GUIA DE MANEJO Y TOMA DE ‘Codigo: INVENTARIO SERVICIO & FARMACEUTICO Aree y Hospital 5YO DIAGNOSTICO’ ‘sebogonae A aanieon APOYO DIAGNOSTICO Y — menu at: TERAPEUTICO. Version: 0 ne SERVICIO FARMAGEUTICO ELABORO: REVISO: APROBO: bb ha tated objet aad Hicio Farfacéutico Gus Fineipral dé CACHE Gestion Gledtica FECHA; FECHA: / FECHA: 25 de Noviembre de 2014 25 de Noviembre de 2014 }25 de Noviembre de 2014 Pagina 1 de 17GUIA DE MANEJOY TOMA DE | oso . INVENTARIO SERVICIO c & FARMACEUTICO Cee Ss atanacn Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y seer Simén Bolivar hereteay vcs vei SERVICIO FARMACEUTICO |. Introduccié6n En este documento se describen los pasos a seguir para la toma fisica de inventarios que realiza el area del Servicio Farmacéutico del Hospital Simén Bolivar Empresa Social del Estado en la vigencia actual en consecuencia al impacto contable que estos tienen y en cumplimiento al articulo 4.10 Resolucién 001 de 2001. Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes ptiblicos del distrito capital y procedimiento interno ADT PR 370 003. EI inventario consiste en realizar una toma fisica de la totalidad de elementos (medicamentos y dispositivos médicos) que se encuentren a cargo del Servicio Farmacéutico y dentro del sistema institucional o existencias en Bodega de Farmacia, Consulta Extema, Sala de Cirugia, Clinica Fray Bartolomé y Servicio Farmacéutico Hospitalario al menos una vez al afio. U. Propésito EI objetivo de este documento fue determinar la metodologia mediante la cual se tealizaria la verificacién fisica, control, uso y pertenencia de los inventarios mediante distintas formas (selectiva, parcial o total) en las areas descritas y determinar la naturaleza de los sobrantes y faltantes (comparar la informacion de los registros contables y la existencia tangible), para la compensacién que dé ha lugar. UL Alcance Este documento describe la forma de realizar el inventario en aquellas areas del Servicio Farmacéutico que tienen existencia de suministros (medicamentos y dispositivos médicos) debidamente ingresados al sistema institucional y ubicados en el Servicio Farmacéutico Hospitalario, Clinica Fray Bartolomé, Bodega Principal, Consulta Externa y Farmacia de Quiréfanos hasta la compensacién en el sistema institucional autorizada por el Comité de Inventarios de sobrantes 0 faltantes. WV. Objetivos 1. Verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes a cargo del Servicio Farmacéutico, de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente referente al registro permanente de medicamentos y dispositivos médicos en bodega, recibido y entregado a terceros, debido a la afectacién en el manejo del inventario. 2. Confrontar las existencias reales o fisicas, contra los saldos registrados en la Bodega, Servicio Farmacéutico hospitalario, Consulta Externa, Clinica Fray Bartolomé y Sala de Quiréfanos mediante el conteo correspondiente. Pagina 2 de 17GUIA DE MANEJOYTOMADE | aya. INVENTARIO SERVICIO ADE DOUTE OIA ~ FARMACEUTICO Hospital ‘sregonoct i ‘APOYO DIAGNOSTICO Y Segoe Simén Bolivar TERAPEUTICO Versi: 0 ‘ottanese SERVICIO FARMACEUTICO V. Base Legal 1. Resolucién 001 de 2001. Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes publicos de! distrito capital, 2. Decreto 2200 de 2005 y demas leyes farmacéuticas para el control de faltantes, sobrantes y averias. 