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IL MIGLIORAMENTO NELLA
MANUTENZIONE DI IMPIANTI
TECNOLOGICI CON IL LEAN SIX SIGMA
1 ABSTRACT
2 INTRODUZIONE
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5 IL SIX SIGMA
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9 IL PROGETTO PILOTA
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10 CONCLUSIONI
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BIBLIOGRAFIA
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SITOGRAFIA
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1 ABSTRACT
Until recently, the Lean Six Sigma methodology had only been utilized in the
industrial field. The aim of this dissertation is to apply the Lean Six Sigma
methodology towards a new context within the services circle, and in particular
within the circumstances of maintenance of technological systems.
This is carried out in two phases. The first one concerns the improvement of the
quality of service, and of the business process that characterize it in terms of:
Recording and accurately checking the activities performed.
Improvement of the procedures and modality of assistance.
Definition and implementation of a continue monitoring system.
The application of this methodology leads to a revision of the totality of the
procedures utilized. The approach is put at the center of a new data collection
system that allows for a measure of performance of all the activities performed.
It establishes the fundamental start point from which the efficiency of all
processes will be increased.
The object of the second phase and the most experimental character of this
thesis, is the goal to reform the timing of the maintenances used thus far in the
current practice through a cross investigation between the history of the
malfunctions and the temporal cadence of the programmed assistance
interventions. These are too often based on regulatory precepts and empirical
notions instead of statistical data. The purpose is to analyze the time limit of our
machineries, the components we are modifying according to real requirements,
and the time reserved for the maintenance of them.
In order to achieve the aforementioned objects we decided to apply a modern
and very rigorous approach called Lean Six Sigma that is capable of
measuring a process in terms of defects encountered and allows for the ability
to reach the goal of excellence and continuum improvement. This leads to a
reduction in cost and inefficiencies, and it ameliorates the quality of the service.
This approach is based on the fusion of two different theories. The Six Sigma
methodology and the Lean Manufacturing methodology. If Six Sigma is highly
associated to quality defects and to the elimination of variability, the Lean is
linked to process speed, efficiency, and wastage removal.
The project meets the real demands of the developed firm. First the service
offered to the client is improved, reducing the assistance time and the number
of failures of the facility. Secondly, increasing the efficiency of process and
manufacturing, the firm costs needed for the maintenance are reduced.
2 INTRODUZIONE
Il progetto oggetto di questa tesi mira ad applicare la metodologia Lean Six
Sigma, finora utilizzata solo in ambito industriale, in un nuovo contesto, il
mondo dei servizi, ed in particolare nel nostro caso quello della manutenzione di
impianti tecnologici di edifici adibiti a attivit secondarie o terziarie.
Esso si compone di due fasi. La prima riguardante il miglioramento della qualit
del servizio e dei processi aziendali in termini di:
Registrazione e verifica puntuale degli interventi eseguiti
Miglioramento delle procedure e delle modalit di intervento
Definizione ed implementazione di un sistema di monitoraggio continuo
Lapplicazione di questa metodologia comporta infatti una revisione della totalit
delle procedure utilizzate. Ponendo al centro un nuovo sistema di raccolta dati
che permette di misurare le prestazioni di tutte le attivit effettuate. Esso
costituisce il punto di partenza fondamentale per poter aumentare lefficienza di
questi processi.
Lobiettivo, protagonista della seconda fase e del carattere pi sperimentale di
questa tesi, lambizione di riformare le tempistiche di manutenzione, finora
utilizzate nella prassi comune, attraverso unindagine incrociata tra lo storico
guasti e le cadenze temporali degli interventi programmati. Queste ultime sono
infatti troppo spesso basate pi su dettami normativi e nozioni empiriche che su
dati statistici. Lintenzione quella quindi di analizzare la vita utile dei nostri
macchinari e dei loro componenti modificando, secondo le loro reali esigenze, i
tempi dedicati alla loro manutenzione.
Per il raggiungimento quindi degli obiettivi sopracitati si deciso di applicare un
approccio moderno e molto rigoroso chiamato Lean Six Sigma capace di
misurare un processo in termini di difetti riscontrati e poter perseguire lo scopo
di eccellenza e di miglioramento continuo abbattendo i costi, le inefficienze e
migliorando la qualit del servizio.
Tale approccio costituito dalla fusione di due differenti teorie. La metodologia
Six sigma e la metodologia Lean Manufactoring. Se Six Sigma fortemente
associato ai difetti della qualit e alleliminazione della variabilit, il Lean
collegato alla velocit del processo, allefficienza e alla eliminazione dello
spreco.
Il progetto va incontro alle reali esigenze dellimpresa nella quale stato
sviluppato. Prima di tutto viene infatti migliorato il servizio offerto al cliente
riducendo i tempi di intervento e il numero di guasti agli impianti. In secondo
luogo aumentando lefficienza dei processi e delle lavorazioni vengono ridotti i
costi aziendali necessari allespletamento delle attivit manutentive.
10
Il service management tradizionale si focalizzato esclusivamente sullanalisi di
mercato e sullanalisi dei bisogni del cliente. Non stata posta una sufficiente
attenzione alle modalit operative con cui i clienti sono serviti e ai costi
necessari per erogare i servizi. Daltro canto i livelli di soddisfazione degli utenti
dei servizi sono spesso molto bassi; allo stesso tempo gli utenti ritengono
spesso che i costi di tali servizi siano troppo elevati o comunque non
proporzionati rispetto alla qualit del servizio ricevuto (basti pensare ai continui
e forti richiami dei media relativi ai costi dei servizi finanziari, della sanit, della
ristorazione...). Le aziende del settore dei servizi sono quindi alla ricerca di
nuove tecniche manageriali e approcci organizzativi che consentano da un lato
di migliorare drasticamente gli standard qualitativi dei processi di erogazione dei
servizi, dallaltro di ridurre i costi di erogazione.
Negli ultimi anni si quindi posta attenzione ai processi e alla loro efficacia,
notando che questultima non bastava a raggiungere leccellenza; oltre ad
essere efficaci si deve infatti anche essere efficienti.
Lefficienza pu essere definita in generale come il grado di utilizzo di una
qualsivoglia risorsa impiegata in un processo. Richiamando la definizione
energetica, possiamo intenderla come il rapporto tra risultati ottenuti ed impieghi
usati per ottenerli.
Il Lean Manufacturing e il Six Sigma sono tecniche manageriali finalizzate al
miglioramento delle performance aziendali, gi applicate con grande successo
a partire dagli anni 80 nei settori industriali. Tali tecniche hanno iniziato a
riscuotere nel mondo anglosassone, a partire da alcuni anni, un notevole
successo anche nel settore dei servizi. In questo settore si esprime la grande
necessit di creare un legame forte tra gli obiettivi strategici che il top
management ha in termini di creazione del valore e i progetti di miglioramento
gestiti col Lean Six Sigma. Lobiettivo di questa tesi stato quello di verificare
se, e come, gli strumenti della metodologia Lean Six Sigma siano adattabili alla
realt di unazienda di servizi.
GEORGE L.M., Lean Six Sigma per i servizi. Ridurre i costi migliorare la qualit dei servizi in meno di un
anno, Guerini e Associati, Milano 2007. pp. 11-13
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devono per questo motivo contenere precisi dettagli sulle forme degli interventi,
le loro caratteristiche, le frequenze e le scadenze.
Qualit della documentazione di appalto a cui occorre associare una sorta di
figura di supervisore (diciamo un tecnico abilitato/competente) al rapporto
committente-assuntore con competenze multifunzionali, a tutela del rispetto
del contratto di terziarizzazione da ambo le parti e a garanzia di una continua
verifica dei costi stabiliti.
Le difficolt di appalto dei servizi di manutenzione su patrimoni immobiliari /
impiantistici, hanno progressivamente stimolato lo studio di nuove forme
contrattuali, tra cui la pi importante e significativa senza dubbio il Contratto
di Global Service Manutentivo, per la cui comprensione riportiamo la
definizione data dalla norma UNI 10685 che definisce il Global Service di
manutenzione come un Contratto riferito ad una pluralit di servizi sostitutivi
delle normali attivit di manutenzione con piena responsabilit sui risultati da
parte dellassuntore2.
I vantaggi organizzativi del servizio di manutenzione pu essere concentrato in
5 punti fondamentali:
PRISCOGLIO N., La manutenzione come servizio al cliente, CNPI n11 Gennaio 2007, pp 20-28.
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5 IL
SIX
SIGMA
Nel corso degli anni settanta e della prima meta degli anni ottanta molte
societ impegnate nel settore tecnologico conobbero una rapida crescita ed
un consistente sviluppo. Ci fu garantito principalmente dalla possibilit di
innovare continuamente ed in tempi brevi i propri prodotti, grazie alla
notevole disponibilit di risorse tecnologiche. In questo scenario di accesa
competizione sul piano dellinnovazione tecnologica, lattenzione era rivolta,
in misura crescente, verso la fase di progettazione e di realizzazione del
prodotto, tendendo a trascurare le aspettative del cliente. La presa di
coscienza di un imminente scollamento dal mercato inteso come esigenza
del consumatore, cominci ad evidenziare che i successo avrebbe arriso a
quelle aziende che non si sarebbero impegnate esclusivamente sul terreno
della tecnologia, ma che sarebbero state in grado di intendere, nelle sue
molteplici sfaccettature, le caratteristiche della domanda, indirizzando verso
di essa lo sviluppo tecnologico.
