Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos

Subdireccin de Bibliotecas Pblicas

Mdulo 5
Clase 5
Documento
Duracin

: PowerPoint
: Creacin de organigramas y grficos
: Plan de Clases
: 60 minutos

Objetivos
Crear un organigrama.
Modificar la estructura de un organigrama.
Cambiar atributos de los objetos
Aadir elementos a un organigrama Insertar un grfico en una diapositiva.
Agregar o modificar datos en la hoja de datos.
Cambiar el tipo de grafico

Vista General de la Clase:

Tiempo Estimado
5 minutos
10 minutos
10 minutos
10 minutos
5 minutos
5 minutos
15 minutos
15 minutos
5 minutos

Tema
Introduccin
Crear un organigrama
Modificar la estructura del organigrama
Cambiar atributos de los objetos
Aadir elementos a un organigrama
Insertar un grfico en una diapositiva
Agregar o modificar datos en la hoja de datos
Cambiar el tipo de grfico
Cierre

Cuerpo de la Clase
Introduccin
MS PowerPoint XP como todos los otros programas Office XP trae incorporada un
elemento para confeccionar organigramas o diagramas de diferentes tipos.
1. Cmo creamos un organigrama o diagrama
Existen varias formas de hacerlo. La primera es seleccionar un diseo de diapositiva para
insertar slo un organigrama o diagrama de la lista Otros diseos.

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(figura 1)
Al hacerlo automticamente aparece una caja similar a la que se muestra a continuacin:

(figura 2)
Al hacer un doble clic sobre la caja inmediatamente aparece un cuadro de dilogo para
insertar en la diapositiva un organigrama o un diagrama.
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(figura 3)
La segunda es en una Diapositiva existente ir al men Insertar y pedir la opcin
Diagrama.

(figura 4)
En este caso como en el anterior aparecer el mismo cuadro de dilogo.

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La tercera posibilidad es hacer un clic sobre el botn Diagrama

herramientas Dibujo.

de la barra de

1.1 Tipos de diagrama

En el cuadro de dilogo que aparece al recurrir a cualquiera de las opciones descritas
anteriormente para crear un diagrama u organigrama podemos seleccionar de qu tipo
queremos que sea:

Organigrama: Este es el organigrama que se utiliza para mostrar relaciones

jerrquicas

Diagrama de Ciclo: Este es el diagrama que se utiliza para mostrar un

proceso con ciclo continuo

Diagrama Radial: Este es el diagrama que se utiliza para mostrar las

relaciones de un elemento fundamental.

Diagrama Piramidal: Este es el diagrama que se utiliza para mostrar

relaciones basadas en la infraestructura.

Diagrama de Venn: Este diagrama se utiliza para mostrar reas de

superposicin entre los elementos

Diagrama de Crculos Concntricos: Este diagrama se utiliza para mostrar los

pasos necesarios para mostrar un objetivo.

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1.2 Organigrama

(figura 5)
Al agregar o cambiar un organigrama o diagrama, aparece con espacio de dibujo
alrededor, perfilado con un borde que no se imprime y los controladores de tamao.
Se puede ajustar el tamao del diagrama utilizando los comandos de tamao para ampliar
el rea de dibujo de forma que tener ms espacio para trabajar o reducir el espacio
situando el borde ms cerca del diagrama.
Para ello se arrastra sobre las esquinas en forma de L invertida hacia abajo para agrandar
y hacia arriba para reducir

Agrandar
(figura 6)

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Reducir
(figura 7)

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2. Escribir dentro de las cajas de texto

Para llenar los datos hacemos un clic sobre la caja igual que cuando escribimos en los
marcadores de posicin.

(figura 8)
Las cajas se ajustarn automticamente al texto que ingresemos dentro de ellas.