3. Procedimiento ADT-PR-370-003 Manejo y control de inventario. vl |. Responsabilidad delimitada En consecuencia a la Resolucién 001 de 2001 Ia cual cita en el punto 4.10.1. De la cuarta parte de dicha resolucién: La responsabilidad por cada proceso, actividad, operacién, transaccién o accién organizacional debe ser claramente definida, asignada, y formalmente comunicada al funcionario respectivo, segin el puesto que ocupa. Todas las decisiones seran tomadas por el Comité de Inventarios y seran delegadas a los funcionarios seguin pertinencia e indicacién del Presidente de este Comité. VIL. Instrucciones por escrito Las instrucciones que se impartan a todos y cada uno de los funcionarios deben darse por escrito y mantenerse en un archivo ordenado, actualizado y de facil acceso y que sea de conocimiento general; por tal razon se realizaré en fechas establecidas por el comité de inventarios reuniones con el personal del Servicio Farmacéutico para dar las indicaciones a cada miembro de este equipo de las actividades a realizar, fechas, hora, entre otros. Con la debida anticipacién, desde la Subgerencia Cientifica se dara aviso a todos los servicios hospitalarios, de la Clinica Fray Bartolomé, de urgencias y ambulatorios de la realizacién del inventario y las variables de "organizacién, formulacién y afectaci6n en la prestacién del servicio por el servicio Farmacéutico. Se comunicaré a la Subgerencia Financiera y se solicitaré el apoyo en particular para lo que se necesite. Asi mismo se pasara comunicado a Gestién Publica y Contabilidad en calidad de garantes los horarios de inicio, organizacién y metodologia utilizada. Vill. Autorizacién y aprobacién de transacciones y operaciones En consecuencia a la Resolucién 001 de 2001 Ia cual cita en el punto 2.3.3.1; La ejecucién de los procesos, operaciones y transacciones deberan contar con la autorizacién respectiva de partes de los funcionatios con potestad para concederia, Pagina 3 de 17GUIA DE MANEJOYTOMADE | aoa, INVENTARIO SERVICIO DT DO si0-40 FARMACEUTICO casio Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y ae Simén Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 Hota teat SERVICIO FARMAGEUTICO Los resultados de la gestion deberan someterse al conocimiento de los miembros del Comité de Inventarios que tengan la capacidad técnica y la designacion formal (autoridad jerérquica para otorgar la aprobacién). IX. Metodologia EI Servicio Farmacéutico del Hospital Simon Bolivar _realizard el inventario de final de vigencia en las fechas autorizadas por el comité de inventarios en cabeza de su presidente y distribuido de la siguiente manera: BODEGA SERVICIO FECHA HORARIO NUMERO DE PAREJAS FARMACEUTICO DE FUNCIONARIOS ASIGNADOS. Glinca Fray Barlolomé [Fecha aulorizada| 730 AM A 5:00] Parejas autorizadas en el ‘omit de| PM ‘comité de Inventarios, Inventarios Bodega principal Fecha aulerizada} 730 AM A 5:00] Parejas aulorizadas en ol ‘comité de| PM ccomité de Inventarios Inventarios Consulta Extemna Fecha avlorizada|730 AM A 5:00] Parejas aulorizadas en el ‘comité de| PM comité de Inventarios Inventarios Gala de Grugia Fecha autorizada| 6:00 AM A 10:00] Parejas aulorizadas en el ccomité do| AM ccomité de Inventarios Inventarios Seniclo Farmacoutico| Fecha autorizada| 9:30 AM A 700| Parejas aulorizadas en ol Hospitalario com de| PM ccomité de inventarios Inventarios 1, Responsabilidades en el proceso: * Comité de Inventarios: Avalar fechas de realizacién de inventarios, designar al Profesional Especializado Quimico Farmacéutico para realizar el inventario, en cabeza del Presidente enviar los oficios de inventarios a las areas especificas, avalar actas de inicial y final de inventarios, avalar compensacién en el sistema institucional autorizada por el Comité de Inventarios de sobrantes o faltantes. + Las oficinas de Gestion Publica y Autocontrol, revisoria fiscal y Contabilid realizar actividades de acuerdo a su competencia con el fin de permitir transparencia en esta actividad. * Personal del Servicio Farmacéutico: Las personas externas al Servicio