PLANEACIN

NATURALEZA DEL ESTUDIO

Auditora administrativa a la empresa Ejemplo de S.A. de C.V.

ALCANCE
Se pretende llevar a cabo un anlisis de toda la empresa para identificar las
reas con mayor problemtica y as mismo proponer alternativas que ayuden a
mejorar la situacin actual, por lo que el alcance de esta auditora es integral.

OBJETIVOS
1. Brindar a la empresa Ejemplo de los elementos necesarios para mejorar su
funcionamiento,
2. Establecer una dinmica de trabajo para mejorar el desempeo organizacional,
3. Satisfacer eficazmente las necesidades de los clientes con que cuenta la
empresa y,
4. Llevar a cabo las acciones procedentes para reposicionar a la empresa en el
mercado.

ESTRATEGIA
Promover un acercamiento con todo el personal de la empresa para
estimular el trabajo en equipo, la mejora continua y el empleo racional de los
recursos de los que dispone para llevar a cabo sus actividades.

JUSTIFICACION
Detener la prdida de clientes y del segmento de mercado en que participa
la empresa, as como de atraer a nuevos clientes para fortalecer la participacin
de la empresa en el mercado.

ACCIONES
1.
2.
3.
4.

Formalizar la aplicacin de la auditora,

Establecer los mecanismos de coordinacin para su ejecucin,
Consolidar los avances en cada etapa de aplicacin de la metodologa,
Derivar observaciones y recomendaciones especficas para cada funcin del
proceso y elemento bajo revisin y,
5. Proponer recomendaciones generales, vigilar su implementacin y efectuar su
seguimiento.

RECURSOS
Integracin de un equipo de ocho auditores (todos ellos estudiantes de
octavo semestre de la asignatura Auditora Administrativa en la Licenciatura de
Administracin) y definicin de los requerimientos materiales y tecnolgicos
necesarios.

COSTO
El trabajo se llevar a cabo de manera totalmente gratuita, salvo el caso en
que la empresa auditada desee realizar alguna aportacin de manera voluntaria a
manera de donativo para la Facultad de Contadura y Administracin de la UNAM.

RESULTADOS ESPERADOS
1.
2.
3.
4.

Fortalecer adminstrativamente a la empresa,

Dotarla de los instrumentos idneos para mejorar su rendimiento,
Sentar las bases para un crecimiento sostenido a corto y mediano plazos y,
Elevar la competitividad de la empresa.

INFORMACION COMPLEMENTARIA
Recopilacin y revisin de todo el material normativo, administrativo y
funcional de la empresa como son manuales, procedimientos, estados financieros,
etc.

EXAMEN
De acuerdo con los resultados obtenidos, en forma paralela se realiz un
estudio de la informacin captada, lo que se tradujo en la determinacin de los
criterios y elementos de decisin necesarios para la emisin de juicios sustentados
en los resultados alcanzados.
Con este fin, en forma individual y en equipo, los auditores basados en sus
conocimientos, hicieron uso de las tcnicas de anlisis administrativo y plasmaron
sus observaciones y conclusiones en los papeles de trabajo.
Es necesario recalcar, que el bloque de tcnicas de anlisis administrativo
que regularmente facilitan el estudio de una organizacin no siguen una secuencia
aislada, esto es, no se tiene que seleccionar una y agotarla en forma
independiente de las dems, sino que se interrelacionan para llegar a
conclusiones ms estructuradas y mejor sustentadas.
Continuando con el examen, se aplicaron los indicadores de proceso
administrativo, lo que facilit la organizacin del rango aceptable para cada
funcin revisada.
De acuerdo con los resultados obtenidos se determin la evaluacin
siguiente para cada puesto:
DIRECCION GENERAL
La direccin general presenta un funcionamiento "regular" ya que de
acuerdo a la evaluacin realizada en los cuatro factores (planeacin, organizacin,
direccin y control) se detectaron algunas deficiencias como las que se mencionan
a continuacin:
En planeacin su funcionamiento es muy pobre debido a que slo acumula 117
puntos de 400 posibles, lo que hace que sea carente en este factor, dndole
una calificacin de "mal".
En organizacin se encontr que est funcionando de manera "regular" al
acumular 5 puntos de 12 posibles.
En direccin est operando "bien" al acumular 14 puntos de 16 posibles con
los que ha sido evaluado este factor.
En control tambin opera "bien" al sumar 9 puntos de 12 posibles lo que hace
que en suma los cuatro factores acumulen 584 puntos de 1000 posibles para
darle un funcionamiento "regular".
CONTADOR
El puesto de contador opera de forma inadecuada al recibir una calificacin
de "mal" tras realizar la suma del puntaje de los cuatro factores antes
mencionados.

