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Licenciatura en:
Gestin y Administracin de Pequeas y Medianas Empresas
Programa de la asignatura:
Contabilidad de Costos
Clave:
70920623
Contabilidad de costos
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
Presentacin de la unidad
Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en trminos
financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa, para
un periodo determinado con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
Los presupuestos, son un conjunto de tcnicas de planeacin y predeterminacin que se
utilizan para determinar recursos financieros con base a estadsticas. La funcin y utilidad
de los mismos se refleja en diferentes instancias de la empresa, en el control de costos,
en la planeacin as como en la toma de decisiones. La informacin de costos es
totalmente imprescindible, sin ella ninguna empresa podra operar adecuadamente.
Propsitos de la unidad
El estudiante al finalizar la unidad lograr:
Competencia especfica
Aplicar los mtodos de costeo para determinar informacin financiera empleando los
sistemas de costos.
Contabilidad de costos
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
Temario de la unidad
Contabilidad de costos
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
3.1 Clasificacin
La planeacin estratgica es un camino a seguir, con unificacin y sistematizacin de
actividades; es la base fundamental de las decisiones que tomar la organizacin en el
futuro, para alcanzar los objetivos planeados. Las empresa en la actualidad debe de tener
definido un rumbo, de a dnde quieren llegar, qu mercado desean alcanzar y ser
competitivos, si quiere ser la que da el mejor costo, la mejor calidad, el mejor precio,
etctera.
El presupuesto es una herramienta que ayuda a los administradores en sus funciones de
planeacin y de control, ayuda a los administradores a planear el futuro, tambin se usa
para evaluar lo que sucedi en el pasado, adems se utiliza como punto de referencia de
los estados presupuestados contra el resultado real obtenido en el periodo actual El
presupuesto es uno de los instrumento de administracin de costos ms usados y
valorados para la reduccin y el control de los costos. El proceso de elaboracin de los
presupuestos ayuda a los gerentes a ser mejores administradores y coloca a la
planeacin en primer lugar en la mente de los mismos.
Las organizaciones, para cumplir con su misin, deben de fijar objetivos, trazar planes de
accin, disear polticas y asignar recursos. Una de las herramientas ms importantes de
que dispone la administracin moderna para guiar las acciones en el logro de sus
objetivos es el presupuesto. Este ltimo permite cuantificar los planes en trminos de
ingresos y egresos, y controlar cada una de las acciones emprendidas para alcanzar sus
metas.
Planear significa trazar el camino a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, para
lograrlo la administracin debe de establecer metas, organizar tcnicamente sus recursos,
coordinar las diferentes actividades y controlar su comportamiento. Existen dos formas de
planeacin, dependiendo del periodo que abarquen: planeacin a corto y a largo plazo. La
primera hace referencia a los planes establecidos por la organizacin, generalmente
periodos de un ao.
Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en trminos
financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para
un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia
(Ramrez, 2005:265).
Por ejemplo, una forma convencional, para determinar un presupuesto, es cuando, se va
realizar un evento, en donde en ste se deben considerar los ingresos requeridos para el
desarrollo del mismo, como lo son las cuentas y otras disposiciones representadas en el
lugar donde se realizar, bebidas, alimentos, permisos, arreglos, personal de servicio,
entre otros.
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Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
Lo mismo debe realizar la empresa para llevar a cabo sus proyectos, debe considerar la
planeacin de sus ingresos y recursos disponibles as como costos y gastos. Sin embargo
es necesario cuidar el manejo de las operaciones diarias que garanticen el logro de los
objetivos planeados, ejecutar medidas de control que permitan comparar los planes
establecidos con los resultados reales y aplicar la correcciones en las acciones en la que
sea necesario. Por ello es importante que conozcas como pueden clasificarse los
presupuestos:
Se elaboran para un solo nivel de actividad. Cuando esto se ha realizado, no se
permiten los ajustes por las variaciones que arroje el resultado, de esta manera se efecta
un control con anticipacin, sin considerar el comportamiento econmico, cultural, poltico,
demogrfico o jurdico de la regin donde acta la empresa. Esta forma de control
anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector pblico.
Algunos presupuestos fijos se establecen por decisiones administrativas, stos son los de
depreciacin, los de los impuestos y en el corto plazo estn los presupuestos de sueldos y
salarios, los gastos de publicad y los gastos de investigacin se encuentran dentro de
esta categora.
Asimismo se desarrollan en torno a un nivel de actividad particular; son estticos, ya que
los ingresos y los costos que se preparan para los presupuestos estticos dependen de
un nivel de actividad que rara vez es igual a la actividad real, no son muy tiles cuando se
trata de preparar reportes de desempeos.
