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INFORME DE DIAGNSTICO

LISTA DE CHEQUEO
MACROPROCESO:
PERSONAL DE LA SE ENTREVISTADO (Nombre y Cargo):
FUNCIONARIO MEN QUE REALIZA EL DIAGNSTICO: Ismael Correa Gomez
REQUISITOS MODELO(S) REFERENCIAL(ES): Reglamento Tcnico de los macroprocesos a evaluar.
ALCANCE: Evaluacin del cumplimiento de los requisitos de Especificacin Tcnica Gestin del Talento HumanoM-DS-EB-AP-00-05
DOCUMENTACIN CONSULTADA: Registros de cumplimiento, procedimientos internos, documentacin interna y externa.
HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
Requisitos de Gestin
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Establecer e implementar un procedimiento documentado que defina los


controles necesarios para:
a. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin;
b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente;
c. Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisin actual
de los documentos;
d. Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables
se encuentran disponibles en los puntos de uso;
e. Asegurarse que los documentos permanecen legibles y fcilmente
identificables;
f. Asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se
controla su distribucin, y
g. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles
una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier
razn.

a. Establecer e implementar un procedimiento documentado para definir los


controles necesarios para la recibo, organizacin, la identificacin, el
almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y
disposicin de los registros, acorde con las disposiciones legales vigentes
sobre la materia.
b. Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar
evidencia de la conformidad con los requisitos, as como la operacin eficaz
de los requisitos de gestin de la calidad. Los registros deben permanecer
legibles, fcilmente identificables y recuperables.
c. La entidad debe establecer y conservar registros que suministren
evidencia que el servicio ha sido controlado de acuerdo con los
procedimientos documentados aplicables. Estos registros deben mostrar
claramente si el producto ha sido conforme

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

Secretara de Educacin__________
Fecha:

NC

Se evidencia el manual de procesos y procedimientos


actualizado?

Se evidencia que las versiones pertinentes de los


documentos aplicables se encuentran disponibles en
los puntos de uso de acuerdo al procedimiento de
control de documentos?

Se evidencia la implementacin del procedimiento


Control de Registros?

Se evidencia que la documentacin de la SE se


identifica y controla de acuerdo las disposiciones
legales que les sean aplicables sobre el control de los
documentos (por ejemplo la Ley 594 de 2000)?

Se evidencia la implementacin de las tablas de


retencin documental aprobadas por la SE, en los
documentos de los procesos a Certificar o ya
Certificados?
Se observa que los registros que proporcionan
evidencia de la conformidad con los requisitos se
identifican, encuentran legibles y se pueden recuperar
en caso de requerirlo?

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Requisitos de Gestin

HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

NC

La direccin de la entidad debe proporcionar evidencia de su compromiso


con el desarrollo e implementacin de los requisitos de gestin de la
calidad, mediante:
a. La comunicacin a los servidores pblicos y/o particulares que ejerzan
funciones pblica de la entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto
los requisitos del cliente como los legales
b. La determinacin de la poltica de la calidad
c. La seguridad que se establecen los objetivos de la calidad
d. La realizacin de las revisiones por la direccin
e. El aseguramiento de la disponibilidad de recursos
f. Aumentar la satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus
requisitos
La alta direccin de la entidad debe asegurar que las responsabilidades y
autoridades del personal que dirige, ejecuta y verifica las actividades que
afectan la calidad del proceso, estn definidas y son comunicadas dentro de
la entidad correspondiente.
Se debe designar un miembro de la direccin, quien con independencia de
otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad para
asegurarse que se establecen, implementan y mantienen los procesos
necesarios para el cumplimiento de los requisitos tcnicos y los de gestin
de la calidad de la presente Especificacin Tcnica

Se evidencia conocimiento y apropiacin de la politica


y objetivos de calidad?

La entidad debe asegurarse que el producto y/o servicio adquirido para la


realizacin del proceso cumple los requisitos especificados en los pliegos de
condiciones, trminos de referencia o en las disposiciones aplicables y debe
establecer e implementar la inspeccin u otras actividades necesarias para
lograr esto.
La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en una
seleccin objetiva y en funcin de su capacidad para suministrar productos
y/o servicios de acuerdo con los requisitos definidos previamente por la
entidad. Deben establecerse los criterios para la seleccin, la evaluacin y
la re-evaluacin de los proveedores. Deben mantenerse los registros de los
resultados de las evaluaciones y de cualquier accin necesaria derivada de
estas.

Se evidencia el seguimiento y/o verificacin que


realiza el proceso a las contrataciones que lo afectan
directa o indirectamemente?

Se evidencia que existe una correcta seleccin y


evaluacin de los proveedores para la satisfaccin de
los requisitos del proceso?

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La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en una


seleccin objetiva y en funcin de su capacidad para suministrar productos
y/o servicios de acuerdo con los requisitos definidos previamente por la
entidad. Deben establecerse los criterios para la seleccin, la evaluacin y
la re-evaluacin de los proveedores. Deben mantenerse los registros de los
resultados de las evaluaciones y de cualquier accin necesaria derivada de
estas.

Se evidencia la definicin de criterios para la


seleccin, evaluacin y la re-evaluacin de los
NOTA: Seleccin objetiva se refiere a aquella seleccin en la cual la proveedores de bienes y servicios que afectan
escogencia se hace al ofrecimiento ms favorable a la entidad y a los fines
directamente los requisitos del proceso?
que ella busca, sin tener en consideracin factores de afecto o de inters y,
en general, cualquier clase de motivacin subjetiva.

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

Nota: Terminos de referencia

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Requisitos de Gestin

HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Se evidencia la periodicidad en la medicin de los


indicadores?

NC
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Se evidencia la presentacin del informe al comit


Directivo o Secretario de Educacin?

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Se evidencian las acciones derivadas producto de los


informes presentados Comit Directivo o Secretario de
Educacin?

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La entidad debe asegurar que el producto que no sea conforme con los
requisitos, se identifica. Los controles, las responsabilidades y autoridades
relacionadas con el tratamiento del producto no conforme deben estar
definidos en un procedimiento documentado. Cuando se detecta un
producto no conforme despus de la entrega, la entidad debe tomar las
acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales, de la no
conformidad

Se evidencia implementacin del procedimiento de


producto no conforme?

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La entidad debe determinar acciones para eliminar las causas de no


conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones
preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas
potenciales. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina
los requisitos para:
a. determinar las no conformidades potenciales y sus causas,
b. evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no
conformidades,
c. determinar e implementar las acciones necesarias,
d. registrar los resultados de las acciones tomadas , y
e. revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas

Se evidencia la implementacin del procedimiento de


acciones preventivas?

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La entidad debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades


con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas
deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los
requisitos para:
a. Revisar las no conformidades
b. Determinar las causas de las no conformidades
c. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no
conformidades no vuelvan a ocurrir,
d. Determinar e implementar las acciones necesarias,
e. Registrar los resultados de las acciones tomadas, y
f. Revisar las acciones correctivas tomadas.

Se evidencia la implementacin del procedimiento de


acciones correctivas?

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La entidad debe medir y hacer un seguimiento de las caractersticas del


proceso para verificar que se cumplen los requisitos del presente
Documento de Especificaciones Tcnicas y debe demostrar su
cumplimiento, para tal fin, la entidad debe aplicar procedimientos
documentados.
La entidad debe mantener evidencia de la conformidad con los criterios de
aceptacin. Los registros deben indicar la(s) persona(s) que autoriza(n) la
realizacin del proceso.

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

Se realiza informe de anlisis de los indicadores?

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Requisitos de Gestin

La entidad debe aplicar y mantener actualizados procedimientos


documentados para la recepcin y tratamiento de las quejas de los clientes
sobre el proceso. Debe existir evidencia con relacin al tratamiento dado a
la queja. Se debe mantener un registro numerado consecutivamente de las
quejas de sus clientes, as como del tratamiento dado a las mismas.

La entidad debe llevar a cabo, a intervalos planificados, auditoras internas


para determinar si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz,
eficiente y efectiva las presentes especificaciones tcnicas.
Se debe establecer un procedimiento documentado para definir las
responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditoras,
establecer los registros e informar de los resultados.
Deben mantenerse registros de las auditoras y sus resultados
Se debe planificar un programa de auditoras internas tomando en
consideracin el estado y la importancia de los procesos por auditar, as
como los resultados de auditoras previas. Se deben definir los criterios de
la auditora interna, su alcance, su frecuencia y metodologa. La seleccin
de los auditores y la realizacin de las auditoras internas deben asegurar la
objetividad e imparcialidad del proceso de auditora. Los auditores no deben
auditar su propio trabajo.
El responsable del proceso que est siendo auditado debe asegurarse de
que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas
necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades
detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la
verificacin de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la
verificacin

Requisitos del Proceso de Gestin de Talento Humano

HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

c. Elaborar el estudio financiero de proyeccin de planta de


personal identificando la viabilidad econmica de la misma
d.Verificar en Comit Directivo que el los estudios tcnico y
financiero de proyeccin de planta de personal de la SE , estn

NC

Se evidencia tratamiento adecuado a las quejas?

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Se evidencia la elaboracin de los planes de accin


resultado de los hallazgos encontrados en las
Auditoras Internas del SGC de la SE?

