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FLENSA SA DE CV

AUTOTRANSPORTE DE CARGA
REFRIGERADA-SECA

TEMA

Cdigo: GR-PR-01
Revisin:
19
Fecha:
10-Abr-12
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PGINA

1.-OBJETIVOS

2.-ALCANCE

3.-REALIZACION DEL SERVICIO

3.1.- ASIGNACION DE VIAJE

3.2.- PRESTACION DEL SERVICIO

3.3.- TRASLADO DE CARGA

3.4.- LLEGADA A DESTINO Y DESCARGA

3.5.- REGRESO A BASE FLENSA VILLAGRN

3.6.- VERIFICACIN DE IMPLANTACIN

3.7.-CONTROL DE REGISTROS

4.- DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

5.- BITCORA DE CAMBIOS

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COPIA NO CONTROLADA

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1.- OBJETIVOS.
1.1.-Establecer las autoridades y responsabilidades en el servicio de autotransporte de carga
divisin Refrigerados/Seco - Porta contenedores.
1.2.-Documentar las actividades para prestar el servicio de autotransporte.
1.3.-Definir el control efectuado sobre los registros generados por este procedimiento.

2.- ALCANCE.
Aplica desde que el cliente solicita un servicio de autotransporte hasta que se entrega la
mercanca del cliente en el destino final.

3.- REALIZACION DEL SERVICIO.


La base de nuestro servicio es el autotransporte de carga especializada: ya sea
refrigerada, seca o material peligroso. Los servicios de autotransporte que ofrecemos se dividen
por su tipo en las siguientes modalidades:
1. Nacional. Siempre que origen y destino de la carga sea dentro del pas.
2. Exportacin. Siempre que el origen sea en el interior del pas y el destino final sea en el
extranjero.
3. Importacin. Cuando el origen de la carga es en el extranjero y el destino es dentro del
pas.
4. Circuitos dedicados. Unidades asignadas exclusivas a un cliente, por un tiempo
determinado y sobre una operacin especifica previamente negociada.
El servicio de autotransporte de carga puede ser realizado en diferentes tipos de unidades;
caja seca, caja refrigerada y/o contenedores.

3.1.- ASIGNACION DE VIAJE.


1. El cliente hace su requerimiento de servicio de transporte al responsable de su cuenta por
medio de la hoja de instrucciones y/o correo electrnico especificando las condiciones que
requiere para el servicio
(puntos de carga, fecha y hora de cita, direccin de descarga,
temperatura, etc.)
Nota1: Siempre partimos que antes de asignar un viaje desde el departamento de Trfico, el
departamento de Ventas previamente negoci, autoriz y dio de alta en nuestro sistema a los
clientes con los que podemos trabajar, y en su caso asignar viaje. como lo establece el GR-IT-01
"Cotizacin del servicio de autotransporte refrigerado"
Nota2: Existen clientes que por la naturaleza de su negocio manejan los mismos productos
con
las mismas condiciones de carga, puntos de carga y descarga en sus requerimientos de servicio,
por lo cual, envan la informacin de sus requerimientos en tablas de Word, Excel y/o correo
electrnico desde que se comienza la relacin laboral con la intencin de no estar generando una
hoja de instrucciones por cada uno de los servicios que se solicitan; como ejemplo tenemos a
nuestro cliente Expor San Antonio S.A. de C.V.

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2. El Coordinador de trfico asigna el viaje de acuerdo al GR-FO-36 Orden de arribo para


asignacin de viajes, al GR-FO-05 Inventario diario de cajas Flensa y la informacin
generada por el SIIF.
3. El Coordinador de trfico y/o responsable de la cuenta registra en el SIIF los datos del cliente y
equipo asignado al viaje, para generar el GA-FO-05 Carta-Porte y el GR-FO-01 Hoja de
instrucciones para operadores.
NOTA: No aplica para los viajes de circuitos dedicados.
4. El Coordinador de trfico y/o responsable de la cuenta, entrega al operador asignado para el
viaje los documentos necesarios:

Fianza o Tarjeta de Circulacin del remolque.


GR-FO-01Hoja de Instrucciones para operadores.
GA-FO-05 Carta porte.
Documentos de carga del cliente: Pedimento, Factura de la carga. (cuando aplique).

