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Tecnico Superiore

Marketing dei
Servizi Turistici

Modulo 12

Eseguire la
progettazione e la
valutazione di eventi
fieristico/congressuali
Docente: Dott. Mario Tirino

Lezione 1.

Introduzione

1.1 Introduzione

1.1.1 Eventi aggregativi nell'antichit

Congresso deriva dal latino congressus,


participio passato di congredior
(camminare insieme)

Nell'antichit gli eventi aggregativi


consistevano per lo pi in:
- pellegrinaggi a santuari;
- gare sportive (Olimpiadi dell'antica
Grecia);
- eventi culturali (teatro)

Due grandi modelli di eventi aggregativi:


- l'agor (centro politico, culturale,
commerciale);
- il Liceo di Aristotele (dove si imparava
passeggiando)

1.1 Introduzione

1.1.2 Il congresso moderno

Congresso di Vienna prototipo


dei congressi moderni: oltre
agli eventi ufficiali, aspetto
turistico (escursioni,
appuntamenti), accoglienza
Aspetti fondamentali del
congresso moderno:
- porre al centro la persona
nella sua interezza (homo
faber, homo ludens, homo
turisticus)
- interazione tra congressisti e
territorio

1.1 Introduzione

1.1.3 Il settore congressuale

Il congresso non meramente riconducibile al settore del


turismo, essendo soprattutto un sistema di comunicazione
Inoltre, non assimilabile al turismo d'affari:
- questo riguarda chi viaggia individualmente, secondo proprie
necessit e interessi, in date a libera scelta, fruendo di servizi a
richiesta;
- il congressista, invece, partecipa a un evento specificamente
promosso in un luogo, data e struttura predeterminati e fruisce
di servizi preorganizzati
- inoltre, dal punto di vista del marketing, il target del turismo
d'affari il singolo cliente o l'impresa per conto della quale
viaggia, mentre nel turismo congressuale rappresentato dagli
organizzatori e promotori di congressi

Lezione 1.

Definizione, morfologia
e funzione dei
congressi

1.2 Definizione, morfologia e funzione dei


congressi

1.2.1 Che cos' un congresso


Il congresso un microsistema
fittizio di vita associata
organizzata, posto in relazione
con il macrosistema
socioeconomico, culturale,
ambientale e turistico del
territorio ospitante, finalizzato
alle necessit di comunicazione,
informazione e formazione dei
promotori e dei congressisti

1.2 Definizione, morfologia e funzione dei


congressi
1.2.2 Microsistema fittizio

Per microsistema si intende quel sistema di relazioni,


accadimenti, vita associata, psicologje che si
incontrano/scontrano in un congresso
Un congresso non sar mai uguale a un altro, anche si svolge
nello stesso luogo, perch diverse saranno le persone, la loro
psicologie, le loro culture
Oggi troppo spesso si concepisce il congresso come un
prodotto, formato da eventi e servizi, assemblati dal punto di
vista tecno-logistico
Meglio sarebbe che l'organizzatore professionale, nel rispetto
degli indirizzi dei promotori, diventi consulente a tutto campo
del committente

1.2 Definizione, morfologia e funzione dei


congressi

1.2.3 Microsistema di vita associata


Il congressista contemporeamente homo
faber/homo ludens (turisticus): per questo la vita
associata di un congresso riproduce un microsistema
di societ
Il congressista deve soddisfare bisogni:
- primari/biologici (mangiare, dormire);
- secondari (sicurezza, relazioni sociali);
- metafisici (interessi specifici, autorealizzazione)

1.2 Definizione, morfologia e funzione dei


congressi
1.2.4 Homo faber e homo ludens/turisticus

Homo faber: il congressista ha tra le sue finalit quella di


tenersi aggiornato e accrescere le sue conoscenze nel campo
dei suoi specifici e quella di autorealizzarsi facendosi notare e
apprezzare con i suoi interventi
Homo ludens: pensiamo alle motivazioni che spingono al
viaggio e di conseguenza a partecipare ad un congresso

