GUA N 4

cero papel

en la administracin pblica
EXPEDIENTE ELECTRNICO

Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

Direccin de Gobierno en lnea.
Alta Consejera para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa.
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
Archivo General de la Nacin.

PG.

CONTENIDO

CONTENIDO

INTRODUCCIN

1. EXPEDIENTE ELECTRNICO

1.1 DEFINICIN

1.2. COMPONENTES DEL EXPEDIENTE

ELECTRNICO

1.3 PROPIEDADES DEL EXPEDIENTE

ELECTRNICO

1.3.1 PROPIEDADES DEL EXPEDIENTE EN SU

ETAPA DE TRMITE

1.3.2 PROPIEDADES DEL EXPEDIENTE EN SU

ETAPA DE ARCHIVO

1.4 CICLO VITAL DEL EXPEDIENTE ELECTRNICO

2 METADATOS DEL EXPEDIENTE ELECTRNICO

11

2.1 METADATOS MNIMOS OBLIGATORIOS

11

2.2 METADATOS COMPLEMENTARIOS

12

3 SERVICIOS DE REMISIN Y PUESTA A

DISPOSICIN

13

4 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIN Y LA GESTIN DEL EXPEDIENTE

ELECTRNICO

13

INTRODUCCIN

En el marco de la iniciativa Cero Papel en la Administracin Pblica se han

elaborado las presentes guas cuyo objetivo es brindar a las entidades
orientaciones que les permita avanzar en la implementacin de estrategias
que contribuyan a obtener una mayor eficiencia y reducir el consumo de
papel.
Cmo se elaboraron las guas?
Las guas son el resultado de un proceso de adaptacin, revisin y ajustes
realizados por un grupo de profesionales del Ministerio de las Tecnologas
de la Informacin y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacin,
a partir de los documentos desarrollados en el marco de la Convocatoria 564 de 2011 de Colciencias cuyo objeto es Desarrollar el modelo
de administracin electrnica cero papel para la Administracin Pblica,
proyecto llevado a cabo por la firma Informtica el Corte Ingls S.A.
Ha sido particularmente importante la revisin llevada a cabo por el Comit
Tcnico de Gestin Documental del Sistema Nacional de Archivos y el
aporte de expertos de cerca de 99 organizaciones entre universidades,
entidades y empresas privadas, que participaron en los foros de discusin
pblica presenciales y en el foro virtual en los que se recibieron comentarios, crticas y sugerencias, que esperamos, se reflejen en estas versiones
de los documentos.
3

PG.

1. EXPEDIENTE ELECTRNICO

1.1. Definicin 1
El expediente electrnico es un conjunto de documentos electrnicos que hacen parte de un
mismo trmite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan, y
que se encuentran vinculados entre s para ser archivados.

Los documentos de archivo en soporte de papel forman expedientes que se guardan en

carpetas y se organizan de acuerdo a una estructura lgica de clasificacin. Del mismo modo,
los documentos electrnicos de archivo deben ser archivados en expedientes electrnicos
que se organizarn de acuerdo a una estructura lgica establecida.
Sin embargo, en un sentido estricto, los expedientes electrnicos no tienen una existencia real
fsica: corresponden a la informacin virtual de los metadatos asociados a los documentos
que hacen parte de estos expedientes electrnicos.
No obstante, el usuario de las aplicaciones de gestin documental no suele ser consciente de
estas sutilezas: el software por medio del cual se maneja el aplicativo permite que los usuarios
vean y manejen las carpetas como si en estas se guardaran fsicamente los documentos de
archivo que han sido asignados a los expedientes2 .

1.2. Componentes del expediente electrnico

Un expediente electrnico est integrado por la suma de cuatro componentes:
Documentos electrnicos, que cumplirn las caractersticas de contenido, estructura
y contexto definidas.
ndice electrnico, que garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir
su recuperacin siempre que sea necesario.
Firma del ndice electrnico por la administracin, rgano o entidad a cargo de acuerdo
1
2

LEY 1437 DE 2011 (enero 18): por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
(EL CONGRESO DE COLOMBIA).
MOREQ. Model Requirements for the Management of Electronic Records.

