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UAI-001-GADMCB-2013
INFORME GENERAL
Informe de EXAMEN ESPECIAL al: proceso de recaudacin de las Cuentas por Cobrar
del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas por el ejercicio
econmico comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2012
Informe de EXAMEN ESPECIAL al: proceso de recaudacin de las Cuentas por Cobrar
del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas por el ejercicio
econmico comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2012.
Balsas - Ecuador
NDICE
CONTENIDO
Carta de presentacin
CAPTULO I .................................................................................................................................... 2
INFORMACIN INTRODUCTORIA .............................................................................................. 2
Motivo del examen ............................................................................................................... 2
Objetivos del examen ............................................................................................................ 2
Alcance del examen............................................................................................................... 2
Limitacin al alcance ............................................................................................................. 2
Base legal............................................................................................................................... 3
Estructura orgnica ............................................................................................................... 4
Objetivos de la entidad ......................................................................................................... 5
Monto de recursos examinados ............................................................................................ 6
Servidores relacionados ........................................................................................................ 6
CAPTULO II ................................................................................................................................... 7
RESULTADOS DEL EXAMEN ....................................................................................................... 7
Documentacin de respaldo y archivo .................................................................................. 7
Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo realizados por personas no pertinentes. ... 8
Conciliacin y constatacin ................................................................................................. 10
Control en las recaudaciones .............................................................................................. 11
Medidas de proteccin de las recaudaciones ..................................................................... 12
Saldos depositados no son reales a los recaudados ........................................................... 13
Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo realizados por personas no pertinentes. . 15
SIGLAS Y ABREVIATURAS
GADMCB: Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas
OT: Orden de Trabajo
CPA: Contador Pblico Autorizado
CR: Comunicacin de Resultado
OE: Oficios Entregados
CIAC: Comunicacin de Inicio de Accin de Control
No.: Nmero
NCI: Normas de Control Interno
R.O.: Registro Oficial
USD.: Dlares de los Estados Unidos de Norteamrica
Seor
Maldonado Zosoranga Silverio Zoilo
Alcalde
Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas
El Oro
De mi consideracin:
La Contralora General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y
legales, efecto el Exmen Especial al proceso de recaudacin de las Cuentas por
Cobrar, del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas, por el
perodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2012.
CAPTULO I
INFORMACIN INTRODUCTORIA
Limitacin al alcance
Se sealarn limitaciones nicamente en los casos en que exista imposibilidad
prctica de aplicar un procedimiento de auditora por restricciones o impedimentos
impuestos por la administracin de la entidad o terceros relacionados.
dos
Base legal
El Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas fue creado como
Ilustre Municipalidad del Cantn Balsas, mediante Ley 99, aprobada por el Congreso
Nacional el 5 de Febrero de 1987, publicada en Registro Oficial 631 del 23 de febrero
de 1987.
Las disposiciones legales que rigen a la institucin entre otras, tenemos las siguientes:
tres
Estructura orgnica
Segn establece la Ordenanza que pone en vigencia el Orgnico Funcional y
Organigrama Estructural, el Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn
Balsas est integrado por los siguientes niveles administrativos:
Concejo Municipal
Nivel Ejecutivo
Alcalda
Asesora Jurdica
Auditora Interna
Patronato de Amparo Social Municipal
Nivel
Asesor
Nivel Directivo
Nivel Operativo
Secretara General
Recursos Humanos
Biblioteca y Ludoteca
Promocin Cultural y Social
Proyecto y Programas Sociales
Comisara Municipal
Direccin Financiera
Contabilidad
Tesorera
Avalos y Catastros
Sistemas
Proveedura y Bodega
Direccin de Obras Pblicas
Planificacin
Fiscalizacin
Agua Potable
Camal Municipal
Higiene Ambiental
Fuente: Orgnico Funcional y Organigrama Estructural del Gobierno Autnomo
Descentralizado Municipal del Cantn Balsas.
cuatro
Objetivos de la entidad
De conformidad con el artculo 11 de la Ley Orgnica de Rgimen Municipal, a la
municipalidad le corresponde, cumpliendo con los fines que le son esenciales,
satisfacer las necesidades colectivas del vecindario, especialmente las derivadas de la
convivencia urbana cuya atencin no competa a otros organismos gubernativos.
