CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIN CONTINUA

MATERIA: GERENCIA DE PROYECTOS Y PROGRAMAS

PROYECTO
CREACIN GUARDERIA NUBES MGICAS
CUARTA ACTIVIDAD
PROCESO DE SEGUIMIENTO,
CONTROL Y CIERRE

Integrantes:
Daley Rojas, C.I.: V-10.626.578
Correo: Daleyyaneth.40@gmail.com
mbar Prez, C.I.: V-16.972.682,
Correo: ambaryperez@gmail.com
Facilitador:
Freddy Snchez

Caracas, Diciembre 2014

PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Todo el sistema que involucra el desarrollo de este proyecto, ha sido analizado en
cada una de sus partes, describiendo los diferentes elementos que intervienen en
el proceso y aspectos de la planificacin, formulacin y ejecucin del producto
como un sistema integral necesario que reciba la debida informacin de lo que
est sucediendo y si realmente se estn alcanzando los objetivos establecidos, lo
cual hemos logra por medio de un mecanismo de control, necesario como subsistema de retroalimentacin y que permite el flujo y tratamiento de informacin el
cual nos permite que lleguemos a un nivel de toma de decisiones, advertir y
corregir las desviaciones. El resultado de dicho control y seguimiento es el que me
indica en qu medida se estn logrando los objetivos establecidos en la
planificacin. El seguimiento y control tiene como fusin verificar y controlar que lo
planificado en el proyecto sea realmente lo que se est ejecutando normalmente
durante el periodo y se lleve a cabo lo destinado presupuestariamente a medida
que los procesos se vayan realizando y se cumpla lo proyectado a travs de las
comparaciones, revisiones para poder hacer los correctivo necesarios en un
tiempo prudencial.

DAR SEGUIMIENTO Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

En este punto nos enfocaremos en la revisin semanal de los informes
presentando para poder corroborar el cumplimiento de la planificacin, en cuanto
a las actividades programadas. El levantamiento de informacin estipula cambios
y resultados obtenidos en el desempeo de cada una de las asignaciones
suministradas.
Se plantear por escrito los resultados obtenidos para la

mediacin del proyecto trazado y verificacin con detalles si se estn cumpliendo

los objetivos enmarcados y el alcance destinado, presentado con la calidad del
proyecto y observar y poder subsanar los posibles riesgos.
Para nuestro control se ha tomado en cuenta la realizacin de varias actividades
como lo son:
1.- La verificacin numrica de los recursos financieros, que los mismos estn
direccionados dentro de la planificacin con los ejecutados en sus diferentes
reas.
2.- Que el flujo de ingresos y gastos se orienten en la periocidad de cada actividad
para que estos rubros se mantenga uniformemente las enmarcadas las funciones
segn los objetivos planteados.
3.- De tener desviaciones en lo planificado, tomar las medidas correctivas para
subsanar desviaciones de ltima hora ya que se debe tener todo fiscalizado para
atacar a tiempo cualquier imperfeccin y poder llegar a cumplir con los objetivos
planificados y metas trazadas.

REALIZAR CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

Los cambios posibles que se puedan tener en el proyecto de Nubes Mgicas, son
arraigados al alto costo inflacionario y escases de material de construccin, pero
habiendo tomado las medidas pertinentes a futuros riesgos, se subsana la
situacin con anterioridad con la compra total del material y el resguardo de la
misma, contando as con material suficiente para la culminacin de los objetivos
tazados. De presentarse emergencia humana trataremos en la medida de
subsanar con prontitud la emergencia y de inmediato se realizaran los informes
minuciosos para atacar si es necesarios cambios de ltimo momento de igual
modo en dicha construccin.

VERIFICAR EL ALCANCE
En este punto se tomar en cuenta la dimensin que se traz para dichos
objetivos, el alcance presentado en la planificacin y su culminacin en cuanto a
la totalidad del producto. Por lo antes escrito podemos decir que la Guardera
Infantil Nubes Mgicas, muestra satisfactoriamente el alcance trazado en su
planificacin con metas a proyectarse ms all de su ejecucin ya que fue
aceptada por la comunidad de Sarra y sus adyacencias como una institucin

educativa privada, concebida como Centro de Educacin de primer ciclo para el

cuidado diario a nios de seis (6) mese a tres (3) aos, cuyo proyecto educativo y
curricular es capaz de crear el soporte bsico necesario para crecer en armona y
seguir sin dificultad los estudios posteriores. Logando as que nuestros
nios sean felices y obtengan resultados satisfactorios en su educacin y su
entorno para la tranquilidad y satisfaccin de las familias incorporadas en el
campo laboral del sector Sarra, Parroquia El Recreo.

