003 Introduccion A ACL 2012

UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE CHILE
MDULO : TAACs o CAATs
Profesor: Leonardo Olea C. Contador Auditor y Magster en Contabilidad y Auditora de Gestin

Materia: Ejercicio prctico para desarrollo de Caats o Taacs
Este apunte est orientado a describir los tipos de operaciones que puede ejecutar con ACL para
analizar datos. El software especializado ACL trabaja un archivo de entrada cada vez. Ahora bien,
tambin es posible trabajar con varios archivos de origen de varias maneras, por ejemplo:
anexando un archivo a otro, unindolos o combinndolos para generar uno solo o bien un nuevo
archivo o relacionando los archivos.
Cabe agregar, que ACL hace una copia de los datos originales, es decir, toma el archivo como
corriente de entrada y lo captura y genera una copia propia para ACL, es decir, no trabajar
nunca con los datos originales. Para ello, es importante siempre iniciar un nuevo trabajo o
proyecto e indicar las fuentes de donde provienen los archivos que usted quiere analizar con ACL
y conectarse con el Asistente de definicin de datos que lo guiar para crear la copia en un
archivo de ACL.
Adems, no se debe olvidar que ACL es un software de auditora que tiene por finalidad efectuar
auditora sobre los datos mismos, es decir, sobre la calidad, integridad de ellos y la capacidad de
efectuar cualquier tipo de comprobaciones entre archivos con la finalidad de validar los datos en
ellos contenidos.
Operaciones con archivo nico
Los comandos de ACL permiten ejecutar una variedad de operaciones en archivos de datos
individuales.
Garantizar la integridad de los datos
Para garantizar la integridad de los datos puede hacer las siguientes operaciones:
Contar registros
Totalizar los valores de los campos numricos
Verificar los datos en los campos
Examinar los datos numricos y/o de fecha

Para examinar los datos numricos y/o de fecha, puede ejecutar las siguientes operaciones:
Crear imgenes para visualizar datos

Computar los valores mnimo, mximo y absoluto
Estadsticacomputar el conjunto de propiedades descriptivas
Generar anlisis digital con el comando Benford
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Resumir datos
Asimismo, para resumir datos puede ejecutar las siguientes operaciones:
Estratificarresumir en valores numricos

Antigedadresumir los valores de fecha
Clasificarresumir los valores del carcter
Resumirresumir los valores del carcter con ms opciones
Prueba de secuencia
Puede ejecutar las siguientes pruebas de secuencia:
Prueba para errores de secuencia

Buscar por faltantes
Buscar por duplicados
Aislar datos
Para aislar datos puede ejecutar las siguientes operaciones:
Buscar por registros seleccionados

Extraer datos en un nuevo archivo
Exportar datos en otros formatos de archivo
Reordenar datos
Para reordenar puede ejecutar las siguientes operaciones:
Clasificar datos reorganizndolo en un nuevo archivo

Indexar el contenido de un archivo de datos
Muestreo estadstico
Puede ejecutar las siguientes operaciones de muestreo:
Determinar el tamao de la muestra

Extraer muestras de una poblacin
Evaluar efectos de errores de datos en una poblacin
Operaciones con varios archivos

Para combinar datos de varios archivos de datos puede utilizar las siguientes operaciones:
Unir dos archivos de datos en uno

Relacionar datos creando varias relaciones virtuales
Combinar dos archivos de datos en uno
Anexar datos a los archivos existentes

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Operaciones con archivo nico

Las operaciones con archivo nico de ACL pueden agruparse como se muestra a continuacin:
Garantizar la Integridad de los Datos

Examinar sus Datos
Resumir Datos
Prueba de Secuencia
Aislar Datos
Reordenar Datos
Muestreo Estadstico
Garantizar la integridad de los datos: Contar, Totalizar y Verificar

Una de las primeras tareas en el anlisis de datos es garantizar que tenga un archivo de datos
vlido y completo. Esto es muy importante al trabajar con archivos de datos que no contienen
informaciones sobre su propio diseo de registro.
Puede utilizar comandos como Contar, Totalizar y Verificar para garantizar que:
Sus archivos contengan el nmero correcto de registros.

