Clasificacin de la correspondencia

La correspondencia tiene muy variadas formas, con caractersticas especiales que las
distinguen segn la fuente de emisin, la intencin de sus contenidos, estilos de
mecanografiados y tramitacin de su envi o despacho; de acuerdo a su clasificacin se
mencionan las siguientes:
1. Por su Destino:
Publicas: contienen informacin general a travs de medios de comunicacin (prensa, radio,
TV, carteles, pancartas).
Privadas: tratan de informacin de inters y carcter particular, comercial y
oficial.
2. Por su Contenido:
De primera clase: su contenido es solo de informacin: cartas, tarjetas, postales,
documentos de negocios, peridicos, etc.
De segunda clase: esta correspondencia esta relacionada con paquetes, bultos, muestras,
valijas, etc.
3. Por su Tramitacin:
Postal: cuando se envan a travs de servicios de correos, pueden ser ordinarias o
certificadas.
Telegrficas: cuando se enva a travs del servicio telegrfico. Pueden ser tele radiograma y
cablegramas.
4. Por su puntuacin:
Abierta: no lleva signos de puntuacin en ninguna de sus partes componentes.
Cerrada: lleva signos de puntuacin en cada una de sus partes o componentes.
Mixta o corriente: combina los dos estilos.
5. Por su extensin:
Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.
Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un
pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.

6. Por su forma:

 Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redaccin y

presentacin. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas, memorandos,
planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.
Divisin de la correspondencia
La correspondencia se divide en 4 clases:
1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias,
banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy
variada, cualquier asunto particular entra en ella.
3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos
organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.
4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases:
Las Ordinarias o Normales: son las que se efectan por medio de cartas, memorandum y
tarjetas postales.
Las Urgentes o Rpidas: Son las que se efectan por medio de telegramas, Cablegramas,
Radiogramas y telefonemas.
La Carta
La Carta: es un medio de comunicacin escrito donde se plantean situaciones relacionadas
de acuerdo a el contenido que esta contenga, ya sea una carta comercial, o una carta oficial.
Partes de una carta
1. Membrete: Es el nombre, direccin y dems seas de identificacin de una empresa o
entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la
correspondencia.
2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas as
como el da mes y ao.
3. Destinatario: son los datos de identificacin de la persona al cual va a ser enviada la carta
4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una lnea y en
el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.
5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesa que se incluye antes de escribir el texto
de la carta.
6. Texto: es el conjunto de prrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la
carta, se recomienda que los prrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural
y espontneo.

7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresin del
mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesa, tanto de saludo inicial y la
relacin entre el emisor y receptor.

8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en
nombre y representacin de otra.
9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo
expresado en la carta.
10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en
el dictado y mecanografiado de la carta.
11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaa uno o varios documentos
adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.
Tipos de Cartas
1. Carta Comercial: es aquella comunicacin escrita que surge del trato que tienen los
comerciantes entre s, sobre cosas de comercio.
2. Carta Oficial: es aquella carta expedida por funcionarios o empleados de instituciones
gubernamentales, estadales, municipales; la cual es utilizada para tratar asuntos
concernientes a las gestiones de la administracin pblica.
3. Carta Familiar: es aquella carta que utilizamos para comunicarnos con algn familiar que
se encuentra a larga distancia. La finalidad de esta carta es muy variada ya que se pueden
tener varios motivos por los cuales la escribimos.
4. Carta de Ventas: es aquella comunicacin que se enva a los probables clientes, con el fin
de inducir una accin que ser la de la compra.
5. Carta de Pedidos: es aquella carta que se enva por una empresa o pequeos
proveedores, con la finalidad de pedir o hacer un pedido de mercancas.
6. Carta de Empleo: es aquella carta que utilizamos para solicitar una entrevista, para
presentar su currculo y tratar de que la empresa a la cual se le envi la carta acepte o
considere tomar ese empleado.
7. Carta de Recomendacin: es aquella carta que se utiliza para recomendar a alguien
alguna persona. Esta carta siempre va acompaada de la carta de empleo y del currculo.
8. Carta de Referencia: es aquella carta la cual se enva cuando a peticin de alguien se
desea mayor informacin acerca de una persona en particular.
9. Carta de Presentacin: es aquella carta que se usa generalmente para que una persona
presente, a un conocido u amigo, suyo a otra persona tambin de su amistad.
Estilos de las cartas
1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fcil y cmodo por cuanto todas las lneas se
escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a
espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios verticales.
2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que
la lnea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando
desde el centro horizontal del papel.

