2014

CICLO DE TESORERA - NORMAS

TECNICAS

Asignatura: control interno

Aula: 314
Ciclo: VI
Docente: Javier Melgarejo, Leoncio
Integrantes:
Ayala Luis, Dustin
Martel Longaray, Melanie Mirna
Montes Quispe, Henry
Serpa Gmez, Ruby Stefanny

CICLO DE TESORERA - NORMAS TECNICAS

Contenido
Introduccin .................................................................................................................. 2
Capitulo i: aspectos metodologicos y marco terico ...................................................... 3
Problema:.................................................................................................................. 3
Objetivo: .................................................................................................................... 3
Hiptesis: .................................................................................................................. 3
Marco conceptual: ..................................................................................................... 3
Ciclo de tesoreria: normas tecnicas de control en el sector publico: ............................. 5
Definicion de control interno ...................................................................................... 5
Unidad de caja en la tesorera ................................................................................... 5
Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera ......................................... 7
Conciliaciones bancarias ........................................................................................... 8
Medidas de seguridad para cheques, efectivo y valores ......................................... 11
Control y custodia de cartas-fianza ......................................................................... 12
Uso de formularios para el movimiento de fondos ................................................... 14
Uso de sello restrictivo para documentos pagados por la tesorera ......................... 15
Transferencia de fondos por medios electronicos ................................................... 16
Uso del fondo para pagos en efectivo y fondo fijo ................................................... 17
Deposito oportuno en cuentas bancarias ................................................................ 18
Arqueos de fondos y valores ................................................................................... 18
Requisitos de los comprobantes de pago recibidos por entidades pblicas ............ 19
ii. Caso prctico:...................................................................................................... 20
Conclusiones: ............................................................................................................. 21
Recomendacin: ......................................................................................................... 22

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CICLO DE TESORERA - NORMAS TECNICAS

INTRODUCCIN
El presente trabajo de investigacin Normas tcnicas de control interno y su
aplicacin en el ciclo de tesorera en el Sector Publico tiene como propsito
establecer el correcto manejo e interpretacin de las normas en las entidades pblicas
y se justifica utilizando la Resolucin de Contralora N 072-2000 CG en donde podemos encontrar :
Unidad de caja en la tesorera., Utilizacin del flujo de caja en la programacin
financiera.
Bancarias. Garanta
Medidas de seguridad para cheques, efectivo y valores, Control y custodia de cartasfianza., Uso de formularios membretados pre-numerados para el movimiento de
fondos., Uso de sello restrictivo para documentos pagados por la tesorera.,
Transparencia de fondos por medios electrnicos., Uso del Fondo para pagos en
efectivo y/o fondo fijo., Deposito oportuno en cuentas bancarias., Arqueos de fondos y
valores., Requisitos de los comprobantes de pago recibidos por entidades pblicas. A
desarrollarse en los siguientes captulos:
El trabajo consta de aspectos metodolgicos y marco terico y un caso de tesorera.
Finalmente se han determinado las conclusiones y recomendaciones.

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CAPITULO I: ASPECTOS METODOLOGICOS Y MARCO

TERICO

Problema:
De qu manera la aplicacin de las normas tcnicas de control interno influye
en el ciclo de tesorera con respecto del sector pblico?

Objetivo:
Conocer las normas tcnicas de control interno a travs de la legislacin
vigente para su correcta aplicacin en el ciclo de tesorera de las entidades
pblicas.

Hiptesis:
La mala aplicacin de las normas conlleva a que no haya un adecuado control
en el ciclo de tesorera del sector pblico.

MARCO CONCEPTUAL:
Control Interno:

El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y

medidas coordinados y adoptados dentro de un negocio para custodiar sus
bienes, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, fomentar la
eficiencia de las operaciones y estimular la observancia de la poltica
administrativa prescritas.
Instituto Norteamericano de contadores Pblicos (A.I.C.P.A)
Editorial Desarrollo S.A.

Ciclo de tesorera:

El ciclo de tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan

sobre la estructura y rendimiento del capital.
Las funciones del ciclo de tesorera se inician con el reconocimiento de las
necesidades del efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponibles
a las operaciones productivas y en otros usos y se terminan con la devolucin
de efectivo a los inversionistas y acreedores.