Los fines esenciales del municipio son los siguientes:
a) Procurar el bienestar de la colectividad y contribuir al fomento y proteccin de
intereses locales;
b) Planificar e impulsar el desarrollo fsico del cantn y de sus reas urbanas y
rurales.
c) Acrecentar el espritu de nacionalidad, el civismo y la confraternidad de los
asociados para lograr el creciente progreso y la indisoluble unidad de la nacin.
d) Coordinar con otras entidades, el desarrollo y mejoramiento, de la cultura, la
educacin y la asistencia social.
e) Investigar, analizar y recomendar las soluciones ms adecuadas a los
problemas que enfrenta la institucin con arreglo a las condiciones cambiantes,
en lo social, poltico y econmico.
f)
cinco
Servidores relacionados
Perodo de Gestin
Nombres y Apellidos Completos
Cargo
Desempeado
Alcalde
Directora Financiera
Contadora General
Recaudadora
Tesorera
Concejal
Concejal
Concejal
Concejal
Concejal
Concejal
seis
Desde
Hasta
01-10-2009
* Contina
01-10-2009
* Contina
01-10-2009
* Contina
01-10-2009
* Contina
01-10-2009
* Contina
01-10-2009
* Contina
01-10-2009
* Contina
01-10-2009
* Contina
01-10-2009
* Contina
01-10-2009
* Contina
01-10-2009
* Contina
CAPTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Documentacin de respaldo y archivo
La entidad no dispone de documentacin suficiente y pertinente de sus operaciones
de una forma ordenada, se pudo evidenciar que los archivos de la institucin se
encuentran desordenados y algunos comprobantes estn en mal estado, tambin se
pudo evidenciar que algunos documentos se han extraviados. La institucin cuenta
con polticas y procedimientos para la conservacin y mantenimiento de archivos
fsicos y magnticos, pero la contadora no ha aplicado el sistema de archivo
implementado en la institucin.
La contadora ha inobservado el Art. 77 nmero 3 letra a, d) de la Ley Orgnica de la
Contralora General del Estado, el Art. 17 letra q, s) del Reglamento Orgnico
Funcional del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas y La
Norma de Control Interno 405-04 Documentacin de respaldo y archivo que en su
parte pertinente expresa
Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de
conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe
responder a la realidad y a las necesidades institucionales...
Se comunic los resultados provisionales de acuerdo con el artculo 90 de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado, a la Directora Financiera, a la
Contadora, mediante oficio No. 001-CR-GADMCB-2013 y No. 002-CR-GADMCB-2013
del 28 de octubre de 2013 respectivamente, obteniendo la respuesta de la Contadora,
que mediante oficio No. 003-OE-GADMCB-2013, expresa:
Pongo a su conocimiento que los archivos de las recaudaciones realizadas
se encuentra en una bodega provisional debido a que en el piso donde
funciona el departamento est en proceso de reconstruccin es por ello que
dichos documentos se encuentran desordenados y algunos extraviados
Lo expresado por la Contadora no vara el criterio de auditoria.
Situacin que no permiti al equipo de auditoria contar con documentacin suficiente y
pertinente en el proceso de la accin de control.
Conclusin
La documentacin del departamento de Contabilidad que sustenta los hechos
administrativos financieros no se encuentra debidamente ordenada y salvaguardada lo
siete
ocho
Conclusin
Los registros efectuados en el departamento de Tesorera-Recaudacin no se
encuentran verificados por una persona competente e independiente lo cual puede
causar que los saldos en las cajas recaudadoras puedan ser maquillados.
Recomendacin
A la Directora Financiera
3. Delegue y autorice personal competente e independiente para la ejecucin de
Arqueos sorpresivos en la institucin.
A la Recaudadora
4. Limitarse y procurar realizar sus funciones en las recaudaciones y permitir la
respectiva constatacin de dinero en efectivo.
nueve
Conciliacin y constatacin
La entidad no efecta las constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar en
las fechas estipuladas. Se pudo evidenciar que el GAD Municipal del Cantn Balsas
solo efecta las verificaciones de los saldos de los auxiliares con las los saldos de las
cuentas del mayor general cada cinco meses. La Administracin Financiera dispone
de funciones para la constatacin de valores pero la persona designada para la
constatacin desconoce los procedimientos conciliacin y constatacin.
La Tesorera ha vulnerado el Art. 77 nmero 3 letra c y nmero 4 letra d) de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado, el Art. 17 letra k, q) del Reglamento
Orgnico Funcional del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn
Balsas y La Norma de Control Interno 405-11 Conciliacin y constatacin que en su
parte pertinente expresa
Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar por
lo menos trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por servidoras y
servidores independientes del control, registro o manejo de efectivo,
comprobando la legalidad de los documentos de respaldo, que garanticen la
integridad y existencia fsica...
