MyCRM 16.1 - Manual de Usuario

myCRM 16.
0 manual de usuario
1 LISTA de CONTENIDOS
1 LISTA de CONTENIDOS
2 INTRODUCCIN
3 INFORMACIN GENERAL SOBRE LA APLICACIN

3.1 Conexin Internet
3.2 Licencias
3.3 Tipos de vista
3.4 Modos de visualizacin
3.5 Navegar entre datos - iPhone
3.6 Navegar entre datos
3.7 Eliminar registros
3.8 Formato pgina
3.9 Filtrar las listas
3.10 Carpeta compartida de la aplicacin
3.11 El logging
3.12 Reportes Crash
3.13 Errores fatales
3.14 Eventos aplicativos
3.15 Dropbox
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4 CLIENTES
4.1 Creacin nuevo cliente
4.2 Clasificacin por tags
4.3 Visualizacin listas de clientes
4.4 Fechas especiales
4.5 Historial del cliente
4.6 Exportacin clientes a la agenda del dispositivo
4.7 Estado del cliente
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5 OPORTUNIDAD
5.1 Creacin nueva oportunidad
5.2 Oportunidad cerrada positivamente (OK)
5.3 Oportunidad cerrada negativamente (NOK)
5.4 Fin de la oportunidad
5.5 Visualizacin listas de oportunidad
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6 VENTAS
6.1 Visualizacin listas de ventas
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7 CAMPOS PERSONALIZABLES
7.1 Caractersticas comunes
7.2 Caractersticas especficas de TEXTO
7.3 Caractersticas especficas de NUMRICO
7.4 Caractersticas especficas de SELECCIN
7.5 La lista de los campos personalizables
7.6 Uso de los campos personalizables
7.7 Aadir los valores de campos personalizables a clientes existentes
7.8 Compartir datos con los valores de los campos personalizables
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myCRM 16.0 manual de usuario
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7.9 Niveles de licencia

8 LOS FILTROS DE VISUALIZACIN
8.1 Bsquedas textuales en la lista clientes
8.2 Extraer clientes cercanos
8.3 Creacin de un men personal de filtros favoritos
8.4 Filtros usados recientemente
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9 GESTIN MULTI-DIVISA
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10 LAS EMPRESAS PRINCIPALES
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11 EL MODO SELECCIN
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12 ACTIVIDADES
12.1 Compromisos
12.2 Actividad multi-cliente
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13 LA AGENDA
13.1 Sincronizacin con el calendario del dispositivo
13.2 Opciones de sincronizacin
13.3 Gestin de las alarmas
13.4 Sincronizacin con Google Calendar
13.5 Actividades genricas y recordatorio
13.6 Filtros cliente de la agenda
13.7 Limpieza de la agenda
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14 GEOCODIFICACIN CLIENTES Y GESTIN REAS

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14.1 Visualizacin de los clientes en los mapas
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14.2 Visualizacin de un nico cliente en el mapa y correccin manual de su posicin
50
14.3 Asociacin de las direcciones a las reas
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15 GESTIN DE LAS RELACIONES
15.1 Creacin de una nueva relacin
15.2 Uso de plantillas de relacin
15.3 Generacin evento en agenda
15.4 Lista de las relaciones de un cliente
15.5 Cancelar una relacin
15.6 Relaciones con clientes de tipo empresa
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16 ENVO CORREOS ELECTRNICOS A CLIENTES

16.1 Creacin y envo del correo electrnico
16.2 Comportamientos diligentes
16.3 Nmero de destinatarios muy elevado
16.4 Envo correo a una nica direccin
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17 GESTIN DOCUMENTOS
17.1 Creacin de nuevos documentos
17.2 Uso del documento
17.3 Estadsicas y totales de los documentos
17.4 Asociar los documentos a las entidades
17.5 Creacin de correos con documentos y datos
17.6 Men abre en myCRM
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18 GESTIN CAMPAAS
18.1 Campaas
18.2 Acciones
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18.3 La lista de comprobacin

18.4 Campaas no peridicas
18.5 Campaas peridicas
18.6 Lista de las Acciones Actuales
18.7 El compromiso en agenda de la accin
18.8 Operaciones y transiciones de estado para las campaas
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19 REPORTES
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20 COMPARTIR DATOS
20.1 Compartir datos por correo electrnico
20.2 Compartir datos por Dropbox
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21 BACKUP Y RESTAURACIN DE LA BASE DE DATOS

21.1 iTunes
21.2 Dropbox
21.3 Restauracin
21.4 Resetear
21.5 Traslado de la base de datos a otro dispositivo
21.6 Backup & restauracin de documentos
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22 EXPORTACIN DATOS
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23 IMPORTACIN CLIENTES
23.1 Importacin desde iTunes o Dropbox
23.2 Importacin desde Google Docs
23.3 Formato de importacin
23.4 Importacin desde Contactos
23.5 Importaciones adicionales posteriores desde contactos
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24 GESTIN DE LA NUBE
24.1 Requisitos
24.2 Principio de funcionamiento
24.3 Lmites de la gestin de la nube
24.4 Habilitacin/deshabilitacin de la gestin de la nube
24.5 El Men Nube
24.6 Los usuarios de la nube
24.7 La carpeta Cloud en Dropbox
24.8 El fichero check_out
24.9 La gestin documentos desde la nube
24.10 Backup y restauracin desde la nube
24.11 Las licencias desde la nube
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25 GESTIN LICENCIAS
25.1 Seccin "Gestin Licencias"
25.2 Restauracin/transferimiento de licencia a otros dispositivos
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2 INTRODUCCIN
MyCRM es una aplicacin para todos los profesionales que tienen una actividad
de venta o ms generalmente de bsqueda de negocios.
MyCRM es til en todas aquellas situaciones en que el profesional trabaja
mayormente en mobilidad y necesita tener siempre a mano el cuadro global de
su negocio.
La aplicacin gestiona las entidades involucradas en el proceso de venta, es
decir los clientes, las oportunidades y las ventas. Adems se consideran otras
entidades auxiliarias que son: las actividades, las citas y los eventos en agenda,
las empresas principales, las reas y las relaciones, los documentos y los
colaboradores.
En los captulos siguientes se describirn al detalle todas estas entidades,
adems de las relaciones que existen entre ellas.
3 INFORMACIN GENERAL SOBRE LA

APLICACIN
3.1 Conexin Internet
La aplicacin usa una base de datos interna que contiene todos los datos
insertados por el usuario. La base de datos est completamente guardada en la
herramienta, por lo tanto no necesita ninguna conexin internet para poderse
leer. De todas formas hay algunas operaciones que se pueden ejecutar slo con
una conexin internet, y son:
operaciones de backup/restauracin de la base de datos en Dropbox
importacin de datos desde hoja de clculo de Google Docs o desde
fichero CVS ubicado en Dropbox
geocodificacin y visualizacin de los clientes en los mapas
recuperacin del tipo de cambio vigente en las divisas
creacin de documentos desde ficheros ubicados en Dropbox
control de la carperta entradas en Dropbox para insertar los datos
compartidos con otros colaboradores
todas las acciones de gestin de la nube
compra y restauracin de las licencias
Por este motivo la existencia de una conexin internet durante el uso de la

aplicacin es aconsejable aunque no estrictamente necesaria.
3.2 Licencias
Para poderse usar, la aplicacin necesita un nivel de licencia que puede ser
adquirido en el aparte gestin licencias en la aplicacin misma. En la
instalacin inicial, la aplicacin est configurada con el nivel base gratuito
llamado GRATIS10REC. Este nivel permite usar libremente todas las funciones
de la aplicacin pero no permite insertar ms de 10 registros por entidad. Con
niveles de licencia superiores se puede incrementar este lmite hasta alcanzar
una capacidad ilimitada.
3.3 Tipos de vista

La mayora de las operaciones efectuadas por la aplicacin consiste en la
lectura de datos desde la base de datos. Los datos ledos se visualizan en listas
o en detalle. Tanto la visualizacin de listas como la de detalles tienen un botn
de Men. En los mens de la visualizacin en lista (mens de lista) todos los
campos que lanzan operaciones de datos existentes se refieren a los datos
contenidos en la lista misma. En los mens de visualizacin en detalle (mens
contextuales), en cambio, los campos se refieren al registro de datos contenido
en la misma visualizacin de detalle.
Los mens de lista se identifican con el smbolo , los contextuales con .
3.4 Modos de visualizacin

Las principales visualizaciones de detalle tienen dos formatos: en plantilla o en
pgina. Se trata de dos formas distintas de visualizar los mismos datos,
provenientes del mismo registro de base de datos. La visualizacin en plantilla
contiene cada dato en su propio campo y le aade a lado una etiqueta
descriptiva. La visualizacin en pgina, en cambio, muestra todos los datos en
lnea y clramente lebles, como si estuviesen escritos en papel. La primera
visualizacin se necesita en la insercin o modificacin de datos, la segunda es
especialemente aconsejable para consultar los datos mismos.
3.5 Navegar entre datos - iPhone

La bsqueda de datos difiere un poco segn la herramienta que se use
(iPhone/iPod Touch o bien iPad).
En el iPhone/iPod Touch, se procede siempre acumulando una ventana sobre
otra y luego volviendo atrs. Por ejemplo si se quiere ejectuar cierta operacin
con un cliente, se abre una primera ventana del men principal, luego se abre la
lista de clientes y de ahi, una vez seleccionado el cliente, se superpone la
ventana del detalle del cliente y finalmente se despliega el men contextual,
superpuesto tambin. Para volver al men principal, hay que hojear las ventanas
hacia atrs o bien sacudir la herramienta (cuya sensibilidad se puede configurar
en Ajustes).
3.6 Navegar entre datos

Por contra, en el iPad la pantalla siempre est dividida en dos partes: una lista a
la izquierda y un rea de detalle a la derecha. La lista de izquierda es visible
siempre cuando el iPad est puesto en modo horizontal, y est escondida,
pero visualizable con el botn Mostrar, cuando el iPad est en vertical.
Por lo tanto, cuando se procede en la bsqueda de datos, el cmulo de las
ventanas se desarrolla de forma distinta: todas las ventanas a lista se acumulan
en la lista de la izquierda y todas las de detalle en el rea derecha. Ambas
secciones de la aplicacin tienen botones especficos para volver atrs en el
cmulo de ventanas. De todas formas, la aplicacin misma vaca
automticamente los cmulos de ventanas de izquierda o derecha siempre y
cuando sea necesario.
3.7 Eliminar registros

Desde las listas se pueden eliminar los registros. Para eliminar un elemento de la
lista es suficiente pinchar con el dedo en el elemento mismo y hacerlo correr de
derecha a izquierda o al revs, y luego darle al botn rojo que aparece para
confirmar. ste es un mecanismo estndar de iOS utilizado en todas las listas
de myCRM.
Para eliminar ms elementos de una vez, hay que entrar en la modalidad

seleccin (ms abajo), elegir los elementos a eliminar y luego en el men de
lista seleccionar la opcin eliminar seleccionados.
3.8 Formato pgina

Las listas relativas a las entidades principales, o sea Clientes, Oportunidades y
Ventas, pueden ser organizadas en pginas y por lo tanto filtradas. Esta
configuracin trata de visualizar la lista no en su totalidad, sino por grupos de N
elementos, en que N es un parmetro configurable en los ajustes. La
configuracin de pgina permite la gestin de listas de cualquier tamao (con el
nico lmite de espacio del disco del dispositivo) sin sobrecargar la aplicacin. El
tamao N de la pgina debe ser ajustado por el usuario a la potencia del
dispositivo. Para los dispositivos de ltima generacin se podrn usar valores
altos de N, mienstras se aconseja un valor bajo para las anteriores.
Hay que tener en cuenta que cuando el formato pgina est activo, no todas las
opciones de los mens de lista incluyen todos los elementos de la lista misma.
Para algunas opciones del men de lista los elementos incluidos sern los que
se muestran en la pgina actual. Por ejemplo cuando se elige la modalidad
seleccin (ms abajo) se podr elegir tan slo entre los elementos de la pgina
actual.
3.9 Filtrar las listas

La posibilidad de filtrar listas consiste en elegir por parte del usuario un filtro de
visualizacin entre los disponibles o bien lanzar una bsqueda textual: se
explicar ms adelante cmo. En este lugar slo queremos destacar que el
resultado del uso de uno o ms filtros es una lista cuyo nmero de elementos es
reducido con respecto a la totalidad de la lista misma. Cuando una lista est
filtrada, todas las opciones del men de lista se aplicarn tan slo a los
elementos visualizados.
3.10 Carpeta compartida de la aplicacin

MyCRM crea una carpeta compartida propia a la que se puede acceder por
iTunes para PC/Mac segn el estndar que Apple pone a disposicin. Aqu se
guardan varios tipos de ficheros como se explicar un poco ms abajo. Esta
carpeta entonces se ir llenando poco a poco, con lo que se llegar a la
reduccin del espacio libre en el dispositivo y el incremento del tiempo de
sincronizacin y backup por iTunes.
Por esta razn es muy importante que el usuario siempre sepa cuntos ficheros
estn en la carpeta. Adems es importante tambin vaciar la carpeta misma de
vez en cuando (del todo o slo en parte) siempre y cuando su contenido ya no
sea til.
Para entrar en la carpeta compartida de myCRM hace falta:
1. conectar la herramienta al ordenador/mac
2. lanzar iTunes en el ordenador/mac
3. seleccionar la herramienta desde iTunes
4. seleccionar la vista App

5. bajar hasta el final de la pgina, llegando a la seccin compartir
documentos
6. seleccionar el icono de myCRM
En la ventana de la derecha, luego, se visualizarn todos los documentos
presentes en la carpeta compartida de myCRM. Desde aqu el usuario puede
copiarlos al ordenador/mac, eliminarlos o bien aadir nuevos cogindolos del
ordenador/mac.
3.11 El logging
El primer uso de la carpeta compartida es el de guardar los ficheros de logging.
El logging es un sistema di trazabilidad de las operaciones que la aplicacin
hace en cada momento. Sirve exclusivamente para la localizacin de problemas
o errores de la aplicacin (debugging). Su activacin se ejecuta accediendo al
conversor oportuno en Ajustes (desde el men Utilidades).
Es aconsejable acceder al logging slo y exclusivamente si requerido por el
Soporte Serenaware, ya que no tiene niguna utilidad en el uso normal de la
aplicacin pero puede ralentizar sus funciones.
Cuando el logging est activo, genera dos ficheros llamados mycrm.1.log y
mycrm.2.log, el segundo de los cuales no siempre es presente, que se guardan
de hecho en la carpeta compartida. En caso de problemas y/o si requerido por
el Soporte Serenaware, el usuario tendr que coger estos ficheros de la carpeta
compartida y enviarlos por correo al Soporte.
En algunos casos la aplicacin misma detecta que ha habido un problema y
entonces propone automticamente el envo por correo de estos ficheros,
como adjuntos, al Soporte Serenaware.
Hay que tener en cuenta que, independientemente de la forma de envo de los
ficheros de log, stos pueden contener parte o la totaildad de datos que el
usuario ha insertado en la base de datos. Dichos datos pueden ser ledos por
Serenaware, que de todas formas se empea en la total discrecin y no
divulgacin a ajenos.
3.12 Reportes Crash

MyCRM implementa un sistema de deteccin de fallos de la aplicacin que est
siempre activo y espera que se verifique un fallo. En el momento en que se
produce un fallo (crash), el sistema despierta y crea un pequeo fichero de
log donde apunta informaciones muy importantes referentes las causas del fallo
mismo. Si el logging ya est activo, dichas informaciones se van a insertar al
final del fichero de log normal. Despus cuando el usuario va a lanzar de nuevo
la aplicacin, se detecta la presencia del nuevo fichero de log y se propone al
usuario su envo por correo al Soporte Serenaware. Es importante enviar
siempre los crash logs al Soporte Serenaware porque son una ayuda
fondamental para mejorar la estabilidad general de la aplicacin con beneficio
de todos los usuarios.
3.13 Errores fatales

Otro caso de uso de la carpeta compartida de myCRM es cuando la aplicacin,
en casos puntuales, genera un fatal error. Estos casos se pueden dar por
base de datos corrupta, por ejemplo, y entonces, en caso de fatal error, la
aplicacin misma hace una copia de la base de datos entera y la guarda en la
carpeta compartida bajo el nombre mycrm.db.corrupted o bien
mycrm.db.corrupted.<n>, entendiendo con n el nmero progresivo que se
inserta si en la carpeta ya existen ms copias de la base de datos, para evitar
sobreescribirlas.
En casos como ste, habr que contactar con el Soporte Serenaware y enviar
adjunto el fichero creado.
3.14 Eventos aplicativos

La aplicacin incorpora una agenda completa. La agenda se va a describir
detalladamente en otro captulo: aqu tan slo decimos que muchas
operaciones sobre varias entidades de myCRM crean un evento en agenda
como efecto segundario. Por ejemplo cada vez que se crea o modifica una
oportunidad se crea un evento en agenda, que tiene la fecha y la hora de la
creacin o modificacin del usuario de una oportunidad en concreto.
Hay varios tipos de eventos. Para todos, el usuario podr, en su vista de detalle,
ver las caractersticas del evento mismo y en el men contextual podr acceder
a la entidad que dio origen al evento mismo. Por ejemplo, entrando en la vista
de detalle de un evento de creacin de oportunidad, se puede abrir el registro
de oportunidad cuya creacin gener el evento mismo en agenda.
3.15 Dropbox
MyCRM utiliza extendidamente Dropbox. Dropbox es un servicio externo que
ofrece a sus clientes un espacio de memoria basado en la nube. El usuario de
myCRM que quiera acceder a dicho espacio desde myCRM tiene que tener ya
una cuenta activa en Dropbox. Para dar de alta una cuenta en Dropbox, seguir
las instrucciones para la creacin de una nueva cuanta en www.dropbox.com.
Cuando se est dados de alta, ir a los favoritos en myCRM y encender el
comutador Dropbox. Se va a lanzar automticamente el browser Safari en el
dispositivo (o bien la aplicacin nativa Dropbox, si ha sido previamente
instalada). Se pedir la cuenta usuario Dropbox y, una vez identificados, se pide
la habilitacin de la aplicacin myCRM para acceder al espacio Dropbox. Con
esto, myCRM estar conectado a Dropbox.
MyCRM crea en el espacio Dropbox del usuario distintas carpetas, que se van a
presentar brevemente (ms detalles se describirn en captulos siguientes):
- myCRM: sta es una carpeta raz de las otras carpetas de myCRM,
que son:
o Backup: la carpeta que contiene todos los ficheros de backup
o Documents: esta carpeta contiene todos los ficheros vinculados
a los registros de documentos;
o Export: contiene todos los ficheros de exportacin;
10
o Import: contiene todos los ficheros de importacin;

Pueden existir otras carpetas nombradas con el formato
myCRM-<una_direccin_email>
Por ejemplo:
myCRM-steve.jobs@apple.com
stas son las carpetas que sirven de bandeja de salida para condividir
datos entre colaboradores (vase ms abajo).
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4 CLIENTES
La entidad clientes es la principal y toda la aplicacin se mueve en funcin de
ella. Se accede desde el men principal en Clientes.
En esta seccin se puede:
registrar un nuevo cliente
visualizar, editar o modificar un cliente existente
visualizar listas de clientes en base a distintos criterios di extracin
ejecutar varias operaciones sobre clientes, por ejemplo exportar,
visualizar su mapa, asociar tags, definir relaciones, sacar estadsitcas y
clculos, etc.
4.1 Creacin nuevo cliente

En myCRM se pueden registrar todos los clientes reales o potenciales del
propio negocio. Se pueden registrar varias informaciones por cada cliente, de
las cuales el nombre es obviamente la principal.
Existen dos tipos de clientes: los contactos simples y las empresas.
El contacto simple representa una nica persona o empresa, mientras el cliente
de tipo empresa representa una empresa o ms generalmente una organizacin
de uno o ms contactos simples. El cliente tipo empresa entonces tiene una
carcter de dualidad: por un lado es un cliente normal y corriente, al que por
ejemplo se puede vincular una oportunidad o una actividad, y por otro lado
representa el conjunto de sus contactos simples y por consiguiente todas las
acciones ejecutada sobre l (a travs del men contextual) se trasladarn
tambin a todos sus contactos. Por ejemplo, cuando se consulta la lista de
oportunidades vinculada a un cliente del tipo empresa, la lista generada
visualizar tanto las oportunidades directamente vinculadas a l como las que
estn vinculadas a cada uno de sus contactos simples.
Cuando se inserta un cliente, siempre hay que especificar su tipo. Si se trata de
un contacto simple, entonces se da la posibilidad de vincular el cliente a uno
de tipo empresa ya existente. Esta asociacin no es obligatoria. Por lo tanto
un cliente de tipo contacto simple puede tambin NO ser parte de ninguna
empresa, sin embargo si s est asociado a una empresa, sta ser nica, es
decir, no se contempla la posibilidad que un contacto simple sea parte de ms
empresas contemporneamente.
El nombre del cliente es un campo con valor nico y es obligatorio. Puede
contener cualquier texto que pueda identificar al cliente. Por ejemplo puede ser
nombre y apellidos del cliente, o bien su razn social o bien una combinacin de
nombre del contacto y de la empresa. Rige libertad mxima, pero es
aconsejable respetar un formato vlido para todos, por ejemplo:
<nombre> <apellidos>
o ej. Steve Jobs
< apellidos > < nombre >
o ej. Jobs Steve
12
< nombre > < apellidos > - <empresa>

o ej. Steve Jobs Apple
< apellidos > < nombre > - < empresa >
o ej. Jobs Steve Apple
< empresa > - < nombre > < apellidos >
o ej. Apple Steve Jobs
< empresa > - < apellidos > < nombre >
o ej. Apple Jobs Steve
etc.
En el caso de clientes de tipo empresa, es aconsejable no insertar el nombre

de la empresa en la lista de contactos simples que son parte de la empresa
misma.
Adems del nombre se pueden asociar al cliente otras informaciones como:
cdigos, direcciones, telfonos, faxes, direcciones de correo electrnico. La
aplicacin permite la insercin de ms valores para cada una de stas. Por
ejemplo para el telfono, se puede insertar un nmero para el mvil, uno para el
domicilio, uno para el trabajo, etc. En los cdigos se puede insertar un valor de
C.I.F., uno de N.I.F., uno de matrcula etc. Por lo tanto se trata de informaciones
que requieren la insercin de un nmero cualquiera de parejas etiqueta-valor,
es decir que por cada valor insertado se tendr que asociar una "etiqueta" que
sea su descripcin. Entonces, por ejemplo, para el telfono, se tendran las
siguientes parejas " etiqueta /valor":
etiqueta: "mvil";
valor: 333.123.45.67
etiqueta: "trabajo"; valor: 06.987.654.32
etiqueta: "casa";
valor: 02.345.678.89
De todas las parejas "etiqueta /valor" insertadas, el usuario tendr que elegir
una a travs del icono de tacha lateral que ser la pareja principal. La pareja
principal se va a utilizar en la vista de detalle del cliente cuando sta est en
modo mdulo. Finalmente hay otros dos tipos de datos que se pueden
asociar directamente a un cliente: las notas y los tags.
El campo notas es un campo residual en donde se puede insertar cualquier
informacin de tipo descriptivo y no estructurado. Cuando se muestra en
modalidad mdulo, el campo es simplemente textual. Cuando en cambio se
muestra en modalidad ficha, su contenido viene analizado por la aplicacin y
todas las URL, las direcciones de corro electrnico y los nmeros de telfono
se activan y estn preparados a recibir el toque del usuario. Cuando ste toca
una de estas reas activas, se verifica uno de los siguientes casos:
- Si el rea tocada es una URL, se lanzar automticamente y se ajustar
Safari en esa su tale URL.
- Si el rea que se toca es una direccin de correo electrnico que
pertenece a una de las direcciones registradas para el cliente, se va a
crear una nueva relacin de tipo correo en salida.
- Si el rea que se toca es un correo electrnico que no pertenece a los
registrados para un cliente, se va a crear un nuevo correo genrico.
13
Si el rea que se toca es un nmero de telfono y el dispositivo es un iPhone, se

va a lanzar una llamada al nmero as seleccionado.
4.2 Clasificacin por tags

El ltimo tipo de informacin asociada directamente al cliente es el tag. Se
puede asociar a cada cliente un nmero cualquiera de tag. Los tags son
simples etiquetas creadas por el usuario a las que el usuario mismo asocia un
seignificado. Todos los clientes asociados a un mismo tag pueden ser
seleccionados y visualizados a travs del uso oportuno de los filtros de
visualizacin (vase ms abajo).
Los tags se crean durante la asociacin al cliente. El usuario inserta un nuevo
tag y ste se va a insertar automticamente tanto en la lista de todos los tas
disponibles como en la lista de los tags asociados al cliente mismo.
Los tags no se diferencian por maysculas o minsculas y son nicos. El rden
en que se asocian al cliente no tiene ningn sentido. Los tags pueden ser
eliminados de la lista durante la asociacin simplemente deslizando el dedo
sobre el tag mismo. De todos modos tan slo los tags que no estn asociados
a clientes pueden ser eliminados. Los tags pueden adems ser renombrados.
Para renombrar un tag, hay que tocar dos veces el elemento, que se har
editable. Pulsar la tecla envo para guardar el nuevo valor.
Gracias a la definicin de los tags y su asopciacin a clientes, se puede crear un
nmero cualquiera de categoras de clientes que pueden ser completamente
independientes (es decir, los clientes de una categora no pertenecen a la otra)
o bien parcialmente o totalmente coincidentes (es decir, unos o todos los
clientes de una categora pertenecen tambin a la otra), segn una lgica que el
usuario define exclusivamente en base a su uso personal de la aplicacin.
4.3 Visualizacin listas de clientes

En la seccin Clientes se visualiza la lista de los clientes registrados en la
aplicacin. En principio esta lista contiene todos los clientes registrados en la
base de datos. De todas formas se puede limitar la lista a subfamilias
especficas de clientes tanto con un filtro de visualizacin como ejecutando
bsquedas textuales sobre uno de los campos del cliente (vase ms abajo).
Una vez que se disponga de la lista de clientes, se pueden ejecutar con ella
varias operaciones. Antes de nada se puede seleccionar un cliente y visualizar
su detalle slo en modo lectura. Luego se puede pasar al modo editar o bien
abrir el men contextual que ofrece ms operaciones que se pueden aplicar al
cliente mismo.
Desde la lista clientes se puede adems eliminar un nico cliente
seleccionndolo con el dedo y movindolo de izquierda a derecha o viceversa y
confirmando con el botn rojo.
Finalmente an desde la lista clientes se pueden lanzar otras operaciones como
empezar y acabar la seleccin, visualizar en el mapa y exportar. Dichas
operaciones se detallarn ms abajo.
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4.4 Fechas especiales