PG.

con la normativa aplicable3 .

s -ETADATOSDELEXPEDIENTEELECTRNICOOINFORMACINVIRTUALCONTENIDAENELLOS
Figura 1. Expediente electrnico
Conjunto de documentos electrnicos

Expediente
Electrnico

Documentos
Electrnicos

ndice

Firma

Metadatos

Fuente: Colciencias. Proyecto diseo del modelo de administracin electrnica de Cero Papel en la administracin pblica.

Los documentos electrnicos se pueden incluir en un expediente electrnico directamente

como elementos independientes, como parte de un grupo de documentos electrnicos, o
bien como parte de otro expediente que este relacionando siempre al primero.
Figura 2. Documentos independientes o en agrupacin de documentos

Fuente: Colciencias. Proyecto diseo del modelo de administracin electrnica de Cero Papel en la administracin pblica.

Los documentos electrnicos que forman parte de un expediente deben estar asociados a
un identificador nico, al que se aadir el ndice electrnico donde figure el expediente o los
expedientes que lo conforman.
Los documentos podrn mantenerse independientes o agrupados segn las series y subseries
mediante las cuales se haya clasificado la documentacin de la entidad. Determinados tipos
de documentos podrn agruparse en carpetas de acuerdo a la funcin que tienen, como
pueden ser los documentos del ciudadano y documentos susceptibles de ser utilizados en
3

El ndice electrnico se firma en el momento del cierre del expediente, esta firma electrnica garantiza la autenticidad e integridad del
contenido del ndice, y por extensin, de los documentos que conforman el expediente electrnico as como de su estructura.

PG.

mltiples expedientes; estos casos debern estar definidos previamente en las polticas y
procedimientos de gestin documental4.

Figura 3. Esquema del expediente electrnico

Fuente: Colciencias. Proyecto diseo del modelo de administracin electrnica de Cero Papel en la administracin pblica.

Expediente Electronico
Indice de Expediente
Firma

Metadatos
del expediente

El ndice electrnico constituye un objeto digital donde se establecen e identifican los

documentos electrnicos que componen el expediente, ordenados de manera cronolgica
y segn la disposicin de los documentos, as como otros datos con el fin de preservar la
integridad y permitir la recuperacin del mismo.
Se ha determinado que el foliado de los expedientes electrnicos se llevar a cabo mediante
un ndice electrnico, firmado digitalmente por la autoridad, rgano o entidad actuante,
segn proceda. Este ndice garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir su
recuperacin cuando se requiera5.

4
5

En el caso colombiano, cada entidad es responsable de establecer y documentar las polticas de gestin documental en el Programa
de Gestin DocumentalPGD.
COLOMBIA .CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 1437. (18 de enero de 2011): por el cual se expide el Cdigo de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

PG.

1.3. Propiedades del expediente electrnico

Los expedientes electrnicos deben de tener unas propiedades especficas dependiendo de
la fase en la que se encuentren (trmite o archivo).

1.3.1 Propiedades del expediente en la etapa de

trmite:
En su gestin se utilizan diferentes tipos de aplicaciones que se suelen agrupar
bajo la denominacin Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos (SGDE),
que incluyen repositorios, soluciones de gestin de contenido, de gestin de
proveedores, financieras, entre otras.
Debe estar conformado por los nombres de los documentos que lo componen a
travs de un ndice electrnico, el cual debe reflejar el orden original de resolucin
o trmite del asunto o proceso, es decir cronolgicamente.
nicamente durante la fase de trmite puede ser
Tanto el interesado
como los responsables de su tramitacin pueden aportar al expediente electrnico
documentos electrnicos nativos (es decir, que siempre fueron electrnicos
y nunca han tenido un presencia fsica en papel) o digitalizados (documentos
en fsico que han sido escaneados) y esto deber quedar en un registro de
auditora.
En lo posible el expediente debe ser accesible: el interesado y autorizado debera
estar en condiciones de realizar la consulta a su expediente a travs de una
sede electrnica o por los medios dispuestos por las entidades.
Las entidades deben conservar en formato electrnico todos los documentos
que formen parte de un expediente electrnico.
La creacin de los expedientes debe estar regulada por una normativa
es responsabilidad de la entidad cumplirla.
Deben tener un cdigo de
nico.
Pueden contener documentos electrnicos que formen parte a su vez de otros
expedientes.
De manera excepcional es posible incorporar documentos electrnicos en
formatos distintos a los establecidos.
Debe poder ser transferible de los repositorios del Sistema de Gestin de
Documentos Electrnicos (SGDE) al Sistema de Gestin de Documentos
Electrnicos de Archivo (SGDEA).
electrnica.
Deben admitir

LATORRE TAFANELL, Roser, El glossari comparat darxivistica. En lnea http://www.santboi.cat/Publi077.nsf/

BE5C52B9D8E5462BC125754500420D40/$FILE/Glossari_comparat_2011.pdf. [Consulta 18 de agosto de 2012]

PG.

