MANUAL DE USUARIO VSIAF 2 0 Publicación Página MEFP.

VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD FISCAL
DIRECCIN GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

UNIDAD DE CONTABILIDAD Y CUENTAS FISCALES
AREA DE CONTABILIDAD
DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL
MANUAL DE
USUARIO
SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS VSIAF 2.0
I. INTRODUCCION
La Direccin General de Contabilidad Fiscal con la finalidad de proporcionar una herramienta
actualizada para el procesamiento y administracin de activos fijos por los Ministerios y Unidades
Desconcentradas del rgano Ejecutivo y enti dades del Sector Pblico en su conjunto , ha
desarrollado la versin actualizada del Sistema de Informacin de Activos Fijos, denominada vsiaf
2.0, en coordinacin con la Direccin General de Sistemas de Gestin de Informacin Fiscal del
Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas.
Las opciones adicionales de la nueva versin, bsicamente son las siguientes:
Versin VSIAF 2.0
Habilitacin del campo Descripcin del activo, para las modificaciones que se requieran,
bajo responsabilidad de los usuarios .
Habilitacin del campo Organismo Financiador para su registro obligatorio, segn
Clasificador Presupuestario vigente.
Obtencin de reportes por Activos Fijos registrados, en forma individualizada.
Obtencin de reportes por Activos Fijos registrados por Incorporaciones Especiales
Habilitacin de los campos Carnet de Identidad y Procedencia , como datos obligatorios
para identificar a los responsables de asignaciones de activos fijos
Insercin de estados ACTIVO-INACTIVO para la identificacin de Oficinas y Responsables
Identificacin en el Men Principal del Usuario y el Backup de trabajo
Incorporacin de mayores controles orientados a optimizar el manejo adecuado de las
opciones de registro de activos fijos, auxiliares, oficinas y responsables habilitadas en el
sistema
Para facilitar el manejo de dicha herramienta y al mismo tiempo difundir su aplicacin en el Sector
Pblico, se ha elaborado el presente MANUAL DE USUARIO, que describe las funciones ,
utilitarios, pantallas de ayuda y grficos explicati vos del vsiaf.
II. OBJETIVO DEL VSIAF
Es una herramienta de registro y control de los bienes del Estado, orientada a brindar informacin
a los usuarios que as lo requieran y para la toma de decisiones de las autoridades competentes.
III. REQUERIMIENTOS PARA LA INSTALACION DEL SISTEMA
Sistema Operativo Windows ME, Windows XP Windows Vista, Windows 7.
Service pack 3 (esencial para migracin)
Procesador Pentium de 300 MHZ o superior

Adaptador de Video SVGA o compatible
Memoria RAM de 128 MB o mayor
Disco Duro de al menos 1 GB
Monitor SVGA
IV. INSTALACION Y ACTUALIZACION DEL VSIAF
IMPORTANTE!!
Los usuarios que procesaron sus activos fijos en el vsiaf 1.1, no deben instalar nuevamente el
archivo ejecutable vsiaf_v1.0.exe, puesto que se perdera la base de datos de los activos fijos
2
registrados anteriormente, vale decir que slo debe actualizarse la versin vsiaf_2.0.
Cuando se restaura un backup del vsiaf 1.1 en la nueva versin, se reinicia el sistema. El
usuario debe ejecutar nuevamente el actualizador del vsiaf 2.0 para operar esa base de datos.
Cabe aclarar que el vsiaf 2.0 no es un instalador propiamente del sistema sino un actualizador,
por lo que en el presente Manual se hace referencia al sistema vsiaf sin diferenciar versiones,
salvo cuando sea necesario.
IV.1 INSTALACION DEL SISTEMA
Cuando el usuario utilice el vsiaf por primer a vez, deber instalar el mismo considerando los
siguientes pasos:
PASO 1. Ejecutar el icono de instalacin:
PASO 2. Seguir las instrucciones del proceso de instalacin, aceptando los trminos de licencia,
presionar, la opcin siguiente
2
3
Pgina 6 del presente Manual

El instalador vsiaf_v1.0.exe se encuentra habilitado en la direccin URL http://www.economiayfinanzas.gob.bo
PASO 3. El vsiaf_v1.0.exe por defecto se instala en el directorio C:, sin embargo, el usuario tiene la opcin
de ubicar en otro directorio o unidad su instalacin, a travs de la opcin Cambiar.
Posteriormente, presionar el botn siguiente para iniciar el proceso de instalacin.
PASO 4. Finalizar la instalacin a travs de la opcin habilitada.
Concluido este proceso, se crea en el escritorio el cono de acceso directo al sistema vsiaf. La instalacin de
la base de datos se ubicar donde el usuario defina la misma, para el ejemplo es la Unidad C.
PASO 5. Configuracin por Temas visuales