Desde la vista de detalle cliente se puede acceder a la seccin de las fechas
especiales en el men contextual. Las fechas especiales son fechas
vinculadas al cliente, como por ejemplo el cumpleaos, de las cuales se quiere
guardar registro en agenda. A cada cliente se puede asociar cualquier nmero
de fechas especiales. La fecha especial se puede insertar de forma completa, o
sea como da, mes y ao, o bien slo da y mes, ignorando el ao. Este ltimo
caso sirve si por ejemplo se sabe de un cliente el mes y el da del cumpleaos
pero no se conoce el ao de nacimiento.
Una vez que se haya insertado la fecha especial, se le puede vincular una
descripcin y seleccionar tambin la forma de alarma en agenda. La fecha de
hecho puede ser registrada en modo exacto (slo si la fecha misma se ha
grabado de forma completa) o bien con periodicidad anual o mensual a partir
del momento de su grabacin. En caso de registro peridico, las alarmas en
agenda se ven repetidas durante un tiempo definido por el usuario (3 aos por
defecto).
La fecha especial es un tipo especfico de evento. Tanto los eventos como
los compromisos son entidades auxiliarias que se gestionan a travs de la
agenda.
4.5 Historial del cliente

Desde la vista de detalle cliente se puede abrir el historial del cliente mismo.
ste es la lista, ordenada por fecha ascendiente, de todos los eventos y citas
registrados en agenda que estn vinculados de forma directa o indirecta al
cliente mismo. Por ejemplo se mostrarn todas las citas pasadas y futuras
vinculadas a las actividades pro-cliente (vase ms abajo) o bien a las
actividades pre- y post-venta vinculadas a oportunidades y ventas a su vez
vinculadas al cliente. Se mostrarn tambin todas las citas vinculadas a las
fechas especiales y a los eventos como fechas de venta, fechas de
insercin/actualizacin de oportunidades etc. Finalmente, se mostrarn tambin
todos los eventos en agenda consecuentes a las relaciones mantenidas con el
cliente (vase ms abajo).
Por lo tanto, el historial del cliente es una potente herramienta para poder
recuperar de inmediato todo el trabajo desarrollado alrededor del cliente mismo,
todos los intercambios mantenidos con l y todo el negocio potencial u efectivo
generado por l.
4.6 Exportacin clientes a la agenda del dispositivo

Cada dispositivo iPhone/iPad est dotado de una aplicacin de Contactos
gracias a la que se puede gestionar una agenda interna de nombres. Se puede
importar todos o tan slo una parte de estos contactos a myCRM. El
procedimiento de importacin se explicar en detalle en el captulo sobre la
importacin de clientes. De todos modos se puede tambin ejectuar el proceso
inverso, es decir exportar un cliente de myCRM a la agenda del dispositivo. Esto
se puede hacer tanto a la hora de insertar un cliente cuanto sucesivamente.
15
En la fase di insercin hay que ajustar a 1 el conversor crea tambin en

contactos que se encuentra en la plantilla de insercin del cliente. Si en cambio
el cliente ya ha sido creado, se seleccionar Aade a Contactos... en el men
contextual.
Para ambas operaciones hay que considerar que el movimiento del cliente
desde myCRM a Contactos tiene algunas limitaciones debidas a la diferencia en
la forma de visualizar los datos en las dos aplicaciones. Dichas limitaciones se
pueden resumir como sigue:
no se puede distinguir nombre y apellidos del cliente. MyCRM tiene un
nico campo para la insercin del nombre, mientras en Contactos
tenemos dos campos, nombre y apellidos. Por lo tanto todo el contenido
del campo nombre de myCRM se pasar al campo nombre de
Contactos, mientras el campo apellidos se quedar vaco.
No se pueden distinguir las varias partes de una direccin. En este caso
tambin myCRM tiene un nico campo para guardar una direccin,
mientras Contactos tiene varios campos, es decir calle, ciudad,
provincia, c.p., estado etc. Por consiguiente en este caso tambin la
direccin entera se mover al nico campo calle dejando vacos todos
los dems campos.
La aplicacin Contactos no preve el campo fax. En el movimiento del
cliente de myCRM a Contactos entonces todos los nmeros de fax se
insertarn en la lista de telfonos, detallando en las etiquetas que se trata
de faxes.
Cdigos y Tags no se exportan. La plantilla cliente para la aplicacin
Contactos de hecho no preve ningn campo para guardar estos datos.
Adems de dichas limitaciones, hay que tener en cuenta tambin que en la
creacin de un cliente myCRM y su contempornea creacin en la agenda de
Contactos no existe ningn control de existencia previa del cliente mismo. Por lo
tanto, en el caso de que el nombre ya exista, se crear un registro duplicado.
Si en cambio se procede creando primero el cliente slo dentro de myCRM y
luego se exporta con Aade a Contactos..., se presentarn al usuario dos
posibilidades:
1. Crear un nuevo cliente dentro de la agenda Contactos que tenga todos
los datos del cliente inicial de myCRM
2. Aadir los datos del cliente inicial de myCRM a un cliente ya registrado
en la agenda de Contactos. En este caso, el usuario tendr que buscar
en la agenda el nombre que tendr que acoger los datos del cliente de
myCRM. Una vez seleccionado, los datos se aadirn a los ya
existentes.
4.7 Estado del cliente

Tal como se har ms claro ms abajo, a un cliente se pueden asociar una o
ms oportunidades y tambin una o ms ventas. Segn la presencia o ausencia
de estas asociaciones, la aplicacin define para el cliente los siguientes estados:
- lbero (rojo): un cliente sin oportunidades abiertas ni ventas cerradas;
16
en seguimiento (amarillo): un cliente con opportunidades abiertas pero

sin ventas cerradas;
- ocupado (verde): un cliente con ventas cerradas;
El estado se indica en la vista de detalle del cliente, n la lista clientes y en el
mapa clientes.
El estado se recalcula automticamente sin intervenciones por parte del usuario
cada vez que ste inserta o elimina una oportunidad y/o una venta.
17
5 OPORTUNIDAD
La oportunidad reune todos los datos referentes a la situacin que se genera
cuando el profesional tiene la sensacin de que haya una posibilidad concreta
de venta o de llevar a cabo un negocio puntual con un cliente determinado.
La oportunidad por lo tanto no representa un evento real de la actividad del
profesional sino un evento potencial, al que se asocia cierta posibilidad de
verificarse.
Se accede a la entidad oportunidad desde el men principal en
Oportunidades.
registrar una nueva oportunidad
visualizar, editar o eliminar una oportunidad ya registrada
visualizar listas de oportunidades en base a distintos criterios de
bsqueda
exportar dichas listas, ejecutar clculos y estadsticas
5.1 Creacin nueva oportunidad

Una oportunidad siempre est vinculada a un nico cliente, as que en la
creacin de un nuevo registro hay que elegir en el campo oportuno un cliente ya
existente o bien crear uno nuevo contextualmente.
Las otras informaciones a asociar a la oportunidad son las siguientes:
el asunto, es decir una breve descripcin de la oportunidad misma, por
ejemplo "contrato provisin bianual".
la fecha de insercin, es decir la fecha en que se registra la oportunidad
en la aplicacin. Esta fecha se registra en la agenda.
la fecha (prevista) de fin de la oportunidad. Esta fecha se registra en la
agenda.
La empresa principal (vase ms abajo) a la que la oportunidad est
vinculada.
el valor (en la divisa actualmente seleccionada en el dispositivo), que
representa el valor total de la venta o del negocio.
la comisin que el profesional recibe sobre la venta cerrada con xito.
la posibilidad de concretar la oportunidad .
el estado de la actividad. Su seleccin actualiza automticamente
tambin el valor de la posibilidad de concretar la oportunidad misma. Los
valores posibles son:
o nueva (prob. 25%, editable por el usuario)
o en elaboracin (prob. 50%, editable por el usuario)
o en proceso (prob. 75%, editable por el usuario)
o cerrada OK (prob. 100%, ineditable por el usuario)
o cerrada NOK (prob. 0%, ineditable por el usuario)
notas eventuales
18
Entre los valores del estado de actividad, dos tienen particular importancia: se
trata de "cerrada OK" y "cerrada NOK". Los vamos a explicar en detalle.
5.2 Oportunidad cerrada positivamente (OK)

Indica que la oportunidad se ha concretado realmente en una venta. Guardando
una oportunidad en este estado, se genera automticamente un registro en la
seccin de las ventas. Dicho registro recoge todos los datos desde la
oportunidad, pero desde el momento en que se genera, se vuelve
completamente autnomo con respecto al registro de la oportunidad que lo ha
generado. Esto significa que el registro de venta puede ser editado libremente
sin alterar l de la oportunidad, mientras este ltimo se congela con los valores
que tena al momento de su cierre positivo.
Cuando se guarda una oportunidad cerrada positivamente, se le piden al
usuario unos datos adicionales que se aadirn al registro de venta, como por
ejemplo el descuento aplicado al cliente, las formas de pago y el nmero de
plazos.
5.3 Oportunidad cerrada negativamente (NOK)

Indica que la oportunidad se ha dejado definitivamente o, dicho de otra forma,
que la probabilidad de xito ha bajado a cero.
Despus de haber cerrado la oportunidad (tanto positivamente como
negativamente) no es posible volver a modificarla. Por lo tanto para poder
cambiar sus datos, es necesario volver a abrirla ajustando su estado a uno de
los posibles estados abiertos disponibles, es decir nueva, en elaboracin
o bien en tratamiento.
El usuario puede cambiar estado de la oportunidad en cualquier momento y
partiendo de cualquier estado. De todos modos hay que tener en cuenta que el
cambio desde el estado de cerrada OK a otro estado tiene como
consecuencia la eliminacin automtica del registro de venta correspondiente
que se haba generado en el momento del cierre positivo de la oportunidad.
Dicha eliminacin conlleva la eliminacin de cualquier otra cosa vinculada a este
registro, como por ejemplo las actividades y las citas.
5.4 Fin de la oportunidad

Durante la insercin de una oportunidad se puede definir tambin la fecha de su
fin. Generalmente, sta es una fecha orientativa. La aplicacin no lleva a cabo
ninguna accin una vez vencida la fecha misma. De todos modos, cuando la
fecha de fin de oportunidad ha pasado, la oportunidad aparece en rojo en la
lista de las oportunidades y la fecha de fin de oportunidad se muestra en la vista
de detalle.
Las oportunidades para las que no se ha definido ninguna fecha de fin se
consideran oportunidades que nunca acabarn.
19
5.5 Visualizacin listas de oportunidad

Entrando en la seccin Oportunidades se visualiza la lista de las
oportunidades registradas en la aplicacin. Inicialmente esta lista consta de
todas las oportunidades presentes en la base de datos. De todas formas es
posible restringir la lista misma en subfamilias de registros concretas aplicando
uno de los filtros de visualizacin disponibles (vase ms abajo). Una vez que se
haya obtenido dicha lista, se le pueden aplicar varias operaciones.
Antes de nada se puede seleccionar una oportunidad y visualizar su detalle en
modo lectura. De aqu se puede cambiar al modo editar o bien abrir el men
contextual que ofrece ms operaciones aplicables a la oportunidad.
Desde la lista de oportunidades se puede adems eliminar una nica
oportunidad seleccionndola con el dedo y movindolo de izquierda a derecha
o viceversa y sconfirmando con el botn rojo.
Finalmente se pueden tambin ejecutar otras operaciones como la seleccin y
la exportacin que vamos a detallar ms abajo.
20
6 VENTAS
Como hemos precedentemente comentado, las ventas con sus datos son la
realizacin efectiva de las oportunidades sobre los clientes, y representan
ventas concretas que conllevan las comisiones.
Normalmente una nueva venta se genera automticamente en la aplicacin
siempre y cuando una oportunidad existente se cierra positivamente. De todas
formas, se pueden generar tambin nuevas ventas de forma directa, sin ningn
vnculo con alguna oportunidad existente.
Se accede a la entidad ventas desde el men principal en Ventas.
grabar una nueva venta
visualizar, editar o eliminar una venta ya grabada
visualizar listas de ventas en base a varios criterios de bsqueda
exportar dichas listas, ejecutar clculos y estadsticas
Una venta siempre est vinculada a un nico cliente, por lo que en la creacin
de un nuevo registro de venta siempre hace falta elegir en el campo oportuno
un cliente existente o bien crear uno.
A una venta estn asociadas tambin las siguientes informaciones:
el objeto de la venta (se copia desde el registro de la relativa
oportunidad, si existe);
el cliente (se copia desde el registro de la relativa oportunidad, si existe);
la fecha en que se ha verificado la venta, que por defecto es la fecha de
la grabacin del registro;
el valor de la venta (se copia desde el registro de la relativa oportunidad,
si existe);
la empresa principal (vase ms abajo) con que la venta est vinculada.
el porcentaje de descuento aplicado al cliente sobre el valor total de la
venta;
el importe efectivo de la venta, que es el valor calculado
(automticamente) aplicando el descuento al valor de la venta
el porcentaje de la comisin de venta;
el importe de la comisin en valor absoluto. El valor de este importe se
calcula automticamente en la aplicacin cuando el valor del porcentaje
de la comisin de venta es mayor que 0. En el caso de que el porcentaje
sea cero, el campo se hace editable directamente por el usuario, que
entonces puede insertar un valor cualquiera (pero siempre menor del
valor total de la venta). El usuario de esta forma puede insertar valores de
comisin fijos o variables de forma no convencional con respecto al valor
de la vendita.
Las formas de pago del importe;
el nmero de plazos para el pago;
notas adicionales
21
6.1 Visualizacin listas de ventas

En la seccin Ventas se visualiza la lista de las ventas grabadas en la
aplicacin. Inicialmente esta lista consta de todas las ventas registradas en la
base de datos. Se puede tambin restringir la lista a subfamilias concretas de
registros aplicando uno de los filtros de visualizacin disponibles (vase ms
abajo). Una vez que se haya creado esta lista, se pueden aplicar a ella varias
operaciones.
Antes de nada se puede seleccionar una venta para visualizar su detalle en
modo lectura. Luego se puede pasar al modo editar o bien abrir el men
contextual que ofrece ms funciones para aplicar a la venta misma.
Desde la lista de las ventas adems se puede eliminar una nica venta
seleccionndola con el dedo y movindolo de izquierda a derecha o viceversa y
confirmando con el botn rojo.
Finalmente desde la lista de ventas se pueden lanzar tambin otras operaciones
como la seleccin y la exportacin que se detallarn ms abajo.
22
7 CAMPOS PERSONALIZABLES
Para las tres entidades anteriormente presentadas existe la posibilidad de aadir
ms campor para tener mejor panorama del propio negocio.
Estos campos son unos contenedores de informacin que se crean, configuran
y adjuntan a cada registro de las entidades mencionadas y se comportan igual
que cualquier otro campo definido por la aplicacin.
Por ejemplo, se puede asociar a cada registro cliente una nueva informacin
sobre la cantidad de producto que l prefiere adquiri, o bien se podra asocias a
cada registro de oportunidad una nueva informacin referente la lista de
productos presentados en la oferta o finalmente se podra asociar a cada
registro de venta una nueva informacin sobre qu accin post-venta es
necesario seguir.
Todas estas informaciones necesitan ser tratadas de campos personalizables
especficos que inicialmente se tendrn que crear y configurar.
Los campos personalizables constituyen una funcin especfica que necesita
ser activada en los Ajustes de myCRM. Cuando est activada, se puede
seleccionar la entidad concreta sobre la que se quiere aadir los nuevos
campos a travs de la seleccin del campo correspondiente que se halla debajo
del botn.
Para semplificar vamos a llamar de ahora en adelante entidad de referencia la
entidad a la que se asocia el campo personalizable.
Pretando uno de los tres botones, clientes..., oportunidades... o ventas...,
se va a abrir la lista de los campos personalizables que ya han sido definidos
para esa enitdad. Inicialmente la lista est vaca. Luego desde su men de vista
se puede seleccionar aade nuevo campo... para crear todos los campos que
hagan falta. Se va a abrir la opcin Nuevo Campo Personalizable... con que se
va a poder decidir el tipo y la funcin del nuevo campo que se est aadiendo.
La opcin Nuevo Campo Personalizable... ensea alguna de las
caractersticas comunes siempre presentes cualquier sea el tipo de campo que
se vaya a seleccionar y otras que sea especfica del tipo seleccionado. Las
vamos a describir al detalle.
7.1 Caractersticas comunes

Nombre: es el nombre del campo tal como se va a visualizar en el
mdulo de la entidad de referencia.
Tipo: es el tipo principal del campo. Actualmente se puede elegir entre
TEXTO, NUMRICO y SELECCIN. En futuri se aadirn otros tipos.
Esta caracterstica influye en la funcionalidad general del campo.
Visible: es un botn que muestra si el campo va a estar visible o no en el
mdulo de la entidad de referencia. Si se apaga, se va a excluir
completamente el campo de cualquiera elaboracin de datos que
invloucre esa entidad.
23
Editable: es un botn que muestra si el campo es editable o no cuando

se modifica el mdulo de la entidad de referencia. Si la opcin Editable
est apagada, los valores del campo pueden ser insertados slo a travs
del ajusta del valor predefinido (vease abajo) o bien importando un
fichero CSV externo (que va a ser posible tan slo para la entidad
Clientes).
Obligatorio: es un bon que indica si el contenido del campo es
obligatorio o no. Se est encendido, el campo requiere siempre un valor
cuando se modifica el mdulo de la entidad de referencia. En caso
contrario, si est apagado, se puede dejar el campo vaco cuando se va
a guardar el mdulo.
Nombre columna hoja de importacin: es el nombre reducido del campo
a utilizar cuando se van a importar los valores desde un fichero externo
CSV. Ese fichero ha de contener una columna con el mismo nombre
exacto del valor de esta caracterstica. Este valor tiene que ser
posiblemente breve y no puede contener maysculas ni espacios. Puede
ser formado por tan slo letras minsculas y nmeros. Adems puede
contener los siguientes carcteres especiales: _ (guin bajo), - (guin),
/ (barra) y . (punto).
Valor Predefinido: es el valor que siempre se va a proponer cuando se
crea un nuevo registro de la entidad de referencia.
7.2 Caractersticas especficas de TEXTO

Cuando la caracterstica tipo se ajusta sobre TEXTO, el campo personalizable
va a poder gestionar textos. Por lo tanto se van a poder asociar textos de
cualquier tipo y largura a la entidad de referencia.
Se van a encontrar en el mdulo las siguientes caractersticas:
Largura: es la largura del texto referida en lneas. Hay dos posibles
valores:
o Lnea nica: el campo correspondiente va a poder gestionar y
visualizar el texto en una nica lnea.
o Lneas mltiples: el campo correspondiente va a poder gestionar y
visualizar el texto en muchas lneas mviles.
En cualquier caso, sea cual sea el valor seleccionado para la largura, el texto
contenido en el campo nunca va a ser delimitado y va a poder ser formado por
un nmero cualquiera de carcteres.
7.3 Caractersticas especficas de NUMRICO

Cuando la caracterstica tipo se ajusta sobre NUMRICO, el campo
personalizable puede gestionar valores numricos. Por lo tanto se van a poder
asociar nmeros variados a la entidad de referencia.
En el mdulo van a aparecer las siguientes caractersticas:
Dominio: es el tipo de valor numrico gestionado por el campo. Hay tres
posibilidades:
o Entero: indica que los valores numricos aceptados y gestionados
por el campo pueden ser tan slo nmeros enteros.
24
o Decimal: indica que los valores numricos aceptados y

gestionados por el campo pueden ser tan slo nmeros
decimales.
o Divisa: indica que los valores numricos aceptados y gestionados
por el campo pueden ser tan slo nmeros de divisa. stos se
podrn dar tanto en la divisa local de sistema como en cualquier
divisa a travs del clculo basado en el tipo de cambio correcto.
Acepta valores a partir de: si est lleno, indica que el campo va a aceptar
y gestionar tan slo los nmeros que sern mayores del nmero
indicado. Los valores inferiores sern bloqueados. Si el campo se deja
vaco, significa que no se requiere ninguna restriccin del tipo a partir
de.
o Includo/Excludo: es una etiqueta variable que indica si el valor a
partir de debe incluirse o excluirse en el intervalo de valores
aceptables. Para variar su valor es suficiente tocar la etiqueta
misma. Si el valor a partir de est vaco, esta caracterstica no se
considera relevante.
hasta: si est lleno, indica que el campo va a aceptar y gestionar tan
slo los nmeros que llegarn hasta este valor. Los valores superiores
sern bloqueados. Si el campo se deja vaco, significa que no se requiere
ninguna restriccin del tipo hasta.
o Includo/Excludo: es una etiqueta variable que indica si el valor
hasta debe incluirse o excluirse en el intervalo de valores
aceptables. Para variar su valor es suficiente tocar la etiqueta
misma. Si el valor hasta est vaco, esta caracterstica no se
considera relevante.
7.4 Caractersticas especficas de SELECCIN

Cuando la caracterstica tipo se ajusta sobre SELECCIN, el campo
personalizable podr gestionar valores de seleccin. stos son etiquetas
textuales que se adjuntan al registro de la entidad de referencia.
En el mdulo aparecern las siguientes caractersticas:
Cardinalidad: indica cuntas etiquetas se pueden adjuntar a cada
registro de la entidad de referencia. Hay dos posibilidades:
o Sencilla: se puede adjuntar tan slo una etiqueta por registro
o Mltiple: se pueden adjuntar ms etiquetas por registro
Valores separados por: en este campo se pueden insertar valores que se
irn a proponer para la seleccin durante la operacin de modificacin
de la entidad de referencia. Los valores tendrn que estar separados por
un carcter separador. Se puede usar uno de los siguientes:
o ; (punto y coma)
o | (barra vertical)
o , (coma)
Acepta ms valores: es un botn que indica si es posible aadir ms
valores o no durante la operacin de modificacin de la entidad de
referencia. Si est apagado, se va a poder elegir una etiqueta a adjuntar
al registro tan slo abriendo la lista de seleccin asociada al campo. La
25
lista propuesta ser rellenada con todos los valores insertados en la

caracterstica valores separados por recin presentado.
Si en cambio est encendido, se puede modificar directamente el campo
e insertar cualquier etiqueta en l. En base a la cardinalidad del campo
se podr insertar tan slo una etiqueta o bien una lista de etiquetas. Para
insertar una lista habr que separar una etiqueta de otra a travs de un
carcter separador. Los carcteres separadores posibles son el punto y
coma (;), la barra vertical (|), la coma (,) y tambin la nueva lnea ().
Cuando se guarda el registro de la entidad de referencia, la etiqueta o la
lista de etiquetas recin insertadas van a ser elaboradas. Si alguna de
stas se detecta como nueva, va a pasar a ser una ms de las
disponibles en la lista de seleccin la vez siguiente que sta ltima se
abra. Adems se va a insertar tambin en la lista de los valores
asociados a la caracterstica valores separados por presentado arriba,
siendo as parte de la definicin del campo con todos efectos. As de vez
en cuando se va a poder gestionar la lista de valores para eliminar
cualquier valor errneo o ya no utilizado.
Hay que tener en cuenta de todos modos que la eliminacin de un valor
de la caracterstica valores separados por recin presentado no va a
eliminar el valor concreto desde los registros de la entidad de referencia
que ya lo contienen.
7.5 La lista de los campos personalizables

Desde los ajustes de myCRM se puede acceder a las listas de todos los
campos personalizables precedentemente definidos para cada una de las
entidades de referencia simplemtente con el seleccionar el botn pertinente
debajo del interruptor general.
Cada una de estas listas muestra los campos personalizables segn cierto
orden. En principio ste se corresponde con el orden de creacin, pero es
posible modificarlo seleccionando la opcin Modifica en el men de lista y
luego arrastrando para arriba o para abajo los elementos seleccionados.
El orden de los elementos en la lista refleja el orden en que los campos se van a
visualizar en el mdulo de la entidad de referencia.
Los elementos en la lista adems pueden tener distintos colores:
Negro: el elemento es normal, visible en el mdulo de la entidad de
referencia y permitido por el nivel actual de licencia.
Gris: el elemento est ajustado sobre no visible. No aparece en el
mdulo de la entidad de referencia. An as existe un nivel de licencia
que lo permite.
Rojo: no existe ninign nivel de licencia que permita el campo, por lo
tanto se va a alejar del mdulo de la entidad de referencia y de cualquier
otra forma de elaboracin, es decir, el campo no va a poder ser
modificado.
Los elementos pueden ser eliminados de la lista con el mtodo estndar de
myCRM para todas las listas, es decir deslizar el dedo sobre el elemento de
26
derecha a izquierda o al revs y luego confirmar con el botn rojo. Los

elementos se pueden eliminar tambin seleccionando la opcin Modifica del
men de lista y luego con la tecla menos (-) que est cerca del elemento a
eliminar.
De todos modos, la eliminacin de un campo personalizable implica no slo la
eliminacin del campo mismo, sino tambin de todos los valores guardados
para ese campo en todos los registros de la entidad de referencia.
7.6 Uso de los campos personalizables