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Hallazgos

1. Definir o modificar la planta de personal de personal docente Se evidencia la incorporacin en el sistema Humano,
para los EE oficiales y el personal administrativo de la SE, de la planta de personal definiendo los niveles de
tomando en cuenta :
municipio y la homologacin de la informacn con el
DUE?
a.Incorporar en el sistema de recursos humanos la planta,
definiendo como mnimo los niveles de: municipio, institucin
educativa y sede, homologando la informacin del sistema con
Se evidencia la realizacin de las proyecciones y
la informacin del Directorio nico de Establecimientos - DUE
estudios tendientes a modificar la composicin de la
planta y su distribucin, de conformidad con las
b.A partir de los parmetros tcnicos de distribucin de planta
variables de poblacin atendida, matrcula y
de personal establecidos por el MEN, realizar las proyecciones
dispersin, utilizando el sistema de informacin de
y estudios tendientes a modificar la composicin de la planta y
gestin
recursos
humanos
para
realizar
los
su distribucin, de conformidad con las variables de poblacin
comparativos entre versiones de planta a nivel de
atendida, matrcula y dispersin, utilizando el sistema de
municipios, instituciones y sedes?
informacin de gestin recursos humanos para realizar los
comparativos entre versiones de planta a nivel de municipios,
instituciones y sedes.
C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

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b.A partir de los parmetros tcnicos de distribucin de planta


de personal establecidos por el MEN, realizar las proyecciones
y estudios tendientes a modificar la composicin de la planta y
HALLAZGOS
su distribucin, de conformidad con las variables de poblacin
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
atendida, matrcula Requisitos
y dispersin,
utilizando el sistema de
de Gestin
GESTIN DEL TALENTO HUMANO
C
informacin de gestin recursos humanos para realizar los
comparativos entre versiones de planta a nivel de municipios,
Se evidencia la elaboracin del estudio financiero de
instituciones y sedes.
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proyeccin de planta de personal identificando la
c. Elaborar el estudio financiero de proyeccin de planta de viabilidad econmica de la misma?
personal identificando la viabilidad econmica de la misma
d.Verificar en Comit Directivo que el los estudios tcnico y
financiero de proyeccin de planta de personal de la SE , estn
alineados con los criterios tcnicos definidos por el MEN y con Se evidencia la aprobacin en Comit Directivo de los
estudios tcnico y financiero de proyeccin de planta
los lineamientos establecidos por la Entidad Territorial
de personal de la SE ?
e.Envar la proyeccin de planta al MEN, debidamente
soportada por los estudios tcnico y financiero para que sea
viabilizada la definicin o modificacin de dicha proyeccin.
Se evidencia el envo al MEN de la proyeccin de
f. Adoptar mediante acto administrativo la planta de personal planta con los estudios tcnico y Financiero para que
administrativo, docente y directivo-docente distribuyendo los sea viabilizada?
evidencia
la
adopcin
mediante
acto
cargos requeridos en los establecimientos educativos oficiales Se
de educacin preescolar, bsica y media, segn con la administrativo de la planta de personal administrativo,
normatividad vigente y la viabilizacin de planta otorgada por docente y directivo-docente distribuyendo los cargos
en los establecimientos educativos
el Ministerio de Educacin Nacional y de acuerdo con el estudio requeridos
oficiales de educacin preescolar, bsica y media,
presentado
segn con la normatividad vigente y la viabilizacin de
planta otorgada por el Ministerio de Educacin
Nacional y de acuerdo con el estudio presentado?
2. Controlar y hacer seguimiento a la planta de personal
docente y administrativo de los EE de la SE, manteniendo
actualizada la informacin teniendo en cuenta los cambios de
la matricula y las novedades administrativas que afectan dicha Se evidencia la definicin de las fechas en las cuales
se realizarn los retiros masivos por cumplimiento de
planta, teniendo en cuenta
edad de retiro forzoso, jubilacin y traslados masivos
a. Definir las actividades y fechas en las cuales se realizarn por necesidades del servicio?

NC

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los retiros masivos por cumplimiento de edad de retiro forzoso,


jubilacin y traslados masivos o por necesidades del servicio
b. Realizar de manera trimestral las validaciones de planta
c. Generar el reporte de balance de planta de cargos de
personal docente, directivo docente y administrativo de la SE Se evidencia las validaciones de planta de manera
identificando las necesidades de docentes por especialidad, trimestral o semestralmente?
directivos docentes o administrativos, generando una
Nota: Cuantos son y donde estan
proyeccin por cada EE

C: CUMPLE. NC: NO

d.Mantener actualizada la informacin de la planta en cada uno


de sus niveles, de las instituciones educativas y sedes
conforme el Directorio nico de Establecimientos - DUE y la
distribucin de los cargos por establecimiento de acuerdo a los
parmetros establecidos para la planta de la Secretara de
CUMPLE
Educacin en el sistema de informacin de Gestin de
Recursos Humanos.
e.Calcular el personal deficitario o excedente por cada
institucin
educativa
segn
su planta asignada de

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b. Realizar de manera trimestral las validaciones de planta


c. Generar el reporte de balance de planta de cargos de
personal docente, directivo docente y administrativo de la SE
identificando las necesidades de docentes por especialidad,
directivos docentes o administrativos, generando una
Requisitos de Gestin
proyeccin por cada EE

HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Se evidencia la generacin del reporte de balance de


planta de cargos de personal docente, directivo
docente y administrativo de la SE identificando las
necesidades de docentes por especialidad, directivos
docentes o administrativos, generando una proyeccin
por cada EE?

d.Mantener actualizada la informacin de la planta en cada uno


de sus niveles, de las instituciones educativas y sedes
conforme el Directorio nico de Establecimientos - DUE y la
distribucin de los cargos por establecimiento de acuerdo a los
parmetros establecidos para la planta de la Secretara de
Educacin en el sistema de informacin de Gestin de
Se evidencia que se mantiene
actualizada la
Recursos Humanos.
informacin de la planta en cada uno de sus niveles,
de las instituciones educativas y sedes conforme el
e.Calcular el personal deficitario o excedente por cada
Directorio nico de Establecimientos
- DUE y la
institucin
educativa
segn
su planta asignada de
distribucin de los cargos por establecimiento de
conformidad con la distribucin de cargos que realiza cada
acuerdo a los parmetros establecidos para la planta
entidad territorial. Determinar las vacantes por Institucin
de la Secretara de Educacin en el sistema de
Educativa y sede a la Comisin Nacional del Servicio Civil
informacin de Gestin de Recursos Humanos?
extrayendo la informacin del sistema de recursos humanos
Se evidencia el envo a la Comisin Nacional del
conforme a la dinmica de la planta.
Servicio de la informacin de
las vacantes por
Institucin Educativa y sede extrayendo la informacin
del sistema de recursos humanos?

Se evidencia que las novedades de planta son


gestionadas en el sistema de informacin y archivadas
en la historia laboral de cada funcionario?

NC

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3. Analizar y gestionar las novedades de la planta de personal


utilizando el Sistema de Informacin de Gestin de Recursos
Humanos incluyendo:
a. Traslados, permutas, reubicaciones, licencias, permisos,
encargos, cubrimiento de vacantes, requerimientos de
personal, comisiones, ausencias, abandono del cargo,
renuncias, insubsistencias, retiro del servicio, vacaciones,
Se evidencia que se genera el acto administrativo de
reintegros de personal, entre otras
novedad en el Sistema de Informacin de Gestin de
b. Deben ser radicadas y gestionadas en el sistema de Recursos Humanos?
informacin y archivadas en la historia laboral de cada
funcionario.
c. Generar el acto administrativo de novedad en el Sistema de
Informacin de Gestin de Recursos Humanos Humano Web
d. Notificarse personalmente o por edicto, a travs de los
de comunicacin disponibles

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE


medios

e. Generar reporte mensual de las novedades tramitadas en el


sistema de gestin de Recursos Humanos Humano web y
reportar las novedades en lnea causadas en el mes al Fondo

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encargos, cubrimiento de vacantes, requerimientos de


personal, comisiones, ausencias, abandono del cargo,
renuncias, insubsistencias, retiro del servicio, vacaciones,
reintegros de personal, entre otras

HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

b. Deben ser radicadas


y gestionadas
en el sistema de
Requisitos
de Gestin
informacin y archivadas en la historia laboral de cada
funcionario.

c. Generar el acto administrativo de novedad en el Sistema de


Se
evidencia
la
notificacin
de
Informacin de Gestin de Recursos Humanos Humano Web
administrativos de novedades de planta ?
d. Notificarse personalmente o por edicto, a travs de los
medios de comunicacin disponibles

los

actos

e. Generar reporte mensual de las novedades tramitadas en el


sistema de gestin de Recursos Humanos Humano web y
Se evidencia los reportes
mensuales de las
reportar las novedades en lnea causadas en el mes al Fondo
novedades tramitadas en el sistema de gestin de
Prestacional del Magisterio mediante el Sistema de Recursos
Recursos Humanos Humano web?
Humanos y en general el procedimiento establecido por el
Fondo para tal finalidad.
f. Realizar la revisin y seguimiento de los ausentismos Se evidencia las novedades en lnea causadas en el
reportados por los directivos docentes del personal docente de mes al Fondo Prestacional del Magisterio mediante el
los Establecimientos Educativos, registrando la informacin en Sistema de Recursos Humanos?
el sistema de recursos humanos para que el Ministerio de
Educacin pueda realizar los anlisis respectivos y genera las
estadsticas de niveles de ausentismo.
Se evidencia la revisin y seguimiento de los
g. Reportar los anexos de planta de personal requeridos por ausentismos reportados por los directivos docentes del
la resolucin 166, conforme a los formatos y validaciones personal docente de los Establecimientos Educativos,
establecidas
por el Sistema de Informacin Nacional de registrando la informacin en el sistema de recursos
Educacin Bsica y Media SINEB dentro de los plazos humanos?
establecidos para dicho reporte.
La informacin debe
generarse desde el Sistema de gestin de recursos humanos y
Se evidencia el reporte desde el Sistema de gestin
cargarse al SINEB.
de recursos humanos de los anexos de planta de
personal requeridos por la resolucin 166, y el
cargue en el SINEB dentro de los plazos establecidos
para dicho reporte?

