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Manual de Procedimiento
para Radicacin de Garantas
V 1.2

Bogot, noviembre 2012

Modelo Unico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado

Contenido

Introduccin

....................................................................................................................................................... 1

1. El modelo de gestin MUISCA .......................................................................................................................... 2

2. Procedimiento de recepcin, aprobacin o aceptacin control de garantas y cancelacin devolucin ........... 4
2.1. Beneficios ................................................................................................................................................... 4
2.2. Procedimiento y tipos de documento dentro del proceso ........................................................................... 6
2.3. Procedimiento para constitucin de garantas ........................................................................................... 7
3. Ingreso al procedimiento de garantas .............................................................................................................. 9
3.1. Radicar garantas ..................................................................................................................................... 12
3.1.1. Consultas ....................................................................................................................................... 13
3.1.2. Radicar garantas .......................................................................................................................... 15
3.1.3. Correccin de garantas ................................................................................................................ 15
3.1.4. Solicitud de cancelacin de garantas ........................................................................................... 16
3.2. Procedimiento para radicar garantas globales y especficas .................................................................. 16
3.2.1. Datos iniciales del proceso ............................................................................................................ 17
3.2.2. Men del servicio Garantas .......................................................................................................... 20
3.2.3. Documento Origen ......................................................................................................................... 39
3.2.4. Relacin documento soporte ......................................................................................................... 44
3.3. Envo de informacin a la DIAN ............................................................................................................... 50
3.4. Consulta de Asuntos ................................................................................................................................. 53

Introduccin
La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, comprometida con lo establecido en el Plan Estratgico
Institucional 2010-2014, de fomentar la competitividad del aparato productivo nacional, ha consolidado un
nuevo servicio del procedimiento de Garantas para radicacin, aceptacin, control y cancelacin de garantas
para asegurar y facilitar las operaciones de Comercio Exterior que requieran de una garanta global o especfica
para el desarrollo de sus operaciones.
Esta cartilla se ha elaborado con el fin dar a conocer de manera fcil y didctica cmo se desarrollan las
actividades que deben seguir los usuarios cuyos roles los comprometen en el procedimiento.
Este documento tiene el propsito de:
Ser gua paso a paso para asegurar que se cumplan las condiciones y requisitos para la constitucin,
certificacin, control y cumplimiento de las obligaciones garantizadas.
Ejecutar eficazmente cada una de las actividades del procedimiento.
Hacer los debidos controles de las garantas que respalden las operaciones de comercio exterior.
Verificar eficazmente el cumplimiento de las obligaciones garantizadas.

1. El modelo de gestin MUISCA

MUISCA es el modelo de gestin de ingresos y recursos de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales,
que busca integrar, facilitar, agilizar y simplificar los procedimientos utilizados por la Entidad. Su implantacin
supone una ingeniera organizativa y de procesos, que tiene como objetivo principal generar beneficios para la
administracin tributaria, aduanera y cambiaria, enfatizando en aquellos aspectos que inciden en la deteccin
y reduccin del fraude y en la modernizacin tecnolgica.
Modelo:

Representa la nueva forma de gestionar.

nico:

Integra las personas, las reas, los conceptos, los datos y la gestin.

Ingresos:

Responde por el recaudo.

Servicio:

Facilita el cumplimiento de los deberes y el ejercicio de los derechos.

Control:

Mide, previene y ajusta el comportamiento y la gestin.

Automatizado: Aprovecha la tecnologa para potenciar la gestin.

El MUISCA es un modelo porque apunta a cumplir la misin de la entidad permitiendo gestionar de manera
integral los aspectos de la organizacin, con fuerte nfasis en la gestin de los procesos, las personas, los
recursos y la tecnologa alrededor de la informacin que es el insumo y el producto ms importante.
Los principios ms destacados del modelo de gestin MUISCA son su integralidad, su unicidad y su adaptabilidad
al cambio.

Integralidad
Este principio bsico del modelo de gestin MUISCA comprende todos los aspectos institucionales indispensables
para dar un gran salto cualitativo como lo exigen las necesidades apremiantes del pas en materia de recursos
y como requisito fundamental para la consolidacin de la democracia colombiana.

En relacin con el principio de integralidad, se establecen para la DIAN cuatro caminos estratgicos que articulan
estos componentes de la siguiente manera:
1. Alcanzar la excelencia en sus operaciones.
2. Redireccionar la entidad hacia el servicio.
3. Consolidar la legitimidad y la autonoma.
4. Contribuir a la competitividad del pas.

Unicidad
A travs de este principio bsico, la DIAN se estructura como un todo nico, definido en elementos
interrelacionados comprometidos con un propsito o misin, que a su vez tiene los lmites propios que le
permiten interactuar con otros organismos dentro de su entorno.
Adaptabilidad al cambio
Establecer este principio para la DIAN a travs del modelo de gestin MUISCA le permite reconocerse como
organismo vigente en el tiempo, organismo que trasciende sus lmites para integrase con oros organismos
nacionales e internacionales, y se hace relevante para la viabilidad del Estado a travs de sus diferentes
entornos y gobiernos.

2. Procedimiento de recepcin, aprobacin o aceptacin control de garantas y cancelacin- devolucin

Es el conjunto de actividades encaminadas a verificar que las garantas cumplan las condiciones y requisitos,
para su constitucin y controlar el cumplimiento de las obligaciones.
2.1. Beneficios
Agilidad
-

Generador de garantas como ayuda minimizando errores en la constitucin de la misma.

Radicacin electrnica de la solicitud de aceptacin de la garanta.

Control
-

Servicio de alarmas de vencimiento de trminos de las obligaciones.

Servicio de liquidacin de los montos asegurables.
Manejo de indicadores de gestin y de estadsticas requeridas.
Utilizacin de un sistema nico de informacin, con consultas a nivel nacional.
Presentacin de informes y reportes en lnea y en tiempo real, por cada variable de gestin definida.
Cruces de informacin entidades de control y compaas aseguradoras.
Minimizacin de riesgos del proceso, en aspectos de:
- Recepcin de garantas
- Verificacin y aprobacin de las garantas
- Demoras en la aceptacin, rechazo y devolucin
- Informacin de remisin a efectividad y control
- Prescripciones

Trazabilidad
Permite conocer la huella, controlar el histrico, la situacin fsica y la trayectoria de un documento
establecido con el fin de garantizar una obligacin ante la DIAN.
Facilidad
-

Recibir la informacin a travs de los servicios informticos

Revisin de la documentacin
Cruce de la informacin a travs de la interaccin con otros procesos
La verificacin del cumplimiento de la obligacin
Facilita al usuario la presentacin y aceptacin de la garanta

Calidad de la informacin
-

Informacin oportuna
Informacin confiable
Disponibilidad de la informacin
Consulta efectiva de la informacin

Interoperabilidad
-

Permite la interaccin con otros procesos dentro de la entidad.