La denominazione Six Sigma indica una programma di gestione della qualit
basato sul controllo della varianza, (indicata con la lettera greca Sigma) che
ha lo scopo di portare la qualit di un prodotto o di un servizio ad un
determinato livello, particolarmente favorevole per il consumatore. Questo
programma e stato introdotto per la prima volta dalla Motorola nella seconda
meta degli anni 80, i suoi ideatori furono Bob Galvin e Bill Smith, e si diffuse
ad altre importanti compagnie, come General Electric, Toyota, Honeywell e
Microsoft. Lobiettivo della metodologia e di raggiungere un tale controllo del
processo da avere soltanto 3,4 parti difettose per milione, il che porta a limiti
molto restrittivi sulla variabilit del processo produttivo. Tale variabilit viene
ad essere cosi ristretta, che inizialmente lopinione comune era che fosse
impossibile da raggiungere e molti ritenevano che
una strategia tre sigma potesse essere accettabile. Tuttavia, alcune industrie
hanno dimostrato che un simile obiettivo raggiungibile. La metodologia Sei
Sigma mira alleliminazione dei difetti e degli sprechi piuttosto che al
semplice miglioramento della prestazione media. Questo garantisce un
impatto diretto sul cliente, inteso come fruitore del processo o prodotto.
Questo segna un progresso rispetto ad un modo di pensare ampiamente
diffuso prima dellintroduzione del metodo, come chiarito dal seguente
esempio:
Un impiegato esce di casa tutti i giorni alle 8.00 e deve essere al lavoro alle
8.30. Per raggiungere lufficio in auto ha due possibilit: attraversare la citt,
o seguire un percorso di campagna, pi lungo ma meno trafficato. Per
decidere quale sia il percorso pi conveniente, misura il tempo di
percorrenza pi volte su entrambi i percorsi e trova che attraversando la citt
impiega mediamente 25 minuti, mentre per il percorso in campagna
occorrono in media 28 minuti. Quale percorso gli conviene seguire? Stando
alla logica comune sceglierebbe sicuramente il percorso cittadino che
presenta una media di percorrenza di 3 minuti inferiore. La risposta secondo
la teoria Six Sigma sarebbe invece: la media non un indicatore significativo
per questo studio. Infatti limpiegato penalizzato quando arriva in ritardo,
ma non ha alcun beneficio quando arriva in anticipo. Luomo definirebbe
16
ARCIDIACONO G.,CALABRESE C.,ROSSI S., Six Sigma. Manuale per Green Belt. Governare i
processi per governare limpresa, Springer Verlag, Milano 2007.
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ARCIDIACONO G.,CALABRESE C.,ROSSI S., Six Sigma. Manuale per Green Belt. Governare i
processi per governare limpresa, Springer Verlag, Milano 2007.
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AGGOGERI F., GENTILI E., Lean Six Sigma: la nuova frontiera per la qualit. La Sinergia tra Six Sigma
e Lean Production per un innovativo metodo di gestione e miglioramento dei processi, Franco Angeli,
Milano 2013. pp. 15 -22
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GRAZIADEI G., Lean Manufactoring. Come analizzare il flusso del valore per individuare ed eliminare gli
sprechi, Hoepli, Milano 2005.
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soddisfazione del cliente. In sintesi quasi la met del costo dei servizi spreco
a non valore aggiunto. Questo deriva dallelevato numero di work in process
(WIP) che contraddistinguono il settore dei servizi a causa spesso di
uneccessiva complessit. In questo settore il WIP ha facce di diverso tipo.
Possono essere gli ordini di lavoro che sostano sulla scrivania, lofferta in
accettazione, lemail che non ha ricevuto risposta ecc.. Il lavoro quindi pu
impiegare anche pi del 90% del suo tempo in attese introducendo quindi un
grosso spreco nel processo. Spesso inoltre l80% del ritardo dipende dal 20%
delle attivit. E necessario quindi concentrarsi su quel 20% per poter migliorare
lintero processo.
Alla luce di quanto affermato si pu affermare che il mondo dei servizi sia
caratterizzato da un notevole numero di aree di miglioramento. Solo attraverso
un approccio che analizzi il processo, individui le inefficienze e faccia della
velocit, della qualit e del controllo statistico i propri punti forza si pu pensare
di migliorarlo. Per questi motivi il Lean Six Sigma seppur sia stato ideato in un
primo tempo al settore industriale vede nel mondo dei servizi un fertile campo
per trovare la sua massima applicazione.
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SIX SIGMA
DEFINE
MEASURE
ANALYSE
IMPROVE
CONTROL
25
26
7.3.1.5 Spreco
Come appena visto, lo spreco qualcosa, come tempo, costi, lavoro, che non
aggiunge valore agli occhi del cliente. Tutte le organizzazioni hanno qualche
spreco che, a causa del modo nel quale i loro processi lavorano oggi,
richiesto per compensare debolezze interne. Lentit di spreco in ogni attivit e
proporzionale a quanto essa ritarda il lavoro. La metodologia Lean ci insegna a
riconoscere ed eliminare lo spreco, non semplicemente ad accettarlo come
dato di fatto per il modo di lavorare che si abituati ad utilizzare.
Le procedure Lean riducono il tempo riducendo le attivit che non aggiungono
valore, eliminando code, riducendo il tempo speso tra attivit a valore aggiunto
e molto altro ancora. I passaggi fondamentali che sono apprezzati dai clienti,
sono di solito lasciati invariati dagli strumenti Lean. Lapplicazione di strumenti
Six Sigma ad attivit che aggiungono valore pu aiutare a ridurre i difetti, che a
loro volta possono accelerare i passaggi che aggiungono valore, ma n essi
sono tipicamente inferiori al 10% del processo, accelerare il lavoro che
aggiunge valore ha un impatto relativamente piccolo, fino a quando le attivit
che non aggiungono valore non sono state rimosse.
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28
di servizio garantito di circa due giorni e mezzo di lead time non parte fin
quando la richiesta entra nel processo. Creare un sistema pull in un ambiente di
servizio significa prendere decisioni ponderate circa la scelta del momento
opportuno per rilasciare lavoro nel processo. Proprio il modo nel quale tali
decisioni sono prese critico, il sistema vi offre unaltra opportunit di
focalizzarsi sul valore. La logica del First in First out non funzionava
nellesempio, perche alcune richieste rappresentavano, molto probabilmente,
ordini di elevato valore; altre richieste era molto meno probabile che fossero
accettate, rappresentavano offerte difficili o erano per ordini di pi basso
importo. La risposta si trova nella classificazione delle offerte secondo uno
schema a tre possibilit. Ogni richiesta fu pesata su una scala da l a 3
per ciascuno dei seguenti criteri:
Difficolt a offrire
Vantaggio competitivo
Profitto lordo.
I punti di ogni criterio furono moltiplicati per ogni opportunit di offerta. Quelli
con il punteggio pi alto sarebbero stati i primi ad essere rilasciati nel processo,
anche se cerano altre opportunit di offerta che stavano attendendo in coda da
pi tempo. Usando questo sistema, lo stesso numero di addetti al marketing fu
in grado di registrare un incremento dei ricavi del 70%. Lalternativa sarebbe
stata quella di assumere pi addetti al marketing, aumentando la capacita e nel
contempo sostenendo una grossa spesa. A chi intende implementare un
sistema Pull viene suggerita questa sequenza:
0.
1.
2.
3.
4.
5.
29
Una minaccia nelle attivit che hanno di fronte i clienti, e che mostrano elevata
variabilit nella domanda, con il numero di clienti che sale in alcune ore e
scende in altre. Se il modello prevedibile, possibile aumentare il tasso di
completamento cambiando il modello di forza lavoro, avere del personale
supplementare nei periodi di picco quello che fanno solitamente i call center.
Se la variazione della domanda non prevedibile, la migliore soluzione
lapplicazione della Teoria delle Code, con equazioni che consentono di
calcolare come fattori diversi, ad esempio la variazione nellapprovvigionamento
o nella domanda, influenzino il WIP (e quindi il lead time).
30
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32
sofisticate.
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GRAZIADEI G., Lean Manufactoring. Come analizzare il flusso del valore per individuare ed eliminare gli
sprechi, Hoepli, Milano 2005.
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Lean Six Sigma giacciono nello spazio bianco fra le funzioni o nei processi
che attraversano i limiti tradizionali, dovrete sapere quanto le diverse parti
dellorganizzazione si riuniranno e supporteranno di buon grado gli obiettivi
cross funzionali che possono non dare beneficio diretto alla loro
organizzazione.
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7.3.6.10
39
7.3.6.11
La mobilitazione
7.3.6.12
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41
7.3.6.13
Lean Six Sigma nasce e muore con la scoperta dei progetti, lassegnazione
delle priorit e la selezione. Lapproccio tradizionale ha spesso permesso alle
Black Belt di scegliere i progetti, qualche volta con input da Champion e
process owner. Questo raramente ha condotto a progetti che erano collegati
alla strategia aziendale o con una priorit intorno al ROIC. Spesso, venivano
lanciati troppi progetti portando a lunghi tempi di realizzazione dei risultati. Le
Black Belt qualche volta sono entrate in competizione per le risorse. Nel corso
degli ultimi anni, un crescente numero di aziende ha basato la scelta dei
progetti e lassegnazione delle priorit sul valore creato per lazionista.