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CICLO DE TESORERA - NORMAS TECNICAS

Normas:

Norma es un trmino que proviene del latn y significa escuadra. Una norma
es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar
ciertas conductas o actividades. En el mbito del derecho, una norma es un
precepto jurdico.
Definicin de norma - Qu es, Significado y
Concepto http://definicion.de/norma/#ixzz3GQC90frk

Normas tcnica:

Una norma tcnica es un documento aprobado por un organismo reconocido

que establece especificaciones tcnicas basadas en los resultados de la
experiencia y del desarrollo tecnolgico, que hay que cumplir en determinados
productos, procesos o servicios.

Auditoria:

Segn Holmes la auditoria es el examen de las demostraciones y registros

administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de
tales demostraciones, registros y documentos.

Segn Harvard auditoria es el examen de todas las anotaciones contables a fin

de comprobar su exactitud, as como la veracidad de los estados o situaciones
que
dichas
anotaciones
producen.

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CICLO DE TESORERIA: NORMAS TECNICAS DE CONTROL EN

EL SECTOR PUBLICO:
Dentro del sector publico tenemos normas definidas mediante Resolucin de
Contralora N 072-2000 CG
LA TESORERIA PBLICA
Constituye la sntesis de la gestin financiera gubernamental; por ser la que administra
y regula el flujo de fondos del Estado e interviene en su equilibrio econmico y
monetario. El sistema de Tesorera tiene a su cargo la responsabilidad de: determinar
la cuanta de los ingresos tributarios y no tributarios (programacin financiera); captar
fondos (recaudacin); pagar su vencimiento las obligaciones del Estado
(procedimiento de pago), otorgar fondos (recaudacin) o pagar la adquisicin de
bienes y servicios en el sector pblico y, recibir y custodiar los ttulos y valores
pertinentes.
Las normas de control interno para el rea de tesorera, tienen el propsito de brindar
seguridad razonable sobre el buen manejo de los fondos y valores pblicos. Estas
normas son de aplicacin en las entidades que administren fondos del Tesoro Pblico.

DEFINICION DE CONTROL INTERNO

Es un proceso continuo realizado por la direccin, gerencia y, el personal de la
entidad; para proporcionar seguridad razonable, respecto a si estn logrndose los
objetivos siguientes:

Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y, la calidad

en los servicios que deben brindar cada entidad pblica;

Proteger y conservar los recursos pblicos contra cualquier perdida,

despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;

Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,

Elaborar informacin financiera valida y confiable, presentada con oportunidad.

1. UNIDAD DE CAJA EN LA TESORERA

Se deber centralizar en la Tesorera, o quien haga sus veces, el manejo de los
recursos financieros de la entidad.
I.

CONCEPTO

La Unidad de Caja consiste en centralizar la totalidad de los recursos

financieros de la entidad y ponerlos a disposicin de la Tesorera.

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II.

OBJETIVOS

- Lograr la mayor efectividad en la captacin y aplicacin de los recursos y

facilitar el proceso de toma de decisiones financieras.
- Evitar presiones financieras debido a la dispersin de fondos.
- Evitar la existencia de ingresos destinados a fines pre-establecidos.
III.

ACCIONES A DESARROLLAR

- En las entidades de Gobierno Central e Instituciones Pblicas, el principio de

Unidad de Caja para las fuentes de financiamiento diferentes a Tesoro Pblico
ser aplicado en las etapas de programacin y de registro respectivamente,
mediante informacin a la Direccin General del Tesoro Pblico de los ingresos
y egresos de la entidad.

IV.

ALCANCE

Comprende a las Tesoreras de las Entidades del Gobierno Central,

Instituciones Pblicas, Empresas
Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Publicas y Seguro
Social del Per.
V.

MECANISMOS DE CONTROL

Se verificar la no existencia de otra Oficina, distinta a la Tesorera, o quien

haga sus veces, encargada del manejo de los recursos financieros de la
entidad.
VI.