Permite la interaccin DIAN-Usuario.

Internacionalizacin
-

Se tuvieron en cuenta los lineamientos establecidos en el marco de la OMA y la Comunidad Andina.

Permitir la verificacin de la informacin a nivel Comunidad Andina para facilitar el intercambio de la
informacin con las operaciones de trnsito comunitario.

2.2. Procedimiento y tipos de documento dentro del proceso

Para el cumplimiento de todos o algunos de los pasos, se debe tener en cuenta:

Clase de garanta si es global o especfica.
Tipos de garanta si es Bancaria, Compaa de seguros, Efectivo o Pleno derecho.
Subproceso si es Ingreso de Mercancas, Salida de mercancas, Trnsito aduanero o Auxiliares de la funcin
aduanera.
El momento de la presentacin: antes o despus de iniciar las operaciones.

2.3. Procedimiento para constitucin de garantas

Procedimiento mediante el cual se presenta a la DIAN a travs de los servicios informticos electrnicos, la
informacin de la garanta y del tipo de trmite y/o detalle del trmite de Operacin Aduanera que requieren
garantizar de acuerdo con la norma aduanera.
El procedimiento consta de:
Radicacin
Aceptacin
Custodia y control
Cancelacin
Devolucin

Formatos a utilizar en el procedimiento de garantas

Para la implementacin del procedimiento, se ha definido la necesidad de estandarizar los siguientes formatos
de acuerdo con la etapa del mismo.
Formato Descripcin
1399
1431
1558
1573

Radicacin de garantas para aceptacin

Solicitud cancelacin de garantas
Resumen radicacin de garanta
Solicitud revisin

Proceso Radicacin Garantas:

Para este proceso, se utilizan los siguientes formatos:
Formato 1399. RADICACIN DE GARANTAS PARA ACEPTACIN.
Si ingresa a los servicios informticos de la DIAN e incorpora la informacin requerida para la operacin que va
adelantar y que requiere amparar con garanta global o especfica, de acuerdo con la norma aduanera vigente.
Formato 1558. RESUMEN RADICACIN DE GARANTAS.
Una vez incorporada por el usuario la informacin del trmite a garantizar y enviada a travs de los servicios
informticos a la DIAN, el sistema le genera este formato con el cual debe presentarse ante el funcionario de la
Entidad que le formalizar dicha presentacin, anexando a ste la garanta y los documentos relacionados con
la operacin garantizada.
Formato 1573. SOLICITUD DE REVISIN.
Una vez formalizada la garanta presentada por el usuario, los funcionarios aceptadores, verifican y estudian la
informacin contenida en el formato 1399 contra la garanta fsica y los documentos anexos. Si dicha informacin
se encuentra correcta, pero por error el funcionario la ha INADMITIDO O RECHAZADO, el usuario puede
solicitar la respectiva revisin mediante el presente formato.
Formato 1320. AUTORIZACIONES (transversal).
Este formato lo debe utilizar cuando presenta a la DIAN un trmite con garanta para aceptar y quien adelanta
el trmite es una persona distinta al representante legal de la empresa. Esta operacin se debe adelantar antes
de presentar cualquier garanta para aceptacin cuando se requiera autorizacin para un tercero.

Nota
Recuerde que se debe verificar que se encuentre vigente la autorizacin, ingresando por el mdulo de
Autorizaciones.
Determinacin de roles
Para el procedimiento de garantas se establece la asignacin del rol para el usuario:
Rol de Diligenciador: Corresponde al rol asignado a las personas encargadas de incorporar la totalidad de la
informacin inicial de las operaciones que requieren de la constitucin garanta global o especfica, y posterior
presentacin a travs de los servicios informticos de la DIAN.

3. Ingreso al procedimiento de garantas

Para acceder al portal de la DIAN, coloque en su navegador la siguiente direccin:

www.dian.gov.co

Cmo ingresar

En el men DIAN Virtual, seleccione la opcin Gestin Aduanera.

Para ingresar debe seleccionar Servicio de Garantias. Garantas.

Para iniciar sesin, en primer lugar deber identificarse.

A nombre de: Debe seleccionar la opcin autorizaciones porque ya debe estar previamente autorizada (ver
cartilla autorizaciones) en el asunto Garantas y en el Rol diligenciador para iniciar la radicacin de una garanta
Identificacin: corresponde al documento que identifica a la persona autorizada.
Contrasea: corresponde al dato personal de quien va a ingresar a los servicios informticos a diligenciar la
radicacin de la garanta, que ampare trmites relacionados con la Operacin Aduanera.

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Una vez se ingrese la informacin requerida por el sistema, seleccione el botn Ingresar.

Una vez ingresa a los servicios informticos electrnicos, puede visualizar las diferentes autorizaciones que le
han sido otorgadas.

Cierre el aviso y a continuacin seleccione la empresa a la cual le va a realizar el diligenciamiento de la

garanta.

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A continuacin, aparecer el men correspondiente al procedimiento de Garantas.

Seleccione Garantias y aparecera el men de garantias.

3.1. Radicar garantas

Para radicar garantas, encuentra en el men de Garantas los siguientes cuatro (4) temas:
Consultas
Radicar Garanta
Solicitud de Cancelacin de Garantas
Correccin de Garantas

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3.1.1. Consultas
Cuando se accede al men Consultas, encuentra los siguientes temas:

Buscar Radicacin de Garanta

Permite consultar garantas que se encuentren en proceso de radicacin (Formato 1399 borrador). Puede
verificar o corregir la informacin antes de ser enviada a la DIAN.

Para buscar radicacin puede ingresar uno cualquiera de los criterios que aparecen en la imagen, de clic
en buscar.

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Consultar Objetos garantizados por tipo de trmite

Permite consultar los OBJETOS requeridos de acuerdo con el tipo de trmite a garantizar, esto le sirve como
ayuda para verificar o corregir informacin antes de ser enviada a la entidad.

Para consulta de objeto, seleccione los datos

solicitados. Cuando ingrese el tipo o detalle de
trmite, segn el caso, el sistema automticamente
le muestra el objeto de la operacin que se desea
garantizar.

Consultar Garantas con Vencimientos Prximos

Muestra las garantas cuya fecha de vencimiento est prxima a ocurrir, para que adelante el procedimiento
respectivo, seleccionndola.

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3.1.2. Radicar garantas

Al seleccionar en el men Garantas al tema Radicar garantas, se ingresa e incorpora toda la informacin de
las garantas que respaldan cada uno de los tipos o detalles del trmite del Proceso de Operacin Aduanera
que requieren garantizar y que normativamente deben estar amparados por garanta global o especfica.
Para registrar una garanta de clic en las pestaas para seleccin como se muestra en la pantalla adjunta. Una
vez, ingresada la informacin solicitada, contine.