Como ya hemos visto, una vez que se haya definido, un campo personalizable
se comporta exactamente como cualquier otro campo aplicativo asociado a la
entidad de referencia. En concreto:
Aparece en el mdulo de la entidad de referencia a lado de los otros
campos aplicativos.
Puede ser usado para determinar unos filtros de visualizacin basados
en los campos.
Puede ser usado para definir un criterio de orden para los resultados de
un filtro de visualizacin (cuando el tipo de campo lo permita).
Puede ser importado desde un fichero CSV (de momento tan slo para
la entidad Clientes).
Puede ser exportado tanto en formato lectura como en formato CSV.
Puede ser compartido entre colaboradores.
7.7 Aadir los valores de campos personalizables a clientes

existentes
Si ya se tienen algunos registros de clientes/oportunidades/ventas guardados
en la base de datos y luego se han aadido uno o ms campos personalizables
a la entidad Clientes/Oportunidades/Ventas, se podra necesitar aadir valores a
estos nuevos campos en los registros existentes. Para esto hay que editar uno
a uno los registros ya existentes y aadir manualmente los valores para los
campos nuevos.
Para la entidad Clientes existe tambin una foma ms rpida, especialmente til
cuando el nmero de registros existente es muy elevado. Hay que seguir el
siguiente procedimiento:
1. Obtener la lista de clientes para los que se necesite insertar valores
nuevos. Normalmente esta lista se corresponde con la aplicacin del
filtro todos, pero el usuario es libre de restringir la lista como quiera.
2. Ejecutar una exportacin de la lista en formato CSV.
3. Abrir el fichero CSV recin generado con Excel.
4. Eliminar todas las columnas excepto la primera llamada nombre.
5. Aadir tantas columnas cuantos campos personalizables que se han
aadido a la entidad Clientes.
6. Nombrar cada columna segn un campo personalizable. Hay que utilizar
el nombre indicado en la caracterstica nombre columna hoja de
importacin.
27
7. A cada fila insertar valores para el campo personalizable correspondiente

tal como si se estuviera modificando el mdulo Clientes.
8. Guardar el documento Excel come nuevo fichero CSV.
9. Importar el nuevo fichero CSV en myCRM con las opciones verifica
duplicados y aade duplicados activadas.
7.8 Compartir datos con los valores de los campos

personalizables
Cuando se comparte un cliente, una oportunidad o una venta que contengan
campos personalizables hay que tener en cuenta que los valores asociados a
los campos personalizables podran perderse cuando el colaborados ejecute la
importacin del registro. Esto es as porque si el colaborados no ha definido
campos personalizables similares, no hay forma de interpretar correctamente
los valores de los campos personalizables que vienen del exterior.
Para que se pueda importar correctamente el registro externo entero entonces
el colaborador tiene que crear en su base de datos unos campos
personalizables que por lo menos tengan mismo nombre y mismo tipo de los
mismos campos a importar.
Por ejemplo, suponemos haber creado dos campos para la entidad Clientes:
El primero llamado mi campo numrico de tipo NUMRICO y subtipo
(dominio) Decimal.
El segundo llamado mi campo textuale de tipo TEXTO y subtipo
(largura) Lnea Sencilla.
Para que el colaborador tenga la posibilidad de importar los valores asociados a
estos dos campos cuando se ejecute la accin de compartir el registro, l tiene
que tener ya creados en su base de datos por lo menos dos campos con
mismo nombre y tipo que los que acabamos de crear.
Si esos dos campos tienen tambin el mismo subtipo y las mismas
caractersticas especficas del subtipo (si existe), entonces la importacin de los
valores no dar lugar a ningn problema.
Si en cambio esos dos campos tienen subtipos distintos o bien caractersticas
especficas de subtipo distintas, entonces la importacin de valores podra
presentar problemas. Esto es porque antes de importar valores, la aplicacin
tiene que ejecutar una conversin de formato y un chequo de vnculos.
Por ejemplo si el colaborador hubiese creado un campo TEXTO con nombre mi
campo textual y con subtipo (largura) Lnea Mltiple, la importacin tendra
xito porque siempre se puede insertar un texto lnea sencilla en un texto lnea
mltiple.
En cambio si el colaborador hubiese creado un campo NUMRICO con nombre
mi campo numrico pero subtipo (dominio) Entero, entonces la importacin
fallara si el valor compartido es un nmero con decimales, por ej. 12,34,
porque no se puede almacenar un nmero decimal dentro de un nmero
entero. Al revs la importacin tendra xito si el valor compartido no tuviese
decimales, por ej. 123.
Aun as, aunque el colaborador creara un campo NUMRICO llamado mi
campo numrico y subtipo Decimal, la importacin del valor 12,34 podra
28
fallar si el colaborador hubiese aadido por ej. un vnculo que permita al campo
aceptar tan slo valores mayores que 100.
En conclusin, para no tener problemas en la importacin de valores de
campos personalizables compartidos por los propios colaboradores, se
aconseja crear con antelacin unos campos personalizables con mismo
nombre, tipo, subtipo y caractersticas especficas del subtipo.
Otras caractersticas como editable, obligatorio, valor predefinido, nombre
columna hoja de importacin y el orden del mismo campo en la lista de los
campos personalizables no suelen incidir en el proceso de importacin.
Est claro que si hay un campo cuya definicin es totalmente idntica a la del
campo del colaborador, pero no se tiene la misma licencia para ste o bien se le
ha hecho no visible, ningn valor se va a importar desde el registro externo.
7.9 Niveles de licencia

Los campos personalizables son sujetos a niveles de licencia especficos.
Siempre hay un nivel base gratuito que permite crear hasta tres campos. Si
hacen falta ms, es preciso adquirir un nivel superior como se muestra en la
tabla siguiente:
Nombre del nivel de licencia
GRATIS-CUST3
CUST10
CUST30
CUST-NO-LIMITS
Descripcin
Permite
crear
hasta
3
campos
personalizables gratuitamente
Permite
crear
hasta
10
campos
personalizables
Permite
crear
hasta
30
campos
personalizables
Permite crear un nmero cualquiera de
campos personalizables
Ms detalles sobre los niveles de licencia y sobre cmo adquirirlos se

encuentran en el captulo Gestin Licencias.
Si se trabaja con un nico dispositivo y se tiene cierto nivel de licencia para los
campos personalizables, nunca ser posible crear ms campos de los que
permita el nivel mismo de licencia.
Sin embargo si se trabaja con la Gestin de la Nube activada, se podra tener
un dispositivo con un nivel de licencia y otro con otro nivel. Si los dos niveles
son iguales, no habr algn tipo de problema. Si en cambio los dos niveles son
distintos, se acabar teniendo algunos campos inhabilitados en el dispositivo
con nivel inferior. Esto pasa cuando en el dispositivo de mayor nivel de licencia
se crea un nmero de campos personalizables mayor que el nmero lmite
previsto en el nivel inferior que se encuentra en el otro dispositivo. Cuando la
base de datos se actualiza en el dispositivo con nivel inferior, todos los campos
que superan el lmite se bloquean. stos entonces se visualizarn en rojo en la
lista de campos personalizables y no ser posible usarlos en ese dispositivo.
29
Se podr trabajar de todos modos en esta configuracin, an as teniendo en

cuenta que si se modifica un registro en el dispositivo con nivel de licencia ms
bajo y ese registro tena ya valores ajustados en los campos personalizables
inhabilitados, estos valores se perdern a la hora de guardar el registro.
Por lo tanto se aconseja evitar esta configuracin e instalar siempre el mismo
nivel de licencia en todos los dispositivos que participen en la nube.
30
8 LOS FILTROS DE VISUALIZACIN

Las listas de clientes, oportunidad y ventas pueden restringirse aplicado los
filtros de visualizacin. Para eso, habr que abrir el men contextual de la lista y
seleccionar Filtros de visualizacin o bien tocar una vez el filtro actual que se
muestra al principio de la lista. Se abrir una ventana en donde el usuario puede
elegir uno de los muchos filtros disponibles o bien combinar ms que uno en
expresiones ms complexas de tipo booleano.
En la parte alta de la ventana hay un cuadro con el filtro actual. El texto del
cuadro se actualiza automticamente conforme el usuario elija y combine los
filtros.
En la parte central de la ventana hay una seccin con dos pestaas, que
permite elegir uno a uno los elementos que componen el filtro general que se
est creando. Las dos pestaas son:
Filtros: aqu hay un campo de seleccin. Con el botn de revelacin que
se encuentra a la derecha del campo, se puede abrir la lista de todos los
filtros disponibles y seleccionar uno. Para los filtros sin parmetro, dicha
seleccin conlleva la actualizacin del filtro actual marcado en el cuadro
superior. Para los filtros con parmetro en cambio se tendr que elegir el
parmetro mismo antes de que el filtro actual se actualice.
Campos: aqu se encuentran tres campos con los que se puede elegir un
nombre campo, un operador y un valor. Para algn tipo de campo habr
tambin un botn de revelacin que ofrece algunas opciones especficas.
Combinando los valores de todos estos campos se podr crear
condiciones de filtro extremadamente finas. En la lista de los campos,
siempre se podr ver cierto nmero de campos aplicativos. Adems, si
ya se han definido uno o ms campos personalizables, se visualizarn
stos tambin. En la lista de operadores siempre se van a visualizar los
operadores que se pueden usar para el tipo de campo seleccionado. En
el campo valor se va a insertar el valor que se est buscando para el
campo seleccionado.
Ambas condiciones de Filtros y Campos pueden combinarse tambin segn la
lgica booleana. Para esto tenemos algunas teclas circulares en la parte
central de la ventana, que son:
OR lgico ( + ): permite poner en or dos filtros (el de izquierda con el
de derecha del smbulo). En este caso la lista resultante constar tanto
de los registros extrados del primer filtro como de los extrados del
segundo filtro.
AND lgico ( & ): permite poner en and dos filtros (el de izquierda con
el de derecha del smbulo). En este caso la lista resultante constar tan
slo de los registros que se extraen contemporneamente desde el
primero y el segundo filtro.
31
NOT lgico ( ! ): permite de ejecutar el not lgico de un filtro (el que

est a la derecha del smbulo). En este caso la lista consta de todos los
registros que no se extraeran con el filtro
tecla parntesis: esta tecla sirve para insertar las parntesis en la
expresin booleana que se va formando. Es posible insertar slo un nivel
de parntesis, es decir, una vez insertada un parntesis abierto slo se
puede insertar luego un parntesis cerrado. La tecla lleva entonces el
smbulo de parntesis que se pueda insertar.
Tecla undo ( <X] ): permite eliminar el ltimo dgito en la expresin que
se va formando, sea que sea un filtro o un smbolo lgico o una
parntesis.
Tecla vaca ( [X] ): permite eliminar toda la expresin insertada hasta
entonces y restablecer el filtro de default todos.
Para crear una expresin compleja entonces el usuario tendr que elegir
alternativamente un filtro (con posible parmetro anexo), un smbolo booleano o
bien un parntesis. En el caso en que se intente insertar uno de estos
elementos en una sintaxis errnea, el elemento mismo no se insertar.
La ventana de los filtros de visualizacin permite adems elegir, en la parte de

abajo, el criterio de orden de la lista. El usuario puede elegir tanto el campo
segn que se va a ordenar la lista como el orden ascendente o descendente.
8.1 Bsquedas textuales en la lista clientes

La lista clientes, adems de dar la posibilidad de aplicar los filtros de
visualizacin, permite lanzar bsquedas textuales. En la parte superior de la lista
hay un campo en que el usuario puede insertar un texto para buscar. Justo
debajo de este campo hay una barra de botones que se puede mover
horizontalmente deslizando el dedo. Cada uno de estos botones representa uno
de los campos de la plantilla del cliente. Por ejemplo si se selecciona el botn
nombre se lanza la bsqueda textual en todos los campos del nombre.
En la parte derecha de la barra de botones hay opciones de bsqueda textual,
que son las siguientes:
Palabra entera: indica que el texto a buscar ha de coincidir con
palabras enteras.
contiene: indica que el texto a buscar puede ser contenido en las
palabras.
ignora M/m: indica que la bsqueda considera iguales las maysculas
y minsculas.
considera M/m: indica que la bsqueda considera distintas las
maysculas y las minsculas.
Las opciones seleccionadas son visibles. Para cambiar seleccin bastar con
tocar con el dedo las opciones mismas que por consiguiente cambiarn.
Habr que considerar las siguientes reglas para las bsquedas textuales:
32
el texto insertado slo se va a buscar en el campo seleccionado en la

lista de los botones y segn las reglas dictadas por las opciones de
bsqueda;
si el texto insertado consta de un nico carcter alfabtico (no
numrico) se extraen todos los clientes que tienen un valor que
empiece con esta letra en el campo seleccionado en la lista de
botones;
La bsqueda textual aplica un filtro adicional al que posiblemente est
ya aplicado, es decir que limita los resultados generados por el filtro
de visualizacin. Si se lanzan ms bsquedas textuales una trs otra,
todas actuarn en el mismo filtro de visualizacin y no se acumularn
la una sobre la otra.
Para remover una bsqueda textual, hay que entrar en modo
escritura en el campo de bsqueda y seleccionar el botn elimina
que est a su derecha.
8.2 Extraer clientes cercanos

Entre todos los filtros disponibles para la lista de clientes hay uno etiquetado
como aquellos a distancia X. Dicho filtro consente extraer todos los clientes
cuya posicin est dentro de un rea de radio X que se centra en la posicin
actual del dispositivo. Este filtro entonces consente localizar de inmediato todos
los clientes cercanos al rea en que el usuario se mueve.
Para que el filtro sea efectivo, los clientes tienen que estar geocodificados
(vase ms abajo). Se recomienda entonces lanzar una geocodificacin manual
(men Principal => Utilidades => Geocodificacin clientes) antes de empezar a
usar este filtro.
El filtro mantiene en memoria la posicin actual durante 10 minutos, luego la
descarta. Por consiguiente, si despus de 10 minutos el dispositivo si ha
movido a cierta distancia (por ejemplo en el caso de un coche en movimiento)
se aconseja volver a aplicar el filtro para que ste d resultados ms
actualizados.
8.3 Creacin de un men personal de filtros favoritos

Durante la definicin de un filtro de visualizacin se puede elegir la opcin de
guardarlo en una base de datos con un nombre y una descripcin. Esto facilita
su usi rpido en ottras ocasiones sin tener que volver a crearlo cada vez.
Todos los filtros guardados se encuentran en una lista que se visualiza al
seleccinar el botn de la barra de navegacin en la lista clientes,
oportunidades o ventas.
La aplicacin del filtro se ejecuta con su simple seleccin en la lista misma.
En la lista se encuentra tambin la opcin modifica. Con ella se puede tanto
ordenar como eliminar filtros. Por lo tanto se puede tambin crear segn el
propio gusto un men personalizado de filtros que permite volver a llamar los
grupos de clientes, oportunidades o ventas con quienes normalmente se
trabaja.
33
8.4 Filtros usados recientemente

La lista de los filtros gurdados tiene tambin una seccin de filtro usados
recientemente donde se encuentra la lista de todos los filtros aplicados a la
lista, desde el ms reciente hacia atrs (hasta un mxmo de 100 filtros). Aqu
tambin simplemente seleccionando uno de estos elementos, se vuelve a
aplicar el filtro correspectivo.
34
9 GESTIN MULTI-DIVISA
Cuando se empieza a usar myCRM, la aplicacin usa como divisa estndar la
que est impostada en los favoritos del dispositivo. Todos los importes
monetarios que se vayan a insertar en los registros de venta y oportunidad se
refieren por lo tanto a esta divisa estndar.
No obstante, el usuario tiene la posibilidad de insertar importes en cualquier otra
divisa del mundo. De hecho cada monetario en la aplicacin tiene un botn de
revelacin a su derecha por el que se accede a la ventana eleccin divisa. En
esta ventana el usuario puede elegir la divisa a que se refiere el importe
monedario, el valor del cambio entre dicha divisin y la estndar y el modo en
que el tipo de cambio se habr de tratar a lo largo del tiempo.
Por lo tanto, en la ventana de eleccin de divisas, el usuario inicialmente abre
una lista de todas las divisas del mundo y selecciona una. Luego tendr que
insertar un importe monetario en la divisa recin seleccionada y finalmente
inserta el tipo de cambio entre la divisa seleccionada y la estndar. Este tipo de
cambio se puede insertar manualmente o bien recuperar a travs de la
aplicacin llamando en remoto al servicio de Yahoo Finance. Est claro que esta
segunda opcin se puede utilizar siempre y cuando el dispositivo tenga
capacidad de conexin a Internet.
Cuando el tipo de cambio est definido, el usuario tiene dos opciones: definir
este valor como esttico e invariable en el tiempo o bien como dinmico. En el
segundo caso, la aplicacin intentar actualizar el tipo de cambio cada vez que
el valor que tiene memorizado se pasa de un cierto tiempo. En principio la
actualizacin es cada hora pero se puede cambiar en los Ajustes. Los valores
varan entre 10 minutos y 24 horas.
Por lo tanto, cada vez que la aplicacin necesita un importe en una divisa
distinta a la estndar y para la cual se ha definido un tipo de cambio que se
actualiza automticamente, la aplicacin verifica si el tipo de cambio guardado
en la memoria sigue vlido. Si es as, lo usa para calcular el importe insertado en
la divisa estndar, si no se lanza una llamada sincronizada al servicio Yahoo
Finance para recuperar el valor actual del tipo de cambio. Si la llamada tiene
xito, el nuevo valor se guarda para que se pueda utilizar ms tarde, si no se
sigue utilizando el viejo hasta que no se encuentre disponible un nuevo valor
ms actualizado.
Este proceso se repetir para todas las divisas utilizadas por el usuario.
Como ya hemos dicho, el usuario tiene la posibilidad de cambiar tambin el
tiempo de validez del tipo de cambio desde los Ajustes. Adems, an en los
Ajustes, el usuario puede tambin modificar la divisa estndar de la aplicacin,
por lo tanto la divisa estndar puede ser distinta a la predefinida en el
dispositivo.
Una vez que el usuario ha cambiado la divisa estndar, la base de datos tendr
que ser convertida entera. ste es un proceso que puede tardar unos minutos y
necesita una conexin Internet activa, ya que se har necesario llamar una o
ms veces al servicio externo de Yahoo Finance. Si el proceso falla porque no
hay conexin Internet o bien porque el usuario lo para, la base de datos se
podr utilizar en su totalidad. Todo se queda en su sitio, sino que cada vez que
35
la aplicacin tiene que acceder a los valores monetarios expresados en la nueva

divisa estndar, tendr que acceder al servicio de Yahoo Finance para
recuperar el tipo de cambio relevante y por lo tanto podra conllevar un uso
ralentizado de la aplicacin.
Si esto se verifica, aparece en los Ajustes un botn que permite lanzar
manualmente al usuario el proceso de conversin en cualquier momento.
36
10
LAS EMPRESAS PRINCIPALES
Una oportunidad o una venta pueden estar vinculadas en su creacin a una

empresa principal.
La empresa principal puede ser creada tanto contextualmente durante la dicha
asociacin o bien en el men en Otras entidades => empresas principales
=> crea nueva principal.
Las informaciones que se pueden insertar son las siguientes:
nombre de la empresa principal (obligatorio)
descuento mximo: mximo porcentaje de descuento admitido por la
empresa principal
descuento aconsejado: porcentaje de descuento aconsejado por la
empresa principal
comisin mxima: comisin mxima (en porcentaje) aplicada por la
empresa principal
comisin estndar: comisin ordinaria (en porcentaje) aplicada por la
empresa principal
formas de pago admitidas: conjunto de todas las formas de pago
admitidas por la principal
nr. mximo de plazos: nmero mximo de plazos admitido por la
principal
notas: notas adicionales
Cuando una empresa principal est vinculada a una oportunidad a la hora de su
creacin, el valor del campo comisin (%) es por defecto el valor de la
comisin estndar prevista por la empresa principal. El usuario luego puede
editar este valor pero no puede insertar valores superiores a la comisin mxima
prevista por la principal.
Asimismo, cuando una empresa principal est vinculada a una venta en
creacin o bien cuando se crea una venta a partir de una oportunidad cerrada
positivamente y vinculada a una empresa principal, los valores de los campos
descuento (%) y comisin (%) se correspondern respectivamente con el
descuento aconsejado y la comisin estndar previstos por la empresa
principal. El usuario puede luego editar estos valores pero nunca podr superar
los valores de descuento mximo y comisin mxima previstos por la empresa
principal.
En el caso en que la empresa principal preve unas comisiones fijas o variables
segn el valor de la venta, entonces se podr insertar el valor 0 en los campos
de comisin mxima y comisin estndar. De esta forma el campo de importe
comisin de la venta se har editable, as que se podrn insertar en l valores
fijos segn se quiera.
Finalmente, las formas de pago y el nmero mximo de plazos se limitarn
como valores admitidos segn los valores previstos por la empresa principal. El
usuario entonces podr elegir para la venta una forma de pago entre las
previstas por la empresa principal y un nmero de plazos que no sea superior al
mximo previsto por la empresa principal.
37
La asociacin de las oportunidades y las ventas a las empresas principales

permite el uso de filtros de visualizacin que extraen todos los registros
vinculados a una empresa principal en concreto.
38
11 EL MODO SELECCIN
Para las tres entidades principales, es decir Clientes, Oportunidades y Ventas (y
tambin para algunas segundarias, como las Relaciones) se puede usar el
modo seleccin en la visualizacin de las listas de registros para ejecutar
operaciones con el grupo de registros seleccionados.
Para usar el modo seleccin hay que elegir Empieza seleccin en el men de
lista: la lista misma entra as en modo seleccin. En este modo, seleccionando
con el dedo cada registro, stos cambiarn de color y aparecer a su lado el
smbolo de seleccin. As se pueden seleccionar todos los registros que se
quiera. Luego, abriendo de nuevo el men de lista se encontrarn todas las
operaciones que se pueden ejecutar con los objetos seleccionados adems de
otras operaciones ms generales.
Por ejemplo se podr ejecutar una eliminacin mltipla de registros, o bien, en el
caso de la lista clientes, ejecutar la creacin mltipla de oportunidades con
clientes seleccionados.
Para salir del modo seleccin, slo hace falta seleccionar la opcin Termina
seleccin en el men de lista.
Hay que tener en cuenta que en modo seleccin, la paginacin est bloqueada,
por lo tanto no se pueden seleccionar elementos que pertenezcan a pginas
distintas. Finalmente, en la versin de myCRM para iPad, cuanado se lanzan
algunas acciones sobre los elementos seleccionados, como por ejemplo
muestra en el mapa o bien estadsticas y totales, la relativa vista de
resultados de la accin se actualiza automticamente cada vez que se
seleccionen o deseleccionen los elementos de la lista.
39
12 ACTIVIDADES
A cada una de las entidades principales presentadas anteriormente (Clientes,
Oportunidades y Ventas) se pueden asociar unas actividades. Un registro de
actividad es un conjunto de informaciones que describen una actividad que
tiene que ser desarrollada por el usuario.
La actividad entonces es un concepto que se relaciona al futuro, mientras la
relacin, que detallaremos ms adelante, se refiere al pasado.
Existen varios tipos de actividades:
actividades "pro-cliente": son actividades vinculadas a un nico cliente;
se crean y se visualizan en lista en el men contextual del cliente mismo;
actividades multi-cliente: son actividades vinculadas a ms clientes; se
crean en el men de lista clientes y se visualizan en el men de lista de la
agenda;
actividades "pre-venta": son actividades vinculadas a una oportunidad de
venta; se crean y visualizan en el men contextual de la oportunidad;
actividades "post-venta": son actividades vinculadas a una venta
cerrada; se crean y visualizan en el men contextual de la venta;
Actividades genricas: son actividades que no estn vinculadas a
ninguna entidad. Se crean y visualizan en el men de lista de la agenda.
Una actividad se caracteriza por las siguientes informaciones:
ttulo: representa una breve descripcin de la actividad misma;
descripcin: es una descripcin ms detallada de la actividad;
fecha: indica la fecha en que la actividad tiene lugar;
hora: el horario en que se desarrolla la actividad;
NOTA: fecha y hora siempre tienen que indicar un momento futuro con
respecto al que se inserta la actividad. Esto es lgico porque, como ya
considerado anteriormente, se trata de definir cosas por hacer con el
cliente (actividades etc.). De todos modos, para mayor flexibilidad en el
uso de la aplicacin, se consente la insercin de datos referentes el
pasado, cosa que resulta bastante til en la definicin de actividades
peridicas.
Duracin: representa la duracin (hipottica) en minutos de la actividad
frecuencia: es la periodicidad de la actividad. Sus posibles valores son:

o una tantum (es decir una actividad nica no peridica);
o diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual;
o a 5, 10, 15, 20, 45, 60 das.
En el caso de frecuencia "una tantum", se intende que la actividad se
desarrolla slo en la fecha y hora insertados en sus respectivos campos.
En todos los dems casos se trata de una actividad peridica que
empezar en la fecha indicada en el campo fecha y en intervalos
40
establecidos en el campo frecuencia, por ejemplo semanales, mensuales

etc.;
hasta: es la ltima fecha despus de que la actividad peridica (o sea no
"una tantum") termina;
dd notificacin: indica cuantos das antes de una actividad se quiere
visualizar un aviso en agenda
NOTA: si est activada la sincronizacin con el calendario del dispositivo,
este campo pierde su sentido y se sostituye con unos avisos, como se
detallar ms abajo;
vnculo: indica qu criterio hay que seguir cuando se calculan todos los
compromisos referidos a una actividad peridica. Los valores posibles
son:
o exactamente en la fecha: cada evento de actividad se apunta en
agenda exactamente en su fecha
o no en fin de semana
Si el evento de actividad cae en fin de semana (sbado o domingo) se
anticipa al viernes anterior al fin de semana mismo.
En el momento en que se registra una actividad, la aplicacin inserta
automticamente en agenda todos los compromisos referidos a ella. En
concreto, en el caso de una actividad una tantum se inserta en agenda un nico
compromiso, mientras en general en las actividades peridicas se insertan
varios compromisos oportunamente organizados temporalmente entre ellos.
12.1 Compromisos
MyCRM gestiona el concepto de compromiso como un caso especial de
actividad. En concreto, el compromiso es una actividad con frecuencia una
tantum que en el momento de su creacin se tiene que referir a un momento
futuro.
Los compromisos siempre tienen que estar vinculados a una entidad. Exisiten
entonces compromisos con cliente (actividades pro-cliente), compromisos por
oportunidad (actividades pre-venta) y compromisos por venta (actividades postventa).
Cuando se crea un compromiso, la aplicacin inserta automticamente unas
informaciones detalladas en los campo objecto y descripcin. En agenda el
compromiso se visualiza con un color distinto.
12.2 Actividad multi-cliente

