Gestin de Proyectos

O N A L

Las 12 Reglas de Oro

del Gerente de Proyecto

Quinta regla

Presupueste las actividades

Hctor Sann - Consultor ILPES

RECURSOS
Y COSTOS

Hctor Sann - Consultor

Programacin de Recursos y Costos

Pasos
1. Asignacin de recursos
2.Costo de los recursos
3.Otros Costos (Fijos)
4.Costo total del proyecto
5. Nivelacin de recursos
6. Optimizacin del proyecto

Concepto de RECURSO
(segn PM*, MsProject)

Factor productivo necesario

para realizar una actividad
No se consume con su uso, ni se
incorpora al producto resultante
de la actividad
Al trmino de la actividad, queda
disponible para ser asignado a
otra actividad o proyecto
Son recursos:
Mano de obra
Equipos y herramientas
No son recursos:
Materiales, combustibles,
servicios

* PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos

Pasos para programacin de recursos y costos

1. Asignacin de recursos

Ejemplo: Parque Comunal

ACTIVIDAD

RECURSOS
Humanos
Equipo y Herramienta
Maestro ObreroJardineroTrabaj. Social Equipo
H erram. Construccin

Elaborar plan
Adquirir dotacin
Adquirir equipo
Adquirir materiales
Contratar M. de Obra
Conseguir plantas
1
Hacer drenajes
1
3
Realizar construccin
1
2
Hacer hoyos y eras
1
1
Instalar
1
2
Plantar
1
Realizar acabado
1
1
Realizar promocin
1
Capacitar
1
El Gerente y la Secretaria se asignan al Proyecto globalmente

1
1

1
1

1
1

Pasos para programacin de recursos y costos

2, 3 y 4. Los costos del proyecto

COSTOS TOTALES

COSTOS DE LAS ACTIVIDADES

COSTOS DE LOS RECURSOS

EQUIPO

HUMANO

OTROS COSTOS
(Fijos*)
INSUMOS

SERVICIOS**

* Se llaman fijos porque no varan con la duracin de la actividad.

** Cmo se trata el costo de una actividad o de un componente
cuando se contrata completamente o a todo costo?

COSTOS GENERALES DEL PROYECTO

COSTOS DE GERENCIA +

RECURSO HUMANO

GASTOS ADMINISTRATIVOS

+ Sugerencia: asignarlos a una actividad

global denominada Gerencia, que dura
lo mismo que el proyecto.

Ejemplos de programacin de costos (1)

Una actividad dura 60 das y utiliza:
Un capataz (RH1), a $300 por da
Tres obreros (RH2), a $200 por da
Dos unidades de equipo (EQ) a $500 por da
$30.000 en materiales.
X
=
Actividad

Nmero de
Recurso asignado

RH1 RH2
Actividad 1

EQ

Tasa de costo del

Recurso (por da)

RH1 RH2

EQ

300

500

200

Costo
Costo
Duracin
diariode (das) total de
recursos
recursos

1,900

1 x 300 = 300
3 x 200 = 600
2 x 500 = 1.000
Suma
1.900
Hctor Sann - Consultor

60

114,000

Costos
fijos

Costo Total
por
actividad

30,000

144,000

Ejemplos de programacin de costos (2)

Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000
y tiene una duracin prevista de 90 das.

Actividad

Nmero de
Recurso asignado

RH1

Tasa de costo del

Recurso (por da)

RH1

Costo
Costo
Duracin
diariode (das) total de
recursos
recursos

Costos
fijos

Costo Total
por
actividad

90

240,000

240,000

Actividad 1

Cuando una actividad se contrata, no por tiempo sino por

cantidad de obra entregada, el valor total del contrato se
asigna como costo fijo.
Hctor Sann - Consultor

Ejemplos de programacin de costos (3)

Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000
y tiene una duracin prevista de 90 das. Para apoyar su
ejecucin y hacerle seguimiento, la UE ha asignado un
consultor (RH1)con honorarios de $200 por da.
X
Actividad