3.1.3. Correccin de garantas

Al seleccionar en el men Garantas el tema Correccin de Garantas, se ingresa e incorpora toda la informacin
de las garantas que han sido radicadas e inadmitidas con el formato 1413. De igual manera, puede ingresar la
informacin seleccionando la opcin Radicar Garantas, concepto 2.
Para ingresar, incorpore el nmero de la garanta que va a corregir o el nmero de radicado asignado por el
sistema al formato 1399 Radicacin de Garantas para Aceptacin - casilla 4 y de clic en buscar.

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3.1.4. Solicitud de cancelacin de garantas

Esta opcin es nicamente para las operaciones amparadas con Garanta Especfica.
Al seleccionar en el men Garantas el tema Solicitud de Cancelacin, puede ingresar e incorporar los datos de
la garanta que haya cumplido totalmente con el rgimen o terminado totalmente la operacin garantizada y,
mediante el formato 1431, solicitar va electrnica a la DIAN la Solicitud de cancelacin del trmite.
Para ingresar, incorpore el nmero de la garanta que se solicita cancelar o el nmero de asunto asignado por
el sistema en el formato 1558 Radicacin de Garantas para Aceptacin - casilla 41 y de clic en buscar.
Tenga en cuenta que cuando se d por terminado en forma parcial alguno de los trmites garantizados, NO
debe presentar Solicitud de Cancelacin de la Garanta formato 1431, debe hacerlo hasta que se concluya
completamente la operacin garantizada.
Para formalizar la solicitud debe firmarla antes de ser enviada a travs del sistema.

3.2. Procedimiento para radicar garantas globales y especficas

Primera etapa: Radicacin de garantas
Procedimiento mediante el cual los usuarios aduaneros presentan ante la DIAN para aceptacin, las garantas
que amparan trmites generados en la Operacin Aduanera y que por norma deben garantizar.
Desde su sede, ingresa la totalidad de datos que exige el sistema relacionados con el trmite que requiere
garantizar. Ingresa datos del tomador, beneficiario, garante, garanta, documento origen, documentos soporte,
los datos relacionados con el tema de la Operacin Aduanera, selecciona el objeto a garantizar y la tarifa
respectiva para el clculo del valor de la garanta (Formato 1399).

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1. Radicar garantas iniciales: Dentro de las garantas iniciales se encuentran:

-

Garantas presentadas por primera vez: Cuando se presenta a la DIAN a travs de los servicios informticos
la garanta para amparar un trmite generado en la Operacin Aduanera.
*

Garantas rechazadas:

Cuando se ha suspendido o cancelado la autorizacin, habilitacin o inscripcin al Usuario Aduanero.

Cuando no cumple con los requisitos establecidos en la norma aduanera, o

Cuando las garantas son presentadas en dos (2) ocasiones a la DIAN y en el estudio para certificar la
aceptacin se inadmite inicialmente por presentar inconsistencias, y al radicarse nuevamente, por correccin,
presenta de nuevo errores; por lo tanto, se genera el rechazo de la misma y se devuelven todos los documentos
presentados, para amparar ese trmite aduanero, debe radicar una nueva garanta como inicial.

2. Radicar correccin de garantas: Ingresa y corrige la informacin de la garanta global o especfica que
previamente se present ante al DIAN y fue Inadmitida (Formato 1413).
3. Radicar modificacin de garantas: Ingresa e incorpora toda la informacin de la garanta global o especfica
que MODIFICA a otra garanta previamente certificada aceptada por la DIAN (Formato 1414).

3.2.1. Datos iniciales del proceso

Al acceder a la pantalla de Radicacin de Garanta, se ingresan los datos de la Garanta de la operacin que se
desea tramitar. Se ubica en cada una de las opciones del men Datos Iniciales del Proceso y selecciona en
cada casilla el dato correspondiente al trmite que requiere garantizar.
Ingresados los datos por seleccin, se despliega la pantalla con las barras de acceso requeridas, en donde se
debe ingresar la informacin relacionada con la garanta que se desea certificar como aceptada. Se selecciona
el botn Continuar, desplegndose la pantalla para continuar el proceso.

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Casillas a diligenciar:
Tipo solicitud: Esta casilla se diligencia con la informacin de la garanta o del documento que garantice la
Operacin Aduanera, que va a radicar. Se debe seleccionar si corresponde a Garanta inicial, Modificacin (a
una garanta aceptada), o Correccin (a una garanta inadmitida).
Clase de Garanta: Esta casilla se diligencia con la informacin de la garanta o del documento que garantice
la Operacin Aduanera, que va a radicar. Se debe seleccionar si corresponde a garanta global o especfica.
Proceso afianzado: Esta casilla se diligencia automticamente una vez se registren los datos iniciales del
proceso. Corresponde solo a Operacin Aduanera.
Subproceso: Esta casilla se diligencia con los datos de la operacin que requiere garantizar. Ingreso de
mercancas al territorio aduanero nacional, Salida de mercancas del territorio aduanero nacional, Trnsito
aduanero y Autorizacin y Control de auxiliares de la Funcin Publica Aduanera y Usuarios Aduaneros.
Garanta Inicial

Modificacin o Correccin de Garantas

Cuando se radica una garanta para modificacin o correccin de una previamente presentada a la DIAN que
haya sido aceptada o inadmitida, el sistema despliega una pantalla para diligenciar los datos del No. de Garanta
y la Fecha de radicacin del formato 1399 con el cual se radic la garanta objeto de modificacin o correccin
(casilla No. 4 del formato 1399). Oprima seguidamente el botn Buscar, esto le permitir traer la informacin
inicialmente registrada y hacer las correcciones necesarias, generando un nuevo formato 1399.

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Una vez, registre todos los datos solicitados por el sistema, se pulsa el botn Continuar para acceder a las
siguientes barras del men.

El botn Buscar permite desplegar una segunda pantalla para Clase de Garanta - Correccin.
Cuando se radica una garanta para modificacin o correccin de una previamente presentada a la DIAN que
haya sido aceptada (modificacin) o inadmitida (correccin), el servicio despliega una pantalla para diligenciar
los datos de No. Garanta y Nmero de Radicacin del formato 1399 con el cual se radic la garanta objeto de
modificacin o correccin (casilla No. 4 del formato 1399). A continuacin oprima el botn Buscar, para traer la
informacin inicialmente registrada y hacer las correcciones necesarias, generando un nuevo formato 1399.

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3.2.2. Men del servicio Garantas

La flecha ubicada al lado izquierdo de la barra de men orienta e indica qu parte del proceso se est
desarrollando. Si est ubicada horizontalmente, muestra las barras que se encuentran pendientes del ingreso
de datos; si se encuentra en posicin vertical, muestra el rea que se est trabajando en el momento o que ya
contiene datos.