CONTROLAR EL ALCANCE
En este punto podemos indicar que estuvimos muy pendiente de la situacin ya
que el mismo nos permitira poder cruzar las expectativas trazadas y poder a
futuro realizar una planificacin que nos pudiera dar lineamientos para poder
encaminarnos a seguir con la continuidad de dicho proyecto como seria la
expansin del mismo, Guarderas en sucursal. En este espacio se concluye con la
aceptacin del producto y el alcance planificado fue logrado con satisfaccin ya
que contamos con la informacin necesaria que nos brindara las lneas de costo,
tiempo y calidad del producto. Del mismo modo con el desarrollo de las
actividades se observ en su proceso, el progreso de que se obtuvo al controlar su
alcance.

CONTROLAR EL CRONOGRAMA
El llevar el control del cronograma ha sido una herramienta de suma importancia
en el proceso en la gestin del proyecto ya que en el mismo nos permiti est en
constante revisin y verificar la lista de actividades y tareas con las fechas
previstas de su comienzo y final para el buen desempeo del logro de los
objetivos. En esta parte se han realizado informe de entrega donde se plasma la
veracidad de cada una de las actividades realizadas en el tiempo previsto con los
costos y calidad programada, resaltando el logro de los procesos, demostrando
as que el producto ha cumplido con los objetivos.

CONTROLAR COSTOS
Esta etapa de nuestro proyecto fue el que manejamos con ms cuidado ya que
dependamos del presupuesto en su totalidad debida a su planificacin, ya que
gran parte de nuestros recursos se haban agotado por tener que adquirir la gran
cantidad de material al comienzo de la obra por los altos costos inflacionario que
aquejan al pas, pero de igual manera se lleg a culminacin con la calidad
prevista y xitos esperados.
Primer Objetivo (costos ejecutados)

Segundo Objetivo (costos ejecutados)

Tercer Objetivo (costos ejecutados)

REALIZAR CONTROL DE CALIDAD

El proceso de control de calidad se coloca en marcha en el momento que se inicia
la ejecucin de nuestro proyecto, porque desde la presentacin de nuestro
producto sabamos que estbamos a la vista y observacin detallada de una
comunidad que iba a ser un crtico fuerte y no nos podamos dar el lujo de que nos
arrojaran un mal comentario. Nuestro proyecto culmina con el mejor de los
comentarios por parte de la comunidad y nuestros clientes dejando inquietudes en
nuestros para la continuidad de otros proyectos.
En el proceso se estuvo verificando todo el material, acabados, presentaciones,
seleccin del personal de primera y profesional e instalaciones y decoracin
acordes para los infantes que alojaremos. Demostrando as que somos un
producto por calidad y que nuestro proyecto fue ms all de los requisitos para los que
ha sido desarrollado, y nada ms lejos de la realidad.

Hay que remarcar que la calidad est implcita, y debe ser considerada, en cada
uno de los puntos de la triple restriccin, determinando cmo satisfacer cada uno
de ellos con el propsito de asegurar los objetivos,
Tradicionalmente se asegura la calidad midiendo los resultados del proyecto
mediante el control de calidad, y analizando dichos datos en el proceso de

aseguramiento de la calidad. Podra pensarse que la simple inspeccin de todos

los productos y niveles de servicio de nuestro proyecto es el mejor mtodo de
garantizar nuestro proyecto, y nada ms lejos de la realidad. Hacerlo as no nos
impedir que nos encontremos con disconformidades por parte del cliente,
adems de suponer graves sobrecostes. La manera de asegurar que el proyecto
cumple con los requerimientos para los que ha sido desarrollando es asegurando
la calidad segn los procedimientos desarrollados en el plan de calidad.
Los requisitos de calidad, que rigen el proyecto Nubes Mgicas son herramientas
especializadas que garantizaron el cumplimiento del mismo, ya que escogimos
para implementar la calidad de nuestro proyecto, el sistema de normas de calidad
de las PERT y CPM, las cuales nos brindaron en el centro educativo mejores
oportunidades a nivel estratgico y de cumplimiento para concluir con un resultado
final exitoso que proporcion un mayor conocimiento del proceso educativo y que
posibilit la toma de decisiones respecto a cmo dirigir este proceso hacia un
mejoramiento de la prctica educativa cotidiana y de la gestin del centro infantil
como institucin social.
INFORMAR EL DESEMPEO
Un informe de desempeo fue para nuestro proyecto una herramienta importante
de negocios, porque nos permiti documentar y dar seguimiento al desempeo de
los empleados. Y la obra como tal. Nos present cuidadosamente en cada
informe el comportamiento ms positivo o negativo de nuestros colaboradores,
evolucin y productividad de nuestras actividades. Los informes bien sustentados
fueron piezas de desempeo bien escritos que combin informacin, anlisis,
honestidad y tacto de nuestro producto.
Centramos nuestra informacin alrededor de mltiples observaciones para los
que la solicitaban pudieran satisfacer sus inquietudes con los datos registrados.
Fue importante mantener notas y escribir informes despus obtener con veracidad
resultados palpados.