Actividad 1

Nmero de
Recurso asignado

Tasa de costo del

Recurso (por da)

RH1

RH1

200

Costo
Costo
Duracin
diariode (das) total de
recursos
recursos

200

Hctor Sann - Consultor

90

18,000

Costos
fijos

Costo Total
por
actividad

240,000

258,000

Programacin de Costos
El parque comunal
COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD
HUMANOS
EQUIPO Y HERRAMIENTA

ACTIVIDAD

Maestro
OBRERO Obrero
$/da

Elaborar plan
Adquirir dotacin
Adquirir equipo
Adquirir materiales
Contratar M. de Obra
Conseguir plantas
Hacer drenajes
80
Realizar construccin80
Hacer hoyos y eras
Instalar
80
Plantar
Realizar acabado
80
Realizar promocin
Capacitar
TOTAL ACTIVIDADES
Gerente
Secretaria
Gastos Admin.
GERENCIA

TOTAL PROYECTO

$/da $Total

Jardinero Trab.Social EQUIPO H.CONSTR. H. JARDIN.

$/da

$/da

$/da

$/da

50
3
2
1
2

40
40
40
40

120
80
40
80

40

40

60
60

20
20

60

20

50

10

50

10
20
80
80

COSTO/DIA

ACTIVIDAD

50
280
240
100
240
60
140
80
80

(DIAS)
10
15
6
4
3
3
5
20
8
3
5
4
8
24

100
40
30
170

48
48
48
48

$/da

48

TOTAL
COSTO
RECURSOS
$

COSTOS FIJOS
INSUMOS

SERVICIOS

MATERIALES

TRANSPORTE

20
2,000

150
1,400
4,800
800
720
300
560
640
1,920
4,800
1,920
1,440
8,160

200
80
100
100

1,200
4,000
800
200
1,100
200
1,000
2,800

80
400

TOTAL
COSTO
ACTIVIDAD
$
20
2,200
80
100
250
2,600
8,800
1,600
920
1,400
760
1,720
5,120
20,450
4,800
1,920
1,440
8,160

28,610

Las 12 Reglas de Oro

del Gerente de Proyecto

Quinta regla
Presupueste las actividades

Ejercicio
Trabajo en Grupos
Parte I
Hctor Sann - Consultor

Duracin de la actividad vs recursos

Duracin variable:
Depende de la intensidad
del recurso asignado:
Ej: Pintura de un edificio
Duracin fija:
No depende de la
intensidad del recurso
asignado
Ej: Duracin del Curso
POR LO GENERAL, LAS ACTIVIDADES SON DE DURACION VARIABLE
EN FUNCION DEL RECURSO ASIGNADO

Pasos para programacin de recursos y costos

5. Nivelacin de recursos
Recurso
asignado

Recurso
sobreasignado
Lmite
disponible
(pool)

Tiempo
Actividad A
Actividad B
Actividad C

1
1

1
1

1
1
1

Cantidad del recurso

por unidad de tiempo
asignada a cada actividad

Estrategias para eliminar sobrecarga

Nivelar recursos por
desplazamiento de
actividades con holguras
Programar trabajo extra
Reingeniera de procesos
Modificar tecnologa
Contratar recurso
adicional

Eliminacin de sobrecarga de recursos

por ampliacin del pool
Recurso
asignado
Ampliacin del
pool de recursos
Lmite original

Tiempo

Nivelacin de recursos
por desplazamiento de actividades
Recurso
asignado

Sobrecarga eliminada
Lmite
disponible
Perfil nivelado

Tiempo
Actividad A
Actividad B
Actividad C

1
1

1
1

1
1

1
1

Cantidad del recurso

por unidad de tiempo
asignada a cada actividad

Pasos para programacin de recursos y costos

6. Optimizacin del proyecto

a) Estrategias para REDUCIR DURACION
Revisar interdependencias y
maximizar ejecuciones simultneas
Asignar ms recursos y/o modificar
horario laboral
Ms das laborables
Turnos de trabajo
Horas extras
Modificar tecnologa y redefinir
procesos
Mejora de procedimientos
Cambio de procesos en actividades
Cambio en tecnologa integral
Sistemas de estmulos