 En el factor uno planeacin su funcionamiento es "malo" al sumar slo 12

puntos de un total de 36.
En el factor dos organizacin opera de manera "regular" contando con 7 puntos
de los 12 que suma en su totalidad el factor.
En el factor tres direccin su funcionamiento tambin es "regular", puesto que
slo acumula 10 puntos de un total de 16.
El factor cuatro control tambin opera "mal" al slo sumar 10 puntos de 24
posibles; lo que en trminos generales le da una suma de 345 puntos.
PROMOTOR DE VENTAS
El puesto de promotor de ventas presenta un funcionamiento calificado
como "malo" tras la suma de los cuatro factores evaluados en la presente auditora
administrativa.
El factor uno slo suma 9 puntos de 24 posibles para calificarle como "mal".
El factor dos acumula 12 puntos de 24 posibles para ubicarle en un
funcionamiento "regular".
El factor tres presenta una sumatoria de 14 puntos de los 20 con que cuenta y
lo posicionan en "regular".
El factor cuatro acumula 9 puntos de 12 posibles para calificarle como "bien", lo
que suma en su totalidad 293 puntos de 600 posibles.
SECRETARIA
El puesto de secretaria opera de manera "regular" una vez sumado el total
de su puntaje en los cuatro factores.
El factor uno es considerado "regular" tras la suma de 14 puntos de 24
posibles.
El factor dos acumula tambin 14 puntos de los 24 que totaliza para evaluarle
como "regular".
El factor tres se encuentra "muy mal" al slo sumar 13 puntos de 20 que suma
en su totalidad.
El factor cuatro se encuentra en un funcionamiento "regular" ya que suma ocho
puntos de 12 posibles. Todo esto hace que slo acumule 120 puntos de los 200
que tiene en su totalidad el puesto.
GERENTE DE VENTAS
Este puesto presenta un funcionamiento considerado como "malo" al llevar
a cabo la sumatoria de los puntos obtenidos en cada uno de los cuatro factores
evaluados.
El factor uno tiene un funcionamiento "malo" al contar slo con 13 puntos de 36
posibles.
El factor dos opera de manera "regular" al sumar 7 puntos de 12 posibles.

 El factor tres es considerado "regular" toda vez que cuenta con 11 puntos de
los 16 que suma el factor en su totalidad.
El factor cuatro tambin se encuentra "regular" al sumar 9 puntos de 16 que
totaliza el factor. En suma los cuatro factores dan un total de 668 puntos de
1400 posibles.
TODA LA EMPRESA
En trminos generales, la empresa Ejemplo de presenta un funcionamiento
"regular" toda vez que se acumulan 2022 puntos de 4000 posibles, lo que
representa un 50.55% del 100% que significan los 4000 puntos obtenidos al sumar
la totalidad de la empresa.

A continuacin se presenta la grfica de Gantt que se sigue durante la auditoria

Administrativa a la empresa.

EVALUACIN
Las siguientes tablas representan la evaluacin grfica que se realiz a toda la
empresa en general, as como a cada uno de los integrantes de la empresa, con la
finalidad obtener datos importantes para su evaluacin final, la cual se muestra al
final de cada puesto.