Informacin del Proceso

Al seleccionar esta barra muestra la informacin inicial del proceso que ya fue incorporada en Datos Iniciales
del Proceso.

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Datos para Aceptacin

Al seleccionar esta barra, se despliega la siguiente pantalla, en donde se debe ingresar la informacin relacionada
con la garanta que se desea certificar - aceptada. Tenga en cuenta que los campos para No. Certificado Anexo
Modificacin y Fecha Certificado Modificacin son nicamente para cuando exista modificacin de la garanta
previamente aceptada.

Casillas a diligenciar:
1. No. Garanta: Registre en esta casilla en No. de la Garanta (Ttulo valor) que aparece en el documento
expedido por la entidad o compaa que ha seleccionado, o del documento que garantice la Operacin
Aduanera.
2. No. Certificado: Registre en esta casilla en No. del certificado que aparece en la Garanta (Ttulo valor)
expedida por la entidad o compaa que ha seleccionado para que garantice la Operacin Aduanera. Si no
tiene nmero, deje en blanco.

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3. Fecha de Expedicin: Registre en esta casilla la fecha de expedicin de la garanta (Ttulo valor) que
aparece en el documento expedido por la entidad o compaa que ha seleccionado, o del documento que
garantice la Operacin Aduanera.
Para registrar el dato, oprima el botn Fecha para que aparezca el calendario y en la parte superior seleccione
las opciones de da, mes y ao que requiera.

4. Tipo de Garanta: Seleccione de la lista el tipo de garanta que requiere presentar para aceptacin: Bancaria,
Compaa de Seguros, En efectivo o De pleno derecho.

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5. Ciudad de Expedicin: Seleccione del listado la ciudad de expedicin de la garanta emitida por la entidad
o compaa que ha seleccionado, o del documento que garantice la Operacin Aduanera.

6. No. Certificado Anexo de Modificacin: Estas casillas se deben diligenciar cuando exista modificacin a
una garanta previamente aceptada, o cuando sea una garanta inicial que tenga modificacin previa a la
aceptacin.
Registre en estas casillas el No. del certificado de modificacin de una garanta inicial que haya sido expedida
por la entidad o compaa que ha seleccionado para que garantice la Operacin Aduanera y que previamente
haya sido Aceptada por la DIAN.
Cuando se realicen ms de dos (2) modificaciones a una garanta, debe incorporar las dos (2) ltimas
modificaciones efectuadas por la entidad o compaa que ha seleccionado, para que garantice la Operacin
Aduanera.

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7. Fecha de Expedicin: Para registrar estas casillas, oprima el botn Fecha para que aparezca el calendario
y en la parte superior seleccione las opciones de da, mes y ao que requiera.

Datos del proceso

Al seleccionar la barra Datos del Proceso, se despliega la siguiente pantalla, donde se debe ingresar la informacin
relacionada con la garanta presentada que se desea certificar aceptada; aparece adems una barra para
elegir el objeto asegurado.

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Casillas a diligenciar:
1. No. Radicacin fsica: Corresponde al nmero que le asigna la DIAN a los documentos fsicos (Garanta
en original y anexos soporte requeridos) recibidos en correspondencia. Cuando se trate de Garantas Globales,
esta casilla se debe diligenciar al momento de ser formalizada la presentacin de la garanta en el rea de
Secretara de la Subdireccin de Registro de la DIAN.
Cuando se trate de Garantas Globales, presentadas para estudio en las Direcciones Seccionales, deben
recibirse de igual manera por documentacin, esta casilla debe ser diligenciada al formalizar la Presentacin
de la garanta.
2. Fecha Radicacin: Registre en esta casilla la fecha en que se radic la Garanta Global por la ventanilla de
documentacin de la DIAN. Para registrar el dato, oprima el botn Fecha para que aparezca el calendario y
en la parte superior seleccione las opciones de da, mes y ao que requiera.
3. No. Folios Radicados: Para tramitar la aceptacin de la Garanta, registre en esta casilla el nmero de
folios que se reciben fsicamente en la DIAN (Garanta original y documentos anexos).

Datos del proceso - Adicionar Objeto Asegurado

La barra Datos del proceso incluye una segunda opcin para seleccionar la informacin relacionada con el
objeto asegurado de la garanta que se desea certificar.

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El servicio trae automticamente el objeto asegurado de acuerdo con la norma aduanera vigente y con los
datos incorporados segn el tipo o detalle de trmite inicialmente registrado. Los datos del objeto que el sistema
proporciona pueden compararse y verificarse con los datos de la garanta fsica expedida previamente para
soportar el trmite. Si el objeto corresponde al trmite, oprima el botn Seleccionar objeto.

Una vez aparezca el objeto que el servicio muestra de acuerdo con el tipo de trmite registrado inicialmente y
si corresponde con el trmite que se adelanta, marque el recuadro que aparece al lado izquierdo del objeto y
contine.

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Al pulsar el botn Continuar, aparece la siguiente informacin:

Marque el cuadro de la izquierda y luego el botn Actualizar para fijar el objeto seleccionado.
Para el caso de Garantas Globales, cuando se requiera certificar una garanta con varios objetos amparados,
se pueden incluir con el botn Adicionar los objetos que necesite que se certifiquen con la misma garanta,
siguiendo el mismo procedimiento de incorporacin del primer objeto.
En caso de haber seleccionado un objeto errado, para corregir debe pulsar el botn Remover, lo cual le
permitir volver a seleccionar el objeto correcto; se deben repetir los pasos para ubicar el objeto, oprimiendo el
botn Seleccionar objeto y luego Adicionar el objeto.

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Detalle de la Garanta
Al seleccionar la barra Detalle de la Garanta, se despliega la siguiente pantalla, donde se debe ingresar la
informacin relacionada con datos especficos de la garanta que se desea certificar. Debe corresponder con la
clase de garanta registrada inicialmente.

Casillas a diligenciar:
1. Tipo Cobertura: Esta casilla la diligencia automticamente el servicio informtico cuando se han seleccionado
garantas globales o especficas.
2. Vigencia desde: Registre en esta casilla la fecha Vigencia desde que aparece en la garanta expedida por
la empresa seleccionada, que est garantizando el trmite presentado ante la DIAN.
Para registrar el dato, oprima el botn Fecha para que aparezca el calendario y en la parte superior seleccione
las opciones de da, mes y ao que requiera.
3. Hora: Para las garantas globales y especficas, registre en esta casilla la hora que aparece en la garanta
expedida por la empresa seleccionada, que est garantizando el trmite presentado ante la DIAN, despliegue
la informacin y seleccione el dato; si en la garanta no aparece dato, deje en blanco.
4. Vigencia hasta: Registre en esta casilla la fecha Vigencia hasta que aparece en la garanta expedida por
la empresa seleccionada, que est garantizando el trmite presentado ante la DIAN.
Para registrar el dato, oprima el botn Fecha para que aparezca el calendario y en la parte superior seleccione
las opciones de da, mes y ao que requiera.