NC

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Nota: 3A

Se evidencia la generacin oprtuna de los actos


adminstrativos de novedades de planta?

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

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Requisitos de Gestin

HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

4. Gestionar los concursos para proveer los cargos


las vacantes
administrativos y docentes de los EE de la SE teniendo en Se evidencia la determinacin de
definitivas en cargos docentes y directivos docentes
cuenta:
por niveles, ciclos y reas existentes y los cargos
a.
Determinar
las
vacantes
definitivas
en
cargos administrativos por funciones, requisitos y perfil de
administrativos y docentes, determinar los cargos de docentes competencias?
y directivos docentes por niveles, ciclos y reas existentes y
los cargos administrativos por funciones, requisitos y perfil de Se evidencia el envo al MEN y a la Comisin Nacional
competencias
del Servicio Civil (CNSC) la informacin de las vacantes
definitivas?
b.Envar al Ministerio de Educacin Nacional y Comisin
Nacional del Servicio Civil (CNSC) la informacin de las
Se evidencia la publicacin de la convocatoria a los
vacantes definitivas
concursos de seleccin de docentes y directivos
c.Publicar la convocatoria a los concursos de seleccin de docentes o administrativos?

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docentes y directivos docentes o administrativos

Se evidencia la divulgacin de la Lista de Elegibles a


de la Secretaria de
d.Divulgar la Lista de Elegibles a travs de la pgina de la de travs de la pgina de la
la Secretaria de Educacin, y en sitios pblicos de acceso a Educacin, y en sitios pblicos de acceso a esta?
esta.
Se evidencia la citacin para la audiencia pblica
e.Realizar la citacin para la audiencia pblica especificando la especificando
la lista de elegibles y la lista de
lista de elegibles y la lista de vacantes de EE.
vacantes de EE?
Se evidencian las actas de la audiencia publica para
seleccin de EE teniendo en cuenta la la Resolucin
0155 de 30 de abril de 2008 y el Protocolo para la
Realizacin de Audiencias pblicas expedido por la
con la normatividad vigente aplicable, tanto para tanto para los CNSC?
provisionales en vacancia definitiva como para los
provisionales en vacancia temporal, teniendo en cuenta:
Se evidencia los nombramientos en periodo de
a. Establecer la necesidad de cubrimiento de vacantes prueba utilizando la lista de elegibles vigente para el
apoyndose en los informes obtenidos del Sistema de cargo, cuando se identifica una necesidad de
Informacin de Gestin de Recursos Humanos Humano web o cubrimiento de vacantes con los informes obtenidos
del Sistema de Informacin de Gestin de Recursos
del sistema de informaccin que posea la Secretara,
Humanos?
b. Realizar nombramiento en periodo de prueba si existe lista
de elegibles vigente para el cargo
f.Realizar la audiencia publica para seleccin de EE teniendo en
cuenta la la Resolucin 0155 de 30 de abril de 2008 y el
Protocolo para la Realizacin de Audiencias pblicas expedido
por la CNSC

Se evidencia la generacin del listado de personal


c. Sino existe lista de legibles vigente, generar el listado de
para encargo del sistema de informacin de gestion
personal para encargo del sistema Humano Web o del del
de recursos humanos cuando no existe lista de
sistema de informaccin que posea la Secretara y elaborar
elegibles?
acto administrativo por el cual se encarga al funcionario que
cumpla con el perfil requerido para desempear el cargo

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

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Requisitos de Gestin

cumpla con el perfil requerido para desempear el cargo


para nombramientos en provisionalidad

HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Se evidencia el acto administrativo por el cual se


encarga al funcionario que cumpla con el perfil
requerido para desempear el cargo?

a.Definir los requisitos que debe cumplir el aspirante


incluyendo como mnimo la
valoracin de antecedentes
disciplinarios y cumplimiento del perfil segn la vacante a Se evidencia la definicin de los requisitos que debe
proveer.
cumplir el aspirante para nombramientos en
provisionalidad incluyendo como mnimo la valoracin
b.Realizar el registro y mantener actualizado en el sistema de de antecedentes disciplinarios y cumplimiento del
recursos humanos los perfiles por cargo de acuerdo al manual perfil segn la vacante a proveer?
de funciones para personal administrativo y las competencias
funcionales y comportamentales para el personal docente
c. Realizar el registro de inscripciones de aspirantes al
proceso de seleccin registrando los datos bsicos de
informacin
personal, contacto, formacin
acadmica y
experiencia laboral. Esta actividad conformar el banco de
hojas de vida que se constituye como primer insumo para
procesos de seleccin de provisionales en vacancia temporal.

Se evidencia en el sistema de recursos humanos los


perfiles por cargo de acuerdo al manual de funciones
para personal administrativo y las competencias
funcionales y comportamentales para el personal
docente?

Se evidencia el listado de aspirantes inscritos al


concurso de docentes y/o administrativos desde
el listado de aspirantes inscritos al concurso de
el sistema de recursos humanos?
y/o administrativos con los datos registrados en
de acuerdo con la necesidad del usuario desde el
recursos humanos.
Se evidencia la conformacin de la lista de elegibles
de acuerdo al cumplimiento de los requisitos mnimos
e.Realizar anlisis de perfiles de los aspirantes y contrastar con establecidos?
los perfiles requeridos por el cargo para la seleccin del
personal idneo segn lo requerido por la vacante, en el
Se evidencia la actualizacin en lnea de la planta con
sistema de recursos humanos.
Calificar conforme el
el personal elegido desde el proceso de seleccin de
cumplimiento con los requisitos mnimos establecidos y
personal?
conformar lista de elegibles.
d. Generar
docentes
el sistema
sistema de

Se evidencia la generacin del acto administrativo de


nombramiento de personal desde el sistema de
6. Generar el acto administrativo de nombramiento de personal informacin de gestin de recursos humanos?
desde el sistema de informacin de gestin de recursos
humanos o del sistema que posea la Secretara y surtir el
proceso ejecutorio del acto administrativo, realizar el trmite Se evidencia el trmite correspondiente con las EPS,
correspondiente con las EPS, fondo de Pensines, Fondo fondo de Pensines, Fondo Prestacional del Magisterio,
Prestacional del Magisterio, cesantas, caja de compensacin, cesantas, caja de compensacin, ARP a la que debe
ARP a la que debe ser afiliado el funcionario y adoptar el ser afiliado el funcionario y el reporte en lnea
procedimiento establecido de reporte en lnea mediante mediante archivo plano del personal docente y
archivo plano del personal docente y directivo docente con el directivo docente con el Fondo Prestacional del
Fondo Prestacional del Magisterio mediante el Sistema de Magisterio mediante el Sistema de informacion de
informacion de gestin de Recursos Humanos.
gestin de Recursos Humanos?

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

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Requisitos de Gestin

7. Planear y desarrollar programas de induccin y reinduccin


peridica al personal nombrado, elaborando el cronograma de
induccin, donde se definen fechas y tiempos requeridos,
dando a conocer a los docentes y directivos docentes la
poltica educativa, informacin corporativa, el plan estratgico
de la SE, el rol que cumple el Directivo Docente, a los
funcionarios administrativos adems de la informacin
corporativa, se les informa sobre los procesos, procedimientos,
funciones y responsabilidades que va a desarrollar, elaborar y
entregar certificado a historias laborales y al interesado, y
registrar los resultados en el Sistema de Informacin de
Gestin de Recursos Humanos

HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Se evidencia el cronograma de induccin, donde se


definen fechas y tiempos requeridos ?

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Se evidencia dentro de la agenda o dentro de los


temas tratados que se di a conocer a los docentes y
directivos docentes la poltica educativa, informacin
corporativa, el plan estratgico de la SE, y el rol que
cumple el Directivo Docente?

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Se evidencia dentro de las historias laborales los


certificado de induccin?

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Se evidencia que se registran en el Sistema de


Informacin de Gestin de Recursos Humanos la
induccin y los asistentes?

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Se evidencia la capacitacin
desempeo de administrativos?