2.1 Cambiar el texto dentro de las cajas

Para cambiar el aspecto del texto que hay dentro de las cajas primero debemos
seleccionarlo. Luego disponemos de la barra de herramientas de Formato para darles
formato (tipo de fuente, tamao, estilo, color, etctera).
2.2 Eliminacin de cajas de texto
Para eliminar alguna caja de texto:
1.- Seleccionar haciendo un clic
(Recuerde que el objeto queda seleccionado cuando aparecen unos circulitos blancos
alrededor de l)
2.- Presionar la tecla SUPR.
2.3 Seleccin de varias cajas de texto
Para seleccionar varias cajas de texto en forma simultnea:
1.- Seleccionar una.
2.- Manteniendo la tecla Ctrl presionada ir seleccionando las otras con el mouse.
Tambin de la paleta de herramientas Organigrama podemos presionando la flecha que
aparece al lado del men Seleccionar, elegir por Nivel, Rama, Todos los Ayudantes,
Todas las lneas de conexin.

(figura 9)
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2.4 Para agregar nuevas cajas

Utilizamos las formas del men Insertar forma de la paleta de herramientas
Organigrama

(figura 10)
Estas opciones funcionan todas de la misma manera
1. Se selecciona la caja de texto.
2. Se selecciona la forma.
Por ejemplo si deseamos agregar un Compaero de trabajo
1.- Hacemos un clic sobre la caja
2.- Del men Inserta forma pedimos Compaero de trabajo
3.- La caja nueva caja de texto se ubica (en este caso) al lado derecho de la
seleccionada.

(figura 11)
3. Cambiar los atributos del organigrama
Para cambiar las cajas o las lneas se procede de la siguiente manera
1.- Se selecciona la caja o la lnea
2.- Hacer un doble clic sobre el elemento seleccionado
3.- Aparece la siguiente caja de dilogo

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(figura 12)
Este es el mismo cuadro de dilogo que aparece para modificar los atributos de cualquier
objeto.
3.1 Cambiar el diseo del organigrama
Para cambiar el diseo del organigrama tenemos que seleccionar primero el
administrador de formas. Esto es en una estructura jerrquica el primer elemento del
organigrama y luego seleccionar lo que queramos.

(figura 13)

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4. Aplicar Autoformato
Para aplicar autoformato, hacer un clic sobre el botn Autoformato
herramientas Organigrama. Aparece el siguiente cuadro de dilogo:

de la barra de

(figura 14)
Aqu se pueden seleccionar diferentes estilos para el organigrama
4.1 Para eliminar un organigrama
Hacer un clic sobre el borde gris del dibujo y cuando el mouse convierte en un puntero de
cuatro flechas presionar la tecla SUPR.
5. Diagramas
Si escoge cualquier otro tipo de diagramas como el Piramidal, el Radial, etctera, la barra
de herramientas permite modificar el tipo de diagrama, mediante el men
Cambiar a:

(figura 15)

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6. Grficos
PowerPoint nos permite crear grficos dentro de nuestras diapositivas. La forma de
hacerlo es igual que para insertar imgenes predeterminadas, organigramas o diagramas,
objetos como planillas de clculo, etctera.
6.1. Insertar un grfico
Para insertar un grfico podemos utilizar varios mtodos:
Diapositiva Nueva
Seleccionar un diseo de
diapositiva que incluya un
grfico

Diapositiva existente
Del men Insertar pedir
la opcin Grfico.

2.- Hacer un clic sobre el botn Grfico

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de la barra de herramientas Estndar.

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6.2. Pantalla principal

(figura 3)
Al incluir un grfico el aspecto de las barras de herramientas cambia y algunos mens
contienen nuevas opciones. Microsoft Graph automticamente nos sugiere estos datos
con su respectiva grfica.
Para mostrar u ocultar la ventana de los datos se utiliza el botn
men Ver la opcin Hoja de datos.

o se selecciona del

7. Modificando los valores de la grfica

Microsoft Graph reserva la primera fila y columna de la hoja de datos para el texto que
identifica la informacin en la fila o columna..
Para introducir datos en una hoja de datos
1. Pasar a la hoja de datos.
2. Hacer clic en una celda y, a continuacin, escribir el texto o los nmeros que se
deseen.
Nota: Si se cambian texto o valores existentes, el grfico cambia para reflejar el nuevo
texto y los nuevos valores.
7.1 Cambiar el tipo de grfico
Para cambiar el tipo de grfico se puede utilizar el botn de la barra de herramientas que
contiene una lista con los tipos de grficos.
7.2 Opciones ms detalladas
Si se desea especificar opciones ms detalladas del tipo de grfica, se selecciona el
men Grfico y la opcin Tipo de Grfico.