Farmacéutico autorizadas a participar en el conteo tendran que cumplir con los siguientes requisitos: Pagina 4.do17GUIA DE MANEJOYTOMADE | .,44, nc B&B INVENTARIO SERVICIO Peeeaeenr en yl FARMACEUTICO Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y a Simén Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 theese SERVICIO FARMACEUTICO a. Persona competente (experiencia y conocimiento) para participar en el conteo de medicamentos y/o dispositivos médicos, b. Persona responsable, dinamica y asertiva: de Contrato 0 Planta. c. — Deber& comprometerse a asistir durante todo el conteo asignado, es decir, desde su inicio hasta su terminacién, sin que tenga que salir sin excepcién de las instalaciones del Servicio Farmacéutico para cumplir con otras funciones distintas. * Lider méduio de Suministros y/o delegado: consolidar datos de registro, listados de conteo y reconteo y consolidacién de informacién. 2. Logistica: A los Servicios asistenciales y lideres de procesos se enviar la siguiente informacién: a. Oficio al Lider de Consulta Externa donde se comunique la no prestacién del servicio en la ventanilla ambulatorio del Servicio Farmacéutico. b. Oficio a los Iideres de areas asistenciales donde se comunique la dispensacién medicamentos y dispositivos médicos a pacientes que se encuentren hospitalizados para un periodo de 48 horas de acuerdo a la formulacién recibida por las areas asistenciales, de tal forma que el dia del inventario sélo se dispensaran necesidades de medicamentos y dispositivos médicos de fuerza mayor, ingreso de pacientes del servicio de urgencias 0 cambio de terapia Unicamente utiizando el stock respectivo. Esta dispensacién se realizaré en un lugar destinado_y ubicado en donde indique el Comité de Inventarios (lugar sugerido en el Servicio de Urgencias - area de aislamiento), este lugar y el stock destinado sera verificado por las areas garantes del desarrollo del inventario. El contenido del stock sera el estimado de acuerdo al consumo del servicio de urgencias en los Uitimos 45 dias previa autorizacién de la Subgerencia Cientifica. La dispensacién a los servicios de hospitalizacién se restablecera a partir de la noche del dia del inventario de dispensacién. La Subgerencia Financiera debera garantizar el NO CIERRE de las cuentas de los. pacientes hasta cuando se garantice las devoluciones 0 cargues pendientes al sistema. Pagina 5 de 17GUIA DE MANEJO Y TOMA DE i B&B INVENTARIO SERVICIO Codigo: wi FARMACEUTICO ADT-DO-870-040 a 1 7 ‘ieceorkoe Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y eases Simén Bolivar TERAPEUTICO Versién: 0 ‘thtee SERVICIO FARMACEUTICO c. El comité de Inventarios debera definir mas tardar una semana antes del inventario en dispensaci6n, el lugar donde se almacenara el stock utilizado para la dispensacién antes descrita, este estara custodiado por dos auxiliares de farmacia, bajo supervisién de un Quimico Farmacéutico. d. Se informaré previamente la organizacién y cronograma, se solicitaré a los servicios que requieran stock de medicamentos o elementos para las fechas indicadas, que deben realizar solicitud de! mismo a mds tardar una semana antes del inventarios con el fin de evitar traumatismos en la prestacién del servicio. El listado de Stock haré parte del acta final del inventario. €. Oficio al Lider de la Clinica Fray donde se comunique la no prestacién del servicio atencién el Servicio Farmacéutico en la Clinica Fray Bartolomé. La dispensacién a los servicios de se restablecera posterior al inventario en la horas de la tarde. f. Oficio al Lider de Sala de Cirugia donde se comunique la no prestacién del servicio atencién el Servicio Farmacéutico de Cirugia. La dispensacién a los servicios