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en

evaluacin

de

8. Planear, coordinar e implementar la evaluacin de periodo


de prueba de los docentes y directivos docentes nombrados Se evidencia capacitacin en evaluacin de periodo
bajo el decreto 1278 de 2002, y la evaluacin de desempeo de prueba?
de los
servidores pblicos administrativos adscritos a la
Secretara de Educacin de acuerdo con las disposiciones
normativas vigentes, desarrollando las siguientes actividades:
a. Realizar capacitacin en la que conceptualiza a los
evaluadores en la utilizacin de cada formulario para personal
Administrativo y para personal docente y directivo docente en
periodo de prueba:

NC

Se evidencia la entrega a los directivos docentes del


material para evaluacin y cronograma de actividades,
remitiendo los formularios y los instructivos de
diligenciamiento, y la informacin de las fechas de
entrega de los resultados?

b. Distribuir material para evaluacin y cronograma de


actividades , remitiendo los formularios y los instructivos de
diligenciamiento, y la informacin de las fechas de entrega de
los resultados
c. Verificar
C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

formularios en caso de faltar informacin o


presentar inconsistencias en
los formularios solicitar
informacin al funcionario designado, rector o director con
personal a cargo para que complete la informacin pertinente a
la mayor brevedad

Pgina 10 de 52

a. Realizar capacitacin en la que conceptualiza a los


evaluadores en la utilizacin de cada formulario para personal
Administrativo y para personal docente y directivo docente en
periodo de prueba:
Requisitos de Gestin

b. Distribuir material para evaluacin y cronograma de


actividades , remitiendo los formularios y los instructivos de
diligenciamiento, y la informacin de las fechas de entrega de
los resultados

HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Se evidencia el completo diligenciamiento de los


formularios de evaluaciones de desempeo?

NC

62

63

64

g. Registrar en el sistema de informacin de gestin de Se evidencia


AA para declarar insubsistente el
recursos humanos, la calificacin y generar informes de nombramiento, en los casos en que calificacin
resultados
definitiva del servicio es insatisfactoria?

65

h. generar la novedad correspondiente segn la puntuacin


Se evidencia la consolidacin de
debilidades y
obtenida e inscribiendo en el escalafn docente cuando ha sido
fortalezas enmarcadas en el anlisis de los factores de
aprobada la evaluacin.
desempeo evaluados?

66

Se evidencia el registro en el sistema de informacin


de gestin de recursos humanos de las calificacines y
los informes de resultados?

67

Se evidencia la inscripcin en el escalafn docente


cuando ha sido aprobada la evaluacin?

68

c. Verificar formularios en caso de faltar informacin o


presentar inconsistencias en
los formularios solicitar
informacin al funcionario designado, rector o director con
personal a cargo para que complete la informacin pertinente a
la mayor brevedad

Se evidencia la
d. Verificar los funcionarios a los que se les debe realizar la administrativos?
evaluacin de desempeo identificando los que no realizaron
la evaluacin y enviar comunicaciones a evaluador y evaluados
solicitando las evaluaciones pendientes.

evaluacin

de

desempeo

de

e.Si la calificacin definitiva del servicio es insatisfactoria, Se evidencia la evalucin de periodo de prueba de
proyectar AA para declarar insubsistente el nombramiento,
docentes nombrados bajo el decreto 1278?

f. Recopilar las debilidades y fortalezas enmarcadas en el


anlisis de los factores de desempeo evaluados

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

Pgina 11 de 52

Requisitos de Gestin

HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Se evidencia la formulacin y aprobacn del plan de


incentivos, sealando los incentivos pecuniarios y los
no pecuniarios que se ofrecen al mejor empleado de
9. Planear, ejecutar y hacer seguimiento a los programas de carrera docente y administrativa de la entidad?
Capacitacin y bienestar de los docentes directivos docentes y
administrativos de la SE teniendo en cuenta:

NC

69

70

71

72

73

a.Formular y aprobar el plan de incentivos, sealando los


incentivos pecuniarios y los no pecuniarios que se ofrecen al
mejor empleado de carrera docente y administrativa de la
entidad
b. Realizar un diagnstico de bienestar institucional para
identificar las necesidades y oportunidades de adelantar
programas de bienestar, bajo una metodologa participativa
c. Realizar un anlisis de las necesidades de capacitacin con
base en el reporte de fortalezas y debilidades generado en la Se evidencia el diagnstico de bienestar institucional
para identificar las necesidades y oportunidades de
Evaluacin del desempeo
adelantar programas de bienestar?
d. Formular y aprobar el plan anual de formacin y capacitacin
basndose en la normatividad expedida por el DAFP
Se evidencia el anlisis de las necesidades de
e.
Implementar el plan de capacitacin, plan anual de
capacitacin con base en el reporte de fortalezas y
estmulos e incentivos y actividades de bienestar y dejar
debilidades generado en la
Evaluacin del
registro en el sistema de informacin de recursos humanos
desempeo?
Humano web

C: CUMPLE. NC: NO

f. Registrar la actividade de capacitacin y bienetar en el


Se evidencia la formulacin y aprobacin del plan
Sistema de Informacin de Gestin de Recursos Humanos
anual de formacin y capacitacin basndose en la
g. Realizar el proceso de verificacin del personal con derecho normatividad expedida por el DAFP?
a dotacin de vestido y calzado de labor de acuerdo a su
informacin
salarial
y
segn
la
ubicacin
del
funcionario, para determinar aspectos de clima. Realizar Se evidencia la implementacin del plan de
seguimiento y registro de la entrega de la dotacin mediante el capacitacin, plan anual de estmulos e incentivos y
Sistema de recursos humanos.
actividades de bienestar dejando registro en el sistema
de informacin de recursos humanos Humano web?
h.Realizar verificacin y seguimiento de personal que se
encuentra prximo a pensionarse y/o que se encuentra en
CUMPLE
incapacidad que puede superar los 180 das con el fin de hacer
oportunamente el trmite respectivo de pensin y realizar las
actividades de formacin de calidad para su madurez.

Pgina 12 de 52

a dotacin de vestido y calzado de labor de acuerdo a su


informacin
salarial
y
segn
la
ubicacin
del
funcionario, para determinar aspectos de clima. Realizar
seguimiento y registro de la entrega de la dotacin mediante el
Sistema de recursos humanos.
Requisitos de Gestin

HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

C
h.Realizar verificacin y seguimiento de personal que se
encuentra prximo a pensionarse y/o que se encuentra en
incapacidad que puede superar los 180 das con el fin de hacer Se evidencia el registro de las actividades de
74
oportunamente el trmite respectivo de pensin y realizar las capacitacin y bienestar en el Sistema de Informacin
de Gestin de Recursos Humanos?
actividades de formacin de calidad para su madurez.

10. Administrar las solicitudes de inscripcin en la carrera


docente, ascenso en el escalafn o reubicacin de nivel salarial
para docentes y directivos-docentes, teniendo en cuenta las
normas vigentes aplicables a los distintos regmenes de
personal (2277 de 1979 y 1278 de 2002), teniendo en cuenta
radicar los documentos para inscripcin, actualizacin o
ascenso en el escalafn en el sistema, sustanciar el ascenso,
generar el acto administrativo de aceptacin o rechazo en el
sistema de informacin de Recursos Humanos Humano web o
en el sistema que posea la Secretara y notificacin del acto
administrativo

75

Se evidencia las actividades de formacin de calidad


para la madurez de personal que se encuentra prximo
a pensionarse o que se encuentra en incapacidad que
puede superar los 180 das?

76

Se evidencia la radicacin de las solicitudes para


inscripcin, actualizacin o ascenso en el escalafn en
el sistema de informacin de Recuros Humanos?

77

Se evidencia la generacin de los AA de escalafon a


travs del sistema de informacin de recursos
Humanos?

78

Se evidencian las notificaciones de


escalafon?

79

80

81

82

los AA de

Se evidencia la inscripcin, actualizacin y ascenso


en carrera administrativa de los servidores nombrados
11. Efectuar los trmites de inscripcin, actualizacin y por concurso, o que asciendan por concurso o sean
ascenso en carrera administrativa de los servidores nombrados objeto de cambio de cargo dentro de los procesos de
por concurso, o que asciendan por concurso o sean objeto de modificacin de planta de personal de las SE?
cambio de cargo dentro de los procesos de modificacin de
planta de personal de las SE teniende en cuenta validar el
cumplimiento de los requisitos, enviar documentos a la CNSC y Se evidencia la validacin del cumplimiento de los
requisitos?
notificar al funcionario.

Se evidencia el seguimiento y registro de la entrega


de la dotacin mediante el Sistema de recursos
humanos?

Se evidencia el cumplimiento de los tiempos


establecidos por ley para el tramite de las solicitudes
de ascenso en el escalafon?

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

NC

Pgina 13 de 52

11. Efectuar los trmites de inscripcin, actualizacin y


ascenso en carrera administrativa de los servidores nombrados
por concurso, o que asciendan por concurso o sean objeto de
cambio de cargo dentro de los procesos de modificacin de
planta de personal de las SE teniende en cuenta validar el
cumplimiento de los requisitos,
enviar documentos a la CNSC y
Requisitos de Gestin
notificar al funcionario.

HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

C: CUMPLE. NC: NO

NC

Se evidencia el envo de los documentos a la CNSC?

83

Se evidencia la notificacin al funcionario?

84

85

86

87

Se evidencia el cumplimiento de los tiempos


establecidos por ley para el tramite de las prestaciones
econmicas y sociales?

88

Se evidencia la radicacin a travs del SAC de las


reclamaciones por los servicios mdico asistenciales
que presenten los docentes afiliados al Fondo Nacional
de Prestaciones del Magisterio?

89

Se evidencia constitucin por medio de acto


administrativo del Comit Regional de Prestaciones
Sociales?