Este tipo de actividad est siempre vinculado a ms que un cliente. Para crear
una actividad de este tipo, antes de nada hay que entrar en la lista clientes y
filtrar o seleccionar a mano cierto nmero de clientes. Luego desde el men de
lista clientes se selecciona crea nueva actividad y se definen los datos de la
actividad multi-cliente. sta, a partir de cuando se guarde, siempre ir vinculada
al conjunto de clientes seleccionado.
41
La asociacin de los clientes a la actividad multi-cliente se define en el momento

de su creacin y no se puede modificar. Hay una excepcin: cuando uno de los
clientes involucrados en la actividad multi-cliente se elimina completamente de
la base de datos. En este caso la lista de los clientes involucrados se ve privada
de ese mismo cliente. Si por consiguiente adems slo queda un cliente en la
lista, entonces la actividad se cambiar automticamente a actividad procliente y se vincular al cliente que queda.
Las actividades multi-cliente se pueden elencar en el men de lista de la
agenda. Seleccionando entonces una de stas y abriendo su detalle, se puede
visualizar la lista entera de los clientes involucrados a travs del men
contextual.
42
13 LA AGENDA
En myCRM existe una agenda a la que se puede acceder desde el men
principal en la opcin Agenda. Consta de tres opciones visuales: la diaria, la
semanal y la mensual.
La finalidad de la agenda es visualizar en un calendario todas las actividades
definidas por el usuario y todos los eventos definidos en myCRM, como por
ejemplo las fechas especiales de los clientes, los eventos de relacin, las citas,
los recordatorios etc.
Definimos compromiso un nico elemento presente en agenda si est
vinculado directamente a una actividad. Por otro lado llamamos ms en general
evento un nico elemento presente en agenda si est vinculado a otros tipos
de eventos creados por myCRM, como por ejemplo una fecha especial, el fin de
una oportunidad etc..
La
agenda
permite
visualizar
contemporneamente
todos
los
compromisos/eventos o bien los mismos pero filtrados por categora. El filtro se
aplica en la oportuna barra horizontal de las categoras que est en el teclado
de la agenda. Las categoras disponibles son:
todos: se visualiza cualquier compromiso/evento
actividad: se visualizan slo los compromisos vinculados a las
actividades de cualquier tipo excepto las citas.
citas: se visualizan los compromisos especficos de las citas
fechas especiales: se visualizan los eventos vinculados a las fechas
especiales
oportunidad: se visualizan los eventos vinculados a las oportunidades, es
decir insercin, actualizacin y fin oportunidad
ventas: se visualizan los eventos vinculados a las fechas de venta
relaciones: se visualizan los eventos de relacin
recordatorio: se visualizan slo los recordatorios en agenda
completados: se visualizan todos los compromisos/eventos cuyo estado
es acabado
no completados: se visualizan todos los compromisos/eventos cuyo
estado es no completado
Calendario: se visualizan tan solo los eventos externos de calendario
Los compromisos/eventos no pueden ser generados nunca directamente por el

usuario, sino automticamente por la aplicacin siempre y cuando el usuario
defina una actividad (peridica o no) o bien cuando define otros tipos de
eventos como las fechas especiales de un cliente o la fecha de posible fin de
una oportunidad.
Por ejemplo cuando se genera una actividad una tantum a fecha 10/10/2010,
se genera en agenda un nico compromiso para el da. En cambio si se genera
una actividad peridica mensual a fecha 10/10/2010 hasta fecha 09/10/2011,
por consiguiente se generarn 12 compromiso en agenda para los das
10/10/2010, 10/11/2010, 10/12/2010, . . . 10/08/2011, 10/09/2011. Adems,
43
si se enva un correo a un grupo de clientes o si se crea una nueva oportunidad,

se generan en agenda los eventos relativos.
Una vez que se hayan insertado en agenda, los compromisos se hacen
independientes uno del otro. Esto significa que cada compromiso se podr
modificar tanto en contenido, estado, ttulo y descripcin como en su espacio
temporal, o sea da y hora. De todas formas estarn an vinculados al registro
de actividad por la que fueron generados. Si este ltimo se modifica, todos los
compromisos en agenda que no han sido modificados directamente por el
usuario y que son futuros con respecto al momento de la modificacin del
registro de actividad se eliminarn y volvern a crear segn la nueva
planificacin, mientras se mantienen en agenda todos los dems, es decir se
van a respetar los compromisos modificados directamente por el usuario,
pasados o futuros, y tambin los compromisos pasados no modificados.
Los compromisos pueden tambin ser eliminados seleccionados pasando el
dedo de derecha a izquierda o viceversa y luego confirmando con el botn rojo.
Lo mismo ocurre, aunque sea parcialmente, con los dems eventos. Cuando
estn generados de hecho, los eventos tambin pueden ser editables en
agenda autnomamente. Se puede entonces cambiar su ttulo o descripcin,
pero no se puede cambiar su posicin temporal (salvo modificar directamente la
causa que los gener).
Todos los compromisos son caracterizados por el estado completado/no
completado que inicialmente est ajustado por defecto a no completado.
Este estado se puede modificar tanto desde dentro de la vista de detalle del
compromiso, a travs del oportuno conversor, como desde las vistas diaria y
semanal de la agenda (y tambin del Historial del Cliente), poniendo el smbolo
de seleccin a la derecha de cada compromiso.
El estado completado/no completado no tiene un significado especfico en
myCRM. Simplemente sirve de auxilio al usuario para marcar los compromisos
segn una lgica personal.
Para los eventos en genreal no es posible modificar su estado de
completado/no completado. Para algunos de ellos de hecho el estado est
ocultado porque no tiene sentido, para otros es visible pero siempre ajustado a
completado porque de otra forma no tendra sentido.
Se puede definir un seguimiento sobre los compromisos provenientes de
actividades de cualquier tipo o de citas, es decir se puede crear un nuevo
compromiso que tenga las mismas caractersticas del primero pero grabado a
una fecha posterior.
13.1 Sincronizacin con el calendario del dispositivo

Desde Ajustes de myCRM se puede activar la sincronizacin con el calendario
del dispositivo. Hay que seleccionar un calendario entre los propuestos, o sea
todos los calendarios editables definidos en el dispositivo.
Una vez seleccionado un calendario, a partir de este momento todos los
compromisos/eventos insertados en agenda y todos los compromisoso
44
existentes que vienen modificados se van a copiar automticamente en el

calendario del dispositivo elegido por el usuario bajo la etiqueta de nuevos
eventos de calendario.
Se quedan fuera de este proceso automtico de sincronizacin todos los
compromisos/eventos existentes y no modificados. Si se quieren grabar stos
en el calendario del dispositivo, habr que seleccionar la opcin sincroniza
ahora en los ajustes, justo debajo de la seleccin de los calendarios. Dndole al
botn se empieza un proceso de traslado de todos los compromisos/eventos
existentes en agenda al calendario del dispositivo.
La sincronizacin con el calendario se puede interrumpir en cualquier momento
seleccionando el conversor oportuno en los ajustes. Desactivando la
sincronizacin, todos los compromisos/eventos nuevos generados o
modificados en la agenda de myCRM a partir de ese momento ya no sern
grabados en el calendario del dispositivo. Por otro lado todos los
compromisos/eventos ya registrados en el calendario del dispositivo no se
eliminarn del calendario mismo. Si se quiere eliminar stos habr que
seleccionar el botn elimina ahora en los ajustes, justo debajo de la seleccin
de los calendarios. Seleccionando este botn, se empezar un proceso que
eliminar todos los elementos generados por myCRM del calendario del
dispositivo.
Cuando la sincronizacin est activa, los compromisos/eventos en agenda se
registran como nuevos eventos en el calendario del dispositivo. Estos eventos
entonces son copias de los compromisos/eventos guardados en myCRM, o
sea que son toalmente independientes de los compromisos/eventos en agenda
de myCRM.
De todos modos se aconseja no modificar directamente los eventos de
calendario generados por myCRM ya que stos pueden ser eliminados y
regenerados por myCRM en cualquier momento, conllevando la prdida de
todas las informaciones adicionales insertadas por el usuario.
Si se quiere modificar un evento de calendario generado por myCRM entonces,
lo ms aconsejable es modificar el compromiso/evento respectivo en agenda
desde myCRM mismo.
Todos los eventos de calendario creados por myCRM tienen un cdigo especial
en el campo notas. Este cdigo es usado po myCRM para recuperar y
visualizar la cita relevante en agendda y tiene la forma MYCRMCODE<XXX>,
donde XXX es un nmero. Para utilizar este cdigo, el usuario tiene que entrar
en el modo editar en el evento de calendario, seleccionar el cdigo con doble
toque sobre el evento mismo y copiarlo en los apuntes, Luego lanza o vuelve a
arrancar myCRM. La aplicacin est ahora preparada para reconocer la
presencia en los apuntes del cdigo recin copiado y lo utiliza para impostar la
agenda sobre la cita relevante.
13.2 Opciones de sincronizacin

Activando la sincronizacin, hay tres opciones para obtener la solucin
requerida:
45
Incluye slo estos tipos: pulsando el botn de revelacin se accede a la

lista de todos los tipos de eventos/citas que se apuntan en agenda. Se
puede elegir cuales tipos han de ser sincronizados con el calendario del
dispositivo
- No sincronizar los eventos pasados desde: para que el proceso de
sincronizacin se mantenga gil, los eventos pasados de myCRM se
excluyen de la elaboracin de datos. Se puede elegir la cantidad mnima
de tiempo que tiene que pasar antes que un evento/cita de myCRM
pueda ser eliminado del dispositivo.
Visualiza los eventos de calendario externos en la agenda de myCRM:
activando esta opcin, en la agenda de myCRM se pueden visualizar todos los
eventos presentes en el calendario del dispositivo que no han sido creoados por
el mismo myCRM. Estos eventos externos se muestran en la agenda de
myCRM come citas no editables
13.3 Gestin de las alarmas

Activando la sincronizacin con el calendario del dispositivo se pueden usar las
alarmas asocindolas a myCRM.
Las alarmas son el sistema estndar disponible en la aplicacin Calendario del
dispositivo para avisar al usuario de la cercanca de un evento. La alarma es una
ventana que salta en el momento predeterminado junto con un sonido.
Las alarmas se pueden configurar tanto en el evento de calendario vinculado al
compromiso/evento en agenda de myCRM como modificando directamente
este ltimo. En este caso tambin el compromiso/evento en la agenda de
myCRM es el patrn y el relativo evento en calendario es el segundo. Se
recomienda entonces de configurar las alarmas siempre dentro de myCRM
modificando los compromisos/eventos en agenda.
MyCRM adems ofrece mayor flexibilidad a la hora de configurar las alarmas:
se puede configurar un nmero cualquiera de alarmas por cada
compromiso/evento en agenda (y no slo dos como en la aplicacin
Calendario);
se pueden configurar alarmas de tipo relativo, es decir cuanto antes del
evento ha de saltar la ventana de aviso, y tambin de tipo absoluto, o
sea establecer una fecha y hora absoluta en que ha de saltar la ventana
de aviso (esta posibilidad no se contempla en la aplicacin Calendario);
hay mayor posibilidad de seleccin de alarmas relativas que en la
aplicacin Calendario
las alarmas se pueden definir en el momento mismo de la creacin de
una nueva actividad. Esto significa que la configuracin de las alarmas se
aplicar automticamente a todos los compromisos derivados a la
actividad misma. Cada compromiso podr luego modificarse, as como
las fechas especiales vinculadas a los clientes.
13.4 Sincronizacin con Google Calendar

La sincronizacin con Google Calendar es un caso especial de la sincronizacin
con el calendario del dispositivo.
46
Antes de nada hay que definir un nuevo usuario de tipo CalDAV con las
credenciales del mismo Google Calendar. Para eso:
abrir los Ajustes del dispositivo
seleccionar correo, contactos, calendarios
seleccionar aade usuario
seleccionar otro
seleccionar aade usuario CalDAV
insertar las credenciales del usuario, la direccin del servidor Google, es
decir www.google.com, y una descripcin para el usuario
Una vez creado el usuario para el Google Calendar, ste mismo se visualizar
en la lista de los calendarios disponibles en los ajustes de myCRM.
Seleccionndolo, empezar la sincronizacin con Google Calendar.
Prcticamente cada vez que se crea un compromiso/evento en agenda, se
graba automticamente en el calendario del dispositivo y tambin en el servidor
de Google. Esto significa que conectndose al Google Calendar desde
cualquier PC con un browser, se podrn ver en tiempo real (o casi) los eventos
aadidos a travs de myCRM.
Para que la sincronizacin se verifique hace falta una conexin Internet activa y
en funcin. Si no es as, los nuevos eventos (o las modificaciones de los
existentes) se registrarn slo localmente en el calendario del dispositivo.
Para volver a obtener la sincronizacin con Google Calendar, se tendr que
volver a abrir la aplicacin Calendar cuando la conexin Internet sea de nuevo
activa y en funcin y esperar un poco. La aplicacin trasladar automticamente
y silenciosamente todas las modificaciones locales a Google Calendar que no
se hayan an sincronizado.
13.5 Actividades genricas y recordatorio

Desde el men de lista de la agenda se puede tambin crear nuevas
actividades, que sern de tipo genrico, es decir no vinculadas a ningn
cliente, ni a alguna oportunidad o venta.
Menos esta diferencia, las actividades genricas son iguales a las actividades
de otro tipo.
An en el men de lista de la agenda se pueden crear los recordatorios. Son
elementos descriptivos no vinculados a ninguna entidad que le permiten al
usuario guardar en agenda sus propios apuntes.
13.6 Filtros cliente de la agenda

Desde la agenda se puede obtener la lista de los clientes del da, de la semana
o del mes. Cuando la vista de la agentda est ajustada en da, el men de lista
tiene el campo clientes del da. Cualndo la vista est ajustada en semana el
men propone los clientes de la semana y finalmente cuando la vista est
ajustada en el mes, el men va a porponer el campo clientes del mes.
Seleccionando clientes del da/semana/mes se va a tener:
47
todos los clientes afectados por las actividades pro-cliente, pre-venta,

post-venta y multi-cliente cuyas citas caen en el da/semana/mes
actualmente visualizado;
- todos los clientes afectados por citas vinculadas a clientes,
oportunidades y ventas cuyas citas caen el el da/semana/mes
actualmente visualizado;
- todos los clientes afectados por fechas especiales cuyas citas caen el el
da/semana/mes actualmente visualizado;
todos los clientes afectados por citas relaciones cuyas citas caen el el
da/semana/mes actualmente visualizado.
13.7 Limpieza de la agenda

La agenda es un elemento de la aplicacin que tende a llenarse de muchos
registros, conllevando el incremento diario de las dimensiones de la base de
datos.
Estos registros pueden perder importancia despus de un tiempo, as que se
preve una funcin automtica de limpieza de los compromisos ms antiguos de
cierto tiempo, que puede variar entre 1 mes y 3 aos. Si se activa esta funcin
(desde la vista de Ajustes, activando el oportuno conversor y seleccionando el
perodo), la aplicacin elimina a cada apertura (con periodicidad mnima de 24
horas) los compromisos ms antiguos.
48
14 GEOCODIFICACIN CLIENTES Y GESTIN

REAS
MyCRM est dotado de un potente motor di geocodificacin que permite la
inmediata visualizacin de los clientes en los mapas geogrficos.
La geocodificacin es el proceso que permite establecer las coordernadas
geogrficas (latitud y longitud) de cierta direccin o localidad. El proceso
requiere la interaccin con el servidor de geocodificacin de Google por lo tanto
slo se puede llevar a cabo si hay una conexin Internet activa y en funcin
(condicin ya requerida para visualizar los mapas).
Cada vez que el usuario inserta una direccin en el registro de un cliente, sta
se guarda tal como est sin que se aplique algn control de correccin o
existencia.
Por contra cuando el usuario selecciona la operacin de visualizacin de la lista
clientes en el mapa, empieza el proceso de geocodificacin de todas las
direcciones de todos los clientes presentes en la lista a visualizar.
El proceso coge una a una las direcciones a visualizar de los clientes y las enva
a Google que responde enviando a myCRM las coordenadas geogrficas de las
mismas. Estas coordenadas se guardan en la aplicacin para evitar consultar de
nuevo al Google.
Para que la geocodificacin tenga xito es necesario que el campo direccin
tenga en la parte de valor la direccin entera del cliente, es decir calle,
nmero, cp, ciudad, estado. Las posibles partes de direccin contenidas en
etiqueta del campo direccin se ignoran totalmente.
Abriendo la lista de las direcciones desde el detalle cliente se puede definir si
estas direcciones se han geocodificado o no seleccionando el botn de info a
lado de cada una de ellas.
La geocodificacin puede fallar si la direccin est mal escrita o bien si es
ambigua. Adems puede fallar si se alcanza el nmero mximo de
geocodificaciones diarias permitidas por Google.
Si una direccin ya geocodificada se modifica posteriormente, su
geocodificacin se pierde y hay que ejecutarla de nuevo.
En el caso en que se importen grandes cantidades de clientes o si no se tiene
una conexin internet siempre activa o muy rpida, se puede ejecutar la
geocodificacin de las direcciones para todos los clientes registrados en la base
de datos en una nica vez en la seccin geocodificacin clientes a la que se
accede desde el men Utilidades.
Con esta funcin se intenta geocodificar todas las direcciones de la base de
datos que an no estn geocodificadas. Puede que durante las diversas
geocodificaciones, en el caso de nmeros muy elevados, se alcance el lmite
mximo de geocodificaciones diarias permitidas por Google. En este caso se
tendr que esperar 24 horas y volver a repetir la operacin para completar las
geocodificaciones restantes.
49
14.1 Visualizacin de los clientes en los mapas

Desde la lista de clientes, una vez aplicado (o no) un filtro de visualizacin, se
pueden mostrar en el mapa todos los clientes presentes en la lista misma. Para
esto hay que seleccionar en el men contextual de la lista la opcin Muestra en
el mapa. Esta opcin acciona la geocodificacin de todas y slo aquellas
direcciones de los clientes presentes en la lista clientes que an no han sido
geocodificadas. Una vez acabada la geocodificacin, se pondrn en el mapa
tantos marcadores cuantas direcciones geocodificadas al momento y
anteriormente. Todos los clientes que tienen una o ms direcciones no
ubicables en el mapa (porque errneas, ambiguas o no geocodificables por
cualquier motivo) se visualizan en la lista de clientes con error, a la que se puede
acceder con el oportuno botn de revelacin hallado en el mapa. Desde esta
lista, el usuario puede acceder al detalle de cada cliente y corregir las
direcciones errneas. Volviendo al mapa, todas las direcciones recin
modificadas tendrn una geocodificacin automtica y en caso de xito positivo
se marcarn en el mapa con todas las dems.
Los clientes se visualizan en el mapa por marcadores de colores. Los colores
representan el estado del cliente como ya ilustrado: libre (rojo), en seguimiento
(amarillo), ocupado (verde).
Tocando un marcador se va a abrir la ventana de las informaciones, que
contiene el nombre del cliente y dos botones, uno a la derecha y el otro a la
izquierda del nombre. El botn de derecha lleva a abrir la vista de detalle del
cliente, mientras el de izquierda va a abrir la aplicacin externa Mapas
impostada por defecto para indicar el camino desde la posicin actual del
dispositivo a la del cliente.
14.2 Visualizacin de un nico cliente en el mapa y correccin

manual de su posicin
Desde la vista de detalle de cada cliente se pueden visualizar sus direcciones en
el mapa. Para eso hay que elegir la opcin Muestra en el mapa del men
contextual del cliente. Se abre el mapa, se ejecuta posiblemente la
geocodificacin de las direcciones del cliente y se ponen tantos marcardores
como direcciones geocodificadas del cliente.
En algunos casos, aunque la geocodificacin ha sido correcta, puede que el
marcador no est en la posicin correcta, por ejemplo cuando la calle de la
direccin es muy larga (el marcador puede ponerse a mucha distancia de la
posicin efectiva de la direccin). En estos casos se puede entrar en modo
editar en el mapa, seleccionando el botn de modifica y moviendo
manualmente el marcador a la posicin requerida. Para mover el marcador, hay
que tocarlo una primera vez de forma que se muestre la ventana, luego hay que
tocarlo de nuevo para arrastrarlo con el dedo. Una vez movido el marcador en
la posicin correcta, al levantar el dedo se determina la nueva posicin del
marcador que por lo tanto se va a vincular a la direccin. Finalmente
seleccionando la opcin guardar se registran permanentemente en la base de
datos las modificaciones hechas.
50
Con el mismo sistema se puede tambin poner manualmente un marcador para

aquellas direcciones cuya geocodificacin es errnea por cualquier motivo. En
este caso el procedimiento a seguir es el siguiente:
1. se pone un marcador en una posicin cercana en el mapa, para lo cual
se puede proceder de tres formas distintas:
a. se localiza una calle cercana reconocida por Google y se usa
(luego se aade en las notas del cliente su direccin correcta);
b. se cambia la direccin dejando entre parntesis la parte no
reconocida y dejando fuera slo la ciudad. Por ej. La direccin
Via Borroncino di Sotto 65 Montevarchi AR cambiara a
"Montevarchi AR (Via Borroncino di Sotto 65)". De esta forma
Google ignora la parte entre parntesis y pone el marcador en el
centro del pueblo. Cuando se selecciona el marcador, aparece
de todas formas toda la direccin, tambin la parte entre
parntesis que entonces facilita la informacin de detalle;
c. se unen las dos tcnicas anteriores, as que en el mismo ejemplo
de la direccin desconocida de Montevarchi, se podra insertar la
siguiente direccin: "Via Giuseppe Verdi Montevarchi AR (Via
Borroncino di Sotto 65)";
2. Una vez que se haya ubicado en el mapa la direccin aproximada, se
mueve su marcador manualmente hasta la ubicacin correcta.
14.3 Asociacin de las direcciones a las reas

Las direcciones de los clientes pueden asociarse a las reas. La asociacin se
hace en la lista direcciones en modo editar, seleccionando el botn de
revelacin de derecha del campo rea, debajo de la direccin misma y
seleccionando el rea de la lista entre las ofertadas.
Las reas las define el usuario que las crea dndoles simplemente un nombre
nico.
El rea que se crea casi como una etiqueta coge forma cuando se le asocian
las direcciones geocodificadas de los clientes. De hecho la aplicacin guarda
por cada rea la informacin de la latitud y la longitud mnimas y mximas de
todas las direcciones que se le asocian.
Cada rea entonces se define como un rectngulo virtual que delimita el
territorio de todas las direcciones que estn asociadas a ella.
De este rectngulo territorial derivan los dos importantes conceptos de
asociacin directa e indirecta.
asociacin directa: cierta direccin se define directamente asociada al
rea X si el usuario la ha asociado directamente al rea X seleccionando
directamente el rea a travs de la pantalla oportuna cuando se
inserta/modifica la direccin misma.
asociacin indirecta: se le llama a una direccin asociada
indirectamente al rea X cuando sus coordenadas geogrficas estn
dentro del rectngulo territorial definido por el rea X.
Las asociaciones directas entonces son aquellas que el usuario ejecuta,
mientras las indirectas son aquellas que la aplicacin calcula automticamente
sin intervencin del usuario.
51
Las asociaciones indirectas permiten localizar clientes que se encuentran en

un rea X aunque stos no se hayan asociado a ningn rea o bien se han
vinculado a reas diferentes que estn en parte o completamente solapadas al
rea X.
Cada vez que el usuario crea una asociacin directa de una direccin a un
rea X o elimina una asociacin directa existente (porque vincula la misma
direccin a otra rea o bien a ninguna, o tambin si elimina o modifica la
direccin o el cliente por entero), el rectngulo territorial definido para este rea
puede variar. En este caso el rea ha de ser recalculada.
La recalculacin de un rea es una operacin posiblemente pesada por el
tiempo requerido y entonces se puede ejecutar slo en un estado de inactividad
lanzndola desde la seccin Gestin reas en el men Utilidades. En esta
seccin se encuentra la lista de todas las reas y para cada una de ellas se
indica su necesidad o no de ser recalculada.
La recalculacin de las reas y la geocodificacin de los clientes son dos caras
de la misma moneda. La una necesita a la otra. Por consiguiente, en el caso de
un uso intensivo de las reas, es normal que tanto la geocodificacin como la
recalculacin de las reas se ejecuten, alternadas, ms veces cuando se
aaden nuevos clientes o los antiguos se modifican o eliminan.
Por otro lado, normalmente la base de datos de clientes se estabiliza en el
tiempo y entonces despus de cierto nmero de ciclos ya no harn falta
geocodificaciones ni recalculaciones de reas.
Para ms practicidad, se aconseja lanzar en este orden una geocodificacin
general de clientes y una recalculacin de reas general despus de cada
importacin masiva de clientes.
52
15 GESTIN DE LAS RELACIONES

Bajo el concepto de relacin entendemos una interaccin entre el usuario de
myCRM y uno o ms de sus clientes. Se definen los siguientes tipos de
relaciones:
corro electrnico
llamada
fax
sms
corro tradicional
encuentro
intermediacin
Se define tambin una direccin de la relacin, que puede ser de dos tipos:
en entrada
en salida
Una relacin entonces puede ser un correo enviado a un cliente o bien una
llamada recibida de un cliente; puede ser un encuentro que tuvo lugar en donde
el cliente (o sea una visita al cliente), o bien en la propia oficina (es decir una
visita del cliente); puede ser tambin una intermediacin empezada por el
cliente o un fax enviado al mismo.
Una relacin puede referirse a un nico cliente o bien a un grupo (incluso
numeroso) de clientes. Por ejemplo consideremos un correo electrnico, que
puede ser enviado contemporneamente a una lista de clientes, o bien el caso
de un seminario en que se presente un producto y al que participen distintos
clientes.
MyCRM permite registrar unas relaciones con los clientes y su visualizacin en
la agenda y en el historial del cliente.
Segn cuanto explicado hasta ahora, la relacin es entonces algo referido al
pasado (lo contrario de las actividades), es decir algo que al momento de su
grabacin ya se ha verificado. Cuando se registra, entonces, se anota una
descripcin referente a lo que se ha verificado, de qu se ha escrito o hablado
con el cliente, qu tipo de comunicaciones ha habido etc.
15.1 Creacin de una nueva relacin

La relacin puede involucrar slo un cliente o ms que uno. Segn el caso, se
tendr que elegir una u otra opcin para crear la relacin. En concreto, para
crear una relacin con un nico cliente, hay que entrar en la vista de detalle del
cliente mismo y seleccionar en su men contextual la opcin crea nueva
relacin.
Si en cambio la relacin se refiere a un grupo de clientes, hay que buscar el
grupo mismo en la lista clientes y desde el men de lista elegir la opcin crea
nueva relacin.
53
Para buscar el grupo clientes se puede usar uno o ms filtros de visualizacin, o

bien entrando en modo seleccin y seleccionando manualmente los clientes a
incluir en la relacin.
Una vez elegidos los clientes, se inserta un ttulo de resumen para la relacin y
su descripcin detallada. Finalmente se elegirn fecha y hora en que la relacin
se ha verificado y tambin su tipo y su direccin.
15.2 Uso de plantillas de relacin

Para semplificar la insercin de descripciones largas y repetidas y similares, se
puede crear una o ms plantillas que luego pueden ser reutilizadas a la hora de
crear una relacin. Seleccionando una plantilla, se rellenan automticamente el
ttulo y la descripcin de la relacin con los valores oportunos.
Para generar una nueva plantilla, hay que seleccionar la opcin guarda como
plantilla a la hora de insertar una relacin. La nueva plantilla se guardar bajo
un nombre igual al texto en el campo objecto y se vincular al tipo de relacin
actualmente definida. Esto significa que en la visualizacin de plantillas
disponibles, slo se tendrn aquellas que estn asociadas al tipo de relacin
que se est grabando.
La plantilla guarda los valores insertados en el momento de su misma creacin
en los campos objeto y contenido/descripcin. Dichos valores luego se
volvern a asignar a los campos mencionados cuando se seleccione la plantilla
de la lista.
La totalidad de las plantillas disponibles se puede visualizar seleccionando la
opcin plantillas de relaciones que se encuentra bajo la opcin Otras
Entidades en el men principal de la aplicacin.
Para eliminar una plantilla, se tiene que localizar en la lista general o en la lista
filtrada por tipo generada a la hora de insertar la relacin, seleccionarla con el
dedo y luego deslizar el dedo de izquierda a derecha o viceversa, confirmando
luego con el oportuno botn rojo.
15.3 Generacin evento en agenda

Cuando la relacin est creada, se genera automticamente un evento en
agenda que indica el tipo y la direccin de la relacin y detalla todos los clientes
involucrados. Desde este evento se puede luego acceder a todos los detalles
de la relacin misma y a los del cliente/s, segn sea uno o ms los involucrados.
La generacin del evento en agenda conlleva el hecho que la relacin aparece
en el historial de cada cliente que est involucrado en la relacin misma.
Por lo tanto partiendo de la agenda se puede llegar a la lista de todos los
clientes involucrados en una relacin, mientras partiendo del historial de un
nico cliente se puede llegar a la secuencia de todas las relaciones mantenidas
con el cliente mismo.
15.4 Lista de las relaciones de un cliente