COMENTARIO:

Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su

manejo a travs de Tesorera, con el objeto de optimizar la liquidez y
racionalizar la utilizacin de los fondos disponibles.
Se denomina Unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de
Tesorera para centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlos a
cargo de la tesorera de la entidad. Este concepto no se opone a la
implementacin de mecanismos descentralizados de los procesos de pago.
La unidad de caja permite distribuir racionalmente los fondos, en funcin a las
prioridades del gasto o cuando no exista liquidez suficiente. Su aplicacin hace
posible que los fondos puedan ser colocados donde ms se necesitan y ser
retrados, cuando el proceso de gestin muestre insuficiente capacidad de
gasto.
El concepto de unidad de caja debe aplicarse en mbitos que constituyen un
universo determinado, como: el nivel de gobierno central para los recursos
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provenientes del Tesoro Pblico, y en el nivel regional, cuando constituyan
mbitos con autonoma econmica y administrativa y dispongan de una
Tesorera Regional.

2. UTILIZACIN DEL FLUJO DE CAJA EN LA

PROGRAMACIN FINANCIERA
Cada entidad debe elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de
sus recursos.
I.

CONCEPTO

Un flujo de caja es la presentacin sobre un cuadro, en cifras, para diversos

perodos hacia el futuro, y para diversos tems o factores, de cuando va a
entrar o salir, fsicamente, dinero.
II.

OBJETIVO

Es apreciar, por perodo, el resultado neto de Ingresos de dinero menos giros

de dinero, es decir, en qu perodo va a sobrar o a faltar dinero, y cunto, a fin
de tomar decisiones sobre qu se hace:
Invertir cuando hay excedente de caja, o conseguir el dinero que se necesita
para operar, bien con socios o con financiadores.
III.

MECANISMO

el cuadro flujo de caja tiene tantas columnas como periodos (aos, meses o
semanas) para los que se vayan a establecer los ingresos y egresos de dinero,
y tantas filas como tems o factores cuyos ingresos o egresos se vayan a
proyectar.
Las cifras contenidas en el " flujo de caja " son resultado del clculo detallado
que de ellas se ha hecho en otros cuadros.
Hay que tener en muy en cuenta que el flujo de caja solo contiene movimientos
de dinero (entrada o salida) en efectivo registrados en el periodo en que se
prevea que ocurran fsicamente.
Es decir, si existe un costo, que no se gira, como la "Depreciacin", no se
incluye en l.

IV.

COMENTARIO

La programacin financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas

con la previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas
de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo,

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permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos del presupuesto,
con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin.
Un instrumento de la programacin financiera es el Flujo de Caja, que refleja
las proyecciones de ingresos y gastos de un periodo e identifica las
necesidades de financiamiento en el corto plazo, as como los posibles
excedentes de caja.
El flujo de caja de la entidad debe tener un horizonte temporal similar al
ejercicio presupuestal; su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o
diaria, de acuerdo con las necesidades. Tambin esta norma presenta
limitaciones en cuanto a la aplicacin ya que no es aplicable para aquellas
entidades que financien sus actividades exclusivamente con fondos del Tesoro
Pblico, salvo que lo consideren necesario.

3. CONCILIACIONES BANCARIAS
Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los
extractos bancarios. En el caso de las subcuentas del Tesoro los movimientos
contables deben conciliarse adems con el rgano rector del sistema de
Tesorera.

I.

CONCEPTO

La Conciliacin Bancaria es un proceso que permite comparar los

montos que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o
cuenta corriente, con los montos que el banco le suministra por medio del
extracto bancario, para determinar si existen diferencias entre los
registros contables de la empresa, y los registros realizados por el
banco.

II.

OBJETIVOS
Asegurar que todos los depsitos estn correctamente reflejados
en el saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta,
Detectar algn depsito contabilizado que no lleg al banco por
algn motivo,
Identificar depsitos a la cuenta que no estn contabilizados,
Identificar los cheques emitidos que no se han cobrado
Detectar algn cheque emitido y cobrado pero no contabilizado,
Contabilizar todos los cargos bancarios,
Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o
en la cuenta bancaria.

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III.

COMENTARIO

El proceso de verificacin y confrontacin, es el que conocemos

como conciliacin bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada
uno de los movimientos registrados, con los valores contenidos en el extracto
bancario para determinar cul es la causa de la diferencia.
Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros
auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el
beneficiario del cheque.
- Consignaciones registradas en los libros bancos pero que el Banco aun no las
ha abonado a la cuenta de la empresa.
- Notas debito que el Banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa
no ha registrado en su auxiliar.
- Notas crdito que el Banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que sta
aun no las ha registrado en sus auxiliares.
- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el
libro auxiliar.
- Errores del Banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando como
base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el
que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de
la cuenta, valores que pueden ser ms confiables que los que tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podra ser:

Saldo del extracto bancario:

(-) Cheques pendientes de cobro:
(-) Notas crdito no registradas
(+) Consignaciones pendientes
(+) Notas debito no registradas

XXX
XXX
XXX
XXX
XXX

() Errores en el auxiliar
= Saldo en libros.