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5. Hora: Para las garantas globales y especficas, registre en esta casilla la hora que aparece en la garanta
expedida por la empresa seleccionada, que est garantizando el trmite presentado ante la DIAN, despliegue
la informacin y seleccione el dato; si en la garanta no aparece dato, deje en blanco.
6. Valor Asegurado: Para las garantas globales y especficas, registre en esta casilla el valor que aparece en
la garanta expedida por la empresa seleccionada, que est garantizando el trmite presentado ante la
DIAN. Para el tipo de garantas depsito en efectivo, tome el dato del documento con el que se est amparando
la operacin ante la DIAN.
7. Valor Prima: Para las garantas globales y especficas, registre en esta casilla el valor del pago de la prima
que aparece en el recibo o certificacin expedida por la empresa seleccionada, para garantizar la operacin
presentada ante la DIAN.
Nota: Recuerde que es obligatorio presentar el recibo o la certificacin respectiva.
8. No. del recibo: Para las garantas globales y especficas, registre en esta casilla el nmero del recibo o
certificacin que aparece en el recibo o certificacin del pago de prima expedida por la empresa seleccionada,
para garantizar el trmite presentado ante la DIAN. Si no aparece dato, deje en blanco.
9. Clusula de Exclusin: Para las garantas globales y especficas, debe verificar que la garanta expedida
por la empresa seleccionada para garantizar el trmite presentado ante la DIAN, contenga dentro del cuerpo
de la garanta esta clusula.
Nota: Recuerde que es de carcter obligatorio.

Participantes
Al seleccionar la barra Participantes, se despliega el listado de quienes participan en el proceso de constitucin
de la garanta que se desea certificar: tomador, garante y solicitante.

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Tomador
Una vez seleccionada la barra Participantes, se despliega la opcin para ingresar la informacin relacionada
con los datos del tomador de la garanta que se desea certificar.

Casillas a diligenciar:
1. Tipo de documento: Seleccione el dato correspondiente al tomador de la garanta que pretende presentar
para aceptacin.
Nota: Recuerde que cuando exista ms de un tomador, se debe incorporar solo la informacin del tomador
principal, los datos de los otros tomadores deben quedar incorporados en el campo establecido para el
objeto. Esta informacin es editable.
2. Nmero de identificacin: Registre en esta casilla el nmero del documento seleccionado en la casilla
Tipo de documento.
3. Primer apellido: El servicio informtico trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con
el nmero de documento incorporado en la casilla nmero de identificacin.
4. Segundo apellido: El sistema trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
5. Primer nombre: El servicio trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.

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6. Otros nombres: El sistema trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
7. Razn social: El servicio trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero de
documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
8. Tipo de usuario: De acuerdo con el nmero de identificacin incorporado, el servicio trae automticamente
del RUT las calidades del Tipo de Usuario Aduanero. Elija del listado la calidad correspondiente al trmite
que se est adelantando.
9. Cdigo: Registre en esta casilla el nmero de cdigo que le ha asignado la DIAN por autorizacin, habilitacin
o inscripcin.
10. Tipo de vinculacin: Cuando ha seleccionado en la casilla Clase de Garanta, una GLOBAL, despliegue el
listado de opciones. Para garantas especficas la casilla permanece bloqueada.
Esta imagen aparece cuando el sistema se encuentra validando la informacin.

Representante del Tomador

Una vez seleccionada la barra Participantes, se despliega la opcin para ingresar la informacin relacionada
con los datos del representante del tomador de la garanta que se desea certificar.

Casillas a diligenciar:
1. Tipo de documento: Elija el dato correspondiente al tomador de la garanta que pretende presentar para
aceptacin.
2. Nmero de identificacin: Registre en esta casilla el nmero del documento seleccionado en la casilla
Tipo de documento. Al ingresar el tipo de documento, la informacin de las casillas se muestra
automticamente.
3. Primer apellido: El servicio informtico trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con
el nmero de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.

31

4. Segundo apellido: El sistema trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
5. Primer nombre: El sistema trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
6. Otros nombres: El sistema trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
7. Firma pliza: Establece si la garanta se encuentra o no firmada por el representante legal o por la persona
debidamente autorizada. Esta persona debe estar registrada en el RUT como autorizada. Se puede consultar
por Autorizaciones.
Una vez ingresada toda la informacin anterior, se guarda y continua. Si requiere verificar informacin puede
oprimir el botn Regresar, esto le permitir devolverse paso a paso.

Garante
Una vez seleccionada la barra Participantes, se despliega la opcin para ingresar la informacin relacionada
con los datos del garante que expidi la garanta que se desea certificar.
El sistema genera automticamente la informacin, una vez se ingrese el NIT del garante.

32

Casillas a diligenciar:
1. Tipo de documento: Elija el dato correspondiente al garante que expide el ttulo valor que pretende presentar
para aceptacin.
2. Nmero de identificacin: Registre en esta casilla el nmero del documento seleccionado en la casilla
Tipo de documento.
3. Primer apellido: El servicio informtico trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con
el nmero de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
4. Segundo apellido: El sistema trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
5. Primer nombre: El sistema trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
6. Otros nombres: El sistema trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
7. Razn social: El sistema trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero de
documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
8. Direccin: El servicio trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero de
documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
9. Ciudad: El servicio informtico trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
10. Sucursal: El sistema trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero de
documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
Una vez ingresada toda la informacin anterior, se guarda. Si requiere verificar informacin puede oprimir el
botn Regresar, esto le permitir devolverse paso a paso.

33

Representante del Garante

Una vez seleccionada la barra Participantes, se despliega la opcin para ingresar la informacin relacionada
con los datos del representante del garante que expidi la garanta que se desea certificar.

Casillas a diligenciar:
1. Tipo de documento: Elija el dato correspondiente al representante del garante que expide el ttulo valor
que pretende presentar para aceptacin.
2. Nmero de identificacin: Registre en esta casilla el nmero del documento seleccionado en la casilla
Tipo de documento. Al ingresar el tipo de documento, la informacin de las casillas se muestra
automticamente.
3. Primer apellido: El servicio trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
4. Segundo apellido: El sistema trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.

34

5. Primer nombre: El servicio trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
6. Otros nombres: el sistema trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
7. Firma pliza: establece si la garanta se encuentra o no firmada por el representante legal o por la persona
debidamente autorizada. Esta persona debe estar registrada en el RUT como autorizada. Se puede consultar
por Autorizaciones.

