REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN

UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
FACULTAD DE MEDICINA
DEPARTAMENTO DE MEDICINA PREVENTIVA Y SOCIAL
PROGRAMA DE PROFESIONALIZACIN A TSUES

SITUACIN ACTUAL DE LA SECCIN DE ARCHIVO,

DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y ESTADSTICAS
DE SALUD, HOSPITAL DR. DOMINGO GUZMN
LANDER, INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS
SEGUROS SOCIALES (I.V.S.S.). BARCELONA
ESTADO ANZOTEGUI. AO 2013.

Tutor:
Dr. Luis Nava

Autoras:
Br. Dayana, Atay
Br. Karen, Garca
Br. Viki, Pavique
Barcelona, Noviembre 2014

SITUACIN ACTUAL DE LA SECCIN DE ARCHIVO,

DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y ESTADSTICAS
DE SALUD, HOSPITAL DR. DOMINGO GUZMN
LANDER, INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS
SEGUROS SOCIALES (I.V.S.S.). BARCELONA
ESTADO ANZOTEGUI. AO 2013.

DEDICATORIA
Este triunfo de hoy es producto de este sueo que un da comenzamos y
que hoy podemos verlo realizado, aunque parezca algo simple, para nosotros
representa un lindo comienzo en donde est presente Dios, y es por esto que
primeramente se lo dedicamos a l, por permitirnos mantener la fe y la
voluntad para vencer todos los obstculos que se nos presentaron en el camino.
A nuestras familias: padres, hermanos, hijos, esposos y todos aquellos
que nos brindaron su apoyo incondicional.
Al Lic. Benancio Zapata por su apoyo y asesora, incentivndonos a
seguir adelante.
A la TSU Yheisis Salazar por su valiosa asesora y colaboracin.
Al Lic. Herdys Fernndez y TSU Mariela Franco. Gracias por habernos
guiado hacia el exito y a no desistir.
A la Licenciada Marisela Franco por su carisma y espritu alegre.
A todas aquellas personas que son muchas y que no nos atrevemos a
especificarlas por miedo a que se nos escape algn nombre, las cuales pusieron
su granito de arena para que este proyecto se hiciera realidad. Gracias,
estaremos eternamente agradecidas.

Dayana Atay
Karen Garcia
Viki Pavique

iii

AGRADECIMIENTOS
El saber que existe la presencia de Dios sobre todas las cosas.debes
amarle y darle gracias por todas las bendiciones que nos ha dado.
A nuestros padres: unos presentes y otros ausentes fsicamente, pero
ambos igualmente nos bendicen desde donde se encuentren con mucho amor
cada da de nuestras vidas.
A nuestra ilustre UNIVERSIDAD DE LOS ANDES por habernos
ofrecido la oportunidad de profesionalizarnos.
A nuestros hijos, sobrinos, por habernos regalado el tiempo que debimos
haberles obsequiado a ellos, por ser la luz que iluminan nuestras vidas.
Gracias! Los queremos mucho.
A nuestras familias en general por habernos apoyado en todo momento.
A nuestros hermanos y hermanas por suplirnos muchas veces en nuestro
rol de padres para que pudiramos cumplir con nuestros compromisos de
estudios Gracias por su incalculable ayuda!
A nuestros esposos por su apoyo y comprensin.

iv

NDICE GENERAL
INDICE DE CUADROS ..................................................................................................vii
INDICE DE GRFICOS................................................................................................. viii
INDICE DE FIGURAS ......................................................................................................ix
DEDICATORIA ..................................................................................................................iii
AGRADECIMIENTOS .....................................................................................................iv
RESUMEN .............................................................................................................................x
INTRODUCCIN............................................................................................................. 11

CAPTULO I. EL PROBLEMA ................................................................... 14

1.1 Titulo ....................................................................................................... 14
1.2 Planteamiento del problema .................................................................... 14
1.2 Formulacin del problema....................................................................... 16
1.3 Objetivos de la investigacin .................................................................. 17
1.3.1 Objetivo General: .............................................................................. 17
1.3.2 Objetivos Especficos: ...................................................................... 17
1.4 Justificacin ............................................................................................. 18
1.6 Alcance, limitaciones y delimitaciones ................................................... 19

CAPITULO II. MARCO TERICO ................................................................ 20

2.1 Antecedentes de la investigacin ............................................................ 20
2.2 Bases tericas .......................................................................................... 21
2.3 Definicin de trminos Bsicos ............................................................... 26
2.4 Operacionalizacin de Variables ............................................................. 29

CAPITULO III. MARCO METODOLGICO......................................................... 30

3.1 Nivel De Investigacin ............................................................................ 30

3.2 Poblacin y muestra ................................................................................ 31

3.3 Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos .................................... 32

CAPITULO IV. RESULTADOS Y ANALISIS DE RESULTADOS................ 35

3.1 Especificar en metros cuadrados (m2) el espacio de la Seccin de
Archivo y de las otras secciones del departamento de Registros y Estadsticas
de Salud del Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander, de Barcelona, Estado
Anzotegui en el ao 2013 ............................................................................ 35
3.2 Distribucin del espacio fsico de la seccin de archivo de acuerdo a:
rea para el mobiliario propio de esta seccin (archivadores), reas conexas,
rea para otro mobiliario y rea de circulacin del personal de acuerdo a las
normativas. .................................................................................................... 40
3.3 Relacionar el rea propia de la seccin de archivo y el volumen actual de
historias clnicas con el volumen normado, tomando en cuenta la unidad
bandeja. .......................................................................................................... 43
3.4. Determinar el crecimiento anual de Historias Clnicas de nuevos
usuarios en el sistema Asistencial y precisar los espacios requeridos para el
futuro de la institucin. .................................................................................. 47
3.5 Proponer medidas que eviten el congestionamiento de documentos
clnicos en el centro asistencial ..................................................................... 50

CAPITULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......................... 53

5.1 Conclusiones ........................................................................................... 53
5.2 Recomendaciones .................................................................................... 55

BIBLIOGRAFA ............................................................................................................... 56
ANEXOS ............................................................................................................................. 58

vi

INDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Dimensiones por secciones y otros componentes por
metros cuadrados ............................................................................................. 36
Cuadro N 2. Medida de Superficie en m2 ....................................................... 39

Cuadro N 3. Distribucin de los espacios que conforman la seccin

de archivo ......................................................................................................... 41

Cuadro N 4. Unidad Bandeja por promedio de Historias Archivadas.

Nmero y porcentaje ........................................................................................ 45

Cuadro N 5. Distribucin de Historias por bandejas ..................................... 46

Cuadro N 6. Distribucin de Historias Nuevas Consulta y

Hospitalizacin ................................................................................................ 48

vii

INDICE DE GRFICOS
Grafico 1. Dimensiones por secciones y otros componentes por metros
cuadrados .......................................................................................................... 36

Grfico 2. Medida de Superficie en m2 ............................................................ 39

Grfico 3. Distribucin de los espacios que conforman la seccin de archivo 41

Grfico 4. Unidad Bandeja por promedio de Historias Archivadas. Nmero y

porcentaje .......................................................................................................... 45

Grafico 5. Distribucin de Historias por bandejas............................................ 46

Grfico 6. Distribucin de Historias Nuevas Consulta y Hospitalizacin ....... 48

Grfico 7. Crecimiento de Historias Nuevas en el ltimo quinquenio y

extrapolacin hacia los prximos 2 aos .......................................................... 49

viii

INDICE DE FIGURAS
Figura 1. Esquema de Superficie ................................................................................... 36
Figura 2. Bandeja de Historias ....................................................................................... 63
Figura 3. Puerta de Entrada ............................................................................................. 59
Figura 4. Historias por Archivar .................................................................................... 59
Figura 5. Vista del Pasillo desde la puerta de entrada ............................................. 60
Figura 6. rea de Tarjetero Indice ................................................................................ 61
Figura 7. rea de Estantes y pasillos de Archivo ..................................................... 62

ix

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACULTAD DE MEDICINA
DEPARTAMENTO DE MEDICINA PREVENTIVA Y SOCIAL
PROGRAMA DE PROFESIONALIZACIN A TSUES