de se restablecer4 posterior al inventario en la horas de la tarde. El mismo dia las demandas 0 necesidades del servicio de salas de cirugia se atenderan por el Servicio Farmacéutico Hospitalario. X. Cronograma Se ha realizado el siguiente cronograma para la realizacién del inventario ast: ACTIVIDAD |DESCRIPCION [RESPONS [FECHA | OBSERVACIO Bat ABLE NES Planeacion T. Realizar__la| Comité de | Fecha Es inventario programacién | Inventarios | autorizada_| responsabilidad de los por comité | del Profesional inventarios, | Lider del | de Especializado fijando fechas y | Médulo de| Inventarios | del Servicio hora de | Suministro Farmacéutico realizacién del} s ylo ‘como inventario. delegado coordinador del inventario es 2. Enviar la | Profesional verificar el programacién | Especializa cumplimiento al jefe de] do Quimico de las normas y almacén Farmacéuti procedimientos (Secretario | co establecidos Comité de resolver las Pagina 6 de 17GUIA DE MANEJO Y TOMA DE Cédigo: INVENTARIO SERVICIO & FARMACEUTICO patie atacn Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y = Simé6n Bolivar TERAPEUTICO ‘Version: 0 HO mmmeaert SERVICIO FARMACEUTICO ACTIVIDAD] DESCRIPCION |RESPONS [FECHA | OBSERVACIO ABLE NES Inventarios) | Subgerenci dudas acerca para que seja de cualquier efectien las | Administrat inconveniente modificaciones | iva que se en caso de presente, de necesitarse. forma inmediata al interior del 3. Defina las | Comite de desarrollo del fechas y 1a! Inventarios inventario, hora de corte haci los del inventario, servicios informe hospitalarios 0 anticipadament de urgencias eal inventario y necesarios 0 fije quienes se emitir encargarén de indicaciones. emitir los listados valorizados del sistema. 4. Enviar Profesional programacién | Especializa de inventarios | do Quimico con fecha | Farmacéuti definida en el] co comité a Gestion Publica, Subgerenci Lideres de| a Procesos, Administrat Contabilidad, | iva Revisoria fiscal donde se definen las funciones procedimiento, 5. Convocar una] profesional reunién —_con| Especializa anticipaci6n | do Quimico de las | Farmacéut Pagina 7 de 17B Hospital Simén Bolivar GUIA DE MANEJO Y TOMA DE SERVICIO FARMACEUTICO Cédigo: 8 INVENTARIO SERVICIO FARMACEUTICO Peeve eae ‘sieceawss ‘APOYO DIAGNOSTICO Y er TERAPEUTICO Version: 0 feauueen: ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONS ABLE FECHA OBSERVACIO NES instrucciones a cada uno de los funcionarios involucrados en el procedimiento. 6. Definicién del lugar de almacenamient © y stock para el Servicio de Urgencias 7. Verificar que los medicamentos caducados, deteriorados vencidos (si aplica) cuenten con autorizacién del comité de inventarios para dar de baja del sistema Hipécrates antes del inventario de fin de afio. co Profesional Especializa do Quimico Farmacéuti co Comité de Inventarios Aotividades previas conteo fisico 1. Alistamiento de al] — material requerido: papeleria, sticker de identificacion, listado de medicamentos y _dispositivos Profesional Especializa do Quimico Farmacéuti co Fecha Es autorizada_| responsabilidad por comité|del lider del de médulo de Inventarios | suministros y/o delegado de ingresar y causar todas las facturas de Pagina 8 de 17Es) Hospital Simén Bolivar GUIA DE MANEJO Y TOMA DE INVENTARIO SERVICIO FARMACEUTICO ‘APOYO DIAGNOSTICO Y TERAPEUTICO SERVICIO FARMACEUTICO Codigo: ADT-DO-370-010 cautauson ‘mondo HoipiacindaBolar Versién: 0 NENT SE, ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONS ABLE FECHA | OBSERVACIO NES médicos, registros. de conteo coordine la elaboracién de las tarjetas con el cddigo, nombre del medicamento y unidad de medida, aliste las tarjetas para registrar los conteos (si aplica) 2. Realizar la