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MACROPROCESO 8. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Establecer los lineamientos para la determinación de procesos, el control de los documentos internos y externos relacionados con los procesos del
SAI, la planeación y ejecución de auditorías para evaluar el desempeño de los procesos y promover la mejora continua.

Lineamientos:
Gestión Documental 8.1. Determinación de procesos
8.2. Elaboración de documentos.
8.3. Codificación.
8.4. Revisión y emisión de documentos.
8.5. Cambios en los documentos
8.6. Difusión de documentos
8.7. Disponibilidad de los documentos.
8.8. Forma de control de la documentación.
8.9. Control de documentos externos
8.10. Seguridad de la documentación.
8.11. Control de registros.

Análisis de información. 8.12. Análisis de datos y generación de informes gerenciales.

Auditoría y Evaluación. 8.13. Planeación y programación de auditorías

8.14. Selección del equipo auditor
8.15. Ejecución de la auditoría.
8.16. Informe y cierre
8.17. Evaluación del equipo auditor e identificación de necesidades de formación y
desarrollo.

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Elemento Lineamiento
Gestión documental:

8.1 Grupo Gondi ha implementado, mantenido y mejorado el Sistema de Administración Integral en base al enfoque a
Determinación de procesos y considerando el alcance establecido en la Sección 1 del presente manual. En el D-SGC
SGC-01Modelo de Gestión,
procesos se han identificado los macroprocesos que forman parte del SAI.

La secuencia e interacción de los procesos

procesos, los criterios y métodos necesarios para su operación, está determinada a
través del despliegue de cada nivel de documentación (Macroproceso
(Macroproceso- procesos- procedimiento-instrucciones).
procedimiento Los formatos
y documentos controlados necesarios para la operaci
operación
ón de los procesos se incluyen en el despliegue del macroproceso en
sus diferentes niveles, conforme aplique.

En el elemento de Resultados se incluyen los objetivos y metas que miden el desem

desempeño
peño de los procesos y los dueños y
personal involucrado en los macroprocesos está definido en la Matriz de Responsabilidades del SAI.
SAI

Los procesos contratados externamente son evaluados conforme a lo establecido en la Matriz de evaluación de procesos
contratados
tratados externamente y conforme a lo establecido en el D-SGC-16 Aprovisionamiento.

8.2 Elaboración Los documentos del SAI, internos y externos son controlados mediante listas maestras por el SAI. Estos incluyen:
de documentos
a) Documentos obligatorios por las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 e OHSAS 18001:2007.
b) Documentos legales de carácter obligatorio.
c) Documentos determinados por la organización necesarios para la operación de los procesos.

Para la elaboración de documentos se considera al menos lo siguiente:

Tipo de documento Estructura

Manuales, procesos,
procedimientos instrucciones y • Encabezado: Logo de la empresa emisora, nombre
ombre y código del documento;
documento
documentos controlados internos, edición y estado de revisión, fecha de emisión y paginas
aginas.
según aplique
• Cuerpo: Conforme a lo siguiente:

- Manual del SAI: Índice,, Generalidades, Descripción de macroprocesos

(objetivo, gráfico del macroproceso y lineamientos).
- Otros manuales: Índice, objetivo,
bjetivo, alcance, responsabilidades, glosario y
lineamientos.
- Procesos: Representación gráfica del proceso.
- Procedimientos: Objetivo, Alcance, Novedades, Glosario, Descripción de
actividades y comentarios del gráfico.
- Instrucciones: Objetivo o especificación de aplicación y secuencia de
tareas.

• Pie de página: Firmas de revisión y aprobación cuando aplique en

documento en papel, leyenda de derechos de propiedad.

Formatos de registro Pueden

ueden hacerse en formato libre, siempre y cuando cumplan con los siguientes
requerimientos: logo, nombre, código y revisión.

Documentos operativos
Los documentos operativos (dan información al proceso aunque no lo describen)
también deberán ser controlados, p.e. planes de calidad, matrices,
especificaciones, etc. se pueden hacer en formato controlado (inciso e) o bien,
en formato
rmato libre conteniendo como mínimo el nombre del documento, revisión,
fecha de emisión y firmas de autorización.

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8.3 Codificación Los documentos del SAI se codifica

codifican conforme a la siguiente estructura:
de documentos
W-XXY-ZZ,

Donde:

Código Significado
W Tipo de documento “P” – procedimiento; “I” – Instructivo; “F”- Formato; “D” –
Documento controlado
controlado)
XX Área emisora (se define un listado de claves por empresa)
Y Empresa emisora:
• “M” – Celulosas Mairo,
• “E” – Empaques Plegadizos Modernos,
• “C” – Documento común o de Grupo
ZZ Número consecutivo.