El presupuesto flexible, se elaboran para diferentes niveles de actividad, permiten la
rectificacin de las estimaciones de los costos de operacin y de las utilidades, como
consecuencia de los cambios en las ventas o en el volumen de la produccin, y como
resultado provoca mejoras al presupuesto fijo y esttico al permitir su ajuste con las
variaciones que se produzcan en las practicas (Morales 2000).
Este principio debe aplicarse a todos los presupuestos, ya que stos deben revisarse y
adaptarse a las fluctuaciones del mercado, reconsiderando los planes iniciales de acuerdo
con las variaciones que pudieran existir en los ingresos y gastos, mediante la fijacin de
porcentajes sobre las bases de inicio.
Esta herramienta permite ajustar partidas en funcin de los cambios producidos en los
volmenes de produccin. Adems se encarga de prever las circunstancias por las cuales
una partida puede variar, el monto al que puede ascender dicha partida y el volumen
variable de toda actividad productiva.
Asimismo estudia los cambios; es decir, el comportamiento de los costos ante distintos
niveles de produccin, por lo que no utiliza necesariamente como medida los artculos
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Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
terminados en un periodo dado sino cualquier otra medida: total de horas directas o el
costo de las mismas, horas maquinas empleadas etctera.
Presupuestos por reas o niveles de responsabilidad, este presupuesto es una
tcnica de planeacin, direccin y control, previsin, coordinacin y organizacin,
respecto a la predeterminacin de cifras financieras, de condiciones de operacin y de
resultado encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las areas y
los niveles en que se divide una entidad.
Es una herramienta de motivacin, al hacer que participen los responsables en la fijacin
de los objetivos y de la elaboracin de los presupuestos; es una medida de eficiencia y de
autocontrol que sirve como gua de accin para quien asume la responsabilidad de una
funcin. Por lo tanto se le considera como una herramienta muy importante en la
administracin y la contabilidad financiera indispensable para la toma de decisiones y el
control de las operaciones.
Presupuestos por base cero, segn Crdenas y Npoles (2007:3) consiste en revaluar
cada uno de los programas y gastos, partiendo siempre a partir de cero, es decir, se
elabora como si fuera la primera operacin de la empresa, se evala, justifica el monto y
necesidad de cada rengln del mismo, se olvida del pasado para planear con plena
conciencia en el futuro.
Dentro de este presupuesto se elabora un paquete de decisin formado por estudios de
costo-beneficio, al cual se le asignan los recursos disponibles. Estos paquetes se
clasifican en orden de importancia y en forma descendente, para as tomar las decisiones
que permitan a la administracin jerarquizar las actividades y decidir su aprobacin, de
acuerdo con los recursos disponibles y con base en los diferentes niveles de actividad y
costo.
Este tipo no considera experiencias anteriores para planificar acontecimientos futuros, es
una metodologa de planeacin y de confeccin de los presupuestos que trata de
reevaluar cada ao todos los programas y los gastos de una entidad. Se emplea el
trmino de planificacin porque se fijan tanto los objetivos como las metas y se suman
decisiones relativas a las polticas bsicas de la organizacin; se analizan en detalle las
distintas actividades que generan ingresos y costos para que permitan la obtencin de los
resultados deseados.
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Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
Principales objetivos (Muiz 2009:51):
Eliminar actividades repetitivas e innecesarias
Priorizar tareas en funcin de su importancia
Evaluar otras tareas para aumentar la productividad y la rentabilidad de los
resultados
Romper con la rutina establecida y disear una nueva metodologa de confeccin
del presupuesto.
Las principales ventajas son (Muiz 2009:51):
No se basa en el nivel de gastos de aos anteriores, se empieza desde cero
siempre
Permite eliminar la costumbre de aumentar los importes de los presupuestos
presentados
Da a conocer la capacidad y creatividad de cada responsable porque debe ser
imaginario y novedoso. Establece para cada responsable una relacin entre
recursos, objetivos y resultados
Contabilidad de costos
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
3.2 Preparacin
La implantacin de un sistema de presupuesto constituye hoy en da una de las claves del
xito de una empresa desde su perspectiva financiera; si no se cuenta con un sistema de
presupuestos debidamente coordinado la administracin tendr slo una idea muy vaga
respecto a dnde se dirige la compaa. Un sistema presupuestal es un instrumento de
gestin para obtener el ms productivo uso de los recursos.
