando es lanzada una orden de produccin, Por parte del rea de produccin el sistema manda una copia
de la orden de produccin, al jefe de Almacn el Sr. Alfredo Garca Ortiz el cual se coordina con sus
colaboradores para surtir las materias primas y materiales que se van a entregar a produccin ubicndolos
en el rea de carga, en esta rea son anotados en la orden de produccin en el espacio de cantidad real las
cantidades de materia prima que se estn entregando y por ultimo la orden de produccin es firmada por
el SR Alfredo Garca dando su autorizacin de salida del Almacn y es registrado el movimiento en el
sistema Cinfo.

Cuando ya se cuenta con la autorizacin de salida, las materias primas. son trasladadas al tnel de entrada
a produccin. Una vez que son entregados estos materiales son nuevamente contados en produccin, si es
incorrecta la cantidad surtida se elabora una nueva orden de requisicin o devolucin segn sea el caso,
haciendo mencin de que no se surtieron las cantidades solicitadas. La cual ser entregada al Sr. Alfredo
Garca para que proceda a surtirla y enviarla a produccin o bien para inspeccionar las materias primas:
devueltas y proceder a colocarlas en su correspondiente ubicacin.

Recorrido Clave: 2 Produccin en Proceso

Una vez que son entregados las materias primas por parte del almacn de materias primas, se procede a
contar o pesar segn sea el caso los productos entregados, y cotejarlo contra la orden de produccin que
se va a elaborar, el seor Miguel Ugalde firma de recibido. En el caso que haya algn faltante o sobrante,
se lleva a cabo el siguiente procedimiento:

Cuando faltan materias primas se anotan en la segunda hoja de la orden de produccin, las materias
primas que faltan y se enva de nuevo al almacn de materias primas, estos reciben la requisicin y
proceden a surtirla, una vez que se tienen juntos todas las materias primas solicitadas se le da aviso al
319

seor Alfredo Garca, para que verifique las cantidades y autorice la salida del almacn. Al momento de
contar con la autorizacin por parte del jefe del almacn de materias primas. Se entregan las materias
primas. en el tnel de entrada a produccin en proceso y se verifican cantidades nuevamente. Una vez que
son aceptadas las materias primas se realiza el movimiento correspondiente en el sistema Cinfo.

Cuando sobran materias primas se anotan en la segunda hoja de la orden de produccin, las materias
primas que sobran, una vez que son separados los sobrantes el seor Miguel Ugalde firma la autorizacin
de salida del rea de Produccin en Proceso, y se enva copia de este documento junto con los sobrantes
al almacn de materias primas. El seor Alfredo Garca firma de recibido y da la orden para que sean
colocados los sobrantes en la ubicacin de la cual fueron tomadas, por ultimo registra este movimiento en
el sistema Cinfo.

Cuando ya se cuentan con todas las materias primas que se requieren, se procede a distribuirlas a las reas
en que van a ser utilizadas. Al final de todos los procesos que sean necesarios se obtiene un producto
terminado, dicho producto terminado es traspasado a un pequeo almacn que se encuentra a un costado
del rea de proceso (Ver diagrama), en este almacn se evala la calidad, dando as su visto bueno para
poderlo trasladar al almacn de Productos Terminados o regresarlo al rea de proceso.

En caso de que el producto terminado cumpla con los requisitos establecidos se elabora el cierre de la
orden de produccin, el seor Jos Luis Aguilar procede a contar junto con dos de sus colaboradores las
unidades obtenidas y firma de que esta entregando dicho nmero de unidades al almacn de Artculos
Terminados el cual tambin firma de recibido.

Recorrido Clave 3: Procedimiento para realizar Cancelaciones y Devoluciones de Material

Utilizado en Produccin.

Nos presentamos con Jos Lus Aguilar que es el encargado de el almacn de Produccin en Proceso, nos
comenta que una vez que se realiza todo el proceso de las ordenes de produccin, antes de cerrar las
ordenes se procede a revisar las unidades terminadas, que sta coincidan con la cantidad que se encuentra
en el pedido, tambin se revisa los materiales sobrantes y se registran en la parte del cierre de la orden de
produccin, as tambin se registra en el sistema Cinfo.

320

Otra situacin en la cual se tengan que regresar materias primas es cuando se cancela alguna orden de
produccin y se inventara de nuevo los materiales que no fueron ocupadas y se preparan para la
devolucin al almacn de materias primas.

Una ves inventariado los materiales que se regresaran al almacn de materias primas, se registran en el
sistema Cinfo dentro del mdulo de Cancelaciones y/o Devoluciones dentro de Produccin en Proceso.
Posteriormente se trasladan los materiales al almacn de materia prima y en ste Rafael Rivera
(encargado de almacn de materia prima) es el que registra y verifica los materiales que van a entrar al
almacn.

La verificacin que lleva acabo Rafael Rivera, es cotejar que lo descrito en la orden de produccin
coincida con lo registrado en el sistema y tambin se lleva acabo una revisin fsicamente.

Rafael Rivera una vez que verifica la informacin y los materiales, da entrada al almacn e imprime el
vale de devolucin directo del sistema Cinfo.

Gabriel Trevilla (ayudante del almacn de Materias Primas) se queda con una copia de la orden de
produccin y folia el vale de devolucin y lo archiva para control del almacn, y manda a contabilidad
una copia del vale de devolucin.

Ya realizado estos procedimientos se procede a revisar a detalle los materiales y se determina si es til
para ser reutilizado o no. En caso de que no sirve para ser reutilizado se manda a destruccin y en caso de
que se pueda reutilizar se le asigna al lugar correspondiente dentro del resguardo.

Recorrido Clave 4: Procedimiento de Recepcin de Productos al Almacn de Productos Terminado.

Fuimos con Jos Lus Aguilar que es el encargado del almacn de produccin en proceso. Jos Lus
Aguilar se encarga de elaborar el cierre de orden de produccin, ste proceso se lleva acabo lo realiza
cotejando lo descrito en el cierre de orden de produccin con los artculos terminados que se tienen
fsicamente.

321

Una vez firmada por Jos Lus Aguilar , que da el visto bueno. Posteriormente se da la orden de trasladar
la produccin al almacn de Productos Terminados, este procedimiento se lleva acabo mediante
maquinaria especial, ya sea por carros especiales o montacargas, dependiendo del tipo de producto a
transportar.

Durante nuestro recorrido observamos que el traslado puede ser tardado, debido a que no se tiene la
maquinaria adecuada o no se tiene en buenas condiciones.

Despus del traslado al almacn de produccin terminada, el encargado Ricardo Villalobos del almacn
mencionado es el designado para recibir la mercanca y darle entrada al almacn.

Una vez llegada la mercanca al almacn de productos terminados Ricardo Villalobos revisa los
materiales, verifica que fsicamente coincidan las cantidades descritas en la copia del cierre de de la orden
de produccin y con el vale de entrada que arroja el sistema automticamente.

El proceso que se desarrolla dentro del sistema Cinfo es el siguiente:

1.- Se registra en el mdulo de Produccin en Proceso el cierre de la orden de produccin.

2.- Se manda una derivacin del mdulo de Produccin en Proceso al modulo de Produccin Terminada.
3.- El encargado de los productos terminados Ricardo Villalobos es el nico que tiene acceso para revisar
los datos derivados de produccin en proceso e imprimir el vale de entrada.

Ya terminado este procedimiento de verificacin de papeles y produccin Ricardo Villalobos firma de

recibido a los de produccin en proceso y con este proceso se hace responsable de la mercanca.
Posteriormente Ricardo Villalobos pasa los papeles a Jorge Leal (ayudante del almacn) para que se
encargue de asignarle el respectivo lugar a la mercanca dentro del almacn, de acuerdo a las
caractersticas de ste.
Jorge Leal es el encargado de asignar las claves correspondientes a los artculos dentro del sistema Cinfo
para su localizacin dentro del almacn, as como dar de alta a stos para que se registren las existencias
correspondientes.
Una vez capturados los productos en el sistema se procede a foliar el vale de entrada y se realiza una
copia extra para mandarla a contabilidad y la original se archiva para el control dentro del almacn.
322

Recorrido Clave 5: Procedimiento para surtir Producto terminado del almacn

Nos reunimos con Miguel ngel Camacho Uribe, encargado de surtir las rdenes de venta (notas de
pedido) que el departamento de ventas genera en BPCS (mdulo del sistema AS-400, mediante el cual se
tienen las cotizaciones a nivel producto) con el pedido de un cliente, ya sea por va telefnica, fax o
personalmente.

La disminucin del inventario se realiza automticamente, desde que Cristina Eslava Beltrn, personal del
departamento de ventas, se encarga de alimentar el sistema BPCS, con el pedido del cliente, ya que
selecciona el producto (por medio de un cdigo) as como la cantidad solicitada y el sistema asigna el
precio de los productos, posteriormente aparece otra pantalla en la que se muestra el nombre del producto,
en la cual verifica que sea el correcto, ya que en la pantalla anterior slo aparece el cdigo del mismo. En
el sistema busca la ubicacin del inventario y selecciona el lote en el que hay suficiente producto para
enviar al cliente. (Se toman los lotes ms antiguos). Una vez seleccionado el lote, el sistema disminuye
del inventario la cantidad que se solicit del mismo para enviar al cliente y le asigna un nmero
consecutivo de orden de pedido.

Miguel ngel Camacho imprime la orden de venta que ya fue generada en el sistema y prepara los
productos de acuerdo al pedido, teniendo la mercanca lista para embarcarse al cliente, procesa la
facturacin en el sistema, apareciendo en pantalla el estatus * 8 * que indica que la orden ha sido
facturada. En este momento el sistema registra automticamente el asiento contable en el sub-sistema.

Miguel ngel Camacho, recibe del departamento de ventas, dos copias de la factura y las etiquetas de los
destinos, en caso de ser forneas. Una de ellas la coteja contra la orden de venta y los productos que ya se
tienen preparados, as mismo se empacan y acondicionan de acuerdo a las especificaciones que contenga,
al igual que se encargan de colocar las etiquetas de envo para su destino, posteriormente incluye en una
de las cajas la segunda copia de la factura y hace la entrega al chofer o al cliente, segn corresponda.
El chofer o el cliente firma de recibido en la copia de la factura del almacn, sirviendo como soporte de la
salida del producto. En caso de ser fornea el chofer traslada la mercanca a la compaa fletera, para que
esta a su vez la entregue al cliente.
Finalmente Miguel ngel Camacho archiva la orden de venta y la copia de la factura.

323

|- 2.4.3.F -|

6) RECORRIDO DE NMINAS

reas involucradas en el proceso de nminas

El rea de nminas depende de Recursos Humanos, el detalle del personal involucrado en el proceso es
como sigue:

Nombre

rea

Carlos Surez

Gerente de Recursos Humanos (Ubicado en el Distrito Federal)

Felipe Mondragn

Subgerente de Administracin de Personal DistritoFederal (Encargado de

consolidar las nminas de Distrito Federal, Puebla y Atotonilquillo

Arturo Vergara

Gerente de Rel. Laborales (Puebla)

Gaudencio Martinn Jefe de nminas (Puebla)

General
La planta ubicada en Puebla tiene un total de 263 empleados al mes de agosto 2004, de los cuales, 5
empleados que laboran en esta planta son confidenciales, el clculo de su sueldo se realiza en la nmina
confidencial (por Esther Hernndez, ubicada en las oficinas generales del Distrito Federal) (1).

Puebla cuenta con su propio registro patronal

La planta cuenta con los siguientes tipos de nmina las cuales son:

Tipo

Forma de pago

Empleados no sindicalizados

Mensual

Personal sindicalizado

Semanal

El clculo de nmina se realiza en la planta de Puebla y en Distrito Federal Felipe Mondragn se encarga
de consolidar tanto la de las dos plantas como la de oficinas generales. (2)

El personal sindicalizado cuenta con un contrato colectivo de trabajo

324

Funciones de la Gerencia de Relaciones Laborales

Supervisin del proceso de nminas
Trato directo con el Comit Sindical para tratar todo tipo de asuntos laborales (derivados del contrato
colectivo de trabajo)
Asuntos administrativos de Recursos Humanos (personal no sindicalizado)
Elaboracin de Contratos de Trabajo tanto para personal sindicalizado como no sindicalizado.
Ratificar convenios ante la Junta Federal de Conciliacin y Arbitraje en caso de bajas (Rescisin de
contrato, por terminacin del mismo o jubilacin)
Capacitacin del personal
Conseguir habitacin a empleados extranjeros
Responsable del servicio de comedor y transporte de personal (son concesionarios)

Al mes de agosto de 2005, la planta de Puebla cuenta con 98 empleados, 165 sindicalizados y 5 personas
que laboran aqu pero pertenecen a la nmina confidencial. Adicionalmente, a los empleados
mencionados anteriormente, existen 26 personas contratadas por medio de la Agencia ADDECO, misma
a la que se factura mensualmente por los servicios prestados por estas personas. Se tiene una carpeta
electrnica con los registros de las incidencias de este personal. (3)

Por honorarios slo hay una persona en Ingeniera de Proyectos.

Ambiente IT (Tecnologas de Informacin) en el proceso de nminas de Puebla

Al igual que en el Distrito Federal, el sistema utilizado para la elaboracin de la nmina es Human as
como los mdulos que estn activos para la elaboracin de la misma.

Interfases entre sistemas

Los sistemas s interfasan como sigue (al igual que en el Distrito Federal):
Human

Enva registro de pliza contable

Human

Enva transferencias por pagos

Proceso de nmina
Alimentacin de datos
325

BPCS
Caja de ahorro

El proceso de alimentacin de datos es el mismo que se lleva a cabo en el Distrito Federal, lo lleva a cabo
Gaudencio Martin.

Asistencias
El control de asistencias en la planta de Puebla se realiza de la siguiente manera:
a)Existen tarjetas de tiempo para el control de asistencia del personal sindicalizado, por medio de un reloj
checador( 4).

b)Para el control de asistencia de empleados no sindicalizados existe el sistema llamado Flex Time(5),
que consiste en unas tarjetas de plstico que se insertan en un aparato desde que el empleado llega a la
planta hasta el final del da laboral (el sistema se encuentra activo desde las 7:30 a.m. hasta las 8:00 p.m.).
El tiempo transcurrido del perodo se va acumulando, debiendo cubrir el trabajador un saldo de horas al
final del mes. Mensualmente se emite un reporte en el que se detalla el total de horas registradas en la
lectura del aparato(6) .

Los reportes que se manejan para justificar las horas no registradas en el reporte de horario flexible son
los llamados Formato para compensacin de Horas. Estos casos pueden darse por laborar fuera del
sistema (7) .