1.2 Definizione, morfologia e funzione dei


congressi

1.2.5 Il congresso come momento di crescita culturale


Dal convergere di pi persone nella stessa localit, per pi giorni e
con lo stesso fine (anche se con diverse motivazioni) nasce un
microsistema di vita associata, privo, per, di identit culturale
(essendo troppe le diversit tra i protagonisti dell'evento)
Il microsistema congresso pu avere un modello psicosociologico
risultante dai contributi individuali, caratterizzato da:
- una forma che contemperi culture, tradizioni, esperienze e stili
di vita diversi;
- un comportamento sociale che ha come fine ultimo il
raggiungimento di una crescita comune: tutti I partecipanti
mirano ad acquisire maggiori competenze nelle rispettive
funzioni ed attivit

1.2 Definizione, morfologia e funzione dei


congressi
1.2.6.1 La funzione dei congressi. Congressisti

I congressisti partecipano per:


- accrescere le loro
competenze, in funzione dei
propri interessi culturali,
professionali, economici, in
relazione alla propri attivit o
appartenenza all'ente
promotore dell'evento;
- motivazioni di carattere
turistico (visita ai luoghi dove si
svolge l'evento)

1.2 Definizione, morfologia e funzione dei


congressi

1.2.6.2 La funzione dei congressi. Relatori. Operatori


professionali
I relatori partecipano per:
- finalit economiche;
- finalit turistiche;
- costruire, migliorare o affermare
la propria immagine e il proprio
prestigio
Operatori turistici, organizzatori,
figure professionali e fornitori di
servizi partecipano per
incrementare il giro d'affari (e
quindi il reddito)

1.2 Definizione, morfologia e funzione dei


congressi
1.2.6.3.1 La funzione dei congressi. Il territorio

Il territorio ospitante si prefigge


come obiettivi:
- la crescita economica dei
residenti;
- la qualificazione della propria
immagine;
- la valorizzazione del patrimonio
ambientale e culturale

1.2 Definizione, morfologia e funzione dei


congressi

1.2.6.3.2 La funzione dei congressi. Il territorio. Esempi

1986. Islanda: vertice sul disarmo nucleare USA/URSS con la


partecipazione dei presidenti Ronald Reagan e Michail Gorbaciov
il Paese si apre al mondo e diventa una meta turistica
1994. Napoli: G7 rilancio turistico della citt

2001. Genova: G8 anche se funestato dagli incidenti, il summit


trasforma la citt nella capitale del mondo
Genova: 1992. Colombiadi (500o anniversario scoperta America)
+ 2004. Genova capitale europea della cultura due grandi
eventi culturali nel corso dei quali la citt ospita decine di
congressi, inserendosi con decisione nel segmento congressuale

1.2 Definizione, morfologia e funzione dei


congressi
1.2.6.4 La funzione dei congressi. I promotori

Le finalit principali dei promotori:


- comunicare;
- formare e informare i diversi target group che si
intende raggiungere, al fine di ottenere risultati
positivi sia d'immagine, sia economici, sia di consenso

1.2 Definizione, morfologia e funzione dei


congressi
1.2.6.5 La funzione dei congressi. Le imprese

Le imprese concepiscono gli eventi


aggregativi (c. d. corporate
meeting) come investimenti
produttivi per:
- fidelizzare, incentivare e
motivare le risorse umane e la
rete di distribuzione, in modo che
si sentano pi coinvolti e
responsabilizzati;
- di conseguenza, ottenere un
incremento di produttivit e di
efficienza delle prestazioni

1.2 Definizione, morfologia e funzione dei


congressi
1.2.6.6 La funzione dei congressi. I governi

I governi allestiscono conferenze ed eventi


internazionali per:
- ragioni di prestigio;
- ragioni di riconoscimento politico (legittimazione)

