UNIDAD 5 FUNCIONES DE ASOCIACIN: COMPRAS Y

DISTRIBUCIN.
Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la negociacin
y del trmite burocrtico. Con una buena gestin de compras la empresa consigue
ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios
empresariales directos, pues la gestin de compras y aprovisionamiento son
decisivas para que la empresa tenga xito o fracaso.

5.1 ASPECTOS DE LA INFORMACION DE COMPRAS.

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

Planificacin de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de

las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

Anlisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los

boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para

tramitar su gestin.

Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar

decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa.

Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que

estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

Seleccin del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de
seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantas personales de la
empresa que suministrar el producto.
Negociacin de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican
algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un

acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes

(contrato de compraventa o pedido en firme).

Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos

recibido

pueden

ser

negociables.

Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo

deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de
compraventa

pedido

en

firme).

Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos
recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las caractersticas
detalladas

en

el

pedido

que

se

han

suministrado

tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La

empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar
el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un
precio competitivo. Y por ltimo, para la empresa de servicios la variable principal
es

satisfacer

las

necesidades

del

cliente.

Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para

tomar una decisin final se necesita informacin o respuesta de otras empresas.
TIPOS DE COMPRAS
Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser:

Compras especiales.

Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso
(ordenador, mquina, mobiliario, vehculos); es decir, no compramos materiales
para transformar o artculos para la venta. La caracterstica general de estas
compras es que la inversin es grande y la decisin de compra es consultada con
los usuarios del bien.

Compras anticipadas.

Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a
medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar
en artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin podemos
anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.

Compras estacionales.

Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender

la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace
partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior.

Compras rutinarias.

Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de
mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una
inversin de bajo riesgo.

Compras oportunidad.

La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar a

precios de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es positivo
dar un beneficio extra.

Compras de urgencia.

Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para

cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin
estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene
que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda.
PLANIFICACIN DE LAS COMPRAS
Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las
necesidades de la empresa. La planificacin anticipada consiste en conocer las
fuentes de suministro de bienes y servicios.
Los proveedores se pueden encontrar en: Guas telefnicas, pginas web.
Organismos Oficiales Asociaciones empresariales y profesionales, Prensa y
revistas especializadas, Ferias y exposiciones del sector, Bases de datos, cedidas
por empresas especializadas en estas gestiones.

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para

obtener informacin o, incluso, solicitar la compra, los mtodos que ms se utilizan
son:

Entrevistarse con los representantes del proveedor: stos son los

vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador.

Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se

encuentran ubicados varios proveedores o zonas geogrficas que concentran las

fbricas de determinados productos.

Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de

conocer los avances de la moda, lo ltimo que se fabrica o la tecnologa ms

puntera.

Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que

establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa est a muchos

kilmetros de ella y quiere tener una representacin en el mercado central.

Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos

de una marca extranjera a precios razonables.

ANLISIS DE LAS NECESIDADES
Generalmente, las empresas centralizan las compras a travs de su departamento
de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno
denominado boletn de compras; en l se detalla las caractersticas del material
que

necesita

cuando

tiene

que

estar

disponible.

El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su

clasificacin antes de iniciar los trmites del encargo, por si fuera necesario
solicitar presupuesto o informacin de los materiales. El proceso es el siguiente:
Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo
mnimos.
Comprobar si el artculo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se
compra

por

primera

vez.

Clasificar los boletines por materiales homogneos o adquiridos del mismo

proveedor.
Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.
Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que
solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.
SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO
La fase de peticin de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es
una prctica que realizan las empresas en los casos siguientes:

Cuando inicia por primera vez la actividad.

Cuando tiene que comprar un producto nuevo.

Cuando no est satisfecha con los proveedores habituales.

Para ampliar la cartera de proveedores.

Para responder a la publicidad recibida.

Sin embargo, como el proceso de peticin de ofertas supone un coste econmico,

nos aseguraremos de enviar la solicitud slo a proveedores cuya respuesta
incluya una oferta de nuestro inters y evitaremos dirigirnos a los que puedan
denegar nuestra solicitud.
Adems, dependiendo de la poltica de compras que adopte la empresa tambin
existen varios factores que influyen cuando de decide comprar al fabricante, al
mayorista o a ambos. Estos factores son:

El tipo de producto.

La cantidad solicitada en cada periodo.

La ubicacin de la tienda.

Los servicios ofrecidos por el proveedor.

QU INFORMACIN DEBEMOS SOLICITAR?

Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar
por carta o personalmente para solicitarles la informacin que necesitamos
conocer. La informacin gira en torno a tres aspectos:
1. Condiciones econmicas.
Precio por unidad y por lote.
Descuento comercial.
Rappels y su aplicacin.
Gastos de envases y embalajes.
Gastos de transporte y seguro.
Forma de pago.
Recargo por aplazamiento del pago.
2. Condiciones tcnicas.
Caractersticas tcnicas.
Calidad.
Embalajes especiales.
Instalacin y montaje.
Tiempo de garanta.
Formacin de los usuarios.
Repuestos y mantenimiento postventa.

3. Servicios postventa.
Plazo de entrega.
Devolucin de excedentes.
Revisin de precios.
Otros servicios.
5.2 RESPONSABILIDAD DE LA FUNCIN DE COMPRAS.
LA FUNCIN DE COMPRAS
Hay que distinguir entre compras y aprovisionamientos. Se diferencia en que las
compras forman parte del aprovisionamiento:
* Compras: adquirir bienes y servicios que la empresa necesita del exterior,
garantizando el abastecimiento de las cantidades necesarias en el momento
preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio.
* Aprovisionamiento: conjunto de operaciones que realiza una empresa para
gestionar de la mejor f horma posible los materiales y artculos necesarios para su
funcionamiento:
Determinar o decidir cules son sus necesidades futuras.
Planificacin temporal de las necesidades
Expresin de las necesidades en trminos adecuados.