Se comunic los resultados provisionales de acuerdo con el artculo 90 de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado, a la Directora Financiera, a la
Tesorera, mediante oficio No. 003-CR-GADMCB-2013 y No. 004-CR-GADMCB-2013
del 28 de octubre de 2013 respectivamente, sin recibir respuesta.
En consecuencia a esta situacin el equipo de auditoria no puedo verificar y validar los
valores existentes en auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general en el
proceso de la accin de control.
Conclusin
Los saldos presentados en el departamento de Tesorera - Recaudacin no se
encuentran verificados y validados en los perodos comprendidos en la ley, lo cual ha
causado que los saldos en las cajas recaudadoras puedan no puedan ser los reales.
Recomendacin
A la Directora Financiera
5. Delegue y autorice ejecutar la verificacin y validacin de saldos en los perodos
establecidos en la norma de control interno es decir cada trimestre y al finalizar
diez
10
cada ejercicio.
A la Tesorera
6. Aplique las polticas y procedimientos de la Conciliacin y Constatacin de saldos
y verifique que los resultados anteriores sean los reales.
once
11
Conclusin
Las recaudaciones de los ingresos en efectivos, cheque certificado o cheque cruzado
a nombre de la entidad no son depositados de manera oportuna y diaria, impidiendo
contar con los recursos financieros oportunamente..
Recomendacin
A la Directora Financiera
7. Disponer a la Tesorera que las recaudaciones que se efecten, deben ser
depositadas dentro de las 24 horas de haber sido realizada la recaudacin o al da
hbil siguiente, de igual manera confirmar que los ingresos sean depositados en
forma completa e intacta.
A la Recaudadora
8. Aplique las polticas y procedimientos de Determinacin y recaudacin de los
ingresos, implementado por la mxima autoridad.
Medidas de proteccin de las recaudaciones
La entidad pblica no dispone de medidas de seguridad necesaria para resguardar los
fondos que se recauden. Se pudo evidenciar que en el departamento de recaudacin
no existen medidas necesarias para el resguardo de las recaudaciones que se
efectan diariamente, mientras permanezcan en el poder de la recaudadora. La
institucin no cuenta con un manual de medidas de seguridad.
El GAD Municipal del Cantn Balsas ha inobservado el Art. 77 nmero 1 letra a) de la
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y La Norma de Control Interno 40305 Medidas de proteccin de las recaudaciones que en su parte pertinente expresa
La mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado de la
administracin de los recursos, adoptarn las medidas para resguardar los
fondos que se recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la
entidad y en trnsito para depsito en los bancos corresponsales....
Se comunic los resultados provisionales de acuerdo con el artculo 90 de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado, a la Directora Financiera, mediante
oficio No. 003-CR-GADMCB-2013 del 28 de Octubre de 2013 respectivamente, sin
obtener respuesta.
doce
12
Debido a esta situacin el equipo de auditora manifiesta que la entidad puede ser
vctima de robos ya que personas no identificadas entran y salen de las reas que
estn solo autorizadas al personal de recaudacin.
Conclusin
Las recaudaciones de los ingresos en efectivos, cheque certificado o cheque cruzado
a nombre de la entidad no disponen de medidas de seguridad pertinente y necesaria
para la salvaguarda de los mismos.
Recomendacin
A la Directora Financiera
9. Implementar sistemas que permitan resguardar los fondos que se recauden
diariamente o los que permanezcan en poder de la entidad para que estos puedan
ser depositados o mantenidos en la institucin sin tener que afrontar riesgos de
posibles robos.
Saldos depositados no son reales a los recaudados
La institucin no verifica que las recaudaciones de los ingresos efectuados
diariamente sean depositadas en forma completa e intacta en las cuentas rotativas
autorizadas. Se puedo comprobar que valores recaudados no han sido depositados
debido a que la recaudadora ha tomado prestado los valores correspondientes a los
comprobantes No. 0221 y No. 0223 por un valor total de $ 1 000 USD. La institucin
cuenta con los correspondientes procedimientos para que las recaudaciones sean
depositadas en las cuentas respectivas sin embargo la encargada de las
recaudaciones ha obviado esto.
