TRABAJO INDIVIDUAL DE LA UNIDAD 3

PRESENTADO POR:
IRIS YOLIMA RINCON
COD. 33704276

PRESENTADO A:
BLANCA SONIA BOLAOS ESCOBAR

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

2014

INTRODUCCIN
La administracin es un concepto muy globalizado y se puede encontrar en
diferentes reas, en lo relacionado a las ciencias sociales y tcnicas
podemos decir que se encarga de la planificacin, organizacin, direccin y
control de los recursos de una organizacin, entre los cuales a
profundaremos los recursos financieros, los recursos tcnicos y/o
tecnolgicos, los recursos humanos y los recursos fsicos. Estos
procedimientos se plantean con el fin de maximizar los beneficios, estos
pueden ser de econmicos y/o social, esto depende de los fines perseguidos
por la organizacin.
Por este motivo es muy importante el estudio de la administracin, este trabajo aborda un
ejemplo de una empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, esta presta servicios
profesionales en el sector de la contabilidad a pequeas y medianas empresas (PYMES).
Igualmente indagaremos en la formulacin de conceptos que ayudaran a proyectar la
estructura de la empresa, de este modo se desarrollan su la misin, la visin, los objetivos,
las metas, la poltica y las estrategias de la empresa en cuestin. Para alcanzar los objetivos
propuestos por los puntos anteriores lo primero que toda organizacin debe realizar es una
planeacin detallada de los recursos necesarios para alcanzarlos, y con el uso de
herramientas como por ejemplo diagrama de Gantt nos ayudara a esquematizar de esta
manera se puede posteriormente realizar estadsticas de los procesos por ende saber si la
planeacin fue eficiente o eficaz.

Un factor importante para todo organismo es la calidad de sus bienes y

servicios, debido a que los clientes no intervienen directamente en los
procesos de produccin sino que visualizan el resultado de estos, por lo
tanto es este resultado que ellos analizan y critican. Todos los organismos
esperan buenas crticas para alcanzarlo se necesita de una excelente
planeacin y organizacin de los recursos necesarios para su
funcionamiento (personal, capital, materia prima y tecnologa).
En otras palabras podemos decir que una forma de mejorar la calidad del
servicio radica en la organizacin, o sea en la adecuada utilizacin de los
recursos como en el caso de la capacitacin del personal permitindoles
especializarse en un rea concreta de su trabajo. Asimismo tanto los
organismos empresariales como sus lderes se beneficiaran de una
reduccin significativa de gastos, aprovecharan de manera eficiente los
recursos escasos lo que causara un aumento en las utilidades y por ende
los trabajadores se beneficiaran con compensaciones, prestaciones sociales
y un mejoramiento de sus condiciones laborales.
Podemos concluir teniendo en cuenta lo anterior y el escenario actual que
sufre constantes y profundos cambios, como la multiculturalizacin y la
globalizacin, que todos los organismos empresariales se administran
siguiendo los conceptos de planificacin, organizacin, direccin y control,
debido a que se logran alcanzar las metas propuestas de una manera

eficiente por otro lado tambin para mejorar la interaccin con los clientes se
archiv el antiguo modelo empresarial estricto por uno ms dinmico e
innovador de esta manera le brindamos a los clientes una experiencia de
compra inolvidable y placentera.

OBJETIVOS
General
Aplicar los conceptos aprendidos en la unidad II del curso Fundamentos de
Administracin (planeacin, organizacin, direccin y control) a una empresa
ficticia llamada.

Especficos

Ejecutar las actividades propuestas en la gua de trabajo colaborativo

2.

Identificar los principios e analizar la importancia de la administracin.

Mostrar paso a paso el proceso administrativo y como es su

aplicacin dentro de una empresa, en este caso en la organizacin.

1. De acuerdo con el material expuesto para esta actividad, deben realizar

una Sntesis de las funciones gerenciales:

La administracin es vista conceptualmente como el encausamiento del trabajo

y esfuerzo de un grupo de individuos que tienen en comn una meta trazada.
Para la realizacin y cumplimiento de las metas y objetivos del grupo el o los
gerentes involucran las siguientes funciones gerenciales:

a) Planeacin:
Se puede definir como la determinacin de objetivos, fijacin de polticas y la
instauracin de programas, campaas y procedimientos especficos y planes.
Segn principales autores tericos u organizaciones definen la planeacin de la
siguiente manera:

Fayol: Afirma que la Toma de Decisiones tambin hace parte de las

funciones de la organizacin. Seal cmo las funciones del
administrador la prevencin, organizacin, coordinacin y control, que
expresadoen trminos ms actuales no es otra cosa que la planeacin,
organizacin, direccin y control.