Tipicamente il primo passo rappresentato dallidentificazione delle piattaforme
scottanti per lintera organizzazione e per ogni business unit, il secondo
prevede il completamento di una mappa di complessit di value stream per
localizzare le Time Traps e lultimo la determinazione di quale approccio
utilizzare sulle Time Trap alle quali mirare. Lo scopo di questo processo di
assicurarsi che i progetti supportino le necessit di business. Ll management
deve sapere come utilizzare correttamente i processi strutturati per la selezione
dei progetti.
42
7.3.6.14
Il chartering di progetto
GEORGE L.M., Lean Six Sigma per i servizi - Ridurre i costi migliorare la qualit dei servizi in meno di un
anno, Guerini e Associati, Milano 2007. pp. 185-194
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Owner, lindividuo del team direzionale che sta promuovendo il progetto e che
avr la responsabilit per i risultati e per il processo una volta che i cambiamenti
saranno stati attuati. Il feedback dello sponsor e lallineamento con lindirizzo
del progetto sono cruciali per il suo successo e la sua implementazione.
48
49
Sono proprio queste le situazioni in cui labilita nel riconoscere lo spreco entra
in gioco sul serio. Questa tipicamente la parte pi difficile per le persone che
lavorano nelle funzioni dei servizi, perche c cosi tanto spreco e lavoro che non
aggiunge valore che viene dato per scontato. necessario imparare ad
osservare in modo obiettivo come le persone eseguono i loro compiti di un
processo annotare qualunque cosa che impedisce loro di svolgere lavoro che
aggiunge valore. La questione relativa al cercare se esistono delle attivit
identiche in diversi passi dello stesso processo, rivolta a riconoscere il lavoro
che si e duplicato, crescendo quando le caratteristiche di prodotto o di servizio
si sono ampliate nel corso del tempo. Se si scoprono compiti simili ad altri
compiti, bisogna chiedersi se possono essere messi assieme, facendo un setup
supplementare. Se cos bisogna attuare il
cambiamento il pi velocemente possibile.
2) Accertarsi che qualcuno dei compiti che provoca interruzione/ritardo pu
essere messo fuori linea Lo scopo di questo passo di avere persone che
agiscono velocemente attraverso tutto il lavoro che aggiunge valore in un
processo senza alcun ritardo o riduzione. Per raggiungere lo scopo
necessario concentrarsi su ogni attivit o compito nel quale si deve fermare il
processo. A questo punto ci si deve chiedere perche tali problemi si
manifestano e trovare il modo per eliminare tali fonti di ritardi o interruzioni.
3) Semplificare o automatizzare qualunque compito che provoca
interruzione/ritardo e che non pu essere messo fuori linea ln ogni processo vi
sono alcuni fattori di ritardo o di interruzione che sono profondamente intrecciati
dentro il processo stesso. Per questi bisogna essere creativi nel trovare modi
per eliminare o ridurre drasticamente lammontare di ritardi che questi compiti
50
51
le persone formate sulle nuove procedure e il processo deve essere reso facile
per loro da usare in modo che non tornino alle vecchie abitudini. Lean Six
Sigma, inoltre, non un approccio del tipo sembra buono come si rivelato
qualcuno dei suoi predecessori. Lean Six Sigma focalizzato su progetti di alto
valore. Le aziende lo praticano per rendere se stesse pi competitive e pi
redditizie. I risultati di progetto devono essere verificati finanziariamente prima
che il progetto sia varato e monitorato da allora in poi. In questottica si deve
lavorare con gli analisti finanziari dellorganizzazione per sviluppare metodi per
verificare i miglioramenti e quantificare il loro impatto finanziario1 .
La capacit di controllare un processo di servizio dipende interamente dalle
persone che vi lavorano giorno dopo giorno. La differenza che il team deve
assicurarsi che sia il process owner ad avere la responsabilit di esaminare che
la documentazione di processo e le procedure siano mantenute e usate.
GEORGE L.M., Lean Six Sigma per i servizi - Ridurre i costi migliorare la qualit dei servizi in meno di un
anno, Guerini e Associati, Milano 2007. pp. 243 - 257
52
Tutto ci che si ottiene nella prima fase delliniziativa sono dati e una value
stream map, gi qualcosa ma non tutto. Nel mettere daccordo le persone su
come un flusso e su come dovrebbe essere si eliminer gi parte dello
spreco. Spesso, solo alcuni semplici miglioramenti elimineranno sprechi e
ritardi, una volta che i dati sulla value stream map sono stati raccolti. Pertanto
doveroso investire il giusto tempo per averli correttamente.
53
misurazioni
materiali
uomini
ambiente
metodologie
macchinari
54
riveste (in questo lo strumento ricorda molto da vicino il QFD che abbiamo visto
prima). Viene poi stilata una lista di possibili soluzioni per prevenire i problemi
elencati precedentemente e viene loro dato un punteggio in base alla loro
ipotetica efficacia. A questo punto, il team pu dare una priorit su quali ipotetici
problemi affrontare e su quali soluzioni lavorare
55
56
57
59
In pratica, quindi, la F.M.E.A. si usa pi come una fonte analitica delle possibili
tipologie di guasto di un componente (F.M.E.A. di progetto), o delle modalit
per cui non si realizza la caratteristica richiesta di un prodotto (F.M.E.A. di
processo); consentendo unanalisi di affidabilit (metodologie RAMS) almeno
per i componenti/fasi critici, come elemento fondamentale della sicurezza.
Essa consente infatti di:
prevedere il deterioramento degli apparati.
evitare che un guasto ai componenti critici provochi conseguenze gravi o
catastrofiche.
61
5. Stabilire quali effetti possono avere i guasti sul prodotto, sulle cose
circostanti (ambiente), o sulle persone in tutte le possibili applicazioni
6. Classificare ogni effetto per gravit di conseguenze.
7. Descrivere le misure di controllo previste, mirate a prevenire il difetto sul
prodotto oppure mirate a rilevare il difetto se esistente.
8. Stimare (valutare) e classificare le probabilit di guasto.
9. Definire e classificare la possibilit di scoprirlo in anticipo (rilevabilit).
10. Registrare in una matrice la probabilit, la gravit e la rilevabilit.
11. Stabilire le necessit di avvertenza per quegli elementi che non sono
correggibili attraverso una soluzione progettuale alternativa.
12. Registrare in una matrice: probabilit, gravit e rilevabilit dello stato
migliorato dalle correzioni realizzate.
Se si attua la sequenza sopra descritta, si giunge alla necessit di presentare i
risultati servendosi di una tabella definita matrice di rischio, nella quale
verranno riportati i seguenti dati:
1. Il componente o la fase elementare. Devono essere indicate ed analizzate
singolarmente tutte le funzioni elementari appartenenti allelemento o area
esaminata.
2. Il tipo o modo di guasto. Deve essere indicata la potenziale anomalia.
3. La causa del guasto. Devono essere indicati, per ciascuna anomalia, tutte
le possibili cause che la determinano e che provocano una riduzione o
annullamento della funzione elementare esaminata.
4. Leffetto del guasto. Devono essere indicate tutte le anomalie percepite
dal cliente dovute ad una riduzione o annullamento della funzione.Il cliente in
questo contesto pu essere loperazione seguente, il Dealer, e/o lutilizzatore
finale. Ciascuno di essi deve essere considerato nello stabilire leffetto
potenziale di un difetto.
5. Misure di controllo previste. Devono essere indicate tutte le attivit
pianificate, su un piano di fabbricazione e controllo, nellambito della
realizzazione della funzione elementare esaminata. Esempi di misure mirate
alla prevenzione sono: Norme e procedure, Gestione statistica del processo,
Attrezzature a prova di errore; mentre esempi di misure mirate a rilevare il
difetto sono: Cicli di collaudo e Strumenti di collaudo.
6. La probabilit di accadimento (P).
7. La gravit delle conseguenze (G).
8. La possibilit di rilevare lanomalia (rilevabilit:R).
9. Lindice o livello di priorit di rischio (IPR = P G R ).
10. Provvedimenti migliorativi raccomandati. Per ridurre lIPR necessario
agire su almeno uno dei tre indici P, G o R. Lindice di probabilit P si pu
ridurre migliorando i mezzi di prevenzione indicati nella colonna 6. Lindice di
gravit G pu essere ridotto solo con una modifica funzionale di progetto del
prodotto. Lindice di rilevabilit R pu essere ridotto migliorando le misure di
controllo pianificate e mirate alla rilevabilit, anchesse indicate nella colonna 6.
11. Responsabilit e Tempistiche di realizzazione. E necessario indicare
lEnte ed il nome del responsabile dellattuazione delle azioni correttive
raccomandate, oltre che la tempistica dei provvedimenti migliorativi
raccomandati.
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68
dell'hardware e non include n gli errori umani n gli errori del software
malgrado il fatto che i sistemi attuali siano generalmente soggetti anche a
questi. In senso pi lato questi fattori potrebbero per esservi compresi2 .
AGGOGERI F., GENTILI E., Lean Six Sigma: la nuova frontiera per la qualit. La Sinergia tra Six Sigma
e Lean Production per un innovativo metodo di gestione e miglioramento dei processi, Franco Angeli,
Milano 2013.