La recaudadora ha desobedecido el Art. 77 nmero 3 letra a, c) de la Ley Orgnica de
la Contralora General del Estado, el Art. 18 letra b) del Reglamento Orgnico
Funcional del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas y La
Norma de Control Interno 403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos y la
norma 403-04 que en sus partes pertinente expresan:
Los ingresos obtenidos a travs de las cajas recaudadoras, en efectivo,
cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad sern revisados,
depositados en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas
de ingresos autorizadas, durante el curso del da de recaudacin o mximo el
da hbil siguiente...
trece
13
catorce
14
quince
15
Recomendacin
A la Directora Financiera
12. Delegue y autorice personal competente e independiente para la ejecucin de
Arqueos sorpresivos en la institucin.
diecisis
16
Nombres
completos
Cargo
desempeado
Maldonado
Zosoranga Silverio
Alcalde
Solano Maza
Sandra Consuelo
Directora
Financiera
Cdula de
ciudadana
Direccin
domiciliaria
Telfono
01-10-2009
2517315
GAD MUNICIPAL
CANTON BALSAS
01-10-2009
2525890
GAD MUNICIPAL
CANTON BALSAS
2556729
2513424
2556342
071522342-0
071632456-1
Perodo de
gestin
Pearreta Gallardo
Rupty Mara
Contadora General
071237862-9
01-10-2009
Asanza Galarza
Elsa Enedina
Recaudadora
073456739-2
01-10-2009
Tesorera
073542689-3
01-10-2009
Galarza Asanza
Hector Ulbio
Concejal
072467458-4
01-10-2009
2514239
Romero Ivan
Lender
Concejal
071928371-7
01-10-2009
2576980
Gallardo Alvarado
Xiomara
Concejal
072453620-0
01-10-2009
2543219
Castllo Romero
Rodrigo
Concejal
075634823-1
01-10-2009
2587963
Concejal
074676832-2
01-10-2009
2517896
Zambrano Cabrera
Fernando
Concejal
073347638-6
01-10-2009
l Oro, Barrio
Rocafuerte Av. 8va
2567453
diecisiete
17
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
CARGOS /RECOMENDACIONES
A LA DIRECTORA FINANCIERA
Disponga y vigile que la contadora aplique las polticas y procedimientos de archivo para la conservacin y
mantenimiento de archivos fsicos y magnticos implementadas por la administracin.
Delegue y autorice ejecutar la verificacin y validacin de saldos en los perodos establecidos en la norma de
control interno es decir cada trimestre y al finalizar cada ejercicio.
Disponer a la Tesorera que las recaudaciones que se efecten, deben ser depositadas dentro de las 24 horas de
haber sido realizada la recaudacin o al da hbil siguiente, de igual manera confirmar que los ingresos sean
depositados en forma completa e intacta.
Implementar sistemas que permitan resguardar los fondos que se recauden diariamente o los que permanezcan en
poder de la entidad para que estos puedan ser depositados o mantenidos en la institucin sin tener que afrontar
riesgos de posibles robos.
10
Vigilar que la Tesorera deposite las recaudaciones efectuadas de forma completa e intacta y que estas se den de
manera oportuna.
12
Implementar sistemas que permitan resguardar los fondos que se recauden diariamente o los que permanezcan en
poder de la entidad para que estos puedan ser depositados o mantenidos en la institucin sin tener que afrontar
riesgos de posibles robos.
A LA RECAUDADORA
Limitarse y procurar realizar sus funciones en las recaudaciones y permitir la respectiva constatacin de dinero en
efectivo.
Aplique las polticas y procedimientos de Determinacin y recaudacin de los ingresos, implementado por la
mxima autoridad.
11
Aplique las polticas y procedimientos de Determinacin y recaudacin de los ingresos, implementado por la
mxima autoridad y no tomar atribuciones no competentes a sus funciones de trabajo.
A LA TESORERA
Aplique las polticas y procedimientos de la Conciliacin y Constatacin de saldos y verifique que los resultados
anteriores sean los reales.
Nota: las recomendaciones que constan en el borrador del informe y que son puestas en conocimiento de los servidores responsables de su aplicacin en la entidad examinada, se encuentran
sujetas a cambios durante el proceso de revisin hasta el tramite de la aprobacin final del informe.
dieciocho
Elaborado por:
Revisado por
18
__________________________
f) Servidor a cargo de la unidad administrativa de control que emite el informe
diecinueve
19