LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTCULO 1.- Los presentes lineamientos son de orden general y obligatorio para los
sujetos obligados oficiales en relacin a la administracin, conservacin y preservacin de
sus archivos.
ARTCULO 2.- Dichos lineamientos tienen por objeto establecer criterios generales en
materia de generacin de datos, registros y archivos as como su conservacin, clasificacin
archivstica y consulta que permita una pronta localizacin y seguridad de la informacin
pblica requerida.
ARTCULO 3.- Para los efectos de los presentes lineamientos, adems de las definiciones
contenidas en los artculos 3 de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de
Sonora y las descritas por la Ley que Regula los Documentos Administrativos e Histricos
del Estado de Sonora, el Reglamento Interior de la Coordinacin del Sistema Estatal de
Archivos Pblicos y los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de
los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, se
entender como:
I.- Administracin de documentos: Conjunto de mtodos y prcticas destinados a planear,
dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso, seleccin y
destino final de los documentos de archivo;
II.- Archivo: Conjunto orgnico de documentos, en cualquier soporte, que son producidos
o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por los sujetos obligados oficiales;
III.- Archivo de concentracin: Unidad responsable de la administracin de documentos
cuya consulta es espordica por parte de las unidades administrativas de los sujetos
obligados oficiales y que permanecen en l hasta su destino final;
IV.- Archivos generales: Expresin genrica para referirnos a los archivos que concentran
la documentacin generada y recibida por las dependencias y entidades pblicas, y son: el
Archivo General del Estado, el Archivo General del Congreso del Estado, el Archivo
General del Poder Judicial del Estado, los archivos generales de las entidades de la
administracin pblica paraestatal y los archivos generales de los ayuntamientos del
Estado y sus entidades;
V.- Archivo de trmite: Unidad responsable de la administracin de documentos de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa;
VI.- Archivo histrico: Unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar
y divulgar la memoria documental institucional;
VII.- Baja documental: Eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en sus
valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores histricos;
1

VIII.- Catlogo de disposicin documental: Registro general y sistemtico que establece

los valores documentales, los plazos de conservacin, la vigencia documental, la
clasificacin de reserva o confidencialidad y el destino final;
IX.- Clasificacin archivstica: Proceso de identificacin y agrupacin de expedientes
homogneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados oficiales, sin que
esta clasificacin en materia de archivo corresponda a la clasificacin de la informacin
restringida;
X.- Conservacin de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a
asegurar la preservacin y la prevencin de alteraciones fsica las de informacin de los
documentos de archivo;
XI.- Cuadro general de clasificacin archivstica: Instrumento tcnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de los sujetos obligados
oficiales;
XII.- Depuracin: Es la eliminacin fsica de documentos, los cuales ya cumplieron su
funcin y plazos determinados en el catlogo de disposicin documental, deben estar
acompaados del criterio de eliminacin y este a su vez asentarse en un acta;
XIII.- Destino final: Seleccin de los expedientes de los archivos de trmite o
concentracin cuyo plazo de conservacin o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja
para sujetarlo al procedimiento de destruccin o transferirlos a un archivo histrico;
XIV.- Digitalizacin: Es la conversin de documentos en papel a imgenes electrnicas
por medio de un scanner;
XV.- Documento de archivo: El que registra un acto administrativo, jurdico, fiscal o
contable creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades
de los sujetos obligados independientemente del soporte en el que se encuentren;
XVI.- Documento electrnico: Aquel que almacena la informacin en un medio que
precisa de un dispositivo electrnico para su lectura;
XVII.- Documento histrico: Aquel que posee valores secundarios y de preservacin a
largo plazo por contener informacin relevante para la institucin generadora pblica, que
integra la memoria colectiva de sonora y es fundamental para el conocimiento de la
historia;
XVIII.- Fondo: Conjunto de documentos producidos orgnicamente por una entidad
pblica, con cuyo nombre se identifica;
XIX.- Fondos acumulados: Conjunto de documentos que estn desorganizados y deben de
ser ingresados al sistema integral de archivo;