Otros formatos que se utilizan son reportes de variaciones de tiempo extra. Estos son firmados por el jefe
de rea que se trate (8).
Slo existe el concepto de horas extras para personal sindicalizado. En Flex time no se maneja este
concepto.

Cabe mencionar que slo el Dir. General (Ing. Arturo Luna) puede autorizar las horas extras triples.
Mensualmente Gaudencio genera un reporte de horas extras mismo que es revisado por los miembros del
Comit Ejecutivo (9).

Para el caso de ausentismos se maneja una Solicitud de permiso. Esto aplica para cumpleaos, das a
cuenta de vacaciones, intervenciones quirrgicas, etc (10).
En el caso de trabajadores sindicalizados existe el formato Carta de vacaciones.
Y para empleados no sindicalizados existe el formato estndar Aviso mltiple de personal (11) en el
que se registran altas, bajas y modificaciones as como permisos de vacaciones. Gaudencio Martin es el
encargado de capturar manualmente todas las incidencias en Human tomando como base los formatos
326

antes mencionados y debidamente autorizados por el jefe del rea correspondiente, mismos que son los
responsables de la informacin contenida en ellos.

Una vez capturadas las incidencias se emite un lote de captura. Se revisa selectivamente de manera ocular
por Gaudencio Martinn (12). Una vez revisado, se procede a ejecutar el proceso de nmina y se generan
los listados y recibos de sueldo.

Los recibos se entregan a los empleados quienes los firman y se realiza el pago de sueldo a travs de la
caja de ahorros.

Una vez generada la pliza en Human, esta es consolidada junto con la nmina de Atotonilquillo y
Distrito Federal por Felipe Mondragn (13) (Ubicado en oficinas generales).
Pago en caja de ahorros (cajero de ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.) Al igual
que en DF., Se cuenta con una caja de ahorros en donde los empleados tanto sindicalizados como no
sindicalizados pueden retirar su sueldo cuando lo deseen.

Prestaciones
Las prestaciones se actualizan de acuerdo a la revisin de contrato colectivo de trabajo. (Ver Cdula H de
Referencia Permanente).

Durante nuestro entendimiento del proceso de nminas identificamos los siguientes controles *:

Controles programados

Las tablas fiscales son incluidas dentro del sistema Human. (14)
Los porcentajes de prestaciones se encuentran en el sistema Human. (15)
Plizas automticas de sistema con base a parmetros preestablecidos. (16)
Human asigna un nmero nico consecutivo de Pliza contable. (17)
Registro de pliza contable a travs de Interfase del Human con BPCS. (18)
Fechas de las operaciones de nminas se fijan al momento de realizar su proceso. (19)

Controles manuales
327

 Cifras control del importe total pagado con el importe traspasado a caja de ahorros. (20)
Reporte de masa salarial para verificar variaciones inusuales en pagos mensuales por departamento. (21)
Conciliacin mensual de impuestos generados por nmina y cuentas de resultados/ balance. (22)
Las incidencias son alimentadas en human de forma manual a travs de formatos estndar autorizados
por los jefes de las reas. (23)

328

7) RECORRIDO DE ENTRADAS DE EFECTIVO

|- 2.4.3.G -|

La Compaa posee las siguientes cuentas bancarias:

BANCO Y CUENTA
Santander Serfin M.N. 65-50163142-4

Cuenta para fondeo y pago de nmina

BBVA Bancomer 443065758

Cuenta de cheques

Banamex M.N.6548016

Cuenta de cheques

Banamex M.N. 870 560946

Cuenta de concentradora

Banamex M.N. 2983929004

Cuenta de cheques

Banamex M.N. 6548032

Cuenta de cheques

Banamex M.N. 870 8771

Cuenta de concentradora

Banamex M.N.870 8836

Cuenta de concentradora

Banamex M.N. 870 527612

Cuenta de concentradora

Banamex M.N. 870 533876

Cuenta de concentradora

Banamex 9726004

Cuenta de cheques

Banamex US 298 9300469

Cuenta de cheques

Banamex Inversiones M.N. 9726004

Cuenta de Inversiones

Banamex Inversiones M.N. 1012315

Cuenta de Inversiones

Banamex Inversiones M.N. 510123105

Cuenta de Inversiones

Banamex Inversiones M.N.4943 8874 4000 0091

Cuenta de Inversiones

Citi Bank US 4079-7325

Cuenta de cheques

Formas de Recepcin del Efectivo

- Ingresos en cheque
Los encargados de recaudar los cheques de los clientes son los gestores de cobranza. Una vez que
recaudan los cheques, los gestores de cobranza elaboran el formato de relacin de ingresos (cheques)
diariamente

- Transferencias bancarias y otros diferentes a cheques

El total de ingresos del da (diferentes a cheques) los recauda la Compaa por los siguientes medios:

Lnea Banamex. (El estado de cuenta de Lnea Banamex del da anterior lo captura Ramn

Pantoja del rea de Tesorera- directamente)

Cuentas Concentradoras. La Compaa tiene a su servicio cuentas bancarias concentradoras,

asociadas a sus cuentas de cheques. Estas cuentas concentradoras estn asociadas a las cuentas de cheques
que maneja la Compaa, en las cuales son enviados los depsitos recibidos de las cuentas concentradoras
a las cuentas de cheques de Especialidades Qumicas Mxico, mediante una sola transferencia al da
siguiente. Las cuentas concentradoras al final de todo los das deben quedar sin saldo.

Citi Bank (Estados Unidos). Sergio Leong revisa los estados de cuenta de Citi Bank cuenta

40797325 (ingresos en dlares del da anterior). Despus relaciona estos depsitos en un archivo de excel.
329

Bancomer y Banamex (MN). Los clientes realizan transferencias en moneda nacional a las

cuentas de Bancomer o Banamex y Ramn Pantoja las incluye en el formato de Relacin de ingresos, ya
sea en cheque o transferencia.

Reporte diario de ingresos

Ramn Pantoja, del rea de operacin financiera, realiza un reporte de cobranza recibida en el cual
incluye todos los depsitos recibidos en el banco y que ya se encuentran disponibles, cheques depositados
en el banco, cobros hechos a travs de la lnea SADE Banamex y en general todo el efectivo recibido
disponible. Este reporte lo realiza diariamente, para amarrar el efectivo identificado con clientes y es el
que turna a Claudio Hernndez, para que ste, a su vez verifique que la totalidad de la cobranza fue
aplicada

Para otro tipo de ingresos diferentes de la cobranza, como lo pueden ser las transferencias de cuentas, etc,
Ramn Pantoja es el encargado de comunicar al departamento de contabilidad, para que se registren estas
operaciones en plizas de diario.

Aplicacin de la cobranza a las cuentas de clientes individuales

Ramn Pantoja elabora diariamente el formato de Relacin de ingresos del da. La afectacin contable es
hecha por Rafael Flores (quien realiza el siguiente asiento:
Cargo a la cuenta de Banco que corresponda el ingreso con un dbito a la cuenta puente de clientes.
Crdito y Cobranzas

Caja
Banco

x
Cuenta Puente

Cuenta Puente

Clientes

x
x

La cuenta puente para clientes en moneda nacional es la 31.10.910 Para clientes en moneda extranjera es
la cuenta 31.10.911
La cobranza es puesta en una relacin en Excel desglosada depsito por depsito para que los analistas de
crdito, puedan depurar la cuenta puente de clientes.

Los analistas ingresan a la intranet y consultan esa hoja de excel, para realizar la aplicacin a sus clientes.
As mismo de acuerdo con las programaciones de sus clientes consultando con los ellos directamente se
va depurando la cuenta puente de clientes y se aplican las partidas individuales dentro del mdulo.
330

Claudio Hernndez realiza un resumen del acumulado de la cobranza aplicada por segmento por da.
Este resumen se compara con el reporte que elabora Ramn Pantoja (operacin financiera) Relacin de
ingresos del da.

Ambos importes deben coincidir sin y no deben existir diferencias. De existir diferencias estas las analiza
l mismo y se da seguimiento hasta aclarar las discrepancias.

Otros ingresos no identificados

Los ingresos no identificados derivados de la cobranza diaria los registra Contabilidad (Ernesto Curiel) en
centro de costos 95.01.050, de la cuenta 31.10.910 con abono a la cuenta 30.10.991 para ser analizados
por Claudio Hernndez:

Proceso de Conciliaciones Bancarias

Las conciliaciones bancarias son realizadas por el sistema BPCS (AS-400), a travs de un proceso
especial, con el que se concilian los movimientos en las cuentas de bancos contra los movimientos del
auxiliar de bancos.

En este proceso se realiza un match entre los montos en el auxiliar de bancos de contabilidad contra los
depsitos bancarios reales, el proceso de conciliacin automtica realiza la confrontacin de ambos
reportes dando como resultado otro reporte en el cual se muestran las partidas que no fueron
correspondidas.

Este proceso es ejecutado por Ernesto Curiel quien posteriormente realiza una depuracin de estas
partidas en donde aplica manualmente las partidas no identificadas por el sistema.

En ocasiones el pre-listado de la conciliacin incluye muchas partidas. Esto es originado a dos situaciones
en particular:
1.

Que los importes en el banco y los que fueron registrados contablemente difieran por diferencias
pequeas (centavos pesos) para lo cual se revisa el estado de cuenta y se realizan los ajustes al
momento.

2.

Que en el banco se hayan depositado varios documentos en una sola ficha de depsito, por lo
cual el estado de cuenta bancario muestra un solo movimiento, sin embargo en contabilidad los
331

documentos depositados fueron contabilizados los depsitos de manera separada por lo que
varias partidas del auxiliar contable de bancos corresponden a una sola partida de bancos.

Una vez depurados estos movimientos se imprime el reporte de resumen de conciliacin donde se indica
Compaa, numero de banco y mes de conciliacin. Este reporte lo firma Ernesto Curiel de elaboracin y
Georgina Hernndez de revisin. Finalmente, Ernesto archiva la conciliacin firmada y revisada.

Efectivo en Caja y otros Ttulos

Dentro del balance de la Compaa se encuentran las cuentas:

Cobranza Fin de mes moneda nacional M.N. Cuenta contable 3010719

Cobranza Fin de Mes dlares USD Cuenta contable 3010790

Estas cuentas son utilizadas para registrar todos aquellos valores los cuales ya se encuentran en poder de
la compaa, pero que an no se encuentran a disposicin lquida de la misma, como lo pueden ser los
cheques salvo buen cobro, etc.
El asiento contable a fin de mes como parte el proceso de cierre mensual es el siguiente:
Debe
Cobranza Fin de mes
Cuenta puente de clientes

Haber

X
X

La cobranza fin de mes es originada bsicamente por las siguientes operaciones:

Cheques recibidos por la Compaa aun no depositados en el banco.

Cheques depositados en las cuentas de la compaa los cuales aun ya se encuentran en las

cuentas bancarias pero que aun no se encuentran como disponible para la Compaa (cheques salvo buen
cobro)

Estos ttulos son registrados dentro de esas cuentas en plizas reversibles al cierre de cada mes, para
efectos de presentacin. El da posterior al cierre, sta pliza es reversada automticamente por el
sistema, debido a que los cheques son depositados el da siguiente al cierre y de no cancelar esta pliza
estaran duplicando el depsito.

332

8) RECORRIDO DE ESTIMACIN DE CUENTAS INCOBRABLES

|- 2.4.3.H -|

Personal involucrado en el proceso de cuentas por cobrar

Luz Maria Solorio

Gerente de crdito y cobranzas

Rodolfo del Cueto

Analista de crdito

Las Funciones de Rodolfo del Cueto, analista de crdito, son las siguientes:

Encargado del control y conciliacin de cuentas por cobrar

Administrador del maestro de clientes

Encargado de las lneas de crdito (autorizaciones de lmites de crdito, plazos y estudios de

crdito)

Administracin de la cobranza (relaciones de ingresos y conciliacin de cobranza contra la

entrada en bancos caja-)

Lneas de crdito (Credit Management Procedure)

Primero se llena el formato para estudio de crdito Credit Application Que viene dentro de la Poltica
Regional de Crdito.

Posteriormente, Rodolfo del Cueto revisa que la solicitud contenga los datos generales de la empresa (1).
Una vez revisado el formato, se contratan los servicios de una compaa externa llamada ASECOEM (2)
para que realice un estudio econmico de los prospectos de clientes.
ASECOEM visita al posible cliente y contesta un cuestionario en el que se incluyen datos tales como los
accionistas, actas constitutivas e informacin financiera y entrega a Especialidades Qumicas Mxico,
S.A. de C.V. un reporte con toda la informacin que el cliente proporcion. Esta informacin incluye:

Solicitud de crdito

Reporte con datos generales, resumen de informacin financiera, constitucin, accionistas,

participacin en otros negocios, referencias comerciales, antecedentes legales, experiencia con bancos,
lneas de crdito, propiedades, ramo, operacin (local, nacional e internacional), otros domicilios,
seguros, planes de expansin, observaciones del analista y evolucin del negocio.
Una vez entregado a Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V. el reporte final de ASECOEM,
Rodolfo del Cueto revisa el resultado de la investigacin y lleva a cabo un segundo anlisis para el
333

otorgamiento de crdito con lo que emite una recomendacin de crdito, la cual es enviada a la direccin
del segmento correspondiente.

El segmento revisa la recomendacin y si est de acuerdo, es firmada por el jefe del mismo. De ser
autorizada, se pone la informacin en el archivo de clientes (3).

En caso de no estar de acuerdo el jefe de segmento, se debe notificar a Rodolfo del Cueto las causas de
por qu se est en desacuerdo.

Se discuten las posibles acciones para cambiar la recomendacin (por ejemplo condicionar la lnea de
crdito, monitoreo, etc.) Se hacen negociaciones con el segmento correspondiente.

Si acepta finalmente el segmento al cliente, se prepara una nueva recomendacin que firma el jefe de
segmento, con lo que Rodolfo del Cueto procede a dar de alta al cliente en el Maestro de Clientes y en un
archivo de Excel en el que documenta cualquier cambio al maestro de clientes (4). Aqu finaliza el
proceso de estudios de lnea de crdito.

Calificacin del cliente

Existe un score a nivel mundial. Cada regin establece sus parmetros para calificar a los clientes como
riesgosos, de mediano o bajo riesgo.

Para calificar al cliente, Rodolfo del Cueto se basa en tres puntos:

1 Anlisis de la Agencia AASECOEM
2 Anlisis de las cifras financieras realizado por Rodolfo del Cueto
3 Score de Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V. en la que se da la calificacin del 1 al 5 al
cliente basndose en criterios cuantitativos y cualitativos.