Los totales numricos correspondan a los totales de control, proporcionados por los
propietarios de los datos.
Los campos contengan slo datos vlidos.
Contar
Este comando cuenta el nmero de registros en el archivo de entrada actual o solamente aquellos
que atiendan a un mbito especificado o a una condicin de prueba. Si un filtro global es aplicado
a una vista, el comando Contar regresa el nmero de registros que atienden a los criterios del
filtro.
Totalizar
El comando Totalizar regresa la suma aritmtica de los datos numricos especificados o de los
campos computados en el archivo de entrada actual. Generalmente, es utilizado para verificar si
los datos estn completos y tambin para producir totales de control.
Verificar
El comando Verificar, prueba los datos para garantizar que se ajustan a la definicin del archivo
de entrada e informa cualquier error encontrado. Por ejemplo, el comando Verificar prueba los
campos de caracteres para verificar si existen datos numricos o caracteres no imprimibles.
Tambin verifica los campos numricos para ver se existen datos no numricos, datos incorrectos
tales como, varios signos + - varios puntos decimales.

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Cuando quiera verificar datos durante el procesamiento e interrumpir siempre que encuentre
datos invlidos o continuar a procesar y mostrar los datos invlidos con espacios y/o ceros,
pueden optar por ACL.
ACL tambin tiene la funcin VERIFY( ) para el filtrado de errores de datos en campos
individuales.
Examinar sus datos: grficos, estadsticas, perfil y anlisis digital
Estos comandos son utilizados para obtener un panorama de un archivo antes del procesamiento
detallado. Pueden resaltar rpidamente anormalidades en el archivo de entrada que puede
inspeccionar por medio de otros anlisis. El comando Grfico le permite ver los datos y los
resultados de sus anlisis. El comando Perfil es utilizado esencialmente para determinar valores
para los comandos Estratificar, Histograma y Muestreo. El comando Estadsticas tambin puede
utilizarse con este propsito. El comando Estadsticas proporciona un panorama general de las
propiedades significativas de un archivo numrico. El anlisis digital Benford puede utilizase
para identificar anomalas de datos en determinados tipos de archivos de datos.
Grfico
El comando Grfico proporciona un panorama del contenido de un archivo de datos.
Existen varias maneras de producir grficos en ACL:
Grfico desde una vista, puede seleccionar uno o ms campos numricos desde una vista,
enseguida haga clic en (Trazar datos seleccionados) en la barra de botones de la ventana
Grfico.
Grfico desde los comandos que producen salida numrica y que pueden ser grficos:
Estratificar, Clasificar, Antigedad, Histograma y Benford. Puede elegir la opcin del
grfico del cuadro de dilogo de comando o haga doble clic en la salida del comando en el
Log de comandos.
Crear el Grfico, utilizando el comando Histograma para producir un grfico de barras de la
distribucin de registros en los valores de un campo o de una expresin. Despus de que
un grfico es producido, podr cambiar posteriormente el tipo de grfico, grabndolo como
un archivo de bitmap, copiarlo en el Portapapeles de Windows o enviarlo para una
Impresora. Haga doble clic para obtener el grfico de los datos
Estadsticas
Este comando calcula varias propiedades para uno o ms campos numricos o de datos,
incluyendo:
Recuento de registro, total de campo y valor promedio del campo, valores de campo
positivo, valores en cero, valores de campo negativo, as como, todos los registros en el
archivo
Valor absoluto
el intervalo (la diferencia entre los valores mnimo y mximo)
Valores de los campos ms altos
Valores de los campos ms bajos
Desvo estndar de los campos (opcional)