Una vez ingresa toda la informacin anterior, se guarda. Si requiere verificar informacin, puede pulsar el botn
Regresar para devolverse paso a paso.

35

Solicitante
Una vez seleccionada la barra Participantes, se despliega la opcin para ingresar la informacin relacionada
con los datos del representante del garante que expidi la garanta que se desea certificar.

Casillas a diligenciar:
1. Tipo de documento: Elija el dato correspondiente al solicitante del trmite de la garanta que pretende
presentar para aceptacin.
2. Nmero de identificacin: Registre en esta casilla el nmero del documento seleccionado en la casilla
Tipo de documento.
3. Primer apellido: El servicio trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
4. Segundo apellido: El servicio trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.
5. Primer nombre: El servicio trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.

36

6.

Otros nombres: El sistema trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero
de documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.

7.

Razn social: El servicio trae automticamente del RUT el dato relacionado de acuerdo con el nmero de
documento incorporado en la casilla Nmero de identificacin.

8.

Tipo de Representacin: Seleccione del listado la calidad de representacin con la que est actuando de
acuerdo con el trmite a garantizar.

9.

Tipo de Usuario: De acuerdo con el nmero de identificacin incorporado, el sistema trae automticamente
del RUT las calidades del Tipo de Usuario Aduanero. Del listado que se despliega, seleccione la calidad
correspondiente al trmite que se est adelantando.

10. Cdigo asignado DIAN: Registre en esta casilla el nmero de cdigo que le ha asignado la DIAN para
ejercer como declarante cuando sea el caso.
Ubique por seleccin el tipo de documento.

37

Por seleccin ubique el tipo de representacin.

Por seleccin ubique el tipo de usuario.

38

Una vez ingrese todos los datos, puede verificar informacin, para ello pulse el botn Regresar, para devolverse
paso a paso.
Una vez, ingrese toda la informacin en forma correcta pulse el botn Guardar.
Al oprimir guardar aparece un mensaje informndole que la solicitud ha sido guardada con xito y le asigna el
nmero. Oprima el botn Continuar para pasar a una segunda etapa del proceso. Incorpore la informacin
relacionada con el documento que origina el trmite para el cual se est presentando la garanta.

3.2.3 Documento Origen

En esta etapa se debe seleccionar la barra Adicionar Documento Origen, donde se ingresa la informacin
relacionada con los datos del documento que da origen al trmite soportado con la garanta que se desea
certificar.
Adicionar Documento Origen
Al seleccionar esta barra, se despliega la siguiente pantalla, en donde se debe ingresar la informacin especfica
relacionada con los datos del documento que da origen a la garanta.

39

Casillas a diligenciar:
1. Tipo de Documento Origen: De acuerdo con el tipo o detalle del trmite incorporado inicialmente, el servicio
informtico trae automticamente el nombre del documento origen correspondiente al registro incorporado
al inicio.
2. Nmero del Documento: Registre en esta casilla el nmero del documento que aparece en la casilla Tipo
de documento Origen. El sistema validar que exista tal documento, en caso de no encontrarlo, aparecer
un aviso al respecto.
3. Fecha del Documento: Si el nmero de documento se encuentra registrado en los archivos de la DIAN y el
sistema lo valida, esta fecha aparecer en forma automtica. En caso de que el documento origen corresponda
a un documento externo a la DIAN, debe registrar la fecha en la casilla.
Para registrar el dato, oprima el botn Fecha para que aparezca el calendario y en la parte superior seleccione
las opciones de da, mes y ao que requiera.
4. Unidad Valor Tributario UVT: El sistema traer automticamente el dato, cuando entre en vigencia el
servicio de desaduanamiento. Para el servicio de garantas en esta versin, permanecer apagado.
5. Valor base USD: Debe ingresar el dato en dlares para los tipos o detalles de trmite que requieren constituir
garantas basadas en un monto determinado en dlares de acuerdo con lo establecido en la norma aduanera.
Cuando el monto sobre el cual se calcula el valor de la garanta tenga una base en moneda nacional, la
casilla permanecer bloqueada.
6. Tasa de cambio: El sistema trae automticamente la tasa de la base de datos que maneja la DIAN, de
acuerdo con la fecha registrada en el ttulo valor como fecha de expedicin de la garanta. Esta casilla
permanece bloqueada cuando la base del clculo sea nicamente en pesos.
7. Valor base: Debe ingresar el dato en pesos para los tipos o detalles de trmite que requieren constituir
garantas basadas en un monto determinado en pesos de acuerdo con lo establecido en la norma aduanera.
Cuando el monto sobre el cual se calcula el valor de la garanta tenga una base en dlares, en esta casilla
aparece el dato en pesos una vez el sistema calcule el valor de la base en USD por la tasa de cambio
respectiva.
Cuando en la casilla valor base en pesos $ aparezca el dato para aplicar la tarifa, oprima el botn Buscar y
el sistema automticamente le despliega una segunda pantalla para seleccionar la tarifa correspondiente al
tipo o detalle de trmite que ha incorporado inicialmente.
8. Tarifa: Seleccione en la parte derecha de la ventana que se abre la tarifa que corresponda al tipo o detalle
de trmite que ha incorporado inicialmente y contine.
En la parte inferior de la pantalla aparece el documento origen con la informacin correspondiente al trmite
que se est adelantando. Verifique la informacin, si est correcta seleccione el botn izquierdo y actualice;
si desea cambiar los datos, seleccione el botn que aparece en la parte derecha y remueva.

40

9. Valor Asegurado: El sistema calcula automticamente el valor asegurado del trmite para el cual se ha
constituido la garanta que se desea certificar. Debe coincidir con el valor de la garanta que ha registrado
inicialmente en los datos de la barra Detalle de la Garanta.
El botn Adicionar se utiliza cuando exista ms de un documento origen que soporte la operacin que se
adelanta para la certificacin de la garanta y que es necesario adicionar. Debe seleccionar el botn y
realizar los mismos pasos utilizados en la incorporacin del primer documento.

Cuando el servicio abre la siguiente ventana, se selecciona el dato correspondiente al trmite que se est
radicando marcando el recuadro que aparece al lado izquierdo y luego oprime Continuar.

41

A continuacin aparece el dato correspondiente al documento origen. Si el dato se encuentra correcto, oprima
el botn Actualizar; si no corresponde y debe cambiarse, seleccione Remover, esto le permite cambiar el
documento y registrar uno nuevo, pero debe tener en cuenta el dato incorporado inicialmente en Tipo o Detalle
de Trmite.

Nota
Recuerde que cuando cambie de documento origen debe seleccionar el botn Actualizar.