XXX
XXX

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4. GARANTA DE RESPONSABLES DEL MANEJO O

CUSTODIA DE FONDOS O VALORES
I.

CONCEPTO

Se entiende por custodia el servicio que presta una entidad, para el cuidado y
conservacin de valores y el efectivo relacionado con estos, as como el
registro de su titularidad; con la obligacin de devolver al titular, valores del
mismo emisor, de la misma especie y las mismas caractersticas de los que le
fueron entregados para su custodia. Esta responsabilidad no resulta afectada
por el hecho de que delegue a un tercero, una parte o la totalidad de sus
funciones por lo tanto el personal a cargo del manejo o custodia de fondos o
valores debe estar respaldado por una garanta razonable y suficiente de
acuerdo a su grado de responsabilidad.
II.

ENTIDADES
CUSTODIA

AUTORIZADAS

PARA

BRINDAR

SERVICIOS

DE

nicamente podrn ser entidades de custodia:

III.

a)

Las centrales de valores que se constituyan como sociedades

annimas y cuyo objeto social nico sea la prestacin de los
servicios de custodia de conformidad con lo establecido en el
presente Reglamento.

b)

Las entidades financieras sujetas a la supervisin

Superintendencia General de Entidades Financieras.

c)

Los puestos de bolsa.

de

la

SERVICIOS BSICOS
Las entidades de custodia debern estar en capacidad de presta, al
menos, los siguientes servicios:
a)

La recepcin de valores en depsito.

b)

El servicio de liquidacin de las operaciones burstiles que se

realicen con los valores objeto de custodia.

c)

La administracin y manejo del registro contable de los valores, tanto

fsicos como desmaterializados.
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IV.

d)

La administracin y custodia del efectivo relacionado con los valores

objeto de custodia.

e)

La administracin de los valores en custodia lo cual comprender el

cobro de amortizaciones, dividendos, intereses as como de
cualquier otro derecho patrimonial derivado de los valores objeto de
custodia. Tambin podr comprender el ejercicio de los derechos
polticos derivados de los valores, cuando el cliente lo haya
autorizado de forma expresa.

COMENTARIO

La garanta aplicada al mbito de la tesorera est orientada a permitir que el

personal responsable de la custodia y manejo de fondos y/o valores este
respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su idoneidad para
tomar decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o
custodiar directamente fondos o valores.
A falta de una garanta econmica de carcter personal, se puede determinar la
convivencia de contratar un seguro de deshonestidad frente a la empresa a
favor de la entidad, que la respalde por los actos ilegales en que podran
incurrir los empleados responsables del manejo o custodia de fondos o valores,
as como por otros riesgos inherentes a estos activos.

Limitaciones al alcance
Esta norma no es aplicable para aquellos casos en que la cuanta de los
fondos o valores no justifica obtener la cobertura mediante una pliza de
seguro.

5. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA CHEQUES, EFECTIVO Y

VALORES
Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el
giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros, as como
respecto de la seguridad fsica de fondos y otros valores bajo custodia.
Comentario:
01. El manejo de fondos a travs de cheques bancarios reduce el riesgo,
respecto de la utilizacin de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos
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relacionados con el uso de cheques, los cuales pueden ser adulterados,
extraviados, sustrados, etc.
02. Los mecanismos de control aplicables para la seguridad y custodia de
cheques, incluyen:
- Giro de cheques en orden correlativo y cronolgico, evitando reservar
cheques en blanco para operaciones futuras.
- Uso de sellos protectores que impidan la adulteracin de los montos
consignados.
- Uso de muebles con cerradura adecuada para guardar los cheques en
cartera y los talonarios de cheques no utilizados.
- Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que faciliten la
prctica de arqueos y la revisin de las conciliaciones.
- Mecanismos de comunicacin rpida para el bloqueo de cuentas bancarias
en casos de cheques extraviados.
- Uso del sello ANULADO en los cheques emitidos que deben anularse.
03. La tesorera tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques,
cartas-fianza y valores negociables; por ello es conveniente que las
instalaciones fsicas de las unidades de tesorera tengan ambientes con llave,
muebles especiales, cajas fuerte, bvedas, etc. segn la necesidad de cada
situacin.
04. La alta direccin en cada entidad debe establecer procedimientos que
eviten el retiro de montos importantes de efectivo de las cuentas bancarias de
la entidad. Asimismo, es conveniente efectuar la recaudacin de ingresos,
cobranzas, as como los pagos, a travs de entidades del sistema financiero.

6. CONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS-FIANZA

Los adelantos u otras operaciones financieras por prestacin de servicios o
compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de los
proveedores la presentacin de una carta-fianza emitida por una entidad
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bancaria, no pudiendo efectuar la Tesorera ningn pago sin el previo
cumplimiento de este requisito.

COMENTARIO:
01. Existen contratos que celebran las entidades pblicas cuyas condiciones
generales estipulan la presentacin de una carta-fianza otorgada por
contratistas, o proveedores para proseguir con su ejecucin. Algunas de estos
son los contratos de obras, contratos por adquisicin de bienes, servicios
profesionales etc. que prevn el pago de anticipos o adelantos, contra la
presentacin de cartas-fianzas. Asimismo, algunas transacciones por
prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior,
convienen un adelanto que debe ser salvaguardado.
02. Es importante que la tesorera se constituya en un elemento de control
para el adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos
siguientes:
-

La carta fianza debe ser emitida por una institucin financiera debidamente

reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca y Seguros.

- Recepcin del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso
debe verificarse si la carta-fianza es solidaria, incondicionada, irrevocable y de
realizacin automtica.
-

Custodia organizada de las cartas-fianza

Control de vencimientos de cartas-fianza

03. La tesorera debe informar oportunamente al nivel superior sobre los

vencimientos de las cartas-fianza, a fin de que se tomen las decisiones
adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn sea el caso.

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7. USO DE FORMULARIOS PARA EL MOVIMIENTO DE
FONDOS

Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de

fondos, deben estar membretados y prenumerados por cada entidad para su
uso en la Tesorera.

COMENTARIO:
01. En la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios, recibos de
ingreso y comprobantes de pago, para el ingreso y el egreso de fondos,
respectivamente, con el objeto de clasificar y sistematizar la informacin de
presupuesto, tesorera y contabilidad, as como reflejar el proceso de
autorizaciones; todo ello bajo un formato uniforme.
02. Estos documentos son empleados rutinariamente en el sector pblico para
el procesamiento de operaciones por toda fuente de financiamiento. Sin
embargo, es importante que sean membretados y prenumerados por cada
entidad antes de su utilizacin.
03. El mecanismo de poner en el documento, el membrete de la entidad est
orientado reducir el riesgo de mal uso, en caso de prdida o sustraccin de
formularios en blanco (sustitucin, uso indiscriminado, etc.) obligando adems
a un mayor cuidado en su custodia.
04. Los documentos prenumerados deben ser utilizados en orden correlativo y
cronolgicamente, lo cual posibilita su adecuado control. Los documentos
prenumerados no utilizados, o formulados incorrectamente deben anularse,
archivndose el original y las copias respectivas como evidencia de su
anulacin.
05. El reglamento de comprobante de pago aprobado por la Superintendencia
Nacional de Administracin Tributaria y SUNAT, es tambin aplicable a las
entidades pblicas cuando generan ingresos como cualquier otra empresa o

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institucin del pas, aun cuando se encuentren exoneradas del pago de
impuestos.
06. Cuando las entidades reciban fondos por cualquier concepto (venta de
bienes y servicios, pago de derechos, venta de bases de licitaciones,
cobranzas, recuperaciones, u otros), que son pagados por usuarios mediante
cheques bancarios, debe exigirse que estos se giren a nombre de la entidad, a
fin de evitar situaciones de riesgo, en el manejo de fondos.

8. USO DE SELLO RESTRICTIVO PARA DOCUMENTOS

PAGADOS POR LA Tesorera
Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo pagado
con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilizacin.