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Perfil
El comando Perfil calcula las siguientes propiedades de uno o ms campos numricos:
Valor total
Valor absoluto
Valor mnimo
Valor mximo
Anlisis digital con el comando Benford
El comando Benford se encarga de contar las veces en que cada dgito inicial o combinacin de
dgitos ocurre en un archivo, luego compara el recuento actual con el recuento previsto. El
recuento previsto es calculado utilizando el algoritmo Benford, el estndar industrial para anlisis
digital. La salida del comando puede verse en grfico. El anlisis Benford efectivo requiere de
tamaos de muestra apropiados. ACL le notifica en el Log de comandos cuando una muestra
parece estar apropiada para el anlisis Benford. Para ayudarlo a evaluar el significado de los
desvos entre el resultado real y el resultado esperado, el comando de salida incluye una
estadstica Z para cada resultado. Tambin puede usar la opcin Lmites para ayudarlo a
identificar frecuencias digitales que estn significativamente fuera de las expectativas.
Resumir datos: Estratificar, Antigedad, Clasificar y Resumir
Estos comandos resumen los datos separndolos en intervalos especificados y totalizando los
campos numricos especificados. Combinando las operaciones de ordenamiento y resumen, puede
obtener una ventaja exclusiva de ACL. De acuerdo con el tipo de operacin de resumen que desee
ejecutar, elija entra los siguientes comandos:
Estratificar, para resumir los datos de acuerdo con los intervalos numricos.
Antigedad, para resumir los datos de acuerdo con los intervalos de fechas.
Clasificar, para resumir los datos de acuerdo con los intervalos de datos basados en los
valores exclusivos en un slo campo de carcter.
Resumir, para producir un resumen de los datos, de acuerdo con los intervalos basados en
los diversos campos de caracteres o de fecha, que pueden mostrarse
con los datos seleccionados de los archivos asociados.
Adems de eso, puede resumir datos en las vistas y reportes, utilizando la opcin Salto de
Columna para generar subtotales de campos de caracteres seleccionados. Asimismo, podr utilizar
la barra de salto para especificar las columnas ms hacia la izquierda como salto de columnas. Si
genera un reporte desde una vista, ACL proporcionar los subtotales del resumen exclusivo de
cada valor en los saltos de columnas. Adems de eso puede especificar las opciones del salto de
columna en el cuadro de dilogo Modificar columnas.
Estratificar
El comando Estratificar produce un resumen basado en el tamao de los intervalos en un rango de
valores. Deber especificar los valores mximo y mnimo que definen el intervalo. Tambin puede
especificar el nmero de intervalos de igual tamao o los puntos de inicio o final de los intervalos
de diferentes tamaos. El comando Estratificar trabaja en archivos no ordenados, permitiendo
resumir y verificar rpidamente sus datos.

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El comando Estratificar cuenta el nmero de registros en un archivo y:
Divide el registro en un nmero de intervalos especificado (estratos) basado en el intervalo

de valores en un campo numrico especificado.
Cuenta el nmero de registro en cada intervalo.
Acumula los valores de uno o ms campos numricos para cada intervalo.
Calcula el porcentaje del recuento total y del valor total de un campo acumulado para cada
intervalo.
Antigedad
El comando antigedad produce un resumen basado en los intervalos de fecha. Los intervalos son
medidos retroactivamente desde la fecha actual o desde una fecha lmite especificada. Se deber
especificar la fecha limite que marca la fecha de inicio desde el cual los intervalos sern
calculados. Puede utilizar los intervalos predeterminados de 0, 30, 60, 90, 120 y 10.000 das o
especificar otros intervalos. Un intervalo de 10.000 das es utilizado para aislar registros con
fechas invlidas.
El comando Antigedad trabaja en archivos no ordenados, permitiendo que lea y resuma
rpidamente los datos. Generalmente, el comando Antigedad se utiliza para clasificar facturas
por nmero de das pendientes desde una fecha especfica.
El comando Antigedad cuenta el nmero de registros en un archivo y:
Divide los registros en intervalos basados en la fecha (periodos de expiracin).

Cuenta el nmero de registro en cada intervalo.
intervalo.
Clasificar
El comando Clasificar trabaja en archivos no ordenados y le permite leer y resumir rpidamente
los datos. Por ejemplo, Clasificar puede generar rpidamente un proceso de balance desde las
transacciones no ordenadas del Libro mayor. El comando Clasificar trabaja con ms rapidez que el
comando Resumir, porque no necesita un reordenamiento del archivo, sin embargo, el nmero de
registros que l pueda analizar depende de la RAM. Sin embargo, no existe un lmite prctico al
nmero de registros que pueda analizar utilizando el comando Resumir. Debe especificar el
campo de carcter que ACL analizar para determinar los intervalos exclusivos de clasificacin.
Los intervalos tienen como base el nmero de registros que corresponden a cada valor exclusivo
en este campo.
El comando Clasificar cuenta el nmero de registros en un archivo y:
Divide los registros en intervalos basados en cada valor exclusivo en un campo de carcter
especificado (clasificacin).
Cuenta el nmero de registros en cada intervalo.
intervalo.