En la vista de detalle de un cliente, abriendo el men contextual, se puede
visualizar la lista de las relaciones. En esta lista se detallan todas las relaciones
54
mantenidas con ese cliente, tanto las simples como las que han involucrado
contemporneamente a ms clientes.
Desde el men principal de la aplicacin, se accede a la lista general de
relaciones en la opcin Otras Entidades => Relaciones. Esta lista detalla
todas las relaciones grabadas en myCRM para todos los clientes.
15.5 Cancelar una relacin

Una relacin se puede eliminar seleccionndola con el dedo y deslizando ste
de izquierda a derecha (o viceversa) y confirmando con el botn rojo en el
elemento seleccionado (la misma relacin). Esta operacin se puede ejecutar
desde la lista de relaciones de un cliente concreto o bien desde la lista general
de relaciones. Adems puede referirse tanto a una relacin con un nico cliente
como a una relacin referente a muchos clientes.
Cuando se quiere eliminar una relacin que involucra a ms clientes desde la
lista de relaciones de un cliente nico, se pregunta al usuario si quiere eliminar la
relacin seleccionada slo para ese cliente o bien para todos. Cancelar una
relacin para todos los clientes significa que se eliminar completamente de la
base de datos de myCRM la relacin y el relativo evento del agenda y del
historial de todos los clientes involucrados.
Por contra, cancelar una relacin exclusivamente para el cliente actual significa
que el cliente mismo se elimina de la lista de clientes involucrados en la relacin.
La relacin seguir para los dems clientes y tambin el relativo evento en
agenda que slo se actualizar segn el cambio.
Cuando en cambio la operacin se lanza desde la lista general de las relaciones
o bien de la lista de relaciones de un nico cliente, y la relacin que se quiere
eliminar slo involucra al cliente mismo, entonces su cancelacin conlleva la
eliminacin total de la relacin misma de la base de datos de myCRM y la
consecuente eliminacin del relativo evento en agenda.
15.6 Relaciones con clientes de tipo empresa

Cuando se crea una nueva relacin partiendo del men contextual de la vista de
detalle del cliente, la relacin creada involucra tanto el cliente-empresa sobre el
que se est trabajando como todos sus contactos simples.
Por contra, si el cliente de tipo empresa est dentro de un grupo de clientes por
los que se est creando una relacin, la relacin slo afectar al clienteempresa (adems de los dems clientes del grupo), pero no involucrar a sus
contactos simples.
Finalmente, cuando se visualice la lista de relaciones de un cliente de tipo
empresa, dicha lista contiene tanto las relaciones que le afectan directamente
como las que involucran a sus contactos simples.
55
16 ENVO CORREOS ELECTRNICOS A CLIENTES

El envo de un correo electrnico a uno o ms clientes es un caso concreto de
una relacin, o sea se trata de una relacin de tipo correo condireccin de
salida.
Dicha relacin es interesante porque el envo de correo se puede hacer desde la
misma aplicacin myCRM, lo que significa que, generalmente, el usuario
selecciona uno o ms clientes a quienes enviar el correo (es decir define el
grupo de destinatarios); crea el texto con posibles adjuntos y finalmente enva el
correo. Una vez que est finalizada esta operacin, myCRM registra
automticamente la relacin de tipo correo electrnico en salida poniendo
como objeto de la relacin el objeto mismo del correo y como
contenido/descripcin de la relacin el texto del correo.
16.1 Creacin y envo del correo electrnico

Para enviar un correo a un cliente, hay que acceder primero a su vista de detalle
y de ah, abriendo su men contextual, hay que seleccionar la opcin enva
correo al cliente.... Si en cambio se quiere enviar un correo a un grupo de
clientes, hay que visualizar primero el grupo de clientes en la lista clientes y de
ah, abriendo el men contextual de la lista, seleccionar la opcin enva
correo....
Como siempre, el grupo de clientes puede ser localizado gracias al uso de uno
o ms filtros o por seleccin manual. Adems si se enva el correo desde el
detalle cliente de un cliente tipo empresa, la lista de destinatarios constar del
mismo cliente-empresa y de todos sus contactos simples.
Desde la opcin de men enva correo y enva correo al cliente se
puede acceder a la pantalla de insercin del correo electrnico en que, adems
de insertar el objeto y el texto del correo, el usuario puede tambin seleccionar
otras opciones:
La posicin de las direcciones: es decir, se puede elegir en qu campos
(a:, cc: e cco:) del correo se va a insertar la lista de las direcciones
de los destinatarios.
Las direcciones a usar: considerando el caso general de un cliente con
ms de una direccin de correo electrnico, se puede decidir si se va a
usar en la lista de direcciones nicamente el que se considere la principal
o bien todas sus direcciones. En este contexto, la direccin principal es
la que se visualiza como primera en la vista de detalle cliente, las dems
direcciones se pueden visualizar slo abriendo la lista de las direcciones
de correo electrnico seleccionando el botn de revelacin a la derecha
del campo correo o bien visualizando el cliente en modo plantilla.
Los adjuntos: ms adelante se va a explicar cmo myCRM guarda en
memoria los documentos. Estos documentos pueden ser adjuntos al
correo electrnico a la par que cualquier foto que est guardada en la
galera de imgenes del dispositivo. Generalmente los documentos que
se adjuntan pueden ser de cualquier tipo y en cantidad cualquiera. Sin
56
embargo el sistema operativo preve un lmite mximo de dimensiones

globales de adjuntos que es 5 MB en iPhone y 15 MB en iPad. Decir
adems que los adjuntos no se guardan en las relaciones sino sus
nombres al final del texto del mensaje.
Una vez que se haya ajustado el correo con todas sus opciones, se selecciona
el botn de Pasa a Correo, que permite que se cree automticamente el
verdadero correo electrnico (gestionado directamente por la aplicacin Correo
del dispositivo), con toda la lista de las direcciones de correo electrnico
repartidas en los campos elegidos, con objeto y cuerpo de texto ya escritos y
posibles documentos ya adjuntados.
Ahora todo est listo para el verdadero envo del correo. El usuario va a
seleccionar el botn enva para hacer salir el correo o bien el de anula para
cancelar la operacin.
Si se selecciona enva, se genera automticamente una relacin de tipo
correo en salida como ya explicado anteriormente. La fecha y la hora de la
relacin son las del momento de seleccin del botn. La lista de clientes
involucrados en la relacin va a coincidir con la lista de clientes para los que
existe por lo menos una direccin de correo electrnico incluida en la lista de
direcciones destinatarios. Dicho de otra forma, si se incluye un cliente en el
grupo de destinatarios pero no le corresponde ninguna direccin de correo
electrnico, dicho cliente no se ve afectado por la relacin que se cree en
consecuencia del envo del correo.
16.2 Comportamientos diligentes

La operacin recin explicada se puede definir como semi-automtica en el
sentido de que hay algunos puntos en que el usuario de myCRM asume unos
comportamientos diligentes. Si no se respetan estos comportamientos, la
aplicacin no es capaz de detectarlos y puede que guarde registro de
informaciones falsas.
Los comportamientos diligentes a seguir son:
1. No modificar el objeto, el cuerpo del texto y los adjuntos del correo
generado con la opcin Pasa a Correo. Esta operacin de hecho es un
simple volcado de datos desde myCRM a la aplicacin Correo. MyCRM
asume que estos datos no se modifican y se guardan en la relacin. Si el
usuario los cambia desde el mensaje Correo, las modificaciones se
envan a los clientes pero se pierden en myCRM, creando un desfase
entre los textos guardados en la relacin y los realmente enviados a los
clientes.
2. Los campos de destinatarios del mensaje de Correo pueden ser
modificados, aadiendo y quitando direcciones. Se pueden aadir ms
direcciones pero habra que evitar insertar las que se refieran a clientes
registrados en myCRM que no son parte del grupo de clientes
destinatarios. Esto es as porque si no los clientes aadidos no se
vincularan a la relacin siguiente. Por contra se pueden eliminar algunas
direcciones pero slo si para el mismo cliente ya se han incluido otras
direcciones. De esta forma se salva el vnculo entre relacin y cliente.
57
Eliminando totalmente las direcciones de un cliente, significara no

enviarle nada, pero s registrar en myCRM que l ha recibido un correo,
cosa que no tiene sentido. Sin embargo se pueden aadir ms
direcciones de correo electrnico que no sean de ningn cliente
registrado en myCRM o bien que se refieran a clientes que ya estn en el
grupo de destinatarios.
3. Asegurarse que el mensaje se enva realmente. Seleccionando la tecla
enva, se pone el mensaje en la bandeja de salida de Correo y se
comunica a myCRM que el correo ha sido enviado. MyCRM registra la
informacin como cierta, pero el mensaje podra quedarse bloqueado en
la bandeja de salida por problemas de conexin o direcciones errneas u
otras causas. En este caso, el usuario debera verificar si hay la
posibilidad que Correo pueda coger de nuevo el mensaje de la cola y
reenviarlo o bien si el mensaje ha sido definitivamente eliminado. En el
ltimo caso, el usuario ha de localizar la relacin que myCRM ha creado
automticamente mientras tanto y eliminarla para todos los clientes. Si se
guardara de hecho sera una informacin errnea, ya que el mensaje se
considerara como enviado a los clientes aunque no haya llegado a salir
de Correo.
4. Asegurarse que el mensaje no vuelva atrs. A veces si una direccin es
errnea el mensaje es reenviado al remitente por el servidor del dominio
de correo interesado. En este caso tambin el usuario tiene que localizar
los clientes afectados por el fallo y si los mismos han recibido el mensaje
en una de sus otras direcciones o bien si no lo han recibido para nada. Si
ste es el caso, dichos clientes se tienen que excluir manualmente de la
relacin creada por myCRM. Para eso hay que entrar en la vista de
detalle de cada uno de estos clientes, visualizar sus listas de relaciones y
eliminar para cada uno de ellos la relacin, poniendo cuidado en
seleccionar slo el cliente afectado y no todos.
16.3 Nmero de destinatarios muy elevado

La funcin del envo de correo a clientes de myCRM es muy potente pero al
mismo tiempo delicada, y habr que usarla con criterio. De hecho es bastante
fcil hacer errores que luego llevan a intervenir manualmente en la aplicacin.
Este aspecto es ms evidente cuanto ms grande es el nmero de destinatarios
del correo. La posibilidad de enviar un correo de golpe a un nmero elevado de
clientes o incluso a la base de datos entera y guardar registro en la base y en
agenda, teniendo adems la posibilidad de aadir adjuntos (cosa inviable en la
aplicacin Correo) es tambin la potencia misma de la funcin.
El sistema operativo pone un lmite de nmero mximo de direcciones de correo
electrnico en el mismo mensaje. Actualmente dicho lmite es de 99
direcciones. Para superarlo hay que considerar la totalidad de direcciones de
destinatarios y dividirla en subgrupos de menos de 99 elementos. Para cada
subgrupo se crea un correo que el usuario va a enviar. Como consecuencia,
tambin la relacin se dividir en subgrupos de clientes.
Vamos a aclarar con un ejemplo: pongamos un correo con ttulo oferta a un
grupo de 1000 clientes. Despus de haber redactado el correo, elegido los
58
adjuntos y todas las dems opciones, se selecciona el botn Pasa a Correo.

Ahora myCRM detecta que el lmite de 99 direcciones est superado, as que
hay que repartir las direcciones en subgrupos de dimensiones inferiores a 99
elementos. Pongamos el ejemplo que los grupos creados sean 11. Se propone
ahora el primer correo que tendr en objeto el texto oferta (1/11). El usuario
enva el correo seleccionando la tecla enva y myCRM ejecuta 2 cosas: 1)
registra una nueva relacin de tipo correo en salida con nombre oferta
(1/11) y 2) propone el segundo correo idntico al primero pero con el objeto el
texto oferta (2/11). El ususario tendr que enviar ste volviendo a confirmar
con la tecla enva. Todo esto se va a repetir hasta el undcimo correo cuando
el ciclo se concluye.
En resumen, cuando el nmero de destinatarios es muy elevado, puede que se
tenga que enviar ms de un correo, y para cada uno de ellos se va a crear una
relacin en myCRM vinculada a los clientes afectados por el correo mismo.
Tanto los correos como las relaciones tendrn el mismo nombre, slo se
diferencian en el nmero consecutivo.
En este caso tambin el usuario tiene que llevar un comportamiento diligente,
en cuanto tendr que enviar tantos correos como nmero de grupos creados
desde la totalidad de los destinatarios y luego tendr que comprobar que cada
correo se ha efectivamente enviado.
Si el usuario decide anular el envo de uno de estos correos, myCRM no va a
registrar la relacin correspondiente y pasa directamente al siguiente correo.
16.4 Envo correo a una nica direccin

Desde la vista de detalle del cliente se pueden visualizar sus direcciones de
correo. Para cada una se da la opcin de enviarle directamente un correo a
travs de la tecla enva. El procedimiento es idntico al caso general de envo
de correo a clientes, menos en el hecho que en la lista de destinatarios slo se
tendr la direccin seleccionada. En este caso tambin el usuario deber tener
un comportamiento diligente tal como explicado anteriormente.
NOTA:
As como la tecla enva a lado de cada direccin del cliente, en la versin de la
aplicacin para iPhone hay una tecla de llama a lado de cada nmero de
telfono. La seleccin de dicha tecla, de todas formas, no crea ninguna
relacin. Por consiguiente, si seleccionando la tecla llama se lanza una
conversacin telefnica con el cliente, se tendr que crear manualmente una
nueva relacin de tipo llamada en salida e insertar los contenidos de la
conversacin.
59
17 GESTIN DOCUMENTOS
MyCRM consente guardar en memoria un nmero ilimitado de documentos. Un
documento es un registro de informacin en la base de datos que tiene la
peculiaridad de estar vinculado a un fichero concreto. Por lo tanto, cada vez
que se crea un documento nuevo hay que crear tambin un fichero externo que
se va a guardar en la memoria interna del dispositivo gestionada por myCRM.
Entonces, aunque en teora no hay lmites para el nmero de documentos que
se pueden crear, la memoria total disponible del dispositivo es en la realidad un
lmite. Una vez que la memoria libre del dispositivo se haya agotado, no ser
posible crear ms documentos.
17.1 Creacin de nuevos documentos

Se puede visualizar la lista entera de los documentos seleccionando la opcin
Men Principal => Otras Entidades => Documentos. Desde el men de lista,
seleccionando crea nuevo documento... se puede crear un documento nuevo.
Cuando se crea un documento nuevo, se tiene que seleccionar antes de nada
el origen del fichero, es decir el lugar en donde el fichero est fsicamente
guardado. Hay tres posibilidades:
- iTunes: representa la carpeta pblica de myCRM. Se va a seleccionar
esta opcin cuando hay un fichero en el PC/Mac y hay que cargarlo a
myCRM. En tal caso, habr que conectar el dispositivo al PC/Mac y,
atravs de la aplicacin iTunes, se va a cargar el fichero en la carpeta
compartida de myCRM. A partir de ah, despus que se haya creado el
documento, el fichero se mueve a la memora interna del dispositivo
gestionada por myCRM.
- Dropbox: representa la carpeta Documents en el mismo espacio
Dropbox, bajo la carpeta madre myCRM. Se selecciona esta opcin
cuando se tiene un fichero guardado en el espacio personal Dropbox y
se quiere guardad una copia en myCRM. Hay que poner el fichero en la
carpeta Documents de Dropbox y, una vez que se haya creado el
documento, el fichero se descargar automticamente (como copia) en
la memoria interna del dispositivo gestionada por myCRM.
- Imgenes: representa la galera de imgenes del dispositivo. Se
selecciona esta opcin cuando se quiere relacionar el documento a una
foto o un vdeo ya memorizado en la galera del dispositivo. Una vez
creado el documento, se va a crear un acceso al fichero original (que,
estando ya guardado en la memoria del dispositivo, no necesita ser
copiado)
Una vez que se haya elegido el origen del fichero, se va a seleccionar el nombre
del fichero que se quiere asociar al documento nuevo oulsando la tecla de
revelacin que se halla a la derecha del campo nombre fichero. Se va a abrir
una lista de todos los ficheros contenidos en el origen actualmente
seleccionada. Seleccionado el fichero, se va a poner el nombre del fichero en el
60
campo nombre del documento. De todos modos se podr modificar el

nombre del fichero en todo momento. Finalmente, se puede asociar cualquier
informacin referente el documento en el campo descripcin.
Una vez seleccionada la opcin guarda, se verificar lo siguiente
independientemente del origen del fichero seleccionada:
- iTunes: el fichero fsico se va a mover desde la carpeta compartida a la
memoria interna del dispositivo de myCRM;
- Dropbox: el fichero fsico se va a descargar (como copia local) desde el
espacio remoto Dropbox y se guarda en la memoria interna del
dispositivo di myCRM;
- Imgenes: el fichero fsico original se asocia al documento.
17.2 Uso del documento

Una vez creado el documento, se puede mostrar tanto su fichero fsico como
usarlo como adjunto en nuevos correos.
Para ser mostrado, el fichero fsico tiene que ser de un tipo entre los siguientes:
- documento iWork
- documento MS Office
- documento de texto
- fichero PDF
- fichero CSV
- Imgen
- Vdeo
Cualquier otro tipo de fichero no se podr visualizar.
Para mostrar un documento, se selecciona muestra documento desde su
men contextual o bien se toca directamente su icono.
Para adjuntar el fichero a un nuevo correo, se selecciona crea correo con
documento desde su men contextual. Se puede adjuntar cualquier tipo de
fichero, tambin los que no se pueden visualizar.
Si el origen del documento es Dropbox, cada vez que se usa el documento, o
sea cada vez que el documento se visualiza o bien se adjunta a un correo,
myCRM ejecuta automticamente un control en Dropbox para saber si la
versin local del fichero es igual a la versin guardada en Dropbox. Si las dos
versiones son distintas, myCRM va a descargar automticamente la versin
Dropbox en su memoria local. De esta forma el usuario siempre tiene la garanta
de que myCRM use siempre la ltima versin presente en Dropbox. De todos
modos, si en el momento del uso del fichero la conexin a Internet no existe, se
va a usar la copia local.
Se puede adjuntar tambin grupos de documentos. Para eso, hay que entrar en
modo seleccion en la lista de documentos, seleccionar los documentos que se
quiere adjuntar y luego en el men de lista seleccionar la opcin adjunta
seleccionados a nuevo correo .
61
17.3 Estadsicas y totales de los documentos

Desde el men de lista de los documentos se puede acceder a estadsticas y
totales. Esta vista ofrece los contadores de algunos tipos de ficheros como se
describe aqu seguido:
1) nr. de documentos: es el nmero total de documentos tal como resulta
de la base de datos;
2) nr. de ficheros en memoria: es el nmero total de ficheros fsicos
encontrados en la memoria interna de dispositivo gestionada por
myCRM;
3) nr. De ficheros faltantes: es el nmero total de ficheros que no se
encuentra en la memoria interna del dispositivo gestionada por myCRM
aun siendo relacionados al mismo nmero de registros de documentos
de la base de datos. En condiciones normales, este nmero siempre
tendra que ser igual a cero;
4) nr. de ficheros hurfanos: es el nmero total de ficheros fsicos por los
que no existe ningn registro de documentos relacionados. En
condiciones normales, este nmero siempre tendra que ser igual a
cero;
5) nr. de referencias encontradas: es el nmero total de objetos
(fotos/vdeos) de la galera de imgenes del dispositivo por los que existe
un registro de documentos en la base de datos a que se refieren;
6) nr. de referencias faltantes: es el nmero total de objetos (fotos/vdeos)
de la galera de imgenes del dispositivo que faltan aunque exista por
cada uno de ellos un registro de documento en la base de datos al que
se refieren. En condiciones normales, este nmero siempre tendra que
ser igual a cero.
En condiciones normales entonces se debera siempre dar el caso:
(nr. de documentos) =
(nr. di ficheros en memoria) + (nr. de referencias encontradas)
Los ficheros faltantes se pueden crear cuando por una razn cualquiera uno o
ms ficheros guardados en la memoria interna del dispositivo gestionada por
myCRM se borran o no son presentes. Puede que haya motivos excepcionales
que lleven a esta situacin y en estos casos es preciso contactar directamente
con el Soporte Serenaware. De todos modos, hay tambin una situacin normal
que lleva a la creacin de ficheros faltantes: cuando se ejecuta un backup
desde un dispositivo y su restauracin en otro dispositivo. Este caso puntual se
va a presentar ms adelante en el captulo de backup y restauracin. Los
ficheros faltantes se visualizan en rojo tanto en la lista de documentos que en la
vista de detalle.
Los ficheros hurfanos se pueden generar cuando, por una razn cualquiera,
hay uno o ms ficheros guardados en la memoria interna del dispositivo
gestionada por myCRM por los que no exisite ningn registro de documentos
relacionados. Tan slo situaciones excepcionales pueden llevar a sta, aunque,
como se aclarar ms adelante en el captulo de backup y restauracin, cuando
62
se ejecuta una restauracin se pueden generar uno o ms ficheros hurfanos.

En todo caso, estos ficheros se mueven siempre a la carpeta compartida de
myCRM y por lo tanto normalmente no se consideran en las estadsticas.
Cuando se detectan uno o ms ficheros hurfanos, aparece un botn pra
eliminarlos todos juntos en la vista Estadsticas y Totales.
Las relaciones faltantes se pueden generar cuando, por una razn cualquiera,
uno o ms documentos se refieren a objetos contenidos en la galera de
imgenes del dispositivo que realmente no existen. Esto puede ser causado por
la eliminacin de objetos de la galera de imgenes del dispositivo o bien
cuando se restaura una base de datos procedente de otro dispositivo.
La vista Estadsticas y Totales muestra otras dos informaciones tiles:
- el espacio total utilizado: es el espacio total ocupado por todos los
ficheros de cualquier tipo guardados en la memoria interna gestionada
por myCRM;
- el espacio total disponible: es el espacio total disponible en el dispositivo,
que puede ser usado tanto por myCRM como por otras aplicaciones
externas.
Finalmente, la vista Estadsticas y Totales ofrece un botn de servicio que
permite borrar todos los ficheros guardados en la memoria interna gestionada
por myCRM. Esta accin tendra que ejecutarse tan slo en casos realmente
excepcionales, el ms comn de stos siendo cuando el espacio total
disponible est agotado. En este caso, si urge encontrar algo de espacio
adicional en el dispositivo para ejecutar algunas operaciones crticas con
algunas aplicaciones externas, se puede liberar la memoria sin por ello perder
todos los registros de documentos y todas las informaciones guardadas en
ellos. Ms tarde se podr restaurar todos los ficheros fsicos ejecutando una de
las siguientes acciones:
- por todos los documentos que se refieren a ficheros locales (iTunes),
habr que restaurar de nuevo el fichero fsico atrav de iTunes y
relacionar de nuevo el mismo al documento entrando en modifica,
seleccionando el fichero en la lista de ficheros iTunes y guardando el
registro.
- Por todos los documentos que se refieren a ficheros de Dropbox, habr
que utilizar el mismo documento. De hecho cada vez que se utiliza un
documento (mostrando el contenido o bien ajuntndolo a un correo) el
fichero fsico se contrasta con su copia Dropbox y, cuando la copia local
es ms antigua de la de Dropbox o bien, como en este caso, cuando es
inexistente, la copia Dropbox viene automticamente descargada en la
memoria interna del dispositivo gestionada por myCRM.
17.4 Asociar los documentos a las entidades

Los documentos (y por lo tanto tambin sus ficheros fsicos) pueden asociarse a
las siguientes entidades:
- Clientes
- Oportunidades
63
Ventas
Relaciones
Empresas Principales
La asociacin no crea una duplicidad del fichero fsico, por lo tanto no se tiene
uno que preocupar del espacio fsico del dispositivo cuando se hacen
asociaciones.
Un documento se puede asociar a cualquier nmero de registros de cualquier
entidad entre las mencionadas y contemporneamente a distintas entidades.
Para asociar un documento a un registro concreto de na entidad, por ejemplo a
un cliente, hay que abrir la vista de detalle del registro y desde su men
contextual seleccionar Documentos. Aparecer la lista de todos los
documentos que ya estn asociados al registro de entidad actual.
Luego desde el men de lista, seleccionar una de las dos siguientes opciones:
- Asocia nuevo documento: esta accin va a abrir la vista Crea Nuevo
Documento que permite crear un documento nuevo, y, despus de
guardarlo, va a crear automticamente tambin la asociacin entre el
documento recin creado y el registro de entidad.
- Asocia documento existente: esta accin va a abrir una lista
contentente todos los documentos que no se han asociado todava al
registro de entidad. Hay que seleccionar uno de ellos y automticamente
se va a crear la asociacin entre el documento seleccionado y el registro
de entidad.
Para eliminar una asociacin, tan slo se elimina el documento de la lista de los
documentos asociados al dato registro de entidad. Simplemente hacer correr el
dedo de izquierda a derecha o viceversa arriba del documento a eliminar y
pulsar el botn rojo de confirma que aparece arriba de l. Esta accin no va a
eliminar ni el documento ni su fichero fsico, sino tan slo la asociacin.
Para eliminar completamente tanto un documento como su fichero fsico, abrir
la lista general de documentos desde Men Principal => Otras Entidades =>
Documentos, y correr el dedo de izquierda a derecha o viceversa en el
documento a eliminar y finalmente pulsar el botn rojo de confirma que aparece
arriba de l. Esta accin va a eliminar automticamente tanto el documento
como su fichero fsico, adems de todas las asociaciones del documento con
cualquier registro de entidad.
17.5 Creacin de correos con documentos y datos

Desde la lista de los documentos asociados a un registro concreto de una
entidad, por ej. Un cliente, se puede generar un correo que incluya uno o ms
documentos entre los que estn asociados al registro y tambin los datos
lebles del registro mismo.
Para eso hay que entrar en modo seleccin en la lista de documentos
asociados al registro y seleccionar los que se quieren incluir en el correo. Luego
desde el men de lista, seleccionar Nuevo correo con seleccionados... para
crear un correo con los documentos seleccionados en adjunto o bien
64
seleccionar nuevo correo con seleccionados y datos... para crear un correo

que tenga como adjunto los documentos seleccionados y en el cuerpo de texto
los datos del registro.
17.6 Men abre en myCRM