Para ejecutar el sistema correctamente, se debe cambiar la configuracin en el ejecutable (icono vsiaf) del
programa por temas de compatibilidad visual (clic derecho en el ejecutable, seleccionar la opcin
Propiedades, para luego ubicarse en la pestaa Compatibilidad y deshabilitar los temas visuales).
IV.2 ACTUALIZACION VERSION VSIAF 2.0
PASO 1. Ejecutar el cono de actualizacin:
PASO 2. Seguir las instrucciones del proceso de actualizacin, aceptando los trminos de licencia, presionar,
el botn siguiente.
El actualizador vsiaf_v2.0.se encuentra habilitado en la direccin URL http://www.economiayfinanzas.gob.bo
PASO 3. El actualizador vsiaf 2.0 debe ejecutarse en el mismo directorio en que se produjo la instalacin, en
el presente caso se muestra en la Unidad C. De haberse elegido otro directorio, aplicar la opcin Cambiar.
PASO 4. Finalizar la instalacin a travs de la opcin habilitada.
Concluido el proceso de instalacin, se muestra en el escritorio el cono de acceso directo actualizado, en el

ejemplo la Unidad C.
V. EJECUCION DEL SISTEMA

V.1. Inicio del Programa
Para iniciar el programa, hacer doble clic en el icono de acceso directo del vsiaf, como resultado se tiene la
pantalla que requiere el nombre del Usuario y Contrasea, inicialmente ambos campos debern definirse con
la palabra admin.
Una vez que se ingrese al sistema, ste mostrar el siguiente mensaje:
Al aceptar el mensaje, el sistema habilitar la opcin SEGURIDAD, para que el administrador proceda a Editar
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y cambiar la contrasea .
Si el usuario ya procesa su informacin en el vsiaf 1.0, no requiere editar nuevamente la contrasea.
Si la contrasea no fue modificada, el sistema solicitar su cambio cada vez que se inicie el mismo.
Posteriormente, se debe guardar los cambios a realizar, como se muestra en la siguiente pantalla:
V.2 Actualizacin UFV`s

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Una vez instalado el vsiaf, debe actualizarse las UFVs para continuar :
La descarga del archivo ejecutable para actualizar las UFV al 10 de cada mes, se encuentra en la direccin
URL http://www.economiayfinanzas.gob.bo, ingresando a la pestaa Atencin al ciudadano, y seleccionando
la opcin vSIAF.
El actualizador de UFV`s debe ejecutarse en el mismo directorio en que se produjo la instalacin, en el presente caso se
muestra en la Unidad C. De haberse elegido otro directorio, aplicar la opcin Cambiar.
V.3 Registro de la Entidad usuaria en el sistema

El usuario deber identificar por nica vez el nombre de su entidad en la lista desplegada del Clasificador
Institucional, aprobado por el Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas, en su condicin de rgano Rector.
Las Unidades Desconcentradas que conforman el rgano Ejecutivo, deben elegir la Cabeza de Sector de la
cual dependen, posteriormente hacer clic en el cono OK.
Para efectos de verificar la entidad seleccionada, esta se muestra precedida de su cdigo institucional en la
parte superior izquierda de la pantalla principal del sistema.
V.4 Identificador del Usuario

En la parte superior derecha de la pantalla principal del sistema, se encuentra identificado el nombre del
USUARIO que ingresa al vsiaf, en el ejemplo se describe como admin.
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V.5 Creacion de la Unidad Administrativa

El vsiaf tiene como caracteristica principal el manejo de la informacion por Unidades Administrativas, mismas
que deben ser creadas por el usuario de acuerdo a la Estructura Organizativa de la Entidad u otra
clasificacin, como ejemplo se cita:
Por Unidades Organizacionales

Por Regionales
Por Proyectos
Por Organismo Financiador
Otros
Cabe sealar, que para procesar informacin en el sistema es requisito habilitar por lo menos una Unidad
Administrativa.
Para ingresar a las Unidades Administrativas hacemos clic en Administrar Unidad (Men Principal),
posteriormente, deber registrarse el cdigo, ciudad (ubicacin geogrfica) y descripcin de la misma a travs
de la opcin NUEVO, GRABAR y ACEPTAR los datos.
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Para efectuar la migracin, debe seleccionarse la Unidad Administrativa a travs de la opcin habilitada.
Como se observa, el sistema muestra en la pantalla principal el nombre de la Entidad y Unidad respectiva, en
el ejemplo se cita como Unidad Administrativa a la Gaceta Oficial de Bolivia, Unidad Desconcentrada
dependiente del Ministerio de la Presidencia.
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V.6 Migracin de la informacin de la base de datos del SIAF 6.02 al vsiaf

