Unidad 1: Empresa y comunicacin

La organizacin de la empresa
La organizacin significa ordenar todas las actividades que la empresa tiene que
realizar para alcanzar los objetivos propuestos.
Organizar implica:
-

Establecer las funciones, jerarquas y actividades necesarias.

La coordinacin de los factores humanos y materiales de la empresa.
La agrupacin, divisin y asignacin de funciones.
Establecer niveles de autoridad y responsabilidad.
Aplicar los mtodos ms sencillos para trabajar mejor.

Para organizar de manera eficaz hay que tener en cuenta:

-

Las actividades que se fijan deben ser necesarias para alcanzar los objetivos
fijados por la empresa.
Fomentar la especializacin en beneficio de la empresa.
La autoridad y responsabilidad debe circular de arriba abajo.
Cada subordinado debe informar a un solo jefe.
Las lneas de autoridad y responsabilidad deben estar muy claras.
Todas las partes de la organizacin deben estar coordinadas.
La estructura de la organizacin no puede variar.

En todo progreso organizativo se distinguen dos etapas:

-

La primera etapa es la divisin del trabajo en la que consiste en distribuir las

actividades para favorecer la especializacin y el perfeccionamiento en el
trabajo.
La segunda etapa es el establecimiento de estructuras (jerarquizacin,
departamentalizacin y descripcin de funciones).
a) Jerarquizacin: Consiste en organizar los recursos humanos de la
empresa y establecer los grados de autoridad y responsabilidad.
Los niveles jerrquicos que se establecen son los mnimos.
Se diferencian tres estructuras:
Lineal: Es una estructura de tipo vertical. Muestra el grado de
autoridad y responsabilidad en sentido ascendente.
Funcional: Es una estructura de tipo horizontal en la que todos los
integrantes muestran la misma posicin jerrquica y llevan a cabo
funciones diferenciadas.
Staff: Grupo de apoyo y asesoramiento que presta estos servicios al
resto de los equipos.

b) Departamentalizacin: Consiste en agrupar tareas similares en unidades

o reas especificas. Es muy importante establecer las lneas de
comunicacin entre los departamentos.
Los tipos de departamentos ms usuales son:
Por funciones: Las actividades se agrupan segn las funciones que
desempean (administracin, marketing, etc.).
Por productos: Cuando la empresa tiene lneas de produccin
diferenciadas (ej.: alimentacin infantil y medicamentos).
Por zona geogrfica o territorio: Se dividen las actividades por
municipios, pases para facilitar la gestin. Cada divisin debe
funcionar como una empresa independiente de la central.
Por clientes: Las actividades se agrupan por grupo de clientes con
caractersticas comunes, de esta manera se produce una mayor
atencin y especializacin. (ej.: pequeos establecimientos,
supermercados).
Por procesos: Las agrupaciones se realizan en funcin de la fase
productiva en que se encuentra la empresa.
Por turnos: Se utiliza en fabricas que no paran su proceso productivo
(ej.: turno de maana, turno vespertino y turno nocturno.).
c) Asignacin de autoridad: La autoridad es la facultad que se otorga a una
persona para dirigir, dar rdenes a sus subordinados y exigirles
responsabilidad.
La autoridad formal parte de un superior y se ejerce sobre otras
personas.
La autoridad lineal parte de un superior que la ejerce sobre un grupo.
La autoridad funcional parte de una o varias personas que ejercen
sobre funciones distintas.
Organizacin administrativa centralizada: Consiste en mantener el
control de todas las actividades de la empresa, sin delegar casi nada
y tomando la mayora de las decisiones.
Organizacin descentralizada: Consisten en delegar aspectos de la
organizacin. Es conveniente cuando una empresa tiene sedes en
reas geogrficas distintas. La alta direccin se dedica a controlar los
resultados finales.
En pequeas y medianas empresas es mejor una organizacin
centralizada porque el jefe puede conocer todos los problemas,
mientras que en las grandes empresas es mejor la descentralizacin
porque son necesarias ms personas para abarcar los problemas.

Modelos organizativos
Caractersticas

Ventajas

Desventajas

Organizacin lineal

- Las decisiones se
concentran en una
persona.
- Un solo jefe asume toda
la responsabilidad y toda
la autoridad.

- En pequeas empresas
es ms fcil la toma de
decisiones y llevar a cabo
estas.

- No se fomenta la
especializacin.
- La falta de autonoma
en la realizacin de
tareas puede provocar
desmotivacin.

Organizacin funcional

- Divisin y
especializacin.

- Conseguir mayor
eficiencia de los
trabajadores.

- Si no est clara la lnea

de autoridad, puede
haber problemas entre
los jefes.
- Encasillamiento de los
trabajadores.

Organizacin lineofuncional

- Combina los dos

sistemas anteriores.

-Figura de un solo jefe,

en el que recae la
responsabilidad y
autoridad.
- Especializacin (las
mismas ventajas que las
dos anteriores).

- Las mismas desventajas

que las dos anteriores.

Organizacin por comits - Se diferencia el equipo

directivo, equipo
ejecutivo, equipo de
vigilancia, equipo
consultivo.

- Ofrece soluciones ms
objetivas.
- Comparten la
responsabilidad.

- Decisiones ms lentas

Organizacin matricial

- Agrupar recursos
humanos y materiales y
asignarlos de forma
temporal a los diferentes
proyectos.
- Los empleados tienen
dos jefes.

- Trabajan juntas
personas especializadas.
- Continuas relaciones
entre departamentos.
- Los trabajadores se
implican ms en los
objetivos.