5. El operador solicita gastos al Auxiliar de liquidaciones; en horario fuera de oficina se solicitan al


rea de monitoreo.(esta rea se queda como responsables de una caja chica en horario fuera
de oficina)
6. El Auxiliar de liquidaciones genera el GT-FO-25 Anticipo de gastos, a travs del SIIF y genera
cargo al operador, por la cantidad solicitada, lo imprime y se lo entrega.
7. El operador cobra los gastos en caja.
8. El operador solicita gatas al Inspector de equipo y combustible en caso de necesitar ms de las
dos que ya tiene asignadas a su cargo; en horario fuera de horario de oficina se solicitan a
vigilancia.
9. El operador programa el remolque a la temperatura establecida de acuerdo al GR-FO-01 Hoja
de instrucciones para operadores, revisa el tractor y remolque de condiciones fisicomecanicas. En caso de ser remolque para carga seca no aplica la programacin de la
temperatura.
10. Vigilancia realiza el GR-FO-03 Reporte de Intercambio para verificar las condiciones del
remolque y tractor, y el operador firma de conformidad, como lo indica el GR-IT-13
"Intercambio"

3.2.- PRESTACION DEL SERVICIO


11. El operador se presenta a cargar y recibe la documentacin del cliente, la cual se muestra a
continuacin:

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DOCUMENTOS DE LA CARGA:
a) PEDIMENTO DE EXPORTACIN
b) CARTA PORTE (GA-FO-05)

c) FACTURA DEL PRODUCTO


d) PEDIMENTO DE IMPORTACIN

e) HOJA DE INSTRUCCIONES DEL


OPERADOR (GR-FO-01)
DOCUMENTOS DE LA CARGA
NACIONAL:
a)CARTA PORTE GA-FO-05

b) FACTURA DEL PRODUCTO


ADICIONALMENTE, SI LA CARGA ES
UNA EXPORTACIN:

a) PEDIMENTO DE EXPORTACIN

b) MANIFIESTO AMERICANO

SI LA CARGA ES UNA IMPORTACION


c)

FIANZA

ACTA
DE
IMPORTACIN
TEMPORAL,
PEDIMIENTO, FACTURA DEL
PRODUCTO Y HOJA VIAJERA

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MANEJO DEL DOCUMENTO


ORIGINAL siempre con el operador. (a menos que el
cliente seale otra instruccin)
McAllen: Se entrega una copia en la agencia
aduanal y el operador conserva una copia con firma
de recibido.
Laredo: Se entrega una copia y el operador conserva
una copia con firma de recibido.
Destinos de Importacin: Copia firmada y sellada,
con el operador.
Se entrega en el lugar de descarga.
ORIGINAL se entrega al cliente. (a menos que el
cliente seale otra instruccin)
En los casos de los cliente EFFEM y CARGILL no se
debe dejar el documento original con el cliente ya que
sin este no se puede cobrar el servicio.
Con el operador ya que es su suporte para verificar
los requisitos del viaje.

MANEJO DEL DOCUMENTO


* Dependiendo de la operacin, el medio de entrega del
documento puede ser directamente al operador o a
travs
del
cliente
Ver
GR-PR-06
EXPORTACION/IMPORTACION POR REYNOSA
Solo cuando aplique.
MANEJO DEL DOCUMENTO
El cliente Expor San Antonio, lo entrega al coordinador
de trafico y este a su vez al operador asignado para el
viaje.
Cuando se trata de algn otro cliente se entrega en la
aduana por el tramitador, y se debe entregar en el
mdulo de la aduana mexicana en frontera para realizar
el cruce.
Lo enva por correo la agencia aduanal americana al
despachador de exportaciones en Flensa Laredo y en
Reynosa a la Agencia aduanal mexicana para que sea
entregado al operador.
ORIGINAL se entrega en la aduana americana.
MANEJO DEL DOCUMENTO
Para el manejo de estos documentos el operador
deber tomar como gua la hoja de instrucciones del
viaje ya que las instrucciones pueden variar de un
cliente a otro.

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(cuando el
Alimentos)

cliente

es

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Sigma

3.3.- TRASLADO DE CARGA.


12. El operador inicia viaje cargado y comienza la aplicacin del Crculo de servicio Omnitracs
establecido en el GR-MA-01 "Manual del operador."
13. El personal de monitoreo en turno inicia el rastreo satelital de la unidad como lo indica el GRIT-03 Monitoreo de unidades.

3.4.- LLEGADA A DESTINO Y DESCARGA.


14. El Operador arriba a destino, se reporta con el cliente para la descarga.
15. El cliente verifica las condiciones del producto antes de descargar la unidad, para garantizar
que cumpla con las especificaciones de entrega.
15.1
Presenta algn inconveniente la carga, se aplica el RGG-PR-03 "Servicios no conformes y
quejas" para realizar las investigaciones necesarias, detectar donde fallo el proceso y emitir
una respuesta al cliente indicando las acciones a aplicar.
15.2
No presenta ningn inconveniente de la carga, continua el procedimiento.
16. El cliente autoriza la descarga firma y sella el GA-FO-05 Carta-Porte del viaje y entrega al
operador concluyendo el "Crculo de servicio omnitracs" establecido en el GR-MA-01 "Manual
del operador."