Proceso para llevar a cabo la cobranza

Primero se realiza la cobranza. Los gestores de cobranza elaboran el formato de relacin de ingresos
todos los das (5).
El total de ingresos del da puede ser por:

Lnea Banamex (El estado de cuenta de Lnea Banamex del da anterior se captura directamente)
334

Se revisan los estados de cuenta de City Bank cuenta 40797325 (ingresos en dlares del da

anterior).Caja relaciona estos depsitos en un archivo de excel. Estos montos son generalmente importes
pequeos.

Las transferencias en moneda nacional son realizadas en Bancomer o Banamex y se incluyen en

el formato de relacin de ingresos, ya sea en cheque o transferencia.

La mayora corresponde a transferencias bancarias y en su menor parte son cheques.

Los formatos de ingresos son entregados a Rodolfo del Cueto, quien se encarga de revisarlos y
capturarlos en una hoja de excel para su control (6).

Diariamente, el departamento de caja carga a la cuenta de Banco que corresponda el ingreso contra la
cuenta puente de clientes (7)

Crdito y cobranzas (Rodolfo del Cueto) enva los formatos de relacin de ingresos del da a los
analistas, para su captura, con lo que se cancela la cuenta puente contra el cliente correspondiente.

Crdito y Cobranzas

Caja
Banco

x
Cuenta Puente

Cuenta Puente

Clientes

x
x

La cuenta puente para clientes en moneda nacional es la 31.10.910. Para clientes en moneda extranjera es
la cuenta 31.10.911

As mismo, diariamente el rea de crdito y cobranzas (Rodolfo del Cueto), con los archivos que
contienen la relacin de los formatos de relacin de ingresos del da anterior, (7.1) lleva a cabo una
conciliacin de saldos de la cuenta puente de clientes, misma que debe de estar saldada al final del da
(8). De existir diferencias estas se analizan por l mismo.

Los ingresos no identificados derivados de la cobranza diaria se registran en centro de costos 95.01.050,
en la cuenta 31.10.910 con abono a la cuenta 30.10.991 para ser analizados:
335

Ingresos no identificados
31.10.911

31.10.991

Proceso para modificar el maestro de clientes

Para modificar el maestro de clientes se necesita primero de la autorizacin del segmento (por medio de
la solicitud de autorizacin al maestro de clientes (9) Se puede dar de alta, modificar o dar de baja a un
cliente.

Crdito (Rodolfo del Cueto) revisa la solicitud de autorizacin para modificar el maestro de clientes.
Revisa el Registro Federal de Contribuyentes del cliente, y si se trata de un cliente nuevo, se enva un email con los datos del cliente a Basilea a una persona que es la encargada de dar un nmero al cliente, ya
que el consecutivo de clientes se maneja a nivel mundial. Este proceso de identificacin del cliente a nivel
mundial se implement en 2002. El consecutivo de clientes se encuentra en e-bussiness (Intranet)

El acceso al maestro de clientes slo lo tiene Rodolfo del Cueto y su clave es la de usuario, que cambia
cada 2 o 3 meses como medida de seguridad (10). Existe un riesgo inherente, ya que como se mencion
antes, el sistema no tiene un histrico de movimientos, pero el riesgo inherente se ve mitigado porque
todo cambio al maestro debe estar autorizado.

Una vez que ha revisado que est correctamente llenada y autorizada la solicitud de autorizacin para
modificar el maestro de clientes (11), Rodolfo del Cueto entra al sistema para llevar a cabo el alta, baja o
modificacin que se solicita.

Estimacin de cuentas incobrables

Rodolfo del Cueto prepara mensualmente (antes de julio porque a partir del citado mes se llevara a cabo
trimestralmente es decir; a la fecha de esta narrativa la siguiente junta para revisar la provisin de cuentas
incobrables se llevara a cabo en el mes de Septiembre) la provisin de cuentas incobrables la cual es
revisada por el BCO (Armando Acosta), una vez autorizada se registra en Contabilidad.

El primer da de cada mes se extraen del sistema todos los datos de las cuentas por cobrar y se introducen
en excel.

336

Esta informacin calcula automticamente la antigedad de saldos de las cuentas por cobrar en un
archivo diseado en excel (12).
Posteriormente, en otra hoja del mismo archivo se calcula automticamente la informacin de antigedad
de saldos por anlisis unit (AU), que son las subdivisiones de los segmentos.
La poltica menciona como una regla general el hecho de que todas las cuentas por cobrar de ms de 90
das deben tener una provisin registrada del 50% para cubrir el riesgo de cobro. Adems, todas las
cuentas por cobrar de ms de 180 das deben tener una provisin del 100% del saldo de la cuenta.

El 100% de provisin debe ser establecido independientemente de la fecha lmite las otras cuentas de los
clientes que son conocidos como insolventes. Todas las provisiones deben ser cargadas en el segmento
que corresponde.

Como regla general, se provisiona en base a los siguientes porcentajes:

Para saldos vencidos de 90-180 das se provisiona el 50%
Para saldos vencidos con ms de 180 das se provisiona el 100% (13)

La poltica de crdito y cobranzas tambin indica que en casos excepcionales, si el segmento puede
razonablemente justificar y documentar que no hay riesgo de prdida existente por una cuenta destacada,
una provisin no ser necesario ser registrada, toda la evidencia queda en los expedientes. Solo algunos
casos excepcionales deben ser documentados y aprobados por escrito por el BCO al tiempo que la
provisin se va a registrar, de lo contrario operan los controles del BSC. El Gerente de Crdito y el
Segmento de Ventas deben ser informados de la aprobacin de estas excepciones para que el
departamento de crdito descuente la factura al clculo de la Estimacin de cuentas incobrables (14).

Una vez calculada la reserva de cuentas incobrables por anlisis unit AU, se hacen ajustes a la reserva
(por aquellas excepciones en las que se tiene evidencia que son recuperables a pesar de la antigedad de
las cuentas) y se hace un resumen en donde se compara la reserva del mes anterior contra la reserva
nueva (15).

Finalmente, el rea de contabilidad (Georgina Hernndez), con la informacin existente enva el rea de
crdito, donde se realiza el asiento contable.

Cabe mencionar que cada pas adopta los lineamientos de acuerdo a sus necesidades. Estos lineamientos
los discuten el BCO, los segmentos y el rea de cuentas por cobrar.
337

Trminos de cobro al cliente

El trmino de cobro a nivel mundial es de 30 das factura (16). En los casos que este trmino no sea
adecuado se usarn las polticas incluidas en los Trminos estndar de pagos Das netos sobre fecha
factura

Ventas locales
Pas

Coating

Textile

Watter

Effects

Effects

Paper

&

Plastic

Home

Additives

Personal

treatment
Mxico

30

60

60

&

Care
60

30

Reporte de cartera
Este reporte lo prepara Rodolfo del Cueto. Primero baja un query a excel en el que se toman en cuenta las
disminuciones al saldo de la cuenta, tales como las notas de crdito. Automticamente se determina la
antigedad de saldos y en otra hoja de excel se determina el reporte por segmentos.

Se realiza un anlisis de cartera por AU y por cliente, y se llevan a cabo mensualmente juntas de crdito
para analizar las cuentas de los clientes (17). Los analistas de crdito llevan a cabo las minutas de estas
reuniones (especficamente en el segmento de Textiles y Home & Personal Care).

Tambin con estos datos se calcula el reporte de das-cartera para determinar la rotacin de cuentas
por cobra (18) (por segmento) y se hace una comparacin contra el Outlook.

As mismo, se lleva a cabo un reporte intercompaas. Cada una tiene un representante encargado de ver
los pagos nter compaas. El banco Mndez Gans realiza un neteo de saldos y enva los estados de cuenta
de manera mensual.

338

9) RECORRIDO DE MOVIMIENTOS DE CAPITAL

|- 2.4.3.I -|

General

El proceso de movimientos de capital es un proceso que no es tpico y no es un proceso que este diseado
de forma especial, ya que los movimientos de capital son poco usuales, a excepcin del registro del
resultado del ejercicio, el cual se analiza mediante el proceso de cierre de estados financieros. Los
movimientos y procesos de las diferentes cuentas de capital se analizan a continuacin:

Capital Social
El capital social de la Compaa no ha sido modificado en los ltimos aos; sin embargo, cualquier
movimiento que el capital sufra, sera verificado a travs de las actas de asamblea y con base en stas, se
realiza el registro contable. Para cada asamblea de accionistas se elabora un acta, la cual es registrada ante
notario pblico y es distribuida al departamento de jurdico y al comisario de la Compaa.

Resultados acumulados
Los resultados acumulados slo se ven afectados por el traspaso de los resultados del ejercicio anterior a
dicha cuenta, por lo que es muy fcil identificar los movimientos que dicha cuenta debe de sufrir.

Resultado del ejercicio

El resultado del ejercicio se determina conjuntamente con el proceso de cierre de estados financieros y
reportados a caza matriz.

Insuficiencia en la actualizacin del capital contable

Este rubro es afectado al cierre del ejercicio por el efecto en la actualizacin de las cifras de los estados
financieros a pesos constantes (pesos de poder adquisitivo del cierre del ejercicio al que correspondan los
estados financieros), de acuerdo a los criterios establecidos en el Boletn B-10 Reconocimiento de los
efectos de la inflacin en la informacin financiera de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados en Mxico (PCGA). Dicho clculo es realizado por el encargado de activos fijos (Eduardo
Lpez), quin a su vez es el encargado de realzar pruebas a dicho calculo.

339

Efecto acumulado inicial del impuesto sobre la renta diferido

Este rubro del capital fue registrado al reconocerse por vez primera los efectos del clculo de impuestos
diferidos, de acuerdo a los criterios establecidos en el Boletn D-4 Tratamiento Contable del Impuesto
Sobre la Renta, del Impuesto al Activo y de la Participacin de los Trabajadores en la Utilidad de los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Mxico. El movimiento del ejercicio corresponde
nicamente a la actualizacin del ejercicio de dicho saldo.

Reduccin al capital contable por obligaciones laborales

El movimiento de esta cuenta ser analizado en el proceso de Provisin Plan de Pensiones y Prima de
Antigedad y Otros Pasivos.

Controles

- La asamblea de accionistas es el nico rgano que tiene poder para decretar dividendos y realizar un
aumento o disminucin el capital

- Se elaboran actas de todas las asambleas de socios celebradas y stas son enviadas al departamento
jurdico y al comisario de la Compaa

- Se elaboran actas de todas las juntas de direccin que sean celebradas stas son enviadas al
departamento jurdico y al comisario de la Compaa

Procedimientos de revisin

Debido a que dicho proceso se basa en verificar las resoluciones de la asamblea de accionistas, mediante
la revisin de las actas de asamblea, se solicitarn todas las actas de asamblea del ejercicio, y
verificaremos, que cualquier movimiento de capital decretado por la asamblea de accionistas, haya sido
registrado en contabilidad en el periodo que le corresponda.

Tambin confirmaremos al secretario del consejo de administracin sobre el total de las asambleas
celebradas en el ejercicio.
340

Con lo anterior, se estar cumpliendo con algunos de los procedimientos generales de la auditoria.

341

10) RECORRIDO DEL PLAN DE PENSIONES Y PRIMA DE ANTIGEDAD

|- 2.4.3.J -|

reas involucradas:

Contabilidad:

Griselda Cesar / Contralor

Recursos Humanos

Felipe Mondragn / Gerente de nminas

General:

El proceso de Plan de Pensiones y Prima de Antigedad es aquel mediante el cual la Administracin de

la Compaa evala, determina y registra el monto de las provisiones a su cargo con motivo de los efectos
del plan de pensiones y los cargos por concepto de prima de antigedad a favor de los trabajadores al
servicio de la Compaa, as como el registro de las bajas por concepto de pagos por dichos conceptos.

El proceso se basa en la determinacin de los montos, que por concepto de indemnizacin (plan de
pensiones) y prima de antigedad, la Compaa estara obligada a desembolsar al da de hoy
considerando, entre otros, la antigedad de los empleados y su nivel de ingresos; as como la
determinacin de los montos a que la Compaa estara sujeta en un futuro, considerando una estimacin
de vida probable para cada empleado, con el fin de ir aumentando las provisiones respectivas hasta un
monto que le permitan cubrir los riesgos relativos a los conceptos antes sealados.

Estudio actuarial:
Para lo anterior, la Administracin de la Compaa se auxilia de un despacho externo llamado AON
Mxico, el cual elabora los clculos y determina los montos de las provisiones en el ejercicio, de acuerdo
a ciertos supuestos. AON Mxico cuenta con prestigio en el mercado nacional.

La informacin sobre los empleados que sirve de base para el estudio actuarial, es proporcionada por el
rea de nminas y es autorizada por el director de recursos humanos (RH).

Registro contable:
La otra parte del proceso de Plan de Pensiones y Prima de Antigedad se basa en el registro de los montos
determinados en el plan actuarial obtenido por la Administracin de la Compaa. Dichos registro son
342

elaborados por la C.P. Griselda Cesar, quien es la responsable a su vez, de la informacin financiera
reportada a la casa matriz.

La C.P. Griselda Cesar obtiene el clculo actuarial del despacho externo y registra los montos
determinados en dicho clculo, para lo cual tambin elabora una cdula de amarre.

Los montos registrados desde el mes de enero al mes de octubre, se realizan con base al estudio actuarial
del ejercicio anterior, proyectado para el ejercicio actual. En el mes de noviembre, se obtiene el estudio
correspondiente al ejercicio vigente y se realizan los ajustes necesarios para igualar el pasivo neto
proyectado, y en su caso el pasivo y activo adicional, en la parte proporcional de 11 meses. En el mes de
diciembre se terminan de hacer los ajustes para igualar el saldo de las cuentas de pasivo a lo que el
estudio actuarial del ejercicio establezca, de acuerdo a las siguientes cuentas:

CUENTA

CONCEPTO
Activo Intangible

3930101

Plan de Pensiones

CUENTA

CONCEPTO
Pasivo Adicional

4820100

Plan pensiones pasivo

CUENTA

CONCEPTO
Pasivo Neto Proyectado

4413111

Fideicomiso para pensiones

4413112

Fideicomiso para prima de antigedad

CUENTA

CONCEPTO
Resultados

1420802

Provisin de aportacin para fondo de pensiones

1420803

Provisin de aportacin para fondo de prima de antigedad

1440802

Provisin de aportacin para fondo de pensiones

1440803

Provisin de aportacin para fondo de prima de antigedad

Como puede observarse, el proceso de Plan de Pensiones y Prima de Antigedad, en lo que a la parte de
registro se refiere, no esta segregado en varias personas, ya que slo es generado y revisado por el rea de
343

control de la Compaa y reportado directamente a la casa matriz. Por lo que respecta a la determinacin
actuarial y determinacin de supuestos, es un proceso controlado por la imparcialidad de un despacho
externo.

