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AGROBANCO
ELABORADO POR EL
COMIT ESPECIAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
OCTUBRE 2009
INDICE
Participo como invitado el Dr. Carlos Navarro Valdivia quin elabor el informe sobre el
SIC y Agrobanco presentado a la OCI en noviembre del ao 2007 y realiz
importantes precisiones en relacin al procedimiento que la Organizacin debera
adoptar para cumplir con la Resolucin de la CG. Dicho informe se adjunta al
presente diagnstico por considerarse que rene, hasta la fecha en que fue elaborado,
las disposiciones legales que conforman el marco jurdico de la actuacin del Banco,
as como las normas internas que en coherencia con dicho marco constituyen el
Sistema de Control Interno implantado en el Agrobanco.
Agrobanco se rige en su funcionamiento por disposiciones laborales del sector privado
y se encuentra supervisado por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS) y
que dependiendo del tipo de productos que ponga a disposicin del mercado, requiere
de la opinin favorable del Banco Central de Reserva del Per, la Comisin Nacional
de Valores y el Ministerio de Economa y Finanzas.
En las reuniones realizadas por el Comit Especial se trataron los avances en las
encuestas realizadas, considerando las caractersticas del Sistema de Control Interno
que el Banco Agropecuario tiene como entidad supervisada en sus instrumentos de
gestin (Plan Estratgico y Presupuesto) por la Junta de Accionistas designada por
FONAFE de acuerdo con su Ley de relanzamiento.
En tal sentido, luego de revisar el conjunto de normas y directivas que rigen la
actividad del Banco y seguir en lo pertinente para una entidad financiera la Gua
aprobada por la Contralora General (CG), el Comit considera a continuacin que el
diagnstico que se detalla refleja en mayor medida la situacin del control interno de
Agrobanco:
.
I. Ambiente de Control
1.- Se cuenta con un sistema de control interno reconocido por todo el personal
involucrado en el cumplimiento de la Visin y Misin del Banco.
2.- Se tiene clara conciencia respecto al manejo racional de los recursos de la
organizacin.
3.- La Alta Direccin apoya las actividades de control, las acciones de control
preventivo y las mejoras que permitan optimizar los procesos de control y permitan
atender con calidad a los clientes y cumplir con los Objetivos del Banco.
4.- Se cuenta con un completo soporte normativo referido a las actividades de control
preventivo, documentos que son de revisin obligatoria en cada una de las visitas de
supervisin que realiza la SBS a nuestra institucin y que no han merecido
observaciones en lo sustantivo respecto a los procedimientos y procesos de control
ah establecidos.
5.- Es oportuno que a partir de los pocos eventos ocurridos se difundan las
causas que los originaron y las medidas adoptadas para evitar su repeticin y
utilizarlos como casos para capacitar al personal, establecer polticas y mejorar
procesos y procedimientos que mitiguen los riesgos de repeticin.
II. Evaluacin de Riesgos
1.- Se cuenta con un sistema integral de riesgos alineado a la Metodologa
COSO y con las normas de la SBS respecto a los riesgos de crditos, de
mercado y operativo.
2.- La direccin de la Organizacin para el adecuado manejo de los riesgos
esta a cargo del Comit de Gestin Integral de Riesgos, siendo su presidente el
Gerente del rea de Riesgos con la participacin de las rea de Operaciones y
Sistemas, del rea de Desarrollo, del rea Comercial, del rea de Asesora
Jurdica y del rea de Administracin y Finanzas.
dinmica de los negocios en el marco del Plan Estratgico, sin descuidar los
controles necesarios y suficientes, que permitan brindar calidad de servicio a
los clientes sin incremento del riesgo aceptable.
2.- Se requiere la medicin peridica de la evaluacin del desempeo del
personal que considere indicadores adecuados a la Visin y Misin del Banco.
Para este ao esta programada una medicin.
