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INFORME DE AUDITORIA N 001-2014

AUDITORIA DE SISTEMAS DE INFORMACIN A LOS SOFTWARES INFORMTICOS DE XXX
AL 31-07-07
I.- INTRODUCCIN
1.- Origen del Examen
Se ejecuta el presente examen dando cumplimiento a lo programado en nuestro Plan Anual de
Control ao 2014, Actividad de Control con cdigo N 2-1801-2003-008.
2.- Naturaleza y Objetivos del Examen
El examen especial es una Actividad de Control de periodicidad anual.
El objetivo del examen es determinar la correcta operativad de los Softwares que utiliza la
institucin, en base a Resolucin de Contralora N 072-98-CG publicado el 02.JUL.1998 que
aprueba las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico, asimismo Resolucin
Ministerial N 224-2004-PCM del 23.JUL.2004.

3.- Alcance del Examen

El trabajo comprende en la determinacin de los riesgos informticos que atraves la institucin
entre el 31-07-2013 y el 31-07-2014, as como todas las actuaciones efectuadas por las reas
correspondientes, sobre el particular.
El examen se realiz de acuerdo a las Normas de Auditora Gubernamental.
4.- Antecedentes y Base Legal de la Entidad.
El (XXX), es el producto de una reforma cuyo objetivo fue implementar un modelo de gestin
moderno, que se caracterice por la excelencia en el desarrollo de sus funciones y por la honestidad
y eficiencia de sus integrantes.
El XXX tiene por finalidad organizar y ejecutar la administracin, fiscalizacin y recaudacin de
todos los ingresos tributarios y no tributarios de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
Promoviendo entre la ciudadana la formacin y fortalecimiento de la cultura de cumplimiento de las
obligaciones tributarias municipales; estableciendo tributos equitativos y buscando establecer tasas
y contribuciones que reflejen el costo de los servicios pblicos municipales.

5.- Comunicacin de Hallazgos

Los Hallazgos de Auditora encontrados en el desarrollo del examen fueron comunicados mediante
las Cartas Nros 001-07 y 002-07 del 19-OCT.2014, dirigidos al Gerente de Operaciones y Gerente
de Administracin Sr. JAIME ENRIQUE SOBRADOS TAPIA y Sra. YNDIRA ORELLANA TUTAYA.

6.- Memorando de Control Interno

En el curso del desarrollo del presente examen no se encontraron deficiencias de control interno,
por lo que no fue necesario la elaboracin de ningn documento.
.
7.- Otros Aspectos de Importancia
7.1)

Anlisis del contenido y la consistencia del Manual de Usuario y Anlisis y Diseo de

Sistemas del Software INFOXXX Y CODEPI.

Hemos procedido a revisar la documentacin entregada por el responsable del la Oficina de

Sistemas, tales como:
1. Manual de Anlisis y Diseo del Software INFOXXX.Se ha procedido a revisar este manual encontrado que contiene informacin pertinente
para el desarrollo del software tales como:

Modelo de Base de Datos

Diccionarios de Datos
Diagrama de Flujo del Desarrollo de los mdulos.
Diagrama de Procesos

2. Manual de Usuario del Software INFOXXX.Esta documentacin contiene informacin detallada del uso de los diferentes mdulos que
conforman el INFOXXX
Respecto al Software CODEPI no hemos encontrado ninguna documentacin que sustente su
desarrollo.
7.2)

Verificacin de los accesos a los mdulos del Software INFOXXX

Se ha procedido a revisar a travs de la opcin de Lista de Accesos del Software INFOXXX, los
usuarios que tienen accesos, encontrando que muchos usuarios no estn identificados, es decir no
se sabe quien es la persona responsable de ese accesos, la relacin se detalla en el en el Anexo
03. Producto de esta verificacin se produjo un hallazgo de auditora.
7.3) Procedimientos de Encuestas para obtener informacin acerca de los controles
internos, Plan de Contingencias, Seguridad Fsica, Seguridad Lgica y Mantenimiento
de Software y Hardware.