Comentario:
01. Los comprobantes de pago estandarizados del sector pblico, se emiten
para cada operacin de gasto o salida de fondos y deben estar soportados por
su respectivo documento fuente. Esta documentacin para ser sustentatorios
debe cumplir los requisitos establecidos por el sistema de contabilidad y la
normatividad vigente.
02. El sello restrictivo permite inutilizar los comprobantes y documentos
pagados, debiendo consignar adems el nmero del cheque girado, nmero de
cuenta corriente y entidad bancaria y, la fecha del pago.
03. Una vez agotado el trmite del pago, los documentos de gasto
debidamente soportados deben ser marcados con el sello restrictivo, que
indique en forma visible su condicin de documento pagado, procedindose
luego a su archivo. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de
utilizacin del mismo documento para sustentar cualquier otro egreso de
fondos, indebidamente, o por error.

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9. TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS
ELECTRONICOS
Toda transferencia de fondos por medios electrnicos debe ser sustentada en
documentos que aseguren su validez y confiabilidad.

Comentario:
01. La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos
entre entidades agiliza la gestin financiera gubernamental evitando el giro de
cheques por montos significativos. Sin embargo, si bien los mecanismos
electrnicos dinamizan la administracin por la velocidad que imprimen a las
transacciones, estos no generan documentacin inmediata que sustente la
validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspecto que limita la
aplicacin de controles internos convencionales.
02.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de
operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de contraseas
(passwords), cuyo acceso debe ser restringido y permitido solamente a las
personas autorizadas. Nadie debe conocer la serie completa de passwords
utilizados en una entidad.
03.
Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas
mediante el sistema de transferencia electrnica de fondos deben ser
verificadas y validadas por el signatario del password respectivo.
04.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtenga
reportes automticos, que debern constituir uno de los elementos de
evidencia inmediata de la transaccin, que muestre los movimientos de las
cuentas de salida y de destino de los recursos. El uso del facsmil es otro
medio que permite contar en lo inmediato con documentos que sustenten la
naturaleza y detalles de la operacin, cuyo respaldo formal estar sujeto a la
obtencin de los documentos originales.

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10.
USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y
FONDO FIJO
Las entidades que por razones de necesidad y eficiencia hayan establecido el
uso del fondo para pagos en efectivo y fondo fijo, deben implementar
procedimientos para su manejo y control.

Comentario:
01. El fondo para pagos en efectivo es de monto variable y est destinado para
atender el gasto urgentes, que por su naturaleza no ameriten el giro de
cheques especficos. El fondo fijo es un monto permanente y renovable
utilizado, generalmente, para gastos menudos, tambin denominado caja chica.
02. El uso de fondos en efectivo solo debe implementarse por razones de
agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto
puede afectar la eficiencia de la operacin y su monto no amerita la emisin de
un cheque especifico, se justifica la autorizacin de un Fondo para pagos en
efectivo destinado a estas operaciones.
03. Para su manejo y control debe elaborarse los procedimientos pertinentes
que deben ser aprobados por el titular de la entidad, o por quien designe,
teniendo en cuenta los criterios siguientes:
- Justificacin y autorizacin correspondiente del nivel superior de la entidad
para su apertura.
- Indicacin del tipo de gastos a cubrir, el monto mximo de cada pago y los
niveles de autorizacin que comprenda como mnimo, al jefe responsable de la
ejecucin del gasto y al jefe responsable de la administracin financiera o quien
haga sus veces para autorizar la entrega de fondos.
04. Corresponde a la administracin establecer los procedimientos para el
manejo y control del fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.

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11.

DEPOSITO OPORTUNO EN CUENTAS BANCARIAS

Los ingresos que por todo concepto perciban las entidades pblicas deben ser
depositados en cuentas bancarias nominativas en forma inmediata e intacta.

Comentario:
01. Los servidores a cargo del manejo de fondos tienen la obligacin de
depositarlos ntegros e intactos en la cuenta bancaria establecida por la
entidad, dentro de las 24 horas siguientes a su recepcin. La gerencia de
administracin financiera o quien haga sus veces debe establecer por escrito
esa obligacin.
02. Debe evitarse en lo posible recibir ingresos directamente en efectivo en las
entidades pblicas, con el objeto de evitar los riesgos inherentes a su uso.
03. Corresponde a la administracin fijar los procedimientos de control
necesarios para la implementacin de esta norma.

