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Plaza Logstica SRL - Parque Pacheco

Minuta de Reunin de certificacin SGC


Fecha y hora: 14/02/2013 09:00 18:00h
Lugar: Oficina reuniones Administracin Pacheco.
Presentes: Csar Rovira (Auditor Lder - IRAM), Diego Kacheroff, Ezequiel lvarez (PL), Hugo Del
Ro (Validum CA, quien suscribe).
Objetivo de la reunin:

Certificacin ISO 9001 FASE I.

1. Reunin Apertura
Presentacin del auditor lder / Concepto de la auditora y alcance de la misma (diseo del SGC) /
Revisin de procedimientos obligatorios / Entrevista con la direccin. No habr profundizacin en
el proceso de prestacin del servicio por falta de tiempo.
RRHH, Compras, Pagos, Evaluacin de proveedores; mucho de esto es ejecutado desde oficinas
centrales. Para la auditora de Fase II los responsables van a tener que asistir a Pacheco, con la
evidencia para probar la conformidad de requisitos (competencias, etc).
La auditora constar en la deteccin de hallazgos que permitan observar el cumplimiento o no de
los requisitos de la norma.
Los incumplimientos estarn divididos en Observaciones y No Conformidades, las que requerirn
la apertura de las ACAP necesarias en el SGC, con el anlisis de causas, investigaciones, plan de
actividades, etc.
Hay un compromiso de confidencialidad asumido por parte del IRAM respecto de la informacin
manejada en la auditora.
CR se declara imparcial dado que no tiene contratos e intereses con PL.
Alcance de la auditora: todos los procesos del SGC de PL Pacheco.
Respecto del asesor presente, debe ser pasivo y de asistencia respecto de la interpretacin de lo
observado. Se alienta a los asistentes a preguntar todo lo que sea necesario.
EAA comenta que el Director no podr estar presente y que l asume la figura de la Direccin
respecto de la entrevista prevista en la agenda.
Alcance la certificacin: discusin respecto de lo que ir escrito en el certificado para Alquiler
para Almacenamiento y Logstica. Se sugiere ampliar la frase para que se vea un poco el detalle
de los servicios que brinda PL ms all de lo descripto hasta el momento.

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2. Documentacin:
Se consulta por cmo est disponible la misma: formatos digitales y papel.
DK muestra el Portal de Acceso a la Informacin y la Central de Documentacin: no se cuestiona
respecto de Dropbox, pero si que se tenga cuidado respecto de la integridad de los links.

Manual de Calidad

Se accede al Manual en formato electrnico y se entrega en papel. Se comienza la revisin.


Alcance: que aparezca la frase que definamos respecto de Alquiler para Almacenamiento y
Distribucin.
Exclusin de diseo: la justificacin parece poco convincente. Debera colocarse que el diseo est
fijado por los clientes y de ese modo, queda excluido. Si se incluyera el diseo, debera
caracterizarse el proceso y hacer mediciones de capacidad, validacin, etc; cosa que parece ms
complicada.
Exclusin de validacin: la justificacin parece poco convincente. Buscar actividades de la
operacin en donde participe el cliente y hacer la validacin de las mismas, por ejemplo,
recepcin de transporte. De ese modo, no se requerira la exclusin.
Mapa de Procesos: requiere que definamos la operacin ambiental.
Poltica: lo encuentra ok. Las menciones a EHS requieren el compromiso de operar sobre esas
cuestiones en vistas a la certificacin ISO 14000/18000. Le parece muy bien, pero hay que prestar
atencin a estas cuestiones antes de la certificacin.
Organigrama: aclarar la exclusin de la lnea punteada y colocar con otros colores los servicios
tercerizados, aclarndolo. Aumentar el tamao de letra.
Procedimientos:

Elaboracin de documentos: se muestra lo que se gestiona con el Excel de Central de


Documentos. Lo encuentra OK. Verificar que estn OK los procesos descriptos como
ejemplo.
Control de documentos:
o Sellos de copias controlada ok.
o Revisin y aprobacin: no coincide lo que indica el cuadro con lo que se est
haciendo en cada documento mostrado. Revisar y modificar.
o Doc externos: colocar un poco de detalle de cmo se controlarn (registros en
formato de proveedores, etc).

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Copias en el lugar de trabajo: implementar para Limpieza, Mantenimiento y
Espacios Verdes. Cuando se certifique 14000/18000 habr que tener un sitio para
publicar matrices, etc.
Control de registros:
o Registros en formato electrnico: falta info de cmo se gestionan respecto de
integridad, respaldo, recuperacin, tiempo de retencin, etc (compras). Cuidado
que los registros que no estn asociados a un procedimiento no tiene detalle de
tiempo de retencin.
Servicio No Conforme:
o La numeracin del Informe y seguimiento SNC no coincide con lo descripto en el
procedimiento. Para el Informe emitido, consignar que es para su firma y
disposicin en formato papel; para luego ser difundido y utilizado en la Revisin
por la Direccin. Colocarle tiempo de retencin.
Acciones correctivas y preventivas:
o Colocar lo definido como Observacin como No Conformidad potencial.
Modificar.
o Colocar la conexin que existe con SNC.
o No hay disponibles ACAP iniciadas. Para Fase II, deber haberlas, junto con
auditoras internas para cada proceso y una Revisin x la Direccin (Anlisis de
datos y accin).
o Se muestra un reclamo de Nicho Hidrante y se lleva un registro que se encuentra
OK.
Auditora Interna:
o Slo hay 2 principios de los 6 disponibles en la nueva ISO 19011 (Directrices AI).
Colocarlos.
o Definir cules son las competencias de los auditores internos y externos
necesarias para auditar los procesos del SGC de PL y adjuntar evidencias para el
cumplimiento de las mismas. Definir tiempo de retencin para las evidencias.
o Para Fase II se requerir AI para todos los procesos con ACAP abiertas pero no
necesariamente cerradas.
o Sumar Nuevos Proyectos al Manual / Mapa /etc; definir proceso y auditar.
Medicin de procesos:
o Objetivos y metas: colocar cdigo y versin. Solo dice RV00.
o Objetivo de calidad (Excel de Metas y Obj.):
Colocar la cafetera como una accin o actividad para lograr el ndice de
satisfaccin de 3.0. Quitar las acciones y colocarlas dentro de un programa
de gestin. dem para 2.3 / 2.4 / 3.1.
Faltara medir algo de Eficiencia / Eficacia respecto de proveedores
utilizando contratos / plazos de provisin / cantidades, etc. Ver en
Requisitos de Servicio de cada servicio. Podra ser N de SNC / tiempo de
o