Con la finalidad de recabar informacin, acerca del funcionamiento del los mdulos del Software del
XXX se efectu una encuesta dirigida a los usuarios, a travs de preguntas abiertas, relacionados
con los siguientes temas:
a) Deficiencias del uso del Software. Los usuarios detallaran todas las dificultades del uso del
Software.

b) Problemas frecuentes del Software. Estuvo dirigido a los usuarios para recabar informacin
de las fallas frecuentes que tienen los Softwares del XXX.
c) Calificar el trabajo de la Oficina de Sistemas. Enfocada a preguntas relacionas a calificar el
trabajo de los trabajadores de la Oficina de Sistemas.

d) Mdulos del Software XXX.- Se realizaron preguntas acerca del funcionamiento individual
de cada mdulo que conforman los softwares del XXX.
e) Reportes necesarios. Estuvo encausada a constatar si los reportes que emiten los
Softwares del XXX son los necesarios o es conveniente aumentar ms.

Del resultado de la encuesta efectuada a los usuarios, se consiguieron hallazgos de auditora,

los que fueron comunicados a los responsables.

II.- OBSERVACIONES

OBSERVACION N 01
DEFICIENTE ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS
INFORMACIN DEL SERVICIO DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA DE HUANCAYO

DE

DE

Se ha detectado que la entidad no ha organizado adecuadamente los sistemas informticos de la

entidad encontrndose las siguientes observaciones:

a. Inexistencia de un Plan de Sistemas de Informacin Institucional

Se ha observado que la Oficina de Informtica no cuenta con un Plan de Sistemas de
Informacin, el cual permita desarrollar actividades que contribuyan al logro de los objetivos
institucionales, dicha observacin se corrobora mediante el Informe N 037 del 09.AGO.2007
de la Oficina de Informtica manifestaron que la elaboracin del Plan de Sistemas de
Informacin del XXX es de competencia de la Gerencia de Informtica, sin embargo segn el
organigrama del XXX no existe Gerencia de Informtica y la Oficina de Informtica depende de
la Gerencia de Administracin.
El hecho inobserva la Resolucin de Contralora N N 072-98-CG publicado el 02.JUL.1998
que aprueba las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico, NTC 500-02 PLAN
DE SISTEMAS DE INFORMACIN, en su numeral 03), establece que: Corresponde a la
direccin de cada entidad participar en la elaboracin, aprobacin y puesta en funcionamiento
del Plan de Sistemas de Informacin de la entidad, debiendo los calendarios de desarrollo estar
sincronizados con el planeamiento global de la entidad.
Dicha situacin ha originado que los sistemas de informacin de la entidad no cuenten con
objetivos y estrategias de las acciones a realizar, asimismo que se carezca de un cronograma
de las actividades a ejecutar, de otra parte que el diseo del Modelo de Datos de los Softwares
sea deficiente y que no exista una direccin eficiente y efectiva para el desarrollo de proyectos
informticos.

La observacin antedicha, es ocasionada por el desconocimiento de la elaboracin y ejecucin