Los presupuestos ayudan a determinar cules son las reas fuertes y dbiles de la
compaa. El control presupuestal genera la coordinacin interna de esfuerzos por
planear y controlar las operaciones que constituyen la esencia de la planeacin de las
utilidades, y el sistema presupuestal provee un cuadro integral de las operaciones como
un todo. Al realizar comparaciones entre los resultados operativos reales con los
proyectados se pueden determinar los motivos por los cuales no se alcanzaron las metas
de utilidades deseadas.
Segn Ramrez(2005) el presupuesto maestro es un conjunto de presupuestos que
buscan, por un lado, la determinacin de la utilidad o prdida que se espera tener en el
futuro, y por el otro, formular estados financieros presupuestados que permitan al
administrador tomar decisiones sobre un periodo futuro en funcin de los planes
operativos para el siguiente ao (p. 267). Y se divide en dos secciones:
Presupuesto de
operacin
Presupuesto
financiero
Contabilidad de costos
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
Figura 1. Integracin del presupuesto
Lo anterior supone que los inventarios en proceso tienen cambios pocos significativos, de
no ser as se deberan de considerar dentro del anlisis, para determinar la produccin de
cada lnea. El responsable de su elaboracin es el departamento de produccin.
Contabilidad de costos
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
El responsable de elaborar este presupuesto es el departamento de compras, en conjunto
con el departamento de materias primas.
d. El presupuesto de mano de obra Se deriva del plan de produccin, se elabora
en funcin de las horas de mano de obra necesarias para realizar las
producciones y de acuerdo al tiempo de trabajo de cada empleado se establece la
cantidad de personal a requerir, aunque hay ocasiones que se necesita una
cantidad estndar de personal para operar para cada lnea que produce la
empresa, as como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se
puede detectar si se requiere ms recurso humano o si los actuales son
suficientes.
e. El presupuesto de gastos indirectos de fabricacin, Debe de elaborarse con la
participacin de todas las reas de produccin que efectan cualquier gasto
productivo indirecto, se utiliza la frmula siguiente:
f.
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Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
financieros en que se incurrir, as como el grado de liquidez y lo adecuado de la
estructura financiera de la entidad. (Paniagua 1997: 114)
El presupuesto maestro debe concluir con la elaboracin de los estados financieros
presupuestados, que son el resultado esperado para una empresa, as como cada una de
las reas de acuerdo con los objetivos que se fijaron para lograr la planeacin
establecida. Tambin pueden elaborarse estados financieros mensuales o trimestrales o
cuando la empresa lo juzgue conveniente.
El presupuesto financiero proviene de la informacin generada por el presupuesto de
operacin. Es necesario considerar que son tres grandes planes los que engloban un
modelo de planeacin: el plan de mercado, el requerimiento de insumos y el financiero.
Los dos primero constituyen la base para elaborar el presupuesto de operacin y, una vez
que este ha sido integrado, se utiliza como referencia para elaborar el presupuesto
financiero que junto con el operacin constituyen la herramienta por excelencia para
traducir, en trminos monetarios, el diseo de acciones que habrn de realizarse de
acuerdo con la ltima etapa del modelo de planeacin estratgica.
El presupuesto de ventas, el de costo de produccin y el de gastos de operacin
producen el estado de resultados proyectado; en sntesis, el presupuesto de operacin da
origen al estado de resultados presupuestado.
El presupuesto financiero, aunado a ciertos datos del estado de resultados, expresa el
estado de situacin financiera y el estado de flujo efectivo presupuestados.
El estado de resultados, el de situacin financiera y el de situacin financiera proyectada.
Con estos informes se concluye la elaboracin de un plan anual o plan maestro de una
empresa.
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Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
3.3 Etapas del presupuesto
La elaboracin principia con una planeacin para la generacin del presupuesto, es una
tarea ardua, ya que involucra a casi todas las reas de la organizacin, existen empresas
que contratan asesores externos para cumplir con todo el proceso de planeacin.
De acuerdo con Ramrez (2005:258), para la planeacin, los administradores deben
responder a una serie de interrogantes, entre las cuales destacan:
1. Existe realmente una ventaja diferencial que permita competir?
2. Se atiende adecuadamente un segmento determinado del mercado que permita
mantenerlo fiel?
3. Se cuenta con un plan para lograr un liderazgo en costos?
4. En qu segmento de mercado se est, y por qu en se y no en otro?
5. Los clientes van a ser fieles?
6. Qu puede pasar si se van con la competencia?
7. Cmo pueden los competidores actuar con los clientes?
8. Los proveedores ayudarn a que se de calidad?
9. Los recursos humanos son capaces?, entre muchas otras.
La tarea de elaborar el presupuesto es de todos, desde los obreros hasta la alta gerencia
por esa misma razn es necesario formular manuales especficos para las actividades
que debern desarrollarse, as como para cualquier otra labor administrativa.