XX.- Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo,
ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trmite de los sujetos obligados
oficiales;
XXI.- Gua simple de archivo: Esquema general de descripcin de las series
documentales de los archivos de los sujetos obligados oficiales, que indica sus
caractersticas fundamentales conforme al cuadro general de clasificacin archivstica y sus
datos generales;
XXII.- Instituto: El Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora;
XXIII.- Inventarios documentales: Son instrumentos de consulta que describen las series
y expedientes de un archivo y que permiten su localizacin (inventario general, inventario
de transferencia, inventario de baja documental);
XXIV.- Ley: Ley de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Sonora;
XXV.- Ley de archivo: Ley que Regula la Administracin de Documentos
Administrativos e Histricos del Estado de Sonora;
XXVI.- rgano: El rgano Tcnico Consultivo;
XXVII.- Plazo de conservacin: Perodo de guarda de la documentacin en los archivos
de trmite, de concentracin y en su caso histrico. Consiste en la combinacin de la
vigencia documental, y en su caso, el trmino precautorio, y periodo de reserva que se
establezca, de conformidad con la Ley de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de
Sonora;
XXVIII.- Rescate de fondos: Es la accin de organizar todos los documentos que sean
considerados fondos acumulados para integrarlos a la administracin documental de la
institucin u ordenarlos para su resguardo y conservacin.
XXIX.- Transferencia: Traslado controlado y sistemtico de expedientes de consulta
espordica de un archivo de trmite al archivo de concentracin (transferencia primaria) y
de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentracin
al archivo histrico (transferencia secundaria);
XXX.- Seccin: Es la divisin de un fondo basado en las atribuciones de cada sujeto
obligado oficial de conformidad con las disposiciones legales aplicables;
XXXI.- Serie: divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribucin general y que versan sobre una materia
o asunto especfico;
XXXII.- Sistema interno de administracin de documentos: El Sistema Integral de
Archivo;

XXXIII.- Valoracin: Actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores

documentales para establecer criterios de disposicin y acciones de transferencia;
XXXIV.- Valor documental: Condicin de los documentos que les confiere caractersticas
administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trmite o concentracin
(valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos
histricos (valores secundarios); y
XXXV.- Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo
mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las
disposiciones jurdicas vigentes y aplicables;

ARTCULO 4.- Los sujetos obligados oficiales que refiere el artculo 2 de la ley,
asegurarn el adecuado funcionamiento de sus archivos, para lo cual debern adoptar las
medidas necesarias de acuerdo con lo dispuesto en la ley de archivo.
ARTCULO 5.- Los tipos de archivos que se contemplan en estos lineamientos son los
denominados de trmite, concentracin e histrico, este ltimo se organizar y preservar
de acuerdo con el procedimiento establecido en la ley de archivo.
ARTCULO 6.- Todos los sujetos obligados oficiales debern contar con un sistema
interno de administracin de documentos que en lo sucesivo se le denominar Sistema
Integral de Archivo, el cual ser el mtodo administrativo destinado a la conservacin y
preservacin de la documentacin pblica.
ARTCULO 7.- Para dar cumplimiento a estos lineamientos y de acuerdo a la
normatividad aplicable, el Archivo General del Estado de Sonora ser el responsable de
coordinar en sus funciones a los archivos generales del poderes Legislativo, Judicial y
Ejecutivo, ayuntamientos y sus dependencias, las entidades y rganos de la administracin
pblica municipal centralizada y descentralizada, los rganos autnomos, instituciones y
entidades de inters pblico referidas por la Ley, tratndose de sujetos no oficiales podrn
organizar sus archivos de conformidad con los presentes lineamientos de considerarlo
necesario.
ARTCULO 8.- Los archivos generales descritos en el artculo anterior sern los
responsables de clasificar, identificar, preservar, conservar y mantener sus archivos
mediante tcnicas en materia de archivonomia.
ARTCULO 9.- El Instituto promover la coordinacin con instituciones pblicas o
privadas con el propsito de generar, impulsar y optimizar la funcin de la administracin
documental, resguardo, control de la informacin pblica y del rescate de fondos
acumulados.
ARTCULO 10.- Cada sujeto obligado oficial tendr la obligacin de capacitar a sus
servidores pblicos responsables en materia de archivo, por lo menos dos veces en el ao.