Qu pasa si la actividad 4 se reduce en:

a)
b)
c)
d)

1 da
2 das
3 das
4 das

Das
6
4
3

Hctor Sann - Consultor

Reduccin de Tiempo
Por aumento en la asignacin de recursos
Recursos
Recursos en
la reduccin
mxima

Aumento
de Recurso
Recursos de
Programacin
Original

Tiempo posible de reduccin

Tiempo
lmite

Tiempo
normal
Hctor Sann - Consultor

Tiempo

Las 12 Reglas de Oro

del Gerente de Proyecto

Quinta regla
Presupueste las actividades

Ejercicio
Trabajo en Grupos
Parte II
Hctor Sann - Consultor

Pasos para programacin de recursos y costos

6. Optimizacin del proyecto

b) Estrategias para REDUCIR COSTOS
Reprogramar recursos
ociosos
Aprovechar capacidad
instalada subutilizada en
la empresa
Modificar tecnologa,
redefinir procesos y
cambiar recursos
Vincular recursos
comunitarios
Sistemas de estmulos
Subcontratar la ejecucin
Acelerar, si conviene

Grfico de costos

Costo Total = Costo Directo + Costo Indirecto

Costo Indirecto

Costo Directo

Hctor Sann - Consultor

Costo vs Tiempo
Costo
Pendiente de costo =

Costo lmite

Pendiente de costo

Costo lmite Costo normal

Tiempo normal Tiempo lmite
Costo de reducir una unidad de tiempo

Aumento
de costo

Costo normal
Tiempo posible de reduccin
Tiempo
lmite

Tiempo
normal
Hctor Sann - Consultor

Tiempo

Costo vs Tiempo
Costo
Pendiente de costo =
Costo lmite

Pendiente de costo

Costo lmite Costo normal

Tiempo normal Tiempo lmite
Costo de reducir una unidad de tiempo

Aumento
de costo

Costo normal
Tiempo posible de reduccin
Tiempo
lmite

Tiempo
normal
Hctor Sann - Consultor

Tiempo

Ejemplo de reduccin de tiempo - 1

(Aceleracin)
Costo
Costo lmite

$200

$180

Costo normal

Tiempo
lmite

20 das

Tiempo
normal
Hctor Sann - Consultor

30 das

Tiempo

Ejemplo de reduccin de tiempo - 2

(Aceleracin)
Costo

Pendiente de costo =

$200

Costo lmite

Pendiente de costo =

Costo lmite Costo normal

Tiempo normal Tiempo lmite
$200 - $180
30 das 20 das

10 das

$2/da

Pendiente de costo =

$20

$20

Aumento
de costo

$180

Costo normal
Tiempo posible de reduccin

10 das
Tiempo
lmite

20 das

Tiempo
normal
Hctor Sann - Consultor

30 das

Tiempo

Ejemplo de reduccin de tiempo - 1

(Aceleracin)
Costo
Costo lmite

$200

Si los Costos de Gerencia

son de $3/da:
Cul es el Costo Total:
a) Sin reduccin
b) Con reduccin al lmite

$180

Costo normal

Tiempo
lmite

20 das

Tiempo
normal
Hctor Sann - Consultor

30 das

Tiempo

Estrategias para optimizacin del proyecto

Si el criterio principal es reducir tiempo:
1. En qu actividades se reduce
2. Por dnde empezar
3. Hasta dnde se lleva el proceso
Si el criterio principal es reducir costo:
1. En qu actividades se reduce
2. Por dnde empezar
3. Hasta dnde se lleva el proceso
Hctor Sann - Consultor

Grfico de costos con

premios y multas
C
O
S
T
O

costo total con premios y multas

costo total sin premios, ni multas

Cm
costo indirecto

Cm

costo directo
multas

to
premios

to

Hctor Sann - Consultor

duracin