1.3 I congressi: eventi di comunicazione


1.3.1 Informazione vs. comunicazione

Informazione: trasferimento di notizie (dati) da una fonte a un


destinatario
Comunicazione: mettere in comune, quindi relazione tra due
soggetti che comporta uno scambio, un'interazione anche a
livello emozionale
In un congresso:
- l'informazione un fatto puramente tecnico (notizie
prodotte al suo interno e amplificate all'esterno attraverso i
media);
- la comunicazione consiste sia nel trasmettere i contenuti del
programma, sia nella natura stessa dell'evento (che si
manifesta anche in aspetti simbolici e formali)

1.3 I congressi: eventi di comunicazione


1.3.2 Sistema simbolico di comunicazione

Il congresso un sistema simbolico di comunicazione che:


- esemplificativo della personalit del promotore;

- ha l'obiettivo di comunicare questa personalit al pubblico


interno;
- intende amplificare i suoi valori simbolici verso l'esterno
Concorrono al raggiungimento di tali obiettivi:
- comunicazione verbale;
- suoni e immagini;
- aspetti non verbali tipici del modello scenografico
Esistono quindi una comunicazione interna ed una
comunicazione esterna

1.3 I congressi: eventi di comunicazione


1.3.3 La comunicazione prima del congresso

Scopi:

- creare interesse e attenzione nei pubblici di riferimento;


- sensibilizzare i possibili partecipanti e i target esterni sui temi
(opinion leader, decision maker, autorit, sponsor, testimonial)
attraverso una vera e propria campagna motivazionale
Modalit:
- pubblicit (tabellare, redazionali, pubbliredazionali);
- comunicati stampa;
- conferenze stampa
Canali (in funzione della tipologia di evento e del segmento da
raggiungere):
- mass media
- media di settore

1.3 I congressi: eventi di comunicazione

1.3.4.1 La comunicazione durante il congresso


Si rivolge sia all'esterno
sia all'interno, in forme,
per, completamente
diverse
All'interno, infatti, si
privilegiano forme e
contenuti di carattere:
- sociorelazionale;
- scenografico;
- tecnologico e culturale

1.3 I congressi: eventi di comunicazione

1.3.4.2 La comunicazione durante il congresso. Il


modello verbale

La parola parlata l'assoluta protagonista dell'evento


Relatori e speaker devono essere in grado di usare:
- un linguaggio chiaro;
- gestualit efficace ed essenziale;
- esposizione sintetica;
- rispettare i tempi;

- tener conto della curva di attenzione del pubblico;


- carisma;
- immagine;
- capacit di public speaking (parlare in pubblico);
- capacit di adeguarsi al livello di comprensione di chi ascolta

1.3 I congressi: eventi di comunicazione

1.3.4.3 La comunicazione durante il congresso. Il


modello grafico
La comunicazione grafica viene avviata con lo studio del logo, che
viene riprodotto su:
- programma generale, buste, lettere d'invito, abstract;
- cartellonistica e segnaletica interna, fondale, pannello per la sala
del convegno;
- badge e kit dei congressisti, targhe segnaletiche per i pullman dei
transfer;
- men, comunicati stampa, stand espositivi e manifesti

Comunicazione pubblicitaria su mass media e media di settore

L'importanza del kit: programma congresso, inviti, penna, block


notes, depliant illustrativi della localit ospitante

1.3 I congressi: eventi di comunicazione

1.3.4.4.1 La comunicazione durante il congresso. Il


modello tecnologico e multimediale / 1
Le tecnologie di supporto alla comunicazione:

1) Amplificazione: serve a diffondere suoni o parole;


2) Registrazione: costituisce la memoria della conferenza;
3) Supporti ottici (CD, DVD): possono contenere, in forma
integrata, audio, video, testi, percorsi attivi;
4) Centro Messaggi: consente lo scambio di messaggi tra i
partecipanti, la segreteria e, tramite sito web, qualsiasi persona
esterna. I messaggi generici vengono visualizzati su monitor,
videoproiettori e schermi giganti all'interno della struttura
ospitante; per quelli personali, viene visualizzato solo il nome
della persona cui rivolto il messaggio che potr leggerlo
privatamente presso il meeting point