ARTCULO 11.- Los archivos generales de los sujetos obligados oficiales debern
asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos con base en sus ordenamientos
normativos para lo cual debern determinar su administracin documental.
CAPITULO II
DEL COMIT INTERNO DE CONTROL DOCUMENTAL
ARTCULO 12.- El responsable en materia de archivo de cada dependencia o entidad
podr apoyarse de un comit interno de control documental, dicho comit puede coincidir
con un figura ya establecida en el Sistema Estatal de Archivos Pblicos regulada por su
propia normatividad; la cual podr auxiliar en materia normativa y proponer criterios para
el control documental, con el fin de optimizar la produccin, reproduccin, circulacin,
conservacin, uso, seleccin, manejo y depuracin de los documentos pblicos.
ARTCULO 13.- Los sujetos obligados oficiales sern quienes designen, en su caso, al
comit interno de control documental.
ARTCULO 14 - El comit, para su mejor desempeo, podr componerse por los
responsables de cada unidad administrativa, el responsable del archivo general y el titular
de la dependencia o entidad pblica, y tendr como funciones, cuando menos, las
siguientes:
I.- Establecer las polticas generales de la administracin documental de la dependencia o
entidad pblica;
II.- Vigilar la observancia del reglamento y manuales de procedimientos que se refiera a la
administracin documental;
III.- Establecer criterios de valoracin y destino de los documentos;
IV.- Dictaminar las transferencias primarias;
V.- Vigilar que se lleve a cabo la elaboracin y actualizacin de los instrumentos de
control y consulta de los archivos;
VI.- Participar en la gestin de recursos humanos y financieros que permitan sostener el
eficiente desarrollo del sistema integral de archivo; y
VII.- Promover la innovacin tecnolgica para el eficiente control de los archivos y
coadyuvar con el rea de informtica para la estandarizacin y normalizacin de los
archivos electrnicos.
CAPTULO III
DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL
ARTCULO 15.- Los sujetos obligados oficiales contarn con un responsable del archivo
general.
5

ARTCULO16.- El responsable del archivo general deber capacitarse en materia

archivstica y realizar las siguientes funciones:
I.- Apoyar al comit interno de control documental con sus conocimientos y experiencia en
archivstica, para la elaboracin de polticas, normatividad del control y administracin
documental de su respectiva dependencia o entidad pblico;
II.- Elaborar los procedimientos para el buen funcionamiento del sistema integral de
archivo de los sujetos obligados oficiales que se presentarn al comit interno de control
documental;
III.- Establecer criterios especficos en materia de administracin documental;
IV.- Elaborar, en conjunto con el o los responsables de archivo de trmite y archivo de
concentracin, el cuadro general de clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin
documental y los inventarios documentales de los sujetos obligados oficiales, tomando
como base las disposiciones que el Instituto realice por medio de su rgano tcnico
consultivo;
V.- Coordinar las acciones de los archivos de trmite;
VI.-Establecer programas de capacitacin y asesoras de administracin de documentos y
archivos; y
VII.- Coordinar las acciones tendientes a la automatizacin de archivos y gestin de
documentos electrnicos, trabajando en coordinacin con las diversas reas de la
administracin.
CAPITULO IV
DEL ORGANO TCNICO CONSULTIVO
ARTCULO 17 .- El Instituto contar con un rgano tcnico consultivo, figura retomada
del concepto de la coordinacin del sistema estatal de archivos pblicos regulada por su
propia normatividad y que ser el encargado de proponer procedimientos tcnicos
homologados para el control de archivos a nivel estatal.
ARTCULO 18 .- El rgano tcnico consultivo se integrar por un representante de:
I.- Archivo General del Estado de Sonora;
II.- Poder Legislativo;
III.- Poder Judicial; y
IV.- Un representante del archivo general de la capital del Estado y un representante por
cada organismo autnomo.

En el rgano tcnico tambin podrn estar representadas aquellas instituciones acadmicas

dedicadas al manejo de archivo en el Estado y un representante de la Red de Archivos del
Estado de Sonora.
ARTCULO 19.- La organizacin y funcionamiento del rgano tcnico consultivo ser
regulado por el Instituto y tendr las atribuciones siguientes:
I.- Proponer al Instituto medidas, mecanismos y polticas generales que estime
convenientes para el cabal funcionamiento y operacin de un sistema integral de archivo;
II.- Recomendar los instructivos y diseo de formatos siguientes:
a).- Cuadro de clasificacin archivstica;
b).- Catlogo de disposicin documental:
c).- Inventarios documentales: Inventario general, Inventario de transferencia e Inventario
de Baja Documental; y
d).- Gua simple de archivo.