El objetivo de esta aplicacin es la migracin de la informacin contenida en el SIAF 6.02 al vsiaf.
IMPORTANTE!!
V.6.1 Requisitos Esenciales
El sistema vsiaf no permite realizar la migracin de informacin cuando existen activos fijos cuya
codificacin se repite (duplicado), por lo que previamente es necesario revisar y subsanar estas
observaciones en el SIAF 6.02.
En la Unidad C: debe instalarse el SIAF 6.02, para restaurar el backup que ser migrado. Se
recomienda cerrar este sistema, antes de iniciar la migracin para que la misma sea satisfactoria.
En el vsiaf debe seleccionarse la Unidad Administrativa donde se efectuar la migracin.
Para el SIAF por Proyectos, debe procederse a la migracin de la informacin proyecto por proyecto.
V.6.2 Proceso de Migracin de Datos

PASO 1. La opcin se encuentra habilitada en el Men Principal del vsiaf en el cono Administradores con el
nombre MIGRADOR. Al presionar esta opcin, saldr el mensaje: Es usted el nico usuario del sistema...,
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(cuando el sistema est funcionando en red), situacin que debe confirmar el usuario a cargo de la migracin
presionando el botn SI.
PASO 2. Tomar en cuenta las recomendaciones del sistema, que se muestran en pantalla y presionar el botn
SI.
PASO 3. Para continuar con la migracin debe elegirse en la pantalla siguiente, la opcin Todas en
Plataforma y luego seleccionar.
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PASO 4. Una vez concluida la migracin, se visualiza el mensaje Termin la migracin, el cual debe ser
confirmado a travs del botn ACEPTAR
PASO 5. En el mensaje de reclculo presionar el cono ACEPTAR y concluir con el proceso de migracin
haciendo clic en el cono RECLCULO TERMINADO.
El reclculo se hace por nica vez cuando se migra la informacin del SIAF 6.02 al vsiaf y tiene el propsito de corregir las
UFV`s que se hubieran registrado en forma incorrecta en las operaciones de bajas y revalos de la gestin.
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IMPORTANTE!!
Los activos fijos migrados al vsiaf que fueron registrados en el SIAF 6.02 a travs de la opcin
incorporaciones especiales, se identifican con la leyenda Inc. Especial en la pantalla ACTIVOS
FIJOS, como se expone en el siguiente grfico:
El campo habilitado para el registro del Estado del bien Bueno, Malo o Regular, se migrar solo si
este considera informacin, vale decir que si en el SIAF 6.02 no coincide con alguna de estas
caractersticas o se encuentra vaco (sin registro), el vsiaf no migrar dicha informacin. Sin
embargo, el usuario tendr las opciones de modificar y guardar este campo (pantalla de ACTIVOS
FIJOS).
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El campo Organismo Financiador habilitado para identificar los recursos que financiaron la
adquisicin de los bienes de uso, debe ser llenado en forma obligatoria por el usuario a travs de las
opciones MODIFICAR Y GUARDAR (pantalla de ACTIVOS FIJOS).
Cuando se efecta la migracin de datos del SIAF 6.02 al vsiaf, todos los registros se generan en
instancia APROBADO.
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Los registros de Oficina y Responsable migrados del SIAF 6.02 al vsiaf, se muestran
8
automticamente en estado ACTIVO , el usuario podr modificar al estado INACTIVO, siempre y
cuando no estn relacionados con bienes registrados.
Una vez concluida la migracin de informacin del SIAF 6.02 al vsiaf, se recomienda verificar su
consistencia a travs de los reportes habilitados para el efecto, como ser el Reporte N 6 Resumen
de Activos Fijos Ordenado por Grupo Contable, que debe obtenerse en ambos sistemas a la misma
fecha. Finalmente, debe generarse el backup de respaldo.
REPORTE SIAF 6.02
REPORTE VSIAF 2.0
Ver pginas 21, 22 y 23 del presente Manual.
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V.6.3 Problemas en la Migracin