8.4 Revisión y Para controlar las revisiones y emisiones de documentos del SAI, se aplica lo siguiente:
emisión de
documentos a) Antes de su emisión, los documentos son revisados y aprobados conforme a lo siguiente:
• El modelo de procesos y manuales del SAI: Jefe del SAI de GG y Representante de la Dirección.
• Procesos y procedimientos
procedimientos:: Dueño del proceso, Jefe del SAI y Representante de la Dirección.
• Instrucciones:
iones: Responsable de la actividad y responsable del área.
• Formatos de registro: Responsable de área y el SAI. Estos documentos no requieren firma, la aprobación se
da a través de la incorporación a la lista maestra y la preservación del formato por parte del coordinador
de diseño de documentos (en medio impreso o electrónico).

b) Para autorizar los documentos, los responsables asignados los firman con tinta azul en los campos específicos del
impreso original, estas firmas avalan la revisión del contenido y la autorización para el uso del documento.
documento

8.5 Cambios en Los cambios a los documentos del SAI se controlan conforme a lo siguiente:
los documentos
a) Los documentos se revisan y actualizan cuando es necesario y se aprueban nuevamente.

b) Cuando un documento sufra un cambio de fondo, es decir, que afecta su desarrollo o sentido,
sen se cambia el No.
De revisión y se envía a revisión y autorización por parte de los responsables. Los cambios pueden ser sugeridos
por cualquier persona que partici
participe
pe en los procesos. La indicación de los cambios se puede hacer sobre el mismo
documento y una vez aprobados quedarán registrados en la lista maestra
maestra.

8.6 Difusión de Para asegurar que los documentos del SAI (nuevos o modificados), el dueño del documento realiza su difusión en base a lo
documentos siguiente:

Tipo de documento Medio de difusión Dirigido a:

Documentos comunes del SAI • Difusiones en aula Mandos altos y medios (Gerentes,
• Notificaciones electrónicas Superintendentes, Jefes,
Coordinadores y Supervisores)

Documentos específicos del • Difusiones en aula o piso en Personal involucrado en el proceso

proceso función al impacto del cambio. (Dueños del proceso y ejecutores del
• Platicas de 5 minutos. proceso)
• Notificaciones electrónicas.

Los registros de estas difusiones se resguardan en el área de capacitación (Recursos Humanos).

8.7 Los documentos del SAI están disponibles para su consulta a través de Módulos electrónicos de Eurosad y módulos en papel
Disponibilidad de cercanos a los puntos de uso.
los documentos.

8.8 Forma del En el P-SGC-10 10 Control de documentos se establece el método de control de los mismos. Los documentos en papel se
control de controlan a través de una lista de distribución y sellos azules de “contr
“control
ol de documentos”, cualquier copia que no tenga el
documentos sello original de copia controlada no se considera válida.

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8.9 Control de Los documentos de carácter externo se controlan conforme a lo establecido en el P-SGC-14
14 Control de documentos
documentos externos, a fin de asegurar su disponibilidad y vigencia en los puntos de uso.
externos
ocumentos externos son aquellos que se reciben por parte de cualquiera de las dependencias u órganos del Estado,
Los documentos
del cliente, proveedores, organismo
organismos certificadores u otros organismos o partes externas y que contienen información que
afecte la operación de nuestros procesos o al cumplimiento de requisitos del SAI con respecto a leyes o normas aplicables,
necesidades o especificaciones del cliente, pr protección
otección al ambiente o seguridad y salud ocupacional y seguridad
alimentaria, según aplique.

Los documentos externos se identifica

identifican con el título. La vigencia está definida por el emisor y cambia hasta que es
sustituido por nuevas emisiones.

8.10 Seguridad La documentación

ntación electrónica que describe los procesos se encuentra en una carpeta con acceso de sólosól lectura para
de la información evitar que sea alterada y su control está a cargo del coordinador de diseño de procesos de cada planta.

Todos los documentos operativos y reg

registros del sistema se almacenann en una carpeta que es actualizada como mínimo
cada dos semanas por TI

El acceso a las carpetas de los registros del SAI deberá ser otorgado por TI con auto
autorización
rización del Jefe del SAI. Se otorgan
privilegios a usuarios en función del tipo y naturaleza de la documentación y cuando se considera conveniente se usan
contraseñas.

8.11 Control de Los registros proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos y operación eficaz del SAI; estos registros se
registros controlan de acuerdo al P-SGC
SGC-15 Control de registros,, en este procedimiento se define la forma de identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registro
registros;
s; así como los lineamientos para
pa que
permanezcan legibles, fácilmente identificables y recuperables.

Para asegurar el cumplimiento del control de registros, se distribuyen trípticos que incluyen dichos lineamientos al personal,
cada que hay cambios, se requiere reforzar su control o a solicitud del responsable de área.

Análisis de la información:

8.12 Análisis de En base a los objetivos y metas asociados a cada proceso y autorizados por la Dirección General y Gerencia General, los
datos y dueños de procesos y/o responsables de área elaboran periódicamente informes gerenciales, los cuales incluyen el análisis
generación de de los datos asociados
sociados al desempeño de los procesos a fin de identificar tendencias y establecer acciones para la mejora
informes de los resultados.
Gerenciales
Los informes gerenciales y los resultados del análisis de datos son revisados en las juntas de operaciones, en las revisiones
gerenciales
enciales mensuales y en las revisiones anuales del SAI por la Dirección, según aplique.