Koontz Odonnell: la planeacin es la ms bsica de todas las funcion

es administrativas, la cual implica una definicin previa de objetivos y
una descripcin de las acciones que van a realizar para lograrlos,
presentndose en este punto un proceso de toma de decisiones frente a
lo diversos programas de accin que pueden darse.

Agustn Reyes Ponce: Consiste en fijar el curso concreto de accin que

ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn d e orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y
nmeros necesarios para su realizacin.

Idalberto Chiavenato: Describe a la planeacin como: la funcin

administrativa que determina hacerse para alcanzarlos, se trata
de un modelo terico para la accin futura.

Naciones Unidas: Comentan que la planeacin es un proceso de

eleccin y seleccin entre cursos alternativos de accin, con
vistas a la asignacin de recursos escasos, con el fin de obtener
objetivos especficos sobre la base de un diagnostico preliminar
que cubra todos los factores relevantes que puedan ser
identificados.

La Asociacin Americana De Administradores: Plantea que la

planeacin consiste en obtener qu se debe hacer, cmo se debe
hacer, qu accin debe tomarse, quin es el responsable de ella,
entre otros factores.

Elementos Bsicos En La Planeacin

Objetivos: Es el punto de partida de la planeacin. Saber a dnde se

pretende llegar, para saber en qu forma puede llegarse hasta all.
Plan: Es un curso anticipado de accin que se realiza con el fin
de alcanzar unos objetivos.
Toma decisiones: en la medida en que se debe seleccionar
entre diversos cursos de accin futuros, es decir, decidir lo que
va a hacerse y como se va a realizar antes de que se necesite
actuar.
Previsin: Visualizar el futuro y dentro de las limitaciones
humanas encontrar los factores que puedan influir favorable o
desfavorablemente en el mismo futuro, sobre la marcha de la
empresa.

Caractersticas

La planeacin debe contemplar objetivos especficos, es decir, no

objetivos generales sino objetivos que puedan medidos; igualmente,
contempla estrategias o acciones concretas que permitan alcanzar
dichos objetivos.

La planeacin, antes de ser realizada, debe considerar los recursos y la

verdadera capacidad de la empresa, y no debe proponer objetivos o
estrategias que estn fuera del alcance de las posibilidades de la
empresa.

La planeacin debe tener en cuenta todos los planes de la empresa,

sean de largo, mediano o corto plazo; debe ser coherente con todos los
dems planes y, de ese modo, lograr eficiencia en su ejecucin.

La planeacin debe ser evaluada constantemente, se debe controlar y

evaluar permanentemente su desarrollo y sus resultados.

La planeacin no debe estar escrita en piedra, debe ser lo

suficientemente flexible como para permitir cambios o correcciones
cuando sean necesarios, por ejemplo, cuando sea necesario adaptarla a
los cambios repentinos del mercado.

La planeacin debe comprometer la participacin de todos los miembros

de la empresa, todos deben aportan en su elaboracin y desarrollo.

La planeacin debe identificar y comprometer a todos los miembros de la

empresa con el logro de los objetivos y, de ese modo, motivarlos en su
consecucin.

Organizacin

Se puede definir brevemente como el agrupamiento de las actividades

necesarias para llevar a cabo los planes y definir las relaciones del
personal.
La organizacin es la parte de la administracin que supone es
establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los
individuos debern desempear en una empresa. La estructura es
intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignacin de todas las
tareas necesarias para los cumplimientos de las metas, asignacin que
debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esa tarea.
Significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros
de que se dispone, con la finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la
mxima eficiencia, considerando como sus elementos esenciales:

mbito: Se refiere al modelo estructural de coordinacin para hacer

gestin sobre las tareas y niveles de comportamientos del mbito
laboral.

Estabilidad: Se refiere al tiempo establecido de los patrones que

llevan a un buen equilibrio de la estabilidad y niveles de tiempo para
el buen funcionamiento organizacional.

Carcter Formal E Informal De La Estructura:recoge todas las

relaciones existentes entre los miembros de la organizacin
establecidas por la direccin de forma consciente (relaciones de
carcter oficial ) y la estructura organizativa informal recoge las
relaciones espontneas o no pre vistas por la direccin.