- La existencia de dos
jefes dar a lugar
conflictos.

El Toyotismo

- Todos los trabajadores

desempean cualquier
tarea

- Se reducen los recursos - No todos pueden

lo mximo posible.
encajar en una
organizacin de cualquier
tarea.

Organizacin estructural de las personas en la empresa

Las personas en la empresa se dividen en dos estructuras:
-

Estructura formal: Es la organizacin de los trabajadores en grupos de trabajo

por parte de los directivos sin tener en cuenta la voluntad de los integrantes.

La organizacin formal pretende indicar lo que hace cada uno, con quien se
comunica y de quin es subordinado. Esta estructura no se refiere a los
individuos, sino a las funciones o tareas.
Estructura informal: La organizacin surge de manera espontanea entre las
personas que se encuentran en distintas posiciones en la organizacin formal
Se forman por amistad, aficiones, preocupaciones
La organizacin formal junto con la informal son dos estructuras superpuestas
que estn unidas dentro de la empresa y que tienen a interferirse.

El organigrama empresarial
Es una representacin grafica de la estructura formal de la empresa y refleja las
relaciones e intercambios de informacin entre los distintos departamentos adems
de las personas que los integran.
La clasificacin de los organigramas suelen ser:
-

Circulares.
Verticales.
Horizontales.
Mixtos.

La eleccin del tipo de organigrama depende de los objetivos de la empresa, del tipo
de formacin formal establecida y las funciones que se desarrollen. Ningn
organigrama puede expresar todos los datos de una organizacin, siendo necesario un
texto en el que se expliquen las relaciones entre los rganos y la naturaleza de cada
uno, de sus funciones o labores.
-

Organigrama circular: El rgano de

mayor jerarqua se coloca en el centro,
las lneas de autoridad parten del centro
a la periferia y los distintos niveles
aparecen como crculos concntricos.

Organigrama vertical: El rgano de ms alta jerarqua est colocado en la parte

superior. Las lneas de autoridad parten de arriba abajo.

Organigrama horizontal: El rgano representado

de ms alta jerarqua se coloca en el margen
izquierdo y las lneas de autoridad parten de
izquierda a derecha.

Organigrama mixto: Por comodidad, se puede combinar el organigrama vertical

para algunos niveles y el horizontal para otros, pero las lneas de autoridad
deben ser lo suficientemente claras para no dejar dudas sobre qu rgano es
superior a otro.

Funcin del personal en la organizacin

-

Funcin de produccin: La funcin de produccin de bienes y servicios engloba

todas las actividades dirigidas a la obtencin de estos.
La produccin de bienes engloba todas las actividades que mediante la
utilizacin de unos materiales en un proceso de produccin originan unos
productos o bienes destinados a la venta.
El departamento de produccin realiza esta funcin en empresas del sector
secundario, mientras que las empresas del sector primario y terciario no suelen
tener diferenciado este departamento como tal.
Funcin comercial: Engloba diferentes tareas que se distribuyen en:
Departamento de compras: Gestiona todos los procesos
relacionados con el aprovisionamiento. Este departamento realiza
tareas como analizar ofertas, relaciones con el departamento de
almacn
Departamento de ventas: Realiza todas las actividades para poner
en el mercado los productos o servicios que la empresa fabrica o
comercializa. Algunas empresas engloban el marketing dentro de
este departamento, otros tienen un departamento independiente.
El departamento de ventas realiza tareas como la atencin al
cliente, fijar una poltica de precios

Funcin financiera: La empresa necesita fondos para hacer frente a los pagos
que se generan por su actividad. Estos recursos pueden ser propios (generados
por la actividad de la empresas) o ajenos (mediante prstamos, crditos)
Departamento de fianzas: Se encarga de conseguir los recursos
financieros ajenos que la empresa necesita, gestionarlos y
administrarlos adecuadamente.
Departamento de contabilidad: Se encarga de registrar el
patrimonio de la empresa en trminos cuantitativos y cualitativos,
tanto en un momento determinado como a lo largo del tiempo y
debe ser registrado en los libros contables.
Funcin de recursos humanos: Para realizar las tareas de la empresa se
necesita personal. Las actividades relacionadas con la gestin y administracin
de los recursos humanos la lleva a cabo el departamento de recursos humanos.
Este departamento se encarga de la planificacin del personal para cubrir los
puestos de trabajo, organizar cursos de actualizacin y formacin del personal,
remuneraciones
La gestin del talento: Proceso de bsqueda de personal de alto potencial que
aumente el valor de la empresa.
Las empresas ms competitivas buscan incorporar nuevos talentos y retener y
desarrollar a los mejores.
Algunas medidas que pueden tomarse para gestionar el talento son:
Atraer, reclutar y buscar personas cualificadas para los puestos
vacantes.
Aprobar sueldos competitivos.
Disear programas para evitar fuga de cerebros.
Ofrecer oportunidades de desarrollo y capacitacin para los
empleados.
El mayor reto de los departamentos de recursos humanos de las empresas
europeas es la gestin del talento y tendrn que formar a sus trabajadores para
que puedan hacer frente a la velocidad y la complejidad de la economa
globalizada.

Relacin interdepartamental
Todas las funciones del apartado anterior necesitan la organizacin y coordinacin
entre todas para conseguir los objetivos propuestos. La organizacin de las funciones
se llevan a cabo en departamentos.
La comunicacin entre los departamentos son imprescindibles para el buen
funcionamiento de la organizacin.