No es posible realizar la migracin de datos al vsiaf, cuando en el backup del SIAF 6.02 existen registros
duplicados, el sistema mostrar el siguiente mensaje de error al detectar los mismos:
Al aceptar el mensaje de error, el sistema mostrar el detalle de los cdigos duplicados, que debe ser
analizado y depurado por el usuario, en coordinacin con la Direccin General de Contabilidad Fiscal para el
rgano Ejecutivo y Direccin General de Sistemas de Gestin de Informacin Fiscal para Entidades
Descentralizadas y Empresas Pblicas.
VI. MANEJO MENU PRINCIPAL VSIAF

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VI.1 Administrar Unidad

VI.2 Oficinas y Responsables
VI.3 Grupos y Auxiliares
VI.4 Activos Fijos
VI.5 Administradores
VI.6 Respaldos BD
VI.7 Localizacin BD
VI.8 Generar Reportes
VI.2. Oficinas y Responsables
Ingresar desde la pantalla principal presionando el botn Oficinas y Responsables.
Pg. 12, acpite V.5
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Los campos habilitados en la pantalla OFICINA, deben llenarse de acuerdo a la estructura organizacional de
cada entidad.
En la parte superior derecha de la pantalla se encuentran las siguientes opciones:
NUEVO: Se habilitan los campos Oficina y Observacin, para el nuevo registro (el cdigo de oficina
es generado por el sistema), posteriormente guardar con la opcin identificada.

ESTADO ACTIVO: Todas las oficinas relacionadas con responsables que tengan a su cargo bienes
de uso, deben mostrarse en Estado ACTIVO, para identificarlas como vigentes.

ESTADO INACTIVO: Todas las oficinas relacionadas con responsables que no tengan a su cargo
bienes de uso, deben exponerse en Estado INACTIVO (ejemplo: reestructuracin de la Unidad

Ejecutora y otros).
MODIFICAR: Se habilitan los campos de Oficina y Observacin para los cambios respectivos.
En la parte inferior de la pantalla, se encuentran las siguientes funciones:
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NUEVO: Se habilitan los campos Responsable, Cargo, Carnet de Identidad, Procedencia y Estado
para el nuevo registro (el nmero de cdigo es generado por el sistema).

ESTADO ACTIVO: Todos los responsables relacionados con activos registrados, deben mostrarse
en Estado ACTIVO, para identificarlos como vigentes.

ESTADO INACTIVO: Todos los responsables no relacionados con activos registrados, deben
exponerse en Estado INACTIVO para identificarlos como no vigentes.

MODIFICAR: Se habilitan los campos citados en el primer prrafo, para efectuar modificaciones.
GUARDAR: Se habilita nicamente para guardar las operaciones de Nuevo y Modificar.
DESHACER: Se habilita nicamente para deshacer las operaciones de Nuevo y Modificar.
SALIR: Vuelve a la pantalla principal.
IMPORTANTE!!
El sistema no permitir INACTIVAR las oficinas y responsables, cuando tengan a su cargo activos fijos, por lo
que se mostrar los siguientes mensajes:
Oficinas relacionadas
Responsables relacionados
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VI.3 Grupos de Activos Fijos y Auxiliares