La organizacin agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los

objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones,
autoridad, responsabilidad y jerarquas; estableciendo adems las
relaciones de coordinacin que entre dichas unidades debe existir para

hacer optima la cooperacin humana, en esta etapa se establecen las

relaciones jerrqui cas, la autoridad, la responsabilidad y la comunicacin
para coordinar las diferentes funciones.

c) Direccin:
Es la accin e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus
subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de
decisiones, la motivacin, la comunicacin y coordinacin de esfuerzos la
direccin contiene: ordenes, relaciones personales jerrquica s y toma de
decisiones.

Su importancia cabe en las siguientes funciones gerenciales:

Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la

planeacin y la organizacin.

A travs de ella se logran las formas de conducta ms deseables en los

miembros de la estructura organizacional.

La direccin eficientemente es determinante en la moral de los

empleados y, consecuentemente, en la productividad.

Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de

mtodos de organizacin, y en la eficacia de los sistemas de control.

A travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la

organizacin funcione.

d) Control:

Es un conjunto de pasos, etapas o fases mediante las cuales se

aprovechan los recursos con los que cuenta una empresa. Estas etapas
se dividen en planeacin, direccin, organizacin y control.
Como observamos el control es la ltima etapa del p roceso administrativo.
Esta etapa consiste en medir y corregir el desempeo de los subordinados
para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados. Tiene las
siguientes variantes:
I. Funcin restrictiva y coercitiva: se utiliza evitar los desvos indeseables o
comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar las funciones y as
prohibir la libertad de los subordinados cuando realizan sus actividades,
dentro de la empresa.
II. Sistema automtico de regulacin: cuando se det ecta que las actividades o
funciones de los subordinados se han desviado o presentan irregularidades,
esta regulacin har volver a los subordinados a las actividades ya planeadas.
III. Funcin administrativa: como ya lo dijimos, el control forma parte
del proceso administrativo, junto con la planeacin, la organizacin y la
direccin.

Caractersticas De Los Sistemas De Control En El Proceso De Gestin

Econmicamente realista. El costo de instalar un sistema de control deber

ser menor, o por lo menos igual, que los beneficios que aporte. La mejor
manera de reducir al mnimo los gastos superfluos es en un sistema de
control consiste en hacer la cantidad mnima que se requiere para garantizar
que la actividad vigilada llegue a la meta deseada.

Organizacionalmente realista. El sistema de control ha de ser compatible con

las

realidades de la organizacin. Por ejemplo, las personas han de ser capaces

de advertir una relacin entre los niveles de desempeo que les pide
alcanzar y los premios que obtendrn con ellos. Ms an, todos los
estndares del desempeo deben ser realistas. La diferencia del estatus
entre los individuos ha de ser reconocida tambin. Aquellos que tienen la
obligacin de comunicar las desviaciones a alguien que juzgan como un
trabajador de nivel mas bajo quiz dejen de tomar en serio el sistema de
control.
Coordinada con el flujo de trabajo de la organizacin. La informacin
relacionada con el control necesita estar coordinada con el flujo de trabajo
en toda la organizacin por dos razones: En primer lugar, es posible que
cada paso en el proceso del trabajo afecte al xito o fracaso de toda la
operacin. En segundo lugar, la informacin debe llegar a cuantos la deben
recibir.

Flexible. Actualmente pocas organizaciones se encuentran en un ambiente

tan estable que no tengan que esforzarse ante la posibilidad del cambio. En
casi todas las organizaciones, los controles han de ser flexibles a fin de que
las organizaciones puedan reaccionar rpidamente para superar los camb
ios adversos o bien para aprovechar las oportunidades que se le presenten.

Prescriptiva y operacional. Los buenos sistemas de control deberan

iniciarse despus de detectar una desviacin respecto a los estndares,
cuales son las medidas correctivas que convienen aplicar. La informacin
se concentrar en una forma utilizable cuando llegue el encargado de tomar
las medidas que correspondan.
Aceptable para los miembros de la organizacin. Para que los miembros de
la organizacin acepten a un sistema de control los controles debern
relacionarse con metas significativas y aceptadas. Tales metas deben de
reflejar el lenguaje y las actividades de aquellos que estn directamente inte
resados en el control.