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Resumir
El comando Resumir es eficiente para examinar el contenido de los archivos de entrada. El
comando Resumir es similar al de Clasificar, slo que ste permite especificar ms de un campo
para resumir. Pudiendo definir intervalos con ms precisin. El comando Resumir tambin le
permite relacionar la primera ocurrencia de las informaciones de un campo especificado. Por
ejemplo, puede resumir un archivo en el nmero de la factura o del proveedor, acumular los
valores de uno o ms campos y proporconar informaciones adicionales sobre cada intervalo, tal
como, el nombre del representante de ventas. Tambin puede utilizar el comando Resumir para
quitar registros duplicados de un archivo.
Deber especificar uno o ms caracteres o campos de datos para que ACL analice y determine los
intervalos de resumen. Los intervalos tienen como base el nmero de registros que corresponde a
cada combinacin exclusiva de valores en los campos especificados de resumen.
Todos los archivos debern tener un reordenamiento en los campos de caracteres principales en la
secuencia de resumen pretendida. Puede clasificar o indexar el archivo antes de utilizar el
comando Resumir o utilizar la opcin preordenamiento. El comando Resumir cuenta el nmero de
registros en un archivo y:
Divide los registros en intervalos con base en cada valor exclusivo en uno o ms campos
de carcter o de datos especificados.
Cuenta el nmero de registros en cada intervalo.
Muestra informaciones de uno o ms archivos seleccionados para cada intervalo.
Prueba de secuencia: Secuencia, Faltantes y Duplicados

Existen tres comandos para analizar los campos que contienen datos secuenciales, tal como la
verificacin de nmeros o fechas. Estos campos pueden contener datos numricos o de
caracteres. Secuencia determina si los datos se encuentran en orden y si tienen opciones que
permitan buscar faltantes y duplicados. Faltantes y Duplicados, pueden operar slo en los archivos
organizados previamente en el campo que contienen los datos secuenciales. Debido a las
diferencias en la salida de comando, utilice los tres comandos que le proporcionar una amplia
visin analtica.
Secuencia
El comando Secuencia determina si los campos especificados estn en orden secuencial. Tambin
puede detectar e informar elementos faltantes o duplicados con los datos de los campos
asociados. Los errores del comando Secuencia son informados slo hasta el lmite de error
especificado, a menos que sean enviados a un archivo.
Faltantes
El comando Faltantes detecta los elementos que estn faltando en un campo numrico o de
carcter ordenado, produciendo una lista de intervalos de faltantes o nmeros que estn faltando.

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Duplicados
El comando Duplicados detecta los elementos que ocurren ms de una vez en un campo
numrico o de carcter ordenado.
Aislar datos: Buscar, Extraer y Exportar
Estos comandos proporcionan varias maneras de aislar datos.
Buscar
Con el comando Buscar, puede encontrar:
Un nmero de registro especificado (Buscar registro).

El primer registro en un archivo que atienda a la condicin especificada (Buscar si).
El primer registro en un archivo indexado que atienda o exceda un valor especificado,en
que el valor es una cadena de carcter o una expresin del tipo carcter que puede incluir
referencias a campos o variables (Buscar literal).
El primer registro en un archivo indexado que atienda o exceda un valor especificado, en
que el valor es una expresin del tipo carcter que puede incluir referencias a campos o
variables (Buscar expresin).
ACL notifica en el Log de comandos que el registro fue encontrado. Puede optar por ejecutar los
clculos en l o compararlo con otro registro. Puede utilizar el comando Buscar con archivos
indexados. Si el ndice es condicional, tal vez no encuentre todos los datos, porque ese tipo de
ndice excluye determinados registros de la vista y de los comandos emitidos cuando l se
encuentra en efecto.
Extraer
El comando Extraer le permite copiar datos seleccionados del actual archivo en otroarchivo. El
archivo de destino tiene la extensin.fil. Puede extraer registros especificados de un archivo de
datos, incluyendo cualquier dato almacenado en espacios no definidas del registro. Adems de
eso, es posible extraer campos de un registro para un archivo de longitud de registro fijo.
Existen varias razones para utilizar el comando Extraer y crear un subconjunto de un archivo
original:
Para aislar elementos que no son comunes en un archivo separado para anlisis posterior.
Para crear campos computados con datos reparados y luego extraer los datos para un
nuevo archivo.
Para nivelar un archivo de reporte y agilizar el procesamiento.
Para anexar con facilidad datos de dos archivos extrayendo los datos de cada uno dentro e
un archivo con el mismo nombre.
Exportar
El comando Exportar permite que utilice ACL como una herramienta de conversin de datos. El
comando Exportar permite copiar datos seleccionados del archivo actual para otro archivo en uno
de los varios formatos de archivo. Tambin permite crear archivos de salida en los siguientes
formatos:
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Texto delimitado
dBASE III PLUS
Lotus 1-2-3
Microsoft Access 2000
Microsoft Excel
Archivos de combinacin de Word
Slo texto
Portapapeles de Windows para el pegado dentro de otras aplicaciones de Windows
Archivos de combinacin de WordPerfect 4,1 o WordPerfect 6,0
XML
El comando Exportar tiene varias aplicaciones, incluyendo:
Exportar datos para un formato de combinacin de procesador de texto para preparar