Los documentos pueden ser creados tambin por aplicaciones externas atravs
del uso del men abre en myCRM.
El men abre en es una opcin estndar de iOS que consente el
intercambio de ficheros entre aplicaciones. Todas las aplicaciones que entran
en este estndar pueden enviar ficheros a myCRM.
Cuando se lanza la opcin abre en myCRM desde una aplicacin externa,
myCRM si va a abrir con la crea nuevo documento en primer plano y con el
fichero fsico enviado por la aplicacin externa impostado por defecto en el
campo nombre fichero. Se pueden luego insertar todas las dems
informaciones y si acaso elegir tambin un cliente a quien asociar el documento
nuevo.
65
18 GESTIN CAMPAAS
MyCRM permite definir acciones a ejecutar sobre distintos grupos de clientes y
seguir da tras da su estado de cumplimiento y tiempo restante.
Hay dos conceptos fundamentales: las campaas y las acciones, que vamos a
detallar aqu seguido.
18.1 Campaas
Una campaa es un contenedor lgico que une un determinado grupo de
clientes y la accin a ejecutar sobre ellos.
Para definir una campaa entonces se precisa:
Facilitar un nombre para la campaa
Definir la accin prototca (ver ms adelante)
Aadir uno o ms clientes a la campaa
opcionalmente, aadir algn comentario
opcionalmente, asociar uno o ms documentos
La campaa se define tambin por su estado. Una vez que se haya creado, su
estado es por defecto en preparacin (color amarillo). Cuando luegu est todo
listo para empezar con la campaa, se abre y entonces su estado se volver
abierto (color verde). Luego la campaa se podr suspender (estado
suspendida, color gris) o cerrar (estado cerrada, color rojo).
Adems la campaa tiene una caracterstica de periodicidad que puede ser de
dos tipos:
No peridica: cuando una campaa se define como no peridica sus
acciones slo pueden ser cerradas (vase ms abajo). Cuando todas las
acciones estn cerradas, la campaa se vaca de sentido y llega a ser
intil;
Peridica: cuando una campaa se define como peridica cada vez
que una de sus acciones se cierra, se crea otra en su lugar (vase ms
abajo para ms detalles). Una campaa peridica por lo tanto siempre
est llena de acciones y por eso siempre est viva hacia lo infinito (o bien
hasta que el usuario no la cierre).
Todas
las
caractersticas
mencionadas
se
pueden
modificar
independientemente del estado de la campaa, con excepcin del estado
cerrada. Especialmente, se pueden aadir clientes sueltos o grupos de
clientes en momentos distintos.
Por defecto, se puede crear y gestionar tan slo una campaa a la vez. De
todos modos, adquiriendo la opcin de licencia CAMP-NO-LIMITS se podr
crear y gestionar un nmero cualquiera de campaas.
66
Cuando se trabaja con muchas campaas, .estas pueden tener cualquier

estado, independientemente la una de la otra. En concreto se pueden hasta
tener abiertas todas a la vez.
18.2 Acciones
Una accin es una lista de actividades, tareas o simplemente de elementos que
se quieren ejecutar o seguir por cada cliente de la campaa. La accin por lo
tanto es definida como una lista de comprobacin, o sea una lista de
elementos asociados a un conversor encendido/apagado. Cada uno de estos
elementos puede representar cualquier cosa para el usuario. Es ste mismo
quien crea la lista de comprobacin y asocia un significado a cada uno de sus
elementos.
Cuando se crea la accin, todos los elementos de la lista de comprobacin
estn apagados. Despus, al interaccionar con el cliente, se encendern uno o
ms elementos. Una vez que todos los elementos estn encendidos, la accin
se puede considerar como ejecutada y se podr cerrar (tambin se la puede
cerrar en cualquier otro momento, aunque la lista de comprobacin no est
completa).
Por lo tanto, la accin se identificar siempre y nicamente por las siguientes
caractersticas:
campaa: la campaa a la que la accin pertenece;
cliente: el cliente sobre quien se va a ejecutar;
lista de comprobacin: el conjunto de elementos componentes de la
accin que se ejecuta sobre el cliente;
lista de comprobacin completada: el porcentaje de completamiento de
la lista de comprobacin;
fecha de creacin: la fecha de creacin de la accin;
das pasados: el nmero d e das pasados desde la fecha en que se cre
la accin;
das restantes (slo para campaas peridicas): el nmero de das
restantes antes de que se acabe el perodo definido para la campaa
(vase ms abajo);
notas: son los comentarios opcionales asociados a la accin.
Las acciones hemos dicho siempre estn asociadas a la campaa. Segn su
estado, por lo tanto, vamos a identificar:
acciones futuras: son acciones asociadas a campaas cuyo estado es
en preparacin;
acciones actuales: son acciones asociadas a las campaas cuyo estado
es abierto;
acciones suspendidas: son acciones asociadas a las campaas cuyo
estado es suspendido;
acciones pasadas: son acciones asociadas a las campaas cuyo
estado es cerrado; an as, como se explicar ms tarde, las acciones
pasadas estn asociadas tambin a campaas abiertas o suspendidas.
67
Las acciones pueden ser creadas de varias formas, pero siempre es necesario
distinguir entre acciones futuras, actuales y suspendidas por un lado y pasadas
por el otro.
Antes de nada, cada vez que se aade un nuevo cliente a una campaa se va a
crear una accin (futura, actual o suspendida). Si se va a aadir un grupo de
clientes se va a crear un correspectivo grupo de acciones. Sin embargo si el
cliente a aadir ya existe en la campaa as como una accin actual (o futura o
suspendida) para l, entonces no se va a crear ninguna accin duplicada.
Por contra, si el cliente que se aade a la campaa ya ha sido aadido pero tan
slo existen acciones pasadas para l y ninguna actual (o futura o suspendida),
entonces s se va a crear una nueva accin.
Se crean tambin nuevas acciones actuales cuando la campaa es peridica
mientras se cierren sus acciones actuales (vase ms abajo).
Por otro lado las acciones pasadas nunca se crean directamente. Siempre se
crean cuando se cierra una accin actual.
Prcticamente, la operacin de cierre transforma una accin actual en una
pasada.
Como se aclarar ms adelante, las acciones pueden ser modificadas siempre y
cuando sean acciones actuales y cuando la campaa relacionada est
abierta.
Por eso las acciones pasadas no se pueden modificar nunca, y de hecho son
acciones actuales congeladas en el momento del cierre.
18.3 La lista de comprobacin

Cada accin tiene su propia lista de comprobacin. En principio en el momento
de su creacin, todos los elementos de la lista de comprobacin estn
apagados. Luego el usuario los enciende poco a poco mientras va
interaccionando con el cliente.
Para actualizar la lista de comprobacin se necesita modificar la accin y por lo
tanto sta tiene que ser necesariamente actual.
La definicin de la lista de comprobacin se mantiene en la campaa como
prototipo. Cada vez que se crea una nueva accin se va a utilizar la lista de
comprobacin prototpica para definir la lista de comprobacin asociada a la
accin. Cada vez que se modifica la lista de comprobacin prototpica, todas
las acciones tendrn sus propias listas de comprobacin por consecuencia
modificadas.
La lista de comprobacin prototpica se puede crear al crear una nueva
campaa o bien al modificar una existente.
La lista de comprobacin prototpica se puede modificar mientras se modifique
la campaa.
18.4 Campaas no peridicas

Cuando se define una campaa como no perdica, se quiere ejecutar sus
acciones asociadas tan slo una vez por cliente a lo largo de toda la campaa.
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Por cada accin se va a seguir la lista de comprobacin, se van a encender sus

elementos man mano se vaya interaccionando con el cliente.
En cualquier momento se puede decidir de cerrar la accin, lo que significa
parar el trabajo sobre el cliente. Esta situacin se traduce en el estado de lista
de comprobacin completada. Si el cumplimiento est en el 100%, la accin se
va a cerrar ya que todo el trabajo ya ha sido ejecutado. Si el cumplimiento es
menor del 100%, se va a cerrar la accin porque ya no es posible y/o necesario
ejecutar un trabajo adicional.
Para poder trabajar sobre las acciones, la campaa tiene que estar en estado
de abierta, por lo tanto siempre se trabaja con las acciones actuales.
Una vez que la accin que es accin actual- se cierre, se va a congelar y ya
no puede ser modificada. La accin actual entonces se hace accin pasada
y la lista de las acciones actuales asociadas a la campaa se va a restringir a un
slo elemento. Man mano que se cierran las acciones, la lista va menguando
hasta vaciarse del todo.
Sin embargo, como ya hemos presentado anteriormente, siempre se puede
aadir otros clientes a la campaa en cualquier momento. S e pueden aadir
tambin clientes que ya se haban aadido y cuya accin correspondiente ya se
ha vuelto accin pasada. Cada vez que se aade un nuevo cliente, se crea
tambin una nueva accin, as que en general se puede contemplar una lista de
acciones actuales que crece y mengua en el tiempo.
18.5 Campaas peridicas

Cuando una campaa se define como peridica, el intento es el de ejecutar
peridicamente sus acciones asociadas a sus clientes. Por lo tanto es preciso
establecer un perodo de tiempo entre dos ocurrencias de la misma accin.
Esto se puede hacer en la creacin o modificacin de la campaa, ajustndola
al parmetro de peridica. Con esto se va a activar un control adicional que
permite la insercin del perodo como nmero de das, de semanas, meses o
aos.
Una vez que se haya definido el perodo, se puede utilizar la campaa peridica
igual que una no peridica. Es decir que todo lo que hemos venido presentando
para las campaas no peridicas se puede aplicar tambin a las campaas
peridicas. Se podrn entonces aadir clientes a una campaa peridica; se
le puede abrir, suspender o bien cerrar; se puede determinar su lista de
comprobacin prototpica; modificar la lista de comprobacin de sus acciones
actuales etc.
La nica diferencia con respecto a la campaa no peridica est en el cierre de
sus acciones.
Cada vez que una accin de una campaa peridica se cierra (cambindose a
accin pasada), se va a crear una accin nueva. sta va a reemplazar la vieja
como una accin actual.
Tal como en la campaa no peridica, tambin para la peridica se tiene
libertad absoluta en cerrar sus acciones actuales en cualquier momento. Pero,
ya que existe un perodo predefinido para la campaa, cada accin llevar
69
consigo los das restantes al vencerse del perodo definido. Con este dato, se va
a poder planificar el trabajo diario con los clientes de forma optimal, en cuanto
se va a poder trabajar primero con los clientes cuyas acciones estn a punto de
vencerse y dejar a un lado el trabajo con los clientes de acciones ms recientes.
En una situacin estndar, en el trabajo diario se va a abrir la lista de las
acciones actuales, ordenadas por fecha de creacin creciente. As que en la
parte alta de la lista se visualizarn todas las acciones cuyo perodo est a
punto de vencerse. En el caso en que hay acciones vencidas, se visualizarn en
rojo. Luego se puede decidir si trabajar con una o ms acciones
interaccionando con sus respectivos clientes y poniendo al da sus listas de
comprobacin. Despus se van a cerrar. Cuando se haya hecho, se van a crear
nuevas acciones que tendrn como fecha de creacin la fecha actual y por lo
tanto se irn a visualizar al final de la lista de las acciones actuales. Mientras
tanto, en la parte alta de la lista, las acciones recin cerradas van a desaparecer
y las otras acciones que estn a punto de vencerse subirn hacia arriba.
Por lo tanto podemos decir que la lista de las acciones actuales (ordenadas por
fecha de creacin creciente) funciona como chivato indicando en cualquier
momento qu acciones necesitan ser ejecutadas ms rpidamente.
De todas formas es el usuario quien toma la decisin final sobre cules acciones
hay que ejecutar antes.
18.6 Lista de las Acciones Actuales

Desde el men contextual de cada campaa, se puede visualizar la lista de
todos los clientes o acciones asociados a la campaa misma.
De todos modos, dada la importancia de las acciones actuales con respecto a
las dems, el men principal de la aplicacin facilita la posibilidad de visualizar la
lista completa de las acciones actuales. Esta lista incluye las acciones actuales
procedentes de todas las campaas abiertas en este momento.
Ordenando esta lista por fecha de creacin creciente (por defecto) se puede
utilizar la lista como chivato global. En la parte alta de la lista se visualizarn
todas las acciones ms antiguas. En general se tratar de acciones cuyo
perodo est a punto de vencerse o ya est vencido (si proceden de campaas
peridicas) y/o todas las acciones cuya vida es muy larga (procedentes de
campaa no peridica).
Como ya hemos comentado, la decisin final de la secuencia de ejecutar
acciones es de todos modos del usuario.
18.7 El compromiso en agenda de la accin

Consultando la lista de las Acciones Actuales se puede determinar el plan de
trabajo con los clientes y ejecutar las distintas acciones. Para favorecer esto, se
puede asociar a cada accin un compromiso concreto en agenda.
Para crear el compromiso asociado a la accin actual, abrir su men contextual
y seleccionar Crear compromiso.... Si la accin actual viene de una campaa
no peridica, el nuevo compromiso ser propuesto para la fecha actual y luego
se podr elegir otra fecha y hora.
70
Por contra, si la accin actual viene de una campaa peridica, el nuevo

compromiso ser propuesto para la fecha que resulta de la suma del perodo de
la campaa y la fecha de la crecin de la accin misma. Por ejemplo, si la
accin actual ha sido creada el 9 de febrero de 2013 y el perodo definido para
la campaa es de 2 meses, entonces el nuevo compromiso se va a poner a
fecha 9 de abril de 2013.
Esto ayuda en la planificacin de los compromisos que estn cerca de la
caducidad del perodo. As que ser posible ejecutar acciones sobre los clientes
de una campaa peridica con la misma periodicidad.
An as siempre se tendr total libertad de elegir cuando trabajar con el cliente
de una accin y cuando actualizar y cerrar esa accin.
18.8 Operaciones y transiciones de estado para las campaas

Desde el men contextual de una campaa se puede ejecutar cierto nmero de
operaciones, que vamos a dettallar aqu mismo:
Aadir clientes: abre la lista de los clientes donde es posible elegir

clientes a aadir a la campaa. Se puede aadir la lista entera o bien
limitarla gracias a la aplicacin de filtros de visualizacin, bsqueda
textuales o bien la seleccin de los clientes uno a uno. Una vez elegido,
se van a aadir efectivamente los clienes a la campaa con la opcin en
el men de lista aggiungi a la campaa. Hay que tener en cuenta que la
operacin de aadir clientes a la campaa produce en la prctica
nuevas acciones (futuras, actuales o suspendidas) en la campaa.
Apertura de una campaa: una campaa recin creada siempre est en

estado de en preparacin. ste permite preparar la campaa en
momentos distintos. Se va entonces a crear la lista de comprobacin
prototpica, se aaden los clientes y luego, cuando sea el momento se va
a abrir la campaa seleccionando la opcin Abre en su men
contextual. La apertura de la campaa cambia todas sus acciones
futuras en actuales, permitiendo su visualizacin en la lista global de
las acciones actuales y tambin la posibilidad de modificarlas y cerrarlas.
Suspender la campaa: una campaa abierta puede ser suspendida.

Cuando se suspende, todas sus acciones actuales se congelan y se
esconden (sern as acciones suspendidas). Por esto ya no sern
visibles en la lista global de las acciones actuales. An as, las acciones
suspendidas se podrn visualizar desde el men contextual de la
campaa pero no se va a poter ejecutar ninguna operacin sobre ellas.
Retomar una campaa: cuando una campaa es suspendida puede ser

retomada gracias a la opcin Retoma desde su men contextual. Esta
operacin devuelve la campaa a su estado de abierta. Todas sus
acciones vuelven a hacerse actuales y visibles en la lsta global de las
acciones actuales.
71
Cierre de una campaa: una campaa abierta o suspendida puede

cerrarse. Cuando se cierra gracias a la opcin Cerrar en el men
contextual de la campaa misma, todas las acciones actuales o
suspendidas se van a eliminar. De todos modos, si ya existen acciones
pasadas asociadas a la campaa, stas se guardarn.
Reapertura de una campaa: una campaa cerrada puede volver a

abrirse. Esto se hace con la opcin Vuelve a abrir del men contextual
de la campaa. La operacin de reapertura coge la lista de todos los
clientes invoilucrados en las acciones pasadas y para cada uno de ellos
crea una nueva accion actual. Todas las acciones pasadas ya
existentes en la campaa se guardan.
Duplicado de una campaa: cualquier campaa existente en cualquier

estado puede ser duplicada gracias a la opcin Duplica en su men
contextual. Seleccionando esta opcin se genera una nueva campaa
en preparacin. Todos los clientes involucrados en las acciones
pasadas asociadas a la campaa origen se van a aadir a esta nueva
campaa. Si la campaa origen tiene acciones futuras, actuales o
suspendidas no se va a aadir ninguno de sus clientes. Todas las
caractersticas de la campaa origen, incluida la lista de comprobacin
prototpica, se van a copiar.
72
19 REPORTES
Un reporte consiste en una elaboracin estadstica de una cantidad especfica
que pertenece a una entidad, con un posible filtro definido como parmetro.
MyCRM ofrece varios tipos de reporte que pueden ser visualizados
seleccionando Men Principal => Reportes.
Cada reporte se representa como una vista de tabla donde cada celda tiene
una etiqueta que representa un valor en el primer eje (x) del reporte.
La celda adems ensea un valor principal a la derecha que se corresponde
con el valor del reporte en el segundo eje (y1). Adems la celda visualiza el
nmero de ocurrencias (y2) de la cantidad en el intervalo representado por la
celda misma.
Finalmente, el filtro representa el tercer eje (z).
Las celdas adems tienen dos barras horizontales. La principal de ellas es
proporcional al valor principal de la celda, mientras la otra barra es proporcional
al nmero de ocurrencias de la cantidad en el intervalo. Ambas barras tienen la
mxima extensin en la celda que contiene el valor mximo calculado en el
reporte y la mnima extensin en la celda que contiene el valor mnimo del
reporte.
La elaboracin del reporte incluye todos los registros de la entidad dada, por lo
tanto no se aplicar ningn filtro.
Si la cantidad objeto del reporte es un valor monetario y si uno o ms valores
guardados en las lneas ledas son expresados en divisa distinta de la divisa
base, y si por estos valores el cambio debe ser actualizado automticamente a
intervalos constantes (tal como definido en Ajustes), la elaboracin del reporte
se alternar a llamadas al servicio remoto Yahoo Finance para recuperar los
cambios actuales necesarios para una conversin correcta.
73
20 COMPARTIR DATOS
En todas aquellas situaciones en que uno es parte de un grupo de venta y los
miembros del grupo utilizan myCRM para su propio trabajo, puede resultar
necesario compartir algunos de los datos sin por eso hacer pblica la base de
datos entera.
MyCRM consente compartir los siguientes tipos de datos:
1) un nico cliente: compartiendo un nico cliente, se van a compartir no
slo todos sus datos internos, como el nombre, las direcciones, los
nmeros de telfono etc., sino todos aquellos registros de datos que
pertenecen a otras entidades que estn vinculados directamente con el
cliente mismo. Por lo tanto, compartiendo un cliente, se van a compartir
tambin todas sus oportunidades, sus ventas, sus actividades etc. Es
decir que al compartir un nico cliente con un colaborador, se habilita a
ste a seguir el trabajo de uno con dicho cliente precisamente desde el
punto de desarrollo alcanzado al momento del compartir. El colaborador
entonces recibe todas las informaciones sobre las actividades pasadas,
presentes y futuras desarrolladas o a desarrollar sobre el cliente mismo;
- para compartir un nico cliente, abrir su vista de detalle y
seleccionar Compartir en su men contextual;
2) una nica oportunidad: compartiendo una nica oportunidad, se limita la
participacin de los datos a todos y tan slo a los datos referentes a
dicha oportunidad. Por lo tanto se van a compartir no slo todos los
datos internos de la oportunidad como el objeto, el valor, la empresa
principal etc., sino tambin todos los registros de datos relativos a otras
entidades que estn directamente vinculadas a dicha oportunidad,
como por ejemplo su cliente involucrado, todas sus actividades, todas
las citas/eventos en agenda etc. De todos modos, si hay otras
oportunidades y ventas vinculadas al mismo cliente, stas no se van a
compartir y consecuentemente no se van a revelar al colaborador. El
colaborador entonces va a recibir tan slo la informacin necesaria para
trabajar sobre la nica oportunidad compartida y no va a tener acceso a
otras informaciones referentes el trabajo entero desarrollado sobre el
cliente;
- para compartir una nica oportunidad, abrir su vista de detalle y
seleccionar Compartir en su men contextual;
3) una nica venta: compartiendo una nica venta, se limita la participacin
de los datos a todos y tan slo aquellos datos referentes dicha venta.
Por lo tanto, se van a compartir no slo todos los datos internos de la
venta, como el objeto, el valor, la empresa principal etc., sino todo los
registros de datos que pertenecen a otras entidades y que estn
directamente vinculados a dicha venta, como por ejemplo su cliente
vinculado, todas sus actividade, todas las citas /eventos en agenda etc.
En todo caso, si existen otras oportunidades y ventas vinculadas al
mismo cliente, stas no van a ser compartidas y consecuentemente no
van a ser reveladas al colaborador. El colaborador entonces va a recibir
74
tan slo la informacin necesaria para trabajar sobre ea nica venta

compartida y no va a tener acceso a otras informaciones vinculadas a la
totalidad del trabajo desarrollado sobre el cliente;
- para compartir una nica venta, abrir su vista de detalle y
seleccionar Compartir... en su men contextual.
Para activar la funcin de compartir datos en myCRM se precisa ejecutar las
siguientes acciones:
1) insertar la direccin personal de correo electrnico en el men Ajustes;
2) insertar todos los datos de los colaboradores;
a. Seleccionar Men Principal => Otras Entidades =>
Colaboradores. Se va a abrir la lista de todos los colaboradores
insertados.
b. Abrir su men de lista y seleccionar Crea nuevo colaborador.
c. En la vista Nuevo Colaborador insertar el nombre, la direccin
de correo electrnico (ha de ser una direccin correcta y utilizada),
un apodo y otras notas adicionales.
Una vez compartidos los datos, se va a abrir la ventana Compartir Datos. En
ella se puede seleccionar la lista de los colaboradores que van a recibir los
datos. Adems se puede elegir tambin la forma de enviar datos y finalmente
insertar un mensaje que los colaboradores van a leer cuando vayan a recibir los
datos.
MyCRM consente dos formas de envo de datos a colaboradores: por correo
electrnico y por Dropbox. Los vamos a ver en detalle.
20.1 Compartir datos por correo electrnico

Cuando se comparten los datos por correo electrnico, myCRM extrae los
datos a compartir de la base de datos y los pone en un fichero especial. El
fichero luego se adjunta a un nuevo correo que sale por defecto con todos los
dems datos necesarios, es decir, las direcciones de los destinatarios (o sea las
direcciones de correo de los colaboradores), el objeto y el cuerpo de texto con
las instrucciones y el mensaje para los destinatarios.
Quien recibe los datos compartidos por correo, una vez recibido el correo
mismo, tendr que abrir el fichero adjunto atravs del men abre en
myCRM. Esta opcin lanza myCRM y abre la ventana Insertar Datos
Compartidos. En esta ventana se puede ver el nombre de los datos que se
estn recibiendo, el remitente y el mensaje. Luego se puede aceptar los datos
en entrada o bien rechazarlos. Si se aceptan, los datos en entrada van a ser
guardados en la base de datos y estarn enseguida disponibles para el uso.
20.2 Compartir datos por Dropbox

Cuando se comparten datos por Dropbox, myCRM extrae los datos a compartir
de la base de datos y los pone en un fichero especial. Luego enva dicho fichero
a Dropbox. En Dropbox, por cada colaborador definido, myCRM crea una
75
carpeta especial que va a servir de bandeja de salida (outbox) para el

colaborador mismo. Estas carpetas se van a poner al mismo nivel de la carpeta
base de Dropbox (es decir, fuera de la carpeta base de myCRM). El nombre de
todas estas carpetas de salida sigue la sintaxis:
myCRM-<direccin de correo del colaborador>
Ej. myCRM-steve.jobs@apple.com.
Por lo tanto, en el espacio Dropbox se visualizan tantas carpetas de salidas
cuantos colaboradores hayan recibido los datos que se han compartido.
Cuando se comparte un dato con ms que un colaborador, el fichero creado se
va a copiar en todas las carpetas de salida de todos los colaboradores
destinatarios.
Quien reciba los datos compartidos por Dropbox, tendr que:
- habilitar su propio myCRM a conectarse a Dropbox, encendiendo el
botn Dropbox de los Ajustes e insertar su propia cuenta Dropbox.
- Insertar la direccin de correo electrnico en Ajustes. sta se va a utilizar
para acceder a la carpeta de entrada;
o Una vez insertada la direccin de correo en Ajustes, myCRM
entiende que en el espacio Dropbox del usuario existe una
carpeta de entrada (inbox) llamada myCRM-<direccin de
correo del usuario> (por ej. myCRM-steve.jobs@apple.com). Se
supone tambin que los ficheros de datos compartidos entre los
compaeros del usuario y el usuario mismo estn todos
guardados en dicha carpeta de entrada.
Por lo tanto el usuario como destinatario de datos compartidos tendr que
ejecutar las siguientes acciones para insertar los datos en su base de datos:
- Desde Men Principal => Insertar => Compartir Datos, se accede a
la carpeta de entrada personal en Dropbox. Se va a mostrar la lista de
todos los ficheros de datos compartidos presentes en la carpeta de
entrada del usuario.
- El usuario selecciona un fichero y se va a abrir la ventana Insertar Datos
Compartidos.
- En dicha ventana, se puede ver el nombre de los datos que se estn
recibiendo, quien es el remitente y se puede leer su mensaje.
- Despus se podr tanto aceptar como rechazar los datos en entrada. Si
se aceptan, los datos en entrada van a ser guardados en la base de
datos y enseguida van a estar disponibles para el uso.
El ltimo paso es comunicar las carpetas de salida de cada colaborador con las
carpetas de entrada de todos los dems colaboradores. Hay varias
posibilidades:
1) Todos los colaboradores utilizan la misma cuenta Dropbox. De esta
forma, las carpetas de salida creadas por cada colaborador sern
directamente accesibles por el correspondiente colaborador como
carpetas de entrada. Es decir, todas las carpetas sern
contemporneamente tanto entrada como salida.
2) Cada colaborador utiliza su propia cuenta Dropbox. En este caso, las
carpetas de salida creadas por cada colaborador no podrn ser
accedidas por los dems colaboradores. Cada usuario tendr que
76
3)
enviar de forma autnoma los ficheros de datos que encuentre en cada

carpeta de salida al colaborador correspondiente, que a su vez tendr
que insertar los ficheros de datosen su carpeta de entrada. Como se
puede fcilmente entender, esta forma anula todas las ventajas del
compartir los datos atravs de Dropbox y por eso es desaconsejada. Se
considere entonces como una forma residual a utilizar en casos
excepcionales.
Cada colaborador utiliza su propia cuenta Dropbox. An as, cada uno
comparte su carpeta de entrada con todos los dems colaboradores
atravs de las funciones de Dropbox. De esta manera, el usuario va a
poner su propia carpeta de entrada de su espacio Dropbox en
comunicacin con todas las correspondientes carpetas de salida de
cada colaborador en su espacio Dropbox. Los ficheros de datos
puestos dentro de cualquier carpeta de salida por cualquier remitente
entonces sern directamente accesibles por el destinatario atravs de
su carpeta de entrada.
En todos estos casos, despus que el destinatario ha insertado los datos

compartidos en su propia base de datos o bien los ha rechazado, el fichero de
datos compartido se eliminar automticamente de la carpeta de entrada.
77
21 BACKUP Y RESTAURACIN DE LA BASE DE