3.- Se requiere instaurar la metodologa de costo beneficio a los sistemas de
control interno de manera de optimizar los controles y su grado de
automatizacin a efectos de no incurrir en costos superiores a los ahorros que
se lograrn con dichos controles.
IV. Informacin y Comunicacin.
1.- Los elementos de informacin y comunicacin se dan en la organizacin en
calidad y suficiencia.
2.- Se tienen los niveles de acceso claramente delimitados y a cada empleado
se le ha establecido un perfil para acceder a la informacin que le es pertinente
conocer para gestionar sus funciones de manera eficiente.
3.- Se cuenta con informacin de los manuales, directivas y dems documentos
normativos a disposicin de todo el personal.
4.- Igualmente se cuenta con informacin sobre los avances en el cumplimiento
del Plan Estratgico y Plan Operativo, as como de los avances y resultados de
mayor significacin en la Web del banco.
5.- Se informa sobre los reclamos de los clientes y sobre las consultas que
formulan a travs de los medios electrnicos que establece la SBS de igual
forma se informa trimestralmente a FONAFE sobre la ejecucin presupuestal y
del plan operativo.
6.- Se han emitido normas sobre el buen uso de los canales de comunicacin,
correo electrnico, memorandos, informes.
7.- Es necesario reforzar con capacitacin intensiva el manejo del sistema de
informacin con que se cuenta para incentivar su uso eficaz.
8.- Es necesario mejorar la comunicacin nter reas para lograr resultados
como equipo.
Ambiente de Control
A partir de la casustica de las incidencias y observaciones principales que han
ocurrido durante los 7 aos de operacin de Agrobanco, es necesario que se
realicen Talleres de difusin y se rescaten las mejoras a los controles que, de
ser necesaria, se propongan implantar.
Responsable OCI
Fecha: Enero 2010
Incorporar en el curso de induccin y reinduccin temas sobre buen
cumplimiento de normas en la que se incluyan los casos que han determinado
las principales observaciones.
Responsable Desarrollo Humano.
Fecha: Febrero 2010
Evaluacin de Riesgos
Evaluar la compra de un sistema que permita el seguimiento de los riesgos y
los planes de accin a implementarse para instaurar nuevos controles que
mitiguen la incidencia e impacto.
Responsable: rea de Riesgos y rea de Desarrollo.
Fecha: Diciembre 2009
Informacin y Comunicacin
Capacitacin intensa en el manejo del sistema de informacin con que se
cuenta para incentivar su uso eficaz.
Responsable: Desarrollo Humano
Desarrollo del alcance de la capacitacin por reas y metodologa: Marzo 2010
Implementacin: Abril 2010.
Definir polticas para mejorar la comunicacin nter reas y lograr resultados
como equipo.
Responsable: rea de Desarrollo
Fecha de emisin de directivas: febrero 2010
Implementacin. Marzo 2010
Segundo nivel
Un nivel de tipo operativo y funcional que controlara el Jefes de Servicio de: Riesgos Operativos-Silvia
cumplimiento en la ejecucin del programa de trabajo, que Caballero; Marketing-Julio Meza; Procesos-Csar
coordinara con los responsables de las actividades Chiappe; Desarrollo Humano-Manuel Ramos;
desarrolladas e informe al primer nivel para las Sistemas- Martn Adrianzen;OCI-Carlos Ramos,
modificaciones a que hubiere lugar.