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En el rea Tipo de grfico debemos seleccionar el tipo de grfica que queremos utilizar.
Dependiendo del tipo aparecen en la caja Subtipo de grfico, los subtipos que podemos
utilizar para esta grfica.
Si queremos ver el resultado de aplicar a nuestra grfico cierto tipo y subtipo, damos un
clic sostenido sobre el botn Presionar para ver muestra.
Entre las Opciones que disponemos se encuentran Aplicar a la seleccin que aplica el
tipo de grfico solamente a la serie seleccionada, permitindonos mezclar diferentes tipos
de grficas en una misma imagen. Formato predeterminado regresa la grfica al formato
por omisin, es decir los colores, lneas, etctera a los que por omisin utiliza MS
PowerPoint.
El botn Establecer como predeterminado, indica al MS Graph
genere una grfica utilice el formato que hemos seleccionado.

que siempre que

El separador Tipos Personalizados nos permite manipular en forma personalizada las

grficas.

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Opcin Integrado: Muestra diversas combinaciones de grficas adicionales que podemos

utilizar.
Opcin Definido por el Usuario: Si marcamos esta opcin al hacer un clic en Aceptar
aparece una nueva caja de dilogo

Aqu escribiremos el nombre que le daremos al grfico y una breve Descripcin del
mismo. Al presionar Aceptar este tipo de grfica se agrega a los definidos por el usuario.
8. Incluir el grfico y la tabla
Cuando incluimos una grfica en nuestra presentacin es comn que nos interese
tambin incluir la tabla que dio origen a la grfica.
Para incluir el grfico y la tabla damos un clic sobre el icono. Al hacerlo inmediatamente
se aade a la grfica la tabla de la siguiente forma:

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Respuestas: Gua de Apoyo

1.- Formas de insertar un grfico en una diapositiva son las siguientes:

a) Seleccionar un diseo de diapositiva con un grfico
b) Ir al men Insertar y pedir la opcin Grfico
c) Hacer un clic sobre el botn Grfico de la barra de herramientas Estndar.
2.- La forma de modificar o la hoja de datos es hacer clic en una de las celdas y
escribir o colocar nmeros.
3.- Si cerramos la hoja de datos la podemos volver a llamar haciendo un clic sobre
el botn Ver hoja de datos o bien yendo al men Ver y pedir la opcin Hoja de
Datos
4.- Podemos cambiar el tipo de grfico recurriendo al botn Tipo de Grfico o
bien yendo al men Grfico y pedir Tipo de Grfico.
5.- Definido por el usuario significa poder definir un grfico con el formato que
queramos.
6.- formas de insertar un grfico en una diapositiva son las siguientes:
d) Seleccionar un diseo de diapositiva con un grfico
e) Ir al men Insertar y pedir la opcin Grfico
f) Hacer un clic sobre el botn Grfico de la barra de herramientas Estndar.
7.- La forma de modificar o la hoja de datos es hacer clic en una de las celdas y
escribir o colocar nmeros.
8.- Si cerramos la hoja de datos la podemos volver a llamar haciendo un clic sobre
el botn Ver hoja de datos o bien yendo al men Ver y pedir la opcin Hoja de
Datos
9.- Podemos cambiar el tipo de grfico recurriendo al botn Tipo de Grfico o
bien yendo al men Grfico y pedir Tipo de Grfico.
10.- Definido por el usuario significa poder definir un grfico con el formato que
queramos.

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