SITUACIN ACTUAL DE LA SECCIN DE ARCHIVO,

DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y ESTADSTICAS
DE SALUD, HOSPITAL DR. DOMINGO GUZMN
LANDER, INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS
SEGUROS SOCIALES (I.V.S.S.). BARCELONA
ESTADO ANZOTEGUI. AO 2013.
Autoras:
Br. Dayana, Atay
Br. Karen, Garca
Br. Viki, Pavique
Tutor
Dr. Luis Nava

RESUMEN
El desarrollo del presente estudio es muy importante porque permiti recopilar
informacin acerca de la condiciones actuales en la seccin de archivo del
Departamento de Registros y Estadsticas del Hospital Domingo Guzmn Lander del
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), ubicado en Barcelona estado
Anzotegui, con el objetivo de describir los factores relativos a la distribucin de
recursos materiales, operacionales y humanos con respecto a la capacidad de la
infraestructura que conforma dicha rea. Para ellos se toman en cuenta los datos del
rea de la seccin de archivos del hospital y todos los elementos que la conforman, se
realiza la recopilacin, organizacin y clasificacin de los datos, a fin de facilitar su
estudio mediante la presentacin textual, tabular y grfica, lo que permiti concluir
que el espacio ocupado por la seccin de archivo requiere un reordenamiento del rea
de cada espacio a fin de mejorar las condiciones del rea de trabajo.
Palabras Claves: Archivo, Registros y Estadsticas de Salud.

INTRODUCCIN
La estadstica de salud es una disciplina cientfica que se encarga de la
recoleccin, anlisis, procesamiento, y presentacin de toda la informacin que
se genera en los establecimientos de atencin mdica y de salud, con el
objetivo de contribuir a la adecuada toma de decisiones, permitiendo la
resolucin de los problemas salud-enfermedad de la poblacin. La
planificacin y vigilancia de actividades, control de programas, as como su
monitoreo requieren estadsticas, sin las cuales no sera posible realizarlas con
eficiencia.
En tal sentido los centros hospitalarios, cuenta con un rea
exclusivamente destinada al almacenamiento de toda la informacin
correspondiente al registro de las estadsticas de salud de acuerdo con los
pacientes atendidos, y cuyos expedientes son llevados al archivo de la
institucin hospitalaria.
El archivo es el lugar donde se resguardan los expedientes clnicos de los
pacientes que hayan tenido alguna atencin mdica en el hospital y mediante el
uso de controles se realizan los prstamos, resguardo y conservacin de estos a
los diferentes servicios que lo soliciten para diversos fines. Pasado cierto
tiempo, es necesario que los expedientes que no han tenido actividad y cuyos
pacientes no han recibido ningn tipo de atencin medica pasen a un proceso
de depuracin, para evitar sobrecargar la capacidad de almacenamiento e
inclusive entorpecer las actividades de quienes laboran en esta rea, generando
un colapso tanto en espacio como en el tiempo del trabajo que se lleva a cabo
en esta seccin.
El Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander, cuanta con la seccin de
archivo, adscrita al Departamento de Registros y Estadsticas de Salud, en el

11

cual se lleva a cabo el almacenamiento de los expedientes clnicos de los

pacientes que acuden a solicitar atencin mdica a dicho centro, pero es
necesario que est rea funcione de forma ptima, por lo tanto se hace
necesario llevar a cabo un proceso de investigacin en el cual se evalen las
condiciones actuales de la seccin archivo, determinndose aquellas
deficiencias que generan retraso un sus operaciones y establecer algunas
acciones estratgicas para garantizar un mejor funcionamiento del rea.
En la presente investigacin se aplica un estudio de campo, documental y
descriptiva. Con una poblacin determinada por el rea de la seccin de
archivo y los recursos con que cuenta para el normal desenvolvimiento del
trabajo del Departamento de Registros y Estadsticas de Salud del Hospital Dr.
Domingo Guzmn Lander. Como tcnicas e instrumentos de recoleccin de

datos se utilizan la observacin directa y entrevista, apoyados con instrumentos

como la gua de observacin y gua de entrevista respectivamente. El anlisis
es de tipo cualitativo y cuantitativo.
El informe de proyecto est estructurado de la siguiente manera:
Captulo I: El Problema. Contiene el planteamiento del problema, la
formulacin, los objetivos de la investigacin, tanto general como especficos,
la justificacin, alcances, limitaciones y delimitaciones de la investigacin.
Captulo II: Marco Terico. Contiene todos los fundamentos tericos
que sustenta el estudio; se constituye por los Antecedentes de la investigacin,
Bases Tericas, definicin de trminos bsicos, Operacionalizacin de las
variables (Dependiente, interviniente e independiente).
Captulo III: Marco Metodolgico. En el que se describe la
Metodologa empleada; est constituido por el nivel y diseo de investigacin,
poblacin y muestra, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos.

12

Captulo IV: Resultados y anlisis de resultados. En el que se

presentan los resultados obtenidos durante el proceso de investigacin, en
relacin con los objetivos propuestos.
Captulo V: Conclusiones y Recomendaciones. En el que se presentan
las conclusiones los proyectos de investigacin y las recomendaciones.
Finalmente se presentan las Referencias Bibliogrficas.

13

CAPTULO I
EL PROBLEMA
1.1 Titulo
Situacin actual de la Seccin de Archivo, Departamento de Registros y
Estadsticas de Salud,

Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander, Instituto

Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.). Barcelona estado Anzotegui.

Ao 2013.

1.2 Planteamiento del problema

Los registros y estadsticas de salud corresponden a nmeros relacionados
con la valoracin con algn aspecto de la salud. Bsicamente, los centros
hospitalarios a nivel mundial mantienen en sus archivos registros estadsticos
relacionados con el nmero de nacimientos, muertes, enfermedades, entre otras
variables evaluadas por cada cierto periodo.
Este tipo de actividad surgi por la necesidad de mantener informacin
acerca del comportamiento de algunas variables de salud, vitalidad y
morbilidad, para adems apoyar a los investigadores en el uso de las
estadsticas con herramienta informativa en la evaluacin de patrones de las
enfermedades en ciertos grupos de personas, o bien como apoyo para encontrar
formas de controlar ciertas afecciones y tomar decisiones acerca de algunas
patologas clnicas a estudiar.
Es por ello, que en los centros de salud se registran todos los casos
clnicos que ingresan, as correspondan a tratamientos ambulatorios, consultas,
emergencias, es indispensable para poder controlar con estadsticas de salud
confiable. Es as como se crea un departamento de registro y estadsticas de

14

salud para coordinar, recopilar, organizar y archivar toda la informacin

correspondiente a las distintas reas de la salud.
El Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander, es un centro asistencial tipo
III, perteneciente al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S), el
mismo se encuentra ubicado en el sector las Garzas de la ciudad de Barcelona.
En su estructura organizativa cuenta con el Departamento de Registros y
Estadsticas de Salud, donde se mantiene el control de las consultas, patologas
atendidas, nacimientos, defunciones y las condiciones de salud de cada
paciente para cada clnica en casa rea de salud.
Toda la informacin es recibida por el personal del mencionado
departamento, organizada y archivada en el espacio fsico exclusivamente
destinado para tal fin, de tal forma que cuando se requiera desarrollar algn
proceso de investigacin o bien emitir valores estadsticos acerca de algunas
patologas atendidas, lo puedan hacer aportados en la informacin que reposa
en los archivos del centro hospitalario.
Sin embargo, a medida que transcurre el tiempo, el espacio fsico para el
almacenamiento de informacin reduce su capacidad debido al alto volumen
de informacin que ingresa al lugar, pero es fundamentalmente importante que
el hospital cuente con un archivo bien ordenado, donde se puede obtener
informacin veraz y precisa, donde los espacios y elementos de equipamiento
estn distribuidos adecuadamente para el mejor aprovechamiento del rea de
almacenamiento y organizacin de la informacin sobre los registros y
estadsticas de salud de los casos clnicos atendidos en este centro hospitalario.
Teniendo en cuenta que el departamento de registro y estadsticas de
salud ofrece a cualquier ente la documentacin necesaria acerca de la
informacin correspondiente diferentes variables relacionadas con los casos
clnicos evaluados durante un determinado periodo, es necesario que el archivo
deba poseer las condiciones de construccin adecuadas, considerando aspectos
15