Finanzas-ngel Chancahuaa
Tercer nivel
Pacheco;
Cuadro 1
Concordancia normativa del SCI
NORMAS INTERNAS
MOF, Reglamento de
Planeamiento Estrategico,
Manual de Crditos y Riesgo
Cdigo de tica
Reglamento de Planeamiento
Estrategico
MOF
Todo el documento
Captulo 4 Metodologa de la formulacin de la gestin
estratgica
Captulo IV Estructura organizacional del MOF
Competencia profesional
Asignacin de autoridad y
responsabilidad
En Proceso
Rgimen de Poderes, Manual
de Crditos y Riesgos,
Directivas de Crditos
MOF de OCI
Respuesta al riesgo
EVALUACION DE RIESGOS
Planeamiento de la administracin de
riesgos
Identificacin de los riesgos
ACTIVIDADES DE CONTROL
Procedimientos de autorizacin y
aprobacin
Segregacin de funciones
Verificaciones y conciliaciones
Evaluacin de desempeo
Rendicin de cuentas
Documentacin de procesos,
Revisin de procesos, actividades y
tareas
MOF
MOF
NORMAS INTERNAS
Funciones y caractersticas de la
informacin
Plan de seguridad de
informacin
Informacin y responsabilidad
Plan de seguridad de
informacin
Plan de seguridad de
informacin
Sistemas de informacin
Plan de seguridad de
Plan de seguridad (captulo 3 polticas, medidas y
informacin, Gua SIG de
normas de seguridad); Gua SIG de cartera
cartera
No hay norma escrita
En Proceso
Manual de trmite documentario Captulo 2 Normas y Polticas y Captulo 3
Procedimientos
Manual de trmite documentario Captulo 2 Normas y Polticas y Captulo 3
Procedimientos
No hay norma escrita
Flexibilidad al cambio
Archivo institucional
Comunicacin interna
Comunicacin externa
Canales de comunicacin
SUPERVISIN
Actividades de prevencin y monitoreo
Seguimiento de resultados
Compromisos de mejoramiento
Componentes
Ambiente de
Control
Cuadro 2
Formato de anlisis de componentes de Control Interno
Debilidades
Fortalezas
En los pocos eventos
Se cuenta con un sistema de control interno
ocurridos es necesario
reconocido por todo el personal involucrado en
documentar las medidas
el cumplimiento de la Visin y Misin del banco.
Se tiene clara conciencia respecto al manejo
adoptadas para evitar su
repeticin y utilizarlos como racional de los recursos de la organizacin. La
Alta Direccin apoya las actividades de control,
casos para capacitar al
personal, establecer polticas las acciones de control preventivo y las mejoras
que permitan optimizar los procesos de control
y mejorar procesos y
procedimientos que mitiguen y permitan atender con calidad a los clientes.
los riesgos de repeticin.
Evaluacin de
Riesgos
Se requiere establecer de
manera objetiva, con base a
estadisticas, la probabilidad
de ocurrencia de
determinados eventos. Se
requiere determinar el
impacto que ocasionara de
ocurrir los eventos de
riesgo.Se requiere establecer
con mediciones costobeneficio la conveniencia de
realizar mejoras en
determinados controles.Se
requiere establecer los limites
de aceptacin de riesgos de
diferentes categoras:
Creditos, mercado y
Operativos respecto a
prdidas patrimoniales para
definir los procesos de
gestin de negocios y de
control.
Actividades de
Control
Se requiere la medicin
periodica de la evaluacin del
desempeo que considere
indicadores adecuados a la
Visin y Misin del Banco.
Para este ao esta
programada una medicin.Se
requiere instaurar la
metodologa de costo
beneficio a los sistemas de
control interno de manera de
optimizar los controles y su
grado de automatizacin a
efectos de no incurrir en
costos superiores a los
ahorros que se lograrn con
dichos controles.
Causas
Componentes
Informacin y
Comunicacin
Debilidades
Es necesario reforzar con
capacitacin intensa el
manejo del sistema de
informacin con que se
cuenta para incentivar su uso
eficaz. Es necesario mejorar
la comunicacin interreas
para lograr resultados como
equipo. Es necesario
capacitar en las funciones
que les competen a cada
nuevo integrante invirtiendo el
nmero de horas necesarias
para lograr su insercin
efectiva .