69
9 IL
PROGETTO
PILOTA
9.1 Obiettivi
del
progetto
pilota
Lesiguit delle risorse umane comporta oggettive limitazioni alla verifica
puntuale delle manutenzioni effettuate e determina pertanto incertezza sulla
qualit del servizio erogato a tutti gli utilizzatori. Lobiettivo del progetto il
miglioramento dellefficienza del servizio di manutenzione in termini di riduzione
dei tempi di intervento, riduzione dei costi e di verifica puntuale degli interventi
eseguiti. A questo scopo risulta perci necessario definire ed implementare
alcune specifiche tecnico organizzative e un sistema di monitoraggio continuo .
A questo obiettivo generale si aggiunge la volont di utilizzare il patrimonio di
dati, che tale approccio alle lavorazioni comporta, per rivedere le tempistiche di
manutenzione ordinaria attraverso unindagine incrociata tra lo storico guasti e
le tempistiche di manutenzione utilizzate finora. Queste ultime sono infatti
troppo spesso basate pi su dettami normativi e nozioni empiriche che su dati
statistici.
9.2.1 Define
Nella prima fase stato necessario per il team delineare le linee guida del
progetto per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. E in questa fase che ci
si resi conto che fosse indispensabile creare un sistema di raccolta dati tale
da permettere di registrare ogni singolo intervento manutentivo individuando la
porzione di impianto oggetto di manutenzione e le tempistiche di intervento.
Tempistiche che non si fermano alla mera esecuzione delle opere ma
esaminano il lead time che trascorre dalla ricezione della richiesta alla effettiva
esecuzione dei lavori considerando inoltre il rispetto o meno della
programmazione dellintervento.
Solo attraverso la raccolta di tutti questi dati si potr infatti, nelle fase
successive, analizzare ed individuare le porzioni di processo che possono
essere soggette a miglioramento ed infine individuare le discrasie tra le
manutenzioni programmate e lo storico dei guasti per poter giungere a
determinare delle tempistiche di manutenzione pi consone agli impianti in
questione.
70
9.2.2 Measure
Tutte le informazioni relative alle manutenzioni avvenute quali i materiali
utilizzati, la tempistica di intervento ed il personale che stato necessario
predisporre verranno individuati dai tecnici responsabili in un apposito
documento chiamato ordine di lavoro. Lordine di lavoro verr poi utilizzato dalla
centrale di governo per aggiornare il registro interventi e poter calcolare il costo
che tali manutenzioni hanno ricoperto per lazienda. Nelle fasi successive infatti
queste informazioni sono di vitale importanza per poter analizzare loperato
dellimpresa e poter effettuare un raffronto sugli eventuali vantaggi economici e
non che lapplicazione della metodologia Six Sigma potrebbe portare. In questo
modo verr mantenuta la rintracciabilit degli interventi effettuati evidenziando
oltre alla tempistica anche le modalit di intervento che hanno portato alla
risoluzione dei problemi riscontrati in modo tale che questo bagaglio di
informazioni non vada perso ma bens costituisca un importante aiuto per le
manutenzioni future
Qui di seguito quindi il registro completo delle richieste di intervento del nostro
caso studio a partire da Settembre 2011 ed un esempio di ordine di lavoro
utilizzato in questo lasso di tempo. Per il nostro progetto ci siamo limitati ad
esaminare i guasti riguardanti limpianto di condizionamento installato presso il
sito in questione.
Come deciso nella fase precedente nel registro interventi vengono evidenziati i
vari lead time che saranno oggetto di studio. Il giorno in cui avvenuta la
richiesta di intervento (apertura ticket), la data prevista per il completamento
dellintervento ed infine la data in cui vi leffettiva chiusura dei lavori.
71
ORDINE DI LAVORO
Facility Management Department
Area Operativa Milano
N. DEL .././
Il presente ODL viene emesso esclusivamente dal Project Manager di Abaco TFM Srl per l'esecuzione di ATTIVITA' PROGRAMMATE e ad esso deve essere restituito compilato integralmente a cura del personale che esegue le attivit
PROGRAMMAZIONE
Periodo previsto di intervento:
.././ - .././
DESCRIZIONE
PERIODICITA'
DURATA
Inizio attivit : .././
Ora : : .
Ora : : .
Ora : : .
Ora : : .
ANOMALIE RISCONTRATE
NOTE
nominativo
ore di viaggio
ore di lavorazione
resp. lavorazione
VALIDAZIONE
Il responsabile della lavorazione
Il Cliente finale *
Giudizio sintetico sulla qualit del lavoro svolto (tempistiche, competenza, disponibilit, ecc.):
ottimo
buono
discreto
cattivo
* Con la firma il Cliente attesta che gli interventi sono stati effettivamente eseguiti nelle date e orari indicati, esprime soddisfazione per la loro esecuzione e autorizza la fatturazione (nelle modalit convenute contrattualmente)
72
SCHEDA DI INTERVENTO
Facility Management Department
Area operativa Milano
N. DEL .././
INQUADRAMENTO
La presente Scheda Di Intervento viene compilata a cura del personale tecnico di Abaco TFM Srl per l'esecuzione di ATTIVITA' STRAORDINARIE e deve essere consegnato al Project Manager di Abaco TFM Srl compilato integralmente
imp. elettrico
rete fonia/dati
imp. termico
imp. antincendio
ottime
buone
discrete
altro
.
cattive
SI
NO
SI
NO
DURATA
Inizio attivit : .././
Ora : : .
Ora : : .
Ora : : .
Ora : : .
MATERIALI UTILIZZATI
QUANTITA'
NOTE
ore di viaggio
mansione/qualifica
ore di lavorazione
resp. Intervento
VALIDAZIONE
Il responsabile dell'intervento
Il Cliente finale *
Giudizio sintetico sulla qualit del lavoro svolto (tempistiche, competenza, disponibilit, ecc.):
ottimo
buono
discreto
* Con la firma il Cliente attesta che gli interventi sono stati effettivamente eseguiti nelle date e orari indicati, esprime soddisfazione per la loro esecuzione e autorizza la fatturazione (nelle modalit convenute contrattualmente)
73
cattivo
Oggetto
(Omissis)
25-gen-12
(Omissis)
31-gen-12
(Omissis)
31-gen-12
(Omissis)
6-feb-12
(Omissis)
9-feb-12
(Omissis)
10-feb-12
(Omissis)
13-feb-12
(Omissis)
17-feb-12
(Omissis)
17-feb-12
(Omissis)
20-feb-12
(Omissis)
23-feb-12
(Omissis)
27-feb-12
Data
prevista
di
Chiusura
Fatturazione
chiusura
SDI
1-Fe05402a-2012
2-Ft12431a-2012
15-feb-12
15-feb-12
fattura emessa
Note
KPI
(gg)
3-Ft04303a-2012
3-feb-12
7-feb-12
fattura emessa
83-Ft04002a-2012
12-mar-12
12-mar-12
fattura emessa
59-Fe05402a-2012
12-feb-12
19-feb-12
fattura emessa
60-Fe05402a-2012
10-feb-12
12-feb-12
fattura emessa
61-Ft12431a-2012
13-feb-12
13-feb-12
fattura emessa
5-Ft12431a-2012
9-mar-12
13-mar-12
fattura emessa
62-Ft04303a-2012
17-feb-12
17-feb-12
fattura emessa
4-Ft04102a-2012
9-mar-12
13-mar-12
fattura emessa
63-Fe05402a-2012
23-feb-12
23-feb-12
fattura emessa
6-Ft04303a-2012
74
9-mar-12
13-mar-12
fattura emessa
4
0
4
0
Commessa
Apertura
(Omissis)
5-mar-12
(Omissis)
5-mar-12
(Omissis)
8-mar-12
(Omissis)
13-mar-12
(Omissis)
(Omissis)
(Omissis)
(Omissis)
15-mar-12
15-mar-12
29-mar-12
30-mar-12
(Omissis)
3-apr-12
(Omissis)
12-apr-12
(Omissis)
16-apr-12
(Omissis)
19-apr-12
(Omissis)
23-apr-12
(Omissis)
27-apr-12
(Omissis)
3-mag-12
Oggetto
installazione termometro in sala CED collegato
al ponte radio e posa in opera estrattore
la porta blu al secondo piano civico 15 si apre
senza badge
perdita del lavandino del bagno delle donne
secondo piano civico 15.
verifica riscaldamento non funzionante ufficio
18 piano primo
sostituzione neon bagno
smaltimento n. due sedie
controllo lampada bagno uomini open space
ascensore bloccato
la porta di rete 2B065 dellufficio 33 al 2
piano non funziona correttamente: presente
il segnale di rete, ma il ping non risponde
collegando il pc su questa porta.