Ingresar desde la pantalla principal presionando el botn Grupos y Auxiliares.
Como se observa en la siguiente pantalla, en el sistema se han incorporado con los Grupos Contables
establecidos en el D.S. N 24051 de 29/06/1995, por lo que el usuario debe escoger uno de ellos de acuerdo a
la naturaleza del activo a ser registrado; posteriormente, deben crearse los auxiliares que correspondan por
grupo contable, a travs de la opcin Nuevo.
En la parte inferior de la pantalla Grupo Contable, se encuentran las siguientes opciones:
Nuevo: habilitado para crear el auxiliar del grupo contable (cdigo generado automticamente por el
sistema).
Modificar: opcin para actualizar la denominacin del auxiliar.
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Eliminar: Se utiliza para eliminar los auxiliares creados errneamente, que no tengan relacin con
bienes registrados.
Deshacer: botn que se habilita nicamente para deshacer las operaciones de Nuevo y Modificar.
Salir: vuelve a la pantalla principal.
VI.4 Activos Fijos
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En el Men Principal del sistema, se encuentran bsicamente las opciones incorporaciones, revalos y bajas
de activos fijos:
En lo referente a las incorporaciones tenemos:
NUEVO, permite registrar la alta de un activo fijo adquirido en la gestin. Los campos habilitados y
que deben ser llenados por el usuario, son los siguientes: Cdigo del Activo, fecha de incorporacin,
descripcin del bien, grupo contable, auxiliar, oficina, responsable, estado del bien, observaciones
(si el caso amerita), cdigo RUBE (opcional), organismo financiador, nmero de convenio y costo
inicial (precio de compra, donacin, etc.).
IMPORTANTE !!
Las incorporaciones de activos fijos en el vsiaf, deben guardar relacin con el organismo financiador
ejecutado en el presupuesto.
El registro de los activos fijos tienen dos estados:
a)
Estado Elaborado
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En este estado puede modificarse toda la informacin registrada del activo fijo, excepto su
codificacin.
Los activos que se encuentren en este estado, no son considerados en los reportes del
10
sistema, deben depurarse y/o aprobarse antes del cierre de gestin (En la opcin
bsqueda se despliega la totalidad de los registros en etapa Elaborado).
Los activos fijos en este estado pueden ser eliminados, ello no constituye una Baja
(Disposicin de Bienes).
Ver pgina 33, cierre de gestin.
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11
Es importante que el usuario confirme la informacin registrada antes de su aprobacin.
b)
Estado Aprobado
Los activos en estado APROBADO, se consideran oficiales y no podrn ser eliminados .
11
La depuracin de estos registros se realiza a travs de la opcin Error de Transcripcin (No es causal del baja).
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MODIFICAR, permite realizar cambios en los activos fijos registrados en instancia ELABORADO,
como APROBADO; cabe sealar, que en estado APROBADO se puede modificar la informacin
literal registrada, como ser: descripcin y estado del bien, observaciones, cdigo RUBE, organismo
financiador y N de Convenio.
CANCELAR, permite anular la accin de registro Nuevo y Modificado
DUPLICAR, esta opcin se utiliza para facilitar la incorporacin de bienes con
iguales
caractersticas, sin embargo, la codificacin no debe repetirse. Es importante que el usuario revise la
informacin registrada previo a la aprobacin.
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TRANSFERENCIA, permite al usuario registrar activos fijos transferidos:
Entre Unidades Administrativas (se habilita el campo Auxiliar Contable).
Entre una misma Unidad Administrativa (Entre Oficinas y/o Responsables).
BUSCAR, El sistema cuenta con varios criterios de bsqueda que facilitan al usuario la identificacin
y seleccin de un activo fijo, como se observa en la pantalla:
REVALO TECNICO, esta opcin debe ser utilizada para registrar la fecha, valor y vida til
actualizada de un activo fijo, producto de un proceso de revalo tcnico legalmente autorizado.
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Los campos habilitados son: fecha de revalo tcnico, nuevo costo, nuevos aos de vida til,
disposicin de respaldo y motivo del revalo.
En el sistema se encuentra habilitada la opcin Ver anteriores, misma que despliega un navegador
que recorre todos los activos revaluados a una fecha determinada, como se muestra en pantalla.
DISPOSICIN DE BIENES (BAJA DE ACTIVOS FIJOS), opcin habilitada en el sistema en el

marco de lo establecido por el D.S. N 0181 de 28/06/2009 Normas Bsicas del Sistema de
Administracin de Bienes y Servicios.
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Para la baja de un bien en el sistema, previamente debe identificarse el activo fijo, operar la opcin
habilitada en la parte superior de la pantalla de Activos Fijos y llenar los campos requeridos.
Cabe sealar, que la opcin de registro Bajas por Error de Transcripcin, se ha habilitado para
depurar registros errneos de activos fijos de la gestin vigente.
BAJA DE UNIDAD ADMINISTRATIVA, opcin habilitada para la baja de una Unidad Administrativa
por reestructuracin organizativa en el sector pblico, para el efecto, se requiere contar con la
disposicin legal que autorice la misma.
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INCORPORACIONES ESPECIALES DE ACTIVOS FIJOS, permite registrar activos fijos con una
vida til diferente a la establecida en disposiciones legales en vigencia, tal es el caso de bienes
recibidos a medio uso, en calidad de donacin y otros. Para el rgano Ejecutivo, esta opcin, se
habilita a travs de la Direccin General de Contabilidad Fiscal.
ELIMINAR, permite eliminar el registro del activo fijo, cuando ste se encuentra en instancia
ELABORADO.
CANCELAR, permite cancelar las operaciones de Nuevo y Modificar.
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VI.5 Administradores
Permite operar el cierre, cambio de gestin, seguridad y otros relacionados con la administracin de la base
de datos.
Para ingresar se debe presionar el botn Administradores de la pantalla principal.
Cierre de gestin, opcin habilitada para cerrar la base de datos de un ejercicio fiscal vigente, una
vez ejecutada la misma, el usuario no podr modificar la base de datos.
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Cabe sealar, que el sistema no permite operar el cierre de gestin, cuando existen registros en
instancia ELABORADO, por lo que previamente debern depurarse los mismos y contar con
informacin definitiva.
Cambio de gestin.
1)
Permite realizar el cambio de gestin vigente a gestiones anteriores (cerradas).
32
33
Finalmente debe re iniciarse el sistema.
Cuando se inicia nuevamente el sistema, se observa en la parte superior derecha de la pantalla