90

Se evidencia el funcionamiento y periodicidad de


reuniones del Comit Regional de Prestaciones
Sociales?

91

Se evidencia anlisis de las reclamaciones en el


Comit Regional de Prestaciones Sociales?

92

Se evidencia la radicacin en el SAC de las solicitudes


de
prestaciones
econmicas
y
el
correcto
diligenciamiento del tramite y de la respuesta en dicho
12. Gestionar el trmite de reconocimiento de las prestaciones sistema?
sociales y econmicas de los docentes afiliados al Fondo
Nacional de Prestaciones del Magisterio en articulacin con la
Fiduciaria encargada de la administracin de los recursos Se evidencia la elaboracin del proyecto de AA de
econmicos de dichas prestaciones teniendo en cuenta, reconocimiento de la prestacin con base en
la
elaborar el proyecto de acto administrativo de reconocimiento informacin de la sustanciacin legal y la liquidacin
de la prestacin con base en
la informacin de la econmica?
sustanciacin legal y la liquidacin econmica, enviar
documentacin a la fiduciaria, revisar la liquidacin de la
prestacin social enviada por la sociedad fiduciaria, firmar la Se evidencia el envo a la fiduciaria de la proyeccin
resolucin de reconocimiento, notificar al docente y enviar la de la resolucin?
resolucin firmada para trmite de pago

13. Gestionar a travs del Comit Regional de Prestaciones y


Seguridad Social del Magisterio (decreto 2831 de 2005,
capitulo III),
las reclamaciones por los servicios mdico
asistenciales que presenten los docentes afiliados al Fondo
Nacional de Prestaciones del Magisterio teniendo en cuenta,
solicitar a la Fiduciaria para que intervenga a travs de
auditoria mdica a la entidad contratista del servicio de salud,
si la reclamacin lo amerita, sino lo amerita, solicitar a la
empresa contratista del servicio de salud que atienda de forma
inmediata la reclamacin del docente., realizar seguimiento al
informe de auditoria presentado por la Fiduciaria y emitir el
CUMPLE
concepto de revalidacin o negacin de la adquisicin del
servicio con dicha empresa.

Pgina 14 de 52

asistenciales que presenten los docentes afiliados al Fondo


Nacional de Prestaciones del Magisterio teniendo en cuenta,
solicitar a la Fiduciaria para que intervenga a travs de
auditoria mdica a la entidad contratista del servicio de salud,
HALLAZGOS
si la reclamacin lo amerita, sino lo amerita, solicitar a la
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
Requisitos
empresa contratista del
serviciode
deGestin
salud que atienda de forma
GESTIN DEL TALENTO HUMANO
C
inmediata la reclamacin del docente., realizar seguimiento al
informe de auditoria presentado por la Fiduciaria y emitir el
concepto de revalidacin o negacin de la adquisicin del Se evidencia la solicitud a la Fiduciaria para que
intervenga a travs de auditoria mdica a la entidad
servicio con dicha empresa.
93
contratista del servicio de salud, si las reclamacines
lo ameritan?

94

Se evidencia el seguimiento al informe de auditoria


presentado por la Fiduciaria?

95

96

97

Se evidencia el tramite oportuno de las novedades


que afecten la liquidacin de salarios y prestaciones de
los servidores docentes y administrativos?

98

Existe evidencia de un cronograma socializado del


proceso de nmina, y sus implicaciones en el proceso
de liquidacin?

99

###

Se evidencia el cumplimiento
nomina establecido?

15. Liquidar la prenmina de los docentes y administrativos de


la SE teniendo en cuenta validar si la informacin de las

del cronograma de

Se evidencia las solicitudes a la empresa contratista


del servicio de salud que atienda de forma inmediata
la reclamacines de los docentes?

Se evidencia la radicacin y tramite de las novedades


que afecten la liquidacin de salarios y prestaciones
de los servidores docentes y administrativos
(embargos, horas extras, libranzas, cooperativas,
sindicatos, entre otras) en el Sistema de Informacin
14. Analizar y gestionar las novedades que afecten la de Gestin de Recursos Humanos?
liquidacin de salarios y prestaciones de los servidores
docentes y administrativos (embargos, horas extras, libranzas,
cooperativas, sindicatos, entre otras) utilizando el Sistema de
Informacin de Gestin de Recursos Humanos, desde la
radicacin del trmite hasta su liquidacin segn corresponda
y archivar en la carpeta de historias laborales los soportes de Se evidencian los AA de novedades de nomina en las
historias laborales en caso que sea necesario?
actos administrativos cuando sea necesario

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

NC

Pgina 15 de 52

Requisitos de Gestin

HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Se evidencia la liquidacin de la prenmina de los


docentes y administrativos verificando que la
informacin de las novedades hayan quedado
ingresadas al Sistema de Informacin de Gestin de
15. Liquidar la prenmina de los docentes y administrativos de Recursos Humanos?
la SE teniendo en cuenta validar si la informacin de las
novedades ingresadas al Sistema de Informacin de Gestin de Se evidencia la liquidacin y aprobacin de la nomina
Recursos Humanos Humano Web o en el sistema que maneje con los reportes firmados por el ordenador del gasto
la Secretara quedaron registradas, revisar y verificar las una vez finalizado el proceso de liquidacin?

NC

###

###

###

###

###

Se evidencia los reportes de nmina para la


cancelacin de salarios y prestaciones del personal de
la SE incluyendo consolidado de Nmina, embargos,
libranzas, pagos ARP, pago seguridad social, pago
pensiones,
pago
cesantas,
pago
cajas
de
compensacin, resolucin de pago, archivos planos
para dispersin de nmina de acuerdo a los formatos
establecidos
por
las
entidades
involucradas.
(Entidades Financieras, ARP, Cajas de compensacin,
Fondos, otras Entidades)?

###

Se evidencia la entrega de los reportes de nomina a


las reas de presupuesto y Tesorera?

###

###

inconsistencias o errores en la liquidacin de la prenmina,


ajustar y corregir los errores encontrados, despus de haber Nota: Resumenes
subsanado las inconsistencias encontradas en la liquidacin de
la prenmina y de haber pasado por los puntos de control
Se encuentra evidencia del proceso de solicitud
procede a liquidar y aprobar la nmina
disponibilidad y registro presupuestal?

de

Se encuentran soportes de la nmina liquidada,


debidamente archivada?

Nota: Reportes y resumenes


Existe evidencia de la
desprendibles de pago?

16. Generar los reportes de nmina para la cancelacin de


salarios y prestaciones del personal de la SE incluyendo
consolidado de Nmina, embargos, libranzas, pagos ARP, pago
seguridad social, pago pensiones, pago cesantas, pago cajas
de compensacin, resolucin de pago, archivos planos para
dispersin de nmina de acuerdo a los formatos establecidos
por las entidades involucradas. (Entidades Financieras, ARP,
Cajas de compensacin, Fondos, otras Entidades) y entregar
copia al rea de presupuesto
Realizar las operaciones correspondientes de validacin y pago
mediante archivo plano generado desde el sistema de gestin
de recursos humanos con los operadores de planilla integrada
de aportes, de los aportes a seguridad social y parafiscal de
administrativos y docentes segn corresponda.

publicacin en Web de

Se evidencian las operaciones correspondientes de


validacin y pago mediante archivo plano generado
desde el sistema de gestin de recursos humanos con
los operadores de planilla integrada de aportes, de los
Reportar al MEN los anexos de nmina de la resolucin 166, aportes a seguridad social y parafiscal de
conforme a los formatos y validaciones establecidas por el administrativos y docentes segn corresponda?
Sistema de Informacion Nacional de Educacin Bsica y Media
SINEB, dentro de los plazos establecidos para dicho reporte. La
informacin debe generarse con el sistema de gestin de
recursos humanos y cargarse al SINEB.
C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

Pgina 16 de 52

de recursos humanos con los operadores de planilla integrada


de aportes, de los aportes a seguridad social y parafiscal de
administrativos y docentes segn corresponda.
HALLAZGOS
Reportar al MEN los anexos de nmina de la resolucin 166,
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
conforme a los formatos
Requisitos
y validaciones
de Gestin establecidas por el
GESTIN DEL TALENTO HUMANO
C
Sistema de Informacion Nacional de Educacin Bsica y Media
Se evidencia el reporte al MEN de los anexos de
SINEB, dentro de los plazos establecidos para dicho reporte. La
nmina de la resolucin 166, generados desde el
informacin debe generarse con el sistema de gestin de
sistema de informacin de Recursos Humanos
###
recursos humanos y cargarse al SINEB.
conforme a los formatos y validaciones establecidas
por el SINEB, dentro de los plazos establecidos para
dicho reporte?
17. Garantizar la administracin, actualizacin, organizacin,
seguridad y disponibilidad de las hojas de vida de los Se evidencia la administracin,
organizacin,
funcionarios administrativos y docentes adscritos a la SE y los seguridad y disponibilidad de las hojas de vida de los
###
EE oficiales teniendo en cuenta
funcionarios administrativos y docentes adscritos a la
SE y los EE oficiales?
a.Recibir los documentos necesarios para abrir la hoja de vida
del nuevo funcionario y archiva los documentos en las hojas
de vida respectivas cada vez que se genere una novedad cuyo
soporte deba reposar en las hojas de vida de los docentes, Se evidencia el archivo en las historias laborales de
###
las novedades generadas?
directivos docentes y administrativos del SGP,

NC

b. Ingresar y actualizar en el Sistema de informacin de


recursos Humanos humano web toda informacin consignada
en las hojas de vida correspondiente a los datos personales
del funcionario, de los beneficiarios, formacin acadmica,
otros estudios, competencias, historia laboral y salarial, actos
administrativos (ascensos, nombramientos, traslados), fondos
a los cuales se encuentra adscrito (pensin, salud, cesantas, Se evidencia el ingreso y actualizacin en el Sistema
de recursos Humanos de toda la
riesgos profesionales), informacin financiera y cuentas de informacin
bancarias para consignacin o transferencia electrnica de la informacin consignada en las hojas de vida ?
nmina y dems aspectos requeridos para conocer toda la
historia del funcionario o docente.
Para los docentes es
necesario mantener actualizado el nivel educativo, el nivel de
enseanza, el rea educativa y rea educativa tcnica en la
cual est laborando o ha laborado.