III.- Revisar los cuadros de clasificacin que sern, a su vez, autorizados por el Instituto;
IV.- Presentar, en forma trimestral, un uniforme al Instituto de las actividades realizadas;
V.- Promover investigaciones sobre nuevas tcnicas de administracin de documentos; y
VI.- Las dems que el Instituto le seale.
CAPTULO V
DE LA ADMINISTRACIN DE LOS ARCHIVOS
ARTCULO 20.- Todo documento de archivo en posesin de los sujetos obligados
oficiales formar parte de un sistema institucional de archivos. Dicho sistema incluir al
menos los siguientes procesos relativos a documentos de archivos:
I.- Registro de entrada y salida de correspondencia;
II.- Identificacin de documentos de archivo;
III.- Uso y seguimiento;
IV.- Clasificacin archivstica por funciones;
V.- Integracin y ordenacin de expedientes;
VI.- Descripcin a partir de seccin, serie y expediente;
VII.- Transferencia de archivos de trmite al archivo de concentracin para su resguardo;
7

VIII.- Conservacin de los expedientes en el archivo de concentracin;

IX.- Pre valoracin de archivos, determinar si an existen valores administrativos, legales o
fiscales para tener resguardada la documentacin o bien la destruccin fsica de los
documentos;
X.- Criterios de clasificacin de la informacin, tratndose de expedientes con informacin
reservada, debern ser etiquetados en la parte superior de la portada principal para su pronta
localizacin; y
XI.- Verificacin de archivos, consistente en revisiones internas por el titular del archivo de
la institucin o bien de autoridades externas, como el ITIES con el objetivo de dar
cumplimiento a las actividades propias del sistema integral de archivo.
ARTCULO 21.- todo documento considerado como fondo acumulado, deber
inmediatamente ser incluido al orden del sistema integral de archivo de cada institucin.
ARTCULO 21 BIS A.- Adems de contener documentos, los expedientes se deben
formar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir datos de identificacin del
mismo, considerando el cuadro general de clasificacin archivstica.
El marcado de identificacin del expediente debe contener como mnimo los siguientes
elementos:
I.- Unidad administrativa;
II.- Fondo;
III.- Seccin;
IV.- Serie;
V.- Nmero de expediente o clasificador: el nmero consecutivo que dentro de la serie
documental identifica a cada uno de sus expedientes;
VI.- Fecha de apertura y; en su caso, de cierre del expediente;
VII.- Asunto (resumen o descripcin del expediente);
VIII.- Valores documentales;
IX.- Vigencia documental; y
X.- Nmero de fojas tiles al cierre del expediente: es el nmero total de hojas contenidas
en los documentos del expediente.
En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deber sealarse la nomenclatura
asignada a los incisos III, IV y V.
8

ARTCULO 21 BIS B.- Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como

reservados o confidenciales, debern contener, adems la leyenda de clasificacin conforme
a lo establecido por los lineamientos generales para la clasificacin y desclasificacin de la
informacin expedidos por el Instituto y publicados en el Boletn Oficial del Gobierno del
Estado.

CAPTULO VI
DEL ARCHIVO DE TRMITE
ARTCULO 22.- Todo documento que se expida o reciba por servidores pblicos en el
ejercicio de sus funciones deber ser registrado y conservado en el archivo de trmite
correspondiente, con el fin de asegurar la localizacin, disponibilidad, integridad y
conservacin de los documentos administrativos.
ARTCULO 23.- En cada dependencia y entidad pblica el rea o persona que desempee
la funcin de oficiala de partes se har cargo del registro, seguimiento y resguardo de la
documentacin que sea reciba o expedida y, en su defecto, el sujeto obligado debe asegurar
el desarrollo de dichas funciones.
ARTCULO 24.- En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existir un
archivo de trmite, en el que se conservarn los documentos de uso cotidiano necesarios
para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas.
Los responsables de los archivos de trmite sern nombrados por el titular de cada unidad
administrativa, quien deber ser debidamente capacitado para cumplir las funciones
inherentes a sus funciones, las cuales son las siguientes:
I.- Hacer valer la normatividad expedida para el control, organizacin, circulacin y
conservacin de los documentos y archivos;
II.- Integrar expedientes;
III.- Conservar la documentacin que se encuentre activa y la que ha sido clasificada como
reservada de acuerdo con la Ley de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Sonora,
mientras conserve tal carcter;
IV.- Controlar la circulacin de documentos y expedientes;
V.- Coadyuvar con el responsable del archivo de concentracin, en la conformacin del
cuadro de clasificacin archivstica, catlogo de disposicin documental, inventarios
documentales y gua simple de archivos; y
VI.- Colaborar en las transferencias primarias al archivo de concentracin;

CAPTULO VII
DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIN

ARTCULO 25.- Todos los sujetos obligados oficiales debern contar con un archivo de
concentracin, en donde se conservar aquella documentacin de uso espordico que debe
mantenerse por razones administrativas, legales, fiscales o contables.