cartas de confirmacin.
Exportar datos para el portapapeles de Windows y utilizarlos en reportes y presentaciones.
Exportar datos para utilizar en otras aplicaciones que proporcionen funcionalidad de
reporte diferente a ACL.
Reordenar datos: Ordenar e Indexar

Las computadoras procesan archivos en secuencia, empezando con el primer registro. Muchas
operaciones pueden ejecutarse con ms rapidez si los archivos primero fueran clasificados e
indexados. Algunas operaciones, tales como, operaciones con varios archivos, requieren que los
datos sean clasificados o indexados en los campos clave.
Ordenar
El comando Ordenar crea un nuevo archivo de datos, en el cual los registros son reordenados con
base en los campos principales especificados. Este comando cambia el orden fsico en el cual los
registros estn organizados en el nuevo archivo de datos.
Los archivos organizados pueden procesarse con ms rapidez que los indexados. Tambin se
utiliza este comando para mejorar los reportes, organizando los datos de forma que aparezcan
primero los elementos ms importantes. Ordenar es una actividad intensa del procesador, que
requiere temporalmente cerca de dos veces y media el espacio en el disco del archivo de datos
original. El nuevo archivo ordenado puede ser tan grande como el archivo de datos original. Por
eso, intente obtener los datos ordenados cuando necesite analizar grandes cantidades de
archivos.
Indexar
El comando Indexar crea un archivo de ndice separado, que proporciona acceso a registros de
archivo de datos, en orden lgico en lugar de fsico. El archivo de ndice contiene claves y seala
la ubicacin de los archivos correspondientes en el archivo de datos. El propio archivo de datos
permanece igual. El ndice resultante es relativamente pequeo. ACL almacena el lugar de un
archivo de ndice en el archivo de Proyectos y actualiza automticamente el ndice del archivo,
siempre que es utilizado. Si el archivo del ndice externo est daado o perdido, ACL lo regenerar
automticamente. Puede ser lento el proceso de archivos de datos indexados por causa del tiempo
que l demora para localizar registros en el archivo de origen.
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Operaciones con varios archivos
ACL le permite trabajar con datos de varios archivos de datos de diferentes maneras, utilizando
los siguientes comandos:
Comando Unir
Comando Relaciones
Comando Combinar
Opcin Anexar en muchos comandos
Cuando dos archivos van a relacionarse o unirse, deben tener un campo de carcter idntico en
comn, por ejemplo un nmero de empleado o un nmero de factura. Este campo es llamado de
campo clave. Los campos clave deben tener la misma longitud, contenido idntico y la misma
estructura de datos. Las diversas funciones de ACL permiten que edite los campos para que
puedan usarse como campos clave.
Unir
Este comando combina campos de dos archivos con estructuras diferentes en un nuevo archivo.
Puede utilizarlo para comparar datos de dos archivos e identificar los registros correspondientes o
no en uno o en ambos archivos. Generalmente, se utiliza para combinar datos de un archivo de
transaccin, tales como archivo de cuentas por cobrar, con registros en un archivo maestro como
el archivo maestro del cliente. El comando Unir tiene cinco opciones de salida. La opcin de salida
elegida determinar los registros que se incluirn en el tercer archivo (de salida). Puede utilizar
ese comando para combinar datos de dos archivos o encontrar excepciones Aunque el comando
Unir proporcione varias opciones de incluir/excluir que no estn disponibles con el comando
Relaciones, determinados tipos de anlisis son ejecutados con ms facilidad con el comando
Relaciones.
ACL ejecuta asociaciones uno para uno y muchos para uno. Para ejecutar una unin, el archivo
secundario debe ordenarse en el campo clave. Los valores en el campo clave, tambin llamados
las claves, deben ocurrir slo una vez en el archivo secundario. El archivo primario puede
contener claves duplicadas o faltantes.
Relaciones
El comando Relaciones ejecuta una asociacin virtual entre dos archivos al mismo tiempo, cuando
se crea una relacin entre datos en un archivo con los datos de otro archivo. Puede analizar los
datos relacionados aunque se encuentren en el mismo archivo y puede combinar campos de los
archivos relacionados en la vista. Despus de establecer las relaciones de datos, puede utilizar el
comando Extraer para crear un nuevo archivo conteniendo los campos de datos relacionados. El
comando Relaciones produce resultados similares al comando Unir con la opcin seleccionada
Todos primarios. Las relaciones de datos son jerrquicas. Un archivo principal puede tener uno o
ms archivos secundarios y cada archivo relacionado puede tener sus propios archivos. Un archivo
principal puede tener hasta 18 archivos relacionados de la siguiente manera. Dos archivos que
sern relacionados deben tener un campo clave en comn. Como las relaciones generalmente
demandan menos del procesador y requieren menos espacio que las asociaciones en el disco, esta
operacin es atractiva al trabajar con muchos archivos de datos grandes. El procesamiento de los
archivos relacionados puede ser lento, especialmente si tiene muchos ndices.