del Plan de Sistemas de Informacin del personal responsable del rea de Informtica y la
Jefatura del XXX, asimismo por la desorganizacin interna de las actividades a cumplir del
personal de la Oficina de Informtica.
Se ha recibido las aclaraciones y/o comentarios de las siguientes personas involucradas:
El Sr. JAIME ENRIQUE SOBRADOS TAPIA, Ex Gerente de Administracin (18.NOV.2003 al
16.AGO.2004) y actual Gerente de Operaciones (17.AGO.2004 a la fecha) del XXX, a travs
del Memorando N 01-012-0000000103 del 26.OCT.2007, seala que Ante ese escenario
desarrollar un Plan de Sistemas de Informacin institucional no era un prioridad, ms an con
las deficiencias de personal en el rea de informtica.
Sobre el particular tambin debemos sealar que dichos instrumentos sern elaborados con el
nuevo personal del rea de informtica.
Del comentario vertido le imputa el hallazgo porque al momento de crear la Oficina de
Sistemas, se debi dotar del personal necesario para que dirija de manera eficiente las
actividades correspondientes a la administracin de dicha oficina.
La Sra. YNDIRA ORELLANA TUTAYA, Contadora General (16.FEB.2004 a la fecha) y actual
Gerente (e) de Administracin (16.AGO.2005 a la fecha) del XXX, mediante el Memorando N
03-012-000000129 del 26.OCT.2007, manifiesta lo siguiente: se fueron salvando los
problemas que se consideraron prioritarios en su momento, no se tuvo el tiempo ni los recursos
suficientes para desarrollar un Plan de Sistemas de Informacin Institucional, lo cual no se
consider prioritario institucionalmente hablando, ms an con las restricciones financieras por
las que se atravesarn
De la evaluacin realizada al descargo se concluye que esta no lo desvirta sino por el contrario
reafirma la observacin, a pesar de expresar que financieramente se encontraban y no era
importante para ellos desarrollar el Plan de Sistemas de La Informacin
Por tales consideraciones, de conformidad con lo establecido en la Novena Disposicin Final de
la Ley N 27785 - Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de
la Repblica, han incurrido en Responsabilidad Administrativa Funcional los siguientes
funcionarios:
Sr. Jaime Enrique SOBRADOS TAPIA Ex Gerente de Administracin y actual Gerente de
Operaciones del XXX, Sra. Yndira Sidilia ORELLANA TUTAYA Contadora General y actual
Gerente (e) de Administracin, comprendidos en el rgimen laboral de la actividad privada,
normado el Decreto Legislativo N 728 y su reglamento, al haber contravenido durante el
desempeo de sus funciones las disposiciones contenidas en la normatividad antes citada; de
acuerdo al detalle siguiente:
Al Sr. Jaime Enrique SOBRADOS TAPIA y a la A la Sra. Yndira Sidilia ORELLANA TUTAYA,
por no haber supervisado y monitoreado adecuadamente las labores de la oficina de
informtica en su condicin de Gerentes de Administracin, incumpliendo sus funciones
contempladas en el artculo 7 del Reglamento de Organizacin y Funciones aprobado
mediante Resolucin Jefatural N 007-2003-XXX-MPH del 21.NOV.2003 y modificado mediante
Resolucin Jefatural N 01-065-00000011 del 20.JUL.2004 y el numeral 1 del artculo 6 del
Manual de Organizacin y Funciones - MOF aprobado mediante Resolucin Jefatural N 0082003-XXX-MPH y modificado con la Resolucin Jefatural N 01-065-00000012, que dentro de
sus funciones se encuentra la de efectuar una adecuada gestin y aplicacin de los procesos
administrativos en aspectos de ejecucin presupuestal, financieros, contables, patrimoniales y

de fondos; as como la provisin de recursos materiales y de potencial humano de acuerdo a

las necesidades y normas vigentes.

III.- CONCLUSIONES

1) No se est cumpliendo con desarrollar los Planes de Sistemas de Informacin de la Oficina

de Informtica, el mismo que permitir tener una mejor administracin de las actividades y
prevencin de desastres ante incidente negativos en la Oficina de Informtica.
(Observacin N 01).
IV. RECOMENDACIONES
1) Se desarrolle los siguientes Planes para la Oficina de Informticas, tales como:
a) Plan de Sistemas de Informacin, este plan debe contener como mnimo la siguiente
estructura:
Cronograma de actividades de la Oficina de Informtica.
Modelo de Datos de los Softwares desarrollados.
Estrategias para desarrollar los Sistemas de Informacin.
Factores Crticos de xito.
Proyectos Informticos.
(Conclusin N 1)
V. ANEXOS
1) Anexo N 1, Carta N 001-07 del 19-OCT-2014, dirigido al Gerente de Operaciones.
2) Anexo N 2, Carta N 002-07 del 19-OCT-2014, dirigido al Gerente de Operaciones.
3) Anexo N 3, Reporte de Accesos de Usuarios al Software INFOXXX.

Huancayo, 30 de Octubre del 2014.