CONCLUSIN:

Como resultado de lo anterior, y considerando que el registro de las provisiones del Plan de Pensiones y
Prima de Antigedad no es verificado antes de ser reportado, hemos concluido que la mejor estrategia
para obtener seguridad de la suficiencia de dichas provisiones, de los registros y en general de los saldos
de las cuentas es elevar el riesgo de control al mximo y realizar suficientes procedimientos sustantivos en
una fecha muy cercana al cierre de los Estados Financieros.

344

11) RECORRIDO DE PARTICIPACIN EN SUBSIDIARIAS

|- 2.4.3.K -|

Personal involucrado:

Ernesto Curiel

Contabilidad

Antecedentes:

Especialidades Qumicas es propietaria del 99.80% de las acciones de Coveca, S.A. de C.V., compaa
dedicada a la comercializacin de automviles nuevos.

Procedimiento:

El proceso para registrar la participacin en las utilidades de compaas subsidiarias se realiza

mensualmente tomando como base el resultado del mes que corresponda de Coveca, al cual se le aplica el
99.80% para obtener as la participacin correspondiente a la inversin de Especialidades Qumicas
Mxico, S.A. de C.V..

El resultado as obtenido es registrado en los libros de Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V.

Mensualmente el contador verifica que el registro haya sido aplicado correctamente en BPCS, contra el
clculo que l determin. Se verifica dems, que la proporcin de inversin en la Compaa, sea la
correcta.

El contador verifica que los clculos hayan sido con base a los estados financieros definitivos de Coveca a
la fecha y por los periodos de registro.

345

12) RECORRIDO DE SALIDAS DE EFECTIVO

|- 2.4.3.L -|

El rea de Cuentas por Pagar (ACP), es el rea encargada de registrar las pasivos con base a los
documentos recibidos y crea las provisiones para los gastos de luz, telfono, predio, etc.

No se puede registrar una cuenta por pagar en el mdulo de ACP, si no se cumplen con los requisitos
necesarios para cada tipo de servicio. La creacin de la cuenta por pagar se realiza a partir del soporte
documental, verificando que exista la orden en el sistema y el documento cumpla los requisitos segn el
tipo de pasivo. Los pagos se realizan dos veces al mes conforme al calendario de pagos elaborado por
Tesorera, ACP elabora un reporte previo, generado en una opcin del sistema de seleccin de pagos, el
cual elige el pago a proveedores con base a su vencimiento. Dicho reporte es conocido como Cash
Requirements Summary y debe de coincidir con el total de pagos generados por el rea de tesorera.

El reporte anterior se prepara tres das antes de la fecha programada para el pago, el cual es enviado a
Tesorera para que verifique los datos del proveedor respecto a sus datos bancarios, una vez verificados
los datos de los proveedores, tesorera elabora una relacin de transferencias rechazadas y excluidas
pendientes de reenviar, que incluye todos los proveedores que no tiene los datos bancarios, los cuales son
excluidos para el pago, este archivo es colocado en las carpetas de la red, compras debe de verificar la
situacin y obtener la informacin.

ACP entrega la relacin de todos los documentos originales a Tesorera para que se realice el pago,
cuando son pagados Tesorera perfora los documentos con la fecha del da de pago. Todos los
proveedores nacionales se registran en pesos a pesar que los proveedores facturen en dlares, la
revaluacin del pasivo se hace en forma mensual.

Cabe mencionar que para poder realizar los pagos es necesario que se tengan los siguientes documentos:

Formato de Pago

Copia Factura

Copia Pedido

Copia Pedimento

Tesorera es la encargada de correr el reporte de pagos para moneda extranjera y realizar los pagos, una
vez que se pagan las facturas de proveedores de moneda extranjera se les pone el sello de pagado,
actividad realizada por Tesorera.
346

Gastos Aduanales
La recepcin de documentos se lleva a cabo directamente en las oficinas en Mxico. Los agentes
aduanales envan la cuenta de gastos con todos los documentos originales de soporte (excepto en el caso
del pedimento del cual se enva solo copia fotosttica y el original es enviado al rea de International
Trade).

Posteriormente International Trade revisa la cuenta de gastos del agente aduanal y cuando la regresa va
sistema, el analista de ACP procede a registrar la transaccin en el sistema:
a) Se registra un crdito por el importe total de gastos.
b) Se registra un dbito por el anticipo que se va a descontar.
c) Se registra otro crdito para asociarlo en el anticipo dado de alta o pendiente de comprobar (en caso de
que quede un remanente por comprobar).

Controles Programados
9 En el modulo de ACP no se pueden crear pasivos, si no existe la orden o el aviso de entrada.
9 Para cada tipo de proveedor existe una cuenta contable (proveedores, proveedores de activo fijo,
proveedores de refacciones, acreedores gastos, acreedores maquila, acreedores agentes aduanales).

Controles manuales
9 A todo documento recibido en ACP se le pone sello de recibido.
9 Los documentos procesados por el ACP son firmados por el analista y el encargado de ACP.
9 Se elabora un reporte previo de pagos (Cash Requirements Summary).
9 Elaboracin de Relacin de transferencias rechazadas y excluidas antes de realizar los pagos.
9 Contar con los documentos originales para realizar el pago de proveedores de origen nacional.
9 Se pone el sello de pagado, para los pasivos de proveedores de moneda extranjera que han sido
pagados.
9 Se perforan las facturas de los proveedores nacionales despus de que se han pagado.
9 Elaboracin de calendarios de pagos en forma anual.
9 Revaluacin mensual de proveedores en moneda extranjera.

Riesgos Inherentes

Existen saldos de proveedores en moneda extranjera.

Alto volumen de transacciones.

347

6.6.4 IDENTIFICACIN DE CONTROLES Y RIESGOS

Durante nuestros recorridos de los diferentes procesos que se llevan acabo dentro de la empresa, nosotros
localizamos algunos riesgos dentro de estos procesos y preguntamos a los encargados de stas reas si se
tenan controles para estas.
Lo que encontramos tanto en riesgos como en controles se desglosa como sigue:

Proceso 1: Cierre de Estados Financieros

Riesgos

a) Existen registros duplicados y/o ficticios en el mayor general y auxiliares.

b) Las cifras reportadas a casa matriz son incorrectas.
c) Los Tipos de Cambio para reevaluar los saldos a fin de mes son incorrectos o los saldos no se
reevalan a fin de mes.
d) Que las cifras reportadas no sean las definitivas. Que Casa Matriz no reciba el reporte definitivo
mensual.
e) Todos los derechos y obligaciones de la Compaa no estn apropiadamente reflejados en los estados
financieros.

Controles

1. Existe un calendario para determinar el periodo de cierre de estados financieros y las funciones que
deben cubrirse en cada fecha. Contabilidad monitorea mediante este calendario que se vayan
cubriendo todas las actividades que son parte del proceso de cierre.
2. Contabilidad se gua con el calendario de cierre mensual para verificar que todas las plizas fijas del
mes son registradas.
3. Control BSC revisa que se corran los procesos que les corresponden y que estos concilien contra
GLD.
4. Contabilidad revisa el los reportes diarios del Financial Report Online Global Standard (FROGS):
FROGS es una herramienta que realiza validaciones en el sistema y que emite reportes sobre las fallas
detectadas y cuyo servidor se encuentra en Estados Unidos. Con dicho programa se realizan
348

conciliaciones diarias de los mdulos de Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Ventas, Costo de
Ventas, Inventarios y Nminas. Georgina Hernndez revisa reportes FROGS (Financial Report Online
Global Standard) de Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Nminas. Jos Luis Aguilar revisa
reportes FROGS (Financial Report Online Global Standard) de Ventas, Costo de ventas e Inventarios.
5. Revisin de Reporte Cinfo con el que se controlan las ventas y el costo de ventas de la Compaa y
del grupo. Conciliacin del reporte Cinfo contra la contabilidad. Jos Luis Aguilar (Contabilidad de
Costos) verifica los reportes Cinfo C-10 Ventas terceros, C-20 Ventas intercompaas, C-30 Costo de
ventas terceros y C-30 Costo de ventas intercompaas para verificar que concilien contra mayor
general.
6. Proceso diario de INV920 es un proceso automatizado para monitorear cualquier error de codificacin
antes de que las facturas sean posteadas, dicho proceso es revisado por Jos Luis Aguilar
(Contabilidad de Costos).
7. Cuando no existe relacin entre centro de costos y Compaa (Especialidades Qumicas Mxico, S.A.
de C.V.) en algn registro contable, NAFTA Estados Unidos. enva mensaje indicando que existe
error.
8. Ernesto Curiel y Georgina Hernndez (Contabilidad) revisan y corrigen movimientos mal registrados
en GLD.
9. Todos los das se corre un proceso para asegurar que las transacciones del da anterior se registraron
correctamente. En caso existir errores, se emite un reporte y se le da seguimiento con el rea de GIS
(Informtica) y/o con el rea que gener la informacin. El archivo GJW contiene todas las plizas
ingresadas en BPCS, indica el da de la afectacin, centros de costos afectados, importes.
10. Hyperion tiene una validacin automtica en la que concilia cada cdula y todos los valores. La
validacin en Hyperion la corre Alejandro Benitez mediante la opcin en sistema valid. Alejandro
Benitez revisa que todo quede en ceros en el reporte de validacin, con esto el sistema indica que no
hay diferencias entre cruces de las formas de Hyperion.
11. Adems de la validacin de Hyperion, Alejandro Benitez corre un proceso en Access y genera un
archivo de resultados y otro para balance. Con estos archivos efecta una simulacin en Excel que l
dise para verificar cmo agrupara Hyperion las cifras y efecta una validacin unos tres das antes
de que se vaya a correr el proceso.
12. Alejandro Benitez verifica que los importes totales de AS 400 concilien con los de Hyperion en
Balance y Estado de Resultados, exceptuando el centro de costos 99 (Clculo de B.10).
13. Notificacin a casa matriz de reporte Hyperion mensual: Dan Smith (NAFTA Estados Unidos.)
notifica por e-mail a Basilea que el reporte Hyperion definitivo ya puede ser consultado en el sistema.
14. Los estados financieros anuales y sus notas son revisados y aprobados por Griselda Csar (BSC
Contralora) antes de su emisin.
15. Cuando una cifra reportada en Hyperion tiene variaciones no esperadas o importantes segn criterio
de casa matriz, solicita a BSC Contralora llenar el cuestionario Financial Control Checklist para
explicar las causas que originaron dichas variaciones.
16. Cada mes se prepara y/o revisa el reporte MBO (Montlhy Business Operations) y es presentado a la
Direccin.
349

Proceso 2: Ventas y Cuentas por Cobrar

Riesgos

a) Los saldos de cartera en moneda extranjera no se revalan

Controles

1. Acceso restringido para liberacin de pedidos detenidos.

2. Aplicaciones a la cartera realizadas por un grupo de personas.
3. Autorizacin para emisin de notas de crdito.
4. Autorizacin para modificacin de precios.
5. Bloqueo automtico a pedidos de clientes que tiene crditos excedidos.
6. Bloqueo automtico a pedidos de clientes que tienen vencimiento de acuerdo a la autorizacin del
segmento.
7. Conciliacin diaria de cuentas puente entre crdito y caja.
8. Conciliacin diaria de ingresos entre crdito y cobranzas.
9. Clculo de estimacin para cuentas incobrables de acuerdo a poltica.
10. Distribucin emite las facturas, certificados de calidad y hojas de seguridad.
11. El personal de distribucin concilia las facturas contra los embarques y enva al Departamento de
Cobranza para programar la fecha de cobro
12. Existen cuentas contables especficas en resultados para el registro de tipo de movimientos para
estimacin.
13. La Compaa realiza estudios y anlisis crediticios para soportar las condiciones de crdito otorgadas
a sus clientes.
14. La liberacin de crditos bloqueados es realizada por los analistas de crdito.
15. Los precios de venta son alimentados de intranet.
16. Mensualmente se revisa el comportamiento de las ventas en los reportes del sistema Cinfo con el que
se controlan las ventas y el costo de ventas as como su amarre contra el mdulo de ventas.
17. Revaluacin automtica de la cartera en moneda extranjera.
18. Revisin de documentos antes de enviar la mercanca.
19. Todas las cuentas por cobrar no reservadas con antigedad mayor a 180 das son documentadas por
BCO.
20. Todos los pedidos que se ingresan al mdulo de BPCS deben tener como origen el pedido de un
cliente.
350

Proceso 3: Compras y Cuentas por Pagar

Riesgos

a) Existen compras de productos o servicios que no tienen un propsito propio del negocio.
b) Se realizan aplicaciones a las cuentas por pagar sin que las transferencias hayan sido pagadas.
c) Se realizan pagos a las cuentas bancarias errneas de los proveedores y/o acreedores. No se cumple
con fecha preestablecidas de pago.
d) No existe documentacin de recepcin cuando se reciben los productos.
e) No se realiza el registro de devoluciones o material no aceptado.
f) Los traspasos electrnicos no estn debidamente aprobados.
g) Las facturas y notas de crdito del proveedor contienen errores en nombre de proveedor, precio,
unidades, descuentos o en operaciones aritmticas.

Riesgos inherentes identificados en la revisin de cuentas por pagar:

Existen saldos de proveedores en de moneda extranjera.

Alto volumen de transacciones

Controles

1. Conciliacin diaria GLD contra ACP.

2. Contar con la orden de pago para proveedores extranjeros e intercompaas.
3. Contar con la orden de pago, copia de la factura y relacin para realizar el pago a proveedores
extranjeros.
4. Depuracin y revisin de las facturas en el sistema.
5. Elaboracin de calendario anual para pagos intercompaas "Clearing".
6. Elaboracin de calendario de pagos a proveedores nacionales y extranjeros anual.
7. Las cuentas bancarias para realizar el pago a proveedores se crean desde alta de proveedor en el
sistema.
8. Para los pagos en moneda nacional, todo proveedor debe de llenar un formato de transferencias
bancarias.
9. Toda factura pagada se perfora o se pone sello de pagado.
351

10. Todas las ordenes de compra son registradas en BPCS

11. Revaluacin mensual de proveedores en moneda extranjera.
12. Revaluacin mensual de proveedores nacionales que facturan en moneda extranjera.
13. Todo gasto debe estar correctamente autorizado.
14. Todo tipo de pasivo debe cumplir con los requisitos especficos para su registro.
15. Todos los saldos por pagar con intercompaas son conciliados mensualmente.
16. Verificacin de documentacin contra reporte de seleccin de pagos.