En las empresas los presupuestos se elaboran en varias ocasiones antes de ser
aprobados, esto ocurre porque una vez que se realiza el estado de resultados
presupuestado, a la alta gerencia no le parece apropiado el mismo, entonces, se
empiezan a ajustar los presupuestos hasta llegar a un resultado que convenza a la alta
gerencia; recuerda que el propsito de los presupuestos es planear, dirigir y controlar,
siendo estos ltimos dos pasos, los ms importantes del proceso.
A continuacin se muestra un ejemplo de la elaboracin del presupuesto maestro:
La compaa Nuo S.A fabrica dos productos, Delta y sigma a fines del 2012 (su primer
ao de operaciones) desea elaborar el presupuesto maestro para 2013, en el cual se
trataran de plasmar las acciones necesarias para lograr el lugar que la direccin general
ha fijado. El estado de situacin financiara hasta el 31 de diciembre del 2012 se espera
que sea el siguiente.
Contabilidad de costos
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
$214,000
$800,000
300,000
400,000
700,000
$ 914,000
$1,526,000
$240,000
180,000
$420,000
CAPITAL CONTABLE
Capital aportado
Capital Ganado
Total capital contable
Pasivo ms capital contable
$900,000
206,000
$1,106,000
$1,526,000
Para elaborar cada tipo de producto, se requiere de la siguiente cantidad de materia prima
Requerimientos de los
productos
Materia prima A
Materia prima B
Mano de obra directa
Delta
2
1
4
Sigma
4
2
4
Unidad
Metro
Piezas
Horas
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Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
Los gastos indirectos de fabricacin se aplican can base en horas de mano de obra
directa. El costo de la mano de obra directa es de $ 50 la hora para el primer semestre y
$60 para el segundo.
Inventario inicial
Unidades
Materia
Materia prima A
Materia prima B
Delta
Sigma
4,000
2,500
200
400
Inventario final
deseado
Unidades
$
20
40
$
26
50
3,000
1,000
300
150
Delta
Sigma
Precio de venta
Primer
Segundo
semestre semestre
600
720
700
840
Ventas planeadas
Primer
Segundo
Semestre semestre
2,000
2,000
3,000
3,000
Los inventarios en proceso tienen poca importancia para la elaboracin del presupuesto.
Los gastos por intereses sern de $30,000. La valuacin del inventario se realiza a travs
de UEPS.
Los gastos indirectos de fabricacin que se han estimado para el 2013 son:
Sueldos
Comisiones
Publicidad
Accesorios
Depreciacin
Varios
$
$
$
$
$
$
150,000
60,000
300,000
60,000
50,000
30,000
Contabilidad de costos
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
Los gastos de administracin y venta para el 2013 se estiman en:
Depreciacin
Supervisin
Seguro
Mantenimiento
Accesorios
Energticos
$
$
$
$
$
$
100,000
700,000
400,000
116,000
60,000
200,000
ventas planeadas
Precio venta
ventas planeadas
$ 600 x
2000
= 1, 200,000
$ 720 x
2000
= 1,440,000
$ 700 x
3000
= 2, 100,000
$ 840 x
3000
= 2,520,000
Producto
Delta
Sigma
Total
Presupuesto de ventas
Primer
Segundo
Semestre
Semestre
1,200,000
1,440,000
2,100,000
2,520,000
3,300,000
3,960,000
Total
2,640,000
4,620,000
7,260,000
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Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
Presupuesto de produccin
Primer
semestre
Delta
Sigma
Ventas presupuestadas
2,000 3,000
Inventario final
300
150
necesidad de produccin
2,300 3,150
Inventario inicial
200
400
Produccin requerida
2,100 2,750
Segundo
semestre
Delta
Sigma
2,000
3,000
300
150
2,300
3,150
300
150
2,000
3,000
(2100x2)=4200
(2750x4)=11000
(2100x1)=2100
(2750x2)=5500
(200x2)=4000
(3000x4)=12000
(2000x1)=2000
(3000x2)=6000
Contabilidad de costos
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
Presupuesto de compra de materiales
Primer semestre
Segundo semestre
Materia
Materia
Materia
Materia
prima
prima
prima
prima
A
B
A
B
Req. Por la
produccin
Inv. final deseado
Nec. A comprar
Inv. Inicial
Total a comprar
Costo por unidad
Costo de compras
15,200
3,000
18,200
4,000
14,200
$20
$284,000
7,600
1,000
8,600
2,500
6,100
$40
$244,000
16,000
3,000
19,000
3,000
16,000
$26
$416,000
8,000
1,000
9,000
1,000
8,000
$50
$400,000 $1,344,000
8,400
$50
11,000
$50
8,000
$60
Total
Total
12,000
$60
$720,000 $2,170,000
Contabilidad de costos
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