acorde con la funcin que desarrollan, por ello debe evaluar la distribucin del
espacio entre las diferentes reas que conforman la documentacin clnica, el
nmero de profesionales para que cumplan con las funciones del rea en la
mejor forma posible, as como la disposicin de equipos y mobiliarios para la
mayor capacidad de almacenamiento de informacin.
Sin embargo, la necesidad de contar con una estructura concebida
especficamente para el manejo de archivos difieren con la situacin de la
mayora de los hospitales donde predomina un deficiente estado de sus
instalaciones: espacios inadecuados, estanteras de baja calidad, deficientes
sistemas de ventilacin, entre otros, todos estos factores imposibilitan la
adecuacin a una serie de normas y caractersticas especiales para lograr la
mxima funcionalidad de los servicios que deben desempearse en este tipo de
instituciones, as como tambin la conservacin adecuada de los registros y
estadsticas de salud de acuerdo con las existencias del centro de informacin.
En consideracin a lo antes expuesto se procede con el presente estudio
de investigacin cuyo propsito es analizar la situacin de la

seccin de

Archivo del departamento Registros y Estadsticas de Salud del Instituto

Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S) de Barcelona, con el fin de
evaluar si cumple con las condiciones ptimas para el desarrollo de sus
actividades o bien redisear una estructura fsica en funcin al mejoramiento
de sus instalaciones y capacidad de organizacin de la informacin.

1.2 Formulacin del problema

1-

Cules son las dimensiones de la seccin del departamento de registro y

estadsticas de salud?

2-

Cmo es la distribucin del espacio fsico en la seccin de archivo?

16

3-

Cmo es la relacin de la capacidad actual y capacidad normal del

archivo?

4-

Cul ha sido el crecimiento anual de Historias Clnicas de nuevos

usuarios en el sistema Asistencial?

5-

Qu acciones se pueden emplear para lograr un espacio acorde al

funcionamiento del archivo?

1.3 Objetivos de la investigacin

1.3.1 Objetivo General:

Analizar la situacin actual de la Seccin de Archivo, Departamento de
Registros y Estadsticas de Salud, Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander,
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.). Barcelona estado
Anzotegui. Ao 2013.

1.3.2 Objetivos Especficos:

1-

Especificar en metros cuadrados (m2) el espacio de la Seccin de Archivo

y de las otras secciones del departamento de Registros y Estadsticas de
Salud del Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander, de Barcelona, Estado
Anzotegui en el ao 2013.

2-

Distribuir el espacio fsico de la seccin de archivo de acuerdo a: rea

para el mobiliario propio de esta seccin (archivadores), reas conexas,

17

rea para otro mobiliario y rea de circulacin del personal de acuerdo a

las normativas.
3-

Relacionar el rea propia de la seccin de archivo y el volumen actual de

historias clnicas con el volumen normado, tomando en cuenta la unidad
bandeja.

4-

Determinar el crecimiento anual de Historias Clnicas de nuevos usuarios

en el sistema Asistencial y precisar los espacios requeridos para el futuro
de la institucin.

5-

Proponer la aplicacin de medidas que eviten el congestionamiento de

documentos clnicos en el centro asistencial.

1.4 Justificacin
El desarrollo del presente estudio de investigacin permite estudiar las
condiciones actuales del rea de archivo del hospital Dr. Domingo Guzmn
Lander de Barcelona adscrito al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales
(I.V.S.S.). en el cual se analizan las proporciones dimensionales y capacidad
que tiene el archivo actualmente y las que debera tener dada la cantidad de
documentos que amerita almacenar.
Del mismo modo, teniendo en consideracin las necesidades de
almacenamiento de informacin se evalan la distribucin de los espacios y se
elaboran propuestas dirigidas mejorar la organizacin de todos los elementos
de equipamiento requerido para un ptimo funcionamiento de dicho
departamento.
El estudio resulta muy importante tanto para el personal que labora en el
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.), como para los

18

pacientes, por cuanto, a travs del estudio surge una serie de propuestas que
permiten reacondicionar el rea de la seccin de archivo, tomando en cuenta
algunas variables de medicin como son las medidas de los espacios, posicin
de equipos y mobiliarios, capacidad de almacenamiento de informacin fsica
y desenvolvimiento de los trabajadores del rea.

1.6 Alcance, limitaciones y delimitaciones

Alcance
El presente estudio de investigacin presenta una estructura ponderada
que permite establecer el manejo de datos estadsticos relacionados con la
distribucin espacial de las diferentes reas que conforman la seccin de
archivo y sus elementos, as como tambin la capacidad actual y normal de la
misma rea.

Limitaciones
Entre algunas de las limitaciones que se encuentran para llevar a cabo el
desarrollo del presente estudio de investigacin se encuentran principalmente
las dificultades del tiempo y personal autorizado por parte del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) para cumplir con un
cronograma de acceso a la seccin de archivo, para evaluar los aspectos
concernientes a la distribucin de espacios dems elementos del lugar.

Delimitaciones
El estudio se lleva a cabo dentro de las instalaciones del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.), especficamente en el rea de
Archivo, donde se tomaran en cuenta los datos sobre las dimensiones del lugar
a los posicin que ocupa todo el equipamiento disponible a fin de recoger la
data necesaria para llevar a cabo el anlisis de la situacin actual del archivo.
19

CAPITULO II
MARCO TERICO

2.1 Antecedentes de la investigacin

Martnez, P. (2011). Elaboro un trabajo de grado titulado anlisis del
proceso de manejo y control de las historias mdicas del Centro de Salud
Omar Briceo, ubicado en el Estado Zulia. Ao 2011. Con la finalidad de
establecer la incidencia de este proceso con la calidad de servicio. Para ello se
realiz un estudio de campo, que permiti concluir que el manejo de historias
mdicas es cada vez ms engorroso, sobre todo al momento de la bsqueda, ya
sea para la nueva atencin a un paciente, como tambin para realizar informes
estadsticos o investigaciones cuyo resultados permitan facilitar la elaboracin
de polticas de salud ms eficientes y productivas. As mismo la carencia de un
verdadero control y manejo de la informacin hospitalaria ocasiona diversidad
de problemas que van desde la reduccin de la efectividad y eficiencia en la
atencin y cuidados del paciente hasta la distorsin de los anlisis de
informacin clnica recogida en los diferentes centro de salud.

Arguello, O. (2010). Desarrollo un trabajo de investigacin titulado

Automatizacin del sistema de historias mdicas del Hospital Central de
San Cristbal. Ao 2010. con el fin de ofrecer un mejor servicio hospitalario
y ambulatorio para la poblacin del Tchira. La metodologa empleada
consisti en una investigacin de campo, que permiti concluir que la historia
mdica, una vez completado con exmenes, imgenes y diagnsticos, es
almacenado en archivos tradicionales, lo que genera acumulacin de papel y
polvo en cantidades realmente masivas, la cual afecta la salud del personal que

20

maneja directamente dicho instrumento, siendo esto una de sus mnimas

consecuencias.
Los trabajos antes citados proporcionan informacin de inters para el
desarrollo del proyecto, ya que permiten identificar la necesidad de los centros
asistenciales de mantener un control exhaustivo de los registros mdicos, por
cuanto requiere para ello de mtodos estratgicos para ofrecer una atencin
acorde con los requerimientos de servicios de la unidad asistencial.

2.2 Bases tericas

Archivo
Se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como
finalidad la recopilacin

y conservacin

de

documentos,

usualmente

producidos en otro lugar y como resultado de la concrecin de sus respectivas

actividades, que pueden ser, como dije, documentos, libros, recortes de diarios
viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital a la hora de
intentar bucear en la identidad y la reconstruccin histrica de una nacin por
ejemplo.
Tambin, estos lugares suelen ser un lugar de consulta sistemtica y
recurrente por parte de historiadores, estudiosos de determinados aspectos y
bondades del pasado y estudiantes primarios, secundarios o universitarios
quienes son enviados por sus profesores para que tomen contacto con este tipo
de lugares y se acostumbren a usarlos como mtodos de consulta a la hora de la
realizacin de trabajos especiales. As, las bibliotecas son los grandes
reservorios de archivos de los ltimos siglos.