revision de todos los medicamentos y__ dispositivos médicos a inventariar—y verificar valorizaciones en el sistema 3. Identificaci6n de todos los suministros y elementos a inventariar, en cada uno de los estantes 4, Almacenamient ° de medicamentos y _ dispositivos médicos del stock de urgencias en el lugar _avalado Lider del médulo de suministros ylo delegado Auxiliar ylo regente de Farmacia Auxiliar ylo regente de Farmacia Auxiliar ylo regente de Farmacia contratos = de medicamentos previos a la tealizacién de inventarios_ con el fin de evitar inconvenientes contables financieros. Pagina 9 de 17GUIA DE MANEJO Y TOMA DE | oi, INVENTARIO SERVICIO ADT bo sr on FARMACEUTICO (cua Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y ee Simén Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 espa Sede Dater SERVICIO FARMACEUTICO ACTIVIDAD |DESCRIPCION |RESPONS [FECHA | OBSERVACIO ABLE NES por el comité de_ inventarios, identificacion de los Auxiliares de farmacia encargados del Stock de Urgencias. Inicio del| 1. Verificar que se | Profesional | Fecha Los productos inventario fisico | encuentren la Especializa | autorizada {que no se totalidad de los | do Quimico | por comité | encuentren registros Farmacéuti | de registrados (cargos alco Inventarios | deberdn ser cuentas de anotados —y pacientes, etc.) contados en la antes de iniciar hoja de anexos el inventario, y debera ser entregada al 2. Llamado a lista } Profesional Profesional de los | Especializa Especializado integrantes del | do Quimico del Servicio grupo de | Farmacéuti Farmacéutico conteo —los | co como cuales se coordinador del presentaran el inventario, dia y la hora quien decidira fijadas por el como incluirlos Comité de en la Inventarios. contabilizacion Realizacién del del mismo. acta de iniciacion de inventarios firmada por todos los participantes. 3. Inicio del | Profesional inventario’ con | Especializa base a la hora | do Quimico fijada, Farmacéuti ubicacién__los | co Pagina 10 de 17GUIA DE MANEJO Y TOMA DE INVENTARIO SERVICIO Codigo: BB FARMACEUTICO puna cash Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y meget Sim6n Bolivar TERAPEUTICO Neen a ‘wiki SERVICIO FARMACEUTICO ACTIVIDAD [DESCRIPCION | RESPONS | FECHA | OBSERVACIO ABLE NES integrantes de conteo en grupos de dos personas por tipo de insumo. (medicamentos » _ dispositivo ‘medico) 4, Ubicacién de las digitadoras, las cuales realizaran la monitorizacion de las listas de inventario, listas de Teconteo yy estaran sentadas frente ala terminal de computador las cuales son asignada para el evento y a los encargados de la mesa de control. 5. Una vez ubicados, de la orden de inicio y comience el conteo. 6. Realizar el mismo procedimiento para resto de dias del inventario en las. horas Profesional Especializa do Quimico Farmacéuti co Profesional Especializa do Quimic Farmacéuti co Profesional Especializa do Quimico Farmacéuti co Pagina 11 de 17B&B Hospital Simén Bolivar GUIA DE MANEJO Y TOMA DE INVENTARIO SERVICIO. FARMACEUTICO ‘APOYO DIAGNOSTICO Y TERAPEUTICO SERVICIO FARMACEUTICO Codigo: ig ry ADT-D0-370-010 Version: 0 ‘stsogonse ee spit Sind oar TNE SE ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONS ABLE FECHA OBSERVACIO NES sefialadas. Realizaci6n de los conteos 1. Realizar el conteo y anotacién en el listado en la casilla correspondient e, pase cada hoja de conteo al digitador, una vez terminado el diligenciamient °. 2. Una vez terminado el conteo designado ubique. al auxiliar de conteo en otra posicién, de acuerdo como fo indique el lider del servicio farmacéutico, cuando haya finalizado el conteo de los estantes asignadosy haya entregado las hojas de conteo. 