Presupuestos de gastos de administracin y venta, es simplemente la suma de los
conceptos
Presupuesto de gastos de administracin y
ventas
Sueldos
150,000
Comisiones
60,000
Publicidad
300,000
Accesorios
60,000
Depreciacin
50,000
Varios
30,000
Total
650,000
Se procede a realizar presupuestos de inventarios finales, para lo que se determina el
costo unitario de cada producto terminado:
Presupuesto de inventario finales (Al final del ao 2013)
Valuacin de inventarios
Costo unitario
Concepto
Mediano
Grande
Materia prima A
52
104
Materia prima B
50
100
mano de obra
240
240
Gastos Ind de
fabricacin
160
160
Total
502
604
Valor del
Inventario
Costo
final
Unitario
Inventario
Materia prima A
3,000
26 78,000
Materia prima B
1,000
50 50,000
Delta
Sigma
300
150
502 150,600
604 90,600
Contabilidad de costos
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
Se contina con el presupuesto de costos de ventas, se toma del total del costo de
materia prima, requerida para cada uno de los semestres, los costos de mano de obra
para cada uno de los productos en el total de cada semestre
presupuesto de costo de ventas
Primer
Segundo
Semestre
semestre
Materia prima requerida
608,000
Mano de obra
970,000 1,200,000
Total
816,000 1,424,000
2,170,000
788,000
788,000
1,576,000
Costo de produccin
(+) Inv inicial de prod
terminados
2,366,000
2,804,000
5,170,000
Disponible
(-) Inv final de prod
terminados
Costo de venta
presupuestado
296,000
5,466,000
241,200
5,224,800
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Ejemplo del presupuesto financiero
Basado en la informacin de la compaa Nuo S.A. se terminara el estado de resultado
presupuestado y el balance general presupuestado:
1,385,200
30,000
9,242
39,242
1,345,958
275,000
68,750
utilidad neta
1,002,208
Contabilidad de costos
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
Campania Nuo S.A.
50,000
726,000
128,000
241,200
1,145,200
758,700
2,000,000
687,000
1,312,500
2,071,200
3,216,400
70,790
100,000
275,000
445,790
900,000
206,000
1,002,208
442,400
220,002
2,770,610
3,216,400
Contabilidad de costos
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
En las empresas los presupuestos se elaboran en varias ocasiones antes de ser
aprobados, esto ocurre porque una vez que se realiza el estado de resultados
presupuestado, a la alta gerencia no le parece apropiado el mismo, entonces, se
empiezan a ajustar los presupuestos hasta llegar a un resultado que convenza a los
directivos; recuerda que el propsito de los presupuestos es planear, dirigir y controlar,
siendo estos ltimos dos pasos, los ms importantes del proceso.
El presupuesto debe ser controlado por el comit de presupuestos que debe tener la
capacidad de localizar y resolver alguna situacin que pueda perjudicar la aplicacin del
mismo y evitar que a futuro genere mayores problemas en cuanto a la aplicacin de los
recursos.
Para ejecutar el control debe compararse los datos registrados en el presupuesto con los
que realmente fueron aplicados, en base a esto surgirn las variaciones que
posteriormente debern ser evaluadas para realizar ajustes y modificar lo que sea
necesario.
El uso de los presupuestos ayuda a administrar por objetivos, indicadores como el valor
econmico agregado, tasa de rendimiento sobre inversin, tasa de rendimiento sobre
capital, nivel de endeudamiento, determinada posicin de liquidez, modelo DuPont, por
mencionar algunos.
Hay indicadores que las empresas pueden presupuestar, su eleccin se basar en el
rumbo que la alta gerencia definir en su estrategia, dentro de los ms importantes estn:
los ingresos, la utilidad de operacin, los activos en operacin, el margen de ventas, la
rotacin de inventarios y cuentas por cobrar, la tasa de rendimiento sobre la inversin.
El presupuesto se puede modificar mientras no est autorizado, esto ocurre porque los
resultados estimados no son los esperados por la administracin y se requiere revisar el
mismo, por esa razn se modifica en varias ocasiones.
Contabilidad de costos
Unidad 3. Clasificacin, preparacin y etapas del presupuesto
Fuentes de consulta
Crdenas R. (2002) Presupuestos, Teora y prctica, Primera edicin, McGrawHill, Mxico D.F.
Ramrez D., (2005) Contabilidad administrativa, Mxico, sptima edicin, McGrawHill/ interamericana editores.
Bibliografa complementaria