Caractersticas de los archivos

Las principales caractersticas de esta estructura son:
Independencia de las informaciones respecto de los programas

21

 La informacin almacenada es permanente

Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos
momentos
Gran capacidad de almacenamiento.
Tcnicas de archivo
Son los mtodos tericos y prcticos del almacenamiento seguro, del
catalogado y recuperacin de documentos.
Estas tcnicas son estudiadas por una disciplina llamada "Archival
Science" en ingls (ciencia del archivado o biblioteconoma). Esto tiene sus
races en la diplomacia histrica, donde se haca crtico el tener procedimientos
claros para el tratamiento de los archivos.
La disciplina normalmente se asocia a las bibliotecas y museos, pero
puede ser aplicada en cualquier mbito. No es un tema simple como para
detallarlo en una sola respuesta; hay quienes dedican sus carreras al estudio de
la disciplina y las actividades relacionadas. Incluso hay quienes se especializan
en una sola rama, como en la preservacin de archivos.
Estadsticas de salud
Son nmeros relacionados con algn aspecto de la salud. Las
estadsticas relacionadas con nacimientos, muertes, matrimonios y divorcios a
veces se llaman "estadsticas vitales." Los investigadores usan las estadsticas
para ver los patrones de comportamiento de las enfermedades en grupos de
personas. Eso puede ayudar a saber quin corre el riesgo de contraer algunas
enfermedades, encontrar maneras de controlar ciertas afecciones y decidir qu
patologas deben estudiarse.

22

Las estadsticas son algo ms que nmeros. Ofrecen un panorama que

permite a los planificadores de polticas decidir cul es la mejor forma de
utilizar los recursos para mejorar la salud pblica.
El conocimiento del nmero de personas nacidas o muertas y de las
causas de muerte es una informacin esencial, pese a lo cual muchos pases de
bajos ingresos no disponen de sistemas de informacin sanitaria que funcionen
bien. Es por ello que la OMS est colaborando con los pases en la creacin de
sistemas que generen cifras exactas que les permitan identificar sus problemas
de salud ms acuciantes.

Objetivo y aplicaciones de la estadstica en salud pblica

Entre los objetivos ms importantes relacionados con la estadstica y
que contribuyen al campo de la salud pblica y sectores relacionados tenemos
los siguientes:

Permite comprender los fundamentos racionales en que se basan las

decisiones en materia de diagnstico, pronstico y teraputica.

Interpreta las pruebas de laboratorio y las observaciones y mediciones

clnicas con un conocimiento de las variaciones fisiolgicas y de las
correspondientes al observador y a los instrumentos.

Proporciona el conocimiento y comprensin de la informacin acerca de

la etiologa y el pronstico de las enfermedades, a fin de asesorar a los
pacientes sobre la manera de evitar las enfermedades o limitar sus
efectos.

Otorga un discernimiento de los problemas sanitarios para que

eficientemente se apliquen los recursos disponibles para resolverlos.
Adicionalmente a los objetivos antes citados, resalta la utilidad de la

estadstica en el desarrollo del pensamiento crtico, a fin de: (a) pensar

crticamente acerca de los problemas de salud; (b) evaluar correctamente los
23

datos disponibles para la toma de decisiones e (c) identificar las decisiones y

conclusiones que carecen de base cientfica y lgica.
Los principios y conceptos de los mtodos estadsticos se aplican en
diversos campos de la salud pblica, tales como en estudios de variacin,
diagnstico de enfermedades y de la salud de la comunidad, prediccin del
resultado probable de un programa de intervencin, eleccin apropiada de
intervencin en paciente o comunidad, administracin sanitaria, realizacin y
anlisis en la investigaciones en salud pblica.

Aplicacin de la estadstica en salud pblica

rea de aplicacin

Comentario

Ejemplo

de La variacin de una caracterstica se Edad,

Estudios

peso,

estatura,

produce cuando su valor cambia de presin sangunea, niveles

variacin

un sujeto a otro, o de un momento a de

otro en el mismo sujeto

colesterol,

serica,

albmina

recuento

de

plaquetas.
de Proceso

Diagnstico

mediante

el

cual

se Valoracin

enfermedades y de identifican el estado de salud de un sntomas

la

salud

comunidad

de

de
declarados

la individuo, o de un grupo, y los recabados

factores que lo producen

los
o

en

los

individuos para realizar un

diagnstico de salud

Prediccin

del Es la evaluacin del resultado de un Programa de intervencin

resultado probable programa de intervencin en una nutricional

para

de un programa de comunidad o de una enfermedad en determinar el impacto de

intervencin

los pacientes, a la luz de los la

aplicacin

de

sntomas, signos y circunstancias suplemento alimenticio

24

un

rea de aplicacin

Comentario

Ejemplo

existentes

Eleccin apropiada Se basa en la experiencia anterior Evaluacin de la eficacia

de intervencin en con pacientes o comunidades de de un frmaco y/u otros
o anlogas caractersticas que haban mtodos de tratamiento

paciente
comunidad

sufrido una intervencin

Administracin

Refiere al empleo de los datos Determinar

el

perfil

y relativos a la enfermedad en la sanitario de la poblacin

sanitaria
planificacin

poblacin

fin

de

hacer

diagnstico en la comunidad

un en

trminos

de

distribucin

de

la

enfermedad

la

utilizacin de los recursos

de salud
y Contempla otorgar la validez a Probabilidad de cncer de

Realizacin
anlisis

en

investigacin

la investigaciones

analticas

en encuestas descriptivas.

salud pblica

25

de prstata en individuos con

edad mayor a 60 aos

2.3 Definicin de trminos Bsicos

Administracin Sanitaria: es la ciencia social y tcnica relacionada con la

planificacin,

organizacin,

direccin

control

de

las

empresas

pblicas y privadas del sector salud, medio ambiente, recursos naturales,

saneamiento bsico urbano y rural, innovacin tecnolgica, mediante la
optimizacin de recursos financieros, tecnolgicos y humanos.

Almacenamientos: son aquellas que permiten guardar fsica o virtualmente

archivos de datos de todo tipo.

Archivo: es una coleccin de informacin (datos relacionados entre s),

localizada o almacenada como una unidad en alguna parte.

rea: es una medida de extensin de una superficie, expresada en unidades de

medida denominadas unidades de superficie.

Dimensiones: Es la longitud, extensin o volumen que una lnea, superficie o

cuerpo ocuparn, respectivamente, en el espacio.

Documentos: es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el

ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas,
pblicas o privadas, registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo
de soporte (papel, cintas, discos magnticos, fotografas, etc.) en lengua
natural o convencional.

Equipos: conjunto de los activos fijos que no incluyen el terreno ni las

instalaciones fsicas de una compaa. Es la coleccin de utensilios,
26

instrumentos y aparatos especiales para un fin determinado (por ejemplo

"equipo quirrgico").

Estadstica: Es una ciencia formal que estudia la recoleccin, anlisis e

interpretacin de datos de una muestra representativa, ya sea para ayudar en
la toma de decisiones o para explicar condiciones regulares o irregulares de
algn

fenmeno

estudio

aplicado,

de

ocurrencia

en

forma aleatoria o condicional.

Mobiliario: es el conjunto de muebles, objetos que sirven para facilitar los

usos y actividades habituales en casas, oficinas u otro tipo de locales.

Paciente: Son aquellas personas que deben ser atendidas por un mdico o un
profesional de la medicina a causa de algn tipo de dolencia o malestar.

Probabilidad: Es la posibilidad que existe entre varias posibilidades, que un

hecho o condicin se produzcan. La probabilidad, entonces, mide la frecuencia
con la cual se obtiene un resultado en oportunidad de la realizacin de un
experimento sobre el cual se conocen todos los resultados posibles gracias a las
condiciones

de

estabilidad

que

el

contexto

supone

de

antemano.