Condizionatori in allarme richiesta pulizia filtri
Riparazione caldaia zona infermeria:
- sostituzione valvola di sicurezza acqua calda
sanitaria;
- sostituzione valvola di sicurezza acqua calda
riscaldamento
l'apertura tramite badge della porta blu
secondo piano civ. 11 non funziona bene, la
porta non si apre
il personale dell'Ufficio 35 lamenta che il
fancoils si spegne subito e sente freddo.
cambio ferie operatore di facility
verifica funzionamento batteria tampone della
luce di emergenza nel locale ristoro al piano 1
Data
prevista
di
Chiusura
Fatturazione
chiusura
SDI
7-Fe05402a-2012
15-apr-12
11-mag-12
fattura emessa
8-Ft04002a-2012
6-apr-12
7-apr-12
fattura emessa
9-Ft12431a-2012
12-mar-12
15-mar-12
fattura emessa
10-Fl05901a-2012
Note
offerta CAV_007-12 inviata in data
13/03/2012 accettata 22/03/2012
offerta CAV_007-12 inviata in data
13/03/2012 accettata 22/03/2012
KPI
(gg)
26
1
3
67-Ft12431a-2012
68-Ft04303a-2012
69-Ft04102a-2012
11-Ft04002a-2012
15-mar-12
15-mar-12
29-mar-12
30-mar-12
15-mar-12
15-mar-12
29-mar-12
30-mar-12
fattura emessa
fattura emessa
fattura emessa
fattura emessa
0
0
0
0
12-Ft12431a-2012
17-apr-12
24-apr-12
fattura emessa
13-Fe05402a-2012
11-apr-12
12-apr-12
fattura emessa
90-Ft04303a-2012
21-apr-12
12-mag-12
fattura emessa
14-Fe05402a-2012
15-Ft04102a-2012
16-Fe05402a-2012
17-Ft12431a-2012
75
7-mag-12
9-mag-12
21
fattura emessa
Commessa
Apertura
(Omissis)
4-mag-12
(Omissis)
15-mag-12
(Omissis)
21-mag-12
(Omissis)
29-mag-12
(Omissis)
29-mag-12
(Omissis)
30-mag-12
(Omissis)
30-mag-12
(Omissis)
1-giu-12
(Omissis)
8-giu-12
(Omissis)
(Omissis)
8-giu-12
8-giu-12
(Omissis)
8-giu-12
Oggetto
riparazione serranda
ascensore bloccato
Riavvio gruppi frigo (segnalato allarme in
portineria)
Intervento fabbrile su cancello ingresso
(carraio) e portoncino pedonale (4 viti lunghe
sul fermo della battuta)
rifacimento dellalimentazione elettrica dei loft
26a e 26b
verifica collegamenti elettrici faretti piano terra
verifica efficienza imp. CDZ a seguito
dell'inversione estate/inverno
Verifica e revisione della macchina di
condizionamento di marca Stulz presente nel
locale CED
sistemazione presa nr 16 e 17 del'Ufficio
numero 14 perch rientrate nella torretta;
sistemazione presa sala riunioni n2 al PT
rientrata; sistemazione prese torretta acquario
P1 fuoriuscite.
neon ufficio n 8 fulminato
Zoccolino staccato al 1 piano
verifica modalit di installazione di 2 Access
Point da installare al 1 al piano terra e al 1P
SDI
99-Ft12431a-2012
Data
prevista
di
Chiusura
Fatturazione
chiusura
4-giu-12
12-giu-12
fattura emessa
18-Ft04303a-2012
Note
8
riteniamo che l'attivit non sia
compresa in quelle contrattuali e
che dunque la partecpazione di
nostro personale o nostri fornitori
alla redazione del piano di
emergenza debba essere oggetto
di uno specifico accordo tecnicoeconomico
KPI
(gg)
20-Ft04002a-2012
21-mag-12
23-mag-12
fattura emessa
66-Ft12431a-2012
29-mag-12
31-mag-12
fattura emessa
82-Ft04102a-2012
11-giu-12
27-giu-12
fattura emessa
23-Ft12431a-2012
19-giu-12
19-giu-12
fattura emessa
73-Fe05402a-2012
30-mag-12
30-mag-12
fattura emessa
78-Ft04002a-2012
23-giu-12
23-giu-12
fattura emessa
19-Fe05402a-2012
16-giu-12
19-giu-12
fattura emessa
21-Ft04002a-2012
75-Fe05402a-2012
19-giu-12
11-giu-12
19-giu-12
18-giu-12
fattura emessa
fattura emessa
0
7
77-Fe05402a-2012
11-giu-12
11-giu-12
fattura emessa
76
16
Commessa
Apertura
(Omissis)
11-giu-12
(Omissis)
11-giu-12
(Omissis)
12-giu-12
(Omissis)
12-giu-12
(Omissis)
13-giu-12
(Omissis)
13-giu-12
(Omissis)
14-giu-12
(Omissis)
14-giu-12
(Omissis)
18-giu-12
(Omissis)
18-giu-12
(Omissis)
18-giu-12
(Omissis)
18-giu-12
Oggetto
Fascettatura cavi scrivania Direttore Generale
intervento di urgenza di collegamento del
cancello carrabile allimpianto elettrico del
palazzo Gabetti
successivo scollegamento e ricollegamento
allimpianto condominiale dopo il ripristino
dell'alimentazione di rete
riavvio impianti tecnologici a seguito di blackout
sistemazione porta bagno dx sala break
verifica funzionalit di una caldaia che
emetteva rumori inconsueti
perdurare della perdita idrica dal rubinetto del
lavabo nel bagno degli uomini della sala
grande
bagno donne 3 piano fuori uso in quanto non
funziona la scatoletta dello scarico
servizio di facchinaggio per allestire le sale al
primo piano in previsione dellassemblea dei
soci Gabetti
sblocco CDZ esterno uffici/mensa
condizionatore primo piano non efficiente
(temperatura elevata e mancato
funzionamento programmato)
SDI
22-Fl05901a-2012
Data
prevista
di
Chiusura
Fatturazione
chiusura
19-giu-12
19-giu-12
fattura emessa
Note
KPI
(gg)
0
70-Ft04002a-2012
12-giu-12
12-giu-12
fattura emessa
71-Ft12431a-2012
12-giu-12
12-giu-12
fattura emessa
72-Fe05402a-2012
12-giu-12
12-giu-12
fattura emessa
84-Ft12431a-2012
13-giu-12
13-giu-12
fattura emessa
85-Fe05402a-2012
13-giu-12
13-giu-12
fattura emessa
74-Ft04102a-2012
14-giu-12
21-giu-12
fattura emessa
76-Ft04303a-2012
22-giu-12
22-giu-12
fattura emessa
79-Ft12431a-2012
18-giu-12
26-giu-12
fattura emessa
86-Fe05402a-2012
18-giu-12
18-giu-12
fattura emessa
87-Ft04102a-2012
28-giu-12
28-giu-12
fattura emessa
88-Fe05402a-2012
18-giu-12
18-giu-12
fattura emessa
77
Commessa
Apertura
(Omissis)
18-giu-12
(Omissis)
19-giu-12
(Omissis)
22-giu-12
(Omissis)
22-giu-12
(Omissis)
26-giu-12
(Omissis)
26-giu-12
(Omissis)
28-giu-12
(Omissis)
29-giu-12
(Omissis)
29-giu-12
(Omissis)
4-lug-12
(Omissis)
5-lug-12
Oggetto
verifica di due condizionatori mal funzionanti
nell'ufficio commerciale
la macchina che serve il vano scala non sta
funzionando correttamente, ogni tanto si
spegne
perdita di acqua dal condizionatore della sala
macchine
Demolizione controsoffitto per accesso alle
macchine, rimozione e trasporto a discarica
Sezionamento delle macchine e recupero gas.
Smontaggio delle macchine esistenti,
rimozione e trasporto a discarica
Fornitura e posa in opera nuove macchine
Novair
Formazione nuovo controsoffitto in
cartongesso
Rasatura e tinteggiatura finale
malfunzionamento cdz ufficio 2.40
nell'ufficio situato al 3 piano lato conad ultimo
a sinistra non si chiude pi la porta finestra,
I neon dell'ufficio n 12 primo piano si
accendono non congiuntamente ma
alternativamente.