1.3.2. Propiedades del expediente en su etapa de

archivo:
denominadas Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo
(SGDEA).
en un ndice electrnico firmado, asegurando de esta manera su integridad y
autenticidad por medio de la identificacin de sus componentes.
Debe ser accesible: el interesado debera poder realizar la consulta a su expediente a travs de una sede electrnica o por los medios dispuestos por las
entidades.
expedientes.
integridad y recuperacin a medio y largo plazo, conforme a la planeacin
documental realizada y lo definido en el Programa de Gestin Documental-PGD,
Cuadro de Clasificacin Documental-CCD y Tablas de Retencin DocumentalTRD.
Exi

Existen otra clase de expedientes que no son estrictamente electrnicos:

Tanto el SGDE como el SGDEA tienen que gestionar todo tipo de expedientes: fsicos, electrnicos o hbridos,
Expedientes
fsicos,
compuestos
nicamente
por documentos en soporte fsico.
de manera
unificada,
conservando
la integridad
del expediente.
Expedientes hbridos, son los que se componen de documentos electrnicos y documentos fsicos.
Expediente mixto, conjunto de documentos de archivo, electrnicos y tradicionales, relacionados
entre s y conservados por una parte en soporte electrnico, en el marco del SGDEA y por otra, como
expediente tradicional fuera del SGDEA*.

1.4. Ciclo vital del expediente electrnico

El ciclo vital del expediente electrnico est formado por las distintas fases por las que
atraviesa un expediente desde su creacin hasta su disposicin final.

PG.

Figura 5. Ciclo de vida de expedientes electrnicos

Planeacin

Trmite

Disposicin de
documentos

SGDE

SGDEA

Fuente: Colciencias. Proyecto diseo del modelo de administracin electrnica de Cero Papel en la administracin pblica.

Planeacin
En esta fase se define el expediente de acuerdo al desarrollo de las funciones propias de
cada entidad o unidad administrativa pblica; dicha planeacin se realiza en asocio con el
rea de calidad y la oficina que produce el expediente.

Gestin y trmite
Abarca el inicio, la vinculacin a un trmite, la distribucin, la descripcin, la disponibilidad,
recuperacin y acceso del expediente hasta que cumple la funcin inicial por la que fue
creado.

Disposicin final de documentos

La disposicin final debe estar asociada a los tiempos donde sea necesario tener el
expediente a mano y de acuerdo con sus valores administrativos, legales, e histricos, entre
otros, plasmados en herramientas como las Tablas de Retencin Documental y las Tablas
de Valoracin Documental. Para las acciones de transferencia, seleccin o eliminacin las
entidades deben contar con polticas y procedimientos establecidos de conformidad con los
protocolos y regulacin vigentes en la materia.

10

PG.

2. METADATOS DEL EXPEDIENTE ELECTRNICO

El expediente electrnico est formado por un conjunto de documentos que representan
los distintos actos y momentos administrativos del proceso. Los metadatos asociados al
expediente electrnico, permiten definir caractersticas del expediente que debern ser
comunes a todos los documentos que lo conforman y que ayudarn a la identificacin exacta
del expediente que se requiera.
Para la incorporacin de metadatos se debe adoptar un vocabulario de metadatos
estandarizado y acorde a las necesidades del Estado colombiano. Se propone utilizar el
esquema METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), al que se aadirn, si as
se considera necesario, otros metadatos.