ARTCULO 26.- El archivo de concentracin debern regirse por las disposiciones del
archivo general que le corresponda.

ARTCULO 27.-El archivo de concentracin de la dependencia o entidad deber contar

con un responsable, el cual realizar las funciones siguientes:
I.- Recibir los archivos de trmite de la documentacin semi-activa;
II.- Coadyuvar con el responsable de archivo de trmite en la elaboracin del cuadro de
clasificacin archivstica, catlogo de disposicin documental, inventarios documentales y
gua simple de archivo;
III.- Coordinar, junto con el responsable del archivo de trmite, las transferencias
primarias;
IV.- Conservar precautoriamente la documentacin semi-activa hasta cumplir su vigencia
documental conforme al catlogo de disposicin documental;
V.- Coordinar los trabajos de conservacin y mantenimiento de los documentos que
resguarda;
VI.- Hacer valer la normatividad del control administrativo que en materia de archivo haya
expedido la dependencia o entidad pblica;
VII.- Realizar inventarios de bajas documentales y de transferencias secundarias;
VIII.- Actualizar cuando sea necesario el catlogo de disposicin documental, en el cual
establecer los perodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservacin,
as como su carcter de reserva o confidencialidad;
IX.- Mantener la infraestructura en condiciones ptimas, tratndose de la conservacin de
los documentos que resguarda;
X.- Valorar, en coordinacin con el responsable del archivo histrico, la documentacin
para realizar las transferencias secundarias; y
XI.- Realizar la transferencia secundaria al archivo histrico de la dependencia o entidad
pblica, o bien, de su archivo general correspondiente.
10

CAPTULO VIII
DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVSTICO

ARTCULO 28.- Los sujetos obligados oficiales, por medio del responsable del archivo,
debern asegurarse de que se elaboren los instrumentos de control y consulta que propicien
la organizacin, descripcin, conservacin y localizacin expedita de sus archivos
administrativos, por lo que debern contar al menos con los siguientes:
I.- El cuadro general de clasificacin archivstica;
II.- El catlogo de disposicin documental;
III.- Los inventarios documentales:
A).- General
B).- De transferencia,
C).- De baja; y
IV.- La gua simple de archivos.
El rgano tcnico consultivo proporcionar asesora tcnica al Instituto para la capacitacin
en materia de elaboracin de instrumentos de control y consulta antes mencionados.

ARTCULO 29.- Los sujetos obligados oficiales, a travs del responsable de archivos,
elaborarn un cuadro general de clasificacin archivstica.
La estructura del cuadro general de clasificacin ser jerrquica atendiendo a los siguientes
niveles:
I.- Primero: (fondo) conjunto de documentos producidos orgnicamente por una
dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica;
II.- Segundo: (seccin) cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de
cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables; y
III.- Tercero: (serie) divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribucin general y que versan sobre una materia
o asunto especfico.
Lo anterior, sin perjuicio de que existan niveles intermedios, segn los requerimientos de
las dependencias o entidades. Los niveles podrn identificarse mediante una clave
alfabtica, numrica o alfanumrica, segn sea el caso.
11

El Instituto, por medio del rgano tcnico consultivo, proporcionar los instructivos para
elaborar los instrumentos de control y consulta de archivos, los cuales sern publicados en
la pgina oficial del Instituto y del Archivo General del Estado.

CAPTULO IX
DE LA CONSERVACIN DE ARCHIVOS

ARTCULO 30.- Los sujetos obligados oficiales que hacen uso de su archivo general para
resguardar su documentacin semi-activa, debern observar los procedimientos y tiempos
que se establezcan en el catlogo de disposicin documental, en su normatividad y los que
emanen de su archivo general.

ARTCULO 31.- Para determinar los plazos de conservacin de los archivos se tomar en
cuenta la vigencia documental, as como, en su caso el periodo de reserva correspondiente.
A partir de la desclasificacin de los expedientes reservados, el plazo de conservacin
adicionar un perodo igual al de reserva o al que establezca el catlogo de disposicin
documental, si ste fuera mayor al primero.
Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la informacin se
conservarn por dos aos ms a la conclusin de su vigencia documental.
Los inventarios de baja documental autorizados por el archivo general correspondiente
debern conservarse en el archivo de concentracin por un plazo de 5 aos en adelante a
partir de la fecha en que se haya autorizado la baja documental.