Controles programados

El sistema BIST prepara una conciliacin diaria entre el GLD y ACP (REPORTES FROGS).
Por cada tipo de proveedor existe una cuenta contable (proveedores, proveedores de activo fijo,
proveedores de refacciones, acreedores gastos, acreedores maquila, acreedores agentes aduanales).
En el mdulo de ACP no se puede crear el pasivo si no existe la orden o el aviso de entrada.

Controles manuales y manuales

Se perforan las facturas de proveedores nacionales despus que han sido pagadas.
Toda orden de pago procesada por ACP debe estar revisado por el encargado del rea.
Todo pasivo debe tener el aviso de entrada (AE).
Toda compra de inventarios a terceros necesita tener tres cotizaciones.
Reevaluacin mensual de saldos en moneda extranjera con intercompaas.
Contar con la orden de pago, copia de la factura y relacin para realizar el pago a proveedores
extranjeros.
Elaboracin de relacin de transferencias rechazadas y excluidas antes de realizar los pagos.
Por cada tipo de proveedores existe una subcuenta contable.
Elaboracin de calendario de pagos a proveedores nacionales y extranjeros anual.
ACP (Mariana Ziga) genera en BPCS un reporte previo de pagos de moneda nacional, y este es
turnado a Enrique Vzquez quien lo firma de recibido (el reporte se llama Cash Requirements
Summary).
Contar con la orden de pago para proveedores extranjeros e intercompaas.
Existen niveles de autorizacin de acuerdo a FICO (base de datos diseado en Basilea donde se
muestra lo que cada empleado tiene poder para autorizar. Los niveles de autorizacin son a nivel
NAFTA y se muestran autorizaciones por persona hasta cierto lmite).
352

Proceso 4: Autorizacin para la Adquisicin de Activo Fijo

Riesgos

a) Algunos gastos se capitalizan como activos fijos.

b) Las adiciones no se clasifican correctamente en el rubro que les corresponde.
c) No se contabilizan las ganancias o prdidas en retiros o ventas de propiedades, plantas y equipo.
d) No se informa oportunamente a las personas encargadas del registro, de las adquisiciones, ventas y
bajas de activo fijo que se realizan.
e) No se registran las bajas fsicas de los activos.
f) El importe de los comprobantes de adquisicin no coincide con lo registrado como altas.
g) Las adquisiciones de activo no han sido apropiadamente autorizadas.
h) No se realizan inventarios fsicos.
i) No se cuenta con un adecuado expediente de la documentacin soporte del activo fijo o con la
documentacin apropiada para el registro de este.
j) Se registran adquisiciones, transferencias, retiros o ventas sin la documentacin apropiada.

Controles

1. Control del detalle para cada proyecto por segmento.

2. El registro de alta de activo fijo se hace por unidades de activo fijo.
3. El responsable de activo fijo de cada planta se asegura de solo capitalizar activos y gastos
relacionados con el proyecto.
4. Elaboracin mensual de conciliacin de activo fijo por sistema.
5. Elaboracin mensual de pliza manual para bajas y traspasos de activo fijo
6. Elaboracin mensual de reportes de movimientos partiendo del saldo inicial del periodo.
7. Se coteja mensualmente el total de las facturas fsicas contra lo registrado en el sistema.
8. Todas las facturas originales se encuentran resguardadas en expedientes
9. Todas las ordenes de compra deben ser autorizadas por una persona segn FICO (Director de Planta,
Director General y/o lder de proyecto)
10. Todas las rdenes de compras se registran en Idhammar.
11. Todos los pagos de facturas de los proyectos deben incluir Norma, Pedido y Proyecto
12. Reporte CAPEX (Capital Expediture de Activo Fijo)

353

Proceso 5: Determinacin de Inventario

Clave 1: Procedimiento de recepcin y entrega de Materia prima y Materiales.

Riesgos

a) Estimacin incorrecta del tipo y cantidad de materiales que se van a mover dentro de los almacenes.
b) Los costos del inventario pueden ser irreales y distorsionar la informacin financiera.

Controles

1. La empresa mantiene un plan de produccin autorizado de acuerdo con las polticas establecidas por
la administracin.
2. El sistema Cinfo permite de manera inmediata presentar informes correspondientes a contabilidad.

Clave 2: Procedimiento de Produccin en Proceso.

Riesgos

a) No se entrega la cantidad correcta de Materias Primas o materiales.

b) Cuando se emite una requisicin para que surtan un faltante no se hace responsable a ninguna persona
de dicho faltante.
c) Los cierres de rdenes no se llevan acabo con los procedimientos adecuados.
d) Las rdenes de produccin no vienen con todas las firmas de autorizacin y entrega.
e) No se cumplen con los tiempos programados de entrega.
f) En algunos casos no se registran en tiempo y forma los movimientos en el sistema Cinfo
g) No existe una adecuada segregacin de funciones.

Controles
354

1. Se llena la hoja 2-3 de las rdenes de produccin anotando en el espacio correspondiente las
cantidades de materias primas que se estn recibiendo y se complementa con el nombre y firma de
quien recibe.
2. Se firma de autorizacin el cierre de la orden de produccin y el traspaso de los artculos terminados
al almacn de Artculos Terminados.
3. Se lleva un control de los tiempos que se emplean en cada uno de los procesos y se anota la causa del
porque se estn excediendo de los tiempos programados.
4. Se evala la calidad de los productos generados en el rea y se lleva un control de las desviaciones
finales entre los recursos y materiales programados contra los reales.

Clave 3: Procedimiento de recepcin de Productos al almacn de producto terminado

Riesgos

a) No se d autorizacin para el cierre de la produccin en proceso.

b) Los cierres de rdenes no se llevan acabo con los procedimientos adecuados.
c) No se revise la produccin terminada antes de ser entregada al almacn de productos terminados.
d) Que la entrega que se realice al almacn de productos terminados lleve ms tiempo del necesario.
e) El encargado del almacn de productos terminados no revisa que los productos entrantes al almacn
estn completos.
f) No se registra la entrada de las mercancas al almacn de productos terminados.
g) No se le asigna la clave adecuada para su resguardo en el inventario.
h) No se entregue copia del vale de entrada a contabilidad.

Controles

1. El encargado del almacn de produccin en proceso verifica los productos terminados y revisa que
cumplan con las disposiciones antes de su entrega.
2. Se firma de autorizacin para el cierre de la orden de produccin en proceso.
3. El encargado del almacn de productos terminados coteja vale de entrada contra copia de cierre de la
orden de produccin.
4. Se les asigne clave a los productos una vez entrados al almacn de productos terminados.
5. Acabado el registro en el almacn de productos terminados se entrega copia del vale de entrada a
contabilidad.
355

Clave 4: Procedimiento para realizar cancelaciones y devoluciones de material utilizado en

Produccin

Riesgos

a) Que no se encuentre debidamente autorizado la devolucin de material.

b) No se verifica la mercanca devuelta al almacn de materia prima.
c) No se firma de recibido cuando se ingresa las mercancas al almacn de materia prima.
d) No se tiene firmado el vale de devolucin.
e) No se pasa copia del vale de devolucin a contabilidad.

Controles

1. No procede la devolucin si no esta firmada de autorizado.

2. El encargado del almacn de devolucin en proceso verifica la mercanca devuelta registrada en la
orden con los materiales que se encuentran fsicamente.
3. El vale de devolucin esta firmado de autorizado cuando se ingresa la mercanca al almacn de
materias primas.
4. Una vez registradas las materias primas devueltas dentro de su respectivo almacn se manda copia del
vale de devolucin a contabilidad.

Clave 5: Procedimiento para surtir producto del almacn de producto terminado.

Riesgos

a) Error humano
b) Falta de supervisin en el departamento de almacn.

Controles

356

1. El sistema AS-400 da mucha seguridad, ya que trabaja en forma sincronizada y disminuye el riesgo de
que existan errores.
2. Verificacin de los datos contenidos en los documentos soporte.

Clave 6: Procedimiento para realizar el inventario fsico

Riesgos

a) Los inventarios registrados incluyen propiedad de terceros

b) La distribucin de los artculos en el almacn es confusa
c) Los inventarios incluyen artculos que no son destinados para su venta
d) Existen registros duplicados y/o ficticios en el mayor general y auxiliares

Controles

1. El registro de mercancas en el sistema Cinfo se actualiza cada que entra y /o sale un producto a
materias primas, a produccin en proceso o productos terminados.
2. A travs del sistema Cinfo se registra la ubicacin de artculos, por lo tanto, en el reporte de
inventarios existe una columna donde se especifica dicha ubicacin.
3. Para la toma de inventarios se presentarn tanto personal de la empresa quien realizar el conteo,
como personal del departamento de Auditoria Interna quienes estarn como testigos y verificarn que
el procedimiento sea en base al manual operativo de la empresa.
4. La toma fsica de inventarios de cierre del ejercicio es avalado por los auditores externos contratados
por la compaa.

357

Proceso. 6: Nminas

Este proceso abarca lo relacionado con las requisiciones de personal, altas de empleados, registro al
Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), clculo y registro de los pagos por sueldos correspondiente,
la liquidacin y baja de empleados.

Los controles que sern probados son aquellos que mitiguen de forma directa un posible riesgo de error o
fraude en la informacin financiera de la Compaa.

Riesgos

a) Existen errores en las horas o tiempos reportados a nmina.

b) No se notifica y/o paga todo el trabajo realizado a compensar.
c) No se registra, notifica o paga todo trabajo realizado al ser compensado (tarjetas, tiempos).
d) Errores en las cantidades a retener por conceptos de impuestos o la integracin del salario diario
integrado (SDI) es incorrecta o no considera datos reales.
e) Los pagos de nmina se registran en el periodo distinto al trabajado.
f) No se registran o pagan todos los impuestos relativos a la nmina.
g) No se registran todas las prestaciones acumuladas como vacaciones, bonos, aguinaldo, fondo de
ahorro.
h) Los gastos por nmina/sueldos por pagar/impuestos se clasifican errneamente en mayor y/o
auxiliares.
i) Se realizan pagos ficticios y/o duplicados, incluyendo pagos a ex-trabajadores.
j) Las tarifas que se utilizan para clculo de impuestos no son las de Ley correspondiente.

Controles

1. Control de tiempos de empleados a travs de sistema Starfinger007.

2. Todas las variaciones de tiempos trabajados deben ser autorizadas. Las variaciones de tiempos son
autorizadas por los supervisores a travs de Lotus.
3. Existe un reporte de altas y bajas mensual.
4. Las tablas fiscales son incluidas dentro del sistema Human. Todas las tablas fiscales relativas a
clculos fiscales (Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Ley del Sistema Ahorro para
358

el Retiro (SAR), Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores
(INFONAVIT), Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR)) estn dentro del sistema Human.
5. Plizas automticas de sistema con base a parmetros preestablecidos. Todos los parmetros de
registro de nminas estn incluidas en el sistema Human.
6. Los datos para clculo del Sistema nico de Autodeterminacin SUA se toman del sistema Human.
7. Se verifica la integracin de los salarios diarios integrados bimestralmente de manera aleatoria. Se
verifica a varios trabajadores en cuanto a su clculo. Se deja la evidencia en una carpeta mensual.
8. Human asigna un nmero nico consecutivo de Pliza contable.
9. Los pagos de SUA son realizados por Tesorera.
10. Los datos de los empleados se incluyen en los recibos de pago, y son firmados de conformidad por los
empleados.
11. Las altas y bajas de personal se hacen mediante un "aviso mltiple de personal".
12. Pliza automtica de fondo de ahorro, aguinaldo, 2% sobre nminas.
13. Se tiene tablas para integracin del salario diario integrado (SDI) fijo ms variabilidad.

359

Proceso. 7: Entradas de Efectivo

Este proceso incluye Entradas de efectivo.

Los controles que sern probados son aquellos que mitiguen de forma directa un posible riesgo de error o
fraude en la informacin financiera de la Compaa.

Riesgos

a) Las entradas y salidas de efectivo no son registradas en el momento que se reciben o son registradas
en periodo incorrecto.
b) Existen depsitos de una institucin bancaria registrados y/o clasificados en otra cuenta.
c) La codificacin de las entradas de efectivo son incorrectas en Balanza de Comprobacin y/o auxiliares
y no son registradas en el perodo que les corresponde.
d) No se deposita todo el efectivo recibido en las cuentas bancarias de la compaa o no se realizan los
registros de depsitos y/o cobros cuando son recibidos.
e) Existen entradas de efectivo (cobranza) duplicadas o ficticias en balanza y auxiliares o las entradas no
corresponden a los montos depositados.
f) No se tienen afianzadas a las personas que tienen la custodia del efectivo.
g) Las entradas de efectivo (cobranza) en moneda extranjera son valuadas incorrectamente.
h) Las entradas de efectivo no son registradas en el momento que se reciben o son registradas en periodo
incorrecto.

Controles

1. Se realizan conciliaciones bancarias mensuales manuales y automticas. Son tres cuentas bancarias de
mayor movimiento, el sistema BPCS (modulo de conciliaciones bancarias) concilia los movimientos
que se corresponden entre contabilidad y bancos por: referencia, importe y fecha.
2. Conciliacin diaria de cuentas puente entre crdito y caja. Rodolfo Del Cueto elabora la Conciliacin
de Cuentas Puente de Cobranza Diaria para Mxico para identificar las diferencias diarias y aclararlas.
3. Cuentas bancarias en dlares se manejan 1X1, adicionalmente incluyen cuenta complementaria
4. A cada cliente se le asigna un dgito verificador. Cuando se da alta aun cliente se le da la opcin de
pagar con transferencia o cheque y por medio del banco se la otorga un digito verificador para realizar
360

sus depsitos, este digito es nico y lo verifica como cliente de Especialidades Qumicas Mxico, S.A.
de C.V.
5. Conciliacin diaria de ingresos entre crdito y cobranzas.
6. Se realizan conciliaciones bancarias mensuales manuales y automticas.
7. Todos los cheques en trnsito son analizados en el reporte de "saldo en trnsito".

361

Proceso 8: Estimacin de cuentas incobrables

Este proceso abarca la determinacin, evaluacin, registro y cancelacin de los saldos de las cuentas por
cobrar sujetos a ser reservado, de acuerdo con las polticas de la Compaa.