El servicio informtico facilita el clculo del valor de la garanta comparndolo con el dato del valor de la misma
registrado inicialmente. La informacin respectiva aparece en la parte final del campo Adicionar Documento
Origen y sirve de gua y control para determinar que el valor asegurado corresponde al valor liquidado por el
sistema.

42

Una vez registrado el documento definitivo, oprima el botn Guardar o si requiere verificar informacin pulse el
botn Regresar. Si ha terminado de incorporar correctamente la informacin, seleccione el botn Continuar
para acceder otro paso.

Una vez guardada correctamente la informacin incorporada, el sistema le informa que la Solicitud de Radicacin
se guard y aparece la siguiente imagen.

43

3.2.4. Relacin documento soporte

Al seleccionar la barra Relacin de Documentos Soporte se despliega la siguiente pantalla, en donde debe
ingresar la informacin que identifica los documentos que soportan el trmite de la garanta que se desea
certificar.

Casillas a diligenciar:
1. Tipo de Documento Soporte: De acuerdo con el Tipo o Detalle del Trmite, incorporado inicialmente, se
despliega un listado con los documentos soporte mnimos requeridos para el trmite que se est adelantando.
2. Nmero del Documento: Registre en esta casilla el nmero, si lo tiene, del documento que aparece en la
casilla Tipo de Documento Soporte.
3. Nombre del Emisor: Registre en esta casilla el nombre de quien haya expedido el documento soporte del
trmite que se est incorporando. Verifique que se encuentre vigente.
4. Fecha de expedicin: Registre en esta casilla la fecha de expedicin que aparece en el documento soporte
que est incorporando.
Para registrar el dato, oprima el botn Fecha para que aparezca el calendario y en la parte superior seleccione
las opciones de da, mes y ao que requiera.
Nota
Para los documentos que no tengan fecha y estn relacionados con otro documento, se debe registrar la
fecha de ese documento principal.

44

5. Fecha de Vencimiento: Registre en esta casilla la fecha de vencimiento del documento.

6. Documentos Soporte Mnimos: El servicio muestra automticamente los documentos soporte mnimos
que debe seleccionar como requisito para que pueda continuar el proceso. Estn establecidos por cada
modalidad segn el trmite que requiera certificar.
El botn Adicionar se utiliza para incorporar todos los documentos soporte mnimos que requiere cada trmite.
Seleccione este botn e inicie nuevamente el proceso con cada uno de los documentos solicitados para el
trmite. Se pueden adicionar todos los documentos que considere convenientes para soportar su operacin.
Al seleccionar el botn Adicionar, se despliega la siguiente pantalla, donde se muestran uno a uno los
documentos soporte ingresados y que soportan el trmite de la garanta que se desea certificar.

45

El botn Actualizar, se utiliza cuando haya ingresado toda la informacin y los datos se encuentren correctos.
Si no corresponden y deben cambiarse, seleccione Remover, esto le permite cambiar el documento y registrar
uno nuevo, tenga en cuenta el dato incorporado inicialmente en Tipo o Detalle de Trmite.

Una vez ingresada toda la informacin, puede corregirla

utilizando el botn Regresar, esto le permitir devolverse paso
a paso y corregir el dato del tema que necesite.

46

Al utilizar el botn Regresar despus de haber incorporado el objeto, el sistema le recuerda a travs del
mensaje que aparece en la siguiente imagen, que debe incorporar nuevamente el objeto. Si no sta de acuerdo,
seleccione el botn NO y contine; si est de acuerdo con el mensaje, oprima el botn SI, verifique, corrija la
informacin que necesite y vuelva a incorporar el objeto. Puede deshacer el paso oprimiendo el botn como se
muestra en la imagen.

Nota
Recuerde que al regresarse, la informacin del objeto se borra y debe volver a incorporarla.
Cuando ha finalizado la incorporacin de los documentos y ha verificado su correcto registro, oprima el botn
Guardar para salvar la informacin incorporada.

47

Despus de haber guardado la informacin, pulse el botn Enviar, el sistema le recuerda a travs de un
mensaje que una vez enviado no puede efectuar modificaciones. Si desea verificar nuevamente, seleccione el
botn NO. Si est de acuerdo con la informacin registrada, oprima el botn SI.

Si selecciona el botn NO, el sistema despliega nuevamente la pantalla Relacin de Documentos Soporte
donde ubica el botn Regresar para revisar la informacin incorporada, o, puede acceder en la parte superior
derecha, al PDF del formato 1399 Radicacin de Garantas para Aceptacin y revisar de igual manera, la
informacin incorporada.

48

El sistema muestra en la siguiente imagen el PDF del formato

1399 Radicacin de Garantas para Aceptacin en borrador,
(consta de cinco (5) hojas). Puede ver el formato antes o
despus de enviar la informacin a la DIAN.

Si selecciona el botn SI, se enva la informacin definitiva y no podr hacer ya ningn cambio. Puede Acceder
al PDF del formato 1558 en borrador, utilizando el botn que aparece en la parte inferior derecha, como se
muestra en la siguiente imagen. El formato puede verse antes o despus de enviar la informacin a la DIAN.

49

3.3. Envo de informacin a la DIAN

Incorporada toda la informacin necesaria para solicitar la aceptacin de la garanta, enve la informacin a
travs del sistema informtico.
Al Enviar la radicacin de la operacin garantizada oficialmente a la DIAN, se genera la siguiente imagen, con
un mensaje de envo exitoso y le asigna el nmero correspondiente a la radicacin. Puede consultar, igualmente,
el PDF del formato 1399.

Puede ver el PDF del formato 1558 Resumen Radicacin de Garantas en borrador, antes de ser formalizado
en la DIAN, al oprimir el botn PDF el servicio informtico le genera el formato 1558 con la leyenda BORRADOR,
el cual debe imprimir y presentar en la DIAN junto con la garanta original y los documentos anexos incorporados.

50

Al utilizar el botn PDF aparece la siguiente imagen donde puede seleccionar Aceptar para que le muestre el
formato, el cual puede guardar o imprimir.
Para generar el PDF e imprimirlo, haga lo siguiente: haga clic en Aceptar y Archivo PDF.

Debe enviar la informacin a la DIAN va electrnica y presentar los documentos originales de la garanta y los
documentos anexos que la soportan, debidamente foliados y organizados, junto con el formato 1558 Resumen
de Radicacin de Garantas BORRADOR, el cual debe imprimir previamente a la presentacin fsica de los
documentos.