ARTCULO 32.- Al concluir los plazos establecidos en el artculo anterior, las

dependencias y entidades, a travs del responsable del archivo, solicitarn al archivo
histrico un dictamen de valoracin para determinar el destino final de los documentos, de
acuerdo al catlogo de disposicin documental, si se procede a la destruccin de
documentacin, se seguir el procedimiento establecido en el artculo 68 de la Ley.
CAPTULO X
DE LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO

ARTCULO 33.- Adems de contener documentos, los expedientes se deben formar con la
portada o guarda exterior, la que debe incluir datos de identificacin del mismo,
considerando el cuadro general de clasificacin archivstica.
El marcado de identificacin del expediente debe contener como mnimo los siguientes
elementos:
12

I.- Unidad administrativa;

II. - Fondo;
III.- Seccin;
IV. - Serie;
V.- Nmero de expediente o clasificador: el nmero consecutivo que dentro de la serie
documental identifica a cada uno de sus expedientes;
VI.- Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;
VII.- Asunto (resumen o descripcin del expediente);
VIII.- Valores documentales;
IX.- Vigencia documental; y
X.- Nmero de fojas tiles al cierre del expediente: es el nmero total de hojas contenidas
en los documentos del expediente.
En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deber sealarse la nomenclatura
asignada a los incisos III, IV y V.

ARTCULO 34.- Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como

reservados o confidenciales, debern contener, adems, la leyenda de clasificacin
conforme a lo establecido por los lineamientos generales para la clasificacin y
desclasificacin de la informacin expedidos por el Instituto y publicados en el Boletn
Oficial del Gobierno del Estado.

CAPTULO XI
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS

ARTCULO 35.- Los sujetos obligados oficiales tomarn las medidas necesarias para
administrar, localizar, conservar, controlar, circular, respaldar y resguardar los documentos
electrnicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos
como documentos de archivo que aseguren la identidad e integridad de su informacin, de
acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las
normas nacionales e internacionales.
Las dependencias y entidades realizarn programas de respaldo y migracin de los
documentos electrnicos, de acuerdo con sus recursos.

13

ARTCULO 36.- Los sujetos obligados oficiales aplicarn las medidas tcnicas de
conservacin que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y
disponibilidad de los documentos electrnicos de acuerdo con las especificaciones de
soportes, medios y aplicaciones.

CAPTULO XII
DE LA DIGITALIZACIN
ARTCULO 37.- Los sujetos obligados oficiales debern tener disponible la informacin
pblica solicitada mediante la digitalizacin de toda la documentacin de sus archivos, de
conformidad con el procedimiento y trmino establecidos en el artculo 64 de la ley.
ARTCULO 38.- Los sujetos obligados oficiales sern responsables de poner en operacin
un programa de digitalizacin de los documentos que contengan sus archivos, que ser de
acuerdo a su disponibilidad presupuestaria.
ARTCULO 39.- El responsable del archivo general correspondiente trabajar en conjunto
con los encargados del archivo de trmite y del rea de informtica de su dependencia o
entidad en relacin a la implementacin y aplicacin de dicho programa.

CAPTULO XIII
DE LA DESTRUCCIN DE DOCUMENTOS PBLICOS
ARTCULO 40.- Los sujetos obligados oficiales, a travs del responsable de su archivo,
debern organizar y dar mantenimiento a sus fondos acumulados para asegurar la
conservacin e integracin al sistema integral de archivo de todos aquellos documentos que
aun conserven vigencia, segn previa valoracin o que sean considerados histricos.
ARTCULO 41.- Los sujetos obligados debern establecer un tiempo lmite para la
organizacin de dichos fondos acumulados, debiendo presentar un calendario de
actividades que incluyan los trabajos de diseo, implementacin del sistema archivstico as
como su integracin a los archivos de la dependencia o entidad.
ARTCULO 42.- Tratndose de documentacin susceptible de desechar, se deber levantar
acta administrativa de dicho acto, describiendo cantidad, tipo y motivos para su
destruccin, previo al procedimiento que para la destruccin de documentos pblicos
establece la ley.
ARTCULO 43.- El Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora, ser el
organismo titular para determinar si existen o no en su caso, condiciones especiales para la
destruccin de documentacin pblica, tales como la perdida de vigencia documental o
aquellas referentes a siniestros ocasionados por un caso fortuito o de fuerza mayor tales
como inundaciones, incendios, climas u otros.
14