la identificacin GESTION CERRADA.
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2)
Cambio de gestin cerrada a vigente (ACTUAL).
Finalmente debe re - iniciarse el sistema.
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Importar / Exportar, esta opcin permite importar y exportar informacin por unidad administrativa
con el propsito de que la entidad pueda consolidar sus registros en una sola base de datos, para el
efecto debe operarse la opcin habilitada.
a)
Exportacin de Unidades Administrativas
Permite exportar informacin entre Unidades Administrativas vigentes, para el efecto debe
seleccionarse la opcin EXPORTAR.
Al seleccionar una unidad administrativa, se asignar en forma automtica un nombre al archivo, el

cual se genera presionando la opcin exportar, finalmente aceptar.
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El archivo tiene las siguientes caractersticas y est ubicado en la Unidad C: vsiaf carpeta
12
backups
1.
2.
3.
Ext: Sufijo para todas las Unidades Administrativas exportadas.

001: Unidad Administrativa exportada.
21/10/2013: Fecha de generacin
b)
Importacin de Unidades Administrativas
Opcin que le permite al usuario adicionar o actualizar una Unidad Administrativa y la informacin
contenida en la misma.
-
Adicin de una Unidad Administrativa
Hacer clic en la opcin IMPORTAR, seleccionar el botn de bsqueda, ubicar el archivo (Ext) y
finalmente operar IMPORTAR y ACEPTAR.
12
El archivo generado a travs de las opciones importacin y/o exportacin no es propiamente un RESPALDO BD.
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38
Actualizacin de una Unidad Administrativa adicionada
Para actualizar una Unidad Administrativa, que fue adicionada a la base de datos por el usuario a travs
de la opcin Importacin, debe seguirse los mismos pasos descritos en el acpite anterior (Adicin
de una Unidad Administrativa), la nica diferencia es que el sistema desplegar el siguiente
mensaje el cual debe aceptarse, antes de concluir el proceso respectivo.
IMPORTANTE !!
-
Antes del proceso de Importacin, debe generarse el backup a travs de la opcin RESPALDOS
BD. Cabe sealar, que por seguridad el sistema genera en forma automtica un archivo de respaldo
de la informacin existente al momento de la importacin, con la siguiente denominacin:
1.
2.
3.
4.
Base de datos
Informacin almacenada
Fecha generacin del archivo (ejemplo 05/07/2012)
Extensin del archivo.
Este archivo puede ser restaurado por la opcin habilitada Respaldos BD cuando as lo requiera el
usuario.
-
Previamente a la Importacin y Exportacin, debe confirmarse que las Unidades Administrativas en

su conjunto estn claramente definidas y diferenciadas con sus cdigos de unidad respectivos, para
evitar distorsiones en la base de datos que se est importando y/o exportando.
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ndices UFV, opcin que permite la bsqueda por fecha de un ndice UFV. Cabe sealar, que el
usuario debe actualizar en su sistema las UFVs, el 10 de cada mes, mediante la descarga del
archivo ejecutable ubicado en la direccin URL http://www.economiayfinanzas.gob.bo.
A continuacin, se despliega la pantalla BUSQUEDA DE UFVs, se ingresa la fecha del ndice

requerido, luego presionar buscar.
Una vez obtenido el ndice requerido, se tiene la opcin IMPRIME, misma que nos llevar a generar
el reporte de UFV`s a la fecha de bsqueda (Reporte 11) (presionar el botn OK).
Seguridad: aplicacin habilitada para la creacin de usuarios y/o modificacin de contrasea.
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Las opciones habilitadas son las siguientes:

Editar: permite cambiar la contrasea.
Nuevo: se crea un nuevo usuario y contrasea como operador o administrador.
Primero, anterior, siguiente y ltimo: permite ubicar los usuarios habilitados.
Salir: para salir de la opcin.
Re-indexar: es una utilidad del sistema para ordenar la informacin registrada. Se recomienda su
aplicacin en forma peridica.
Migracin: ver pgina 15, acpite V.6 Migracin de la informacin de una base de datos del
SIAF 6.02 al vsiaf
VI.6 Respaldo BD
Para obtener el respaldo de la base de datos, se debe presionar el botn RESPALDOS BD
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En la pantalla Administracin de Backups, se cuenta con las siguientes opciones:
Respaldar, opcin habilitada para crear un archivo de resguardo con la informacin almacenada a
una fecha determinada.
IMPORTANTE!!
Al momento de guardar la informacin del sistema, en el vsiaf 2.0, se generan dos archivos
(VSPRUEBA y VSPRUEBA.gtz) que deben ubicarse en una misma Unidad, para fines de
restauracin, en razn de que el primero VSPRUEBA permite recuperar los datos registrados y el
segundo VSPRUEBA.gtz, contiene los datos llenados por el usuario en el campo descripcin.
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Como resultado, el sistema automticamente crea los siguientes archivos en la Unidad C: carpeta
Backups (directorio elegido al momento de la instalacin del vsiaf):
Restaurar, permite recuperar informacin contenida en un backup generado en una fecha anterior.
Copiar a, habilitada para direccionar el backup a un directorio especfico.
Copiar de, permite ubicar un backup grabado en una unidad diferente al C: VSIAF.
Borrar, permite borrar un backup seleccionado.
Salir, permite salir de la pantalla Administracin de Backups
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Cuando se restaura un backup en el vsiaf, el archivo se identifica en la pantalla principal con el nombre
asignado al mismo.
VI.7 Localizacin BD MULTIUSUARIO (Servidor y Operarios con una misma base de datos)
Esta opcin permite a los usuarios trabajar de manera simultnea en una misma base de datos, a travs
de la utilizacin de un Grupo de Trabajo conectado entre s.
Para la realizacin de este tipo de operaciones, debe identificarse un Servidor (Administrador) que
compartir la base de datos a los usuarios operadores, todos los equipos deben estar conectados a una
misma red.
PC Servidor, usuario que administra el sistema.

Requisitos PC Servidor:
El Servidor debe crear una carpeta adicional en la Unidad C:vsiaf con otro nombre (ejemplo
DBFS_RED), que contenga una copia del archivo DBFS. La denominacin de la carpeta
necesariamente debe tener la terminacin _RED.
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La carpeta creada con el nombre DBFS_RED debe ser compartida, para el efecto presionar clic
derecho sobre el directorio seleccionado y elegir la opcin compartir y seguridad, luego habilitar el
uso compartido y seguridad de red, finalmente aceptar.
En la PC servidor, se debe localizar la carpeta DBFS_RED a travs de la opcin LOCALIZACIN

BD, habilitada en el Men Principal del vsiaf.
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Posteriormente, grabar la base de datos DBFS_RED seleccionada y se reiniciar el sistema.
Finalmente, el administrador debe crear el usuario operador a travs de la opcin habilitada en el

vsiaf (Men principal Administradores Seguridad), para acceder a la base del servidor a travs de
la PC operador.
PC Operador, operadores autorizados para el manejo del sistema.

Requisitos PC Operador:
En la PC Operador, debe crearse el directorio de red a travs de la opcin Conectar a Unidad de Red
(clic derecho sobre el cono Mi Pc).
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Dentro de esta opcin, se debe elegir una Unidad libre para la conexin de red (ejemplo Z:),
posteriormente hacer clic en el botn Examinar.
Seleccionar la carpeta de acceso donde se encuentra la base de datos del servidor, luego aceptar y
finalizar.
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La conexin de red, se confirma cuando en la PC del operador se visualiza el directorio que contiene
la base de datos DBFS compartida.
El operador debe ingresar al vsiaf con el usuario y contrasea habitual, a travs de la opcin
LOCALIZACION BD (Men Principal), ubicar la UNIDAD DE RED, seleccionar y grabar el directorio
compartido. El sistema se reiniciar automticamente.
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Finalmente, el operador debe ingresar con el usuario y contrasea habilitados por el administrador.
IMPORTANTE!!
Cuando se trabaja en RED, se recomienda la generacin de reportes a travs del usuario
ADMINISTRADOR, para el efecto se requiere que los operadores finalicen sus sesiones, con el
propsito de evitar la distorsin de la informacin.
VI.8 Generacin de Reportes
El sistema cuenta con los siguientes reportes en formatos pre-definidos:
-
Rep.1
Rep.2
Rep.3
Inventario Ordenado por Cdigo de Activo

Inventario Ordenado por Grupo Contable
Inventario Ordenado por Grupo y Auxiliar Contable
Rep.4
Rep.5
Rep.6
Rep.7
Inventario Ordenado por Oficina