controllare la porta tagliafuoco ingresso
palestra e quella dellingresso agli uffici dellIT
(primo piano)
Controllare centralina allarme reception
Data
prevista
di
Chiusura
Fatturazione
chiusura
SDI
Note
KPI
(gg)
91-Ft04002a-2012
fattura emessa
92-Ft04002a-2012
fattura emessa
89-Ft12431a-2012
22-giu-12
22-giu-12
fattura emessa
100-Fe05402a-2012
31-lug-12
21-ott-12
fattura emessa
80-Ft12431a-2012
26-giu-12
26-giu-12
fattura emessa
81-Ft04303a-2012
26-giu-12
26-giu-12
fattura emessa
24-Ft04303a-2012
10-lug-12
11-lug-12
fattura emessa
93-Ft12431a-2012
29-giu-12
2-lug-12
fattura emessa
94-Fl05901a-2012
29-giu-12
29-giu-12
fattura emessa
95-Ft12431a-2012
13-lug-12
16-lug-12
fattura emessa
96-Ft04303a-2012
5-lug-12
5-lug-12
fattura emessa
78
82
3
0
Commessa
Apertura
(Omissis)
6-lug-12
(Omissis)
6-lug-12
(Omissis)
12-lug-12
(Omissis)
(Omissis)
13-lug-12
13-lug-12
(Omissis)
13-lug-12
(Omissis)
16-lug-12
(Omissis)
18-lug-12
Oggetto
Sostituzione delle lampadine fulminate parti
comuni
Riparazione bagno donne terzo piano lato
conad
non funzionamento del fan coil ufficio n 36 al
2 piano (ex sala CED)
Ripristino condizionamento
sostituzione cerniere porta retro
Sostituzione scheda elettronica porta
scorrevole 2 piano
lampada che si sta staccando dal
controsoffitto
Ups in allarme
Data
prevista
di
Chiusura
Fatturazione
chiusura
SDI
KPI
(gg)
97-Ft04102a-2012
6-lug-12
6-lug-12
fattura emessa
98-Ft04002a-2012
9-lug-12
10-lug-12
fattura emessa
1
offerta CAV_019-12 inviata per
sostituzione elettrovalvola in data
09.08.2012 accettata in data
12.10.2012
25-Ft04002a-2012
13-lug-12
15-lug-12
fattura emessa
101-Ft04102a-2012
102-Fe05402a-2012
13-lug-12
17-lug-12
13-lug-12
17-lug-12
fattura emessa
fattura emessa
0
0
112-Ft04002a-2012
13-lug-12
13-lug-12
fattura emessa
103-Ft12431a-2012
19-lug-12
19-lug-12
fattura emessa
104-Ft04303a-2012
18-lug-12
18-lug-12
fattura emessa
(Omissis)
23-lug-12
106-Ft04002a-2012
23-lug-12
30-lug-12
fattura emessa
(Omissis)
28-lug-12
105-Ft04002a-2012
28-lug-12
28-lug-12
fattura emessa
(Omissis)
30-lug-12
26-Ft12431a-2012
1-ott-12
1-ott-12
fattura emessa
(Omissis)
31-lug-12
107-Ft12431a-2012
31-lug-12
31-lug-12
fattura emessa
Note
79
0
Offerta Cav_018-12 inviata in data
03/08, iofferta accettata in data
07.09.12, in attesa
dell'installazione della tenda per
eseguire il lavoro impiantistico
presentata offerta per risoluzione
definitiva ma il cliente finale ha
incaricato l'assistenza di marca
Commessa Apertura
Oggetto
Pulizia mensile delle motocondensanti degli
split della sala server fino a scadenza del
contratto
Ripristino funzionamento cdz Boutique per
mancanza gas 407
Riparazione Maniglione Mondov
Problema allo scarico macchina del caff
Sostituzione di n 3 cavi bruciati di
collegamento alimentatore faretti delle
quadrotte al piano terra
Richieste delucidazioni circa torretta piano
terra ufficio 19 1piano
(Omissis)
1-ago-12
(Omissis)
2-ago-12
(Omissis)
(Omissis)
6-ago-12
6-ago-12
(Omissis)
8-ago-12
(Omissis)
8-ago-12
(Omissis)
8-ago-12
(Omissis)
8-ago-12
(Omissis)
27-ago-12
(Omissis)
29-ago-12
(Omissis)
Data
prevista
di
Chiusura
Fatturazione
chiusura
SDI
Note
offerta CAV_020-12 inviata in data
16.08.2012 in attesa di riscontro
KPI
(gg)
27-Fe05402a-2012
7-ago-12
7-ago-12
fattura emessa
108-Fl05901a-2012
7-ago-12
12-ago-12
fattura emessa
109-Ft12431a-2012
110-Ft04303a-2012
6-ago-12
6-ago-12
6-ago-12
6-ago-12
fattura emessa
fattura emessa
0
0
28-Ft04102a-2012
12-ago-12
2-set-12
fattura emessa
29-Fe05402a-2012
8-ago-12
16-ago-12
fattura emessa
30-Ft12431a-2012
21-set-12
22-set-12
fattura emessa
111-Ft04102a-2012
8-ago-12
8-ago-12
fattura emessa
31-Ft04303a-2012
29-ago-12
29-ago-12
fattura emessa
21
8
1
0
0
113-Ft12431a-2012
29-ago-12
29-ago-12
fattura emessa
4-set-12
115-Ft04102a-2012
6-set-12
6-set-12
fattura emessa
(Omissis)
5-set-12
32-Fe05402a-2012
27-set-12
(Omissis)
(Omissis)
5-set-12
25-set-12
perdita idrica
pulizia straordinaria sala riunioni
114-Fe05402a-2012
116-Fe05402a-2012
7-set-12
25-set-12
10-set-12
25-set-12
fattura emessa
fattura emessa
3
0
(Omissis)
25-set-12
117-Ft12431a-2012
5-ott-12
12-ott-12
fattura emessa
80
0
0
Commessa
Apertura
(Omissis)
26-set-12
(Omissis)
(Omissis)
(Omissis)
4-ott-12
4-ott-12
15-ott-12
(Omissis)
16-ott-12
(Omissis)
22-ott-12
(Omissis)
23-ott-12
(Omissis)
23-ott-12
(Omissis)
(Omissis)
(Omissis)
24-ott-12
25-ott-12
29-ott-12
(Omissis)
29-ott-12
(Omissis)
(Omissis)
31-ott-12
5-nov-12
(Omissis)
5-nov-12
(Omissis)
5-nov-12
(Omissis)
5-nov-12
(Omissis)
6-nov-12
(Omissis)
7-nov-12
Oggetto
Data
prevista
di
Chiusura
Fatturazione
chiusura
SDI
Note
KPI
(gg)
118-Ft04303a-2012
1-ott-12
12-ott-12
fattura emessa
11
131-Fe05402a-2012
132-Ft12431a-2012
130-Ft04102a-2012
4-ott-12
4-ott-12
17-ott-12
4-ott-12
4-ott-12
17-ott-12
fattura emessa
fattura emessa
fattura emessa
0
0
0
129-Fe05402a-2012
16-ott-12
16-ott-12
fattura emessa
140-Ft04102a-2012
16-nov-12
20-nov-12
fattura emessa
119-Fe05402a-2012
24-ott-12
24-ott-12
fattura emessa
121-Ft04002a-2012
24-ott-12
24-ott-12
fattura emessa
122-Ft12431a-2012
123-Fl05901a-2012
127-Ft04002a-2012
25-ott-12
25-ott-12
fattura emessa
6-nov-12
6-nov-12
fattura emessa
128-Ft12431a-2012
31-ott-12
31-ott-12
fattura emessa
124-Ft12431a-2012
125-Ft04303a-2012
5-nov-12
8-nov-12
6-nov-12
8-nov-12
fattura emessa
fattura emessa
1
0
134-Ft04002a-2012
5-nov-12
9-nov-12
fattura emessa
138-Ft12431a-2012
5-nov-12
5-nov-12
fattura emessa
141-Ft04002a-2012
9-nov-12
11-dic-12
fattura emessa
126-Ft04102a-2012
8-nov-12
8-nov-12
fattura emessa
133-Fe05402a-2012
81
0
0
4
0
32
0
Commessa Apertura
Oggetto
(Omissis)
9-nov-12
(Omissis)
9-nov-12
(Omissis)
12-nov-12
(Omissis)
13-nov-12
(Omissis)
(Omissis)
13-nov-12
14-nov-12
(Omissis)
14-nov-12
(Omissis)
(Omissis)
(Omissis)
(Omissis)
14-nov-12
14-nov-12
26-nov-12
3-dic-12
(Omissis)
10-dic-12
(Omissis)
10-dic-12
(Omissis)
16-dic-12
(Omissis)
17-dic-12
(Omissis)
7-gen-13
(Omissis)
(Omissis)
Data
prevista
di
Chiusura
Fatturazione
chiusura
SDI
Note
KPI
(gg)
137-Fl05901a-2012
14-nov-12
15-nov-12
fattura emessa
139-Ft04303a-2012
10-nov-12
10-nov-12
fattura emessa
33-Ft04002a-2012
15-nov-12
22-nov-12
fattura emessa
34-Ft04002a-2012
15-nov-12
16-nov-12
fattura emessa
136-Ft12431a-2012
135-Ft04002a-2012
14-nov-12
19-nov-12
14-nov-12
15-dic-12
fattura emessa
fattura emessa
148-Ft04002a-2012
4-dic-12
4-dic-12
fattura emessa
149-Ft04002a-2012
150-Ft12431a-2012
151-Fl05901a-2012
36-Fl05901a-2012
4-dic-12
4-dic-12
26-nov-12
5-dic-12
6-dic-12
6-dic-12
26-nov-12
5-dic-12
fattura emessa
fattura emessa
fattura emessa
fattura emessa
2
2
0
0
142-Ft12431a-2012
11-dic-12
11-dic-12
fattura emessa
143-Fe05402a-2012
richiesta ritirata
0
26
144-Fe05402a-2012
16-dic-12
16-dic-12
fattura emessa
145-Ft04102a-2012
21-dic-12
22-dic-12
fattura emessa
146-Ft12431a-2013
9-gen-13
11-gen-13
11-gen-13
147-Fe05402a-2013
11-gen-13
11-gen-13
14-feb-13
152-Ft12431a-2013
18-feb-13
18-feb-13
82
autorizzazione
richiesta
autorizzazione
richiesta
autorizzazione
richiesta
2
0
4
Commessa
Apertura
(Omissis)
19-feb-13
(Omissis)
20-feb-13
(Omissis)
27-feb-13
(Omissis)
28-feb-13
(Omissis)
28-feb-13
(Omissis)
7-mar-13
(Omissis)
8-mar-13
(Omissis)
11-mar-13
Oggetto
Collegamento Lan Bancone Pv Wind C/c
Lingotto
ripristino funzionamento luci del corridoio del
piano terra (area antistante la sala riunioni 5 e
7).