Los documentos histricos no podrn ser destruidos en ningn tiempo y bajo ninguna
circunstancia y su control y resguardo estar apegado a la normatividad disponible en la
materia.
ARTCULO 44.- El procedimiento de destruccin de documentacin pblica inicia con la
solicitud del titular del sujeto obligado interesado, expresando los motivos y fundamentos
legales para solicitar dicha destruccin, misma solicitud que debe estar acompaada por los
oficios que contenga la manifestacin de inters en la documentacin por parte del Instituto
Superior de Auditora y Fiscalizacin, Contralora General del Estado y la Direccin del
Boletn Oficial del Estado y, as como, soporte fotogrfico, soporte electrnico e inventario
fsico de los documentos sujetos al procedimiento de destruccin documental.
El sujeto obligado interesado deber enviar oficio al titular del Instituto Superior de
Auditora y Fiscalizacin, al titular de la Secretara General de la Contralora del Estado y
al titular de la Direccin General del Boletn Oficial y Archivo del Estado de Sonora,
tratndose de destruccin de documentos pblicos de Organismos Autnomos, Municipios,
Poder Legislativo y Poder Judicial, deber dar vista por el rgano de Control, por el titular
del Instituto Superior de Auditora y Fiscalizacin y titular de la Direccin General del
Boletn Oficial y Archivo del Estado de Sonora, para que de acuerdo con las funciones
fiscalizadoras y de valoracin testimonial y evidencial en su caso especfico, manifiesten su
inters o no inters en la informacin sometida al procedimiento, el cual debe quedar por
escrito; de no emitir estas instancias una respuesta en los 15 das hbiles siguientes a la
notificacin se entender la falta de inters en la informacin.
ARTCULO 45.- Una vez recibida la solicitud con todos sus anexos y declarar admitida la
solicitud el Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora, llevar a cabo un
diagnstico con el objetivo de constatar fsicamente lo referenciado en la solicitud de inicio.
ARTCULO 46.- El personal del Instituto designado para llevar a cabo el diagnstico, una
vez que haya agendado la visita con el sujeto obligado, empezar con la inspeccin ocular
de lugar fsico en donde estn resguardados los documentos, as como las condiciones que
guardan los mismos; har un muestreo aleatorio de las cajas o expedientes que en la
solicitud de inicio se refieran, observar fsicamente si se renen las causas especiales para
reducir la conservacin de la documentacin; llevar acabo inspeccin ocular para dar
certeza de la existencia del soporte electrnico referido por el interesado; recopilar todo el
material fotogrfico resultado de la inspeccin, asimismo, elaborar un informe por escrito
y dirigido al Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora en el cual se
expondr segn su criterio todas las actividades sealadas anteriormente.
Una vez que se tenga el informe se someter al anlisis y en su caso a la aprobacin o no
aprobacin del Pleno del Instituto para dar inicio con el procedimiento.
ARTCULO 47.- De acuerdo a lo previsto en el artculo 67 de la Ley de Acceso a la
Informacin Pblica del Estado de Sonora, las razones especiales por las cuales el Instituto
pudiera reducir el plazo de conservacin, podrn ser todas aquellas que demuestren la falta
de valor fiscal, administrativo o legal, es decir documentacin que haya perdido su
vigencia; asimismo todas aquellas que tengan que ver con caso fortuito y de fuerza mayor
tales como cuestiones climatolgicas consistentes en inundaciones, incendios,
15