Auditoría y evaluación:

8.13 Planeación Las auditorías internas se llevan a cabo a intervalos planificados conforme al P-SGC-16 Auditoría,
Auditoría a fin de asegurar que
y programación el SAI:
de Auditorías
• Es conforme
onforme con las disposiciones planificadas y los requisitos de las Normas aplicables.
• Está implementado y se mantiene de manera eficaz
• Es efectivo y cumple con la Política y Objetivos Integrales

El proceso de auditoría incluye:

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Las auditorías se planifican anualmente con base en el estado e importancia de los procesos, resultados de Auditorías
previas, importancia ambiental y evaluación de riesgo
riesgos.
s. En caso de que se realicen auditorías extraordinarias, estas son
registradas en el programa anual de auditorías.

8.14 Selección La selección del quipo auditor se realiza con base en su competencia y debe asegurar lo siguiente:
del equipo • Objetividad: Ell enfoque del hallazgo hacia un requerimiento específico contra la evidencia observable.
auditor • Imparcialidad: Evitar que sea personal del área a auditar o con relaciones que puedan influir su juicio.

Para asegurar la imparcialidad e independencia de los audito

auditores,
res, en su selección se considera lo siguiente:

• No pueden auditar su propio trabajo.

• No pueden auditar a su jejefe inmediato. Cuando se requiere auditar
itar al Director o Gerente General se considera un
auditor que no le reporte en línea directa.
• No pueden auditar a un área o función de cliente
cliente-proveedor
proveedor interno o que, por la naturaleza de las propias
actividades y funciones puedan resultar antagónicas. (p.e. calidad
calidad-producción)

8.15 Ejecución de Previo a la ejecución de la auditoría, el equ

equipo
ipo auditor realiza la preparación documental de la misma. En el proceso de
la auditoría Auditoría se puede utilizar una Lista de Verificación, cuyo uso no debe restringir la extensión de las actividades de
auditoría, que puede cambiarse como resultado de la informació
informaciónn recopilada durante la Auditoría.
Auditoría

Cuando se efectúann auditoría

auditoríass completas al Sistema se lleva a cabo una reunión de apertura para explicar el objetivo,
alcance y criterios de auditoría, así como para presentar la agenda de la auditoría. Esta reunión puede omitirse cuando
se trata de auditorías parciales o específicas a cierto proceso o requisito normativo
normativo.

El equipo auditor ejecuta la auditoría en conformidad al plan de auditoría. Cualquier cambio en fecha y/o horario
requerido por los responsables es comunicado previo a la ejecución de la auditoría.

8.16 Informe y Al termino de la ejecución de la auditoría, el equipo auditor se reúne para calificar los hallazgos, considerando lo
cierre siguiente:
• No conformidades. Incumplimiento a requisitos.
• Observaciones. Situaciones potenciales de desviación que no representan un incumplimiento.
• Oportunidades de mejora. Situaciones que no son incumplimientos ni tienen potencial de desviación pero si existe
un potencial de mejora.

Las no conformidades pueden

ueden clasificarse de la siguiente forma (la utilización de esta clasificación para evaluar la
madurez del sistema quedará a juicio del Auditor líder):

• No conformidad mayor: Incumplimiento de un requisito normativo y/o legal que vulnera o pone en riesgo la
integridad
egridad del sistema de gestión. Puede corresponder a:
- Ausencia total del cumplimiento de un requisito normativo.
- Ausencia consistente de registros declarados por el Sistema.
- Repetición permanente y prolongada de incumplimientos asociados a un mismo requisito,
requis proceso o actividad.
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• No conformidad menor: Desviación mínima en relación con requisitos normativos y/o legales. Son esporádicos,
dispersos y parciales y no afectan o ponen en riesgo la eficiencia e integridad del Sistema de Administración
Integral.

8.17 Evaluación En cada ejercicio de auditoría el equipo auditor es evaluado para medir su desempeño e identificar necesidades de
del equipo formación y desarrollo.
auditor e
identificación de Los resultados de la evaluación son comunicadas por el auditor líder al equipo auditor; la comunicación puede ser
necesidades de mediante presentación en aula (resultados generales) y retroalimentación personal (comunicación de resultados por
formación y auditor), según se requiera.
desarrollo.
Los resultados dee la evaluación de auditoría son revisados con el Jefe del SAI para determinar:

a) Programas específicos de trabajo para la atención de áreas de oportunidad.

b) Determinación de necesidades a integrar en el Programa anual de Formación y desarrollo, conforme a lo
l
establecido en el macroproceso 5. Gestión del personal.

Se cuenta con un Modelo de Competencia para el Equipo Auditor, con base en mejores prácticas de auditoría, bajo el
cual se planifica la formación y desarrollo de los auditores

Elaboró y Revisó: Aprobó:

Lic. Herlinda Hernández García Ing. Carlos Bacre Bellón

Jefa del SAI de Grupo Gondi Representante de la Dirección CM-EPM
CM

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