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respuesta o tiempo de resolucin. Cumplimiento o Incumplimiento de


Plazos.
Es tan pequeo el tamao de la muestra a consultar respecto de los
clientes, que la Encuesta debera dar lo que uno ya sabe o conoce
respecto de la eficiencia /eficacia del servicio.
o Objetivo de capacidad de proceso (words de caracterizacin de procesos):
Colocar los KPI para medir la capacidad de cada proceso.
Los consumos de gas o electricidad deberan medirse respecto de los m2
instalados.
GENERAL: ver que se espera de cada PROCESO y medir / analizar / actuar
con criterios de aceptacin.
Revisin por la Direccin:
o La informacin est en el manual y esta OK. Se pide una al ao. Para la Etapa II se
requiere contar con una.
o Definir un registro con formato de check list ya que un desvo tpico es que se
olviden de considerar algn tema en la RPLD. Del listado existente, por una
cuestin de tiempo, quitar los temas asociados a 14000/18000.
Recorrida: se observa
o Falta de identificacin en tanques de agua de consumo,
o Limpieza y orden con pallets de madera con eventual retiro (aumento de carga de
fuego).
o Limpieza en altura en pasarelas y luminarias.
o Identificacin de trnsito con vel mx y carteles.
o Prdida en dosificacin de cloro con falta identificacin en TK y su tapa rajada.
o Aislacin en tanque de derrame de gas oil moto bomba.
o Solventes y pinturas inflamables en zonas no identificadas y falta de lugar seguro
de almacenamiento.
o Identificacin cisterna de incendio.
o Falta de pintura en escalera de acceso a pasarela del fondo.

Muchas de estas observaciones aplican a requisitos legales y futura certificacin 14000/18000,


siendo adems de buenas prcticas para alcanzarla.
Generar OTs para su seguimiento y resolucin.

Requisitos del servicio:


o Se revisan contratos de clientes como fuente de requisitos. Se sugiere
incorporarlos como documentos al SGC. Se revisa de pasada el Reglamento
Interno, hacindose la misma sugerencia ya que es fuente importante de los
requisitos del servicio. Cuidado porque hay referencias a Normas que no se
certificaron aun (14000).
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o Ver si se encuentra la versin anterior del RI firmada por los locatarios.


Requisitos legales:
o Es la tercera fuente de requisitos adems de los de contratos y de RI.
o Estn bien identificados pero falta la matriz de cumplimiento de los mismos (listar
y controlar el cumplimiento). Ver con Amanda y Hood. Revisar el procedimiento
escrito y ajustar al check list que se genere.
o Se revisa la Matriz Ambiental entregada por Hood.
o Revisar el tema de la generacin, y disposicin de residuos especiales (aceites, por
ej).
Mantenimiento:
o Identificar instrumentos crticos para su calibracin y generar el plan de
calibracin como tabla numerada dentro del sistema. Que sea material de
medicin y operacin asociado a servicios crticos.
o MP elctrico: ok la documentacin para los registros. Falta lo de generadores.
Implementar en campo (respuesta pendiente de Cushman). Hacer el cronograma
de ejecucin y medir la capacidad de la ejecucin de todos los MPs.
o Incorporar los registros de servicios tercerizados a la lista del procedimiento.
o Si Cushman va a implementar un sistema de gestin electrnico, escribamos
cmo lo vamos a operar de modo seguro ya que no ser de PL sino del
proveedor. URGENTE para poder mostrar datos en Fase II.
Compras:
o Diagrama de flujo para el procedimiento escrito.
o Falta definir requerimientos de usuario con especificaciones de compra, para
servicios (limpieza, seguridad, mantenimiento, incendio), equipos crticos (motor
de portn, bombas de agua de consumo, etc) y productos insumos crticos, como
Hipoclorito de Sodio clorinacin de agua y de efluentes tratados.
Evaluacin de proveedores:
o Ver que proveedores tienen impacto directo sobre el servicio. Evaluar el
desempeo y si son aptos a travs de planilla, check list, etc.
o Actuar y documentar.
o Utilizar referencias u antecedentes para calificar proveedores.
Recursos Humanos:
o Descripcin y requisito de puesto disponibles y OK.
o Juntar toda la info necesaria para justificar cumplimiento (CV firmados, Copias de
ttulos, cursos, etc).
o Faltara algn procedimiento de la gestin de otros temas de RRHH ms
secundarios.
Satisfaccin del cliente:
o Falta implementar el procedimiento.
o Anlisis de encuesta 2011 2012: OK. Incorporarlas en la RPLD.
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El auditor deja un informa consultado y aceptado con PL con OM (4), Observaciones (6) y NC (5).
Abrir ACAP para Obs. y NC.
Confirmar lo antes posible la fecha prevista para la FASE II.
Prxima auditora Fase II: 03 de abril 2013

Lic. Hugo E. Del Ro

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