3. Comenzar el segundo, tercer ° conteos necesarios cuando _el Grupo de conteo del inventatio Grupo de conteo del inventario Grupo de conteo del inventario Fecha autorizada por comité de Inventarios Esta sujeto a aprobacion del Comité de Inventarios Pagina 12 de 47B Hospital Siméon Bolivar GUIA DE MANEJO Y TOMA DE INVENTARIO SERVICIO FARMACEUTICO Codigo: ADT-D0-370-010 ‘APOYO DIAGNOSTICO Y TERAPEUTICO SERVICIO FARMACEUTICO Version: 0 esse ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONS ABLE FECHA | OBSERVACIO NES ‘coordinador asi lo indique. Registro conteos de 1. Realizar el registro en cada hoja de conteo y entréguela al digitador, a medida que los grupos efectiian segundo conteo. 2. Ingresar la informacion al sistema y emita el listado con la comparacién de primero y segundo conteo, entréguelo a los integrantes de la mesa de control, quienes verifican: cantidad del primer conteo, vs. cantidad del segundo y tercer conteo. 3. Al finalizar la revision de cada hoja de conteo, firme en la_ parte inferior en sefial de aprobacién. Grupo de conteo Lider del médulo de ‘suministros ylo delegado Lider del médulo de ‘suministros ylo delegado Lider del médulo de suministros ylo delegado Fecha Es autorizada_| responsabilidad por comité | del lider del de médulo de Inventarios | suministros. y/o delegada efectuar la verificacion del primero, segundo conteo, _tercer conteo y elaborar un cuarto conteo cuando _arroje diferencias. Pagina 13 de 17GUIA DE MANEJO Y TOMA DE Codigo: Fy & INVENTARIO SERVICIO MDT DO STH OIN BA FARMACEUTICO i ncaa Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y meee Sim6n Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 otal Gini ate SERVICIO FARMACEUTICO ACTIVIDAD [DESCRIPCION |RESPONS [FECHA | OBSERVACIO ABLE NES Finalizacién de|1. Verificar que|Grupo de | Fecha Esta sujeto a los conteos | todos los | conteo del] autorizada | aprobacién del medicamentos | inventario | por comité} Comité de y_ dispositivos de inventarios médicos han Inventarios sido contados 2. Verificar que se | Lider del hayan médulo de ingresado al | suministros sistema todos | y/o los Items del | delegado Servicio Farmacéutico y todos los desprendibles hayan sido grabados. 3. Recibir de los| Lider del integrantes de | médulo de la mesa de} suministros control los | y/o listados delegado firmados, Dar la orden de retiro y terminacién del inventario Valorizacion del|1. Recibirlos|Lider del Fecha Esta sujeto a inventario | listados, ingreso al | médulo de| autorizada | aprobacién del sistema y| suministros | por comité | Comité de valorizacién —_el| ylo. de Inventarios inventario. delegado | Inventarios Revision _ de | Revisar Tas [Lider del Fecha Esta sujeto a diferencias | diferencias: médulo de| autorizada | aprobacién del 1, Cantidades | suministros | por comité| Comité de Pagina 14 de 17GUIA DE MANEJOYTOMADE | 0... INVENTARIO SERVICIO. pDnDO-370-010 FARMACEUTICO Hospital ‘APGYO DIAGNOSTICO Y | meee Simén Bolivar TERAPEUTICO Versién: 0 eset Baer SERVICIO FARMACEUTICO ACTIVIDAD |DESCRIPCION |RESPONS [FECHA | OBSERVACIO ABLE NES arrojadas del | y/o de Inventarios inventario fisico | delegado | Inventarios contra el sistema, 2. Valores Lider del arrojados del | médulo de total por item | suministros de los | y/o elementos delegado contados contra los registrados por el sistema, 3. Andlisis de los] Lider det productos de| médulo de nula, baja y alta | suministros rotacién. ylo delegado 4. Realizar el acta | Profesional de finalizacion | Especializa de! inventario. | do Quimico Firmando todas | Farmacéuti las personas | co i asistentes. Convocatoria | informar resultado | Comité de | Fecha Esié sujeto a de comité | del inventario en el | Inventarios | autorizada | aprobacién del de servicio por