Riesgos

a) Que no se reserven todas las cuentas incobrables.

b) Que la estimacin no se haga de acuerdo a polticas.
c) Las cuentas por cobrar no recuperables no son identificadas y reservadas.
d) No se revisan los lmites de crdito al momento de realizar ventas.
e) La estimacin de cuentas incobrables es insuficiente.
f) No se revisa en forma peridica la estimacin para cuentas incobrables.

Controles

1. Bloqueo automtico a pedidos de clientes que tiene crditos excedidos.

2. Toda excepcin de lmites de crdito o vencimiento est autorizada.
3. Todas las cuentas por cobrar no reservadas con antigedad mayor a 180 das son documentadas por
BCO
4. Bloqueo automtico a pedidos de clientes que tiene crditos excedidos.
5. La Compaa realiza una minuta mensual de junta respecto de la recuperacin de crdito
6. Cada mes se realiza una junta con los segmentos para evaluar la cartera.
7. Acceso restringido para liberacin de pedidos detenidos
8. El acceso para la liberacin de pedidos detenidos es solo por los analistas de crdito con conocimiento
del gerente de crdito
9. Bloqueo automtico a pedidos de clientes que tiene crditos excedidos.
10. Bloqueo automtico a pedidos de clientes que tienen vencimiento de acuerdo a la autorizacin del
segmento
11. Clculo de estimacin para cuentas incobrables de acuerdo a poltica.
12. La elaboracin de la estimacin para cuentas incobrables es conforme a poltica y se elabora
mensualmente.
13. Existen cuentas contables especficas en resultados para el registro de tipo de movimientos para
estimacin.
362

Proceso 9: Movimientos de capital

Riesgos

a) Que se decreten dividendos y no sean registrados.

b) Que existan disminuciones o aumentos de capital no registrados.
c) Que se registre un movimiento de capital no autorizado.

Controles

1. Actas de asamblea.
a-Los registros de los movimientos de capital se realiza con base a las actas de asamblea de accionistas.
b-Las resoluciones de las asambleas de accionistas, debe de protocolizarse en una acta.
c-El departamento jurdico revisa que todos los movimientos en el capital sean soportados en actas de
asamblea.

2. Asamblea de accionistas.
Todos los movimientos de capital son aprobados por la asamblea de accionistas de la Compaa, el cual
es el mximo rgano de decisiones.

363

Proceso 10: Provisin Plan de Pensiones, Prima de Antigedad y Otros Pasivos Acumulados

Riesgos

a) Que no se incluya al total del personal de la Compaa en el clculo del ejercicio.

b) Que no sean consistentes los supuestos utilizados para su clasificacin correspondientes al Plan de
Pensiones y Prima de Antigedad.
c) Que existan errores de registro.

Controles

1. La revisin se realiza por actuarios independientes

La revisin de las obligaciones derivadas del Plan de Pensiones y Prima de Antigedad, es determinada
por un despacho de actuarios independiente, y registrado por el Contralor de la Compaa (Griselda
Cesar).

2. La clasificacin se realiza por actuarios independientes.

La adecuada clasificacin de las obligaciones derivadas del Plan de Pensiones y Prima de Antigedad, es
determinada por un despacho de actuarios independiente, y registrado por el Contralor de la Compaa
(Griselda Cesar).

3. El registro del periodo, es verificado por el Contralor (Griselda Cesar), y es reportado a Basilea para
otra revisin

364

Proceso 11: Participacin en subsidiarias

Riesgos

a) Que no se registre la participacin en las inversiones de todas las subsidiarias o que se registren por
duplicado.
b) Que no se aplique la proporcin de participacin en subsidiarias correcto.

Controles

1.

Revisin Mtodo de Participacin.

Coveca, S.A. de C.V., compaa subsidiaria, es incorporada a travs del mtodo de participacin y existe
un "check list" en el que es incluido como una operacin que debe ser registrada de forma mensual.

2.

El contador verifica el registro en BPCS de la participacin en subsidiarias.

El contador verifica mensualmente que el registro en BPCS de la participacin en subsidiarias sea

correcto, de acuerdo a las polticas establecidas.

365

Proceso 12: Salidas de Efectivo

Riesgos

a) Se realizan pagos a las cuentas bancarias de los proveedores y/o acreedores sin autorizacin previa, ni
revisin del supervisor. No se cumple con fecha preestablecidas de pago.
b) Las entradas y salidas de efectivo no son registradas en el momento que se realizan.
c) Existen errores en la codificacin y/o registro de intereses por prstamos.
d) Se registran prstamos y pagos con casa matriz ficticios o duplicados se reciben o son registradas en
periodo incorrecto.
e) Se registran prstamos bancarios y pagos ficticios o duplicados.

Controles
1.

Manejo de base de proveedores por un grupo de personas especializadas.

2.

El registro de altas de proveedores se hacer por medio de Replenishment, un encargado (Alejandro

Baltasar) es quien tiene acceso a modificar y registrar los nuevos cambios a la base de datos del
maestro de proveedores.

3.

Elaboracin de calendario de pagos a proveedores nacionales y extranjeros anual. Se elaboran

calendarios en forma anual para los pagos a proveedores nacionales y proveedores extranjeros.

4.

Elaboracin de Relacin de transferencias rechazadas y excluidas antes de realizar los pagos. Al

momento de revisar los datos bancarios de los proveedores, Sergio Leong elabora la Relacin de
transferencias rechazadas y excluidas. por aquellos proveedores que no cuentan con los datos
bancarios.

5.

Las cuentas bancarias para realizar el pago a proveedores se crean desde alta de proveedor en el
sistema.

6.

Todos los cheques en trnsito son analizados en el reporte de "saldo en trnsito". En este reporte se
analizan por tesorera los cheques entregados a proveedores/ acreedores aun no cobrados.

7.

Se realizan conciliaciones bancarias mensuales manuales y automticas. Son 3 cuentas bancarias de

mayor movimiento, el sistema BPCS (modulo de conciliaciones bancarias) concilia los movimientos
que se corresponden entre contabilidad y bancos por: referencia, importe y fecha. Posteriormente se
aplican manualmente las partidas no identificadas por el sistema.

8.

El sistema BPCS genera la aplicacin contable por los pagos electrnicos. El sistema generar la
aplicacin contable por cada uno de los pagos en forma electrnica, cancelando el pasivo respectivo.

9.

El registro de pasivos se hace con los documentos recibidos. Para poder realizar el pago de
proveedores nacionales se deben enviar los documentos originales previamente revisados por ACP.

10. Para la autorizacin debe ser con firmas de acuerdo a autorizacin en FICO
366

6.6.5 IDENTIFICACIN DE REAS CRTICAS.

La estrategia de Auditora Interna, para la identificacin de reas crticas de Especialidades Qumicas

Mxico, S. A. de C.V., fue crear equipos de trabajo para elaborar el recorrido e identificar las Riesgos y
controles de cada proceso, para confirmar nuestro entendimiento, se obtuvo evidencia durante el
recorrido, indagando con los propietarios del proceso y observando la ejecucin de funciones de las
personas que participan con cada uno de ellos.

Derivado del anlisis anterior, se concluye que los controles identificados en 12 procesos son efectivos,
basados en el ambiente de control de la entidad. Al hacer esta evaluacin se ha considerado lo siguiente:

Caractersticas

Evaluacin

El control interno a nivel entidad

Efectivo

Cualquier

predisponer

circunstancia
la

gerencia

que
para

pudiera
presentar

errneamente los estados financieros y/o que

Ninguna

pudieran causar la probabilidad de que se violarn

los controles relativos identificados

Se identific el siguiente proceso a revisar:

Inventarios, debido a que esta inversin generalmente representa uno de los renglones ms importantes
del activo de las empresas y determinante del costo de ventas, que a su vez tiene un efecto en el resultado
del ejercicio.

Solucin: Realizar la Auditora de forma detallada, debido al riesgo inherente en la aseveracin de

integridad ya que:

Existe un elevado volumen de transacciones, as como de materiales y productos

Existen inventarios en diferentes localidades.

El riesgo de control en la aseveracin de integridad ha sido considerado mnimo debido a que:

367

Existen controles y stos fueron probados, sus resultados fueron congruentes con lo esperado.
Durante nuestro entendimiento del proceso de inventarios identificamos los siguientes riesgos:

Elevado nmero de transacciones y producto de inventario

Sistema complejo de valuacin: costo estndar
Existen inventarios en diversas localidades (Atotonilquillo, Puebla y Tultitln)
La innovacin de los competidores crea productos alternativas o cambios en el mercado lo que puede
acarrear problemas de obsolescencia de activos fijos.

368

6.7 PROGRAMA DE DETALLADO DE AUDITORA

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

AUDITORA INTERNA ADMINISTRATIVA-OPERACIONAL
DEL 16 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2006

PROGRAMA DETALLADO DE AUDITORA

Objetivo

Evaluar los hallazgos existentes en el rea crtica seleccionada, para determinar el grado de efectividad y
eficiencia de las operaciones, as mismo verificar que estn logrando los objetivos y metas establecidas,
dentro de los objetivos generales del rea y de la entidad, finalmente formular, las conclusiones y
recomendaciones para su mejora e informar a Direccin General de la Compaa.

INVENTARIOS

Procedimientos

1.

Evaluar el control interno, por medio de la aplicacin de cuestionarios.

2.

Elaborar flujograma de inventarios, identificando Riesgos y controles.

Clave 1 Procedimiento de recepcin y entrega de materia prima

3.

Seleccionar aleatoreamente 50 copias de facturas de compra (proveedor), al mes de marzo 2006 y

verificar lo siguiente:

Que exista la copia de pedido y/o la requisicin de compra, que soporte cada factura.
Que los siguientes conceptos coincidan con el reporte generado por el sistema Cinfo (entradas), al
mes de marzo
369

a) Cantidad
b) Nmero de lote
c) Fecha de caducidad
d) Firma de verificacin (Almacenista)
e) Sello y firma recibido (Jefe de almacn)

4.

Seleccionar aleatoreamente 50 rdenes de produccin o vales de salida del mes de marzo 2006 y
llevar a cabo lo siguiente:

Verificar que estn respaldadas por rdenes de produccin o vale de salida.

Validar el nmero de folio, cantidad, nmero de lote, fecha de caducidad, firma de entregado
(Almacenista), as como la de quien recibe (segmento solicitante).
Cotejar contra reportes generados por Cinfo (salidas), al mes de marzo 2006.
a) Nmero de pedido
b) Nmero de factura
c) Cantidad
d) Precio
e) Fecha de caducidad
f) Nmero de lote

5.

Verificar con el reporte sistema Cinfo (salidas), al mes de marzo 2006, lo siguiente:

La aplicacin de la disminucin de las existencias por salidas de material.

Nmero de orden de produccin.
rea solicitante
Firma

Clave 2 Procedimiento para controlar los bienes en el almacn

6.

Seleccionar aleatoreamente 50 notas de entrada al almacn del mes de marzo 2006 y realizar lo
siguiente:

Verificar que contengan nmero de pedido, factura y lote, as como la cantidad, precio, nombre y
firma del almacenista que recibi, folio consecutivo y nombre del proveedor.
Validar que la fecha de registro en el sistema Cinfo sea igual a la fecha en la que se recibieron las
Materias Primas o Materiales.
Conciliarlas contra cargos del auxiliar de almacn generado por el sistema Cinfo.

370

7.

Presenciar el proceso de recepcin de bienes. Posteriormente, elaborar el memorando

correspondiente, describiendo:

Las etapas del proceso, poniendo ms atencin al departamento de inventarios.

Cotejar la ubicacin contra el listado generado por el sistema Cinfo.

8.

Revisar polticas para la asignacin de cdigos y verificar que se cumplan, tomando muestras y
viendo que cumplan con los requisitos establecidos en dichas polticas.

9.

Seleccionar aleatoreamente 50 rdenes de produccin o vales de salida del mes de marzo 2006 y
realizar lo siguiente:

Verificar que sea anotada la cantidad surtida en el espacio que corresponde y que los espacios no
utilizados sean anulados.
Ver que se firmen los espacios destinados para este fin tanto de quien entrego como de quien recibi.

Clave 3 Procedimiento de produccin en proceso

10. Seleccionar aleatoriamente 50 rdenes de produccin y revisar lo siguiente:
La salida de mercancas esta debidamente autorizada por el jefe del almacn.
La orden cuenta con nombre y firma de quien esta recibiendo
La cantidad de mercancas surtidas es igual a la solicitada.
Los espacios en blanco fueron anulados
La fecha de entrega de los materiales en la orden de produccin coincide con la fecha de recibido por
parte del rea de produccin en proceso.
Se anotaron en los tiempos reales ocupados
La orden de produccin cuenta con autorizacin por parte de control de calidad
Esta debidamente autorizada la salida del almacn de produccin en proceso por el responsable
La orden de produccin no esta alterada.

Clave 4 Cancelaciones y devoluciones de material utilizado

11. Seleccionar aleatoreamente cancelaciones y devoluciones, 10 de cada una, del mes de marzo 2006 y
realizar lo siguiente:
Verificar el registro de dichas cancelaciones y devoluciones en tiempo y forma.
Cotejar contra los reportes Cinfo (Reingreso de materiales)
Solicitar cierres de produccin que avalen la situacin.
371

Clave 5 Procedimiento de recepcin de productos al almacn de producto terminado

12. Presenciar un da este procedimiento, posteriormente elaborar el memorando correspondiente,
describiendo el procedimiento.

13. Verificar que los productos que requieran un almacenaje especial, sean almacenados de acuerdo a sus
caractersticas.

14. De las 50 ordenes de produccin seleccionadas anteriormente, verificar:

Que los datos del cierre de orden (hoja 3 de 3) sean iguales a los anotados en las dos hojas anteriores.
Que todos los espacios donde se deban de anotar los tiempos reales, estn debidamente llenados.
Que se anote la cantidad recibida al igual que fecha, firma y nombre de quien recibe y quien entrega.

15. Verificar el correcto flujo de informacin

Clave 6 Procedimiento para surtir producto del almacn de producto terminado

16. Solicitar 50 documentos soporte de los pedidos de marzo 2006, recibidos del departamento de venta,
en los que se validar:
Fecha del documento
Firma de autorizacin del departamento de rea
Que contenga cantidad y descripcin de productos
Precio unitario y monto
17. Cotejar la fecha de pedido, precio unitario y monto, cantidad y descripcin de productos, de los
documentos anteriores contra las copias de facturas, as como verificar operaciones aritmticas de las
mismas.

18. Presenciar un da de operacin, en donde se efectu la salida del producto, posteriormente, elaborar
el memorando correspondiente, considerando lo siguiente:

De los pedidos anteriores verificar que en la preparacin del empaque se revise lo siguiente:
Que se empaque cotejando contra los datos correspondientes de la factura
372

 Que se coloque una de las copias del pedido dentro de la caja

Que se entregue al chofer o al cliente, segn corresponda.
Que se coloque etiqueta del destino de cada caja, en caso de ser venta fornea.