Verifica ai faretti del piano terra in quanto
continuano a non funzionare nonostante si
sostituiscano le lampade in continuazione
SDI
153-Ft04303a-2013
155-Ft04002a-2013
21-feb-13
157-Fe05402a-2013
4-mar-13
22-mar-13
richiedere
autorizzazione
158-Fe05402a-2013
4-mar-13
4-mar-13
autorizzazione
richiesta
159-Ft04102a-2013
4-mar-13
4-mar-13
164-Ft04002a-2013
8-mar-13
8-mar-13
165-Ft04002a-2013
8-mar-13
8-mar-13
166-Ft12431a-2013
11-mar-13
22-mar-13
Legenda:
4 giorni di attesa: Buono
5 7 giorni di attesa: Discreto
8 giorni di attesa: Insufficiente
Data
prevista
di
Chiusura
Fatturazione
chiusura
autorizzazione
19-feb-13
19-feb-13
richiesta
83
Note
richiesta ritirata
richiedere
autorizzazione
richiedere
autorizzazione
richiedere
autorizzazione
KPI
(gg)
23
4
4
1
SDI inviata per email
11
9.2.3 Analyse
In questa fase ci si concentrati sulle informazioni riguardanti gli impianti di
condizionamento oggetto di studio analizzando lo storico guasti e mettendo in
relazione questi ultimi con le tempistiche delle manutenzioni programmate. In
questo modo possibile rilevare eventuali discrasie tra gli interventi di
manutenzione ordinaria, che seguono le scadenze definite nel
cronoprogramma, e quelli realmente necessari per prevenire i guasti.
Riveste quindi un ruolo fondamentale il registro degli interventi dal quale si
evincono i guasti intercorsi alle macchine in questione. Da questo punto di
partenza si effettuato uno studio incrociato con le manutenzioni programmate
per capire se una loro miglior distribuzione temporale avrebbe potuto limitare i
guasti intercorsi.
Come evidenziato dal registro interventi, di cui tabella n7, sono state
riscontrate problematiche legate ai filtri in data 09 febbraio 12 Aprile 08
Agosto 29 Ottobre. I filtri sono componenti che subiscono una perdita di
efficienza pi o meno costante fino a raggiungere un punto di saturazione. Una
volta raggiunto questo punto devono perci subire una pulizia o una
sostituzione per non comprometterne la loro funzionalit. Per questo motivo
possibile attraverso una manutenzione programmata adeguata limitare al
minimo i guasti e i fermo macchina dovuti alla manutenzione dei filtri. I numerosi
guasti citati precedentemente dimostrano per che non vi stata una corretta
previsione della tempistica pi idonea di manutenzione.
Lanalisi invece delle modalit di intervento, resa possibile dalla raccolta degli
ordini di lavoro, andranno ad alimentare quella base informativa specifica del
singolo macchinario che ci permetter di operare nel migliore dei modi nelle
manutenzioni future.
Dallanalisi inoltre dei Lead time evinti dal registro interventi si pu capire se
eventuali ritardi sono imputabili ad una cattiva gestione della richiesta intervento
o alla parte operativa del team. Risulta quindi fondamentale che la ragione
specifica di un eventuale ritardo venga segnalata nellapposito riquadro note.
Tale espediente stato quindi utile in questa fase per individuare le cause delle
inefficienze nei processi manutentivi.
9.2.4 Improve
La fase di miglioramento riveste un ruolo centrale allinterno del progetto pilota.
In questa fase, partendo dai dati esaminati nei punti precedenti, vengono
elaborati una serie di strumenti per poter colmare le inefficienze e raggiungere
quel livello di prestazione ricercato dalla metodologia Six Sigma.
Vengono quindi delineate delle precise metodologie di lavoro che
permetteranno di colmare le problematiche sorte nel tempo ed evidenziate nel
registro interventi. In questo modo si cercher quindi di raggiungere il duplice
obiettivo di miglioramento delle modalit di intervento e di individuazione di
tempistiche di manutenzione pi idonee ai macchinari oggetto di studio.
84
85
86
Nello specifico possiamo notare dalla matrice sottostante che in molti casi la
rilevanza di un problema, inteso come quanto questa causa possa influire
sulleffetto, non corrisponda con la probabilit che esso avvenga. E importante
perci che nel momento in cui sorgano questi problemi vengano presi in
considerazione entrambi gli aspetti in modo tale da non trascurare per esempio
cause che pur essendo poco probabili potrebbero portare a gravi conseguenze.
E importante sottolineare la matrice causa effetto uno strumento dinamico
che varia a seconda delle attivit manutentive svolte ed i guasti rilevati. Nel
nostro caso infatti si vedranno messe a confronto due matrici, la prima allinizio
del progetto pilota, basandoci perci solo sullesperienza del termoidraulico
responsabile delle manutenzioni, e la seconda sar la matrice che verr a
costruirsi alla fine del caso studio facendo tesoro di tutti gli interventi effettuati
nellarco temporale in questione.
87
CAUSA
Surriscaldamento
EFFETTO
sala
Ced
Filtro
sporco
o
intasato
Non
tempestivo
intervento
di
ripristino
Bocchetta
dellaria
ostruita
Impostazione
del
termostato
errata
Fusibile
dellalimentazione
bruciato
Cdz
sottodimensionato
Rilevanza
Probabilit
Temperatura
non
confortevole
per
i
dipendenti
Rilevanza
Perdita
Probabilit Rilevanza
Rumorosit elevata
Probabilit
Rilevanza
Probabilit
10
10
10
10
10
10
88
EFFETTO
CAUSA
Malposizionamento
dell
unit
interna
o
esterna
Tubazione
del
gas
refrigerante
sovra
o
sottodimensionata
Eccessivo
o
insufficiente
gas
refrigerante
Sbilanciamento
della
ventola
Guasto
della
resistenza
dellolio
compressore
Perdita
di
gas
refrigerante
Surriscaldamento
Sala
Ced
Rilevanza
Probabilit
Temperatura
non
confortevole
per
i
dipendenti
Rilevanza
Perdita
Probabilit Rilevanza
Rumorosit elevata
Probabilit
Rilevanza
Probabilit
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
89
90
STATO
ATTUALE
POSSIBILI
CAUSE
EFFETTI
PERCEPITI
DAL
CLIENTE
(G)
MISURE
DI
CONTROLLO
PREVISTE
(P)
(R)
IPR
Filtro sporco
Scarsa
manutenzione
Diminuzione
dellefficienza
Innalzamento
della
temperatura
Cattivo
odore
Manutenzione
programmata
56
Ostruzione
Scarsa
manutenzione
Negligenza
Diminuzione
dellefficienza
Innalzamento
della
temperatura
Manutenzione
programmata
36
Impostazione
errata
Impostazione
manuale
Guasto elettrico
Contatto
Problema
allalimentazione
Manutenzione
programmata
Resistenza
Guasto
Rottura
della
resistenza
Fusibile
Fusibile bruciato
Sovraccarico
Difetto
Corto
circuito
COMPONENTE
Filtro
Bocchetta
Termostato
MODO
DI
GUASTO
Alterazione
della
temperatura
desiderata
Blocco
macchina
Alterazione
della
temperatura
desiderata
Blocco
macchina
Alterazione
della
temperatura
desiderata
91
72
1
54
10
Manutenzione
programmata
100
10
Manutenzione
programmata
40
STATO ATTUALE
MODO
DI
GUASTO
POSSIBILI CAUSE
EFFETTI
PERCEPITI
DAL
CLIENTE
(G)
MISURE
DI
CONTROLLO
PREVISTE
(P)
(R)
IPR
Tubazione gas
Tubazione
sovra
o
sottodimensionata
Errata
progettazione
Errata
messa
in
opera
Diminuzione
dellefficienza
Manutenzione
programmata
84
Gas
Eccessiva
o
insufficiente
quantit
Errore
in
fase
di
installazione
Blocco
macchina
Alterazione
della
temperatura
desiderata
Manutenzione
programmata
56
Ventola
Sbilanciamento
della
ventola
Allentamento
di
alcune
componenti
Rumorosit elevata
Manutenzione
programmata
42
Diminuzione
dellefficienza
Blocco
macchina
Alterazione
della
temperatura
desiderata
10
Manutenzione
programmata
210
COMPONENTE
Errore
di
Unit
Sottodimensionata
progettazione
interna/esterna
Malposizionata
Errore
di
messa
in
opera
Legenda:
(G): Gravit delle conseguenze
(P): Probabilit di accadimento
(R): Rilevabilit del guasto
IPR: Indice di priorit di rischio
92
AZIONI
CORRETTIVE
STATO MIGLIORATO
INTERVENTI
MIGLIORATIVI
RESPONSABILIT
PROBABILIT
(P)
RILEVABILITA
(R)
IPR
Filtro
Pulizia,
sostituzione
o
rigenerazione
filtro
Massimo C.
32
Bocchetta
Pulizia
macchina
o
sgombero
dellostruzione
Massimo C.
18
Reimpostazione
Termostato
Riparazione
guasto
o
eventuale
sostituzione
termostato
Massimo C.
Resistenza
Sostituzione componente
Massimo C.
Fusibile
Sostituzione componente
Tubazione gas
45
1
18
Massimo C.