Nota
Recuerde que el nmero de folios debe corresponder al dato ingresado en el servicio informtico antes de
haber sido enviado a la DIAN.
Los documentos y las garantas se entregan en la DIAN de la siguiente manera:
Garantas Globales: Se entregan fsicamente o se reciben por correo en la ventanilla del Grupo Interno de
Trabajo de Documentacin, que le asignar un nmero de radicado. Internamente los documentos son
entregados en la Secretara de la Subdireccin de Registro de Usuarios Aduaneros, o en el Grupo Interno
de Trabajo Garantas, segn sea el caso, para el estudio y aceptacin de la garanta.
Garantas Especficas: Se entregan fsicamente en la ventanilla del Grupo Interno de Trabajo de Garantas,
para el estudio y aceptacin de la garanta.

Nota
Verifique que los documentos correspondan a la operacin a garantizar, antes de ser enviados por correo o
entregados en la DIAN para estudio.
Tenga en cuenta que los documentos correspondan al trmite enviado va electrnica, de lo contrario puede
proceder una INADMISIN. Estos deben ser entregados en la DIAN, debidamente organizados.

51

Enve por correo o entregue en la DIAN los siguientes documentos:

Formato 1558 Resumen Radicacin Garantas.
Borrador.
Original de la garanta y los documentos anexos de la misma.
Recibo oficial de pago de prima.
Documento(s) que da(n) origen al trmite garantizado..
Documentos soportes mnimos requeridos para la operacin.
Debe esperar a que se le haga entrega del formato 1558 Resumen Radicacin Garantas con la leyenda
PRESENTADO, como acuse de recibo de los documentos fsicos entregados. Si el formato no contiene la
palabra PRESENTADO, el documento no es vlido ni se entiende que se ha recibido oficialmente la garanta en
la DIAN.

52

3.4. Consulta de asuntos

Formas de consultar.
Puede acceder por el men principal en Consulta asuntos, o, por la barra inferior en Asuntos, como lo muestra
la siguiente imagen, se da clic en la barra seleccionada.

Aparece la siguiente imagen, Pulse el dato que aparece frente a Aceptacin Garantas, como se muestra a
continuacin.

53

Se despliega la imagen en donde aparecen los nmeros de todos los asuntos asignados a las operaciones con
garanta que ha presentado la empresa a la DIAN. Puede seleccionar el asunto de dos (2) maneras:
Seleccione de la lista el asunto que necesite analizar, o,
Utilice la barra para buscar asuntos, sta le permite ubicar uno en particular cuando la lista es extensa.

Utilice los botones Anterior y Siguiente cuando la lista de asuntos sea muy extensa, sirven para ubicar el
nmero de asunto en cada hoja, puede ver la anterior o la siguiente.

54

Si selecciona directamente de la lista, el nmero de asunto para consulta, aparece la siguiente imagen.

Al optar por seleccionar la barra puede buscar un asunto en particular cuando la lista es extensa.

55

Al utilizar la barra para buscar asuntos, se despliega la siguiente imagen, en donde le permite registrar el
nmero de asunto requerido para una rpida ubicacin.

Para ubicar el asunto que necesita. Oprima el botn Buscar.

Para ubicar otro asunto oprima el botn Limpiar y registre un nuevo nmero.

56

Al oprimir el botn Buscar le despliega la siguiente imagen con la informacin que solicita.
De clic en el botn verde como se muestra a continuacin.

Nota
Al seleccionar el asunto a travs de la lista que aparece, o, por la barra buscar asuntos, las imgenes que
aparecen a partir de este punto son iguales para las dos (2) opciones.
El sistema despliega automticamente los datos correspondientes a la barra Procedimientos. Puede identificar
la operacin garantizada en la imagen Detalle Asunto, como aparece a continuacin.

57

La siguiente imagen, muestra como ubicar informacin cuando existen varias operaciones en tramite, se utiliza
el paginador para buscar el estado de cada operacin presentada a la DIAN.
Utilice el botn Regresar, para volver al inicio del asunto que esta consultando y ver nuevamente la informacin.

Consulte la informacin del asunto, utilizando el smbolo que aparece en la columna ver detalle, como se
muestra a continuacin, esto le permite observar los datos detalladamente.

58

El sistema muestra en forma automtica la informacin de la traza de las personas que han intervenido en la
operacin, desplegando la siguiente imagen.
Para consultar sta misma informacin, tambin puede ingresar por las barras generales de personas y
documentos que aparecen en la imagen anterior.

Puede acceder igualmente, a la barra documentos en donde se encuentran detallados cada uno de los
FORMATOS generados en el proceso de radicacin.

59

Para ver y consultar la informacin de las otras barras, se cierra la imagen como se muestra a continuacin.

La informacin que aparece en las barras de personas y documentos, tambin se puede ver utilizando las
barras generales de personas y documentos.
La siguiente imagen muestra en detalle asunto, la informacin de las personas que intervienen en la radicacin
de la garanta. Seleccione para ver detalle procedimientos persona.

60

Puede acceder a la informacin y ver el detalle de la traza de las personas que han intervenido en la radicacin
de la operacin, dando clic en el botn como se muestra en la siguiente imagen.

Al seleccionar se puede ver la siguiente imagen, que muestra el dato de la persona que ha intervenido en el
proceso de radicacin de la garanta.
Cierre para acceder nuevamente a la pantalla asunto personas.

Se pueden ver, igualmente, los datos de la persona de la DIAN que ha intervenido el proceso de radicacin de
la garanta.

61

La siguiente imagen muestra la informacin del funcionario de la DIAN que interviene en la formalizacin de la
radicacin de la garanta.
Cierre para acceder nuevamente a la pantalla asunto personas.

Accede en seguida a la barra documentos y muestra el detalle y denominacin de los formatos utilizados en el
proceso Radicacin, PDF de los formatos 1399 Radicacin de Garantas para Aceptacin y 1588 Resumen
Radicacin Garantas.
La columna Repeticin se refiere, a la cantidad de documentos utilizados en la operacin.
Pulse para seleccionar el PDF del formato 1399 o el formato 1558, como se muestra en la siguiente imagen.

62

Por seleccin ubica el formato que necesita y oprime el Botn Aceptar.

Si selecciona el primer documento, aparece el formato 1399 con la leyenda Presentado, puede imprimirlo o,
guardarlo. Este formato contiene la informacin definitiva de la garanta y sus anexos radicada en la DIAN.

63

Si selecciona el segundo documento, aparece el formato 1558 PRESENTADO, puede imprimirlo o, guardarlo
como constancia de la presentacin oficial del original de la garanta junto con los documentos que respaldan
la operacin garantizada.

Puede oprimir, adicionalmente, el smbolo ver imagen como se aprecia a continuacin, para acceder al estado
en que se encuentra el tramite.

64

El sistema le deja ver a manera informativa la imagen del estado en que se encuentra el Asunto de radicacin
a medida que avanza el trmite.

Puede ingresar y ver en forma ms detallada la imagen, como se muestra a continuacin.

65