Proporcin: es uno de los conceptos estrechamente vinculados al estudio de

las matemticas y que a pesar de ello se encuentra ampliamente difundido en la
gente, porque a pesar que algunos ms y otros menos estn al tanto y al
corriente de las matemticas, el tema de la proporcin es algo que casi todos
manejamos ms que nada gracias a la tambin estrecha relacin que este
concepto tiene con el sentido comn.

27

Razn Geomtrica: es la comparacin de dos cantidades por su cociente,

donde se ve cuntas veces contiene una a la otra. Slo si las magnitudes a
comparar tienen la misma unidad de medida la razn es adimensional.

Registros: Se refiere al asiento de una informacin cualquiera y concreta como

puede ser el apuntamiento de un nombre y un apellido y la pertinente hora en
la cual se espera a esa persona en el caso de tratarse de una cita con el mdico.

Salud: Es un estado de bienestar o de equilibrio que puede ser visto a nivel

subjetivo (un ser humano asume como aceptable el estado general en el que se
encuentra) o a nivel objetivo (se constata la ausencia de enfermedades o de
factores dainos en el sujeto en cuestin).

Salud Pblica: es la disciplina encargada de la proteccin de la salud a nivel

poblacional. Tiene como objetivo mejorar la salud de la poblacin, as como el
control y la erradicacin de las enfermedades.

Superficie: es aquello que slo tiene longitud y anchura. extensin o rea de

un territorio

28

2.4 Operacionalizacin de Variables

Objetivo General: Analizar la situacin actual de la Seccin de Archivo, Departamento de Registros y Estadsticas de
Salud, Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander, Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.). Barcelona
estado Anzotegui. Ao 2013.
Objetivos
Especificar en metros cuadrados (m2) el espacio de la
Seccin de Archivo y de las otras secciones del
departamento de Registros y Estadsticas de Salud del
Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander, de Barcelona,
Estado Anzotegui en el ao 2013.
Distribuir el espacio fsico de la seccin de archivo de
acuerdo a: rea para el mobiliario propio de esta seccin
(archivadores), reas conexas, rea para otro mobiliario
y rea de circulacin del personal de acuerdo a la
normativa.
Relacionar el rea propia de la seccin de archivo y el
volumen actual de historias clnicas con el volumen
normado, tomando en cuenta la unidad bandeja.

Variables

rea de Archivo

Distribucin
Espacial

Capacidad del
Espacio

Determinar el crecimiento anual de Historias Clnicas de

nuevos usuarios en el sistema Asistencial y precisar los Crecimiento anual
de Historias
espacios requeridos para el futuro de la institucin.
Proponer la aplicacin de medidas que eviten el
congestionamiento de documentos clnicos en el centro
asistencial.

Estrategias

Dimensiones
Medicin del
espacio

- Archivos
- Mobiliarios
- Personal
Volumen de
Historias

Nuevas Historias

Manejo de
documentos

Indicadores
- Longitud Ancho
- Longitud Largo
- Medida de Superficie

Instrumento
C1 G1
C2 G2

Superficie en m2

C3 G3

Cantidad
Clnicas

C4 G4
C5 G5

de

Historias

- Consulta
- Hospitalizacin
- Criterio relativo al
Trabajador
- Criterio de uso
- Criterios Tcnicos

C6 G6 G7

--

CAPITULO III
MARCO METODOLGICO
3.1 Nivel De Investigacin
Investigacin Descriptiva:
Chvez (1994) afirma que los estudios descriptivos especifican las
propiedades importantes de cualquier fenmeno sometido a anlisis, es decir,
describe lo que investiga. (p. 134). As mismo, Zikmund William, indica que
la Investigacin Descriptiva consiste en describir las caractersticas de una
poblacin, es decir, est diseada para describir las caractersticas de una
poblacin o fenmeno.
El presente estudio se considera como una investigacin descriptiva
porque se permite sealar la situacin actual en relacin a las caractersticas
dimensionales de la seccin de archivo, la distribucin espacial de los
elementos que las conforman y las diferentes reas requeridas para su
funcionamientos, determinando aquellas razones que causan deficiencias en
cuanto a su ptimo funcionamiento y de esta forma poder plantear y describir
las acciones a seguir para obtener un funcionamiento normalizado en la
mencionada rea.

3.2 Diseo De Investigacin

Investigacin Documental:
Segn Arias (2004) dice que: Es un proceso basado en la bsqueda,
recuperacin anlisis, critica e interpretacin de datos secundarios, es decir, los
obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes documentales:
impresas, audiovisuales y electrnicas.
30

En presente estudio se considera con una investigacin documental por

cuanto para llevar a cabo el anlisis de la situacin del archivo es necesario
emplear una serie de herramientas estadsticas, las cuales se apoyan en la
consulta bibliogrfica de texto con contenido del tema en estudio. De igual
forma se precede con la consulta de tesis de grado, artculos electrnicos y
otras fuentes documentales para sustentar los antecedentes, bases tericas y
trminos operacionales en la investigacin.

Investigacin de Campo:
Arias (1999), seala que la investigacin de campo Consiste en la
recoleccin de datos directamente desde la realidad donde ocurre el problema o
los hechos sin manipular o controlar la variable (p. 56).
Es as como este estudio puede definirse como de campo, dado que la
investigacin se apoya en la recopilacin de datos directamente en la seccin
de archivo del Departamento de Registros y Estadsticas de Salud del Hospital
Dr. Domingo Guzmn Lander del Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales (I.V.S.S.)

3.3 Poblacin y muestra

Poblacin:
La poblacin, segn Carlos Sabino (1.994) la define como la totalidad
de los elementos a estudiar las cuales concuerdan en una serie de
caractersticas factibles de procesar dando origen a los datos de la
investigacin. Tambin se le suele llamar universo por cuanto abarca a todos
entes sujetos del estudio.

31

En la presente investigacin el universo de estudio est conformado por

todos los elementos que se encuentran dentro del rea de la seccin de archivo,
lo que incluye equipamiento, mobiliarios y personal. En lo que respecta al
personal, est conformado por 5 personas del Departamento de Registros y
Estadsticas de Salud, a quienes se les aplicarn instrumentos de recopilacin
de informacin para apoyar el desarrollo del estudio.

Muestra:
Segn Hernndez, 2000 dice que: la muestra es, un subgrupo de
elementos que pertenecen a ese conjunto definido en sus caractersticas a los
que llamamos poblacin. Por otro lado, autores como Bisquerra (1989); Busot
(1989) y Hernndez (1998), sealan que cuando la poblacin es manejable en
nmero.
En este estudio, la poblacin a estudio resulta pequea y manejable por el
autor, por lo tanto es poblacin finita, y se considera todo el universo de
estudio como muestra.

3.4 Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos

Tcnica:
Segn Arias (2004) dice que: la tcnica es el procedimiento o forma
particular de obtener datos o informacin.
La seleccin de tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos implica
determinar por cules medios o procedimientos el investigador obtendr la
informacin necesaria para alcanzar los objetivos de la investigacin.
(Hurtado, 2000, pg. 164). En la presente investigacin se utilizaran como
tcnicas de recoleccin de datos la observacin y la entrevista.

32

Se emplea la tcnica de observacin para recoger datos directamente en

el Departamento de Registros y Estadsticas de Salud, al respecto Tamayo,
(1998), seala que observar es advertir los hechos tal y como se presentan en
la realidad y consignarlos por escrito. El fundamento cientfico de la
observacin reside en la comprobacin del fenmeno que se tiene frente a la
vista.
Por otro lado se aplica la entrevista de manera informal, no estructurada,
mediante un conjunto de preguntas para conocer los aspectos relacionados con
las dimensiones y distribucin espacial del rea de archivo en el Departamento
de Registros y Estadsticas de Salud. Para Tamayo, (1998) la entrevista es un
intercambio verbal en el cual existen dos roles bien definidos, el del
entrevistador y el del entrevistado, donde el primero intenta obtener
informacin sobre opiniones, creencias, ideas, actitudes, conocimientos, del
segundo.