Fortalezas
Los elementos de informacin y comunicacin
se dan en la organizacin en calidad y
suficiencia, se tienen los niveles de acceso
calramente delimitados y a cada empleado se
le ha establecido un perfil para acceder a la
informacin que le es pertinente conocer para
gestionar sus funciones de manera eficiente.Se
cuenta con informacin de los manuales,
directivas y dems documentos normativos a
disposicin de todo el personal. Igualmente se
cuenta con informacin sobre los avances en el
cumplimiento del Plan Estratgico y Plan
Operativo, as como de los avances y
resultados de mayor significacin en la web del
banco. Se informa sobre los reclamos de los
clientes y sobre las consultas que formulan a
travs de los medios electrnicos que establece
la SBS de igual forma se informa
trimestralmente a FONFE sobre la ejecuon
presupuestal y del plan operativo. Se emitido
normas sobre el buen uso de los canales de
comunicacin , correo electrnico,
memorandos, informes.
Supervisin
Causas
Grupo directivo, el cual en coordinacin con la mxima Comit de Gestin Integral de Riesgosautoridad de la entidad, establece directrices generales Cpitulo Sistema de control interno, con
orientadas a la implementacin del control interno.
participacin del Jefe de la OCI como
veedor. Se informa los avances a la
Gerencia General
Segundo nivel
Un nivel de tipo operativo y funcional que controlara el Jefes de Servicio de: Riesgos
cumplimiento en la ejecucin del programa de trabajo, que Operativos-Silvia Caballero; Marketingcoordinara con los responsables de las actividades Julio Meza; Procesos-Csar Chiappe;
desarrolladas e informe al primer nivel para las Desarrollo Humano-Manuel Ramos;
modificaciones a que hubiere lugar.
Sistemas- Martn Adrianzen;OCI-Carlos
Ramos
Grupo asignado a la tarea de evaluar, de forma Servicio de Planeamiento: Cecilia
independiente y objetiva, el desarrollo de las acciones Pacheco; Secretaria de Directorioejecutadas, validando la informacin y documentacin Patricia Vela
generada respecto a la implementacin del control interno.
Tercer nivel
AREA
RESPONSABLE
ENCARGADO
FECHA DE INICIO
FECHA DE FIN
AMBIENTE DE CONTROL
Documentar las incidencias y observaciones principales que han
ocurrido durante los 7 aos de operacin de AGROBANCO
OCI
30/01/2010
Desarrollo
Humano
28/02/2010
31/12/2009
30/06/2010
30/06/2010
30/11/2009
Desarrollo
Humano
30/12/2009
Desarrollo
Humano
ACTIVIDAD
Establecer y difundir la metodologa de costo-beneficio que
permita medir la conveniencia econmica de realizar mejoras
en determinados controles
INFORMACION Y COMUNICACIN
Capacitacin intensa en el manejo del sistema de informacin
con que se cuenta para incentivar su uso eficaz - Alcance de la
capacitacin por reas y metodologa
Definir polticas para mejorar la comunicacin nter reas y
lograr resultados como equipo - Emisin de directivas
Redefinicin del sistema de induccin y reinduccin para
capacitar en las funciones que le competen a cada nuevo
integrante y a aquellos con debilidades identificadas, invirtiendo
el nmero de horas necesarias para lograr su insercin efectiva Estructuracin del curso de induccin y reinduccin
SUPERVISION
Analizar las principales debilidades en controles, procesos y
procedimientos con una ptica de mejorar los mismos con
criterios de economicidad que la OCI ha detectado durante los 7
aos de operacin del Banco y proponer las mejoras en los
procesos sin que las propuestas sean vinculantes en su
aplicacin y posterior control.