Inventario Ordenado por Oficina y Responsable
Resumen de Activos Fijos por Grupo
Detalle de Responsables por Oficina
49
Rep.8
Rep.9
Rep.10
Rep.11
Rep.12
Rep.13
Reporte de Transferencia de Activos

Reporte Histrico de Activos Dados de Baja
Inventario de Activos Fijos por Grupo Contable
Reporte de ndices UVF
Reporte Histrico de Activos Revaluados
Asignacin Individual de Bienes
Rep.14
Rep.15
Rep.16
Rep.17
Reporte de Bajas por Error de Transcripcin

13
Resumen de Activos Fijos ordenado por Grupo Contable
Acta de Devolucin de Bienes
Inventario Ordenado por Grupo Contable y Organismo
Para obtener los reportes mencionados, se debe presionar el botn GENERAR REPORTES del Men
Principal.
Como se observa en la siguiente pantalla, se despliega una lista de las Unidades creadas por el usuario, para
su eleccin. Si se desea obtener informacin consolidada, debe presionarse el botn respectivo, como se
expone a continuacin.
13
Reporte que expone en columnas separadas los registros de las bajas e incorporaciones de activos fijos por grupo
contable, realizadas en una gestin vigente.
50
La informacin a ser desplegada es seleccionada por el usuario a travs de los campos GRUPO, AUXILIAR,
ACTIVO, OFICINA, RESPONSABLE y FECHAS, seguidamente debe accionar el botn Reportes para
visualizar los mismos.
14
Para imprimir el reporte en PDF, debe seleccionarse la opcin pantalla y presionar el botn OK .
IMPORTANTE !!
Si bien existe la opcin Excel para procesar informacin y obtener reportes de activos fijos, esta debe
utilizarse slo para fines internos.
14
Se requiere la instalacin de una impresora virtual para generar reportes en PDF, como sugerencia se citan los
siguientes programas PDF Creator, Primo PDF, etc.
51

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VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD FISCAL

DIRECCIN GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS VSIAF 2.0

Sistema Operativo Windows ME, Windows XP Windows Vista, Windows 7.

Service pack 3 (esencial para migracin)

DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

Procesador Pentium de 300 MHZ o superior

IV. INSTALACION Y ACTUALIZACION DEL VSIAF

IV.1 INSTALACION DEL SISTEMA

Pgina 6 del presente Manual

DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

Posteriormente, presionar el botn siguiente para iniciar el proceso de instalacin.

PASO 4. Finalizar la instalacin a travs de la opcin habilitada.

DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

PASO 5. Configuracin por Temas visuales

DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

IV.2 ACTUALIZACION VERSION VSIAF 2.0

PASO 1. Ejecutar el cono de actualizacin:

El actualizador vsiaf_v2.0.se encuentra habilitado en la direccin URL http://www.economiayfinanzas.gob.bo

DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

PASO 4. Finalizar la instalacin a travs de la opcin habilitada.

DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

Concluido el proceso de instalacin, se muestra en el escritorio el cono de acceso directo actualizado, en el

V. EJECUCION DEL SISTEMA

DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

Una vez que se ingrese al sistema, ste mostrar el siguiente mensaje:

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V.2 Actualizacin UFV`s

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V.3 Registro de la Entidad usuaria en el sistema

V.4 Identificador del Usuario

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V.5 Creacion de la Unidad Administrativa

Por Unidades Organizacionales

DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

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V.6 Migracin de la informacin de la base de datos del SIAF 6.02 al vsiaf

En el vsiaf debe seleccionarse la Unidad Administrativa donde se efectuar la migracin.

V.6.2 Proceso de Migracin de Datos

DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

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REPORTE VSIAF 2.0

Ver pginas 21, 22 y 23 del presente Manual.

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V.6.3 Problemas en la Migracin

VI. MANEJO MENU PRINCIPAL VSIAF

VI.1 Administrar Unidad

Pg. 12, acpite V.5

DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

es generado por el sistema), posteriormente guardar con la opcin identificada.

de uso, deben mostrarse en Estado ACTIVO, para identificarlas como vigentes.

bienes de uso, deben exponerse en Estado INACTIVO (ejemplo: reestructuracin de la Unidad

En la parte inferior de la pantalla, se encuentran las siguientes funciones:

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para el nuevo registro (el nmero de cdigo es generado por el sistema).

en Estado ACTIVO, para identificarlos como vigentes.

exponerse en Estado INACTIVO para identificarlos como no vigentes.

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VI.3 Grupos de Activos Fijos y Auxiliares