Instrumento:
Segn Arias (2004) dice que: un instrumento de recoleccin de datos
es cualquier recurso, dispositivo o formato (en papel o digital), que se utiliza
para obtener, registrar o almacenar informacin.
Un instrumento de recoleccin de datos es, en principio, cualquier
recurso de que pueda valerse el investigador para acercarse a los fenmenos y
extraer de ellos la informacin. Para el presente estudio se emplean la gua de
observacin, en la que se registran todas las observaciones del investigador, y
una gua de entrevista para el registro de las opiniones emitidas por el
entrevistado.
La gua de Observacin, es un instrumento de la tcnica de la
observacin, caracterizado por presentar una serie de aspectos a corroborar y

33

facilitar el detalle sobre algunas variables o categoras. Se construye adems

una lista de cotejo para definir algunos aspectos medibles, en cuanto a los
espacios de las diferentes reas en la seccin de archivo. De igual manera la
gua de Entrevista, es utilizada como instrumento para la tcnica de entrevista,
en la cual se registran los datos aportados por las personas entrevistadas
durante la fase de investigacin, con relacin al desarrollo de las actividades en
el archivo, espacios para cada elemento que integran la labor desarrollada en
dicha rea y la capacidad que posee.

34

CAPITULO IV
RESULTADOS Y ANALISIS DE RESULTADOS
3.1 Especificar en metros cuadrados (m2) el espacio de la Seccin de
Archivo y de las otras secciones del departamento de Registros y
Estadsticas de Salud del Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander, de
Barcelona, Estado Anzotegui en el ao 2013.

Mediante visitas realizadas en el rea de archivo, se conocieron e

identificaron las diferentes reas que conforman la seccin de Archivo, de tal
forma de poder limitar cada uno de los espacios que ocupan y de este proceder
con la medicin de los mismos. (Ver Anexo 1).
As mismo se logr conocer que durante los ltimos cinco aos,. Esta
seccin no ha presentado ningn tipo de modificaciones en cuanto a su espacio
fsico por lo que su distribucin espacial y el rea de trabajo se ha mantenido
en las mismas condiciones actuales.
Para llevar a cabo el proceso de medicin se hizo necesario el uso de
una cinta mtrica con la cual se procedi con la medicin de las diferentes
secciones que conforman el lugar. Los datos que se obtuvieron fueron
registrados en la gua de observacin, en la cual se colocaron las diferentes
secciones en que est distribuida el rea de archivo. (ver cuadro 1, grafico 1)

35

Cuadro 1.
Departamento de Registro e Informacin de Salud
Dimensiones por secciones y otros componentes por metros cuadrados
Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander I.V.S.S. Barcelona
Estado Anzotegui. 2013
rea (m2)

Archivo

86,14

70,59

Estadstica

12,16

9,97

Admisin de Consulta

9,17

7,52

Otros Componentes

7,62

6,24

Recepcin

6,93

5,68

122,02

100

Secciones

Total

Fuente: Informacin de la encuesta aplicada por el grupo investigador (2013).

Grafico 1

Fuente: Idem Cuadro 1.

36

Para obtener una mejor percepcin y aproximacin de los clculos de

las mediciones se realiz la construccin de un esquema de superficie, en el
cual se han representado cada una de las reas y de igual forma el mobiliario
que contiene para facilitar as la identificacin de cada rea y espacios libres
del lugar. (Ver Figura 1).
Figura N 1.

Departamento de Registro e Informacin de Salud

Esquema de Superficie
Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander I.V.S.S. Barcelona
Estado Anzotegui. 2013

37

El desarrollo del esquema permiti calcular el rea ocupada y expresarla

en m2. Los resultados de este proceso estn tabulados en el cuadro N 1. El
rea fue calculada de acuerdo con frmulas de uso comn para el clculo de
superficies regulares, en su mayora, los espacios estudiados conformaban un
rectngulo regular, por cuanto el rea estar calculado por:

Aplicada por ejemplo al rea de historias por archivar se tiene:

El rea total del espacio de aproximadamente 86,14 m2 de acuerdo a la

periferia de la seccin que se calcula en 9,70 y de ancho por 8,88 mts de largo.
Con los datos del cuadro Nro 1, se procedi a construir el grfico
Nro 1 de superficie en el cual se reflejan las diferentes secciones identificadas
y la medida de la superficie que ocupan expresadas en m2.

38

Cuadro N 2.
Departamento de Registro e Informacin de Salud
Medida de Superficie en m2
Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander I.V.S.S. Barcelona
Estado Anzotegui. 2013
Largo (m)

Ancho (m)

rea (m2)

Archivos/estantes

6,50

8,88

57,72

67,01

Recepcin y otros mobiliario

8,48

1,76

14,92

17,32

9,81

11,38

Tarjetero ndice

7,40

0,35

2,59

3,01

Historias por archivar

1,70

0,40

0,68

0,79

Puerta de entrada

0,40

1,06

0,42

0,49

24,48

12,45

86,14

100

Secciones

Otros Componentes

Total

Fuente: Informacin de la encuesta aplicada por el grupo investigador (2013).

Grfico 2

Fuente: Idem Cuadro 2.

39

3.2 Distribucin del espacio fsico de la seccin de archivo de acuerdo a:

rea para el mobiliario propio de esta seccin (archivadores), reas
conexas, rea para otro mobiliario y rea de circulacin del personal de
acuerdo a las normativas.
De acuerdo con la observacin en sitio se procedi a esquematizar en un
plano la distribucin de cada uno de los espacios que conforman la seccin de
archivo, tomando en cuenta las mediciones realizadas en el sitio, las cuales
fueron presentadas anteriormente en el cuadro N 2, y la figura 1, que es la
representacin de la distribucin espacial.
Segn la figura, se puede apreciar que la seccin de archivo la conforma
bsicamente 7 espacios, los cuales representan una proporcin de distribucin
de superficies. Con esta informacin se determinaron las razones porcentuales
de los espacios ocupados por cada rea identificada, que se encuentran
representados en el cuadro Nro 2. Para una mejor interpretacin se llev a
cabo el anlisis grfico de las reas destinadas a diferentes secciones en el
archivo y los resultados se presentan en el grfico Nro 2.
De acuerdo con el grafico anterior se puede apreciar que el 67% del
espacio fsico de la seccin de archivo est destinado exclusivamente para el
almacenamiento de las historias mdicas, sin embargo es necesario evaluar
cmo est distribuida cada rea de la mencionada seccin.
Con la informacin recopilada se llev a cabo la clasificacin de los
espacios y la totalizacin de reas segn tres indicadores bsicos, como son:
rea para equipamiento propio del archivo (anaqueles), otro mobiliario y reas
para circulacin del personal. Con lo cual se procedi entonces a construir el
cuadro nro 3 y grafico nro 3.
Esta informacin permiti obtener un informe ms detallas de la forma como
est organizada la seccin de archivo, y la distribucin que se ha realizado de
cada uno de los espacios evaluados.
40

Cuadro N 3.
Departamento de Registro e Informacin de Salud
Distribucin de los espacios que conforman la seccin de archivo
Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander I.V.S.S. Barcelona
Estado Anzotegui. 2013
Ancho
(m)
0,67

rea (m2)

Total (m2)

Largo
(m)
6,5

4,36

1,2

0,6

0,72

26,13
6,69
1,44

1,35

0,77

1,04

1,04

1,7

0,4

0,68

0,68

1,83

0,35

0,64

0,64

7,4

0,35

2,59

2,59

0,6

0,5

0,30

Secciones

Cantidad

Estantes para archivar

Mobiliarios
Escritorios

Historias por archivar

Tarjetero Indice

0,30
Desp- de Personal
53,32
Pasillos por estantes
6,5
0,7
4,55
27,30
6
0,47
8,88
4,17
4,17
1
6,5
0,61
4,30
4,30
1
Otras areas
86,14 - (26,13+6,69+35,77)
17,55
1
Fuente: Informacin de la encuesta aplicada por el grupo investigador (2013).
Tarjetero Indice Pcte.