AREA
RESPONSABLE
ENCARGADO
FECHA DE INICIO
FECHA DE FIN
Desarrollo /
Operaciones y
Sistemas
(Servicio de
procesos)
31/03/2010
Desarrollo
Humano /
Operaciones y
Sistemas
30/04/2010
Desarrollo
30/03/2010
Desarrollo
Humano
30/05/2010
OCI
30/03/2010
Anexo 4
Lista de Verificacin: Ambiente de control
Elementos
Filosofa de la Direccin
La Direccin muestra inters de apoyar al
establecimiento y mantenimiento del control interno
1
en la entidad a travs de polticas, documentos,
reuniones, charlas y otros medios
La Direccin reconoce y promueve los aportes del
2
personal que mejoran el desarrollo de las actividades
laborales
La Direccin incentiva el desarrollo transparente de
3
las actividades de la entidad
Se toman decisiones frente a desviaciones de
4
indicadores, variaciones frente a los resultados
contables, dejndose evidencia mediante actas
La Direccin proporciona el apoyo logstico y de
5
personal para un adecuado desarrollo de las labores
de control
La Direccin demuestra una actitud positiva para
6
implementar las recomendaciones del OCI
Integridad y valores ticos
La entidad cuenta con un cdigo de tica
7
debidamente aprobado, y difundido mediante talleres
o reuniones
La administracin ha difundido la "Ley del Cdigo de
8
tica de la Funcin Pblica"
Se comunican debidamente dentro de la entidad las
9
acciones disciplinarias que se toman sobre
violaciones ticas
La Direccin demuestra un comportamiento tico,
10
poniendo en prctica los lineamientos de conducta de
la entidad
Se sanciona a los responsables de actos ilegales de
11
acuerdo con las polticas definidas por la Direccin
Administracin Estratgica
La Direccin ha difundido y es de conocimiento
12
general la visin, misin, metas y objetivos
estratgicos de la entidad
La Direccin asegura que todas las reas,
Departamentos formulen, implementen y evalen
13
actividades concordantes con su plan operativo
institucional
Los planes estratgicos, operativo y de contingencia
14
se elaboran, conservan y actualizan segn
procedimiento documentado
Todas las unidades orgnicas evalan
peridicamente su plan operativo con el fin de
15
conocer los resultados alcanzados y detectar posibles
desvos
La entidad ha formulado el anlisis de la situacin con
participacin de todas las gerencias para definir su
16
direccionamiento y desarrollo de los servicios
Los resultados de las mediciones efectuadas a los
planes operativos en los ltimos dos semestres estn
dentro de los niveles esperados
Estructura organizacional
La estructura organizacional se ha desarrollado sobre
18
la base de la misin, objetivos y actividades de la
entidad y se ajusta a la realidad
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) refleja
19
todas las actividades que se realizan en la entidad y
estn debidamente delimitadas
Si
No
N/A
Documento de
Soporte/Comentarios
x
Memorandos de felicitacin
x
17
Elementos
La entidad cuenta con un Reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF) debidamente
actualizado
Todos las personas que laboran en la entidad ocupan
21
una plaza prevista en el PAP y un cargo incluido en el
de Asignacin de Personal (CAP)
La Direccin se asegura de que los trabajadores
conozcan los documentos normativos (MOF, ROF,
22
CAP y dems manuales) que regulan las actividades
de la entidad
Se han elaborado manuales de procesos con sus
23
respectivos flujos de informacin
Administracin de los Recursos Humanos
La entidad cuenta con mecanismos, polticas y
procedimientos adecuados para la seleccin,
24
induccin, formacin, capacitacin, compensacin,
bienestar social, y evaluacin de personal
20
25
26
27
Si
N/A
Documento de
Soporte/Comentarios
Se encuentra al alcance de todo
el personal
x
Se encuentra al alcance de todo
el personal
Se encuentra en carpetas
compartidas
El Servicio de Recursos
Humanos dependiente de la
Gerencia General se encarga de
esas funciones
28
30
No
x
x
Anexo 5
Lista de verificacin: Evaluacin de riesgos
Elementos
Planeamiento de la Administracin de Riesgos
Se ha desarrollado un Plan de actividades de identificacin,
anlisis o valoracin, manejo o respuesta y monitoreo y
1
documentacin de los riesgos
Si
No
N/A
Documento de
Soporte/Comentarios