DATOS
La base de datos usada por la aplicacin myCRM se guarda interamente en el
dispositivo. Por consiguiente es fundamental garantizarse la posibilidad de
recuperarla en caso de prdida o rotura del dispositivo mismo o bien en el caso
de operaciones errneas ejecutadas por el utente con los datos.
La base de datos se guarda en algunos ficheros que se consideran ficheros de
datos normales y corrientes desde el punto de vista del sistema operativo. Por
consiguiente, estos ficheros ya tienen todas las posibilidades ofertadas por
Apple para el backup y la restauracin de los datos de cualquier aplicacin.
De todos modos, myCRM est dotado tambin de un sistema de backup y
restauracin de la base de datos autnomo que permite libertad y flexibilidad
mximas. Con este sistema se puede lanzar el backup de la base de datos
segn el gusto de cada uno, cuando y cuantas veces se quiera, y tambin se
puede guardar donde se quiera. El usuario puede entonces fotografiar sus
datos en diferentes momentos y restaurar en cualquier momento cualquier
estado fotografiado.
La operacin de backup consiste en generar un fichero concreto que el usuario
luego tendr que guardar en un lugar seguro. La operacin de restauracin en
cambio es exactamente el proceso contrario, es decir recuperar un fichero de
backup desde la ubicacin segura en donde se haba guardado y volver a darlo
a la aplicacin, que, leyndolo, podr reconstruir la base de datos con los datos
presentes en el momento del lanzamiento del backup mismo. La operacin de
restauracin entonces elimina definitivamente e irreversiblemente todos los
datos de la base de datos presentes en el momento del comienzo de la
operacin misma y los sostituye con los del fichero de backup.
Desde el men Utilidades => Backup de la base de datos se puede acceder
a la opcin con que el usuario puede lanzar el backup, mientras desde el men
Utilidades => Restauracin de la base de datos se puede acceder a la
seccin en que el usuario lanza la restauracin de la base de datos.
Ambas secciones tienen arriba una barra de seleccin en donde el usuario elige
el destino/procedencia del fichero de backup.
Hay tres posibilidades por cada una, iTunes, Dropbox y Google Docs,
mientras una cuarta, el Resetear, slo existe para la restauracin. Las vamos a
explicar en detalle.
21.1 iTunes
Seleccionando iTunes como destino del backup, se le manda a myCRM dejar
el fichero generado durante la operacin de backup en la carpeta compartida
de la aplicacin. Entrando en ella, el usuario puede coger el fichero de backup,
llevarlo a su propio ordenador/mac y aqu mismo guardarlo en el lugar que
considere ms oportuno.
Los ficheros de backup se generan y guardan son el siguiente nombre:
78
mycrm.db.<ao>-<mes>-<da>_h<hora>.<minutos>.bkp
donde <ao>-<mes>-<da>_h<hora>.<minutos> representa la fecha y hora en
que se ha generado el fichero de backup. Por ejemplo:
mycrm.db.2011-09-01_h15.30.bkp
Para ejecutar la restauracin se tiene que seguir el procedimiento al revs, es
decir, se coge el fichero de backup desde el ordenador/mac y se carga en la
carpeta compartida de la aplicacin. Luego se abre la seccin de restauracin
de myCRM (men Utilidades => Restauracin de la base de datos) y se elige
iTunes en la barra de seleccin en alto. Finalmente se selecciona el pequeo
botn de revelacin a la derecha del texto elige el fichero de backup y se abre
automticamente una lista de todos los ficheros de backup presentes en la
carpeta compartida. Aqu el usuario elige el fichero oportuno y luego lanzar su
restauracin con el botn ejecuta la restauracin de la base de datos.
En el cuadro de abajo llamado consola la aplicacin comunica el xito de
todas las fases de la restauracin. En caso de error, se restaura la base de
datos original.
Hay que considerar que la lista de ficheros de backup presentes en la carpeta
compartida de myCRM se puede visualizar aplicando el filtro *.bkp a todos los
ficheros contenidos en dicha carpeta. El usuario puede entonces renonbrar con
toda libertad los ficheros de backup y dejarlos en la carpeta compartida con sus
nuevos nombres, siempre y cuando se guarden con extensin .bkp.
21.2 Dropbox
Seleccionando Dropbox como destino de di backup, se pemite a myCRM de
almacenar el fichero generado por el backup en el espacio remoto de Dropbox,
en la carpeta Backup (que a su vez se halla dentro de la carpeta basede
myCRM).
Para poder hacer esto, es preciso tener una cuenta Dropbox activa e impostada
atravs de los Ajustes de myCRM, adems de una conexin Internet.
Hay que tener en cuenta que, seleccionando Dropbox, se elige un espacio
remoto accesible slo con conexin Internet. Por lo tanto es necesario que en
este paso la conexin Internet del dispositivo siempre est activa y en funcin.
Los ficheros de backup se guardan en Dropbox segn la misma lgica de
nombres utilizada en el caso de iTunes y se recuperan desde Dropbox
aplicando el mismo filtro *.bkp, como en el caso de iTunes.
Las operaciones de backup y restauracin en el caso de Dropbox son
exactamente iguales a las de iTunes. La nica diferencia est en que no hace
falta mover los ficheros de backup a un lugar seguro ya que la carpeta backup
de Dropbox es ya de por s un lugar seguro donde almacenar ficheros de
backup.
79
21.3 Restauracin
La operacin de restauracin, tanto desde iTunes como desde Dropbox elimina
completamente y de forma irreversible todos los datos actualmente grabados
en la base de datos y los sostituye con los del backup.
En el campo consola se puede seguir el desarrollo de la operacin y ver su xito
final.
En el caso en que algo falle, se va a restaurar la base de datos antigua sin
perder ningn dato.
21.4 Resetear
Desde la seccin de la restauracin de la base de datos se puede tambin
elegir una cuarta opcin en la barra en alto: Resetear. sta permite ejecutar el
reseteo total de la base de datos. Lanzando dicha operacin se lleva la base de
datos a su estado inicial, tal como estaba en el momento de la instalacin de la
aplicacin. Obviamente esto conlleva la prdida definitiva de todos los datos
que estn en la base de datos.
El reseteo elimina tambin todas las preferencias y los ajustes de la aplicacin.
Para resetear la base de datos no se requiere la existencia de ficheros en la
carpeta compartida de la aplicacin ni una cuenta en Google Docs o Dropbox,
ni tampoco la conexin internet.
21.5 Traslado de la base de datos a otro dispositivo

La operacin de backup/restauracin de la base de datos ejecutada por
myCRM permite tambin el traslado de la base de datos a otro dispositivo, sea
iPhone o bien iPad. Es posible de hecho ejecutar el backup de la base de datos
desde myCRM en un iPhone y luego importarlo en myCRM en un iPad. Es
necesario que la versin de myCRM con que se ejecute la restauracin sea
mayor o igual a la con que se ha ejecutado el backup.
Cuando el dispositivo en que se ejecuta la restauracin (el de destino) es
diferente del dispositivo en que se ha ejecutado el backup (el de salida), el
nivel de licencia no se transfiere. Por consiguiente en el dispositivo de destino
hay que restaurar aparte el nivel de licencia. Existen dos posibilidades:
1) El tipo de dispositivo es el mismo, o sea ambos dispositivos de salida y
de destino son iPhone o iPad. En este caso, la restauracin de la
licencia en el dispositivo de destino es gratuita (vase el captulo
Gestin Licencias).
2) El tipo de dispositivo es diferente, es decir, el dispositivo de salida es un
iPhone y el de destino un iPad o viceversa. En este caso, en el dispositivo
de destino hay que adquirir un nuevo nivel de licencia que puede ser
distinto al que hay en el dispositivo de salida.
En ambos casos todos los datos quedan disponibles en el dispositivo destino
para una consulta de lectura, incluso se pueden editar y cancelar, pero no si se
quiere aadir ms registros que superen el dcimo (nivel base GRATIS10REC)
ser preciso adquirir o restaurar un nivel de licencia superior.
80
21.6 Backup & restauracin de documentos

En todos los casos de backup & restauracin, es decir iTunes, Dropbox y
Google Docs, el fichero de backup generado no va a contener nunca los
ficheros fsicos asociados a los documentos. Esto se debe a que:
- el nmero y/o el tamao de los ficheros fsicos podran ser muy grandes
y esto conllevara la creacin de ficheros de backup tan grandes como
para no poderse gestionar.
- Todos los ficheros fsicos provienen de origen externa, como Dropbox o
el mismo PC/Mac. Por lo tanto stos ya han pasado el backup (o
deberan haberlo pasado). Adems todos los objetos presentes en la
galera de imgenes del dispositivo han pasado tambin el backup (o
deberan) a travs del procedimiento estndar de backup ofrecido por
iTunes.
Por lo tanto el sistema de backup y restauracin de myCRM no considera los
ficheros fsicos asociados a los documentos. La responsabilidad de hacer
backup y restaurar los ficheros fsicos es competencia del usuario.
En todo caso, para reducir al mnimo los problemas para el usuario, cuando la
aplicacin termina la restauracin de un fichero de backup, todos los ficheros
fsiscos precedentemente guardados en la memoria interna de la aplicacin no
se eliminan enseguida. La aplicacin de hecho seguir las siguientes pautas:
1) Todos los ficheros que vienen de Dropbox se eliminan enseguida
porque son simplemente copias del fichero original que sigue estando
en Dropbox;
2) Todos los ficheros locales que vienen de iTunes se verifican uno a uno y
si en la nueva base de datos recin restaurado existen registros de
documentos que se refieren a ellos, dichos ficheros se dejan donde
estn;
3) Todos aquellos ficheros locales que ya no resultan relacionados a
registros de documentos en la nueva base de datos recin restaurada
se llamarn ficheros hurfanos y se van a mover a la carpeta
compartida de myCRM para que el usuario pueda guardarlos en un
lugar seguro a travs de iTunes.
Por lo tanto, en general, despus de ejecutar la restauracin de un fichero de
backup, al abrir la lista de documentos, se encontrarn uno o ms documentos
visualizados en rojo (es decir, faltantes). Si esto se verifica, hay que restaurar
manualmente todos los ficheros faltantes como se describe aqu seguido:
- Para restaurar un fichero faltante que est vinculado a Dropbox, bastar
con utilizarlo mostrndolo o bien adjuntndolo a un correo. Esto va a
lanzar automticamente la descarga de ficheros desde Dropbox;
- Para restaurar un fichero faltante que est vinculado a un fichero local, es
necesario:
o Cargar una copia del fichero original en la carpeta comartida de
myCRM cogindola del PC/Mac;
o Luego hay que entrar en modificar documento;
o seleccionar de nuevo iTunes;
o seleccionar el botn de revelacin a la derecha del campo del
nombre del fichero;
o elegir de nuevo el fichero fsico;
81
o guardar el registro. Esto va a mover el fichero desde la carpeta

compartida a la memoria interna del dispositivo gestionada por
myCRM.
Para restaurar un vnculo faltante con un objeto de la galera de
imgenes, es necesario cargar dicho objeto sincronizando iTunes ,
modificando el documento correspondiente y finalmente seleccionando
de nuevo el objeto desde la galera de imgenes a su nueva posicin.
82
22 EXPORTACIN DATOS
La exportacin de datos consiste en crear ficheros que contengan listas de
registros de la entidad a exportar. Los registros pueden estar tanto en un
formato leble como en el formato CSV (Comma Separated Values), siendo ste
un formato de cambio muy comn que permite importar datos a otros software
como por ejemplo Microsoft Excel.
Las entidades que se pueden exportar son las siguientes:
Clientes
Oportunidades
Ventas
Actividades
Compromisos y eventos (en agenda o en el historial del cliente)
reas
Direcciones con rea (es decir todas las asociaciones directas de
direcciones a reas)
Empresas principales
Adems del formato, el usuario puede elegir tambin la codificacin con que se
va a generar el fichero. Estn disponibles las siguientes codificaciones:
Unicode (UTF8): es la universal, normalmente reconocida por todos los
programas ms modernos tanto en ordenador que en Mac;
Macintosh: (MacRoman): es la codificacin clsica usada en ambiente
Mac. Consente la correcta lectura de los ficheros con cualquier
programa en sistema Mac;
PC (ISO Latin 1): es la codificacin clsica usada en ambiente PC.
Consente la correcta lectura de los ficheros con cualquier programa en
sistema PC;
Se accede a la exportacin de datos tanto en el men Utlildades como a
travs del men contextual de cada una de las entidades mencionadas (slo
para las principales).
La vista muestra en la barra superior tres opciones, que representan los tres
posibles destinos de los ficheros generados: stos son:
- iTunes: el fichero creado se guarda en la carpeta compartida de myCRM;
- Correo Electrnico: el fichero creado se adjunta a un nuevo correo para
ser enviado a quien se desee.
- Dropbox: el fichero creado se enva a Dropbox y se pone en la carpeta
Export, que est a su vez dentro la carpeta base myCRM.
83
23 IMPORTACIN CLIENTES
MyCRM consente importar listas de clientes desde fuentes externas. A da de
hoy hay cuatro fuentes disponibles:
- iTunes: representa la carpeta compartida de myCRM a partir de sta se
puede importar el fichero CSV;
- Dropbox: representa la carpeta remota Import de Dropbox; a partir de
sta se puede importar el fichero CSV,
- Google Docs: representa el espacio remoto de Google Docs; a partir de
sta se puede importar el fichero de tipo hoja de clculo;
- Contactos: representa la aplicacin Contactos del dispositivo; a partir de
sta se puede importar los registros de la agenda del dispositivo.
En todos los casos se puede elegir si aplicar o no el control de los duplicados.
Este control sirve para determinar a la hora de la importacin de un nombre si
este ltimo existe ya en la lista de clientes. Si existe, se puede elegir entre
ignorar el nombre que se est importando, dejando inalterado el existente, y
agregar los datos asociados al nuevo nombre a los que ya existen.
Hay que tener en cuenta que el control de duplicados y la operacin de
agregacin son operaciones que ralentizan el proceso de importacin. Por lo
tanto es aconsejable desactivar dichas funciones siempre y cuando se sepa por
cierto que los nombres que se van a importar no tienen duplicados con los
existentes.
Cuando se encuentran dos registros duplicados y se ha seleccionado la opcin
aadir, se van a aplicar las siguientes reglas:
- Para todos los campos multi-valor, se verifican todas las parejas
etiqueta-valor. Si el registro duplicado tiene una nueva pareja etiquetavalor, sta se va a aadir al registro original. Si el registro duplicado tiene
una pareja con la misma etiqueta, su valor se va a sostituir al valor actual
en el registro original.
- Para los campos notas, el texto contenido en el registro duplicado se
antepone al texto contenido en el campo notas del registro original, pero
tan slo en el caso en que el texto no est ya en el registro original.
- Los tags asociados al registro duplicado se ignoran;
En todos los casos, habr que tener en cuenta que la importacin de clientes es
una operacin que puede conllevar profundos cambios en la lista clientes y no
es reversible. Se aconseja por lo tanto de EJECUTAR UN BACKUP DE LA
BASE DE DATOS ANTES DE LANZAR UNA IMPORTACIN DE CLIENTES.
23.1 Importacin desde iTunes o Dropbox

Cuando se seleccionan iTunes o bien Dropbox como origen de importacin, se
puede importar el fichero en formato CSV.
Los ficheros CSV que se pueden importar tienen el mismo formato que los
ficheros CSV generados en la exportacin de clientes. Dicho de otra forma, una
84
lista de clientes exportada a un fichero CSV se puede volver a importar

utilizando el mismo fichero.
El nombre de los ficheros CSV que se pueden importar puede ser cualquiera,
puesto que su extensin siempre sea .csv.
Pulsando el botn de revelacin a la derecha del campo del nombre del fichero,
se visualiza la lista de todos los ficheros CSV presentes en la fuente de
importacin seleccionada. Una vez seleccionado uno de ellos, hay que impostar
la codificacin y el delimitador utilizado por el ficheros.
23.2 Importacin desde Google Docs

Cuando se selecciona Google Docs come fuente de importacin, se pueden
importar hojas de clculos de Google Docs.
El nombre del documento puede ser cualquiera. Habr que elegir primero el
nombre de la hoja de clculo, luego el nombre de la hoja interna de trabajo que
contiene los datos a importar.
23.3 Formato de importacin

Independientemente de que el fichero que se puede importar sea un fichero
CSV (normalmente se crea antes una hoja de clculoy luego se guarda con
formato CSV) o bien una hoja de clculo Google Docs, el nombre de las
columnas y su formato tienen que seguir las mismas reglas.
Las reglas generales son:
la lnea 1 tiene que tener los nombres de las columnas:
nombre,cdigos, empresa,direcciones, telfonos, faxes,
correos electrnicos, tags, notas;
la columna "nombre" tiene que existir siempre, las dems son
opcionales;
el orden de las columnas es libre: entre ellas pueden existir columnas
vacas y/o de otro tipo que no se van a importar;
a partir de la lnea 2 se tienen que encontrar las lneas de los datos;
las lneas de datos tienen que ser continuas. La primera lnea que se
encuentre vaca va a interrumpir la importacin;
los datos de la columna nombre son obligatorios, los dems
opcionales;
las columnas "cdigos", "telfonos", "faxes", "correo electrnico" son
columnas multi-valor. Pueden contener datos en formato simple o bien
en secuencia de una o ms parejas "etiqueta/valor";
o una secuencia " etiqueta /valor" consta de: < etiqueta -1>;<valor1>|< etiqueta -2>;<valor-2>|...|<etiqueta-n>;<valor-n>;
o por ejemplo en el caso en que se quieran importar ms nmeros
de telfono se puede insertar una expresin del tipo:
"mvil;328123456|oficina;0698765|casa;0256789"
85
Vamos a tratar ms detenidamente la columna direcciones. En ella se puede

insertar una secuencia de uno o ms elementos separados por el carcter |
(pipe).
Cada uno de estos elementos puede constar de uno, dos o tres sub-elementos
separados por el carcter ; (punto y coma). Los varios casos que se pueden
dar:
un nico sub-elemento: en este caso sera la direccin:
o ej.: Viale Mazzini, Roma
dos sub-elementos: en este caso generalmente el primero es el tipo y el
segundo la direccin
o ej.: Sede; Viale Mazzini, Roma
pero si el segundo elemento contiene el prefijo rea:, entonces el
primer sub-elemento representa la direccin y el segundo el rea
asociada a la direccin (sin prefijo).
o Ej.: Viale Mazzini, Roma; rea: Prati
tres sub-elementos: en este caso, il primero representa el tipo, el
segundo la direccin y el tercero el rea. En este caso no hay posibilidad
de malinterpretacin, as que se puede omitir el prefijo.
o Ej: Sede; Viale Mazzini, Roma; rea: Prati
o O bien : Sede; Viale Mazzini, Roma; Prati
Finalmente existe una columna tags que contiene la lista de los tags a asociar
al cliente. Los tags pueden estar separados por uno cualquiera de los
carcteres separadores: punto y coma (";"), coma (","), pipe ("|"). El espacio ( )
no se considera un carcter separador, por lo tanto los tags importables
pueden ser formados por ms palabras separadas, de hecho, por espacio.
En la definicin de los tags no se hace diferencia entre maysculas y
minsculas, por lo que, por ejemplo, el tag myCRM se considera idntico al
tag myCRM.
En caso de que haya clientes que tienen valores no nulos en la columna
empresa, la hoja de clculo tiene que tener tambin lneas con estos valores.
Por ejemplo si el cliente Giuseppe Mazzini tiene en la columna empresa el valor
ITALIA spa, la hoja de clculo tambin tiene que tener una lnea para el cliente
igual a ITALIA spa.
La posicin en la hoja de clculos de las lneas que representan empresas
puede ser cualquiera pero se tiene que respetar la riguiente regla:
Si la lnea que representa una empresa precede uno o ms lneas
clientes a ella vinculados, tambin el nombre de la empresa tiene que ser
incluido tanto en la columna nombre como en la columna empresa.
si la lnea que representa una empresa sigue todas las lneas que
contienen clientes vinculados a dicha empresa, el nombre de la empresa
misma tiene que estar incluido tan slo en la columna nombre y la
columna empresa tiene que quedarse vaca.
para ver un ejemplo de hojade clculo pincha aqu:
86
https://docs.google.com/spreadsheet/pub?key=0Ar1smMmFx854dHVSekd1bj
UwU0xnUDE2cWdnTExmZnc&output=html
23.4 Importacin desde Contactos

En el caso de importacin de clientes desde la lista de contactos, se puede
ejecutar tanto una importacin de la lista entera cuanto elegir los contactos a
importar y los que no. Adems se da la posibilidad de elegir el formato en que
importar los contactos: vamos a verlo en detalle.
El primer botn de eleccin en la vista permite elegir que importar. Por defecto
se selecciona la opcin importa todos los contactos. De todas formas se
puede modificar con el botn de revelacin que est a la derecha: con ste, se
va a cargar la lista entera de contactos del dispositivo. Por defecto salen
seleccionados todos los elementos. Luego es posible cambiar la seleccin
como se considere mejor seleccionando los elementos singularmente o bien
usando el botn en alto a la derecha. Con ste se puede seleccionar de golpe
(selecciona todos) o deseleccionar (deselecciona todos) todos los elementos
de la lista.
Una vez que se haya decidido que importar, hay que elegir el como usando el
segundo botn de seleccin que se llama formato. Existen las siguientes
opciones:
1. apellidos nombre [+empresa]
2. nombre apellidos [+empresa]
3. empresa apellidos nombre
4. empresa nombre apellidos
5. apellidos nombre empresa
6. nombre apellidos empresa
Las primeras dos opciones permiten crear un cliente del tipo contacto simple
para el contacto del dispositivo y, eventualmente, un cliente del tipo empresa
si el cliente del dispositivo presenta el campo empresa no vaco. Por ejemplo
pongamos el caso de dos contactos en el dispositivo. El primero:
nombre: Steve
apellidos: Jobs
empresa: Apple
El segundo:
nombre: Bill
apellido: Gates
empresa:
Importando segn la primera opcin de formato, se van a crear en myCRM tres
clientes: el primero un cliente del tipo empresa con nombre Apple; el
segundo un cliente del tipo contacto simple con nombre Jobs Steve y con
un vnculo de empresa de procedencia con Apple; el tercero ser un cliente
de tipo contacto simple, con nombre Gates Bill y ningn vnculo de
empresa de procedencia.
Entonces las opciones 1 y 2 actan de la misma forma, aunque la primera
guarda los nombre de los clientes como apellidos nombre, mientras la
segunda como nombre apellidos.
87
Por contra todas las dems opciones no crean ningn cliente del tipo empresa
sino registran el nombre de la empresa dentro del nombre del cliente de
myCRM. Por ejemplo, importando los dos contactos del ejemplo anterior segn
la opcin 4, se van a crear en myCRM slo dos clientes, ambos del tipo
contacto simple, y ambos sin ningn vnculo empresa de procedencia y con
los siguientes nombres:
Apple Steve Jobs
Bill Gates
23.5 Importaciones adicionales posteriores desde contactos

Normalmente la primera vez que se importa la agenda del dispositivo, se
importan todos los contactos guardados en ella. De todos modos,
posteriormenteel usuario puede haber aadido otros contactos a la agenda y
puede querer importar tan slo los nuevos.
Para eso, es suficiente lanzar la importacin total de la agenda del dispositivo
activando la opcin verefica duplicados. Con esta opcin se tendr el efecto
de mantener iguales (o actualizados, si se selecciona la opcin agregar
duplicados) todos los contactos anteriormente importados y de importar tan
slo los nuevos aadidos recientemente en la agenda del dispositivo.
88
24 GESTIN DE LA NUBE
La gestin de la nube es una funcin que permite a distintas entidades de
myCRM, ejecutadas en distintos dispositivos y referidas a distintos usuarios,
trabajar en la misma base de datos compartida.
Una vez activada dicha funcin se podr:
- utilizar myCRM con todos los dipositivos propios mantenindolos todos
constantemente sincronizados;
- utilizar myCRM en grupo con ms personas, las cuales tienen un
dispositivo cada una en donde haya una copia de myCRM y que tienen
cada una acceso de lectura y escriptura a la misma base de datos
compartida;
- utilizar myCRM a solas con un nico dispositivo, aun as teniendo la
posibilidad de ejecutar backup frecuentes de los datos de forma simple y
rpida y tambin la posibilidad de anular las ltimas modificaciones
aplicadas;
24.1 Requisitos
La Gestin de la Nube se basa en Dropbox. Por lo tanto, para que se pueda
utilizar se precisa una cuenta Dropbox activa.
Adems, puesto que todas las acciones de gestin de la nube interaccionan
con Dropbox, es preciso tambin tener una conexin Internet activa cuando
stas vienen ejecutadas. De todos modos, entre una accin de gestin de la
nube y la siguiente, se puede mantenerse desconectados sin problema alguno.
24.2 Principio de funcionamiento

MyCRM es un sistema CRM personal y por lo tanto no existe un sistema
centralizado para conectarse. En un trabajo estndar, la base de datos est
completamente guardada en la memoria interna del dispositivo.
Para tener la gestin de la nube y permitir a muchos dispositivos trabajar sobre
la misma base de datos, es preciso utilizar un sistema externo di memoria, es
decir Dropbox, como apoyo centralizado.
La forma de trabajar de la gestin de la nube es la siguiente, resumida en sus
puntos esenciales:
- la base de datos compartida se mantiene constantemente en Dropbox;
- todos los dispositivos que participan a la nube tienen una copia en local
de la nube misma;
- cada vez que un dispositivo necesita escribir o modificar algn dato en la
base de datos, tendr que adquirir un permiso exclusivo de escritura
para evitar que los dems dispositivos hagan lo mismo
contemporneamente;
89
durante el perodo de bloqueo exclusivo de la base de datos por parte de

un dispositivo, todos los dems dispositivos no pueden escribir en la
base de datos pero s podrn seguir accediendo en modo lectura;
cuando el dispositivo que est escribiendo en la base de datos acaba,
tiene que dejar la nueva versin de la base de datos en Dropbox y quitar
el bloqueo;
todos los dems dispositivos pueden ahora actualizar su copia local de la
base de datos sostituyndola con la ms reciente.
Como se puede fcilmente imaginar, esta forma de trabajo est basada en la

colaboracin entre dispositivos que participantes a la nube. Si estos dispositivos
pertenecen todos al mismo usuario, la colaboracin se alcanza fcilmente. Por
contra, si los dispositivos pertenecen a distintos usuarios, la colabroacin ha de
ser pactada y aplicada por todo el mundo.
24.3 Lmites de la gestin de la nube