Toda la Empresa
Muy Bien
x4
1620
840
620
920
4000

1 Planeacin
2 Organizacin
3 Direccin
4 Control
Total

Bien
x3
1215
630
465
690
3000

Regular
x2
810
420
310
460
2000

Mal
x1
405
210
155
230
1000

Muy Mal
x0

Ponderacin de Puestos
Puesto
Directora General
Contador
Gerente de Ventas
Promotora de Ventas
Secretaria

Porcentaje
25
20
35
15
5
100

Total

Determinacin de Factores a Evaluar

1 Planeacin
2 Organizacin
3 Direccin
4 Control

Determinacin de Grados
Apreciacin
MUY BIEN
BIEN
REGULAR
MAL
MUY MAL

MUY BIEN
BIEN
REGULAR
MAL
MUY MAL

Grados
4
3
2
1
0

Direccin General
250
250
250
250
250

Cumplimiento
81-100%
61-80%
41-60%
21-40%
0-20%

4
3
2
1
0

1000
750
500
250
0

0
0
0
0

MUY BIEN
BIEN
REGULAR
MAL
MUY MAL

Gerente de Ventas
350
350
350
350
350

MUY BIEN
BIEN
REGULAR
MAL
MUY MAL

Promotora de Ventas
150
150
150
150
150

4
3
2
1
0

1400
1050
700
350
0

4
3
2
1
0

600
450
300
150
0

200
200
200
200
200

4
3
2
1
0

800
600
400
200
0

50
50
50
50
50

4
3
2
1
0

200
150
100
50
0

Contador
MUY BIEN
BIEN
REGULAR
MAL
MUY MAL

Secretaria
MUY BIEN
BIEN
REGULAR
MAL
MUY MAL

Directora General
Gerente de Ventas
Promotora de Ventas
Contador
Secretaria

Totales por Empresa

584
688
293
345
112
Total
2022
Directora
General

1 Planeacin

Contador

4000-100
2022-X
X=50.55%
REGULAR

Gerente de
Ventas

Promotora
de Ventas Secretaria

Toda la
Empresa

100

70

150

70

15

405

25

10

100

50

25

210

100

20

25

10

155

4 Control

25

100

75

20

10

230

Total

250

200

350

150

50

1000

2 Organizacin
3 Direccin

Gerente de Ventas
Muy Bien
Bien
x4
x3
600
450
400
300
100
75
300
225
1400
1050

1 Planeacin
2 Organizacin
3 Direccin
4 Control
Total

Regular
x2

Mal
x1
150
100
25
75
350

300
200
50
150
700

Muy Mal
x0
0
0
0
0
0

Gerente de Ventas
Cuestionario
Factor 1. Planeacin
4

1
2
3
4
5
6
7
8
9

X
X
X
X
X
X

Factor 2. Organizacin
3

2
X
X

X
1 2
X3 X2
0 3 4
0

0
X

10
11
12

2
X

Total=7
12=400
7=X
X=233

2
X3
6

3
X2
6

1
X1
1

3
X0
0

Total=13
36=600
13=X
X=217
MAL

REGULAR

Factor 3. Direccin
4 3
13
14
X
15 X
16
1 1
X4 X3
4 3

2
X

X
2
X2
4

0 Total=11
16=100
11=X
X=69
REGULAR

Factor 4. Control
4
17
18
19
20

2
X
X
X

X
1 3
X3 X2
0 3 6
0

Total=9
16=300
9=X
X=169
REGULAR

TOTAL GERENTE DE VENTAS= 688

Evaluacin Direccin General

Factor Planeacin
4
3
1
X
2
3
4
5
6

Factor Organizacin
4
3
7
8
9

X
X
X
X
X

1
X

Factor Control
4
14
15
16

2
X

1
X

117

12 - 100
5-X

42

16 - 400
14 - X

350

12 - 100
9-X

75

X
X

Factor Direccin
4
3
10
X
11
X
12
X
13
X

24 - 40'0
7-X

TOTAL 584 Regular

4
3
2
1
0
81 - 100 61 - 80 41 - 60 21 - 40 0 - 20
Planeacin
400
300
200
100
0
Organizacin
100
75
50
25
0
Direccin
400
300
200
100
0
Control
100
75
50
25
0
TOTAL
1000
750
500
250
0

EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PUESTO DE CONTADOR

GRADOS DE
CUMPLIMIENTO
PLANEACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN
CONTROL
TOTAL

4
3
81-100
61-80
Muy bien
Bien
280
210
40
30
80
60
400
300
800
600

2
1
41-60
21-40
Regular
Mal
140
70
20
10
40
20
200
100
400
200

0
0-20
Muy mal
0
0
0
0
0

1. CUESTIONARIO FACTOR 1
PLANEACION
4
1. Planeacin
2. Visin
3. Misin
4. Objetivos
5. Polticas
6. Procedimientos
7. Recursos
8. Presupuestos