El rea de Riesgos se encarga
de realizar perodicamente su
revisin
aprobacin de Manuales y
periodicamente se les informa
situacin y avances
Todas las reas
x
x
El Comit de Riesgos ha
realizado la revisin por cada
objetivo
A nivel cualitativo
x
A nivel cualitativo
x
x
Anexo 6
Lista de verificacin: Actividades de control
Elementos
Si
No N/A
Documento de
Soporte/Comentarios
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Elementos
Revisin de procesos, actividades y tareas*
Se revisan peridicamente con el fin de que se estn desarrollando de
21
acuerdo a lo establecido en la normativa vigente
Se implementan las mejoras propuestas y en caso de detectarse
22
deficiencias se efectan las correcciones necesarias
Controles para las tecnologas de Informacin y comunicaciones
Se cuenta con polticas y procedimientos escritos para la administracin
23
de los sistemas de informacin
24
Si
No N/A
Documento de
Soporte/Comentarios
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Manuales
Servicios tercerizadoscon
alto nivel de protocolos
de seguridad
Manuales
Manuales
Manuales
Anexo 7
Lista de verificacin: Informacin y comunicacin
Elementos
Funciones y caractersticas de la informacin
La informacin Gerencial es seleccionada, analizada, evaluada
1
y sintetizada para la toma de decisiones
Se han definido niveles para el acceso del personal al sistema
2
de informacin
Informacin y responsabilidad
Los titulares y funcionarios identifican las necesidades de
3 informacin de todos los procesos y han implementado los
controles necesarios en las reas respectivas
Se cuenta con polticas y procedimientos que garantizan el
4 adecuado suministro de informacin para el cumplimiento de
sus funciones y responsabilidades
Calidad y suficiencia de la informacin
La informacin interna y externa que maneja la entidad es til,
5
oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades
Se han diseado, evaluado e implementado mecanismos para
6
asegurar la calidad y suficiencia de la informacin
Sistemas de informacin
La entidad est integrada a un solo sistema de informacin y
7
se ajusta a las necesidades de sus actividades
Peridicamente se solicita a los usuarios opinin sobre el
8 sistema de informacin registrndose los reclamos e
inquietudes para priorizar las mejoras
Flexibilidad al cambio
Se revisan peridicamente los sistemas de informacin y de
9 ser necesario se redisean para asegurar su adecuado
funcionamiento
Archivo institucional
La entidad cuenta con una unidad orgnica que se encarga de
administrar la documentacin e informacin generada por la
entidad
La administracin de los documentos e informacin se realiza
de acuerdo con las polticas y procedimientos establecidos
11
para la preservacin y su conservacin (archivos electrnicos,
magnticos y fsicos)
Si
No N/A
x
x
x
x
x
Se cuenta con archivo
de incidencias y tareas
10
Documento de
Soporte/Comentarios
Cada rea es
responsable de
administrar y custodiar
su informacin
x
hay algunos problemas
en va de solucin
x
x
x
x
Comit de disciplina
presupuesto limitado
x
x
Se actualiza
trimestralmente
Paneles informativos,
normas de memos,
cartas,
Anexo 8
Lista de verificacin: Supervisin
Elementos
Actividades de prevencin y monitoreo
En el desarrollo de sus labores, se realizan acciones de supervisin
1 para conocer oportunamente si stas se efectan de acuerdo con
lo establecido, quedando evidencia de ello
Las unidades orgnicas realizan acciones para conocer
oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan
de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo)
Seguimiento de resultados
Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo se
3 registran y comunican con prontitud a los responsables con el fin de
que tomen las acciones necesarias para su correccin
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen
4
medidas para desarrollarlas
Se realiza el seguimiento a la implementacin de las mejoras
5
propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI
Compromiso de mejoramiento
2
Si
No
N/A
Documento de
Soporte/ Comentarios
x
x
x
x
x
x
Se registran en
planes de trabajo,
Plan Estratgico
Plan estratgico
ANEXO
8- INFORME SOBRE EL CONTROL INTERNO
AGROBANCO