Grfico 3

Fuente: Idem Cuadro 3

41

Como se puede observar el mayor porcentaje del rea de la seccin de

archivo en cuanto a dimensiones fsicas parece estar ocupado por la seccin del
almacenamiento, mas no as por los estantes donde son agrupadas las historias,
sino que el mayor porcentaje del reas es ocupada por los pasillos y reas
anexas por donde circula el personal.
Esto indica que gran parte del espacio de la seccin de archivo ha sido
destinado para que el personal pueda trasladarse para el desarrollo de su labor,
pero pese a esto, las dimensiones no son suficientes para que puedan circular
con comodidad durante el desempeo de sus funciones, ya que los espacio
poseen dimensiones de ancho muy pequeo, lo que permite sealar que es
necesario ampliar fsicamente la seccin de archivo y proceder con un
reordenamiento interno.
Sabiendo que el volumen de manejo de historias clnicas para consultas
triaje es considerablemente alto, lo que implica movilizacin de personal en
este espacio de trabajo, cabe destacar que el espacio ocupado por los estantes
para archivado de las historias es bastante reducido por cuanto el trabajo de
consulta y bsqueda de carpetas es muy engorroso para el personal que labora
en esta rea (ver Anexo 1) en tal sentido, es necesario realizar una evaluacin
de la distribucin de espacios y proceder con un reordenamiento que permita
facilitar y agilizar las labores del personal sin poner en riesgo su integridad
fsica.

42

3.3 Relacionar en el rea propia de la seccin de archivo el volumen

actual de historias clnicas con el volumen normado, tomando en cuenta la
unidad bandeja.
Se procedi a evaluar la capacidad de almacenamiento de la seccin de
archivo y llevar a cabo un anlisis comparativo de las relaciones de
almacenamiento con respecto a registros de salud de los ltimos meses. En este
sentido se evaluaron los ltimos seis meses para medir el ndice de
almacenamiento por cada archivo, evaluando las historias nuevas, y revisin de
movilizacin de expediente de pacientes regulares.
Se determin que cada estante se encuentra separado por bandejas que
miden 90 cm de largo y admiten un aproximado de 300 historias simples, pero
a medida que los pacientes frecuentan las consultas por control, estas se
convierten en historias de amplia informacin por cuanto su grosor limita la
capacidad de cada bandeja. (Ver Anexo 2)
As mismo se logr apreciar que algunas bandejas contaban con mayor
nmero de historias excediendo la capacidad del archivo, lo que genera un
deterioro progresivo de los estantes por efecto de exceso de peso, las carpetas
se daan hasta romperse por la dificultad para extraerlas y la presin entre
material de tanta historia en el espacio destinado para ello.
Para corroborar esta informacin se seleccionaron al azar 7 bandejas, entre los
diferentes estantes, por cada pasillo y se procedi a determinar la cantidad historias
por esta bandeja los resultados se presentan en el anexo 2.

De los obtenidos, se tiene que el menor valor de historias obtenidas es

de 275, mientras que el mximo fue de 321. Con estos valores se procede
entonces a realizar los clculos para la distribucin agrupada de datos, cuyos
resultados son presentados en el cuadro N 4.

43

Rango:

Nmero de Intervalos:

Ancho de intervalo:

Nuevo Rango:

44

Cuadro N 4.
Departamento de Registro e Informacin de Salud
Unidad Bandeja por promedio de Historias Archivadas. Nmero y porcentaje
Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander I.V.S.S. Barcelona
Estado Anzotegui. 2013
Promedio de Historias Clnicas por Bandeja

Bandejas

312

18

21,43

305

17

20,24

298

13

15,48

277

11

13,10

319

11

13,10

284

10,71

291

5,95

Total

84

100

Fuente: Autoras (2013).

Grfico 4.

Fuente: Idem Cuadro 4

45

Como se evidencia en el grfico anterior, la mayora de las bandejas

poseen entre 309 a 315 carpetas, lo que refleja que estn por encima de la
capacidad mxima permitida de 300 carpetas por bandeja. Con la data anterior
se procedi a estimar clculos ms precisos en cuanto al promedio de historias
por bandeja y el porcentaje de bandejas que poseen exceso de documentos,
estos resultados se presentan en el cuadro Nro 5.
Cuadro N 5.
Departamento de Registro e Informacin de Salud
Distribucin de Historias por bandejas
Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander I.V.S.S. Barcelona
Estado Anzotegui. 2013

Descripcin

Cant

Bandejas con 300 historias o menos

36

Bandejas con ms de 300 historias

48

Fuente: Autoras (2013).

Grafico 5

Fuente: Idem Cuadro 5

46

De acuerdo con el grafico Nro. 5, se evidenciarse que la mayora de las

carpetas evaluadas han superado el 100% de la capacidad de almacenamiento,
por cuanto la relacin de capacidad es que un 57 % de las bandejas excede el
valor normado mientras tan solo el 43% an se encuentra dentro de estos
valores. Esto expresa que existe un alto volumen de historias que se encuentran
almacenadas en las bandejas, explicando el exceso visible en cada estante,
dificultando el acceso hacia los diferentes pasillos del rea de archivo, sin
contar adems que cuando se requiere obtener algunos de estos documentos,
implica un esfuerzo para extraerlo y caen inclusive encima de las personas
generando lesiones personales leves.
De acuerdo con esto se refuerza la necesidad de llevar a cabo una
ampliacin del espacio fsico en la seccin de archivo.

3.4. Determinar el crecimiento anual de Historias Clnicas de nuevos

usuarios en el sistema Asistencial y precisar los espacios requeridos para
el futuro de la institucin.
Se llev a cabo la revisin de los libros de anotaciones de historia que se
incluyen en el archivo, para establecer la cantidad de historias que fueron
incluidas tanto por consulta como por hospitalizacin. La informacin obtenida
esta representada en el cuadro Nro 6.
Con la data anterior se procedi a elaborar el grafico nro 6, de tal forma
que permita facilitar la interpretacin del

nuevo ingreso de historia al

departamento. En este grfico se hace notar el mayor nmero de ingreso de

historia es por consulta, y la mayor cantidad de ingresos tuvieron lugar en el
ao 2012.

47

Cuadro N 6.
Departamento de Registro e Informacin de Salud
Distribucin de Historias Nuevas Consulta y Hospitalizacin
Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander I.V.S.S. Barcelona
Estado Anzotegui. 2013
HISTORIAS NUEVAS
Consulta
Hospitalizacin

Ao
cant

cant

Total

2009

5900

71,95

2300

28,05

8200

12,69

2010

6800

62,96

4000

37,04

10800

16,72

2011

7400

62,98

4350

37,02

11750

18,19

2012

9800

58,86

6850

41,14

16650

25,77

2013

9300

54,07

7900

45,93

17200

26,63

TOTAL
39200
25400
64600
Fuente: Departamento de Informacin y Estadsticas de Salud (2013).

Grfico 6

Fuente: Idem Cuadro 6

48

Para una mejor visualizacin del ingreso total de historias e inferir acerca
del comportamiento en un periodo prximo de dos aos se procedi a la
construccin del grafico nro 6. En el cual se refleja un aumento progresivo
durante los ltimos aos, con leve disminucin en 2013, sin embargo al
evaluar la tendencia es de hacer notar que esta posee un comportamiento
creciente, lo que incrementa la probabilidad de un alto crecimiento en el
volumen de historias en los prximos aos.

Grfico 7.
Crecimiento de Historias Nuevas en el ltimo quinquenio y extrapolacin hacia

Total de Historias

los prximos 2 aos

Aos
Fuente: Idem Cuadro 6

Se elabor una lnea de tendencia exponencial por ser la que ms se

adapta al comportamiento de ingreso de nuevas historias en los ltimos aos.
Evaluando la ecuacin del grafico para los prximos aos se tiene lo siguiente:

49

Para el ao 2014:

Para el ao 2015:

Como se puede evidenciar se espera un crecimiento progresivo de

aproximadamente ms de 6000 historias nuevas para el ao 2015, por cuanto
es necesario proceder con acciones que permitan el incremento del espacio
fsico en el archivo, bien sea a nivel de infraestructura o desincorporacin de
documentos que ya no estn en vigencia.