La gestin de la nube permite a muchos usuarios acceder a la misma base de
datos, sin embargo todos ellos no pueden ser concursantes sino
colaboradores.
La gestin de la nube se basa totalmente en la colaboracin entre usuarios. Si
un usuario no se comporta de forma colaborativa, todos los dems podran
verse afectados negativamente en su trabajo.
La gestin de la nube no preve la existencia de un super-usuario, es decir de
un usuario con funciones administrativas. Todos los usuarios son iguales. Todos
pueden leer y escribir en la base de datos compartida como si cada uno de
ellos fuera propietario.
Otro lmite de la gestin de la nube es el nmero de usuarios que puedan
acceder a la base de datos. De hecho, mientras el nmero de usuarios que leen
de la base de datos, actualizando su copia local con la nueva versin
encontrada en Dropbox, podra ser tericamente hasta muy elevado, no se
puede decir lo mismo para los usuarios que quieren modificar la base de datos.
De hecho para editar la base de datos compartida el usuario tiene que adquirir
un bloqueo exclusivo a aplicar a la base misma para evitar que otros usuarios
hagan lo mismo al mismo tiempo. Por lo tanto el nmero de cambios de la base
de datos compartida nunca ser elevado, dado que cada cambio no dura
menos de algunos minutos, si el usuario es muy colaborador y adquiere el
bloqueo, hace sus modificaciones y levanta inmediatamente el bloqueo.
Por lo tanto, cuanto ms incrementa el nmero de usuarios que intentan escribir
en la base de datos al mismo tiempo, tanto ms larga ser la espera para poder
adquirir el bloqueo.
Finalmente, hay que considerar tambin que hay un lmite en las dimensiones de
la base de datos. Este lmite est estrictamente relacionado con el sistema
externo utilizado para guardar datos, o sea Dropbox. El lmite actual es 150MB.
De todos modos, hay que considerar que dicho lmite es slo terico ya que el
tamao de una base de datos myCRM, aunque con miles de registros,
normalmente es ms pequeo que el lmite.
90
24.4 Habilitacin/deshabilitacin de la gestin de la nube

Hay que habilitar la gestin de la nube en todos los dispositivos con que se
quiere compartir la misma base de datos.
Es preciso habilitar Dropbox en cada dispositivo antes de habilitar la gestin de
la nube. La cuenta Dropbox utilizada tendr que ser la misma para todos los
dispositivos.
Ambas habilitaciones, de Dropbox y de la Gestin de la Nube, se ejecutan
desde los Ajustes de myCRM.
Nada ms encendido el botn de gestin de la nube, myCRM se va a conectar
a Dropbox y verifica si es posible adquirir el bloqueo sobre la base de datos.
Esta operacin llamada adquisicin y se describir ms adelante en detalle. Si
el bloqueo no puede ser adquirido, no se podr entrar en la nube y habr que
volver a habilitarla ms tarde.
Si e cambio el bloqueo se ha adquirido, la aplicacin pide insertar datos del
usuario que va a utilizar el dispositivo. Estos datos tienen una nica finalidad:
permitir a los otros usuarios que participan a la nube identificar al usuario para
poder contactar con l en caso de problemas. Por lo tanto se deberan insertar
todas las informaciones tiles para contactar con el usuario en cualquier
momento: su nombre y apellido, nmero de telfono, direccin de correo
electrnico y cualquiera informacin adicional.
Una vez insertada la informacin del usuario, se puede empezar a trabajar con
la base de datos.
Como hablado, todos los dispositivos que quieren participar a la nube han de
activar la gestin de la nube. Las habilitaciones se pueden ejecutar en cualquier
orden. Sin embargo es extremadamente importante elegir correctamente la
primera de ellas. De hecho al principio no hay ninguna base de datos
compartida en la nube (es decir en Dropbox). Por eso la base de datos del
primer dispositivo que entra en la nube se va a transpasar a la nube misma.
Todos los datos que l contiene se guardarn y compartirn entonces con
todos los dispositivos que seguidamente van a entrar en la nube.
Para todo los dems dispositivos pasar lo contrario: despus de la habilitacin,
su base de datos local se va a sostituir con la base de datos compartida
presente en la nube (la llamada base de datos de la nube). Por lo tanto para
todos, ninguno de los datos locales iniciales se va a enviar a la nube y despus
de la habilitacin de la gestin de la nube, todo los datos se perdern.
Los nuevos dispositivos se pueden aadir a la nube en cualquier momento, y
cualquier dispositivo puede dejar la nube en cualquier momento.
Para dejar la nube, es suficiente apagar el botn de la gestin de la nube. Sin
embargo esto es posible slo si la base de datos de la nube no est bloqueada
por nadie.
Despus de haber dejado la nube, la base de datos se desconecta de la de la
nube y la aplicacin seguir trabajando como siempre con la base de datos
local.
91
24.5 El Men Nube

Inmediatamente despus de habilitar la gestin de la nube, aparece el men
nube. En la versin iPad de myCRM, el men se puede abrir pulsando el botn
Men Nube que aparece a la derecha del botn Men Principal, mientras
que en la versin iPhone habr que pulsar el pequeo icono con forma de nube
que se halla en bajo a la derecha de la pantalla.
El men nube tiene dos objetivos:
- verificar el estado de la nube
- ejecutar las varias acciones sobre la nube
Nada ms abrir el men, ste empieza inmediatamente a verificar la nube para
recoger las siguientes informaciones:
- Estado de la base de datos local: cuando el dispositivo mismo est en la
nube, la base de datos local puede ser editada slamente si el
dispositivo mismo ha adquirido el bloqueo de la base de datos de la
nube (es decir, ha ejecutado una accin de adquisicin como se
describir ms abajo). Los posibles estados son los siguientes:
o Slo lectura (bloqueado) color Rojo: la base de datos local no
puede ser editada ya que la base de datos de la nube no ha sido
adquirida (y por lo tanto ningn bloqueo sobre la base de datos
ha sido adquirido). Si se intenta insertar de nuevo un registro o
bien modificar o anular registro existente, saldr un mensaje de
error y la operacin se cancela.
o Editable - color Verde: la base de datos local se puede editar ya
que se ha adquirido con xito el bloqueo de la nube (por lo tanto
ningn otro usuario puede adquirir el bloqueo). Ya se puede
ejecutar cualquier modificacin en los datos locales;
o Editable localmente color Amarillo: se puede editar la base de
datos. Sin embargo no se ha adquirido nada (por lo danto no ha
sido adquirido algn bloqueo de la base de datos de la nube). La
base de datos local ha sido forzada para ser editabile con una
operacin de despbloqueo (vase ms abajo), pero es una
situacin de riesgo ya que todas las modificaciones de la base de
datos local se podran perder si la operacin siguiente de prueba
de descarga (vase ms abajo) falla.
- Estado de la base de datos en la nube: indica si la base de datos de la
nube ha sido adquirida o no (es decir, si existe un bloqueo de la nube o
no). Si la base de datos de la nube ha sido adquirida, se informa tambin
de quin ha hecho la adquisicin.
- Estado de la sincronizacin: compara la versin de la base de datos local
con la de la nube. Si las dos versiones son iguales, informa de que la
base de datos local est actualizada. Esto significa que todos los datos
presentes en la base de datos local son exactamente idnticos a los
presentes en la base de datos de la nube. Por otro lado, informa si es
necesario actualizar la base de datos local con la versin ms reciente
presente en la nube (situacin representada por un icono de una flecha
en salida de una nube) o bien si es necesario enviar la propia copia de la
92
base de datos a la nube (situacin representada por un icono con una

flecha entrando en una nube).
Todas las informaciones anteriores se visualizan en la parte alta del men de la

nube. En la parte baja se muestran las acciones posibles que el usuario puede
lanzar dependiendo del estado en que se encuentra la base de datos local. sta
es la lista entera de las posibles acciones:
- Adquirir la BBDD desde la nube: esta opcin intenta adquirir el bloqueo
de la base de datos de la nube. Si lo consigue, compara tambin la
versin de la base de datos local con la de la base de datos de la nube.
Si resulta que la bbdd de la nube es ms reciente de la local, la accin
sigue descargando y sobreescribiendo la bbdd local (si es preciso,
tambin se sincroniza el del calendario). Una vez acabada la accin, la
bbdd local se hace editable permitiendo al usuario la posibilidad de
aadir datos. Por contra, si la accin no termina de adquirir el bloqueo
de la base de datos de la nube, se abrir el panel Usuario Nube que
visualiza el detalle de las informaciones sobre el usuario que tiene
adquirida la bbdd de la nube. Si se considera que dicho usuario lleva
adquirida la bbdd desde hace mucho tiempo, se puede intentar
contactar con l a travs de los medios tradicionales (telfono, email u
otros) segn las informaciones visualizadas en el panel mismo. sta es
una situacin tpica en que hay un conflicto entre usuarios donde se ve lo
importante que es la colaboracin entre usuarios.
- Deja la BBDD en la nube: esta accin verifica al principio que la base de
datos de la nube ha sido efectivamente adquirida por el dispositivo. De
ser as, enva a la nube la copia local de la bbdd. Una vez en la nube,
esta copia va a sostituir la base de datos existente as siendo la nueva
base de datos de la nube. Despus de este cambio, el bloqueo sobre la
bbdd de la nube se va a eliminar, as que todos los dems usuarios
podrn leer la nueva versin de la bbdd de la nube. Finalmente, una vez
acabada la accin, se vuelve a bloquear la misma base de datos para
que no se pueda modificar.
- Actualiza la BBDD local: con esta accin se puede actualizar la base de
datos local con la versin ms reciente de la base de datos de la nube
sin por eso bloquearla, es decir permitiendo a los dems usuarios de
seguir modificando la base de datos de la nube. Esto es til cuando
otros usuarios insertan modificaciones a la base de datos de la nube y se
quiere incorporar tan slo esas modificaciones sin tener que modificare
los datos de la base entera (si necesario, se va a lanzar tambin una
sincronizacin del calendario). La base de datos local sigue quedando
bloqueada (slo lectura).
- Elimina adquisicin: esta accin permite interrumpir todos los cambios
insertados desde la ltima adquisicin. Al ejecutar esta accin se va a
descargar de nuevo la versin actual de la base de datos de la nube que
se va a sobreescribir a la base de datos local (si necesario, se va a lanzar
tambin una sincronizacin del calendario). La base de datos local vuelve
a estar bloqueada (slo lectura).
93
Desbloquea la base de datos local: esta accin permite desbloquear la

base de datos local sin adquirir el bloqueo sobre la bbdd de la nube.
Esto es til cuando por ejemplo no hay conexin a Internet y se necesita
urgentemente aadir daos a la base de datos. De todos modos esta
accin se ha de utilizar con cuidado ya que las modificaciones podran
perderse si otros usuarios estn editando la base de datos de la nube
contemporneamente. Por lo tanto, si se ejecuta esta accin se tendra
que ejecutar cuanto antes la siguiente accin Intenta la descarga o bien
informar a todos los dems usuarios que estn en un estado de riesgo y
pedirles que no ejecuten operaciones de adquisicin/descarga
mientras tanto. sta es otra situacin en que la colaboracin entre
usuarios es muy necesaria.
Intenta la descarga: esta accin se puede ejecutar slo cuando se haya
desbloqueado la base de datos local. Compara la versin de la base de
datos local con la de la nube. Si son iguales, se intenta adquirir el
bloqueo de la base de datos, y si se consigue, se enva la base de datos
local a la nube para sobreescribir la antigua bbdd de la nube. Sin
embargo si en la nube hay una versin ms reciente de la bbdd local o si
sta no consigue adquirir el bloqueo de la base de datos de la nube
porque ste ha sido adquirido por otro usuario, la accin falla y no se va
a poder transferir a la nube ninguna modificacin aplicada despus del
desbloqueo de la base de datos local. Cuando se ejecuta una
actualizacin o adquisicin siguiente, de hecho, la base de datos
local viene sobreescrita por la bbdd descargada de la nube.
24.6 Los usuarios de la nube

Cada vez que un dispositivo se introduce en la nube a travs del botn de la
gestin de la nube, se pide insertar nombre y varias informaciones ms sobre el
usuario que va a utilizar ese dispositivo.
El concepto de usuario nube puede tener ms o menos importancia segn se
utilice la forma de gestin de la nube.
De hecho, si se usa la gestin de la nube para mantener sincronizados todos
los dispositivos, el usuario nube va a coincidir siempre consigo mismo, por lo
que no ser especialmente importante insertar los datos personales.
Por contra, si la gestin de la nube se utiliza para compartir la base de datos
con ms gente, el nombre del usuario nube y sus datos son mucho ms
importantes. De hecho, como anteriormente explicado, hay situaciones en que
un usuario necesita saber qu otro usuario est bloqueando la base de datos
de la nube y necesita contactar con l.
La asociacin entre dispositivo y su utente nube se mantiene fuera de la base
de datos. Sin embargo, todas las informaciones referentes cada usuario se
guardan dentro de la base de datos. Por lo tanto, cada utente nube puede
modificare estas informaciones, pero nunca podr editar la asociacin externa.
Entonces si se accede a las informaciones sobre un usuario concreto de la
nube (a travs del botn visualizaa usuarios en la seccin de gestin de la
nube en Ajustes) y se cambian sus datos, por ej. El nmero de telfono, el
correo electrnico o las notas, se estn actualizando simplemente sus datos.
94
Por contra, si se cambia tambin su nombre completo, se van a excluir esos

datos de poderlos encontrar y asociar al usuario origen.
Por lo tanto, es importante insertar correctamente el nombre completo del
usuario cuando el dispositivo entra inicialmente en la nube, ya que ese nombre
no se va a poder cambiar hasta que el dispositivo mismo se quede en la nube.
Si se necesita cambiar el nombre completo de usuario, habr entonces que salir
de la nube y volver a entrar con el nombre nuevo.
24.7 La carpeta Cloud en Dropbox

Como ya explicado, la gestin de la nube se basa en Dropbox. Despus de
habilitar Dropbox por primera vez, myCRM crea su carpeta de aplicacin en el
espacio Dropbox. Esta carpeta tiene nombre de myCRM. En ella se van a
crear otras carpetas, una por funcin de la aplicacin. En concreto, se va a
crear la carpeta Cloud.
La carpeta Cloud se gestiona con todas las entidades de myCRM que
participan a la nube. No se precisa en absoluto alguna manipulacin manual en
esta carpeta, por lo menos en una situacin normal.
Dentro la carpeta, hay ficheros gestionados por myCRM. No elimines ni
muevas ni renombres ninguno de dichos ficheros por ninguna razn!! No metas
ningn otro fichero en esa carpeta.
En caso de problemas que necesiten intervenciones manuales en los ficheros
contenidos en la carpeta Cloud, por favor, ponerse en contacto con el
Soporte Serenaware y seguir sus instrucciones.
24.8 El fichero check_out

Hay una nica excepcin a dichas recomendaciones: la posibilidad de borrar el
fichero check_out.
Cuando un dispositivo adquiere el bloqueo de la base de datos de la nube, se
crea en la carpeta Cloud un fichero especial, cuyo nombre es check_out.
El fichero check_out contiene informaciones sobre quien ha ejecutado la
adquisicin y cuando. Su simple presencia en la carpeta impide que otros
dispositivos puedan adquirir el bloqueo de la base de datos de la nube.
Por lo tanto el fichero check_out es creado y destruido constantemente por las
distintas entidades de myCRM que toman parte a la nube.
Por lo tanto en una situacin normal no hay que ocuparse de este fichero.
Aun as, puede pasar que al dispositivo que mantiene el bloqueo sobre la base
de datos de la nube le sea imposible levantar el bloqueo con una normal accin
de liberar o anular adquisicin. Esto puede pasar, por ejemplo, cuando el
dispositivo viene robado o el usuario elimina de forma inesperada la aplicacin
myCRM en l o por cualquier otro motivo excepcional.
En estos casos se puede eliminar manualmente el fichero check out, lo que va a
causar lo siguiente:
- El dispositivo que haba adquirido en origen no va a poder ejecutar la
accin de liberar o anular adquisicin. ste tendr que dejar la nube y
luego volver a entrar para poder seguir trabajando en modo nube. De
todos modos, todas las modificaciones hechas despus de la
95
adquisicin se van a perder cuando el dispositivo vuelva a entrar a la

nube y la base de datos actual de la nube se va a descargar en l.
Todos los dems dispositivos tienen la posibilidad de seguir trabajando
con la base de datos de la nube sin ningn problema.
24.9 La gestin documentos desde la nube

La gestin de la nube se basa en el mismo principio de funcionamiento de las
operaciones de backup y restauacin de la base de datos. Como explicado en
el captulo relativo, llevarse los documentos juntos a los datos en el fichero de
backup podra conllevar la creacin de ficheros difcilmente manejables adems
de fundamentalmente intiles. Lo mismo se puede decir por lo que se refiere a
la gestin de la nube.
Por esto, cuando se crea un documento con la gestin de la nube activa, es
necesario preocuparse de cmo los dems usuarios pueden recuperar el
fichero fsico asociado al documento mismo. Para esto la mejor opcin es
vincular el documento a un fichero fsico presente en Dropbox. De esta manera,
todos los usuarios nube pueden acceder directamente al fichero. Todas las
otras opciones para facilitar el fichero, o sea por iTunes o por la galera de
imgenes, deberan evitarse ya que obligan a los dems usuarios a vincular de
nuevo el documento al fichero fsico, pero aun as podran no conseguir obtener
el fichero del usuario que lo cre.
24.10 Backup y restauracin desde la nube

En su esencia, la gestin de la nube es una forma especial de funcin de
backup y restauracin. De hecho cuando se ejecuta una opcin de liberar, se
crea un fichero de backup de la base de datos local y se enva a Dropbox. Por
otro lado, cuando se lanza una adquisicin o bien una actualizacin, se coge
el fichero de backup desde Dropbox y se restaura en el dispositivo personal.
Por lo tanto la gestin de la nube puede ser tambin utilizada como una forma
rpida y eficiente de ejecutar un backup de los datos personales.
En todo caso si se quieren guardar los datos en una fecha concretaI y guardar
el fichero de backup durante un tiempo, es preciso utilizar la funcin estndar
de backup que sigue funcionando como siempre tambin cuando la gestin de
la nube est activa.
Por otro lado, cuando la gestin de la nube est activa y queremos lanzar una
restauracin estndar de uno de los ficheros de backup, hay que desbloquear
primero la base de datos local a travs de una adquisicin (o bien un
desbloqueo) y luego se podr ejecutar la restauracin.
Hay que tener en cuenta de todas formas que cuando se ejecuta la
restauracin de un fichero de backup, todos los dems usuarios que estan en
la nube se vern afectados. Por lo tanto hay que ejecutar esta operacin con
cuidado.
96
24.11 Las licencias desde la nube

La poltica de las licencias no cambia cuando se utiliza myCRM con la gestin
de la nube. Las licencias de myCRM estn relacionadas con el dispositivo (con
unas excepciones, como se va a explicar en el captulo siguiente). Por lo tanto,
cada dispositivo que participa a la nube tiene que tener instalada su propia
licencia. Sin embargo, cada uno de estos dispositivos puede tener un nivel de
licencia distinto de los otros, incluso el de base que es gratuito. Si por ejemplo
uno de los usuarios nube usa myCRM tan slo para consultar datos, puede
quedarse tranquilamente con la licencia base gratuita. Por otro lado, si un
usuario tiene por ejemplo dos dispositivos, un iPad y un iPhone, y quiere utilizar
ambos para leer y escribir datos, tendr que adquirir una licencia para ambos
dispositivos.
97
25 GESTIN LICENCIAS
MyCRM para iPhone y iPad se puede descargar gratuitamente desde App
Store.
Siempre ofrece por lo menos el nivel base gratuito GRATIS10REC (FREE10REC
en ingls), que permite el uso completo de todas las funciones de la aplicacin
hasta el lmite mximo de 10 registros por cada una de las enitdades principales
gestionadas: Clientes, Oportunidades, Ventas, Actividades, Relaciones,
Empresas Pincipales, Documentos, reas, Fechas Especiales y Tag. Por
consiguiente no se pueden insertar ms que 10 clientes, ms que 10
oportunidades etc.
A excepcin de este lmite, la aplicacin ofrece el uso total de todas sus
funciones que guardan sus caractersticas en cada nivel de licencia.
Por lo tanto con el nivel de licencia GRATIS10REC se puede probar libremente y
durante un tiempo indefinido la aplicacin para comprobar que responda a las
necesidades del usuario.
Para el uso definitivo de la aplicacin de todos modos se aconseja adquirir un
nivel de licencia superior entre los indicados en la tabla siguiente:
98
nombre
licencia
nivel
de
FREE10REC
(GRATIS10REC)
100REC
500REC
1000REC
REC-UNLIMITED
(REC-SENZA-LIMITI)
100REC=>RECUNLIMITED
(100REC=>RECSENZA-LIMITI)
CAMP-NO-LIMITS
GRATIS-CUST3
CUST10
CUST30
CUST-NO-LIMITS
Descripcin
Permite el uso de todas las funciones de la
aplicacin y la insercin hasta un mximo de 10
registros por cada una de las entidades
gestionadas.
aplicacin y la insercin hasta un mximo de
100 registros por cada una de las entidades
gestionadas.
gestionadas.
gestionadas.
aplicacin y la insercin de un nmero ilimitado
de registros por cada una de las entidades
gestionadas.
Permite pasar del nivel 100REC al nivel RECSIN-LMITES
Opcin de licencia que permite la gestin

contempornea de ms que una campaa. Se
puede combinar con cualquier nivel de licencia.
Permite crear hasta 3 campos personalizables
gratuitamente
Permite crear un nmero cualquiera de campos
personalizables
Todos los niveles de licencia se adquieren una-tantum segn necesidad (es

decir no incluyen la obligacin de renove mensual o anual) y se pueden adquirir
directamente desde la aplicacin misma a travs de la opcin In-App-Purchase.
Para eso, seleccionar "Gestin Licencias" en el men principal de myCRM.
Todas las licencias y opciones estn vinculadas al tipo de dispositivo en uso.
Por eso pueden ser restauradas tan slo en otros dispositivos del mismo tipo.
Por ejemplo se puede restaurar una licencia desde un iPad a otro iPad o bien
desde un iPhone a otro iPhone, pero no se puede restaurar una licencia desde
un iPad a un iPhone o viceversa.
99
25.1 Seccin "Gestin Licencias"

En esta seccin se puede visualizar el nivel de licencia corrente y tambin
acceder a App Store para ver la lista de niveles adquiribles y disponibles. Para
eso, pulsar el botn de revelacin a la derecha del campo "licencia a adquirir".
Despus de unos segundos se visualiza la lista de los niveles disponibles. Al
seleccionar uno de ellos, ste aparece en el mismo campo licencia/opcin a
adquirir y tambin aparece el botn Adquirir.
Pulsando este ltimo se empieza la compra del producto que requiere la cuenta
Apple que se usa normalmente en las compras por App Store.
Despus de contestar a los varios mensajes de aviso y confirmacin enviados
por Apple, empieza la adquisicin que puede llegar a tardar unos minutos.
Durante la espera se podr seguir usando la aplicacin normalmente, incluso se
la podr cerrar. En este caso el proceso de compra se finalizar con la siguiente
apertura de la aplicacin.
Cuando todo se finalice con xito, se ver como el campo Licencia/opcin
actual" se actualiza con el nuevo nivel recin adquirido y automticamente la
aplicacin se ajusta al uso de dicho nivel.
25.2 Restauracin/transferimiento
de
licencia
a
otros
dispositivos
La seccin "Gestin Licencias" ofrece tambin la opcin Restaura
licencia/opcin con el botn puesto abajo. ste tiene que utilizarse en todos
aquellos casos en que por un movito u otro la aplicacin ha perdido registro de
cual era su nivel de licencia/opciones. Esto puede darse por ejemplo en caso de
desinstalacin de la aplicacin del dispositivo y siguiente reinstalacin o bien
cuando la aplicacin ha sido descargada en otro dispositivo y se quieren
restaurar las licencias en l.
En todos estos casos, la seleccin del botn Restaura licencia/opciones
permite recuperar los ltimos niveles de licencia y opciones en el AppStore sin
costes adicionales. Hace falta de todos modos volver a insertar la misma cuenta
iTunes utilizada en el momento de la adquisicin original. Cabe destacar que se
puede tambin restaurar un nivel de licencia u opciones concreto volviendo a
adquirirlo. Si se va a insertar la misma cuenta iTunes utilizada en la adquisicin
original, la nueva operacin se va a ejecutar de forma gratuita.
100

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3 INFORMACIN GENERAL SOBRE LA APLICACIN

myCRM 16.0 manual de usuario

7.9 Niveles de licencia

10 LAS EMPRESAS PRINCIPALES

14 GEOCODIFICACIN CLIENTES Y GESTIN REAS

16 ENVO CORREOS ELECTRNICOS A CLIENTES

myCRM 16.0 manual de usuario

18.3 La lista de comprobacin

21 BACKUP Y RESTAURACIN DE LA BASE DE DATOS

myCRM 16.0 manual de usuario

myCRM 16.0 manual de usuario

3 INFORMACIN GENERAL SOBRE LA

Por este motivo la existencia de una conexin internet durante el uso de la

3.3 Tipos de vista

myCRM 16.0 manual de usuario

3.4 Modos de visualizacin

3.5 Navegar entre datos - iPhone

3.6 Navegar entre datos

3.7 Eliminar registros

myCRM 16.0 manual de usuario

Para eliminar ms elementos de una vez, hay que entrar en la modalidad

3.8 Formato pgina

3.9 Filtrar las listas

3.10 Carpeta compartida de la aplicacin

myCRM 16.0 manual de usuario

4. seleccionar la vista App

3.12 Reportes Crash

myCRM 16.0 manual de usuario

3.13 Errores fatales

3.14 Eventos aplicativos

myCRM 16.0 manual de usuario

o Import: contiene todos los ficheros de importacin;

myCRM 16.0 manual de usuario

4.1 Creacin nuevo cliente

myCRM 16.0 manual de usuario

< nombre > < apellidos > - <empresa>

En el caso de clientes de tipo empresa, es aconsejable no insertar el nombre

myCRM 16.0 manual de usuario

Si el rea que se toca es un nmero de telfono y el dispositivo es un iPhone, se

4.2 Clasificacin por tags

4.3 Visualizacin listas de clientes

myCRM 16.0 manual de usuario

4.4 Fechas especiales

4.5 Historial del cliente

4.6 Exportacin clientes a la agenda del dispositivo

myCRM 16.0 manual de usuario

En la fase di insercin hay que ajustar a 1 el conversor crea tambin en

4.7 Estado del cliente

myCRM 16.0 manual de usuario

en seguimiento (amarillo): un cliente con opportunidades abiertas pero

myCRM 16.0 manual de usuario

5.1 Creacin nueva oportunidad

myCRM 16.0 manual de usuario

5.2 Oportunidad cerrada positivamente (OK)

5.3 Oportunidad cerrada negativamente (NOK)

5.4 Fin de la oportunidad

myCRM 16.0 manual de usuario

5.5 Visualizacin listas de oportunidad

myCRM 16.0 manual de usuario

myCRM 16.0 manual de usuario

6.1 Visualizacin listas de ventas

myCRM 16.0 manual de usuario

7.1 Caractersticas comunes