DAR SEGUIMIENTO Y CONTROLAR LOS RIESGOS

La prevencin de riesgos es la misma medida que tomamos cuando controlamos
los riesgos ya que es nuestra obligacin y de los empresarios o dirigentes del
proyectos, ofrecer un servicio de vigilancia de la salud a sus trabajadores y nios
que compartirn con nosotros 8 horas diarias, en funcin del puesto de trabajo que
desarrollen y brindemos en cuanto al lugar donde nos instalaremos. En nuestro
caso esta vigilancia es muy importante ya que en el supuesto que no existan unas
medidas preventivas y de control adecuadas, pueden presentar un riesgo alto de
exposicin de primera fila a nuestra comunidad, manifestando irresponsabilidad,
improvisacin y un lugar inseguro para los infantes del sector. En esta medida
trabajamos en:

ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES

El rea de conocimiento de gestin de las adquisiciones incluye los procesos
necesarios para comprar y adquirir productos, servicios o resultados que son
necesarios para nuestro proyecto. Los procesos de gestin de las adquisiciones
del proyecto implican contratos, que son documentos legales que se establecen
entre los administradores, empleados colaboradores que forman parte del
producto.
En esta etapa realizamos un control y seguimiento a todas nuestras adquisiciones
materiales y personal humano ya que de la buena administracin que se obtuvo
de cada uno de ellos se concret el objetivo primordial de nuestro proyecto.

Realizamos los trmites necesarios para la buena realizacin en cuanto a la

administracin de los mismos.
Se tuvo supervisado toda la trayectoria del producto desde su inicio hasta su
culminacin para poder constatar el buen desempeo de los contratos realizados
y presupuesto ejecutado.
Se mantuvo los lineamientos planificados ya que no se presentaron cambios de
ltima hora ni tuvimos la necesidad de realizar correcciones al respecto.

PROCESO DE CIERRE
CERRAR EL PROYECTO O FASE
La fase de cierre la iniciamos cuando se completamos la ejecucin del proyecto y
el representante del menor qued satisfecho con nuestra prestacin de servicio y
acepta el resultado. El propsito de realizar el cierre formal, adicionalmente a ser
un escenario de verificacin de cumplimiento de objetivos y criterios de xito, es
haber aprender de la experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el
desempeo en el futuro. Por lo tanto, las actividades relacionadas con la
culminacin de nuestro proyecto se deben a lo identificamos e incluimos con el
plan de lnea base que son las actividades que se pudieron incluir, organizar y
archivar en la documentacin del proyecto, recibir y hacer los pagos finales y
realizar reuniones de evaluacin posteriores a la terminacin del proyecto, tanto
dentro de la organizacin como en la de asamblea de padres y representantes.
En el Cierre de nuestro proyecto y todas las actividades vinculadas a los grupos
del procesos de gestin de este proyecto, se present formalmente culminacin
del producto, se revis toda la informacin previa de los cierres de fases
anteriores, para estar seguro de que todo el trabajo est completo y que el
proyecto ha cumplido con los objetivos trazados.
Dado que el alcance del proyecto fue definido en el Plan de Proyecto, revisaremos
minuciosamente todo el proyecto para asegurarnos de la finalizacin antes de
considerar el cierre de proyecto. Establecimos el procedimiento de investigacin y
documentamos las razones para las acciones tomadas, si es que un proyecto es
terminado en su fecha pautada.
De igual forma se realiz una encuesta a los padres y representante que tomaron
la decisin de ser solicitantes de nuestros servicios. Esto con el fin de estudiar la
totalidad de nuestro objetivo y verificar la viabilidad de la continuidad en el futuro
de nuestro producto.

CERRAR LAS ADQUISICIONES

Habiendo culminado con el proyecto en todas sus fases y obtenidos todos los
objetivos trazados, se puede decir que el proyecto ha sido un total xito. Por tal
motivo damos en esta ltima parte el cierre a las adquisiciones.
Las adquisiciones realizadas en la ejecucin del proyecto, como fue material de
construccin, lnea blanca, utensilios de cocina, lencera, muebles e inmueble,
podemos decir que quedan como parte de un inventario inicial del prximo
proyecto en la ejecucin del futuro producto, de igual forma queda asentado en
acta de culminacin y cierre del proyecto, la auditora realizada con el fin de dejar
constancia de que cada tarea lleg a sus culminacin con todos los parmetros
trazados y cada actividad realizada en forma consecutiva y ascendente para el
logro de los objetivos y metas diseadas.
Y del personal o material humano, en este caso de suma importancia, quien fue
quien realizo el 60% del logro obtenido, podemos decir y concluir quedando
asentado en sus contratos y en el acta de cierre, las asignaciones a cumplir con
todos sus parmetros, que los mismos formarn parte de la ejecucin del prximo
producto como lo es la puesta en marcha de la Guardera Infantil Nubes Mgicas.