3.5- LLEGADA A BASE FLENSA VILLAGRAN


17. El operadora arriba a la base Villagran.
18. Vigilancia realiza el GR-FO-03 Reporte de Intercambio para verificar las condiciones del
remolque y tractor y el operador firma de conformidad, como lo indica el GR-IT-13
"Intercambio."
19. El operador entrega al Inspector de equipo y combustible los siguientes documentos: fianza,
tarjeta de circulacin y el GR-FO-03 Reporte de Intercambio.
20. El operador entrega a la Asistente de gerencia de trfico refrigerado-seco, la carta porte y
documentos anexos firmados y sellados por el cliente e inicia el GA-PR-05 Cobranza; En
caso de ser fuera del horario de oficina debern entregar al rea de monitoreo toda la
documentacin y estos a su vez entregarles un recibo indicando la documentacin recibida.
3.6.- VERIFICACIN DE IMPLANTACIN
El Gerente de Trafico Refrigerado verifica que este procedimiento se realice en la forma en
que esta definido, adems de llevar registros que a su vez le arrojen indicadores de la prestacin del
servicio en el GR-FO-31 POAF as como los objetivos de operacin y calidad que se trazan mes con
mes ya que esto permite demostrar la conformidad de las actividades con los requerimientos y la
efectiva operacin del sistema de administracin de la calidad.

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3.7.- CONTROL DE LOS REGISTROS


El Gerente de Trfico controla los registros generados por este procedimiento. Como se indica en
el RGG-PR-02 Control de Registros de Calidad.

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4.-DIAGRAMA DE ACTIVIDADES.

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5.-BITCORA DE CAMBIOS.
Revisin

Fecha

Comentarios

0
1

10/11/03
30/09/04

Revisin original
Modificacin y reestructuracin al procedimiento

23-02-05

Se re codifico el procedimiento de liquidaciones, quedando como GT-PR-02

06-03-06

10-06-06

Se modificaron las tablas de documentos de caja, tractor y carga y se


elimino la tabla de referencia de datos de la hoja de instrucciones del
operador
Se reviso y se modificaron los puntos definidos en la solicitud del servicio
de Auto transporte, y se hicieron anotaciones en el manejo de la
documentacin con respecto al GR-FO-01

20-11-06

Se realizan modificaciones de contenido.


Se excluye el formato GR-FO-19 Bitcora de Viaje Operador.
Se hace mencin en algunas actividades al Auxiliar Trfico de
Importaciones y al Auxiliar Trfico de Exportaciones.
Se suprime el uso del GR-FO-38 Inventario de Patio y Asignacin., se
corrigieron detalles de redaccin y puntuacin as como hacer mas explcito
las actividades de impo y expo, se anexo un nuevo formato para el control
de las cajas vacas Laredo

09-05-07

Se agrego la parte de carga robable en el punto 3.3.2 de importaciones,


con las medidas tomas provenientes del registro de no conformidades por
no realizar las notificaciones de las cargas robables.

27-07-07

Se cambia el nombre de Auxiliar de Trfico 1 por Supervisor de


Operaciones y el de Auxiliar de Trfico 2 por Auxiliar de Trfico. Se aaden
las Macros 04 y 05, Se hace referencia a la instruccin para cargas
robables.

07/04/08

Se separo el catalogo de clientes en Importacin, exportacin y Nacional

20/10/08

Reestructuracin y adaptacin de frases. Orden secuencial de actividades.

10

05/01/09

Se anexa procedimiento para circuitos dedicados.

11

01-06-09

Revisin ISO, Cambio de RGG-PR-05 y de RGG-FO-04

12

30-03-10

13

30-12-10

14

24-02-11

15

06-04-11

16

07-05-11

17

24-05-11

18

17-10-11

Revisin y actualizacin del PR


Actualizacin de responsabilidades y formatos entre bases Nuevo Laredo y
Villagrn.
Se aclaran responsabilidades de recepcin y revisin de temperaturas en
remolques en base Nuevo Laredo.
Actualizacin respecto a la operacin de Base Nuevo Laredo. Se incorpora
las responsabilidades del representante de ventas en el proceso.
Aclaracin de documentar viajes de Importacin que llegan a destino y ah
mismo se asigna viaje de Exportacin. Incorporacin de llenado de GR-FO61 Para Base Laredo.
Se incluye el servicio de contenedores, se hacen cambios en los puntos
3.2.1., 3.2.3., 3.6.
Se secciona el procedimiento de tener 1 procedimiento se divide en 9 para
delimitar responsabilidad y seccionarlo por bases.