3. Estilo Semibloque: es el estilo mas elegante y uno de los mas usados en el Comercio.
Este estilo mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada
prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios.
4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos:
cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una sangra de cinco espacios
en relacin con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las
iniciales identificadoras y la firma.
Normas de puntuacin de la carta
Adems de los estilos de presentacin, tambin se han acordado varias normas de puntuacin
que complementan el atractivo de una carta. Existen tres normas de puntuacin:
1. La Puntuacin Abierta: es la que no usa signos de puntuacin despus de las lneas de la
fecha, destinatario, direccin, saludo, despedida y firma.
2. La Puntuacin Cerrada: se distingue por las siguientes caractersticas: se escribe un punto
al final de la lnea de la fecha, se utiliza coma despus de cada lnea del destinatario (excepto
la ultima que lleva punto), se usan comas despus de la despedida, se usan dos puntos
despus del saludo y se usan comas despus de cada lnea del bloque de la firma (menos la
ultima que lleva punto)
3. La Puntuacin Mixta: Combina las dos normas anteriores y se distingue por lo siguiente:
se usan dos puntos despus del saludo y se usa coma despus de la despedida.

LA CORRESPONDENCIA.
La expresin o relacin entre las personas es comn que charlemos y en algunos
casos lleguemos a ciertos compromisos, ms sin embargo en algunos casos suele
darse que olvidamos lo que hicimos o ciertos compromisos contrados los
negamos, por no convenir a nuestros intereses; En la empresa, industria o
dependencias gubernamentales no podemos llegar y decir se me olvido lo que
dije o a lo que me compromet, razn por la cual en todo tipo de compromisos
relacionados con las empresas, industrias o dependencias gubernamentales se
elaboran por escrito, y a esto suele llamarse CORRESPONDENCIA.
La otra situacin es que los documentos sirven como pruebas en caso de
controversias judiciales, esto es, demandas, ya que como dice el dicho mexicano
las palabras se las lleva el viento, por lo que los escritos que manejamos en la
redaccin sirven o funcionan como prueba plena de los compromisos o palabras
hechas por la persona o empresa (o su representante).
ASPECTOS TERICOS.
Qu es la Correspondencia?
La correspondencia " es el gnero de composicin que comprende las distintas
formas de comunicacin escrita, en los trmites mercantiles, industriales y
oficiales".
Es decir, la correspondencia es el texto escrito a travs del cual un individuo le comunica a
otro alguna cuestin, o lo pone al corriente de sus novedades.

La correspondencia se divide en:

a) COMERCIAL, EMPRESARIAL O INDUSTRIAL: Es aquella que se lleva en el
desarrollo de los negocios y empresas, as como en la industria.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres y las disposiciones de la ley. La
misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conforme surge de lo siguiente: En ellos queda precisada la relacin jurdica
entre las partes que intervienen en una determinada operacin, o sea sus
derechos y obligaciones
b) OFICIAL O INSTITUCIONAL: Es aquella que se lleva en el manejo de las
oficinas pblicas y empresas.