Clave 7 Procedimiento para realizar el inventario fsico

19. Solicitar el instructivo que se ocup en la toma de inventarios del mes de marzo 2006, para verificar
el procedimiento descrito en el instructivo y el comentado por el responsable de los inventarios, as
como de los involucrados, sea el efectivamente realizado. Se considerar lo siguiente:
Actividades a realizar
Das en que se realiz
Personal que debi haber participado

Cualquier desviacin debe ser comentada y aclarada con los responsables del inventario. (Identificar
posibles observaciones y documentarlas)

20. Realizar un recorrido por todo el almacn para verificar lo siguiente:

Las condiciones de seguridad del almacn (que existan extinguidores, que no haya productos
flamables que se encuentren expuestos, seales de seguridad, etc)
Que todos los materiales estn marbeteados.

De existir alguna situacin que llame nuestra atencin, es necesario comentarla con los responsables del
inventario y/o almacn. (Identificar posibles observaciones y documentarlas)

21. Solicitar un listado de existencia al mes de marzo 2006, de materia prima, produccin en proceso y
de productos terminados.

22. Seleccionar 25 partidas aleatoreamente del listado proporcionado, que correspondan a materia prima,
15 partidas para produccin en proceso y 40 para productos terminados.

373

23. De lo seleccionado en el punto anterior, realizar el conteo fsico, disminuyendo o aumentando lo

correspondiente al mes de junio de 2006, de tal manera que se llegue a la existencia al mes de marzo
del mismo.

24. Cotejar nuestras pruebas con el conteo definitivo realizado por la Compaa, de existir diferencias
solicitar que sean aclaradas para tener en nuestros registros (pruebas) la existencia definitiva de cada
material seleccionado.

25. Obtener corte de formas firmado por el responsable del inventario y copia de los siguientes
documentos:
ltima entrada al almacn.
ltima salida de materia prima del almacn hacia la produccin.
ltima entrada al almacn de producto terminado y/o intermedio.
ltima salida del almacn de producto terminado.
ltima factura emitida en la planta.
ltimo embarque de material.
ltima (s) orden (es) de produccin elaborada (s) y/o en proceso.

11.- Llenar el Formulario para Observacin de Inventario Fsico con todos los comentarios en l
requeridos, de ser necesario, hacer un memorando de observaciones por separado.

13.- Obtener copia del listado definitivo del inventario.

374

6.8 DESARROLLO DEL PROGRAMA DE DETALLADO DE AUDITORA

6.8.1

|- 2.6.2.A -|

APLICACIN DE CUESTIONARIOS PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL

INTERNO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD AUDITADA:

Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V.

REA: .INVENTARIOS
PREGUNTA

SI

NO

1. Se ejercen prioridades de control en funcin al valor de los

inventarios?

2. Est restringido el acceso a los almacenes?

3. Con respecto a las bases de valuacin de inventarios, al

igual que para la determinacin del costo de ventas Son
consistentes en relacin con periodos o ejercicios anteriores?

4. Con respecto a la toma y valuacin de inventarios fsicos:

a) Se practica inventario fsico por lo menos una vez al ao, o
bien sobre base rotatoria peridica?

b) Es adecuada la planeacin para la toma de los inventarios

fsicos?

c) Las diferencias que se determinan Se ajustan en libros,

contando con previa aclaracin?

d) Para efectos de inventario fsico Se separan fsicamente los

diferentes tipos de inventarios?

e) Se identifican aquellas partidas que deben ser dadas de

baja por obsolescencia o mal estado?

f) Se cuida que los precios base para la valuacin se apliquen
y transcriban correctamente?

375

N/A

OBSERVACIONES

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD AUDITADA:

Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V.

REA: INVENTARIOS
CONCEPTO

SI

NO

5. Se vigila que aquellas personas que tienen bajo su

cargo el control fsico de los inventarios no intervengan
en otras funciones?

CON RESPECTO AL INVENTARIO DE PRODUCTOS

TERMINADOS

6. Las salidas de mercancas de almacn Estn

debidamente amparadas por requisiciones autorizadas o

por notas de embarque?

CON RESPECTO AL INVENTARIO DE MATERIA PRIMA

7. Estn amparadas las salidas de materias primas o

materiales del almacn con requisitos formales o con

notas de entrada a los procesos productivos?

CON RESPECTO A LA PRODUCCIN EN PROCESO

8. Est el sistema integrado a la contabilidad general de

la entidad?
9. Dentro de lo posible Se comparan los estndares de
produccin de la entidad con los de sus competidores o

la industria en general?
10. Se supervisa el establecimiento de estndares a un
adecuado nivel de autoridad?

11. En relacin con la mano de obra directa Se

distribuye adecuadamente en funcin a rdenes de
produccin?

376

N/A

OBSERVACIONES

6.9 CARTA DE SUGERENCIAS DE LA REVISIN DE CONTROL INTERNO

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO,

S.A. DE C.V.,

Carta de sugerencias

Auditora del 16 de Enero al 30 de Junio de 2006

377

Junio 30, 2006

Santiago Pulido
Director General
Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V.

Estimado seor Pulido:

Como resultado de la revisin del control interno de Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V., del
periodo comprendido del 16 de Enero al 30 de Junio de 2006, a continuacin presentamos algunas
sugerencias que esperamos sean de utilidad a la administracin de la Institucin, en su proceso continuo
de mejoramiento de la estructura del control y de otras prcticas y procedimientos administrativos y
operativos.

Las sugerencias tienen como propsito hacer recomendaciones constructivas y no contemplan todos los
asuntos que eventualmente pudieran mejorarse. Nuestra auditora tuvo como finalidad evaluar el control
interno existente.
Agradecemos de antemano su atencin a la presente y quedamos a sus rdenes para los comentarios
adicionales que estime conveniente sobre el contenido de dicho informe.

Atentamente,
Departamento de Auditoria Interna

CPC Hctor Ivn Rodrguez Gonzlez

378

Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V.

Carta de sugerencias

Al 30 de junio de 2006

Derivado del anlisis anterior, se concluye que los controles identificados en 12 procesos son
efectivos, basados en el ambiente de control de la entidad. Al hacer esta evaluacin se ha considerado lo
siguiente:

Caractersticas

Evaluacin

El control interno a nivel entidad

Efectivo

Cualquier

circunstancia

que

pudiera

predisponer a la gerencia para presentar

errneamente los estados financieros y/o
que pudieran causar la probabilidad de que
se

violarn

los

controles

Ninguna

relativos

identificados

Debido a la importancia de los procesos y sus operaciones relacionadas se determin lo siguiente:

Contenido:
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO
Pg.
1.

Administracin de Almacenes e Inventarios

Almacn de Materias Primas

Produccin en Proceso

Almacn de Artculos Terminados

Almacn General

379

ALMACN DE MATERIAS PRIMAS

Procedimiento de Recepcin y Entrega de Materia Prima

Conclusiones

Cuando el proveedor entrega materiales en malas condiciones, se obliga a realizar el cambio

fsico de los mismos, esto podra provocar costos excesivos y serios retrasos en produccin.

Se observo que en la recepcin de materiales se verifica que stos renan las caractersticas
requeridas, sin embargo, no existe un control establecido en el manual de inventarios para
verificar que el empaque de dichos materiales no se encuentre violado.

No existe un debido control en el soporte de las entradas al almacn.

Sugerencias

Establecer medidas con los proveedores con respecto a los tiempos de entrega y la debida
proteccin de los materiales. De tal manera que permita asegurarse que la aceptacin fsica de
los materiales sea rpida, ordenada y correcta y que los aspectos relativos a procedimiento han
sido respetados y aceptados.

Se sugiere establecer un control especfico dentro del manual de inventarios de cmo deben estar
empaquetados los materiales que ingresan al almacn.

Establecer tareas de supervisin por parte del encargado del almacn hacia el personal
responsable de reunir los documentos necesarios para soportar las requisiciones de material.

380

PRODUCCIN EN PROCESO.

Procedimiento para Controlar los Bienes en el rea de Produccin en Proceso

Conclusiones de la Revisin
Despus de realizar el anlisis correspondiente a las operaciones que se realizan en el rea de Produccin
en Proceso se encontraron las siguientes deficiencias:

En caso de no estar la persona encargada de autorizar la salida de los productos terminados, las
rdenes de produccin quedan incompletas, lo que ocasiona deficiencias en el registro de
informacin.

Una vez que se comparan los tiempos reales de entrega con los estimados, solo queda el registro
en las rdenes de produccin, sin embargo, no existe un papel de trabajo o informe detallado de
las desviaciones que pudieran existir.

Sugerencias

Informar al personal, los niveles jerrquicos que existen as como la distribucin de funciones
que se debe de hacer en caso de faltar alguna persona.

Realizar una tabla de comparaciones entre tiempos reales y estimados, que sirva de base para
analizar el porque de las desviaciones y realizar las correcciones correspondientes

Cancelaciones y Devoluciones de Material Utilizado

Conclusiones de la Revisin

381

Dentro de la revisin que se llevo acabo del proceso de cancelaciones y devoluciones de materiales se
detecto lo siguiente:

Cuando se actualiza el sistema no se informa de manera oportuna a los empleados y eso puede
causar un mal manejo de la mercanca dentro del almacn, y podran causar confusin.

Hay mermas a la hora de devoluciones al almacn de materia prima debido a que stas se daan
al ser trasportadas para su reacomodo en dicho almacn. Esto debido a que la maquinaria que se
utiliza en esta rea ya es un poco vieja y brinda un servicio inadecuado.

Soluciones

Dar capacitacin al todo el personal, cuando se realice la actualizacin de los sistemas en tiempo
y previo a su utilizacin. As cmo aclarar dudas en el manejo de stos en forma oportuna.

Se sugiere comprar maquinaria nueva para sustituir aquellas que no estn en condiciones de
funcionar como se debera. Dado que esto est afectando de manera contina el traslado y
cuidado de las mercancas.

ALMACN DE ARTCULOS TERMINADOS

Procedimiento de recepcin de Productos al almacn de producto terminado.

Conclusiones de la Revisin

Dentro de la revisin que se llevo acabo del proceso de salida del almacn de Produccin en Proceso y la
entrada al almacn de Productos Terminados se detecto lo siguiente:

382

Hay mermas a la hora de devoluciones al almacn de materia prima debido a que stas se daan
al ser trasportadas para su reacomodo en dicho almacn. Esto debido a que la maquinaria que se
utiliza en esta rea ya es un poco vieja y brinda un servicio inadecuado.

Los formatos de vales de entrada de mercanca al almacn que se encuentran cancelados en el

sistema, fsicamente no se les pone un sello de cancelado y por lo tanto puede haber confusin a
la hora de revisar fsicamente los vales.

Soluciones

De igual manera que en el punto de Cancelaciones y Devoluciones se sugiere comprar

maquinaria nueva para sustituir las que no estn en condiciones de funcionar como se debera.
Dado que esto est afectando de manera contina el traslado y cuidado de las mercancas.

Se debe de tener un mayor control fsico de los veles de Entrada al Almacn de Productos
Terminados archivados, y poner sello de cancelados a los correspondientes para evitar
confusiones a la hora de la consulta de dichos papeles.

Procedimiento de Salida de Producto Terminada del Almacn

Conclusiones

Con base en los procedimientos aplicados y a los resultados obtenidos, podemos concluir que el
proceso se realiza de manera razonable.

El sistema Cinfo permite que el control de entradas y salidas de mercancas sea eficaz ya que se
actualiza permanentemente, sin embargo, se encontr una venta cancelada, la cual no est
debidamente soportada, ya que se requiere que se anexen fotocopias de la factura original y
replicas originadas por el sistema previo cotejo con los formatos originales.

Sugerencias
383

Para mitigar est deficiencia, se sugiere se tener una mayor supervisin en el rea de inventarios.

ALMACN GENERAL

Procedimiento para realizar el Inventario Fsico

Conclusiones
El proceso de toma de inventarios se consider adecuado y cumpli con las medidas de seguridad
requeridas, adems estuvo organizado de forma eficaz y no se encontraron diferencias relevantes
en el conteo de las mercancas.

Existieron 3 casos de ubicaciones que no correspondan a las del listado.

Los marbetes deben colocarse de forma consecutiva de acuerdo a la ubicacin de artculos, sin
embargo encontramos algunos que no fueron colocados correctamente por lo que puede prestarse a
malos entendidos.

Sugerencias

Proveer capacitacin previa a la toma de inventarios al personal que realizar el conteo de

mercancas sobre cul ser el procedimiento, responsabilidades asignadas y manejo de
instrumentos como marbetes y formatos correspondientes a este procedimiento, con el fin de tener
una mejor organizacin y agilizar el conteo de los materiales.

Respecto a las ubicaciones de artculos, se sugiere se asigne a un encargado de supervisar

Hctor Ivn Rodrguez Gonzlez

Director del Departamento de
Auditora Interna
384

6.10 INFORME FINAL DE LA REVISIN DEL CONTROL INTERNO

ESPECIALIDADES
QUMICAS MXICO,
S.A. DE C.V.
REA: AUDITORA
INTERNA
JUNIO 2006

PRIMER INFORME DE
AUDITORA INTERNA
385

}
ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.
AUDITORA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA
DEL 16 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 2006

Mxico, D.F. a 30 de junio de 2006

Lic. Santiago Pulido

Director General
Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de C.V.

Hemos estudiado, examinado y analizado el proceso de Inventarios de Especialidades Qumicas Mxico,

S.A. de C.V. por el periodo del 16 de enero al 30 de junio de 2006 El control interno aplicado para dicha
rea es responsabilidad de la administracin de la compaa. Mi responsabilidad consiste en expresar una
opinin sobre el mismo con base en mi auditora.

Mi examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditora interna aplicables a la Compaa, las
cuales requieren que la auditora sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una
seguridad razonable de que el control interno es eficaz, y que la operacin de la compaa es adecuada
para lograr lo objetivos, misin y metas planteados por la misma. La auditora consiste en la revisin de
campo del marco general de la Compaa, con base en pruebas selectivas, del proceso de inventarios;
asimismo, incluye la evaluacin del manual correspondiente elaborado por la compaa, as como de las
medidas de control interno efectuadas por la administracin. Considero que mi examen proporciona una
base razonable para sustentar mi opinin.

La revisin, examen y conclusiones a que se refiere este informe fueron preparados en cumplimento con
el acta de asamblea extraordinaria nmero cinco con fecha 9 de Diciembre de 2005 mediante la cual, fue
creado el Departamento de Auditora Interna y no para algn otro propsito; en consecuencia, el presente
informe no debe ser distribuidos a terceros.