###

Se evidencia el tramite
y expedicin de los
certificados solicitados por los docentes, directivos
docentes y administrativos, a travs del Sistema de
Gestin de Recursos Humanos?

###

Se evidencia que los datos generados en el


certificado son consistentes con la historia laboral y
que se actualiza la historia laboral en el sistema
Humano en caso de requerirlo?

###

Se evidencia que los certificados solicitados de tiempo de


servicio se encuentran archivados en las hojas de vida?

###

18. Tramitar y expedir certificados solicitados por los docentes,


directivos docentes y administrativos, a travs del sistema de
gestin de recursos humanos
que posea la Secretara,
garantizando un adecuado tiempo de respuesta y ptima
calidad, de acuerdo con la informacin contenida en las
historias laborales y salariales registradas en el Sistema de
Informacin de Gestin de Recursos Humanos

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

Pgina 17 de 52

calidad, de acuerdo con la informacin contenida en las


historias laborales y salariales registradas en el Sistema de
Informacin de Gestin de Recursos Humanos
Requisitos de Gestin

HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
GESTIN DEL TALENTO HUMANO

Se evidencia cumplimiento de los tiempos


respuesta establecidos para la expedicin
certificaciones?

de
de

NC

###

###

19. Promover conjuntamente con los prestadores de salud, los


programas de salud ocupacional del personal docente,
directivo docente y administrativo de los establecimientos
educativos

Se evidencia la promocin y coordinacin con los


prestadores de salud para la realizacin de programas
de salud ocupacional del personal docente y
adminsitrativo de los EE?

Evaluacin del Sistema de Gestin de Calidad Transversal

CUMPLIMIENTO
NO CUMPLIMIENTO
TOTAL

0
19
19

0%
100%
100%

Evaluacin Requisitos del Proceso

RESULTADOS
CUMPLIMIENTO
NO CUMPLIMIENTO
TOTAL

#
0
98
98

%
0%
100%
100%

Auditado

Auditor

Secretara de Educacin

Cdigo: PM-LC-TH

Modernizacin Ministerio de Educaci

Fecha de aprobacin:
10 de Agosto de 2012

Firma:

Elaborado y revisado por:


Version: 1.3

Jos Eduardo Rodriguez


Coordinador Funcional de Talento Humano

Aprobado por: Gloria E. Navarro Quinter


Componente de Procesos
Proyecto de Modernizaci

Lina Mara Hernndez Gamarra


Auditor Proyecto de Modernizacin

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

Pgina 18 de 52

Secretara de Educacin________________
Fecha:

procesos a evaluar.
ca Gestin del Talento HumanoM-DS-EB-AP-00-05
ernos, documentacin interna y externa.
HALLAZGOS
OBSERVACIONES

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HALLAZGOS
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C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

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C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

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HALLAZGOS
OBSERVACIONES

Auditor

Modernizacin Ministerio de Educacin Nacional

Firma:
Aprobado por: Gloria E. Navarro Quintero
Componente de Procesos
Proyecto de Modernizacin

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE

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MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL


PROYECTO DE CERTIFICACIN DE PROCESOS
FORMULACIN PLAN DE ACCIN

Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

Fecha de elaboracin:
NIVEL
DE
IMPA
CTO

No

PROCESO

Gestin del
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Humano

No se evidencia el manual
procedimientos actualizado

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia que las versiones pertinentes de


los
documentos
aplicables
se
encuentran
disponibles en los puntos de uso de acuerdo al
procedimiento de control de documentos.

Gestin del
Talento
Humano

No
se
evidencia
la
implementacin
procedimiento Control de Registros

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia que la documentacin de la SE se


identifica y controla de acuerdo las disposiciones
legales que les sean aplicables sobre el control de
los documentos (por ejemplo la Ley 594 de 2000).

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la implementacin de las tablas de


retencin documental aprobadas por la SE, en los
documentos de los procesos a Certificar o ya
Certificados.

Gestin del
Talento
Humano

No se observa que los registros que proporcionan


evidencia de la conformidad con los requisitos se
identifican, encuentran legibles y se pueden
recuperar en caso de requerirlo.

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DESCRICPIN DEL HALLAZGO

de

procesos

FUENTE

CAUSAS

ACCIONES DE
MEJORAMIENTO

AC/AP

DESCRIPCIN
DE LAS METAS

FECHA
UNIDAD DE DIMENSI
FECHA
INICIACIN
MEDIDA DE
N DE LA
TERMINACIN RESPONSABLES
DE LAS
LAS METAS
META
DE LAS METAS
METAS

del

No se evidencia conocimiento y apropiacin de la


politica y objetivos de calidad?
No se evidencia el seguimiento y/o verificacin que
realiza el proceso a las contrataciones que lo
afectan directa o indirectamemente.
No se evidencia que existe una correcta seleccin y
evaluacin de los proveedores para la satisfaccin
de los requisitos del proceso.
No se evidencia la definicin de criterios para la
seleccin, evaluacin y la re-evaluacin de los
proveedores de bienes y servicios que afectan
directamente los requisitos del proceso.
No se evidencia la periodicidad en la medicin de
los indicadores.
No se realiza
indicadores.

informe

de

anlisis

de

los

Nop se evidencia la presentacin del informe al


comit Directivo o Secretario de Educacin
No se evidencian las acciones derivadas producto
de los informes presentados Comit Directivo o
Secretario de Educacin.
No se evidencia implementacin del procedimiento
de producto no conforme.
No
se
evidencia
la
implementacin
procedimiento de acciones preventivas.

del

No
se
evidencia
la
implementacin
procedimiento de acciones correctivas.

del

No se evidencia
quejas.

tratamiento

adecuado

las

No se evidencia la elaboracin de los planes de


accin resultado de los hallazgos encontrados en
las Auditoras Internas del SGC de la SE
No se evidencia la incorporacin en el sistema
Humano, de la planta de personal definiendo los
niveles de municipio y la homologacin de la
informacn con el DUE
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MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL


PROYECTO DE CERTIFICACIN DE PROCESOS
FORMULACIN PLAN DE ACCIN

Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

Fecha de elaboracin:
No

NIVEL
DE
IMPA
CTO

PROCESO

DESCRICPIN DEL HALLAZGO

21

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la realizacin de las proyecciones y


estudios tendientes a modificar la composicin de
la planta y su distribucin, de conformidad con las
variables de poblacin atendida, matrcula y
dispersin, utilizando el sistema de informacin de
gestin recursos humanos para realizar los
comparativos entre versiones de planta a nivel de
municipios, instituciones y sedes

22

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la elaboracin del estudio


financiero de proyeccin de planta de personal
identificando la viabilidad econmica de la misma

Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la aprobacin en Comit Directivo


de los estudios tcnico y financiero de proyeccin
de planta de personal de la SE
No se evidencia el envo al MEN de la proyeccin
de planta con los estudios tcnico y Financiero
para que sea viabilizada

25

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la adopcin mediante acto


administrativo de
la planta de personal
administrativo,
docente
y
directivo-docente
distribuyendo los cargos requeridos
en los
establecimientos educativos oficiales de educacin
preescolar, bsica y media, segn con la
normatividad vigente y la viabilizacin de planta
otorgada por el Ministerio de Educacin Nacional y
de acuerdo con el estudio presentado

26

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la definicin de las fechas en las


cuales se realizarn los retiros masivos por
cumplimiento de edad de retiro forzoso, jubilacin
y traslados masivos por necesidades del servicio

27

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia las validaciones de planta de


manera trimestral o semestralmente

28

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la generacin del reporte de


balance de planta de cargos de personal docente,
directivo docente y administrativo de la SE
identificando las necesidades de docentes por
especialidad, directivos docentes o administrativos,
generando una proyeccin por cada EE

29

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia que se mantiene actualizada la


informacin de la planta en cada uno de sus
niveles, de las instituciones educativas y sedes
conforme el Directorio nico de Establecimientos DUE y la distribucin de los cargos por
establecimiento de acuerdo a los parmetros
establecidos para la planta de la Secretara de
Educacin en el sistema de informacin de Gestin
de Recursos Humanos

30

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia el envo a la Comisin Nacional


del Servicio de la informacin de las vacantes por
Institucin Educativa y sede
extrayendo la
informacin del sistema de recursos humanos