2.1. Metadatos mnimos obligatorios

Constituyen un conjunto de informacin definida con el fin de facilitar el conocimiento inmediato
de las caractersticas bsicas del expediente electrnico que permitan su contextualizacin
y reconocimiento en el marco de la organizacin y proceso, procedimiento o trmite, al que
corresponda.
En la siguiente tabla se indican los metadatos asociados al expediente:
Tabla 1. Tabla de metadatos del expediente electrnico
Nombre

Descripcin

Mult*.

Oblig.

Metadatos de informacin

Cdigo

Cdigo del procedimiento.

Ttulo
Cdigo_Serie
Ttulo Serie
Cdigo_Org

Ttulo del procedimiento.

Desc_Org

Descripcin organismo administrativo.

X
X
X
X
X

Cdigo de la serie documental.

Ttulo de la serie documental.
Cdigo organismo administrativo.

Cdigo_Unidad Cdigo unidad administrativa.

Descripcin unidad administrativa.
Desc Unidad
Versin.
Versin

X
X

X
X
X

Metadatos de gestin

Nmero_Exp
Desc_Exp
URI Interesado

Nmero de expediente.

Descripcin del expediente.

X
X

URI del interesado.

11

PG.

Id Interesado
Desc
Interesado
Fecha_Apertura
Fecha Cierre

Identificacin del interesado.

Descripcin del interesado.

X
X

X
X
X

Fecha de apertura.
Fecha de cierre.
Metadatos de seguridad

Nivel NS
Acceso
Accesibilidad

Cdigo nivel de seguridad.

Cdigo clasificacin de acceso.
Cdigo de la accesibilidad.

X
X
X

Metadatos de trazabilidad

URI
Ruta

Cdigo de referencia-URI.
Ruta del nodo.

X
X

* Mult = metadato mltiple. Oblig: metadato obligatorio.

2.2. Metadatos complementarios

Los metadatos complementarios responden generalmente a necesidades de descripcin
especficas y, como tal estn asociados a procesos de gestin interna.
Se podrn asignar metadatos complementarios para atender a necesidades de descripcin
especficas. Estos metadatos complementarios se aplicarn de acuerdo con lo previsto en la
gestin de metadatos de documentos electrnicos y dentro de los parmetros de las polticas
de interoperabilidad, estndares y plataforma de interoperabilidad del Estado colombiano.
Por tanto, independientemente de los metadatos mnimos obligatorios, las distintas entidades
podrn asociar a los expedientes electrnicos metadatos de carcter complementario para
las necesidades de descripcin especficas de acuerdo al entorno donde se gestiona el
expediente. Cada organizacin debe valorar sus necesidades especficas adicionales y
extender el esquema de metadatos internamente segn sus requisitos, siempre respetando
el esquema GEL-XML.

12

PG.

3. SERVICIOS
DISPOSICIN

DE

REMISIN

PUESTA

Formato y estructura para el intercambio de

expedientes
Se aconseja que la estructura a aplicar para el intercambio de expedientes electrnicos sea
de forma general:
t Un documento XML que incluir como mnimo:
-

ndice
que contiene los nombres de los documentos electrnicos que
componen el expediente.
Metadatos del expediente electrnico.
Los documentos electrnicos que componen el expediente bajo la estructura
XML.

t Esquemas XML para intercambio de expedientes electrnicos

o
o
o
o
o

XSD Expediente electrnico.

XSD ndice electrnico del expediente.
XSD Contenido del ndice electrnico del expediente.
XSD Metadatos del expediente electrnico.
XSD Firmas.

Se permite de manera excepcional otras estructuras de intercambio de expedientes

electrnicos con normativa especfica, siempre con acuerdo previo entre las partes que
compongan la comunicacin y con la obligacin para el emisor de convertir la estructura
recibida a la establecida. Con esto se respondera a aquellos casos en que una conversin
a un formato electrnico convencional no fuese posible por las caractersticas que tenga el
soporte fsico origen o cuando una conversin de formato pudiese provocar la prdida del
valor probatorio del documento electrnico.

13

PG.