2. Extraer las ventajas de cada una de las funciones gerenciales

Ventajas De La Planeacin

Ayuda a los administradores a estar orientados hacia el futuro, se ven

esforzados a mirar ms all de sus problemas cotidianos para p royectar
lo que podra suceder en el futuro. Los administradores que miran solo el
presente y descuidan el futuro parecen dirigirse a un fracaso seguro.

Coordinacin de las decisiones: Una decisin no debera tomarse el da

de hoy sin tener alguna idea de la forma en la que afectar a una
decisin que tenga que tomarse del da de maana. La funcin de
planeacin ayuda a los administradores en sus esfuerzos por coordinar
sus decisiones.

Pone de relieve los objetivos de las organizaciones con el punto de

partida La planeacin; quiere decir que los administradores se ven
constantemente forzados a recordar con exactitud lo que su
organizacin est tratando de lograr.

La planeacin adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a direccin

confiada y agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo
necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos.

Por medio de la planeacin, se determinan las fechas crticas desde el

principio y se fijan la terminacin de cada actividad y las normas de
desempeo, estas sirven de base de control.

Ventajas De La Organizacin

Alto nivel de eficiencia dado lo rutinario, repetitivo y estandarizado de las

tareas.

Puede funcionar con personal no excesivamente formado, ya que no es

necesaria la iniciativa sino altos niveles de experiencia y formacin en el
pice y en la tecno estructura.

Facilita la supervisin

Ofrece fcil comprensin y seguimiento de su operacin

Refleja la forma general de trabajar en la empresa

Genera lneas de comunicacin simple y claras

Simplifica la toma de decisiones

Los procesos de capacitacin y desarrollo son ms sencillos debido a la

especializacin del trabajo

Ventajas De La Direccin

Contar con un equipo de trabajadores integrados y motivados.

Establecer un medio de comunicacin y coordinacin efectiva.

Conjugar experiencias, conocimientos y habilidades para la ejecucin de

planes y programas.

Estilo de direccin en la solucin de problemas basado en hechos.

Resaltar mritos de las personas que mejorar los procesos y sus funciones,
y tratar de que el resto de trabajadores las emule.

Delegar funciones para que el personal ejerza decisiones.

Establecer los crculos de calidad por reas funci onales y entre reas.

Ventajas Del Control En La Administracin

El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se

establecen en la planeacin. Como se dej entrever, muchas de lastcnicas
de planeacin, lo son tambin de control.

Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es

descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la
planeacin.

Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los

errores.

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se

alcancen los planes exitosamente.

Determina y analiza rpidamente las causas que pue den originar

desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el

momento en que se establecen medidas correctivas.

Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los

planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin

y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos
de la empresa.

3. Realizar un mapa conceptual de la administracin por objetivos

4. Explicar el ciclo PHVA

El ciclo PHVA significa actuar sobre el proceso, resolviendo continuamente las
desviaciones a los resultados esperados. El mantenimiento y la mejora continua
de la capacidad del proceso pueden lograrse aplicando el concepto de PHVA en
cualquier nivel de la Organizacin, y en cualquier tipo de proceso, ya que est
ntimamente asociado con la planificacin, implementacin, control y mejora del
desempeo de los procesos.
Es aplicable tanto en los procesos estratgicos de Alta Direccin como en
actividades operacionales simples

Los trminos usados en el ciclo PHVA, tienen el siguiente significado:

Planear (P): Consiste en: Establecer metas para los indicadores de resultado y
establecer la
manera (el camino, el mtodo) para alcanzar las metas propuestas.
Hacer (H): Ejecucin de las tareas exactamente de la forma prevista en el plan y
en la recoleccin de datos para la verificacin del proceso. En esta etapa es
esencial el entrenamiento en el trabajo resultante de la fase de planeamiento.
Verificar (V): Tomando como base los datos recolectados durante la ejecucin, se
compara el resultado obtenido con la meta planificada.
Actuar (A): Esta es la etapa en la cual el usuario detect desvos y actuar de
modo que el Problema no se repita nunca ms

CONCLUSIONES

Entendimos y comprendimos las fases de las funciones gerenciales

Estudiamos la importancia de cada una de las etapas que estn

involucradas en las funciones gerenciales

Mediante un mapa conceptual estudiamos en sntesis los procesos de la

administracin por objetivos

Conocimos la importancia del mtodo de Deming en la administracin

BIBLIOGRAFA

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