3.5 Proponer la aplicacin de medidas que eviten el congestionamiento de

documentos clnicos en el centro asistencial
El propsito fundamental de este estudio es contribuir a mejorar la
calidad del trabajo, bienestar general y seguridad de las personas que laboran
en la seccin de archivos del departamento de registros y estadsticas de salud
del Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander, para ello es necesario
implementar algunas normas que permitan coordinar la ocupacin y
accesibilidad a fin de adoptar soluciones que permitan satisfacer tanto
necesidades comunes como identificar el personal que presta servicio en el
archivo.

Para mejorar la situacin actual de archivos es necesario considerar

algunos criterios, como son:

50

1. Criterio relativo al Trabajador

Confort del trabajador
Correcta postura fsica en las actividades laborales
La seguridad que debe proporcionar el mobiliario

2. Criterio de uso
Facilidad de gestin en los procesos de consulta de historias,
almacenamiento de informacin y atencin a los usuarios.

3. Criterios Tcnicos
Disponer el equipamiento, mobiliarios y anaqueles de forma que garanticen
la seguridad integral del personal y de las historias clnicas, por cuanto se
deben proponer disposicin de los mobiliarios, archivadores de manera
adecuada para facilitar la labor diaria en las instalaciones de la seccin de
archivo.

En tal sentido, y tomando en cuenta los diversos aspectos evaluados durante

el proceso de investigacin, es necesario llevar a cabo un reordenamiento del
espacio fsico donde funciona el rea de la seccin de archivo, de tal forma que
se pueda disponer de un espacio de trabajo bien distribuido y confortable para
el desempeo de los trabajadores de la seccin. Es as como algunas de la
propuesta para solucionar la problemtica existente son las siguientes:

1.- Llevar a cabo un proceso de evaluacin de las historias mdica archivada

con el fin de proceder con la desincorporacin de todos aquellos documentos
que ya no presentan vigencia para el centro asistencial. Pacientes que no
mantienen una consulta peridica, ni han requerido atencin mdica durante

51

los ltimos 5 aos, deben ser retirados de los archivos para incorporarlos a
archivos muertos.

2.- Reorganizar los mobiliarios y el rea de atencin de tal forma que se

puedan utilizar solo el mobiliario estrictamente necesario para el trabajo del
personal, y retirar aquel que no es de uso indispensable para quienes laboran en
el archivo. As mismo reorganizar el espacio para el tarjetero ndice y las
historias por archivar a fin de dimensionar por un espacio ms cmodo y
confortable, donde los trabajadores se puedan desplazar y obtener la
documentacin sin obstculos.

3.-Es necesario ampliar los pasillos de bsqueda, para que lo trabajadores

puedan acceder con facilidad y obtener la informacin e historias requeridas
sin tantas complicacin y evitar adems algn posible incidente por las
limitacin de ingresar a un espacio reducido, donde los documentos estn muy
apisonados y requiere de esfuerzo para poder extraerlos.

52

CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Conclusiones
A lo largo de la presente investigacin sobre la situacin actual del Archivo del
departamento y estadsticas de salud del Hospital Dr. Domingo Guzmn Lander, se
analizaron varios factores en torno al rea fsica y capacidad de almacenamiento, por
cuanto los resultados obtenidos permiten concluir lo siguiente:

El rea total destinada para el archivo es de 86,14 m2, en la cual a su vez se

encuentran la seccin de almacenamiento, historia por archivar, tarjetero ndice
equipos y mobiliarios, entre otros. De los cuales el 67% del rea est destinada
para almacenar las historias de los pacientes del centro asistencia, por lo que es
ocupada por los estantes que contienen a su vez las carpetas con las
informaciones clnicas de cada paciente.

El espacio de la seccin de archivo est distribuida en diferentes partes segn las

necesidades de trabajo del personal, sin embargo, el personal presenta
dificultades para realizar su trabajo con confort dado que el alto volumen de
informacin que se maneja en el rea a limitado los espacios para el
desplazamiento del personal y de este modo el servicio de manejo de los registros
mdicos se vuelven engorrosos y deficiente, por lo que es necesario llevar a cabo
un reordenamiento fsico del espacio de la seccin de archivo o bien la
ampliacin de sus instalaciones.

El almacenamiento de los archivos de registros mdicos ha excedido la capacidad

estimada, por cuanto hay un alto volumen de historias mdicas que obstaculizan
el desempeo profesional del personal. Parte de este exceso se debe a historias

53

que pueden ser desincorporadas, por cuanto es necesario hacer una inspeccin
para evaluar la data cronolgica de las historias y proceder con el traslado de
estas al archivo muerto.

54

5.2 Recomendaciones
De acuerdo con las observaciones realizadas y en funcin con los resultados
obtenidos y las conclusiones de la investigacin se recomienda lo siguiente:

1.

Llevar a cabo una reconstruccin del espacio fsico de la seccin de archivo con
el propsito de ampliar el rea de almacenamiento de expedientes del personal a
fin de garantizar el desarrollo de trabajo.

2.

Realizar un programa de mantenimiento de los archivos con el propsito de

descartar la informacin absoluta y habilitar espacio para la organizacin optima
de las historias de los pacientes.

3.

Analizar las posibilidades de llevar a cabo la ampliacin de los espacios fsicos

de la seccin de archivo para lograr una mejor distribucin interna y por
consiguiente optimizar el almacenamiento de los registros mdicos.

55

BIBLIOGRAFA
Citada
Arias, G. El Proyecto de Investigacin. Caracas. 2004
Chvez, N. Introduccin a la Investigacin Educativa. Caracas. Consultores
Asociados BL Servicio Editorial, 1.997
Hernndez, R et al.. Tesis Doctorales y trabajos de Investigacin Cientfica.
Metodologa general de su elaboracin y documentacin. Editorial
Mc. Graw Hill. Madrid. 4ta. Edicin. 1996
Sabino, C. El proceso de Investigacin. Mxico. Editorial PANAPO, 1998.
Tamayo y Tamayo, Mario. El Proceso de la Investigacin Cientfica.
Mxico. Editorial Limusa, 1998.

56

Consultada

Arguello, O. (2010). Automatizacin del sistema de historias mdicas del

Hospital Central de San Cristbal. Trabajo Especial de Grado. No
publicado.
Balestrini Acua, Mirian. Cmo se Elabora el proceso de
Investigacin. Caracas. Consultores Asociados BL Servicio Editorial,
1.997

Bravo, Sierra. Tesis Doctorales y trabajos de Investigacin Cientfica.

Metodologa general de su elaboracin y documentacin. Madrid. 4ta.
Edicin, 1.996
De la Horra, J. Estadstica Aplicada. 3ra Edicin. Editorial Daz de Santos.
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Martnez, P. (2011). Anlisis del proceso de manejo y control de las historias
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No publicado.
Martnez, W. Estadstica Descriptiva con nfasis en la Salud Publica. Editorial
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Moore, D. Estadstica Aplicada Bsica. 2da Edicin. Editor Antonio Bosh.
Espaa.
Moya, L. Introduccin a la Estadstica de la Salud. Editorial de la Universidad
de Costa Rica. San Jos, Costa Rica.

57

ANEXOS

58

Anexo 1
Imgenes de las diferentes reas de la seccin de archivo

Figura 3. Puerta de Entrada

Figura 4. Historias por Archivar

59

Figura 5. Vista del Pasillo desde la puerta de entrada

60

Figura 6. rea de Tarjetero ndice

61

Figura 7. rea de Estantes y pasillos de Archivo

62

Anexo 2.
Toma de Datos en archivo de Historias y Bandejas

Bandeja de Historias

Cantidad de Historias por bandejas analizadas

298
275
285
291
303
303
309
310
311
312
315
318

305
320
314
308
295
315
283
316
287
297
302
318

280
288
316
310
299
287
282
295
313
291
307
286

301
278
275
304
288
279
304
307
281
297
302
319

63

320
286
321
301
305
318
314
300
304
276
279
307

283
296
311
312
276
276
298
305
294
306
277
281

310
275
308
315
278
281
277
312
297
307
299
313