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Se eliminan los siguientes documentos por que fueron dados de

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baja del SGC:

GR-IT-12 Asignacin de Viaje

GR-FO-11 Asignacin de equipo

GR-FO-30 Autorizacin de acompaante

GA-FO-15 Anticipo de gastos,


GR-FO-40. Control de gatas

GA-FO-06 Contra recibo para documentos originales


GR-PR-03 Entrega y Captura de Cartas Porte y Trficos
GR-PR-10 Quejas y Servicios No Conformes

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ANEXO
DOCUMENTOS DE CAJA
CAJAS AMERICANAS
a) FIANZA ACTA DE IMPORTACIN
TEMPORAL ORIGINAL
b) POLIZA DE SEGURO DE FLOTA
CAJAS MEXICANAS
c) POLIZA DE SEGURO FLOTA MEXICANA
ORIGINAL O COPIA.
d) TARJETA DE CIRCULACIN (cotejada)
ORIGINAL O COTEJADA.
e) PEDIMENTO DE IMPORTACIN
DEFINITIVA de las cajas Flensa.
f) TARJETA DE CIRCULACION de las cajas
mexicanas
AMBAS CAJAS
g) REPORTE DE INTERCAMBIO De la Caja
Refrigerada GR-FO-03
DOCUMENTOS TRACTOR
VIAJE NORMAL
a) TARJETA DE CIRCULACION, vigente y
cotejada
b) VERIFICACION DE EMISIONES
CONTAMINANTES, vigente
c) POLIZA DE SEGURO, vigente
d) SEGURO ECOLOGICO.
VIAJE MATERIAL PELIGROSO
a) TARJETA DE CIRCULACION, vigente y
cotejada
b) VERIFICACION DE EMISIONES
CONTAMINANTES, vigente
c) POLIZA DE SEGURO, vigente
d) DICTAMEN DE VERIFICACION
MECANICA DEL TRACTOR, vigente
e) HOJA SETIQ
f) PERMISO DE TRANSPORTE DE MATERIAL
PELIGROSO DE LA CAJA
VIAJE MATERIAL PELIGROSO
g) HOJA DE EMERGENCIA, pedrsela al cliente
h) ROMBOS DE SEGURIDAD
i) EQUIPO DE SEGURIDAD (extintor 9 kg.,
lentes de seguridad, casco, estopa, mata
chispas)
j) BITACORA DE VIAJE

MANEJO DEL DOCUMENTO


Siempre con el Operador. Se entrega en las
bases de Villagrn Nuevo Laredo (pedir
recibo)
Siempre con el operador
Siempre en el tractor
Siempre en el tractor.
ORIGINAL COTEJADO (Siempre con el
Operador)
Copia cotejada con el operador
COPIA. Siempre con el Operador, se entrega
en bases Laredo, Villagrn y agencia aduanal
en Reynosa.

Siempre en el tractor

Siempre en el tractor

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DOCUMENTOS DE LA CARGA:
a) PEDIMENTO DE EXPORTACIN
b) CARTA PORTE (GA-FO-05)

c) FACTURA DEL PRODUCTO


d) PEDIMENTO DE IMPORTACIN

e) HOJA DE INSTRUCCIONES DEL


OPERADOR (GR-FO-01)

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MANEJO DEL DOCUMENTO


ORIGINAL siempre con el operador. (a menos que el
cliente seale otra instruccin)
McAllen: Se entrega una copia en la agencia
aduanal y el operador conserva una copia con firma
de recibido.
Laredo: Se entrega una copia y el operador conserva
una copia con firma de recibido.
Destinos de Importacin: Copia firmada y sellada,
con el operador.
Se entrega en el lugar de descarga.
ORIGINAL se entrega al cliente. (a menos que el
cliente seale otra instruccin)
En los casos de los cliente EFFEM y CARGILL no se
debe dejar el documento original ya que sin este no
se puede cobrar el servicio.
Con el operador ya que es su suporte para verificar
los requisitos del viaje.

DOCUMENTOS DEL OPERADOR


a) Licencia para conducir tipo B o E
b) BITACORA DE HORAS DE SERVICIO
Y DE INSPECCION OCULAR DIARIA DE LA
UNIDAD

MANEJO DEL DOCUMENTO


ORIGINAL siempre con el operador
ORIGINAL siempre con el operador, utilizarla
cuando se realiza un viaje con materiales
peligrosos

COPIA CONTROLADA:
COPIA NO CONTROLADA