12.

ARQUEOS DE FONDOS Y VALORES

Debe practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos

y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva.

Comentario:
01. Los arqueos de fondos y/o valores deben realizarse por lo menos con una
frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia fsica, al igual que su
concordancia con los saldos contables.
02. Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del
servidor responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba
que el arqueo se realiza en su presencia y que le fueron devueltos en su
totalidad
03. Un arqueo conlleva la formulacin de un acta que evidencie la situacin
objetiva encontrada durante el conteo, as como las expresiones de
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conformidad o disconformidad expresada por los responsables de los fondos o
valores y, por los funcionarios que intervienen en el arqueo.
04. Si durante el arqueo de fondos o valores se detecte cualquier situacin de
carcter irregular, esta debe ser comunicada inmediatamente a la gerencia o a
quien haga sus veces y, a la Oficina de Auditoria Interna, para la adopcin de
las medidas correctivas que el caso amerite.
05. Son funcionarios competentes para efectuar arqueos: el jefe de tesorera, el
contador, el administrador, el auditor interno, y cualquier otro que sea
designado por la superioridad. El resultado del arqueo debe ser informado a los
niveles superiores correspondientes.

13.
REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES DE PAGO
RECIBIDOS POR ENTIDADES PBLICAS

Las Tesoreras antes de tramitar y efectuar el pago por obligaciones contradas

con proveedores, deben exigir la presentacin de comprobantes de pago
establecidos por ley.

Comentario:
01. El comprobante de pago es el documento que sustenta la transferencia de
un bien o la prestacin de un servicio. Debe extenderse obligatoriamente aun
cuando dichas operaciones no se encuentren afectadas a tributos, de acuerdo
con lo dispuesto por el Decreto Ley N 25632.
02. Las caractersticas de los citados documentos se encuentran descritas en
el reglamento de comprobantes de pago aprobado por la Superintendencia
Nacional de Administracin Tributaria o SUNAT, que entre otros requisitos
seala el nmero del registro nico del contribuyente RUC-, razn social,
direccin, fecha de emisin y el impuesto general a las ventas correspondiente.
03. La verificacin interna de la documentacin sustentatorios de pagos,
constituye un mecanismo de control que permite verificar el cumplimiento de la
forma establecida por Ley para la emisin de comprobantes de pago que

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entregan proveedores o contratistas a entidades pblicas, como resultado de la
transferencia de un bien y/o la prestacin de algn servicio.
04.
Corresponde a las Tesoreras de las entidades cautelar el cumplimiento
de esta norma, bajo responsabilidad administrativa y lega, segn corresponda.

II. CASO PRCTICO:

UNIDAD DE CAJA

La Municipalidad Provincial de Trujillo (Pliego presupuestario) tiene un

departamento de tesorera, en la cual se centralizan todas las operaciones
provenientes de los ingresos a caja por diversos conceptos, as como sale de
ah el dinero para todos los gastos que tiene que realizar esta entidad estatal.

MANEJO DE FONDOS

La Entidad Estatal A, posee una subcuenta bancaria en el banco de la

Nacin para que a esa cuenta se debiten todos los pagos que se autorizan
para las diversas acciones que lleva a cabo en el cumplimiento de su labor, y
los ingresos de los fondos pblicos los hace directamente a la cuenta principal
del Tesoro Pblico.

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CONCLUSIONES:

En el sector pblico para realizar un pago se debe tener la conformidad

en el rea de almacn, y luego pasar la informacin de aprobacin de
pago de tesorera.
Sin este requisito no se puede realizar ningn pago.

En el sector pblico no se pueden reconocer ingresos ni gastos sin que

no se haya realizado el presupuestario correspondiente.

El procesamiento de datos en el sector pblico es normado bajo

instructivos siguiendo normas estipuladas.

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RECOMENDACIN:

Implementar nuevas tcnicas de control interno para agilizar el proceso

de informacin y evitar posibles errores financieros.

Implementar el nuevo sistema de pagos electrnicos de tal manera que

podamos facilitar las transacciones y que sean ms fiables y rpidas.

En el sector pblico se debe normar para agilizar la ejecucin del

presupuesto.

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