386

En mi opinin, el control interno en el proceso de inventarios antes mencionado, es efectivo, en todos los
aspectos importantes con excepcin del rea de Almacn de Materias Primas as como los dems que se
incluyeron en la carta de sugerencias entregada por este departamento, por el periodo del 16 de enero al
30 de junio del ao 2006

C.P. Hctor Ivn Rodrguez Gonzlez

Director del Departamento de Auditora Interna

387

ESPECIALIDADES QUMICAS MXICO, S.A. DE C.V.

EVALUACIONES SOBRE LA REVISIN DEL PROCESO DE INVENTARIOS
AL 30 DE JUNIO DE 2005

Objetivo

El presente documento tiene como objetivo complementar y tener un mejor detalle de las conclusiones
obtenidas en el informe de auditora, as como evaluar el rea auditada aunado al proceso de revisin en
su conjunto.

Alcance.

Nuestra primera evaluacin cubri un anlisis general de los procedimientos que se manejan en la
compaa, el cual se realiz en los meses de enero y febrero del ao en curso, donde se hizo un estudio a
travs de entrevistas con los directores de cada una de las reas, aplicacin de cuestionarios, anlisis y
evaluacin de manuales de polticas y procedimientos y un recorrido por toda la empresa con el fin de
verificar que estos ltimos cumplen con los requisitos necesarios de control interno vigente en la
compaa.

Puntos de Evaluacin

1.

Control Interno General de la Compaa.

2.

Proceso de Inventarios en la compaa.

(a) Materias Primas

(b) Produccin en Proceso
(c) Productos Terminados

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1.- CONTROL INTERNO GENERAL DE LA COMPAA

Como ya se mencion anteriormente se hizo un anlisis de los procedimientos de la compaa los cuales
se enlistan a continuacin
1.

Cierre de Estados Financieros

2.

Ventas y Cuentas por Cobrar

3.

Compras y Cuentas por Pagar

4.

Autorizacin para la adquisicin de Activos Fijos y su Depreciacin

5.

Determinacin de Inventario

6.

Nminas

7.

Entradas de Efectivo

8.

Estimacin de cuentas incobrables

9.

Movimientos de capital

10. Pensiones y Prima de Antigedad

11. Manual de Participacin de subsidiarias
12. Manual de Salidas de Efectivo

Derivado de nuestra revisin se determin que el control interno general de la compaa es razonable, sin
embargo, por la magnitud de las operaciones y el tamao de la compaa se decidi seccionar nuestra
revisin por procesos iniciando con Determinacin de Inventario, puesto que este cuenta con tres
subprocesos en cada una de las tres plantas y como consecuencia se vuelve ms complejo el manejo de
los mismos. La evaluacin del proceso de inventarios se redacta en el punto 2 de la presente.
Es importante mencionar que los manuales de polticas y procedimientos son realizados por la compaa
y no se verifica si existe algunos requerimientos estndar para la elaboracin de los mismos, por lo que se
sugiri al director general de la compaa Santiago Pulido la creacin del departamento de Organizacin
y Mtodos, quien tendra como objetivo revisar y estandarizar cada uno de los manuales, as como
verificar el cumplimiento de los mismos as como realizar cada semestre las adecuaciones
correspondientes.

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2. EVALUACIN DEL PROCESO DE INVENTARIOS.

ALMACN DE MATERIAS PRIMAS

Se concluy que el sub-proceso realizado en el Almacn de Materias Primas no es efectivo, debido a que
el personal del almacn no est cumpliendo con las instrucciones especificadas en el Manual de
Inventarios en su clave 1 Procedimiento de recepcin y entrega de materias primas. Como puntos
relevantes que nos sirvieron de sustento para nuestra opinin estn los siguientes:

a)

En nuestra revisin encontramos que no se est soportando adecuadamente las rdenes de

Produccin que se utilizan para requerir materiales, como son copia de la factura del proveedor
que debe estar anexa al formato mencionado, lo que significa que el personal no est apegndose
a las instrucciones establecidas en el manual de inventarios, es por esto que se platic con el
encargado de almacn de las tres plantas de la Compaa para sugerirles que se asignen tareas de
supervisin mensuales por parte de ellos hacia los responsables de reunir la documentacin
necesaria para autorizar la entrada de materiales al Almacn de Materias Primas que deben
acompaar las rdenes de produccin, quienes estuvieron de acuerdo. Se enviar a un auxiliar
del Departamento de Auditora Interna a cada una de las plantas de la Compaa en un mes
posterior a la fecha de la presente con el fin de verificar que se lleve a cabo lo acordado.

b) Se detect que las rdenes de produccin del da 28 de marzo del ao en curso, no cuentan con
la firma del almacenista responsable de esta tarea. Aunque los productos que ingresaron al
almacn estn de acuerdo a lo requerido en estos formatos y no se afect las existencias en
almacn, se coment con los encargados de los almacenes as como con el director general de la
compaa, la solucin de que se asignen en el manual de inventarios a 2 o 3 responsables de las
autorizaciones de recepcin de mercancas, as como informar al personal de las plantas, con el
fin de que tengan un mayor control y no depender de la asistencia de slo una persona
responsable. A la fecha del presente informe no se han observado acciones que respalden la
aceptacin a nuestra sugerencia debido a que no se ha asignado al responsable para realizar
dicho cambio en el manual.

c)

El personal de almacn encargado de la recepcin de materiales, no requiere que estos empaques

se encuentren debidamente sellados. Esto se considera relevante debido a que no existe un
control definido en el manual de inventarios para verificar que el empaque de los materiales
cumpla con medidas de seguridad y como consecuencia el personal de almacn no realiza la
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tarea de verificacin y validacin correspondiente. A la fecha del presente informe no se han

observado acciones que respalden la aceptacin a nuestra sugerencia debido a que no se ha
asignado al responsable para realizar dicho cambio en el manual.

ALMACN DE PRODUCCIN EN PROCESO

Procedimiento para Controlar los Bienes en el rea de Produccin en Proceso

El sub-proceso de Produccin en Proceso es adecuado, eficiente y razonable en tiempo, manejo de

mercancas y elaboracin de productos.

Lo anterior no resta importancia al hecho de que no existe un control especfico para autorizaciones en
salidas al almacn de artculos terminados, es de suma importancia que se comunique al personal qu
personas son las que cuentan con las claves en el sistema Cinfo para autorizar el traslado al Almacn de
Artculos Terminados. Se encontr una respuesta satisfactoria a nuestra sugerencia en las plantas de
Atotonilquillo y Puebla donde los encargados entregaron un memo a los empleados de las plantas para
informar sobre los responsables asignados, est pendiente la planta de Tultitlan, donde se asign a la C.
Mirna Daz, auxiliar del Departamento de Auditora de seguimiento.

En el caso de las desviaciones de tiempos de produccin en planta, slo encontramos 2 casos que por el
nmero de artculos y procesos no es relevante.

Cancelaciones y Devoluciones de Material Utilizado

Las deficiencias de mayor relevancia en la revisin de la Produccin en Proceso son las siguientes:

1. La compaa no cuenta con la maquinaria adecuada para transportar la mercanca, causando

mermas en los productos.

2. El personal no cuenta con la capacitacin necesaria para manejar los montacargas con los que se
realiza el traslado de mercancas.
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3. Manejo de informacin deficiente de los supervisores a los subordinados sobre el avance en el

proceso de produccin.

Las deficiencias sealadas en los puntos 1 y 2 no provocan un dao econmico severo a la compaa y
aunque el nmero de mermas y desperdicios ocasionados es mnimo, el objetivo es que el proceso de
inventarios sea 100% efectivo y evitar al mximo prdidas por lo que se platic con la direccin general
de la compaa encontrando viable la solucin de sustituir las unidades para transportar los materiales que
se encuentran daadas o bien que su vida til se ha extinguido con el fin de reducir las mermas en los
productos terminados, sin embargo, an no ha sido aprobada esta decisin por el consejo de
administracin de la compaa. Respecto a las deficiencias que competen al personal, se sugiere se
capacite al personal en el manejo de maquinaria as como

Respecto al punto 2 durante el periodo de nuestra revisin no se encontraron casos reales sobre retrasos
en produccin como consecuencia de esta deficiencia debido a que los subordinados tienen tareas
especficas asignadas, sin embargo, se espera que el control interno sea 100% eficiente, por lo que se
coment el da 2 de junio con los encargados de este almacn en las 3 plantas quienes tomaran las
medidas correspondientes para evitar riesgos.

ALMACN DE PRODUCTOS TERMINADOS

Evaluamos que el subproceso de Almacn de Productos Terminados es eficiente y cuenta con resultados
satisfactorios para la compaa debido a que no hubo hallazgos de retrasos en la entrega de artculos al
rea de ventas con lo que los clientes de la compaa cuentan con nuestros productos de forma oportuna,
y antes de enviarlos al cliente se verifica que los productos renen los requisitos indispensables para
cubrir las necesidades de los clientes de la compaa.

No obstante, es importante sealar que los formatos de vales de entrada de mercanca al almacn que se
encuentran cancelados en el sistema no se les pone un sello de cancelado y por lo tanto puede haber
confusin a la hora de revisarlos fsicamente, dentro del periodo de nuestra revisin no existieron casos de
malos manejos de estos formatos, sin embargo, se evalo en conjunto con los encargados de los
almacenes que esta medida de seguridad es indispensable para lograr un control interno 100% eficiente.
Se verific en una visita a las instalaciones, que estos formatos ya contaban con el sello de cancelado
hasta la fecha de la misma.

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As como en el caso de Produccin en Proceso, se platic con la direccin general de la compaa

encontrando viable la solucin de sustituir las unidades para transportar los materiales que se encuentran
daadas o bien que su vida til se ha extinguido, teniendo respuesta una respuesta semejante.

ALMACN GENERAL

Procedimiento de toma de inventarios

Este procedimiento se encontr efectivo debido a que se apega al manual de inventarios de la compaa,
al instructivo asignado y se realiza de forma organizada adems de que se lleva a cabo cada 6 meses por
lo que el control es alto. Adems durante este procedimiento pudimos observar que el personal de las
plantas cuenta con identificaciones de la compaa con fotografa, nombre y rea a la que pertenece, con
lo que se cumple con la medida de seguridad en salvaguarda de materiales.

Aunado a lo anterior se verific satisfactoriamente que

(1) El inventario existe fsicamente,

(2) Las cantidades declaradas representan razonablemente las cantidades reales en existencia a la
fecha de la observacin, y

(3) el inventario se encuentra en una condicin til y vendible.

Proceso de destruccin de mercancas del 18 al 20 de mayo de 2006

Durante el proceso de revisin del proceso de inventarios, la compaa nos inform sobre la destruccin
de inventarios que estaban obsoletos y/o maltratados, por lo que nuestro departamento envi a un
representante para validar que los artculos destinados a destruccin realmente ya no reunieran las
caractersticas para ser vendibles, obteniendo un resultado satisfactorio, el proceso se realiz bajo estrictas
medidas de seguridad y es importante mencionar que Especialidades Qumicas contrat a un proveedor
para realizar la descomposicin de los componentes qumicos con el fin de que fuesen inutilizables.
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Aspectos Generales

Resulta relevante el hecho de que los formatos de Orden de Produccin, Vales de Entrada, Vales de
Salida, Vales de Devolucin y rdenes de venta contienen la columna de Precio Unitario de los
productos, esto implica el riesgo de malos manejos por parte de los almacenistas, recomendamos que se
configure el sistema Cinfo de tal forma que existan claves de acceso a este tipo de informacin a la que
nicamente debern tener acceso los departamentos de Contabilidad y Ventas.

Se detect en nuestras revisiones cada uno de los almacenes y en la toma fsica de inventarios que el
personal reclutado para sta rea no cuenta con la capacitacin adecuada en el manejo de mercancas, esta
deficiencia no ha tenido consecuencias relevantes debido a que el personal de las plantas es supervisado
por los encargados de los almacenes, se coment con la direccin general de la compaa sobre cursos de
capacitacin al personal, encontrando viable esta solucin para minimizar el riesgo de mermas y
productos daados. El consejo de administracin de la compaa ya autoriz la capacitacin, sin embargo
los encargados de las plantas nos comentaron que an no se ha establecido la fecha ni lugar donde se
realizar este procedimiento.

Comentamos con el director de la compaa sobre nuestra propuesta de afianzar al personal incluyendo
los Almacenes de Produccin en Proceso y Productos Terminados, que manejan los inventarios son el fin
de que se cubra el riesgo de posibles daos causados en los inventarios de la compaa o bien, casos de
robo, quien estuvo de acuerdo, sin embargo, an no ha sido aprobada por el consejo de administracin,
por lo que se asign al Supervisor de Auditora Interna le d el seguimiento correspondiente.

CONCLUSIONES:

Basado en los resultados de nuestras pruebas y observaciones al inventario fsico, en mi opinin la

documentacin de la Compaa representa razonablemente las cantidades realmente en existencia, as
como los artculos que lo conforman son utilizables y vendibles

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Derivado del examen realizado al proceso de inventarios por el periodo del 1 de enero al 30 de junio de
2005, se concluye que el proceso de inventarios en la compaa Especialidades Qumicas Mxico, S.A. de
C.V. es efectivo y razonable de acuerdo al control interno vigente por ese periodo y cumple
razonablemente con los objetivos planteados por la compaa.

C.P. Hctor Ivn Rodrguez Gonzlez

Director del Departamento de Auditora Interna

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CONCLUSIONES

En la realizacin del trabajo pudimos percatarnos de que existen diversas metodologas para llevar a cabo el
trabajo de Auditora Interna y que no se tiene establecido cul es la mejor, esto depende de la experiencia y
suspicacia del auditor.

Tambin se aprecia que un tipo de Auditora Administrativa y/u Operacional es ms laboriosa y a mayor
detalle que una de tipo fiscal o financiera ya que no se trata de evaluar cifras en estados financieros, por el
contrario, se evalan procesos que se realizan dentro de una organizacin y las personas que los llevan cabo.

Es importante mencionar que el trabajo del auditor no slo se limita a realizar todo un estudio sobre la entidad
y determinar deficiencias y no concluye con emitir una opinin y dar recomendaciones o sugerencias, el
auditor debe dar seguimiento para verificar que efectivamente se estn adoptando medidas de correccin.

Este trabajo nos da la certeza de que cada integrante sabr aprovechas lo aprendido en este proyecto para su
desarrollo profesional.

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BIBLIOGRAFA

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