c) PARTICULAR: es aquella que trata de asuntos personales, familiares o

sociales. Entre los escritos de CARCTER PERSONAL, PRIVADO O SOCIAL
podemos enunciar los siguientes:
Invitaciones: son mensajes en forma de esquelas o tarjetas especiales en que se
invita a concurrir a un acto o reunin.
Participaciones: son anuncios de acontecimientos como bodas, bautizos,
fallecimientos, etc.
Felicitaciones: son breves mensajes, enviados en tarjetas o telegramas en los
cuales se expresan congratulaciones por un hecho feliz.
Agradecimientos: son escritos breves que encierran la idea de agradecer una
atencin o algo. Se hacen a travs de esquelas, tarjetas o telegramas
Notas de condolencia o solidaridad: son escritos en los que se expresan
sentimientos de condolencia o solidaridad frente a hechos luctuosos.
En nuestro estudio hablamos de la correspondencia de Trmite.
Ahora bien qu es un trmite? es toda diligencia que se prctica en el despacho
de cualquier asunto.
Es por tanto la correspondencia de trmite puede ser de carcter: comercial,
empresarial, industrial, oficial y particular. Y veremos ms adelante el ejemplo de
cada uno de ellos.
EL ESTILO DE LA CORRESPONDENCIA.
Qu es el estilo? es la forma externa con que se hacen sensibles las ideas y los
sentimientos.
El estilo de la correspondencia tiene las siguientes caractersticas o notas:
- Claridad.
- Precisin.
- Propiedad.
- Concisin.
- Sencillez.
- Cortesa.

De las seis caractersticas las ms importantes son la claridad y la precisin

En la correspondencia no caben adornos que estn bien en el estilo literario, pero
no en el estilo de los documentos empresariales o industriales; ste debe
ajustarse a preceptos o normas del buen decir, que llamamos caractersticas o
notas.
En la correspondencia no se trata de lograr belleza artstica sino que se pretende
la comunicacin fcil, clara y digna en las relaciones comerciales.
La Claridad: consiste en decir las cosas de tal manera que se comprendan sin
esfuerzo alguno. Ayudan a escribir con fcil entendimiento el orden en las ideas y
las frases cortas, sin tanto rebuscamiento.
La Precisin: consignar las ideas completas, sin omitir las expresiones que ayuden
a que el lector se forme un juicio exacto y justo de los escritos.
La Propiedad: obliga a usar trminos y giros gramaticales adecuados; tanto por su
significado, como por su apego a los preceptos gramaticales.
La Concisin: es la cualidad que consiste en formular un pensamiento con el
menor nmero de palabras sin quitarle por esto ni claridad, ni precisin.
La Sencillez: aparta de cualquier rebuscamiento para que todo sea dicho sin una
preparacin aparente. El rebuscamiento consiste en emplear trminos y
expresiones de aplicacin poco frecuente, que en muchas ocasiones le
denominamos crema.
La Cortesa: es la cualidad del estilo que nos obliga a dar trato adecuado a las
personas segn sean las relaciones ms o menos estrechas con nuestros
superiores, amigos o allegados y subalternos.
Los defectos del estilo vienen a ser lo contrario de las cualidades, o sea:
oscuridad, imprecisin, impropiedad, prolijidad, afectacin y descortesa; lo cual ha
de evitarse en la correspondencia.

Clasificacin de la correspondencia:
La correspondencia presenta una variedad de formas con caractersticas propias; por tanto, dados su
importancia, es necesario realizar una clasificacin que permita conocer la finalidad de cada uno.

Por el destino: Pblicas y Privadas

Publicas: contienen informacin general a travs de medios de comunicacin (prensa, radio, TV, Carteleras,
pancartas.)
Privadas: Tratan de informacin de inters y carcter particular comercial y oficial.

Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

Primera clase: es toda correspondencia de carcter actual y personal su contenido es solo de informacin:
cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, peridicos, etc.

Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitacin se
realiza tambin por correo.

Por su tramitacin: Postal y Telegrfica

Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:

Ordinaria: Es la que sigue curso normal a travs del correo

Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario

Telegrfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telgrafo

Por su puntuacin: Abiertas, Cerradas y Mixtas.

Abiertas: No llevan signo de puntuacin en la fecha, direccin, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.
Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuacin
Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas

Por su extensin: Largas medianas y cortas

Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras

Medianas: Cuando contienen doscientas palabras
Cortas: Cuando contienen cien palabras

Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia est en redaccin y presentacin