4. CONSIDERACIONES
PARA
LA
IMPLEMENTACIN Y LA GESTIN DEL EXPEDIENTE
ELECTRNICO
Las entidades a travs de las sedes electrnicas, en cumplimiento de lo establecido en
el Decreto antitramites 019 de 2012, deben implementar aplicativos que permitan poner
a disposicin de los ciudadanos interesados los expedientes electrnicos que requieran,
cumpliendo as los requisitos de interoperabilidad.
Independientemente de que las funcionalidades propias de la gestin de documentos
electrnicos sean proporcionadas por la misma herramienta, a travs de una solucin
integral, o por aplicativos independientes, el sistema utilizado para la gestin de expedientes
electrnicos proporcionara las siguientes funcionalidades:
s
s
s
s
s
s
s

2EGISTROYALMACENAMIENTODELOSMETADATOSASOCIADOSALEXPEDIENTEELECTRNICO
-ECANISMOSPARAASEGURARLAAUTENTICIDADlABILIDADINTEGRIDADYDISPONIBILIDAD
-ECANISMOSDENDICEELECTRNICOTANTODURANTELACREACINDELEXPEDIENTECOMO
al cierre del mismo, incluyendo la firma de dicho ndice.
'ENERACINYREGISTRODECOPIASDURANTEELTRMITE
-ECANISMOS PARA LA PUESTA A DISPOSICIN DE LOS EXPEDIENTES QUE DEJEN
constancia de las solicitudes atendidas, consultas recibidas e intercambios de
informacin.
2EQUISITOSESTABLECIDOSENLAGESTINDEDOCUMENTOSELECTRNICOS
0ARACUESTIONESRELATIVASALASEGURIDADENLAIMPLANTACINDELOSAPLICATIVOSSE
emplear lo publicado en la normativa de seguridad.

14

PG.

ACRNIMOS
METS: Metadata Encoding and Transmission Standard.
MOREQ: Model Requirements for the Management of Electronic Records.
RAVEC: Red de Alta Velocidad del Estado Colombiano Es la red de alta velocidad que
provee a las entidades del Estado de canales con adecuados niveles de calidad de servicio,
disponibilidad y seguridad, para que sus sistemas de informacin puedan interactuar de
manera adecuada. Permite la conectividad por demanda entre las entidades del Estado.
SGDE: Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos.
SGDEA: Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo.
URI: Uniforma Rezurce Identifier o URI (en espaol identificador uniforme de recurso)
es una cadena de caracteres corta que identifica inequvocamente un recurso (servicio,
pgina, documento, direccin de correo electrnico, enciclopedia, etc.). Normalmente
estos recursos son accesibles en una red o sistema. Los URI pueden ser localizadores
uniformes de recursos, Uniform Resource Name, o ambos.
XML: eXtensible Markup Language.

15

PG.

BIBLIOGRAFA
-

ARMA International. Glossary of Records and Information Management Terms,

3rd Ed.

Lenexa, KS: ARMA International, 2007.

Encoded Archival Description. EAD . http://www.loc.gov/ead/.

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US-InterPARES Project, September 2002. http://www.interpares.org/ip2/ip2_
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Methodology Abstract Standard (PAIMAS) ISO 20652. 2006.

INTERNATIONAL STANDARS ORGANIZATION. Principles and functional

requirements for records in electronic office environments. ISO 16175

o
o
o

Part 1: Overview and statement of principles.

Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management
systems.
Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems.

Ministerio de Cultura. Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica:

16

PG.

Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de

las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones Parte 1:
Tipos de entidad. Borrador final de la CNEDA. http://www.mcu.es/archivos/MC/
CNEDA/Documentos.html (Consulta: 24-2-2010)

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Media for Long-Term Preservation. UK: The National Archives, 2008. http://www.
nationalarchives.gov.uk/documents/selecting_storage_media.pdf

NTC-ISO 15489-1. Informacin y documentacin. Gestin de documentos.

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Gestin de documentos. UNE ISO 15489 1. 2005.

INTERNATIONAL STANDARS ORGANIZATION. Informacin y documentacin.

Gestin de documentos. Parte 2: Directrices. UNE ISO 15489. 2002.

INTERNATIONAL STANDARS ORGANIZATION. IN: Imagen electrnica:

Informacin almacenada electrnicamente: Recomendaciones sobre veracidad
y fiabilidad. UNE ISO/TR 15801.Madrid: Aenor, 2008.

INTERNATIONAL STANDARS ORGANIZATION. IN: Conservacin a largo plazo

de la informacin basada en documentos. UNE ISO/TR 18492. 2008 Madrid:
AENOR, 2008.

17

PG.