comité| Comité de inventarios | farmacéutico, de Inventarios informe de Inventarios sobrantes y faltantes y aval para realizacién de compensaciones de acuerdo al cumplimiento a la Resoluci6n 001 de 2001. Manual de procedimientos administrativos contables para el manejo_y control Pagina 18 de 17GUIA DE MANEJO Y TOMA DE Codigo: INVENTARIO SERVICIO B&B FARMACEUTICO erates canaen _ Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y aa Simén Bolivar TERAPEUTICO Ferry ‘esr SERVICIO FARMACEUTICO N ACTIVIDAD |DESCRIPCION | RESPONS [FECHA | OBSERVACIO ABLE NES de los bienes en los entes piiblicos del distrito capital 1 | Presentacién Elaborar los | Lider del | Fecha Esta sujeto a 0| de informe | informes médulo de autorizada | aprobacion del de correspondientes | suministros | por comité| Comite de inventario | para la gerencia, | yio de Inventarios rea delegado | Inventarios administrativa, contabilidad | y control interno, maximo 10 dias después de haberse efectuado el inventario, 1 |Ajustes al Evaluar y definir la Comité de| Antes de 1 inventario | toma de| inventarios | cierre del decisiones para 31 de las diferencias, diciembre compensaciones de la y los productos de vigencia nula, baja o alta rotacién e informe al comité de inventarios quienes ejecutaran las acciones recomendadas. XI. Ingreso de Sobrantes e ingreso de compensaciones a, Ingreso de Sobrantes: De determinarse a través del responsable del Servicio Farmacéutico que existen sobrantes luego de haber realizado el inventario, se procedera a levantar el informe correspondiente como soporte para realizar el registro de ingreso al sistema inventarios. Pagina 16 de 17 écrates, el soporte oficial serd el acta respectiva previa autorizacién del comité deGUIA DE MANEJOYTOMADE | oa, & INVENTARIO SERVICIO ADTO-370-010 FARMACEUTICO | eaouoon Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y Sagat ernshlealiier, TERAPEUTICO Versi¢n: 0 oer SERVICIO FARMAGEUTICO b. Ingreso a partir de compensaciones: La compensacién se producira cuando se completa el nimero de medicamentos y dispositivos médicos faltantes con medicamentos y dispositivos médicos sobrantes de similares caracteristicas fisicas 0 técnicas, tales como: Denominacién Comin Internacional (DCI), Concentracién, Forma Farmacéutica, Presentacién y Costo. La compensacién debera ser efectuada por el delegado de la Subgerencia Administrativa, previo concepto favorable emitido por el comité de Inventarios. En este caso se dara ingreso a las bodegas correspondiente de la cantidad sobrante compensada y se efectuara la baja del faltante por la misma cantidad. Los faltantes que no fuera posible compensar deberan quedar a cargo de las personas responsables del inventario en el Servicio Farmacéutico, estos seran recompensados luego de la entrega del informe final por parte de la delegada del Comité de Inventarios — Subgerencia Administrativa y previa aclaracién por compensaciones y traslados de bodega por parte del director técnico del Servicio Farmacéutico. XIL. Ingreso por operaciones de traslado o traspaso entre bodegas Opera cuando se evidencian faltantes y sobrantes entre bodegas que utilizan referencias iguales de medicamentos y dispositivos médicos, para lo cual se debera levantar un acta de ingreso y egreso entre bodegas, sin que esto afecte contable 0 técnicamente el inventario realizado. Posterior al inventatio se realizaré los respectivos traslados, XIII, Entrega de Informe de consolidacion y pago de faltantes. EI informe debera entregarlo la persona delegada por el Comité de Inventarios y Subgerencia Administrativa segiin los plazos contemplados por la Oficina de Contabilidad y antes que sea cerrado la vigencia presente. Pagina 17 de 17