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El comando Relaciones utiliza menos espacio en disco que el comando Unir, por tres motivos:
El comando Unir requiere que uno o ambos archivos sean ordenados fsicamente
El comando Unir crea un nuevo archivo que puede ser mayor que los archivos primario y
secundario juntos
El comando Unir con varios archivos requiere de varios ordenamientos (o ndices) y
uniones
Combinar
Este comando combina dos archivos organizados con diseos de registro idnticos a un tercer
archivo. Los datos combinados en el nuevo archivo de salida son ordenados en un campo clave.
Los archivos de entrada primario y secundario deben tener diseos idnticos, aunque los nombres
de campo puedan ser diferentes. Tambin deben tener un campo clave comn. Por ejemplo,
puede combinar dos archivos con diseos de archivo idnticos desde diferentes perodos de
tiempo o diferentes sucursales de la empresa. Slo el archivo secundario necesita ordenarse
fsicamente. El archivo primario puede tener un preordenamiento durante la ejecucin del
comando.
Anexar
El comando Anexar es una opcin en varios comandos de ACL que permite aadir la salida de
comando al final de un archivo existente. Por esto los archivos anexados no son ordenados.
Rutinas y operaciones adicionales
Por ejemplo, puede anexar dos archivos de salida creados utilizando el comando
Extraer, salvando cada nuevo archivo con el mismo nombre, utilizando la opcin
Anexar a un Archivo Existente. Cuando hace esto, ACL anexa la segunda extraccin a la
primera.

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Estratificarresumir en valores numricos

Prueba para errores de secuencia

Buscar por registros seleccionados

Clasificar datos reorganizndolo en un nuevo archivo

Determinar el tamao de la muestra

Operaciones con varios archivos

Unir dos archivos de datos en uno

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Operaciones con archivo nico

Garantizar la Integridad de los Datos

Garantizar la integridad de los datos: Contar, Totalizar y Verificar

Sus archivos contengan el nmero correcto de registros.

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Divide el registro en un nmero de intervalos especificado (estratos) basado en el intervalo

Divide los registros en intervalos basados en la fecha (periodos de expiracin).

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Un nmero de registro especificado (Buscar registro).

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El comando Exportar tiene varias aplicaciones, incluyendo:

Exportar datos para un formato de combinacin de procesador de texto para preparar

Reordenar datos: Ordenar e Indexar

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