Buscar en el mercado qu proveedores existen que nos pueden suministrar unos

productos capaces de satisfacer las necesidades de las compras.

Compra de los productos que necesitamos

Comprueban que los productos recibidos se ajustan a las condiciones previamente
pactadas.
Pago de los productos que recibe.

Las compras comienzan cuando la empresa busca en el mercado los productos

necesarios para satisfacer sus necesidades, y termina cuando cesan los derechos
y obligaciones establecidos entre comprador y vendedor.

Aprovisionamiento

Compras

Almacenamiento

Gestin

de

Stock

Existen 3 principios bsicos de la gestin de compras, son:

1) Organizacin:
Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su funcin de una forma ms
eficaz. Para ello, cada componente deber tener definidas sus misiones y tareas,
as como sus objetivos y responsabilidades.

2) Previsin:
Implica definir y desarrollar tcnicas de compras. Y, en definitiva, estudiar en el
mercado qu proveedor existe, los precios de los productos que necesitamos y
cul es su evolucin y los objetivos de ahorro.

3) Control:
Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de compras
que permita contrastar los logros con los objetivos establecidos. Tambin tiene en
cuenta cul es el coste general de obtener esos objetivos. Se construye un banco
de datos sobre los productos y sus costes sobre los proveedores y los servicios
prestados, cuantificando los niveles de calidad, de precio, servicio y entrega.

OBJETIVOS DE LAS COMPRAS

Los Objetivos de las compras son:

Mnimo coste de adquisicin: adquirir los productos al proveedor que nos ofrezca
el

mnimo

coste.

Mantenimiento del nivel de calidad

Garantizar la continuidad en el abastecimiento
Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho ms
competitiva en el mercado o con sus competidores.
Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos.

Los principales objetivos son los 3 primeros.

Una vez determinadas las caractersticas y especificaciones de los productos que
debemos comprar, habr que determinar:
Precio
Cantidad
Condiciones de pago (normalmente es aplazado a 30, 60, 90 das)
Pruebas que debe superar el producto que estemos comprando, para ello,
muchas empresas cuentan con departamentos de control de calidad.
Persona responsable del aprovisionamiento deber acordar con los proveedores
el lugar de entrega de la mercanca.
Fecha de entrega
Fraccionamiento de las entregas; lo normal es que cuando se entrega una gran
cantidad de producto en una sola entrega ste se fraccione.
Unidad de entrega y transporte
Condiciones en las que debe realizarse el transporte.
Otras condiciones o tratamientos especiales que pueda requerir la mercanca.

FASES DE LAS COMPRAS

1. Realizacin de una serie de operaciones previas a la compra de un producto,

dentro

de

sta

habr

que:

Conocer cules son nuestras necesidades en torno a los productos que vamos a
comprar.
Determinar las condiciones en que se deben satisfacer esas necesidades de
compra.
Seleccionar el surtido, que pueda satisfacer esas necesidades.

2. Preparacin:
Investigacin de mercados: buscar los proveedores.
Realizamos una preseleccin de los posibles candidatos

3. Realizacin del Pedido:

Analizar y comparar las ofertas para elegir el mejor o mejores proveedores segn
nuestra

necesidad.

Negociacin con los oferentes en aquellos puntos en los que estemos

disconformes
Eleccin del proveedor o proveedores
Confeccionamos el pedido.

4. Seguimiento (control):
Vigilancia y reclamacin de las entregas.
Control cuantitativos (nmero de unidades que hemos pedido) y cualitativo (con la
calidad exigida, en la fecha comprometida,) de los productos recibidos.
Los productos recibidos se ajustan a lo que viene en la factura.
Proceder a la devolucin de aquellos productos con los que no estemos
conformes.

5. Operaciones derivadas de realizar una compra:

Recuperacin y enajenacin de embalajes, desperdicios, sobrantes, etc.
Gestin de los stocks de los materiales y productos adquiridos.

- Responsabilidades de la Funcin de Compras:

Administrativa: entrada de mercancas y salida del correspondiente contravalor
en

dinero.

Tcnica: la buena seleccin de proveedores obliga al conocimiento detallado de

caractersticas y variedades de las mercancas a adquirir, as como las alternativas
posibles.
Comercial: mantener una relacin comercial continua con nuestros proveedores
actuales

potenciales.

Financiera: la compra inmoviliza capital y la escasez de ste obliga a limitar el

volumen de compras que estemos realizando.
Econmico: las operaciones de compra generan un coste que inciden
directamente en los precios de venta, si se reducen aquellos se pueden general
beneficios.

Algunos conceptos:
Unidad de Compra: se trata de lquidos, cuando se hace un pedido suelen estar
expresados en unidades, litros, kilos, m3.
Cuando se trata de slidos suelen expresarse en unidades, kilos, metros, m2.
Unidad de entrega:
* Paquetes
* Garrafas
* Botellas
* Latas
* Cajas
* Bidones
* Bobinas
* Sacos

Unidad de Almacenamiento:
* Cajas
* Retrctiles: son unos cajones que se cierran solos (farmacias)
* Paletas
* Contenedores
Unidad de Transporte:
* Camin
* Conteiner
* Remolque
* Semiremolque