31

Gestin del
Talento
Humano

23

24

32

33

34

Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano

FUENTE

CAUSAS

ACCIONES DE
MEJORAMIENTO

AC/AP

DESCRIPCIN
DE LAS METAS

FECHA
UNIDAD DE DIMENSI
FECHA
INICIACIN
MEDIDA DE
N DE LA
TERMINACIN RESPONSABLES
DE LAS
LAS METAS
META
DE LAS METAS
METAS

No se evidencia que las novedades de planta son


gestionadas en el sistema de informacin y
archivadas en la historia laboral de cada
funcionario
No se evidencia que se genera el acto
administrativo de novedad en el Sistema de
Informacin de Gestin de Recursos Humanos
No se evidencia la notificacin de los
administrativos de novedades de planta

actos

No se evidencia los reportes mensuales de las


novedades tramitadas en el sistema de gestin de
Recursos Humanos Humano web
Pgina 38 de 52

MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL


PROYECTO DE CERTIFICACIN DE PROCESOS
FORMULACIN PLAN DE ACCIN

Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

Fecha de elaboracin:
No

PROCESO

DESCRICPIN DEL HALLAZGO

35

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia las novedades en lnea causadas


en el mes al Fondo Prestacional del Magisterio
mediante el Sistema de Recursos Humanos

36

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la revisin y seguimiento de los


ausentismos reportados por los directivos docentes
del personal docente de los Establecimientos
Educativos, registrando la informacin en el
sistema de recursos humanos

37

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia el reporte desde el Sistema de


gestin de recursos humanos de los anexos de
planta de personal requeridos por la resolucin
166, y el cargue en el SINEB dentro de los plazos
establecidos para dicho reporte

38

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la generacin oprtuna de los actos


adminstrativos de novedades de planta

39

Gestin del
Talento
Humano

40

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la determinacin de las vacantes


definitivas en cargos docentes y directivos
docentes por niveles, ciclos y reas existentes y
los cargos administrativos por funciones, requisitos
y perfil de competencias
No se evidencia el envo al MEN y a la Comisin
Nacional del Servicio Civil (CNSC) la informacin
de las vacantes definitivas

41

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la publicacin de la convocatoria a


los concursos de seleccin de docentes y directivos
docentes o administrativos

42

Gestin del
Talento
Humano

43

Gestin del
Talento
Humano

44

Gestin del
Talento
Humano

45

Gestin del
Talento
Humano

46

Gestin del
Talento
Humano

47

Gestin del
Talento
Humano

48

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la definicin de los requisitos que


debe cumplir el aspirante para nombramientos en
provisionalidad incluyendo como mnimo la
valoracin de antecedentes disciplinarios y
cumplimiento del perfil segn la vacante a proveer

49

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia en el sistema de recursos


humanos los perfiles por cargo de acuerdo al
manual de funciones para personal administrativo
y
las
competencias
funcionales
y
comportamentales para el personal docente

50

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia el listado de aspirantes inscritos


al concurso de docentes y/o administrativos
desde el sistema de recursos humanos

NIVEL
DE
IMPA
CTO

FUENTE

CAUSAS

ACCIONES DE
MEJORAMIENTO

AC/AP

DESCRIPCIN
DE LAS METAS

FECHA
UNIDAD DE DIMENSI
FECHA
INICIACIN
MEDIDA DE
N DE LA
TERMINACIN RESPONSABLES
DE LAS
LAS METAS
META
DE LAS METAS
METAS

No se evidencia la divulgacin de la Lista de


Elegibles a travs de la pgina de la
de la
Secretaria de Educacin, y en sitios pblicos de
acceso a esta
No se evidencia la citacin para la audiencia
pblica especificando la lista de elegibles y la lista
de vacantes de EE
No se evidencia las actas de la audiencia publica
para seleccin de EE teniendo en cuenta la la
Resolucin 0155 de 30 de abril de 2008 y el
Protocolo para la Realizacin de Audiencias
pblicas expedido por la CNSC
No se evidencia los nombramientos en periodo de
prueba utilizando la lista de elegibles vigente para
el cargo, cuando se identifica una necesidad de
cubrimiento de vacantes conlos informes obtenidos
del Sistema de Informacin de Gestin de
Recursos Humanos
No se evidencia la
generacin del listado de
personal para encargo del sistema de informacin
de gestion de recursos humanos cuando no existe
lista de elegibles
No se evidencia el acto administrativo por el cual
se encarga al funcionario que cumpla con el perfil
requerido para desempear el cargo

Pgina 39 de 52

MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL


PROYECTO DE CERTIFICACIN DE PROCESOS
FORMULACIN PLAN DE ACCIN

Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

Fecha de elaboracin:
No

51

52

53

PROCESO

DESCRICPIN DEL HALLAZGO

Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la conformacin de la lista de


elegibles de acuerdo al cumplimiento de los
requisitos mnimos establecidos
No se evidencia la actualizacin en lnea de la
planta con el personal elegido desde el proceso de
seleccin de personal
No se evidencia la generacin del acto
administrativo de nombramiento de personal desde
el sistema de informacin de gestin de recursos
humanos

Gestin del
Talento
Humano

54

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia el trmite correspondiente con las


EPS, fondo de Pensines, Fondo Prestacional del
Magisterio, cesantas, caja de compensacin, ARP a
la que debe ser afiliado el funcionario y el reporte
en lnea mediante archivo plano del personal
docente y directivo docente con el Fondo
Prestacional del Magisterio mediante el Sistema de
informacion de gestin de Recursos Humanos

55

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia el cronograma de induccin, donde


se definen fechas y tiempos requeridos

56

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia dentro de la agenda o dentro de


los temas tratados que se di a conocer a los
docentes y directivos docentes la poltica
educativa, informacin corporativa, el plan
estratgico de la SE, y el rol que cumple el
Directivo Docente

57

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia dentro de las historias laborales


los certificado de induccin

58

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia que se registrans en el Sistema de


Informacin de Gestin de Recursos Humanos la
induccin y los asistentes

59

60

61

62

63

64

Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano

NIVEL
DE
IMPA
CTO

FUENTE

CAUSAS

ACCIONES DE
MEJORAMIENTO

AC/AP

DESCRIPCIN
DE LAS METAS

FECHA
UNIDAD DE DIMENSI
FECHA
INICIACIN
MEDIDA DE
N DE LA
TERMINACIN RESPONSABLES
DE LAS
LAS METAS
META
DE LAS METAS
METAS

No se evidencia la capacitacin en evaluacin de


desempeo de administrativos
No se evidencia capacitacin en evaluacin de
periodo de prueba
No se evidencia la entrega a los directivos
docentes
del
material
para
evaluacin
y
cronograma de actividades , remitiendo los
formularios y los instructivos de diligenciamiento, y
la informacin de las fechas de entrega de los
resultados
No se evidencia el completo diligenciamiento de los
formularios de evaluaciones de desempeo
No se evidencia la evaluacin de desempeo de
administrativos
No se evidencia la evalucin de periodo de prueba
de docentes nombrados bajo el decreto 1278

65

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia AA para declarar insubsistente el


nombramiento, en los casos en que calificacin
definitiva del servicio es insatisfactoria

66

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la consolidacin de debilidades y


fortalezas enmarcadas en el anlisis de los factores
de desempeo evaluados

67

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia el registro en el sistema de


informacin de gestin de recursos humanos de las
calificacines y los informes de resultados

68

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la inscribiendo en el escalafn


docente cuando ha sido aprobada la evaluacin
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MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL


PROYECTO DE CERTIFICACIN DE PROCESOS
FORMULACIN PLAN DE ACCIN

Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

Fecha de elaboracin:
No

PROCESO

69

Gestin del
Talento
Humano

70

Gestin del
Talento
Humano

71

Gestin del
Talento
Humano

72

Gestin del
Talento
Humano

73

Gestin del
Talento
Humano

74

75

Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano

76

Gestin del
Talento
Humano

77

Gestin del
Talento
Humano

78

79

80

81

82

83

84

Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano

85

Gestin del
Talento
Humano

86

Gestin del
Talento
Humano

DESCRICPIN DEL HALLAZGO

NIVEL
DE
IMPA
CTO

FUENTE

CAUSAS

ACCIONES DE
MEJORAMIENTO

AC/AP

DESCRIPCIN
DE LAS METAS

FECHA
UNIDAD DE DIMENSI
FECHA
INICIACIN
MEDIDA DE
N DE LA
TERMINACIN RESPONSABLES
DE LAS
LAS METAS
META
DE LAS METAS
METAS