contaminacin ambiental, humedad, polvo, lodo, etc. Sin embargo dichas razones
especiales no son limitativas.
ARTCULO 48.- Despus de ser notificado el interesado sobre el inicio del procedimiento
el Instituto deber ordenar una publicacin en peridico de circulacin estatal misma que
ser por nica vez, la publicacin del anuncio deber ser en lugar visible no menor a 1/16
de pgina, para informar a la ciudadana sobre lo siguiente:
I.- El rea administrativa que gener el archivo y la ltima que lo tuvo a su cargo;
II.- El periodo que comprende la informacin del archivo a destruir;
III.- La temtica o naturaleza de la informacin que contenga el archivo a destruir;
IV.- La forma en que podr ser consultada la informacin del archivo a destruir;
V.- Lugar en donde se podr consultar la informacin del archivo a destruir; y
VI.- El tipo de soporte documental en el cual quedar respaldada la informacin del archivo
a destruir.
ARTCULO 49.- Una vez que surta efectos la publicacin, es decir al da hbil siguiente
en que se public el anuncio de destruccin documental, iniciar el plazo de tres meses para
que cualquier persona solicite al Instituto no se destruyan los documentos, exponiendo las
razones que justifiquen su peticin, debiendo resolver el Pleno del instituto en un plazo de
diez das hbiles.
Para el caso de que el Instituto desestime la razn que justifica la no destruccin de la
documentacin, el instituto dar vista al particular para que manifieste si tiene inters en la
donacin.
ARTCULO 50.- El procedimiento de destruccin de documentacin pblica culminar
con la resolucin emitida por el Instituto y con la debida notificacin personal al interesado;
para que este una vez notificado proceda a destruir fsicamente la documentacin sujeta al
procedimiento y que el rgano de control de constancia va acta administrativa y soporte
fotogrfico de la eliminacin de los documentos, contando en dicho acto de la presencia
testimonial del personal del Instituto.

TRANSITORIOS

PRIMERO.- Los presentes lineamientos entrar en vigor al da siguiente de su publicacin

en el Boletn oficial del Gobierno del Estado.

SEGUNDO.- Los sujetos obligados contarn con un plazo de dos aos contado a partir de
la publicacin de los presentes lineamientos en el Boletn Oficial del Gobierno del Estado,
para valorar y organizar la documentacin que est resguardada.

TERCERO.- Tratndose de documentacin pblica que se encuentre dentro de fondos

acumulados, se establece un perodo de seis aos para su rescate, la cual deber ser
16

integrada a la sistematizacin de archivos siguiendo con las disposiciones establecidas para

ello en estos lineamientos as como en la normatividad aplicable a la materia.

CUARTO.- Los procesos de digitalizacin deber implementarse por los sujetos obligados
oficiales a ms tardar en el prximo ejercicio fiscal.

QUINTO.- Se derogan todas las disposiciones reglamentarias existentes en las entidades

pblicas que se opongan a lo dispuesto en los presentes lineamientos, los cuales fueron
dados en la ciudad de Hermosillo, Sonora a 29 del mes de mayo del ao dos mil seis por los
vocales integrantes del Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora, C.P.
Ricardo Hurtado Ibarra, Lic. Francisco Cuevas Senz y C.P. Conrado Jaime Samaniego
Villasana.

TRANSITORIOS 29/03/12
NICO.- Los presentes lineamientos entrarn en vigor al da siguiente de su publicacin en
el Boletn Oficial del Gobierno del Estado.

APNDICE
B.O. Nmero 26 Seccin I de fecha Jueves 29 de marzo del 2012. Se modifican la
denominacin Lineamientos para la Organizacin y Conservacin de la Documentacin
Pblica para quedar con el siguiente nombre: LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA
ADMINISTRACIN DOCUMENTAL; Los artculos 3 fracciones II, III, IV, V, VI, VII,
VIII, IX, X, XI, XII, XIII, XIV, XVIII, XX, XXI, XXII, XXIV, XXV, XXVI, XXIX, XXX,
XXXI, XXXII, XXXIII, XXXIV, XXXV, 5, 9, 11, 12, 14, fraccin V, 16, fracciones II, III,
IV y VI, 17, 18, fraccin IV, ltimo prrafo, 19, fraccin II, Captulo V denominado: DE
LA ADMINISTRACIN DE LOS ARCHIVOS, 21 BIS A, 21 BIS B, 22, 24, fracciones
IV, V, VI, 25, 27, fracciones II, III, VII y VIII, 28, fraccin IV, ltimo prrafo, 29, 30, 31,
32, 35, primer prrafo; adems se adicionan las fracciones I, XV, XVI, XVII, XIX, XXIII,
XV, XXVII, XXVIII al artculo 3, 20, 21,24, segundo prrafo, fraccin III, CAPITULO
XIV DE LA DESTRUCCIN DE DOCUMENTOS PBLICOS y los artculos 43, 44, 45,
46, 47, 48, 49 y 50; asimismo se derogan el CAPITULO X DE LOS EXPEDIENTES DE
ARHIVO, los artculos 33, 34, CAPTULO XIII DEL RESCATE DE FONDOS y los
artculos 40, 41 y 42.

17