Excel formatting and utility spreadsheet examples 

By Bill Lazarus, 1/6/2010 

Grain Truck Transportation Cost Calculator, by William Edwards, Iowa State University Extension ‐ 
Simple decision tool.  Clearly delineates the input cells and calculated cells.  Uses colors, font types and 
sizes, embedded hyperlink and graphic.  Measurement units for the input cells are clear.  Prints nicely on 
one page.  From the Iowa Ag Decision Maker website http://www.extension.iastate.edu/agdm/. 

Manurwkst.Xls,by Bob Koehler and Bill Lazarus –a spreadsheet to determine whether manure will make 
a positive cash flow contribution to a livestock/farming operation, or whether it will result in a net cost 
to the livestock operation. The calculations can also assist crop and livestock producers attempting to fix 
values on manure that may be transferred or sold from one entity to another.  Contains help screens, a 
set of FAQs, ability to compare multiple scenarios, and other features.  To keep the screen as simple as 
possible for the first‐time user, only one scenario is displayed.  Clicking the “Display More Scenarios” 
button at the bottom runs a macro that unhides additional columns that show more scenarios for 
comparative analysis.  Notice the information about the title, authors, “last modified” date, and 
institutional logo at the top, along with “About” and “FAQ” screens with additional information. 

Digester_econ.xls – This spreadsheet includes hyperlinks to several references that provide background 
information that users may need, as well as help screens.  Rows 21‐27 use conditional formatting to 
partially hide information that will only be needed under certain conditions.  Macro buttons and 
hyperlinks are included to help users navigate between the main sheet and several auxiliary sheets. 

CAR_Livestock_Calculation_Tool_Beta_2.2.0.xls – Carbon accounting is a big deal these days, and this 
spreadsheet was developed by the Climate Action Reserve to help quantify emission reductions so that 
they can be registered and sold.  The various sheet are formatted with a large number of colors, text 
formatting, and text to help users with navigation through some fairly complex calculations. 

BioPET  ‐ Large and complicated spreadsheet for evaluating alternative electricity generation feedstocks 
and power plant types.  It has a lot of nice formatting and operational features.  One feature is the 
navigation bar on the left side made up of hyperlinks.   Also, under feedstock characteristics, it uses the 
INDIRECT function to bring in default data from a separate database, so the user can either keep it or 
write over it with new data.  It also keeps logs of the alternatives analyzed, for later analysis. 

Budget.xlsm – Spreadsheet for managing crop enterprise budget information, it includes a number of 
VBA macros and functions.  The main worksheet is “Budget”.  A VBA event driver macro makes sure that 
“Budget” is displayed first whenever the file is opened.  When the user selects a budget in the 
dropdown box at the top, a macro is then executed that displays only the rows that contain nonzero 
values and hides the rest.  A number of macro budgets in column L take the user to other sheets that 
contain data for different parts of the budget.  The “Compare Budgets” sheet contains a large data table 
that the user can activate when needed and deactivate at other times to make recalculation faster.  If 
that sheet is scrolled to the “2010 Minnesota Crop Budget Comparison”, click the “Return to Budget 
Selections” button to view the data entry area of that sheet, in columns A‐Y.  This area uses conditional 
formatting and dynamic lists to help the user generate summary information for either 1) an individual 
crop, 2) a mix of several crops, or 3) the difference between two crop scenarios 

IFSC_1.3.2.xls – So, how large can a spreadsheet be and still be workable?  This is one developed as part 
of a master’s thesis in Landscape Architecture at the University of Illinois‐Urbana‐Champaign, to 
simultaneously evaluate a number of different aspects of social, economic, and environmental 
sustainability of a farm.  The file contains 169 different sheets and is 27 megabytes in size.  Surprisingly, 
it seems to recalculate fairly quickly, perhaps because the formulas are mostly simple without a lot of 
complicated functions.