No se evidencia la formulacin y aprobacn del


plan de incentivos, sealando los incentivos
pecuniarios y los no pecuniarios que se ofrecen al
mejor
empleado
de
carrera
docente
y
administrativa de la entidad
No se evidencia el diagnstico de bienestar
institucional para identificar las necesidades y
oportunidades
de
adelantar
programas
de
bienestar
No se evidencia el anlisis de las necesidades de
capacitacin con base en el reporte de fortalezas y
debilidades generado en la
Evaluacin del
desempeo
No se evidencia la formulacin y aprobacin del
plan anual de formacin y capacitacin basndose
en la normatividad expedida por el DAFP
No se evidencia la implementacin del plan de
capacitacin, plan anual de estmulos e incentivos
y actividades de bienestar dejando registro en el
sistema de informacin de recursos humanos
Humano web
No se evidencia el registro de las actividades de
capacitacin y bienestar
en el Sistema de
Informacin de Gestin de Recursos Humanos
No se evidencia el seguimiento y registro de la
entrega de la dotacin mediante el Sistema de
recursos humanos
No se evidencia las actividades de formacin de
calidad para la madurez de personal que se
encuentra prximo a pensionarse o que se
encuentra en incapacidad que puede superar los
180 das
No se evidencia la radicacin de las solicitudes
para inscripcin, actualizacin o ascenso en el
escalafn en el sistema de informacin de Recuros
Humanos
No se evidencia la generacin de los AA de
escalafon a travs del sistema de informacin de
recursos Humanos
No se evidencia las notificaciones de
escalafon

los AA de

No se evidencia el cumplimiento de los tiempos


establecidos por ley para el tramite de las
solicitudes de ascenso en el escalafon
No se evidencia la inscripcin, actualizacin y
ascenso en carrera administrativa de los servidores
nombrados por concurso, o que asciendan por
concurso o sean objeto de cambio de cargo dentro
de los procesos de modificacin de planta de
personal de las SE
No se evidencia la validacin del cumplimiento de
los requisitos
No se evidencia el envo de los documentos a la
CNSC
No se evidencia la notificacin al funcionario
No se evidencia la radicacin en el SAC de las
solicitudes de prestaciones econmicas y el
correcto diligenciamiento del tramite y de la
respuesta en dicho sistema
No se evidencia la elaboracin del proyecto de AA
de reconocimiento de la prestacin con base en la
informacin de la sustanciacin legal y la
liquidacin econmica

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MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL


PROYECTO DE CERTIFICACIN DE PROCESOS
FORMULACIN PLAN DE ACCIN

Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

Fecha de elaboracin:
No

87

88

89

90

91

92

PROCESO
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano

NIVEL
DE
IMPA
CTO

DESCRICPIN DEL HALLAZGO

No se evidencia las solicitudes


a la empresa
contratista del servicio de salud que atienda de
forma inmediata la reclamacines de los docentes

95

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia el seguimiento al
auditoria presentado por la Fiduciaria

Gestin del
Talento
Humano

99

100

Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano

101

Gestin del
Talento
Humano

102

Gestin del
Talento
Humano

103

104

105

Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano

FECHA
UNIDAD DE DIMENSI
FECHA
INICIACIN
MEDIDA DE
N DE LA
TERMINACIN RESPONSABLES
DE LAS
LAS METAS
META
DE LAS METAS
METAS

No se evidencia anlisis de las reclamaciones en el


Comit Regional de Prestaciones Sociales

Gestin del
Talento
Humano

98

DESCRIPCIN
DE LAS METAS

No se evidencia constitucin por medio de acto


administrativo del Comite Regional de Prestaciones
Sociales
No se evidencia el funcionamiento y periodicidad
de reuniones del Comit Regional de Prestaciones
Sociales

94

Gestin del
Talento
Humano

AC/AP

No se evidencia la radicacin a travs del SAC de


las
reclamaciones por los servicios mdico
asistenciales que presenten los docentes afiliados
al Fondo Nacional de Prestaciones del Magisterio

No se evidencia la solicitud a la Fiduciaria para que


intervenga a travs de auditoria mdica a la
entidad contratista del servicio de salud, si las
reclamacines lo ameritan

97

ACCIONES DE
MEJORAMIENTO

No se evidencia el cumplimiento de los tiempos


establecidos por ley para el tramite de las
prestaciones econmicas y sociales

Gestin del
Talento
Humano

Gestin del
Talento
Humano

CAUSAS

No se evidencia el envo a la fiduciaria de la


proyeccin de la resolucin

93

96

FUENTE

informe de

No se evidencia la radicacin y tramite de las


novedades que afecten la liquidacin de salarios y
prestaciones de los servidores docentes y
administrativos
(embargos,
horas
extras,
libranzas, cooperativas, sindicatos, entre otras) en
el Sistema de Informacin de Gestin de Recursos
Humanos
No se evidencia los AA de novedades de novedades
de nomina en las historias laborales en caso que
sea necesario
No se evidencia el tramite oportuno de las
novedades que afecten la liquidacin de salarios y
prestaciones de los servidores docentes y
administrativos
No se evidencia de un cronograma socializado del
proceso de nmina, y sus implicaciones en el
proceso de liquidacin
No se evidencia el cumplimiento
de nomina establecido

del cronograma

No se evidencia la liquidacin de la prenmina de


los docentes y administrativos verificando que la
informacin de las novedades hayan quedado
ingresadas al Sistema de Informacin de Gestin
de Recursos Humanos
No se evidencia la liqudacin y aprobacin de la
nomina con los reportes firmados por el ordenador
del gasto una vez finalizado el proceso de
liquidacin
No se evidencia evidencia del proceso de solicitud
de disponibilidad y registro presupuestal
No se evidencia soportes de la nmina liquidada,
debidamente archivada
No se evidencia la
desprendibles de pago

publicacin

en

Web

de

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MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL


PROYECTO DE CERTIFICACIN DE PROCESOS
FORMULACIN PLAN DE ACCIN

Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

Fecha de elaboracin:
No

PROCESO

DESCRICPIN DEL HALLAZGO

106

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia los reportes de nmina para la


cancelacin de salarios y prestaciones del personal
de la SE incluyendo consolidado de Nmina,
embargos, libranzas, pagos ARP, pago seguridad
social, pago pensiones, pago cesantas, pago cajas
de compensacin, resolucin de pago, archivos
planos para dispersin de nmina de acuerdo a los
formatos
establecidos
por
las
entidades
involucradas. (Entidades Financieras, ARP, Cajas de
compensacin, Fondos, otras Entidades)

107

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la entrega de los reportes de


nomina a las reas de presupuesto y Tesorera

108

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia las operaciones correspondientes


de validacin y pago mediante archivo plano
generado desde el sistema de gestin de recursos
humanos con los operadores de planilla integrada
de aportes, de los aportes a seguridad social y
parafiscal de administrativos y docentes segn
corresponda

109

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia el reporte al MEN de los anexos


de nmina de la resolucin 166, generados desde
el sistema de informacin de Recursos Humanos
conforme a los
formatos
y
validaciones
establecidas por el SINEB, dentro de los plazos
establecidos para dicho reporte

110

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia la administracin, organizacin,


seguridad y disponibilidad de las hojas de vida de
los funcionarios administrativos y docentes
adscritos a la SE y los EE oficiales

111

Gestin del
Talento
Humano

No se evidencia el ingreso en
las historias
laborales de las novedades generadas

112

Gestin del
Talento
Humano

113

Gestin del
Talento
Humano

114

Gestin del
Talento
Humano

115

116

117

Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano
Gestin del
Talento
Humano

NIVEL
DE
IMPA
CTO

FUENTE

#
0
0
0
0

%
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!

CAUSAS

ACCIONES DE
MEJORAMIENTO

AC/AP

DESCRIPCIN
DE LAS METAS

FECHA
UNIDAD DE DIMENSI
FECHA
INICIACIN
MEDIDA DE
N DE LA
TERMINACIN RESPONSABLES
DE LAS
LAS METAS
META
DE LAS METAS
METAS

No se evidencia el ingreso y actualizacin en el


Sistema de informacin de recursos Humanos de
toda la informacin consignada en las hojas de
vida
No se evidencia el tramite y expedicin de los
certificados solicitados por los docentes, directivos
docentes y administrativos, a travs del Sistema
de Gestin de Recursos Humanos
No se evidencia que los datos generados en el
certificado son consistentes con la historia laboral y
que se actualiza la historia laboral en el sistema
Humano en caso de requerirlo
No se evidencia que los certificados solicitados de
tiempo de servicio se encuentran archivados en las
hojas de vida
No se evidencia cumplimiento de los tiempos de
respusta establecidos para la expedicin de
certificaciones
No se evidencia la promocin y coordinacin con
los prestadores de salud para la realizacin de
programas de salud ocupacional del personal
docente y adminsitrativo de los EE

RESULTADOS
HALLAZGO CRITICO
HALLAZGO MODERADO
HALLAZGO LEVE
TOTAL

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MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL


PROYECTO DE CERTIFICACIN DE PROCESOS
FORMULACIN PLAN DE ACCIN

Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

Fecha de elaboracin:
No

PROCESO

DESCRICPIN DEL HALLAZGO

AC/AP: Accin correctiva/Accinpreventiva


C:
Conveniencia
A:
Adecuacin.

NIVEL
DE
IMPA
CTO

FUENTE

CAUSAS

ACCIONES DE
MEJORAMIENTO

AC/AP

DESCRIPCIN
DE LAS METAS

FECHA
UNIDAD DE DIMENSI
FECHA
INICIACIN
MEDIDA DE
N DE LA
TERMINACIN RESPONSABLES
DE LAS
LAS METAS
META
DE LAS METAS
METAS

Elaborado por:
Firma:
Nombre:

Revisado y validado por:


Firma:
Nombre:

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Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

DEPENDENCIA C

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Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

DEPENDENCIA C

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Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

DEPENDENCIA C

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Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

DEPENDENCIA C

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Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

DEPENDENCIA C

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Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

DEPENDENCIA C

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Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

DEPENDENCIA C

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Secretara de Educacin de xxxxxxxxx

DEPENDENCIA C

Revisado y validado por:

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