2
3
1
1
20
30
Sostituzione
con
tubazione
adatta
Massimo C.
14
Gas
Ripristino
livello
adeguato
di
Gas
refrigerante
Massimo C.
16
Ventola
Massimo C.
14
Unit
interna/esterna
Riposizionamento
o
sostituzione
macchina
con
una
di
dimensioni
adeguate
Massimo C.
10
93
Per sopperire a queste problematiche sono stati ideati dei processi di controllo
di tutte le operazioni individuate precedentemente in modo tale da poter ridurre
le inefficienze migliorando il servizio destinato al cliente finale.
Precedentemente infatti le forniture venivano gestite solamente attraverso e
94
mail ed il controllo dellevasione degli ordini veniva affidato troppo spesso solo
alla memoria. Solo una volta riscontrate delle anomalie, ci si dedicava alla
ricerca degli ordini emessi e dei preventivi accettati, tra le e-mail inviate ai
fornitori, per individuare il problema.
Ovviamente questo approccio con laumento del carico di lavoro ha rilevato
sempre pi problematiche e lintroduzione dellapproccio six sigma descritto nei
capitoli precedenti stato sempre pi necessario.
A questo scopo stato ideato un semplice sistema informativo di gestione della
fornitura dei materiali che si compone di pi parti:
Tali informazioni saranno poi importanti anche nel momento in cui sar
necessario fare unanalisi dei costi delle forniture e per un controllo nei
pagamenti.
95
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56732758
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56732758
95:
5;732758
5;732758 36738758
56
04
56732758
95:
5;732758
5;732758 36738758
56
04
56732758
95:
5;732758
5;732758 36738758
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56732758
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56732758
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04
56732758
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5;732758 36738758
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56732758
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5;732758 36738758
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56732758
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56732758
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56732758
95:
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04
56732758
95:
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5;732758 36738758
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56732758
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102
linea di servizio/prodotto)
Come i servizi/prodotti si confrontano con la concorrenza
Quali sono i livelli di performance
104
Cliente__________________________________
compilato da ___________________________ il ____________
1 Ritiene che siano svolte correttamente le attivit di manutenzione PROGRAMMATA previste dal contratto?
In caso di giudizio NEGATIVO specificare:
1.1. le attivit critiche sono:
pulizie
man. impianti
vigilanza
man. antincendio
reception
man. verde
altro
Il presente Customer Satisfaction Test 1/2 si riferisce alle ATTIVITA' ORDINARIE A CANONE - Si prega di restituirlo compilato
2 Ritiene che la periodicit delle lavorazioni PROGRAMMATE sia rispondente alle esigenze effettive? ..
In caso di giudizio NEGATIVO specificare per quali lavorazioni la periodicit potrebbe essere resa pi efficiente:
2.1 lavorazione .... frequenza da
aumentare
diminuire
aumentare
diminuire
aumentare
diminuire
pulizie
man. impianti
vigilanza
man. antincendio
reception
man. verde
altro
105
Cliente:______________________________
compilato da ___________________________ il ____________
Il presente Customer Satisfaction Test 2/2 si riferisce alle ATTIVITA' STRAORDINARIE EXTRA CANONE - Si prega di restituirlo compilato
10.2 impianto non adeguato alle sopraggiunte variazioni (cambi d'uso, trasformazioni interne, ecc.) .
11.3 aree particolarmente sporche per le quali sarebbero opportune pulizie profonde ........
13 Ritiene che il servizio di RISTORAZIONE/BAR, se previsto, sia adeguato alle effettive esigenze? ...
In caso di giudizio NEGATIVO specificare:
13.1 qualit del cibo scadente ..
14 Ritiene che il servizio di SICUREZZA SUL LAVORO sia adeguato alle effettive esigenze ? ..
In caso di giudizio NEGATIVO specificare:
14.1 lI servizio di prevenzione eprotezione non fornisce l'assistenza richiesta ..
14.2 Il Documento di Valutazione dei rischi e il Piano di Emergenza sono datati e/o incompleti ...
15 Ritiene che l'ORGANIZZAZIONE DEGLI SPAZI sia adeguata alle effettive esigenze ? ..
In caso di giudizio NEGATIVO specificare:
15.1 aree da riorganizzare per mutate esigenze ..
15.2 aree comuni (distributivi, sale riunioni, area break, ecc.) non sufficienti e/o mal localizzate ...
106
9.2.5 Control
Lo scopo di questa fase che lapplicazione della metodologia venga
preservata e quindi che ogni risultato ottenuto sia salvaguardato, fino a quando,
e a meno che, nuova conoscenza e nuovi dati mostrino che c un modo
migliore per far funzionare il processo. A questo scopo necessario agire a pi
livelli del processo:
107
10 CONCLUSIONI
Al termine del periodo oggetto di studio stato possibile individuare gli aspetti
positivi e negativi che tale approccio ha portato nella realt aziendale in cui
stato sperimentato. Le riflessioni principali sono quindi state riassunte
nellanalisi Swot, di cui tabella 11, nella quale vengono presi in considerazione i
punti di forza e i punti di debolezza riscontrati nel corso del progetto allinterno
alla struttura aziendale. A questi si contrappongono fattori esterni che hanno
influenzato il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Vantaggiosi
Pericolosi
Punti di forza
Ambiente interno
Ambiente esterno
Punti di debolezza
Opportunit
Minacce
Periodo
di
incertezza
economica
Lapplicazione della metodologia Lean Six Sigma nel mondo dei servizi ed in
particolare in quello delle manutenzioni impiantistiche una sfida che ha
portato a interessanti e differenti risultati. Per sua natura la metodologia Lean
Six sigma si applica pi facilmente in un processo standardizzato come quello
industriale dove lefficienza determinata principalmente dal numero di
componenti soggette a difetti rispetto alla totalit della unit prodotte. Nel
campo di applicazione di questo progetto sono presenti invece svariate variabili
108
che avrebbero potuto influenzare negativamente sul buon esito dello studio. E
stato quindi indispensabile ridurre al minimo questa quantit di variabili
attraverso una puntuale indagine e classificazione delle modalit di guasto e
delle componenti oggetto di manutenzione. Per raggiungere questo scopo sono
state riviste in toto i processi finora utilizzati creando quella base conoscitiva
indispensabile al raggiungimento dellefficienza richiesta e poterne misurare i
risultati. Lanalisi dei processi utilizzati nel periodo precedente linizio di questo
progetto ha infatti rilevato vaste aree di miglioramento. In questo campo e
soprattutto in piccole imprese, come quella oggetto di studio, molte delle attivit
svolte sono affidate soltanto allesperienza e a metodi di lavoro obsoleti che
portano al moltiplicarsi di inefficienze e ad una visione a breve termine
delloperato aziendale. Lapplicazione della metodologia Lean Six Sigma si
proposta quindi in primis di dare evidenza e quantificare le inefficienze
sopracitate e in secondo luogo di strutturare i processi in modo tale da poter
ottimizzare le risorse disponibili colmando le lacune operative evidenziate.
E stato quindi indispensabile mettere in evidenza i vari Lead Time delle attivit
manutentive che intercorrono tra la richiesta di intervento, la programmazione
dei lavori e la reale esecuzione delle stesse. Lesito di questa fase stato pi
che positivo, il registro interventi precedentemente veniva utilizzato al solo
scopo di facilitare la corretta fatturazione di tutti gli interventi ma non di
permettere unanalisi delloperato aziendale. Questa tipologia di approccio
stata indispensabile per individuare quindi le aree di miglioramento.
Esito positivo derivato anche dalla revisione delle procedure di controllo della
fornitura di materiali. La fase di analisi ha infatti evidenziato varie inefficienze
determinate da discrasie tra i materiali realmente necessari allespletamento
delle attivit manutentive e quelli forniti, dallarrivo di partite di materiali
incomplete o in ritardo. Attraverso le procedure di controllo e di registro degli
ordini introdotti stato quindi possibile aumentare di circa il 25% lefficienza di
questo processo inteso come idoneit dei materiali forniti ed stato possibile
inoltre ridurre del 15% il ritardo dei materiali in questione. Rendendosi conto
infatti delle varie discrasie e soprattutto dellarrivo di partite di materiale
incomplete infatti possibile intraprendere a tempo debito tutte le procedure
necessarie per ripristinare al meglio la situazione. Tali migliorie evidenziate
hanno duplici vantaggi. Da una parte verso il cliente al quale garantito un
servizio pi rapido, spesso infatti le eventuali discrasie venivano rilevate solo al
momento della reale esecuzione dei lavori causandone perci notevoli ritardi.
Dallaltra parte vi sono vantaggi economici poich una corretta procedura di
fornitura permette una efficace gestione del materiale destinato al reso e una
diminuzione del tempo dedicato alla gestione delle inefficienze inteso come
individuazione a posteriori del materiale mancante, nuovi ordini, ricerca di
soluzioni alternative per garantire il servizio al cliente ecc..
Lutilizzo di strumenti di analisi delle attivit manutentive quali il diagramma di
Ishikawa, la matrice causa effetto e il Failure Modes and Effect Analysis sono
stati utili per affrontare con un approccio razionale le varie modalit di guasto e i
conseguenti disservizi determinati dal malfunzionamento degli impianti. La
109
110
Bibliografia
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manutenzione, FrancoAngeli, Milano 2010.
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111
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112