1.3 I congressi: eventi di comunicazione

1.3.4.4.2 La comunicazione durante il congresso. Il


modello tecnologico e multimediale / 2
5) Centro Slide elettronico: basato su LAN via cavo o su wi-fi, un
sistema server/client tra il Centro Slide e le sale di lavoro.
Consente l'accesso via Internet per visualizzare le pagine
direttamente sugli schermi della sala
6) Conference System: microfoni modulari amplificati, ad
attivazione vocale con gestione automatica e computerizzata (sala
rega). Hanno diverse funzioni: gestione presenze, integrazione
impianti digitali di video e traduzione simultanea, impostazione
telecamere per riprese relatori, stampare in tempo reale carnet
per gli interventi
7) Diretta tv via web: streaming live dell'evento con possibile
attivazione di forum (forte interattivit) tra I partecipanti di
diverse sedi collegate

1.3 I congressi: eventi di comunicazione

1.3.4.4.3 La comunicazione durante il congresso. Il


modello tecnologico e multimediale / 3
8) Lettori ottici: associando delle funzioni a un codice a barre,
leggibile con lettori ottici, possibile gestire: la preregistrazione
dei partecipanti, ingressi completamente automatizzati,
registrazione delle presenze e degli accessi ai vari settori compresi
gli stand, rilevazione delle presenze ad eventi a numero chiuso,
conteggio crediti (congressi medici), registrazione e stampa
immediata del badge on site, elenco informatico dei partecipanti
e degli accessi
9) Podio elettronico: attraverso il podio informatico, si accede a:
visualizzazione slides mediante monitor da Centro Slides, gestione
funzioni attraverso touchscreen, telecamera aggiuntiva per
videoconferenza via web, microfoni e luce incorporati, eventuali
ulteriori funzioni programmabili

1.3 I congressi: eventi di comunicazione

1.3.4.4.4 La comunicazione durante il congresso. Il


modello tecnologico e multimediale / 4
10) Produzione, postproduzione e videoregistrazione : il
montaggio digitale, riducendo tempi e costi, permette la
realizzazione di videoregistrazioni in brevissimo, anche sul luogo
dell'evento, in ogni formato (compressi quelli analogici) e per ogni
genere di supporto (CD, DVD, schede di memoria, penne USB, siti
web). Inoltre si possono realizzare rege video complete e lavori di
postproduzione avanzata
11) Registrazioni on line: sistema che, consentendo la preregistrazione all'evento tramite sito web, evita le code all'ingresso
e consente agli organizzatori di disporre in anticipo dell'elenco
informatico dei partecipanti. Il sistema lega ciascun nome a un
codice a barre, inserito nel badge del partecipante registrato che
viene letto da una serie di lettori e d accesso a vari servizi

1.3 I congressi: eventi di comunicazione

1.3.4.4.5 La comunicazione durante il congresso. Il


modello tecnologico e multimediale / 5
12) Telecamere automatiche Autodome: particolari
telecamere che, collegandosi ad impianti di Conference
System, all'apertura di un microfono si posizionano sul relatore
13) Totem: postazioni fisse touchscreen, dotate di sistema
informativo basato su tecnologia web, con lo scopo di aiutare e
assistere i congressisti nel reperire le informazioni necessarie
14) Traduzione simultanea: sistema a raggi infrarossi in grado
di supportare fino a 16 canali audio e gestire il processo di
interpretariato. Mentre l'impianto in sala trasmette la
traduzione simultanea, l'impianto di ascolto in cuffia permette
l'accesso sia alla lingua originale sia alla traduzione simultanea

1.3 I congressi: eventi di comunicazione


1.3.4.4.6 La comunicazione durante il
congresso. Il modello tecnologico e
multimediale / 6

15) Vetrina interattiva: un sistema per rendere


visibile su web e/o supporti ottici (CD-ROM, DVD, ecc.)
un ambiente sia esterno sia interno tramite foto
navigabili con panoramiche a 360 gradi. Si possono
realizzare showroom, vetrine e stand virtuali; rendere
visitabili luoghi, citt, musei, alberghi, centri congressi
attraverso percorsi dedicati. Si pu, inoltre, zoomare
su zone o prodotti di particolare interesse con
descrizione dettagliata