3
X

X
X
X
X
X
X
0

3X1=3

2X2=4

X
1X5=5

X
X
2X2 = 4

3+4+5 = 12

32 = 28
12 = 105

2. CUESTIONARIO FACTOR 2
ORGANIZACIN
4
9. Estructura
10. Funciones
11. Personal

3
X

1X3 = 3
12 = 40
7 = 23

3. CUESTIONARIO FACTOR 3
DIRECCION
4
12. Lnea de autoridad
13. Direccin

3
X
X

4+3 = 7

14. Cambios
15. Comunicacin

X
0

3X3 = 9

X
1X1=1

9+1 = 10

16 = 80
10 = 50

4. CUESTIONARIO FACTOR 4
CONTROL
4

2
X
X

16. Resguardo de informacin

17. Resultados
18. Control de recursos
19. Registros contables
20. Ingresos mensuales
21. Egresos mensuales

X
X
X
X
2X4 = 8

0
24 = 400
10 = 167

SUMATORIA DEL PUESTO

PLANEACION
ORGANIZACIN
DIRECCION
CONTROL
TOTAL

105
23
50
167
345

MAL

1X2 = 2

8+2 = 10

EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PUESTO DE PROMOTOR DE VENTAS

GRADOS DE
4
3
2
1
0
CUMPLIMIENTO
81-100
61-80
41-60
21-40
0-20
Muy bien
Bien
Regular
Mal
Muy mal
PLANEACIN
280
210
140
70
0
ORGANIZACIN
200
150
100
50
0
DIRECCIN
40
30
20
10
0
CONTROL
80
60
40
20
0
TOTAL
600
450
300
150
0

1. CUESTIONARIO FACTOR 1
PLANEACION
4
17. Planeacin
X
18. Visin
19. Misin
20. Objetivos
21. Polticas
22. Procedimientos
4X1=4

0
X

X
X
X
2X2=4
24=280
9=X

1X1=1

X
0X1=0

4+2+1+0=9

(9X280)/24= 105 = MAL

2. CUESTIONARIO FACTOR 2
ORGANIZACIN
4
23. Estructura
24. Funciones
25. Personal
26. Problemas
27. Condiciones de trabajo
28. Incentivos

3. CUESTIONARIO FACTOR 3
DIRECCION
4
29. Lnea de autoridad
30. Direccin
X
31. Cambios
32. Comunicacin
33. Capacitacin
X

2
X

X
X
X
X
X
1X1=1

3X3=9

2X1=2

24=200
12=X

(12X200)/24=100 = 100 = REGULAR

3
X

X
X

0X1=0

9+2+1+0=12

4X2=8

3X1=3

2X1=2

1X1=1

20=40
14=X

(14X40)/20= 28 = REGULAR

8+3+2+1=14

4. CUESTIONARIO FACTOR 4
CONTROL
4
34. Resguardo de informacin
35. Resultados
36. Control de recursos

3
X
X
X
3X3=9

(9X80)/12=

SUMATORIA DEL PUESTO

105
100
28
60
293

9=9

12=80
9=X

PLANEACION
ORGANIZACIN
DIRECCION
CONTROL
TOTAL

MAL

60 = BIEN

SECRETARIA
PLANEACIN
4
X

0
24-60
14-X
REGULAR

35

24-100
14-X
REGULAR

58.3

20-100
13-X
MUY MAL

6
4*2=8

X
2*2=4

2*1=2

ORGANIZACIN
4

3
X

1
2

6
0

3*3=9

2*2=4

X
1*1=1

DIRECCIN

4
X

5
1*4=4

2*3=6

1*2=2

1*1=1

CONRTOL

3
X

3
0

2*3=6

0
12 40
8-X
REGULAR

26.6

X
1*2=2
119.9 REGULAR

SECRETARIA

4
3
2
1
0
81-100 61-80 41-60 21-40 0-20
PLANEACIN
60
45
30
15
0
ORGANIZACIN
100
75
50
25
0
DIRECCIN
0
0
0
0
0
CONTROL
40
30
20
10
0
TOTAL
200
150 100
50
0