1.3 I congressi: eventi di comunicazione

1.3.4.4.7 La comunicazione durante il congresso. Il


modello tecnologico e multimediale / 7

16) Videoconferenza: permette il contatto audio/video tra soggetti


situati in luoghi diversi. Le modalit pi significative:

- videoconferenza punto-punto (collegamento audio/video tra due


sedi);
- videoconferenza punto-multipunto (collegamento audio/video che
consente la trasmissione unidirezionale da una sede prioritaria ad un
numero variabile di sedi remote);
- multivideoconferenza (collegamento audio/video tra pi di due sedi.
Consente di: condividere dati e informazioni tra le sedi; realizzare
videoconferenza via web (scambio immagini e condivisione software
come Powerpoint); utilizzare sistemi economici come audioconferenza
telefonica

1.3 I congressi: eventi di comunicazione

1.3.4.4.8 La comunicazione durante il congresso. Il


modello tecnologico e multimediale / 8

17) Votazione elettronica: sistema elettronico gestito da


computer che permette la raccolta di opinioni, preferenze,
indici di gradimento su vasta scala e voti. Il cuore centrale
del sistema il software che gestisce i dati mandati dai
televoter (un apparecchio per ogni votante che permette di
identificare voto e votante) e consente la loro
visualizzazione su grafici, tabelle e documenti digitali. Si
possono realizzare votazioni in eventi e riunioni aziendali,
per capire se una platea ha compreso un argomento oppure
per verificare compattezza e affiatamento del gruppo di
lavoro

1.3 I congressi: eventi di comunicazione

1.3.4.5.1 La comunicazione durante il congresso. Il


modello scenografico / 1

Riguarda gli aspetti non verbali della comunicazione:


- localit;
- sede e luoghi del convegno;
- tipologia ricettivit;
- qualit catering;
- cerimoniale;
- qualit intrattenimenti e spettacoli;
- qualit relatori e congressisti;
- professionalit e immagine dei fornitori di servizi;
- omaggi e kit per i congressisti

1.3 I congressi: eventi di comunicazione

1.3.4.5.2 La comunicazione durante il congresso. Il


modello scenografico / 2

Per realizzare il modello scenografico occorre tener conto di:


- esigenze e personalit del promotore;

- coerenza fra tema congresso e vari programmi (es. convegno AIDS


spettacoli di solidariet);
- clima sociale dell'ambiente esterno al congresso (es. annullamento
programma sociale G8 Genova);
- scopi del convegno (sensibilizzare su temi congresso);
- caratteristiche congressisti (cultura, stili di vita, budget);
- tipo localit (cultura, tradizioni, ambiente, clima);
- carattere manifestazione (internazionale, nazionale, locale);
- esigenze eventuali sponsor;
- budget disponibile

1.3 I congressi: eventi di comunicazione


1.3.4.6 La comunicazione durante il
congresso. Comunicazione tra i congressisti

Nel congresso si crea un


sistema di relazioni umane
tra i partecipanti

Talvolta (v. congressi elettivi


di partiti, sindacati, ecc.)
queste relazioni possono
essere conflittuali e
ripercuotersi nella vita
sociale o nella carriera
La conflittualit tra
congressisti
incontrollabile e
ineliminabile

1.3 I congressi: eventi di comunicazione


1.3.5 La comunicazione dopo il congresso

La comunicazione dopo il congresso avviene in modi e tempi differenti


e comprende:
- comunicati stampa sugli esiti del congresso;
- invio di lettere di ringraziamento a sponsor, patrocinatori e relatori;
- invio cronache evento ai congressisti;
- invio questionario per la verifica dei risultati e la richiesta di
commenti e impressioni dei partecipanti (utile soprattutto dopo
incentive, convention e meeting formativi);
- stampa atti congressuali e invio a relatori, sponsor e al pubblico che
ne faccia richiesta;
- eventuale produzione di DVD, CD e memorie con foto da recapitare
ai partecipanti a convention e viaggi incentive, accompagnati spesso da
gadget che rinviano alla localit dell'evento